Bilag A 1 Udkast til kontrakt

Mødeforplejning og kantine/cateringordning – Socialstyrelsen Bilag A 1 – Udkast til Kontrakt
BILAG A 1 – UDKAST TIL KONTRAKT
Delaftale 1 – Odense
1.
Parterne
Mellem
Socialstyrelsen
(i det følgende benævnt Ordregiver)
og
Tilbudsgiver
CVR-nr.
(i det følgende benævnt ”leverandøren”)
er dags dato indgået følgende kontrakt (herefter benævnt
"Kontrakten") vedrørende mødeforplejning og cateringordning hos
Ordregiver.
2.
Opgaven og ændringshåndtering
2.1
Kontrakten omfatter mødeforplejning og kantineordning på følgende
adresser hos Ordregiver.



Edisonsvej 18, 1., 5000 Odense C
Skibhusvej 52B 1. sal og
Skibhusvej 52B 3. sal, 5000 Odense C
Opgavens omfang er nærmere beskrevet i kravspecifikationen
(Bilag B 1).
2.2
Leverandøren er ikke uden forudgående skriftligt samtykke fra
Ordregiver berettiget til at overlade opfyldelsen af leverandørens
forpligtelser efter Kontrakten til eksterne underleverandører mv.
Uanset et sådant samtykke er leverandøren endvidere ansvarlig for
eventuelle underleverandørers ydelser på samme måde, som hvis de
pågældende ydelser var leveret af leverandøren selv.
2.3
Ordregivers kontraktansvarlige er kontorchef Christopher Tolley.
2.4
Leverandørs kontraktansvarlige er navn.
2.5
Ordregiver er berettiget til efter drøftelser med Leverandøren at
præcisere, supplere eller ændre i opgaverne. Enhver ændring skal
aftales skriftligt mellem parterne og udgøre en integreret del af
Kravspecifikationen i form af et tillæg til Bilag B 1.
Leverandøren skal, hvis omstændighederne kræver det, eller hvis det
1
Mødeforplejning og kantine/cateringordning – Socialstyrelsen Bilag A 1 – Udkast til Kontrakt
synes hensigtsmæssigt for Ordregiver, stille forslag til
kravspecifikationen i Bilag B 1. En sådan forespørgsel skal fremsættes
skriftligt til Ordregiver, der inden for rimelig tid skal beslutte hvorvidt,
Ordregiver ønsker at fortsætte med de foreslåede ændringer.
Accepteres ændringen af Ordregiver, skal den fremstå som en skriftlig
aftale mellem Parterne og udgøre en integreret del af
kravspecifikationen i form af et tillæg til bilag B 1. Det aftalte tilskud og
de i bilag B 1, pkt. 3.5 angivne priser reguleres ikke ved udsving på 10
% i forhold til det angivne antal brugere af kantinen, jf. bilag B 1, pkt.
1.1.
3.
Kontraktgrundlag
3.1
Ud over nærværende Kontrakt udgøres kontraktgrundlaget af følgende
dokumenter:
Udbudsbetingelser af 3. august 2015 med efterfølgende
kommunikation, eksempelvis i form af referat og rettelsesblade m.m.
Bilag B1: Kravspecifikation
Bilag C1: Leverandørens udfyldte og underskrevne tilbudslister af
Dato & år
Bilag D Erklæring om oplysninger om eventuelt ubetalt, forfalden
gæld til de offentlige
Bilag E Erklæring vedr. forpligtigelse vedr. beskyttelse på
arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt
3.2
Arbejdet skal i øvrigt udføres og samtlige ydelser skal leveres i
overensstemmelse med gældende love, forordninger, standardnormer,
myndighedspraksis mv.
3.3
Enhver ændring i Kontrakten og kontraktgrundlaget skal ske skriftligt
og være underskrevet af begge parter for at være bindende.
3.4
Leverandøren skal forud for kontraktindgåelsen, og senest ved
underskrivelsen, fremlægge firmaattest samt skatteattest for moms og
skat som maksimal er 6 måneder gammel på tidspunkt for
underskrivelsen. For danske leverandører vil dette være dækket af en
serviceattest, som maksimal er 6 måneder gammel på tidspunkt for
underskrivelsen.
4.
Etisk og socialt ansvar
4.1
Ordregiver forudsætter, at leverandøren overholder internationale
konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende
ILO-konventioner:

Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105)

Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111)

Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og
omgående indsats til afskaffelse af de værste former for
2
Mødeforplejning og kantine/cateringordning – Socialstyrelsen Bilag A 1 – Udkast til Kontrakt
børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182)

Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILOkonvention nr. 87, 98 og 135)

Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155)
Det forudsættes endvidere, at leverandøren respekterer
grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN´s
Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske
Menneskerettighedskonvention.
4.2
Hvis Ordregiver bliver bekendt med, at leverandøren ikke lever op til
foranstående bestemmelser, er leverandøren forpligtet til at opfylde
Kontrakten med en tilsvarende ydelse, som opfylder alle Kontraktens
krav til ydelsen. Leverandørens eventuelle omkostninger forbundet
hermed er Ordregiver uvedkommende.
Ordregiver ønsker, med henvisning til ILO-konvention nr. 94
vedrørende løn- og ansættelsesforhold, at sikre gode vilkår for
medarbejderne hos leverandøren af de udbudte ydelser. Leverandøren
forpligter sig derfor til at sikre, at de ansatte, som leverandøren
beskæftiger med henblik på opgavens udførelse, har løn- og
ansættelsesforhold, der ikke er mindre gunstige end de løn- og
ansættelsesvilkår, som i henhold til kollektiv overenskomst, lovgivning
eller administrative forskrifter gælder for arbejde af samme art indenfor
vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet skal
udføres.
4.3
Overholder leverandøren ikke ovennævnte krav, og medfører dette et
berettiget krav på yderligere løn fra arbejdstagerne, kan Ordregiver
tilbageholde vederlag til leverandøren med henblik på at sikre
arbejdstagerne de nævnte ansættelsesvilkår.
4.4
Ordregiver kan til enhver tid udbede sig relevant dokumentation for, at
løn- og arbejdsvilkår for arbejdstagerne lever op til denne forpligtelse.
Leverandøren skal, efter skriftligt påkrav, fremskaffe relevant
dokumentation fra egne arbejdstagere samt eventuelle
underleverandørers personale. Dokumentationen skal være Ordregiver
i hænde senest 7 arbejdsdage efter påkravets modtagelse.
Relevant dokumentation kan f.eks. være lønsedler, lønregnskab,
ansættelseskontrakter eller ansættelsesbeviser.
5.
Personalemæssige forpligtelser
5.1
Alt personale skal inden arbejdets påbegyndelse have modtaget
ansættelsesbevis i overensstemmelse med gældende lovgivning.
5.2
Alt personale skal have ret til at arbejde i Danmark.
5.3
Leverandøren indestår for, at der til skattemyndighederne sker
indberetning af løn samt foretages indeholdelse af skatter og bidrag,
efter de regler, der i Danmark eller andre lande påhviler arbejdsgiveren
i forbindelse med det udførte arbejde.
3
Mødeforplejning og kantine/cateringordning – Socialstyrelsen Bilag A 1 – Udkast til Kontrakt
5.4
Leverandøren skal på Ordregivers skriftlige forlangende, med et varsel
på 7 arbejdsdage, fremlægge dokumentation for, at det af
leverandørens personale, der er beskæftiget med nærværende
opgave, har modtaget ansættelsesbevis og har ret til at arbejde her i landet.
5.5
Leverandøren er forpligtet til, indenfor 7 arbejdsdage efter skriftlig
anmodning, at udlevere et udtræk pr. medarbejder fra E-indkomst med
en oversigt over leverandørens indbetalte A-skat for det pågældende
personale. For personale, hvor oplysningerne indberettes til andre
landes skattemyndigheder, skal udleveres tilsvarende oplysninger
indenfor 14 dage efter skriftlig anmodning.
5.6
Ordregiver eller en af Ordregiver dertil udpeget person har uden varsel
ret til at gøre sig bekendt med det fremmødte personales identitet
(legitimationskort), med henblik på efterfølgende at få fremlagt den
nævnte dokumentation for indberetning til skattemyndighederne,
ansættelsesbevis og arbejdstilladelse.
5.7
Leverandøren er ansvarlig for at indhente og være i besiddelse af
godkendelser og attester i henhold til ovenstående for de af
leverandøren samt eventuelle underleverandørers personale, som
varetager opgaver i henhold til Kontrakten.
5.8
Leverandøren er forpligtiget til at sikre af dennes personale overholder
de stedlige sikkerhedsbestemmelser og tavshedspligt jf. pkt. 16.
6.
Leverandørens ydelser
6.1
Leverandørens ydelser fremgår af kravspecifikationen, pkt. 3.2 (Bilag
B1).
6.2
Kravene til kvaliteten af den udførte ydelse og leverandørens
kvalitetssikring er nærmere beskrevet i kravspecifikationen,
henholdsvis pkt. 3.5 og pkt. 1.1 (Bilag B1).
7.
Ordregivers ydelser
7.1
Ordregivers ydelser fremgår af kravspecifikationen, pkt. 3.1 (Bilag B1).
7.2
Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage en stikprøvevis og
behovsbetonet kontrol i løbet af kontraktperioden som nærmere
beskrevet i kravspecifikationen, pkt. 1.2 (Bilag B1).
8.
Virksomhedsoverdragelsesloven
8.1
Virksomhedsoverdragelse
Der finder ikke virksomhedsoverdragelse sted, da der ikke vil være
adgang til produktion af mad i køkkenet. Den tidligere leverandør har
på denne bagrund oplyst at der ikke er noget personale der skal
virksomhedsoverdrages.
8.2
Oplysninger om personale i kontraktperioden
4
Mødeforplejning og kantine/cateringordning – Socialstyrelsen Bilag A 1 – Udkast til Kontrakt
Leverandøren forpligter sig til på et hvilket som helst tidspunkt i
kontraktperioden på forlangende at give Ordregiver fuldstændige
oplysninger om løn- og ansættelsesvilkår for de medarbejdere, der
udelukkende eller i det væsentligste arbejder med den udbudte ydelse,
herunder om alle kollektive overenskomster og aftaler mv. I det omfang
leverandøren måtte give Ordregiver ukorrekte oplysninger om løn- og
ansættelsesvilkår for sine medarbejdere, og dette i forbindelse med et
senere udbud indebærer tab for Ordregiver, forpligter leverandøren sig
til at kompensere Ordregiver fuldt ud for dette tab.
9.
Tilskud
9.1
For mødeforplejnings- og cateringordningen er aftalt nedenstående
årlige tilskud på kr. Beløb ekskl. moms, jf. leverandørens tilbud af den
Dato & år (Bilag C1).
9.2
Ekstraydelser honoreres i henhold til de satser, der fremgår af
leverandørens tilbud af den Dato & år (Bilag C1).
9.3
Det årlige tilskud og timelønsatserne, jf. leverandørens tilbud af den
Dato & år (Bilag C1) kan ikke reguleres i kontraktperioden.
9.4
Ordregiver er indstillet på at yde tilskud til driften i henhold til den
gældende budgetvejledning fra Finansministeriet.
9.5
Leverandøren har det fulde økonomiske ansvar for kantinens drift, og
skal overholde gældende regler om budget og regnskab mv., jf. den
gældende budgetvejledning fra Finansministeriet.
9.6
Der skal, af leverandøren, udarbejdes et driftsregnskab for
kantinedriften på årsbasis, senest 3 måneder efter regnskabsårets
udløb.
9.7
Eventuelle reguleringer i udsalgspriserne kan udelukkende ske i
overensstemmelse med, af leverandøren, dokumenterede ændringer i
fødevareprisindekset og efter orientering og godkendelse af
Ordregiver.
9.8
Eventuelle stigninger i priser i øvrigt skal aftales med og godkendes af
Ordregiver
10.
Betaling
10.1
Faktureringen skal ske månedsvist bagud den 20. i leveringsmåneden
til betaling med betalingsbetingelserne 30 dage netto. Afsendelse af
betaling fra Ordregiver 30 dage efter fakturamodtagelse betragtes som
rettidig betaling.
Af fakturaen skal tydeligt fremgå den udførte opgave med angivelse
af tid, sted og dato. Gebyr herunder, fakturagebyrer accepteres
ikke.
5
Mødeforplejning og kantine/cateringordning – Socialstyrelsen Bilag A 1 – Udkast til Kontrakt
Alle fakturaer skal fremsendes elektronisk i det fælles offentlige
format OIOUBL via RASP (Reliable Asynchronous Secure Profile).
Fakturaerne fremsendes til Ordregivers EAN-nummer. Såfremt
opgaven omfatter andre separate lokaliteter med separate EANnumre, skal der fremsendes særskilt faktura til hvert EAN-nummer.
Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke
modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler.
11.
Ansvar
11.1
Leverandøren har det fulde ansvar for alle ydelser leveret af
leverandøren eller dennes eventuelle underleverandører. Ved
anvendelse af underleverandør skal Ordregiver forud have givet
skriftligt samtykke til dette, jf. pkt. 2.2.
11.2
Leverandøren er forpligtet til at friholde Ordregiver for ethvert tab,
uanset art, som Ordregiver måtte blive påført fra tredjemand i
forbindelse med opgavens udførelse.
11.3
Leverandøren er forpligtet til straks at orientere Ordregiver om
sagsanlæg, påbud m.v. mod leverandøren, herunder eventuelle
underleverandører, i forbindelse med opgavens udførelse.
11.4
Leverandøren har ansvaret for at lokaler mv., som Ordregiver stiller til
rådighed, ikke bruges til andet end det der fremgår af denne kontrakt
eller hvad der senere måttet aftales.
11.5
Leverandøren er forpligtet til straks at orientere Ordregiver skriftligt om
mangler og uregelmæssigheder.
11.6
Ordregiver er forpligtiget til at holde maskine, inventar, service og
lokaler i forsvarlig vedligeholdelsesmæssigstand og at foretage
nødvendige og rimelige nyanskaffelser i henhold til bilag B1.
6
Mødeforplejning og kantine/cateringordning – Socialstyrelsen Bilag A 1 – Udkast til Kontrakt
12.
Forsikring
12.1
Leverandøren har tegnet følgende erhvervsansvarsforsikring:
Forsikringsselskab:
Navn på forsikringsselskab
Forsikringssum pr. forsikringsår:
Ting-/formueskade:
kr. Beløb
Personskade:
kr. Beløb
kr. Beløb
12.2
Leverandøren er forpligtet til at sørge for, at den af leverandøren
tegnede forsikring er i kraft i hele kontraktperioden. Forsikringen skal
minimum være på kr. 5.000.000.
13.
Ikrafttræden/varighed og opsigelse af Kontrakten
13.1
Kontrakten træder i kraft den 1. oktober 2015 og ophører uden
yderligere meddelelse den 30. september 2016.
13.2
Ordregiver er berettiget til at forlænge Kontrakten på uændrede vilkår i
op til 1 x 12 måneder. I tilfælde af at Ordregiver ønsker at udnytte
denne option, skal dette varsles over for leverandøren 4 måneder
inden Kontraktens udløb.
13.3
De første 3 måneder af Kontrakten betragtes som en prøveperiode.
Ordregiver kan i prøveperioden opsige Kontrakten med 1 måneds
varsel til udgangen af en kalendermåned. Ordregiver er i Kontraktens
løbetid, efter prøveperiodens udløb, berettiget til at opsige Kontrakten
med 6 måneders varsel til udgangen af en kalendermåned.
13.4
Leverandøren skal ved Kontraktens ophør uanset årsagen hertil
samarbejde med Ordregiver med henblik på at sikre en glat
overdragelse af opgaven til tredjemand.
Leverandøren forpligter sig i den forbindelse til at meddele
Ordregiver alle relevante oplysninger, som Ordregiver har behov for
i forbindelse med Kontraktens ophør og et evt. genudbud af
opgaven, herunder blandt andet:

Oplysninger om, hvorvidt leverandørens personale helt eller delvist
vil blive tilbudt fortsat ansættelse hos leverandøren.

Redegørelse for personalets stilling, ansættelsesvilkår, anciennitet
og aflønning, herunder seneste lønregulering eller lønforhandling.


Oversigt over optjent løn, inklusiv eventuel overarbejdsbetaling
mv.
Oversigt over tilgodehavende ferie.

Oversigt over pensionsforpligtigelser.

Oversigt over gæld til de overtagne medarbejdere for så vidt angår

refusion af udlæg mv.
Eventuelle oplysninger om øvrige forhold, som en eventuel
overtager af mødeforplejnings- og cateringordningen bør kende til.

7
Mødeforplejning og kantine/cateringordning – Socialstyrelsen Bilag A 1 – Udkast til Kontrakt
14.
Misligholdelse af Kontrakten
14.1
Ved misligholdelse, herunder væsentlig misligholdelse, gælder dansk
rets almindelige regler herom.
14.2
Hvis den anden parts væsentlige misligholdelse er udtryk for forhold,
der kan berigtiges, kan den part, der påberåber sig misligholdelsen,
dog ikke ophæve Kontrakten, medmindre den misligholdende part
skriftligt med passende varsel er blevet gjort bekendt med
misligholdelsen og opfordret til at afhjælpe denne. Såfremt
misligholdelsen herefter ikke afhjælpes inden for den fastsatte frist, vil
Kontrakten kunne ophæves.
14.3
En part kan endvidere med 1 måneds varsel opsige Kontrakten til
ophør den 1. i en måned, såfremt den anden part gentagne gange gør
sig skyldig i misligholdelse, der ikke – i sig selv hver for sig – kan
betragtes som væsentlig og dermed hævebegrundende misligholdelse
under forudsætning af, at den krævende part gentagne gange –
berettiget – skriftligt har påtalt dette, og den anden part desuagtet ikke
retter for sig, således at der er risiko for, at yderligere tilsvarende
misligholdelsestilfælde kan indtræde i et ikke ubetydeligt omfang.
15.
Force majeure
15.1
I tilfælde af force majeure, hvorved også forstås strejker (lovlige såvel
som overenskomststridige) eller lockouts, er parten ikke forpligtet til at
levere sine ydelser, så længe force majeure situationen består.
Den part, der ønsker at påberåbe sig force majeure, er forpligtet til
straks at underrette den anden part om årsagen samt forventet
varighed.
15.2
I tilfælde af force majeure er Ordregiver berettiget til en reduktion af
vederlaget svarende til den samlede pris for antallet af sparede timer i
forbindelse med opgaven i den periode, force majeure situationen har
bestået.
16.
Tavshedspligt
16.1
Leverandøren og dennes medarbejdere er underlagt tavshedspligt for
så vidt angår alle oplysninger, som leverandøren og dennes
medarbejdere måtte komme i besiddelse af i forbindelse med
opfyldelse af nærværende Kontrakt. Tilsidesættelse af denne
tavshedspligt kan medføre bortvisning af den pågældende
medarbejder fra arbejdsstedet.
Tavshedspligten er tillige gældende efter Kontraktens ophør uanset
årsagen til ophøret.
16.2
Leverandøren er på Ordregivers anmodning forpligtet til at sikre, at alle
medarbejdere, der færdes i bygningen, underskriver en
tavshedserklæring udarbejdet af Ordregiver.
17.
Straffeattest
8
Mødeforplejning og kantine/cateringordning – Socialstyrelsen Bilag A 1 – Udkast til Kontrakt
17.1
Ordregiver forbeholder sig ret til at kræve, at Leverandørens
medarbejdere, der færdes i bygningerne, skal være i besiddelse af en
for Ordregiver tilfredsstillende straffeattest.
18.
Overdragelse
18.1
Leverandøren kan ikke uden forudgående skriftligt samtykke fra
Ordregiver overdrage eller sælge sine rettigheder og forpligtelser ifølge
denne Kontrakt til tredjemand.
18.2
Leverandøren afholder egne udgifter, der måtte være forbundet med
en eventuel overdragelse.
18.3
Ordregiver kan overdrage sine rettigheder og forpligtelser ifølge denne
Kontrakt til en offentlig institution eller en institution, der ejes af det
offentlige eller som i det væsentligste drives for offentlige midler.
19
Tvister
19.1
Tvister skal søges løst ved forhandling. Såfremt dette ikke er muligt,
skal tvister afgøres ved de almindelige domstole i overensstemmelse
med retsplejelovens bestemmelser.
20.
Lovvalg, aftalesprog og værneting
20.1
Kontrakten er underlagt dansk ret og aftalesproget er dansk.
20.2
Værneting for eventuelle tvister mellem Parterne er en dansk domstol
valgt af Ordregiver.
21.
Underskrift
Nærværende Kontrakt oprettes i 2 enslydende underskrevne eksemplarer,
hvoraf 1 eksemplar beror hos Ordregiver og 1 eksemplar hos leverandøren.
Bynavn, den Dato & år
Bynavn, den Dato & år
For Ordregiver:
For leverandøren:
-------------------------------------
---------------------------------
9