Personec Lønn Fravær - Kundesider

Fravær
Innhold
Fravær ................................................................................................................. 2
Systemoppsett .................................................................................................. 2
Fravær ......................................................................................................... 2
Rapporter ..................................................................................................... 5
Refusjon ....................................................................................................... 6
Fraværsarter ..................................................................................................... 8
Beregning/Rapporter ...................................................................................... 8
Satser / Indikatorer ......................................................................................14
Årsakkumulering ..........................................................................................16
Masker ........................................................................................................16
Web ............................................................................................................17
Tidsrom og beregning ...................................................................................17
Registrering av fraværstransaksjoner ..................................................................19
Hva er et fravær i Aditro Lønn ........................................................................19
Registrering .................................................................................................19
Endre fravær ................................................................................................22
Slett fravær .................................................................................................22
Fraværskalender ..............................................................................................23
Refusjon ..........................................................................................................24
Arbeidsgiverperiode ......................................................................................25
Lønn ...........................................................................................................26
Arbeidsforhold ..............................................................................................27
Skatt- pensjon- og øvrige trekkopplysninger ....................................................28
Refusjon ansatt ............................................................................................29
Refusjon bedrift ............................................................................................30
Vis mapper i Refusjonsveiviser ...........................................................................31
Ref. kontering ..................................................................................................32
Informasjon .....................................................................................................32
Slettede konteringer .....................................................................................33
Arbeidsbok Fravær............................................................................................34
Arbeidsbok refusjoner ...................................................................................34
Purrerutiner .................................................................................................38
Arbeidsbok Fravær ........................................................................................39
Oversikt/ Kontroll .........................................................................................39
Barns sykdom ..................................................................................................40
Barns sykdom ..............................................................................................40
Dokumentasjon ............................................................................................41
Varsling .......................................................................................................41
Egen kronisk sykdom ........................................................................................42
Dokumentasjon ............................................................................................42
Refusjon Mottak ...............................................................................................42
Import mottatt refusjon .................................................................................43
Manuell registrering av mottatt refusjon ..........................................................44
Enkeltregistrering av mottak ..........................................................................45
Enkeltvis differansepostering..........................................................................46
Avstemme mottak ........................................................................................46
En betaling og flere krav ................................................................................48
Differansepostering .......................................................................................49
Sletting av bunker ........................................................................................49
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 1 av 90
Fravær
Tilbakeføring/reversering av godkjent bunke ....................................................50
Oppdater mottatt beløp .................................................................................50
Utskrifter fravær...............................................................................................51
Utskrifter .....................................................................................................51
Rapporter ....................................................................................................52
Statistikker ..................................................................................................61
Refusjon ......................................................................................................69
Fraværsrutiner .................................................................................................76
Overføring til lønn .........................................................................................76
Forutsetninger/forberedelser for overføring til lønn ...........................................78
Fraværsakkumulator definisjon.......................................................................79
Hittil i år akkumulator ...................................................................................80
Grenseverdier ..............................................................................................82
Akkumulering av antall dager .........................................................................83
Reberegn årsakkumulatorer ...........................................................................85
Reberegn transaksjoner.................................................................................85
Fraværsoppfølging ............................................................................................86
Fravær import ..................................................................................................86
Import fra fil ................................................................................................86
Web import ..................................................................................................87
Kostnadsoppfølging...........................................................................................88
Tidskonto ....................................................................................................88
Akkumulering av tidskonto.............................................................................88
Fraværsmodulen og NAV-kontor .........................................................................89
NAV-kontor ..................................................................................................89
Kopiart ............................................................................................................90
Fravær
I fraværsmodulen inngår fraværsregistrering, rapportering og
refusjonsbehandling.
Du kan selv velge hvilke funksjoner du ønsker å ta i bruk, og hvor
avansert du ønsker å benytte systemet.
Enkelte funksjoner er parameterstyrt.
Systemoppsett
Under systemoppsett er det knyttet kommentarer til de felt som ikke er
selvforklarende.
Fravær
Under denne fanen finner du parametre for fravær registrering, import,
overføring av fravær til lønn og diverse rapporteringer.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 2 av 90
Fravær
Generelt
Splitt transer pr. dag – denne funksjon benyttes dersom du benytter
rapporteringsverktøyet Fakta til fraværsrapportering. For rapportering i
lønn er det ikke nødvendig å splitte transer per dag.
Med avkrysset Fordel fravær på aktive ansattforhold, får du
spørsmål om fravær skal fordeles på flere aktive ansattforholdene.
Fraværet får en linje per ansattforhold i fraværsmodulen.
Timefaktor benyttes for å regne om dager til timer i
fraværsregistrering samt ved overføring av fravær til lønn. Med verdi
ulik 0, beregnes timer automatisk i feltet “Timer”, når Fra og Til-dato
angis.
-1 - benytt arbeidstidsgruppe for å beregne arbeidstid per dag
0 – fravær overføres uten omregning av timer
8 – fravær overføres med omregning med 8 timer per dag
Nullsstill ved overføring benyttes for å nullstille verdier ved
overføring fra fravær til lønn. Kontering, sats og beløp kan nullstilles.
Import av fraværstranser
Sjekkbokser for kontroller som resulterer i avvisning av transen ved
import. Avvisning er i enkelte tilfeller et varsel, og blir importert når en
importerer det avviste fraværet.
Splitt fravær / refusjon
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 3 av 90
Fravær
Her angir du om du ønsker å benytte egne fraværsarter for kravdanning
– kopiart – i tillegg til ordinære fraværsarter. Fravær som det skal søkes
refusjon for registreres i de tilfeller på kopiart.
Oppfølging
Sjekkboks for om Funksjon for Lovpålagt oppfølging benyttes
AD / RTV og SSB
Parametre benyttes i forbindelse med rapportering
Transaksjoner
Aktivitetskode registreres i et kontoelement i fravær og skal overføres til
aktivitetskode i lønn
Aktivitet
Informasjon benyttes til kontering av mottak og refusjonskrav. Det er
ikke lenger nødvendig å benytte annet kontoelement for aktivitet. Det er
nå mulig å registrere fravær på aktivitetskode, og kontering arves til
angitte kontoelement.
Overfør mottak refusjon grunnlag arbeidsgiveravgift (AGA)
Parameter for hvordan kontering skal skje ved overføring av
avgiftsgrunnlag av refusjoner til lønn.
Aktivitetskode kan overføres til lønn, eller nullstilles i overføring.
Dersom du benytter kontoelement med nummer på NAV-kontor eller
Utbetalingsdato, kode 48 eller 49, på refusjonskontering, må disse
nullstilles ved overføring av grunnlag arbeidsgiveravgift for mottatt
refusjon.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 4 av 90
Fravær
Rapporter
Rapport i timer
Dette er for fraværsstatistikk per aktivitet eller organisasjon.
Rapporten er utviklet spesielt for en kunde, og du finner rapporten
nærmere beskrevet under Fraværsrapporter.
Du må her angi fraværsarter for timelønnede og fastlønnede, samt
gruppering av rapporten. Inntil fire nivå kan benyttes.
Inntekts- og trekkskjema refusjon
Oppsett knyttet til informasjon som skal ut på Inntekts- og Trekkskjema
til NAV.
Angi ferie og permisjonsarter som benyttes i fravær, dersom disse
avviker fra standard oppsett.
Arbeidsgivers navn og adresse kan hentes fra Firma eller Organisasjon.
Det er også mulig å angi en generell epostadresse som skrives på
inntektsskjema.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 5 av 90
Fravær
Refusjon
Refusjonsberegning
Parametre i bruk ved beregning av refusjon.
Arbeidsgivers bankkonto oppgis dersom du ønsker å motta refusjon
på egen bankkonto
Undergruppe lærere angir hvilken undergruppe lærere er knyttet mot.
Benyttes i beregning av refusjonskrav
Beløpsgrense – grense for differanse mellom krav og mottak for
differanseliste
Utbet.lønn e.arbgper - indikator for normalverdi for utbetaling av lønn
ut over arbeidsgiverperioden



0 – Ja krav dannes
1 – Styres på person, Nei ved opprettelse av nye ansatte
2 – Styres på person, Ja ved opprettelse av nye ansatte
Periode beregn grunnlag – angir om for henting av grunnlag lønn for
refusjonskravet



0 - Fra dato på fraværet bestemmer lønnsperiode
1 - Sist lukkede periode sjekkes først
2 - Sist beregnede periode sjekkes først
Prosjdim. BetalingsID – betalingsID fra refusjonsmottak lagres i
kontoelement angitt her. Dimensjon blir ikke overført regnskap
Sort rap ref->regnskap – sortering i rapporten Overført refusjon til
regnskap. Angir kontoelement som spesifiseres i rapport.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 6 av 90
Fravær
Periodetype snittinntekt – indikator angir hvilken snittinntekt som
skal vises som grunnlag for perioden, i refusjonsveiviseren.
Dersom du ønsker automatisk danning av krav ved registrering av
Fortsatt tilfelle, krysser du av for det.
Forsikring arbeidsgiverperiode skal krysses av dersom firma har
forsikring mot å dekke sykepenger i arbeidsgiverperioden. Systemet
danner eget kravskjema for arbeidsgiverperioden
Indikator for henting av grunnlag fra sist lukkede periode
Ved å krysse av for Ikke automatisk lagring refusjon ansatt, er det
mulig å skrive et inntektsskjema for utbetaling til ansatt uten lagring, og
etterpå danne krav som arbeidsgiver skal ha refundert. Dette kan være
ønskelig dersom spesielle tillegg skal refunderes den ansatte direkte,
mens annen lønnsutbetaling skal refunderes arbeidsgiver. Aktuelt når en
ansatt får utbetalt lønn under sykefravær inntil ett år fra arbeidsgiver.
Vis mapper i refusjonstranser
Oppsett for å forenkle registrering av krav til NAV. Dersom arbeidsgiver
betaler sykepenger under fravær, er det unødvendig å være innom de
felt som kun gjelder refusjon når den ansatte skal ha pengene direkte
fra NAV.
Refusjon feriepenger
Satser og dager for beregning av feriepengekrav til NAV. Dette er
verdier som normalt ikke skal ajourholdes. Satser er fastsatt av NAV.
Refusjon mottak
Opplysninger som benyttes ved mottak av refusjon. Dersom krav
mangler opprettes krav på den fraværsarten oppgitt i feltet Art Dann
krav. Arten som benyttes lagres som en fraværstransaksjon og kan ikke
slettes.
Vis antall måneder sykepenger ved kobling av mottak mot krav.
Dersom ikke angitt vises krav for 3 måneder
Vis antall måneder foreldrepenger ved kobling mot krav. Dersom
ikke angitt vises krav for 12 måneder.
Bunke per NAV-kontor v/import dann en mottaksbunke per NAVkontor
Arv kontering på mottak / diffpost angir om kontering skal arves fra
mottaket ved differansepostering
Når feltet Diff.post årsak til tekstfelt av krysset av blir registrert
årsak ved differansepostering lagt ut i tekstfelt på transaksjonene.
Årsakskode RDA, kan benyttes i rapportering av fraværskontering, samt
at felt vises i skjermbilde under Refusjonkontering når indikator er aktiv.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 7 av 90
Fravær
Fraværsarter
Fraværsarter styrer behandling av ulike former for fravær. I hovedsak
styrer fraværsarten:








Regler for beregning av dager og timer
Regler i forhold til refusjonsbehandling
Rapportering internt
Rapportering eksternt
Akkumulering hittil i år og løpende
Kontering
Overføring til lønn
Registreringsmasker
Fraværsarten er numerisk og maksimalt 4 siffer. Det er ingen krav til
rekkefølgen av artene.
Kommandoknapper


F5
F9
Gå til fraværsart
Oppdater
Beregning/Rapporter
Fravær | Registrering | Fraværsarter
For fravær kan du skille mellom planlagt og reelt fravær.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 8 av 90
Fravær
Du kan også definere gyldighetsdato og klarering på fraværsartene,
dersom du har valgt å benytte denne funksjon i systemet.
Dersom du benytter fraværsmodulen med registrering av krav, kan du
Følge opp manglende dokumentasjon for fravær.
Under fane for Beregning og Rapportering finner du felt for





Beregning av dager / timer
Refusjon med regler for beregning av krav
Diverse med blant annet fraværskode,
Rapportering eksternt og internt
Lovpålagt oppfølging
Beregning av dager
Beregn antall dager
Beregn antall dager forteller hvordan dagene skal beregnes på transen.
Vi har 6 forskjellige måter å beregne antall dager på. Det er mest vanlig
å benytte alternativ 1 eller 4.
Beregne reelle dager
Beregne reelle dager er da det samme som antall dager, men benyttes
ikke til rapportering. En dag føres dermed som en dag uavhengig av
stillings % og fraværs %. Det er alternativ 1-4 som er mulige valg.
Helg/ helligdager inngår i antall dager
Valget om helg og evt. helligdager inngår i antall dager er vanlig å
benytte for egenmelding da reglene for egenmelding tilsier at det skal
regnes med i antall dager. Da vil grenseverdiene oppføre seg korrekt.
Man har 4 valg:
0
1
2
3
Helg og helligdager inngår ikke i antall dager
Helg inngår, helligdager inngår ikke i antall dager
Helg inngår ikke, helligdager inngår i antall dager
Både helg og helligdager inngår i antall dager
Beregning av timer
Beregning av antall timer er mulig dersom du ønsker å føre fraværet på
timer.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 9 av 90
Fravær
Refusjon
I feltet Inngå i arbeidsgiverperiode angir du om fraværet skal inngå i
arbeidsgiverperioden.
0
1
Inngår IKKE i arbeidsgiverperiode
Inngår i arbeidsgiverperiode
I feltet Refusjonstype angir du hvilken type refusjonskrav det skal
inngå i. Den verdien du angir i dette feltet benyttes på Inntekts- og
trekkskjemaene.
Hvis du angir refusjonstype 3 Annet, får du et ekstra felt i
refusjonsveiviser (se avsnitt om refusjonsveiviser) der du spesifiserer
refusjonstypen nærmere.
Hvis fraværsarten brukes til fravær som gir fritak for
arbeidsgiverperiode angir du dette i feltet Fritak arbeidsgiverperiode.
0
1
2
Arbeidsgiverperiode refunderes ikke
Kronisk sykdom
Svangerskapsrelatert fravær
For fraværsarter som krever spesiell behandling ved refusjon velger du
Spesiell fraværstype refusjonsbehandsling
0
2
3
Ikke angitt
Ferie
Permittering
Du merker feltet Barns sykdom på de arter som benyttes ved barns
sykdom.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 10 av 90
Fravær
Diverse koder fraværsart
Under Diverse finner du koder for fraværet
Bokstavkodemarkering
Bokstavkodemarkering er et kodesett som kan bygges opp for å vises på
fraværs kalender for hver enkelt ansatt.
Selve kodesettet med bokstavmarkering bygges opp under
tekstkodetype BOK
Ajourhold faste opplysninger | Tekstkoder
Fargekode markering
Fargekode benyttes for å spesifisere fraværet med ulike farger i
fraværskalender for hver ansatt.
Fargekoden benyttes også i fraværskalenderen i lovpålagt oppfølging.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 11 av 90
Fravær
Fraværskode
Ajourhold faste opplysninger | Tekstkoder
Fraværskode er et kodesett som kan defineres opp for oppfølging av
fravær. Kodesettet er bygget opp i tekstkoderegisteret under
Tekstkode type FRV Fraværskode.
Dersom du ønsker å få ut alle typer fravær kan du ta ut rapport med
utplukk på kode 10 – syk/legebehandling/ufør. Du vil da få med alle
typer sykefravær, altså flere fraværs arter mot denne koden.
Løpende akkumulator
I feltet for løpende akkumulator angis nummeret på aktuell
akkumulator. Egenmelding defineres som løpende akkumulator, her
akkumulator 1.
Løpende akkumulator opprettes som tekstkode type FRL.
Pensjonsrapportering
Pensjonsberettiget
Angi om fraværet er pensjonsberettiget eller ikke.
Koden benyttes ved rapportering til pensjonskasse 5, samt i spesielle
tilfeller ved rapportering til pensjonskasse 4 – innskuddspensjon, hvor
pensjonsgrunnlag rapporteres uendret fra tidligere periode ved fravær.
Se punktet nærmere beskrevet under temabeskrivelsen for
pensjonsrapportering.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 12 av 90
Fravær
Ant. År pensjonsrett
Angi hvor lenge fraværet er pensjonsberettiget. Informasjon benyttes
ved rapportering til pensjonskasse 5.
Kode permavt. SPK
I feltet permavtale legger du inn avtalekoden som skal rapporteres til
Statens pensjonskasse ved permisjoner.
Koden fra fraværsarten arves ned på fraværstransen ved registering og
import.
Permisjonsavtale lagres i et kontoelement. Hvilket kontoelement du
ønsker å benytte til avtalekoden settes som systemparameter under
menypunkt Systemvedlikehold | Systemparametre | Overføringer|
Statens pensjonskasse | Felt for permavtale.
Rapportering
Intern rapporteringskode
I feltet for Intern Rapporteringskode kan en samle opp flere
fraværskoder på en kode. Som da gir en mulighet til å rapportere på et
overordnet nivå. En kan f.eks. samle alle fraværskoder for syk på en
kode og få en rapport som viser all sykdom. Dette felt benyttes ikke i
systemets standardrapporter.
Ekstern rapporteringskoder
Følgende eksterne rapporteringskoder benyttes:





Versjon 1.0
KS – Kommunenes sentralforbund
RTV og HMS statistikk
AD - statistikk
NHO – statistikk
SSB – egenmelding SSB
Copyright © Aditro
Side 13 av 90
Fravær
Lovpålagt oppfølging
Felt for markering om fraværsarten skal inngå i Lovpålagt oppfølging.


Generer oppfølging. Fraværet er grunnlag for generering av
oppfølging.
Inkluderes i oppfølging. Fraværet inkluderes når fravær er tett
inntil fravær som gir grunnlag for generering. Dette gjelder
egenmelding og ferie. Feriearten må i tillegg ha verdien 2 i feltet
Spesiell fraværstype refusjonsbehandling.
Satser / Indikatorer
Behandling – overføring lønn
Inneholder opplysninger om beløp, satser og mulighet for overføring til
lønn. Det er altså mulighet til å kostnadsføre på fraværet, men som
oftest benyttes overføring av kostnaden ved fraværet til lønn. Det er
egen rutine for overføring til lønn, se Fravær | Registrering |
Fraværsrutiner.
Skal du kostnadsføre på fraværstransen må du angi behandlingskode
for hvordan beløpet skal regnes ut. Angi da sats og konteringskode for
hvordan dette skal konteres på fraværstransen.
Dersom du velger å overføre til lønn kan du vise kostnaden ved de
forskjellige fraværene først i lønn og så overføre disse til regnskap.
Dette gir en synliggjøring av kostnadene for den enkelte ansatte på
lønnsslippen ved at fastlønn blir redusert og sykelønn utbetalt, men gir
også muligheten til i regnskapet å vise hvor mye kostnaden ved
sykelønn er for bedriften.
Indikator for overføring mengde angir om timer skal overføres uten
omregning

Versjon 1.0
Overfør antall i henhold til indikator
Copyright © Aditro
Side 14 av 90
Fravær

Overfør timer uten omregning
Konteringskode – benyttes dersom en ønsker å kontere fraværet ved
kostnadsføring. Benyttes normalt ikke.
Type fravær angir om fraværet er


Arbeidsrelatert – årsak til fraværet er arbeidsrelatert
Ulegetimert fravær (skoft)
Kopiart refusjon.
Dersom du ønsker å registrere krav til NAV etter tilsendt sykmelding
uavhengig av om fraværet allerede er registert, kan du benytte en
kopiart for å fremme kravet. Kopiart gir grunnlag for refusjonskrav,
mens den normale fraværsarten benyttes til statistikk og eventuell
overføring til lønn.
For å komme inn i feltet Kopiart refusjon må velge å benytte dette i
systemparameter under – Systemvedlikehold – Systemparameter –
Fravær – Splitt fravær / Refusjon. Normalt benyttes ikke kopiarter,
men i større firma hvor refusjonshåndtering gjøres av egen ansatte ,
kan dette være en måte å fremme krav på.
Kopiarten har seg selv som kopiart.
Se for øvrig eget punkt om dette.
Varsel om attføring - avklaringspenger
Det er egen rapport for varsel når den ansatte nærmer seg grensen for
attføring søknad. Da må fraværsarten være merket slik at den inngår i
dette.
Variable tillegg
Fraværet gir grunnlag for utbetaling av variable tillegg.
Behandling ved import
Her angir du om importen skal slå sammen fraværstranser ved fortsatt
tilfelle. Dette er normalt når du importerer en og en transaksjon.
Kode langtidsfravær
Kode for langtidsfravær kan gjøre det mulig å overføre fraværet til
feltene på person eller ansatt.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 15 av 90
Fravær
Langtidsfravær på ansattforholdet stopper utbetaling av fast lønn.
Ved kombinasjon av langtidsfravær på ansatt, og avsjekket
systemparameter – Ikke benytt fraværstrans i delberegning stoppes lønn automatisk. Funksjonen er beregnet på langtidsfravær,
ikke korte permisjoner.
Gyldige koder for oppdatering av langtidsfravær
0
1
2
3
Ikke langtidsfravær
Utløser oppdatering av langtidsfravær på Person
Utløser oppdatering av langtidsfravær på Ansatt
Utløser oppdatering av langtidsfravær på Person/Ansatt
Valg 2 eller 3 stopper fastlønn for ansatt.
Lønnsreduksjon
Her angir hvordan lønnsreduksjon gjøres, og hvilken type permisjon
fraværet gjelder.
Når en ansatte har barselpermisjon etter 80 %-regelen må du velge 2
Barselpermisjon etter 80%-regelen hvis du har redusert
stillingsprosenten til 80%.
Ved kode - 4 Barselpermisjon etter 80 %-regelen m/100% lønn.
Må lønnsreduksjonen registrerer som et trekk på 20 %.
For fedrekvoter benyttes kode 5 eller 6.
Årsakkumulering
Gir oversikt over hvilke akkumulatorer som er i bruk på fraværsarten.
Se nærmere beskrivelse for hvordan du definerer de enkelte
akkumulatorene.
Masker
Registreringsmaske benyttes for å gjøre registreringen rasjonell.
Registreringsmasken styrer hvilke felt det er mulig å benytte under
registrering av transer på denne arten.
Målet må alltid være å registrere i så få felt som mulig, og det oppnår
du ved å definere artene på smart vis.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 16 av 90
Fravær
Følgende verdier kan markeres:
S
I
K
E
Skal betyr at feltet må registreres for at transen skal kunne
lagres.
Ikke betyr at du ikke får tilgang til feltet
Kan betyr at du får tilgang til feltet, men du må ikke registrere
en verdi.
Endre betyr at feltet oppfører seg som I (ikke) ved
nyregistrering og som K (kan) ved endring. Dette kan være
gunstig for arter som av og til må ha overstyrt avdeling. Når du
bruker denne masken vil feltet hoppes over ved nyregistrering
mens du har anledning til å overstyre verdien ved endring.
Web
Det er en egen fane for hvilke felt som skal være tilgjengelig ved
registrering på web og hvordan kalenderfelt skal fungere.
Tidsrom og beregning
I fraværsmodulen er følgende tids- og mengdebegrep:







Fra dato
Til dato
Antall dager
Reelt antall dager
Fra klokkeslett
Til klokkeslett
Antall timer
Alle disse begrepene kan registreres, men er normalt ikke nødvendig.
Derfor har Personec Fravær styring på hva som skal registreres og hva
som skal beregnes på fraværsarten.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 17 av 90
Fravær
Fradato skal alltid angis på en trans. De andre verdiene kan registreres
dersom ønskelig. Dersom tildato registreres kan du definere arten slik at
både antall dager og reelt antall dager beregnes basert på fra/tildato.
Dersom antall dager registreres, kan tildato og reelt antall dager
beregnes.
Ved beregning av tildato eller antall dager, tas det hensyn til normalt
antall arbeidsdager for personen, det vil si at systemet tar hensyn til om
vedkommende er på arbeid 1-7 dager i uken. I tillegg kan
antallsberegningen ta hensyn til stillingsprosent, normalt vil det være
aktuelt ved beregning av reelt antall dager.
Ved beregning av antall dager og tildato angir du på arten om det skal
tas hensyn til ikke-arbeidende dager ved beregning, normalt lørdag,
søndag og-/eller helligdager. Dette gjør at du får korrekt
antallsberegning ved registrering av egenmelding hvor antall dager skal
beregnes av alle dager uansett om det er arbeidsdager eller ei.
All automatisk beregning av felter på transen skjer kun dersom feltet
som skal beregnes er lik 0. Det vil si at ved endring av en trans er alle
felt ferdigberegnet. Dette medfører at felt som skal beregnes må
nullstilles først dersom disse skal bli beregnet på nytt ved endring av felt
som danner grunnlag for automatberegning. Felter som beregnes
automatisk bør derfor være med på registreringslinjen, og
registreringsmasken for disse feltene bør være satt til E (kan registreres
ved endring). Det er viktig å merke seg at all automatberegning skjer i
det øyeblikk det er tastet noe i feltet (feltene) som skal utløse
beregningen.
Følgende felter kan automatberegnes:






Versjon 1.0
Til-dato
Antall fraværsdager
Antall reelle fraværsdager
Antall timer
Kostnadsbeløp
Ukenummer
Copyright © Aditro
Side 18 av 90
Fravær
Registrering av fraværstransaksjoner
Personec Fravær har en tett kobling mellom fraværsregistrering og
behandling av tilhørende refusjonskrav.
Lovpålagt oppfølging av fravær er beskrevet i et eget dokument:
Fraværsoppfølging.
Hva er et fravær i Aditro Lønn
Fravær registreres, eller importeres til Aditro Lønn. Fraværet brukes til:



Ekstern og intern rapportering av fravær
Refusjonsbehandling
Overføres til lønnsmodulen for ompostering av lønnskostnader eller
utbetaling / trekk av lønn under fravær.
Fraværet behandles likt uavhengig av om fraværet er manuelt registrert
eller importert.
(unntak – bruk av kopiart, se eget punkt om dette)
I menyvalg Fravær | Registrering | Fraværstranser kan du



registrere og endre fravær
danne Inntekts- og trekkskjema
kontrollere og avstemme refusjon
Import av fraværstranser finner du i menyvalg Fravær – Registrering
– Import transer. En importfil kan defineres fritt, eller en kan velge å
benytte et standardformat for Aditro Lønn.
Format er nærmere beskrevet i eget dokument for Import fravær.
Registrering
I denne mappen kan du registrere og endre fravær. Det er maskene på
fraværsarten som bestemmer hvilke felt på transaksjonen som er
tilgjengelig.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 19 av 90
Fravær
Felt som automatisk blir lagt ut på transaksjonen ved registrering.
Følgende felt blir automatisk lagt ut på fraværstransen og kan benyttes
ved forespørsel eller rapportering:









Fødselsnummer fra person
Kjønn fra person
Alder beregnes på grunnlag av fødselsdato og fra-dato på transen
Arbeidskategori fra person. Stillingskode hentes fra ansatt
Fraværsårsak fra art
Fraværskode fra art
Intern rapporteringskode fra art
Ekstern rapporteringskode 1 fra art
Ekstern rapporteringskode 2 fra art
Disse feltene kan ikke overstyres under registrering av fravær. Hvis det
skjer endringer på art eller person, må du kjøre rutine for reberegning
av fraværstranser i menyvalg Fravær | Registrering |
Fraværsrutiner | Reberegn trans.
Standardrapportene i fraværsmodulen bruker informasjon fra
fraværsarten, det vil si at hvis du endrer kodene på fraværsarten,
behøver du ikke kjøre reberegning av fraværstranser.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 20 av 90
Fravær
Antall timer
Du kan registrere timer på et fravær. Dersom du ønsker det kan du
definere feltet Timefaktor i SystemParameter | Fravær med en fast
verdi som angir hvor mange timer det er i et dagsverk. Hvis denne er
satt, vil rutinen foreslå timer = antall dager * faktor.
Timer benyttes ofte ved overføring til lønn for kostnadsfordeling av
sykefraværet. I overføring til lønn vil Timefaktor overstyre registrert
antall timer. Dette kan være overstyrt på fraværsart.
Fravær fordelt på aktive ansattforhold
I feltet Fordel fravær på aktive ansatteforh i menyvalg
SystemParameter | Fravær angir du om et fravær automatisk skal
fordeles på aktive ansattforhold.
Når du registrerer et fravær på en ansatt som har flere aktive
ansattforhold får du dette spørsmålet:
Hvis du svarer Ja oppretter programmet en fraværstransaksjon for
hvert aktivt ansattforhold. Se Utskrift Inntekts- og trekkskjema.
Varsling av overlappende tilfeller
I feltet Mnd v/ sjekk overlapp i menyvalg SystemParameter |
Fravær styrer du om du skal få varsling hvis det registreres
fraværstranser som overlapper hverandre. Hvis kontrollen slår til blir du
varslet, men du kan velge å akseptere overlapping.
Varsling på akkumulerte verdier
Ved registrering blir det for hver trans som registreres eller endres
sjekket om varslingspunktene for antall dager, tilfeller eller timer blir
overskredet. Dvs. at kun de akkumulatorene som aktuell fraværsart
oppdaterer (hiå eller løpende) vil bli sjekket.
All varsling skjer på grunnlag av fradato på registrert trans.
For HIÅ akkumulatorer benyttes årstallet i fradatoen som informasjon
om hvilket år som skal akkumuleres og dermed sjekkes mot innmeldt
grenseverdi.
For LØPENDE akkumulatorer benyttes fradatoen som utgangspunkt for å
beregne seg x antall måneder tilbake (x = innmeldte måneder på
akkumulator) for start av akkumulering (dager, timer og tilfeller).
Fradato på registrert trans er siste dato som blir med i akkumuleringen.
Ved varsler om overskredet grense kan du velge å akseptere denne
overskridelsen.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 21 av 90
Fravær
Refusjonskrav
Hvis fraværet er refusjonsberettiget oppretter systemet en
refusjonstransaksjon.
Fraværskalender
Her kan du få presentert fraværet i en egen kalender.
Endre fravær
Hvis du endrer Fradato, Tildato eller Fraværsprosent på en
fraværstransaksjon, kontrollerer systemet om det er opprettet en
refusjonstransaksjon. Hvis det er en refusjonstransaksjon får du beskjed
om at denne må kontrolleres og eventuelt behandles.
Er fraværet overført til lønn/regnskap, vil du få varsel om dette når du
prøver å åpne fraværet.
Hvis du endrer Tildato på et fravær som er overført til lønn, vil dette bli
korrigert ved neste overføring.
Hvis du derimot endrer bare Fradato blir dette ikke korrigert i neste
overføring.
Ved overføring sjekkes Tildato mot sist overført dato.
Hvis fraværet påvirker refusjon gis melding på skjermen.
Slett fravær
Hvis du sletter et fravær kontrollerer systemet om fraværet er
refusjonsberettiget.
Du gis melding på skjermen som må bekreftes før sletting.
Hvis det er refusjon som er overført til regnskap/eksternt og/eller er
delbetalt, kan du velge om systemet skal kreve et passord for at
slettingen skal utføres.
Passordet opprettes under systemparameter REFPASS. Hvis passordet
er blankt får du ikke spørsmål om det.
Hvis du sletter et fravær, sletter programmet refusjonene og tilhørende
konteringer blir tilbakeført i sin helhet.
Regnskapstransaksjonene ser du i mappen Kont slettet.
Meldingsteksten varierer avhengig av status på refusjonstransen.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 22 av 90
Fravær
Fraværskalender
Viser oversikt over fravær i kalenderåret. Koder som angitt i
Bokstavkodemarkering og Fargemarkering i Fravær |
Registrering | Fraværsarter | Beregning/Rapporter, viser type
fravær.
Ved å markere en bokstavkode vises informasjon om dette fraværet
nederst i skjermbilde.
Du kan eksportere fraværskalenderen til Excel. Høyreklikk og velg
Eksporter til Excel. Excel startes automatisk, og du kan lagre den
eksporterte kalenderen og jobbe videre med den i Excel.
Noen versjoner av Excel setter automatisk sort/hvit på utskriftsformat
på slike Excel-ark. Dette må du kontrollere/endre under Sheet
Options/Utskriftsformat
Ark:, før du eventuelt
skriver ut kalenderen.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 23 av 90
Fravær
Refusjon
Hvis fraværet er refusjonsberettiget, opprettes en refusjonstransaksjon.
I menyvalg Fravær | Registrering | Fraværstranser | Refusjon
behandler du refusjonene.
Ved danning av krav til NAV dannes Inntektsskjema og Trekkskjema.
Inntektsopplysninger NAV 08-30.01 og ett for Trekkopplysninger NAV
08-30.02. Disse gjelder fra des. 2011.
Inntektsskjemaet inneholder opplysninger om inntekt,
arbeidsgiverperiode og datoer for avtalt permisjon/opphør av
arbeidsforholdet
I tillegg må man krysse av på om Trekkopplysningsskjema er fylt
ut/sendt til NAV Servicesenter.
Inntektsskjemaet skal sendes til arbeidstakerens NAV-kontor som
tidligere.
Trekkskjemaet skal bare skrives ut når arbeidstaker skal ha utbetalt
refusjonen. Utskrift av dette skjemaet er knyttet opp mot avkryssing for
om arbeidstaker utbetaler lønn/sykepenger utover arbeidsgiverperioden
i felt 2.6 på Inntektsskjemaet.
Trekkopplysninger inneholder opplysninger om blant annet
skattekorttype/Svalbardskatt / Påleggstrekk fra kemneren. Dette
skjemaet skal alltid sendes til samme adresse, NAV Servicesenter i Mo i
Rana.
Dersom du ønsker å hente første side til kravet / trekket dannes dette
ved å gå inn på NAV sine sider for utskrift av første sider.
Følg link i programmet og følg dialog på nettsidene.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 24 av 90
Fravær
Arbeidsgiverperiode
Alle felt på Inntekts- og trekkskjemaene er tilgjengelig for vedlikehold.
Men noen refusjontranser er sperret for vedlikehold. Dette gjelder i
refusjontranser som er automatisk generert når du velger Dann Krav
eller Dann CR i Fravær | Registrering | Refusjon mottak, og gamle
refusjontranser fra før årsskiftet 2008 der det finnes flere transer på
samme fravær. Disse transene er merket i databasetabellen med
arbeidsflytstatus (arbFlytStatus) 98 eller 99 og refuBelStat 8 eller 9,
og det gis varsel om dette når du åpner dem i Fravær | Registrering |
Fraværstranser | Refusjon.
Fire felt på definisjon av fraværsarten er aktuelle i forbindelse med
refusjoner;





Inngå i arbeidsgiverperiode,
Refusjonstype,
Fritak arbeidsgiverperiode
Spesiell fraværstype refusjonsbehandling
Barns sykdom.
For å få dannet transaksjoner for refusjon må feltverdien
Refusjonstype være større enn 0, eller det må foreligge vedtak om
fritak fra arbeidsgiverperiode på personen i Personopplysninger i
mappen Fravær
Ved endring av transaksjonen vil et varsel komme dersom fradato eller
tildato blir endret etter at refusjonskrav er sendt.
Eksempel på fraværstransaksjoner som danner
refusjonskrav
Nedenfor er det nevnt noen tilfeller der transaksjoner for refusjon
dannes.
I disse tilfellene står fraværsartens felt Inngå i arbeidsgiverperiode
til 1 og felt Refusjonstype er mellom 1 og 7, eller det det finnes vedtak
om fritak fra arbeidsgiverperiode på personen (angis i
Personopplysninger | Fravær).
I arbeidsgiverperioden inngår også egenmeldinger/sykmeldinger i en gitt
periode forut for registrert fravær.
Antall dager i arbeidsgiverperioden er angitt i systemparametre


Arbeidsgvierperiode (dager) - egen sykdom og
Arbeidsgiverperiode barns sykdom
Refusjonskrav dannes når


Versjon 1.0
Antall dager fravær er større enn arbeidsgiverperioden
Ved forlengelse av sykmelding og krav er sendt, dannes transaksjon
for fortsatt tilfelle
Copyright © Aditro
Side 25 av 90
Fravær
Flere fraværstranser med i arbeidsgiver perioden.
Dersom det er registrert egenmeldinger eller korttids- sykemeldinger i
forkant av en refusjonsberettiget trans, vil systemet selv passe på at
disse kommer med i arbeidsgiver perioden.
Systemet sjekker også om det er mindre enn 16 dager siden forrige
refusjonsperiode, da vil det ikke bli skrevet ut ny arbeidsgiverperiode.
Det dannes refusjonskrav fra første dag dersom arbeidsgiverperioden er
helt dekket inn i tidligere fravær.
Egenmeldinger som inngår i arbeidsgiverperioden blir merket med en * i
feltet Arbeidsgiverperioden.
Hvis systemparameter, frie systemparameter – FREAGPOVST, har
verdi 1, kan man overstyre arbeidsgiverperioden i dialogboks for
Ajourhold arbeidsgiverperiode, som åpnes ved å klikke på knappen
. Denne er bare aktiv før kravet er sendt.
Arbeidsgiverperioder vises og vedlikeholdes i intervaller i veiviseren som
før. Men deles opp i inntil 16 enkeltdager på Inntektsskjemaet.
Lønn
Avhengig av hvem som skal ha beløpet utbetalt, vil NAV benytte det
kontonummeret som er registrert i AA-registeret, på Arbeidsgiver, eller
registrert utbetalingskonto for skattepenger for arbeidstaker (fra
Skattedirektoratet), avhengig av hvem som skal motta refusjonen.
Eventuelt kan Arbeidstaker angi hvilket kontonummer refusjon skal
utbetales til på sykmeldingens del D som arbeidstaker må fylle ut og
sende inn til NAV.
Sykmelding del D må arbeidstaker sende inn uansett hvem som skal ha
refusjonen. NAV utbetaler ikke noe før dette skjemaet er mottatt hos
dem.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 26 av 90
Fravær
Hvis fraværsarten har refusjonstype 3 Annet, vil det vises et tekstfelt i
gruppen Sykepenger, for nærmere spesifikasjon. Teksten lagres på
refusjonstransen og skrives ut på Inntektsskjemaet ved siden av felt
1.10. Feltet er skjult for alle andre refusjonstyper.
Felter for fra-tildato og beløp for utbetaling av lønn under
utdanningspermisjon/ etterlønn må fylles ut manuelt – blir ikke
hentet fra lønnsopplysninger.
Dersom SystemParameter | Fravær felt % reduksjon krav er
definert, vises reduksjon i feltet for Prosentsats reduksjon. Denne vil i
så fall redusere beregnet beløp i henhold til angitt prosentsats.
Feltet Arb. Inntekt oppgitt pr. angis om snittinntekt beregnes som hhv.
månedslønn, 14-dagerslønn eller ukelønn. Systemet setter denne
verdien til 3 pr. måned dersom ikke annet er angitt i System
Vedlikehold | Systemparameter | Fravær | Refusjon i feltet
Periodetype snittinntekt.
Arbeidsforhold
Feltene i mappen Arbeidsforhold avledes etter hva som ligger på
personen på registreringstidspunktet.
Feltet Arbeidsforhold opphørt merkes dersom du har angitt sluttdato
på vedkommende som er før refusjonsdatoen.
Dersom datoen er senere merkes feltet Arbeidsforhold skal opphøre.
Det gjøres sjekk på om vedkommende er i permisjon. Hvis det er tilfelle
beregnes første og siste arbeidsdag. Sjekken går kun i forhold til fravær
som er oppgitt på ansattforholdet hvor fraværet stopper lønn. Innhold i
feltene kan endres.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 27 av 90
Fravær
Inntekt lærere
For lærere beregnes beløpet på en annen måte. Definisjon av en lærer
angis med undergruppen for utlønning. SystemParameter | Fravær |
Refusjonfelt Undergruppe lærere angir hvilken undergruppe lærer er
knyttet til.
Det gjøres oppslag mot regulativ og årslønn finnes. Dette betyr at
grunnlag for refusjon beregnes pr. ansattforhold, dvs. at en lærer med
flere ansattforhold må ha en refusjonstransaksjon pr. ansattforhold.
Beløp beregnes etter følgende formler:



Beløp i arb.g.perioden: Årslønn(max 6G) * Stillingsprosent / 48 / 7
* 14 (arb.g.per)
Mnd lønn på inntektsskjema: Årslønn(max 6G) * Stillingsprosent / 48
* 52 / 12
Forventet refusjonskrav: Årslønn(max 6G) * Stillingsprosent / 240 *
antall dager refusjon
Skatt- pensjon- og øvrige trekkopplysninger
Under disse mappene vises aktuelle skatteopplysninger som må fylles ut
hvis den ansatte får sykepengene direkte fra NAV. Hvis det er krysset av
for Kreves sykepenger utbetalt av NAV, er mappene Skatt/pensjon
og Øvrige trekk låst/utilgjengelig. Programmet hopper da over disse
mappene.
Skatteopplysninger henter NAV automatisk. I stedet skal man krysse av
for Skattekort del 1, 2 eller frikort, Svalbardskatt og/eller Kun
folketrygdavgift i feltene i avsnitt 2 på skjemaet.
Feltene Skattekort del 1 og del 2 samt Frikort har default avkryssing
på del 1 med mulighet for overstyring fra brukeren. Informasjon lagres
på refusjontransaksjonen.
Sjekkbokser for



Svalbard skatt –
Kun folketrygdavgift
Pensjonstrygd for sjømenn.
Under Øvrige trekk oppgis
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 28 av 90
Fravær


Fagforeningstrekk med siste trekkdato
Trekk til skatteetaten med saldo og dato for siste trekk
Beløpene skal fremkomme på kopi av vedtak/utleggsforretninger som
vedlegges trekkskjemaet.
Refusjon ansatt
Under denne fanen vises snittinntekt av de lønnstransaksjonene som
Inngår i refusjon ansatt på lønnsarten
Når du godkjenner beløpet blir det oppdatert på refusjonskravet.
Du velger hvilket grunnlag du ønsker å benytte som refusjonsgrunnlag.
Ved å trykke på Vis-knappen vises grunnlaget for valgt snitt inntekt.
Når den ansatte skal ha hele eller deler av sykepengene fra NAV, klikker
du Godkjenn beløp og når du klikker Utskr. Inntekts- og
trekkskjema skriver systemet ut et Inntektsskjema og et Trekkskjema
med den informasjonen som skal være med når sykepengene skal
utbetales til den ansatte. Spesifiserte trekkopplysninger lagres ikke.
Feltet Lagre status v/utskrift får du frem i bildet når du har satt
parameter for dette. Ved å ikke lagre status på refusjonstransaksjonen,
kan du i ettertid beregne og søke om refusjon for arbeidsgiver. Dette
gjelder helt spesielle tilfeller hvor en ansatt skal ha utbetalt variabel
lønn fra NAV, mens den faste lønnen utbetales av arbeidsgiver.
Inntekst- og trekkskjema lagres i rapportarkivet.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 29 av 90
Fravær
Dersom du registrerer fravær frem i tid, kan du indikatorstyre at
refusjonsgrunnlaget skal Hente grunnlag fra sist lukkede periode for
den ansatte. Indikator finner du under Systemparameter | Fravær |
Refusjon | Refusjonsberegning.
Refusjon bedrift
Under denne fanen vises snittinntekt av de lønnstransaksjonene som
Inngår i refusjon bedrift på lønnsarten
Når du godkjenner beløpet blir det oppdatert på refusjonskravet.
Snittinntekten beregnes av inntekten i måneden før fraværsdatoen og
opptil 12 måneder bakover.
Kun inntekt fra lukkede perioder tas med i beregning av snittinntekt.
Hvis du klikker Vis vil du se snitt inntekt for valgt periode
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 30 av 90
Fravær
Beløp kan overstyres manuelt i feltet Egendefinert.
Når beløpet er godkjent må du huske å lagre refusjonskravet, ellers vil
beregningen og godkjenningen forsvinne.
Har en flere ansattforhold og har ført fraværet og fått refusjons trans pr
ansattforhold, må begge transene godkjennes før du klikker Utskr.
Inntekts- og trekkskjema. Systemet vil danne ett Inntektsskjema og
ett Trekkskjema pr. bedriftsnummer.
Skjemaene lagres i Rapporter | Rapportarkiv, hvis det er krysset av
for Lagre status v/utskrift, under henholdsvis Inntektsskjema NAV 0830.01 og Trekkskjema NAV 08-30.02.
Gamle inntekts- og skatteskjema ligger også lagret i mappen
Inntektsskjema, og vises i opprinnelig format når man dobbeltklikker på
dem.
Selv om arbeidstaker skal ha sykepenger utbetalt direkte, skrives
trekkskjemaet IKKE ut dersom bare skattekort Del 1 er utfylt og det ikke
finnes andre trekk.
Hvis systemparameter Vis NAV adr lapp er satt, vises avkryssingsboks
Skriv NAV adresselapp. Ved å krysse av på denne, danner
Inntektsskjemaet en egen side med bare navn og adresse til NAV
kontoret. Dette kan være lurt hvis du ønsker en ekstra adresselapp til
f.eks. vinduskonvolutter.
Du kan danne Første side NAV ved å klikke på linken til NAV i
skjermbilde og følge dialogen for å danne korrekt første side for
innsending av skjema.
Vis mapper i Refusjonsveiviser
I Systemvedlikehold | Fravær | Refusjon kan man velge hvilke
mapper som skal være aktive i refusjonsveiviseren. Hvis arbeidsgiver
alltid utbetaler sykepenger kan man f.eks. velge å skjule mappene for
Skatt/pensjon, Øvrige trekk og Refusjon ansatt.
Men mappene forsvinner ikke – de blir bare satt utilgjengelig, og
programmet hopper over dem når man navigerer med Forrige/Neste.
Og programmet overstyrer innstillinger for mappene for Skatt/pensjon
og Øvrige trekk: De er alltid låst når arbeidsgiver krever sykepenger
utbetalt, og alltid åpne hvis arbeidstaker skal ha pengene direkte.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 31 av 90
Fravær
Ref. kontering
Når du sender et krav til NAV-kontoret, danner systemet
regnskapstranser som viser hvilken forventet inntekt dette kravet gir. I
tillegg vil det dannes regnskapstranser når det registreres betaling av et
krav. All denne konteringen vises i mappen Ref. Kontering.
Det er altså transene som er grunnlaget for godkjenning av beløpet og
de konteringskodene som er bygget opp som styrer regnskapsføringen.
Se forklaring til funksjonene Godta beløp, Godta differanse og
Differansepostér nedenfor under Refusjon Mottak |
Enkeltregistrering av mottak.
Informasjon
I denne mappen kan du legge til frie felt, som defineres i System
vedlikehold | Frie felt. Du kan f.eks. velge felter for fritak fra
arbeidsgiverperiode fra Person.
For å definere disse gjør du følgende:




Versjon 1.0
Start menyvalg System | Vedlikehold | Frie felt.
I felt Modul angir du 2 Fravær registrering
Merk ønsket felt i boksen Tilgjengelige og klikk Flytt (pil høyre)
slik at feltet vises i boksen Valgte. Gjenta til du har valgt de feltene
du ønsker.
Klikk Lagre.
Copyright © Aditro
Side 32 av 90
Fravær
Når du etterpå lukker og åpner Fravær | Registrering |
Fraværstranser igjen, vises disse feltene i mappen Informasjon. Disse
feltene er kun til informasjon, vedlikehold må skje i modulen de hører
hjemme i.
Slettede konteringer
I denne mappen vises konteringer som er tilbakeført ved sletting av
fravær, eller at tidligere refusjonsberettiget fravær er endret til ikke
refusjonsberettiget, eller ved at en Godkjent bunke i Refusjon Mottak
er tilbakeført. Det er mulig å søke på Fraværsdato blant slettede
konteringstranser.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 33 av 90
Fravær
Arbeidsbok Fravær
I menyvalg Fravær | Registrering | Arbeidsbok får du tilgang til en
enklere måte å behandle refusjoner. Arbeidsboken har fire mapper:




Arbeidsbok refusjoner
Purrerutiner
Arbeidsbok fravær*
Oversikt/kontroll*
* er kun tilgjengelig når systemparameter for bruk av Kopiart er valgt.
Arbeidsbok refusjoner
I Arbeidsbok refusjoner har du oversikt over alle refusjoner. Du kan
begrense hvilke refusjoner du ønsker å se, normalt vil du bruke
arbeidsboken for å vise alle ubehandlede refusjoner.
Hvis du dobbeltklikker på en refusjon i visningsområdet starter systemet
vegviseren i menyvalg Fravær | Registrering | Fraværstranser |
Refusjon.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 34 av 90
Fravær
Du har mange muligheter for søk i dette bildet:
For alle feltene gjelder:




Det finnes en Blank-knapp på venstre side av feltet. Denne fjerner
innholdet i feltet.
Søk (forstørrelsesglasset) tar hensyn til alle kriteriene samtidig, dvs.
har du valgt søkeverdi i Bokstavintervall og Refusjonstype
samtidig, blir alle refusjoner for ansatte innenfor valgt
bokstavintervall og med valgt refusjonstype, vist.
Hvis du krysser av på Automatisk søk, gjøres søket med en gang
du skriver ny verdi i et søkefelt.
Lagre innstillinger – klikk på denne, og de søkekriteriene du har
skrevet i de forskjellige søkefeltene lagres og vises neste gang du
åpner Arbeidsbok Fravær. Hvis du vil endre innstillingene, gjør du
de endringer du ønsker, og velger Lagre innstillinger på nytt. Hvis
du vil fjerne innstillingene, må du blanke alle felt og velge Lagre
innstillinger.
Person
Tast inn ansattnummer eller velg en ansatt fra nedtrekksmenyen (de
siste 6 brukte ansatte), eller bruk søkefunksjon. Da vises refusjoner for
valgt person
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 35 av 90
Fravær
Bokstav-intervall
Gyldige verdier er enten en enkelt bokstav, flere bokstaver skilt med
komma, bokstav-intervall med bindestrek imellom, eller en kombinasjon
av alle, adskilt med komma.
Se eksempler nedenfor:
Saksbehandler
Saksbehandler er alle brukere i PL. Velg en saksbehandler fra listen,
eller Felles, eller blankt felt, viser hhv. refusjoner behandlet av valgt
saksbehandler, refusjoner behandlet av alle saksbehandlere, eller
refusjoner som ikke er tilordnet noen saksbehandler.
Varsel
Gyldige verdier vises på bildet ovenfor. Varslene settes på
refusjonstransene hvis det er spesielle forhold med dem som krever mer
oppfølging. Verdiene F Fravær i forkant, O Overlappende tilfelle, og
K Personen er kronisk syk, settes ved oppretting av fravær/ refusjon,
dersom disse forholdene er tilstede.
Verdi M Krever manuell oppfølging, settes på refusjonstranser som
dannes ved Godkjenning av refusjon mottaksbunker i Refusjon Mottak
| Avstemme mottak på betalinger som er merket K (Dann krav) eller
C (Dann CR) (Se Refusjon Mottak for mer informasjon om
avstemming og godkjenning av bunker)
Varsel type C Konteringer manuelt flyttet
Refusjonstype
Refusjonstypen som er angitt på Fravær | Registrering |
Fraværsarter | Beregning/Rapporter i feltet Refusjonstype.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 36 av 90
Fravær
Status
Eget felt i Refusjontrans-tabellen, Refusjontrans.arbFlytStatus, som
viser hvor langt i prosessen refusjonstransen er kommet.
Du kan velge en bestemt statusverdi (verdier fra 0-17), eller et
forhåndsdefinert intervall av verdier, 0-4 Alle ubehandlede, eller *
Alle.
Feltet Ant. Ubehandlede viser totalt antall ubehandlede
refusjonstranser uavhengig av søkekriterier. Som ubehandlede
refusjonstranser regnes alle med Status verdi 0 til og med 4.
Knappene Slett krav og Fjern fra oppfølging brukes i mappen
Arbeidsbok Fravær.
Varsling ved import av fravær
Det er lagt inn varsling ved import av fravær. Varslingen ser du i
menyvalg Fravær | Registrering | Arbeidsbok | Arbeidsbok
Refusjon.
Du får varsel i følgende tilfeller:




Versjon 1.0
Hvis importert fravær kommer i forkant av en eksisterende refusjon,
vil dette varles med status F på refusjonstransen.
Hvis importert fravær overlapper et allerede eksisterende
refusjonsberettiget fravær, vil dette varsles med status O.
Hvis den ansatte er fritatt arbeidsgiverperiode (kronisk syk), vil det
dannes refusjon fra første dag, og varsles med K.
Hvis refusjonstransen er dannet v/ Refusjon Mottak utfra betalinger
merket Dann krav eller Dann CR, varsles med M.
Copyright © Aditro
Side 37 av 90
Fravær
Purrerutiner
Fra menyvalg Fravær | Registrering | Arbeidsbok | Purrerutiner
kan du purre avdelingsleder eller HR-avdelingen hvis du mangler
dokumentasjon (sykemelding) eller hvis det er vesentlig avvik mellom
sykemeldingen og det registrerte fraværet.
Du kan også purre NAV-kontoret ved manglende betalinger.
Purringen lagres som et Word-dokument i rapportarkivet.
Mal-dokumentene som benyttes ved purring ligger på
<Root directory>:\Personec\No\PL\Maler
med følgende navn og beskrivelse:
Manglende dokumentasjon – PurrManglendeDokumentasjon.dot
Oppretter et brev du kan sende til arbeidstakers leder om
manglende dokumentasjon (sykemelding) i forbindelse med
fraværet.
Vesentlig avvik – PurrVesentligAvvik.dot
Dersom det er vesentlig avvik mellom registrert fravær og den
sykmelding som er levert, kan dette brevet sendes til arbeidstakers
leder for å få korrigert fraværet.
Overføre til HR – PurrTilHR.dot
Oppretter varsel om at fraværet overføres til HR
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 38 av 90
Fravær
Manglende betaling (krav) – PurrRefusjonTrygdekontor.dot
Purring til NAV om manglende refusjon av
sykepenger/omsorgspenger/foreldrepenger.
Manglende betaling (ferie) - PurrFeriepengerTrygdekontor.dot
Purring til NAV om manglende refusjon av feriepenger.
For alle rapportene gjelder:
Velg en eller flere refusjonstranser fra listen, velg hvilken rapport du vil
skrive ut, og klikk på Send Purring. Rapportene opprettes som Worddokumenter, og lagres i Rapporter | Rapportarkiv | Fravær |
Purring på refusjon, du får en melding på skjermen når rapportene er
ferdig dannet. Rapportene vises ikke på skjerm.
Mal-dokumentene kan du selv tilpasse til din bedriftsprofil med hensyn
til. Logo/stiler/fonter/signatur mv.
Arbeidsbok Fravær
Fanen med Arbeidsbok fravær får du tilgang til bare når du benytter
kopiarter for danning av refusjonskrav.
Denne funksjon benyttes for vise avvik og manglende dokumentasjon
mellom det som er registrert i fravær og på Kopiart for refusjon.
Oversikt/ Kontroll
Denne fanen har sammenheng med den ovenfor, og er ikke tilgjengelig i
skjermbilde uten at du benytter kopiart for danning av refusjonskrav.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 39 av 90
Fravær
Her kan du danne purring ved manglende dokumentasjon og eller
vesentlig avvik mellom det som er registrert som fravær og det som er
registrert på kopiart.
Barns sykdom
Barns sykdom
Barns sykdom behandles forskjellig fra eget fravær.
Barns sykdom har arbeidsgiverperiode på 10 dager pr. år
Felt for antall dager per år, finner du som systemparameter under
Refusjon | Refusjonsberegning | Arbeidsgiverperiode barns
sykdom.
Systemet danner alltid refusjonskrav fra 11. dag.
På fraværsarten merker du feltet Barns sykdom. Systemet kontrollerer
antall dager som er registrert på barns sykdom i inneværende år. Dette
betyr at funksjonen ikke er avhengig av fraværsakkumulatorer.
I menyvalg Person ajourhold | Personopplysninger | Pårørende
kan du registrere den ansattes pårørende. Informasjon om barn blir
kontrollert i refusjonsbehandlingen.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 40 av 90
Fravær
Dokumentasjon
Ved utskrift av Inntekts- og trekkskjema for refusjon av omsorgspenger
ved barns sykdom, genereres et Word-dokument som følgeskriv til
skjemaet.
Dokumentet lister opp alle den ansattes barn, samt alle fravær pga.
barn/ barnepassers sykdom i år. Ansattes barn må være registrert i
menyvalg Person ajourhold | Personopplysninger | Pårørende.
Malen heter vedlNAV08-30_01.dot og ligger på
<root dir>:\Personec\No\PL\Maler.
Mal-dokumentet kan du selv tilpasse til din bedriftsprofil med hensyn til.
Logo/stiler/fonter/signatur mv.
Hvis du ønsker å få ut dette dokumentet må systemparameter under
Refusjon | Refusjonsberegning | Dokumenter barns sykdom være
avkrysset.
Dokumentet lagres i rapportarkivet
Varsling
Hvis du ønsker å få varsel dersom registrert fravær ikke stemmer med
forsørgerstatus og antall barn må Systemparameter | Frie
Parametere - B0FRBVARSEL - ha verdien 1.
Vær oppmerksom på at du kan angi Utvidet kvote barns kronisk
sykdom i menyvalg Person ajourhold | Personopplysninger |
Fravær. Varslingen tar hensyn til denne informasjonen.
Selv om du har aktivisert varsling vil systemet alltid danne
refusjonskrav fra 11. dag (i inneværende år).
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 41 av 90
Fravær
Egen kronisk sykdom
Enten er fraværsarten som benyttes merket 1 Kronisk sykdom i feltet
Fritak Arbeidsgiverperiode i modulen Fravær | Registrering |
Fraværsarter | Beregning/Rapporter
Eller det foreligger et vedtak på personen i feltene Fri arbg.per fra og
Fri arbg.per til i Personopplysninger | Fravær.
Eventuell kombinasjon av begge deler. De behandles likt. For at et
fravær skal behandles som kronisk der kun fritaksperiode er angitt, må
hele fraværet være innenfor fritaksperioden.
For disse fraværene beregnes arbeidsgiverperiode på samme måte som
for “vanlige” fravær, men refusjonsperioden tilsvarer hele
fraværsperioden, dvs. det dannes refusjon fra 1. dag av fraværet.
Dokumentasjon
Ved kronisk fravær blir skjema 08-20.12 ”Krav fra arbeidsgiveren om
refusjon av sykepenger utbetalt i arbeidsgiverperioden...”, skrevet ut
når du skriver ut Inntekts- og trekkskjema.
Skjemaet lagres i Rapporter | Rapportarkiv, med referansenummer
til refusjonen -refuTransID- og ansattnummer som referanse.
Refusjon Mottak
Du kan registrere mottak på følgende måter:



Versjon 1.0
Import fra Altinn
Manuelt mottak av bunker
Enkelt registrering
Copyright © Aditro
Side 42 av 90
Fravær
Import mottatt refusjon
Du kan laste ned kvittering for mottatt refusjon fra Altinn. I menyvalg
Fravær | Registrering | Import transer | Mottak refusjon
importerer du denne kvitteringen til Aditro Lønn. Normalt vil du danne
en bunke for hvert NAV-kontor. Feltet Generer bunke pr. NAV-kontor
er derfor merket av når du starter dette menyvalget. Hvis du ønsker å
importere alle transer i filen til én bunke, fjerner du merket.
Filene du laster ned må ha følgende navn:
*k27.csv (* - filnavn er valgfritt men må ende på k27 og filtype csv)
Hvis filen inneholder refunderte feriepenger skal filen navnes:
*k37.csv (* - filnavn er valgfritt men må ende på k37 og filtype csv)
Detaljinformasjon fra bunkene skrives til rapport, Import av refusjon
mottak, og øverst i høyre hjørne skrives informasjon på overordnet
nivå.
Rapport import mottak
Informasjon som ikke importeres
Hvis det finnes fødselsnummer i importfilen som ikke finnes i Aditro
Lønn blir filen ikke importert.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 43 av 90
Fravær
Feltet Oppdater Bunker må krysses av for at filen skal bli importert.
Betalingsdato er satt av systemet til dagens dato, men kan overstyres.
Hvis feltet er blankt, vil dagens dato bli brukt som betalingsdato.
Kvitteringsliste for importen skrives ut når du velger Start. Dersom
Oppdater Bunker ikke er avkrysset, eller det er feil i noen av transene
vil bunkenummer være 0 og status Ikke importert for å indikere at
ingenting er importert.
Når filen er importert vises det i feltene Status, Betalingsdato,
Importert dato og Brukernavn.
En fil kan importeres flere ganger. Det gis da varsel om at filen allerede
er importert. Det dannes nye bunker ved hver import, eksisterende
bunker overskrives ikke. Om du oppretter en ny fil med samme navn
som en slettet fil som er importert tidligere, vil den nye filen ”arve”
opplysningene fra forrige fil, inntil den nye filen er importert.
Manuell registrering av mottatt refusjon
Du kan registrere mottaket manuelt i menyvalg Fravær | Registrering
| Refusjon mottak | Manuelt mottak. Registreringsbildet er bygget
opp likt med informasjonen som du får på kvitteringen fra NAV.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 44 av 90
Fravær
Når du har registrert mottaket og bunkesummen stemmer klikker du
Klarmeld og bunken blir tilgjengelig i mappen Uoppgjorte bunker for
videre behandling.
Vær oppmerksom på at du må avstemme bunken i mappen Avstemme
mottak for at mottaket skal bli oppdatert i Aditro Lønn.
Hvis NAV-kontor ikke oppgis på bunke, hentes dette fra person ved
registrering av transer. Betalt dato er default satt til siste dag i forrige
måned, men kan overstyres. Fraværstyper viser de kodene som NAV
benytter.
Status
Status angir status for kravet, om det er betalt eller delvis oppgjort.
Ved refusjon mottak benyttes følgende koder







A – autoavstemt
B – betalt
C – krav dannet av mottak (CR-trans)
D – delvis betalt
K – dann krav
S – refusjon slettet, men det ligger et mottak koblet til kravet
E – oppstår kun ved differansepostering dersom program ikke finner
den aktuelle kravkonteringen. Dette skyldes en systemfeil.
Enkeltregistrering av mottak
I menyvalg Fravær | Registrering | Fraværstranser |
Ref.kontering kan du registrere mottaket direkte på refusjonskravet.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 45 av 90
Fravær
Når du velger en refusjon nederst viser systemet alle periodiserte krav,
betalinger og eventuelle differanseposter. Hvis du merker et krav kan du
registrere betalingen.
Betalingen blir lagret når du enten klikker Godta beløp eller Godta
differanse.
Enkeltvis differansepostering
Når du merker en refusjon nederst viser systemet alle periodiserte krav,
betalinger og eventuelle differanseposter. Hvis du merker en eller flere
linjer kan du differanseføre ved å klikke Differansepostér. Her har du
mulighet til å angi årsak til differansepostering.
Hvis du differansefører flere linjer samtidig vil systemet koble
differanseposten til den siste linjen du har merket.
Systemet differansefører alt du har merket, både krav, mottak og
tidligere differanseposteringer. OBS du kan ikke differansepostere en
blanding av vanlig refusjon og feriepenger. Hvis du skal differanseføre
begge deler, må dette gjøres i 2 omganger, en for vanlig refusjon og en
for feriepenger.
Avstemme mottak
I menyvalg Fravær | Registrering | Refusjon mottak | Uoppgjorte
bunker ser du alle bunker som ikke er ferdig behandlet. Hvis du krysser
av for Vis alle bunker, vises også bunker som er godkjente.
Du kan bruke søkefilteret for å finne en bunke eller flere basert på
Bunkenr, NAV-kontor, Betalt fra- og tildato. Kryss av på Autosøk
for å oppdatere skjermen fortløpende, eller bruk søkeknappen.
Når du velger en Ikke godkjent bunke åpner programmet mappen
Avstemming Mottak hvor du avstemmer betalingene mot de kravene
du har dannet.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 46 av 90
Fravær
Når du avstemmer betalingene kan du bruke følgende funksjoner:







Auto-avstemme
Godta beløp
Godta differanse
Dann CR
Dann krav
Merk +/Fjern merking
Når alle betalinger er behandlet klikker du Godkjenn bunke. Denne
knappen blir ikke aktivert før alle betalinger er behandlet/merket.
Når du skal avstemme kan du gjøre du følgende:
1. Hvis du har mange betalinger i bunken bør du klikke Skjul
merkede.
2. Klikk Auto-avstemme. Systemet sjekker alle betalingene og finner
de kravene som stemmer. Fra- og tildato og beløpet må stemme for
at programmet merker betalingen med status A.
Datokontrollen godtar to dager avvik. Programmet godtar den
differansen du har angitt i feltet Beløpsgrense i menyvalg
Systemparameter | Fravær.
2. Klikk Merk +/-. Denne funksjonen rydder i betalingen. Fra- og
tildato og beløpet må stemme eksakt (sum = 0), for at programmet
merker betalingene parvis med status M.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 47 av 90
Fravær
4. De betalingene som gjenstår må du avstemme enkeltvis.
a) Dobbeltklikk betalingen. Systemet viser alle uoppgjorte krav for
denne personen.
b) Merk ett eller flere krav. Systemet viser Differanse etter hvert
som du merker flere krav.
c)
Velg Godta beløp eller Godta differanse.
5. Hvis du har betalinger du ikke vil/kan koble til et krav klikker du
Dann krav. Systemet danner et fravær, refusjon og tilhørende
refusjonskontering med fra- tildato og beløp fra betalingen. Du må
følge opp denne betalingen i ettertid. (Det settes varsling M i feltet
varsel på refusjonstransen – som kan plukkes opp for oppfølging i
Fravær | Registrering | Arbeidsbok fravær)
Systemet oppretter fraværstransaksjonen på den fraværsarten som
er angitt i feltet Art dann krav mottak i menyvalg
Systemparameter | Fravær | Refusjon. Du bør opprette en egen
fraværsart for dann krav, for å holde dem separat fra ”vanlige”
fravær.
6. Hvis du har kreditt-betalinger som du ikke ønsker å koble som
redusert betaling på et krav kan du klikke Dann CR. Systemet
danner en negativ refusjon og tilhørende kontering. Du må følge opp
denne betalingen i ettertid. (samme varsling som ved Dann krav)
En betaling og flere krav
Hvis du får en betaling som dekker flere krav vil systemet vise en
dialogboks for fordeling av beløpet, i feltet Betal nå. Systemet foreslår
å dekke det eldste kravet først, deretter fordeles betalingen etter
”alder”. Hvis det er differanse vil differansen føres mot det siste kravet.
Her er det mulig å overstyre: Klikk på Prosentfordeling, og betalingen
fordeles prosentvis etter størrelsen på kravene.
Det er også mulig å velge én og én betaling og sette beløpene selv.
Når summen av fordelte beløp er lik betalingsbeløpet, klikker du OK for
å lukke dialogboksen. Betalingen merkes da med B eller D avhengig av
om du valgte Godkjenn beløp eller Godkjenn differanse.
Eventuell differansepostering blir også fordelt utfra dette. Merk at
differanseføring likevel ikke foretas dersom differansen er innenfor +/det beløp som er oppgitt i feltet Beløpsgrense under
Systemparamater | Fravær | Refusjon.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 48 av 90
Fravær
Differansepostering
Systemet lager differanseposter:




når du bruker Godta differanse.
når du bruker Auto-avstemme.
når du bruker Differanseposter i menyvalg Fravær |
Registrering | Fraværstranser | Ref.kontering.
Ved danning av differanseposteringer kan du registrere årsak til
denne posteringen.
En betaling og flere krav
Hvis du får en betaling som dekker flere krav og du klikker Godta
differanse vil systemet fordele differansen mot kravene iht. fordeling
av beløp.
Bokføring
Systemet skiller mellom positive og negative differanser.
Hvis differansen er negativ merker systemet denne differansen
Korrigering. Normalt er dette en differanse hvor betalingen er større
enn kravet.
Hvis differansen er positiv merkes denne differansen Avskrivning.
Normalt er dette en differanse hvor betalingen er mindre enn kravet.
Teksten er hhv. Korrigering Manuell/Avskrivning Manuell for
manuell differansepostering.
Det er egne konteringskoder for Korrigering og Avskriving.
Sletting av bunker
I menyvalg Refusjon Mottak | Uoppgjorte bunker kan du, hvis du
merker en Ikke godkjent bunke (med enkelt klikk), velge å slette
bunken.
Klikk Slett. Du får et varsel om at bunken og alle tilhørende transer vil
bli slettet. Hvis du har begynt å avstemme bunken, vil dette også bli
varslet, med mulighet for å avbryte slettingen. Eksisterende koblinger til
krav i denne bunken blir fjernet før sletting.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 49 av 90
Fravær
Tilbakeføring/reversering av godkjent bunke
Hvis du merker en Godkjent bunke, og klikker Slett, får du spørsmål
om du vil reversere godkjenningen.
Hvis du svarer Yes/Ja, vil alle konteringene (mottak og
differanseposteringer) som tilhører bunken bli slettet, mottaksbeløp og
mottaksdato på refusjonstransen blir tilbakestilt og status på bunken blir
satt til Ikke godkjent.
Du får nytt spørsmål om du vil fjerne merking på bunken.
Svarer du Yes/Ja, beholdes merking på betalingene, programmet
stopper her, og du kan godkjenne bunken på nytt.
Svarer du No/Nei, fjernes all merking/ kobling på betalingene, og det
kommer spørsmål om du vil slette bunken.
Svarer du No/Nei på spørsmålet, beholdes bunken med tilhørende
betalinger, og du kan behandle den på nytt.
Svarer du Yes/Ja, slettes bunken og tilhørende betalingstranser. Du må
da importere filen på nytt hvis du skal behandle bunken.
Oppdater mottatt beløp
Hvis du merker en Godkjent bunke i Fravær | Registrering |
Refusjon mottak | Uoppgjorte bunker, aktiveres knappen Oppdater
mottatt beløp.
Ved klikk på denne får du spørsmål om du vil oppdatere mottatt beløp
på Refusjonstranser. Svarer du OK, starter oppdatering av mottatt
beløp og mottatt dato på alle refusjonstranser koblet til denne bunken.
Normalt skal denne kommandoen ikke brukes!
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 50 av 90
Fravær
Utskrifter fravær
Utskrifter
Utskrift av fraværsarter
Her få ut utskrift av fraværsartene med de mest relevante.
Fravær | Rapportering | Utskrifter | Utskrifter
Utskrift fraværsakkumulatorer
Rapporten viser akkumulatorer for hver enkelt ansatt.
Rapporten viser Hittil i år tall.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 51 av 90
Fravær
Rapporter
Varsling fravær
Fraværsart kan inngå i hittil i år akkumulator og/eller løpende
akkumulator. Ved definering av akkumulatorer kan du angi
grenseverdier for antall dager, timer og/eller tilfeller. Dersom grensen
passeres varsles dette under registrering.
I denne rapporten kan varslingen gis i rapportform og i bestillingen angir
du hvilke akkumulatorer du ønsker å få varsel om.
Varsling 8 uker
Her får du ut en oversikt over ansatte som har vært sammenhengende
borte over grensen du velger for varsling. I eksemplet er det 8 uker
Du får ut følgende rapport sortert på avdeling og ansattnummer
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 52 av 90
Fravær
Varsling attføring
I praksis er det viktig at fravær over to måneder skal sjekkes med
hensyn til sykdom over ett år. Her er reglene slik at ett fravær på 9
måneder og ett fravær på 4 måneder med under 6 måneders
mellomrom skal totalt gi 13 måneder fravær og dermed gis varsel.
Dette varsel er kun mulig å få ut ved å kjøre rapporten Varsling
attføring.
Rapporten har følgende utseende
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 53 av 90
Fravær
Varselliste
Fraværsart kan inngå i hittil i år akkumulator og/eller løpende
akkumulator. Ved definering av akkumulatorer kan du angi
grenseverdier for antall dager, timer og/eller tilfeller.
Dersom grensen passeres varsles dette under registrering.
I denne rapporten kan grensene overstyres og på denne måten kan du
få frem en oversikt over ansatte som er nær grensen
Refusjonskrav med oppdatering
Når en kjører refusjonskrav m/oppdatering oppdateres status på
refusjonstransen til Krav sendt etter å ha dannet skjema og opprettet
konteringstranser.
Denne rutinen er grei ved import av transer hvor krav blir dannet og får
status Beregnet ved forlengelse av fravær.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 54 av 90
Fravær
Konteringstranser finner du i mappen Fravær | Registrering |
Fraværstranser | Ref.kontering, på samme måte som ved utskrift av
Inntekts- og Trekkskjema fra Fravær | Registrering |
Fraværstranser | Refusjon.
Danning av refusjonskrav
Denne rutinen danner




Inntekts- og trekkskjema til NAV-kontoret
Kvitteringsliste
Regnskapstranser forventet inntekt
Adresselapp til NAV-kontor hvis man velger dette. Utskrift av
adresselapper krever at systemparameter er avkrysset under
Fravær | Rapporter | Vis NAV adresselapp
I feltet Autom. kravdanning ved fortsatt tilfelle i menyen
SystemParameter | Fravær | Refusjon angir du om det skal dannes
Inntekts- og trekkskjema ved fortsatt tilfelle.
Refusjonskontroll
Dette programmet danner en liste som viser hva som er krevd og hvor
mye refusjon du har mottatt fra NAV.
Du angir hvilken status kravet skal ha, samtidig du krysser av status for
de oppgjør du ønsker å rapportere for.
Rapporten er sortert på NAV-kontor og inneholder informasjon ut i fra
bestilling.
Nedenfor ser du et eksempel på rapporten.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 55 av 90
Fravær
Differanseliste refusjon
Dette program danner en liste som viser differanse for uoppgjorte
refusjoner.
Listen spesifiseres per NAV-kontor
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 56 av 90
Fravær
Overf. Refusjon/regnskap
Oversikt over refusjonskonteringer som er overført til regnskap for
angitt periode.
Kryss av for type refusjoner du ønsker å se i rapporten.
Dersom du ønsker å se differanseposteringer og avskrivninger av krav,
må du også ta med Mottak og tilhørende motposter. Differanser oppstår
først ved mottak.
Rapporten er sortert og viser kontering i henhold til verdi i
systemparameter Fravær | Refusjon | Sortering Rapport ->
Regnskap
I eksemplet nedenfor har denne verdi A;B;C
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 57 av 90
Fravær
Kontroll refusjoner
Oversikt over sendte refusjonskrav til NAV pr avdeling/ person for valgt
datointervall og type.
Du kan velge å ta ut rapport for en enkelt orgenhet ved å velge denne,
eller rapporten vil bli for hele firma hvor du kan ha sideskift pr orgenhet.
Rapporten nedenfor er bestilt for sykefravær og brudd per orgenhet.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 58 av 90
Fravær
Fravær timer per aktivitet
Fraværsrapport per aktivitet. Programmet beregner antall arbeidsdager
per måned, disse kan overstyres i bestillingsbilde.
Du må sette inn systemparametre for timerapport under Fravær |
Rapportering før du kjører rapporten.
Rapporten henter fraværstranser for angitt månedsintervall. Angi
lønnsperioder som er knyttet til valgt intervall. Ved periodevalg benyttes
Til dato for å beregne mulige dagsverk for den ansatte.
Rapportering skjer til regneark for valgt aktivitetskode, og angitt
ansattstatus. For valg av ansattstatus benyttes utplukk for RTVstatistikken.
Rapporten er utviklet i henhold til kundekrav.
Fravær timer per orgenhet
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 59 av 90
Fravær
Fraværsrapport spesifisert på organisasjon. Programmet beregner antall
arbeidsdager per måned, disse kan overstyres i bestillingsbilde.
Rapporten har utplukk på ansatte ut i fra organisasjonstilknytning, og
beregner mulige dagsverk ut i fra stillingsprosent og ansatt- / sluttdato
på ansattforhold.
Fordeling i rapporten skjer i henhold til RTV-kode på fraværsarten.
Rapporten er utviklet i henhold til kundekrav.
Fravær fast-/timelønnede
Rapporten spesifiseres per kjønn og ansattgruppe hvor ansattgruppe er
Arbeider eller Funksjonærer.
I bestilling angis periodeintervall for rapportering samt nivå for ønsket
rapportering.
Rapporten kan kjøres på følgende nivå




0-Totalrapport for firma
1-Orgenhet
2-Gruppe – frifelt 1 på orgenhet
3-Region – frifelt 2 på orgenhet
Nivå 1 til 3 gir mulighet for utplukk. Ved valg av ett utplukk skrives
beskrivende tekst for utplukk i heading på rapporten.
Første gang rapporten kjøres, må du angi bestillingsparametre for

Lønnsarter for beregning av arbeidede timer

Ansattstatus for arbeidere og funksjonærer
Verdier lagres som systemparametre og hentes frem ved senere
bestilling.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 60 av 90
Fravær
Rapportering skjer til regneark og har følgende beregninger
Mulige dagsverk beregnes for


Funksjonærer fra arbeidsdager i perioden justert med
stillingsprosent og redusert med dagsverk fra registrert ferie og
andre fravær. Ferie og andre fravær er fraværsarter merket med
RTV-kode 10 og 12.
Arbeidere fra faktiske dagsverk og registrert eget sykefravær og
barns sykdom. Andre typer fravær inngår ikke i beregning av mulige
dagsverk.
Sykefraværsprosent beregnes for eget sykefravær i forhold til mulige
dagsverk. Barns sykdom og annet fravær inngår ikke i beregning.
Registrert ferie reduserer mulige dagsverk, men inngår ikke i rapporten.
Rapporten er utviklet i henhold til kundekrav.
Statistikker
Under denne fanen finner du rapporter for intern og ekstern
rapportering av fravær.
Noen rapporter danner eksportfiler som overføres mottaker via AltInn
arbeidsbok, eller fil sendes via annet medium.
RTV fraværsrapport
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 61 av 90
Fravær
Dette programmet danner fraværsrapport etter de forskrifter som
Rikstrygdeverket (NAV) har spesifisert.
Grunnlag for rapportering til RTV
Fraværstransaksjoner som skal til RTV-rapporten må være registrert på
arter med Ekstern rapporteringskode RTV i henhold til kodene
nedenfor:
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
18
19
20
21
Egenmelding
1-3 dager sykemelding
4-10 dager
11-40 dager
Over 40 dager
Sykt barn
Svangerskap
Omsorgspermisjon
Adopsjon
Annet
Perm uten lønn
Ferie
Egenmeldt, begrenset o/3dg(SSB)
Egenmeldt, beregnes i rett dagintervall
skoft
sykemelding, fraværet rapporteres i rett dagsintervall.
Hvis du setter en X i feltet Ansattforhold fraværsstatistikk under fanen
Tilleggsinfo på ansatt, vil denne personen ikke blir rapportert.
Det må defineres minst én Fraværsart for hver av disse tilfellene.
Ekstern rapporteringskode 1 får referanse til RTV-kodene (til høyre i
tabellen over), under Ajourhold av fraværsarter.
Rapporten benytter antall dager som er registrert på
fraværstransaksjonene. Hvis antall dager ikke er registrert og fradato
og tildato er registrert, vil antall dager beregnes.
Fradato sammen med antall dager som registreres på transen,
bestemmer hvilket kvartal og år fraværet gjelder. Hvis antall dager
overstiger gjenværende antall dager fra registrert dato til kvartalsslutt,
vil resterende antall dager overføres til neste kvartal.
Hvis fra- og tildato på transen går utenfor ansattdato (og evt. sluttet
dato) for den ansattes stilling, vil ansattdato (evt. sluttet dato) benyttes
som grenser for fraværsintervall, og antall dager blir beregnet på nytt.
Registrert ferie med henvisning til rapporten vil redusere mulige
dagsverk. I de tilfeller hvor bedriften har fellesferie, er det ikke
nødvendig å registrere ferie som eget fravær. I stedet overstyrer du
mulige dagsverk ved bestilling av rapporten.
Dersom feriefraværet registreres etter hvert, oppgis antall brukte
feriedager på egen fraværsart for feriedager.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 62 av 90
Fravær
Rapporten tar hensyn til stillingsprosent på ansatt, dvs. at en ansatt i 50
% stilling med et registrert fravær på 8 dager, rapporteres med 4 dager
fravær.
I rapporten regnes alle ansatte fra og med ansatt måned, til og med
sluttet måned.
Se for øvrig nærmere beskrivelse i eget dokument.
SSB Fraværsstatistikk
AltInn har krav ved mottak av statistikk til SSB, noe som medfører at en
bare skal sende inn statistikk for de avdelinger en er bedt om.
Dette medfører at en i bestilling må foreta et utplukk for å begrense
rapporteringen til bare de avdelinger (virksomheter) SSB har etterspurt.
I tillegg er det gjort endringer i kravet om det er foretaksnummer
(organisasjonsnummer for bedriften) eller virksomhetsnummer (AUNnummer) som skal identifisere forsendelsen.
I bestillingsbilde angis om bedriften har


ett virksomhetsnummer
flere virksomhetsnumre
Dette må ikke forveksles med at bedriften bare skal sende inn
informasjon for en avdeling (virksomhet).
Firma med flere virksomhetsnummer
Rapportering fra firma med flere virksomhetsnumre uavhengig av
om det bare det skal rapporteres for et virksomhetsnummer.
Dersom du bare skal sende inn statistikk for enkelte virksomheter (AUNnummer), en eller flere, gjør du et utplukk i bestillingen ved hjelp av
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 63 av 90
Fravær
Ved utplukk av flere virksomheter benyttes ‘eller’ i utvalg av
virksomhetsnummer (Orgnr AUN).
Utplukk kan lagres og benyttes ved senere rapportering, eller direkte i
denne rapporteringen uten lagring.
Kvitteringen dannes med totaler for firma, men ved overføring til AltInn
er dette per virksomhetsnummer.
Firma med ett virksomhetsnummer
For firma som bare har ett virksomhetsnummer skal du i bestilling
benytte – Rapportering for Ett virksomhetsnummer.
Programmet søker i basen og lager forslag til bestilling, som kan endres
Siden bedriften bare har ett virksomhetsnummer er det ikke nødvendig
å foreta utplukk.
Fraværsstatistikk for egenmeldt fravær til SSB, rapporteres via Altinn.
Angi om bedriften har utvidet egenmeldingsperiode, og antall dager i så
fall. Det dannes to rapporter, og hvis du merker av for Dann fil, dannes
transer til Altinn, som sendes via Altinn arbeidsbok.
Arbeidskategori på person må ha verdien 1 eller 2 for at ansatte skal
telle med i ’Gjennomsnittlig antall ansatte’
Husk å skrive kontakt-telefon, faxnr, navn og epostadresse til
kontaktperson i bestillingsbildet.
Det er mulig å gjøre Utplukk i rapporten.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 64 av 90
Fravær
Et statusfelt viser når rapporten startet, resultat av validering av
datafelter, og tidspunkt for når rapporten er ferdig. Ikke validerte felter
avvises hos Altinn, så rader med feil blir ikke med i filen.
Rapporter egenmeldt fravær
Det dannes en totalrapport og en detaljrapport som viser registrert
egenmeldt fravær per ansatt.
Rapport 2 – Totalrapport
Rapport 1 – Detaljrapport per ansatt
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 65 av 90
Fravær
Fraværsstatistikk for kommunal sektor
Dette programmet benyttes til å danne fraværsstatistikk for kommunal
sektor. Fraværsdata skal overføres Kommunenes Sentralforbund en
gang i året.
Faste opplysninger er opplysninger knyttet til hver enkelt stilling pr. 1
oktober i innsamlingsåret.
Variable opplysninger viser fraværsopplysninger over en tilbakelagt
ettårsperiode fordelt pr. kvartal. Det dannes to filer i denne kjøringen
som skal overføres til Kommunenes Sentralforbund.
Nøkkelbegrep KS
Krav og nøkkelbegreper for fraværsstatistikk til KS
Følgende kriterier må være oppfylt for at en ansatt skal komme med på
rapporten:



Versjon 1.0
Arbeidstakeren skal være ansatt i et fast forpliktende stillingsforhold
med en på forhånd fastsatt arbeidstid pr. uke. Hvis den ansatte har
flere stillinger som oppfyller dette kriteriet, skal alle stillingene med
her.
Den ansatte skal være ansatt både 1.oktober i innsamlingsåret og
1.oktober året før. Den ansatte skal være med selv om
vedkommende ikke har hatt fravær i observasjonsperioden.
Undervisningspersonell som følger statens avtaleverk skal også
være med.
Copyright © Aditro
Side 66 av 90
Fravær
AD fraværsrapport
Dette program danner fraværsrapport til Sentralt fraværsregister for
staten etter de forskrifter som Administrasjonsdepartementet har
spesifisert.
Antall dagsverk kan overstyres per måned.
Legg inn i bestillingsbilde informasjon som skrives på rapporten



Etatskode og beskrivelse
Tjenestestedskode og beskrivelse
Kontakttelefon og navn
NHO fraværsoppgave
Dette program danner kvartalsvis fraværsoppgave til NHO.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 67 av 90
Fravær
Antall ansatte pr. måned settes lik antall ansatte ved utgangen av
måneden.
Gjennomsnittlig antall ansatte i hvert kvartal beregnes som
gjennomsnittet av antall ansatte ved utgangen av hver måned i
kvartalet.
Antall dagsverk per måned kan overstyres og legg inn i bestillingen
informasjon som skal skrives på rapporten




Virksomhetsnummer
Bransje
Kontakttelefon
Navn kontaktperson
HMS rapport
HMS-rapporten viser sykefravær, samt mulighet for spesifisering av
arbeidsrelatert fravær.
Rapporten har mulighet for å Vise detaljer på personnivå. I
bestillingen kan du ta ut rapport over Kvinner og / eller Menn.
Rapporten er nærmere spesifisert i eget dokument.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 68 av 90
Fravær
Refusjon
Fakturagrunnlag
Rapporten viser oversikt over antall refusjonskrav som er fremført. I
Utplukk velger du type refusjon, vanlig Krav eller Feriepenger. Du
kan sette inn start- og sluttdato for valgt periode i datofeltene Fra dato
og Til dato.
Merk feltet Excel hvis du vil ha ut rapporten i Excel.
I Fakturagrunnlag velger du om du vil splitte på divisjon (avdeling),
og vise kun divisjoner (avdelinger) med data. Merk i så fall av ett eller
begge av feltene Splitt på Dimensjon A og Vis kun Dimensjon A
med data.
I feltet Refusjonstype skal man etterhvert kunne velge å ta ut
rapporten kun for én type refusjoner, men dette er ikke tatt i bruk ennå.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 69 av 90
Fravær
Grunnlag for å søke om fritak fra arbeidsgiverperiode
Rapporten viser oversikt over alle personer som har minimum 25 dager
arbeidsgiverperiode fordelt på minimum 5 tilfeller.
I Utplukk velger du type refusjon, vanlig Krav eller Feriepenger. Du
kan sette inn start- og sluttdato for valgt periode i datofeltene Fra dato
og Til dato.
Merk feltet Excel hvis du vil ha ut rapporten i Excel.
Antall dager og tilfeller kan overstyres i feltene Min. antall dager og
Min. antall tilfeller.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 70 av 90
Fravær
Saldo refusjonskrav
Rapporten viser åpne poster på refusjonskrav.
I Utplukk velger du type refusjon, vanlig Krav eller Feriepenger. Du
kan sette inn start- og sluttdato for valgt periode i datofeltene Fra dato
og Til dato.
Merk feltet Excel hvis du vil ha ut rapporten i Excel. Hvis du haker av
Excel, vil de 2 øvrige feltene bli åpnet. Hvis sjekkboksen Gruppér alltid
er aktiv vil Excel-rapporten alltid bli gruppert per refusjons ID. Hvis
antall refusjons ID’er er mer enn 500, vil Excel-rapporten bli gruppert
uansett om sjekkboksen er aktiv eller ikke. Saldoavgrensning kan settes
til enten Fradato på refusjon eller Krav i periode med mottak og
differanseposter.
Du kan velge å ta med oppgjort eller krav med saldo = 0. Dersom du
har satt grenseverdi saldo, kan du overstyre denne for denne rapporten.
Endring av denne, gjelder kun den aktuelle kjøringen. Dersom du ønsker
å endre denne permanent, må det gjøre i System Vedlikehold.
I rammen Saldo refusjonskrav kan du avgrense utplukket til
rapporten på flere nivåer: Refusjonstype, Dimensjon A (avdeling),
OrgID, Bunkenummer, NAV-kontor og Saldo.
I feltene Fra Refusjonstype og Til Refusjonstype velger du hhv. fraog til-verdier for refusjonstype.
I feltene Fra Dimensjon A (Avdeling) og Til Dimensjon A
(Avdeling) kan du avgrense på intervall fra- og til- dimensjon A. Valg
fra liste over eksisterende verdier.
I Fra OrgID og Til OrgID velger du hhv. fra- og til-verdier på OrgID.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 71 av 90
Fravær
I feltene Fra Bunkenummer og Til bunkenummer skriver du fra- og
til-verdier på bunkenummer for overføring til regnskap.
I feltene Fra NAV-kontor og Til NAV-kontor velge du fra- og tilverdier på NAV-kontornummer.
I feltet Saldo skriver du inn minimumsbeløp for saldo som skal være
med på rapporten.
Refusjonsmottak ført mot krav
Rapporten viser bokførte refusjonsmottak i angitt periode.
I Utplukk velger du type refusjon, vanlig Krav eller Feriepenger. Du
kan sette inn start- og sluttdato for valgt periode i datofeltene Fra dato
og Til dato.
Merk feltet Excel hvis du vil ha ut rapporten i Excel.
I rammen Refusjonsmottak ført mot krav kan du avgrense rapporten
på flere nivåer: Dimensjon A(avdeling), OrgID, bunkeID for mottaket,
og NAV-kontor.
I feltene Fra Dimensjon A (avdeling) og Til Dimensjon A
(avdeling) kan du avgrense på intervall fra- og til- dimensjonA. Valg
fra liste over eksisterende verdier.
I Fra OrgID og Til OrgID velger du hhv. fra- og til-verdier på OrgID.
I feltene Mottak bunkeID (fra og til) skriver du fra- og til-verdier på
bunkenummer for refusjonsmottaket.
I feltene Fra NAV-kontor og Til NAV-kontor velge du fra- og tilverdier på NAV-kontornummer.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 72 av 90
Fravær
Refusjon mottaksliste
Rapporten viser mottatt refusjon i angitt periode.
I Utplukk velger du type refusjon, vanlig Krav eller Feriepenger. Du
kan sette inn start- og sluttdato for valgt periode i datofeltene Fra dato
og Til dato.
Merk feltet Excel hvis du vil ha ut rapporten i Excel.
I rammen Refusjon mottaksliste kan du avgrense rapporten på
bankkontonummer, og et intervall av NAV-kontor.
I feltet Bankkonto nr. velger du et gyldig bankkontonummer fra
nedtrekksliste.
I feltene Fra NAV-kontor og Til NAV-kontor velger du fra- og tilverdier på NAV-kontornummer.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 73 av 90
Fravær
Avstemmingsrapport
Rapporten viser hva som er bokført av refusjonsmottak for angitt bunke
og totalt til og med angitt bunke.
I Utplukk velger du type refusjon, vanlig Krav eller Feriepenger. Du
kan sette inn start- og sluttdato for valgt periode i datofeltene Fra dato
og Til dato.
Merk feltet Excel hvis du vil ha ut rapporten i Excel.
I rammen Avstemmingsrapport kan du avgrense rapporten på
divisjon og bunkenummer.
I feltene Fra Avdeling (Dim A) og Til Avdeling kan du avgrense på
intervall fra- og til- divisjon. Valg fra liste over eksisterende divisjoner.
I feltet Bunkenummer (regnskap) skriver du bunkenummer for
overføring til regnskap.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 74 av 90
Fravær
Forventet refusjon ved lønnsoppgjør
Hvis det er foretatt lønnsoppgjør på etterskudd, kan det være at
refusjonskrav som er sendt til NAV har for lav snittinntekt. Da kan du
generere nye skjemaer for sending til NAV uten at
refusjontranser/konteringer blir endret, i denne rapporten. Du skriver
inn dato oppgjøret gjelder fra, og når det ble iverksatt (dvs når ble
lønnsøkningen registrert i systemet).
I tillegg kan man velge å utelate foreldrepenge-krav, og/eller bare ta
med skjemaer der inntektsendringen er over en gitt grense
(kronebeløp).
Videre er det to beregningsmåter:
Fast prosentøkning
Hvis alle ansatte har fått økt lønn med en fast prosentsats, kan du velge
denne og skrive inn prosentsatsen i feltet Fast % sats. Da finner
programmet alle refusjontranser generert etter Gjelder fra-datoen og
frem til Iverksatt-dato. Snittinntekt økes med gitt prosentsats og økt
forventet refusjon beregnes.
Prosent Etterbetalt i forhold til behandlet trans
Med denne metoden beregner programmet prosentøkning individuelt i
forholdet mellom lønn utbetalt før gjelder fra dato, og prosent som
etterbetalingen utgjør av denne lønnen, og beregner ny forventet
refusjon utfra den beregnede prosentøkningen.
Det skrives så ut en kontrolliste med oversikt over alle refusjoner,
opprinnelig og ny inntekt, økning og ny forventet refusjon.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 75 av 90
Fravær
Ved å krysse av for Skriv ut skjemaer, dannes også nye
Inntektsskjemaer med den nye inntekten (hele inntekten, ikke bare
endringen) for sending til NAV.
Merk at det gjøres ingen endringer på refusjontransene, og det dannes
ikke korrigerende konteringer i denne rutinen. Den er kun for kontroll og
for generering av endrede inntektsoppgaver for utsending til NAV.
Fraværsrutiner
Overføring til lønn
Mange ønsker å vise kostnaden ved fravær i regnskapet. Dette kan
gjøres ved å bygge opp fraværsrutinen til å overføre antall timer / dager
på lønnsarter som er definert slik at de reduserer fastlønn og utbetaler
sykelønn. Da vil du få vist frem kostnaden ved fravær overfor den
enkelte og en vil få overført dette til regnskap på forskjellige konti.
Når du har krysset av for Generer transaksjoner, kan du krysse av for
Direkte import og angi Periode.
Program starter da importen direkte, uten at du går innen i menypunkt
for import av transer.
Ved hver overføring dannes en rapport som viser de fraværstransene
som er overført.
Overføring fraværstranser
Programmet finnes under menyen Fravær | Registrering |
Fraværsrutiner
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 76 av 90
Fravær
Når en kommer inn på dette programmet kommer aktiv lønnsperiode
automatisk opp i feltet Periode, den foreslår også denne som den
perioden det skal overføres til.
Fravær tildato er med på å bestemme hva som skal overføres,
programmet foreslår automatisk dagens dato.
Når en kjører overføringen vil denne gå gjennom fraværstransaksjonene
og legge ut lønnstransaksjoner med de artene som aktuelle fravær har.
Det er alle fravær før ‘til dato’ som ikke tidligere er overført. Det er et
eget felt på fraværstransaksjonen som heter Overført til lønn
(overfLnStatus).
Her er det følgende statuser som er mulig:
0
1
2
3
4
9
Overføres ikke
Registrert, ikke overført
Behandlet, ikke overført
Delvis overført
Ferdig overført
Skal ikke overføres
Transaksjoner med status 1, 2 og 3 er de overføringsprogrammet tar
tak i.
I tillegg vil overføringen legge ut til dato overført på hver transaksjon.
Programmet vil delberegne transaksjoner som går utover Fravær
tildato i kjøringen. Dvs at disse blir delvis overført (status). Neste gang
en kjører overføring vil resten av transaksjonen komme med.
Forlenger du en tidligere registrert transaksjon, vil denne få status
delvis overført dersom den tidligere er ferdig overført. På den måten vil
fortsatt-tilfeller også bli overført.
Overfør redusert avgiftsgrunnlag av refusjon
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 77 av 90
Fravær
Hvis du merker av i feltet Overfør redusert avgiftsgrunnlag av
refusjon, kan du danne lønnstranser på alle mottak med betalingsdato
mindre enn dato angitt i feltet Betalt til og med dato som ikke er
overført tidligere, for reduksjon av arbeidsgiveravgift i lønnsberegning.
De variable transene dannes med art som angitt i feltet Sykepenger /
Foreldrepenger. Ved søk på art vises de trekkart som er definert for
redusert avgiftsgrunnlag.
Hvis feltet Generer transaksjoner ikke er merket, får du kun ut en
forhåndsvisning av transene som vil bli dannet. Hvis du merker av feltet
Generer transaksjoner, dannes en importbunke med disse transene.
Denne bunken kan du importere til valgt periode i modulen Eksport |
Import | Import variable | Importbunke.
Forutsetninger/forberedelser for overføring til lønn
SystemParameter | Fravær felt Nullstill v/ overføring definerer om
du skal nullstille sats, beløp og/eller konteringsinformasjon.
Nullstill v/ overføring Nullstille sats, beløp og/eller
konteringsinformasjon
0
1
2
3
4
5
6
7
Nei (Beholdes)
Nullstill sats
Nullstill beløp
Nullstill konteringsinformasjon
Nullstill sats og beløp
Nullstill sats og konteringsinformasjon
Nullstill beløp og konteringsinformasjon
Nullstill sats, beløp og konteringsinformasjon
SystemParameter | Fravær felt Timefaktor definerer om timer skal
beregnes basert på antall dager. Variabelen benyttes for å angi antall
timer pr normal dag. Systemet vil legge ut timer på overføringstransen
på alle transer hvor fraværsarten er merket med kode 1 i feltet
’Beregning av timer’. Denne benyttes ved overføring uansett hva som er
registrert av timer på transen fra før.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 78 av 90
Fravær
Fraværsartene merkes med lønnsart for overføring
Fravær | Registrering | Fraværsarter velg Satser/Indikatorer
I bildet for ajourhold av fraværsart, må fraværsarten merkes med en
lønnsart i feltet Art lønnstrekk.
Konteringen som er definert i bildet for ajourhold av fraværsart, går mot
fraværstransen.
Ønsker du at denne transaksjonen kun skal vises på slipp og gå til
regnskap, holder det med å bruke en lønnsart. Denne defineres da uten
utbetaling / trekk, men overføres regnskap. Husk motkontering. Den vil
da redusere fastlønn og øke sykelønns konto.
Dersom du ønsker at den fysisk skal redusere fastlønn og så gå til
utbetaling som sykelønn må du ha 2 lønnsarter, hvor den ene utløser
den andre ved lenke. Dette kan være aktuelt dersom
feriepengeopptjeningen skal avgrenses til de 10 ukene som dekkes av
folketrygden.
Fraværsakkumulator definisjon
Personec Fravær gir mulighet for å benytte opp til 30 hittil i år
akkumulatorer. For hver akkumulator kan du akkumulere både timer,
antall og tilfeller.
I denne rutinen kan du forespørre og eventuelt endre
fraværsakkumulatorer.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 79 av 90
Fravær
Dersom du endrer hva som skal akkumuleres på fraværsartene,
benytter du rutinen for reberegning av akkumulatorer for å få
akkumulatorene riktig i forhold til definering av fraværsarten
Fraværsarten bestemmer om akkumulering skal skje på årsbasis eller
løpende akkumulering f.eks. siste 12 måneder.
Varsling
Bruk av akkumulatorer er ofte av hensyn til at det ønskes et varsel når
gitte verdier nåes. For eksempel er det typisk behov for varsling når en
person har benyttet 4 egenmeldinger innenfor de 12 siste måneder. Pr.
akkumulator defineres det et varslingspunkt. Når dette varslingspunktet
overskrides vil det gis varsel under registrering og du kan kjøre egen
varselliste målt mot varslingsverdier. Du kan ha ulikt varslingspunkt for
vanlig og enslig forsørger.
Hittil i år akkumulator
Personec Fravær gir mulighet for å benytte opp til 30 hittil i år
akkumulatorer. For hver akkumulator kan du akkumulere både timer,
antall og tilfeller.
I denne rutinen kan du forespørre og eventuelt endre
fraværsakkumulatorer.
Dersom du endrer hva som skal akkumuleres på fraværsartene,
benytter du rutinen for reberegning av akkumulatorer for å få
akkumulatorene riktig i forhold til definering av fraværsarten
Dette er akkumulatorer som gjelder fravær for et år, fra 1.1. til 31.12.
Vi har et sett fraværsakkumulatorer hiå for hvert kalenderår. Slik kan vi
få en grensedragning for hver type fravær som gjelder antall dager /
tilfeller på et år. Her er det viktig å tilpasse grensene etter lokale avtaler
for hver bedrift. Et eksempel på slikt fravær er sykt barn hvor en kan ha
fravær inntil 10 dager i året (20 dager for enslige forsørgere).
HIÅ – akkumulatorene er definert i tekstkode registeret som
tekstkodetype FRH
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 80 av 90
Fravær
Ajourhold faste opplysninger | Tekstkoder
Eksempel på hittil i år akkumulatorer, tekstkode type FRH
Selve akkumulatoren for sykt barn vil se slik ut:
Fravær | Registrering | Fraværsrutiner
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 81 av 90
Fravær
Grenseverdier
Vi har Grenseverdier og Grenseverdier enslige forsørgere. Vi har
grenseverdier for å kunne følge opp om den ansatte har benyttet det
antall dager/tilfeller som den ansatte etter reglene har anledning til å
benytte. Ved sykt barn ser vi at ansatt har mulighet til å ha 10 dager i
løpet av et kalender år. Disse 10 dagene kan være enkelt dager, altså
inntil 10 tilfeller.
For noen typer fravær er det egne regler om utvidet rett til antall
dager/tilfeller for enslige forsørgere i regelverket, slik som for sykt barn.
Det må merkes på den ansatte, feltet for forsørger, med kode 1 - enslig
forsørger, for at den ansatte skal få utvidet rett til fravær.
Person ajourhold | Personopplysninger
I mappen Person ajourhold | Fravær angis fra- og tildatoer for
Godkjent fritak fra arbeidsgiverperiode på person. I tillegg fra- og
tildatoer for Utvidet kvote barns kroniske sykdom, samt Kvote (=
antall dager med ekstra kvote). Denne kvoten er ekstra dager utover de
lovbestemte dagene.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 82 av 90
Fravær
Akkumulering av antall dager
Ved akkumulering av antall dager må du ta stilling til om du skal
akkumulere opp dagene ved å benytte antall dager fra transen, eller om
akkumulering av dager skal ta hensyn til stillings % eller fraværs %. I
tillegg kan det tas hensyn til helligdager dersom dette er angitt på
arten. (Fraværsarter | Beregning/Rapporter, feltet Inngår helg og
helligdager i antall dager)
Når vi ved registrering passerer grensen vil vi få varsel i registreringsbildet om at grense for antall dager / tilfeller er passert og spørsmål om
vi allikevel vil lagre.
Løpende akkumulering
Løpende akkumulatorer løper tilbake i tid uavhengig av kalender år. Det
er antall måneder bakover i tid akkumulatoren løper som må legges inn
på hver akkumulator.
Det er 1 løpende akkumulator det er behov for og det er egenmelding.
Som for hittil i år akkumulator må denne defineres i tekstkode registeret
og da som tekstkodetype FRL
Selve akkumulatoren for egenmelding vil se slik ut:
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 83 av 90
Fravær
De forskjellige feltene i definisjonsbildet har samme betydning som for
hittil i år akkumulatorene.
Når det gjelder grenseverdier er det verdt å merke seg at for
egenmelding fra og med fredag til og med mandag vil det komme varsel
om overskridelse av grenseverdien da helg inngår i beregningen av
antall dager for egenmelding.
Det er samme antallet dager / tilfeller som grenseverdier da det ikke
skilles på type forsørger ved føring av egenmelding.
I tillegg har vi felter for antall måneder tilbake for akkumulering, for
egenmelding gjelder det 12 måneder tilbake.
Kommandoknapper
F5 Gå til Person
F6 Gå til År
F9 Oppdater
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 84 av 90
Fravær
Reberegn årsakkumulatorer
Rutinen reberegner alle hittil i år akkumulatorer for valgt år.
Reberegn transaksjoner
Rutinen reberegner fraværstranser for et angitt tidsintervall.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 85 av 90
Fravær
Fraværsoppfølging
Dette er rutinen for å generere fraværsoppfølging. Normalt benyttes
denne rutinen bare i oppstarten av fraværsoppfølging. Videre generering
skjer av Updateengine, som enten kjøres som en service eller starter
ved første gangs pålogging ved ny dag.
Dersom servicen ikke har startet av en eller annen grunn, kan program
også benyttes til etterfølgende generering.
Selve oppfølgingen er nærmere beskrevet i egen dokumentasjon.
Fravær import
Rutinen henter inn transaksjoner fra andre system, transaksjonene
oppdaterer fraværstransaksjoner og faste akkumulatorer.
Rutinen henter også fraværstransaksjoner som er registrert via web.
Import fra fil
Rutinen henter inn fraværstransaksjoner fra andre system.
Transaksjonene vil ut ifra arten få beregnet antall dager, antall reelle
dager, antall timer osv. Felt som ved import har verdi vil ikke bli
beregnet/overstyrt.
Transaksjoner blir avvist hvis:




Versjon 1.0
ansattnummer ikke finnes
stilling på denne ansatte ikke finnes
art ikke finnes
fradato/tildato ugyldig
Copyright © Aditro
Side 86 av 90
Fravær
Følgende SystemParameter benyttes av rutinen:






Dager før varsling. Antall dager mellom to fravær før varsling
Ikke oppdat. v/overlappende tilfeller. Trans oppdateres ved
overlappende tilfeller
Avvis transer med samme startdato. Trans med samme
startdato skal avvises
Avvis transer med akkumulator over grense
Avvis egenmelding 16 dager etter refusjon
Slå sammen forts. tilfelle. Slå sammen transaksjoner ved fortsatt
tilfelle
Web import
Funksjonen Web import gjør det mulig å importere fraværstransaksjoner
som er registrert via web applikasjonen for registrering av timer og
fravær og som deretter er attestert i egen attesteringsrutine.
Fravær | Registrering | Import transer | Web import
Utplukk
Det er mulig å gjøre utplukk på bruker som har attestert, org.enhet,
person og art og kombinasjoner av disse, i tillegg til utplukk på dato
intervall.
Hvis du ikke angir utplukk, vil alle fraværstransaksjoner med status
attestert bli presentert.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 87 av 90
Fravær
Vi anbefaler at du markerer sjekkboksen for Automatisk søk, da vil nytt
oppslag gjøres automatisk. Hvis boksen ikke er avkrysset må du gjøre
nytt oppslag ved å klikke på Søk knappen.
Valg av fraværstransaksjoner
Hvis ingen transaksjoner markeres, vil alle transaksjonene i tabellen bli
importert. Markeres en eller flere transaksjoner, er det kun disse som
importeres.
Import
Import av fraværstransaksjoner vil skje når du forhåndsviser eller
skriver rapport og det er krysset av i avkryssingsboksen Generer
transaksjoner.
Hvis det ikke er krysset av i denne boksen, vil ingen oppdatering skje.
Kostnadsoppfølging
Et vesentlig poeng i fravær er å få en kostnadsvurdering av fraværet.
Kostnaden ved et fravær vil være avhengig av hvem som er fraværende
og hvor (i hvilken funksjon) fraværet skjer.
I Personec Fravær kan kostnaden ved fraværet valgfritt kunne hentes
fra person, stilling, fraværsart eller på selve fraværstransen.
Kostføringen henføres til vanlige kontobegrep.
Dette gjør at du kan få en kostvurdering av fraværet som ikke kun
representerer lønnskostnaden for vedkommende. Du kan alternativt
foreta kostnadsvurdering der du tar hensyn til at du må leie inn eksterne
ressurser eller pålegge overtid. Det betyr konkret at det kan foretas en
reell kostvurdering.
Tidskonto
Personec Fravær gir her mulighet for å holde kontroll med hvor mange
dager vedkommende har tatt ut i forhold til hva vedkommende har krav
på.
Akkumulering av tidskonto
Det som gjør akkumulering til tidskonto forskjellig fra vanlig fravær er at
utregningen av antall dager ikke kan skje etter normalregelen som er
beskrevet under beregning av antall. Dette skyldes at permisjon som tas
etter 80 %-regelen medfører at stillingsprosent på ansatt reduseres til
80 % av normalt ansattforhold. En slik reduksjon må foretas for at
avlønning skal bli korrekt. Dette betyr i praksis at en heltidsansatt
avlønnes 80 % mens fraværet skal telle 100 %.
I tillegg må akkumuleringen til tidskonto alltid akkumulere antall dager
som om vedkommende er heltidsansatt, dette fordi grensen for
permisjon settes til henholdsvis 260 og 210 dager.
Det må benyttes to arter for denne type permisjon, en for permisjon
etter 80 %-regelen og en etter 100%-regelen. På fraværsarten er det en
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 88 av 90
Fravær
informasjon som tilsier at dette gjelder permisjon etter 80%-regelen
eller om det er vanlig etter 100%-regelen.
Fraværsmodulen og NAV-kontor
NAV-kontor
Ajourhold faste opplysninger | NAV-kontor
Ved installasjon av Aditro Lønn er alle NAV-kontor definert med riktig
adresse, telefon og mailadresse. Hvis det kommer endringer kan du
vedlikeholde informasjonen i menyvalg Ajourhold faste opplysninger
| NAV-kontor.
Du må angi NAV-kontor på alle ansatte. Alle ansatte som har adresse
utenom Oslo, Bergen, Trondheim og Stavanger har NAV-kontornummer
lik bostedskommune, dette oppdateres automatisk av systemet. Hvis en
ansatt har adresse i en av de 4 store byene må du velge hvilket NAVkontor den ansatte tilhører.
NAV-kontor oppgis på Inntekts- og trekkskjemaene og dette kontoret vil
refundere forskutterte sykepenger.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 89 av 90
Fravær
Kopiart
Kopiart er en løsning for kunder som har eksterne registreringssystemer
for fravær. I modulen import fravær er det mulig å definere importen slik
at den kan slette og oppdatere eksisterende fravær. Kriteriet er at man tar
med feltet ’Ekstern id (felt 18/61)’ samt ’Operasjons id (felt 18/308)’ i
import definisjonen under fri import. Ekstern id må peke på en unik nøkkel
som kommer fra det avleverende system. Operasjons id angir hvilke
operasjon som skal utføres
-
’C’ Nye fravær.
-
’U’ Oppdatere eksisterende fravær.
-
’D’ Slette eksisterende fravær.
Benyttes denne funksjonaliteten er det ønskelig å ha kontroll over de
fravær som har dannet refusjon i Aditro Lønn og til det benyttes kopiart.
Den aktiveres via systemparameter du finner under Systemprameter |
Fravær | Refusjon | Kopiart.
Benyttes kopiart så må alle fraværsarter som inngår i refusjon dupliseres.
De artene som benyttes i importen må settes slik at de ikke lenger inngår i
refusjon – og feltet ’kopiart refusjon’ i vedlikeholdsbildet for fraværsart
settes til kopiarten som skal benyttes ved refusjonsbehandling for denne
arten. Kopiartens ’kopiart refusjon’ settes til å peke på seg selv.
Alle rapporteringskodene på kopiarten settes til ’Ingen innberetning’
samt ’Overføring lønn’ settes til ingen overføring.
I Arbeidsbok Fravær, fane ’Arbeidsbok fravær’ vil alle importerte fravær
som skal danne refusjon komme opp. Her har en da muligheten til å danne
refusjon basert på det importerte fraværet. Det vil da bli opprettet et nytt
fravær med tilhørende refusjon. Hvis det i ettertid blir importert endringer
– eller sletting på fraværet vil ikke det påvirke den allerede dannede
refusjonen, men en har mulighet til selv å avgjøre hva som skal utføres.
Før aktivisering av kopiart trengs det en konvertering av eksisterende
fravær og refusjoner.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 90 av 90