Tilintarkastajan raportti 2014 tilikauden aikaisesta tarkastuksesta

Saap. 8.12.2014
334 / 02.01.01 / 2014
Tarkastuslautakunta 17.12.2014 § 66
Kunnanhallitus 19.1.2015 § 9
IITIN KUNTA
Raportti tilikauden 2014
aikaisesta tarkastuksesta
KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy
Kaija Pakkanen, JHTT, KHT
17.12.2014
Sisällys
Yhteyshenkilö:
Page
Kaija Pakkanen
JHTT, KHT
Tel
+358 20 760 3000
[email protected]
KPMG:n tarkastusryhmä
Tilintarkastusprosessi
2
3-5
Tilintarkastuksen painopistealueet
6
Hallinnon tarkastus
7
Matkalaskut
8
Käyttöomaisuus ja poistosuunnitelma
9
Muut tarkastuskohteet
© 2014 KPMG International Cooperative ("KPMG International"), a Swiss entity. Member firms of the KPMG network of independent firms are
affiliated with KPMG International. KPMG International provides no services to clients. No member firm has any authority to obligate or bind KPMG
International or any other member firm vis-à-vis third parties, nor does KPMG International have any such authority to obligate or bind any member
10
1
KPMG:n tarkastusryhmä
Valtuuston valitsema tilintarkastaja: KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy
Kaija Pakkanen, JHTT, KHT
• Päävastuullinen tilintarkastaja
Leif-Erik Forsberg, JHTT, KHT
• Varatilintarkastaja
• Laadunvarmistaja
Jonna Paju, tradenomi
• Avustava tilintarkastaja
Laura Vilenius, KTM
• Avustava tarkastaja
Muut erityisasiantuntijat
• Vero-, laki- ja neuvontapalvelut havaitun tarpeen mukaan
© 2014 KPMG International Cooperative ("KPMG International"), a Swiss entity. Member firms of the KPMG network of independent firms are
affiliated with KPMG International. KPMG International provides no services to clients. No member firm has any authority to obligate or bind KPMG
International or any other member firm vis-à-vis third parties, nor does KPMG International have any such authority to obligate or bind any member
2
Tilintarkastusprosessi 1/3
Tilintarkastuksen suorittaminen
Maaliskuu
Tammi-helmikuu
Tilinpäätöksen kannalta
keskeisten kysymysten
ratkaisu
Joulukuu
Maalis-huhtikuu
Tilinpäätöstarkastukset
Raportointi
Kesäkuu
Touko-elokuu
Uuden tilikauden tarkastuksen
suunnittelu:
Loka-joulukuu
Suunnitelman mukaiset tilikauden
aikaiset tarkastus käynnit, raportointi
tarkastuslautakunnalle
tarkastuksesta ja havainnoista
Syyskuu
© 2014 KPMG International Cooperative ("KPMG International"), a Swiss entity. Member firms of the KPMG network of independent firms are
affiliated with KPMG International. KPMG International provides no services to clients. No member firm has any authority to obligate or bind KPMG
International or any other member firm vis-à-vis third parties, nor does KPMG International have any such authority to obligate or bind any member
-Tarkastusohjelman laadinta
-Tarkastusohjelma esitetään
tarkastuslautakunnalle
-Asiakaspalautteen läpikäynti
3
Tilintarkastusprosessi 2/3
1
Suunnittelu 1
• Liiketoiminnan ja toimintaympäristön tunteminen
• Riskien tunnistaminen ja arviointi
• Tarkastuksen lähestymistapa
• Tarkastuksen painopistealueet
2
Kontrollien
arviointi
• Kontrollien toimivuuden ja tehokkuuden testaus
• Jäljelle jäävän merkittävän virheen riskin
määrittäminen
3
Aineistotestaus
4
Loppuunsaattaminen
ja raportointi
1
2
• Analyyttinen ja aineistotarkastus
• Tarkastushavaintojen arviointi
Käytännöllisiä
neuvoja
Nopea reagointi
ongelmiin
• Tarkastuksen loppuunsaattaminen
• Johtopäätösten tekeminen
• Tilintarkastuskertomus ja muu raportointi
Alustava arvio tarkastuskohteittain
siitä, voidaanko kontrolleihin luottaa
vai tehdäänkö aineistotestausta
Jatkuva
yhteydenpito
2
Ei yllätyksiä
Päätös tarkastuksen
lähestymistavasta – voidaanko
kontrolleihin luottaa vai tehdäänkö
aineistotestausta
© 2014 KPMG International Cooperative ("KPMG International"), a Swiss entity. Member firms of the KPMG network of independent firms are
affiliated with KPMG International. KPMG International provides no services to clients. No member firm has any authority to obligate or bind KPMG
International or any other member firm vis-à-vis third parties, nor does KPMG International have any such authority to obligate or bind any member
4
Tilintarkastusprosessi 3/3
Painopiste
• Toiminnan keskeiset alueet
• Tilinpäätösinformaatio
• Näkökulma ylhäältä alas
Lähestymistapa
• Tarkastus lähtee riskeistä ja tietovirroista, perustuu tietojärjestelmiin
ja kontrolleihin sekä atk:n hyödyntämiseen
Raportointi
• Vastuuhenkilöille jatkuvasti sekä epävirallista että virallista, samoin
suullista ja kirjallista raportointia
Asiakaspalveluryhmä
• Tilintarkastajat ja asiantuntijat työskentelevät yhtenä, vastuullisen
JHTT:n johtamana ryhmänä
© 2014 KPMG International Cooperative ("KPMG International"), a Swiss entity. Member firms of the KPMG network of independent firms are
affiliated with KPMG International. KPMG International provides no services to clients. No member firm has any authority to obligate or bind KPMG
International or any other member firm vis-à-vis third parties, nor does KPMG International have any such authority to obligate or bind any member
5
Tilintarkastuksen painopistealueet vuonna 2014
Tilinpäätöksen
tarkastus
• Tilinavauksen 1.1.2014
tarkastus
• Muistiotositteiden sisältö ja
laatiminen
• Osakirjanpitojen
täsmäytysrutiinit tilikauden
aikana sekä tilinpäätöksessä
• Kunnan tasekirjan sekä
tilinpäätöstä varmentavien
tase- ja muiden erittelyjen
tarkastus tilinpäätöksessä
31.12.2014
Sisäisen valvonnan
toimivuuden
tarkastus
• Matkalaskujen tarkastus
• Kontrolliympäristö
• Asianmukaisuus ja
hyväksymiskäytännöt
• Käyttöomaisuus
• Käyttöomaisuusrekisterin
ohjeistus ja käyttövaltuudet
• Prosessin läpikäynti
• Kontrolliympäristö
• Kontrollien toimivuuden
testaus
• Poistolaskenta
• Riskienhallinnan ja sisäisen
valvonnan järjestelyt
• Kunnan riskienhallinnan
järjestelyjen ja sisäisen
valvonnan ohjeistuksen
läpikäynti ottaen huomioon
1.1.2014 voimaan tulleet
Kuntalain muutokset mm.
riskienhallinnan
raportoinnista
toimintakertomuksessa
© 2014 KPMG International Cooperative ("KPMG International"), a Swiss entity. Member firms of the KPMG network of independent firms are
affiliated with KPMG International. KPMG International provides no services to clients. No member firm has any authority to obligate or bind KPMG
International or any other member firm vis-à-vis third parties, nor does KPMG International have any such authority to obligate or bind any member
Hallinnon tarkastus
• Kunnan johtosääntöjen ja
muun sisäisen valvonnan
ohjeistuksen läpikäynti
• Pöytäkirjojen läpikäynti
(valtuusto, hallitus ja
lautakunnat soveltuvin osin)
• Valtionosuuksien perusteena
olevien oppilastietoilmoitusten
tarkastus vuonna 2014
6
Hallinto
Valtuuston ja hallituksen
pöytäkirjat 2014
 Tähän mennessä valtuuston pöytäkirjat on käyty läpi ajalta 1.1.-11.12.2014. Valtuusto on
kokoontunut 8 kertaa.
 Tähän mennessä hallituksen pöytäkirjat on käyty läpi ajalta 1.1.-2.11.2014. Kunnanhallitus on
kokoontunut 25 kertaa.
 Pöytäkirjoissa käsitellyt asiat on huomioitu tilikauden aikaisessa tarkastuksessa.
Valtionosuuksien
perusteista annettujen
tietojen tarkastus (mm.
oppilastietoilmoitukset)
Sisäinen valvonta ja
riskienhallinta
 Tarkastuksen tavoitteena oli varmistua siitä, että valtionosuuksien perustan muodostava kunnan
20.9.2014 Tilastokeskukselle ilmoittama oppilasmäärä vastaa peruskoulujen ja lukioiden
oppilaiden osalta oppilastietoja ja esiopetuksessa olevien osalta Effica-järjestelmän tietoja.
 Tilastokeskukselle ilmoitetuissa oppilasmäärissä havaittiin virhe kahden koulun osalta. Saadun
tiedon mukaan tilastokeskukselle on jälkikäteen ilmoitettu oppilastietojärjestelmään perustuva
todellinen oppilasmäärä.
 Sisäisen valvonnan ohje, riskienhallinnan järjestelyt sekä sopimusten hallinnointiprosessi ovat
samassa vaiheessa kuin vuonna 2010 suorittamassamme läpikäynnissä.
Valtuuston tehtävänä on Kuntalain mukaan päättää kunnan ja kuntakonsernin sisäisen
valvonnan ja riskienhallinnan perusteista (15.6.2012/325).
 Kunnalla ei toistaiseksi ole dokumentoitua riskienhallintapolitiikkaa. Valtuusto ei toistaiseksi
(18.11.2014) ole hyväksynyt riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan perusteita Kuntalain 1.1.2014
voimaan tulleen muutoksen edellyttämällä tavalla.
Hallintosääntöä tulee päivittää vastaavasti Kuntalain muutoksen vuoksi (15.6.2012/325).
 Kunnanvaltuustossa on 9.12.2014 käsittelyssä hallintosääntömuutos sekä sisäisen
valvonnan ja riskienhallinnan perusteet. Sisäisen valvonnan ohje tulee 15.12. 2014
kunnanhallitukseen
© 2014 KPMG Oy Ab, a Finnish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative, a Swiss entity. All rights reserved.
7
Matkalaskut
Tarkastuksen
tavoite
Tarkastuksen tavoitteena oli varmistua matkalaskujen asianmukaisuudesta.
Tarkastuksen
toteutus
 Matkalaskuista käytiin läpi kaikki tilivelvollisten ja kunnanhallituksen jäsenten matkalaskut
tarkastushetkeen asti (7.10.2014). Matkalaskuista tarkastettiin matkalaskujen tarkastaminen ja
hyväksyminen, korvausten oikeellisuus (vrt. verohallinnon ohje) sekä matkalaskujen sisältöä.
Havainnot
Tarkastetut matkalaskut (34 kpl) sisälsivät mm. kilometrikorvauslaskuja, koulutusmatkoja sekä
normaalien työtehtävien hoitoon liittyviä matkalaskuja.
Matkalaskujen tarkastaminen ja hyväksyminen oli asianmukaista.
Laskuissa, joissa maksettiin kilometrikorvauksia, oli ajopäiväkirjat liitteenä tai selvitys reitistä.
Laskuissa oli huomioitu kilometrirajan (5.000km) täyttyminen ja siten korvauksen alentaminen.
Koulutuslaskujen liitteenä oli koulutusohjelmat..
Johtopäätös
 Kustannusten korvaaminen matkalaskujen perusteella oli tarkastetuilta osin tapahtunut
asianmukaisesti.
© 2014 KPMG Oy Ab, a Finnish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative, a Swiss entity. All rights reserved.
8
Käyttöomaisuus ja poistosuunnitelma
Tarkastuksen
tavoite
 Tarkastuksen tavoitteena oli varmistua käyttöomaisuuskirjanpidon oikeellisuudesta tilikauden
aikana kirjattujen lisäysten ja vähennysten osalta (maa-alueiden muutokset) sekä varmistua
poistosuunnitelman asianmukaisuudesta Kirjanpitolautakunnan kuntajaoston suositukseen nähden.
Tarkastuksen
toteutus
 Tarkastuksessa kävimme läpi maa-alueissa tapahtuneet muutokset vuonna 2014 tarkastushetkeen
asti (18.11.2014) sekä Iitin kunnan voimassa olevan valtuuston hyväksymän poistosuunnitelman.
Havainnot
 Maa-alueiden hankintojen ja myyntien osalta olemme tarkastaneet kaikkien muutosten osalta
tositteet ja kauppakirjat.
 Iitin kunnan poistosuunnitelmassa olevat poistoajat ovat Kirjanpitolautakunnan kuntajaoston
suosituksen mukaisten rajojen puitteissa, joskin ne asettuvat niiden ylärajoille, kun suosituksena on
lyhyempien poistoaikojen (alarajojen) käyttäminen.
Johtopäätös
 Maa-alueiden hankinnat ja myynnit vastasivat kauppakirjoja.
 Iitin kunnan poistosuunnitelmaa tulee tarkastella kriittisesti, vaikkakin poistoajat ovat suositusrajojen
sisällä (niiden ylärajoilla).
© 2014 KPMG Oy Ab, a Finnish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative, a Swiss entity. All rights reserved.
9
Muut tarkastuskohteet
Tilinavaus
 Tilinavaus 1.1.2014 on täsmäytetty päättävään taseeseen 31.12.2013 ja todettu oikein suoritetuksi.
Pankkitapahtumien
läpikäynti
 Kävimme läpi pankkitapahtumia ja niiden kirjaamista kirjanpitoon sekä täsmäytimme kolme
merkittävintä pankkitiliä kirjanpitoon.
 Suosittelemme kirjaamaan hyvityslaskujen kohdistamiset kirjanpidossa välitilille, minkä myötä
kirjanpidon pankkitileille ei synny kirjauksia, jotka eivät perustu todellisiin pankkitilitapahtumiin.
 Tarkastuksen perusteella ei huomautettavaa muilta osin
Muistiotositteiden
tarkastus
 Kävimme läpi muistiotositteiden sisältöä ja laatimista selvittämällä muistiotositteiden laatimiseen
liittyviä rutiineja ja tarkastamalla Iitin kunnan muistiotositteita vuodelta 2014.
 Muistiotositteista vastaa pääkirjanpitäjä.
 Tarkastetuista muistiotositteista ilmenee pääosin tositenumero, päivämäärä, tiliöinti tai asiasisältö sekä
laatija ja hyväksyjä.
 Muistiotositteilla on kirjattu mm. erilaisia jaksotuksia, luontaisetuja ja asuntojen vuokratuloja sekä
sisäisiä laskuja, eli kirjauksia, joihin ei saada ulkopuolista liiketapahtumaa todentavaa tositetta.
 Asuntovuokratuloihin liittyvien muistiotositteiden osalta suosittelemme täydentämään
muistiotositteiden sisältöä varmentavin tiedoin, mitä kävimme läpi pääkirjanpitäjän kanssa.
 Tarkastuksen perusteella ei huomautettavaa muilta osin.
Taloustilaston
laatimisprosessin
kartoitus
 Talous- ja toimintatilastojen laatimisen osalta on kartoitettu mm. tiedonkeruuprosessin tietosisältöä ja
tietojen keruun toteutusvastuuta.
© 2014 KPMG Oy Ab, a Finnish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative, a Swiss entity. All rights reserved.
10
Kaija Pakkanen, JHTT, KHT
KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy
+358 (0)20 760 3321
[email protected]
www.kpmg.fi
© 2014 KPMG Oy Ab, a Finnish limited liability
company and a member firm of the KPMG network of
independent member firms affiliated with KPMG
International Cooperative (“KPMG International”), a
Swiss entity. All rights reserved.
The KPMG name, logo and “cutting through
complexity” are registered trademarks or trademarks
of KPMG International.
Jakelu:
Tarkastuslautakunta
Kunnanjohtaja Riku Rönnholm
Hallinto- ja talousjohtaja Heikki Kantola
Pääkirjanpitäjä Keijo Ravi