Betriebswirtschaftliche Softwarelösungen für kleine und

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Gefördert durch das
Marktstudie
Betriebswirtschaftliche Softwarelösungen
für kleine und mittlere Unternehmen
10 Lösungen für
Handel, Dienstleistung, Produktion und Handwerksbetriebe
www.ec-net.de/erp
Herausgeber und Redaktion
Mainfränkisches Electronic Commerce Kompetenzzentrum
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97082 Würzburg
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Lehrstuhl für BWL und Wirtschaftsinformatik – Universität Würzburg
Josef-Stangl-Platz 2
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Teilnehmende Softwarehersteller und Partner
Alixon oHG
Lexware GmbH & Co. KG
Buhl Data Service GmbH
mcbs Systemhaus GmbH
godesys AG
MESONIC Software GmbH
Microsoft Deutschland GmbH
myfactory International GmbH
Sage Software GmbH & Co. KG
SoftENGINE GmbH
SAP AG
Step Ahead AG
Autoren
mit weiterer Unterstützung von
Dipl.-Kfm. Sebastian Klüpfel
Dipl.-Kfm. Ruben Erny
Dipl.-Kfm. Gabriel Brügel
BSc Jörg Hofmann
BSc Wojciech Bolesta
Stand Dezember 2008
Dipl.-Kff. Christine Scheid
Inhalt
Inhalt
1 Einleitung ......................................................................................... 1 2 Betriebswirtschaftliche Anwendungssoftware.............................. 4 3 Marktüberblick ............................................................................... 9 3.1 Buhl Data Service GmbH - Kaufmann Mittelstand 2009 ....................... 10 3.2 Godesys AG - SO: 2Go ......................................................................... 26 3.3 Lexware GmbH & Co. KG - Lexware business office pro ...................... 40 3.4 Mesonic Software GmbH - Corporate WINLine .................................... 52 3.5 Microsoft Deutschland GmbH - Microsoft Dynamics NAV 2009 ............ 68 3.6 myfactory International GmbH - myfactoryBusinessWorld ................. 80 3.7 Sage Software GmbH & Co. KG - Office Line Evolution 2009 ............... 99 3.8 SAP® - Business One ......................................................................... 116 3.9 Softengine GmbH - BüroWARE basic/medium/premium ................... 128 3.10 Step Ahead AG - Steps Business Solution.......................................... 143 4 Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr ............................. 161 1
1 Einleitung
In einem sich schnell wandelnden, turbulenten Umfeld nimmt die Komplexität der Produktions- und Geschäftsprozesse stetig zu.
Um diese zu beherrschen, sind intelligente betriebswirtschaftliche Softwarelösungen sogenannte ERP-Software in der Industrie, aber
auch in Handels- und Dienstleistungsunternehmen unentbehrlich geworden.
Selbst kleinere Unternehmen kommen heute
nicht mehr ohne betriebswirtschaftliche Software aus. Rechtsvorschriften, Webangebote,
Kundenmanagement, Auftragsabwicklung und
vieles mehr werden in sinnvoller Weise durch
Software erfüllt und unterstützt. Einsparungen
von bis zu 40 % durch effizientere Gestaltung
der Abläufe im Unternehmen sind damit keine
Seltenheit.
Doch leider wird oftmals das Potenzial nicht erkannt und die Einführung eines Systems immer
wieder aufgeschoben. Die Orientierungslosigkeit der Unternehmen bei der Softwareauswahl
hat oft zur Folge, dass diese sich falsch entscheiden oder das Thema ERP-Unterstützung
ausblenden:
Bei Unternehmen unter 50 Mitarbeitern setzen
knapp 35 % kein ERP-System ein. Zu einem
ähnlichen Ergebnis kommt auch eine aktuelle
Umfrage (2007) des Nürnberger Marktforschungsunternehmen Icon Added Value. Bei der
Befragung von 1500 kleinen mittelständischen
Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen gaben immerhin 12 % der Teilnehmer an,
sogar ganz auf die Hilfe des Computers bei der
Betriebsführung zu verzichten. Kaufmännische
Software nutzen lediglich 43 % der befragten
Firmen. Der Rest arbeitet zwar mit PCUnterstützung, behilft sich bei kaufmännischen
Prozessen aber mit Office-Produkten, wie Word,
Excel oder Access. Ein Großteil dieser Unternehmen glaubt leider auch, künftig auf betriebswirtschaftliche Software verzichten zu
können.
Vor allem die Bereitschaft, Programme für Lagerhaltung oder Mahnwesen anzuschaffen, ist
nur sehr gering ausgeprägt. Am häufigsten wird
kaufmännische Software in den Unternehmensbereichen Finanz- und Rechnungswesen (82 %)
sowie Auftragsbearbeitung (65 %) eingesetzt.
Im Handwerk wird die Kluft noch deutlicher –
hier sind es 60 %, die wichtige Ressourcen verschenken. Da werden Rechnungen umständlich
mit Word gedruckt, da sind wichtige Unternehmenszahlen nicht verfügbar, da kommt es zu
Fehlern in der Auftragsabwicklung. Mit einer
Spezialsoftware dagegen könnte das Geschäft
wesentlich reibungsloser laufen. Aber: „Wenn
eine kleine Firma sich eine solche Software anschaffen will, stößt sie auf einen Markt mit
Hunderten von Anbietern und steht dann meist
völlig ratlos da“, sagt Prof. Dr. Rainer Thome,
Lehrstuhlinhaber des Lehrstuhls für BWL und
Wirtschaftsinformatik, der sich schon seit vielen
Jahren mit betrieblichen Softwarelösungen auseinandersetzt.
Da sich Unternehmen bis zu zehn Jahre an die
neue Software binden, ist die richtige Wahl der
Software entscheidend. Die Suche nach einer
geeigneten betriebswirtschaftlichen Softwarelösung stellt daher für kleine Unternehmen eine
große Herausforderung dar, die sie aber mangels
Erfahrung bei der Softwareauswahl oftmals nur
schwierig alleine bewältigen können. Das Angebot auf dem Business-Software-Markt ist mit
nahezu 300 verschiedenen mittelstandsgeeigne-
2
ten Softwareprodukten immens und nur sehr
schwer zu überblicken. Doch nicht alle Software-Hersteller können derzeit Lösungen anbieten, die den besonderen Anforderungen und Bedürfnissen der kleinen und mittleren Betriebe
entsprechen. So ist der Funktionsumfang ihrer
Produkte meist viel zu groß und die Implementierungs-, Integrations- und Anpassungskosten
oftmals deutlich höher als die Lizenzgebühren.
Dies ist auch der Grund, weshalb zahlreiche
Unternehmen viel zu komplexe Systeme auswählen, dabei benötigen sie meist nur etwa 20 %
der Systemfunktionalität und 50 % der Kosten,
um 80 % der durchzuführenden Aufgaben zu
bewältigen.
Die Softwareauswahl gestaltet sich wegen der
zahlreichen Angebote und der komplexen Anforderungen für mittelständische Unternehmen
als eine äußerst schwierige und zeitintensive
Aufgabe, da sie nicht über die notwendigen Mitarbeiterkapazitäten, finanziellen Mittel sowie
über fachspezifisches Wissen zur Beurteilung
der Softwareprodukte verfügen. Die richtige
Vorgehensweise bei der Softwareauswahl und
eine professionelle Unterstützung ist somit entscheidend.
Daher hat das Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr seine Informations- und Beratungsangebote auf diesen Bereich ausgeweitet
und unterstützt kleine und mittlere Unternehmen
bei der Wahl der passenden Softwarelösung. Die
Berater des Netzwerks helfen dabei den Unternehmen Orientierung zu verschaffen – mit InfoVeranstaltungen, Leitfäden und der Präsentation
besonders guter Praxisbeispiele.
Heutzutage sollte sich jeder Betrieb, vom
Handwerk bis zum mittelständischen Unternehmen, einer modernen Datenverarbeitung (ERP)
bedienen, um alle Chancen zu nutzen und geleistete Arbeit optimal in Einkommen umzumünzen. Hierfür empfiehlt sich auch für Handwerksbetriebe die Unterstützung durch eine betriebswirtschaftliche Lösung.
Die vorliegende Marktübersicht bietet hierfür
einen ersten Überblick über kaufmännische
ERP-Softwarelösungen, mit denen tagtägliche
Arbeitsabläufe, wie Kunden und Artikelverwaltung, Angebotskalkulation, Rechnungsstellung,
Textverarbeitung bis hin zum Mahnwesen, effizient unterstützt werden und damit wertvolle
Zeit und Kosten sparen!
Die Berater des NEG haben dabei häufig Überzeugungsarbeit zu leisten, und die Firmeninhaber müssen oft umdenken. Viele Handwerker
zum Beispiel führen ihre Firma wie eh und je, so
wie es der Seniorchef schon gemacht hat. Sie
fragen dann, welche Software ihre Art der Geschäftsabwicklung am besten unterstützt. Oft
lautet die Antwort, dass es für sie keine 100 %
passende Lösung gibt und sie stattdessen gewisse Abläufe ändern, an die Software anpassen
müssen. Diese Änderung der Prozessabläufe
bringt aber meist auch eine deutliche Steigerung
der Effizienz mit sich. Manuelle Vorgänge werden nun mit einer Software unterstützt, Aufträge
können deutlich schneller abgearbeitet werden
und der Geschäftsführer hat jederzeit einen aktuellen Überblick über die Vorgänge in seinem
Unternehmen.
Seit geraumer Zeit werden am Markt neben proprietären auch quelloffene, sogenannte OpenSource-ERP-Systeme angeboten. Durch den offengelegten Quellcode lassen sich diese Systeme
leichter und häufig auch schneller an unternehmensspezifische Bedürfnisse anpassen, vorausgesetzt, Zeit und Know-how ist im Unternehmen
vorhanden. Jedoch bedeutet Open Source nicht
zwangsläufig kostenlose Software. Ein Unternehmen sollte deswegen vorab sorgfältig prüfen,
ob ein solches Produkt mit weiteren Kosten verbunden ist.
Häufig umfasst das Geschäftsmodell von OpenSource-Anbietern Dienstleistungsverträge, beispielsweise für Analyse, Wartung, Beratung,
Schulung etc., oder aber die Software arbeitet
mit lizenzrechtlich gebundenen Produkten zusammen (z. B. Datenbanken).
3
Insgesamt gilt, dass Open-Source-Produkte oft
kostenlos bzw. zumindest sehr preiswert sind.
Die Vorteile solcher Systeme liegen neben
einem geringeren Investitionsvolumen (15-25 %
Einsparung gegenüber einem proprietären ERPSystem) vor allem in der Möglichkeit, die Software an seine individuellen Bedürfnisse anzupassen bzw. weiterzuentwickeln. Jedoch stehen
den Vorteilen auch ernst zu nehmende Nachteile
gegenüber. Wichtige Fragen, bspw. zur Haftung,
einer zuverlässigen Wartung und Betreuung sowie der Weiterentwicklung, bleiben im OpenSource-Bereich oftmals unbeantwortet. Aufgrund der Komplexität des Anwendungsbereichs
und der relativ kleinen Anzahl von Entwicklern,
die sich in diesem Bereich engagiert, gibt es im
Augenblick nur eine überschaubare Zahl von
funktionsfähigen Produkten. Verfügbare Systeme mit offengelegtem Quellcode sind bspw. LxOffice, AvERP oder ERP5. Weitere Informationen zu Open-Source-Lösungen finden Sie im
Leitfaden „ERP-Lösungen auf der Basis von
Freier Software“ unter www.ec-net.de/erp.
Um mittelständische Unternehmen auch weiterhin weiter professionell zu unterstützen bietet
das NEG neben allgemeinen Materialien und
Marktübersichten zum Thema betriebswirtschaftliche Softwarelösungen auch eine bundesweite Veranstaltungsreihe. Dabei wird unter
anderem geklärt, was ERP-Systeme auf Basis
Freier Software und proprietäre Lösungen für
kleine und mittlere Unternehmen leisten können.
Die Veranstaltungen richten sich an die Geschäftsführung, Produktions- und IT-Leitung
von kleinen und mittleren Unternehmen sowie
Handwerksbetriebe, die ihre Geschäftsprozesse
optimieren möchten oder gerade auf der Suche
nach einer leistungsfähigen betriebswirtschaftli-
chen Softwarelösung sind. Ziel der Veranstaltungsreihe ist es, den Teilnehmern ein neutrales
Diskussions- und Informationsforum zu bieten.
Neben Vorträgen zu Technologie und Einsatz
werden umgesetzte Kundenanwendungen vorgestellt, Potenziale des Einsatzes aufgezeigt und
offenen Fragen beantwortet. Dabei werden sowohl Softwarelösungen aus dem Bereich der
Freien Software (Open Source) als auch proprietäre Systeme vorgestellt.
Ihr Ansprechpartner
Sebastian Klüpfel
Mainfränkisches Elektronic Commerce
Kompetenzzentrum (MECK)
c/o Universität Würzburg
Josef-Stangl-Platz 2
D – 97070 Würzburg
Tel.: +49 (0) 931 / 3501 249
www.ec-net.de
f Neutrale Beratung bei der Auswahl und
Einführung von ERP-Systemen
f Umfangreiche Marktübersichten und Systemanalyse
f Bundesweite Roadshows und Informationsveranstaltungen für Ihre Qualifikation
f Leitfäden, Checklisten und Best-PracticeBeispiele für Ihr Wissen in der Praxis
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2 Betriebswirtschaftliche Anwendungssoftware
Bei einer betriebswirtschaftlichen Anwendungssoftware handelt es sich um sogenannte integrierte Softwaresysteme zur Unterstützung der
unternehmensinternen Geschäftsprozesse.
Zu den funktionalen Bereichen eines ERPSystems gehören heutzutage Vertrieb, Lagerhaltung, Einkauf, Produktion, Finanzbuchhaltung,
Kostenrechnung und Personalwirtschaft. Den
Unternehmensbereichen und Geschäftsprozessen entsprechend sind die betriebswirtschaftlichen Funktionen in Module unterteilt. Der modulare Aufbau ermöglicht eine flexible Anpassung an unternehmensspezifische Gegebenheiten, sowie die Erweiterbarkeit bzw. Integration
zusätzlicher Komponenten.
Die Integration aller wesentlichen Geschäftsprozesse erfolgt durch die Nutzung einer zentralen
Datenbank, in der alle für das Unternehmen relevanten Daten über Finanzen, Arbeitskräfte,
Zeit, Maschinen und Material etc. zentral gespeichert sind. Somit können operative und strategische Entscheidungen gezielter getroffen
werden. Heutzutage setzt fast jedes große
Unternehmen eine integrierte Standardsoftware
zur Unterstützung der Geschäftsprozesse ein.
Immer häufiger interessieren sich auch kleinere
Unternehmen und Handwerksbetriebe für ERPSysteme. Es ist allerdings schwierig, die große
Zahl der am Markt angebotenen Produkte zu
vergleichen, da die Anbieter verschiedene Bezeichnungen für die gleichen grundlegenden betriebswirtschaftlichen Funktionen verwenden
und diese auf unterschiedlichste Weise den einzelnen Modulen zuordnen. Selbst für Fachleute
ist es äußerst schwierig, den Überblick über die
angebotenen Produkte und die aktuellen ITTrends zu behalten.
Historie
In den 1990er-Jahren erforderte der betriebswirtschaftliche Paradigmenwechsel von der
funktionsorientierten Aufbauorganisation zur
prozessorientierten Ablauforganisation die computerunterstützte Integration aller Funktionsbereiche eines Unternehmens. Zeitgleich wurde
von der Gartner Group der Begriff Enterprise
Resource Planning (ERP) geprägt. Unter Enterprise Resource Planning versteht man die unternehmerische Aufgabe, alle vorhandenen Ressourcen eines Unternehmens (z. B. Betriebsmittel, Personal oder Kapital) für den betrieblichen
Ablauf möglichst effizient einzuplanen.
Der ERP-Prozess wird heute in Unternehmen
meist softwaregestützt mithilfe sogenannter
ERP-Systeme durchgeführt. Als ERP-System
bezeichnet man zentrale, integrierte Informationssysteme, welche die vorwiegend produktionsbezogenen Funktionalitäten der MRP IIbzw. PPS-Programme auf alle Kernbereiche
eines Unternehmens erweitern und in einem
ganzheitlichen Ansatz vereinen. Im Unterschied
zu PPS- bilden ERP-Systeme nicht nur den Produktionsprozess eines Unternehmens ab, sondern definitionsgemäß alle relevanten Bereiche.
Somit findet ERP-Software längst nicht mehr
nur in produzierenden Betrieben Verwendung,
sondern unterstützt Geschäftsprozesse z. B. auch
bei Handels- oder Dienstleistungsunternehmen.
Ein ERP-System sorgt für eine einheitliche Informationsbasis durch eine zentrale Datenhaltung aller Daten, wodurch Redundanzen vermieden werden.
Neben der Planung erfüllen diese Softwaresysteme vor allem auch Steuerungs- und Kontrollaufgaben, weshalb der Begriff Enterprise Resource Planning leicht missverstanden werden
kann.
5
Am Markt für proprietäre ERP-Software haben
Unternehmen die Qual der Wahl, aus nahezu
300 verschiedenen Produkten die für sie passende Lösung zu finden. Die Systeme unterscheiden
sich hauptsächlich in ihrer fachlichen Ausrichtung (Zielbranchen), der fokussierten Unternehmensgröße und den zum Einsatz kommenden Technologien (Datenbanken, Programmiersprache, unterstützte Software-Plattformen usw).
Nach herrschender Meinung handelt es sich bei
ERP-Software um modular strukturierte Standardanwendungssoftware, d. h., je nach Bedarf
des Unternehmens können entsprechende bzw.
benötigte Module kombiniert und im System
verwendet werden. Dazu werden sie an die jeweiligen betriebsspezifischen Anforderungen
angepasst (sog. Customizing). Der bekannteste
Vertreter dieser Gattung Softwaresysteme für
große Unternehmen ist die Lösung R/3 der SAP
AG aus Walldorf.
Zwischenbetriebliche Kooperationen im Sinne
des Supply Chain Management (SCM) gewinnen zunehmende Bedeutung, sodass ERPSysteme zur Jahrtausendwende vor neue Herausforderungen gestellt wurden. Die lediglich
unternehmensintern ausgerichteten Standardsoftwarebibliotheken konnten die gewachsenen
Geschäftsanforderungen nicht mehr vollständig
erfüllen. Besonders der Einsatz moderner Internettechnologien begünstigt die Einbindung von
Lieferanten (E-Procurement) und Kunden (Customer Relationship Management) in das unternehmenseigene Informationssystem. In diesem
Zusammenhang steigen nicht nur die Anforderungen und Erwartungen der Unternehmen an
die Softwaresysteme, letztendlich gilt es, Prozesskosten signifikant zu reduzieren und die
Flexibilität der Organisationen zu erhöhen. In
Analogie zum Begriff ERP prägte im Jahr 2000
wiederum die Gartner Group den Begriff ERP
II. Unter ERP II versteht man hierbei die Erweiterung klassischer ERP-Systeme um Funktionen
zur Unterstützung unternehmensübergreifender
Prozesse. Dabei handelt es sich um die gezielte
Weiterentwicklung und Anpassung der Soft-
waresysteme an moderne Geschäftsanforderungen.
Um diese genannten Anforderungen umsetzen
zu können, sind flexible Systemstrukturen erforderlich, sogenannte serviceorientierte Architekturen, die mithilfe standardisierter Komponenten
sowie Web Services die durchgängige Prozessabbildung und -unterstützung sicherstellen. Zusätzlich geht die Implementierung von ERP IIModulen i. d. R. mit der Neugestaltung bestehender Geschäftsprozesse einher.
ERP II-Systeme zeichnen sich aus diesem
Grund durch offene, webkonforme Basisarchitekturen, Plattformunabhängigkeit, einem hohen
Maß an Flexibilität, Serviceorientierung, beliebige Skalierbarkeit und hohe Integrationsfähigkeit aus. Jedoch steht der technische Generationswechsel im Bereich ERP erst am Anfang.
Bis auf wenige Ausnahmen haben die Hersteller
von ERP-Systemen noch keine fundamental
neuen web- bzw. komponentenbasierten Lösungen auf Basis moderner Architekturen entwickelt.
6
Anforderungen an ein ERP-System
Im Rahmen dieser Marktübersicht interessieren
für die Auswahl eines ERP-Systems die Bedürfnisse und Anforderungen aus Sicht der Kleinstund Kleinbetriebe. Aus diesem Grund wurden
mehrere kleinere Unternehmen, die schon ein
ERP-System eingeführt haben, zu ihren Anforderungen an eine ERP-Lösung befragt.
Dabei ist deutlich geworden, dass eine allgemeine Aussage, die für alle Branchen gilt, aufgrund
der unternehmensindividuellen Besonderheiten
nicht möglich ist. Die Erwartungen an ein ERPSystem variieren. Dennoch lassen sich, gestützt
auf die durchgeführten Interviews und Beiträge
aus diversen Fachzeitschriften, allgemeingültige
Anforderungen ausmachen, die für kleinere
Unternehmen aller Branchen wesentlich sind.
Häufig legen Betriebe mit weniger als 100 Mitarbeitern einen großen Wert auf ein günstiges
Preis-Leistungs-Verhältnis und eine hohe Anwenderfreundlichkeit. Dagegen orientieren sie
sich kaum an der Technologieplattform oder an
der Marktstellung des Softwareanbieters. Jedoch
gibt es auch Kriterien, die unabhängig von der
Unternehmensgröße als annähernd gleichbedeutend angesehen werden, wie z. B. ein hoher Abdeckungsgrad der funktionalen Anforderungen,
die Fachkompetenz und das Auftreten des Anbieters sowie die Einhaltung des Budgetrahmens. Allerdings benötigen kleinere Betriebe
spezielle Formen der Einführung, des Umfangs
und des Betriebs der Softwarelösungen. Diese
müssen den speziellen innerorganisatorischen
Strukturen und Rahmenbedingungen gerecht
werden. Im besonderen Maße sind die Erfordernisse nach Flexibilität und Marktnähe zu berücksichtigen.
Auswahl
Aufgrund der Intransparenz des Marktes und der
Komplexität der Aufgabenstellung empfiehlt es
sich, eine systematische Auswahlmethodik und
klar strukturierte Vorgehensweise anzuwenden,
welche im Folgenden vorgestellt wird:
1. Projekteinrichtung – Rahmen und Ziele
Grundsätzlich müssen vor Beginn der Einführung eines ERP-Systems die Rahmenbedingungen (Projektteam, Zeitplan, Budget) und die zu
erreichenden Ziele festgelegt werden.
2. Marktüberblick
Über Artikel in Fachzeitschriften (insbes. Erfahrungsberichte von Unternehmen, die ein entsprechendes Projekt bereits durchgeführt haben),
einschlägige Marktübersichten, das Internet, Beratungshäuser zur ERP-Auswahl oder IT-Fachmessen/Fachtagungen/Kongresse können Unternehmen einen ersten Marktüberblick zur Orientierung gewinnen.
3. Prozessanalyse
ERP-Systeme sind grundsätzlich Werkzeuge zur
Unterstützung von Geschäftsprozessen. Zur
Formulierung der Anforderungen an ein solches
System sollten deswegen die bestehenden
Unternehmensstrukturen und -prozesse analysiert und dokumentiert werden. Hierbei kann auf
bestehende Referenzmodelle zurückgegriffen
werden. Die Dokumentation kann unterstützt
werden durch entsprechende EDV-Werkzeuge
(z. B. ARIS, VISIO, Viflow, Bonapart, GPSAtlas, Powerpoint, uvm.).
7
4. Lastenheft
In Form eines unternehmensspezifischen Lastenhefts werden alle Anforderungen und Restriktionen dokumentiert (z. B. Hardware, Datenbank oder Betriebssystem). Die Anforderungen
an das ERP-System sollten entsprechend ihrer
Bedeutung für das Unternehmen gewichtet werden. Kritische Anforderungen müssen dabei von
der Softwarelösung auf jeden Fall erfüllt werden, während optionale bzw. unkritische Anforderungen erfüllt werden können.
Workshops und Systemtests gemeinsam mit den
Softwareherstellern gewonnen werden. Zusätzlich empfiehlt sich der Besuch von Referenzkunden der Hersteller, die möglichst in der gleichen Branche tätig sind. Durch eine strukturierte
und vor allem einheitliche Vorgehensweise können die Anbieter und Systeme in einer abschließenden Gesamtbewertung verglichen und das
geeignete System ausgewählt werden.
5. Marktrecherche
Ziel der Marktrecherche ist die Identifikation
von fünf bis zehn Anbietern, die die im Lastenheft dokumentierten Anforderungen bereits im
Standard möglichst gut abdecken (Technologie,
Funktionalität, Brancheneignung), da Anpassungsleistungen i. d. R. kostenintensiv sind. Neben den funktionalen Erfüllungsgraden sollten
weitere Informationen zu den identifizierten
Anbietern und deren Referenzprojekten hinsichtlich Branchenerfahrung, regionaler Verteilung, Dienstleistungsangebot sowie Unternehmensgröße und -historie gesammelt werden.
6. Vorauswahl
Durch Überprüfung des Abdeckungsgrads von
Lastenheft und Leistungsspektrum der einzelnen
Systeme können die fünf bis zehn im Schritt
„Marktrecherche“ identifizierten Anbieter auf
zwei bis drei relevante Anbieter reduziert werden. In diesem engeren Kreis relevanter Systeme
befinden sich nur noch Lösungen, die die Anforderungen in hohem Maße erfüllen, über entsprechende Branchenerfahrung verfügen und
kostenseitig in einem akzeptablen Rahmen liegen.
7. Endauswahl
Im Rahmen der Endauswahl werden die Unterschiede der selektierten ERP-Systeme anhand
der zu unterstützenden Prozesse herausgearbeitet und bewertet. Ein persönlicher Eindruck von
Technologie, Funktionalität und Bedienung der
Systeme kann hierbei durch ein- bis mehrtägige
Abbildung 1: Strukturierte Softwareauswahl
8. Dienstleistersuche
Eine erfolgreiche Beschaffung und Implementierung von ERP-Systemen sowie deren spätere
Nutzung hängt nicht nur von der Güte der Anwendungssoftware, sondern auch von der Seriosität und der Fachkompetenz der Hersteller oder
IT-Dienstleister ab. Aufgrund des fehlenden
Wissens und der begrenzten Ressourcen ist der
Bedarf an externer Dienstleistung bei Kleinbetrieben in der Regel höher als bei größeren
Unternehmen. Vertrauen und persönliche Akzeptanz zwischen Lieferant und Kunde ist erforderlich, da der Dienstleister die Investitionsentscheidungen maßgeblich beeinflusst.
Die Nutzungszeit eines ERP-Systems liegt im
Durchschnitt bei neun Jahren. Folglich ist eine
langfristige Partnerschaft einzugehen. Kleinbetriebe benötigen deshalb eine hohe Investitionssicherheit. Bei der Auswahl eines Partners muss
auf dessen Verlässlichkeit, Stabilität, Zukunftssicherheit und Überlebensfähigkeit geachtet
werden. Referenzberichte über erfolgreiche Pro-
8
jekte oder direkte Kontaktaufnahme mit Unternehmen, die eine Lösung bereits in Betrieb haben, tragen dazu bei, den potenziellen Anbieter
besser einschätzen zu können. Sowohl die Finanzlage, die Ressourcenverfügbarkeit als auch
die persönliche Kontinuität der Verantwortlichen des Lieferanten sind zu prüfen und zu hinterfragen. Wenn nach oder gar während der Einführung der Software immer wieder neue Verantwortliche zuständig sind, wird es schwierig,
das Ziel zu erreichen.
Dies ist ein wichtiger Punkt, da Kleinbetriebe
nicht in der Lage sind, die ERP-Anwendungen
selbst zu warten und weiterzuentwickeln, falls
der Anbieter vom Markt verschwindet. Für die
erfolgreiche Einführung und den reibungslosen
Betrieb der ERP-Lösung muss der Softwarelieferant ein Gesamtangebot erstellen, das in einem
angemessenen Kosten- und Zeitrahmen liegt.
Ein breites Angebot an Dienstleistungen, wie
z. B. Beratung, Betreuung, Schulung, Hotline,
stetige Verfügbarkeit von Updates und ein gutes
Branchen-Know-how (ein wichtiger Indikator
sind hierfür die Branchenreferenzen) sind zusätzliche Anforderungen, die zu erfüllen sind.
Tipps zur ERP-Auswahl
f Gehen Sie systematisch und strukturiert vor!
f Wählen Sie das System passend zu Ihrer
Organisation aus!
f Wählen Sie Ihr System nach betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten und nicht nach
der Anzahl der Funktionen aus!
f Verringern Sie sowohl Einführungskosten
als auch -risiken, indem Sie weniger komplexe Systeme auswählen und sich in einem
ersten Schritt auf die Einführung der wesentlichen Module und Funktionen beschränken!
f Beteiligen Sie von Anfang an Ihre Mitarbeiter an der ERP-Einführung!
9
3 Marktüberblick
Die nachfolgende Übersicht stellt eine Auswahl von verfügbaren ERP-Lösungen für den Einsatz in unterschiedlichen Branchen und Unternehmensgrößen dar und ist eine erste Hilfestellung für KMU bei der
Vorauswahl. Die Reihenfolge ist alphabetisch und ohne Wertung der Systeme.
1
2
3
4
5
Buhl
Unternehmensgröße
Preissegment
Preissegment
Branche
Branche
Godesys
9
Softengine
Unternehmensgröße
Unternehmensgröße
Preissegment
Preissegment
Branche
Branche
Lexware
10
Step Ahead
Unternehmensgröße
Unternehmensgröße
Preissegment
Preissegment
Branche
Branche
Mesonic
Unternehmensgröße
Unternehmensgröße
Einzelunternehmer, Kleinstunternehmen (<5)
Preissegment
Kleinunternehmen (5-75)
Branche
Mittlere Unternehmensgröße (>75)
Microsoft Dynamics NAV 2009
Preissegment
Branche
7
SAP Business One
Unternehmensgröße
Unternehmensgröße
6
8
Preissegment
Unteres Segment
< 5.000 €
Mittleres Segment > 5.000 €
Oberes Segment
> 20.000 €
Branche
MyFactory
Handel
Unternehmensgröße
Dienstleistung
Preissegment
Produktion (-planung)
Branche
Handwerk
Sage
Unternehmensgröße
Preissegment
Branche
10
3.1
Buhl Data Service GmbH - Kaufmann Mittelstand 2009
Firma:
Buhl Data Service GmbH
Gründung:
1986
Name der Lösung:
Kaufmann Mittelstand 2009
Adresse:
Am Siebertsweiher 3/5
57290 Neunkirchen
Internetadresse:
www.buhl.de
Ansprechpartner:
Markus Neuroth
Funktion:
Bereichsleiter Bürosoftware
eMail:
[email protected]
Telefon:
Telefon: 02735/776 162
Mitarbeiter (gesamt/ERP):
400/k. A.
Umsatz:
k. A.
Anzahl der Installationen:
k. A.
Gesamtkosten der Lösung:
ab 149 € – 699 € (pro Jahr)
Wie lautet Ihre Unternehmensphilosophie in einem Satz?
k. A.
11
Allgemeine Beschreibung
Folgende drei Segmente sind von Buhl definiert:
Die Buhl Data Service GmbH, mit ihrem
Stammsitz in Neunkirchen (Siegerland), beschäftigt sich neben der Herstellung optischer
Speichermedien und der Lizenzreplikation von
Software seit 1986 mit der Entwicklung von
Softwarelösungen für private und kleingewerbliche Anwender. Die inzwischen über 400 Mitarbeiter zählende Buhl Data Service GmbH
wurde einem breiten Anwenderspektrum durch
die Kooperation mit der WISO Redaktion des
ZDF bekannt. Diese Kooperation begann mit
einem der Kernprodukte von Buhl, der Steuererklärungssoftware WISO Sparbuch. Weitere
Softwareprodukte sind Finanz- und Bürosoftware sowie Anwendungen für digitale Medien
auf dem Heimrechner.
f
Das kleinste Segment enthält Lösungen für
Kleinstunternehmer und Nebenberufler, die
eine softwarebasierende Unterstützung im
Bereich der Rechnungsabwicklung und der
Steuerverwaltung benötigen.
f
Das mittlere Segment bietet Produkte für
Kleinst- und Kleinunternehmen (bis 5 MA),
die zusätzlich zu den Funktionen aus Segment (a) höhere Verwaltungsaufgaben abwickeln müssen und eine höhere Anzahl an
Dokumenten zu verwalten haben.
f
Das obere Segment wendet sich an kleine
und mittelständische Unternehmen, die eine
prozessorientierte Abdeckung in Form
eines ERP-Systems benötigen. Dieses wird
über eine Kooperation mit der Tochterfirma
Microtech angeboten.
Lösungs-Portfolio
Die Buhl Data Service GmbH entwickelt Software für Steuer-, Finanz- und Büroadministration. Hierbei legt Buhl den Fokus klar auf
Kleinst- und Kleinunternehmen. Die Entwicklung von Software für den Mittelstand übernimmt die Tochterfirma Microtech, mit der die
Buhl Data Service GmbH eng zusammenarbeitet. Je nach Größe des Unternehmens wird dem
Anwender durch eine gezielte Einteilung der
Software in Segmente die passende Lösung angeboten.
Im mittleren Segment werden die Lösungen
WISO Kaufmann Standard, Buhl Kaufmann
Professional und Buhl Kaufmann Mittelstand
angeboten. Seit der Version 2009 wird dem
Anwender bei dem Erwerb einer dieser Lösungen immer die umfangreichste Version zur Installation bereitgestellt. Der mitgelieferte Lizenzierungsschlüssel regelt anschließend den Zugriff auf die erworbenen Funktionalitäten. Damit
ist es Unternehmen möglich, bei gestiegenen
Anforderungen problemlos auf eine höhere Version zu wechseln, ohne eine Neuinstallation
durchführen zu müssen.
Anwendern, die aufgrund gestiegener Anforderungen an die Unternehmenssoftware der Funktionsumfang der Buhl Kaufmann Mittelstand
nicht mehr ausreicht, können auf die KaufmannLinie der Tochterfirma Microtech updaten. Diese bietet ebenfalls drei Aufbauversionen an, die
Kaufmann Essential, die Kaufmann Commercial
und die Kaufmann Universal. Der Umstieg auf
diese Softwarelösungen ist jedoch mit einer
Neuinstallation verbunden. Die Daten und Einstellungen aus der Buhl-Lösung können dagegen
12
problemlos migriert werden, wodurch die Sicherstellung einer produktiven Weiterarbeit gegeben ist.
Die klassischen Vertriebswege der Buhl Service
Data GmbH sind der Einzelhandel und der Verkauf über den Fachhandel. Als zusätzlichen Vertriebsweg will Buhl zukünftig stärker mit Kooperationsunternehmen den Absatz fördern. So
gibt es beispielsweise eine Kooperation mit der
Strato AG im Bereich Webshops.
Daneben bietet das Unternehmen Testversionen
seiner Produkte an, die über den eigenen Internetauftritt zum Download bereitstehen. Diese
sind 30 Tage mit dem kompletten Funktionsumfang lauffähig und können jederzeit durch den
Erwerb eines Lizenzschlüssels freigeschaltet
werden.
Die Besonderheit zu Mitbewerbern liegt im
eigenständigen Preismodell der Buhl Data Service GmbH, welches sich nach dem Einsatzzeitraum der Software richtet. Ab dem Moment der
Aktivierung ist die Software für ein Jahr vollständig nutzbar. Anschließend ist das Programm
nur noch in einen Lese- und Bearbeitungsmodus
zu bedienen, was bedeutet, dass ab diesem Augenblick die im Geschäfts- oder Kalenderjahr
getätigten Vorgänge lediglich gelesen, ergänzt
und geändert werden können. Das Hinzufügen
von neuen Vorgängen ist bis zum Erwerb einer
neuen Nutzungsberechtigung nicht möglich.
Wartungs- oder Servicegebühren müssen nicht
entrichtet werden, wodurch sich die Buhl Data
Service GmbH von den meisten Mitbewerbern
differenziert. Anrufe bei der Telefonhotline, die
dem Kunden sowohl zum Support als auch der
Beratung zur Verfügung steht, sind – bis auf
Telefongebühren von 0,14€/min – im Kaufpreis
enthalten. Eine Beratung vor Ort und die Möglichkeit einer Schulung für Mitarbeiter führt die
Buhl Data Service GmbH nur in Verbindung mit
dem Erwerb einer Lösung von Microtech durch.
Schulungen finden im deutschlandweiten Schulungszentrum in Bad Kreuznach statt und sind
nicht im Paketpreis enthalten. Lediglich ein
Wertgutschein liegt ab der Version Kaufmann
Professional im Softwarepaket mit bei.
Bei der Software inbegriffen sind sämtliche
User und die Anzahl der Mandanten, die die jeweilige Version unterstützt. Bei einem Umstieg
auf eine höhere Version innerhalb eines laufenden Vertragsjahres wird die Lizenzgebühr anteilig verrechnet.
Der Erwerb aller Updates, die sowohl Systemverbesserungen beinhalten als auch den sich ändernden rechtlichen Bedingungen durch Funktionsanpassungen Rechnung tragen, sind im
Nutzungszeitraum inklusive. Die Verbreitung
solcher Updates erfolgt immer möglichst zeitnah
zu den Änderungen.
Lösungsübersicht
Die für die Studie untersuchte Lösung von Buhl
ist die Version Kaufmann 2009 Mittelstand. Sie
ist die leistungsstärkste Version und enthält den
umfassendsten Funktionsumfang der Buhl
Kaufmann Serie. Besonders beim Ein- und Verkauf verfügt sie anders als die kleineren Versionen über erweiterte Möglichkeiten und neue
Funktionen. Im Gegensatz zur kleinsten Variante kann sie zudem Benutzerrechte und bis zu
fünf Mandanten verwalten. Mit der Benutzerverwaltung können Berechtigungen für einzelne
Bereiche und Module vergeben werden.
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Abbildung 2: Startbildschirm Buhl Kaufmann Mittelstand 2009
Beim Erwerb der Lösung sind automatisch alle
Updates für den Jahreszeitraum inklusive. Diese
werden nicht nur bei Systemverbesserungen angeboten, sondern beinhalten auch Anpassungen
der Lösung bei einer Änderung der rechtlichen
Rahmenbedingungen. Die Verbreitung dieser
Updates erfolgt immer möglichst zeitnah zu den
Änderungen und kann über die systemeigene
Updatefunktion direkt in die Lösung eingespielt
werden.
Bestandteil der Kaufmann Mittelstands Version
sind unter anderem eine Datanorm-Schnittstelle
für den einfachen und schnellen Datenaustausch
zwischen Handel und Handwerk. Damit können
Preislisten und Artikeldaten aktualisiert und systemweit zur Verfügung gestellt werden. So lässt
sich bspw. schnell vergleichen, welcher Händler
aktuell die günstigsten Konditionen für einen
Artikel bietet. Speziell für Handwerksbetriebe
bietet Buhl zudem vorbelegte Mandanten für bestimmte Gewerke, z. B. für Sanitär/Heizung,
oder das Elektrogewerk an und erlaubt damit
einen schnelleren Einstieg in die Nutzung des
Programms. Bereits in der Professional-Version
enthalten ist eine vollständige Anlagenbuchhaltung zur Erfassung und Verwaltung der langlebigen Vermögensgegenstände des Unternehmens. Darüber hinaus sind sowohl die Professional-Version als auch die MittelstandsAusgabe netzwerk- und mandantenfähig. So lassen sich kaufmännische Aufgaben auf bis zu
fünf Arbeitsplätzen im Team bearbeiten.
Alle Programme verfügen zusätzlich über eine
DATEV- und ELSTER-Schnittstelle.
14
Alle Daten, die innerhalb des Systems verfügbar
sind, können in verschiedene Formate exportiert
werden, standardmäßig sind dies Word, Excel,
pdf, txt, csv und html. Zur Verwaltung von
Terminen ist ab der Professional-Variante ein
Kalender integriert. Besuchstermine, im Haus
oder vor Ort bei Kunden, zu erledigende Anrufe
oder Abwesenheitszeiten von Mitarbeitern können dort in grafischer Form dargestellt und verwaltet werden.
Abbildung 3: einfache Kalenderfunktion
In der Version Mittelstand ist zusätzlich eine
einfache Dokumentenverwaltung mit Recherchesystem integriert. Damit können alle Dokumente, die für einen Vorgang oder Kunden relevant sind, in einem Dokumentenarchiv abgelegt
und mit den Stammdatenbereichen „Adressen“,
Abbildung 4: Dokumentenverwaltung
„Artikel“, „Kostenstellen“, „Kontenplan“, „Vertreter“ und „Warengruppen“ verknüpft werden.
So kann der Endanwender schnell zu einem
Vorgang oder Kunden existierende Dokumente
über das System aufrufen.
15
Neu ist ab der Version Mittelstand 2009 auch
ein integriertes Kontaktmanagement (CRM).
Damit können zusätzlich zu standardmäßig hin-
terlegbaren Kontaktinformationen weitere Details (Bsp. Erreichbarkeit, Telefonnotizen usw.)
zum Kunden /Lieferanten hinterlegt werden.
Abbildung 5: erweitertes Kontaktmanagement
Die drei Versionen von Buhl, wie auch die drei
Ausbaustufen von Microtech enthalten die Module Einkauf, Vertrieb, Finanzbuchhaltung, Zahlungsverkehr und Personal. Der Aufbau und die
Handhabung der Produkte sind identisch, lediglich der Funktionsumfang der Software unterscheidet sich. Die Installation erfolgt komplett
mit allen Modulen, die gemeinsam auf eine
Datenbank zurückgreifen und vollständig integriert sind. Ab der Version Commercial (über
Tochterfirma Microtech) ist der Bereich Produktion enthalten.
Alle Module werden von der Software als ein
gemeinsames zusammenhängendes System installiert. Dies bedeutet, dass alle Komponenten
ineinander integriert sind und eng verzahnt zusammenarbeiten. Sie nutzen auch eine gemeinsame Datenbank und tauschen alle Daten über
diese aus. Aus diesem Grund ist es nicht möglich, Komponenten separat zu installieren. Für
diese Produktlinie sind keine Branchenlösungen
vorhanden. Spezielle Anforderungen können
vom Anwenderunternehmen entweder über
Parameter-Einstellungen in der Lösung oder
durch den Erwerb einer höheren ProduktVariante umgesetzt werden.
16
Tabelle 1: Leistungsumfang der Kaufmann-Versionen
Standard, Professional und Mittelstand im Vergleich
Preis (inkl. MwSt.) [für ein Jahr]
Standard Professional
Mittelstand
149,95 €
699 €
349 €
Zielgruppe
Einzelkaufleute, Einzelhandel, Großhandel, Dienstleistung
Produktion
(nur eingeschränkte, da keine Produktionsplanung)
x
Handwerk
x
x
x
x
x
x
Einkauf
Lieferantenverwaltung, Materialwirtschaft, Bestandsverwaltung, Inventur, Lagerhaltung, Bestellwesen, Stücklisten
DATANORM Datenimport
Marketing & Vertrieb
Kundenverwaltung, Artikelverwaltung, Angebotserstellung,
Auftragsverwaltung, Rechnungserstellung, Mahnwesen, Gutschrift, Inkasso, Verkaufsförderung, Rabattierung
Kassensystem für Bargeschäfte
Gewerkevorlage Computerhandel
Gewerkevorlage Hersteller
x
Kalender
x
Dokumentenverwaltung
x
x
Projektbezogene Angebote
x
x
Gewerkevorlage Elektro, Metallbau, Heizung/Sanitär, Malerhandwerk
x
x
Kontaktverwaltung (CRM)
x
x
Zahlungsverkehr
Online-Überweisung, Elektronische Kontoauszüge, Lastschriftverfahren, Datenträgeraustausch (DTA), Offener Posten Abgleich
Lohn + Gehalt
DEÜV-Sozialversicherungsmeldung online;
Ausdruck der Lohnabrechnung; Stamp-It Anbindung
Lohnbuchhaltung für bis zu 15 Mitarbeiter
x
x
Finanzbuchhaltung
Einnahme-Überschussrechnung, Doppelte Buchführung, Wahlweise Soll- oder IstVersteuerung, Automatische Buchung, Manuelle Schnellbuchung, 15 Kontenrahmen (inkl.
x
17
SKR 03/04), Integriertes Kassenbuch, Chefreports, BWA und Bilanz, Datenausgabe per
ELSTER- und DATEV-Schnittstelle, Umsatzsteuervoranmeldung per ELSTER
Abschluss der Geschäftsjahre bis 2009
Anlagenbuchhaltung
x
Technik & Ausstattung
Bedienbuch, Onlinehilfe, Anwenderforum,
Telefonischer Kundendienst
Steuerung per Prozessschaubild
Netzwerkfähigkeit
x
Mandanten-Verwaltung
x
Größere Netzwerkversionen und zahlreiche
Funktionserweiterungen werden durch den Entwicklungspartner Microtech angeboten.
Abbildung 6: Grafische Schaubilder in der Lösung
bis
bis
zu
zu 5
5
Die Bedienung der Buhl Kaufmann-Linie orientiert sich an gängiger Standardanwendungssoftware und hat einen klaren, übersichtlichen Aufbau. Grafische Prozessschaubilder helfen dem
Benutzer, die Abläufe leichter zu verstehen und
die benötigten Funktionen schnell zu finden.
18
Einfache Anpassungen an der Software, wie
bspw. ein Verschieben von Bedienfeldern, können durch den Anwender selbst durchgeführt
werden. Die Symbolik der meisten Schaltflächen gewährt den Anwendern bei regelmäßiger
Anwendung eine einfache Bedienung der Software. Zur Unterstützung der Endanwender ist
zudem ein automatischer Hilfs-Assistent in die
Software integriert, der dem Anwender kontextbezogen Hilfestellungen bereitstellt. Zudem
werden ein Handbuch in gedruckter Form, sowie
eine umfassende Programmhilfe mit genauen
Anleitungen bei der Software mitgeliefert.
Anpassungs- und Releasefähigkeit
Individuelle Einstellungen von Menüs, Dialogen
und Feldern der Software können ab der Version
Kaufmann Mittelstand durch benutzerspezifische Parametereinstellungen in eingeschränktem
Maße vorgenommen werden. Die Berechtigung
hierfür kann sowohl über Rollen als auch über
einzelne Benutzer definiert werden. Die Parametereinstellungen können nach Wunsch in Pakete
zusammengefasst und über das Netzwerk oder
ein Speichermedium auf andere KaufmannSysteme übertragen werden.
Im Bereich der grafischen Oberfläche kann sowohl das optische Erscheinungsbild der Softwarelösung als auch alle Formulare und Belege
angepasst werden. Für Ersteres muss die Beratungsleistung von Buhl in Anspruch genommen
werden, die Anpassung der Formulare hingegen
erfolgt über den integrierten Formulardesigner.
Auch hier kann auf Wunsch der kostenpflichtige
Service in Anspruch genommen werden.
Zur Sicherstellung der Releasefähigkeit werden
vom System bei der Installation zwei Verzeichnisse angelegt. In das eine werden die Programmdaten geschrieben, in ein zweites werden
alle Benutzerdaten und Einstellungen gesichert.
Bei einem Versionswechsel oder Update bleiben
die Benutzerdaten unangetastet und können im
neuen System direkt verwendet werden. Ein
automatischer Assistent unterstützt zudem bei
der Auswahl der zu übernehmenden Parameter.
Vor einem Upgrade oder einer Neuinstallation
sollte zur Sicherheit eine Datensicherung durchgeführt werden. Die Datensicherung kann generell nur manuell gestartet werden, automatisierte
Abläufe sind erst ab der Commercial-Version
verfügbar.
Hard- und Softwareanforderungen
Die Installation der Software von Buhl ist ohne
Unterstützung seitens des Herstellers vom Anwender selbst durchführbar. Anforderungen im
Bereich der Hard- und Software sind für die Lösung Buhl Kaufmann eher gering.
Für einen Einzelplatz benötigt man als Mindestvoraussetzung einen PC mit einem Pentium III
Prozessor ab 1 GHz, mit mindestens 512 MB
Arbeitsspeicher und 200 MB Festplattenspeicher. Als Betriebssysteme werden Windows
2000, XP und Vista unterstützt. Zur Aktivierung
der Software, zur Übertragung der Steuer-,
Lohn- und Bankdaten und zur automatischen
Aktualisierung sollte darüber hinaus ein Internetanschluss vorhanden sein.
Bei der Installation kann der Benutzer entscheiden, ob der die Lösung als Einzelplatzversion
oder als Arbeitsplatz in einem Netzwerk installieren möchte. Bei einer Netzwerkinstallation ist
zusätzlich ein Datenserver erforderlich.
19
Betriebswirtschaftlicher
Leistungsumfang
Im Rahmen dieser Studie wurde der Fokus auf
die Version Kaufmann 2009 Mittelstand, die
umfangreichste Lösung der Buhl Data Service
GmbH, gelegt. Der folgende Abschnitt gibt
einen Überblick der Funktionalitäten, mit denen
die Software das operative und strategische Tagesgeschäft vor allem kleinere mittelständische
Unternehmen unterstützt.
Angebotswesen und Auftragsverwaltung
Die Abwicklung von Angeboten und Aufträgen
erfolgt in der Lösung über den Menüreiter Verkauf. In diesem Modul werden alle Vorgänge
von der Anfrage über Angebot, Auftrag und
Rechnungsstellung bis zum Zahlungseingang
abgewickelt.
Neben der Verwaltung der Stammdaten zu Kunden, Lieferanten, Interessenten und Artikeln sind
auch historische Informationen zu Artikeln und
Kunden abrufbar. So hält beispielsweise die Dokumentenverwaltung eine komplette Kundenhistorie vor, mit der sich Korrespondenz per Mail,
Fax oder Post lückenlos nachvollziehen lässt.
Die in allen Bereichen vorhandenen Prozessschaubilder erleichtern auch hier dem Anwender
die Navigation und unterstützen den Benutzer
bei der Auswahl der nächsten Schritte.
In den Stammdaten können je Artikel mehrere
Artikelbeschreibungen, Warengruppen, Einheiten und Gewichte sowie Bilder hinterlegt werden. Auch eine Verwaltung von seriennummerngeführten Artikeln ist möglich. Zur Identifikation wird dem Artikel eine eindeutige Artikelnummer vom System zugewiesen. Das System kann bereits ab der Version Kaufmann
Standard mit Stücklisten arbeiten, die beliebig
verschachtelt werden können. Dadurch ist auch
eine Abbildung von Sets (Handelsstücklisten)
möglich. Artikel können sowohl das angebotene
und vertriebene Warensortiment sein, aber auch
Dienstleistungen, Arbeitsstunden oder Beratungsleistungen (Lohnartikel). Um in einer
Rechnung kennzeichnen zu können, wie hoch
der enthaltene Anteil von Lohnleistungen,
Fremdleistungen, Material bzw. Sonstigem an
der Gesamtsumme ist, steht das Feld Preiszuordnungsgruppe zur Verfügung. Diese Anforderung ist speziell im Handwerk bei der Rechnungsstellung zu finden. Die Artikel können zudem einer Warengruppe zugeordnet werden.
Pro Artikel können bis zu zehn Verkaufspreise
hinterlegt werden. Zeitlich befristete Sonderpreise lassen sich für Artikel ebenfalls verwalten. Pro Preisstufe können zudem mengenabhängige Rabattstaffeln vergeben werden. Dadurch ist es möglich, kundengruppenspezifisch
Preise festzulegen. Zudem unterstützt das System die Preisfindung über eine Zuschlagskalkulation. Auf Grundlage eines hinterlegten Schemas können Artikelverkaufspreise auf Basis des
Einkaufspreises automatisch kalkuliert werden.
So bietet das System bspw. die Möglichkeit, für
den Mindestverkaufspreis und die vorhandenen
VK-Preise einen prozentualen Zuschlag und/
oder einen Zuschlagsbetrag zu hinterlegen, aufgrund dessen dann die Verkaufspreise gebildet
werden.
Während der Angebotserstellung berechnet das
System automatisch den Roherlös des Angebots.
Damit hat der Anwender eine betriebswirtschaftliche Entscheidungsgrundlage und kann bspw.
die Höhe der Rabatte für das Angebot noch weiter anpassen. Speziell für die Anforderungen des
Handwerks wurde ein Wunschpreiskalkulator
entwickelt. Dieser lässt es zu, den Preis eines
Artikels nach den eigenen Vorstellungen festzulegen und einen etwaigen Verlust über einen
weiteren Artikel auszugleichen. Eine vollständige Deckungsbeitragsrechnung ist jedoch in der
Lösung nicht vorhanden.
20
Abbildung 7: Artikelübersicht im Verkauf
Bei der Angebots- und Auftragserstellung unterstützt das System den Anwender durch verschiedene Möglichkeiten bei der Artikelsuche
und -übernahme ins Angebot.
Je Angebotsposition können zusätzlich angebotsspezifische Beschreibungen und Preise eingegeben werden, die dann jeweils nur für das
Angebot gelten. Aus der Artikelübersicht kann
zudem überprüft werden, ob der Artikel auf Lager liegt, reserviert wurde oder bereits in einem
laufenden Bestellvorgang enthalten ist. Außerdem können Preise, die dem Kunden in früheren
Aufträgen gewährt wurden, nachvollzogen werden. Ein Angebot/Auftrag kann dabei direkt aus
einem alten Vorgang übernommen werden. Zur
Abbildung größerer Projekte bietet das System
die Möglichkeit, das Angebot zu strukturieren
und Titel sowie Positionsebenen einzuführen,
die automatisch neu nummeriert werden können.
Lieferungen aus Rahmenverträgen bzw. Abrufe
aus diesen, unterstützt die Lösung erst in den
höheren Ausbaustufen der Tochter Microtech.
Eine einfache Verkaufsprovisionsabrechnung ist
ebenfalls im System enthalten. Zur Ermittlung
der Höhe der Provision kann auf eine im Artikel
hinterlegten prozentualen Provisionssatz bzw.
auf eine Vorgabe-Provision in den Vertreterstammdaten zurückgegriffen werden.
21
Speziell für das Handwerk bietet das System zudem eine Aufmaßberechnung für die Fakturierung von Artikeln. Gerechnet kann dabei mit
den vier Grundrechenarten (z. B. 5*25 für 5
Räume á 25 qm). Das Ergebnis wird dann im
Mengenfeld ausgewiesen und ist maßgeblich für
die Berechnung des Preises sowie die Buchung
des Lagers.
Materialwirtschaft und Disposition
Die Materialwirtschaft und Stammdatenpflege
erfolgt über das Auftragsmodul, das oben bereits
beschrieben wurde.
In der Disposition können keine Verbrauchsfolgeverfahren abgebildet werden. Erst die Versionen von Microtech unterstützen diese Funktion.
Ein automatischer Bestellvorschlag wird nur
über die deterministische Unterschreitung des
Meldebestandes ausgelöst, d. h., sobald ein bestimmter Lagerwert unterschritten ist, wird ein
Bestellvorschlag für den Artikel generiert und
damit der Lagerbestand wieder auf den vorgegebenen Mindestbestand aufgefüllt. Eine Ermittlung über statistische Verbrauchsverfahren, wie
beispielsweise den prognostizierten Verbrauch
aufgrund des bisherigen Durchschnittsverbrauchs, ist nicht möglich. Im Rahmen der Lagerdisposition stehen ab der Version Microtech
die Verfahren "FiFo" und "LiFo" zur Verfügung. Mit der Chargenverwaltung kann dies um
das Verfahren "Verfalldatum" erweitert werden.
Produktion und Produktionsplanung
Die Lösung Buhl Kaufmann 2009 Mittelstand
verfügt über kein eigenständiges Modul für die
Produktionsplanung und -steuerung. Dieses Modul ist erst ab der Ausbaustufe Commercial der
Lösung der Tochterfirma Microtech enthalten
und wird daher nicht näher beschrieben.
Einkauf und Beschaffung
Das Modul Einkauf unterstützt das Unternehmen bei der Überwachung von Lagerbeständen
und der rechtzeitigen Bestellung benötigter Ware. Schritte, wie die Erfassung von Lieferanten
oder Artikeln, können in diesem Bereich ebenso
abgebildet werden wie der eigentliche Bestellvorgang, vom Bestellvorschlag bis zur Übergabe
an die Buchhaltung. Übersichtliche Prozessschaubilder unterstützen auch hier alle Aktivitäten des Anwenders.
Schwerpunkt des Moduls ist neben dem Bestellwesen auch die Pflege der Lieferantenstammdaten. So können Preisinformationen,
Lieferzeiten, Konditionen, Mindestbestellmengen und Bestellnummern den jeweiligen Lieferanten zugeordnet werden. Wie schon im Verkauf können auch hier zeitlich befristete Sonderpreise hinterlegt werden. Zudem errechnet
das System nach jedem Lagerzugang einen mittleren Einkaufspreis für jeden Artikel.
22
Abbildung 8: Lieferantenstammdaten
Lagerwirtschaft
(Handelsstücklisten) definiert wurden, können
diese per Systemeinstellung sowohl als ganzes
Set als auch als Einzelartikel vom Lager gebucht
werden. Über das Register „Bestandsinfo“ können jederzeit aktuell vorhandene Lagerbestände
angezeigt werden. Dabei werden ausschließlich
Einträge angezeigt, die durch Zubuchungen in
den Stammdaten oder dem Lieferantenbestellwesen bzw. durch Zubuchungen über Vorgänge
erzeugt worden sind. Bei Wareneingang eines
Artikels kann der Lagerzugang manuell zugebucht werden. Auch Umlagerungen zwischen
den einzelnen Lagerstandorten sind möglich.
In der Lagerverwaltung können verschiedene
Lagerstandorte und -positionen (Bsp. Regale)
definiert werden. Wenn bei den Artikeln Sets
Die Durchführung einer Inventur wird durch das
System ebenfalls über Inventurlisten und Fehlmengenlisten unterstützt.
Aus allen im System vorhandenen Kundenbestellungen sowie Unterschreitungen von Mindestmengen im Lager generiert das System
automatisch Bestellvorschläge für das Bestellwesen. Gewünschte Artikel können nun ausgewählt und in den Bereich „Warenkorb“ übernommen werden. Standardmäßig schlägt das
System den Lieferant vor, der in den Stammdaten hinterlegt wurde, der jedoch auch geändert
werden kann. Bei Wareneingang können die gelieferten Artikel mit der Bestellung verglichen
und ein Lagerzugang gebucht werden.
23
Abbildung 9: Lagerzugangsbuchung
Kommissionierung und Versand
Finanzbuchhaltung
Der Versand von Waren wird über das Modul
Verkauf abgewickelt. Wurden die Artikelstammdaten mit Gewichtsdaten versehen, ist
eine automatische Ermittlung des Versandtarifs
möglich. Beim Versand an den Kunden ist eine
abweichende Lieferanschrift pro Kunde hinterlegbar, damit können beispielsweise Streckengeschäfte abgebildet werden. Das System erzeugt
zu jedem Auftrag eine einfache Packliste sowie
eine Rückstandsliste. Zudem können Versandetiketten und Lieferscheine für Logistikdienstleister gestaltet und gedruckt werden. In jeden
Beleg können Barcodes integriert werden. Darüber hinaus können auch externe Lesegeräte,
wie Barcodescanner, angebunden werden.
Die GoB-zertifizierte Finanzbuchhaltung der
Kaufmann-Linie umfasst eine vollständige Finanz- und Lohnbuchhaltung. Ab der Version
Professional ist zusätzlich eine Anlagenbuchhaltung verfügbar. Darüber hinaus kann im Modul
Banking der Zahlungsverkehr, die offene Postenverwaltung sowie das Mahnwesen abgewickelt werden. Die drei Programmmodule Anlagen-, Finanzbuchhaltung und Lohn greifen dabei
gemeinsam auf den gleichen Konten- und Kostenstellendatenbestand zu. Hierdurch werden
Änderungen, die in einem Programmmodul vorgenommen werden, sofort in den anderen Modulen sichtbar. Die Buchhaltung ist in der Kaufmann-Linie ab der Version Professional mandanten- und netzwerkfähig.
Die Anlagenbuchhaltung, die ab der Version
Kaufmann Professional aktiv ist, gibt einen ge-
24
nauen Überblick über alle Wirtschaftsgüter des
Unternehmens. Alle für die Buchung der Abschreibung relevanten Daten der Anlagenbuchhaltung (AfA-Werte) können automatisiert in
die Finanzbuchhaltung eingelesen werden.
Durch die Bereitstellung von Standard-Auswertungen (Karteikarte, Karteiliste, Anlagenspiegel
etc.) und aufgrund der Möglichkeit, individuelle
Layouts zu gestalten, ist ein Überblick über das
komplette Anlagevermögen gewährleistet. Derzeit ist die automatische Buchungssatzerstellung
jedoch auf die Buchung der jährlichen Abschreibung begrenzt.
Das Modul Buchhaltung ermöglicht neben einer
doppelten Buchführung, eine Bilanzierung nach
HGB sowie die Erstellung einer Gewinn- und
Verlustrechnung. Eine Einnahme-Überschussrechnung sowie eine BWA, die dem Unternehmer während des laufenden Finanzjahres über
seine Gewinn- und Erlössituation sowie über
Vermögens- und Schuldverhältnisse Auskunft
Abbildung 10: Offene Posten Verwaltung
gibt, ist ebenfalls in der Lösung vorhanden. Die
Software liefert standardmäßig 15 Kontenrahmen (inkl. SKR 03/04) und ein integriertes Kassenbuch.
Die Grundversion des Lohnmoduls ist für die
Abrechnung von 15 Mitarbeitern pro Mandant
ausgelegt. Bei Bedarf kann die Anzahl der abzurechnenden Mitarbeiter stufenweise bis maximal
50 Mitarbeiter pro Mandant erhöht werden. In
den Ausbaustufen der Tochter Microtech ist das
Lohnmodul unbegrenzt erweiterbar. Das Programm ermöglicht die Anlage von frei definierbaren Lohnarten. Hierbei kann es sich um eine
einfache Gehaltszahlung, um Urlaubs- oder
Weihnachtsgeld oder um steuer- bzw. sozialversicherungsfreie Lohnbestandteile handeln.
Steuerliche Ausweise und Voranmeldungen
können automatisch über die Lösung erstellt und
gedruckt werden. Mithilfe der ELSTERSchnittstelle können diese auch unmittelbar an
das Finanzamt übertragen werden.
25
Die Offene Posten Verwaltung innerhalb des in
der Software integrierten Banking-Moduls beinhaltet sowohl Debitoren OP’s als auch Kreditoren OP's. Auch der OP-Ausgleich und der
Zahlungsverkehr bzw. Datenträgeraustausch mit
einer Online-Banking-Software (DTA) erfolgt
aus diesem Modul. Im Bereich der Offenen Posten ist zudem ein Mahnwesen integriert. Neben
einer festen Mahngebühr kann auch ein Zinssatz
hinterlegt werden. Das System unterstützt dabei
bis zu neun Mahnstufen.
Sonstige Funktionen
Controlling und Berichtswesen
Die Kaufmann Versionen von Buhl enthalten
keine Funktionalitäten zu den Bereichen Retouren und Service. Erst ab der Version Commercial der Tochterfirma Microtech sind diese Bereiche in der Software abgebildet.
Innerhalb eines jeden Moduls der Anwendung
sind verschiedene Berichte und Auswertungen
verfügbar. Darüber hinaus können eigene Berichte erstellt bzw. bestehende Reports durch
Änderung von Parametereinstellungen angepasst
werden. Die Ausgabe der Auswertungen erfolgt
über den Bildschirm des Anwenders. Die Darstellung erfolgt dabei zum größten Teil in Form
von Tabellen. Der Artikelumsatz lässt sich zusätzlich auch als Diagramm (Balken oder Kuchen) darstellen. Weitere Vorlagen können über
den integrierten Vorlagendesigner erstellt werden. Ein Datenexport in unterschiedliche Formate nach MS Excel, Word, pdf, txt, csv und html
wird vom System unterstützt und ermöglicht
eine weitere Bearbeitung der Berichtsdaten.
Die Lösung verfügt in der Version Mittelstand
über Schnittstellen zu zahlreichen WebshopSystemen. Hierzu zählen sowohl fremde Lösungen, wie OSCommerce oder XTCommerce, als
auch Shops, die in Kooperation mit der Strato
AG angeboten werden. Die Anbindung mehrerer
Shops mit unterschiedlichen Beschreibungen
und Preisen je Shop ist ebenfalls möglich. Lediglich die Umsetzung eines B2B-Shops ist erst
ab den Versionen von Microtech machbar.
Die Lösung von Buhl ist mit ihrem Funktionsumfang und den enthaltenen Modulen besonders
für Kleinst- und Kleinunternehmen gut geeignet.
Hier deckt sie alle für den Handel und das
Handwerk relevanten Prozesse ab. Zudem überzeugt die Lösung, die aus einem kompletten
Softwarepaket besteht, durch die leichte Installation und Einrichtung und den geringen Aufwand
an Konfiguration. Dies kommt besonders den
kleinen Unternehmen zugute, die hohe Investitionen in die Hard- und Software scheuen.
26
3.2
Godesys AG - SO: 2Go
Firma:
Godesys AG
Gründung:
1992 (Godesys GmbH)
Name der Lösung:
SO: 2Go
Adresse:
Nikolaus-Kopernikus-Str. 3, 55129 Mainz
Internetadresse:
www.godesys.de
Ansprechpartner:
Kira Niersmann
Funktion:
Marketing & PR
eMail:
[email protected]
Telefon:
Telefon: 06131/959770
60/60 (gesamt/Bereich ERP)
Umsatz:
5,3 Mio. EUR (Jahr 2007)
über 550
ab 30.000 € (komplette Lösung inkl. Produktion)
Das Selbstverständnis unseres Unternehmens basiert darauf, unseren Anwendern
„ERP für kundenorientierte Unternehmen“ zu liefern.
27
Allgemeine Unternehmensinformationen
Godesys ist ein deutschstämmiger Softwarehersteller, der seit 1997 eigens entwickelte, betriebswirtschaftliche Standardsoftwarelösungen
für mittelständische Unternehmen, insbesondere
in den Bereichen Konsumgüter-, HightechDistribution, Service- und Beratungsleistungen
entwickelt und vertreibt. Mit Hauptsitz in Mainz
und Niederlassungen in Hannover, VillingenSchwenningen, Dortmund, München und Glattbrugg (Schweiz) betreut die 60 Mitarbeiter umfassende Unternehmung derzeitig mehr als 580
Firmen. Das seit seiner Gründung als GmbH organisierte Unternehmen Godesys wurde zum
Jahresbeginn 2004 in eine AG umgewandelt.
Der Vertrieb der ERP-Software erfolgt europaweit direkt durch Godesys sowie durch ein autorisiertes, 200 Mitarbeiter zählendes Partnernetz
mit Fokus auf die Länder Deutschland, Österreich und Schweiz. Kunden können bei der Einführung der Lösung auf einen Festpreis zurückgreifen, welcher in einem Werkvertrag erfasst
wird. Da die Lizenzkosten aufgrund individueller Funktionsanforderungen des Unternehmens
einerseits und die Schulungskosten aufgrund
unterschiedlicher Wissensgrundlagen der Mitarbeiter andererseits von Fall zu Fall unterschiedlich ausfallen können, ist deshalb nur die
Angabe eines groben Preisrahmens möglich. Ein
Projekt, bei dem zehn Arbeitsplätze mit der Lösung ausgestattet werden, verursacht ungefähre
Kosten ab ca. 30.000 € für Lizenzen und Einführung, jährliche Wartungsverträge werden zwischen 12 und 18 % der Lizenzkosten berechnet.
Es besteht dabei die Möglichkeit, vor Ort Schulungen zu realisieren, um die Mitarbeiter zeitnah
mit der neuen Software vertraut zu machen.
Handbücher in gedruckter sowie digitaler Form
erleichtern weiterhin den Einstieg und den Betrieb. Zur Realisierung notwendiger Funktionalitäten greift Godesys auf ein weitreichendes
Partnernetzwerk zurück. Corporate Planning
sowie Micro Strategy liefern Lösungen für
Business Intelligence, dessen Controllingmöglichkeiten integriert mit der Standardsoftware
interagieren. B&N stellt Schnittstellen für den
Datenaustausch über den EDI-Standard bereit.
Die Allgeier Group ist verantwortlich für das
Produkt ScanView, welches den Grundstein für
ein integriertes Dokumentenmanagement liefert.
Oracle liefert die Datenbanken für 90% aller
Godesys-Installationen. Für kleinere Unternehmen ist aber auch der Einsatz des SQL-Servers
von Microsoft möglich. Unidienst liefert ein
Produktkonfigurationstool. Tisoware ist verantwortlich für die Planung der Zeitwirtschaft, eingesetzt wird das Modul in der Produktion als
Leitstand.
Lösungsübersicht
Als Kernprodukt fungiert die skalierbare Solutions Online (SO): Business Software, mit der
Godesys die Anstrengung unternimmt, alle relevanten betriebswirtschaftlichen Anforderungen
mittelständischer Betriebe abzudecken. Durch
das auf der CeBIT 2006 erstmals vorgestellte
Produkt SO: 2Go wurde weiter der Versuch
unternommen, kleine und mittelständische
Unternehmen als Kunden für ihre Lösung zu
gewinnen. SO: 2Go beinhaltet dabei das Leistungsspektrum der bekannten SO: Business
Software, ist dabei aber bereits für die Anforderungen kleinerer Unternehmen bis zwölf Mitarbeitern vorkonfiguriert und soll so den Installations- sowie Customizing-Aufwand (Anpassungsaufwand) minimieren, um den Einstieg gerade für kleine und damit finanzschwächere
Unternehmen zu erleichtern. Auf Wunsch besteht die Möglichkeit, die skalierbare SO: 2GoVariante jederzeit auf den vollen Umfang der
SO: Business Software zu erweitern. Nachfolgende Abbildung zeigt den Aufbau der internen
SO: Enterprise Technologie mit deren Schnittstelle SO: BizCon.
28
Abbildung 11: SO: Enterprise Technologie
Als Basis für die Datenhaltung steht eine Anbieter übergreifende Datenbankstruktur. Darauf
aufbauend, arbeitet in der nächsten Schicht der
SO: Server mit der Möglichkeit zur Anbindung
von Webclients und als Schnittstelle zur SO: Enterprise Technologie-Schicht. Diese für Anpassungen gedachte Zwischenschicht bildet die
Verbindung zur eigentlichen SO: Business bzw.
SO: 2Go Software, welche die Funktionalitäten
der einzelnen betriebswirtschaftlichen Module
für die angeschlossenen Clients bereithält. Godesys bietet vollständigen Updateschutz aller
Anpassungen und gewährleistet so vollständige
Releasefähigkeit (Programmanpassungen blei-
ben bei einem Releasewechsel lauffähig) für
seine Softwarelösungen.
Für den reibungslosen Betrieb des Oracle- bzw.
SQL-Datenbankservers wird mindestens ein
Rechner mit 2,4 GHz Taktfrequenz benötigt,
empfohlen wird jedoch ein Xeon CPU ab 3,2
GHz für eine höhere Performance.
Dabei läuft die Lösung sowohl auf Windows
2000, 2003, 2008 als auch auf einer LinuxServerplattform (bspw. Suse 10).
Ein Client benötigt mindestens einen Rechner
mit 1,4 Ghz und 512 MB Arbeitsspeicher und
Windows 2000 bzw. Windows XP als Betriebssystem.
29
Leistungsumfang
Die Gliederung der SO: 2Go Softwarefunktionalitäten erfolgt auf modularer Basis. Dabei
herrscht eine durchgängige Integration zwischen
den unterschiedlichen SO: Bausteinen. Nachfolgend wird der betriebswirtschaftliche Leistungsumfang anhand relevanter Funktionen dargestellt. Ein Einblick in die Softwarelösung wird
durch modulspezifische Abbildungen gewährt.
Inhalte der Godesys Lösung sind eine umfangreiche Verwaltung und Pflege von Interessenten,
Kunden- und Lieferantendaten mit darauf aufbauenden Auswertungsmöglichkeiten. Zielsetzung der im Auftragsmanagement geführten
Kundenbeziehungen ist eine zuverlässige und
effiziente Anfrage- und Auftragsbearbeitung.
Abbildung 12: SO: Projekt-Management
Unterstützt wird dies durch umfangreiche Funktionalitäten, wie automatischer Formulardruck,
Tele-, Cross- und Upsales, kundenspezifische
Artikel- und Preislisten oder Sammelrechnungsbearbeitung. Durch vordefinierte und anpassungsfähige Auswertungen können relevante Informationen schnell Aufschluss geben über den
aktuellen Stand von Kundentransaktionen oder
durch grafische Darstellung von Umsatzzahlen
einen Gesamtüberblick schaffen, inkl. der Möglichkeit zu Trendprognosenbestimmung.
Im Rahmen eines integrierten ProjektManagements können Aufwendungen für komplexe Kundenbeziehungen einheitlich budgetiert, geplant und kontrolliert werden. Durch die
automatische Führung und Archivierung von
Projekthistorien können Auswertungen gestartet
und durch Nachkalkulation die tatsächlichen
Kosten eines Projekts ermittelt werden.
30
Für die Festsetzung von Provisionsansprüchen
hält das System ein entsprechendes Modul, SO:
Provision bereit. Dieses erlaubt auf Basis von
individuell festgelegten, makrogesteuerten Provisionsabrechnungsmodellen eine mehrstufige
prozentuale Berechnung von Provisionsanteilen.
Darüber hinaus bietet das Modul weitere in diesem Zusammenhang mögliche Berechnungsverfahren, um den Ansprüchen umfangreicher Vertriebshierarchien gerecht zu werden.
Mit dem Modul Artikel-Management werden
die Funktionen der Verwaltung von Artikelstamm- und Lagerinformationen realisiert. Jeder
im System dargestellte Artikel kann mit weitreichenden Eigenschaften gepflegt werden. Neben
beschreibender Elemente, wie das Hinterlegen
verschiedener Bezeichnungen, Währungen oder
Abbildung 13: SO: Artikel-Management
Preisen pro Artikel, besteht die Mehrlager-,
Mehrplatz- und Fremdlagermöglichkeit. Durch
die implementierte Archivfunktion ist das
durchgehende Nachvollziehen vorhergehender
Transaktionen und Änderungen möglich. Speziell für den Konsumgüterbereich wurden zusätzliche Funktionalitäten für ein umfassendes
Life-Cycle-Management realisiert. Chargenund Seriennummernführung (Non-Food) mit
Berücksichtigung von MHD und Chargenkonformität pro Lieferung erlauben mit Bezug auf
die Archivfunktion etwa die Chargenverfolgung
zurück bis zur Rohware. Einstufige Handelsstücklisten bieten die Möglichkeit zur Erstellung
von Set-Artikeln, welche kundenspezifisch zusammengestellt und manuell nachkalkuliert
werden können.
31
Die Warendisposition informiert über Einsparpotenziale und nicht genutzte Bestandsreserven
und bietet so die Möglichkeit zur Bestandsreduktion mit verbesserter Lagerhaltung. Sie ermöglicht das manuelle oder automatische Verteilen knapper Ware durch hinterlegte Restriktionen und Prioritäten sowie eine selbstständige
ABC-Analyse, was vor allem in der Konsumgüterbranche Einsatz findet.
Für produzierende Unternehmen hält die Godesys Standardsoftware ein entsprechendes Modul
für Produktionsplanung und -steuerung, kurz
SO: Produktion, bereit. Das System erlaubt die
Abbildung einer internen Produktionsstruktur,
die für die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen mit moderaten Anforderungen ausreichend ist. Auf Basis hinterlegter Maschinen- und Werkzeugdaten ist eine zeitliche
Abbildung 14: SO: Produktion (Vorkalkulation)
Auslastungsplanung möglich, eine kapazitative
Auslastung ist hingegen nicht abbildbar.
Darüber hinaus sind Funktionalitäten wie die
Umsetzung von Fremdfertigung oder die Rückwärtsterminierung rückständiger Fertigungsaufträge nur rudimentär oder nicht möglich. Die mit
versionierbaren, mehrstufigen Stücklisten arbeitende Produktion erlaubt eine integrierte Betriebsdatenerfassung (BDE). Diese dient zur
Rückmeldung mit Zeitaufnahme der verschiedenen Arbeitsschritte an das System und ermöglicht die genaue Nachkalkulation und eine
Gegenüberstellung mit der Vorkalkulation.
Durch den Tisoware Leitstand erhalten produzierende Unternehmen mit gehobenem Anspruch eine integrierte Add-on-Lösung, mit der
die Visualisierung sämtlicher Produktionsdaten
und eine Feinplanungssteuerung möglich ist.
32
SO: Einkauf unterstützt alle wichtigen Phasen
bei der Warenbeschaffung und bietet die Möglichkeit zu automatisierten Vorgängen.
Der Einkaufsprozess wird durch das Bestellvorschlagswesen verbessert, welches anhand im
System hinterlegter Regelwerke selbstständig
Bestellempfehlungen generiert und weitere Restriktionen, wie z. B. Rahmenverträge, mit in die
Kalkulation einbezieht. Ist nach der automatisierten Anfrageerstellung und Rückmeldung
eine Anbieterauswahl festgelegt, können die Bestellungen ausgeführt werden. Bestellzusam-
Abbildung 15: SO: Einkauf
menfassungen müssen manuell vorgenommen
werden, da das System eine automatische Aggregation nicht unterstützt. Für die Kommunikation mit externen Handelspartnern bietet SO:
Bizcon eine Schnittstelle, welche den medienbruchfreien Datenaustausch ermöglicht. Nach
dem erfolgten Wareneingang und den erforderlichen Lagerbuchungen vereinfacht eine integrierte Rechnungsprüfung das weitere Vorgehen. Die
softwareseitige Möglichkeit zu Lieferantenretouren runden die umfassenden Einkaufs- und
Beschaffungsfunktionalitäten ab.
33
Lagerwirtschaft
Die Lagerwirtschaft deckt alle relevanten Funktionen vom Wareneingang über die Bestandsführung bis hin zur Kommissionierung ab und
wird durch umfassende Auswertungsmöglichkeiten sowie verschiedene Inventurverfahren
und einem Qualitätsmanagement ergänzt.
Optional können die bestehenden Funktionen
durch ein Lagerverwaltungssystem (LVS) weiter
ausgebaut werden. Dieses ins Basissystem integrierte Modul ermöglicht unter anderem die
chaotische Lagerführung oder den beleglosen
Materialfluss und geht so speziell auf die Anforderungen der angesprochenen Zielgruppen ein.
Die optional erhältliche Kommissionierung kann
zur Standardinstallation zugekauft werden. Eine
durchgehende Systemintegrität ist gewährleistet.
Die Kommissionierung verbessert dabei die
Sendungszusammenstellung z. B. unter Zuhilfenahme einer Wegeoptimierung oder den automatischen Picklistendruck auf Basis hinterlegter
Lagerentnahmeverfahren.
Die Sendungsübergabe an verschiedene Versandpartner erfolgt durch das Versandmodul.
Die automatische Versandkostenermittlung bezieht systeminterne Kriterien, wie Tariftabellen
unterschiedlicher Versandfirmen, zur günstigsten Preisfindung mit ein. Eine optionale Leitcodegenerierung
mit
integrierter
PLZDatenbank verspricht weiteres Kostensenkungspotenzial. Ein mit dem E-Business-Modul verknüpftes Paket-Tracking ermöglicht es schließlich dem Kunden, den Versand nachzuvollziehen.
Für Unternehmen, die den Versand selbst durchführen, hält das System eine integrierte Tourenplanung bereit. Dieses Modul erlaubt es, in Verbindung mit der Ressourcenverwaltung Fahrzeuge und Fahrer zentral zu verwalten und zu
steuern. EU-Versendungs- sowie EU-Eingangs-
benachrichtigungen können vom System automatisch durch Intrastatmeldungen auf Basis von
Stamm- und Bewegungsdaten erzeugt und gemäß Vorgaben des Bundesamt, für Statistik bereitgestellt werden. Durch die auf Wunsch
automatische, warenbegleitende Generierung
von Export- und Importformularen unter Berücksichtigung gesetzlicher Bestimmungen soll
ein schneller und reibungsloser Transfer mit
dem Ausland gewährleistet werden.
Rechnungswesen
Das SO: Rechnungswesen umfasst die Module
Finanz-, Anlagenbuchführung und Kostenrechnung. Erweitert werden die Funktionalitäten
durch das Finanzinformationssystem FIS, welches als Führungs- und Steuerungsinstrument
dient.
Die Finanzbuchhaltung, welche als zentrales
Element der SO: Business Software fungiert,
aber auch getrennt ohne das Gesamtsystem einsetzbar ist, bietet die Funktion, alle Transaktionen aus den Bereichen Einkauf, Fertigung, Lager und Verkauf wertmäßig zu erfassen und
weitgehend automatisiert zu verbuchen. Durch
verschiedene Auswertungen erhält der Nutzer
die Möglichkeit zu zeitnahem Controlling aller
Bereiche. Anpassbare Buchungsmethoden ermöglichen den Einsatz fremder Debitoren- und
Kreditorenkonten, was etwa bei der Führung
von Niederlassungen zum Einsatz kommt.
Die Einhaltung der GOB/GOS wird dabei durch
eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft gewährleistet. Vorhandene Schnittstellen
ermöglichen den elektronischen Datenaustausch.
Neben einer DATEV-Anbindung und einer zertifizierten ELSTER-Schnittstelle ermöglicht eine
weitere, offene Schnittstelle den Betrieb einer
alternativen Finanzbuchhaltungssoftware in
Echtzeit.
34
Abbildung 16: SO: Finanzbuchhaltung
Die SO: Anlagenbuchhaltung, welche für alle
Branchen einsetzbar ist, bietet neben vordefinierten Abschreibungsmethoden die Möglich-
Abbildung 17: SO: Anlagenbuchhaltung
keit, über eigene Regelwerke definierte Verfahren zu erstellen.
35
Das Modul der Kostenrechnung ermöglicht
durch die Automatisierung relevanter Buchungen eine Kostenkontrolle, da alle Daten aus den
Bereichen der Warenwirtschaft, des Services
und des Personals integriert übernommen werden. Durch frei festlegbare Vererbungsregeln für
Kostenstelle, Kostenträger, Kostenart oder Projekt besteht die Möglichkeit zu variablen Controllingmaßnahmen, um etwa eine Kundendeckungsbeitragsrechnung zu ermitteln. Weiter besteht die Möglichkeit, relevante Informationen
für eine externe Weiterverarbeitung bzw. Analyse per Dateiexport nach Excel zu überführen.
Die Eingangsrechnungsprüfung umfasst neben
der Kontrolle der Eingangsrechnungen die Einkaufskontrolle und die direkte Berechnung der
warenbegleitenden Kosten für Frachten oder etwaige Zölle. Eine vorkontierte und automatische
Übernahme der Buchungen in die Finanzbuchführung vereinfacht dabei das KreditorenManagement.
Abbildung 18: SO: Finanzinformationssystem
Durch den Einsatz übergreifender WorkflowVerfahren und der optionalen E-Mail-Integration ist eine weitreichende Automatisierung
bei Freigabe- und Genehmigungsprüfungen gewährleistet.
Eine, kurz beim Rechnungswesen angesprochene Erweiterung bildet das Finanzinformationssystem (FIS). Es dient als Führungs- und Steuerungsinstrument und umfasst eine Planungssowie Überwachungskomponente.
Durch eine grafische Anzeigemöglichkeit von
Plan-/Istzahlen mit frei einstellbarer Granularität
kann so eine Analyse über selbst definierte Objekte bzw. Zeiträume erfolgen. Die Funktionalität der Erstellung der gewünschten Auswertungen übernimmt der integrierte Report Generator.
Zahlreiche vordefinierte Reports können mit geringem Aufwand Informationen liefern über Artikelgruppen und Einzelartikel, oder auch über
Kennzahlen von Vertriebsmitarbeitern.
36
Als externe Erweiterung für das Controlling
existiert das Produkt CORPORATE PLANNER
vom Hamburger Anbieter CP CORPOARTE
PLANNING AG, welches zusätzlich erworben
werden kann. Durch eine Schnittstelle werden
die Funktionalitäten des Fremdprodukts in die
SO: 2Go Plattform vollständig integriert. Unter
anderem erhält man hier die Möglichkeit zu rollierender Mehrjahresplanung und der Festlegung
von Kontroll- und Abweichungsmaßstäben, der
Planung basierend auf Vorjahresentwicklungen,
saisonalen Schwankungen, Ressourcenverfügbarkeit oder der Trendberechnung nach verschiedenen mathematischen Verfahren. Die
grafische Darstellung, inklusive Drill-DownFunktionen veranschaulicht dabei die Analysen.
Sonstige Funktionen
SO: Personal ermöglicht eine integrierte Personalverwaltung und -abrechnung für bis zu 1000
Arbeitnehmer. Es besteht ebenso die Möglichkeit, das Modul eigenständig einzusetzen. Gesetzliche Vorgaben werden umfassend eingehalten. Das System ist GKV-geprüft und beherrscht
neben Voll-DEÜV und DAKOTA auch ELSTER als Schnittstellen.
Neben der reinen Durchführung von Personalabrechnungen erfolgen eine Archivierung gemäß
der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GdPdU) sowie die
Einhaltung vorgeschriebener Meldeverfahren.
Vordefinierte Parameter vereinfachen dabei die
Berechnung. Im Standard sind etwa Beitragsbemessungsgrenzen, Sozialversicherungsbeiträge und eine integrierte Steuertabelle enthalten.
Weiter bietet die Personalabrechnung verschiedene Lohn- und Gehaltsarten, um alle gängigen
Arbeitsverhältnisse abzubilden. Darüber hinaus
können weitere Lohnbestandteile, wie z. B. Provisionen, Urlaubsgelder oder vermögenswirksame Leistungen, mit in die Berechnung einbezogen werden. Auf technischer Seite erlaubt das
Modul die Vergabe von Benutzerrechten und
Passwortschutz. Eine Mitarbeiterhistorie gibt
schließlich Aufschluss über den zeitlichen Werdegang der Beschäftigten.
37
Abbildung 19: SO: Personal
Zusätzlich zur Personalverwaltung ist eine Zeiterfassung und -auswertung mit einer Personalzeiterfassung (PZE)-Erweiterung möglich. Nach
Ermittlung der dafür relevanten Daten erfolgt
eine automatische Übergabe der Lohnkonten an
das für die weitere Bearbeitung relevante Personalabrechnungsmodul. Grafische Auswertungen
geben durch die Auswertung aggregierter Daten
zeitbezogen Aufschluss über relevante Personaleigenschaften, etwa Anwesenheit oder Zeitpläne.
SO: Service Management ist ein Modul, welches
die Funktionalität bietet, Dienstleistungen klar
zu organisieren und zu steuern. Dabei reicht die
Abdeckung von der Planung und Durchführung
über die Abrechnung bis hin zur Auswertung
von Serviceaufträgen. Weiter besteht die Möglichkeit zur Pflege der zeitlichen Verfügbarkeit
einzelner Ressourcen über den internen Betriebskalender, sodass etwa Arbeitskräfte und
benötigte Maschinen effizient eingeplant werden
können. Die Einplanung bzw. die Veränderung
der eingeplanten Ressourcen erfolgt in Echtzeit
über den Dispositionsmonitor, einer grafischen
Übersicht aller ausstehenden Aufträge.
Durch ein Workflow-Management ist es z. B.
bei der Ticketannahme möglich, durch eine
einmalige Klassifizierung eines Vorfalls eine
vordefinierte, automatische Weiterleitung an die
zuständigen Bearbeiter einzuleiten, welche für
die Erfüllung des Anliegens zuständig sind.
Durch die Integration ins Gesamtsystem werden
keine Redundanzen erzeugt, und ein reibungsloser Fluss von relevanten Daten zwischen den
verschiedenen Modulen ist gewährleistet.
38
Abbildung 20: SO: Service Management
SO: E@sy ist ein portalgebundener Service, der
in den unternehmenseigenen Internetauftritt implementiert wird und von Interessenten, Kunden,
Lieferanten und Mitarbeitern aufgerufen werden
kann. So bietet etwa das direkt ans ERP-System
angebundene E-Commerce Modul die Möglichkeit, neue Vertriebswege in Form von elektronischen Katalogen bzw. Webstores über das Internet zu realisieren. Neben dem angesprochenen
Verkaufsmodul bietet das E-Procurement Modul
auf Einkaufsseite Kosteneinsparpotenzial durch
die Automatisierung der Beschaffung von CWare und dem verzugsfreien Informationsaustausch in digitaler Form. Mit E-Service sollen
die Kundenzufriedenheit verbessert und gleichzeitig die Kosten gesenkt werden. Es stehen verschiedene, die Kundenbindung verbessernde
Dienstleistungen zur Verfügung. Ein Beispiel ist
etwa der E-Helpdesk, auf dem der Kunde jeder-
zeit Informationen und Hilfestellungen zu gekauften Produkten einsehen oder bei beschädigter Ware durch die E-RMA-Beantragung eine
Reparatur bzw. einen Austausch einleiten kann.
E-Employee bietet abschließend den Angestellten die Möglichkeit, eigene Stammdaten zu
pflegen und Selfservices, wie Urlaubs- oder Reisekostenanträge, zu erstellen und zu verwalten.
SO: mBusiness erlaubt den Zugriff auf Unternehmensdaten über mobile Endgeräte, wie Notebooks, PDAs und Smartphones. Dabei werden
die vom Außendienst benötigten Daten über das
mBusiness-Gateway an einen Mobilfunkprovider gesendet, welcher die Weiterleitung zum jeweiligen Endgerät realisiert. Die externe Portalanbindung ist aktuell in Teilbereichen der Softwaremodule realisiert, wird jedoch stetig ausgebaut.
39
Abbildung 21: SO: mBusiness
Godesys zielt mit seiner Lösung SO: 2Go auf
kleine Unternehmen, die ein starkes Wachstumspotenzial aufweisen und so auf ein System
zurückgreifen möchten, das mit den Anforderungen des Unternehmens wachsen kann. Diesem Anspruch wird das System umfassend gerecht. Durch die Abdeckung eines weiten Spektrums an Funktionalitäten ist die Software als
eigenständige ERP-Lösung für viele Unternehmen einsetzbar. Gerade der immer relevanter
werdenden Serviceorientierung durch erhöhten
Konkurrenzdruck wird das System durch eine
durchgängige Workflowunterstützung der vorherrschenden Prozesse gerecht. Produzierende
Unternehmen erhalten durch die integrierte Produktionsplanung ein adäquates Hilfsmittel, bei
dem einige Unternehmen mit gehobenen Ansprüchen auf Beschränkungen durch die Software stoßen werden.
Da die planerischen Ansprüche kleiner Firmen
zum Großteil moderat ausfallen, reichen die abgebildeten Steuermöglichkeiten jedoch aus.
Vorbildlich ist der Wunsch, durch die bereits
angesprochenen E-Services die Möglichkeiten
des Internets zur Kundengewinnung und -pflege,
zur integrierten Einkaufsgestaltung und zum internen Informationsaustausch mit einzubeziehen. Dass hier für die Zukunft ein großes noch
nicht genutztes Potenzial vorherrscht, hat Godesys erkannt und ist darum bemüht, diese Services fortlaufend auszubauen. Es ist jederzeit
möglich, die Lizenzrestriktionen für die zugelassenen Nutzerzahlen der SO: 2Go-Variante zu
überwinden, indem zum vollen Funktionsumfang der SO: Business Software gewechselt
wird. Alle im System befindlichen Daten werden dabei übernommen und können weiterverwendet werden. Dadurch ist das System zukunftssicher und für rasant wachsende Unternehmen geeignet.
40
3.3
Lexware GmbH & Co. KG - Lexware business office pro
Firma:
Lexware GmbH & Co. KG
Gründung:
1989
Name der Lösung:
Lexware financial office pro /
Lexware business office pro
Adresse:
Jechtinger Straße 8, 79111 Freiburg
Internetadresse:
www.lexware.de
Ansprechpartner:
Michael Baur
Funktion:
Produktmanager
eMail:
[email protected]
Telefon:
Telefon: 0761/47040
Umsatz:
k. A.
500.000 (Standard-, Plus- und Pro-Line),
davon 65.000 in der Pro-Line, zuzüglich Netzwerklizenzen
Ab 249,- bis 1.399,- €.
Grundversion in der Pro-Line ab 499,- € (inkl. 3 Arbeitsplatzlizenzen). Die beiden Office-Pakete kosten für 10 Netzwerk-Arbeitsplätze
1648,30 € / 2098,30 €
Der Name „Lexware“ steht wie kein anderer für kaufmännische Softwarelösungen und private Finanzverwaltung. Als Marktführer ist es unser Ziel, Selbstständigen, kleinen und mittleren Unternehmen den
entscheidenden Kick zum Erfolg zu geben – mit leistungsstarken, innovativen Softwarelösungen, einem
optimalen Preis-/Leistungsverhältnis, gutem Service und dem Know-how der Haufe Mediengruppe.
41
Lexware ist ein 1989 gegründeter, deutscher
Softwarehersteller mit Sitz in Freiburg im
Breisgau. Die als GmbH & Co. KG organisierte
Unternehmung stellt mit ca. 150 von insgesamt
260 Mitarbeitern betriebswirtschaftliche Standardsoftwarelösungen mit Fokus auf die Bereiche Finanz-, Lohn-, Anlagenbuchhaltung sowie
Warenwirtschaft her. Zielsegment der Produktlinien sind dabei vor allem Selbstständige, Freiberufler sowie kleinere und mittlere Unternehmen. Die Verbreitung von Lexware BusinessProdukten liegt in diesem Sektor deutschlandweit bei rund 500.000 Lizenzen, womit Lexware
Marktführer im Bereich finanzwirtschaftlicher
Standardsoftware in Deutschland ist. Weitere
600.000 Lizenzen im Bereich Finanzsoftware
fallen in den Privatkundensektor (Taxman, Quicken etc.), der unter anderem durch eine strategische Allianz mit Intuit Deutschland im Jahre
1999 ausgebaut werden konnte. Die ausschließlich in Deutschland Support findenden Lösungen sind als „out-of-the-box"-Software überall
im Handel erhältlich und können etwa bei Amazon direkt bezogen werden. Neben dem indirekten Vertrieb können die Produkte auch unter
www.lexware.de direkt gekauft werden.
Lexware bietet gerade für Neueinsteiger, welche
firmeninterne Vorgänge in einer ERP-Software
abbilden möchten, eine kostengünstige und sofort einsetzbare Lösung. Im Standardlieferumfang der Professional Line (ab 499 €) sind bereits Lizenzen für drei Arbeitsplätze enthalten.
Eine Erweiterung auf bis zu 50 Arbeitsplätze ist
durch das zusätzliche Erwerben von Lizenzen
(je 99,90 €) gegeben, wodurch sich die Software
einfach und kostengünstig an die Anforderungen
wachsender Unternehmen anpassen lässt.
Systemsupport wird bundesweit durch ein flächendeckendes Händlernetz ermöglicht, das sich
aus anerkannten Partnern und geprüften Programmberatern zusammensetzt.
Unter www.lexware-akademie.de können kostenpflichtige Schulungen sowie Lehrgänge und
Tagungen gebucht werden.
Darüber hinaus bietet Lexware unter
www.onlinepraesentationen.lexware.de kostenlose Online-Produktschulungen an. Des Weiteren gibt es umfangreiche kostenlose Supportseiten mit FAQs, Foren, Downloads, News,
eTrainings und Informationen zu aktuellen
Themen (www.lexware.de/support).
Für eine telefonische Beratung stehen über 100
Service-Mitarbeiter zur Verfügung, hierbei ist
die Hotline zu technischen und Installationsfragen kostenfrei zum Ortstarif zu erreichen. Zusätzlich ermöglichen die geprüften Fachhändler
bei Bedarf eine persönliche Betreuung vor Ort.
Lösungsübersicht
Das Leistungsspektrum der angebotenen Softwarelösungen, welche schwerpunktmäßig für
den Einzelplatzbetrieb ausgelegt sind, lässt sich
durch die modulare Aufbauweise jederzeit ergänzen. So kann z. B. mit dem Programm (Modul) Lexware warenwirtschaft pro begonnen
werden und dieses später z. B. mit dem Lexware
buchhalter pro um die Finanzbuchhaltung erweitert werden.
Im Jahr 2001 wurde die Produktreihe Lexware
professional veröffentlicht, die aufgrund ihrer
Charakteristika als Vertreter von Lexware in der
hier durchgeführten ERP-Beschreibung näher
betrachtet wird. Der grundlegende Unterschied
zu den Programmen der Standard-Line besteht
darin, dass durch den Einsatz eines Sybase SQL
Anywhere Datenbankservers mehrplatzfähige
Arbeitsumgebungen geschaffen werden können.
In der Lexware professional-Line werden neben
den Einzel-Programmen (Modulen) zwei OfficeProgrammpakete angeboten.
Lexware financial office pro für 949 € inkl. drei
Arbeitsplatzlizenzen (bei jedem Professional-
42
Paket enthalten) beinhaltet die Module Warenwirtschaft, Buchhaltung, Anlagenverwaltung
und Lohn+Gehalt. Lexware business office pro
für 1399 € bietet darauf aufbauend zusätzlich
HR-Funktionen, wie Reisekostenmanagement
und Fehlzeitenverwaltung.
Darüber hinaus wurden branchenspezifische
Anpassungen der Software realisiert. Seit 2005
ist die Lösung Lexware financial office pro handel (1199 €) erhältlich, seit 2007 Lexware financial office pro handwerk (1199 €), welche gezielt auf die in der jeweiligen Branche vorherrschenden Gegebenheiten spezifische Erweiterungen bieten.
Über standardisierte Schnittstellen ist es möglich, weitere Applikationen und Services, wie
CRM (Lexware kundenmanager pro), MSOffice oder einen Online-Shop an das System
anzubinden. Weitere Schnittstellenspezifikationen werden jeweils im entsprechenden Kapitel
des betriebswirtschaftlichen Leistungsumfangs
erläutert.
Lexware sieht jährliche Updates des Systems
vor. Dabei wird dem Kunden eine vierwöchige
Testphase eingeräumt, in der Updates kostenlos
getestet werden können. Grundsätzlich gibt es
keine Pflicht auf neue Releasestände zu wechseln, der Lizenzkostenaufwand bei einem Releasewechsel beläuft sich auf 299 € bei einer
Einzel-Applikation (Modul) inkl. drei Arbeitsplätzen.
Hardwareseitig fallen die Ansprüche sowohl
server- als auch clientseitig moderat aus. Ein
Rechner ab 1,3 GHz und 512 MB Ram erfüllt
die Anforderungen, sodass bestehende Arbeitsumgebungen in der Regel weiterverwendet werden können. Um den Betrieb des Sybase SQL
Anywhere Datenbankservers zu ermöglichen,
wird Windows Server 2000/2003 und auf den
Clients Windows XP oder Vista benötigt.
43
Leistungsumfang
Lexware hat seine ERP-Lösung an den Anforderungen von kleinen und mittleren Unternehmen,
vor allem aus den Branchen Handel, Dienstleistung und Handwerk ausgerichtet. Hierbei setzt
Lexware neben dem Bereich Warenwirtschaft
auch einen Schwerpunkt auf die Bereiche Rechnungs- und Personalwesen. Produktionsbetriebe
hingegen gehören nicht zur Zielgruppe von
Lexware. Der Bereich Produktionsplanung ist
daher kein Bestandteil der nachfolgenden Beschreibung des Leistungsumfangs. Stattdessen
wird das Personalmanagement als zusätzlicher
Punkt aufgeführt und näher betrachtet. Alle beschriebenen Programme (Module) sind eigenständig einsetzbar und können nachträglich ergänzt bzw. durch weitere Programme (Module)
erweitert werden. Eine Integration zwischen den
einzelnen Programmen (Modulen) durch den
zentralen Zugriff auf die Serverdaten ist dabei
sichergestellt.
Die Umsetzung des Verkaufs erfolgt im Modul
Lexware warenwirtschaft pro. Neben der generellen Stammdatenpflege von Interessenten sowie Kunden ist hier das Erstellen von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen,
Rechnungen und Gutschriften möglich. Die
Preisfindung erfolgt durch Standardpreise,
Preisgruppen oder individuelle Kunden- und
Aktionspreislisten. Eine Kreditlimitverwaltung
gibt mit integrierter Kundensperrfunktion
Rückmeldung bei fehlender Bonität.
Wiedervorlagen sowie die Möglichkeit, wiederkehrende Rechnungen/Abo-Aufträge zu pflegen,
vereinfachen und beschleunigen den Arbeitsfluss. Belege und Formulare können durch einen
Layouteditor angepasst, im PDF-Format gedruckt und per E-Mail versendet werden. Als
Basisfunktion bietet eRechnung mit qualifizierter, digitaler Signatur einen rechtssicheren, elektronischen Rechnungsversand, inklusive 300
kostenloser Signaturen. Des Weiteren ist eine
Anbindung an einen Online-Shop sowie des
eBay-Marktplatzes möglich. Diese zusätzlichen
Verkaufschancen werden in Kapitel 1.2.3.9 näher beschrieben.
Warenwirtschaft und Disposition
Mit Lexware warenwirtschaft pro werden Artikel angelegt und gepflegt. Dabei beinhaltet das
System eine Artikel- und Warengruppenverwaltung, mit der relevante Funktionen, wie Einzel-,
Staffel- sowie Kunden- und Aktionspreise, ausgewiesen werden können. Artikeldaten vom
Großhandel können über das Datanorm-Format
in das System importiert und aktualisiert werden. Bestehende Artikel können dupliziert werden, wodurch das Anlegen ähnlicher Produkte
erleichtert wird.
Lexware warenwirtschaft pro handel bietet darüber hinaus branchenspezifische Erweiterungen, wie die Möglichkeit zur Handelskalkulation, Kassenfunktionen sowie Serien- und Chargennummernverwaltung, welche eine lückenlose
Nachverfolgung bis zur Rohware ermöglicht.
44
Abbildung 22: Lexware warenwirtschaft pro 2008
Das System sieht eine integrierte Lieferantenverwaltung vor. Dort werden neben Lieferantenstammdaten alle beziehbaren Artikel gepflegt.
Durch das Hinterlegen händlerspezifischer
Preis- und Lieferkonditionen für einen Artikeldatensatz kann situationsbedingt der gerade geeignetste Lieferant manuell ausgewählt werden.
Auf Wunsch werden nach Aufruf selbstständig
Bestellvorschläge generiert, die entweder direkt
oder nach Abänderung den Kauf auslösen. Eine
Wareneingangsbuchung schließt die vorangegangene Beschaffung ab.
Lagerwirtschaft
Lexware bietet bei der Bestandsführung wichtige Grundfunktionen. Die vorhandene Organisation unterstützt die Führung eines Lagers mit
Lagerorten und ermöglicht die Inventur mit Be-
standserfassung sowie Lagerbewertung. Im Lagerjournal werden alle Lagerbewegungen dokumentiert, um den Werdegang jedes Artikels
nachvollziehen zu können.
Das System erlaubt es, jedem Artikel individuelle Kommentare zu hinterlegen. Dadurch ist es
möglich, kommissionierungsrelevante Informationen mit auf Packlisten zu drucken, was Klarheit schafft und Fehler vermeiden hilft. Erleichterung beim Versand wird durch eine Anbindung der STAMPIT Online-Frankierung der
Deutschen Post erreicht. Außerdem können Auftragsdaten an Versanddienstleister, wie UPS
oder GLS, übergeben werden. Auftragslisten
können dabei gebündelt selektiert und Exportdateien erstellt werden, welche vom jeweiligen
Dienstleister importiert werden, um automatisch
weitere versandrelevante Aktionen auszuführen.
45
Rechnungswesen
Aufgrund der Tatsache, dass Lexware langjährige Erfahrungen im Bereich Rechnungswesen
aufweisen kann, sind alle relevanten Funktionalitäten abgedeckt, die kleine und mittelständische Unternehmen im Tagesgeschäft benötigen.
Das System erfüllt dabei alle Voraussetzungen
der GOB und leistet durch den BetriebsprüferModus (GDPdU) zusätzliche Sicherheit. Lexware buchhalter pro bietet zwei Buchhaltungssysteme, doppelte Buchführung sowie EinnahmenÜberschuss-Rechnung. Durch verschiedene Buchungsmasken und Plausibilitätskontrollen wird
ein hoher Buchungskomfort für bis zu 100.000
mögliche Buchungen pro Jahr sichergestellt.
Betriebswirtschaftliche Auswertungen können
erstellt werden, die Aufschluss geben über relevante Unternehmensgrößen. So gibt das Business Cockpit etwa direkt Auskunft über die aktuelle Finanzlage des Unternehmens. Der Zahlungsverkehr kann durch das System teilweise
automatisiert werden und die Offene-PostenVerwaltung, inkl. angebundenem Mahnwesen
erinnert an überfällige Zahlungen. Abschließend
Abbildung 23: Lexware buchhalter pro 2008
befindet sich eine ELSTER-Schnittstelle für die
elektronische
Umsatzsteuer-Voranmeldung
ebenso im Lieferumfang wie eine EHUGSchnittstelle und die Möglichkeit, Daten im
DATEV®- oder ANSI/-ASCII-Format zu imbzw. exportieren.
Die Erfassung und Verwaltung von Anlagegütern wird durch das mandantenfähige Modul
Lexware anlagenverwaltung pro realisiert. Es
umfasst alle gängigen Standard- sowie frei definierbare Gebäude- und Sonderabschreibungsarten. Der aktuelle Buchwert sowie der vollständige Abschreibungszeitpunkt jedes erfassten Anlagenguts ist dabei jederzeit einsehbar. Standardauswertungen geben einen aggregierten
Überblick über vorher selektierte Anlagenbäume
bzw. über alle Anlagengüter hinweg und bieten
auf diese Weise verbesserte Steuerungs- und
Kontrollmöglichkeiten. Die Abschreibungsbuchungen werden direkt an das Buchhaltungsmodul übergeben. Neben dem DATEV-Export ist
eine Schnittstelle für den Datenaustausch im
ANSI-/ASCII-Format vorhanden.
46
Abbildung 24: Lexware anlagenverwaltung pro 2007
Personalmanagement
Einfache, vordefinierte Statistiken geben Einblick in betriebswirtschaftlich relevante Größen.
So können Auswertungen Aufschluss geben etwa über umsatzstarke Kunden oder meistverkaufte Produkte. Daraus lassen sich Rückschlüsse ziehen, welche Angebote für welchen Kunden
interessant und damit für das eigene Unternehmen lukrativ sein könnten oder welche Produktlinie weiter ausgebaut werden sollte.
Das Personalmanagement bietet mit drei Modulen ausreichende Steuerungsmöglichkeiten für
bis zu 200 Mitarbeiter.
47
Lexware lohn+gehalt pro berechnet alle Löhne
(außer Baulohn), Gehälter und Minijobs, erstellt
alle wichtigen Unterlagen, die der Betrieb, das
Finanzamt oder die Krankenkassen benötigen,
wie Lohnkonten, Lohnsteueranmeldungen, Beitragsnachweise und vieles mehr. Obendrein sind
die erforderlichen Module zur Übermittlung der
Meldedaten in der Sozialversicherung (Dakota)
und in der Steuer (Elster) integriert.
Abbildung 25: Lexware lohn+gehalt pro 2008
Das Programm ist dabei offiziell qualitätsgeprüft
und mit dem GKV-Zertifikat der gesetzlichen
Krankenkassen ausgezeichnet. Zudem berücksichtigt werden auch die Zahlung von steuerfreien Zuschlägen, vermögenswirksamen Leistungen, geldwerten Vorteilen, Gestellung eines
Dienstwagens oder die gängigsten Formen der
betrieblichen Altersvorsorge.
48
Lexware reisekosten pro senkt den Aufwand für
das richtige Erfassen und die Bearbeitung von
Reiseanträgen. Dabei lassen sich interne Kostenrichtlinien individuell für jeden Angestellten
hinterlegen und Anträge per E-Mail genehmigen. Die Reisekostenabrechnung umfasst In-
und Auslandsreisen mit einer Datenbank aller
Länder und Währungen und berücksichtigt dabei
relevante gesetzliche Pauschalen und Berechnungswerte. Ebenso im Lieferumfang enthalten
sind ein elektronisches Fahrtenbuch und ein
Routenplaner.
Abbildung 26: Lexware reisekosten pro 2008
Eine transparentere und zuverlässigere Personalplanung verspricht das Modul Lexware fehlzeiten pro. Es erlaubt Urlaubszeiten und Fehlzeiten zu erfassen und übersichtlich in einem Kalender darzustellen. Darüber hinaus ist es möglich, Berechnungen des Urlaubsanspruchs nach
Alter und Betriebszugehörigkeit anzustellen und
Planungshilfen durch erstellte Urlaubsregelungen wie Mindestbesetzung und Vertretung zu
hinterlegen, damit Zuständigkeiten im Vorfeld
klar definiert werden können. Die Führung von
Arbeitskonten erlaubt eine Gegenüberstellung
der Ist-/Sollarbeitszeiten und führt dadurch zu
verbesserten Kontrollmöglichkeiten. Integrierte,
arbeitsbezogene Statistiken helfen bei der manuellen Kapazitätseinplanung für bevorstehende
Projekte. Zusätzlich erhält man mit dem Modul
Zugriff auf das Lexware business service portal,
mit dem der kostenlose Zugriff auf mehr als
3000 Arbeitsdokumente gewährt wird.
49
Das Zusatzmodul eService personal bietet darüber hinaus Informationen zu Lohn- und Gehaltsabrechnung, Hilfe bei der Dokumentenerzeugung, Termineinhaltungshilfe für die rechtzeiti-
ge Abgabe von Formularen sowie einen Anpassungsservice bei Krankenkassenbeitragsänderungen.
Abbildung 27: Lexware fehlzeiten pro 2008
Sonstige Funktionen
Durch eine Kooperation mit 1&1 besteht die
Möglichkeit, kostengünstig einen Internetauftritt
in Form eines eigenen Online-Shops zu realisieren. Die Kosten belaufen sich beim günstigsten
durch 1&1 gehosteten eShop auf 14,99 € pro
Monat. Eine Anbindung an das Lexware Modul
warenwirtschaft pro erlaubt es, Artikel in den
Online-Shop zu übernehmen und bei Bestellauslösung Aufträge medienbruchfrei an das ERP-
System zu übergeben. Darüber hinaus erlaubt es
eine Standard-Shop-Schnittstelle, jeden weiteren
kompatiblen Online-Shop anzubinden, der die
Formate BMEcat® oder OpenTRANS® unterstützt.
Lokal operierende Unternehmen erhalten durch
neue Vertriebsformen, wie Onlineauktionen,
eine preiswerte Möglichkeit, Leistungen überregional anzubieten und den Kundenstamm aus-
50
zubauen. Lexware ermöglicht dabei als einer der
wenigen Anbieter mit dem zusätzlich erhältlichen Auktionsmanager-Modul, eBay-Auktionen
automatisiert aus dem ERP-System abzuwickeln. Dabei lassen sich bereits in der Warenwirtschaft gepflegte Produkte in die OnlineVerkaufsplattform aufnehmen und Verkaufstransaktionen steuern. Die Abrechnung erfolgt
nach getätigtem Umsatz; für z. B. 100 erfolgreiche Auktionen pro Monat werden maximal 45 €
(abhängig vom Verkaufspreis) fällig.
Unternehmen, welche keine eigene Produktion
betreiben bzw. auf eine entsprechende Planungsumsetzung nicht angewiesen sind, bietet
Lexware mit den Office-Paketen der Professional-Line eine günstige Komplettlösung, mit der
kleine Unternehmen sehr gut beraten sind, die
den ERP-Einstieg vollziehen möchten. Die von
Lexware hauptsächlich angepeilten Zielgruppen,
Handel, Handwerk und dienstleitungsorientierte
Unternehmen erhalten eine ausgereifte Lösung,
welche durch die Client-Server-Architektur die
Möglichkeit bietet, steigende Systembenutzerzahlen durch Lizenzzukäufe abzudecken.
Weiterhin ist es möglich, später benötigte Einzel-Programme (Module) zusätzlich zu erwerben und in die bestehende Lösung zu integrieren.
Ferner besteht die Möglichkeit, zu einem späteren Zeitpunkt auf die Branchenlösungen der
Professional-Line upzugraden. So ist es z. B.
möglich, mit Lexware handwerk pro ein Programm mit speziellen, branchenspezifischen
Funktionen für das Handwerk zuzukaufen, welches unter anderem wichtige zusätzliche
Schnittstellen bietet (GAEB, ELDA- und DATANORM).
Obwohl es sich um Standardsoftware handelt
und trotz des „out of the box“-Konzepts, sind
einige Anpassungen an die eigenen Bedürfnisse
möglich, zugeschnitten auf die gängigsten Anforderungen kleiner und mittlerer Betriebe.
Werden zusätzliche Funktionen benötigt, die
den Leistungsumfang der angebotenen Standardlösung überschreiten, bieten die weiteren
Zusatzmodule ergänzende Unterstützungsmöglichkeiten, die jedoch nicht mit Individualsoftwarelösungen verglichen werden dürfen. Dies
ist begründet in der Tatsache, dass Lexware ausschließlich Standardsoftwarelösungen für kleine
und mittlere Unternehmen anbietet. Abschließend lässt sich festhalten, dass Lexware mit der
Professional-Line eine erfolgreiche und weitverbreitete Lösung am Markt bereithält, die gerade für Unternehmen interessant ist, die eine
kostengünstige, bewährte, benutzerfreundliche
und vielfach bewährte Gesamtlösung suchen,
mit der die Kernprozesse sauber abgebildet werden können.
51
52
3.4
Mesonic Software GmbH - Corporate WINLine
Firma:
MESONIC Software GmbH
Gründung:
1978
Name der Lösung:
Corporate WINLine
Adresse:
Hirschberger Straße 18
D-27383 Scheeßel
Internetadresse:
www.mesonic.com
Ansprechpartner:
Peter Behrens
Funktion:
Verkauf / Händlerbetreuung
eMail:
[email protected]
Telefon:
Telefon: 04263/939 00
75
Umsatz:
k. A.
60.000 (Alle Lösungen)
Ab 10.000 € (Komplette Lösung)
„Tradition meets Innovation“
53
Allgemeine Unternehmensinformation
Die MESONIC Business Software GmbH ist ein
weltweiter Anbieter von betriebswirtschaftlicher
Unternehmenssoftware. Das Unternehmen wurde 1978 in Wien in Österreich gegründet und
entwickelt und vertreibt betriebliche Softwareprodukte für kleine und mittelständische Unternehmen. Heute ist MESONIC neben vier international verteilten Standorten (Deutschland, Österreich, Italien, USA), durch Distributoren in
den Ländern Tschechien, Slowakei, Kroatien,
Ungarn, Rumänien, Albanien, Iran und Südamerika weltweit vertreten. Anfangs lagen die
Schwerpunkte des Unternehmens in der Entwicklung von Lösungen für das Rechnungswesen und der Warenwirtschaft.
Seit etwa 15 Jahren bietet Mesonic eine integrierte ERP-/CRM-/PPS-Software an, die mittlerweile in 14 Sprachen übersetzt und weltweit
einsetzbar ist. Neben 75 internen Mitarbeitern,
die sich schwerpunktmäßig auf die Weiterentwicklung der Software konzentrieren, wird MESONIC von circa 700 Fachhandelspartnern beim
Vertrieb und dem Support der Software unterstützt. Etwa 450 von diesen sind in Deutschland
und Österreich angesiedelt.
Lösungsübersicht
MESONIC versteht sich als Anbieter von Softwarelösungen für kleine und mittelständische
Unternehmen, ohne dabei eine konkrete Branche
zu fokussieren. Der modulare Aufbau der Software ermöglicht es dem Anbieter, die Lösung an
individuelle Bedürfnisse seiner Kunden anpassen. Neben Unternehmen aus dem Bereichen
Handel, Industrie und Dienstleistungsbranche
zählen auch Schulen, Banken, soziale Dienstleister und die öffentliche Verwaltung zum
Kundenstamm von MESONIC.
Die Unternehmenssoftware von MESONIC besteht aus den Modulen ERP, CRM, PPS und
eBusiness, die alle auf eine gemeinsame Datenbasis aufsetzen und vollständig in die Gesamtlösung integriert sind. Je nach Größe und Bedarf
eines Unternehmens bietet MESONIC dem An-
wender
Wahl:
unterschiedliche
Produktlinien
zur
Die Lösung WINLine ist die klassische Variante
der Unternehmenssoftware für Klein- und Mittelbetriebe und seit Langem am Markt etabliert.
Es sind Lösungen für das Rechnungswesen, die
Auftragsbearbeitung/Warenwirtschaft sowie für
das Personalwesen verfügbar. Die Software ist
vollständig modular aufgebaut, wobei der Kunde selbst entscheidet, welche Module er einsetzen möchte. Jedes Modul wird dabei einzeln und
pro Arbeitsplatz lizenziert. Die Software ist
durch Hinzunahme beliebiger Module erweiterbar, sodass Unternehmen ohne Neuinstallation
oder Neukonfiguration des Systems mit ihren
Anforderungen wachsen können. Lediglich eine
isolierte Nutzung des Produktionsplanungs- und
CRM-Moduls ist nicht realisierbar, da diese nur
in Verbindung mit weiteren Modulen genutzt
werden können. Bei Bedarf kann problemlos
von WINLine auf die größere Lösung Corporate
WINLine gewechselt werden.
Die Produktlinie Corporate WINLine ist die
Standardlösung für mittelständische Unternehmen. Die integrierte Gesamtlösung deckt sämtliche Bereiche eines mittelständischen Unternehmens vom Rechnungswesen über die Auftragsbearbeitung/Warenwirtschaft bis hin zu Fertigung und Personalwesen ab.
Auf Wunsch des Anwenders können für beide
Lösungen WINLine und Corporate WINLine,
kostenpflichtige Wartungsverträge abgeschlossen werden. Der Abschluss ist beim Kauf der
Software jedoch nicht verpflichtend.
Mit MESONIC Business Compact hat MESONIC eine weitere Alternative für kleinere Unternehmen geschaffen. Mit dieser Lösung steht der
volle Funktionsumfang der Software zum monatlichen Fixpreis pro Benutzer zur Verfügung.
In der Mietlösung sind sämtliche Module von
der Buchhaltung über das Controlling, Einkauf,
Warenwirtschaft, Lagerverwaltung, Kostenrechnung, Anlagenbuchhaltung, Fertigung und der
Archivierung enthalten. Die meisten Anforde-
54
rungen kleiner Unternehmen können durch dieses System abgedeckt werden. Als zusätzliches
Produkt für Unternehmen, mit mehreren verteilten Standorten, bietet MESONIC seit 2007 Enterprise WINLine an. Diese Lösung ist identisch
mit den anderen Produkten, erlaubt jedoch die
Nutzung der Software über einen Internetbrowser und sorgt damit für maximale Flexibilität
und Mobilität im Unternehmen.
Die MESONIC-Lösungen werden weltweit ausschließlich indirekt über autorisierte und qualifizierte Fachhandelspartner vertrieben.
Diese werden von MESONIC beim Vertrieb der
Lösungen unterstützt. Die MESONIC-Fachhandelspartner bieten selbstständig Beratungsleistungen und Schulungen zur Software an und
unterstützen die Anwenderunternehmen bei der
Implementierung und Einrichtung der MESONIC-Systeme.
Gegenstand dieser Studie ist die Lösung Corporate WINLine, die als integrierte Gesamtlösung
sämtliche Bereiche eines Unternehmens abdeckt. Sie ist vor allem für anspruchsvollere
kleine und mittlere Unternehmen geeignet.
Abbildung 28: Funktionsumfang der MESONIC Unternehmenslösungen
55
Die Lösung Corporate WINLine setzt sich aus
verschiedenen Einzelmodulen zusammen:
CWL SYSTEM bietet dem Systemadministrator Möglichkeiten, die Anwendungen an die geforderten Geschäftsabläufe anzupassen. Dazu
gehören neben Administrationswerkzeugen ein
integriertes Archivsystem für die elektronische
Ablage und Verwaltung von Dokumenten, Routinen für die Datensicherung und Rücksicherung, eine User-/Berechtigungsverwaltung sowie ein Kampagnenmanagement.
CWL FIBU (Finanzbuchhaltung): Über die Basisfunktionen der FIBU, wie Stapel-/Dialogbuchen, Offene Posten, automatischer Zahlungsverkehr und Bilanzierung bietet die Software Zusatzfunktionen wie Budget, Fremdwährung, Konsolidierung, automatische Buchungen,
BWA, Dialogbilanzierung und eine integrierte
Kostenrechnung.
CWL FAKT (Fakturierung, Auftragsbearbeitung, Warenwirtschaft): Dieses Modul deckt die
Bereiche von der Lagerbuchhaltung über die
Auftragserfassung bis zur Fakturierung ab. Das
Einkaufsmodul ist komplett integriert. Zahlreiche flexible Auswertungsmöglichkeiten unterstützen das Controlling. Wiederkehrende Belege, Außendienstanbindung, Miet- und Wartungsverwaltung,
Seriennummernverwaltung,
Mehrlagerfähigkeit, Größen, Farben etc. runden
die Lösung ab.
CWL LOHN ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung für den mittelständischen Betrieb. Abrechnung der Mitarbeiter, Stammdatenanlage,
Datenprüfung, flexible Anpassung der Be/Abzüge und eine integrierte Formelsprache für
die Lohnartengestaltung unterstützen den Anwender bei der Lohnabrechnung.
Lohnrückrechnung, Versorgungsbezüge, VWLVerträge, Märzklausel, Kostenrechnungsschnittstelle, Zeiterfassung und Fehlzeitenverwaltung
sind weitere Funktionalitäten des Moduls Lohn.
Ergänzend dazu bietet MESONIC mit WINLine
CRM Go! HR ein integriertes Tool für das Human Resources Management an.
CWL PROD (Produktionsplanung und Steuerung): Anlage mehrstufiger Fertigungsstücklisten, Artikelbedarfsmeldung aus der FAKT auf
Basis der Aufträge, Reservierung der verfügbaren und Bestellung der benötigten Komponenten. Arbeitsvorbereitung, Druck der Arbeitsscheine und Produktionsmeldung sind ebenfalls
Bestandteile des Produktionsplanungsmoduls.
CWL PROJECT ist eine Projektverwaltung.
Von der Erfassung über die Verwaltung bis hin
zur Nachverfolgung und Budgetierung stehen
zahlreiche Funktionen zur Verfügung.
Die Installation und Einrichtung der mehrplatzfähigen Software im Anwenderunternehmen erfolgt durch einen MESONIC-Implementierungspartner. Bei der Einrichtung der Lösung können
mehrere Mandanten angelegt werden, die Anzahl der Mandanten ist dabei nicht beschränkt.
Der Benutzer kann sowohl bei der Anmeldung
am System als auch über ein Auswahlmenü in
der Lösung zwischen den Mandanten wechseln.
In den Bereichen der Finanzbuchhaltung, des
CRM und Lagerwesen ist zudem eine Konsolidierung der Daten möglich.
Das System verfügt über eine integrierte Benutzerverwaltung. Hiermit können die verschiedenen Benutzer der Lösung verwaltet werden und
ihr Zugriff auf die Lösung und die einzelnen Bereiche und Funktionen geregelt werden. Zusätzlich können Benutzerrollen und Benutzergruppen angelegt und diesen dann beliebig Benutzern zugewiesen werden. Über das Berechtigungssystem können nicht nur die Benutzerfreigaben bis auf die Feldebene geregelt, sondern
auch die grafische Gestaltung der Lösung angepasst werden.
56
Abbildung 29: Cockpit der Corporate WINLine von MESONIC
Beim Start der Software werden dem Benutzer
in einer Cockpit-Darstellung neben einzelnen
Modulen alle wichtigen Informationen und offenen Aufgaben dargestellt. Über Links kann man
bequem zu den einzelnen Funktionen und benötigten Aktivitäten navigieren. Pro Benutzer können bis zu neun Cockpit-Ansichten individuell
angelegt werden. Eine benutzerspezifische Favoritenleiste ermöglicht, wiederkehrende Transaktionen, Makros, Hyperlinks und Verknüpfungen zu externen Systemen individuell zu speichern.
Zudem gibt es in vielen Bereichen die Möglichkeit, Informationen grafisch auszuwerten (Diagramme, Schaubilder, weitere Berichtsformen).
Eine Bearbeitung der Berichte ist in einer Vorschau möglich, die Änderungen werden anschließend automatisch in die Benutzermasken
übernommen.
Corporate WINLine wird in zahlreichen Sprachversionen angeboten. Aktuell sind 14 Sprachen,
darunter deutsch, englisch, italienisch, polnisch
und ungarisch verfügbar.
Standardmäßig wird die Integration in Microsoft-Office-Produkte, z. B. Outlook, Excel, Access, Word, angeboten, sodass die Datenübernahme und -übergabe aus anderen Systemen
problemlos erfolgen kann.
Freie Gestaltungsmöglichkeiten erlauben es den
Anwendern, das System auf unterschiedliche
Weise anzupassen. Von der Änderung der Bildschirmmaske, über die Darstellungsweise der
Cockpitfunktion, das Hinzufügen von Zusatzfeldern in den Benutzermasken bis zur Gestaltung
firmenspezifischer Formulare und Auswertungen sind individuelle Anpassungen bis auf
Arbeitsplatzebene möglich.
57
Abbildung 30: Workflow Editor
Durch einen Workflow Editor können Geschäftsabläufe innerhalb des Systems individuell
gestaltet werden. Hierzu kann der Anwender
mithilfe einer grafischen Prozessbeschreibung
Arbeitsschritte einsehen und umorganisieren.
Zusätzlich können Berechtigungen gesetzt, Mitarbeiter mit einbezogen, Aktionen definiert und
Objekte zugeordnet werden.
Das System erkennt automatisch die Verfügbarkeit von Updates und spielt diese über eine integrierte und automatische Installationsroutine direkt ein. Die Updates sind im Wartungsvertrag
inklusive und enthalten nicht nur Systemneuerungen, sondern liefern auch Informationen und
Tipps zur Benutzung des Programms und eventuelle Veränderungen der rechtlichen Rahmensituation.
WINLine läuft unter den Betriebssystemen
Windows 2000, Windows 2003, Windows 2008,
Windows XP und Vista. Als Datenbank wird die
kostenfreie MSDE mitgeliefert, die sich aber nur
für kleine Installationen eignet.
Daneben werden die Datenbanklösungen SQL
Server 2000 SP 4, SQL Server 2005 SP 2 bzw.
SQL-EXPRESS SP 2 oder PostgreSQL 7.4 unter
Linux (serverbasierend) unterstützt. Die weiteren Anforderungen an die Hardware sind abhängig von der Anzahl der Nutzer und den auftretenden Datenvolumina. Die web-orientierte Lösung Enterprise WINLine erlaubt es Unternehmen, die Software unabhängig vom eingesetzten
Client-Betriebssystem im Browser zu betreiben.
Unterstützt werden hier alle Plattformen, die
über einen JAVA-fähigen Webbrowser verfügen. Voraussetzung ist eine bestehende Internetverbindung. Steht diese einmal nicht zur Verfügung, kann das System auch im Offlinebetrieb
genutzt werden. Sobald die Verbindung wieder
verfügbar ist, werden die Daten mit dem Server
synchronisiert.
58
Leistungsumfang
Corporate WINline ist eine integrierte Gesamtlösung, die sämtliche Bereiche eines mittelständischen Unternehmens, angefangen beim Rechnungswesen über Warenwirtschaft, Personalwesen, CRM, Produktion und Projekt-Management, abdeckt.
Alle Angebots- und Verkaufsaktivitäten werden
über das Modul Fakturierung abgewickelt. Zudem werden hier die Stammdaten für die Artikel
verwaltet und die Belege für alle geschäftlichen
Aktivitäten erfasst.
In den Stammdaten der Artikelverwaltung können beliebig viele Artikel angelegt und bearbeitet werden. Dabei werden sowohl Einkaufsartikel als auch verschachtelte Handelsstücklisten
(Sets) und Produktionsartikel unterstützt. Der
Verkaufspreis eines Artikels kann in einer tabellenähnlichen Übersicht erfasst werden. Es sind
unbeschränkt viele Verkaufspreise möglich,
denen jeweils eigene Bezeichnungen zugeordnet
werden können. Damit kann man beispielsweise
kundenindividuelle oder Preise für Kundengruppen sowie Saison- oder Aktionspreise abbilden. Schon im Artikelstamm kann eingerichtet werden, ob ein Artikel rabattfähig ist und
mehrere Rabattstufen für diesen festgelegt werden.
Abbildung 31: Belegerfassung in der Fakturierung
Die Erfassung von Angeboten und Aufträgen
findet über einen Belegmanager statt, der einheitlich für die Erfassung aller Arten von Belegen verwendet wird. Damit ist die Belegbearbeitung für den Anwender schnell und verständlich
gestaltet sowie ohne umständlichen Menüwechsel durchführbar. Über die Belegstufe wird die
Art des zu erfassenden Beleges – wie bspw. das
Angebot – festgelegt und alle notwendigen Erfassungskriterien zur Verfügung gestellt. Bei der
Erstellung des Angebots kann über eine integrierte Volltext-Suche der passende Kunde
schnell gefunden werden. Nach der Auswahl des
Kunden werden dessen Daten automatisch vom
System in den Beleg übernommen.
59
Abbildung 32: Beleghistorie zum Kunden
Zusätzlich ist eine Kundenhistorie mit allen relevanten Daten zu früheren Aktivitäten verfügbar. In der Historie sind alle vergangenen Vorgänge und Bestellungen eines Kunden hinterlegt. Dabei berücksichtigt die Lösung auch die
historischen Preise, kundenspezifischen Preise
und die Konditionen, wie Skonto oder Rabatt,
die dem Kunden bei seinen Bestellungen gewährt wurden.
Direkt aus der Historie ist die Erstellung eines
neuen Angebots an den Kunden möglich. Die
Erfassung der einzelnen Positionen kann dabei
ebenfalls über Suchfelder vorgenommen werden. Dem Kunden kann für die einzelnen Positionen im Angebot Zeilenrabatt gewährt werden.
Der Benutzer kann sich nach Eingabe der Preise
und Rabatte Informationen zum Rohertrag des
Auftrags anzeigen lassen. Ist ein angefragter Artikel nicht verfügbar, kann dieser direkt aus der
Auftragsmaske nachbestellt werden, wofür das
System automatisch Bestellvorschläge generiert.
Wurde für das Produkt ein Alternativartikel angelegt, wird dieser ebenfalls angezeigt. Neben
der Unterstützung der Abwicklung von Streckengeschäften, bei denen der Artikel direkt
vom Erzeuger zum Endkunden gesendet wird,
ermittelt das System selbstständig den geplanten
Liefertermin, der nachträglich individuell abgeändert werden kann. Durch ein Preisfindungssystem können neben allgemeingültigen Verkaufspreisen auch Rabatte, Skonti, Aktions-,
Saison-, Nettopreise und Mengenstaffeln hinterlegt werden, die sowohl kundenindividuell als
auch gruppenspezifisch verwaltet werden können. Soll ein Beleg später weiterbearbeitet oder
an den Kunden geschickt werden, kann dieser in
eine Wiedervorlage eingestellt werden. Bei Fälligkeit der Aktivität wird der entsprechende
Anwender in seiner Cockpit-Ansicht über den
zu bearbeitenden Vorgang informiert.
60
Im Bereich der Materialwirtschaft unterstützt
das System den Anwender bei der Organisation
von Artikeln und Produktgruppen.
Die Produktion ist in Corporate WINLine ein
eigenständiges Modul und verfügt über vielfältige Möglichkeiten zur Produktionsplanung und
-steuerung. Es ist in die Lösung integriert und
holt sich alle relevanten Daten zur Abwicklung
der Produktion aus der gemeinsamen Datenbank.
Neben dem Erfassen von Volumen und Gewicht
eines Artikels, können hier Beschreibungen in
Kurz- und Langtextform, Fremdsprachenbezeichnungen und Grafiken hinterlegt werden.
Auch verschiedene Farben, Größen, Lagerorte,
Chargen und Seriennummern können dem Artikel zugeordnet werden.
Im Bereich der Disposition kann der Meldebestand eines Artikels festgelegt werden, bei dessen Unterschreitung das System einen Bestellvorschlag generiert. Dabei kann der Sollbestand
aufgrund von Durchschnittswerten der letzten x
Monate berechnet werden. Zudem bietet die
Software alle gängigen Lagerabgangsarten wie
LIFO und FIFO.
Abbildung 33: Stückliste mit Arbeitsgängen
Bei der Erfassung von Produktionsaufträgen
können Stücklisten direkt im System eingepflegt
oder über eine Importfunktion übertragen werden. Die Definition von festen Losgrößen, sowie
das Auflösen verschachtelter Stücklisten, die
nicht nur Material, sondern auch personelle Ressourcen beinhalten können, sind durch das System problemlos darstellbar. Ergänzend bietet das
PPS-System von MESONIC die Möglichkeit
einer Kapazitätsgrob- und Feinplanung sowie
die Abwicklung von Fremdfertigungen.
61
Abbildung 34: Ressourceneinplanung im Produktionsmodul
Die Ressourcen können vom System reserviert
und in den Produktionsvorgang eingeplant werden.
Die Beschaffung von fehlenden Zuliefererteilen
erfolgt automatisch über das System generierte
Bestellvorschläge. Nach Eintreffen der Lieferung bucht das System die Rohstoffe von freigegebenen Aufträgen sofort ab und beginnt mit der
Einleitung des Produktionsprozesses.
Innerhalb der Produktionsplanung hat der Anwender die Wahl zwischen einer manuellen und
einer automatischen Planung. Die Terminierung
der Produktion kann sowohl vorwärts als auch
rückwärts erfolgen. Auch Arbeitstätigkeiten
können im System abgebildet werden. Arbeitsgänge können vom Benutzer sowohl gesplittet
als auch überlappend angeordnet werden. Die
Produktionsschritte können je nach ihrem Bearbeitungsstatus sowohl als fertig als auch als
teilweise fertig ans System gemeldet werden. So
kann der Benutzer überprüfen, was fertiggestellt
wurde oder welche Schritte bereits erledigt wurden.
Ein Leitstand (Listendarstellung) hilft bei der
Überwachung und Einplanung aller Fertigungsaktivitäten. Zur Darstellung der Ablaufplanung
gibt es verschiedene Darstellungen in Listen und
Grafiken. In der Übersicht der Ablaufplanung
sind die Prozesse direkt verschiebbar und können somit vom Benutzer leicht verändert werden.
Zusätzlich zur detaillierten Kapazitätsplanung
ist durch das Zusatz-Modul Corporate WINLine
PROD CRP (Capacity Resource Planning) die
Unterscheidung in eine Grob- und Feinplanung
von Ressourcen in Produktionsaufträgen in
WINLine möglich. In diesem Zusatzmodul kann
je Ressourcengruppe (z. B. Facharbeiter, die für
die Tätigkeit eine bestimmte Qualifikation aufweisen müssen) festgelegt werden, ob eine
Grob- oder Feinplanung von Aufträgen – oder
eine Mischung davon – gewünscht ist. Die
Grobplanung erfolgt auf Basis von Kapazitäten,
die in einem Kalender (Schichtzeiten) anhand
der verfügbaren Ressourcen (Anzahl Mitarbeiter
in dieser Zeit) festgelegt werden können, womit
es auch möglich ist, saisonale Schwankungen in
62
der Auslastung zu berücksichtigen. Auf Basis
der Kapazitäten werden alle Produktionsaufträge
wahlweise über Vorwärts- oder RückwärtsTerminierung in den Ressourcengruppen eingeplant, wobei die Rohmaterialien bzw. Halbfertigprodukte im Detail disponiert werden. In der
Produktionsleitung kann nun entschieden werden, ob die Information der „Kapazitätsplanung“
(d. h. die Planung auf Basis der in der Ressourcengruppe hinterlegten Kapazität) ausreichend
ist. Andernfalls kann – z. B. für die nächsten
Fertigungstage – die Planung bis auf die einzelne Ressource (den Mitarbeiter, die Maschine
etc.) minutengenau heruntergebrochen werden.
Für die Abwicklung der Produktion über eine
verlängerte Werkbank (d. h. Fremdvergabe mit
Beistellung) steht das Zusatz-Modul CWL
PROD FFG (Fremdfertigung) zur Verfügung.
über die Cockpit-Ansicht oder den entsprechenden Menüeintrag nachverfolgbar. Bei den Bestellvorschlägen unterscheidet das System zwischen Produktionsartikeln und Einkaufsartikeln.
Bestellvorschläge für beide Gruppen können im
System getrennt bearbeitet werden. Zur Vereinfachung der Bestellabwicklung steht zudem eine
Stapelverarbeitung zur Verfügung. Das System
schlägt bei einer Bestellung mehrere mögliche
Lieferanten vor. Kriterien, wie Liefertermin,
Einkaufspreis sowie gewährte Rabatte, können
dabei in die Entscheidung mit einbezogen werden. Auf Grundlage dieser Auswahlhilfe kann so
die Bestellung beim Hauptlieferanten, beim
schnellsten oder beim billigsten Lieferanten erfolgen. Zusätzlich speichert das System in den
Stammdaten eines Artikels automatisch den letzten sowie den niedrigsten Einkaufspreis.
Eine Lieferantenrückstandsliste hilft bei der
Überwachung des Einkaufsprozesses und der
offenen Bestellungen. Wie schon beim Verkauf
sind auch beim Einkauf Bestellabrufe aus Rahmenverträgen möglich.
Die Beschaffung ist ebenfalls Teil des Moduls
Fakturierung und in die weiteren Prozesse vollständig integriert. Sowohl bei der Auftragsvergabe als auch bei der Produktion können durch
das System automatisch Bestellvorschläge generiert werden. Der Status dieser Vorschläge ist
Abbildung 35: Lieferrückstandslisten
63
Abbildung 36: Auswahlmöglichkeiten zur Inventur
Lagerwirtschaft
In der Lösung ist die Verwaltung mehrerer Lager möglich, die in kleinere Einheiten unterteilt
werden können. Die Lagerbestände werden als
Sollbestand, Istbestand, auftragsbezogene oder
produktionsbezogene Bestände abgebildet. Warenumbuchungen zwischen Lagerplätzen, Lagerbestandskorrekturen und -neubewertungen
sind einige der Funktionen, die im Bereich der
Lagerverwaltung im System realisierbar sind.
Zur Bewertung des Lagers wird in den Stammdaten der Artikel eingetragen, ob er zum Einstandspreis, zum letzten oder zum niedrigsten
Einkaufspreis auf das Lager gebucht werden
soll. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit,
einen Artikel als nicht lagerfähig zu deklarieren.
Zusätzlich können sowohl der Lagerwert als
auch der Lagerbestand korrigiert und neu bewertet werden.
Das Lager unterstützt sowohl die Restmengenverwaltung als auch die Chargenverwaltung.
Zudem ist es möglich, Daten aus einer externen
Lagerverwaltung in die Lösung zu integrieren.
Die Inventur kann in der Lösung für einen benutzerdefinierten Zeitraum nach verschiedenen
Kriterien für unterschiedliche Merkmale, wie
Artikelgruppen, Ausprägungen oder Lagerorten,
durchgeführt werden. Auch Differenzlisten können erstellt werden. Die Ergebnisse der Inventur
und der Differenzliste werden in einem Beleg
ausgegeben, welcher direkt gedruckt werden
kann. Aufgetretene Differenzen können automatisch gebucht werden.
Der Versand wird über das Modul Fakturierung
durchgeführt. Für den Versand kann die Lösung
auf die in den Artikeln hinterlegten Angaben
zum Gewicht und der Verpackung zurückgreifen, man kann auch für die Lieferungen verschiedene Packstoffarten berücksichtigen.
Über einen vorhandenen Bestellbeleg kann eine
Kommissionierliste bzw. Packliste mit Angaben
zum Lagerplatz, der Artikelnummer und der
64
Menge erstellt werden, anhand derer die Mitarbeiter die Bestellung versandfertig machen.
Die Versandetiketten hierzu können direkt aus
dem System heraus gedruckt werden. Durch die
Option der Anbindung von MDE-Geräten (bsp.
Barcodeleser) können Daten der Warenentnahme direkt in das System eingespielt und der Prozess der Kommissionierung verfolgt werden.
Finanzbuchhaltung
Die Finanzbuchhaltung – ein Kernbereich von
Corporate WINLine – bietet durch die Integration der Module ein gutes Zusammenspiel der
Sachbuchhaltung, der Lohnbuchhaltung und der
Anlagenbuchhaltung. Daten dieser Bereiche
können in die Finanzbuchhaltung übernommen,
bearbeitet und gebucht werden.
Dem Anwender stehen verschiedene Buchungsmöglichkeiten zur Verfügung. Neben
Dialog-, Stapelbuchen und einer Buchungsübernahme aus Fremdprogrammen beherrscht das
Programm auch das Buchen über individuell gestaltete Masken. Mithilfe des Stapelbuchens
können unter anderem immer wiederkehrende
standardisierte Geschäftsfälle automatisiert werden. Überweisungen und Lastschrifteinzugsermächtigungen können direkt aus dem Programm heraus verwaltet und durch die Anbindung an das Online-Banking abgewickelt werden. Zudem unterstützt das System das Bedrucken von Schecks und Überweisungsträgern.
Das Einlesen elektronischer Kontoauszüge ist
möglich.
Ein umfassendes Mahnwesen mit mehreren
Mahnstufen und einer Verwaltung offener Posten, die durch Workflows automatisiert und mittels der Cockpitfunktion nachvollziehbar werden, unterstützt das Forderungsmanagement
eines Unternehmens. Der Mahnplan mit unterschiedlichen Mahnstufen, -zeiträumen und Verzugszinsen ist hierbei frei definierbar.
Die in Corporate WINLine enthaltene Kostenrechnung ermöglicht eine Reihe von Analysen,
die wiederum die Grundlage für unternehmensrelevante Entscheidungen sind. Durch die Zu-
ordnung von Kosten zu Kostenarten, Kostenträgern und Kostenstellen lassen sich wichtige Fragen für das Controlling beantworten. In diesem
Zusammenhang spielt auch die Vor- und Nachkalkulation eines Artikels oder eines Projektes
eine große Rolle. Für die Kontrolle der laufenden Kosten bieten sich z. B. das Journal und das
Kostenstellenblatt an. Auf einen Blick kann das
Betriebsergebnis ebenso abgebildet werden wie
auch die Kostenträgererfolgsrechnung, bei der
der Gewinn bzw. Verlust, den ein einzelner Kostenträger erwirtschaftet, deutlich wird. Der umfangreiche Statistikteil des Kostenrechnungsmoduls ermöglicht außerdem einen Kostenstellenund Kostenträgerbudgetvergleich. Die für die
Kostenrechnung benötigten Daten werden
automatisch aus der Finanzbuchhaltung oder der
Anlagenbuchhaltung übergeben. Werden dort in
den Stammdaten die Daten entsprechend angelegt, erfolgt die Kostenerfassung automatisch.
Ebenso können Daten aus der Lohnbuchhaltung
in die Kostenrechnung übergeben werden.
Über das Modul Lohn können alle für die Mitarbeiterverwaltung erforderlichen Aktivitäten
abgewickelt werden. Neben einer umfassenden
Lohnabrechnung, die alle steuerlichrechtlichen
und sozialversicherungstechnischen Funktionen
berücksichtigt, werden in diesem Bereich auch
Auswertungen zu Arbeitnehmern und deren Personalakten zur Verfügung gestellt. Die unterschiedlichsten Anforderungen unterschiedlicher
Branchen an die Lohnarten können durch ein
flexibles Formelsystem angepasst werden.
Die Anlagenbuchhaltung ist ein eigenständiges
Modul innerhalb von Corporate WINLine und
verfügt über eine umfassende Stammdatenverwaltung, einen Anlagenspiegel sowie allen gängigen Abschreibungsmethoden. In diesem Modul kann Inventar erfasst und verwaltet werden.
Eine Bilanzierung kann in der Lösung nach
unterschiedlichen Richtlinien erfolgen. Durch
freie Konten- und BKZ-Rahmen können Bilanzierungen nach HGB und IFRS, aber auch nach
US-GAAP erstellt werden.
65
Mehrere BKZ-Gliederungen erlauben die unterschiedliche Darstellung ein und desselben Mandanten. Mithilfe der Dialogbilanzierung können
Buchungen ein- und ausgeblendet werden. Auf
diese Weise wird die Entwicklung der steuerlichen zur handelsrechtlichen bzw. IFRS-Bilanz
ersichtlich.
im System gehören beispielsweise die Berechnung der Deckungsbeiträge und Zuschlagskalkulationen.
Zudem verfügt das System standardmäßig über
zahlreiche Schnittstellen zur Steuerabwicklung,
darunter auch eine DATEV- und ELSTERSchnittstelle. Für die Darstellung der Finanzlage
des Unternehmens steht ein Liquiditätsanalysemodul zur Verfügung.
Mithilfe der Business Intelligence Module der
Produktreihe WINLine OLAP stehen dem Nutzer umfangreiche Analysetools zur Verfügung.
Diese ermöglichen die Auswertung der Daten
im System über OLAP-Cubes. Dies bedeutet,
dass Auswertungen über viele Dimensionen, wie
Umsatz, Kunden, Perioden und Artikel, generiert werden können. Es kann bei der Datenanalyse bis auf granulare Feinebenen vordringen.
Die Oberfläche erlaubt eine Bedienung über
Drag & Drop, die Ansicht der Auswertung kann
beliebig angepasst werden. Grafisch können die
Ergebnisse in Tabellen und Diagrammen ausgegeben werden, sie können zusätzlich nach Excel
exportiert werden. In Excel vorhandenen Daten
können mit dem Modul WINLine OLAP Enterprise importiert und dort ebenfalls mehrdimensional ausgewertet werden.
Für den Bereich des Controllings lassen sich
zahlreiche Auswertungen und Analysen durchführen. So sind zahlreiche Kalkulationsschemata
im System vorhanden, diese lassen sich für Aufträge und die Produktion sowohl als Vor- wie
auch als Nachkalkulationen durchführen. Die
Auswertungen sind nicht nur für Aufträge möglich, sondern lassen sich auch pro Stück berechnen. Sollten vom Anwender spezielle Kalkulationsschemata benötigt werden, können zusätzliche Formeln in die Nachkalkulation mit einbezogen werden. Zu den weiteren Kalkulationen
Standardmäßig sind eine Reihe von Reports hinterlegt, die zur Auswertung der Daten dienen.
Deren Erstellung und Druck lässt sich automatisch, aber auch zeitlich festgelegt ansteuern.
66
Abbildung 37 - Auswertungen mit Hilfe von Business Intelligence
Sonstige Funktionen
Zusätzlich zu den Standard-Modulen gibt es
eine eigene Shoplösung von MESONIC. Diese
wird bei ihrem Einsatz direkt in das System integriert und kann automatisch alle Daten aus der
Lösung übernehmen. Über Partner kann zudem
eine eBay-Schnittstelle erworben werden.
Das System unterstützt das Projektmanagement
von der Erfassung über die Verwaltung bis hin
zur Budgetierung. Neben der Nachverfolgung
des Projektstatus und einem Soll-/Ist-Vergleich
der zeitlichen Aktivitäten, kann mit diesem Modul auch die Abschlusswahrscheinlichkeit eines
Projektes bestimmt werden. In der Lösung können Projekte sowohl geplant als auch abgewickelt werden, dabei können alle Ressourcen erfasst, eingeteilt und abgerechnet werden. Den
Projekten wird eine eindeutige Projektnummer
zugewiesen, diese kann anderen Elementen der
Lösung wie Material oder Ressourcen zur besseren Nachverfolgung zugeordnet werden. Zudem
sind für die Abwicklung der Projekte grafische
Auswertungen wie Diagramme oder Zeitleisten
verfügbar.
Über den Workflow-Manager können Prozesse
im Bereich des Reklamationsmanagement definiert werden. Ferner können mehrstufige, verschachtelte als auch von der Hierarchie abhängige Provisionen, berücksichtigt, kalkuliert und
berechnet werden.
Als eigenständiges Modul steht eine Archivierungsverwaltung zur Verfügung. Diese unterstützt bei der Sicherung und Archivierung der
relevanten Dokumente, Belege und Einstellungen in der Lösung. Die Daten werden dabei jeweils als eigenständige Version gespeichert und
können somit eindeutig nachvollzogen werden.
67
68
3.5
Microsoft Deutschland GmbH - Microsoft Dynamics NAV 2009
Firma:
Microsoft Deutschland GmbH
Gründung:
1976
Name der Lösung:
Microsoft Dynamics NAV 2009
Adresse:
Internetadresse:
Konrad-Zuse-Straße 1
85716 Unterschleißheim
www.microsoft.com/germany/dynamics
k. A.
Die Präsentation der Lösung wurde von der Firma mcbs Systemhaus GmbH, einem Microsoft Business
Partner aus München, durchgeführt.
Firma:
mcbs Systemhaus GmbH
Adresse:
Heidestraße 26b
85716 München-Unterschleißheim
Internetadresse:
www.mcbs-systemhaus.com
Ansprechpartner:
Michael Emrich
Funktion:
Geschäftsführer
eMail:
[email protected]
Telefon:
089/95 41 57 67
69
Microsoft ist einer der weltweit größten Softwareanbieter mit Sitz in den USA. Das Unternehmen besteht seit 1976 und beschäftigt heute
über 70.000 Mitarbeiter weltweit. Vertreten
durch die Microsoft Deutschland GmbH, agiert
das Unternehmen von Unterschleißheim aus mit
rund 1800 Mitarbeitern auch auf dem deutschen
Softwaremarkt.
Microsoft ist seit Langem sowohl für Heimanwender als auch für gewerbliche Softwarekunden ein gängiger Begriff, was hauptsächlich
durch die jahrelange Etablierung der Betriebssysteme und Officelösungen begründet ist. Des
weitern konnten sich auch andere MicrosoftProdukte auf den jeweiligen Märkten etablieren.
So gilt Microsoft mit seinen Produkten in vielen
Branchen als Weltmarktführer.
Unternehmenspositionierung
Das Unternehmen hat seinen Ursprung in der
Entwicklung und dem Vertrieb von Betriebssystemen für Einzelplatzrechner. Die für dieses
Segment geschaffene Produktlinie Windows ist
weltweiter Marktführer für Betriebssysteme, die
sowohl auf Heimcomputern als auch auf gewerblich genutzten Rechnern sowie mobilen Geräten eingesetzt werden.
Neben diesen werden Anwendungsprogramme
für den privaten und gewerblichen Gebrauch
entwickelt. So ist die größte Anwendungssoftwarelinie Microsoft Office ebenfalls für beide
Zielgruppen ausgelegt. Die Komponenten der
Office Linie sind sowohl einzeln als auch als
Komplettpaket erhältlich. Die meistverbreiteten
Anwendungen dienen unter anderem zur Textverarbeitung (Microsoft Word), Tabellenkalkulation (Microsoft Excel), Kommunikation (Microsoft Outlook) und zur Erstellung von Präsentationen (Microsoft PowerPoint).
Neben dem genannten Marktsegment stellt Microsoft weitere Produkte und Services im Umfeld des Internet bereit. Hierzu zählen unter anderem der Browser Internet Explorer, Microsoft
Exchange Server, Sharepoint Server und die Online-Plattform MSN. Aufgrund des breiten
Softwareangebots ist die Nennung der Lösungen
lediglich als Aufzählung der bedeutsamsten Lösungen aus dem Lösungsportfolio von Microsoft
zu verstehen.
Lösungsportfolio
Obwohl die Microsoft Office-Produkte von vielen Unternehmen für die betriebliche Prozessabwicklung genutzt werden, bietet Microsoft
seit der Übernahme des ehemaligen dänischen
Partnerunternehmens Navision Software im Jahre 2002 zusätzlich eine Lösung als betriebliche
Unternehmenssoftware an. Nach der Übernahme
wurde diese betriebliche Standardanwendungssoftware als Microsoft Dynamics NAV im Portfolio etabliert. Aus strategischen Überlegungen
heraus erfolgte zunächst eine Umbenennung von
Navision Software in Microsoft Business Solutions; seit 2005 heißt der Geschäftsbereich Microsoft Dynamics. Die früheren Produktbezeichnungen Navision und Axapta sind im Zuge
der Namensänderung zu Microsoft Dynamics
NAV und Microsoft Dynamics AX geworden.
Speziell für kleine und mittelständische Unternehmen wurde ergänzend eine Lösung namens
Microsoft Dynamics Entrepreneur angekündigt.
Diese wurde seit dem ersten Quartal 2008 zum
ersten Mal auf dem Markt angeboten. Sie ist im
Vergleich zu den bestehenden Anwendungen
der Microsoft Dynamics-Reihe als kleinere und
einfacher strukturierbare Lösung und somit entsprechend der Anforderungen der KMU zu bezeichnen. Jedoch gab Microsoft bereits Ende des
dritten Quartals 2008 bekannt, dass die Weiterentwicklung mit sofortiger Wirkung eingestellt
und Entrepreneur aus dem Sortiment genommen
wird. Unternehmen, die die Lösung bis zu diesem Zeitpunkt bereits im Einsatz oder erworben
haben, erhalten kostenlos entsprechende Microsoft Dynamics NAV 2009-Lizenzen und können somit unter Mitnahme des gesamten Datenbestandes auf die funktionsstärkere Lösung
wechseln.
70
Microsoft Dynamics-Produkte kommen heute
bei insgesamt 300.000 Kunden in aller Welt
zum Einsatz. Microsoft Dynamics folgt in Design und Funktion den bekannten MicrosoftStandards, ist eng mit Microsoft-Produkten verzahnt und bietet Schnittstellen, um Spezial- und
Zusatzprodukte von anderen Anbietern einzubinden. So können täglich anfallende Aufgaben
und zentrale Geschäftsprozesse in den Bereichen
Finanzmanagement, Customer Relationship
Management (CRM) und Supply Chain Management (SCM) durchgängig abgebildet werden.
Für verschiedene Unternehmensgrößen und Anforderungen werden drei Microsoft DynamicsLösungen angeboten.
Microsoft Dynamics AX ist eine Software für
Unternehmen im gehobenen Mittelstand mit
internationaler Ausrichtung sowie für Großunternehmen mit mehreren hundert Anwendern.
Microsoft Dynamics AX vereint alle wesentlichen ERP-Funktionalitäten in einer integrierten
Lösung und beruht auf einer fortschrittlichen
3-Schichten-Architektur. Mit den Microsoft Industry Solutions (MDIS) bietet Microsoft außerdem eigene Zusatzlösungen für diverse Branchen.
Abbildung 38: Microsoft Dynamics AX
71
Microsoft Dynamics NAV ist eine Unternehmenssoftware, die sich vorrangig an mittelständische Firmen mit branchenspezifischen Anforderungen richtet. Die Software ist eine vollständig integrierte Unternehmenssoftware, mit der
alle Bereiche in mittelständischen Unternehmen
verbunden werden können, z. B. Finanzmanagement, Marketing- und Vertriebssteuerung,
Einkauf, Verkauf, Lager und Logistik sowie
Produktionsplanung und -steuerung.
Abbildung 39: Microsoft Dynamics NAV
Microsoft Dynamics CRM ist eine CRMSoftware für Unternehmen, die ein strukturiertes
und professionelles Kundenmanagement etablieren wollen. Die Module für Marketing, Vertrieb
und Service vereinheitlichen die Sicht auf wich-
Abbildung 40: Microsoft Dynamics CRM
tige Kundendaten und steigern die Chancen für
den Verkaufserfolg. Von der Interessentenanfrage über den Verkauf bis zum Kundenservice lassen sich Arbeitsabläufe flexibel abbilden, auswerten und steuern.
72
Vertriebsstruktur
Die Unternehmenslösungen von Microsoft werden ausschließlich indirekt vertrieben. Hierzu
greift der Hersteller auf ein weltweites Netzwerk
von zertifizierten Partnern zurück. Alle Partner
haben im Vorfeld entsprechende Schulungen absolviert und erbringen Beratungs- und Serviceleistungen gegenüber den Kunden.
Lösungsübersicht
Gegenstand dieser Untersuchung ist die für Ende 2008 angekündigte ERP-Lösung Microsoft
Dynamics NAV 2009. Die Lösung Dynamics
NAV 2009 ist eine Weiterentwicklung des Vorgängers MS Dynamics NAV 5.0.
Um die Vielzahl an Funktionen und die damit
steigende Komplexität der Lösung für kleine
und mittelständische Unternehmen anwendbar
zu gestalten, wurde in der neuen Version ein rollenbasierender Client implementiert, auf den im
Weiteren detaillierter eingegangen wird. Dieser
soll u. a. den potenziellen Kunden die Einführung der Lösungen erleichtern und MS Dynamics NAV 2009 so ebenfalls am kleineren
KMU-Markt etablieren.
In dem Ende des Jahres erscheinenden ersten
Release setzt Dynamics NAV 2009 in vollem
Umfang auf den Funktionalitäten des Vorgängers Dynamics NAV 5.0 auf und weist entsprechend nur eine geringe Anzahl an funktionalen
Neuerungen auf. Die zeitnahe Weiterentwicklung der Lösungen ist durch Microsoft jedoch
bereits angekündigt. Neben dem bereits erwähnten rollenbasierenden Client, ist die stark überarbeitete Oberfläche der Lösung wohl als bedeutendste Neuerung zu nennen. Während Dynamics NAV 5.0 nur rudimentär ausgeprägte grafische Elemente beinhaltet, wurde Dynamics
NAV 2009 in eine .NET-Umgebung eingebettet
und bietet somit eine grafische Oberfläche, auf
die im weiteren Verlauf noch näher eingegangen
wird.
Bei der Verwendung von Dynamics NAV 2009
kann sich der Nutzer zwischen der Nutzung des
aus Dynamics NAV 5.0 bekannten Clients oder
aber des neu entwickelten rollenbasierten, sowie
mit grafischen Elementen angereicherten Clients
entscheiden.
Die vorliegende Lösungsbeschreibung konzentriert sich auf den neuen Client, der erstmals das
alte 2-Schichten-Modell durch ein 3-SchichtenModell ersetzt. Dieses Modell erlaubt eine strikte Trennung zwischen der Präsentations-, Logikund Datenhaltungsschicht, was u. a. Vorteile bezüglich der Sicherheit und Wartung mit sich
bringt. Weiterhin ermöglicht der rollenbasierte
Client eine Zuordnung von bereits 21 vordefinierten Rollen für jeden Benutzer, die einer
Rechtematrix zugrunde liegen. Somit erhält jeder Anwender Zugriff auf diejenigen Funktionen
der Lösung, die er im betrieblichen Umfeld auch
ausführen bzw. einsehen darf, wodurch die jeweilige Arbeitsumgebung von ungenutzten
Funktionalitäten befreit wird. Die Möglichkeit
zur Anpassung bzw. Erweiterung der bestehenden Rollen ist ebenfalls gegeben.
MS Dynamics NAV 2009 ist in die Module Finanzen, Einkauf, Lager sowie Vertrieb und
Marketing unterteilt. Die Module greifen alle
auf eine Datenbasis zu und sind somit vollständig integriert.
Des Weiteren ist die Lösung in die Microsoft
Office 2007 Produktversion integriert. Der Informationsaustausch und die Nutzung von Office-Produkten können direkt in der Software
erfolgen. Eine Outlook Synchronisation erlaubt
es, Termine und eMails innerhalb der Lösung zu
verwalten. Die eMail-Anbindung ermöglicht das
direkte Versenden und Empfangen von Belegen
aus dem System.
Aufgrund der auf MS Dynamics NAV 5.0 basierenden Lösung ist eine große Anzahl von Branchenlösungen für das System vorhanden, mit deren Einsatz eine schnelle Anpassung des Systems an die für eine spezifische Branche nötigen
Eigenschaften möglich ist. Diese Branchenlösungen werden von zertifizierten Partnern entwickelt und angeboten.
73
Grafische Oberfläche
Dynamics NAV 2009 bietet erstmals eine komplett neue Oberfläche, die eine Mehrzahl grafischer Elemente, wie z. B. einen abzuarbeitenden
Papierstapel, einbindet und so zur Übersichtlichkeit und intuitiven Bedienung beiträgt. Die
Darstellung ist stark an die gewohnten Umgebungen der neueren Microsoft-Lösungen, wie
z. B. Windows Vista oder die neueste Office-
Linie, angelehnt. Nach der Anmeldung am System gelangt der Anwender zu seinem persönlichen Role Center (siehe Abbildung 41), das entsprechend der zugeordneten Rollen alle relevanten Vorgänge, Favoriten und Aufgaben übersichtlich zusammenfasst. Die Struktur und Ansicht des benutzerspezifischen Role Centers ist
jederzeit nach den Wünschen des Anwenders
anpass- bzw. erweiterbar.
Abbildung 41: Role Center
Des Weiteren besteht die Möglichkeit einer direkten Einbindung von Diagrammen, die z. B.
einen stets aktuellen Kennzahlen-Überblick erlauben. Weitere Auswertung und Analysen sind
ebenfalls als grafische Darstellungen in Form
verschiedener Diagramme vorhanden. Darüber
hinaus können Daten aus der Lösung über die
Exportfunktion an Microsoft Excel übergeben
und dort nach Wunsch grafisch dargestellt werden.
Die Lösung bringt in Form des Layout- und Page-Designers zwar eine enorme Vielfalt von
Anpassungs- und Erweiterungsmöglichkeiten
mit sich, allerdings sind diese nur für geschulte
Anwender mit grundlegenden Programmierfähigkeiten zu realisieren.
74
Eine Möglichkeit zur intuitiven und einfachen
Anpassung ist lediglich bezüglich der Darstellung einzelner Inhalte, wie Tabellen und Übersichten, gegeben. Darüber hinausgehende bzw.
tief greifende Anpassungen, wie z. B. die Definition von eigenen Abläufen und Funktionen,
sollten nur durch erfahrene Nutzer oder einen
Microsoft-Partner erfolgen.
Die Lösung ist nach Angaben des Herstellers
update- und releasefähig, wobei eventuell bestehende Individualanpassungen bzw. Erweiterungen immer auf die Kompatibilität eines Updates zu überprüfen sind. Das Update eines jüngeren Release von MS Dynamics NAV auf die
hier beschriebene Lösung ist laut Hersteller
ebenfalls möglich. Hierzu sollte jedoch das endgültige Update auf eine der Vorversion MS Dynamics NAV 5.0 SP1 basieren.
Neben einem Windows Server (2003 oder 2008)
erfordert MS Dynamics NAV 2009 die Datenbankanwendung Microsoft SQL Server 2005
bzw. 2008 sowie Internet Information Services
7.0 und das .NET Framework 3.5. Die Hardwareanforderungen werden hauptsächlich durch
die verwendeten Ressourcen der oben genannten
Zusatzsoftware determiniert. Die Client-Anwendung benötigt mindestens Windows XP SP2
oder aber Windows Vista sowie mindestens den
Internet Explorer 6.0.
Leistungsumfang
Der betriebswirtschaftliche Leistungsumfang ist
in erster Linie durch den Funktionsumfang der
Software vorgegeben und Augenmerk dieser
Untersuchung. Weitere Funktionen bzw. spezifische Branchenlösungen werden hier nicht weiter
behandelt bzw. explizit als solche hervorgehoben. Sollte der Anspruch eines Unternehmens
umfassender als der in der Software abgebildete
Funktionsumfang sein, muss auf durch zertifizierte Partner angebotene Erweiterungen bzw.
unter Umständen nötige individuelle Anpassungen zurückgegriffen werden.
Das Angebotswesen und die Auftragsverwaltung werden in MS Dynamics NAV 2009 über
das Modul Marketing und Vertrieb abgedeckt.
Hier hat der Anwender die Möglichkeit, alle
kunden- bzw. interessentenspezifischen Stammdaten zu hinterlegen und zu pflegen. Dies ermöglicht eine schnelle Übersicht aller zu einer
Kontaktanfrage erforderlichen Daten sowie der
über die Kontakthistorie einsehbaren vergangenen Aktivitäten mit dem jeweiligen Kunden
bzw. Interessenten. Des Weiteren ermöglichen
Erinnerungsfunktionen eine aktive Kundenbetreuung und termingerechte Aufgabenerfüllung
durch den Kundenbetreuer. Aus den Kundendaten heraus können Angebote erfasst, überprüft
und freigegeben werden. Diese können direkt
oder aber erst nach eventuell getätigten Änderungen in einen Auftrag umgewandelt werden,
der somit an die Materialwirtschaft bzw. Einkauf und Produktion weitergeleitet wird.
Mit Verbindung des Berichtswesens lassen sich
über das Kundenmanagement Verkaufschancen
analysieren und grafisch darstellen, was eine
Kunden- und Erfolgseinschätzung erlaubt. Das
Kampagnenmanagement erlaubt, die anhand der
Analyse gefundenen Zielgruppen mithilfe von
Vorlagen und Serienbrieffunktion zu kontaktieren.
Darüber hinaus stellt die Verwaltung der Warenwirtschaft eine zentrale und umfangreiche
Funktionalität der Lösung dar. Artikel, Halbfertig- und Fertigerzeugnisse können hier angelegt
und verwaltet werden. Diese werden mit allen
für das Unternehmen relevanten Daten, wie z. B.
Einheiten, Lieferanten, Preise (mehrere Währungen möglich) und Beschreibungen, angelegt
(siehe Abbildung 42). Das Eintragen eines Ersatzartikels erlaubt es, Kunden Alternativen zu
eventuell nicht rechtzeitig lieferbaren Gütern zu
unterbreiten. Weiterhin besteht die Möglichkeit,
ein Bild zu jedem Artikel zu hinterlegen.
75
Abbildung 42: Artikelstammdaten
Die zentrale Materialwirtschaft integriert die
Auftragsbearbeitung in die Fertigungs- und Lagerprozesse eines Unternehmens. Alle Zu- und
Abgänge aus Ein- und Verkaufstätigkeiten werden hier dargestellt. Somit bietet die Materialwirtschaft einen aktuellen Überblick über alle
im Unternehmen befindlichen Artikel oder Teile. Werden z. B. Meldebestände erreicht, meldet
die Materialwirtschaft dieses an den Einkauf,
um eine frühzeitige Wiederbeschaffung zu ermöglichen. Hier stehen verschiedene Berechnungs- bzw. Meldeverfahren innerhalb der Lösung zur Auswahl, die für jeden Artikel in den
Artikelstammdaten festgelegt werden können
und somit die Abbildung der im Unternehmen
verwendeten Methoden erlauben.
Der Anwendungsbereich Produktion besteht aus
zahlreichen voll integrierten Funktionen, mit
denen sich im Unternehmen gefertigte Waren
planen, produzieren, liefern, terminieren, nachverfolgen und melden lassen. Hierzu bietet MS
Dynamics NAV 2009 neben Arbeitsplänen mehrere Stücklistentypen zur Auswahl, mithilfe derer die jeweilige Produktion benötigter Erzeugnisse geplant und ausgeführt werden kann. Eine
Besonderheit sind die Phantomstücklisten, die
lediglich eine Gruppe von Artikeln repräsentie-
76
ren, die direkt vor der Verwendung in der Fertigung zusammengestellt werden. Sowohl
Arbeitspläne als auch Stücklisten verfügen über
eine Versionierungsfunktion, wodurch Änderungen komfortabel getätigt und nachverfolgt
werden können. Desweiteren bietet MS Dynamics NAV 2009 eine umfangreiche Defini-
tionsmöglichkeit von Kapazitäten innerhalb des
Unternehmens, die sich u. a. in Kapazitätseinheiten, Schichten und Abteilungen untergliedern. Letztere sind lediglich administrative Einheiten und dienen der Untergliederung in
Arbeitsplatzgruppen und Arbeitsplätze (siehe
Abbildung 43).
Abbildung 43: Arbeitsplatzstruktur
Auf Basis der oben genannten Stammdaten ermöglicht die Lösung eine umfangreiche Produktionsplanung entsprechend der im Unternehmen
vorhandenen Kapazitäten. So können mithilfe
der Rückwärts- bzw. Vorwärtsterminierung Fertigungsaufträge eingeplant und Zusagen zu Liefer- oder Beschaffungsterminen anhand der im
System hinterlegten und errechneten Daten gegeben werden.
Bereits eingeplante Fertigungsaufträge können
u. a. durch ein Gantt-Diagramm dargestellt und
somit durch den Verantwortlichen überblickt
werden. Des Weiteren erlaubt die Diagrammdarstellung die Änderung von geplanten Vorgängen in der Produktion über eine Drag-andDrop-Funktion. Durch die Möglichkeit, Sonderund Eilaufträge in einen bereits geplanten Produktionszeitraum einzuplanen, erhält der Planer
hierbei die nötige Flexibilität. Insbesondere für
kleine Unternehmen bietet MS Dynamics NAV
2009 die Alternative einer manuellen Planung,
bei der auf Vorschläge durch das System verzichtet und der Produktionsleiter durch ein Beschaffungsplanungstool bei den zu treffenden
Entscheidungen unterstützt wird.
Im Einkauf wird jeder in den Stammdaten geführte Kreditor mit einem eigenen Konto geführt, das seine eigenen Einstellungen, z. B.
Währung, Steuerinformation und Zahlungsziel,
enthält, wodurch eine bessere Transparenz geschaffen wird. Alle hier gebuchten Transaktionen, wie z. B. Rechnungen, Gutschriften und
Zahlungen, werden ohne Mehraufwand integriert in die Finanzbuchhaltung übertragen.
77
Abbildung 44: Bestellung bei Lieferanten
MS Dynamics NAV 2009 erlaubt es, den Einkauf entweder manuell zu tätigen (siehe Abbildung 44) oder aber automatisiert vom
System vornehmen zu lassen. Hierzu müssen in
den Stammdaten der jeweiligen Artikel entsprechende Lieferanten hinterlegt sein. Die vom
System generierten Bestellvorschläge müssen
somit lediglich bestätigt werden, sodass eine
Übermittlung an den Lieferanten stattfinden
kann. Darüber hinaus lassen sich Bestellungsund Beschaffungsvorgänge durch die zur Verfügung stehende Wiedervorlagefunktion beschleunigen. Lieferantenbezogene Artikelnummern
und -kataloge können ebenfalls hinterlegt werden.
Gelieferte (Teil-)Mengen können direkt in der
Bestellung erfasst, überprüft und fakturiert werden. Als Eingang gebuchte Artikel werden integriert an die Lagerverwaltung weitergegeben.
Hier ist somit jederzeit der Status einer Bestellung bzw. die noch ausstehende zu liefernde
Menge einsehbar. Wurde ein Fälligkeitsdatum
hinterlegt, unterstützt das System einen Zahlungsvorschlag, der z. B. per Online-Banking
durchgeführt werden kann.
78
Lagerwirtschaft
Die Lagerverwaltung von MS Dynamics NAV
20009 ist in alle weiteren Module der Lösung
integriert und verfügt über eine Vielzahl von
Kommissioniermethoden, wie z. B. FIFO (First
in/First out), FEFO (First expired/First out) oder
LILO (Last in/Last out). Hierbei können mehrere Lagerorte bzw. Zuständigkeitseinheiten definiert werden. Die Artikelverfolgung wird mithilfe einer integrierten Chargen- und Seriennummerverwaltung ermöglicht. Des Weiteren unterstützt die Lösung die Nutzung eines automatischen Datenerfassungssystems, wie z. B. Barcodescanner. Bei reklamierter Ware stellt das
System dem Anwender u. a. die automatische
Erstellung von Gutschriften, Ersatzartikeln,
Rücksendungen an Lieferanten sowie Teil- und
Sammelrücksendungen bzw. Sammelrücklieferungen bereit.
Um eine Transparenz bezüglich der eingelagerten Artikel zu schaffen, bietet das System eine
Lagerbewertung, die anhand verschiedener Bewertungssätze sowie -kriterien begutachtet und
veranschaulicht werden kann. Die Inventurfunktion steht sowohl standortübergreifend als auch
pro Lagerort zur Verfügung.
Nach der Auftragserfassung stehen alle benötigten Informationen zur Erstellung eines Lieferscheins in der Kommissionierung bereit. Mithilfe der Stapelverarbeitung von Belegen ermöglicht das System eine halbautomatisierte Kommissionierung für alle zu liefernden Aufträge.
Nach der Kommissionierung der Ware wird der
Lieferschein auf Basis der Rückmeldung des
Kommissionierers erstellt.
Finanzbuchhaltung
Die integrierte Finanzbuchhaltung bildet den
zentralen, bereichsübergreifenden Bestandteil
der Lösung und beinhaltet u. a. die Definition
eines Kontenplans, von Buchungsblättern, wiederkehrender Buchungen und Herkunftscodes.
Des Weiteren können Interaktionen zwischen
verbundenen Unternehmen, wie beispielsweise
Verteilung von Gemeinkosten und Konsolidierungen mehrerer Mandanten, gehandhabt werden. Die Finanzbuchhaltung ermöglicht darüber
hinaus die Erstellung von Budgets, mithilfe derer Auswertungen und prozentuale Abweichungen bezüglich der Istdaten eingesehen werden
können.
Es werden unterschiedliche Steuersätze sowie
die Einfuhrumsatzsteuer und Erwerbssteuer
unterstützt. Neben den bereits erwähnten Zahlungsvorschlägen im Einkauf stellt MS Dynamics NAV 2009 ein vollständiges automatisiertes Mahnwesen zur Verfügung. Zur Sicherheit
der Finanzbuchhaltung sind die Daten durch die
rollenbasierten Zugriffsberechtigungen vor unbefugten Zugriffen geschützt. Alle nachträglichen Änderungen werden darüber hinaus protokolliert und können im Nachhinein eingesehen
werden.
Die Kostenrechnung bietet dem Anwender
neben der Ist- und Plankostenrechnung u. a. eine
Leistungsverrechnung und verschiedene Analysensichten. Des Weiteren wird die Anlagenbuchhaltung mit steuer-, handelsrechtlichen und
kalkulatorischen Abschreibungsmethoden unterstützt.
Das Controlling, welches den MS SQL Server
2005 bzw. 2008 erfordert, verfügt über zahlreiche Funktionen zur Auswertung und Überwachung von Vorgängen und zur Kalkulation von
Abrechnungszahlen innerhalb des Unternehmens. So kann der Anwender auf Echtzeitanalysen aller im System abgebildeten Geschäftsvorfälle zurückgreifen.
MS Dynamics NAV 2009 ermöglicht erstmals
die Darstellung grafischer Auswertungen innerhalb der Lösung. So ist neben der Exportmöglichkeit nach Microsoft Excel jetzt auch das
Einbinden grafischer Elemente, wie z. B. eine
Kennzahlendarstellung im Role Center, möglich. Eine weitere Neuerung ist die Möglichkeit
der Verwendung von Report-Services aus dem
79
Leistungsumfang des MS SQL Server 2005
bzw. 2008. Neben den bereits vordefinierten Berichten (siehe Abbildung 45), die oftmals eine
Auswahl zwischen verschiedenen Dimensionen
erlauben, können mithilfe des Layout-Designers
benutzerspezifische Reports erstellt werden. Die
im System verfügbaren Berichte können über
rollenbasierte Webseiten zugänglich und somit
für bestimmte Zielgruppen außerhalb des Unternehmens auch zugänglich gemacht werden.
Abbildung 45: Auswertung Vertrieb
Sonstige Funktionen
Über eine XML-Anbindung erlaubt die Lösung
eine „Echtzeitanbindung“ an einen Webshop.
Die Artikel- bzw. Kundendaten werden über die
implementierte Schnittstelle übertragen und ermöglichen somit eine integrierte Webshoplösung. Eine weitere Neuerung ist die Möglichkeit
zur Bereitstellung der Daten über Webservices.
Zum Zeitpunkt der Untersuchung war sowohl
eine Microsoft CRM- als auch Microsoft Sharepoint-Integration noch nicht realisiert, aber nach
Angaben des Herstellers bereits in Planung. Einzelne Partner bieten jedoch bereits eine zertifizierte Anbindung.
80
3.6
myfactory International GmbH - myfactoryBusinessWorld
Firma:
myfactory International GmbH
Gründung:
2002
Name der Lösung:
myfactoryBusinessWorld
Adresse:
Speicherstraße 49-51
60327 Frankfurt am Main
Internetadresse:
www.myfactory.com/
Ansprechpartner:
Anne Zimmer
Funktion:
Program Manager
eMail:
[email protected]
Telefon:
Telefon: 069/905057-1653
20/7
Umsatz:
3 Mio. EUR (Jahr 2007)
1200 (Stand 2008)
Ab 10.000 € (Komplette Lösung)
Vorsprung durch Innovation, Sicherheit durch Kompetenz.
81
Die myfactory International GmbH ist ein Anbieter von betrieblicher Unternehmenssoftware
aus Deutschland mit Sitz in Frankfurt am Main.
Das Unternehmen entwickelt und vertreibt betriebswirtschaftliche
Softwarelösungen
in
Deutschland und über Ländervertretungen in der
Schweiz, Italien, den Niederlanden und Rumänien.
Die Ursprünge der heutigen myfactory International GmbH gehen auf das Jahr 1995 zurück, in
dem das Unternehmen als Auftragsproduzent
von Fertigungssoftware tätig war. Im Jahr 1999
wurde dann mit der Entwicklung von betrieblicher Unternehmenssoftware begonnen. Seit
2002 mit der Gründung der myfactory International GmbH wird die heutige integrierte ERPLösung auf dem Markt angeboten. Heute beschäftigt die Firma 20 fest angestellte Mitarbeiter, mit denen die Lösung kontinuierlich weiterentwickelt wird.
Die Zielgruppe von myfactory sind kleine und
mittelständische Unternehmen. Alle Anwendungen der myfactory Produktlinie sind konsequent
internet- und webbasiert. Sie erlauben damit
eine Vernetzung und Integration von Geschäftsprozessen – auch mit externen Geschäftspartnern.
Myfactory bietet für seine Lösungen zwei Lizenzierungsvarianten:
Die myfactory.BusinessWorld ist eine auf die
individuellen Anforderungen und Prozesse eines
Unternehmens abgestimmte Lösung und wird
direkt im Unternehmen installiert. Sie bietet
neben Funktionalitäten für jeden einzelnen Geschäftsablauf bei Bedarf ein ganzes Netz von
Zusatzmodulen sowie Branchen- und Partnerlösungen. Fremdsysteme können meist problemlos
integriert werden. Jedes der vorhandenen Modu-
le umfasst einen eigenständigen Funktionsbereich und ist unabhängig nutzbar, gleichzeitig
sind aber immer alle Business-Prozesse installiert und können bei Bedarf freigeschaltet werden. So ist eine spätere Hinzunahme von Funktionalitäten problemlos möglich.
Als sogenannte On-Demand-Version myfactory.com steht die Software als Service über das
Internet solchen Unternehmen zur Verfügung,
deren Prozesse sich mit den Standardfunktionalitäten der myfactory abbilden lassen. Auch hier
erhalten interessierte Betriebe eine vollständige
Unternehmenssteuerung, die alle relevanten Bereiche eines Unternehmens, wie Vertrieb, Marketing, Service, Verkauf, Einkauf, Lager etc.
abdeckt.
Das vollständige Lösungsportfolio wird für beide Lizenzierungsvarianten angeboten. Im klassischen Modell bei der Installation in einem
Unternehmen werden mit den Vertriebspartnern
die Anforderungen und Prozesse des Anwenderunternehmens analysiert und die Lösung dementsprechend konfiguriert und angepasst. Dabei
kommen nur die Module zum Einsatz, die das
Unternehmen benötigt.
Daneben gibt es mit myfactory.GO eine vorkonfigurierte Standardlösung für kleinere Unternehmen, in deren Leistungsumfang bereits zahlreiche Funktionen und Module enthalten sind.
Wenn sich das Unternehmen für eine OnDemand-Variante entscheidet, hat es zwei Möglichkeiten. Die erste erlaubt es dem Benutzer,
aus mehreren Komplettpaketen, sogenannten
Standardabonnements, zu wählen. Diese verschiedenen Abonnements haben anwachsendes
Funktionsangebot und gelten immer für bis zu
drei Nutzer pro Abonnement. Für weitere Nutzer
oder für ein höheres Paket muss das Unternehmen dann mehr zahlen.
82
Tabelle 2: Standardabonnements On-Demand-Lösung
Team.ON!
Business.ON!
Global.ON!
Business Manager
D
D
D
CRM
D
D
D
ERP
D
D
Financial Management System
D
D
B2B
Die zweite Möglichkeit besteht darin, sich von
einem myfactory-Partner eine individuelle OnDemand-Lösung konfigurieren zu lassen. Dabei
werden die Module und Komponenten eingesetzt, die das Unternehmen benötigt. Die Lösung
wird dann von einem Partner eingerichtet, auf
seinem Server installiert und über das Internet
zur Verfügung gestellt.
Bei beiden Varianten übernimmt myfactory oder
einer der Vertriebspartner die Einrichtung, den
Betrieb und die Wartung der Lösung. Auch die
Datenhaltung findet komplett extern bei myfactory und den Partnern statt. Sollte ein Unternehmen mit seinem Funktionsumfang nicht
mehr zufrieden sein, ist es für alle Varianten
möglich, diesen auszubauen, entweder in Form
eines höheren Abonnements oder mit einem zusätzlichen Modul. Auch ein Wechsel von einer
On-Demand-Lösung zu einer im Unternehmen
basierten ist möglich.
Der Vertrieb für die standardisierten Softwareabonnements erfolgt direkt über die Internetseite
von myfactory. Für die weiteren On-DemandLösungen, sowie die klassische Installation setzt
der Hersteller auf seine 52 Vertriebs- und Lösungspartner in Deutschland. Diese stehen den
Kunden für die Bereiche Entwicklung, Beratung, Business (Anpassung von Geschäftsprozessen) und Verkauf zur Verfügung. Dabei leistet myfactory für die Partner und den Kunden
Projektunterstützung.
D
Lösungsübersicht
In der vorliegenden Lösungsübersicht wurde das
Produkt myfactory.BusinessWorld untersucht.
Diese Lösung wird auf dem Server im Anwenderunternehmen installiert und kann dann von
den Benutzern über den Webbrowser bedient
werden.
Die Lösung wird derzeit in mehreren Sprachen
angeboten, darunter englisch, niederländisch
und italienisch. Eine französische Übersetzung
wird momentan vom Hersteller vorbereitet. Anwenderunternehmen haben überdies die Möglichkeit, selbstständig beliebige Sprachen hinzuzufügen. Hierfür gibt es innerhalb der Software
spezielle Funktionen.
Das System kann branchenübergreifend sowohl
im Handel, in Fertigungsunternehmen oder bei
Dienstleistern eingesetzt werden. Anforderungen, wie eine integrierte Betriebsstättenverwaltung (Mandanten), sind komplett im
Datenmodell umgesetzt. Alle Daten aus Einkauf
und Verkauf können so über die Betriebsstätten
hinweg konsolidiert werden. Auf Tastendruck
stehen sämtliche Auswertungen summiert über
das Gesamtunternehmen zur Verfügung. Die
Mitarbeiter haben wahlweise Zugriff auf alle
konsolidierten Daten oder nur auf die Daten
ihrer Betriebsstätte.
83
Abbildung 46: Anmeldung am myfactory-System
Das System benötigt zur Anmeldung über den
Internetbrowser einen Benutzernamen und ein
Kennwort. Mit dieser Zugangskontrolle wird die
Lösung vor fremden Zugriff geschützt. Die Benutzerverwaltung erlaubt sowohl das Anlegen
von einzelnen Benutzern wie auch von Benutzergruppen. Über das Berechtigungssystem der
Benutzerverwaltung ist es möglich, jedem Benutzer individuelle Rechte zu vergeben, beispielsweise die Funktionen, die ihm in den Modulen zur Verfügung stehen, anzupassen und
den Zugriff auf Daten bis auf Feldebene einzurichten. Wenn sich ein Benutzer an das System
anmeldet, können Änderungen an den Daten in
der Datenbank mitprotokolliert werden.
Alle Belege im System können gedruckt, nach
Microsoft Word oder Excel exportiert, in ein
PDF gewandelt, gespeichert oder per Mail versandt werden. Mithilfe der Exportfunktionen
können weitere Analysen und Auswertungen erstellt werden. Bilder, Dokumente und sonstige
Dateien können in das System hochgeladen
werden und Kunden, Artikeln oder Vorgängen
zugeordnet werden.
84
Modularer Aufbau
Die Lösung gliedert sich in ein breites Spektrum
an Modulen für viele betriebswirtschaftliche
Anwendungsbereiche. Diese können nach den
Wünschen des Anwenderunternehmens zusammengestellt werden. Eine komplette Auflistung
der Module kann der nachstehenden Tabelle
entnommen werden.
Tabelle 3: Übersicht über die
myfactory.BusinessWorld Module
Modulnahme
Funktionsübersicht
BusinessManager Dokumentenverwaltung,
Kommunikation und Aufgabenplanung
myfactory.CRM
Vertrieb, Marketing & Service
myfactory.ERP
Warenwirtschaft
myfactory.FMS
Finanzbuchhaltung
myfactory.PPS
Produktionsplanung und
Steuerung
myfactory.B2B
Webshop und Portal
myfactory.MIS
Management Informations
System zur Auswertung von
Daten
myfactory.HRM
Personal-Management
myfactory.DEV
Entwicklungswerkzeug für
die Produktlinie
Innerhalb der Produktlinie myfactory.BusinessWorld gibt es zudem das Komplettpaket
myfactory.Go, dass vorrangig auf kleinere mittelständische Unternehmen ausgerichtet ist.
Diese kleine Lösung besteht aus drei myfactoryProdukten (+ optionaler Webshop), die im folgenden kurz beschrieben werden (bei myfactory.Go stehen die Zusatzmodule nicht zur Verfügung):
Das Basic der Arbeitsumgebung der myfactory
Produkte bildet der BusinessManager mit dem
sogenannten Workplace.
Der myfactory.BusinessManager bildet alle
Groupware-Funktionalitäten innerhalb der myfactory ab. Dieses umfasst im Wesentlichen die
drei Bereiche Information, Koordination und
Kommunikation. Der MobileBusinessManager
bietet zusätzlich die Möglichkeit, über ein mobiles Endgerät, wie einen PDA, online auf die
Daten zuzugreifen. Die Zusatzmodule Ressourcen-Management sowie Projekt-Management
runden den Funktionsumfang ab.
Der Workplace der myfactory-Lösung gliedert
sich in drei Bereiche. Links können z. B. Aufgaben ausgewählt oder die anwenderindividuellen
favorisierten Menüpunkte angezeigt werden. Im
mittleren Bereich sieht man das Menü der Anwendung. Der Funktionsumfang richtet sich
nach der erworbenen Lizenz und den individuellen Rechten des Benutzers. Im rechten Bereich
werden die wichtigsten Informationen in thematisch gegliederten Registern als Grafik oder als
Liste angezeigt. Das Modul Business Manager
umfasst die Dokumentenverwaltung, das Aufgabenmanagement und die Kommunikationsfunktionen. Es bietet einen vollständigen E-MailClient mit Kalender, Adress- und Terminverwaltung. Damit wird der zusätzliche Einsatz von
Microsoft Outlook oder Exchange Server überflüssig. Der Business Manager bietet die Grundlagen für die Abwicklung des Geschäfts- und
Kundenverkehrs.
Das Produkt myfactory.CRM setzt auf dem
Business Manager auf und stellt alle vertriebsrelevanten Daten bereit – Adressen, inkl. sämtlicher Kontaktpersonen, die Profile der Interessenten und Mitbewerber, Beziehungen sowie
Segmentierungen. myfactory.CRM ermöglicht
das Filtern nach beliebigen Abfragekriterien,
eine lückenlose Kommunikationshistorie, Besuchsberichte und die gesamte Korrespondenz.
Der Kontaktmanager der myfactory.CRM bietet
85
alle Informationen zu einer Adresse auf einen
Blick; unabhängig davon, ob es sich um einen
Interessenten, Kunden oder Lieferanten handelt.
Nach Eingabe von z. B. Kundennummer,
Matchcode oder Postleitzahl werden neben den
Adressinformationen die Ansprechpartner angezeigt. Der Kontaktmanager von myfactory.CRM
bietet gleich die Gelegenheit, einen neuen Kontakt zu der Adresse zu erfassen, z. B. wenn diese
Maske in der Telefonzentrale verwendet wird.
Zur eigentlichen betriebswirtschaftlichen Aufgabenverwaltung wird das Produkt ERP eingesetzt. myfactory.ERP deckt die Geschäftsbereiche Einkauf, Disposition, Lagerhaltung und
Verkauf sowie die Verwaltung aller Informationen zu Artikeln, Leistungen, Kunden und Lieferanten ab. Alle Daten werden integriert verwaltet, und die verschiedenen Bereiche greifen aufeinander zu.
Zusätzlich ist ein optionaler Webshop und ein
Informationsportal in dem Lösungspaket enthalten, der komplett in die Lösung integriert ist. Alle Daten, die im Shop erfasst werden, stehen
automatisch in der myfactory zur Verfügung.
Die einzelnen Module werden auf einer gemeinsamen Datenbasis installiert und sind somit vollständig integriert. In dem Komplettpaket myfactory.Go sind jeweils drei Benutzerlizenzen für
die Module ERP und CRM, sowie zwei Zusatzlizenzen für den Business Manager enthalten.
Bei gestiegenen Anforderungen des Anwenderunternehmens ist das Hinzufügen weiterer Module mit einem Wechsel auf eine individuell
konfigurierte Lösung möglich. Dieser Umzug
gestaltet sich problemlos, da nur eine neue Lizenznummer eingespielt werden muss. Für
Unternehmen mit speziellen Anforderungen gibt
es zahlreiche Branchenlösungen und Erweiterungen. Das Spektrum an solchen Lösungen
reicht dabei von Angeboten für kleinere Betriebe, wie Steuerberater oder eBay-Powerseller, bis
zu größeren Unternehmen, wie beispielsweise
Entsorgungsunternehmen oder Automobilzulieferern.
Die Lösung hat eine moderne Oberfläche, die
durch den Umgang mit Webbrowsern vertraut
wirkt und intuitiv zu bedienen ist. Der Benutzer
hat die Möglichkeit, individuelle Anpassungen
an der Gestaltung der Oberfläche vorzunehmen.
86
Abbildung 47: Startbildschirm der Lösung
Der Startbildschirm (Workplace) von myfactory
öffnet sich für den Benutzer mit einer Aufstellung seiner offenen Aktivitäten. Übersichtlich
werden dem Benutzer alle zu erledigenden Aufgaben sowie wichtige Kennzahlen dargestellt.
Diese Kennzahlen können zusätzlich auch
grafisch mithilfe von Diagrammen aufbereitet
werden.
Interessant ist die Belegerfassung im System.
Die Maske wurde wie ein Rechnungsformular
gestaltet. Dieses ermöglicht es auch dem weniger geübten Anwender, schnell Belege zu erstellen. Neben dem Ausdruck von Bildern zu Belegpositionen ist es möglich, mit dem integrierten Texteditor Texte zu formatieren. In den Belegdetails besteht die Möglichkeit, Informationen, die aus dem Kundenstamm in den Beleg
übernommen werden, zu übersteuern. Weiterhin
können hier abweichende Liefer- und/oder
Rechnungsanschriften hinterlegt und die Kennzeichen geändert werden. Analog zu den Belegdetails gibt es je Position Positionsdetails. Auch
hier können Informationen, die aus dem Artikelstamm in den Beleg übernommen wurden, geändert werden. Alternativ zur formularorientierten Erfassung bietet die myfactory eine Schnellerfassung für Verkaufsbelege. Die Maske kann
individuell konfiguriert den besonderen Anforderungen des Anwenders angepasst werden. Es
können Daten aus verschiedenen Quellen als
Vorlage angezeigt werden.
87
Die installierte Lösung kann von Partnern nach
den Wünschen der Unternehmen in ihrem Funktionsumfang angepasst werden. Es können weitere Standardmodule oder von Partnern entwickelte Zusatzkomponenten hinzugefügt werden.
Die Partner sind zudem sowohl für das Aufspielen von Updates als auch für die Sicherstellung
der Funktionsfähigkeit nach den Updates verantwortlich. Im Falle der von myfactory angebotenen On-Demand-Standardabonnements wird
das System automatisch aktualisiert.
Das in der grafischen Oberfläche enthaltene
Menü kann von den Benutzern selbst an die individuellen Bedürfnisse oder an die unternehmensweiten Vorgaben angepasst werden. Die
Benutzer können zusätzlich, je nach ihren Benutzerrechten, weitere Einstellungen und Parameter verändern.
Mithilfe eines Layout-Designers können Belege
in ihrer Gestaltung durch den Anwender individuell angepasst werden. Über den DialogDesigner können Felder markiert, entfernt oder
mit einem Standardwert vorbelegt werden.
Sollte ein Unternehmen einen hohen Bedarf an
Anpassung und spezifischen Funktionalitäten
haben, gibt es die Möglichkeit, den Source Code
der myfactory (myfactory.DEV) zu erwerben.
Damit erhalten Partner, aber auch Anwenderunternehmen die Möglichkeit, die Lösung selber
zu ändern oder weiterzuentwickeln. So können
nicht nur Erweiterungen im Funktionsumfang
oder branchentypische Anforderungen abgedeckt werden, es besteht sogar die Möglichkeit,
sich eigene Anwendungen für die Lösung zu
programmieren.
Die Lösung benötigt für den reibungslosen Betrieb den Microsoft Internet Explorer ab der
Version 5.5 mit Service Pack 2. Andere Browser
können wegen der Nutzung von Java Script
nicht zum Einsatz kommen. Java Script wird jedoch für die Oberflächengestaltung benötigt.
Als Server wird ein Windows Server 2003 benötigt. Für den Betrieb der Datenbank kann ein
Microsoft SQL Server in den Versionen 2000
und 2005 genutzt werden.
Zur sicheren Übertragung der Daten zwischen
dem Anwenderrechner und dem Server kann
sowohl eine SSL-Verschlüsselung als auch ein
VPN-Tunnel verwendet werden.
88
Leistungsumfang
Grundlage der folgenden Übersicht über den betriebswirtschaftlichen Leistungsumfang ist das
Standardpaket myfactory.GO. Weitere vorgestellte Funktionen und Module, die bei höheren
Versionen enthalten sind oder bei individuellen
Zusammenstellungen installiert werden können,
werden gesondert ausgewiesen.
Das Angebotswesen und die Auftragsverwaltung sind Bestandteil des Moduls myfactory.ERP. Hier können die verschiedenen Belege
entweder direkt im Formular oder tabellenorientiert in der Belegschnellerfassung erstellt werden. Die Artikel können mit individuellen Beschreibungen und Artikelnummern angelegt
werden. Es ist möglich, mehrstufige Stücklisten
und Artikelgruppen zu erstellen. Auch die Bildung von Sets in Form von Handelsstücklisten
ist problemlos möglich.
Mit dem Zusatzmodul Varianten lassen sich zudem Artikel in beliebigen Dimensionen und
Ausprägungen erstellen. Zusätzlich sind pro Artikel Alternativartikel, Zusatzartikel und Nachfolgeartikel anlegbar. Mit ihnen kann man beispielsweise Zubehör und Nachfolger von ausgelaufenen Artikeln bequem in den Stammdaten
finden und in einen Beleg übernehmen. Textbausteine helfen bei der Erstellung von Belegen
und können so u. a. bei der Anfertigung mehrsprachiger Angebote verwendet werden.
Zur individuellen Erweiterung der Stammdaten
bietet die Lösung die Möglichkeit, zusätzlich
frei definierbare Kennzeichen festzulegen. Die
Kennzeichen dienen zum einem als individuelle
Spezifizierung, zum anderen können darüber
aber auch Artikel selektiert, gesucht und ausgewertet werden. In der myfactory können frei definierbare Kostenarten und Kostentypen verwaltet werden, wobei die Kostenarten sich aus
unterschiedlichen Kostentypen zusammensetzen, die bei Artikeln und in der Produktion bei
Arbeitsgängen hinterlegt werden können. Die
Kostentypen werden dann zur Kalkulation herangezogen, sofern diese in einem Kalkulationsschema enthalten sind.
Die Preisfindung erfolgt in den Vertriebsbelegen
über Preislisten. Dabei können beliebig viele
Preis- und Rabattlisten verwaltet werden. Die
Listen können ihrerseits wiederum Angaben zu
Staffelpreisen beinhalten. Preislisten werden
Kunden bzw. Kundengruppen zugeordnet. Zusätzlich kann die Preisfindung über Preisgruppen erfolgen. Weiterhin können kundenspezifische Preise hinterlegt werden. Bei der Wahl
eines Zielpreises zeigt das System dem Bearbeiter sofort den Roherlös und die Spanne für den
aktuell gültigen Preis an.
Die Lieferzeiten für den Artikel werden statisch
hinterlegt. Es können unterschiedliche Lieferzeiten angegeben werden, da mehrere Lieferanten
pro Artikel eingepflegt werden können.
89
Abbildung 48: Erstellen eines Angebotes
Die Erstellung eines neuen Angebots ist über
eine grafische Belegbearbeitung bequem möglich. In die verschiedenen Felder kann man alle
Kunden- und Artikeldaten entweder selbst eintragen oder über eine Suchfunktion aus der
Datenbank übernehmen. Für bestehende Kunden
ist die Übernahme von Belegdaten einfach aus
einem alten Angebot möglich.
Hierfür steht dem Benutzer die Kundenhistorie
mit allen relevanten Informationen, wie Preise,
bisher bestellte Artikel und individuelle Konditionen, zur Verfügung. Als Besonderheit speichert das System jedes für einen Kunden erstellte Angebot mit einer Versionsnummer. So kann
man auf Kundenwunsch auf ein früher erstelltes,
aber dann wieder überarbeitetes Angebot zurückgreifen. Für jede Position im Angebot kann
man Zusatzartikel, Alternativartikel und Nach-
folgeartikel angeben. Textbausteine helfen bei
der Erstellung von Angeboten. Es sind auch
mehrere Bausteine, beispielsweise für mehrsprachige Angebote, möglich. Sollte ein Kunde bei
einem Angebot noch Bedenkzeit benötigen,
kann das Angebot in die Wiedervorlage eingestellt werden. Das Datum der Fälligkeit wird
dem Benutzer auf seinem Startbildschirm angezeigt.
Eine weitere Besonderheit dieser Lösung ist die
Möglichkeit zur Auswertung von Auftragschancen. Wenn ein Kunde ein Geschäft noch nicht
abschließen möchte, kann der Mitarbeiter die
Wahrscheinlichkeit eines Auftrags einschätzen
und im System eintragen. Dies ermöglicht Auswertungen und Analysen über die zu erwartende
Auftragslage. Diese Auswertung kann nach Auftragsvolumen und Verkäufer sortiert werden.
90
Abbildung 49: Auswertung von Auftragschancen
Sämtliche Belege sind zur weiteren Bearbeitung
wandelbar. Die Belege zu einem Vorgang werden mit diesem verknüpft. Durch diese Zuordnung wird eine leichte Nachverfolgung ermöglicht.
Der Abruf aus Rahmenverträgen ist über ein Zusatzmodul möglich. Die einzelnen Lieferungen
werden dabei in einer Übersicht festgehalten.
Die Verkaufsabwicklung kann auch über den in
der Lösung enthaltenen Webshop abgewickelt
werden. Dieser basiert auf der gleichen Datenbasis und gibt die Verkaufs- und Transaktionsbelege in das System zurück.
Die Verwaltung von Material und die Disposition sind ebenfalls wie das Angebotswesen Teil
des Moduls ERP. Zur Berechnung des Bestands
stehen zahlreiche Methoden zur Verfügung, dazu zählen der Meldebestand, sowie der gewichtete und ungewichtete historische Bestand. Im
Artikelstamm kann dabei festgelegt werden, ob
ein Artikel seriennummern- oder chargenpflichtig ist.
91
Abbildung 50: Dispositionsauskunft
Neben dem Einblick in die aktuelle Lagerbestandssituation des aktiven Artikels werden in
diesem Modul auch die unterschiedlichen Bewertungspreise dargestellt. Die Lösung unterstützt Lagerentnahmen nach den Methoden „Lifo“, „Fifo“, „Hifo“. Zur Ermittlung des Roherlöses bei Artikeln, die keiner der oben beschriebenen Methoden zur Einzelbetrachtung unterliegen, kann der durchschnittliche Bestand, der
letzte EK, der durchschnittliche EK, der MEK,
der kalk. EK oder der Wert der letzten/durchschnittlichen Produktion herangezogen werden.
Diese werden betriebsstättenübergreifend oder
je Betriebstätte geführt.
Sowohl beim Verkauf als auch beim Einkauf
kann über die Lösung der Abruf aus Rahmen-
verträgen abgebildet werden. Zu jedem Rahmenvertrag werden dazu die Transaktionen, wie
Einzellieferungen oder Lagerzugang, in einer
Übersicht festgehalten werden. Für die Abwicklung der Rahmenverträge benötigt man das Zusatzmodul „Vertragsverwaltung“.
Die Produktion ist nicht Bestandteil der vorgestellten Lösung myfactory.Go. Sie benötigt für
die Abwicklung einer eigenen Produktionsplanung und Steuerung zusätzlich das Produkt PPS
oder für die Abbildung einer Fremdfertigung das
Zusatzmodul Fremdfertigung. Bei Bedarf kann
dies ohne Probleme in die bestehende Installation mit aufgenommen werden.
92
Abbildung 51: Terminsimulation im Rahmen der Produktion
Kernstück der Produktion ist eine flexible
Stücklistenverwaltung. Stücklisten können versionsabhängig geführt werden, wobei die aktuell
gültige Version den Status „freigegeben“ erhält.
Eine Stückliste besteht aus beliebig vielen Baugruppen, Materialien, Arbeitsgängen und Dokumenten, die beliebig tief hierarchisch strukturiert werden. In den Stücklistendetails werden
Informationen, wie Zeichnungsnummer, Ausschussanteil, Gewicht, Losgrößen, Produktionsmengeneinheit etc., verwaltet. Diese können beliebig verschachtelt und mit grafischen
Übersichten hinterlegt werden. Die angelegte
Stückliste kann direkt nach individuell angelegten Kalkulationsschemata kalkuliert werden.
Arbeitsgänge werden in einem eigenen Dialog
definiert. Ein Arbeitsgang erhält Bezeichnung,
Arbeitsgangnummer und -gruppe, Arbeitsplatz
oder Ressource, Beschreibung und Memotext.
Einem Arbeitsgang können beliebige Ressourcen zugeordnet werden. Den Ressourcen können
ihrerseits wiederum unterschiedliche Zeit- und
Kostentypen zugeordnet werden.
Sowohl das Material als auch Mitarbeiter können auf Verfügbarkeit überprüft, eingeplant und
überwacht werden. Das System unterstützt bei
der Erstellung eines Produktionsauftrags die Definition von Losgrößen und kann diese auch anhand der optimalen Kapazitätsauslastung erstellen. Bei der Terminierung der Aufträge stehen
verschiedene Optionen, wie Vorwärts- und
93
Rückwärtsterminierung zur Verfügung. Die
Terminplanung kann über das Modul überwacht
werden. Der Beschaffungsvorgang für Produktionsmaterialien ist in den Einkauf integriert und
wird automatisch über das Modul ERP mit abgebildet.
Im Bereich der Logistik können Artikel, Rohstoffe und Materialien, die für einen bestimmten
Zeitpunkt in der Produktion benötigt werden,
nicht nur direkt vom Lieferanten lagerbestandsseitig abgeglichen und kontrolliert, sondern bei
Bedarf auch eine just-in-time-Lieferung gesteuert werden. Mit dem Zusatz PPS.Fremdfertigung
(Verlängerte Werkbank) ist eine Abwicklung
von Arbeitsgängen, die durch einen Lieferanten
durchgeführt werden, möglich. Dabei werden
Bestellungen (Beistellungen) automatisiert erzeugt und beim Buchen von Wareneingängen
die Rückmeldung automatisch durchgeführt.
Analysen und Auswertungen zur Ressourcenbelegung und zum Fortschritt der Fertigung sind
im System ebenfalls vorhanden. Bereits während des Produktionsprozesses ist es möglich,
über einen Kostenvergleich einen Überblick
über die geplanten sowie die aufgelaufenen Kosten eines Produktionsauftrags anzuzeigen. Der
Kostenvergleich listet alle Kostenpositionen auf,
die sich entweder auf eine Materialentnahme
oder einen Arbeitsgang beziehen. Hierbei kann
nach Kostentyp eingeschränkt werden. Je Position werden die geplanten sowie die schon aufgelaufenen Mengen und Kosten angezeigt. Für
eine umfassende Kostenbetrachtung des Produktionsauftrags dient die Nachkalkulation. Hierbei
können zu jedem Zeitpunkt sowohl die Plan- als
auch die Istkosten zu einem Produktionsauftrag
ermittelt und dann in einem beliebig definierbaren Kalkulationsschema einander gegenübergestellt werden.
Neben dem einfachen Erstellen von Belegen,
wie Preisanfragen, Bestellungen oder Wareneingängen, liegt der Schwerpunkt im Einkauf darauf zu ermitteln, zu welchem Zeitpunkt welche
Menge eines Artikels / Materials zu beschaffen
ist. Die Disposition ermittelt aus den Parametern
Dispositionsmethode, Lagerbestand, Auftragsbestand, Dispobestand, historische Verbräuche
sowie der Wiederbeschaffungszeit die Bestellvorschläge, die jederzeit manuell angepasst
werden können. Die im Verkauf oder der Produktion verbrauchten Ressourcen werden vom
System erfasst und vom Lager gebucht. Wenn
der Meldebestand erreicht ist, werden automatische Liefervorschläge generiert.
Dieser Dispositionsstapel kann dann bearbeitet
werden. Dort kann dann anhand der Kriterien
Wiederbeschaffungszeit, zu beschaffende Menge und dem hinterlegten Preis der optimale Lieferant gewählt werden. Eine manuelle Bestellung ist weiterhin möglich. Zur effektiven Abwicklung der Beschaffung müssen die Preise
und Lieferzeiten der Lieferanten regelmäßig
manuell gepflegt werden.
Lagerwirtschaft
Das Lager ist Bestandteil des Moduls ERP und
verfügt über alle relevanten Funktionen und
Auswertungen zum Lagerwesen. So lassen sich
verschiedene Lagerorte definieren und getrennt
voneinander verwalten. Möchte ein Unternehmen die Lagerverwaltung feingliedriger als Lagerorte abbilden, gibt es für das ERP-Modul den
Zusatz Lagerplatzverwaltung. Hiermit können
dann Lager bis auf einzelne Schubladen hin abgebildet werden. Die Lagerwirtschaft ist in alle
Prozesse des Unternehmens integriert, wenn
Waren zugebucht und alle Lagerbewegungen
und Abgänge erfasst werden, wird dies an die
Buchhaltung, Produktion oder Materialwirtschaft weitergegeben.
94
Abbildung 52: Die Lagerbestandsverwaltung
Die Lagermengenverwaltung ist eng mit den Bereichen Einkauf, Verkauf und Produktion des
Moduls myfactory.ERP verbunden. Automatisch
werden die verbrauchten Mengen abgebucht und
Bestellungen getätigt. Auch ein negativer Bestand kann, nach dem Setzen einer unternehmensindividuellen Einstellung, bei Bedarf im
System geführt werden. Die gängigen Lagerabgangsmethoden, wie beispielsweise LIFO und
FIFO, können abgebildet werden. Mobile Geräte, wie Barcodescanner, können zur Lagerverwaltung an das System angebunden werden. Die
Lösung ermöglicht die Durchführung einer Inventur für das komplette Lager und bietet zusätzliche Funktionen für eine sogenannte
Schnellinventur und einer Neu- oder Korrekturbewertung von Artikeln.
In der Versandabwicklung zeigt die Lösung in
einer Lieferübersicht die freigegebenen Aufträge
an und prüft, ob die benötigte Menge am Lager
vorhanden ist. Aus dem System können die Lieferscheine für einen Auftrag gedruckt werden.
Wenn ein Kunde mehrere Versandanschriften
hat, können diese im System hinterlegt werden.
Zusätzlich können auch weitere Adressen erfasst
werden, um beispielsweise Streckengeschäfte
abzubilden. Für eine umfassende Sendungsverfolgung, die nahezu alle großen Logistikdienstleister unterstützt, kann ein Zusatzmodul angebunden werden.
95
Finanzbuchhaltung
Die Finanzbuchhaltung ist über das eigenständige Modul Financial Management System verfügbar, welches die grundlegenden Funktionen
für Unternehmen abwickeln kann. Darin enthalten sind beispielsweise das Rechnungswesen
und die Kostenrechnung. Des Weiteren kann
man mit dem Modul zahlreiche Auswertungen
zu den einzelnen Konten und zu Geschäftszahlen durchführen. Neben den üblichen Standardauswertungen, wie Summen-/Saldenlisten, Kontenblätter etc., besteht dabei die Möglichkeit,
komplexe Auswertungen, inkl. betriebswirtschaftliche Kennzahlen frei zu gestalten. Definitionen für Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen nach SKR03 und SKR04 sind bereits im Lieferumfang enthalten.
Zum Zeitpunkt des Erscheinens der Studie war
das Modul Finanzbuchhaltung jedoch noch nicht
Abbildung 53: Übersicht über die offenen Posten
GoB-zertifiziert. Funktionen für die Lohn- und
Anlagenbuchhaltung sind für die Lösungen von
myfactory derzeit noch nicht verfügbar. Laut
Auskunft des Herstellers wird Ende des Jahres
2008 eine Anlagenbuchhaltung in der neuen myfactory Version 3.5 integriert sein
Für die Verwaltung der offenen Posten und das
Mahnwesen wird das Produkt Finanzbuchhaltung nicht benötigt. Die Funktionen hierfür sind
bereits in myfactory.ERP integriert. Darüber
kann das Unternehmen die Fälligkeiten der
Kunden überwachen und die eigenen offenen
Posten bei Lieferanten planen. Das Mahnwesen
umfasst mehrere Mahnstufen und kann mithilfe
von Textbausteinen mehrsprachig abgewickelt
werden. Automatische Mahnvorschläge sind
möglich und können über das System verfolgt
werden.
96
Zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs besteht
die Möglichkeit Bankkonten mit einzubinden.
Mit dieser Funktion können auch Sammelrechnungsläufe durchgeführt werden. Eine ELSTERSchnittstelle für Steuererklärungen ist vorhanden.
Mit zahlreichen Analysen und Auswertungen
kann man sich einen Überblick über alle Geschäftsvorfälle verschaffen und diese überwachen. So gibt es beispielsweise eine Überprüfung, welche Belege und Rechnungen noch offen sind. Die Analysen und Berichte können
grafisch dargestellt werden und sind zur weiteren Bearbeitung exportierbar.
Zur finanziellen Abrechnung können zahlreiche
Kalkulationen durchgeführt werden, wie beispielsweise eine Vor-, Verkaufspreis- und Zuschlagskalkulation. Ein Großteil der Berichtsund Abrechnungsfunktionen ist in dem Modul
Abbildung 54: Auswertungen (Umsatzanalyse)
Financial Management System integriert, welches die Daten aus den relevanten Modulen
übernehmen und auswerten kann.
In einem eigenen Bereich im Modul ERP ist die
Provisionsabwicklung abgebildet. Hierfür können einem Kunden einer oder sogar mehrere
Vertreter (in Abhängigkeit von Artikelgruppen)
zugeordnet werden. Für die Berechnung der
Provision kann man Regeln hinterlegen, damit
sind neben fixen auch variable Provisionssätze
möglich. Die Provisionssätze berechnen sich anteilig entweder zum Umsatz oder zum Roherlös.
Die Zuordnung der Provisionen kann sowohl
über den Kunden oder den Artikel vorgenommen werden. Den Zeitpunkt der Provisionszuschrift kann man abhängig vom Erreichen verschiedener Verkaufsabschnitte im System definieren.
97
Sonstige Funktionen
Die Lösung verfügt über die Möglichkeit, zwei
unterschiedliche Webshops anzubinden. Eine
Variante ist ein vorkonfigurierter Webshop, der
sehr einfach aufgebaut ist und es Unternehmen
unkompliziert und schnell ermöglicht, ihre Produkte im Internet anzubieten. Die grafischen
Gestaltungsmöglichkeiten und die Anpassungen
in dem Webshop sind dabei auf die nötigsten
Funktionen beschränkt. Dieser Webshop ist
vollkommen ausreichend für Unternehmen, die
lediglich eine Internetpräsenz für ihre Artikel
anbieten wollen, das Internet und den Shop aber
nicht als ihren hauptsächlichen Vertriebsweg sehen.
Abbildung 55: myfactory Webshop
Die zweite Variante ist ein größeres Webportal.
Dieses enthält sowohl eine Internetpräsenz als
auch einen Shop, welcher aber viel umfassender
und vielschichtiger in seinen Gestaltungs- und
Anpassungsmöglichkeiten ist. Das Portal ist eine
komplexe Möglichkeit zur Darstellung und Verkaufsabwicklung im Internet für anspruchsvollere Unternehmen. Es eignet sich zudem durch
seine vielen Möglichkeiten (kundenindividuelle
Preise, Lieferanschriften, Kundeninformationen
usw.) zur Abwicklung von Geschäften im Bereich B2B. Beide Shops übernehmen für die
Abwicklung alle Daten automatisch aus dem
System und spielen die Belege wieder in dieses
zurück. Die Bezahlung kann sowohl über PayPal
als auch mit Kreditkarten abgewickelt werden.
Eine Schnittstelle zu eBay steht ebenfalls zur
Verfügung.
98
Über das Modul CRM und seine Zusatzmodule
Service und Marketing können umfassende Aktivitäten im Bereich der Kundenbetreuung und
Reklamationen abgebildet werden. Im Bereich
Marketing können Kundenkampagnen erstellt
und verwaltet werden.
Dabei werden sowohl eMail-Aktivitäten, Newsletter, Telefon-Kontakte als auch Serienbriefe
unterstützt. Zur Abbildung von Service und Reklamationen steht ein eigenes Modul zur Verfügung. Mit diesem kann man Serviceanfragen
aufnehmen und die Reparaturen koordinieren.
Als weitere Ergänzung steht ein Management
Informationswerkzeug myfactory.MIS bereit.
Für verschiedene Kategorien – wie z. B. Kunden, Artikel oder Artikelgruppen – lassen sich
hierüber Umsätze, Erlöse oder Verkaufsmengen
pro Periode planen. Dabei kann auf die Planund Istwerte des Vorjahrs zurückgegriffen werden. Nach erfolgter Planung stehen anschließend
in allen relevanten Umsatzauswertungen Vergleichsmöglichkeiten der Ist- und Planwerte zur
Verfügung. Mit der Umsatzanalyse lassen sich
Mengen, Umsätze und Roherlöse summiert nach
Artikel, Artikelgruppe, Kunden etc. in Listenform darstellen. Auch hier ist wieder eine Anzeige von Vergleichswerten möglich. Filter und
Ansichten erlauben das Erstellen individueller
Auswertungen. Durch eine grafische Darstellung
mit verschiedenen Diagrammtypen wird die
Auswertung abgerundet. Eine sogenannte Auftragschancenverwaltung hilft bei der Vorhersage
der zu erwartenden Umsätze. Hierzu wird jede
Auftragschance mit oder ohne Bezug zu einem
Beleg erfasst und der mögliche Auftragswert
hinterlegt. Die Chancenbewertung gibt an, wie
hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass diese
Chance zu einem Auftrag wird. Der Auftragswert multipliziert mit der Chancenbewertung
ergibt den vorhergesagten Umsatz. Das Personal-Management Modul myfactory.HRM rundet
die Palette an Modulen für die Lösung ab. Informationen wie Beschäftigungsdaten, Steuerinformationen, Krankenversicherungsdaten, Informationen zu Entlohnungsstufen und Zulagen,
berufliche Qualifikationen und Lebensläufe,
sind einfach zu verwalten. Des Weiteren können
Mitarbeiterüberlassungen an andere Firmen
verwaltet und anhand der im System erfassten
Zeiten automatisch Abrechnungen erstellt werden.
Lediglich eine Lohnbuchhaltung ist in der Lösung nicht integriert und muss von einem Drittanbieter bezogen werden.
Besonders vorteilhaft gerade für kleinere Unternehmen bieten die On-Demand-Lösungen eine
gute und flexible Einstiegsmöglichkeit in die betriebliche Unternehmenssoftware. Durch das
weite Spektrum an Funktionen ist es sehr gut für
diese Zielgruppe geeignet. Lediglich die momentan noch fehlende Zertifizierung der Buchhaltung sowie die nicht vorhandene Lohnbuchhaltung müsste von etwas größeren Unternehmen durch ein zusätzliches Softwareprodukt ergänzt werden. Durch seinen modularen Aufbau
und zahlreiche Branchenlösungen kommt es für
alle Branchen und Sektoren infrage, vom Handel
über Produktion, Dienstleistung und Handwerk.
99
3.7
Sage Software GmbH & Co. KG - Office Line Evolution 2009
Firma:
Sage Software GmbH & Co. KG
Gründung:
1983
Name der Lösung:
Sage Office Line Evolution 2009
Adresse:
Emil-von-Behring Str. 8-14
60439 Frankfurt am Main
Internetadresse:
www.sage.de
Ansprechpartner:
Lutz Illbruck
Funktion:
Head of Marketing
eMail:
[email protected]
Telefon:
Telefon: 069/50007 6111
15.000/700 (weltweit/Deutschland)
Umsatz:
ca. 80 Mio. € (Jahr 2007)
k. A.
Etwa 25.000 € (inklusive Implementierung)
Lösungen von Sage sind speziell für die Bedürfnisse lokaler Märkte entwickelt. Sie helfen unseren
Kunden – vom Kleinunternehmen bis hin zum gehobenen Mittelstand – ihr Geschäft erfolgreicher zu
führen.
100
Unternehmensbeschreibung
Die Sage Software GmbH & Co. KG mit Sitz in
Frankfurt ist ein Anbieter für kaufmännische
Unternehmenssoftware für kleine und mittelständische Betriebe. Das Unternehmen ist die
deutsche Tochterfirma der britischen Sage
Gruppe, welche mit über 15.000 Mitarbeitern
international Softwareprodukte herstellt und vertreibt. Weltweit ist die Sage Gruppe der drittgrößte ERP-Hersteller.
Sage ist seit 25 Jahren auf dem deutschen Markt
vertreten und beschäftigt in Deutschland rund
700 Mitarbeiter. Mit knapp 250.000 Kunden und
mehr als 1000 Fachhändlern ist Sage zugleich
einer der Marktführer für betriebswirtschaftliche
Software und Services im deutschen Mittelstand. Die Sage Softwarelösungen sind speziell
für die Bedürfnisse lokaler Märkte entwickelt.
Im Fokus stehen dabei alle Unternehmen vom
Kleinbetrieb bis hin zum gehobenen Mittelstand
mit über 200 Mitarbeitern. Das Portfolio umfasst Lösungen für die Bereiche Warenwirtschaft und Produktion, Finanzbuchhaltung, Geschäftsanalyse, Personalwirtschaft und Kundenmanagement bis hin zu Spezial- und Branchenlösungen.
Der Großteil der Produkte ist selbst entwickelt,
jedoch enthält das Produktportfolio auch Lösungen, die durch Zukäufe hinzugekommen sind.
Alle Produkte werden vom Unternehmen Sage
selbst weiterentwickelt. Die deutsche Tochter-
firma passt die vom Mutterunternehmen entwickelten Lösungen nicht nur auf Deutschland an,
sondern entwickelt die Lösungen auch speziell
für den deutschen Markt weiter. Dabei werden
die Softwareprodukte übersetzt und den deutschen rechtlichen Rahmenbedingungen, aber
auch vor allem den spezifischen Geschäftsprozessen in Deutschland angeglichen.
Die Sage Software GmbH entwickelt Lösungen
für fast jede Größenordnung von Unternehmen
und fokussiert sich dabei speziell auf die Geschäftsprozesse der einzelnen Größensegmente,
um jedem Unternehmen die am besten passende
Abdeckung von Funktionen und Prozessen zu
bieten. Hierfür wurden die Lösungen vom Hersteller in strategische Marktsegmente unterteilt,
die durch die Unternehmensgröße abgegrenzt
werden.
Das untere Segment bietet betriebliche Software
für Kleinst- und Kleinunternehmen von einem
bis zu etwa 20 Mitarbeitern. Zusätzlich für dieses Segment gibt es auch Softwareprodukte speziell für Handwerksbetriebe. Die Lösungen hierfür sind Komplettpakete, welche im Fachhandel
erworben und direkt eingesetzt werden können.
Lösungen in diesem Segment:
f GS-Produktlinie
f PC-Kaufmann Produkte
f PC-Kaufmann Handwerk / Sage HWP
101
Abbildung 56: Module innerhalb der PC-Kaufmann Produktlinie
Im mittleren Segment, welches kleine und mittelständische Unternehmen von einem bis 200
Mitarbeitern umfasst, werden zahlreiche Lösungen zu den Softwarebereichen ERP, CRM,
Webshops und Business Intelligence angeboten.
Die Produkte in diesem Segment unterscheiden
sich je nach den Ansprüchen und betriebswirtschaftlichen Voraussetzungen der Anwenderunternehmen. Sie sind modular aufgebaut und
sind meist in verschiedenen Varianten erhältlich,
um besser auf die jeweiligen Anforderungen
eingehen zu können. Die Lösungen in diesem
Segment werden nicht über den Fachhandel,
sondern über Vertriebspartner angeboten.
Lösungen in diesem Segment:
f Classic Line
f Office Line
f Sage HWP (Handwerkslösung)
Für den Mittelstand ab 150 Mitarbeiter werden
die Lösungen unter dem Markennamen Sage
Bäurer vertrieben. Die Produkte für dieses Segment sind durch die Übernahme der Firma Bäurer im Jahre 2006 zum Portfolio hinzugekommen und werden von Sage aktiv weiterentwickelt. Vor der Einführung dieser Lösung in
Unternehmen wird sie speziell auf das Unternehmen abgestimmt und eigens für dieses konfiguriert. Zahlreiche Speziallösungen für verschiedene Branchen runden dieses Lösungsangebot ab.
Unabhängig der genannten Segmente existieren
für alle Unternehmen übergreifende Lösungen
für die Lohn- und Personalwirtschaft sowie den
Bereich CRM. Diese Produkte können unabhängig von der Mitarbeiterzahl eingesetzt werden
und ergänzen somit das Lösungsportfolio aller
Segmente.
Für Kleinst- und Kleinunternehmen sowie den
Mittelstand werden zudem zahlreiche Zusatzmodule angeboten. Hierzu zählen Branchenlösungen, Schnittstellen und sonstige Erweiterungen. Diese werden teilweise von Sage direkt angeboten oder aber von Partnerunternehmen, die
diese selbstständig entwickeln. Eine aktuelle
Übersicht über die verfügbaren Erweiterungen
der einzelnen Produkte und deren Hersteller
wird jährlich von Sage herausgegeben.
Der Vertrieb der Sage Softwarelösungen erfolgt
je nach Produktsegment entweder direkt über
Sage oder indirekt über die Vertriebspartner. So
sind bspw. die Produkte für Kleinunternehmen
102
über den Fachhandel oder von Sage direkt zu
erhalten. Für die kleinen und mittleren Unternehmen sind Business Partner für den Vertrieb
zuständig. Sage kann in Deutschland auf ein
Netz von etwa 500 Partnern zurückgreifen, die
deutschlandweit vertreten sind. Neben der Beratung und dem Vertrieb bieten die Partner auch
Unterstützung bei der Installation und Anpassungen sowie Wartung und Schulungen an.
Lösungsübersicht
Im Rahmen der vorliegenden Studie wird die
neue Lösung Sage Office Line Evolution 2009
näher untersucht.
Die Produktlinie Office Line Evolution ist vom
Hersteller komplett überarbeitet worden und
wird seit 2008 auf dem Markt angeboten. Die
kaufmännische Standardsoftware basiert vollständig auf der .Net-Technik von Microsoft und
bietet dieselbe funktionale Tiefe wie das Vorgängerprodukt Office Line 4.0. Die Lösung
wurde speziell für das untere Mittelstandssegment von zehn bis 200 Mitarbeitern entwickelt
und deckt mit ihrem Funktionsumfang die meisten Anforderungen dieser Zielgruppe ab.
Die Produktlinie wird in zwei Varianten angeboten, die je nach Unternehmensgröße und Komplexität der Geschäftsprozesse über unterschiedliche Funktionalitäten und Abdeckungsgrade innerhalb der einzelnen Produktmodule verfügen.
Die Sage Office Line Basic ist die Einstiegslösung für kleine Unternehmen bis fünf Arbeitsplätze, während die umfangreichere Sage Office
Line Business mit ihrem modularen Aufbau die
Anforderungen mittlerer Unternehmen erfüllt.
Das Plus Paket ergänzt die Line Business. Es ist
für den Einsatz in Unternehmen mit mehr als 20
Arbeitsplätzen und bietet Funktionen, wie Konsolidierung, internationale Rechnungslegung,
chaotische Lagerhaltung oder zeitversetzte Verarbeitung.
Die Sage Office Line Produktserie umfasst in
jeder Variante vier Standardmodule. Neben der
Systemverwaltung sind dies die Module Warenwirtschaft, Rechnungswesen und Produktion.
Je nach Produktvariante sind diese Module in
ihrem Funktionsumfang unterschiedlich stark
ausgeprägt.
Abbildung 57: Module
Weitere Module wie das Kundenbeziehungsmanagement (CRM), die Personalwirtschaft oder
das Business Intelligence Modul sind optional
erhältlich.
Zur Verwaltung der Unternehmensdaten können
unterschiedliche Datenbanken angelegt und
verwaltet werden. So kann beispielsweise die
Finanzbuchhaltung auf einer anderen Datenbank
betrieben werden wie die Produktion. Die Zahl
der verwendbaren Datenbanken (und damit
Mandanten) ist in der Einstiegsvariante Basic
auf drei beschränkt, in den höheren Versionen
können beliebig viele Datenbanken verwaltet
werden.
103
Beim Start des Programms führen Dialoge durch
die Anmeldung. Hier kann der Benutzer sowohl
die Datenbank als auch das Geschäftsjahr auswählen, welches er bearbeiten will.
Die integrierte Benutzerverwaltung der Lösung
ermöglicht es, sowohl Benutzergruppen als auch
Benutzerrollen zu definieren. Hierdurch ergeben
sich für die Administration zahlreiche Möglichkeiten, die Rechte und Funktionen für die einzelnen Nutzer anzupassen. Die Berechtigungsvergabe für den einzelnen Anwender kann mit
dem Plus Paket bis auf Feldebene erfolgen.
Die Lösung ist mehrmandantenfähig. Jedoch ist
die Basic-Variante auf drei Mandanten beschränkt. In den Stammdaten zu Artikeln und
Kunden kann angegeben werden, ob Daten nur
in einem Mandanten oder übergreifend verfügbar sein sollen. Über das Plus Paket ist es möglich, die verschiedenen Mandanten zu konsolidieren.
Dies ermöglicht beispielsweise in der Finanzbuchhaltung, eine mandantenübergreifende Bilanz zu erstellen.
Weiterhin besteht die Möglichkeit, einen eMailDienst in das System einzubinden, wodurch sich
die empfangenen eMails und Anhänge direkt in
die Lösung übernehmen und Belege (Angebote,
Aufträge, Rechnungen, usw.) aus der Software
heraus verschicken lassen.
Die grafische Oberfläche der Lösung basiert
vollständig auf Microsoft Access 2007. Die Office Line Evolution nutzt dabei die aus Office
2007 bekannte Ribbon-Technologie, die Funktionen kontextabhängig immer auf der obersten
Benutzerebene aufrufbar macht, statt sie in
Untermenüs zu verstecken.
Abbildung 58: Ribbon-Technologie aus Office 2007
Verbunden mit einer neuen Sofortsuche, versucht Sage damit das Arbeiten mit seiner Lösung zu vereinfachen und Funktionen für den
Anwender schneller auffindbar zu machen. Ab
kommendem Jahr wird zusätzlich ein auf .Net
basierende Webclient angeboten werden.
Die Bedienung der Lösung erfolgt über den Aufruf der einzelnen Module. Die einzelnen betriebswirtschaftlichen Funktionen sind über eine
Baumstruktur in der linken Navigationsleiste
aufrufbar. Eigene Reiter ermöglichen das
schnelle Auffinden von Wiedervorlagen und Berichten. Weiterhin besteht die Möglichkeit, ein
persönliches Favoritenmenü mit häufig genutzten Aktivitäten und Funktionen zu erstellen.
Weitere Funktionen sind über das erweiterte
Menü in der oberen Leiste erreichbar, wobei
stets die Berechtigungen berücksichtigt werden
und nur erlaubte Funktionen aufrufbar sind.
Die Lösung beinhaltet zahlreiche Analysen und
Auswertungen, die ebenfalls grafisch dargestellt
werden können. Speziell im Bereich der Produktion gibt es eine Vielzahl grafischer Auswertungen, wie z. B. Diagramme oder Schaubilder. Belege können zusätzlich über eine Vorschaufunktion betrachtet werden.
104
Zur Anpassung der Lösung können nicht nur das
Favoritenmenü, sondern auch einzelne Menüs
und Fensteransichten sowie zusätzliche Reiter
entsprechend der Benutzerwünsche gestaltet
werden. Diese können von jedem Benutzer
selbst mit Inhalten hinterlegt und konfiguriert
werden.
Die Lösung ist mehrsprachig einsetzbar. Bisher
sind neun Übersetzungen für die Software von
Business Partnern veröffentlicht und können
über diese bezogen werden. Die Belege im System können mit einem Formular-Designer auf
die individuellen Vorgaben des Unternehmens
hinsichtlich der Gestaltung und des Aufbaus angepasst werden. Die Anpassungen können vom
Unternehmen selbst oder nach Bedarf mit der
Unterstützung eines Vertriebspartners vorgenommen werden. Des Weiteren lassen sich zur
Abbildung der unternehmensindividuellen Prozesse die Workflows anpassen und benutzerspezifisch gestalten. Auch diese Anpassungen können vom Anwenderunternehmen selbst vorgenommen werden. Über die Partner von Sage
kann die Lösung zusätzlich um viele Branchenund Speziallösungen, Erweiterungen und
Schnittstellenfunktionen ergänzt werden. Die
Zusatzpakete sind auf die Produkte der Firma
Sage abgestimmt und arbeiten nahtlos mit diesen zusammen. Beim Erwerb der Lösung wird
mit den Vertriebspartnern ein Wartungsvertrag
abgeschlossen. Dieser ist für das erste Jahr verpflichtend und kann optional verlängert werden.
In der Wartung sind sowohl der Service mit
Hotline und Support als auch Produktupdates
und -upgrades enthalten. Die Updates erscheinen bei gesetzlichen Änderungen bzw. Neuerungen regelmäßig und zeitnah. Sie können über
die integrierte Updatefunktion des Programms
direkt heruntergeladen und eingespielt werden.
Von den Partnern werden zusätzlich Schulungen
im Umgang mit den Produkten sowie vertiefende Anwenderschulungen angeboten. Diese sind
allerdings nicht im Wartungsvertrag enthalten.
Die Sage Office Line Evolution 2009 verwendet
als Basis Microsoft Office 2007 und setzt daher
die Ressourcen voraus, die in diesem Umfeld
auch von Microsoft empfohlen werden.
In Zukunft soll die Software um einen Webclient erweitert werden, der denselben Funktionsumfang bietet wie die Access-Oberfläche.
Dieser war zum Zeitpunkt der Veröffentlichung
der Studie aber noch nicht verfügbar.
Die Systemvoraussetzungen werden für die Office Line Evolution wie folgt angegeben: Für
den Einzelplatzrechner wird ein Betriebssystem
von Microsoft Windows ab der Version Windows XP Professional benötigt. Windows Vista
wird in den Versionen „Business“ und „Ultimate“ unterstützt. Das Programm Access sowie die
.NET-Umgebung werden bei der Installation der
Office Line Evolution ebenfalls installiert. Microsoft Access 2007 muss nicht zusätzlich erworben werden.
Als Datenbankserver kann ausschließlich ein
Microsoft SQL-Server 2005 Standard oder Express zur Anwendung kommen. Letzterer ist bereits in der Installation kostenfrei enthalten.
105
Leistungsumfang
Die vorliegende Beschreibung wurde anhand der
Office Line Evolution 2009 Business vorgenommen und auf für die Zielgruppe relevante
Funktionen untersucht. Erweiterte Funktionen
durch Zusatzmodule, aber nicht Teil der Lösung,
werden im Text gesondert erwähnt.
Die mehrmandantenfähige Warenwirtschaft der
Office Line integriert alle Funktionen aus den
Bereichen Auftragsbearbeitung, Bestellwesen
und Lagerwirtschaft und bietet damit eine Gesamtlösung für die Bereiche Einkauf, Vertrieb
und Logistik. Die Warenwirtschaft ist fremdsprachen- und fremdwährungsfähig und damit
auch für den internationalen Einsatz geeignet.
Das Angebotswesen und die Auftragsverwaltung sind Bestandteil des eigenständigen Moduls
Warenwirtschaft. Mit diesem werden alle relevanten Prozesse, wie beispielsweise die Stammdatenverwaltung für Artikel und Kunden sowie
die Belegverarbeitung, abgedeckt. In den
Stammdaten können verschiedene Arten von Artikeln, wie Standardartikel, Ressourcenartikel
oder mehrstufige Stücklisten für den Handel und
die Produktion, angelegt werden. Die Artikel
werden im System u. a. mit ihren Beschreibungen, Preisen, Artikelbildern und Lieferanten hinterlegt. Neben einer mehrstufigen Artikelgruppenhierarchie ist auch das Führen von chargenund seriennummerpflichtigen Artikeln sowie
eine merkmalsbezogene Verwaltung von Varientenartikeln möglich (Zusatzpakete).
Über die Definition von Handelsstücklisten
können zudem Sets erstellt werden, die mehrstufig in beliebiger Tiefe angelegt werden können.
Mehrstufige und mehrdimensionale Varianten
können mithilfe einer Matrix definiert werden.
Zu einzelnen Artikeln können Alternativ- und
Zubehörartikel zugewiesen werden. Darüber ist
beispielsweise auch die Abbildung fixer Zuschläge möglich (Transportkosten).
Zur Preisfindung können den Artikeln verschiedene Preise hinterlegt werden. Der Einkaufspreis wird manuell in den Stammdaten hinterlegt oder aus dem Listeneinkaufspreis übernommen. Verschiedene Zuschläge, wie Gemeinkosten- oder Gewinnzuschläge, sind möglich. Weiterhin können individuelle Preise und
Rabattsätze für Kunden angelegt werden. Neben
Zeilenrabatten sind auch Mengenrabatte sowie
beliebig viele Staffelpreise möglich. Über eine
Einstellung im Artikelstamm kann man dabei
bestimmen, ob ein Artikel generell rabattfähig
sein soll. Für alle Artikel können Preislisten hinterlegt werden, die eine bestimmte Gültigkeitsdauer vorweisen. Dies ermöglicht es, Saisonoder Aktionspreise für Kunden anzubieten. Informationen über die Preiskalkulation und den
Roherlös bei der Angebotserstellung helfen bei
der Preisfindung. Die Kalkulation selbst basiert
auf der Zuschlags- und Deckungsbeitragskalkulation. Durch frei definierbare Kalkulationsschematas kann der Aufbau und das Hinzufügen
und Entfernen von Bezugsgrößen selbst vorgenommen werden. Je nach Fortschritt des Auftrages kann die Kalkulation als Vorkalkulation,
mitlaufende Kalkulation oder Nachkalkulation
herangezogen werden. Gerade in der Angebotsund Auftragsphase können so die Sollkosten
durch Verändern der Kostenarten und Gemeinkostenzuschläge modifiziert werden, um unterschiedliche Kostensituationen zu simulieren.
106
Abbildung 59: Artikelverwaltung
Das Angebotswesen ist über eine tabellarische
Belegauskunft in die Bereiche Vorverkauf (alle
Angebote und Anfragen) und laufenden Vorgänge unterteilt. Von dieser Belegauskunft kann
direkt in jeden einzelnen Beleg eingestiegen und
dieser somit unkompliziert bearbeiten, werden.
Bei der Angebotserstellung können sowohl
Daten aus vergangenen Aufträgen übernommen
als auch neue Angebote erstellt werden. Eine
Verwaltung von Kundenanfragen ist im System
nicht direkt vorgesehen, kann aber durch das Erzeugen eines Einzelbelegs abgebildet werden.
Die Übernahme von Daten aus historischen Belegen, beispielsweise wenn ein Kunde die gleiche Lieferung noch einmal wünscht, ist entweder mit einer Belegkopie oder mit dem Kopieren
von einzelnen Posten aus alten Angeboten möglich. Eine Funktionalität zur Erstellung von An-
geboten direkt aus einem alten Beleg ist nicht
vorhanden.
Im Angebot selbst kann mit Textbausteinen gearbeitet werden. Die Belege können durch die
Verwendung von Überschriften, Artikelbildern,
Alternativpositionen und Zwischensummen
übersichtlich gestaltet werden. Eine mehrsprachige Belegführung ist ebenfalls möglich.
Zusätzliche Felder, wie Versandart, Lieferadresse und Lieferdatum, können in das Angebot
problemlos übernommen werden. Die Anzahl
der Lieferadressen pro Kunde ist nicht beschränkt, sodass auch Streckengeschäfte abgebildet werden können. Wie beim Einkauf ist es
auch im Verkauf möglich, Kunden mit Rahmenverträgen zu verwalten und zu beliefern. Die zugehörigen Buchungen finden dabei automatisch
statt.
107
Zur Unterstützung des Vertriebs und besseren
Zuordnung der Aufträge zu einzelnen Vertretern
können in den Kundenstämmen mehrere Ansprechpartner bzw. Bearbeiter angegeben werden. Weiterhin ist die Abbildung von hierarchischen Kontaktstrukturen beim Kundenunternehmen möglich.
Nach der Erteilung des Auftrags kann die Bestätigung sowohl direkt aus dem System gedruckt
oder per eMail an den Kunden verschickt werden. Die Lösung verfügt über eine EDISchnittstelle (Zusatzpaket), über die ebenfalls
Aufträge gesendet werden können.
Die Materialwirtschaft ist integraler Bestandteil
des Warenwirtschaftssystems. Durch die enge
Kopplung mit den Modulen Ein- und Verkauf
ermöglicht das System eine automatische Artikeldisposition und Erstellung von Bestellvorschlägen, Preisanfragen und Bestellungen.
Zur Berechnung des Lagerbestandes können
verschiedene Methoden zum Einsatz kommen.
Zum einen gibt es den Meldebestand, zum anderen mathematische Verfahren zur Berechnung
des Verbrauchs, wie beispielsweise ungewichtete und gewichtete Vergangenheitswerte. Welche
Methode für einen Artikel zur Anwendung
kommen soll, kann für jeden separaten Artikel
in den Stammdaten festgelegt werden.
Abbildung 60: Bestimmung der Dispositionsmethode
Über Zusatzpakete können Lagerplatzverwaltung mit artikelspezifischen Lagerplatzzugriffen
sowie gängige Entnahme- und Bewertungsverfahren, wie LIFO und FIFO, abgebildet werden.
Das Produktionsmodul der Sage Office Line
enthält zahlreiche Funktionen zur Produktionsplanung und -steuerung und ist auf die Anforderungen von Einzel-, Serien- und Variantenfertiger zugeschnitten. Lediglich ein Leitstand für
die Fertigungsüberwachung ist erst ab einer höheren Produktlinie von Sage verfügbar.
108
Abbildung 61: Funktionen innerhalb der Produktion
Zur Erstellung von produzierbaren Artikeln
können Produktionsstücklisten beliebig verschachtelt werden. Es gibt zudem einen umfassenden Produktkonfigurator, der Preise und Zubehör mit einbezieht. Die Benutzeroberfläche
des Konfigurators kann mit vielen Beschreibungen und Grafiken gestaltet werden, wodurch der
Inhalt immer übersichtlich bleibt. Aus dem Konfigurator können automatisch Fertigungsaufträge
erstellt werden.
Zur Preisfindung der Produktionsartikel können
verschiedene Kalkulationsschemata, wie beispielsweise Zuschlags-, Vor- und Nachkalkulation, herangezogen werden. Auch die Produktionsartikel sind rabattfähig. Die Schemata können dabei in einem Excel-ähnlichen Formeleditor berechnet und zur Wiederverwendung gespeichert werden.
Für die Fertigung können bei der Produktion
Ressourcenlisten zu den jeweiligen Produktionsartikeln angelegt werden. Als Produktionstypen stehen Material, Arbeitsplätze, Fremdarbeit, Werkzeug, Arbeitsgänge und Verschnitt
zur Verfügung. Die Arbeitsgänge können mit
Dauer, Puffer- und Rüstzeit sowie Überlappungen definiert werden. Sollten sich Produktionsaufträge überschneiden, können diese gesplittet
werden. Für Maschinen können bestimmte Wartungsintervalle bestimmt und in die Verfügbarkeit von Maschinen mit einbezogen werden. Es
können Regeln definiert werden, dass z. B. ab
einer bestimmten zu produzierenden Stückzahl
eine andere Maschine genutzt werden soll.
Die Lösung verfügt zusätzlich über die Möglichkeit, die Produktion im Betrieb zu simulieren. Dabei findet ein Simulationsdurchlauf statt,
der alle benötigten Ressourcen einplant. Hierbei
ist sowohl eine Vorwärts- als auch eine Rückwärtsterminierung möglich. Der Nutzer kann
mit dieser Simulation feststellen, mit welchen
Engpässen und mit welcher Ressourcenbelegung
zu rechnen ist. Dies kann u. a. für die Terminierung von Projekten sehr hilfreich sein. Sollten
Engpässe vorhanden sein, meldet das System,
welche Stelle den Engpass erzeugt hat.
Vom System können auch automatische Produktionsvorschläge angestoßen werden. Hierbei
werden alle Restriktionen bzgl. Material, Maschinen und Arbeitsplätze sowie der Terminierung berücksichtigt. Nach der Berechnung der
Vorschläge können diese vom Benutzer sofort
freigegeben und der Produktionsvorgang somit
gestartet werden. Die benötigten Belege werden
vom System automatisch erzeugt und gedruckt.
Die Fremdfertigung und Beistellungen können
über die Lösung abgebildet werden, was jedoch
den Erwerb eines Zusatzmoduls erfordert. Das
System erzeugt hierbei die erforderlichen Belege
und kann die zur Fremdvergabe benötigten Teile
auf ein externes Lager umbuchen.
109
Abbildung 62: Grafische Ressourcenauswertung
Grafische Abbildung und Übersichten zum Produktionsstatus sind möglich. Schon im Bereich
der Planung kann der Benutzer mithilfe von
Gantt-Diagrammen die Auslastung und Einplanung der Ressourcen einsehen. Die Ressourcen
können in dieser Ansicht direkt verschoben
werden. Die Änderungen werden vom System
übernommen. Diese Darstellung ist sowohl für
Maschinen, Arbeiter als auch für die Fremdfertigung verfügbar.
Das System verfügt standardmäßig über eine
Schnittstelle zur Übergabe von Stücklisten an
ein bzw. aus einem CAD-System. Eine eigene
CAD-Funktion ist zwar kein Bestandteil der Office Line, kann aber über eine Partnerlösung angebunden werden.
Das Modul Einkauf ist vollständig in der Warenwirtschaft integriert. Neben der rein manuellen Bestellung sind dabei auch automatische Beschaffungsverfahren möglich. Hierzu müssen im
System die Lieferanten für den jeweiligen Artikel hinterlegt sein. Pro Artikel können beliebig
viele Lieferanten hinterlegt sein, die jeweils mit
ihren Preisen und Wiederbeschaffungszeiten gespeichert werden. Die Lösung speichert zu jedem Artikel den letzten Lieferanten mit dem zugehörigen Einstandspreis sowie dem Durchschnittseinstandspreis und zeigt diese Informationen bei der nächsten Bestellung an. Im System können auch spezifische Bestellnummern
der Lieferanten im Artikelstamm angelegt werden, was die Bestellabwicklung erleichtert. Ein
Abruf einer Bestellung aus einem Rahmenvertrag kann mit der Lösung ebenfalls abgebildet
werden (Zusatzpaket).
Die automatischen Bestellvorschläge berücksichtigen nicht nur den Warenverkauf, sondern
auch die Ressourcen für die Produktion. Zur effizienten Bestellung werden dem Benutzer die
vorhandenen Lieferanten für ein Produkt angezeigt. In einer Übersicht werden dabei die verschiedenen Konditionen, wie Liefertermin, Beschaffungspreis und Rabatte des zugehörigen
Lieferanten, zum Vergleich aufgelistet. Der Bearbeiter kann aufgrund dieser Informationen bequem den günstigsten oder am besten passenden
110
Lieferanten auswählen. Dieser Schritt muss aber
manuell erfolgen, da keine Regeln für eine
automatisierte Auswahl definiert werden können. Der Status der Bestellungen und die Einhaltung des Liefertermins kann jederzeit über verschiedene Auswertungen überwacht werden.
Verzögerte Lieferungen können automatisch angemahnt und auf Basis der Liefertreue eine Lieferantenbewertung vorgenommen werden (Zusatzpaket).
Lagerwirtschaft
Das Lager ist ebenfalls Bestandteil der Warenwirtschaft und erfasst alle Zu- und Abgänge
automatisch. Beim Verkauf eines Handelssets
wird die Stückliste aufgelöst, und die Artikel
werden als Einzelartikel vom Lager abgebucht.
Das Lagerwesen kann in der Lösung sehr feingliedrig abgebildet werden. Artikel können Lagerorten, Lagerplätzen und Stellplätzen zugewiesen werden. Bei der Verwaltung der Lager
können neben Lagerflüssen auch Lagerumbuchungen oder Korrekturbuchungen dargestellt
werden.
Abbildung 63: Auswertung des Lagerbestands
Zur Lagerbewertung können unterschiedliche
Bewertungssätze für die einzelnen Artikel angelegt werden. Über den Artikelstamm können
verschiedene Einstellungen hierzu vorgenom-
men werden. So gibt es nicht nur eine Möglichkeit zur prozentualen Auf- oder Abwertung,
sondern auch eine Klassifizierung des Artikels
als A-, B- oder C-Artikel. Des Weiteren gibt es
111
zahlreiche Analysen und Auswertungen, mit
denen das Lager genau untersucht und bewertet
werden kann.
Auch die Inventur der Lager ist möglich. Hierbei kann zwischen einer Stichtagsinventur und
einer Sonderinventur unterschieden werden. Die
Inventur kann nach beliebigen Kriterien für einzelne Lager, Artikel oder Artikelgruppen durchgeführt werden.
Eine integrierte Packmittelverwaltung und die
Anbindung von Logistikdienstleistern kann
ebenfalls über eine Partnerlösung abgewickelt
werden. So kann bspw. auch eine Schnittstelle
zu dem DHL-Versand-Modul angebunden werden. Eine ATLAS-Schnittstelle zur Abwicklung
von Zollpapieren ist in der Lösung standardmäßig vorhanden.
Rechnungswesen
Die Kommissionierung und der Versand sind in
den Verkaufsprozess direkt integriert. So können im Artikelstamm jeweils Dimensionen, wie
Gewicht und Maße zu den Artikeln, definiert
werden und mit diesen die Auswahl der Verpackung erleichtern. Bei der Vorbereitung des
Versands kann das System direkt aus jedem
Auftrag die Versandunterlagen, wie Lieferscheine oder Picklisten, erstellen und drucken, wobei
auch Barcodes integriert werden können. Die
Anbindung von mobilen Geräten, wie Barcodelesern und RFID-Scannern, ist nur über eine
Partnerlösung möglich, die zusätzlich erworben
werden kann.
Das GoB-zertifizierte Rechnungswesen der Office Line deckt mit Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung und Budgetierung alle Kernbereiche des betrieblichen Rechnungswesens ab. Mehrmandantenfähigkeit sowie Buchungs- und Auswertungskreise erlauben, die komplette Buchhaltung für mehrere
Firmen oder einzelne Unternehmensbereiche
und Filialen getrennt zu führen und auszuwerten. Darüber hinaus ist es möglich, einen Abschluss nach alternativen Rechnungslegungsgrundsätzen, wie zum Beispiel IAS/IFRS oder
US-GAAP, zu erstellen. Zudem unterstützt das
Rechnungswesen den neuen europäischen Zahlungsverkehr SEPA.
Abbildung 64: Funktionen innerhalb des Rechnungswesens
Die zertifizierte Finanzbuchhaltung ist im eigenständigen Modul Rechnungswesen enthalten.
Sie umfasst die Kostenrechnung, die Verwaltung der offenen Posten, die Lohnabrechnung
sowie die Anlagenbuchhaltung. Bei allen Aktivitäten im Rahmen der Geschäftstätigkeit wer-
den die Buchungen für das Rechnungswesen
automatisch vorgenommen.
Die Kostenrechnung umfasst sowohl die Vollkosten- als auch die Teilkostenrechnung. Und
beinhaltet Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnungen. Diese können anhand der
hierarchischen Strukturen des Anwenderunter-
112
nehmens angelegt werden. In den Stammdaten
zu Mitarbeitern und Artikeln kann definiert
werden, zu welchen Kostenstellen oder Kostenträgern diese gehören, wodurch der Verbrauch
von Ressourcen direkt der Produktion zugeordnet werden kann.
Die offenen Posten werden sowohl im dazugehörigen Modul als auch in der Warenwirtschaft
abgebildet. So kann ein Unternehmen den Status
der Kunden im Verkauf immer überwachen und
darauf basierend Entscheidungen fällen. Es gibt
ein mehrstufiges Mahnwesen mit einer Wiedervorlagefunktion. Das System kann aus den offenen Posten automatisch Mahnvorschläge erstellen, aus denen sowohl Mahnungen gedruckt als
auch eine Saldenbestätigung eingefordert werden können.
Abbildung 65: Auswertung der Forderungsliste für offene Posten
Das Lohnmodul enthält umfassende Funktionalitäten zur Entgeltabrechnung. Dabei werden
sowohl die versicherungs- als auch die steuerrechtlichen Abgaben in die Berechnung einbezogen. Die Beitragssätze für die Versicherungen
sind hinterlegt und werden regelmäßig über ein
Update aktualisiert. Die Lohnkosten können den
Kostenstellen und Kostenträgern beliebig zugeordnet werden. Für eine umfassendere Verwal-
tung der Mitarbeiter, z. B. mit einem Personalmanagement oder einer Zeitwirtschaft, steht das
Modul Personalwirtschaft zur Verfügung, welches zusätzlich erworben werden muss.
In der Anlagenbuchung kann das Inventar über
die Stammdaten erfasst und verwaltet werden.
Die Buchungen können bequem mithilfe eines
Assistenten vorgenommen werden. Die Lösung
unterstützt alle gängigen Abschreibungsmetho-
113
den. Die Lösung verfügt sowohl über eine
DATEV- als auch eine ELSTER-Schnittstelle.
Über eine Bankschnittstelle können die Bankkonten eingebunden werden und zum Abgleich
mit Zahlungsein- und abgängen genutzt werden.
Es ist ebenfalls möglich, Kontoauszüge direkt
ins System zu übernehmen. Die Lösung unterstützt den standardisierten europäischen Zahlungsverkehr SEPA.
Das Controlling verfügt über zahlreiche Funktionen zur Auswertung und Überwachung von
Vorgängen und zur Kalkulation von Abrechnungszahlen.
So kann die Provisionsabrechnung abgewickelt
werden, indem jedem Vertreter verschiedene
Provisionsgruppen zugeordnet werden. So können beispielsweise beliebige Gruppen für Regionen, Artikel oder Kunden angelegt werden.
Die Abbildung von Hierarchien kann nur über
Gruppen geschehen. Zu dieser Funktion ist aber
eine Zusatzlösung vorhanden, mit der dies komfortabler gehandhabt werden kann.
Abbildung 66: Grafische Auswertungen in der Lösung
Es besteht die Möglichkeit zur Sammlung von
Daten zur Vorausplanung des Absatzes von
Produkten. Hierzu müssen die Vertriebsmitarbeiter ihre Absatzplanungen im System hinter-
legen. Es können verschiedene Planungszeiträume ab einer Woche definiert werden.
Zur Überwachung von Verträgen, wie beispielsweise Lieferantenverträgen, gibt es ein
114
eigenes Vertragsmodul, in welchem Dokumente
hinterlegt werden können. Die Verträge können
in bestimmten Intervallen über eine Wiedervorlagefunktion aufgerufen und überprüft werden.
Es gibt eine Sammelmappe für die Ablage aller
Belege. Alle Serienbriefe, Reklamationen, Skizzen etc. können damit schnell und übersichtlich
eingesehen werden. Auswertungen können sowohl gedruckt als auch nach Microsoft Word
oder Excel übergeben werden und sind dort weiter bearbeitbar.
Es sind zahlreiche Arten von Kalkulationen im
System vorhanden. So können Zuschlags-, Vorund Nachkalkulationen durchgeführt werden.
Des Weiteren kann man zusätzlich benutzerdefinierte Kalkulationsschematas anlegen. Diese
können als Indexe gespeichert werden, was es
dem Benutzer erleichtert, häufige Kalkulationen
wiederholt durchzuführen.
Abbildung 67: Projektabwicklung in der Lösung
Sonstige Funktionen
Für die Möglichkeit zum Verkauf von Waren ist
ein rudimentärer Webshop in der Lösung enthalten. Dieser ist jedoch vom Funktionsumfang und
der Anpassbarkeit eher gering ausgeprägt. Wenn
ein Unternehmen eine eBay-Schnittstelle oder
einen umfassenden Webshop benötigt, kann es
eine Partnerlösung in Anspruch nehmen. Diese
wird direkt an das System angebunden.
Als relativ umfassende Such- und Analysefunktion beinhaltet die Lösung eine Vollindexsuche
über alle genutzten Felder. Zusätzlich können in
den Ansichten Filter zur Auswertung gesetzt
werden. Es ist des Weiteren möglich, im System
SQL-Abfragen durchzuführen. Die Ergebnisse
dieser Abfragen können sowohl exportiert als
auch gedruckt werden.
115
In der Lösung ist eine eigenständige Projektverwaltung integriert. Hier können Projekte definiert und Projektstücklisten angelegt werden.
Die Projekte können budgetiert und an Verantwortliche delegiert werden. Sollte ein Unternehmen tiefer greifende Funktionen zur Projektverwaltung benötigen, kann es wiederum auf
eine Partnerlösung zurückgreifen.
Die Lösung verfügt über eine Wiedervorlagefunktion für geschäftliche Daten. Die Priorität
des Dokumentes lässt sich festlegen und bestimmt damit die Reihenfolge der angezeigten
Wiedervorlagen. Die Aufgabe kann dabei über
eine Outlook-Anbindung auch an weitere Mitarbeiter delegiert werden.
Als Erweiterungen für die in der Lösung enthaltenen Module sind speziell für die Office Line
Zusatzmodule verfügbar, die sich in die Lösung
integrieren lassen. Dazu zählen die CRMLösungen Sage CRM und SalesLogix, mit denen
sich Kundenmanagement, Marketing, Kundenservice und Vertriebsunterstützung abbilden lassen. Des Weiteren existiert ein Business Intelligence Tool, welches hilft, die in der Office Line
gesammelten Daten unternehmensweit auszuwerten. Weiterhin wird eine umfassende Personalwirtschaft angeboten. Als weitere Zusatzfunktion ist der Elektronische Rechnungsversand zu erwähnen. Benutzer der Office Line
Evolution 2009 können Rechnungen, Aufträge
und Lieferscheine digital signieren und elektronisch per E-Mail versenden. Möglich macht dies
eine Schnittstelle zwischen dem Sage Warenwirtschaftsprogramm und der Signaturplattform
der Deutschen Post, die den Dienst in ihrem gesicherten Trust-Center in Darmstadt betreibt.
116
3.8
SAP® - Business One
Firma:
SAP® Deutschland AG & Co. KG
Gründung:
1972
Name der Lösung:
SAP® Business One
Adresse:
Dietmar-Hopp-Allee 16
69190 Walldorf
Internetadresse:
www.sap.de
Ansprechpartner:
k. A.
Funktion:
k. A.
eMail:
k. A.
Telefon:
k. A.
ca. 50.000/11.000 (gesamt/Bereich ERP)
Umsatz:
10,3 Mrd. € (Jahr 2007)
> 20.000 Kunden
Gesamtkosten der Lösung
(10 Arbeitsplätze):
ab ca. 25.000 €
k. A.
117
Lösungsübersicht
Die SAP AG & Co. KG ist europaweit der größte, nach Microsoft, IBM und Oracle, weltweit
der viertgrößte Softwarehersteller. Gegründet
wurde das Unternehmen SAP, dessen Kürzel für
„Systeme, Anwendungen, Produkte in der
Datenverarbeitung“ steht, im Jahr 1972 durch
fünf ehemalige IBM-Mitarbeiter in Weinheim.
1976 war das Gründungsjahr der SAP GmbH,
die den Firmensitz ein Jahr später nach Walldorf
verlegte, wo sie bis heute, seit 1988 als Aktiengesellschaft organisiert, ansässig ist. Die etwa
120 Vertretungen in Form von Tochtergesellschaften befinden sich in Europa, in Nord- und
Südamerika, im Nahen Osten, Afrika sowie in
Asien und im Pazifikraum. SAP beschäftigt
weltweit ca. 50.000 Mitarbeiter, darunter etwa
11.000 in der Softwareentwicklung.
Die seit 1992 erhältliche SAP R/3 Businesssoftware, die später durch zahlreiche Erweiterungen unter dem Namen SAP Business Suite
vermarktet wurde, richtet sich primär an Großunternehmen, deren Anforderungen vorwiegend
durch Customizing-Möglichkeiten und branchenspezifische Erweiterungen abgedeckt werden können. Ergänzt wurde das Spektrum an
ERP-Software in jüngster Zeit durch Business
All-In-One für große Mittelständler oder Tochterunternehmen sowie im Jahr 2002 durch Business One für kleine bis mittelständische Unternehmen mit einer Beschäftigtenzahl von fünf bis
150 Mitarbeiter. Ende 2007 wurde mit Business
By Design eine neu entwickelte Mittelstandslösung vorgestellt, welche als gehostete OnDemand-Lösung den mittelständischen Markt
zwischen 100-500 Mitarbeitern abdeckt.
SAP vertreibt seine Lösung Business One ausschließlich durch aktuell 1350 regional aktive
Partner, welche ihren Kunden neben dem reinen
Vertrieb auch First-Level-Support bieten. Bei
technischen Problemen erfolgt ein SecondLevel-Support durch ein zehnköpfiges SAPTeam. Für eine erleichterte Einführung beim
Kunden sorgen Checklisten, die ein VorCustomizing und somit eine schnellere Implementierung ermöglichen. Durch weitere Einführungswerkzeuge, wie dem Data Transfer Workbench (DTW), ist der Altdatenimport von
Stammdaten aus einem Vorgängersystem möglich, was die Weiterverwendung relevanter
Daten ermöglicht.
SAP Business One ist eine Lösung für kleine bis
mittelständische Unternehmen. Architektur und
Funktionalität haben keine Verbindung zu SAP
Business Suite oder R/3. Business One wurde
2002 von SAP eingeführt und basiert auf der
Software TopManage des israelischen Herstellers TopManage Financial Solutions LTD. Mit
der Lösung tritt die SAP AG vermehrt auch in
Konkurrenz zu Anbietern, die auf Klein- und
Mittelbetriebe spezialisiert sind, wie Sage und
Microsoft mit Dynamics NAV. Business One
hat eine eigene GUI-Technik, ist plattformgebunden und läuft derzeit nur unter MSWindows. Seit Anfang 2007 wurde Business
One durch einen deutschen Partner auch in der
Mac-Welt implementiert. Business One beinhaltet Kernmodule für verschiedene Bereiche, u. a.
Administration, Vertrieb, Berichtswesen, Personalverwaltung und wird so zur Branchenlösung.
Direkt von SAP gelieferte AddOns sind beispielsweise der SAP-eigene Print Layout Designer, der Advanced Layout Designer, der erweiterte Layout- und Druckfunktionen für Abfragen
und Berichte bietet und auf dem Reportingtool
combit List & Label basiert, außerdem der auf
118
Excel basierende XL Reporter, der die wesentlichen Leistungskennzahlen von Unternehmen auf
Grundlage präziser Echtzeitinformationen in
grafisch aufbereiteten Gesamtübersichten zusammenstellt. Anders ist SAP Business All-InOne konzipiert – es bietet ein vorkonfiguriertes,
kleines ERP-System für größere Mittelständler
oder Tochterunternehmen großer Konzerne, das
ab ca. 50.000 Euro die Vorteile eines ERPSystems,
einschließlich
branchentypischer
Funktionalität bei voller Kompatibilität zum
„großen“ SAP der Konzernmutter bietet.
Ende 2007 ist mit Business by Design eine vollständig neu entwickelte Lösung für den Mittelstand vorgestellt worden, die ab Anfang 2008
Kunden in 15 Ländern zur Verfügung steht. Sie
wird ausschließlich im Hosting, d. h. im Rechenzentrumsbetrieb durch die SAP, betrieben.
In einer späteren Phase sollen hier auch Partner
zum Einsatz kommen. Im Gegensatz zu SAP
ERP gibt es darüber hinaus kein Customizing im
engeren Sinne. Stattdessen findet eine Funktionalitätsauswahl durch den Anwender (Scoping)
und eine anschließende Parametrisierung des
Systems statt. Jegliche Einstellungen erzeugen
im Gegensatz zu SAP ERP immer ein konsistentes System. Die Einführung des Systems kann
daher grundsätzlich auch direkt durch den Kunden und ohne Berater erfolgen. Business by Design ist im Gegensatz zu SAP ERP nicht modifizierbar.
Näheres Augenmerk soll im Weiteren der Lösung SAP Business One geschenkt werden, da
diese sich an die Zielgruppe der vorliegenden
Studie richtet. Mit seinen mehr als 20.000 Kunden bietet das unicode-fähige System über 40
Länderversionen und ist derzeit in mehr als 76
Ländern vertreten. Business One ist als integrierte ERP-Software konzipiert, durch die Modul- und Schnittstellenstruktur individuell anpassbar und bietet damit Unternehmen die Möglichkeit, mit zunehmender Größe und damit
steigenden Anforderungen zu wachsen. Die typische Installationsgröße beläuft sich bei Busi-
ness One auf zehn User, welche sich bis zu 50
User auf einer Datenbank ausbauen lässt. Neben
der generellen Fokussierung auf Dienstleistungs- und Fertigungsunternehmen bieten zertifizierte Software Solution Partner (SSP) über
350 branchenspezifische Zusatzlösungen an,
welche nahtlos über Schnittstellen mit dem
Grundsystem kommunizieren und integriert
Daten austauschen können. Die ans Grundsystem angebundenen Zusatzlösungen der Drittanbieter bleiben dabei durch die Philosophie, den
Anwendungskern unangetastet zu lassen, voll
update- und releasefähig. Betrachtet man eine
Standardinstallation mit zehn Usern, ist ein Implementierungsumfang von zehn bis 15 Manntagen Arbeitszeit anzusetzen mit Kosten in Höhe
von ca. 25.000–30.000 € für Lizenzen samt Implementierung. Bei zusätzlich erwünschten,
branchenspezifischen bzw. sonst notwendigen
Zusatzprodukten sind höhere Einführungskosten, typischerweise in Höhe von etwa 50.000 €
realistisch. Zu den Wartungskosten kann keine
genaue Aussage getroffen werden, da Informationen seitens SAP nicht bekannt gegeben wurden. Bereits während der etwa einen Monat dauernden Einführungszeit ist es sinnvoll, Schulungen zu besuchen, die einen ersten Eindruck des
Systems vermitteln. Angeboten werden sowohl
eintägige Schulungen in Walldorf direkt durch
SAP für Keyuser, als auch Onlineschulungen
(eLearnings). Weitere Lehrgänge bzw. Schulungen speziell für Enduser können durch das Partnernetzwerk abgedeckt werden. Bei generellen
Fragestellungen bietet das System eine Onlinehilfe. Hier ist es möglich, mit dem Supportdesk
über Suchbegriffe direkten Zugriff auf ein Wissensmanagement zu erhalten, in dem neben Dokumentationen auch HowTos hinterlegt sind.
Die Architektur von SAP Business One basiert
auf dem Client-Server-Prinzip. Dabei stellt der
Server als zentrale Steuereinheit alle relevanten
Daten bereit, auf die die Clients, bei SAP Workstations genannt, in Echtzeit zugreifen können.
119
Nachfolgende Tabelle zeigt die Systemanforderungen an Server und Clients.
Tabelle 4: Systemvoraussetzungen: SAP Business One
Hardware
Software
Datenbank
Betriebssystem
MS SQL Server
Sybase
IBM DB2
Windows 2000 Server/ Advanced Server,
Windows 2003 Server Standard/ Enterprise
32Bit
DBMS-Server
CPU
1x Intel Pentium III
2x Intel Pentium IV
4x Intel Pentium IV
RAM
512 MB
1 GB
1 GB
HDD
je 2,5 GB
Ethernet
100 MBit
Client
CPU
1x Intel Pentium
RAM
128 MB
HDD
500 MB
Ethernet
100 MBit
Monitor
800x600 Pixel
Business One verfügt über eine offene Systemarchitektur und hält so die Möglichkeit zur Integration mit der mySAP Business Suite sowie
unabhängigen Anbietern bereit.
Windows 2000 Prof.,
Windows XP Prof. SP1 32Bit
Dadurch kann eine unternehmensübergreifende,
medienbruchfreie Kommunikation etwa mit
Tochtergesellschaften erfolgen. Die fehlende
Mandantenfähigkeit von Business One kann
durch den Zugriff auf verschiedene Datenbanken gelöst werden.
Abbildung 68: SAP – Übersicht einer möglichen Integrationslandschaft
120
Leistungsumfang
Business One versteht sich als integrierte Komplettlösung, dessen Funktionsumfang im Standard die Ansprüche kleiner und mittlerer Unternehmen abdeckt und durch Partnerlösungen modular an wachsende Ansprüche angepasst werden kann. Verschiedene Schnittstellen erlauben
dabei die Anbindung von Drittanbietern an das
Grundsystem, deren Systemintegrität bei Updates und Releasewechseln durch SAP garantiert
werden kann. Im Folgenden werden die im
Standard enthaltenen betriebswirtschaftlichen
Funktionalitäten angesprochen und auf mögliche
Erweiterungen eingegangen, durch die zusätzliche Kosten entstehen.
Die CRM-Lösung erlaubt eine durchgängige
Darstellung des Angebots- sowie Auftragswesens mit der Möglichkeit, Kundenstammdaten
zentral zu pflegen. Eine Artikelverfügbarkeitsprüfung gibt Aufschluss über Bestandsartikel
sowie ausgewiesene Lieferzeiten. Alternativartikel können dabei hinterlegt und der Abdeckungsgrad zum Referenzprodukt festgehalten
werden. Vorkalkulationen können in der Angebotsphase durch Zusatzlösungen realisiert werden, durch die weitere Kosten anfallen. Darüber
hinaus ist das Führen von Verkaufschancen
(Opportunities) möglich. Hierbei lassen sich relevante Details zu einer Opportunity, wie Quelle, Potenzial, Abschlussdatum oder Mitbewerber, erfassen und steuern. Durch eine Berichtsfunktion können bestehende Verkaufschancen
analysiert werden und Prognosen Aufschluss
über zukünftige Absatzmöglichkeiten geben.
Dabei hilft ein Verkaufschancenmanagement,
das vorhandene Verkaufschancen (Leads) analysiert und so Rückschlüsse zulässt, welche Maßnahmen zur Gewinnung neuer Leads lohnenswert sind.
Abbildung 69 illustriert die Umsetzung der Aktivitätenübersicht für Verkaufschancen im System.
121
Abbildung 69: Business One: Verkaufschancen
Der Belegfluss ist durch eine Archivfunktion jederzeit lückenlos nachvollziehbar und dauerhaft
gespeichert. Dokumente können allgemein auf
Basis eines File-Systems gespeichert werden.
Ein integriertes Dokumentenmanagement mit
Versionierungsmöglichkeit ist nicht im Standard
enthalten, kann aber durch den Zukauf einer Zusatzlösung erweitert werden. Angebote können
zu Aufträgen gewandelt werden und dadurch
Verkaufstransaktionen auslösen. Werden Zukauf- bzw. Produktionsartikel für einen Auftrag
benötigt, die nicht vorrätig sind, wird der nötige
Bedarf jeweils integriert an die entsprechende
Stelle weitergeleitet, damit von dort aus die Beschaffung bzw. Produktion angestoßen werden
kann. Überschreiten Kunden ein festgelegtes
Kreditvolumen, gibt das System entsprechend
Rückmeldung über die fehlende Liquidität. Eine
Bankenschnittstelle mit Zahlungsassistent erlaubt es weiter, Kundenzahlungen automatisiert
dem betreffenden Auftrag zuzuordnen und zu
verbuchen. Ein mehrstufiger Mahnassistent erinnert an überfällige Zahlungen und ermöglicht
schließlich den Überblick über offene Posten.
122
Die Materialwirtschaft gestattet das umfassende
Erstellen und Pflegen aller im System dargestellten Artikelstammdaten. Beschreibende Elemente, wie unterschiedliche Bezeichnungen,
Textbeschreibungen, Bilder, die Zugehörigkeit
zu Produktgruppen, gehören ebenso zu den
Standardfunktionen wie die Mehrlagermöglichkeit. Zusätzlich benötigte Felder können durch
einen Editor kundenspezifisch hinzugefügt werden, Pflichtfelder jedoch nicht selbst definiert
werden. Die Preisfindung bietet weitreichende
Möglichkeiten, kundenindividuelle Preise für
jeden Artikel zu pflegen. Artikel können aus
Handelsstücklisten zusammengesetzt und Produkte bzw. Produktgruppen verschiedener, kundenspezifischer Preisstaffeln hinterlegt sein. Dabei sind untereinander alle Konstellationen
kombinierbar, wodurch der Preisgestaltung
kaum Grenzen gesetzt werden. Durch Partnerlösungen, die verschiedene Branchenspezifikationen abdecken, können die Funktionalitäten weiter ausgebaut werden. Ein Fashion-Addon etwa
erlaubt Variantenkonfigurationen und bietet so
der Textilindustrie relevante Zusatzfunktionen.
Eine rudimentäre Produktionsplanung ist in den
Standard eingebunden. Fertigungsaufträge können unter Berücksichtigung von Produktionswerkzeugen und mehrstufigen Stücklisten definiert werden. Eine Produktionsterminierung erfolgt dabei nur manuell. Produzierende Unternehmen mit gehobenem Anspruch sind beim
Wunsch Fremdfertigung anzubinden oder generell auf Planungsheuristiken zurückzugreifen auf
Zusatzlösungen angewiesen, die von SAPPartnern an das System angebunden werden
können. Dabei existieren verschiedene Branchenlösungen, die den Preisumfang des ERPSystems bei der Realisierung qualitativ hochwertiger Leistungsmerkmale schnell übersteigen
können.
Das System erlaubt die Pflege von Lieferantenstammdaten, die Abwicklung von Einkaufstransaktionen (vgl. Abbildung 70) sowie Retouren und Gutschriften. Dabei können Lieferantenverträge hinterlegt werden, die das System
bei einem Beschaffungsvorgang selbstständig
berücksichtigt. Bestellzusammenfassungen können automatisch erzeugt werden, eine Zuordnung der bestellten Produkte zu den zugehörigen
Kundenaufträgen erfolgt jedoch nicht. Prognosen für zukünftige Nachfrageentwicklungen
können durch eine Materialbedarfsplanung generiert werden. Dieses Material Requirements
Planning (MRP) wird durch einen assistentenbasierten Prozess realisiert, mit dessen Hilfe verschiedene Szenarien definiert und damit zukünftige Nachfrageprognosen angestoßen werden
können.
123
Abbildung 70: Business One Einkauf
Lagerwirtschaft
Die Abbildung der physikalischen Lagerung von
Bestandsartikeln erfolgt integriert im ERPSystem. Neben der Bestandsverwaltung mehrerer Lager erlaubt Business One verschiedene
Lagerbewertungsverfahren, Umlagerungen sowie Bestandskorrekturen aufgrund aktueller
Marktpreise. Im Umfang ist weiter eine Seriensowie Chargennummernverwaltung eingebunden, die das lückenlose Nachvollziehen bis zur
Rohware sicherstellt. Verschiedene Inventurverfahren runden schließlich das Angebot der Standardlösung ab. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Zusatzmodule einzusetzen, die den
Funktionsumfang erweitern. Auf diese Weise ist
es etwa möglich, die fehlende Lagerplatzverwaltung nachzurüsten, die Führung eines chaotischen Lagers zu realisieren oder durch Barcodeleser Warenbewegungen effizient festzuhalten.
Eine integrierte Drucksteuerung ermöglicht die
automatisch erstellten Kommissionier- und
Packlisten auszugeben. Entsprechende Listen
werden dabei auf Basis einzelner Aufträge bzw.
zusammengefasster Auftragsgruppen ermittelt.
Die Drucksteuerung wird dabei über einen im
Standard enthaltenen PDF-Generator realisiert.
Darüber hinaus kann systemübergreifend jeglicher tabellarischer Inhalt als Excel-Datei exportiert werden, wodurch eine externe Weiterverarbeitung gewährleistet werden kann. Für den
Versand nötige Zusatzfunktionen, wie die Anbindung von Speditionen oder einer Zollabwicklung im Atlas-Verfahren, werden durch Drittlösungen realisiert, die anwendungsfallspezifisch
zugekauft werden können.
124
Rechnungswesen
Business One verfügt über eine integrierte Finanzbuchhaltung (vgl. Abbildung 71), die im
Hintergrund alle relevanten Buchungen automatisch ausführt. Die Anbindung alternativer Produkte ist über Schnittstellen sichergestellt. Die
enthaltene Lösung bietet alle relevanten Funktionalitäten, die von einer Finanzbuchhaltung
erwartet werden und gewährleistet durch eine
Zertifizierung den gesetzeskonformen Betrieb.
Abbildung 71: Business One Rechnungswesen
Als zusätzliche Hilfen können Vorlagen für
Kontenpläne, Finanzberichte und Kontierungsmuster vorausgewählt bzw. erstellt werden, um
repetitive Tätigkeiten effizienter zu gestalten.
Eine obligatorische ELSTER-Schnittstelle rundet das Standardrepertoire ab.
Auch hier erhält der Kunde die Möglichkeit, das
angebotene Leistungsspektrum zu erweitern, um
beispielsweise die Personalabrechnung oder
Kostenrechnung im System abzubilden.
125
Mit dem XL-Reporter können über SQLAbfragen neue Auswertungen erstellt und vordefinierte Reports verändert werden, um Aufschluss über individuelle, betriebswirtschaftliche
Fragestellungen zu erhalten. Dabei setzt SAP
auf eine eigens entwickelte Technologie, die es
auch ungeübten Benutzern per Drag&Drop erlaubt, Reports zu generieren und zu exportieren.
Abbildung 72 zeigt beispielhaft einen von Business One erzeugten Geschäftsreport. Die hinterlegbare Logik erlaubt es zudem, Reports selbstständig vom System erzeugen und zeitgesteuert,
automatisiert per E-Mail an die Geschäftsleitung
versenden zu lassen. Die Umsetzung erfolgt
durch die Outlook-Schnittstelle, die angebunden
an das System nicht nur die Übermittlung von
Reports, sondern generell die digitale Kommunikation sicherstellt.
Abbildung 72: Business One Berichtswesen
Bei verteilten Zuständigkeiten ermöglicht eine
Workflowunterstützung die automatische Zuweisung der fortlaufenden Arbeitsschritte zum
jeweiligen Bearbeiter.
Die Realisierung verschiedener Sichten sowie
Berechtigungen für unterschiedliche Benutzer/gruppen stellt dabei sicher, dass benutzerspezifische Informationen zur Verfügung stehen sowie
unwichtige und gesperrte Daten ausgeblendet
werden.
126
Sonstiges Funktionen
SAP erkennt, dass die Serviceorientierung bei
steigendem Wettbewerb an Relevanz gewinnt
und bildet in Business One ein entsprechendes
Servicemanagement ab, um Kundentransaktionen direkt im ERP-System abwickeln zu können. Bei einem Vorgang wird die Fehlersuche
und -behebung durch eine Wissensdatenbank
verbessert und jeder Schritt protokolliert, der
zwischen dem Kunden und dem Kundendienst
vorfällt, um eine lückenlose Nachvollziehbarkeit
zu gewährleisten. Darüber hinaus werden wichtige Grundfunktionen, wie Vertragsverwaltung,
Wartungs- sowie Serviceplanung, abgedeckt,
wodurch ein durchgehendes Servicemanagement
möglich wird.
Das Personalmanagement bildet die Schnittstelle
zu den Beschäftigten. Mitarbeiterstammdaten
können erfasst und gepflegt werden, weiterführende Informationen zu Ausbildung, früheren
Beschäftigungen sowie eine berufliche Bewertung über den aktuellen Leistungsstand Aufschluss geben. Darüber hinaus können Analysen
über Mitarbeitergehälter angestoßen werden, um
eine Übersicht der Kosten zu erhalten.
Business One bietet verschiedene Schnittstellen,
um die Onlinepräsenz und -abwicklung zu ermöglichen. Über Extensible Markup Language
(XML) kann ein beliebiger Webshop angebunden werden, der sowohl die vorhandenen Artikelstammdaten in den Shop übernimmt, als auch
bei Kauftransaktionen entsprechende Aufträge
im System erzeugt. Da mehrere Anbieter mit
differierender Funktions- und Kostenstruktur auf
dem Markt existieren, empfiehlt es sich mithilfe
eines Beratungspartners die passende Lösung zu
evaluieren.
Für Unternehmen, die keinen eigenen Onlineshop betreiben, aber trotzdem online Dienstleistungen anbieten möchten, bietet eine ebaySchnittstelle die Anbindung an das populäre
Auktionsportal. Auch hier sind verschiedene
Partnerlösungen verfügbar, die im Vorfeld auf
Kompatibilität mit den eigenen Anforderungen
geprüft werden sollten.
127
128
3.9
Softengine GmbH - BüroWARE basic/medium/premium
Firma:
Gründung:
Name der Lösung:
Adresse:
Internetadresse:
Ansprechpartner:
Funktion:
eMail:
Telefon:
Umsatz:
(5 User):
SoftENGINE GmbH
1993
BüroWARE basic
Alte Bundesstr. 10 / 16
76846 Hauenstein
www.softengine.de
Kai Müller
Channel Management
[email protected]
Telefon: 06392/995 223
86/53
k. A.
6.500 (Stand 2008)
ab ca. 6500 € für die Version basic ohne PPS
ab ca. 16.000 € für die Version medium mit PPS
Die Zukunft ist mit uns, wachsen Sie mit uns!
Die Präsentation der Lösung wurde von der Firma Alixon OHG, einem Softengine Partner aus Kitzingen, durchgeführt.
Firma:
Adresse:
Internetadresse:
Ansprechpartner:
Funktion:
eMail:
Telefon:
Alixon OHG
Buchbrunner Straße 20
97318 Kitzingen
www.alixon.de
Alexander Reifenscheid
Geschäftsführer
[email protected]
09321/ 22154
130
Unternehmensbeschreibung
Lösungsportfolio
Die Softengine GmbH ist ein deutscher Hersteller von kaufmännischen Softwarelösungen für
kleine und mittelständische Unternehmen mit
Sitz in Hauenstein. Das Hauptprodukt des
Unternehmens ist die ERP-Lösung BüroWARE,
die in den drei Produktlinien basic, medium und
premium erhältlich ist. Seinen Ursprung hat das
Unternehmen in der Entwicklung von Warenwirtschaftssystemen. Die Firma ist seit 1993 auf
dem Markt und hat heute Niederlassungen in
Deutschland, Österreich und der Schweiz, sowie
in den USA. Softengine beschäftigt mehr als 80
Mitarbeiter, von denen ein Großteil in der Entwicklung der unternehmenseigenen Lösungen
beschäftigt ist. In dem eigenen Schulungszentrum werden Anwenderschulungen durchgeführt
und umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
in Form von Seminaren, Trainings oder Workshops zu den verschiedenen Anwendungsbereichen der Softwarelösungen angeboten. Die Zielgruppe von Softengine sind kleine und mittelständische Unternehmen unterschiedlicher Geschäftszweige und Branchen von einem bis etwa
150 PC-Arbeitsplätzen unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter. Im Lohnmodul können
maximal 999 pro Mandant abgerechnet werden.
Die Lösungen von Softengine richten sich an
eine Vielzahl verschiedener Anwender, darunter
Unternehmen aus den Bereichen Kleingewerbe,
Handel, Dienstleistung und Industrie. Aktuell
gibt es, zusätzlich zu den drei Grundvarianten
von BüroWARE, etwa 20 verschiedene Branchenlösungen, wodurch das ERP-System grundsätzlich für ein großes Spektrum an spezifischen
Unternehmenstypen und Branchen geeignet ist.
Die Branchenlösungen werden von Fachhandelspartnern entwickelt und sind auf die speziellen Anforderungen und Aufgaben der jeweiligen
Branchen abgestimmt. Laut Softengine sind keine Lösungen speziell für das „kleine“ Handwerk
geplant. Geplant ist eine Lösung für größere
Handwerksunternehmen.
Eine Übersicht der aktuell verfügbaren Branchenlösungen ist in nachstehender Tabelle zu
sehen.
Tabelle 5: verfügbare Branchenlösungen
Automatenwirtschaft
Mineralöl- und
Energiehandel
Getränkehandel
Getränkefachgroßhandel/Brauerei
Vermietbranche
Service und Support
Blechverarbeitung
Kunststoffverarbeitung
Holzhandel
Gärtner, Floristen,
Blumenhandel
Druckindustrie
Bau- und Heimwerkermärkte
Speditionen
Recyclingwirtschaft
Textil Groß- und
Einzelhandel
Auftragsbezogene
Fertigung
Werkzeugbau und
variantenreiche
Komponentenfertigung
Medizintechnischer
Fachhandel
Vermietbranche, z. B.
Baumaschinen
Mittelständische
Handelsunternehmen
Versandhandel
Schlachten, zerlegen,
veredeln
Großtierpraxen
Hotels und Gästehäuser
Spielwarenhandel
131
Die drei Produktlinien basic, medium und premium enthalten jeweils eine Auswahl an Funktionen und Modulen, die auf die Anforderungen
von Unternehmen unterschiedlicher Größenordnungen ausgerichtet sind Das Produkt BüroWARE basic richtet sich vorwiegend an EinzelUnternehmer sowie kleine Unternehmen mit bis
zu acht Mitarbeitern, die Variante BüroWARE
medium, an mittelgroße Unternehmen bis etwa
50 Mitarbeitern und die BüroWARE premium
an mittelständische Unternehmen bis zu 150
Mitarbeitern. Dies ist jedoch nur die Kernzielgruppe, es gibt auch Anwenderunternehmen mit
deutlich mehr Mitarbeitern. Je nach unternehmensspezifischen Anforderungen und Größe
kann jedes Unternehmen das individuell am besten passende Lösungspaket einsetzen.
Bei jeder der drei Varianten wird jeweils die
vollständige BüroWARE ausgeliefert und installiert. Bei den kleineren Varianten sind lediglich
die nicht in der Lizenz enthaltenen Funktionen
deaktiviert und im System ausgeblendet. Dies
macht es sehr leicht, zwischen den Versionen
upzugraden, ohne ein komplett neues System zu
installieren und eine aufwendige Datenübernahme vorzunehmen. So können die beiden
kleineren Varianten basic und medium bei Bedarf problemlos auf eine größere Version erweitert werden, wenn das Anwenderunternehmen
gewachsen ist oder der Funktionsumfang der
bisherigen Version nicht mehr ausreicht.
Vertriebsstruktur
Der Vertrieb der Lösungen erfolgt indirekt über
ein breites Netz an Vertriebspartnern. Zurzeit
gibt es über 250 Partner im deutschsprachigen
Raum. Die Firma Softengine selbst unterstützt
die Partner aktiv beim Vertrieb der Software. So
können sich interessierte Unternehmen direkt an
Softengine wenden und nach einem geeigneten
Partner erkundigen. Vertriebsmitarbeiter von
Softengine führen Systempräsentationen durch
und sind Ansprechpartner für Interessenten bei
sämtlichen Fragen rund um die ERP-Lösungen.
Beim Erwerb einer Lösung wird über den Fachhandelspartnern ein Wartungsvertrag mit SoftENGINE abgeschlossen. Die Updates oder Upgrades sind dabei im Wartungsvertrag enthalten.
Auch die Pflege und Installation sowie der Support dieser Versionen erfolgt durch die Fachhandelspartner.
Die Einstiegslösung BüroWARE basic wird
auch über den autorisierten Fachhandel vertrieben, kann aber vom Unternehmen selbst installiert werden.
Lösungsübersicht
Grundlage dieser Lösungsübersicht ist die Softengine BüroWARE basic. Dies ist die Standardlösung für kleine Anwenderunternehmen, von
einem bis zu etwa 8 Mitarbeitern. Die Lösung
wird wie alle BüroWARE Produkte von Softengine aktiv weiterentwickelt und bietet die Möglichkeit bei einem wachsenden funktionalen Anspruch auf eine der höheren Varianten zu wechseln. Bisher gibt es Benutzeroberflächen in den
Sprachen deutsch, englisch, französisch, ungarisch und türkisch, weitere Sprachen sind zukünftig geplant oder schon in Arbeit.
Abbildung 73 zeigt den Grundaufbau des Systems in der deutschen Sprachversion.
132
Abbildung 73: Startbildschirm der Lösung BüroWARE V5 premium
Der Support für die Lösung findet über die
Fachhandelspartner statt und ist in der Regel im
Wartungsvertrag geregelt. Für die Module Finanz, Lohn- und Anlagenbuchhaltung sowie
Kostenrechnung wird zudem ein Support direkt
von Softengine angeboten. Dieser kann sowohl
über Telefon, Mail als auch per Fernwartung erfolgen.
Für die oben genannten Module bietet Softengine auch selbst die Schulungen für die Anwender an. Sie können entweder als Einzelschulung
oder im Rahmen einer Mitarbeiter-Schulungspauschale abgerechnet werden und finden in den
Schulungszentren in Hauenstein, Chemnitz und
Wien statt. Alle weiteren Schulungen werden in
der Regel von den Implementierungspartnern
durchgeführt.
Modularer Aufbau
BüroWARE basic gliedert sich in die Module
Warenwirtschaft, Finanz- und Lohnbuchhaltung
sowie Kundenbeziehungsmanagement.
Alle Produkte werden gemeinsam installiert und
laufen auf einer einheitlichen Datenplattform.
Durch diese Integration sind alle Module miteinander verzahnt und die Daten einmalig und
zentral erfasst und gespeichert.
In den höheren Versionen medium und premium
verfügt die Lösung sowohl über weitere Module,
wie Kostenrechnung, Anlagenbuchhaltung und
Produktion, als auch über viele weitere Funktionen für die bestehenden Module.
133
Abbildung 74: Anmelden am System
Vor fremdem Zugriff ist das System über eine
Benutzernummer des jeweiligen Mitarbeiters
und ein individuelles Passwort geschützt. Das
Berechtigungskonzept ist nach Rollen aufgebaut. Den Rollen können über den BüroWAREDesigner individuelle Benutzerfreigaben bis auf
Feldebene zugewiesen werden. Auch eine benutzer- oder rollenspezifische Menüstruktur
kann nach den jeweiligen Bedürfnissen erstellt
werden. Die Lösung ist mandantenfähig und
auch in den kleineren Versionen nicht in der
Zahl der Mandanten beschränkt. Eine Konsolidierung der Mandanten ist jedoch im Standard
nicht vorgesehen.
In der Version basic verfügt die Lösung noch
nicht über ein integriertes Mail-System. Emails
an Kunden können aus dem System aber mithilfe eines Mailprogramms, wie beispielsweise
Microsoft Outlook, gesendet werden. Die über
das externe Mailprogramm abgewickelten Aktivitäten werden jedoch nicht in der Lösung dokumentiert und gespeichert. In höheren Versio-
nen ist diese Funktion komplett integriert über
das BüroWARE-eigene Mailsystem verfügbar.
Durch Verknüpfung von Dateien können verschiedene Dokumente, die auf einem File-Server
abgelegt sind, an verschiedenen Stellen, etwa
den Kundendaten oder einzelnen Aufträgen, im
System mit einem Link hinterlegt werden. Aus
einer Vielzahl von Dokumenten, wie Word, Excel, PDF und Bilddateien, kann dann direkt eine
Vorschau erzeugt werden. Alle Belege können
als PDF-Datei per eMail versendet werden.
Die grafische Benutzeroberfläche der Lösung
wirkt übersichtlich und intuitiv. Über einen Navigationsbalken auf der linken Seite, der individuell an den jeweiligen Benutzer angepasst werden kann, können die wichtigsten Funktionen
der Module direkt aufgerufen werden.
Das sogenannte „Schwarze Brett“ stellt dem
Benutzer wichtige und aktuelle Informationen
zu anstehenden Aufgaben zur Verfügung und
führt den Benutzer somit durch die tägliche
134
Arbeit. Ab der Version medium ist das Schwarze Brett zudem personalisiert und enthält auf
den Benutzer abgestimmte Informationen. Dazu
zählen beispielsweise Termine aus der Wiedervorlage, Hinweise zu einzelnen Belegen und
Benachrichtigungen über neue Mails im System.
Das System verfügt über eine Vielzahl von Hilfestellungen bei der Suche nach Daten. So wird
etwa die Suche in Eingabefeldern der Lösung
immer sofort mit dem ersten eingegebenen Zeichen ausgelöst. Dadurch verkleinert sich das
Suchfeld mit jeder Ziffer und bietet kleinere Ergebnismengen. In Tabellen ist die Suche über
alle Felder möglich, dies hilft beispielsweise
Kunden auch anhand ihrer Postleitzahl oder
Vorwahl zu finden.
Mithilfe des BüroWARE-Designers ist es möglich, eine Installation auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens anzupassen. Der
Designer ist bereits ab der Version basic enthalten, verfügt hier jedoch über einen eingeschränkten Teil der Funktionen. Die Möglichkeiten der Anpassungen mit dem Designer sind
vielfältig. Es können sowohl die Menüstruktur
und die Rechte für den Benutzer angepasst werden, als auch Änderungen der Datenstruktur,
einzelner Felder oder der Benutzereingabemasken vorgenommen werden. Dadurch können
unternehmensspezifische Prozesse besser abgebildet werden. Konkrete Beispiele für diese Anpassungen sind eigene Belege, spezifische statistische Auswertungen sowie individuelle
Stammdatenmasken und Erfassungstabellen.
Der Designer wurde so konzipiert, dass er möglichst leicht von jedem Anwender ohne explizite
Programmierkenntnisse bedient werden kann.
Die mit dem Designer individuell erstellten Anpassungen werden vom eigentlichen System unabhängig gespeichert und bereitgestellt. Durch
diese Trennung wird sichergestellt, dass bei
einem Update der Software oder einem Wechsel
auf eine höhere Version alle Anpassungen erhalten bleiben. Ab der Version premium gibt es
ebenfalls zusätzlich einen Workflow-Manager,
der es erlaubt, im System eigene Workflows zu
definieren. Diese Workflows werden ebenfalls
getrennt von den originären Systemdateien gespeichert und sind somit ebenfalls releasefähig.
Für die Kommunikation mit anderen Systemen
und Partnern sind verschiedene Standardschnittstellen vorhanden.
Für den Betrieb von BüroWARE können die
Datenbanksysteme Microsoft SQL, Oracle SQL
und Pervasive SQL zum Einsatz kommen. Der
Server läuft unter den Betriebssystemen Windows, Novell und Linux. Zur Ausführung des
Benutzer-Client benötigt man Microsoft Windows ab der Version 98 bis zur aktuellen Version Vista. Softengine entwickelt momentan für
seine Lösungen einen Webclient, über den die
Programme auch unabhängig von der Installation eines Clients bedient werden können. Dieser ist gegenwärtig aber noch nicht verfügbar.
Leistungsumfang
Der Funktionsumfang der Lösung BüroWARE
basic ist auf die Ansprüche von kleinen Unternehmen angepasst. In der folgenden betriebswirtschaftlichen Funktions- und Leistungsübersicht wird das Angebot der kleinen Lösung fokussiert, darüber hinaus werden aber auch Funktionen beschrieben, die in höheren Versionen
zur Verfügung stehen. Auf diese wird gesondert
hingewiesen.
Die Angebots- und Auftragsverwaltung wird in
der Lösung mit dem Modul Warenwirtschaft
abgedeckt. Als Grundlage von Angeboten und
Aufträgen wird hier auch der Artikel- und Kundenstamm verwaltet. Alle Artikel und Kunden
können im System sowohl mandantenspezifisch
als auch übergreifend angelegt werden. Ab der
Premium-Version können zudem hierarchische
Kundenstrukturen in der Lösung abgebildet
werden.
135
Sowohl ein-, als auch ausgehende Telefongespräche können im System direkt neuen Interessenten und bestehenden Kunden oder Lieferanten zugeordnet und Gesprächsdaten unmittelbar
erfasst werden. Die aus einem Gespräch erfassten Daten können ab der Version medium dann
direkt in verschiedene Belege umgewandelt
werden. Ein Korrespondenzordner nimmt alle
Dokumente auf und verwaltet sämtliche Briefe
an Kunden beziehungsweise Lieferanten. Die
Verknüpfungen zu den Dokumenten auf dem
Dateiserver können dann einem Kunden- oder
Lieferantenstammsatz zugeordnet werden. Im
System können nicht nur Dokumente, sondern
auch weitere Office-Dateien, PDF-Dateien, Bilder und Videos verknüpft werden. Eine integrierte Vorschaufunktion ermöglicht eine direkte Ansicht der Dateien in der BüroWARE.
Abbildung 75: Preiserfassung im Artikelstamm
Artikel lassen sich entweder vollständig neu
oder aus Kopien vorhandener Produkte erstellen.
Für die Artikel kann eine Seriennummer verwaltet werden, Chargennummern sind erst in den
höheren Versionen verfügbar. Zu den Artikelstammdaten können verschiedene Textbausteine
hinterlegt werden, auch kundenindividuell und
in unterschiedlichen Sprachen. Es ist zudem
möglich, Bilder zu den Artikeln zu hinterlegen.
Die Möglichkeiten der Preisfindung sind in dem
System sehr vielfältig. Jedem Artikel können bis
zu sechs Verkaufspreise zugeordnet werden, und
es ist möglich, individuelle Preisstaffeln zu definieren. Darüber hinaus können auch kundenindividuelle Preise hinterlegt werden. Bei den Artikeln kann jeweils gewählt werden, ob sie rabatt-, skonto- und bonusfähig sind. In einem
Angebot können sowohl Zeilenrabatte als auch
ein Abschlag auf das gesamte Angebot gegeben
werden.
136
Einstufige Handelsstücklisten können angelegt
und als Sets definiert werden und im Lager auch
als solche zu- und abgebucht werden. Ab der
Version medium kann konfiguriert werden, ob
die Stückliste für das Lager aufgelöst oder als
ganzes Set abgebucht werden soll. In einem Angebot können zu den einzelnen Artikeln und
Sets auch entsprechende Alternativartikel angegeben werden.
Wenn in den Stammdaten die Lieferzeiten von
Artikeln gepflegt sind, schlägt das System bei
der Erstellung eines Angebots automatisch einen
Liefertermin vor. Dieser berechnet sich rein deterministisch, nicht über dynamische Verfahren.
Für alle Angebote und Belege können Wiedervorlagetermine festlegt werden. Diese sind für
den Benutzer über den integrierten Terminkalender sichtbar und informieren ihn automatisch
über deren Fälligkeit.
Ein umfangreiches Kampagnenmanagement für
Serienbriefe und sonstige Werbemaßnahmen mit
verschiedenen grafischen Auswertungen ist erst
ab der BüroWARE medium möglich. In der
Version basic kann man Serienbriefe aber anhand der Selektion von Kunden nach bestimmten Kriterien in einer Tabelle und den anschließenden Export nach Excel bzw. Word anstoßen.
Die Materialwirtschaft ist ebenfalls Bestandteil
des Moduls Warenwirtschaft. In den Stammdaten wird hier jedem Artikel zur eindeutigen
Identifizierung eine Seriennummer zugewiesen,
Chargennummern sind erst in höheren Versionen verfügbar.
Für die Ermittlung des Bestellbestandes steht in
der Lösung nur der definierte Meldebestand zur
Verfügung, mathematische oder stochastische
Methoden sind erst ab der Version BüroWARE
premium vorhanden.
In allen Versionen können die gängigen Lagerzugangs- und Abgangsmethoden, wie beispielsweise LIFO und FIFO, abgebildet werden. Diese
können für einzelne Artikel und Artikelgruppen
bestimmt werden.
Ein Modul zur Produktionsplanung und
-steuerung (PPS) ist in der basic-Variante nicht
vorhanden. Ab der Version medium können
Produktionseinheiten und mehrstufige Produktionsstücklisten mit bis zu neun Ebenen angelegt
werden.
In Version premium sind die Stücklisten dann
mehrstufig, und es sind zusätzliche Funktionen
zur Planung und Steuerung der Produktion vorhanden. Die zur Produktionsplanung erforderlichen Daten werden direkt aus dem System übernommen. Die Lösung bildet den Vorgang dabei
in Projektphasen ab und ermittelt die zur Verfügung stehenden Kapazitäten und den Materialbestand. Einzelne Arbeitsschritte können nicht
untergliedert werden, und der Fortschritt innerhalb der jeweiligen Projektphase kann nicht detailliert nachvollzogen werden, nur der Fortschritt des Gesamtprozesses ist erkennbar.
Die Terminierung der Produktion kann sowohl
vorwärts als auch rückwärts erfolgen. Ein Leitstand ist im Standard nicht in der Produktionsplanung integriert. Wenn der Kunde diesen für
die Produktion benötigt, kann eine Lösung als
Zusatzmodul erworben werden. Eine Abwicklung der Fremdvergabe oder einer verlängerten
Werkbank kann in der Version premium ebenfalls durchgeführt und überwacht werden.
Softengine vertritt die Ansicht, dass die Produktionsplanung und -steuerung eines Unternehmens immer sehr spezifisch ist und nicht in
einem Standardprozess ablaufen kann. Daher
wird das PPS-Modul mit allen Funktionen als
Baukasten ausgeliefert, der noch nicht einsatzbereit ist und erst noch nach den kundenindividuellen Bedürfnissen konfiguriert und angepasst
werden muss. Dadurch soll eine hohe Flexibilität und die Unterstützung vieler verschiedener
Produktionsprozesse erreicht werden.
137
Für höhere Anforderungen an die Produktionsplanung ist seit der CeBIT 2008 die Branchenlösung BüroWARE factory verfügbar. Die von
einem Softengine-Partner Opencom bereitgestellte Lösung für auftragsbezogene Fertiger ergänzt die Premium-Version um eine Vielzahl
interessanter Funktionalitäten (bspw. PLANOUT Projekt- und Auftragsverwaltung, Betriebsdatenerfassung).
Im Artikelstamm können bis zu fünf verschiedene Standardlieferanten mit den jeweiligen
Einkaufspreisen gepflegt werden. Neben diesen
Standardlieferanten können Einkaufspreise, Lieferzeiten, individuelle Bestellnummern von allen
Abbildung 76: Automatische Bestellvorschläge
Lieferanten gepflegt werden. Diese können auch
automatisiert über eine Tabelle eingelesen werden. Eine Einkaufsstatistik zeigt dem Anwender,
wann der Artikel, bei welchem Lieferanten das
letzte Mal bestellt wurde und zu welchem Einkaufspreis. Die jeweiligen Lieferzeiten können
statisch hinterlegt werden.
Die Lösung überprüft die Bestandsmengen
automatisch und generiert eine Liste mit Bestellvorschlägen, sobald der Meldebestand erreicht ist. Per Knopfdruck können die Vorschläge in Bestellungen gewandelt werden. In der Belegtabelle werden die Vorgänge nach den verschiedenen Belegarten angezeigt und können
somit schneller nachvollzogen werden.
138
Lagerwirtschaft
Es ist möglich, verschiedene Lagerorte einzurichten, ab der Variante medium werden auch
Konsignationslager und in der premium-Version
darüber hinaus chaotische Lager unterstützt. Die
Lagerbestände werden für jedes Lager auch einzeln angezeigt. Bei der allgemeinen Bestandsabfrage berücksichtigt die Suche jedes angelegte
Lager. Es besteht die Möglichkeit, Umbuchungen zwischen den Lagerorten und Korrekturen
manuell durchzuführen. Für die Inventur kann in
der basic-Version nur eine Inventurdirektbuchung vorgenommen werden. Die Lösung unterstützt die Anbindung mobiler Geräte, wie Barcode-Scanner oder RFID-Lesegeräte.
Für die Versandabwicklung können aus dem
System Kommissionierlisten, Packlisten und
Etiketten generiert und gedruckt werden. Kommissionierlisten können in einem Lager auch die
jeweilige Laufrichtung berücksichtigen.
Zur Berechnung der Versandkosten können für
einen Artikel entweder feste Versandpreise definiert werden, oder sie berechnen sich nach den
hinterlegten Produktdimensionen Länge, Höhe
und Breite. Über diese Dimensionen kann auch
die Verpackungsgröße für einen Artikel bestimmt werden. Nach der Erstellung können die
Lieferaufträge aus dem System direkt an die
Versanddienstleister übergeben werden. Zur
Überwachung der Lieferung können Funktionen
zum Verfolgen von Sendungen eingebunden
werden.
Die Anbindung an das ATLAS-Verfahren und
das Vorbereiten der ATLAS-Unterlagen ist erst
ab der BüroWARE medium möglich. Dort sind
die Funktionen mit einem eigenen Menüpunkt
im System integriert, und es gibt Listen und Tabellen zur Abwicklung und Darstellung der Historie der Vorgänge.
Finanzbuchhaltung / Finanzwesen
Neben den Standardbuchungsfunktionen bietet
die Finanzbuchhaltung ab der BüroWARE basic
auch eine schnelle OP-Verwaltung, aus welcher
die säumigen Zahler für das Mahnwesen hervorgehen. Die Finanzbuchhaltung verfügt über
zahlreiche Möglichkeiten zur Verwaltung des
Mahnwesens. Es sind im System bis zu neun
Mahnstufen vorgesehen, und es können automatische Vorschlagslisten für Mahnungen erzeugt
werden.
Zahlungsein-/Ausgänge können per Onlinebanking bearbeitet werden. So können Überweisungen und Lastschrifteinzüge direkt online an die
Bank übermittelt werden. Das Einlesen von
elektronischen Kontoauszügen ist in der BüroWARE basic möglich, die Finanzbuchhaltung
kann anhand der Buchungsdaten passende Vorgänge erkennen und zur automatischen Verbuchung vorschlagen.
ELSTER- und GDPdU-Schnittstellen sind in allen Versionen enthalten.
139
Abbildung 77: Offene Posten Bearbeitung
Bei der Anlagenbuchhaltung kann das Unternehmen wählen, ob es nach Steuerrecht oder
nach Handelsrecht buchen möchte, beides wird
vom System unterstützt. Die Möglichkeiten zur
Erfassung und Verwaltung in der Anlagenbuchhaltung sind sehr umfangreich. Es stehen alle
gängigen Abschreibungsmethoden sowie Anlagekonten und Anlagespiegel zur Verfügung. Relevante Dokumente können auch hier im System
hinterlegt werden.
Die Lohnbuchhaltung der BüroWARE basic
entspricht dem der medium und premium und
wird jährlich von der ITSG zertifiziert. Das
Lohnmodul erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an eine Lohn- und Gehaltsabrechnung,
mit der bis zu 1000 Mitarbeiter abgerechnet
werden können. Lediglich der Urlaubsplaner
sowie das Pfändungsmodul sind nicht in der basic-Version enthalten. Zahlreiche Finanz- und
Auswertungsberichte sind standardmäßig vorhanden. Bei Bedarf können je nach individuellen
Anforderungen weitere im System erstellt werden. Eine Banksoftware für ein- und ausgehende
Zahlungen kann angebunden werden. Darüber
lässt sich der gesamte Zahlungsverkehr bis auf
Sachkontenzahlungen und Wechsel verwalten.
Alle regulatorischen Anforderungen werden von
der zertifizierten Finanzbuchhaltung erfüllt.
140
Über BüroWARE können in der Kostenrechnung zahlreiche Kalkulationsschemata abgebildet werden. So sind Funktionen zu verschiedenen Arten der kalkulatorischen Buchführung
vorhanden. Dazu zählen Kostenarten /-stellen/
-trägerrechnung, sowie Projektkalkulation und
Leistungsartenrechnung. Die Daten in den Tabellen können mithilfe einer Analysefunktion
ausgewertet werden. Dabei kann man verschiedene tabellenspezifische Merkmale einfach verschieben und anordnen, um Auswertungen nach
den gewünschten Kriterien zu erstellen. Zudem
gibt es für alle Tabellen und Listen eine Exportfunktion, die es ermöglicht, die Daten schnell
für weitere Auswertungen bereitzustellen. Dies
wird auch durch ein integriertes XML-Tool
unterstützt.
Abbildung 78: Management Informationszentrum
Für die Anzeige von Statistiken und Auswertungen gibt es ein integriertes Management Information System (MIS). In diesem können Daten
für verschiedene Bereiche, wie Kunden, Artikel,
Lieferanten oder Vertreter, ausgewertet werden.
Für die Bereiche sind im System verschiedene
Standardauswertungen vorhanden, individuelle
Auswertungen können jederzeit über den Designer (Extramodul) erstellt werden. Die Auswertungen umfassen beispielsweise den Umsatz, Ertrag oder Lagerzubuchungen. Die Ergebnisse
können sowohl tabellarisch als auch grafisch
dargestellt werden. Als Grafiken stehen eine
Reihe von Diagrammtypen zur Verfügung, welche die Ergebnisse auch nach Monat, Quartal
und Jahr anzeigen können. Eine Funktion zum
Export dieser Grafiken ist nicht vorhanden.
141
Sonstige Funktionen
Es existieren verschiedene weitere Module, die
als Ergänzung zur BüroWARE weitere Funktionalitäten für bestimmte Unternehmen bieten.
Dazu gehören beispielsweise die Anbindung an
eBay, verschiedene Shoplösungen oder die
Verwendung von Kassen. Diese Lösungen sind
jedoch in keiner der Grundversionen enthalten
und müssen zusätzlich erworben werden.
Die Lösung verfügt in der Variante basic über
grundlegende Funktionalitäten im Bereich
CRM, z. B. Protokollierung von Telefonaten,
Terminplaner, Korrespondenzordner, die mit
den höheren Versionen noch stark ausgebaut
werden. In der premium-Version sind dann um-
Abbildung 79: Projektmanagement
fassende Funktionen, Auswertungen und Workflows enthalten. Dazu zählt beispielsweise ein
erweiterter Terminplaner, der den Terminplaner
aus der BüroWARE basic um Funktionen, wie
z. B. die Delegation von Aufgaben an Mitarbeiter, ergänzt
Das Projektmanagement ist in der Basislösung
noch sehr eingeschränkt, aber bereits ab der
Version medium mit Aufgabenverwaltung,
Kommunikation und Koordination von Projekten vorhanden. Ebenfalls können dort bei verkauften Artikeln die Provisionen direkt im System abgewickelt werden. Provisionen können
sowohl kunden- als auch artikelgruppenbezogen
berechnet werden.
142
143
3.10 Step Ahead AG - Steps Business Solution
Firma:
Step Ahead AG
Gründung:
1999
Name der Lösungen:
Steps Business Solution
ERP-Lösung für mittelständische Unternehmen
Steps Software Factory
Entwicklungssystem für Individual- & Branchenlösungen
Adresse:
Burgweg 6
82110 Germering
Internetadresse:
www.stepahead.de
Ansprechpartner:
Nico Betzenhauser
Funktion:
Senior Consultant Partner Management
eMail:
[email protected]
Telefon:
Telefon: 089/894060
Umsatz:
k. A.
475 mittelständische Unternehmen
Lizenzen: 12.500 - 35.000 € (abh. v. Modulumfang; Lizenzierung er-
(10 Arbeitsplätze):
folgt nach gleichzeitig angemeldeten Benutzern)
Customizing und Schulung der Mitarbeiter: 10.000 - 20.000 €
Geschäftsprozessanalyse: optional
Lösungen für Firmen, die einzigartig sind – d. h. mit unseren Lösungen ermöglichen wir mittelständischen Kunden, abgestimmt auf ihren individuellen Ziele und Stärken messbar höhere Produktivität und
Ertrag zu erzielen.
144
Lösungsübersicht
Die Step Ahead AG mit Sitz in Germering bei
München wurde 1999 als Entwicklungs- und
Beratungshaus gegründet. Neben der selbst entwickelten ERP-Lösung „Steps Business Solution“, dem Software-Entwicklungssystem „Steps
Software Factory“ bietet die Step Ahead auch
begleitende Geschäftsprozessberatung für mittelständische Unternehmen.
Steps Business Solution ist eine unternehmensübergreifend einsetzbare Gesamtlösung für Firmen von fünf bis ca. 500 Mitarbeitern, deren
Geschäftsschwerpunkte in den Bereichen Handel, Produktion, Service oder Projektgeschäft
liegen. Darüber hinaus können Spezialbranchen,
wie der Technische Handel, die Obst- und Gemüsevermarktung über Branchenlösungen abgedeckt werden.
Der Fokus der ERP-Lösung liegt auf dem Mittelstand, d. h. für Unternehmen mit bis zu 200
Anwendern. Step Ahead beschäftigt aktuell 31
Mitarbeiter in den Bereichen Entwicklung, Consulting, Partner Management, Vertrieb, Support
sowie Marketing & PR. Die branchenübergreifend einsetzbare ERP-Lösung Steps Business
Solution wurde mit dem eigenen Entwicklungssystem „Steps Software Factory“ entwickelt und
umfasst alle relevanten Geschäftsbereiche, wie
CRM/Vertrieb, Handel/eCommerce, Service und
Customer Care, Dienstleistungs- und Projektgeschäft, Warenwirtschaft und Logistik, Produktion sowie Rechnungswesen und Lohn. Die Finanzbuchhaltungssysteme von Syska GmbH und
SBS Software GmbH sind vollständig in das
Grundsystem integriert. Die projektvorgelagerte
bzw. -begleitende Geschäftsprozessberatung
umfasst eine Prozessanalyse, ein Konzept zur
Prozessverbesserung, die Definition der ERPFunktionalitäten auf Basis der Soll-Prozesse sowie die anschließende kennzahlenorientierte
ERP-Einführung.
Der Vertrieb erfolgt sowohl direkt durch Step
Ahead als auch indirekt durch aktuell 47 Partner
im DACH-Raum. Darunter befinden sich über
20 Entwicklungspartner, die kunden- und branchenindividuelle Lösungen auf Basis der Steps
Business Solution anbieten. Der Kundenstamm
umfasst derzeit 470 mittelständische Unternehmen.
Abbildung 80: Modularer Aufbau
Da die Lösung modular aufgebaut ist, können je
nach Bedarf einzelne Module eingesetzt oder
auch nachträglich genutzt werden. Die durch
den Erwerb entstehenden Kosten variieren aufgrund des frei wählbaren Funktionsumfangs je
nach Anforderung. Die Lizenzierung erfolgt auf
Basis eines Concurrent-Lizenz-Modells. Bei
zehn gleichzeitigen Anwendern im System kann
von einem Richtwert der Lizenzkosten in Höhe
von 12.500 bis 35.000 € ausgegangen werden.
Die Kosten für den Softwarepflegevertrag belaufen sich auf 1,25 % der Lizenzkosten pro Monat.
Zusätzlich zum Erwerb der Software ist es sinnvoll, das Schulungsangebot von Step Ahead zu
nutzen, um den Anwendern einen problemlosen
Einstieg in die neue Softwarelösung zu ermöglichen. Hierfür werden durchschnittlich fünf Tage
angesetzt. Die Schulungsinhalte werden immer
mit dem Auftraggeber abgesprochen und den
145
Zielsetzungen bzw. Projektinhalten angepasst.
Darüber hinaus empfiehlt Step Ahead einen
Monat nach der Einführung weitere ein bis drei
Tage für Nachschulungen einzuplanen, um bis
dahin offen gebliebene Fragen zu beantworten
oder spezifische Anwendungsszenarien zu optimieren. Ein Schulungstag kostet 1200 €, bei
einer max. Teilnehmerzahl von ca. zehn Personen. Als Erfahrungswert gibt Step Ahead das
Verhältnis zwischen Lizenz- und Dienstleistungskosten mit 1:1 an.
Bei auftretenden Problemen auf Kundenseite
steht der direkte Support zur Verfügung und
zwar per Telefon, email oder Web. Über eine
webbasierte Wissensdatenbank können Antworten auf generelle Fragestellungen gesucht werden, die Lösungsansätze für verschiedenste Problemstellungen bieten.
Bereits im Standard unterstützt Steps Business
Solution viele Geschäftsprozesse, die bei kleinen und mittelständischen Unternehmen von Relevanz sind. Sind darüber hinaus kundenspezifische Anpassungen notwendig, so können diese
im Rahmen von Customizing vorgenommen
werden, wobei stets die Updatefähigkeit der
Kundenlösung berücksichtigt wird. Darüber hinaus können mit dem Einsatz des Entwicklungssystems Steps Software Factory Anpassungen
und Erweiterungen, die über das Customizing
hinausgehen vorgenommen oder Drittsysteme
über Schnittstellen angebunden werden.
Durch die Entwicklung mit der Steps Software
Factory können Step Ahead Partner zusätzlich
eigene Branchen- sowie Speziallösungen entwickeln.
Die Step Ahead AG bewertet regelmäßig Weiterentwicklungswünsche aus dem Kunden– oder
Partnerkreis um bspw. allgemein sinnvolle Individualanforderungen in den Standard zu übernehmen, so dass alle Kunden von diesen Neuerungen profitieren können.
Das System unterstützt derzeit ausschließlich
Deutsch als Oberflächensprache und Dialogsprache im Standard. Eine mehrsprachenfähige
Version ist per Stand heute ab Ende 2010 geplant. Projektspezifisch können Oberflächen bereits heute in andere Sprachen übersetzt werden.
Belege (Auftrag, Rechnung, …) können mehrsprachig bereitgestellt werden.
Pro Kalenderjahr gibt Step Ahead ein Hauptrelease (zweites Quartal) und ein Zwischenrelease
(viertes Quartal) der Steps Business Solution
frei. Updates werden unterjährig bei notwendigen Anpassungen an Marktgegebenheiten bzw.
Kundenanforderungen geliefert. Ein Zwang zu
einem Releasewechsel besteht nicht.
Die Step Ahead AG setzt zu 100% auf Microsoft-Technologie. So basiert die Architektur von
Steps Business Solution auf einer komponentenbasierten Mehr-Schichten-Architektur aufbauend auf den Microsoft Frameworks und Windows Server Technologien und Produkten, wie
COM, .NET und Windows Server System, SQL
Server, Exchange Server.
Als zentrale Datenbank wir der Microsoft SQL
Server 2005 oder SQL Server 2008 unterstützt.
Die Lösung ist am Client lauffähig auf den Microsoft Desktop Betriebssystemen Windows
Vista, Windows XP oder Windows 2000, jeweils in den Professional oder Business Editionen.
146
Leistungsumfang
Das mehrbenutzerfähige System ist modular
aufgebaut und kann je nach Anforderung individuell zusammengestellt bzw. ergänzt werden.
Eine Abbildung mehrerer Mandanten bzw. Betriebsstätten in der Softwarelösung erfolgt aktuell durch den Einsatz mehrerer Datenbanken.
Getrennt entstehende bzw. gepflegte Stammdaten müssen bei Bedarf repliziert werden, um
von den getrennten Mandanten gemeinsam genutzt werden zu können. Diese Funktionalität
kann über sogenannte Active Server Jobs – eine
Art automatischer Taskmanager für zeit- oder
ereignisgesteuerte, auch wiederkehrende Aufgaben,– realisiert werden. Aktuell arbeitet die Step
Ahead AG an einer Mehr-Mandantenlösung, die
voraussichtlich im Jahr 2009 zur Verfügung stehen wird. Ein Schnittstellentool erlaubt den Imund Export von Daten.
Erwähnenswert ist hier aus Nutzersicht der Export in MS-Excel für erweiterte Bearbeitungs-
möglichkeiten sowie nach MS-Word zum Erstellen von Serienbriefen oder -emails mit automatischem Andruck der Kontaktdaten des
Adressaten. Zusätzlich können über eine Outlook-Integration Kontakte sowie Verkaufschancen (Opportunitäten) für Außendienstmitarbeiter
unterwegs auf dem Notebook verfügbar gemacht
und bidirektional synchronisiert und werden.
Der Einstieg in das System erfolgt über die Benutzeranmeldung. Steps Business Solution stellt
ein sogenannte rollenspezifisches Cockpit bereit.
Das ist eine Übersicht, in der jeder Mitarbeiter
nur die Daten zur Verfügung gestellt bekommt,
die ihn betreffen, d. h. abgestimmt auf seine
Aufgabe bzw. Rolle im Unternehmen. Das sind
bspw. abzuarbeitende Aufträge oder Servicedispositionen. Die Darstellung erfolgt in zeitlichen
oder inhaltlichen Kategorien, mit Ampelfunktion zur sofortigen Erkennung von Überschreitungen bestimmter Grenzwerte. Mit einem Klick
auf die Datensätze im Cockpit kann der Anwender direkt in die relevanten Datensätze gehen
und diese bearbeiten.
Abbildung 81: Steps Business Solution: rollenspezifisches Cockpit
147
Die Benutzeroberfläche und die Bedienungshandhabung sind an die Microsoft-Office Produktlinie angelehnt, so dass die ERP-Lösung
durch bekannte Symbole, Bedienelemente und
Tastenkombinationen auf Wiedererkennung und
damit Akzeptanz beim Anwender setzt. Individuelle Änderungen in Belegen oder Benutzeroberflächen je nach Kundenwunsch sind jederzeit durch einen Report- oder Oberflächendesigner möglich. Diese Änderungen können sowohl
rollen- als auch anwenderspezifisch bereitgestellt werden.
Unabhängig davon kann sich jeder Mitarbeiter
seinen Arbeitsplatz bis zu einem gewissen Grad
selber einrichten. So können bspw. sog. Favoriten, also Daten wie Kunden, Aufträge, Artikel,
etc., mit denen immer wieder gearbeitet werden
muss, auf den Arbeitsplatz abgelegt werden. Mit
einem Klick können diese jederzeit sofort aufgerufen werden, ohne langes Suchen. Auch Menüpunkte, mit denen besonders häufig gearbeitet
werden muss, können im Arbeitsplatz abgelegt
werden und mit Funktionstasten (F6 – F12) zum
Schnellaufruf belegt werden.
CRM, Angebotswesen und Auftragsverwaltung
Steps Business Solution versteht sich als ein
kundenzentriertes System. Dies sowie die nahtloses Integration aller Bereiche ermöglicht eine
effiziente Kundenbetreuung und durchgängige
Prozesssteuerung vom ersten Kundenkontakt an,
über die Kaufphase bis hin zur Nachbetreuung
(Customer Care).
Step Ahead sieht gerade im Verkauf erklärungsbedürftiger Lösungen einen strukturierten Vertriebsprozess als Grundlage zum Erfolg eines
Unternehmens. Daher bietet die Lösung Steps
Business Solution mit dem Modul Steps CRM
neben Kontaktmanagement mit spezieller Kundenselektionsmöglichkeit, Tätigkeitsdokumentation, Ablage von Dokumenten sowie dem integrierten Angebots- und Auftragswesen auch ein
strukturiertes Opportunitätsmanagement zur
Steuerung von Verkaufsprojekten an.
Abbildung 82: Funktionalitäten im Bereich CRM/Vertrieb
148
In der Basisversion unterstützt Steps Business
Solution eine Kundenverwaltung und ein Kontaktmanagement sowie eine integrierte Dokumentenablage auf Fileserver-Ebene zur gemeinsamen Nutzung von beliebigen Informationen
(Protokolle, technische Zeichnungen, Pläne, …).
Durch die zusätzliche Anbindung von Steps Dokumentenmanagement kann auch eine revisionssichere elektronische Archivierung der entstehenden Dokumente realisiert werden (optionale
Erweiterung).
Darüber hinaus können Kampagnen aufgesetzt,
Zielgruppen nach Kriterien wie Umsatz, gekaufte Artikel etc. selektiert und Serienbriefe/eMails erstellt sowie Aktivitäten im Vertriebsprozess geplant werden. Alle Tätigkeiten und
versendeten Briefe sind zentral im Kundenstamm hinterlegt. Eine Integration in die Outlook-Welt ist gegeben, so dass z. B. eMail per
Drag & Drop in der Dokumentenablage abgelegt
oder aus der Kundenselektion heraus direkt Mailings verschickt werden können. Ergänzend ermöglicht Steps Vertriebssteuerung (Opportunitätsmanagement) die Bearbeitung und Dokumentation von definierten Schritten bzw. Meilensteinen im Vertriebsprozess. Durch eine Dokumentation erfolgter und nachvollziehbarer
Aktivitäten, definiert sich Erfolgswahrscheinlichkeit von Verkaufsprojekten, was wiederum
als verlässliche Basis in die Vertriebsplanung
(Forecast) eingeht.
Das Angebots- und Auftragswesen zeichnet sich
durch vielfältige Möglichkeiten der Preisgestaltung und Preiskalkulation aus. Neben kundenspezifischen Preislisten ermöglichen produkt-,
waren- oder artikelgruppenabhängige Preisbzw. Rabattlisten eine, auch termingesteuerte
Preisfindung. Es können Bilder und Alternativartikel hinterlegt und kundenspezifische Artikelnamen sowie über Textbausteine Artikelbeschreibungen angepasst werden. Ein bestehendes Angebot kann als Vorgabe für verschiedene
Aufträge herangezogen werden. Bei Engpässen
kann ein Auftrag gesplittet und auf diese Weise
Teillieferungen generiert werden. Neben dem
üblichen Rechnungsdruck in Papierform ermöglicht das System den Rechnungsversand per
eMail, optional über eine Partnerlösung mit
qualifizierter, digitaler Signatur. Eine EDIAnbindung mittels des Moduls Active Server
rundet das Produktspektrum ab.
Abbildung 83 gibt einen kurzen Einblick in die
Belegschnellerfassung für einen Auftrag.
149
Abbildung 83: Steps Business Solution: Belegschnellerfassung für Auftrag
Zur grundsätzlichen Abrechnung von Verkaufsprovisionen ist ein Modul Provision vorhanden.
Dort können Fixbeträge und prozentuale Provi-
sionen auf Verkaufspreis oder Deckungsbeiträge
ermittelt werden. Diese Einstellung kann innerhalb verschiedener Provisionsgruppen variieren.
Service Management und Customer Care
Abbildung 84: Übersicht Service Management und Customer Care in Steps Business Solution
150
Steps Service Management und Customer Care
unterstützt serviceorientierte Unternehmen im
Kundenbeziehungsmanagement und in der Differenzierung am Markt durch effizienten und
qualitativen Kundenservice.
Das Steps Service Management lässt sich neben
der Planung und Durchführung von Serviceleistungen auch zum Planen und Durchführen von
internen und externen Projekten einsetzen.
Wichtige Elemente im Service sind Kunden,
Service-Objekte, Service Aufträge und Service
Dispositionen. Durch die Erfassung von Service
Objekten können Serviceleistungen nicht nur auf
Kunden, sondern gezielt auf Anlagen, Gegenstände, Objekte, Softwarelizenzen, etc. erfasst
werden. Ein Kunde kann beliebig viele Service
Objekte haben. Auf ein Service Objekt können
wiederum beliebig viele Service Aufträge erfasst
werden. Das können unterschiedliche und parallel zu erbringende Leistungen sein, aber auch
immer gleiche, sequenziell erbrachte Leistungen. Service Aufträge können auf Anfrage erfasst oder im Voraus geplant (Wartung) werden.
Auf einen Service-Auftrag wiederum können
mehrere Service-Dispositionen, d. h. Mitarbei-
tereinsätzen bzw. -aufgaben eingeplant werden,
wobei fixe Termine oder kapazitive Termine
geplant werden können. Tätigkeiten, Material
sowie Spesen werden von den disponierten Mitarbeitern erfasst, so dass geleistete Tätigkeiten,
eingesetztes Material und zu berechnende Spesen sofort kundenspezifisch sichtbar und pro
Service Auftrag, Service Objekt oder Kunde
fakturierbar und nachvollziehbar sind.
Funktionsumfang von Steps Service Management:
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Serviceauftragsverwaltung
Serviceobjekte, Geräte
Wartungsintervalle
Mitarbeiterdisposition
Grafische Plantafel
Materialplanung
Routenplanung
Rückmeldung Tätigkeiten
Rückmeldung Material
Rückmeldung Spesen
Bewertung der Einsätze
Kundenbelege, Rechnungen, etc.
Eskalationsmanagement
Wiedervorlagen
Managementinfo
Abbildung 85: Steps Business Solution - Grafische Service Disposition
Mit Hilfe einer Grafischen Plantafel können
Mitarbeiterdispositionen übersichtlich und einfach vorgenommen werden. Besonders hilfreich
ist hier die Anzeige von Überschneidungen oder
von bereits vorhandenen Auslastungen der Mitarbeiter. Über Änderungen können Servicemitarbeiter automatisiert per SMS oder eMail benachrichtigt werden.
151
Die telefonische Unterstützung von Kunden im
Rahmen von Support und Hotline ist über einen
User HelpDesk realisiert. Step Ahead bietet den
User Helpdesk ab 2009 auch als webbasierte
Anwendung an.
Steps User HelpDesk ermöglicht die Bearbeitung von Hotline-Calls durch
Wie in allen Modulen der Steps Business Solution können mit einer Vielzahl von Optionalfeldern individuelle Anforderungen von Kunden
abgedeckt werden. Es können Handelsstücklisten erstellt werden, indem mehrere Artikel zu
Stücklisten zusammengefasst werden. In Aufträgen können Stücklisten automatisch aufgelöst
werden, um die Einzelartikel eines Sets ersichtlich zu machen.
Die Materialwirtschaft gestattet die Erstellung
sowie Pflege von Artikelstammdaten. Neben beschreibenden Elementen wie unterschiedlichen
Produktbezeichnungen, Textbeschreibungen sowie hinterlegbaren Bildern können auch Produkt-, Waren- und Artikelgruppen zugeordnet
werden.
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Meldungseingabe im 1st Level
Weiterleitung an 2nd & 3rd Level
Dokumentation Antworten & Historie
Disposition von Mitarbeitern
Meldestatus mit Ampel
Remote Zugriff über Steps Netviewer
Dokumentenablage
Tätigkeitserfassung
Wissensdatenbank
Auswertungen
f Vertragsintegration
Abbildung 86: Logistikprozess in Steps Business Solution
Hilfreich ist auch die explizite Festlegung der
Verwendung eines Artikels. So kann bspw. festgelegt werden, dass ein Artikel in Verkauf, Einkauf, Vertrag, etc., nicht zur Verfügung steht.
D. h. zentral kann sicher gestellt werden, dass
Artikel nicht (mehr) verwendet werden können,
ohne dass die historischen Daten verloren gehen.
Eine Besonderheit in der Logistik ist die Unterscheidung in Disposition und Reservierung von
Artikeln. Die Disposition berücksichtigt den Artikel im Einkaufsprozess, die Reservierung
nimmt ihn darüber hinaus aus der Verfügbarkeit
für andere Aufträge. Somit können Artikel auftragsbezogen verfügbar gehalten werden.
152
Steps Produktion ist mit den anderen Lösungsbereichen komplett integriert und ermöglicht
produzierenden Unternehmen die Ausgestaltung
sowie die Steuerung der internen Produktion.
Steps Produktion umfasst neben einer Grobplanung auch eine Feinplanung sowie eine integrierte BDE-Rückmeldung. Der Planungsablauf
gestaltet sich dabei wie folgt:
Abbildung 87: Zusammenspiel von Steps Produktion mit anderen Unternehmensbereichen
Nach Freigabe eines Kundenauftrages wird dieser in der Grobplanung eingelastet. Durch eine
Terminierung erfolgt eine Überprüfung der eingehenden Aufträge in Bezug auf die Realisierbarkeit, d. h. damit ist der Verkauf auskunftsfähig über gewünschte Liefertermine. Pro Auftragsposition kann ein Vorwärts- (frühester Lie-
ferzeitpunkt) oder Rückwärtsterminierung angestoßen werden. Bei letzterer wird ausgehend von
dem Lieferwunsch des Kunden eine Rückwärtsterminierung durchgeführt. Während der Generierung des Arbeitsplanes wird jeweils für jeden
Arbeitsgang, an dem gefertigt werden muss, ein
spätest möglicher Produktionstermin ermittelt.
153
Sollte ein Auftrag nicht durch die Software eingelastet werden können, besteht die Möglichkeit
der manuellen Einlastung. Eine Stornierung oder
Veränderung der Aufträge wird ebenfalls unterstützt. Entlang des Arbeitsplanes wird für den
jeweiligen Arbeitsgang der in Frage kommende
Arbeitsplatz ermittelt. Wenn gewünscht erfolgt
nun eine kapazitive Prüfung und Reservierung.
Über die Stücklistenauflösung werden die notwendigen Einsatzmaterialien ermittelt, die vom
Lager entnommen werden müssen. Über die
dispositive Materialverfügbarkeitsprüfung wird
festgestellt, ob das Material zum Fertigungszeitpunkt vorhanden sein wird. Ist dies der Fall,
werden die Materialien reserviert. Die Terminierungsergebnisse werden als Planungsstatus in
der Auftragsverwaltung kurzfristig visualisiert,
so dass der Kunde sofort informiert werden
kann. Die Lösung bietet die Möglichkeit, zu
einem eingegangenen Auftrag den aktuellen
Auftragsfortschritt mit den zugehörigen Informationen einzusehen. Die abgerufenen Informationen werden dem Anwender visualisiert –
entweder in Tabellenform oder aber auch
grafisch.
Die darauffolgende Feinplanung ist die Voraussetzung für den Start des Fertigungsprozesses.
Der Auftragsmix für einzelne Arbeitsplätze ist
vom Anwender in geeigneten Fertigungslosen
(Fertigungsblöcken) zusammenzufassen und als
Arbeitsvorrat für die Fertigung freizugeben. Die
Fertigungsplanung unterstützt den Einbezug von
Arbeitszeiten sowie Rüstzeiten bei der Einplanung. Eine automatische Rüstoptimierung bzw.
Vorschlag von Rüstwechseln sind nicht realisiert. Als Ergebnis der Fertigungsplanung werden Fertigungsaufträge generiert und Fertigungsblöcke für die Produktion freigegeben.
Automatisch werden auch die Anforderungen
auf Auslagerung der benötigten Einsatzmaterialien generiert und der Lagerverwaltung bereitgestellt. Eine integrierte BDE-Rückmeldung mit
der Möglichkeit freigegebene Fertigungsaufträge in Fertigungsreihenfolge mit Ist- und Ausschussmengen zurückzumelden runden des Produktionsmodul ab. Alle Fertigungszeiten und
Unterbrechungszeiten werden automatisch erfasst und in den Auftragsstatus fortgeschrieben
und können so in einer Nachkalkulation berücksichtigt werden.
154
Abbildung 88: Einkaufsprozess in Steps Business Solution
Der Bereich Einkauf bietet als integriertes Modul mehrfache Funktionen: Der administrative
Aufwand für die Bedarfsermittlung wird durch
automatisierte Verfahren und Zusammenfassung
von mehreren Bestellungen signifikant reduziert.
Einkäufer wählen auf Basis von Lieferantenanfragen inkl. Rückmeldungen zu Preis und Lieferdauer das beste Angebot aus. Der pünktliche
Wareneingang wird durch mehrsprachige und
mehrstufige Mahnungen von Lieferanten bzgl.
ausstehender Auftragsbestätigungen und Lieferungen unterstützt. In Folge können im Verkauf
zugesagte Liefertermine eingehalten werden,
wodurch die Kundenzufriedenheit sowie das
Vertrauen in Ihr Unternehmen gesteigert werden.
155
Abbildung 89: Steps Business Solution Lieferantenanfrage
Der Dispositionstermin in einer Bestellung kann
verwendet werden, um automatisch den Bestellzeitpunkt zu ermitteln, sofern die dafür notwendigen Zeiten im System hinterlegt wurden. Die
Bedarfsermittlung erfolgt rein deterministisch,
d. h. über eine Nettobedarfsrechnung. Das bedeutet alle geplanten Zu- und Abgänge werden
auf der Zeitachse tag genau betrachtet und ermöglichen eine genaue Ermittlung der Bedarfe
in die Zukunft.
Wird bei einem Artikel der Mindestbestand
unterschritten, liefert das System selbstständig
einen Bestellvorschlag, der anschließend manuell nachbearbeitet werden kann. Gerade durch
die Bearbeitung der automatischen Bestellvorschläge bieten sich Einkäufern viele Möglichkeiten zur Optimierung des Einkaufs. Die Bestellvorschläge können bestehenden Bestellungen angefügt werden. Entstehende Zusatzkosten
lassen sich entweder als eine Position aufführen
oder auf alle bestellten Artikel automatisch aufteilen, um möglichst wirklichkeitsnahe Einstandspreise zu ermitteln. Abschließend können
gebuchte Rechnungen direkt an das Rechnungswesen übergeben werden.
Funktionsübersicht:
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Bedarfsermittlung
Bestellvorschläge
Lieferantenanfrage
Bestellung
Lieferantenmahnung
Einlagerung
Eingangsrechnung
Zusatzkosten (Zoll, ...)
Ergänzend: RMA
Lieferantenrücklieferung
Lagerwirtschaft
Die Lagerwirtschaft umfasst sowohl eine Lagerort-, als auch eine Lagerplatzverwaltung. Chargennummernpflichtige Produkte können dabei
ebenso verwaltet werden wie Artikel mit individuellen Seriennummern. Um Übersichtlichkeit
zu gewährleisten, können Bestandsübersichtslisten ausgegeben werden, die etwa Aufschluss
über alle auf Lager befindlichen chargenpflichtigen Artikel geben. Das System erlaubt
dabei auch negative Lagerbestände. Zur Lager-
156
bewertung sind neben dem gleitenden Durchschnitt weitere Verfahren als Bewertungsgrundlage vorhanden. Neben eigenen Lagern besteht
zudem die Möglichkeit Konsignationslager zu
führen und zu verwalten. Picklisten können
unter der Berücksichtigung einer Lagerreihenfolge erstellt und ausgedruckt werden. Die Möglichkeit der permanenten Inventur und StichtagsInventur vervollständigt die Lagerorganisation.
Abbildung 90: Steps Business Solution Lagerbuchung
Im System hinterlegte Ablaufmuster erleichtern
den Kommissionier- sowie Versandprozess.
Wird ein Auftrag in die Kommissionierung
übergeben, erfolgt direkt der Pick- und Packlistendruck. Nach Abschluss der Kommissionierung wird ein Lieferschein erzeugt und ausgegeben. Systeme von Spediteuren sowie von Versandunternehmen können direkt über eine
Schnittstelle zur Versandlösung angebunden
werden, so dass ein reibungsloser Dialog in bei-
de Richtungen stattfinden kann. So ist es möglich, Kunden automatisiert etwa per eMail Versandbestätigungen mit zugehöriger Trackingnummer zu übersenden, damit diese den Versandweg nachvollziehen können. Eine weiterführende Zollabwicklung für Sendungen außerhalb Europas wird abschließend über die ATLAS-Schnittstelle von Steps Versand gewährleistet, welche ebenfalls an die Softwarelösung
angebunden werden kann.
157
Abbildung 91: Steps Business Solution Versandkontrolle
Rechnungswesen
In Steps Business Solution sind die Finanzbuchhaltungslösungen (zzgl. Anlagenbuchhaltung
und Kostenrechnung) SBS Rewe Plus der SBS
Software GmbH und Steps Rechnungswesen der
syska GmbH integriert.
Umfangreiche Geschäftsauswertungen und Analysen können durch das Modul Business Intelligence erstellt werden. Mittels Online Analytical
Processing (OLAP) können Daten mehrdimensional ausgewertet werden und wichtige Informationen über verschiedenste Entwicklungen im
Unternehmen liefern. Die mittels Editor erstellten und nach Excel exportierten Reports können
online bearbeitet werden und über diverse Fragestellungen informieren, wie beispielsweise
den Umsatzverlauf einer bestimmten Zeitspanne
oder die Verkaufschancenentwicklung unterteilt
nach Mitarbeitern. Steps OLAP bietet die Möglichkeit, Auswertungen einfach per Drag&Drop
zu verändern. Über eine sog. „Drill throughFunktion“ kann aus der mehrdimensionalen
Auswertung direkt in den Echtdatensatz der
Steps Business Solution verzweigt werden.
Die Lösungen der Drittanbieter bieten alle notwendigen Standardfunktionen, die ein modernes
Rechnungswesen aufweisen muss. Da sich die
Lösungen in einzelnen Details unterscheiden, ist
je nach Anwendungsfall zu entscheiden, welche
Variante die passendere ist. Abgedeckte Standardfunktionen sind unter anderem eine integrierte Finanz- sowie Anlagenbuchhaltung, eine
Überwachung des Zahlungsverkehrs, eine offene
Postenverwaltung, ein Bankauszugsimport sowie diverse Auswertungen, die über den aktuellen Finanzstand informieren. Darüber hinaus
bieten beide Produkte die Möglichkeit Informationen zu exportieren, um diese mit Microsoft
Office weiter zu verarbeiten.
158
Abbildung 92: Steps OLAP - Umsatz Auswertung
Abbildung 93: Steps OLAP - Verkaufschancenauswertung
159
Sonstige Funktionen
Die Lösung Steps Business Solution bietet ein
integriertes Projektmanagement, dass den gesamten Projektprozess vom Verkauf bis Projektabschluss unterstützt. Angefangen von einer
Angebots- und Verkaufsunterstützung für Vertriebsberater gibt das Modul jederzeit Überblick
über Projektfortschritte und -aufwände für die
Projektleitung. Durch die Gegenüberstellung
von Plan- und Ist-Zeiten ist eine Projektkontrolle jederzeit möglich. Zudem ist die Bereitstellung von Aufgaben und Terminen für alle Projektbeteiligten und eine Einbindung dezentraler
Mitarbeiter über Office Outlook über das System möglich.
Interessant für Handelsunternehmen ist die
ebenfalls erhältliche Webshop-Lösung von Step
Ahead. Der von dem Entwicklungspartner
ACEA GmbH zugelieferte WebShop ist in das
ERP-System integriert. So sind alle Änderungen
von Artikeln im ERP-System sofort im Shop online verfügbar.
Aufträge aus dem WebShop werden direkt im
Auftragsmodul angelegt. Über eine automatisierte Statusabfrage mittels des Active Server
kann sich der Anwender regelmäßig über neu
eingegangene Aufträge informieren lassen und
diese bearbeiten. Zudem können ERP-Daten wie
Lagerbestand, kundenindividuelle Preise, etc. im
Webshop bereitgestellt werden. Dadurch ist der
Shop sowohl im B2C als auch im B2B Umfeld
einsetzbar.
Darüberhinaus bietet Step Ahead ein umfassendes eBay-Modul an. Diese Erweiterung ist explizit für Power-Seller konzipiert, deren Ansprüche mit verschiedenen Funktionen wie
Cross Selling oder zeitverzögertem Massenauktionsstart erfüllt werden. Bei dem Erwerb der
eBay-Anbindung wird eine Schnittstelle inkl.
Paypal-Bezahlsystem bereitgestellt.
Die Einbindung von Microsoft Mappoint ist an
vielen Stellen möglich, bspw. zur Routenplanung im Service Management oder zur regionalen Anzeige der Kunden.
Abbildung 94: Steps Business Solution Routenberechnung aus Service Disposition
160
161
4 Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr
Das Bundesministerium für Wirtschaft und
Technologie unterstützt seit Mitte 1998 insgesamt 25 regionale Kompetenzzentren sowie ein
Branchenzentrum (Handel) für den elektronischen Geschäftsverkehr. Ihre Aufgabe ist es,
kleine und mittlere Unternehmen sowie das
Handwerk in ihrer jeweiligen Region zum Thema Elektronischer Geschäftsverkehr
f neutral zu informieren,
f konkret zu beraten und Hilfestellung zu
geben sowie
f durch Schulungen und Seminare das
Know-how zu steigern.
Es besteht für diese Zielgruppe aber nicht nur
ein Bedarf an allgemeiner Information und Beratung zu diesem Thema. Gerade spezielle Anwendungsbereiche des E-Business erfordern
qualifiziertes Wissen über passende Lösungen.
Deshalb beraten die Kompetenzzentren im
Netzwerk auch in so unterschiedlichen Bereichen wie IT-Sicherheit, Funktechnologie
(RFID), Betriebswirtschaftliche Anwendungssoftware (ERP), Kundenbeziehung (CRM) oder
elektronische Beschaffung.
Das Angebot für Mittelstand und Handwerk umfasst:
Die Internetplattform www.ec-net.de stellt alle
Zentren im Netzwerk und deren Kooperationspartner vor. Sie bietet einen Überblick über das
Leistungsangebot für kleine und mittlere Unternehmen. Zudem werden zahlreiche Informationsmaterialien zum Download angeboten.
f Neutrale Beratung und Information für den
Einstieg ins E-Business
Das Netzwerk arbeitet eng mit der Initiative
PROZEUS – Prozesse und Standards
(www.prozeus.de) zusammen, die ebenfalls
durch das BMWi gefördert wird.
f Leitfäden, Checklisten und Best-PracticeBeispiele als Hilfe zur Selbsthilfe
f Kompetenz in Spezialthemen für die individuelle Anwendung von E-BusinessLösungen
f Seminare,Workshops und Schulungen für
die Qualifikation von Unternehmen
f Marktbeobachtungen, Dienstleister-Datenbanken und regionale Websites für Unternehmen in deren Region
162
Weitere Informationen zum Thema ERP finden sie auch auf den Seiten des NEG
unter www.ec-net.de.
Diese Marktstudie wird vom Mainfränkischen Elektronik Commerce Kompetenzzentrum und dem Lehrstuhl für BWL und Wirtschaftsinformatik der
Universität Würzburg im Rahmen des Begleitprojektes „ERP für kleine und
mittlere Unternehmen“ als Teil der BMWi-Förderinitiative „Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr“ herausgegeben.
www.ec-net.de | www.meck-online.de | www.wiinf.uni-wuerzburg.de

Betriebswirtschaftliche Softwarelösungen für kleine und

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