Præsentation fra AP Pension

1
BUSINESS CASE
I AP PENSION 7. JUNI 2013
OM AP PENSION
 Etableret i 1919
 Fokus på livs- og pensionsforsikring
 Kundeejet, selvstændig og uafhængig
 240 medarbejdere
 Aktiver ca. 85 mia. kr. i 2012
 Indbetalinger ca. 7,4 mia. kr. om året
 117.000 kunder
 Succesfuld vækststrategi på 10-20 pct. årligt
 PMO med 12 medarbejdere
 Løbende 6-8 projekter
 Årlig projektinvestering på ca. 80 mio. kr.
3
PROJEKTGENNEMFØRELSE - UDFORDRINGER
 Roller og ansvar i projekter og styregrupper er flydende
 Faseovergange er uden ledelse og godkendelse
 Styregruppemøder afholdes efter følelse/fornemmelse
 Lukkekriterier er sjældent veldefinerede
 Business case er ikke operationel
 Ikke formaliserede foranalyse-og designfaser
 Styregruppemøder er sagsbehandling, ikke beslutninger
 Business cases er ikke sammenlignelige
 Forretningen kender ikke betydningen af projektbegreber
 Implementering/gevinstrealisering har for lidt fokus
4
PROJEKTGENNEMFØRELSE - UDFORDRINGER
- og indsatsområder
 Roller og ansvar i projekter og styregrupper er flydende
 Faseovergange er uden ledelse og godkendelse
 Styregruppemøder afholdes efter følelse/fornemmelse
 Lukkekriterier er sjældent veldefinerede
 Business case er ikke operationel
 Ikke formaliserede foranalyse og design faser
 Styregruppemøder er sagsbehandling, ikke beslutninger
 Business cases er ikke sammenlignelige
 Forretningen kender ikke betydningen af projektbegreber
 Implementering/gevinstrealisering har for lidt fokus
5
HVAD ER EN BUSINESS CASE?
Hvad er en business case
En business case er en beskrivelse af projektet og begrundelsen for at starte projektet
Business casen er baseret på estimerede omkostninger og forventet udbytte
Hvad dækker business casen?
Alle forandringer i den organisation
som projektet gennemføres i
Projekt
Vugge
Hvad bruges den til?
• Til at skabe grundlag for beslutning
• Til at holde projektet på sporet i
forhold til formålet og sikre fortsat
forretningsbegrundelse
Effekter i projektets levetid
Grav
6
EN BUSINESS CASE SKAL BESVARE SPØRGSMÅLET
OM INVESTERINGERNE HOLDER VAND…
Gevinster og risici må gøres ”målbare” i forhold til investeringen i projektet
Indhold af
business case
Kort beskrivelse af
løsning/forandring
Forretningsmæssige
konsekvenser
Implementering
og opfølgning
Er investeringen cost-effective?
Ejerskab
”Beregningen”
•
•
•
•
Overblik over investering over
tid
Omkostninger – investeringer
og drift
Gevinster – økonomiske og
kvalitative
Risici
7
INDHOLDSFORTEGNELSE I EN TIDLIGERE AP PENSION
BUSINESS CASE



























Indledning
Resumé og anbefalinger
Projektnavn
Årsag og formål
Væsentligste forretningsmæssige mål
Andre mål
Succeskriterier
Alternativer
Foreløbig leveranceoversigt
Overordnede funktionelle krav til løsning
Overordnede ikke-funktionelle krav til løsning
Væsentlige afgrænsninger
Projektfremgangsmåde
Sammenhæng til øvrige projekter
Forventet ressourcebesparelse
Forventet kvalitativt udbytte
Ressourceforbrug
Omkostninger
Cost/benefit
Væsentligste risici
Økonomisk risikovurdering
Rollevaretagelse
Interessenter
Implementeringsstrategi
Overordnede milepæle
Projektplan
Evalueringsstrategi
8
BUSINESS CASE INDHOLD - NU
 1.
Målbeskrivelse
 2.
Forretningsmæssige konsekvenser
 3.
Projektets omverden
 4.




Baggrundsbeskrivelse
Formål
Leverancer
Succeskriterier
• Fokus på sammenhæng
mellem formål,
leverancer og
succeskriterier.
 Forventede investeringer og gevinster
 Andre forretningsmæssige konsekvenser
 Væsentligste fem risici




Kritiske forretningsmæssige tidspunkter
Væsentlige afgrænsninger
Forudsætninger
Sammenhæng til øvrige projekter & processer
Roller og ansvar





Ejerskab
Væsentligste interessenter
Projektgennemførselsstrategi
Implementeringsansvarlig
Effektmåling ift. succeskriterier
• Business casen består af
to dokumenter.
Hoveddokumentet er
selve business case
modellen (Word) og
dertil hører et
støttedokument til
cost/benefit (Excel)
• Der skal kunne træffes
beslutning pba. 4-5
sider + støttedokument
9
TRE KRITISKE BEGREBER I BUSINESS CASEN
Leverancer
Formål
Hvad skal projektet
levere i begrundet
forventning om at
opfylde formålet?
Hvad ønsker man at
opnå ved at
gennemføre projektet?
Leverancen skal være
håndgribelig
Sammenhæng mellem
leverance og formål
skal begrundes
Delleverancer indgår i
milepælsplanen
Indtjening
Besparelser
Compliance
Mindske risiko
Reputation
Kundeoplevelse
Medarbejderoplevelse
Antiformål
Prioriteres
Kort og lang sigt
Strategi for formålsforankring og ejerskab
Succeskriterier
Hvordan verificerer
man, at formålet er
opfyldt?
Målbart direkte eller
ved undersøgelser
Ikke kvantitative
formål forsøges målt
tidsfastsat
Målhierarki i AP Pension
Målhierarki = formål + succeskriterier + leverancer
SMART
SMART
Succeskriterier
Hovedformål 1
HVORFOR?
Delformål A
Hovedleverance 1
Delleverance
Produkt
Delformål B
Hovedformål 2
Delformål C
Hovedleverance 2
Delleverance
Produkt
Delformål D
Hovedleverance 3
Delleverance
Produkt
HVORDAN?
Overordnet formål
11
SMART(E) LEVERANCER OG SUCCESKRITERIER
S
M
A
R
T
Specifikke mål
Målbare mål
Accepterede mål
Realistiske (men ambitiøse) mål
Tidsbaserede (afgrænsede) mål
Forhold ved målformulering:
•
Skabe klarhed og opbakning/involvering til målformuleringen
•
Begynd med slutningen – skab målbilledet
•
Gevinster defineres og beskrives
•
Sikre sammenhæng mellem projektets formål, leverancer og succeskriterier
•
Klarhed og præcision – SMARTe leverancer, også vedr. ”bløde” forhold
•
Prioritere og adskille det væsentlige fra det uvæsentlige
•
Håndtere forskellige synsvinkler og fokus fra deltagerne
•
Iscenesætte involvering på en praktisk og hensigtsmæssig måde
12
ET SIMPELT SKEMA
Diskuter og udfyld skemaet for projektet
Cost
Benefit
Up front omkostninger
F.eks. projektomkostninger
Up front gevinster
F.eks. undgå bøde/nedsat
vederlag
Løbende omkostninger
F.eks. IT drift
Løbende gevinster
F.eks. besparet manuel indsats
Kvalitative omkostninger
F.eks. utilfredse kunder
Kvalitative gevinster
F.eks. tilfredse medarbejdere
13
Investeringsregneark
Projekt:
Eksempel
Beløb i 1.000 kr.
INVESTERINGSARK
År 0
OMKOSTNINGER
Interne projektomkostninger
Lønomkostninger (udvikling, test, mv.)
Intern uddannelse/implementering
Diverse
År 1
-2.450
År 4
År 5
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
-50
-50
-50
-50
-50
0
-4.950
-100
-150
-150
-100
-150
-150
-100
-150
-150
-100
-150
-150
-100
-150
-150
0
0
0
0
0
0
0
1.000
1.500
2.000
2.000
2.000
0
0
1.000
1.000
1.500
1.500
2.000
2.000
2.000
2.000
2.000
2.000
Pengestrøm i alt per år:
Pengestrøm, summeret
Totalomkostning over 5 år
-4.950
-4.950
-4.950
850
-4.100
-5.100
1.350
-2.750
-5.250
1.850
-900
-5.400
1.850
950
-5.550
1.850
2.800
-5.700
Up front
omkostninger
-2.000
-500
-2.500
Delsum:
Forventede økonomiske besparelser
Lønbesparelser
Besparelser på licenser + D&V
Andet
Delsum:
Sum, forventede økonomiske gevinster
Nøgletal
Tilbagebetalingstid (år)
År 3
-2.200
-50
-200
Delsum:
IT omkostninger
Eksterne IT-konsulenter/leverancer
Licenser (upfront)
Hardware
Delsum:
Driftsomkostninger
Lønomkostninger
System
Licenser (løbende)
Delsum:
Sum, omkostninger:
FORVENTEDE ØKONOMISKE GEVINSTER
Indtægter (merindtægter pga. projektet)
Kompleksitet i projekt:
År 2
Afventer
Driftsomkostninger
Gevinster og
indtægter
Tilbagebetaling
4
ROI
10000
8000
Nøgletal
Indtægter
Projektomkostninger
IT omkostninger
Driftsomkostninger
Besparelser
Interne arbejdstimer
0
-2.450
-2.500
-750
8.500
3.220
6000
4000
2000
0
0
1
2
3
4
5
Bagvedliggende ark:
• Interne projektomk.
• Eksterne projektomk.
• Gevinster
14
DET ER EN IGANGVÆRENDE PROCES/REJSE
Vi tanker i luften…
15
FORELØBIGE RESULTATER
 Less is more – enkelhed skaber overblik
 Entydige roller
 Fokus på formål som ledestjerne (italesættes)
 Fokus på succeskriterier (er kendte af projektgruppen)
 Identifikation og beskrivelse af gevinster
 Højere grad af involvering og ejerskab
 Større fokus på økonomi og hvad der skaber værdi
Mangler grundlag
 Måling og opfølgning af gevinster
 Brug af business casen som erfaringsgrundlag i nye projekter