1 Yleistä - Mäntsälä

Transcription

1 Yleistä - Mäntsälä
MÄNTSÄLÄN KUNNAN TILAHANKKEIDEN
ELINKAARITOTEUTUS
Tekniset palvelut
28.1.2014
1
ELINKAARIHANKKEIDEN NEUVONTAPALVELUIDEN TARJOUSOHJELMA
Konsulttityö sisältää Mäntsälän kunnan avustamisen tilahankkeiden
elinkaarimallitoteutuksen valmistelussa ja läpiviemisessä tässä
tarjouspyynnössä kuvatuissa ja myöhemmin sovittavissa tehtävissä.
1 Yleistä
1.1 Tavoitteet
Mäntsälän kunta aikoo hankkia tilapalvelut (tilojen käyttöoikeus ja toimintaa
tukevat kiinteistö- ja ylläpitopalvelut) Riihenmäen yhtenäiskoulun
alakouluosan, Sälinkään koulun laajennuksen ja peruskorjauksen,
Hyökännummen yhtenäiskoulun yläkouluosan ja päiväkodin sekä
keskustan uuden päiväkodin. Uudisrakennusinvestointien kustannusarvio
on noin 33 M€, alv 0 %.
Kohteet on tarkoitus rakentaa tai peruskorjata elinkaarimallilla, jossa
palvelun tuottaja vastaa itse, käyttäen omia kumppaneita ja alihankkijoita,
kiinteistöjen rakentamisesta, omistamisesta, kunnossapidosta ja tilojen
käytettävyydestä (kiinteistöpalveluista) koko sopimusajan.
Hankintakokonaisuutta kutsutaan nimellä ”Mäntsälän investointien
elinkaaritoteutus”.
Elinkaarihankkeella tarkoitetaan hanketta, jossa rakennushankkeen julkisen
sektorin tilaaja on sopimuksessa edellyttänyt rakennusliikkeeltä
rakennettavan kohteen suunnittelun ja rakentamisen lisäksi vähintään 10
vuoden elinkaarivastuun kantamista rakennettavasta kohteesta Suomen
olosuhteita ja markkina- ja lainsäädäntöä vastaavassa ympäristössä.
Elinkaarivastuu pitää sisällään tällöin taloudellisen ja suoritusvastuun
kohteen hoidon ja ylläpidon toteuttamisesta tavalla, jossa kohteen sovitut
käytettävyys- ja luovutuskuntokriteerit saavutetaan (tilojen vuokraaminen ei
ole elinkaarihanke).
1.2 Tilaajan organisointi
Tilaajan puolelta hanketta johtaa tekninen johtaja Hannu Seppälä.
Hankkeen rakennuttamistehtäviä hoitaa rakennuttamispäällikkö Pekka
Savolainen.
Elinkaarihankkeen valmistelua johtaa kunnanjohtajan 23.12.2012 nimeämä
toimitilahankkeiden ohjausryhmä, jonka puheenjohtajana toimii tekninen
johtaja Hannu Seppälä ja sihteerinä rakennuttamispäällikkö Pekka
Savolainen. Ohjausryhmän muut jäsenet ovat toimialajohtajat: Pekka
Lintonen / sivistyspalvelut, Eija Rintala / perusturvapalvelut ja Esa
Siikaluoma / hallintopalvelut ja kaavoitusjohtaja Lauri Pouru. Lisäksi
Mäntsälän kunta, Tekniset palvelut
Heikinkuja 4, 04600 Mäntsälä
puh. (019) 264 5000
fax (019) 264 5212
[email protected]
www.mantsala.fi
MÄNTSÄLÄN KUNNAN TILAHANKKEIDEN
ELINKAARITOTEUTUS
Tekniset palvelut
28.1.2014
2
ohjausryhmään on nimetty kunnankamreeri Anja Tupamäki, jonka
päävastuu on rahoitus.
Riihenmäen yhtenäiskoulun hankesuunnitelma on valmis ja
pääpiirustusvaihe on käynnissä. Suunnitelmat valmistuvat rakennusluvan
edellyttämään vaiheeseen toukokuussa 2014. Suunnittelusopimus kattaa
myös koulun toteutussuunnittelun. Sälinkään koulun laajennuksesta ja
peruskorjauksesta, Hyökännummen yhtenäiskoulun yläkouluosasta ja
päiväkodista sekä keskustan uudesta päiväkodista on tehty ainoastaan
tilaohjelmat ja tavoitteet suunnittelulle.
Mäntsälän kunta käyttää oman ja konserniin kuuluvien organisaatioiden
asiantuntijoita konsultin tekemien ehdotusten tarkistajina ja kommentoijina.
Kaikki esitykset laatii konsultti tilaajan edustajiltaan saamien kommenttien
pohjalta.
1.3 Hankkeen taustaa
Mäntsälän kunnassa on talouden tasapainottamisen ja varsin vahvan
väestökasvun seurauksena muodostunut erittäin haastava investointitarve
seuraavien noin viiden vuoden ajalle.
Syksyllä 2013 Mäntsälän kunnassa teetettiin Inspira Oy:llä
investointihankkeiden vaihtoehtoisten rahoitus- ja toteutusmallien vertailu.
Vertailussa käytiin läpi kuusi erilaista vaihtoehtoa:
1) investoinnit toteutettuna omaan taseeseen
2) kiinteistöyhtiö
3) kiinteistöleasing
4) oma tase + elinkaarimalli
5) kiinteistöyhtiö + elinkaarimalli
6) kiinteistöleasing + elinkaarimalli
Mäntsälän kunnanhallitus päätti 25.11.2013 § 338 käynnistää
ensimmäisessä vaiheessa elinkaarimallitoteutuksen neuvontapalveluun
liittyvän kilpailutuksen välittömästi ja kunnanhallitus valtuutti teknisen
johtajan käynnistämään valitun neuvontapalveluasiantuntijan tai –
asiantuntijoiden kanssa elinkaarikilpailutukseen liittyvän valmistelun.
Päätös toteutusmallista viedään kunnanhallituksen ja edelleen valtuuston
päätettäväksi.
Talousarviossa vuodelle 2014 kunnanvaltuusto hyväksyi investointiosaan
kirjauksen, että em. kohteet ovat mukana elinkaarimalliselvityksessä.
Mäntsälän kunta, Tekniset palvelut
Heikinkuja 4, 04600 Mäntsälä
puh. (019) 264 5000
fax (019) 264 5212
[email protected]
www.mantsala.fi
MÄNTSÄLÄN KUNNAN TILAHANKKEIDEN
ELINKAARITOTEUTUS
Tekniset palvelut
28.1.2014
3
Kunnanhallituksen päätöksen mukaisesti laadittiin markkinakartoitus, jossa
käsiteltiin elinkaarihankkeen kiinnostavuutta, palvelun sisältöä, vakuuksia,
maksumekanismia ja sopimukseen liittyvä asioita.
1.4 Hankkeen yleiset tavoitteet ja riskit
Hankkeen tavoitteena on löytää investoinneille optimaalinen
toteuttamismalli ja suunnitteluratkaisu sekä sitoutuneet yhteistyökumppanit
ottaen huomioon investoinnin koko elinkaaren aikainen
kokonaistaloudellisuus ja käyttäjien elinkaaren kuluessa muuttuvat tarpeet.
Projektin riskejä on pyritty tunnistamaan ja varautumaan niihin
mahdollisimman hyvin etukäteen. Alle on kerätty tunnistettuja riskejä:
• haasteellinen aikataulu
• uusi toimintamalli voi kohdata muutosvastarintaa sekä organisaatiossa
että päättäjissä
• rahoitusmarkkinoiden tilanne ja sen kehittyminen
• suunnitteluvapauden ja käyttäjien toiveiden yhteensovittaminen
• ei saada tarpeeksi tarjoajia
• vaatii asiantuntemusta ja opettelua sekä sitoutumista organisaatiolta
• ei osata määritellä riittävän tarkasti, mitä halutaan ja mistä on järkevä
maksaa
• ”sopimusviidakko”
Keskeisiä tavoitteita ovat mm.
• investoinnit ei suoraan kunnan taseessa
• kiinteistöjen käytettävyyden maksimointi
• kiinteistöjen korkea tekninen jäännösarvo
• optimaalisen riskienjaon löytäminen sekä rakentamis- että käyttövaiheeseen
• elinkaariedullisuuden toteutuminen
• elinkaaren pituuden ja jäännösarvon optimaalinen määrittely (riskien jakaminen)
• energiatehokkuus
• tilojen toiminnallisuus ja muunneltavuus
1.5 Hankesuunnitelmat
Riihenmäen yhtenäiskoulun hankesuunnitelma on valmis ja parhaillaan
toimielinkäsittelyssä.
Muiden kohteiden tilaohjelmat ja budjettitason kustannusarviot on esitetty
tässä tarjousohjelmassa. Tarvittavien palveluiden tason määrittely sekä
tilojen käytettävyyskriteerit maksuperusteiden pohjaksi määritetään
alkuvuonna 2014.
Kaikkien tarjousohjelmaan sisältyvien nykyisten rakennusten kuntoarviot
laaditaan syksyyn 2014 mennessä. Samalla tehdään tarvittavat haitta-
Mäntsälän kunta, Tekniset palvelut
Heikinkuja 4, 04600 Mäntsälä
puh. (019) 264 5000
fax (019) 264 5212
[email protected]
www.mantsala.fi
MÄNTSÄLÄN KUNNAN TILAHANKKEIDEN
ELINKAARITOTEUTUS
Tekniset palvelut
28.1.2014
4
ainekartoitukset. Kaikki tontit ovat kunnan omistuksessa ja tarvittavat
asemakaavojen muutokset saadaan valmiiksi riittävän ajoissa ennen
tulevaa rakentamista.
1.6 Kustannusarviot
Tilaajan laatimat arviot hankkeiden uudisrakentamisen
investointikustannuksista (alv 0 %) ovat seuraavat:
Kohde
1. Riihenmäen yhtenäiskoulu
2. Sälinkään koulun laajennus ja peruskorjaus
3. Sälinkään päiväkoti (sisältyy koulun arvioon)
4. Keskustan päiväkoti
5. Hyökännummen yhtenäiskoulu
6. Hyökännummen päiväkoti (sisältyy koulun
arvioon)
Kustannusarvio
11 300 000 €
6 550 000 €
3 900 000 €
11 300 000 €
1.7 Aikataulu
1.7.1
Rakennushankkeiden aikataulu
1. Riihenmäen yhtenäiskoulu tulee olla valmis kesäkuun lopulla 2016
2. Sälinkään koulun laajennus ja peruskorjaus, valmis kesäkuussa 2017
3. Sälinkään päiväkoti, valmis kesäkuussa 2017
4. Keskustan päiväkoti, valmis kesäkuussa 2017
5. Hyökännummen yhtenäiskoulu, valmis kesäkuussa 2018
6. Hyökänummen päiväkoti, valmis kesäkuussa 2018
1.7.2
Alustava hankeaikataulu
TEHTÄVÄ
Poliittinen valmistelu ja neuvonantajien
valinta
Tekninen lautakunta, päätösesitys
käynnistämisestä
Kunnanhallitus, päätös osallistumisesta
Kunnanvaltuusto. päätös kilpailutuksen
käynnistämisestä
Hankintailmoitus
Osallistumishakemukset
Alustava tarjouspyyntö
Neuvottelut (tarjouspyynnön tarkentaminen,
suunnitelmien kommentointi
Lopulliset tarjoukset
Hankintapäätös
Mäntsälän kunta, Tekniset palvelut
Heikinkuja 4, 04600 Mäntsälä
puh. (019) 264 5000
fax (019) 264 5212
AIKATAULU
Tammi - Helmikuu 2014
Helmikuu 2014
Maaliskuu 2014
Maaliskuu 2014
Maaliskuu 2014
Huhtikuu 2014
Toukokuu 2014
Toukokuu - Lokakuu 2014
Marraskuu 2014
Joulukuu 2014 – Tammikuu 2015
[email protected]
www.mantsala.fi
MÄNTSÄLÄN KUNNAN TILAHANKKEIDEN
ELINKAARITOTEUTUS
Tekniset palvelut
28.1.2014
TEHTÄVÄ
Palvelusopimuksen allekirjoitus
5
AIKATAULU
Helmikuu 2015 – Maaliskuu 2015
2 Konsulttitoimeksianto ja sen sisältö
2.1 Konsulttitehtävän tavoitteet
Valittavan konsultin tulee:
• valmistella yhteistyössä tilaajan työryhmän kanssa tarjouspyyntö- ja sopimusasiakirjat
• varmistaa, että hanke on taloudellisesti, rahoitukseltaan, kaupallisesti ja
julkisten hankintojen säännösten kannalta kelpoinen ts. sopimusrakenne tulee laatia sellaiseksi, että se toteuttaa tehokkaimmin hankkeen tavoitteita ja varmistaa, että kaikki hankkeeseen liittyvät maksusuoritukset, verotus yms. on huomioitu
• avustaa tilaajaa kilpailuttamisprosessin läpiviemisessä (kilpailullinen
neuvottelumenettely)
• arvioida tulevat tarjoukset ja antaa lausunto tilaajalle jatkokäsittelyä varten
• vertailla yhteistyössä tilaajan työryhmän kanssa vaihtoehtoisia toteutustapoja (perinteinen malli vs. elinkaarimalli)
• avustaa kunnan päätöksentekoa lopullisessa tarjouksen valinnassa ja
palvelusopimusten laatimisessa
2.2 Työn sisältö
Hankintailmoituksen jättäminen ja osallistumishakemusten arviointi vaihe
Hankintailmoituksen jättäminen ja osallistumishakemusten arviointi
vaiheessa konsultti laatii esityksen sopimusrakenteesta sekä
kilpailuttamismallista ohjausryhmän käsiteltäväksi ja edelleen
kunnanhallituksen ja kunnanvaltuuston hyväksyttäväksi ennen
tarjouspyyntöjen lähettämistä.
Asiantuntijatyön sisältö kuvataan vaiheittain seuraavassa
Aloituskokous tilaajan kanssa
Hankintailmoituksen laatiminen
Osallistumishakemusten arviointi
Tarjouspyyntöasiakirjojen laadinta
o Ylläpito ja palvelut
 Palvelukuvaus
 Käytettävyys- ja palvelutasovaatimukset
 Maksumekanismi
 Käytettävyysvähennykset
 Energiatehokkuusvaatimukset ja energiavastuumalli
 Käyttöajat ja käyttäjämäärät
 Kohteen luovutuskunto
Mäntsälän kunta, Tekniset palvelut
Heikinkuja 4, 04600 Mäntsälä
puh. (019) 264 5000
fax (019) 264 5212
[email protected]
www.mantsala.fi
MÄNTSÄLÄN KUNNAN TILAHANKKEIDEN
ELINKAARITOTEUTUS
Tekniset palvelut
28.1.2014
o
o
6
 Palveluntuottajan otettavat vakuutukset
 Asiakastyytyväisyyskyselyllä selvitettävät asiat
Suunnittelu- ja rakentaminen
 Toiminnan kuvaus
 Yleiset suunnitteluohjeet
 Tekniset vaatimukset
 Turvallisuusasiakirja
 Vastuurajataulukko
 Projektiohjelma
Elinkaaripalvelutarjoajan laatiman projektisuunnitelman sisällön kuvaus
Konsultti laatii tilaajan käyttöön kriteerit, joilla arvioidaan tarjousten
taloudelliset ja sopimustekniset laatu- ja hintaominaisuudet. Kriteerit
vahvistetaan ennen tarjouspyyntöjen lähettämistä. Nekin tarjousten
ominaisuudet, joita ei voida tarkasti rahassa mitata, on voitava ottaa
laatupisteytyksessä huomioon objektiivisesti.
Tarjouspyyntöasiakirjojen laadinta sisältää myös valmiiden
sopimusasiakirjojen laatimisen. Sopimusasiakirjoja muutetaan
tarjousvaiheessa elinkaaripalvelutarjoajien kanssa käytävien neuvottelujen
perusteella.
Sopimusasiakirjoihin kuuluvat ainakin seuraavat asiakirjat:
urakkasopimus liitteineen (lukuun ottamatta liitteitä, jotka tarjoaja
valmistelee osana tarjoustaan)
palvelusopimus keskeisine liitteineen kuten palvelukuvaus, maksumekanismi ja luovutuskuntovaatimukset (lukuun ottamatta liitteitä,
jotka tarjoaja valmistelee osana tarjoustaan kuten PTS-suunnitelma)
Sopimusrakenteen tavoitteena on varmistaa kilpailullisesti, rahoituksellisesti
ja taloudellisesti kestävä sopimusrakenne, jolla myös tarjoajaosapuolet
voivat katsoa osallistuvansa hankkeeseen. Mallin tehokkuus
verotuksellisesti ja taloudellisesti tulee varmistaa. Vertailulaskelmat
Mäntsälän nykyiseen investointi- ja kiinteistöpitotapaan tulee laatia
päätöksenteon pohjaksi.
Sopimuksen päättymisvaiheeseen liittyvien vaihtoehtojen ja riskien käsittely
sisältyy myös toimeksiantoon.
Mäntsälän kunta, Tekniset palvelut
Heikinkuja 4, 04600 Mäntsälä
puh. (019) 264 5000
fax (019) 264 5212
[email protected]
www.mantsala.fi
MÄNTSÄLÄN KUNNAN TILAHANKKEIDEN
ELINKAARITOTEUTUS
Tekniset palvelut
28.1.2014
7
Tarjouspyyntövaihe
Asiantuntijatyön sisältö kuvataan vaiheittain seuraavassa.
Tarjousvaiheen neuvotteluiden organisointi
Teknisten neuvottelujen valmistelu
Yhteensä kolme teknistä neuvottelua tarjoajien kanssa
Kaupallisten neuvottelujen valmistelu
Yhteensä kolme kaupallista neuvottelua tarjoajien kanssa
Tarjouspyyntöasiakirjojen päivittäminen perustuen neuvotteluihin ja
siihen liittyvät kokoukset tilaajan kanssa
Yhteensä kolmen tarjouksen taloudellinen arviointi ja siihen liittyvät
kokoukset tilaajan kanssa
Tarjouspyynnön laatupisteytyskriteerit
Riskianalyysi sisältäen arvion tilaajalle jäävien euromääräisten riskien arvosta elinkaarihanketoteutuksena sekä parhaana vaihtoehtoisena toteutuksena
Hankintapäätöksen laatiminen
Päätöksentekomateriaalin valmistelu
Esittelyt lautakunnille, kunnanhallitukselle ja kunnanvaltuustolle
Sopimusvaihe
Asiantuntijatyön sisältö kuvataan vaiheittain seuraavassa.
sopimusneuvottelujen organisointi
tilaajan avustaminen sopimusneuvotteluissa
uusien sopimusluonnosten valmistelu käytyjen neuvottelujen pohjalta
sopimusaineiston kokoaminen allekirjoitusta varten valmiiksi
Mahdollisia työhön kuuluvia lisätöitä, jotka tilataan erikseen tarpeen
mukaan tuntityönä, ovat seuraavat työt:
Hankesuunnitelman ja tilaohjelman laatiminen tai tarvittaessa hankesuunnitelman päivitys
Arkkitehtonisten ja kaupunkikuvallisten tavoitteiden kuvaus / suunnitteluohje
Toiminnallisten vaatimusten kuvaaminen suunnittelun lähtökohdaksi
Teknisten vaatimusten, kuten ympäristö-, elinkaari- ja energiatehokkuusvaatimusten kuvaaminen suunnittelun lähtökohdaksi
Kiinteistöyhtiön perustamiseen liittyvät tehtävät
Kiinteistöyhtiön rahoituksen kilpailuttamiseen liittyvät tehtävät
Kiinteistöleasingrahoituksen kilpailuttamiseen ja siihen liittyvän dokumentaation valmisteluun liittyvät tehtävät
Useammat neuvottelut tarjousvaiheessa kuin edellä on mainittu
Mäntsälän kunta, Tekniset palvelut
Heikinkuja 4, 04600 Mäntsälä
puh. (019) 264 5000
fax (019) 264 5212
[email protected]
www.mantsala.fi
MÄNTSÄLÄN KUNNAN TILAHANKKEIDEN
ELINKAARITOTEUTUS
Tekniset palvelut
28.1.2014
8
Tarjoajalla on oltava riittävä asiantuntemus ja kokemus kaikista em.
lisätyötehtävien suorittamisesta vastaavissa elinkaarihankkeissa ja tämä
tulee mainita tarjoajan tarjouksessa sekä esittää niiden tilaajien
yhteystiedot, joissa vastaavat tehtävät suoritettu. Selvityksessä tulee
nimetä tilaajien yhteystiedot tehtäväkohtaisesti.
2.2.1
Kilpailuttamismenettely
Konsultti avustaa tilaajaa kilpailuttamisessa. Menettelynä käytetään
kilpailullista neuvottelumenettelyä.
Kaikkien tarjouksen jättämisestä kiinnostuneiden osapuolien kanssa
käytävissä neuvotteluissa konsultti selvittää yhteistyössä tilaajan kanssa
tarjoajien esiin nostamia lisäselvitystä kaipaavia asioita. Toisaalta
neuvotteluissa tulee testata laadittua sopimusrakennetta ja sen
elinkelpoisuutta siten, että tarjoajien kiinnostus varmistetaan. Lopullinen
hankerakenne, maksuperusteet ja tarjouspyyntöaineisto muotoillaan
tarjouspyynnöksi neuvottelujen jälkeen.
2.2.2
Tarjousten käsittely
Konsultti avustaa tilaajaa tarjousten vertailussa. Vaatimuksena on
tarjousten tasapuolinen käsittely. Konsultti osallistuu urakoitsijoiden kanssa
käytäviin neuvotteluihin vaitiolo- ja salassapitovelvollisuuden alaisena.
Tarjoajilta voidaan pyytää uudet tarkennetut tarjoukset
neuvotteluvaiheenjälkeen. Konsultti arvioi tarjousten esittämät
rahoitusmallit ja sopimuskokonaisuudet tavoitteena löytää tilaajan kannalta
taloudellisesti ja toiminnallisesti paras vaihtoehto.
2.2.3
Toteutusehdotuksen ja valintaesityksen tekeminen
Konsultti laatii kunnan toimielimien käsittelyyn ja hyväksyttäväksi:
• vertailulaskelmat ja niiden pohjalta ehdotuksen projektin käynnistämiseksi, alkuperäisen laajuisena tai muutettuna, tai esityksen tarjousten
hylkäämisestä ja tilahankkeiden toteuttamisesta muulla konseptilla.
• ehdotuksen valittavasta tarjouksesta, sopimuskokonaisuudesta ja sopimusehdoista
• arvion kunnan vastuista sopimusaikana, ennakoiduilla kustannusten ja
rahoituksen ehtojen muutoksilla tarkistettuna, ja sopimuksen päättyessä.
2.2.4
Lopullisten sopimusten laatiminen
Konsultti osallistuu asiantuntijana lopullisten sopimusten laatimiseen
yhdessä tilaajan ja valitun tarjoajan, rahoittajan yms. kanssa.
Mäntsälän kunta, Tekniset palvelut
Heikinkuja 4, 04600 Mäntsälä
puh. (019) 264 5000
fax (019) 264 5212
[email protected]
www.mantsala.fi
MÄNTSÄLÄN KUNNAN TILAHANKKEIDEN
ELINKAARITOTEUTUS
Tekniset palvelut
28.1.2014
2.2.5
9
Toiminnan aikaiset konsultin tehtävät
Varsinaisten elinkaarisopimusten allekirjoituksen ja sen voimaan
saattamiseen liittyvien tehtävien jälkeisistä tehtävistä sovitaan erikseen.
Konsultti on käytettävissä kaikkien rakennusinvestointien ajan viimeisen
kohteen käyttöönottoon saakka tilaajan asiantuntijana.
2.3 Työsuunnitelma
Työnsuunnitelmassa tarjoajan tulee kuvata hankintaprosessin aikataulu
vaiheineen. Lisäksi työsuunnitelmassa tulee kuvata vaiheittain
elinkaarihankkeen asiantuntijatyöskentely projektissa.
Työsuunnitelmassa kuvattavat elinkaarihankkeen vaiheet ovat seuraavat:
1. Hankintailmoituksen jättäminen ja osallistumisilmoittautumisten arviointi
2. Tarjousvaihe
3. Sopimusvaihe
Tarjoajan tulee kuvata työsuunnitelmassa enintään kolme vaiheeseen 1
liittyvää tilaajan kannalta merkittävää asiantuntijatyöskentelyssä
huomioitavaa ja tarjousten arvioinnissa arvioitavaa seikkaa selkeästi
perusteltuna.
Tarjoajan tulee kuvata työsuunnitelmassa enintään neljä vaiheeseen 2
liittyvää tilaajan kannalta merkittävää asiantuntijatyöskentelyssä
huomioitavaa ja tarjousten arvioinnissa arvioitavaa seikkaa selkeästi
perusteltuna.
Tarjoajan tulee kuvata työsuunnitelmassa enintään kolme vaiheeseen 3
liittyvää tilaajan kannalta merkittävää asiantuntijatyöskentelyssä
huomioitavaa ja tarjousten arvioinnissa arvioitavaa seikkaa selkeästi
perusteltuna.
2.4 Konsulttitehtävän aikataulu
Konsulttityö pyritään käynnistämään mahdollisimman nopeasti
konsultointipalvelun valintapäätöksen jälkeen. Konsulttien tehtävänä on
hankintamenettelyn aikataulun laadinta. Tarjoukseen on liitettävä alustava
aikatauluehdotus.
Tilaajan tavoitteena on, että elinkaarihankkeen alustavat tarjouspyynnöt
ovat lähetettävissä hyväksytyn osallistumishakemuksen jättäneille tarjoajille
viimeistään toukokuussa 2014. Lopulliset tarjoukset tulisi olla marraskuussa
2014. Tavoitteena on, että valintaesitys tehdään viimeistään joulukuussa
2014 ja varsinainen palvelusopimus/-sopimukset päätöksen
lainvoimaistumisen jälkeen.
Mäntsälän kunta, Tekniset palvelut
Heikinkuja 4, 04600 Mäntsälä
puh. (019) 264 5000
fax (019) 264 5212
[email protected]
www.mantsala.fi
MÄNTSÄLÄN KUNNAN TILAHANKKEIDEN
ELINKAARITOTEUTUS
Tekniset palvelut
28.1.2014
10
Sopimusrakenteen, alustavan sopimusmallin ja maksumekanismien
alustavan ehdotuksen tulee olla valmis ennen varsinaisen hankkeen
hankintailmoituksen jättämistä.
2.5 Konsultin vastuu
Tämän toimeksiannon yleisinä sopimusehtoina käytetään SKOL:n
konsulttitoiminnan yleisiä sopimusehtoja KSE 1995. Mahdolliset tästä
sopimuksesta tulevat riitaisuudet, joita osapuolet eivät pysty keskenään
sopimaan, annetaan Tuusulan käräjäoikeuden ratkaistavaksi.
2.6 Palkkio
Konsultin palkkio on kiinteä kokonaishinta koskien osavaihetta A
”Hankintailmoituksen jättäminen ja osallistumisilmoittautumisten arviointi”.
Tarjoajan tulee arvioida tuntimäärä asiantuntijaryhmittäin osavaiheessa B
”Tarjousvaihe ja Sopimusvaihe” ja ilmoittaa tuntiveloitus tarjouslomakkeella
liite 3. (kts. kappale 2.8.2). Näin laskettu tuntiarvion ja –veloituksen
perusteella laskettu palkkio on kattohinta, jota ei voi ylittää ilman tilaajan
suostumusta.
Palkkio veloitetaan käyttäen henkilöryhmittäin sovittuja tunti- tai muita
aikaveloituksia, joihin sisältyvät palkat sekä sosiaali- ja yleiskustannukset.
Matka-aikaa ei korvata.
2.6.1
Kulut
Matkakulut sisältyvät kiinteään kokonaishintaan ( osa A ). Muilta osin
tarjouksessa tulee esittää arvio matkakuluista. Konsultti saa veloittaa
kuluina työohjelman mukaisten matkojen matka-, majoitus- ja
päivärahakorvaukset tositteiden mukaisesti. Yleisistä sopimusehdoista
poiketen palkkion tulee sisältää avustavat toimistotyöt, postitukset ja A4materiaalin kopioinnin.
Konsulttitehtävän laskutus tapahtuu kuukausittain hyväksytyn
työmääräilmoituksen mukaan. Laskujen maksuaika on 21 pv netto.
2.7 Vähimmäisvaatimukset
Tarjoajan tai tarjoajana olevan ryhmittymän tulee liittää tarjoukseensa
referenssit. Tarjoavan yrityksen tulee olla toiminut tilaajaorganisaation
päävastuullisena asiantuntijana vähintään yhdessä suurehkossa
rakennuskustannukseltaan vähintään 20 miljoonan euron laajuisessa
julkisena hankintana toteutetussa elinkaarihankkeessa viimeisen kolmen
vuoden aikana.
Mäntsälän kunta, Tekniset palvelut
Heikinkuja 4, 04600 Mäntsälä
puh. (019) 264 5000
fax (019) 264 5212
[email protected]
www.mantsala.fi
MÄNTSÄLÄN KUNNAN TILAHANKKEIDEN
ELINKAARITOTEUTUS
Tekniset palvelut
28.1.2014
11
Toimeksiannon / toimeksiantojen on tullut sisältää hankkeen projektinjohto-,
taloudellinen, oikeudellinen ja tekninen neuvonanto koko hankintaprosessin
aikana aina hankintapäätökseen asti.
Vähimmäisvaatimusten täyttyminen tulee esittää tarjouspyynnön /
hankintailmoituksen mukaisessa referenssiluettelon muodossa.
Referensseistä on mainittava kohde, laajuus, tilaaja ja yhteyshenkilö,
ajankohta ja tarjoajan / ryhmittymän roolit hankinnan konsultoinnissa.
Tarjouksessa esitettyjä referenssejä tai niihin liittyviä yksityiskohtia ei
tarjouksessa saa merkitä liike- tai ammattisalaisuuksiksi.
Vain vähimmäisvaatimukset täyttävät tarjoukset otetaan mukaan
tarjouskilpailuun.
Vastuuhenkilöä ei voida vaihtaa kesken toimeksiantoa ilman tilaajan
suostumusta.
2.8 Tarjouksen valintaperusteet
2.8.1
Laatuarviointi
Laadun painoarvo on 60 %
Tilaajan laatuarviointi koostuu kahdesta osasta:
A. Päävastuullisten asiantuntijoiden referenssit (maksimi 50 pistettä )
B. Työsuunnitelma (maksimi 10 pistettä)
Laatuarviointi suoritetaan liitteenä 3 olevalla Tarjousten vertailulomakkeella
( excel- laskentataulukko), jossa on myös määritelty tarkemmin tarjoajan
saamien laatupisteiden määrä.
A. Päävastuullisten asiantuntijoiden kokemus (50 pistettä)
Arvioidaan tarjoajan nimeämien vastuuhenkilöiden kokemusta
elinkaarihankkeiden hankintaprosessissa tilaajan vastuullisena
asiantuntijana toimimisesta:
1. Projektinjohtaja (maksimi 20 pistettä)
2. Taloudellisen neuvonannon vastuuhenkilö (maksimi 10 pistettä)
3. Juridisen neuvonannon vastuuhenkilö (maksimi 10 pistettä)
4. Teknisen neuvonannon vastuuhenkilö (enintään 10 pistettä)
Projektinjohtaja voidaan nimetä enintään yhden toisen vastuualueen
vastuuhenkilöksi. Muutoin vastuuhenkilöiden tulee olla eri osa-alueilla eri
henkilöitä.
Mäntsälän kunta, Tekniset palvelut
Heikinkuja 4, 04600 Mäntsälä
puh. (019) 264 5000
fax (019) 264 5212
[email protected]
www.mantsala.fi
MÄNTSÄLÄN KUNNAN TILAHANKKEIDEN
ELINKAARITOTEUTUS
Tekniset palvelut
28.1.2014
12
Kunkin vastuuhenkilön kokemusta arvioidaan elinkaarihankkeita koskevien
referenssien kautta. Referenssit tulee esittää tarjouspyynnön liitteen
mukaisessa referenssiluettelon muodossa. Referensseistä on mainittava
kohde, laajuus, tilaaja ja yhteyshenkilö, ajankohta ja vastuuhenkilön rooli
hankinnan konsultoinnissa.
Tarjouksessa esitettyjä referenssejä tai niihin liittyviä yksityiskohtia ei
tarjouksessa saa merkitä liike- tai ammattisalaisuuksiksi.
Tilaaja arvioi kunkin vastuuhenkilön kohdalla ilmoitettujen referenssien
vastaavuutta nykyisen hankinnan kohteen kanssa sekä niiden relevanssia
vastuuhenkilön tehtävien kannalta. Referenssien vastaavuus nykyisen
hankinnan kohteen ja vastuuhenkilön tehtävien kannalta sekä referenssien
määrän osoittama kokemus vaikuttavat pisteytykseen.
Tilaaja varaa mahdollisuuden tarkistaa esitettyjen
elinkaarihankereferenssien paikkaansa pitävyyden ja asiantuntijan roolin
ko. hankkeessa ja ristiriitatilanteessa hylkäämään tarjouksen.
B. Työsuunnitelma (10 pistettä)
Työsuunnitelmasta arvioidaan tarjoajan esittämät (kappale 2.3) kymmenen
tilaajan kannalta merkittävää asiantuntijatyöskentelyssä huomioitavaa ja
tarjousten arvioinnissa arvioitavaa seikkaa sekä niiden perustelut.
Tilaaja kiinnittää huomiota työsuunnitelmissa esitettyjen seikkojen
innovatiivisuuteen, olennaisuuteen kokonaisuuden kannalta sekä niille
esitettyjen perustelujen kattavuuteen.
Laatuarviointi suoritetaan liitteenä 3 olevalla Tarjousten vertailulomakkeella
(excel- laskentataulukko), jossa on myös määritelty tarkemmin tarjoajan
saamien laatupisteiden määrä.
2.8.2
Hinta-arviointi
Hinnan painoarvo on 40 %.
Hinta tulee tarjouksessa esittää liitteellä 3 seuraavasti:
Osa A: Kiinteä kokonaishinta koskien vaihetta ”Hankintailmoituksen
jättäminen ja osallistumisilmoittautumisten arviointi”
Osa B: Asiantuntijoiden tuntihinta koskien vaihetta ”Tarjousvaihe ja
Sopimusvaihe”
Mäntsälän kunta, Tekniset palvelut
Heikinkuja 4, 04600 Mäntsälä
puh. (019) 264 5000
fax (019) 264 5212
[email protected]
www.mantsala.fi
MÄNTSÄLÄN KUNNAN TILAHANKKEIDEN
ELINKAARITOTEUTUS
Tekniset palvelut
28.1.2014
13
Tarjoajan esittämän hintojen osissa A ja B avulla lasketaan tarjouksen
kokonaishinta. Tarjoaja syöttää hintatiedot liitteeseen 3 ja kokonaishinnan
laskenta määritellään liitteessä 3.
2.8.3
Kokonaistaloudellinen arviointi
Kokonaistaloudellisessa arvioinnissa laadun painoarvo on 60 % ja hinnan
painoarvo on 40 %.
Kokonaistaloudellinen arviointi suoritetaan liitteenä 3 olevalla Tarjousten
vertailulomakkeella ( excel- laskentataulukko).
2.9 Tarjouksen antaminen
Tarjoukseen tulee liittää ne yrityksen ja henkilöstön tiedot, jotka tarjouksen
tekijä haluaa valinnassa otettavan huomioon.
Työohjelmassa tulee antaa selkeä kuvaus toimeksiannon hoitotavoista,
toimenpiteistä ja tässä hankkeessa käytettävistä laadunvarmistusmenettelyistä.
Tarjous tulee toimittaa viimeistään torstaina 13.2.2014 klo 12.00
osoitteeseen Mäntsälän kunnan tekniset palvelut, Palvelupiste ”Vinkki”,
04600 MÄNTSÄLÄ. Kuoreen merkintä ”Tarjous elinkaarihankkeen
neuvontapalveluista”. Myöhässä saapuneet tarjoukset palautetaan
avaamattomina
Mäntsälässä 28.1.2014
Hannu Seppälä
tekninen johtaja
LIITTEET:
1. Tarjoavan yrityksen referenssilomake vähimmäisvaatimuksia varten
2. Tarjoajan nimeämien asiantuntijoiden referenssilomake laatupisteytystä varten
3. Tarjousten vertailulomake ( excel- laskentataulukko)
Mäntsälän kunta, Tekniset palvelut
Heikinkuja 4, 04600 Mäntsälä
puh. (019) 264 5000
fax (019) 264 5212
[email protected]
www.mantsala.fi