Handbok för rapportering Instruktioner för rapportering av utvecklingsprojekt

Transcription

Handbok för rapportering Instruktioner för rapportering av utvecklingsprojekt
Instruktioner för rapportering av utvecklingsprojekt
som har beviljats bidrag genom Forum Syd
Handbok för
rapportering
Bild: LG, Uganda
September 2014
Forum Syd | Katarinavägen 20 | Box 15407 | 104 65 Stockholm | Tfn: 08-506 370 00 | Fax: 08-506 370 99 | www.forumsyd.org
Innehåll
Inledning ......................................................................................................................... 3
Instruktioner för årsrapport ......................................................................................... 4
Del 1: Uppföljningsrapport ......................................................................................... 4
Instruktioner. Självutvärdering i grupp........................................................ 5
Del 2: Finansiell rapport ............................................................................................. 7
Instruktioner för slutrapport ........................................................................................ 8
Del 1: Resultatrapport ................................................................................................. 8
Instruktioner: Resultatsammanfattning ....................................................... 8
Instruktioner: Projektets måluppfyllelse .................................................... 10
Instruktioner: Samarbete och lärdomar .................................................... 14
Del 2: Finansiell rapport ........................................................................................... 17
Instruktioner: Hantering av beviljad budget .............................................. 17
Instruktioner: Lönekostnader ................................................................... 18
Instruktioner: Lokalrevision samt revision av den svenska organisationen18
Del 3. Resultatmatris. ................................................................................................ 20
Instruktioner: Resultatmatris och exempel ............................................... 20
2 (22)
Handbok för rapportering
Inledning
Inledning
Denna handbok för rapportering är till för organisationer som har beviljats
projektbidrag genom Forum Syd. Instruktioner ges för både årsrapporter och
slutrapporter.
Använd handboken som vägledning för att sammanställa innehållsrika och tydliga
rapporter till Forum Syd som belyser det arbete som ni och era samarbetspartner har
utfört under projektperioden.
Vi rekommenderar att ni läser igenom handboken när projektet inleds, så att ni vet från
dag ett vilken typ av information som behöver samlas in för att komplettera er egen
uppföljningsplan.
I projektets genomförande ingår med andra ord en uppföljning av i vilken grad målen
har uppnåtts och kontinuerligt resultatinsamling. Det kan ge er och er
samarbetsorganisation bättre insyn i hur projektet fortgår och det blir lättare att utveckla
och förbättra arbetet.
I slutändan når den
information som vi har
hämtat från era rapporter
allmänheten i Sverige –
skattebetalarna, vars pengar
har hjälpt er att genomföra
projektet!
Ibland undrar genomförandeorganisationerna
om någon någonsin läser det som de skriver…
Ja, det gör vi. Forum Syd samlar in den
information ni ger oss och använder den i våra
egna rapporter till Sida och till våra
medlemsorganisationer.
Lycka till med rapporteringen! 
3 (22
Handbok för rapportering
Instruktioner för årsrapport
Instruktioner för årsrapport
Dessa instruktioner ska följas vid sammanställning av
årsrapporten för utvecklingsprojekt. Årsrapporten består av
rapportblanketten (ett separat Worddokument som ska
undertecknas av två firmatecknare), uppföljningsrapporten och
den finansiella rapporten, inklusive den separata Excelbilagan, där
ni fyller i det ekonomiska resultatet från föregående år.
Fokusera på avvikelser och
lärdomar för att förbättra
projektgenomförandet och
säkerställa att målen uppfylls.
Under 2014 fortsätter Forum Syd att utarbeta ett webbaserat verktyg för finansiell
rapportering, och detta förväntas kunna börja användas i slutet av 2014.
Organisationerna ska lämna årsrapport för projekt som genomförs under en tidsperiod
på 2–3 år.
Del 1: Uppföljningsrapport
Uppföljningsrapporten består av fyra frågor. Fråga 4 ska bara besvaras om det område
där projektet genomförs är ett konfliktområde eller ett postkonflikt område.
Hur ni svarar på frågorna:
I uppföljningsrapporten ligger fokus på avvikelser från projektplanen och på vilka
lärdomar som har dragits. När ni besvarar de öppna frågorna rekommenderar vi att ni
gör en självutvärdering i grupp1, en form av självbedömning i en mindre arbetsgrupp.
I den grupp som utför självutvärderingen bör de personer som driver projektet ingå:
samordnaren eller projektledaren från er svenska organisation och projektledningen
inom samarbetsorganisationen. På så sätt kan den egna utvärderingen bli en givande
och viktig del av partnerskapet mellan SvEO (den svenska enskilda organisationen) och
LEO (den lokala enskilda organisationen). I fall där målgruppen deltar aktivt i
genomförandet och uppföljningen av projektet bör även företrädare för målgruppen
ingå i gruppen.
När ni sätter er för att göra självutvärderingen i grupp är det viktigt att se till att ni har
alla väsentliga verifikationskällor tillgängliga som ni kan tänkas behöva, till exempel
rapporter från uppföljningsbesök, frågeformulär, intervjuprotokoll samt närvarolistor.
Fokusera på helheten och fastna inte i detaljerna. Det viktiga i denna process är
öppenhet och ärlighet och att undvika en defensiv hållning i fråga om eventuella
avvikelser och anledningen till dessa. Självutvärderingen bör vara en läroprocess med
fokus på hur de mål som satts upp ska kunna nås.
Nedan finns mer information om självutvärderingen i grupp och hur den kan användas
som en metod under projektgenomförande.
1
Team self-review
4 (22)
Handbok för rapportering
Instruktioner för årsrapport
Vägledning. Självutvärdering i grupp
Varför behövs självutvärdering i grupp?
Vilka är de allra största experterna på genomförande av ett visst projekt eller program?
Svar: de(n) arbetsgrupp(er) som har genomfört det. Det är oftast de som har den mest
omfattande kunskapen och insikten i vad som görs och vilka konsekvenser det har,
eftersom de har det dagliga ansvaret för att förverkliga projektet. De sitter inne med en
mängd information, och med en egen granskning i grupp tas denna tillgång tillvara.
Vem/När:
Om självutvärderingen används i en utvärderingsprocess för ett projekt eller program
utförs den vid olika tidpunkter av projektgrupperna, till exempel halvvägs genom
projektet och efter slutförande. Men metoden kan också användas inom gruppernas
fortgående diskussions- och läroprocess, och på så sätt ingå i gruppernas verksamhet
(och utföras en gång, eller till och med två gånger, om året). Denna metod kan också
tillämpas av en hel organisation, där varje avdelning, inklusive förvaltnings- och
ekonomienheter, utför en självutvärdering.
Hur:
Gruppen ska avsätta en rimlig tidsperiod för utvärderingen. För mindre projekt kan
några timmar räcka, medan mer komplexa projekt kan kräva sammanlagt 1–2 dagar,
utspridda över några veckor. Uppgiften består i att besvara de tre allmänna
utvärderingsfrågorna:
1) Gör vi det som vi sa att vi skulle göra?
[Intern validitet]
2) Gör vårt arbete någon skillnad?
[Konsekvensanalys]
3) Gör vi rätt saker?
[Strategi och lärande]
Steg 1. Förberedelser
Inför gruppmötet ska deltagarna läsa om alla eventuella relevanta dokument som är
knutna till deras ansvarsområden sedan den senaste översynen (till exempel
projektrapporter, rapporter från uppföljningsbesök, enkäter till bidragsmottagare,
formulär för utvärdering av utbildning, arbetsplaner osv.).
Steg 2. Samordnare
Sedan samlas gruppen under ledning av en av deltagarna (samordnaren kan vara
gruppchefen eller en annan medlem i gruppen). Gruppen ska gå igenom var och en av
de tre frågorna och försöka enas om ett svar på respektive fråga. Det viktigaste här är
öppenhet och ärlighet, inte att inta en försvarsställning. Samordnaren ska se till att
gruppen inte fastnar i detaljer. Utvärderingen ger möjlighet att se helheten och bör inte
bli en diskussion om mindre aspekter beträffande projektgenomförandet.
5 (22)
Handbok för rapportering
Instruktioner för årsrapport
Steg 3. Minirapport om självutvärderingen
Det fysiska resultatet av processen är en minirapport på ca 1–4 sidor om
självutvärderingen (beroende på hur komplext projektet varit och hur mycket
gruppmedlemmarnas roller har skilt sig). Det är lätt att skriva en hel bunt sidor – men
det är INTE syftet. Syftet är att ange några grunddrag som alla i gruppen kan enas om:
några sidor som återger om gruppen gör det som var avsikten, anledningarna till
eventuella avvikelser, på vilka områden som projektet ger mest märkbara effekter (de
mest betydelsefulla effekter som kan konstateras i målgrupperna eller
samarbetsorganisationerna), och gruppens bedömning av huruvida den gör rätt saker på
rätt sätt. I slutsatsen i denna minirapport sammanfattas de centrala lärdomar som har
framträtt vid granskningen.
Utmaningar vid självutvärdering
A. Betrakta rapporteringen som ett internt utvecklingsverktyg
Första gången man gör en självutvärdering i grupp kan man tycka att det är svårt! Det
beror på att många grupper inte är vana vid att ombes ge sina åsikter på ett öppet och
rättframt sätt, och på att de ofta inte vet vilka svaren på de tre frågorna är. Till och med
fråga 1 är svår att besvara, eftersom det förutsätter att gruppen vet vad den föresatt sig
att göra, men ofta ingår inte arbetsplaner, gruppmål och individuella mål i arbetssättet.
Fråga 2 är nästan alltid en stor utmaning, eftersom de flesta grupperna samlar in
uppgifter och skriver rapporter om vad de gör men inte om effekterna. Därför måste
grupperna, som en del av utvärderingsprocessen, hålla reda på vad de tyckte var svårt
att svara på och varför. Är det svårt för att vissa gruppmedlemmar inte är klara över
prioriteringarna? Eller för att planerna förändras, men dessa förändringar inte brukar
lagras i det ”institutionella minnet”? Eller är det för att man inte anstränger sig
tillräckligt för att följa upp effekterna av insatserna på målgrupperna? Listan över de
problem som gruppen ställs inför vid utvärderingen utgör grunden för vad som måste
förbättras under de påföljande månaderna.
B. Välj de mest betydelsefulla effekterna (most significant change)
När ni gör en bedömning av effekten av ett projekt eller program bör gruppens svar på
fråga 2 bidra med värdefull information. För att göra det på ett bra sätt, behöver
gruppdeltagarna föreställa sig att de sitter i en helikopter och tittar ner på projektet och
tillsammans beslutar vilka som är de tre eller fyra mest betydelsefulla effekter som
arbetet har medfört för den avsedda målgruppen, och vad som gör att just dessa är de
mest framträdande exemplen på effekter.
C. Ägarskap
Dessa minirapporter kan förbli projektgruppernas egendom, men vi hoppas att gruppen
i en anda av tillit och ömsesidigt lärande vill dela sina slutsatser med andra intressenter,
som högre chefer, samarbetspartner, bidragsgivare och företrädare för målgrupperna.
När en projekt-/programutvärdering utförs av en extern konsult kan utvärderaren också
använda grupptekniken, eftersom det inte bara – vid ett bra genomförande – ger mycket
värdefull information, utan också ger buy-in (ägarskap) till gruppen.
D. När flera grupper inom en organisation har gjort självutvärdering
När flera grupper har genomfört självutvärderingen och skrivit minirapporter
tillkommer en ny del i processen: sammanställning av minirapporterna. Det är möjligt
att ha organisationer med femton eller ännu fler arbetsgrupper. Detta leder till ett stort
antal minirapporter. Då behöver organisationen upprätta en arbetsgrupp på tre personer
som skapar ett koncentrat av rapporterna. Denna grupp läser alla minirapporter och
6 (22)
Handbok för rapportering
Instruktioner för årsrapport
träffas sedan för att stiga upp i helikoptern och besvara de tre allmänna
utvärderingsfrågorna för hela organisationen, utifrån minirapporternas innehåll.
Därefter skriver de organisationens samlade rapport om självutvärderingen. Detta är ett
mycket värdefullt källdokument, eftersom det visar precis hur det går för organisationen
med att genomföra planerna, bidra till förändring i världen utanför och granska den
strategiska inriktningen. För att detta koncentrat ska bli trovärdigt måste de tre
deltagarna i gruppen vara respekterade medlemmar eller anställda i organisationen som
har rätt kunskap och kompetens för att kunna få grepp om helheten.
Slutkommentar
Självutvärdering är ett kraftfullt verktyg, men grupperna måste först pröva hur
processen kan gå till och sedan reflektera över vad som varit svårt, införa förändringar,
göra en andra utvärdering och slutligen göra fler förbättringar av det sätt som de
förbereder och genomför utvärderingen på. Vid tredje försöket kommer de att ha ett
system som möjliggör regelbunden utvärdering av arbetet och producera småskaliga
rapporter som innehåller essensen av vad som görs och uppnås. Dessa rapporter kan
sedan användas som källdokument gentemot bidragsgivare, utvärderare, målgrupper
och andra intressegrupper.
Del 2: Finansiell rapport
Eftersom samma sak gäller för den årliga finansiella rapporten som för slutrapporten
ber vi er se avsnittet Instruktioner för slutrapport Del 2: Finansiell rapport för
användbara förklaringar och instruktioner.
Kambodja
7 (22)
Handbok för rapportering
Instruktioner för slutrapport
Instruktioner för slutrapport
Dessa instruktioner ska följas vid sammanställning av slutrapporten för
utvecklingsprojekt. Slutrapporten består av fyra delar: rapportblanketten,
resultatrapporten, den finansiella rapporten, som omfattar en separat Excelbilaga där ni
fyller i det ekonomiska resultatet från föregående år, och resultatmatrisen.
Under 2014 ska slutrapporten åtföljas av en Excelfil med det ekonomiska resultatet av
projektet. Forum Syd fortsätter arbetet med utformning av ett webbaserat verktyg för
finansiell rapportering som förväntas kunna börja användas i slutet av 2014.
Hur?
Forum Syd rekommenderar användning av metoden självutvärdering i grupp som
förberedelse inför analysen av resultaten och
projektets genomförande. Denna metod
 En klurig uppgift: skriv
beskrivs i detalj i avsnittet om årsrapporten.
kortfattat men konkret; delge
Ytterligare metoder som kan vara användbara
beskrivs under respektive fråga. Ni kan också
delta i Forum Syds rapporteringskurser för att
förbereda er och inspireras.
dina slutsatser men klargör
vilka belägg och skäl som
ligger till grund för dem …
Forum Syd använder rubriken Resultatrapport i stället för Beskrivande rapport som
tidigare år, för att betona att fokus ligger på projektets resultat, dvs. vilken effekt
projektet har gett och vilka lärdomar som dragits inför framtida arbete.
Kom ihåg att de frågor som vi föreslår som vägledning ger möjlighet att välja vad som
är mest relevant för ert projekt. Utforma så konkreta svar som möjligt.
Del 1: Resultatrapport
Instruktioner: Resultatsammanfattning
Resultatsammanfattningen berättar om ert projekt.
Alla resultat har betydelse! Både väntade och oväntade (så kallade sidoeffekter),
positiva och negativa, avsiktliga och oavsiktliga.
Vad ni behöver ha till hands
Ni behöver ha tillgång till resultatmatrisen (som baseras på mål- och riskmatrisen) och
andra relevanta dokument som ni har samlat under projektperioden, som till exempel
minirapporter från självutvärderingen i grupp (team self-reviews), externa utvärderingar
av projektresultat, intervjuer om de mest betydelsefulla effekterna (most significant
change).
Följ de sju stegen nedan för att skriva berättelsen om ert projekt. Tänk på att den ska
vara kortfattad – resultatsammanfattningen är tänkt att vara en sorts informativ
”aptitretare” som till exempel kan användas externt för att ge information till tänkbara
framtida bidragsgivare.
8 (22)
Handbok för rapportering
Instruktioner för slutrapport
Ni kan kasta om ordningen på stegen om berättelsen flyter bättre så, förutsatt att ni inte
utelämnar några steg. 
7-stegsmetoden:
1. VILKA
Vilka problem har projektet hanterat? Vilka förändringar har projektaktiviteterna lett
till? Hänvisa till tidigare resultat om de har betydelse för att förstå hur projektet har
bidragit till förändring.
2. VEM eller VAD har påverkats?
Vem eller vad har påverkats? Till exempel organisation X, målgrupp Y, lag Z,
ekosystem A.
3. AV VEM
Vilken aktör bidrog till förändringen? Om flera aktörer har samverkat och genomfört en
större förändring ska ni så konkret som möjligt beskriva hur själva projektet har
bidragit till detta.
4. VAR
Var skedde förändringen (region, ort)?
5. HUR genomfördes den?
Vad gjorde ni för att lösa problemet? Beskriv hur projektet bidrog till att få till stånd en
förändring (aktiviteter/outputs/metoder).
6. VERIFIERBARHET
Hur har ni verifierat era resultat? Vilka belägg finns? (Utvärderingar, intervjuer, enkäter
osv.)
7. LÄRDOMAR
Vilka lärdomar drogs av projektarbetet, och hur kommer dessa att påverka framtida
arbete?
Se exemplet på resultatsammanfattning på nästa sida.
9 (22)
Handbok för rapportering
Instruktioner för slutrapport
Exempel på resultatsammanfattning:
Vem/vad har
påverkats och var
skedde
förändringen?
Vi har stött
följande
verksamheter
Situationen innan
Fiskesamhällen i Östra Kapprovinsen i Sydafrika, med
småskaligt fiske som främsta försörjning, har aldrig tidigare
beviljats status som rättslig aktör eller haft lagstadgad rätt till
sina fiskezoner. Med stöd från den svenska organisationen
Marine Conservation Society till Comfish upprättade
fiskesamfunden sin egen organisation ”Fishing Links” 2010–
2011.
Verksamheten har stärkt kapaciteten hos tjugo lokala ledare –
fem kvinnor och femton män – att företräda sina samhällen i
beslut som påverkar deras försörjning, och lett till att Fishing
Links fått ökad legitimitet som organisation. En extern
utvärdering (Fish on the Dish, maj 2012) som gjordes på
uppdrag av Comfish visar att fiskesamfunden har fått ett större
erkännande som aktörer av den lokala fiskerimyndigheten i
Bhisho, att Fishing Links agerar som en enande röst för
samfundens krav, och att de har börjat få inflytande i
fiskerifrågor inom lokala och nationella myndigheter.
En oväntad effekt var att kvinnor började delta i organiseringen
av samfunden och även startade ett nätverk för kvinnogrupper.
Som en följd av detta har både män och kvinnor i Fishing Links
deltagit i referensgruppen för ett nytt politiskt
handlingsprogram där de småskaliga fiskesamfundens roll
erkänns inom bevarandet av marina resurser. Utvärderingen
visar också att Fishing Links är en ny organisation som måste
stärka den interna kapaciteten och delaktigheten.
Hänvisning till
tidigare arbete
Vår verifierbarhet
Beskrivning
av förändring
Några lärdomar
10 (22)
Handbok för rapportering
Instruktioner för slutrapport
Instruktioner: Projektets måluppfyllelse
Måluppfyllelsen uppskattar den omfattning i vilken projektmål har uppnåtts och om
genomförandestrategin varit rätt sätt att uppnå målen under de förhållanden som har
rått.
I resultatsammanfattningen beskrivs projektresultaten, medan i måluppfyllelsen jämförs
de förväntade resultaten (planerade mål) med uppnådda resultat (uppfyllda mål).
Fråga 1. Har projektmålet uppnåtts? Förklara varför resultaten är bättre eller sämre
än förväntat.
Använd följande frågor som vägledning för att besvara fråga 1:
- Har projektmålet varit korrekt uppsatt i förhållande till uppnådda resultat? Eller
var det överambitiöst/för återhållsamt?
- Vilka faktorer bidrog till att uppnå mer än förväntat? / Vilka faktorer
förhindrade uppfyllande av målet?
- Uppnåddes alla de delmål som beskrevs i mål- och riskmatrisen? Ange
orsakerna till avvikelser.
Fråga 2. Vilka av de metoder och aktiviteter som användes var mest effektiva när det
gällde att uppfylla målen?
Denna fråga kan besvaras med metoden självutvärdering i grupp eller med hjälp av de
minirapporter som kan ha gjorts under genomförandet av projektet / förberedelserna av
årsrapporten. Använd följande frågor som vägledning:
- Är våra metoder och aktiviteter lämpliga för de mål som vi arbetar för att
uppnå?
- Motsvarar de målgruppens behov och kapacitet?
- Är de rätt anpassade för kontexten där vi arbetar?
Fråga 3. Har ni sett över riskanalysen eller riskhanteringsåtgärderna under
projektgenomförandet?
-
Hänvisa till den godkända mål- och riskmatrisen. Vilka faktorer motiverade
översynen?
Påverkade de risker som fastställdes i er mål- och riskmatris uppfyllandet av
målen? På vilket sätt? Se på både förebyggande och reaktiva åtgärder.
Vilka lärdomar har ni dragit som kan förbättra riskanalysen i framtiden?
Fråga 4. Kommentera hur projektresultaten verifieras i resultatmatrisen för projektet:
Besvara delfrågorna a–d.
Fråga 5. Har projektet
gett resultat i fråga om
jämställdhet?
 Forum Syd hoppas att ingen mer djupgående
hänvisning behövs för er att kunna besvara
dessa frågor …
I fråga 5 vill vi att ni ska beskriva eventuella resultat i fråga om jämställdhet. Ta upp
både väntade och oväntade resultat och hur de uppnåddes. Om inga
jämställdhetsresultat finns, beskriv hur ni har arbetat med jämställdhetsrelaterade frågor
inom projektet.
11 (22)
Handbok för rapportering
Instruktioner för slutrapport
Exempel på beskrivningar:
-
På vilket sätt projektet har lett till jämnare maktrelationer mellan kvinnor och
män i målgruppen när det gäller
 delaktighet
 beslutsfattande
 arbetsförhållanden
 arbetsfördelning i hushållet
 ekonomiskt självbestämmande
 könsbaserat våld
 sexuella och reproduktiva rättigheter.
-
På vilket sätt projektet har ökat medvetenheten om kvinnors rättigheter bland
rättighetsinnehavare och ansvarsbärare.
Hur resultat uppnåtts i fråga om avskaffande av diskriminerande lagstiftning
mot kvinnor.
Hur män har gjorts delaktiga i arbetet för jämställdhet.
Hur ni har arbetat för ökad jämställdhet inom organisationen (till exempel
utveckling och genomförande av jämställdhetspolicy, utbildning i
jämställdhetsfrågor, jämställdhetsintegrering och budgetering ur ett
jämställdhetsperspektiv).
Om och hur indikatorer som belyser jämställdheten har använts.
-
-
Resultat som uppnåtts i projekt med jämställdhet som huvudfokus (i betydelsen att
projektmålet eller något av delmålen syftade till att få till stånd en förändring) kan
beskrivas mer detaljerat här som komplettering till resultatsammanfattningen.
Fråga 6. Har projektet gett resultat i fråga om miljö eller klimat?
Beskriv miljö-/klimatrelaterade resultat. Ta upp både väntade och oväntade resultat och
hur de uppnåddes. Om det inte finns några märkbara miljö-/klimatrelaterade resultat,
beskriv hur ni har arbetat med sådana frågor inom
projektet.
Exempel på beskrivningar:
-
-
Vissa organisationer i det civila
samhället har övergått från att
använda plastmuggar till
återvinningsbara pappersmuggar
= ett minibidrag genom hållbar
användning av naturresurser! 
Hur medvetenheten om miljöfrågor har ökat
hos målgruppen.
Hur samarbetsorganisationen har ökat sin
medvetenhet om hur man kan arbeta på ett
mer hållbart sätt med positiv inverkan på
miljön.
Hur samarbetsorganisationen har utvecklat
sina arbetsmetoder, till exempel utarbetat en miljöpolicy.
Hur ansvarsbärare har ändrat inställning till arbete med miljörelaterade frågor i
det lokala samhället.
Hur den externa miljösituationen har påverkat projektet. Har ni genomfört
några förändringar av projektupplägget för att anpassa det till miljösituationen?
Resultat som uppnåtts i projekt med en förändring av miljö-/klimatsituationen som
huvudfokus (i betydelsen att projektmålet eller något av delmålen syftade till att få till
stånd en förändring) kan beskrivas mer detaljerat här komplettering till
resultatsammanfattningen.
12 (22)
Handbok för rapportering
Instruktioner för slutrapport
Fråga 7. Reflektera över om SvEO:s eller LEO:s aktiviteter inom andra projekt eller
regelbunden verksamhet har bidragit till de resultat som uppnåtts.
Fråga 8. Reflektera över om utvecklingen i den region där projektet genomfördes eller
andra aktörers arbete har bidragit till de resultat som uppnåtts.
I frågorna 7 och 8 vill vi att ni reflektera över om ert projekt har bidragit till en
förändring tack vare arbete som utförts i tidigare projekt. Eller är det så att resultaten
förstärktes tack vare att förmånliga förhållanden hade skapats av andra
aktörer/förändringar i sammanhanget? Beskriv detta samband med andra aktörer eller
tidigare arbeten om det är relevant för projektet.
Om LEO eller SvEO arbetar med verksamhet som stöds av andra bidragsgivare kan
detta också förstärka resultaten. Fundera på effekterna av samfinansiering på
projektresultaten och LEO:s organisationsutveckling.
Fråga 9. Reflektera över hur kostnadseffektivt projektet var.
Kostnadseffektivitet är ett mått på förhållandet mellan använda resurser (tid, pengar,
material osv.) och uppnådda resultat knutna till den godkända projektplanen och budgeten.
Använd följande frågor som vägledning. Välj de aspekter som är relevanta för ert
projekt:
- Stämde den projektbudget som hade beräknats?
-
Hur motiveras förändringarna i budgeten? Exempel: Andra metoder användes
än de som hade planerats, eller riskhanteringen krävde omfördelning av medel.
-
Om SvEO:s egeninsats översteg kravet på 10 procent med stor marginal, hur
påverkade detta projektresultaten och kostnadseffektiviteten?
Ange om kostnaderna för svensk expertkunskap ingick i projektbudgeten och
hur detta påverkade resultaten.
-
13 (22)
Handbok för rapportering
Instruktioner för slutrapport
Instruktioner: Samarbete och lärdomar
Uppföljning: fortlöpande, metodisk process för data- och informationsinsamling under
ett projekts livstid.
Utvärdering: bedömning av vad som har skett, för att förbättra framtida arbete.
Samarbete och lärdomar ger möjlighet att analysera samarbetsprocessen mellan
genomförandeparterna: SvEO, LEO och projektets målgrupper.
Fråga 10. Beskriv rollfördelningen mellan SvEO och LEO i genomförande, uppföljning
och utvärdering av projektet.
Använd följande frågor som vägledning:
- Hur har delegeringen av ansvar och rollfördelningen fungerat? Beskrivs
rollfördelningen tydligt i avtalet mellan SvEO och LEO? Har avtalet varit ett
användbart verktyg i ert samarbete?
- Hur har samarbetet mellan SvEO och LEO utvecklats under projektets gång?
- Vilket mervärde medförde SvEO (utöver det ekonomiska bidraget) till
projektgenomförande, utvärdering och rapportering?
Fråga 11. På vilket sätt medverkade rättighetsinnehavare i genomförande av projektet
och uppföljning av resultaten?
Rättighetsbaserat arbete syftar till att öka människors kapacitet att själva utkräva sina
rättigheter. Det är viktigt att visa att ert projekt har en tydlig koppling till
rättighetsinnehavare även om ni valt att arbeta med andra förändringsaktörer,
ansvarsbärare eller civilsamhälle.
Här har ni en möjlighet att kommentera kolumnen Målgrupp i resultatmatrisen.
Använd följande frågor som vägledning:
- Framgår det i matrisen vilka metoder/källor ni använde för att beräkna hur
många (kvinnor, män, andra grupper) som nåddes av varje enskilt delmål?
Kommentera om det behövs.
- Går det att uppskatta hur många människor som påverkades indirekt av
projektet?
- Har ni nått de målgrupper ni hade planerat att nå från början? Har ni involverad
andra målgrupper under projektets gång?
- Vilka metoder användes för att engagera rättighetsinnehavare i genomförandeoch/eller uppföljningsarbete?
- Om rättighetsinnehavarna, d.v.s. den slutliga målgruppen vems
rättighetssituation har varit i projektets fokus, inte var den direkta målgruppen,
beskriv hur rättighetsinnehavare tagit del av projektets resultat.
Fråga 12. Reflektera över hur projektets uppföljnings- och utvärderingsprocess har
fungerat.
Fundera på följande aspekter:
- Har ni haft en skriftlig uppföljningsplan från det att projektperioden inleddes?
- Hur utbytte SvEO och LEO kunskap och färdigheter i samband med
uppföljningen och utvärderingen?
14 (22)
Handbok för rapportering
-
Instruktioner för slutrapport
Hänvisa till eventuella självutvärderingar i grupp som har genomförts i
samband med årsrapporter. Har de lärdomar som dragits under
uppföljningsprocessen motiverat till förändringar under genomförandet?
Fråga 13. Har projektet lett till någon förändring av LEO:s kapacitet …
Tänk också på de kapacitetsförändringar hos LEO som ägt rum under projektperioden
och som inte är synliga i resultatmatrisen.
Fråga 14. Beskriv hållbarheten i projektresultaten.
Hållbarhet: Sannolikheten för fortsatta långsiktiga fördelar av en utvecklingsinsats
efter att det omfattande stödet har avslutats.
Analysera projektresultatens hållbarhet genom att använda frågorna nedan som
vägledning. Välj de aspekter som är relevanta för ert projekt:
Rättighetsinnehavare:
Vilka förändringar av rättighetsinnehavarnas kapacitet eller av deras livssituation
kommer sannolikt att kvarstå eller fortsätta att utvecklas efter att projektet har
avslutats?
Det civila samhället och LEO:
Vilka förändringar av LEO:s/andra samhällsaktörers kapacitet eller av deras
arbetssituation kommer sannolikt att kvarstå eller fortsätta att utvecklas efter att
projektet har avslutats?
Ansvarsbärare och andra samhällsaktörer:
Har projektet utgjort en del av en förändring på ansvarsbärarnas nivå på ett sätt som gör
att det kan betraktas som ett bidrag till projektresultatens hållbarhet?
Fråga 15. Har SvEO och LEO följt utfasningsplanen? Hur har det fungerat?
Forum Syd ser utfasningen som en del av projektresultatens och samarbetets hållbarhet.
Ha följande i åtanke när ni sammanfattar era reflektioner över utfasningen av projektet:
-
Tidsåtgång (hur länge har verksamheten/projektet pågått?)
-
Effektivitet (uppnåddes de förväntade resultaten?)
-
Inriktning (stöder projektet/samarbetet LEO:s verksamhet, dess organisatoriska
utveckling, förmåga att påverka osv.?)
-
Beroende (hur beroende är LEO av SvEO:s stöd?)
-
Region (vilka är förutsättningarna för det civila samhällets funktion?)
-
Planerar ni att fortsätta ert samarbete genom Forum Syds ekonomiska stöd?
15 (22)
Handbok för rapportering
Instruktioner för slutrapport
Personliga berättelser
Nedan följer ett exempel på en berättelse som publicerades i Forum Syds årsrapport för
2012. Ni kan använda den som mall, eller berätta med egna ord. Berättelsen kan vara
kortare än exemplet nedan och bestå av några citat som ändå ger en förståelse av
sammanhanget och förändringsaktörerna.
Kambodja
”Om inte jag gör något kommer ingen annan att göra det heller.” Orden
är Nheu Lebhs, en 25-årig tvåbarnsmor bosatt i den nordostliga provinsen
Mondulkiri, på den kambodjanska landsbygden. Förutom att ta hand om
hemmet, sina barn och bruka sin egen jord, leder Lebh ett nätverk som har
till syfte att stärka kvinnors rättigheter. Detta görs genom samtal och
utbildning om kvinnors rättigheter och leder till att kvinnorna i nätverket
får större tillgång till samhället. Lagen föreskriver lika rättigheter för män
och kvinnor i Kambodja, men här, liksom på många andra platser, har
man inte samma ställning i praktiken. Nätverket verkar för ökat inflytande
och deltagande i beslutsprocesser både på lokal och regional nivå. Det är
långsiktigt arbete som flyttat fram positionerna för landets kvinnor de
senaste åren, och det är den lokala organisationen My Village som med
stöd av Forum Syd driver arbetet. Kvinnorna i Lebhs hemby uppskattar
hennes insatser och tycker sig vara på rätt väg. I dag bemöts kvinnorna
med respekt, och man kan göra sin röst hörd i offentliga sammanhang.
Kambodja
Foto: Johannes Nilsson
16 (22)
Handbok för rapportering
Instruktioner för slutrapport
Del 2: Finansiell rapport
Instruktioner: Hantering av beviljad budget
Frågorna 1 och 3. Beskriv avvikelser från den
godkända budgeten.
Instruktionerna syftar till att
tydliggöra några nödvändiga
redovisningstermer och vid
behov specificera hur frågan
ska förstås.
Här beskriver ni vilka budgetposter som avviker från den godkända budgeten.
- Om valutakursvinster har förekommit och ni har använt dessa extra medel,
beskriv vilka aktiviteter de har använts till. Samma sak gäller eventuella
räntevinster som har använts till projektaktiviteter.
- Om valutaförluster har förekommit, beskriv hur dessa påverkade
projektgenomförandet.
- Om valutakursvinsterna eller räntevinsterna inte användes till
projektaktiviteter ska de betalas tillbaka till Forum Syd i anslutning till
slutrapporten. Forum Syds kontonummer anges på rapportblanketten.
Fråga 7. Har den svenska organisationen och samarbetsorganisationen/organisationerna följt de vedertagna redovisningsprinciperna i samtliga länder? Om så
inte är fallet, vilka avvikelser har gjorts?
Vedertagna redovisningsprinciper innebär att organisationens redovisning utförs i
enlighet med gällande redovisningslagstiftning och -standarder.
Enligt Sidas instruktioner Strategi för stöd genom svenska organisationer i det civila
samhället måste alla organisationer som får ekonomiskt stöd av Sida följa vedertagna
redovisningsprinciper, oavsett om den nationella lagstiftningen kräver det eller inte.
Fråga 8. Vilken bokföringsprincip har tillämpats för projektet (kontantmetoden eller
faktureringsmetoden)?
Vid bokföring enligt kontantmetoden redovisas intäkter och kostnader när de
kontanta medlen faktiskt mottas eller utbetalas. En faktura bokförs till exempel som en
kostnad när den betalas, inte när fakturan inkommer.
Vid faktureringsmetoden eller bokföringsmetoden ska intäkter och kostnader
redovisas i de räkenskapsperioder dit de hör. En faktura bokförs till exempel som en
skuld när den inkommer till organisationen, och skulden avskrivs när fakturan betalas.
Även om fakturan inte betalas omedelbart betraktas den alltså omedelbart som en
kostnad.
Fråga 9. Har ni inskaffat några produkter eller tjänster?
Principerna för upphandling ska följas, i enlighet med Forum Syds Allmänna Villkor.
Dessa principer gäller också om man köper en likadan produkt flera gånger för ett
totalbelopp på minst 50 000 SEK per år, exklusive moms. Exempel är flera flygbiljetter
från samma resebyrå vid olika tillfällen, eller en extern utvärderare som utvärderar
projektet två gånger på ett år.
17 (22)
Handbok för rapportering
Instruktioner för slutrapport
Instruktioner: Lönekostnader
Fråga 10. Ange de lönekostnader som omfattas av projektet för både den svenska
organisationen och samarbetsorganisationen.
Denna fråga ska besvaras om projektbudgeten omfattar några personalkostnader.
Huvudsyftet här är att rutinerna för fastställande av lönekostnadsnivåer och
lönefördelningen ska vara tydliga och öppna. Lönekostnader ska redovisas som
procentandel av en heltidstjänst.
Revisorn kan använda beskrivningen av lönekostnaderna vid bedömning av om de har
fördelats i enlighet med beskrivningen.
Instruktioner: Lokalrevision samt revision av den svenska organisationen
OBS. För bidrag under 270 000 med särskilt avtal tecknat tidigast 2014 finns möjlighet
till användande av särskild blankett om medelsanvändning vilket innebär att
instruktionen i bilaga 1 i Forum Syds allmänna villkor inte behöver följas. Se ert avtal
för att vara säker vad som gäller.
Fråga 12. Har revisionen utförts i enlighet med de instruktioner som ingår i bilaga 1 i
Forum Syds allmänna villkor och/eller i bidragsavtalet?
Revisorn ska vara extern och oberoende i förhållande till den organisation som han/hon
reviderar. Detta innebär att revisorn inte får ha några intressen som kan påverka
revisionen. Revisionsresultaten kan ifrågasättas om det råder några tvivel beträffande
revisorns oberoende.
Medlemskap i Internationella revisorsförbundet (IFAC) innebär att revisorn eller
revisionsbolaget granskas av IFAC, vilket är ett slags kvalitetssäkring. Revisorn
behöver inte vara medlem i IFAC, men bör följa International Standards on Auditing
(ISA), vilket är en revisionsstandard som har utarbetats av IFAC.
Klassificeringssystemen för revisorer ser olika ut i olika länder. Ett allmänt krav för alla
projekt som stöds ekonomiskt av Sida är att revisionen ska utföras av en revisor som
har godkänts eller auktoriserats av en central myndighet med ansvar för att godkänna
eller auktorisera revisorer.
Fråga 13. Har ni analyserat den lokala revisorns rapport?
SvEO ska se till att instruktionerna beträffande revision i bilaga 1 till Forum Syds
Allmänna Villkor har meddelats den lokala revisorn och att revisorn har följt
instruktionerna. SvEO ska också analysera innehållet i revisionsrapporten och agera
efter rapportens innehåll. Om rapporten innehåller några påfallande kommentarer ska
dessa meddelas Forum Syd i års- eller slutrapporten. Samma princip gäller för LEO, om
organisationen överför medel till en tredje organisation.
18 (22)
Handbok för rapportering
Instruktioner för slutrapport
Fråga 16. Beskriv hur ni har reagerat på eventuella betydande brister i revisionen.
SvEO bör både reagera på eventuella betydande brister i revisionsrapporten och
presentera en handlingsplan för att förhindra liknande brister i framtiden.
Handlingsplanen ska bifogas års- eller slutrapporten.
19 (22)
Handbok för rapportering
Instruktioner för slutrapport
Del 3. Resultatmatris.
Instruktioner: Resultatmatris och exempel / icke-existerande projekt:
Matrisen är inte avsedd att rymma några analyser eller längre förklaringar. För in kommentarerna under respektive fråga i resultatrapporten.
Vissa ord är markerade: syftet är att visa hur nyckelord i målformuleringen är kopplade till val av indikatorer och baslinjevärde.
Ange övergripande projektmål: Ökat demokratiskt inflytande för unga personer från den marginaliserade gruppen i region X
Förväntade resultat
(mål och delmål enligt BeslutsPM)
Målgrupp
Personer som nåddes
inom varje mål.
Specificera antalet
kvinnor/män/andra
grupper.
Baslinjevärden
enligt mätning i
inledningen av
projektet (om sådana
värden finns)
Indikatorer
enligt avläsning i slutet av
projektet
Ange projektmål här
325 flickor
Marginaliserade ungdomar i städerna
A, B och C har förmåga att kräva sina
rättigheter genom att engagera sig i
det lokala civilsamhället.
370 pojkar
1. Kartläggningen visar
att 25 procent av
skolungdomarna har
grundläggande
kännedom om mänskliga
rättigheter (beskrivning
1. 50 procent av
skolungdomarna1 lär sig om
konventioner2 för mänskliga
rättigheter och om barnets och
kvinnors rättigheter.
20 personer inom lokala
organisationer
Ange metoder som använts för att
beräkna indikatorer
Ange verifikationskällor
1. och 2. Frågeformulär bland
projektdeltagare, djupgående intervjuer
med tio flickor och tio pojkar.
Har också publicerats i tre artiklar i
lokaltidningen, med information från
1
I resultatrapporten kan ni till exempel ange att 75 procent av de skolungdomar som var delaktiga i projektet representerade målgruppen (marginaliserade
personer i region X). Det var för att nå unga i målgruppen på effektivast möjliga sätt som LEO valde att arbeta i skolor.
2
Valet av indikatorer, 1 till 3, visar att ni ser förmågan i ökad kunskap kombinerat med ökad delaktighet i civila samhällsorganisationer. Forum Syd kommer
att bedöma det som relevant utifrån Forum Syds resultatmodell.
20 (22)
Handbok för rapportering
LEO
Instruktioner för slutrapport
finns i
kartläggningsmaterialet).
2. Endast 5 procent
känner till LEO och vad
organisationen gör.
3. a. LEO, som är en
ungdomsorganisation,
har en företrädare från
målgruppen.
2. a. 25 procent har fått
kännedom om det civila
samhällets roll och
föreningsfrihet.
intervjuerna.
b. 75 procent av ungdomarna
känner till LEO:s verksamhet.
Mötesprotokoll från årsmöte och andra
organisationsdokument.
Resultaten har publicerats i skoltidningen.
3. Medlemskapsregister
3. a. En initiativgrupp
bestående av sex flickor och tre
pojkar som samarbetar med
LEO men som vill registrera
sig som en egen icke-statlig
organisation upprättades i
städerna A och B.
3b. Tre flickor och fyra pojkar
från stad C anslöt sig till LEO.
Ange delmål 1 här.
LEO har förstärkt sin kapacitet att
påverka de lokala myndigheterna i
frågor som rör ungas rättigheter.
LEO: femton flickor och
tio pojkar, och LEO:s
styrelse
1. a. LEO har tidigare
genomfört en
informationskampanj för
flickors rätt att utöva
lagsporter i stad C.
b. LEO har kartlagt
situationen för den unga
målgruppen.
2. Det finns två lokala
organisationer som
utgörs av vuxna
representanter för
1. Ökad kapacitet:
a. LEO har en handbok i
metoder för påverkan.
En grupp LEO-medlemmar
(två flickor och två pojkar) har
utbildats i påverkansarbete.
2. a. Nätverksarbete har
upprättats med två andra lokala
organisationer.
Samtliga metoder som LEO har fått
utbildning i finns samlade i manualen,
som finns i några kopior på LEO:s kontor.
Fyra intyg på fullföljd kurs
Mötesprotokoll offentliggörs på
anslagstavlan på kontoren en gång i
månaden.
Tidningsartiklar
b. Samarbete har upprättats
21 (22)
Handbok för rapportering
Ange delmål 2 här.
Lokala myndigheter stöder aktivt
ungas delaktighet i beslutsfattande i
frågor som rör deras liv.
Tjugofem män och sju
kvinnor på olika
avdelningar vid lokala
myndigheter
Instruktioner för slutrapport
målgruppen.
med en lokaltidning.1
1. Det finns ingen
kommitté eller annan
funktion inom de lokala
myndigheterna som kan
rådgöra med de unga i
frågor som rör dem.
1. a. De lokala myndigheterna
ställer sig positiva till att träffa
och samarbeta med de unga
och LEO.
b. De lokala myndigheterna
upprättar en referensgrupp som
ska rådgöra med de unga från
målgruppen.
a. Intervju med företrädarna för stad A, B
respektive C i tidningen.
b. Inplanerade möten mellan
referensgruppen i aktivitetsplanen och
lokala myndigheter i A, B och C.
c. Budget för stad B för nästa år.
c. En flicka (LEO:s
ordförande) och två pojkar från
LEO sitter i kommittén.
d. Man har budgeterat för mer
belysning i parken i stad B,
enligt gruppens förslag (baserat
på kartläggning).
1
Detta skulle till exempel kunna beskrivas som en indikator för oväntade resultat. I vårt exempel utgick vi ifrån att SvEO och LEO inte planerade att blanda
in medier (det är anledningen till att baslinjevärde saknas i förhållande till massmedier). Men om projektet har gett resultat är det bra att visa vad som
indikerar att detta oväntade resultat har uppnåtts och hur det verifieras. Behandla med andra ord oväntade resultat på samma sätt som planerade resultat när ni
rapporterar till Forum Syd! 
22 (22)