Empfehlungen zur Strukturierung von VOF

Em pfeh l ung en zu r St r u k t u r ie r u n g v o n VO F -Ve r fa hren
Zur transparenten und effizienten Vergabe von Architektenaufträgen
an den Bieter, der die bestmögliche Leistung erwarten lässt
Po s it io n s p a p ie r 2 0 1 4 d e r AKG
Em pfeh l ung en zu r St r u k t u r ie r u n g v o n VO F -Ve r fa hren
Zur transparenten und effizienten Vergabe von Architektenaufträgen
an den Bieter, der die bestmögliche Leistung erwarten lässt
Po s it io n s p a p ie r 2 0 1 4 d e r AKG
Impre ssu m
Empfehlungen zur Strukturierung von VOF-Verfahren
Herausgeber
Architekten für Krankenhausbau und Gesundheitswesen im BDA e.V. (AKG)
Köpenicker Straße 48/49 · 10179 Berlin
Tel. 030 27879914 · Fax 030 27879915
[email protected] · www.bda-akg.de
Redaktion
Dr.-Ing. Dietrich Kappler, Dr. Peter R. Pawlik, Ute Raubach
Grafik
lichtgruen Visuelle Kommunikation, Dipl.-Des. Bettina Grünert, BDG, Berlin
Druck
tastomat gmbH, Petershagen/Eggersdorf
Alle verwendeten Texte sind urheberrechtlich geschützt.
Inhalt
Vorwort .............................................................................................................. 5
1. Zweck des Positionspapiers ..................................................................... 6
2. Grundsätze ...................................................................................................8
3. Verfahrensschritte ................................................................................... 10
4. Inhalte und Strukturierung der
Bekanntmachung eines VOF-Verfahrens .......................................... 11
4.1 Angaben zu der zu vergebenden Leistung ..............................11
4.2 Anforderungen an den Eignungsnachweis ............................. 15
4.3 Teilnahmebedingungen ................................................................ 18
5. Vorschläge zur Wertung der Eignung
(Teilnahmewettbewerb) .......................................................................... 20
Bewertungsmatrix Stufe 1 (Muster) ................................................... 22
6. Vorschläge zur Bewertung des Angebotes
(Verhandlungsphase) ............................................................................... 25
Bewertungsmatrix Stufe 2 (Muster) ................................................... 26
7. Vorschläge für Leistungsumfang und Vergütung
von Planungsleistungen außerhalb eines Wettbewerbs ............. 32
7.1 Voraussetzungen und Rahmenbedingungen ......................... 32
7.2 Leistungsumfang ............................................................................. 33
7.3 Vergütung von »Lösungsvorschlägen« ...................................... 34
Inha l t
3
Vo r wo r t
Die Vergabeordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) regelt die Ausschreibung von
freiberuflichen Leistungen durch öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Sie betreffen
insbesondere Architekten- und Ingenieurleistungen. Aufträge für diese Dienstleistungen müssen europaweit ausgeschrieben werden, wenn das geschätzte Honorarvolumen
ohne Umsatzsteuer 207.000,– € übersteigt.
In vielen öffentlichen Aufträgen für Krankenhausprojekte wird diese Summe erreicht, sodass es inzwischen für viele Architekturbüros zur klaglosen Gewohnheit geworden ist,
sich in diesen VOF-Verfahren um neue Aufträge zu bewerben. Klagen gibt es dennoch,
denn allzu unterschiedlich sind oft die Bewerbungsbedingungen. Möglicherweise treibt
die Furcht vor Regressen verschiedene Auslober dazu, immer umfangreichere und auch
überflüssige Forderungen zu stellen.
Die AKG-Architekten befürworten ausdrücklich die Durchführung von VOF-Verfahren.
Mit dem anwaltlich beratenen anliegenden Positionspapier: »Empfehlungen zur Strukturierung von VOF-Verfahren« soll Bauherren, Projektsteuerern und Auslobern ein Leitfaden an die Hand gegeben werden, der die Chancengleichheit der Bewerber bei
VOF-Verfahren wahrt, der Transparenz und Effizienz verspricht und für den Bauherrn die
bestmögliche Leistung erwarten lässt.
Berlin, im August 2014
Dr. Peter R. Pawlik
Architekt BDA
AKG-Vorstandsvorsitzender
Vor w or t
5
1. Zw e c k de s Po sit io n sp a p i er s
1. Zweck des Positionspapiers
Mit der nachfolgenden Darstellung sollen Schwierigkeiten für Vergabestellen und Bewerber/Bieter bei der Durchführung von VOF-Vergabeverfahren aufgezeigt sowie Vorschläge zur Klarstellung und Vereinfachung der Anforderungen unterbreitet werden.
Die Vergabeordnung für freiberufliche Leistungen VOF – aus EU-Vorgaben in nationales
Recht übertragen – regelt in aller Ausführlichkeit die Vergabe von freiberuflichen Leistungen. Es kann dahingestellt bleiben, ob man Detailregelungen, wie zum Beispiel Anforderungen an Auswahlkriterien oder Zuschlagskriterien, hätte schlanker regeln können.
Denn die in der VOF vorgegebene Bandbreite der möglichen Eignungsnachweise kann,
muss aber nicht, voll ausgeschöpft werden (VOF § 5 Abs. 4 und 5).
Beispielsweise besteht im Teilnahmewettbewerb (Stufe 1) für den Auftraggeber (Vergabe-
stelle) die Schwierigkeit, aus einer Vielzahl von Bewerbern eine beschränkte Zahl (mindestens drei) für die nachfolgende Verhandlungsphase vergaberechtskonform auszuwählen.
Dazu gibt es von Bewerberseite immer wieder Kritik, insbesondere, wenn die Mindestpunktzahl knapp verfehlt wird oder die Kriterien unangemessen erscheinen. Die Aufstellung von Kriterien und die Beurteilung, ob bzw. wie gut diese erfüllt sind, ist in der Tat nicht
einfach, wobei dem Auftraggeber ein Ermessensspielraum eingeräumt wird. Auch bei der
Bewertung der Angebote in der Verhandlungsphase (Stufe 2) werden nicht selten Zweifel insbesondere über die Beachtung des Gleichheits- und Transparenzgebots erhoben.
In beiden Stufen kommt es wiederholt zu Rügen und in der Folge zu Nachprüfungsverfahren. Diese könnten weitgehend vermieden werden, wenn bei der Durchführung der
Verfahren darauf geachtet würde, dass die Anforderungen (Eignungs- und Zuschlagskriterien) der Aufgabe angemessen gestellt werden und deren Bewertung transparent und
nachvollziehbar erfolgt.
6
1. Zwe ck des Positionspapiers
Im Verein der Architekten für Krankenhausbau und Gesundheitswesen im BDA e. V. (AKG)
ist die Mehrzahl der in der Krankenhausplanung bundesweit und international tätigen Architekturbüros (nach einem qualitätsbezogenen Aufnahmeverfahren) zusammengeschlossen. Mit diesem Positionspapier wollen die AKG der Auftraggeberseite Vorschläge
zur Vereinfachung und Vereinheitlichung der Vergabeverfahren unterbreiten, um die
Qualität der Vergabeunterlagen und damit der Angebote zu verbessern und damit Rügeund Nachprüfverfahren möglichst zu vermeiden. Dabei können auch die Chancen kleiner
und mittlerer Büros verbessert werden.
Zudem werden für Planungsleistungen außerhalb eines Wettbewerbs Rahmenbedingungen für eine angemessene Vergütung/Honorierung vorgeschlagen.
Die nachfolgenden Ausführungen betreffen ausschließlich Leistungen nach HOAI Teil 3
Objektplanung Abschnitt 1 Gebäude und Innenräume, sofern nicht ausdrücklich andere
Leistungen benannt werden. Sie lassen sich aber durchaus auch auf Fachplanungsleistungen übertragen.
1 . Zw eck d es Posi ti onsp a p i er s
7
2. Gr u n dsä t ze
2. Überblick über die Grundsätze der Verfahrensarten nach der VOF
Bei der Vergabe geistig-schöpferischer Planungsleistungen spielt die Qualität der Leistungen eine entscheidende Rolle. Im Rahmen der VOF gibt es drei unterschiedliche Arten
von Verhandlungsverfahren (jeweils mit oder ohne vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb), welche die beste Lösung und/oder die Auswahl des am besten geeigneten Architekten zum Ziel haben:
A
Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem oder integriertem Wettbewerb
B
Verhandlungsverfahren mit Planungsleistungen ohne Wettbewerb
C
Verhandlungsverfahren ohne Planungsleistungen.
Zu A
Der Wettbewerb (A) ist im Regelfall den beiden anderen Möglichkeiten vorzuziehen,
weil der Auftraggeber für eine noch nicht näher untersuchte Planungsaufgabe das
Maximum an Lösungsansätzen erhält. Dabei wird die Qualität in ihrer verschiedenen
Facetten-Ästhetik, Zweckmäßigkeit, Funktionalität, Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit abgefragt und beurteilt. Die Gleichbehandlung aller Teilnehmer wird durch ein
kompetentes Preisgericht, das Auftragsversprechen und ein angemessenes Preis-Leistungs-Verhältnis gewährleistet. Den besten Arbeiten werden Preise zuerkannt. Alle
Rahmenbedingungen sind in § 16 VOF geregelt. Die Grundsätze und Richtlinien für
Wettbewerbe GRW und/oder Richtlinien für Planungswettbewerbe RPW können ergänzend herangezogen werden, soweit sie nicht den Vorgaben und dem Verfahrensablauf nach der VOF widersprechen.
Zu B
In einem Verhandlungsverfahren, in dem Planungsleistungen ohne Durchführung
eines Wettbewerbs (B) zu erbringen sind, verlangt der Auftraggeber Vorschläge für
die anstehende Aufgabe, die er jedem der ausgewählten Teilnehmer angemessen
nach HOAI zu vergüten hat (§ 13 Abs. 3 und § 20 Abs. 3 VOF). Im Unterschied zur Aufgabenstellung eines Wettbewerbs handelt es sich regelmäßig um Aufgabenstellungen
mit einer geringeren Anzahl wesentlicher Merkmale, bei denen sich die Leistungen
8
2. G ru n d sätze
auf einfache Planskizzen, Schemazeichnungen und Baumassen beschränken können.
Im Mittelpunkt stehen grundsätzliche Abklärungen, die keine so große Bearbeitungstiefe wie bei einem Wettbewerb erfordern und innerhalb einer verkürzten Verfahrensdauer zu leisten sind.
Für diese Leistungen kursieren unterschiedliche Begriffe wie zum Beispiel »Entwurfsskizzen, Stegreif-Entwürfe, Konzeptvorschläge etc.«, nach § 13 Abs. 3 VOF: »Entwürfe
Pläne, Zeichnungen, Berechnungen oder andere Unterlagen«, nach § 20 Abs. 3 VOF:
»Lösungsvorschläge«! Um der Sprachverwirrung Einhalt zu gebieten und zu einer einheitlichen Terminologie zu kommen, wird vorgeschlagen, künftig nur noch die Bezeichnung »Lösungsvorschläge« zu verwenden.
»Lösungsvorschläge« stellen ein Verfahren dar, das nicht wie im Wettbewerb den Weg
einer fertigen Lösung erzeugt, sondern die Lösung erst im Gespräch (Verhandlung)
mit dem Auftraggeber entwickelt. Gegenüber einem Wettbewerb ist der Leistungsumfang geringer und die Bearbeitungsdauer kürzer. Dies hat auch Auswirkung auf
die Honorierung, wobei die HOAI grundsätzlich zu beachten ist.
Für derartige Verfahren mit »Lösungsvorschlägen« ist in den letzten Jahren eine steigende Nachfrage, insbesondere in der Krankenhausplanung, zu verzeichnen. Da es
hierfür im Unterschied zu Wettbewerben nach GRW/RPW keine definierten Verfahrensgrundsätze (außer in der VOF) gibt, formuliert die AKG-Arbeitsgruppe Vorschläge
zur Schaffung von mehr Klarheit und Transparenz in der praktischen Anwendung.
Zu C
Schließlich gibt es das Verhandlungsverfahren ohne Planungsleistungen (C), bei dem
die Bewertung der Angebote und die Vergabeentscheidung des Auftraggebers einzig
auf einer Prognoseabschätzung auf Basis der Verhandlungsgespräche und des Honorarangebots nach den bekanntgemachten Zuschlagskriterien basiert, ohne dass sich
das Auswahlgremium auf eine architektonische Aussage zur spezifischen Planungsaufgabe stützen kann.
Die Qualitätshierarchie der drei Arten von Verhandlungsverfahren in Hinblick auf die
zu vergebenden Planungsleistungen stuft sich von A über B nach C ab. Im Unterschied
zu A und B werden bei C für die spezifische Aufgabenstellung im Rahmen des Vergabeverfahrens noch keine Lösungsansätze geliefert
2 . Gr und sä tze
9
3. Ver fa h re n ssc h r it t e
3. Verfahrensschritte eines VOF-Verfahrens
Das Vergabeverfahren der VOF gliedert sich in zwei Stufen:
In der ersten Stufe – dem Teilnahmewettbewerb (Bewerber- und Auswahlverfahren) mit
oder ohne vorherige Vergabebekanntmachung – werden aus allen Bewerbern die Teilnehmer (Bieter) für die Verhandlung (Auftragsgespräche) in der zweiten Stufe ausgewählt.
Die Auswahl erfolgt in zwei Phasen. Zuerst wird geprüft, ob Bewerber anhand von Ausschlusskriterien auszuschließen sind. Danach werden aus den verbliebenen Bewerbern
anhand der sogenannten Eignungskriterien (Nachweis der finanziellen, wirtschaftlichen
Leistungsfähigkeit und der Fachkunde) die zur Verhandlung ausgewählten Bewerber
ausgesucht.
In der zweiten Stufe – Verhandlungsphase oder Zuschlagsverfahren – ermittelt der Auftraggeber in Auftragsgesprächen mit den zur Verhandlung und Angebotsabgabe aufgeforderten Bietern denjenigen, der aufgrund der ausgehandelten Auftragsinhalte und
Auftragsbedingungen nach den Zuschlagskriterien und deren Gewichtung die bestmögliche Leistung erwarten lässt (§ 11 VOF).
Der Auftraggeber kann in der 2. Stufe entweder einen Wettbewerb (A) durchführen oder
Lösungsvorschläge (B) einholen oder ohne Planungsleistungen (C) verhandeln.
10
3. Ve rfa h renssc hritte
4 . I n h a l te u n d S tr u ktu r i er u n g
4. Inhalte und Strukturierung der Bekanntmachung eines
VOF-Verfahrens
4.1 Angaben zu der zu vergebenden Leistung
In der Bekanntmachung beschreibt die Vergabestelle – neben anderen notwendigen Angaben – die zu vergebenden Leistungen. Dies soll Interessierten die Möglichkeit geben,
zu entscheiden, ob sie bereit und in der Lage sind, den zu vergebenden Auftrag zu übernehmen und sich entsprechend an dem Verfahren zu beteiligen.
Häufig sind aus den Angaben in der Bekanntmachung diese Informationen aber nicht
einfach herauszulesen. Deshalb wird hier ein Vorschlag unterbreitet, welche Informationen gegeben werden sollten und wie diese strukturiert werden können, um die Lesbarkeit und damit die Entscheidung über eine Teilnahme zu erleichtern. Die Gliederung
orientiert sich an derjenigen der amtlichen Bekanntmachungsformulare.
I.1
Kontaktstelle und Ansprechpartner des Auftraggebers/Verfahrensbetreuers
Auftraggeber:
ggf. Verfahrensbetreuer:
Musterklinikum ...........................................
Muster Consult ............................................
Frau/Herr Mustermann ...........................
Frau/Herr Mustermann
Musterstraße ...............................................
Musterstraße ...............................................
Musterstadt ..................................................
Musterstadt ..................................................
Tel.-Nr. ............................................................
Tel.-Nr. ............................................................
Fax-Nr. ............................................................
Fax-Nr. ............................................................
E-Mail-Adresse ............................................
E-Mail-Adresse ............................................
4 . Inha l t e und S t r ukt ur i er ung
11
I.2
Auftraggeber
Öffentlich
Sonstige
......................................................................
......................................................................
(Bezeichnung)
(Bezeichnung)
II.1.1 Offizielle Bezeichnung der Baumaßnahme
................................................................................................................................................................
II.1.5 Beschreibung der Baumaßnahme
Neubau
Umbau
bei laufendem Betrieb
Sanierung
bei laufendem Betrieb
II.2.1 Gesamtmenge bzw. -umfang
Gebäudetyp
Krankenhaus, Klinikgebäude ......................................................................................................
Auftragsgegenstand/Leistungsbild/Dienstleistungsart nach HOAI
Beabsichtigte stufenweise Beauftragung
Ja
Nein
Leistungsphasen (z. B. Leistungsphasen 1–3)
Planungsleistungen
Gebäude und Innenräume gem. §§ 33 ff ..........................................................................
Freianlagen gem. §§ 38 ff .......................................................................................................
Ingenieurbauwerke gem. §§ 41 ff .......................................................................................
12
4. In h a lte und Strukturierung
Verkehrsanlagen gem. §§ 45 ff .............................................................................................
Tragwerksplanung gem. §§ 49 ff .........................................................................................
Technische Ausrüstung gem. § 53 Anlagengruppe 1 ....................................................
Technische Ausrüstung gem. § 53 Anlagengruppe 2 ....................................................
Technische Ausrüstung gem. § 53 Anlagengruppe 3 ....................................................
Technische Ausrüstung gem. § 53 Anlagengruppe 4 ....................................................
Technische Ausrüstung gem. § 53 Anlagengruppe 5 ....................................................
Technische Ausrüstung gem. § 53 Anlagengruppe 6 ....................................................
Technische Ausrüstung gem. § 53 Anlagengruppe 7 ....................................................
Technische Ausrüstung gem. § 53 Anlagengruppe 8 ....................................................
Beratungsleistungen
Leistungen für Thermische Bauphysik ................................................................................
Leistungen für Schallschutz und Raumakustik ................................................................
Leistungen für Bodenmechanik, Erd- und Grundbau ...................................................
Vermessungstechnische Leistungen ...................................................................................
Leistungen für Brandschutz ...................................................................................................
Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordination .........................................................
Lage/Ort der Ausführung
Land .....................................................................................................................................................
Bundesland .......................................................................................................................................
Stadt ....................................................................................................................................................
Größe/Umfang
Neubau
................................ m² NF
Umbau
................................ m² NF
Sanierung
................................ m² NF
4 . Inha l t e und S t r ukt ur i er ung
13
Gesamtkostenrahmen/-wert
II.3
KG 300 + 400
.............................. € netto
Honorarzone
.............................................
Zeitraum der Leistungserbringung (voraussichtlich)
Vertragsschluss/Planungsbeginn:
.MM.JJJJ
Baubeginn:
.MM.JJJJ
Fertigstellungstermin:
.MM.JJJJ
IV.1.1 Auftragsart
(Mehrfachnennung möglich)
Generalplanerleistungen
Gesamtschuldnerisch haftende Bietergemeinschaft mit
bevollmächtigtem Vertreter
Losweise Vergabe
Vergabe Einzel-Planungsleistung
Vergabe Einzel-Planungsleistung mit Nachunternehmern
Generalübernehmerleistungen
IV.3.4 Bewerbungsschluss/Abgabetermin Teilnahmeunterlagen
TT.MM.JJJ – 00.00 h
IV.3.6 Sprache
..............................................................................................................................................................
14
4. In h a lte und Strukturierung
4.2 Anforderungen an den Eignungsnachweis
Die Vergabestelle definiert (vor der Bekanntmachung) die Auswahlkriterien, anhand
derer die Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Erfahrung und Zuverlässigkeit der Bewerber,
also die Eignung für die anstehende Aufgabe überprüft wird und fordert in der Vergabebekanntmachung oder in gesondert abzufordernden Bewerbungsunterlagen entsprechende Nachweise an, anhand derer die Eignungsprüfung durchgeführt wird.
Häufig werden dabei die Anforderungen sehr hoch gesetzt. So kommt es vor, dass sämtliche oder annähernd sämtliche Nachweise gefordert werden, die sich aus der VOF ablesen
lassen, obwohl die VOF eine alternative Abforderung zulässt. Oder es werden Nachweise
gefordert, die gemessen an den zu vergebenden Leistungen nicht zwingend erforderlich
oder auch praktisch nicht erfüllbar sind.
Die qualitativen Nachweise sollten der Aufgabe gemäß gewählt und nach oben sachgerecht limitiert werden. Zum Beispiel sollten Anzahl und Zeitraum der geforderten Referenzen von der Art der zu vergebenden Leistungen in angemessener Form abgefragt
werden (unangemessen erscheint z. B. die Forderung nach drei fertig gestellten Kliniken
in den letzten drei Jahren).
Kritisch zu sehen ist auch die Abfrage der Qualifikation des »Projektteams«, jedenfalls zu
diesem Zeitpunkt des Verfahrens, wo sich ein Bewerber weder festlegen kann noch muss,
welche Mitarbeiter das Projekt bearbeiten. Im Übrigen ist die Qualifikation des Projektteams für die zu vergebenden Leistungen kein Eignungskriterium, sondern gehört zu
den Zuschlagskriterien für die Bewertung des Angebots. Hier erst hat die Vergabestelle
zu entscheiden, wer die beste Lösung für die zu vergebenden Leistungen erwarten lässt,
wozu auch die das Projekt bearbeitenden Personen gehören. Eine »doppelte Eignungsprüfung« ist nicht zulässig. Die Abfrage im Rahmen der Eignungsprüfung sollte sich deshalb auf im Büro insgesamt vorhandene Qualifikationen von Personen beschränken.
4 . Inha l t e und S t r ukt ur i er ung
15
Die Auswahlkriterien werden vom Auftraggeber in Abhängigkeit von der Aufgabe definiert. Unsachgemäße Auswahlkriterien, die nicht durch VOF § 5 »Nachweis der Eignung«
gerechtfertigt sind, können z. B. sein:
Bei der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit
– Quantitative Bewertung der angegebenen Umsatzzahlen über die zwingend zu
nennende Mindestanforderung hinaus (kleiner Umsatz mit schlechterer Bewertung
als größerer Umsatz)
– Abfrage und quantitative Bewertung von Umsatz hinsichtlich vergleichbarer Aufgaben
Bei der fachlichen Eignung
– Quantitative Bewertung von Personal über die Mindestanforderungen hinaus
– Abfrage und quantitative Bewertung der technischen Ausstattung (eine Erklärung
des Bewerbers ist völlig ausreichend, im Auftragsfall entsprechend ausgerüstet zu
sein)
– Abfrage und quantitative Bewertung der Entfernung Büro/Baustelle (eine unzulässige regionale Bevorzugung ist diskriminierend)
– Abfrage und quantitative Bewertung von Erfahrungen z. B. im Bereich kommunal
geförderter Maßnahmen, energiesparender Maßnahmen, etc.
– Quantitative Bewertung der Referenzen des Projektleiters (in der Regel können der
Projektleiter und sein Stellvertreter in diesem Stadium noch nicht benannt werden)
Bei den Referenzen
– Abfrage und bessere Bewertung von »gleichen« Projekten gegenüber Projekten mit
ausreichend vergleichbarer Komplexität
– Abfrage und quantitative Bewertung von Projekten aufgrund von Baukosten
– Fordern und ausschließliche Anerkennung von Unterschriften der Auftraggeber auf
Formblättern von Vergabestelle/Verfahrensbetreuer
16
4. In h a lte und Strukturierung
Bei sonstigen Bewertungskriterien
– Abfrage und quantitative Bewertung hinsichtlich ISO 2000-Zertifizierung (Qualitätsmanagement) gegenüber eigenen Systemen
– Vorlage von Aussagen anderer Bauherren über die »Zufriedenheit«
Speziell zum Kriterium »Umsatz« vertreten die AKG die Auffassung, dass der Umsatz eines
Büros nicht mit seiner architektonischen Leistungsfähigkeit und Qualität gleichzusetzen
ist. Insofern wird an die Vergabestellen appelliert, von der Kann-Bestimmung des § 5 Abs.
4 c) VOF Gebrauch zu machen und im Falle der Umsatzanfrage deren Höhe auf das unabdingbare Mindestmaß zu reduzieren. Es wird empfohlen, den Umsatz des Büros in ein
nachvollziehbares Verhältnis zu dem zu erwartenden Honorar zu setzen – die Relation
von mittlerem Büroumsatz zu dem zu erwartenden mittleren Jahreshonorar aus dem zu
vergebenden Auftrag sollte bei 2 : 1 liegen.
Auf die Abfrage über die Mitarbeiterzahl gemäß § 5 Abs. 5 d) sollte verzichtet werden.
Diese Zahl steht zwar im Verhältnis zur Abfrage nach dem Gesamtumsatz/Umsatz entsprechender Dienstleistungen, lässt sich aber innerhalb einer Bewertungsmatrix schlechter bewerten, da durch die Vergabestelle eine Annahme getroffen werden muss, wie
viele Mitarbeiter zur Bewältigung der Aufgabe und für den sonstigen Bürobetrieb benötigt werden.
Die bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist nicht vorgelegten Erklärungen und Nachweise
können gem. § 5 Abs. 3 VOF auf Anforderung der Vergabestelle nachgereicht werden.
Schließt die Vergabestelle die Nachforderungsmöglichkeit (für einzelne oder sämtliche
Nachweise) in der Bekanntmachung (z.B. Formulierung »Mindestanforderung«) nicht aus,
kann das Fehlen von Unterlagen nicht mehr als Ausschlussgrund herangezogen werden.
4 . Inha l t e und S t r ukt ur i er ung
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4.3 Vorschläge für Teilnahmebedingungen
Nachfolgend reduzierte Angaben reichen in der Regel aus, um die Eignung der Bewerber
prüfen zu können, wobei sich die römischen Ziffern auf das amtliche Bekanntmachungsformular vom Europäischen Amtsblatt und die Paragraphen auf die VOF beziehen:
III.2.1
Persönliche Lage des Wirtschaftsteilnehmers sowie Auflagen hinsichtlich
der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
§ 4 (1)
Nachweis Handelsregister bei Juristischen Personen (je nach Gesellschaftsform
gegebenenfalls Gewerbezentralregister o. ä.)
§ 4 (2)
Angabe zur wirtschaftlichen Verknüpfung
§ 4 (2)
Angabe zur Zusammenarbeit mit Anderen
§ 4 (6) u.(9) Angaben zu Ausschlussgründen
§19 (1)
Nachweis Eintragung Architektenkammer
III.2.2
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
§ 5 (4) a
Nachweis Berufshaftpflichtversicherung
§ 5 (4) c
Nachweis Gesamtumsatz sowie Umsatz entsprechender Dienstleistung der
letzten drei Geschäftsjahre, beides € brutto
III.2.3
Technische Leistungsfähigkeit
§ 5 (5) a u.
§ 19 (1)
Nachweis Eintragung Architektenkammer
§ 5 (5) b
Objektliste mit den wesentlichen in den letzten drei Jahren erbrachten
Leistungen, Nachweis in Listenform – ohne Bescheinigungen –
§ 4 (3)
Darstellung der Bürostrukturen als Organigramm
§ 5 (5) c
Angaben zu Projektleitung mit Nachweis der Qualifikation: Nachweis
Architektenkammereintragung oder Diplomurkunde, Lebenslauf, je nach
Bauaufgabe gegebenenfalls mit persönlichen Referenzprojekten
18
4. In h a lte und Strukturierung
§ 5 (5) c
Angaben zur stellvertretenden Projektleitung mit Nachweis Qualifikation:
Nachweis Architektenkammereintragung oder Diplomurkunde, Lebenslauf, je
nach Bauaufgabe gegebenenfalls mit persönlichen Referenzprojekten
§ 5 (5) e
Erklärung zur Technischen Ausstattung
§ 5 (5) h
Erklärung zum Auftragsanteil zu dem u. U. ein Unterauftrag erteilt werden soll
Referenzen
Benennung von drei Referenzen aus den letzten 10 Jahren, davon mindestens eine
aus den letzten fünf Jahren:
1 Referenz, die mit der ausgeschriebenen Leistung/Bauaufgabe inhaltlich
vergleichbar ist
1 Referenz, die in Projektgröße/Volumen/Fläche/Gesamtkosten vergleichbar ist
1 Referenz, die sich in der Planung oder Realisierung befindet und nach
ausgeschriebener Bauaufgabe Aspekte wie z. B. Nachhaltigkeit, Umbau in
laufendem Betrieb, Denkmalschutz etc. erfüllt
Darstellung je Referenz auf max. 2 DIN A4 Seiten mit folgenden Inhalten je Projekt:
Benennung Auftraggeber mit Ansprechpartner und Telefonnummer
Funktionsprogramm (z. B. Zellkulturlabore, Isotopenlabor, Konferenz-,
Seminarbereiche, Büros, Bibliothek etc.)
Leistungsphasen
Wettbewerb – Preis/Anerkennung
Planungsbeginn
Baubeginn
Fertigstellung
Nutzfläche
Bruttogeschossfläche BGF
Bruttorauminhalt BRI
Gesamtkosten KG 300 + 400 € netto gem. DIN 276
Textliche Kurzbeschreibung
Lageplan, Fotos, Visualisierungen, Planverkleinerungen
4 . Inha l t e und S t r ukt ur i er ung
19
5. Vo r sc h lä g e z u r We r t u n g d er E i g n u n g
5. Vorschläge zur Wertung der Eignung (Teilnahmewettbewerb)
Bewerber, die zur Auswahl zugelassen werden wollen, müssen alle formalen Anforderungen ausnahmslos erfüllen. Die Bewerbungsunterlagen werden zunächst anhand dieser Ausschlusskriterien geprüft:
Formalien
Fristgerechter Eingang der Bewerbung
Bewerber-/Teilnahmeerklärung mit eigenhändiger rechtsverbindlicher Unterschrift
des Teilnahmeberechtigten
Nachweise
Berufliche Qualifikation nach VOF § 5 (5) a) und § 19
Berufshaftpflichtversicherung nach VOF § 5 (4) a)
Erklärungen
Eigenerklärung, dass keine Ausschlusskriterien nach VOF § 4 vorliegen
Eigenerklärung zur Verknüpfung mit anderen Unternehmen nach VOF § 4 (2)
Verpflichtungserklärung nach VOF § 4 (3) und § 5 (5) a), zur Beteiligung von
Subunternehmern
Ermitteln und Bewerten der Produktivität eines Büros durch mittleren Umsatz je
Mitarbeiter pro Jahr
Forderung des Nachweises eines angemessenen Versicherungsschutzes
20
5. Vo rsch läge zur Wertung der Eignung
Nachfolgend wird ein Vorschlag für die Bewertungsmatrix Stufe 1 unterbreitet. Die Bewerbungen werden anhand der Kriterien bepunktet und mit der Wichtung multipliziert.
Die Bewerber mit der höchsten Punktzahl qualifizieren sich als Teilnehmer am Verhandlungsverfahren. Bei Bewerbern gleicher Punktzahl entscheidet das Los.
Im Hinblick auf die Transparenz des Verfahrens sollte die Matrix den Teilnahmeunterlagen für die Bewerber beigefügt werden, damit diese erkennen können, worauf es der
Vergabestelle ankommt und entscheiden können, ob sie eine Chance für sich im Verfahren sehen. Dies erleichtert der Vergabestelle insofern die Auswertung, als sie chancenlose
Teilnahmeanträge gar nicht erst erhält.
5 . Vor schl ä ge zur Wer tung d er E i gnung
21
Muster Bewertungsmatrix Stufe 1
EU Bekanntmachung
Formular
Bezug VOF
Ausschl.grund
III.2
Teilnahmebedingungen
III.2.1
Persönliche Lage des Wirtschaftsteilnehmers
§4 (1)
§4 (2)
§4 (2)
§4 (6)
§19 (1)
Nachweis Handelsregister bei juristischen Personen
Angabe zur wirtschaftlichen Verknüpfung
Angabe zur Zusammenarbeit mit Anderen
Angaben zu Ausschlussgründen
Nachweis Eintragung Architektenkammer
erfüllt/
nicht erf.
Punkte
Wichtung
Gesamtpunkte
erfüllt
erfüllt
erfüllt
erfüllt
erfüllt
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
III.2.2
§ 5 (4) a Nachweis Berufshaftpflichtversicherung
Umsatz des geplanten Projekts im Jahresmittel:
§ 5 (4) c
erfüllt
1.000.000,00 €
Gemittelter Gesamtumsatz des Bewerbers der
letzten drei Geschäftsjahre (brutto):
2.000.000,00 €
Verhältnis vorh. durchschn. Umsatz der letzten
drei Geschäftsjahre zu Umsatz für das
ausgeschriebene Projekt im Jahresmittel:
2,0
Punktanzahl
0 –3
3
5
15
3 Punkte = Vorh. durchschn. Umsatz der letzten 3 Geschäftsjahre >=
2 x Umsatz für das ausgeschriebene Projekt im Jahresmittel
2 Punkte = Vorh. durchschn. Umsatz der letzten 3 Geschäftsjahre >=
1,5 x Umsatz für das ausgeschriebene Projekt im Jahresmitte
1 Punkt = Vorh. durchschn. Umsatz der letzten 3 Geschäftsjahre >=
1 x Umsatz für das ausgeschriebene Projekt im Jahresmittel
0 Punkte = Vorh. durchschn. Umsatz der letzten 3 Geschäftsjahre <=
1 x Umsatz für das ausgeschriebene Projekt im Jahresmittel
Technische Leistungsfähigkeit
III.2.3
§5 (5) b
Objektliste mit den wesentlichen in den letzten drei
Jahren erbrachten Leistungen, Nachweis in Listenform
erfüllt
§4 (3)
Organigramm/Bürostruktur
erfüllt
§5 (5) e
Erklärung zur Technischen Ausstattung
erfüllt
§5 (5) h
Erklärung zum Auftragsanteil zu dem u. U. ein
Unterauftrag erteilt werden soll
erfüllt
Zwischensumme
22
5. Vo rsch läge zur Wertung der Eignung
15
EU Bekanntmachung
Formular
Bezug VOF
Ausschl.grund
erfüllt/
nicht erf.
Punkte
Wichtung
Gesamtpunkte
1. Referenz »Bauaufgabe«
Vergleichbarkeit der Bauaufgabe
Geplantes Projekt ist:
0–3
3
5
15
3
1
3
3
1
3
1
1
1
1
0–5
5
2
10
0–2
2
1
2
Laborgebäude mit S2Laboren, Tierlabor, Hörsaal
3 Punkte = Durch die Referenz werden alle Funktionsbereiche abgedeckt
2 Punkte = Bauaufgabe und Referenz stimmen nicht in allen Punkten überein
1 Punkt = Bauaufgabe und Referenz stimmen nur in wenigen Punkten überein
0 Punkte = Keine Übereinstimmung
Art der Leistung
Geplantes Projekt ist:
1–3
Umbau
3 Punkte = Referenz ist Umbau/Neustrukturierung
2 Punkte = Referenz ist Erweiterung
1 Punkt = Referenz ist Neubau
Vergleichbarkeit der erbrachten Leistungsphasen
Geplante zu vergebende Leistungsphasen:
1–3
2–8
3 Punkte = Erbringung Leistungsphasen 2–8
2 Punkte = Erbringung Leistungsphasen 2–5
1 Punkt = Erbringung Leistungsphasen 6–8
Öffentlicher Auftraggeber
1 Punkt = Öffentlicher Auftraggeber oder mit öffentlichen Mitteln
geförderte Maßnahme
Bewertung hinsichtlich der Qualität
5 Punkte = Qualität überzeugt
4 Punkte = Qualität überzeugt fast ohne Einschränkungen
3 Punkte = Qualität überzeugt nur mit Einschränkungen
2 Punkte = Qualität hat deutliche Einschränkungen
1 Punkt = Qualität überzeugt fast nicht
0 Punkte = Qualität überzeugt nicht
Bewertung des Referenzschreibens
2 Punkte = Bescheinigung mit Empfehlung
1 Punkt = Bescheinigung der Leistung
0 Punkte = Liegt nicht vor
Zwischensumme 1. Referenz
34
2. Referenz »Bauvolumen«
Vergleichbarkeit des Bauvolumens
Baukosten des geplanten Projekts KG 300 –400 netto
0–3
3
5
15
3
1
3
3
1
3
20.000.000,00 €
3 Punkte = Bauvolumen ≥ 20 Mio
2 Punkte = Bauvolumen ≥ 15 Mio
1 Punkt = Bauvolumen ≥ 10 Mio
0 Punkte = Bauvolumen < 10 Mio
Art der Leistung
geplantes Projekt ist:
1–3
Umbau
3 Punkte = Umbau/Neustrukturierung
2 Punkte = Erweiterung
1 Punkt = Neubau
Vergleichbarkeit der erbrachten Leistungsphasen
1-3
Geplante zu vergebende Leistungsphasen:
2–8
3 Punkte = Erbringung Leistungsphasen 2–8
2 Punkte = Erbringung Leistungsphasen 2–5
1 Punkt = Erbringung Leistungsphasen 6–8
5 . Vor schl ä ge zur Wer tung d er E i gnung
23
EU Bekanntmachung
Formular
Bezug VOF
Ausschl.grund
Öffentlicher Auftraggeber
erfüllt/
nicht erf.
Punkte
Wichtung
Gesamtpunkte
1
1
1
1
0–5
5
2
10
0–2
2
1
2
1 Punkt = Öffentlicher Auftraggeber
Bewertung hinsichtlich der Qualität
5 Punkte = Qualität überzeugt
4 Punkte = Qualität überzeugt fast ohne Einschränkungen
3 Punkte = Qualität überzeugt nur mit Einschränkungen
2 Punkte = Qualität hat deutliche Einschränkungen
1 Punkt = Qualität überzeugt fast nicht
0 Punkte = Qualität überzeugt nicht
Bewertung des Referenzschreibens
2 Punkte = Bescheinigung mit Empfehlung
1 Punkt = Bescheinigung der Leistung
0 Punkte = Liegt nicht vor
Zwischensumme 2. Referenz
34
3. Referenz »Schwerpunkt Energetik«
Schwerpunkt z.B. Energetik
0–3
3
5
15
1–3
3
1
3
3
1
3
1
1
1
1
0–5
5
2
10
0–2
2
1
2
Geplant sind Maßnahmen zur Einsparung über die EnEV hinaus
3 Punkte = Mehrere wesentliche Maßnahmen zur Energieeinsparung
2 Punkte = Eine wesentliche Maßnahme zur Energieeinsparung
1 Punkt = Unwesentliche Maßnahmen zur Energieeinsparung
0 Punkte = Keine zusätzlichen Maßnahmen
Art der Leistung
Geplantes Projekt ist:
Umbau
3 Punkte = Umbau/Neustrukturierung
2 Punkte = Erweiterung
1 Punkt = Neubau
Vergleichbarkeit der erbrachten Leistungsphasen
Geplante zu vergebende Leistungsphasen:
1–3
2–8
3 Punkte = Erbringung Leistungsphasen 2–8
2 Punkte = Erbringung Leistungsphasen 2–5
1 Punkt = Erbringung Leistungsphasen 6–8
Öffentlicher Auftraggeber
1 Punkt = Öffentlicher Auftraggeber
Bewertung hinsichtlich der Qualität
5 Punkte = Qualität überzeugt
4 Punkte = Qualität überzeugt fast ohne Einschränkungen
3 Punkte = Qualität überzeugt nur mit Einschränkungen
2 Punkte = Qualität hat deutliche Einschränkungen
1 Punkt = Qualität überzeugt fast nicht
0 Punkte = Qualität überzeugt nicht
Bewertung des Referenzschreibens
2 Punkte = Bescheinigung mit Empfehlung
1 Punkt = Bescheinigung der Leistung
0 Punkte = Liegt nicht vor
Zwischensumme 3. Referenz
Teilnahmekriterien
34
erfüllt
Gesamtpunktzahl
Legende
24
Bewertung durch den Auslöser
5. Vo rsch läge zur Wertung der Eignung
117
Beispielhafte Annahmen, die durch den Auslober anzupassen sind
6. Vo r sc h lä g e zu r B ewer tu n g d es A n g eb o tes
6. Vorschläge zur Bewertung des Angebotes (Verhandlungsphase)
Nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs werden die ausgewählten Bewerber in der
Verhandlungsphase (gegebenenfalls nach Durchführung eines Wettbewerbs) zur Verhandlung und Angebotsabgabe aufgefordert.
Die Zuschlagskriterien einschließlich Punktebewertung mit Unterkriterien sowie Wichtung sind mit der Vergabebekanntmachung, spätestens mit der Versendung der Vergabeunterlagen (Aufforderung zur Angebotsabgabe) bekanntzugeben.
Bei der Wahl der Zuschlagskriterien und deren Gewichtung ist im Einzelfall darauf abzustellen, welche Anforderungen die Vergabestelle an die Angebotsinhalte stellt und wo
Wertungsspielräume bestehen. Gibt die Vergabestelle beispielsweise sämtliche Honorarparameter von anrechenbaren Kosten, über Honorarzone und Satz bis zum Leistungsumfang vor, besteht kaum ein Wertungsspielraum (gegebenenfalls bei Nebenkosten und
Stundensätzen) und das Zuschlagskriterium »Preis« darf nur gering (z. B. mit 10 %) gewichtet werden. Anders ist dies, wenn die Honorarparameter nicht vorgegeben werden
z. B. auch, weil die HOAI oberhalb der Tafelwerte nicht zwingend anwendbar ist. Hier
wäre eine deutlich höhere Gewichtung angezeigt.
Für die Entscheidung über den Bieter, der nach den Zuschlagskriterien die bestmögliche
Leistung erwarten lässt, werden je nach Art des Verfahrens nachfolgende Matrizen vorgeschlagen:
6 . Vor schl ä ge zur Bew er t ung d es Angeb otes
25
Muster Bewertungsmatrix Stufe 2 – A, Wettbewerb
Kriterium
1. Qualität des Entwurfs
1.1 Wettbewerbsergebnis
1.2 Entwicklungsmöglichkeit der Planung
aufgrund Preisgerichtsempfehlung
1.3 Planungskennwerte
BGF/NF, BRI/NF, AV-Verhältnis
1.4 Baurechtliche und technische
Realisierbarkeit
1.5 Nachhaltigkeit des Konzepts/
Umwelteigenschaften
2. Umsetzungsstrategie des Bieters
2.1 Projektorganisation, Vorgehensweise
2.2 Projektleiter/Stv. Projektleiter
2.3 Örtliche Präsenz in
Planung und Durchführung
2.4 Qualitätsmanagement
2.5 Kostenmanagement
2.6 Terminmanagement
2.7 Änderungs- und Nachtragsmanagement
Umgang mit Leistungsstörungen
Maßstab für die Punktebewertung
5 Pkt.
4 Pkt.
3 Pkt.
2 Pkt.
1 Pkt.
3 Pkt.
2 Pkt.
1 Pkt.
3 Pkt.
2 Pkt.
1 Pkt.
3 Pkt.
2 Pkt.
1 Pkt.
3 Pkt.
2 Pkt.
1 Pkt.
1. Preisträger
2. Preisträger
3. Preisträger
4. Preisträger
5. Preisträger
gute Prognose
mittlere Prognose
weniger gute Prognose
gute Prognose
mittlere Prognose
weniger gute Prognose
gute Prognose
mittlere Prognose
weniger gute Prognose
gute Prognose
mittlere Prognose
weniger gute Prognose
3 Pkt.
2 Pkt.
1 Pkt.
3 Pkt.
2 Pkt.
1 Pkt.
3 Pkt.
2 Pkt.
1 Pkt.
3 Pkt.
2 Pkt.
1 Pkt.
3 Pkt.
2 Pkt.
1 Pkt.
3 Pkt.
2 Pkt.
1 Pkt.
3 Pkt.
2 Pkt.
gute Prognose
mittlere Prognose
weniger gute Prognose
gute Prognose
mittlere Prognose
weniger gute Prognose
gute Prognose
mittlere Prognose
weniger gute Prognose
gute Prognose
mittlere Prognose
weniger gute Prognose
gute Prognose
mittlere Prognose
weniger gute Prognose
gute Prognose
mittlere Prognose
weniger gute Prognose
gute Prognose
mittlere Prognose
Wichtung
Punkte
50
30
5–1
max.
Punkte
210
150
5
3–1
15
5
3–1
15
5
3–1
15
5
3–1
15
35
5
3–1
105
15
5
3–1
15
5
3–1
15
5
3–1
15
5
3–1
15
5
3–1
15
5
3–1
15
1 Pkt. weniger gute Prognose
Für eine transparente Prognosebewertung soll die Vergabestelle Anforderungen stellen, damit der Bieter seine Präsentation darauf einstellen kann.
26
6. Vo rsch läge zur Bew ertung des A ngebotes
Kriterium
3. Honorar
3.1 Honorarsatz innerhalb einer Zone
3.2 Nebenkosten
3.3 Umbauzuschlag
3.4 Besondere Leistungen
Maßstab für die Punktebewertung
Wichtung
Punkte
max.
Punkte
50
5
6–0
30
1
4–0
4
2
5–0
10
2
3–0
6
10
entfällt bei Vorgabe des Mindestsatzes
6 Pkt. Mindestsatz MS
5 Pkt. bis 10% über MS
4 Pkt. bis 20% über MS
3 Pkt. bis 30% über MS
2 Pkt. bis 40% über MS
1 Pkt. bis 50% über MS
0 Pkt. größer 50 % über MS
4 Pkt. bis 3%
3 Pkt. bis 5%
2 Pkt. bis 7%
1 Pkt. bis 10%
0 Pkt. größer 10%
nur bei Umbauten
5 Pkt. bis 20 v. H.
4 Pkt. bis 25 v. H.
3 Pkt. bis 30 v. H.
2 Pkt. bis 35 v. H.
1 Pkt. bis 40 v. H.
0 Pkt. größer 40 v. H.
falls zum Zeitpunkt des Angebots erkennbar
3 Pkt. niedrigstes Angebot (n. A.)
2 Pkt. bis 10% über n. A.
1 Pkt. bis 20% über n. A.
0 Pkt. größer 20% des n. A.
4. Einhaltung der Vertragsbedingungen
5
vor Angebotsvergabe wird Vertragsentwurf
an Bieter versendet
2 Pkt. einverstanden
1 Pkt. einverstanden mit Einschränkung
0 Pkt. nicht einverstanden
Gesamtergebnis
5
100
10
2–0
10
375
Für die Bewertung sollte der Schwerpunkt auf die architektonische Qualität (1) gelegt werden, weitere Kriterien (2–4) erfahren eine
geringere Wichtung.
Die Vergabestelle kann Wichtung und Punktzahl auf das spezifische Projekt anpassen.
Die Honorierung ist in der HOAI geregelt, bei Überschreitung der Tabellenwerte wird die Anwendung der RIFT-Tabelle empfohlen.
6 . Vor schl ä ge zur Bew er t ung d es Angeb otes
27
Muster Bewertungsmatrix Stufe 2 – B, Lösungsvorschlag
Kriterium
1. Qualität des Lösungsvorschlags
1.1 Städtebau, Einbindung in die Umgebung
1.2 Erfüllung Raumprogramm,
funktionale Anforderungen
1.3 Gestaltung, innenräumliche Organisation
und Erschließung
1.4 Planungskennwerte
BGF/NF, BRI/NF, AV-Verhältnis
1.5 Baurechtliche und technische
Realisierbarkeit
2. Umsetzungsstrategie des Bieters
2.1 Projektorganisation, Vorgehensweise
2.2 Projektleiter/Stv. Projektleiter
2.3 Örtliche Präsenz in
Planung und Durchführung
2.4 Qualitätsmanagement
2.5 Kostenmanagement
2.6 Terminmanagement
2.7 Änderungs- und Nachtragsmanagement
Umgang mit Leistungsstörungen
Maßstab für die Punktebewertung
5 Pkt.
4 Pkt.
3 Pkt.
2 Pkt.
1 Pkt.
5 Pkt.
4 Pkt.
3 Pkt.
2 Pkt.
1 Pkt.
5 Pkt.
4 Pkt.
3 Pkt.
2 Pkt.
1 Pkt.
3 Pkt.
2 Pkt.
1 Pkt.
3 Pkt.
2 Pkt.
1 Pkt.
bester Lösungsvorschlag
2. bester Lösungsvorschlag
3. bester Lösungsvorschlag
4. bester Lösungsvorschlag
5. bester Lösungsvorschlag
bester Lösungsvorschlag
2. bester Lösungsvorschlag
3. bester Lösungsvorschlag
4. bester Lösungsvorschlag
5. bester Lösungsvorschlag
bester Lösungsvorschlag
2. bester Lösungsvorschlag
3. bester Lösungsvorschlag
4. bester Lösungsvorschlag
5. bester Lösungsvorschlag
gute Prognose
mittlere Prognose
weniger gute Prognose
gute Prognose
mittlere Prognose
weniger gute Prognose
3 Pkt.
2 Pkt.
1 Pkt.
3 Pkt.
2 Pkt.
1 Pkt.
3 Pkt.
2 Pkt.
1 Pkt.
3 Pkt.
2 Pkt.
1 Pkt.
3 Pkt.
2 Pkt.
1 Pkt.
3 Pkt.
2 Pkt.
1 Pkt.
3 Pkt.
2 Pkt.
1 Pkt.
gute Prognose
mittlere Prognose
weniger gute Prognose
gute Prognose
mittlere Prognose
weniger gute Prognose
gute Prognose
mittlere Prognose
weniger gute Prognose
gute Prognose
mittlere Prognose
weniger gute Prognose
gute Prognose
mittlere Prognose
weniger gute Prognose
gute Prognose
mittlere Prognose
weniger gute Prognose
gute Prognose
mittlere Prognose
weniger gute Prognose
Wichtung
Punkte
50
10
5–1
max.
Punkte
210
50
10
5–1
50
10
5–1
50
10
3–1
30
10
3–1
30
35
5
3–1
105
15
5
3–1
15
5
3–1
15
5
3–1
15
5
3–1
15
5
3–1
15
5
3–1
15
Für eine transparente Prognosebewertung soll die Vergabestelle Anforderungen stellen, damit der Bieter seine Präsentation darauf einstellen kann.
28
6. Vo rsch läge zur Bew ertung des A ngebotes
Kriterium
3. Honorar
3.1 Honorarsatz innerhalb einer Zone
3.2 Nebenkosten
3.3 Umbauzuschlag
3.4 Besondere Leistungen
Maßstab für die Punktebewertung
Wichtung
Punkte
max.
Punkte
50
5
6–0
30
1
4–0
4
2
5–0
10
2
3–0
6
10
entfällt bei Vorgabe des Mindestsatzes
6 Pkt. Mindestsatz MS
5 Pkt. bis 10% über MS
4 Pkt. bis 20% über MS
3 Pkt. bis 30% über MS
2 Pkt. bis 40% über MS
1 Pkt. bis 50% über MS
0 Pkt. größer 50 % über MS
4 Pkt. bis 3%
3 Pkt. bis 5%
2 Pkt. bis 7%
1 Pkt. bis 10%
0 Pkt. größer 10%
nur bei Umbauten
5 Pkt. bis 20 v. H.
4 Pkt. bis 25 v. H.
3 Pkt. bis 30 v. H.
2 Pkt. bis 35 v. H.
1 Pkt. bis 40 v. H.
0 Pkt. größer 40 v. H.
falls zum Zeitpunkt des Angebots erkennbar
3 Pkt. niedrigstes Angebot (n. A.)
2 Pkt. bis 10% über n. A.
1 Pkt. bis 20% über n. A.
0 Pkt. größer 20% des n. A.
4. Einhaltung der Vertragsbedingungen
5
vor Angebotsvergabe wird Vertragsentwurf
an Bieter versendet
2 Pkt. einverstanden
1 Pkt. einverstanden mit Einschränkung
5
10
2–0
10
0 Pkt. nicht einverstanden
Gesamtergebnis
100
375
Für die Bewertung sollte der Schwerpunkt auf die architektonische Qualität (1) gelegt werden, weitere Kriterien (2–4) erfahren eine
geringere Wichtung.
Die Vergabestelle kann Wichtung und Punktzahl auf das spezifische Projekt anpassen.
Die Honorierung ist in der HOAI geregelt, bei Überschreitung der Tabellenwerte wird die Anwendung der RIFT-Tabelle empfohlen.
6 . Vor schl ä ge zur Bew er t ung d es Angeb otes
29
Muster Bewertungsmatrix Stufe 2 – C, VOF-Verfahren ohne Planung
Kriterium
1. Visionen zum Projekt anhand v. Referenzen
1.1 Analyse der Aufgabenstellung,
Arbeitsweise zur Lösung
1.2 Anwendbarkeit von Ideen aus dem
Referenzprojekt
1.3 Voraussichtliche technisch-funktionale
Qualität
1.4 Voraussichtliche architektonische
Qualität
1.5 Voraussichtliche Wirtschaftlichkeit und
Nachhaltigkeit
2. Umsetzungsstrategie des Bieters
2.1 Projektorganisation, Vorgehensweise
2.2 Projektleiter/Stv. Projektleiter
2.3 Örtliche Präsenz in
Planung und Durchführung
2.4 Qualitätsmanagement
2.5 Kostenmanagement
2.6 Terminmanagement
2.7 Änderungs- und Nachtragsmanagement
Umgang mit Leistungsstörungen
Maßstab für die Punktebewertung
5 Pkt.
4 Pkt.
3 Pkt.
2 Pkt.
1 Pkt.
5 Pkt.
4 Pkt.
3 Pkt.
2 Pkt.
1 Pkt.
5 Pkt.
4 Pkt.
3 Pkt.
2 Pkt.
1 Pkt.
3 Pkt.
2 Pkt.
1 Pkt.
3 Pkt.
2 Pkt.
1 Pkt.
beste Dastellung
2. beste Darstellung
3. beste Darstellung
4. beste Darstellung
5. beste Darstellung
beste Dastellung
2. beste Darstellung
3. beste Darstellung
4. beste Darstellung
5. beste Darstellung
beste Dastellung
2. beste Darstellung
3. beste Darstellung
4. beste Darstellung
5. beste Darstellung
gute Prognose
mittlere Prognose
weniger gute Prognose
gute Prognose
mittlere Prognose
weniger gute Prognose
3 Pkt.
2 Pkt.
1 Pkt.
3 Pkt.
2 Pkt.
1 Pkt.
3 Pkt.
2 Pkt.
1 Pkt.
3 Pkt.
2 Pkt.
1 Pkt.
3 Pkt.
2 Pkt.
1 Pkt.
3 Pkt.
2 Pkt.
1 Pkt.
3 Pkt.
2 Pkt.
1 Pkt.
gute Prognose
mittlere Prognose
weniger gute Prognose
gute Prognose
mittlere Prognose
weniger gute Prognose
gute Prognose
mittlere Prognose
weniger gute Prognose
gute Prognose
mittlere Prognose
weniger gute Prognose
gute Prognose
mittlere Prognose
weniger gute Prognose
gute Prognose
mittlere Prognose
weniger gute Prognose
gute Prognose
mittlere Prognose
weniger gute Prognose
Wichtung
Punkte
50
10
5–1
max.
Punkte
210
50
10
5–1
50
10
5–1
50
10
3–1
30
10
3–1
30
35
5
3–1
105
15
5
3–1
15
5
3–1
15
5
3–1
15
5
3–1
15
5
3–1
15
5
3–1
15
Für eine transparente Prognosebewertung soll die Vergabestelle Anforderungen stellen, damit der Bieter seine Präsentation darauf einstellen kann.
30
6. Vo rsch läge zur Bew ertung des A ngebotes
Kriterium
3. Honorar
3.1 Honorarsatz innerhalb einer Zone
3.2 Nebenkosten
3.3 Umbauzuschlag
3.4 Besondere Leistungen
Maßstab für die Punktebewertung
Punkte
max.
Punkte
50
5
6–0
30
1
4–0
4
2
5–0
10
2
3–0
6
10
entfällt bei Vorgabe des Mindestsatzes
6 Pkt. Mindestsatz MS
5 Pkt. bis 10% über MS
4 Pkt. bis 20% über MS
3 Pkt. bis 30% über MS
2 Pkt. bis 40% über MS
1 Pkt. bis 50% über MS
0 Pkt. größer 50 % über MS
4 Pkt. bis 3%
3 Pkt. bis 5%
2 Pkt. bis 7%
1 Pkt. bis 10%
0 Pkt. größer 10%
nur bei Umbauten
5 Pkt. bis 20 v. H.
4 Pkt. bis 25 v. H.
3 Pkt. bis 30 v. H.
2 Pkt. bis 35 v. H.
1 Pkt. bis 40 v. H.
0 Pkt. größer 40 v. H.
falls zum Zeitpunkt des Angebots erkennbar
3 Pkt. niedrigstes Angebot (n. A.)
2 Pkt. bis 10% über n. A.
1 Pkt. bis 20% über n. A.
0 Pkt. größer 20% des n. A.
4. Einhaltung der Vertragsbedingungen
5
vor Angebotsvergabe wird Vertragsentwurf
an Bieter versendet
2 Pkt. einverstanden
1 Pkt. einverstanden mit Einschränkung
0 Pkt. nicht einverstanden
Gesamtergebnis
Wichtung
5
100
10
2–0
10
375
Für die Bewertung sollte der Schwerpunkt auf die architektonische Qualität (1) gelegt werden, weitere Kriterien (2–4) erfahren eine
geringere Wichtung.
Die Vergabestelle kann Wichtung und Punktzahl auf das spezifische Projekt anpassen.
Die Honorierung ist in der HOAI geregelt, bei Überschreitung der Tabellenwerte wird die Anwendung der RIFT-Tabelle empfohlen.
6 . Vor schl ä ge zur Bew er t ung d es Angeb otes
31
7. Le ist u n g su mfa n g u n d Ver g ü tu n g
7. Vorschläge für Leistungsumfang und Vergütung von
Planungsleistungen außerhalb eines Wettbewerbs
7.1 Voraussetzungen und Rahmenbedingungen
Um zu belastbaren und zukunftsfähigen Ergebnissen durch Lösungsvorschläge bei Planungsleistungen außerhalb eines Wettbewerbs zu kommen, sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen:
1. Präzise Aufgabenbeschreibung mit Aussagen zu Planungszielen und Vorgaben
2. Bekanntgabe nachvollziehbarer Bewertungskriterien und deren Wichtung
3. Definition des Leistungsumfangs
4. Bearbeitungsdauer
5. Angemessene Honorierung
Für die Abwicklung des Verfahrens werden folgende Rahmenbedingungen für erforderlich gehalten:
Beteiligung mindestens eines fachkundigen Jurors, der aus einer Liste der Landesarchitektenkammer ausgewählt werden kann.
Einräumung der Verhandlungsmöglichkeit über den Architektenvertragsentwurf des
Auftraggebers ohne nachteilige Folgen bei abweichender Auffassung des Bewerbers
(Verhandlung auf Augenhöhe)
Offenlegung der Bewertung nach Verfahrensabschluss mit Punktetabelle (schriftliche
Bewertung wie bei einem Wettbewerb ist nicht erforderlich)
Einsichtnahme in die Arbeiten der Mitbewerber, um im Vergleich die eigene Arbeit
besser einordnen zu können
32
7. Le istu n gsumfang und Vergütung
7.2 Leistungsumfang
(Reduzierte Grundleistungen gegenüber umfangreicheren Wettbewerbsleistungen)
Lageplan mit städtebaulichem Umgriff M 1 : 500
Wesentliche Geschossgrundrisse als s/w-Strichzeichnung M 1 : 500/M 1 : 200 mit Farbkennzeichnung nach DIN 13080 (Unter-, Dach-, und Technikgeschoss können entfallen)
Systemschnitt(e)/Baumassenaufriss als s/w-Strichzeichnung M 1 : 500/M 1 : 200
(Ansichten können entfallen, da die fachliche Qualifikation bei allen Bewerbern bereits
im Teilnahmewettbewerb geprüft wurde)
Aussagen zu Bauabschnittsbildung, gegebenenfalls Interimsmaßnahmen und Erweiterungsmöglichkeiten
Erläuterung von Konzept und Arbeitsweise zur Annäherung an die Aufgabe
(ohne Kostenaussage und ohne Rendering)
Persönliche Präsentation durch den Bewerber
Als Besondere Leistungen können z. B. in Frage kommen:
Massenmodell
Analysebericht und Mängelliste bei Bestandsgebäuden (Umbau/Erweiterung)
Die Bearbeitungszeit ist auf zwei bis maximal drei Wochen in Abhängigkeit von Komplexität und Leistungsumfang zu begrenzen.
7 . Lei st ungsum fa ng und Ver güt ung
33
7.3 Vergütung von »Lösungsvorschlägen«
Lösungsvorschläge außerhalb eines Planungswettbewerbs sind in Anlehnung an die
Bestimmungen der §§ 3 – 9 HOAI zu vergüten. Eine Vergütung nach Zeitaufwand für
spezifische Teilleistungen ist im Rahmen der HOAI grundsätzlich möglich, wenn auch
nicht mehr ausdrücklich vorgesehen, sofern sich die Vergütung im Rahmen der gesetzlichen Mindest- und Höchstsätze bewegt. In Fällen, in denen nicht alle Grundleistungen
einer Leistungsphase übertragen werden, berechnet sich das Honorar grundsätzlich
gemäß § 8 (2) HOAI. Hier besteht Klärungsbedarf hinsichtlich der Bewertung insofern,
falls aus LP 2 Teilleistungen entfallen wie z. B.
2. e Integrieren der Leistungen anderer an der Planung fachlich Beteiligter
2. g Vorverhandlungen mit Behörden über die Genehmigungsfähigkeit
und wenn Teilleistungen von der Vergabestelle erbracht werden wie z. B.
2. a Analyse der Grundlagen
2. b Abstimmung der Zielvorstellungen
2. c Aufstellen eines planungsbezogenen Zielkatalogs
2. f Klären und Erläutern der wesentlichen städtebaulichen, gestalterischen, funktionalen, technischen, bauphysikalischen, wirtschaftlichen, energiewirtschaftlichen und
landschaftsökologischen Zusammenhänge
In diesem Fall sind vom (ausgewählten) Bewerber lediglich folgende Teilleistungen zu
erbringen:
2. d Erarbeiten eines Planungskonzeptes einschließlich Untersuchung alternativer
Lösungsmöglichkeiten nach gleichen Anforderungen
2. i Kostenschätzung nach DIN 276
(gelegentlich wird auch nur eine Grobkostenschätzung gefordert)
34
7. Le istu n gsumfang und Vergütung
Es stellt sich die Frage, mit welchen Vomhundertsätzen diese Teilleistung zu bewerten
sind. Offen bleibt, wer die abschließende Teilleistung erbringt:
2. j Zusammenstellung aller Vorplanungsergebnisse
Die in Kommentaren vorgeschlagenen Splittingtabellen (Steinfort, Siemon, Korbion,
Locher, etc.) geben unterschiedliche Verfassermeinungen wieder und haben keine Rechtsverbindlichkeit. Hieraus folgt, dass jeweils auf den Einzelfall abzustellen und eine Einzelbewertung anhand des geforderten Leistungsumfangs vorzunehmen ist. Diese muss sich
im Rahmen der HOAI bewegen.
Gibt der Auftraggeber eine Vergütung vor, die jeweils an alle ausgewählten Bewerber
zu bezahlen ist, so hängt die Honorarhöhe (Entschädigung als Aufwendungsersatz) vor
allem von dem geforderten Leistungsumfang und der Bearbeitungstiefe ab.
Vergabe nach § 13 oder § 20 VOF: Wonach sind Planungsleistungen zu vergüten?
1. Die Vorschrift des § 13 Abs. 3 VOF, nach der für die Ausarbeitung von Entwürfen, Plänen, Zeichnungen, Berechnungen und anderen Unterlagen eine angemessene Vergütung festzusetzen ist, findet auch im Rahmen der Vergabe von Planungsleistungen
Anwendung.
2. Für die erforderliche Abgrenzung zwischen § 13 Abs. 3 VOF und § 20 Abs. 3 VOF,
wonach Lösungsvorschläge außerhalb eines Planungswettbewerbs nach der HOAI zu
vergüten sind, ist entscheidend, ob der Auftraggeber vom Bieter systematische Planungen (Lösungsvorschläge im Sinne von § 20 Abs. 3 VOF) oder lediglich eine Befassung mit punktuellen Fragen verlangt hat (LG München 1, Beschluss vom 21.3.2013 –
11 0 17404/12 (nicht rechtskräftig)).
7 . Lei st ungsum fa ng und Ver güt ung
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§ 13 Kosten
(1) Von den Bewerbern oder Bietern dürfen Entgelte für die Durchführung der Vergabeverfahren nicht erhoben werden. Bei Wettbewerben nach Kapitel 2 können Kopierkosten bei postalischer oder direkter Versendung erhoben werden.
(2) Für die Ausarbeitung der Bewerbungs- und Angebotsunterlagen werden Kosten
nicht erstattet.
(3) Verlangt der Auftraggeber darüber hinaus, dass Bewerber Entwürfe, Pläne, Zeichnungen, Berechnungen oder andere Unterlagen ausarbeiten, so ist einheitlich für
alle Bewerber eine angemessene Vergütung festzusetzen. Gesetzliche Gebührenoder Honorarordnungen und der Urheberrechtsschutz bleiben unberührt.
§ 20 Auftragserteilung
(1) Die Auftragsverhandlungen mit den nach § 10 Absatz 1 ausgewählten Bietern dienen
der Ermittlung des Bieters, der im Hinblick auf die gestellte Aufgabe am ehesten die
Gewähr für eine sachgerechte und qualitätsvolle Leistungserfüllung bietet. Die Auftraggeber führen zu diesem Zweck Auftragsgespräche mit den ausgewählten Bietern
durch und entscheiden über die Auftragsvergabe nach Abschluss dieser Gespräche.
(2) (2) Die Präsentation von Referenzobjekten, die der Bewerber oder Bieter zum Nachweis seiner Leistungsfähigkeit vorlegt, ist zugelassen. Die Ausarbeitung von Lösungsvorschlägen der gestellten Planungsaufgabe kann vom Auftraggeber nur im Rahmen
eines Verfahrens nach Absatz 3 oder eines Wettbewerbs gemäß Kapitel 2 verlangt
werden. Die Auswahl eines Bewerbers oder Bieters darf nicht durch unaufgefordert
eingereichte Lösungsvorschläge beeinflusst werden.
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7. Le istu n gsumfang und Vergütung
(3) Verlangen Auftraggeber außerhalb eines Planungswettbewerbs Lösungsvorschläge für die Planungsaufgabe, so sind die Lösungsvorschläge der Bieter nach den Honorarbestimmungen der HOAI zu vergüten.
Die AKG sind der Auffassung, dass die Unterscheidung in Planungsleistungen nach § 13
Abs. 3 VOF und nach § 20 Abs. 3 VOF in der Praxis Verwirrung stiftet und nicht zielführend
ist. Daher wird vorgeschlagen, mit den beteiligten Bundesministerien, Bundes- und Länder-Architektenkammern sowie dem Ausschuss der Verbände und Kammern der Ingenieure und Architekten für die Honorarordnung e. V. AHO eine eindeutige Regelung zur
Definition der »Lösungsvorschläge« und deren Honorierung herbeizuführen.
7 . Lei st ungsum fa ng und Ver güt ung
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Mitglieder der AKG-Arbeitsgruppe Vergabeverfahren
Prof. Dipl.-Ing. Hans Peter Haid, Nürnberg
Prof. Dipl.-Ing. Linus Hofrichter, Ludwigshafen
Dipl.-Ing. Thomas Jansen, Lübeck
Dr.-Ing. Dietrich Kappler, Hersbruck (Obmann)
Dipl.-Ing. Nils Krause, Stuttgart
Dipl.-Ing. Udo Kreuger, Stuttgart
Dipl.-Ing. Diether Mehlo, Frankfurt am Main
Dipl.-Ing. Christian Pelzeter, Berlin
Dipl.-Ing. Michael Schwarze, Dortmund
Dipl.-Ing. Detlef Thomsen, Bremen
Dipl.-Ing. Joachim Welp, Braunschweig
RA Anja Beverungen, Hamburg (Rechtliche Beratung)