New Features June 15 2011

A Basware Presentation
Matcha rätt?
Johan Kruse
Användardagarna 2011
Vad har vi att jobba med?
•
Olika typer av matchning kräver helt olika typ av data
– Huvudnivå
• Fakturans order# och belopp matchas mot order
• Fakturans order# och belopp matchas mot godsmottag för order
– 3-vägsmatchning för del-leveranser
– Radnivå
• Fakturans artikelrader och belopp matchas mot orderrader
• Fakturans artikelrader och belopp matchas mot godsmottag totalt
• Fakturans artikelrader och belopp matchas mot individuella godsmottag
– Plus hantering av “övriga kostnader” som frakt, emballage osv
2
14.10.2011
- Confidential -
Har vi rätt data i våra system?
•
Vad har vi för data från ordern?
– Produkt-id/ artikelnr är det samma som kommer stå på fakturan?
– Har vi rätt priser på produkterna?
– Samlingsprodukter
• Beställer: “1 PC” på fakturan står det: “1 chassi, 1 CPU, 1 videokort”…
– Hur registreras godsmottag?
• Som en klumpsumma
• Som individuell information för respektive leverans
• Vilka uppgifter finns om leveransnummer etc.
3
14.10.2011
- Confidential -
Vad vet vi om fakturan?
•
Har vi radinformationen?
– Ordernummer på varje rad?
– Artikelnummer/produkt-ID. Samma som ordersystemets info?
– Orderradsnummer?
• Mycket enklare att matcha ihop orderrad 3 med rätt fakturarad om varje rad är
märkt med orderradsnr
– Á-pris – för kontroll att leverantörer inte fakturerar för högt styckpris
– Antal fakturerade varor – som ska stämma med data vi har för godsmottag
– Enhet - Beställer ni i styck och får fakturan i meter?
– Belopp – total belopp eller belopp exkl moms?
4
14.10.2011
- Confidential -
Har vi tillgång till den data som krävs för match?
Faktura
data
Order
data
MATCH!!
Order
data
5
14.10.2011
Faktura
data
- Confidential -
Vägar för matchning
6
14.10.2011
- Confidential -
Det finns många olika alternativ…
•
Budgetmatchning
– För vissa ordertyper (eller om vi inte har den data vi behöver) kan det
vara gott nog att bara matcha fakturorna mot en budget!
•
Behöver vi matcha på radnivå eller räcker huvudnivå?
– Kan vi anta att det som är godsmottaget ochså är det som står på
fakturan?
•
Detaljerad radnivåmatchning… tre metoder
– Best Fit
– Fill up
– Proportional
7
Goods Reciept Matching - HEADER
•
Möjlighet att matcha fakturan
mot order och godsmottag
på traditionellt vis
ORDER
30 st X
Leverans 1
10 st X
… vänta…
Leverans 2
2 st X
… vänta…
1.000 ;Leverans 3
18 st X
Nu har vi allt - matcha
8
Goods Reciept Matching - HEADER
•
Möjlighet att matcha fakturan
mot order och godsmottag
genom att göra antaganden…
Leverans 2
2 st X
ORDER
30 st X
Faktura
1.000 ;-
10 “X”
333 ;-
9
Leverans 1
10 st X
Leverans 3
18 st X
Goods Reciept Matching - LINELEVEL
•
Möjlighet att matcha fakturan
mot order och godsmottag
Leverans 1
50 st “xyz”
Leverans 2
100 st “xyz”
ORDER
200 “xyz”
Faktura
800 ;-
100 “xyz”
500 ;-
Totalt 150 st
Leverans 3
50 st “xyz”
Totalt 200 st
10
Goods Reciept Matching - LINELEVEL
•
Möjlighet att matcha fakturan
mot order och godsmottag
– Option 1
BEST FIT
Leverans 2
100 st “xyz”
400;-
ORDER
200 “xyz”
Faktura
800 ;-
100 “xyz”
500 ;-
11
Leverans 1
50 st “xyz”
200;-
Leverans 3
50 st “xyz”
200;-
Goods Reciept Matching - LINELEVEL
•
Leverans 1
50 st “xyz”
200;-
Möjlighet att matcha fakturan
mot order och godsmottag
– Option 1
BEST FIT
Leverans 2
100 st “xyz”
400;-
ORDER
200 “xyz”
Faktura
800 ;-
100 “xyz”
Leverans 3
50 st “xyz”
200;-
500 ;-
12
Konto
Kostnad. St.
Leverans #
Antal
Summa
1234
234
2
100
500,00
Goods Reciept Matching - LINELEVEL
•
Möjlighet att matcha fakturan
mot order och godsmottag
– Option 2
FILL UP
Leverans 2
3 st “xyz”
30;-
ORDER
10 “xyz”
Faktura
100 ;-
5 “xyz”
60 ;-
13
Leverans 1
2 st “xyz”
20;-
Leverans 3
5 st “xyz”
60;-
Goods Reciept Matching - LINELEVEL
•
Leverans 1
3 st “xyz”
30;-
Möjlighet att matcha fakturan
mot order och godsmottag
– Option 2
FILL UP
Leverans 2
2 st “xyz”
20;-
ORDER
14
10 “xyz”
Faktura
100 ;-
5 “xyz”
60 ;-
Leverans 3
5 st “xyz”
Summa
60;-
Konto
Kostnad. St.
Leverans #
Antal
1234
234
1
3
36,00
1234
234
2
2
24,00
Goods Reciept Matching - LINELEVEL
•
Möjlighet att matcha fakturan
mot order och godsmottag
– Option 2
PROPORTIONAL
Leverans 2
100 st “xyz”
40;-
ORDER
200 “xyz”
Faktura
80 ;-
100 “xyz”
50 ;-
15
Leverans 1
50 st “xyz”
20;-
Leverans 3
50 st “xyz”
20;-
Goods Reciept Matching - LINELEVEL
•
Leverans 1
50 st “xyz”
20;-
Möjlighet att matcha fakturan
mot order och godsmottag
– Option 2
PROPORTIONAL
Leverans 2
100 st “xyz”
40;-
ORDER
16
200 “xyz”
Faktura
80 ;-
100 “xyz”
Konto
Kostnad. St.
Leverans #
Antal
1234
234
1
25
Leverans 3
Summa
50 st “xyz”
20;-12,50
1234
234
2
50
25,00
1234
234
3
25
12,50
50 ;-
Additional Cost
•
Ofta när man beställer produkter så tillkommer det kostnader på
fakturan som inte finns på ordern
–
–
–
–
•
- Övriga kostnader
Frakt / Emballage
Administrativa avgifter
Miljöavg. / Skatt
Etc.
Detta kan hanteras med Additional Cost som defineras med:
– Egen tolerans - T.ex Frakt/Freight får max kosta 150 ;– Unik kontering – sätt kostnaden direkt på rätt konto/kostnadsställe
17
14. oktober
2010
E-læring som virkemiddel for en vellykket utrulling i
virksomheten
Frågor
18
14.10.2011
- Confidential -