Rengøringsmanual - Ringsted Kommune

Rengøringsmanual
Januar 2015
Bilag 5, Rengøringsmanual
Side 1 af 17
1
HVEM HAR ANSVARET FOR RENGØRINGSAFTALEN?
Det er Vej- og Ejendomscenter, der for Ringsted Kommune har det
overordnede ansvar for leverandøraftalen og for Controllerfunktionen.
Ringsted Kommune:
Kontaktperson:
Det er den enkelte lokalitets ledelse, der i forhold til den løbende ydelse
har ansvaret for, at samarbejdet med leverandøren fungerer og at Controlleren involveres hvis nødvendigt.
HVEM LEVERER RENGØRINGEN?
Det er xxxxxxxxxxxxx, som udfører rengøringsarbejdet ved Ringsted
Kommunes lokaliteter:
Leverandør:
Kontaktansvarlig:
HVEM LEVERER CONTROLLERFUNKTIONEN?
Der er indgået aftale med en rådgiver, som udfører opfordrede og uopfordrede controllerbesøg.
Controller:
Kontaktperson:
Indholdsfortegnelse
Denne Rengøringsmanual beskriver Ringsted Kommunes vilkår for rengøringsydelser.
I manualen kan du læse om, hvem der gør rent, samt hvor tit og hvor meget, der bliver gjort rent.
1. Inden der bliver gjort rent… ...................................................................4
2. Hvor bliver der gjort rent? ......................................................................6
3. Hvor tit bliver der gjort rent? ..................................................................7
4. Hvis der ikke er gjort rent.......................................................................8
5. Hoved-/ekstrarengøring .........................................................................8
6. Rengøringskvalitet .................................................................................9
7. Controllerfunktion ................................................................................13
8. Ordforklaringer og definitioner .............................................................14
9. Kontaktpersoner ..................................................................................16
Leverandøren har i samarbejde med de enkelte lokaliteter ansvar for, at
den aftalte rengøringsydelse leveres i overensstemmelse med de til enhver tid gældende vilkår.
Hvis der er kritik af ydelsen, eller hvis der er oplysninger om mindre/kortvarige ændringer i samarbejdsgrundlaget, skal lokaliteten
henvende sig til leverandørens kontaktperson.
Hvis dette ikke giver det ønskede resultat kontaktes Controlleren.
Rengøringsmanual Ringsted Kommune 2015
1. Inden der bliver gjort rent…
Inden leverandøren gør rent, skal der være ryddet op og gjort klar til
rengøring. Det er lokalitetens ansvar, at der er ryddet op og klargjort.
DET BETYDER, AT LOKALITETEN SELV SKAL SØRGE FOR, AT
almindeligt affald er smidt i affaldsbeholdere
tungt og/eller stort affald er fjernet
borde, vindueskarme, hylder, reoler samt flader ovenpå skabe
og lignende er ryddet af
inventar er sat på plads - stole og taburetter skal hænges op,
hvis det er muligt (eller sættes omvendt på bordene efter aftale)
service, flasker og lignende er fjernet
der er vasket op
spild er tørret op
gulvarealer er ryddede for personlige ejendele og andre
midlertidige ting
tørre tavler af med tør eller fugtig klud/svamp
grovskylle/-rengøre laboratorievaske, samt skylle udslagsvaske
og kummer for kemikalierester, farve og andet spild/affald
holde rent på hårde hvidevarer og køkkeninventar i
hjemkundskabslokaler samt på høvlbænke og lignende
arbejdsborde
renholde, flytte og nedtage diverse børnelokaleudsmykning
grovfeje hjemklasser, faglokaler, grupperum o.l.
rengøre og rydde op i værktøj, legetøj og effekter til personlig
hygiejne
almindelig aftørring efter anvendelse af køkkenborde og -vaske,
hårde hvidevarer, køkkeninventar og køkkenskabe
skifte og vaske diverse betræk på puder, madrasser, sengetøj, tøj,
klude, håndklæder, viskestykker, karklude, tæpper, dyner, puder,
madrasser m.v.
tømme børnegarderober mindst en gang om ugen
flytte eller sammenrulle lege- og støvmåtter
sørge for almindelig daglig renholdelse af børneborde og -stole i
daginstitutioner og SFOer
sammenrulle og flytte måtter i opholdsrum, hvis der ønskes
rengjort under dem
rengøre skærmfronte, tastaturer og mus
Alle overflader, som er over 3 meter fra gulv, er ikke omfattet af rengøringen. Sådanne opgaver udføres kun efter forudgående aftale (se hoved-/ekstrarengøring).
HVIS DER ER RYDDET OP OG KLARGJORT BLIVER DER GJORT RENT
PÅ ALLE SYNLIGE OG TILGÆNGELIGE OVERFLADER, INKLUSIVE:
på overflader, som kræver flytning af almindeligt mindre inventar
(stole, borde, bænke, flytbare tavler, mindre skuffearrangementer
og lignende) og arbejdsredskaber (telefoner, holdere til skriveredskaber, pc-tastatur og lignende)
på overflader, som kræver flytning af mindre effekter og udsmykningsgenstande i begrænset omfang, fx 1-2 potteplanter i en almindelig vindueskarm, eller 1-2 billeder eller tilsvarende på et
skrivebord
Hvis det er umuligt at gøre rent ifølge rengøringsplanen, eksempelvis på
grund af ændring i den almindelige brug af lokalerne (featureuger på skoler o. lign.), kan lokaliteten vælge, at arbejdskraften bliver overført til anden beskæftigelse indenfor det planlagte arbejdstidsrum.
2. Hvor bliver der gjort rent?
For alle lokaliteter er der udarbejdet entydige skitsetegninger og lokalefortegnelser. For hvert lokale på lokalefortegnelsen, står der, om lokalet
bliver gjort rent og i givet fald, om det er efter renhedsgrad 1 eller 2 (se
afsnit 6 om Rengøringskvalitet).
Hvis lokaliteten ændrer i lokalernes anvendelse eller de fysiske rammer i
forhold til skitsetegninger og lokalefortegnelser, skal det meddeles til
Controlleren, som vil sørge for opdatering.
RENGØRINGEN I LOKALERNE
For at opretholde et tilfredsstillende indeklima/-miljø, udfører leverandøren som minimum følgende rengøringsopgaver:
FOR ALLE LOKALITETER GÆLDER DET, AT DER:
I toiletter, baderum, omklædningsrum og klinikker, skal alle naturlige berøringsflader (eksempelvis håndtag, bordflader, stole/bænkflader, kontakter, gelændere), alle sanitære installationer og
flader i direkte tilknytning hertil samt gulvet, rengøres dagligt med
en fugtig eller våd metode
I indgangspartier med tilhørende gange, trapper, elevatorer og
lignende, samt i hjemkundskab, kantine, tekøkkener og lignende
rengøres gulve dagligt med en fugtig eller våd metode
I daginstitutioner rengøres børnemøbler, som supplement til den
daglige renholdelse der udføres af lokalebrugerne, én gang
ugentligt
Alle øvrige hårde/halvhårde gulve samt flisevægge og dørflader i
toiletter, baderum og garderober rengøres minimum to gange
månedligt med en fugtig eller våd metode
Alle tekstile overflader (faste/løse væg/tæpper, polstrede møbler,
hessian og lignende) støvsuges grundigt minimum en gang månedligt
Alle øvrige personnære og/eller umiddelbart synlige overflader på
inventar aftørres minimum en gang månedligt
Alle øvrige overflader inklusive flader over almindelig højde afstøves
minimum en gang hver måned.
FOR DAGINSTITUTIONER GÆLDER DET OGSÅ, AT:
øvrige naturlige berøringsflader på og nær toiletter (eksempelvis
på døre, karme og skillevægge) og gulvet i grupperum dagligt skal
aftørres med en fugtig eller våd metode Alle tekstile overflader
(faste/løse væg/tæpper, polstrede møbler, hessian og lignende)
støvsuges grundigt minimum en gang månedligt
Selvom ovennævnte overflader umiddelbart ser rene ud i forhold til
rengøringskvaliteten jf. punkt 6, inden rengøringen påbegyndes, må
ovenstående rengøringsopgaver ikke springes over.
3. Hvor tit bliver der gjort rent?
Lokaliteterne rengøres følgende antal dage (mandag - fredag/lørdag):
Lokalitet
Skoler og tandpleje
SFO områder
Bibliotek
Ældre og Bo- Centre
Alle øvrige
Dage pr. år
200
2251
302
? 253
245
Lokaliteter hvor særlige forhold er gældende kan afvige fra ovenstående. Kontakt Controlleren hvis der opstår tvivl.
1
Der vil hvert skoleår kunne ske en ændring i forhold til hvilke SFOer der er åbne i de
forskellige skoleferier
4. Hvis der ikke er gjort rent
Hvis der ikke er ryddet op eller klargjort, inden leverandøren gør rent,
kan man heller ikke forvente en ordentlig rengøring.
Leverandøren har i disse tilfælde pligt til at oplyse lokaliteten, hvis de ikke kan udføre rengøringsarbejdet eller opnå den fastlagte kvalitet.
HVOR BLIVER DER IKKE GJORT RENT?
overflader som kræver oplukning af skabe, skuffer og lignende
ledninger, stikdåser og lignende (de udgør en sikkerhedsmæssig
risiko for rengøringen)
overflader, som ikke er synlige eller til at komme til på grund af
manglende oprydning eller klargøring
hærværk, fx graffiti, skridmærker op af vægge og spildt væske i
større mængder
personlig lokaleudsmykning
LEVERANDØREN SØRGER IKKE FOR:
blomsterpasning og lignende
afkalkning af kaffemaskiner, elkedler og lignende
teknisk renhold af alle former for teknisk udstyr og apparatur eller
dele heraf, inklusive skærm og tastatur på pc’er
5. Hoved-/ekstrarengøring
Hvis der er behov for hoved- eller ekstrarengøring, er der i budgettet afsat ekstra 7 % af rengøringsvederlaget på den enkelte lokalitet.
HVORNÅR ER DER BEHOV FOR HOVED- ELLER EKSTRARENGØRING?
Behovet kan fx opstå:
over 3 meter fra gulvet, bag større inventar der kan flyttes, ved
behov for nedvaskning af vægge, døre, karme og lignende, samt
for at fjerne hærværkslignende besmudsninger
ved polishforsegling, oliering eller lignende
hvis der skal gøres grundigere rent end den almindelige rengøring
(se skemaet på side 11)
Hoved- eller ekstrarengøring må ikke erstatte manglende udførelse af
den almindelige rengøring.
Leverandøren skal løbende og mindst to gange årligt oplyse lokaliteten,
hvor der er behov for hoved- eller ekstrarengøring og i hvilket omfang.
Hoved-/ekstrarengøring bliver kun udført efter forudgående aftale om
omfang, forventet timeforbrug og/eller pris.
6. Rengøringskvalitet
Der bliver gjort rent ud fra, hvilken kvalitet der skal være efter endt rengøring. Derved bliver der taget højde for den ofte meget varierende belastning.
RENHEDSGRADER
Rengøringskvaliteten er defineret ud fra 2 renhedsgrader: RENHEDSGRAD 1
I alle ”våde” og ”følsomme” rum, og i rum med andre særlige forhold
(eksempelvis repræsentationsværdi) bliver der gjort rent efter renhedsgrad 1.
Det er fx på toiletter, i baderum, saunaer, omklædningsrum, skyllerum,
køkkener og tekøkkener, kantiner, klinikker og visse mødelokaler og receptioner.
Når der er gjort rent, må der ikke være
affald nogen steder
løst snavs, pletter eller fladesnavs på inventar
pletter på vægge
løst snavs på gulvet
Der kan være snavs i meget begrænset omfang, fx på steder der ikke
umiddelbart kan ses eller på steder, som ikke er i nærheden af de personer, der holder sig i lokalet. Der må kun være
ubetydeligt løst snavs på vægge og lofter
ubetydelige pletter på gulve
ubetydeligt fladesnavs på vægge og gulve
begrænsede pletter og fladesnavs på loftet
RENHEDSGRAD 2
I alle lokaler, som ikke er omfattet af renhedsgrad 1, bliver der gjort rent
efter renhedsgrad 2.
Renhedsgrad 2 tillader i begrænset omfang nogle snavstyper nogle steder. Som hovedregel må der kun være snavs hvor det ikke er direkte iøjnefaldende eller generende.
I lokalerne må der efter rengøring:
ikke være affald nogen steder
kun være ubetydeligt løst snavs, pletter og fladesnavs på inventar
og gulve
kun være begrænset løst snavs, pletter og fladesnavs andre steder
I lokaler, hvor der aldrig opholder sig personer i længere tid, eller hvor
der kun sjældent kommer personer, skal renhedsgrad 2 kun leveres én
gang om ugen. Dette er eksempelvis i arkiver, depoter, kældergange og
kælderrum, bagtrapper og lignende.
På næste side kan du se et skema med kvalitetsdefinitionerne.
SKEMA MED KVALITETSDEFINITIONER:
Renhedsgrad 1
Tilstand efter rengøring af:
Særlige primærlokaler inklusive
“våde rum”. Eks.: Toiletter, baderum, garderober, kantiner,
klinikker m.m.
Inventar
Vægge
Gulve
Lofter
Affald
Løst
snavs
***
***
***
***
***
**
***
**
Fast
plet
Fast
flade
*** ***
*** **
**
**
*
*
Renhedsgrad 2
Tilstand efter rengøring af:
Almindelig primær- og sekundærlokaler. Eks.: Klasser, kontorer, gangarealer, trapper, depoter, m.m.
Inventar
Vægge
Gulve
Lofter
Affald
Løst
snavs
Fast
plet
***
***
***
***
**
*
**
*
**
**
**
*
Fast
flade
**
*
**
*
*** Intet smuds
Omhyggelig kontrol må ikke afsløre urenheder
**
Ubetydeligt smuds
Omhyggelig kontrol kan afsløre mindre urenheder på ikkepersonnære, eller ikke umiddelbart synlige overflader (eks.
vandrette flader over nåhøjde, rørføringer under borde og
lignende, bord- og stoleben, gulv/væg, bag/under inventar).
På alle andre overflader kan der afsløres ubetydelige urenheder, som - uanset korrekt udført rengøring - ikke er fjernet (eksempelvis clips, papirstykker, fastsiddende kalkpletter efter
vandstænk, som ikke er opløst ved aftørring/afvaskning, striber efter rengøringsredskaber).
*
Begrænset smuds
Urenheder må ikke virke iøjefaldende og/eller generende, men
smudset kan forholdsvist let findes.
KVALITETSKONTROL
Leverandøren aftaler hver måned et servicebesøg med lokaliteten, for
en drøftelse af samarbejdet med og kvaliteten af rengøringen.
I forbindelse med servicebesøget fremlægger leverandøren en egenkontrol af kvaliteten og lokaliteten udfylder en servicerapport med angivelse af tilfredsheden med samarbejdet og kvaliteten, samt eventuelle
øvrige bemærkninger.
Der skal ved angivelse af karakteren, anvendes en skala for både kvaliteten og samarbejdet svarende til, at der anvendes følgende fire forskellige muligheder i forhold til en vurdering af overensstemmelsen mellem
det aftalte og det leverede, i perioden fra sidste servicebesøg:
Tilfredshedsdefinition
Farvekode
Meget tilfreds
3
Fuld overensstemmelse, eventuelt med en ekstra indsats
Blå
og/eller en ekstra god service
Tilfreds
2
Overensstemmelse, eventuelt med enkelte ikke betydende
Grøn
mangler eller afvigelser
Utilfreds
Manglende overensstemmelse, på grund af enkelte
1
betydende mangler eller afvigelser, som dog er blevet
Gul
rettet efter henvendelse herom
Meget utilfreds
Ingen overensstemmelse på grund af generelle mangler
0
eller afvigelser, eller på grund af enkelte betydende
Rød
mangler eller afvigelser, som ikke er blevet rettet efter
henvendelse herom
Leverandøren samler resultaterne fra alle servicebesøgerne i en oversigt, der sendes til Controllerfunktionen.
På baggrund heraf gennemfører Controlleren uanmeldte besøg på lokaliteterne og statusmøder med leverandøren.
HVORDAN BEDØMMER MAN KVALITETEN AF RENGØRINGEN?
Når man bedømmer, om rengøringen er udført til den aftalte kvalitet,
sker det ved en ’visuel kontrol’. Det kan fx være ved almindelig anvendelse af lokalet.
Der kan også kontrolleres for snavs på ikke umiddelbart synlige steder,
fx ved at kigge under løst og fast inventar, og ved at stå op på en stol
eller lignende og kigge på høje skabe, lamper m.v.
7. Controllerfunktion
For at sikre at samarbejdet med leverandøren sker med størst mulige
faglighed og præcision, har Ringsted Kommune, aftalt en controllerfunktion med Controllerfunktion.
Den enkelte lokalitet skal kontakte Controlleren, hvis der:
er spørgsmål til rengøringsydelsen eller -aftalen
opstår tvivl om rengøringsarbejdets omfang eller kvalitet
mangler afklaring af definitioner eller grænseflader
planlægges ændringer i lokalitetens eller enkeltlokalers
anvendelse eller funktion
planlægges en flytning eller lukning af lokaliteten
ønskes hjælp og vejledning til etablering eller forbedring af
måttesystemer, indretning af rengøringsrum, valg af overfladematerialer eller lignende
skal ske om- eller tilbygning eller andre bygningsmæssige
ændringer som influerer på rengøringsarbejdet (herunder også
indskrænkning, udvidelse eller væsentlige ændringer i inventarmængde eller -type)
8. Ordforklaringer og definitioner
For at undgå tvivl om de forskellige ord og begrebers betydning, kan
denne liste bruges som vejledende.
HVOR SKAL DER GØRES RENT?
INVENTAR, fx møbler, hylder, radiatorer, skabe, lamper, tavler,
vindueskarme, el-kontakter, håndgreb, papirkurve, rulleborde,
billeder, håndvask2, toiletkummer2, spejle2 og internt glas inkl.
glasdøre, udvendigt på teknisk udstyr (computere, skærme,
kopimaskiner, scannere, telefoner og lignende).
VÆGGE, fx døre, dørkarme, vægbeklædning/-paneler, glas (inkl.
inderside af vinduer), kontakter, ventilationsåbninger, væghængt
udstyr/lamper og vinduesrammer/-sprosser
GULVE, fx gulvbelægninger, fodpaneler, dørtrin, måtter, gulvriste
(afløbs- og radiatorgravsriste), skinner og beslag
LOFTER, fx riste, rør, kabelbakker, bjælker, loftbeklædning, ventilationsriste/-udsugninger og belysning monteret i eller på loft
HVAD SKAL FJERNES VED RENGØRING?
AFFALD - kasserede og tabte emner uden værdi, fx visne blade,
clips, madrester, papirstykker, cigaretskod, m.m.
LØST SNAVS - urenheder eller spild, som ikke har hæftet sig til
overfladen, fx
Tørt: Aske, grus, hår, insekter, spindelvæv, krummer, støv Flydende: Pløre, væske, snesjap m.m.
FAST PLET - urenheder og spild, som “hist og her” har hæftet sig, fx
fedt, fingeraftryk, olie, snavsede skridmærker, vandpletter, kalk,
rust og kaffepletter
2
Inklusive fliser/flisekanter
FAST FLADE - samlinger af urenheder og spild, som “i flader” har
hæftet sig, fx ophobet eller nedtrådt snavs, plejemidler, kalk- og
rustbelægninger samt irret messing og lignende
ØVRIGE BEGREBER
MINDRE URENHEDER - på ikke-personnære eller ikke umiddelbart
synlige overflader, hvor urenhederne ikke sænker den generelle
helhedsvurdering af lokalets/objektgruppens rengøringskvalitet/tilstand.
Urenhederne må ikke kunne løsnes eller overføres til personnære
eller umiddelbart synlige overflader inden næste kontrol/rengøringsindsats ved almindelig anvendelse af lokalet.
UBETYDELIGE URENHEDER - på personnære eller umiddelbart
synlige overflader, hvor fejl eller mangler i rengøringen, fx
clips, små papirstykker, brødkrummer, hår, pletter i dråbestørrelse
Disse fejl/mangler må som udgangspunkt ikke må kunne konstateres.
PERSONNÆRE OVERFLADER som lokalebrugerne naturligt anvender
og/eller berører ved normal lokaleanvendelse
UMIDDELBART SYNLIGE OVERFLADER - frie overflader, som kan ses
ved almindelig brug af og/eller færdsel i lokalet.
FINGERMETODE - berøring svarende til afstøvning/aftørring af en
overflade med tør eller fugtig finger, hånd eller klud
9. Kontaktpersoner
RINGSTED KOMMUNE
Leverandørnavn?
KONTRAKTANSVARLIG
DRIFTSANSVARLIG
Der er tilknyttet 3 serviceledere i
kontrakten.
CONTROLLERFUNKTION
Kontakt