44 Bilaga 1

Vaktmästeri
Förvaltning
Sortera post - Centralt
Skicka fakturor via
internpost
(Lev. Skickat fel)
Osorterad post
Gå igenom
postlåda
(ca 200 brev/dag)
Skapa adresslapp
till skanningleverantör
Utsorterad post i
postfack
Tömma postboxen
(samtliga lev.fakt
hänvisas till boxen)
Troligtvis
leverantörsfaktura?
Skicka brev till
skanningleverantör
Ja
Nej
Faktura
förfaller
snarast?
Centralt
Nej
Troligtvis
påminnelser,
inkasso?
Ja
Fakturor
nej
Handskrivna
kuvert?
Övrig post
Extern
Hantera
påminnelser
& Inkasso
Ja
Ja
Lägga övrig post i
rätt postfack
Öppna och sortera
ut fakturor
Manuellt skanna in
fakturor i
Raindance
Fakturor i
workflow
Övrig post
Fakturor till
skanning
E-fakturor
(från leverantör)
Hantera O-cirkulerade fakturor - Centralt
Förvaltning
Ta emot faktura
och utreda
referens
Hantera
leverantörsfaktura
Ta emot faktura
Skicka till aktuell
förvaltning
Nej
Centralt
Ofullständig
faktura
Typ av
ofullständighet
Referens saknas
Finner
referens?
Nollfaktura
Makulera faktura
Troligtvis
dubblett?
Nej
Ändra
fakturanummer
Ja
Ja
Cirkulera faktura
till rätt
medarbetare
Faktura
markulerad
Centralt
Förvaltning
Hantera inkasso - Centralt
Att utreda inkassoärenden kan vara tidsödande
pga. ett antal olika faktorer. Ex. Det kan vara svårt
att finna fakturan ärendet gäller. Det kan också
vara omständligt att räkna om fakturan. Även
avsaknaden av en nationell inkassostandard
medför att ärendena tar onödigt stora resurser i
anspråk.
Inkasso ärende
Utreda inkassoärende
Kontera och
godkänna inkassoärende
Skanna inkasso
underlag och
faktura kopia när
krävs
Cirkulera
inkassoärende
Attestera inkassoärende
Hantera BG
utbetalning
Hantera påminnelse - Centralt
Förvaltning
Åtgärda faktura
enligt dess
aktuella status
(godkänna,
kontera, attestera)
Hantera faktura
enligt reglemente
Centralt
Påminnelse
Stämma av
påminnelse
Finns faktura i
Raindance?
Nej
Kontakta
leverantör för att
få kopia
Externt
Ja
Skicka påminnelse
till medarbetare
som innehar
aktuell faktura
(Raindance)
Skicka
fakturakopia
Skanna fakturakopia
Cirkulera
leverantörsfaktura
till korrekt
medarbetare
Hantera BG
utbetalning
Hantera BG-utbetalning - Centralt
Centralt
Attesterad faktura
Skapa
utbetalningsförslag
(Raindance)
Okulärt kvalitetskontrollera förslag
Rimligt?
Ja
Skapa
utbetalningsfil
(Raindance)
Printa
utbetalningslista
Nej
Utreda specifika
poster
Externt
Överlämna lista till
kassapersonal
Lista klar för
bokföring
Ta emot
utbetalningsfil
Genomföra
utbetalning
Betalning
genomförd
Externt
Centralt
Hantera återredovisningsfil BG - Centralt
Importera
återredovisningsfil
i Raindance
Utbetalning via BG
Skicka daglig
återredovisningsfil
Matcha fil mot
Raindance
utbetalningsfil
(sker automatiskt i
Raindance)
Matchade
betalningar
Manuell utbetalning till anställd avseende kompensation för kontantköp - Centralt
Förvaltning
Kontant betalning
genomförd av
anställd
Redovisa utlägg
via dedikerad
blankett samt
kvitto
Komplett info för
sakgranska och
godkänna utlägg?
Ja
Sakgranska och
godkänna utlägg
Komplett info
för kontering?
Nej
Komplettera
redovisat utlägg
Komplettera
utlägg med
korrekt info
Nej
Ja
Kontera utlägg
Korrekt info för
attest?
Centralt
Attestera utlägg
Attestant
korrekt
behörighet?
Nej
Nej
Komplettera
utlägg med
korrekt info
Finna korrekt
attestant
Nej
Externt
Ja
ja
Behörighetsattestera ärende
Utbetalningsförslag ok?
Ja
Registrera
utbetalningsförslag
(Raindance)
Tidsödande aktivitet när
betalningsmottagare inte finns
upplagt i Raindance. Respektive
medarbetare som skall erhålla
ersättning läggs upp som en
leverantör i leverantörsregistret.
Skapa
utbetalningsförslag
(Raindance)
Förslag ok?
Ja
Skapa SUS fil
(Swedbanks
Utbetalnings
System)
Nej
Komplettera
utbetalningsförslag
Ja
Utbetala belopp
till medarbetares
konto
Utbetalning
genomförd
Manuell utbetalning till övriga intressenter- Centralt
Förvaltning
Betalningsuppdrag
utan faktura
(till ej medarbetare)
Skapa
utbetalningsunderlag
Komplett info för att
sakgranska, kont era och
godkänna utbetalnin g?
Ja
Sakgranska,
kontera och
godkänna förslag
Korrekt
information för
attest?
Nej
Komplettera
utbetalningsförslag
Attestera
utbetalningsförslag
Attestant korrekt
behörighet?
ja
Behörighetsattestera
utbetalningsförslag
Nej
Komplettera
utbetalningsförslag
Nej
Tidsödande aktivitet när
betalningsmottagare inte finns
upplagt i Raindance. Respektive
intressent som skall erhålla
ersättning läggs upp som en
leverantör i leverantörsregistret.
Finna korrekt
attestant
Nej
Centralt
Ja
Utbetalningsförslag komplett?
Ja
Registrera
utbetalningsförslag
(Raindance)
Skapa
utbetalningsförslag SUS
(Raindance)
Förslag ok?
Ja
Skapa SUS fil
(Swedbanks
Utbetalnings
System)
Nej
Hantera BG
utbetalning
Komplettera
utbetalningsförslag
Externt
Har Swedbank
konto?
Nej
Utbetala belopp
via
utbetalningskort
Ja
Utbetala belopp
till mottagarens
konto
Utbetalning
genomförd
Utbetalning - Interkommunal ersättning - Centralt
Förvaltning
Ja - dokumentbilagor
Sammanställa
samtliga
interkommunala
underlag
(Dedikerat system)
Underlag
kompletta?
Ja
Attestera och
skicka detaljerade
dokumentbilagor
som underlag
Attestera och
skapa
utbetalningsförslagsfiler
(olika filer)
Skickas till personlig mejl
När fil ej stämmer med underlag krävs utredning,
vilket är tidskrävande. Nödvändigt kontakta
medarbetare som skapat underlagen. Det skapas tre
olika filer en gång per månad.
Arkivera
detaljerade
dokumentbilagor
till respektive fil
Ja
Extern
kommun
Centralt
Skickas till personlig mejl
Ta emot
detaljerade
dokumentbilagor
för respektive fil
Nej
Ta emot
utbetalningsfiler
Underlag för
utbetalning
(Interkommunal
ersättning)
Skapa underlag
för interkommunal
ersättning
Komplettera
underlag
Stämmer
respektive fil med
respektive
underlag?
Ja
Importera filer i
Raindance
Nej
Utreda och
åtgärda varför
respektive
underlag inte är
kompatibelt med
respektive fil
Ja
Hantera BG
utbetalning
Förvaltning
Internfakturering via fil - Centralt
Underlag för
fakturering
Sammanställa och
skapa internfaktureringsfiler
(Dedikerat system)
Tidskrävande samt
riskerar handhavandefel.
En fördel om filerna kan
hålla högre kvalitet.
Mejla filer
(Mejlas till person)
Ja
Städa filer inför
inläsning i
Raindance
Centralt
Konsumtionsavgifter?
Rätta fel i
respektive fil
Mejla de koddelar
som är rättade
Mejla fillista till
sändare
Manuellt korrigera
uppgifter i
Raindance
Uppgifterna rättas
manuellt i Raindance,
vilket tar tid samt
riskerar
handhavandefel.
Genomföra
bokföringsteknisk
omfördelning
(Sker med
automatik i
Raindance)
Internfakturering
klar för bokföring
Nej
Nej
Importera filer i
Raindance
Fil korrekt?
Ja
Hantera support - Centralt
Förvaltning
Teknisktsupport
behov uppstår –
Förändringar attester
Teknisktsupport
behov uppstår – Nya
användare
Teknisktsupport
behov uppstår –
Lösenordsrelaterat
Mejl eller telefon
Faktura relaterat
support behov
uppstår. Ex moms,
kontering etc.
Teknisktsupport
behov uppstår –Mejl eller telefon
Systemteknisk fråga
Mejl eller telefon
Mejl eller telefon
Ärende slutfört
Lösa supportfråga
Mejl eller telefon
Centralt
Lösa supportfråga
Möjligt lösa
teknisksupportfråga?
Ja
Ja
Lösa supportfråga
Möjligt lösa
fråga?
Nej
IT
Nej
IT support
Externt
Melj/telefon
Leverantörs relaterad supportfråga
– Ex varför inte betalt
Supportfråga från ex journalist eller
konkurrent angående ex kopior på
fakturor
Ärende slutfört
Ärende slutfört
Mejl/telefon
Ärende slutfört
Externt
Förvaltning
Beställning m.h.a. rekvisition - Förvaltning
Inköpsbehov
Summera
beställningsbehov
Skapa rekvisition
Lämna rekvisition
till avsedd
leverantör
Ta emot
rekvisition och
överlämna vara
Beställning rangordnat ramavtal - Förvaltning
Externt
Förvaltning
Inköpsbehov
Summera
beställningsbehov
Lägga beställning
hos rangordnad
leverantör
(hemsida, telefon)
Ta emot samt
kontrollera
orderbekräftelse
Orderbekräftels
e ok?
Nej
Komplettera
beställning
Nej
Komplettera order
Beställning ok?
Ja
Skicka
orderbekräftelse
Uppdatera samt
skicka ny
orderbekräftelse
Beställning
slutförd
Beställning ramavtal - Förnyad konkurrens - Förvaltning
Leverantör
Förvaltning
Förvara anbuden
enligt regelverk
Nej
Inköpsbehov
uppstår
Kartlägga
inköpsbehov
Skapa
anbudsunderlag
Finna leverantörer
i avtalsdatabas
Skicka
anbudsunderlag
till utvalda
leverantörer
Krävs
kompletterande
info?
Ja
Besvara
komplettering och
återge samtliga
leverantörer
samma info.
Svarstiden löpt
ut?
Skapa
komplettering
Besvara och skicka
anbud
Nej
Ja
Öppna samtliga
anbud enligt
regelverk
Utvärdera och utse
vinnare
Tilldela
anbudsvinnaren
ordern (skriftligt)
Ta emot
orderbekräftelse
Ta emot
tilldelningsbeslut
Skicka
orderbekräftelse
Beställning
slutförd
Förvaltning
Beställning - Ej upphandlat - Förvaltning
Inköpsbehov
uppstår
Kartlägga inköps/
investeringsbehov
Skapa
upphandlingsunderlag
(Vanligtvis från
mall)
Ta emot
komplettering och
ge samtliga
leverantörer
samma info.
Ta emot samt
förvara anbud
enligt regelverk
Samtliga underlag
öppnas enligt
regelverk
Utvärdera
anbuden och utse
vinnare enligt
regelverk
Skicka
tilldelningsbeslut
till samtliga
leverantörer
Sluta avtal med
vinnaren
Upphandlingsenhet
Komplettera
underlag
Nej
Underlag ok?
ja
Annonsera
upphandling
Hantera
överklagan
Ja
Nej
Externt
Ja
Kompletterings
behov?
Nej
Besvara
upphandlingsunderlag
Skicka komplett
anbudsunderlag
Ta emot
tilldelningsbeslut
Överklaga?
Sluta avtal
Beställning
slutförd
Leveransmottagning - Förvaltning
Förvaltning
Lasta av leverans
(Utförs av
förvaltning)
Inspektera
leverans
Leverans ok?
Nej
Nej
Externt
Leverantör
lastar av?
Beställda varor
Färdigställa samt
leverera
beställning
Lasta av leverans
(Utförs av
leverantör)
Kontakta
leverantör och
informera status
Ja
Korrigera leverans
Ja
Underteckna
leveransdokumentation
Tillse beställare
erhåller följesedel
Leverans slutförd
Hantera leverantörsfaktura - Förvaltning
Leverantörsfaktura
info för
sakgranska?
Ja
Förvaltning
Nej
Har beställare
korrekt info?
Sakgranska faktura
Info för
kontera?
Ja
Ja
Sakgranskare/
beställare info?
Info för
attestera?
Ja
Komplettera med
info
Sakgranskare,
beställare,
konterare info?
Makulera faktura
Nej
Nej
Extern
Nej
Har Leverantör
korrekt info?
Ja
Faktura makulerad
Leverantör
kompletterar med
info
Leverantör
kompletterar med
info
Ja
Nej
Nej
Komplettera med
info från beställare
Kontera faktura
Leverantör
kompletterar med
info
Ja
Komplettera med
info
Attestera faktura
Faktura klar för
betalning
Hantera kontantutlägg - Förvaltning
Förvaltning
Kontantinköp
Avdelning
tillgång till
kontantkassa?
Ja
Redovisa kvitto
samt underlag
Underlag ok?
Nej
Nej
Blankett för
kontantutlägg
ifylles
Komplettera
underlag
Kvitto bifogas
Komplettera
underlag
Löneavdelning
Nej
Underlag ok?
Ja
Löneutbetalningsprocessen
Ja
Utbetala kontant
(till medarbetare)
Kontantutlägg
slutfört