Magiske Thailand Taj Mahal & Kamelmarked

Formål
• At give jer inspiration til at tage hånd om sygefraværet på
apoteket
– Give jer viden om hvordan man kan håndtere sygefravær via
samtalen som metode
– Give jer viden om hvordan man kan forebygge sygefravær
gennem arbejdet med arbejdsmiljøet – især det psykiske
– Træne jer i at gennemføre samtaler omring fravær
– Give jer viden om konkrete love og regler i forbindelse med
sygefravær, gennem udlevering af håndbog
www.CRECEA.dk
Sådan forebygger og håndterer apoteket
sygefravær
Næstformand, farmakonom Christina Durinck,
farmaceut Mia Bendix Andersen og
apoteker Susanne Overmark Bendixen
Maja Frahm Oue & Tine Grynnerup, CRECEA
www.CRECEA.dk
Hvorfor er vi interesserede
i sygefravær?
• Sygefravær som markør for
arbejdsglæden.
• Glade medarbejdere på arbejde, giver
tilfredse kunder.
• Vi er uenige om lidt og vi er enige om
mere.
www.CRECEA.dk
Hvorfor er vi
interesserede i sygefravær?
•
•
•
•
Apotekssektoren har udligning på fravær.
Refusionsregler ændret.
Tidligere 4 dage incl.
NU mere end 10 dage excl.
• Obs stadig aflevere fraværsblanket på 4. dagen.
www.CRECEA.dk
Hvorfor er vi her sammen?
Den gode arbejdsplads
skal skabes i fællesskab
- De tre foreninger
- arbejdstager, TR, kollegaer, arbejdsgiver
www.CRECEA.dk
Nærvær eller sygefravær?
•
•
•
•
Fokus
Fraværspolitik eller nærværspolitik?
Fraværssamtaler eller nærværssamtaler?
Kulturændring.
www.CRECEA.dk
Sygefravær 2009 - 2012
Eget sygefravær
6
5,18
5
4,59
4,28
4,7
4
% 3
4,574,49
4,21
4,964,84
4,66
4,4
4,274,33 4,3
3,98
3,47
3,36
3,23
3,19
2,88
2009
2010
2011
2012*
2
1
0
Farmaceuter
Farmakonomer
Defektricer
www.CRECEA.dk
Elever
Ufaglærte
Fravær som følge af barns sygdom
0,5
0,47
Barns sygdom
0,45
0,4
0,35
0,3
% 0,25
0,27
0,23
0,22
0,24
0,25
2009
0,2
2010
0,15
0,13
0,12
2011
0,14
0,1
0,13
0,1
0,1
0,05
0
0
Farmaceuter
Farmakonomer
0
0
Defektricer
www.CRECEA.dk
Elever
Ufaglærte
Sygefravær på hele arbejdsmarkedet
• Arbejdsmiljø forklarer 1/3 af sygefraværet
• 150.000 sygemeldt hver dag. Produktionstab 37
mia. pr. år
• International forskning: Hovedparten af sygefravær
skyldes ”uspecificerede symptomer”
www.CRECEA.dk
Sygefravær på hele arbejdsmarkedet
www.CRECEA.dk
Derfor skal vi nu arbejde med sygefravær….
www.CRECEA.dk
Samtale – ”når det ikke lykkes”
En god samtale er umulig under følgende betingelser:
•
•
•
•
•
•
•
31-10-2013
Urigtig angivelse af hensigter
Forkerte oplysninger
Trusler
Påtaget venlighed
Konkret situation viger for principper
Manglende vilje til at sætte handling bag ord
Manglende forberedelse
www.CRECEA.dk
Den gode sygesamtale
Hvordan kommer jeg i gang?
”Som katten om den varme grød”
Hvad nu hvis medarbejderen:
•
•
•
•
•
•
31-10-2013
virker deprimeret
har mange diffuse sygemeldinger
sjusker med sit arbejde
lugter af alkohol
ikke møder til tiden
har en uhensigtsmæssig adfærd
www.CRECEA.dk
Samtaler: tre overordnede trin:
1.
Forberedelse til samtalen
(hvor, hvornår, hvor længe, hvem og hvad er målet)
2.
Samtalens gennemførelse
(fokuser ikke på årsager, se fremad, vær forberedt på uventede
reaktioner fra medarbejderen)
3.
Fastholdelse og opfølgning på aftalen / handleplanen
(lav referat, opsummer hvad der er aftalt, aftal hvad der skal meldes
ud til kolleger, aftal opfølgning og husk at det er dig, der indkalder)
Gode huskepunkter
§ Involver tillids- eller arbejdsmiljørepræsentanten
§ En bisidder er til fordel for begge parter
§ Brug andre (leder)kolleger til sparring
§ Brug evt. forberedelsesskemaet
www.CRECEA.dk
Model for samtalens faser
Forberedelse
Introduktion
Refleksion
Reaktion
Accept
Handlingsplan
www.CRECEA.dk
Forberedelse og indledning
Forberedelse:
– Alle faser i samtalen skal planlægges og gennemtænkes.
• Find de eksempler frem der skal bruges undervejs til at belyse sagen I
skal snakke om.
• Kræves der dokumentation, er denne fundet frem.
• Sæt dig i den andens sted, og vid at hun/han er sårbar og svag
• Forestil dig den andens reaktion – og din egen
• Brug forberedelsesskemaet
• Overvej sparring hos en anden, inden samtalen
Indledning:
– Sæt rammen for samtalen, hvor lang tid har I, hvad skal der tales om.
• Fortæl medarbejderen, at hun/han er værdifuld for arbejdspladsen og
hvorfor.
• Vær professionel i din fremtoning – sig det du mener og hav fokus på
den andens reaktion.
• Vær konkret. Sig dine konkrete observationer – hvad du har set og
hørt.
• Vær rolig, direkte og ærlig - tal langsomt og i et enkelt sprog.
• Udtryk din ærlige bekymring
• Sørg for at lytte og observere reaktionen, når du har givet dit budskab
www.CRECEA.dk
Reaktion, refleksion, reaktion,
refleksion …
Reaktion:
– Det er vanskeligt at forudse medarbejderens reaktion, også selvom
man kender hende rigtig godt.
– Bekræftelse beroliger. Fortæl hende, at hun er betydningsfuld og
værdifuld.
– Forbered dig på voldsomme følelsesmæssige reaktioner
(vredesudbrud, beskyldninger, gråd, latter eller tavshed (lammelse)).
– Lyt godt efter hvad den anden udtrykker
– Lad hende reagere (uden at hun invaderer dine grænser)
Refleksion:
– Når reaktionen er kommet, så er det tid til at tænke for medarbejderen.
– Bevar roen og lad medarbejderen tale ud
– Husk, det er ok med pauser til refleksion
– Stil uddybende spørgsmål
– Giv evt. medarbejderen nogle bud på forklaringer – forklaringer som
medarbejderen kan anvende overfor sig selv og omverdenen
– Tilbyd din hjælp og støtte (beredskab)
www.CRECEA.dk
Accept og Handleplan
Accept:
– Nå frem til fælles erkendelse eller fælles forståelse – hvis det er muligt..
– Pas på, at du har fået hørt og set medarbejderens reaktioner og
refleksioner godt nok
– Opsummer til sidst hvad der er aftalt, og fx hvem der gør hvad (gerne
skriftligt). Det kan være en god ide at engagere medarbejderen fx ved
at bede ham/hende komme med konklusionen på samtalen.
Handleplan:
– Hvad – hvem – hvordan – hvornår?
– Sørg for meget specifikke og målbare mål for at sikre, at
medarbejderen reelt kan komme videre.
– Aftal opfølgning
– HUSK, at det stadig er dig som leder, der har styringen
www.CRECEA.dk
Vigtigheden af at forebygge gennem
konflikthåndtering
www.CRECEA.dk
Pointer
•
Konflikter opstår, så gå ind sagerne så tidligt som muligt!
•
Jo flere konflikter der håndteres i tide og med succes,
jo mindre sygefravær vil I opleve
•
Sæt psykisk arbejdsmiljø på dagsordenen, det er alles
ansvar men især lederes og AMiRs
•
Skab nok ledelsesrum, til at forebygge at konflikter
eskalerer
www.CRECEA.dk
Konflikter
En konflikt er en
uoverensstemmelse der
indebærer spændinger i og
mellem mennesker
www.CRECEA.dk
Udfordringer i forskellige lag
Politiske
strømninger
Fagforeninger
Fysiske rammer
Økonomiske
konjunkturer
Sympati/
antipati
Følelser
Vurderinger
Overbevisning
Grupperinger
Kommunikation
Erfaringer
Viden
Udannelse
Træning
Helbred
Mentalt
overskud
Fra Marian Popp & Michael Munch-Hansen, 2005: Forstå og forebyg vold
www.CRECEA.dk
Grupper, konflikter og sygefravær
Gruppen arbejder konstruktivt – fokus på opgaven
Over stregen
Arbejdsglæde
En god tone, hjælpsomhed og omsorg for hinanden
Plads til forskellighed, høj grad af tolerance
Kreativitet, videndeling, sparring
Høj faglig og personlig udvikling
Gruppen er truet og præget af utryghed og usikkerhed
– følelserne tager over.
Konflikter, mobning, magtkampe, alliancer, sladder og rygter
florerer, tabuer opstår.
Under stregen
Følelse af kaos, aftaler overholdes ikke, folk løber med hovedet
under armen
Forhøjet sygefravær pga. dårligt psykisk arbejdsmiljø
Frit efter Bion
www.CRECEA.dk
Det konstruktive gruppe – hvordan?
Over stregen
Strukturelle
Gruppen arbejder konstruktivt – fokus på
opgaven
Arbejdsglæde
Indsatsområder
Psykosociale
Klare rammer
Indflydelse
Klare opgaver
Mening i arbejdet
Klare roller
Kollegial støtte
Tydeligt ansvar
Forudsigelighed
Faste procedurer
Balance ml. krav
og ressourcer
Klar
kommunikation
Konfliktløsning
Information
Ledelseskvalitet
En god tone, hjælpsomhed og omsorg for hinanden
Plads til forskellighed, høj grad af tolerance
Kreativitet, videndeling, sparring
Høj faglig og personlig udvikling
www.CRECEA.dk
Ledelsens forebyggelse af
konflikter …
•
•
•
•
•
•
•
Stop negativ omtale – og vær selv den gode rollemodel
Skab en god omgangstone på apoteket, og vær tydelig om hvad du
som leder accepterer – vis konsekvens
Løs konflikter allerede når de bliver ”gule”
Gå ind som konfliktløser mellem 2 stridende parter – vær den neutrale
oversætter (ikke postbuddet)
Vær tydelig omkring beslutningsprocesserne – tag ansvar der hvor
gruppen ikke selv kan!
Brug din TR / AMR til at holde dig ajour omkring behovet for din
indsats.
Sæt psykisk arbejdsmiljø på dagsordenen gennem dialog
www.CRECEA.dk
AMiR og TR’s rolle i relation
til forebyggelse af konflikter
•
•
•
•
•
•
•
Stop negativ omtale – og vær selv den gode rollemodel
Vær med til at skabe en god omgangstone på apoteket
Prøv at være med til at løse konflikter allerede når de bliver ”gule” hjælp evt. kolleger med at få talt ud med hinanden, eller hente hjælp fra
eks. jeres leder
Informer din leder om medarbejdernes relationer til hinanden, især når
der er mindre gnidninger der er ved at udvikle sig
Del dine eventuelle bekymringer for kollegers velbefindende med din
leder
Sæt psykisk arbejdsmiljø på dagsordenen gennem dialog
Brug jeres Arbejdsmiljøgruppe og APV’en aktivt
www.CRECEA.dk
Forebyggelse gennem brug af APV, og
sygefraværspolitik
www.CRECEA.dk
Identifikation
og
kortlægning
Opfølgning på
handlingsplan
APV
Prioritering og
handlingsplan
Beskrivelse og
vurdering
Inddragelse af
sygefravær
www.CRECEA.dk
Fraværspolitik
Indledning
• Hvad er en fraværspolitik, hvorfor har vi en fraværspolitik og hvad er
Apotekets holdning til fraværet?
Formål
• Hvad er politikkens formål
Handlinger ved fravær:
• Hvordan, hvornår og til hvem skal man melde sig syg
• Hvem har ansvaret for at holde kontakten osv.
Fraværssamtaler:
• Hvornår indkaldes til hvilke samaler og hvilke emner
Apoteket kan tilbyde hjælp til behandling / omplacering mm:
• I hvilke situationer, hvordan og evt. rammer for hjælpen
Opfølgning på politikken:
• Hvor, hvordan og hvor ofte
www.CRECEA.dk
Eksempel på en politik
Fravær under sygdom
Sygdom meddeles hurtigst muligt og senest inden den skemasatte mødetid på første fraværsdag til apoteket.
Sygemelding foretages altid til den ledende farmakonom (HR), souschefen eller apotekeren. Når du sygemelder
dig, skal du samtidig altid oplyse den forventede længde af fraværet, af hensyn til apotekets planlægning. I
akutte situationer kan man sygemelde sig til farmaceuten, - kun hvis ovenstående personer ikke er at træffe.
Apotekets direkte telefonnumre ved sygdom er:
HR / XX
XX XX XX XX
Apoteket
XX XX XX XX
Souschef
XX XX XX XX
Recepturen XX XX XX XX
Med mindre andet aftales med souschefen / den skema ansvarlige, skal der ved sygdom i mere end tre dage på
fjerde dagen fremsendes en sygemelding til apoteket.
Sygemeldingsblanket kan udskrives fra apotekets intranet.
Raskmelding foretages til den skemaansvarlige, souschefen eller apotekeren. Raskmelding foretages hurtigst
muligt, senest kl. 15.00 hverdagen før arbejdet påbegyndes.
Ved arbejdets påbegyndelse, efter mere end 3 dages sygdom, udfyldes raskmeldingsblanket.
I tilfælde af længerevarende sygdom kan det være en mulighed at starte som deltidssygemeldt, hvis dette
lemper overgangen til at arbejde hele dage. Dette er en individuel aftale mellem apotekeren og medarbejderen,
og vurderes konkret i hvert enkelt tilfælde.
www.CRECEA.dk
Eksempel på en politik
Der gennemføres omsorgs/mulighedssamtaler med henblik på at reducere sygefraværet, hvis medarbejderen
har et sygefravær der overstiger gennemsnittet, hvis medarbejderen har tre fraværsperioder på 6 måneder eller
det skønnes at hjælpe medarbejderen. Medarbejderen har også mulighed for at bede om en omsorgssamtale.
Formålet med omsorgssamtaler er at afklare eventuelle arbejdsmæssige udfordringer for medarbejderen, sikre
medarbejderens bedste arbejdsvilkår og eventuelt lave en plan for tilbagevending til arbejdet mm.
Fravær ved lægebesøg mm.
Besøg hos læge, tandlæge, fysioterapeut og lignende skal så vidt muligt foretages uden for arbejdstiden.
I særlige tilfælde kan det aftales med den skemaansvarlige at disse besøg foretages i arbejdstiden. Der
afspadseres til disse besøg.
Fravær ved dødsfald og begravelse
I tilfælde af dødsfald og begravelse i den nærmeste familie (samlever, børn, forældre og søskende) har
medarbejderne ret til afspadsering.
Derudover kan der aftales afspadsering til begravelse af øvrige familie, venner og bekendte, samt ved tilfælde af
svær sygdom i den nærmeste familie.
Fravær ved graviditet og barsel
Der foretages barselsplanlægningsmøde med den gravide og udarbejdes en barselplan inden den gravide går
planmæssigt på barsel.
Barselsplanen indeholder: Forventet fødselstidspunkt, forventet barselsperiode, evt. forventet ferie afvikling, evt.
forventet orlovsperiode, evt. forventet afspadsering og forventet første arbejdsdag efter fraværsperioden.
Det er muligt for den gravide at bede om et barselsmøde med apoteket, hvor begge barnets forældre deltager.
Ved barselsmødet gennemgås barselsregler og muligheder.
www.CRECEA.dk
Eksempel på en politik
Sygefravær
Medarbejderne har lov til at sygemelde sig, når man på grund af sygdom ikke er i stand til at passe sit arbejde.
Desuden én dag ved mindreårigt barns sygdom – 2 dage for farmakonomer. Gælder dog kun for
overenskomstansatte. Hvis en medarbejder har brug for omsorgsdage til at pleje sig selv eller sin familie kan det
lade sig gøre. Dagene indberettes som omsorgsdage eller afspadseres.
Lægebesøg, hospitalsbehandling og lignende i forbindelse med et behandlingsforløb skal altid placeres i fritiden.
Næsten alle medarbejdere har en fridag eller korte dage, så det bør lade sig gøre. Hvis det ikke er muligt, skal
medarbejderen informere den personaleansvarlige om det. Herefter kan skemaændringer i overensstemmelse
med overenskomsterne forekomme. Ved mindre end 4 ugers varsel (2 uger for farmakonomer) skal
indkaldelsesbrev fremvises til personaleansvarlig.
Det er lovpligtigt, at apotekeren senest efter 4 ugers sygdom skal holde en sygesamtale med den sygeramte
medarbejder om, hvornår og hvordan medarbejderen vender tilbage på job. Hvis samtalen på grund af sygdom
ikke kan afholdes på apoteket, kan samtalen gennemføres telefonisk. (sygedagpengeloven § 7a).
Hvis en sygemeldt ikke forventes tilbage på job efter 8 ugers sygdom, kan medarbejderen anmode om at få
udarbejdet en fastholdelsesplan. Planen kan udarbejdes når som helst under forløbet. Apotekeren kan afslå
anmodningen, hvis det vurderes, at der ikke skal udarbejdes en plan (Sygedagpengeloven §7b).
www.CRECEA.dk
Eksempel på en politik
Ved sygefravær på 3 dage eller derover i løbet af en tre måneders periode, afholdes der en sygefraværssamtale,
på apoteket. Sådan en samtale kan i øvrigt afholdes til enhver tid, hvis det skønnes af kunne hjælpe den syge
medarbejder.
Sygefravær skal meddeles senest kl. 8.30 til :
XXXX , job XX XX XX XX, mobil XX XX XX XX
Af hensyn til skemaplanlægningen skal der ved sygemelding altid meddeles den forventede varighed af
sygdomsforløbet
Raskmelding foretages dagen før arbejdet genoptages, senest kl. 16.00
Ved sygefravær i mere end tre dage afleveres / fremsendes sygemeldingsblanket, så den er apoteket i hænde
senest på 4. dagen. Det er den enkelte medarbejders eget ansvar altid at have sygemeldingsblanket derhjemme
eller printe fra medlemsnettet (kode og password kan opgives af apoteket)
Ved arbejdets genoptagelse udfyldes raskmeldingsrubrik på førstedagen af personaleansvarlig.
www.CRECEA.dk