Allgemeine Rechnungsanforderungen im Vereinigten Königreich

Servicebereich Steuern / Merkblatt
Dezember 2010
Allgemeine Rechnungsanforderungen im Vereinigten Königreich
Rechnungen über Lieferungen und sonstige Leistungen müssen im Vereinigten Königreich besondere Anforderungen
erfüllen. Die Erstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung liegt auch im Interesse des Rechnungsempfängers, weil die
Berechtigung zum Vorsteuerabzug von der Einhaltung der nachfolgend beschriebenen Anforderungen abhängig ist.
Dieses Merkblatt berücksichtigt die Erhöhung des Standardsteuersatzes der Umsatzsteuer zum 04.01.2011 auf 20%.
Auf die Besonderheiten der Übergangsregelung wird im Schlussteil dieses Merkblatts eingegangen.
1. Grundlegende Rechnungsanforderungen im Vereinigten Königreich
a) Formale Anforderungen an Umsatzsteuerrechnungen („VAT invoices“)
Übersteigt ein Brutto-Rechnungsbetrag den Wert von £ 250 (GBP), muss eine ordnungsgemäße Rechnung die folgenden
Angaben enthalten:
§
(Firmen-)Name, vollständige Anschrift und britische VAT-Registrierungsnummer des Rechnungsausstellers
§
(Firmen-)Name und vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers
§
fortlaufende Rechnungsnummer („invoice number“) (gesonderter Rechnungsnummernkreis bei der Erstellung von
Ausgangsrechnungen für das Vereinigten Königreich wird empfohlen)
§
Ausstellungsdatum der Rechnung („invoice date“)
§
Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung („tax point“)
§
Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen
Leistung sowie Nettopreis pro Einheit
§
Prozentsatz und Wert bei Entgeltminderung, wie z.B. Skonto oder Rabatt („discount“)
§
Gesamt-Nettobetrag
§
Gesamt-Umsatzsteuerbetrag in Pfund Sterling mit Angabe des Umsatzsteuersatzes (20%, 5% bzw. 0%)
Bei der Ausführung von Lieferungen und Leistungen kann im Vereinigten Königreich der Ausweis verschiedener
Umsatzsteuersätze (20%, 5% bzw. 0%) erforderlich sein. In diesem Fall muss für jeden Steuersatz der
Gesamt-Umsatzsteuerbetrag in britischer Währung Pfund Sterling (GBP) gesondert ausgewiesen werden.
Ein Beispiel für eine ordnungsgemäße Rechnung ist im Abschnitt 4 dieses Merkblatts abgebildet.
Unterschreitet ein Brutto-Rechnungsbetrag den Wert von £ 250 (GBP), so muss diese Rechnung (sog. „less detailed
VAT invoice“) lediglich die folgenden Angaben enthalten:
§
vollständiger Name, Adresse und Umsatzsteuernummer („VAT number“) des Rechnungsausstellers
§
Datum der Lieferung oder der sonstigen Leistung („tax point“)
§
Beschreibung des Gegenstandes der Lieferung bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung
§
anzuwendender Steuersatz (20%, 5% bzw. 0%)
§
für jeden ausgewiesenen Steuersatz das Entgelt und den Steuerbetrag für die Lieferung oder die sonstige
Leistung in einer Summe
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b) Rechnungsstellung in Fremdwährungen
Wenn die Rechnung in einer Fremdwährung (z.B. in Euro) ausgestellt wird, muss zumindest der GesamtUmsatzsteuerbetrag auf der Rechnung in der britischen Währung Pfund Sterling nachrichtlich ausgewiesen werden.
Alle anderen in der Rechnung aufgeführten Beträge können in einer fremden Währung angegeben werden.
Die Wechselkurse für die Umrechnung des Umsatzsteuerbetrags in Pfund Sterling können britischen Tageszeitungen
entnommen werden. Alternativ kann der offizielle monatliche Umsatzsteuer-Umrechnungskurs der britischen
Finanzbehörde HM Revenue & Customs verwendet werden. Wird der Wechselkurs von HM Revenue & Customs
verwendet, muss ein etwaiger Wechsel von Tageskursen zu Monatskursen bei der Behörde schriftlich beantragt werden.
c) Sprache
Rechnungen können in jeder Sprache ausgestellt werden. Die Finanzbehörde behält sich jedoch vor, Übersetzungen der
Rechnungen zu verlangen. Die Übersetzungen müssen innerhalb von 30 Tagen vorgelegt werden können.
d) Skontogewährung
Das britische Umsatzsteuerrecht sieht bei Gewährung eines Abzugs für fristgerechte Zahlung ein Verfahren vor, das nicht
mit der deutschen Skontoregelung verglichen werden kann. Wird einem Kunden ein Abzug für fristgerechte Zahlung in
Aussicht gestellt („discount for prompt payment“), so muss dieser Abzug bereits vorab als Rabatt aus der Kalkulation der
Rechnung hervorgehen.
Die Bemessungsgrundlage für die Berechnung der Umsatzsteuer ergibt sich in diesem Fall aus dem um den Rabatt
geminderten Nettobetrag der Rechnung. Die um den Rabatt geminderte Umsatzsteuer wird unabhängig davon geschuldet,
ob der Kunde den Rabatt tatsächlich in Anspruch nimmt. Der Umsatzsteuerausweis muss in diesem Fall nicht berichtigt
werden. Wird dem Kunden eine Ratenzahlung gewährt, findet diese Regelung allerdings keine Anwendung.
Ein Beispiel für eine ordnungsgemäße Rechnung mit Gewährung eines Rabatts für fristgerechte Zahlung ist im Abschnitt 4
des Merkblatts abgebildet.
e) Elektronische Übermittlung von Rechnungen
Werden Rechnungen elektronisch versendet, müssen Echtheit und Unversehrtheit des Dokuments stets gewährleistet
sein und die Herkunft der Daten eindeutig nachvollzogen werden können. In der Praxis erfolgt die elektronische
Übermittlung von Rechnungen meist unter Benutzung einer qualifizierten elektronischen Signatur. Hierbei handelt es sich
um eine Art Siegel für digitale Daten, das sicherstellt, dass das elektronische Dokument von einer bestimmbaren
(natürlichen) Person erstellt wurde.
Die britische Finanzbehörde HM Revenue & Customs legt des Weiteren fest, dass beim Versenden von Rechnungen eine
anerkannte Sicherheitstechnologie (z.B. http-s, SSL, S-MIME, FTP) verwendet werden muss. Darüber hinaus sind
Rechnungsaussteller und -empfänger verpflichtet, alle Rechnungen in einem lesbaren Format zu speichern.
Folgende Nachweise müssen auf Anfrage der britischen Finanzbehörde HM Revenue & Customs vorgelegt werden
können:
§
Nachweis über den Zeitpunkt der Erstellung der Rechnung
§
Nachweis, dass keine Veränderung des Dokuments möglich ist bzw. Veränderungen am Dokument
nachvollzogen werden können
§
Nachweis, dass ein Duplikat der Rechnung nicht erstellt werden kann
§
Nachweis, dass eine Wiederherstellung von verlorenen Rechnungen möglich ist
§
Nachweis, dass eine Prüfungskette bzw. Buchungskontrolle zwischen dem elektronischen Rechnungssystem
und dem betriebsinternen Auftragssystem besteht
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f) Aufbewahrungfrist von Rechnungen
Alle ausgestellten und empfangenen Rechnungen müssen mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden. Dies gilt auch für
die Speicherung von elektronisch erstellten Rechnungen.
2. Anforderungen an Gutschriften („Credit Notes“) und Lastschriften („Debit Notes“)
Gutschriften bzw. Lastschriften müssen ergänzend bzw. abweichend von den im Abschnitt 1 dargestellten
Rechnungsanforderungen noch folgende weitere Angaben enthalten:
§
Grund für die Gutschrift bzw. Lastschrift (z.B. grundsätzlicher Fehler bei der Rechnungsstellung, Gewährung
eines zusätzlichen Preisnachlasses, retournierte Ware, sonstige Reduzierung der Lieferung oder Leistung)
§
die Bezeichnung „Credit Note“ bzw. „Debit Note“ und die Nummer der Gutschrift bzw. Lastschrift sowie
Rechnungsnummer und Datum der zugrunde liegenden Rechnung der Gutschrift bzw. Lastschrift
Hierbei ist zu beachten, dass die Gutschrift bzw. Lastschrift innerhalb eines Monats nach Entdeckung des Fehlers oder
der Vereinbarung beider Parteien über die Minderung der zugrunde liegenden Rechnung auszustellen ist.
Ein Beispiel für eine ordnungsgemäße Gutschrift ist im Abschnitt 4 des Merkblatts abgebildet.
Wenn beide Parteien zustimmen, kann der Rechnungsempfänger eine „Debit Note“ an den Leistenden über die Minderung
ausstellen, wobei o.g. Anforderungen erfüllt werden müssen.
3. Entstehung der Umsatzsteuer („Tax Point“)
Bei der Besteuerung nach vereinbarten Entgelten entsteht die Umsatzsteuer im Vereinigten Königreich grundsätzlich mit
der Ausführung der Lieferung oder sonstigen Leistung. Sofern die Rechnungsstellung innerhalb von 14 Tagen nach
Ausführung der Lieferung oder sonstigen Leistung erfolgt ist, entsteht die Steuer mit dem Rechnungsdatum.
Bei Anzahlungen, die ohne Rechnungserteilung vorgenommen werden, entsteht die Umsatzsteuer bereits dann, wenn der
Anzahlungsbetrag beim Leistenden eingeht. Wurde über die Anzahlung zuvor eine ordnungsgemäße (Teilzahlungs-)
Rechnung erstellt, so entsteht die Steuer zum Zeitpunkt der Rechnungsausstellung. Eine reine Zahlungsaufforderung
(„request for payment“) kann nicht als ordnungsgemäße Rechnung angesehen werden.
4. Abzugsfähigkeit von Vorsteuerbeträgen
Grundsätzlich sind Vorsteuerbeträge im Vereinigten Königreich nur abzugsfähig, wenn die Ausgabe betrieblich veranlasst
ist. Ausnahmen für den uneingeschränkten Vorsteuerabzug bestehen z.B. für die folgenden Sachverhalte:
a) Die Bewirtung von Geschäftskunden im Vereinigten Königreich ist grundsätzlich nicht abzugsfähig. Bewirtungs- und
Übernachtungskosten von Arbeitnehmern im üblichen Rahmen sind hingegen abzugsfähig. Hier wird grundsätzlich zu
einer Einzelfallprüfung geraten.
b) Fahrzeugkosten, wie z.B. Treibstoff- und Reparaturkosten, sind nur voll abzugsfähig, wenn die private Verwendung des
Fahrzeugs, auch durch Arbeitnehmer, ausgeschlossen ist. Vorsteuerbeträge aus der Anschaffung von Fahrzeugen sind
grundsätzlich nur abzugsfähig, wenn eine private Nutzung des Fahrzeugs über die gesamte Nutzungsdauer
ausgeschlossen ist.
c) Geschenke an Geschäftskunden berechtigen grundsätzlich zum Vorsteuerabzug, wenn eine deutlich erkennbare
betriebliche Veranlassung dafür besteht. Übersteigen Sachgeschenke an Geschäftskunden den Wert von £50 (inklusive
britischer Umsatzsteuer) je Kunde innerhalb von zwölf Monaten, werden die Geschenke als unentgeltliche Wertabgabe mit
dem Wiederbeschaffungswert der Umsatzsteuerbesteuerung unterworfen. Geschenke an Arbeitnehmer im üblichen
Rahmen sind hingegen grundsätzlich abzugsfähig.
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5. Beispiele für ordnungsgemäße Ausgangsrechnungen und Gutschriften im Vereinigten Königreich
a) Rechnung für eine Lieferung innerhalb des Vereinigten Königreichs
<Name und Adresse des Rechnungsempfängers>
<Name und Adresse des Rechnungsausstellers>
<britische VAT-Nummer des Rechnungsausstellers>
Rechnung (Invoice)
Rechnungsnummer: 123456789
Rechnungsdatum: 10.01.2011
Menge
15
10
Leistungsdatum: 05.01.2011
Ort der Leistung: London/UK
Leistungsbeschreibung
xxxxxx Preis pro Einheit: 200,00 €
xxxxxx Preis pro Einheit: 100,00 €
Nettobetrag
3.000,00 €
1.000,00 €
Nettobetrag
VAT (20%)
Bruttobetrag
Steuersatz
20%
20%
4.000,00 €
800,00 €
4.800,00 €
Wechselkurs von HM Revenue & Customs Januar 2011: £ 1 = 1,1758 €
VAT in Pfund Sterling (GBP): £ 680,39
b) Rechnung für eine Lieferung innerhalb des Vereinigten Königreichs mit Gewährung eines Skonto
<Name und Adresse des Rechnungsempfängers>
<Name und Adresse des Rechnungsausstellers>
<britische VAT-Nummer des Rechnungsausstellers>
Rechnung (Invoice)
Rechnungsnummer: 234567890
Rechnungsdatum: 10.01.2011
Menge
15
10
Leistungsdatum: 05.01.2011
Ort der Leistung: London/UK
Leistungsbeschreibung
xxxxxx Preis pro Einheit: 200,00 €
xxxxxx Preis pro Einheit: 100,00 €
Nettobetrag
3.000,00 €
1.000,00 €
Steuersatz
20%
20%
Bei Zahlung innerhalb von 30 Tagen wird ein Skontoabzug in Höhe von 3% vom Nettobetrag gewährt.
Gesamt-Nettobetrag
./. Skonto 3%
4.000,00 €
120,00 €
Nettobetrag minus Skonto
VAT (20%)
Bruttobetrag bei Zahlung innerhalb
von 30 Tagen
3.880,00 €
776,00 €
4.656,00 €
Bruttobetrag bei späterer Zahlung
4.776,00 €
Wechselkurs von HM Revenue & Customs Januar 2011: £ 1 = 1,1758 €
VAT in Pfund Sterling (GBP): £ 659,98
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c) Gutschrift für eine Lieferung innerhalb des Vereinigten Königreichs
<Name und Adresse des Rechnungsempfängers>
<Name und Adresse des Rechnungsausstellers>
<britische VAT-Nummer des Rechnungsausstellers>
Gutschrift (Credit Note)
Gutschriftsnummer: 567890
Ausstellungsdatum der Gutschrift: 28.01.2011
Bezug zur Rechnungnummer 12345 vom 10.01.2011
Grund für die Gutschrift: z.B. retournierte Ware
Menge
1
Beschreibung
XXXX
Nettobetrag
1.000,00 €
Gesamt-Nettobetrag
VAT (20%)
Bruttobetrag der Gutschrift
Steuersatz
20%
1.000,00 €
200,00 €
1.200,00 €
Wechselkurs von HM Revenue & Customs Januar 2011: £ 1 = 1,1758 €
VAT in Pfund Sterling (GBP): £ 170,10
6. Übergangsregelungen im Rahmen der Erhöhung des allgemeinen Umsatzsteuersatzes zum 04.01.2011
Grundsätzlich gilt für alle nach dem 03.01.2011 ausgeführten Lieferungen und sonstigen Leistungen im Vereinigten
Königreich ein allgemeiner Umsatzsteuersatz von 20%, soweit kein ermäßigter Steuersatz zur Anwendung kommt.
Die ermäßigten Steuersätze von 5% und 0% bleiben unverändert.
Die Regelungen zur Entstehung der Umsatzsteuer („tax points rules“) bleiben ebenfalls unverändert. Bei laufenden
Leistungsverträgen, wie z.B. beim Leasing oder bei Bauleistungsverträgen, entsteht die Steuer mit Ausstellung der
Rechnung. Wird das Entgelt vereinnahmt, bevor die Rechnung ausgestellt wird, entsteht die Steuer bereits mit der
Vereinnahmung des Entgelts. Die entsprechenden Stichtage der Steuersatzänderung sind hierbei zu beachten. Allerdings
räumt die britische Finanzbehörde in diesen Fällen bei der Bestimmung des Steuersatzes auch ein Wahlrecht ein.
Nähere Einzelheiten hierzu finden Sie in unserem gesonderten Merkblatt über die Erhöhung des allgemeinen
Umsatzsteuersatzes im Vereinigten Königreich zum 04.01.2011.
Die Regelungen zum Vorsteuerabzug ändern sich grundsätzlich nicht. Jedoch besteht der Vorsteueranspruch nur bei
Eingangsrechnungen mit dem Ausweis eines gültigen Umsatzsteuersatzes. Eine Überprüfung des richtigen
Steuersatzausweises bei Eingangsrechnungen bleibt für die korrekte Geltendmachung des Vorsteueranspruchs daher
unerlässlich.
Mehr Informationen zu aktuellen umsatzsteuerlichen Themen im Vereinigten Königreich erhalten Sie unter:
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