docTyp Område Process Benämning Beskrivning Perspektiv Potential
download 
Report Transcription
Typ Område Process Benämning Beskrivning Perspektiv Potential
Typ: Process System Organisation Ägare: Avdelning: Nästa möte: Dagens datum: Områden: Effektivitet Standard & Rutin Kvalitet & Kontroll Kompetens Typ Område Process Process Standard och Rutin Beställa Process Standard och Rutin Beställa Process Process Organisation Standard och Rutin Standard och Rutin Kompetens Beställa Organisation System Kompetens Kvalitet & kontroll Handhavandet skulle påtaligt underlättas för den centrala enheten om inköpsrutinerna förändrades så att nästan samtliga inköp sker mot faktura. Hanteringen skulle underlättas eftersom åtgärden minskar volymen av de tidskrävande manuella utbetalningarna. Medel Hög Minskar belastningen i de manuella utbetalningsprocesserna genom att tillse att en högre volym av medarbetarnas kontantutlägg utbetalas via kontantkassa. Medel Hög Manuella utbetalningar Det underlättar handhavandet med framtagandet av utbetalningsunderlag om arbetet renodlas till att endast bearbetas av en dedikerad person per Renodla roller, ansvar förvaltning. och förfarande vid Om denna specialisering genomförs adekvat är det också möjligt för framtagandet av förvaltningarna att renodla hanteringen genom att skicka specifikt framtagna utbetalningsunderlag Excelfiler. Filerna underlättar ytterligare handhavandet centralt, eftersom den resulterar i att enheten endast behövde importera uppgifterna i Raindance. Medel Hög Internfakturering Internfaktureringsfil distribueras från förvaltningarna till den centrala enheten Förändra distributionen via personliga mejl, dvs. filerna landar centralt i respektive medarbetares av internfaktureringsfil inkorg. Detta är förknippat med vissa risker. Det är önskvärt att ändra för att öka säkerheten förfarandet så att filerna istället distribueras direkt till en dedikerad katalog på servern och då till en som endast avsedd personal har tillgång till. Kort Låg Medel Medel Medel Medel Långt Hög Kort Medel Långt Hög Långt Hög Medel Låg Medel Låg Långt Låg Medel Hög Långt Hög Långt Hög Medel Hög Medel Medel Beställa Manuella utbetalningar Förändra utbetalningsrutinen genom ökad användning av kontantkassor Standard och Rutin Beställa Process Standard och Rutin Leverantörsfaktura System Effektivitet Leverantörsfaktura System Effektivitet Inkasso Organisation Effektivitet System Standard och Rutin Bevaka den binära Förändra de framtida inköpsrutinerna genom att kräva att respektive inköp görs mot faktura Process Kvalitet & kontroll Hög Hög Övrigt Process Kort Långt Standard och Rutin Effektivitet Det finns en förvaltning som skapat en användarvänlig lathund som underlättar arbetet med beställningar. En administratör har konstruerat ett litet inplastat kort innehållandes all relevant information som krävs för att genomföra en beställning. Kortet har därefter distribuerats till potentiella beställare och rutinen har resulterat i att man centralt erhåller färre bristfälliga fakturor från denna förvaltning. Den centrala enheten saknar adekvat funktionalitet i Raindance för att rationellt hantera manuella utbetalningar. Befintlig funktionalitet resulterar i ett komplext handhavande, med exempelvis en mängd manuella inmatningar. Ett exempel som belyser bristen på funktionalitet är det faktum att för att det skall vara möjligt att genomföra en utbetalning till antingen en: medarbetare eller till en extern intressent, så krävs det bland annat att de registreras som Funktionalitetsbrist vid en leverantör i Raindance leverantörsregister. Manuella utbetalningar hantering av manuella Dessutom är det nödvändigt att kontera denna utbetalningsrutin på ett utbetalningar förhållandevis sammansatt tillvägagångssätt för att transaktionen skall redovisas korrekt. Sammanfattningsvis så resulterar hanteringen i ett oproportionerligt omfattande manuellt arbete för att, i det genomsnittliga fallet, endast genomföra en utbetalning motsvarande ett par hundra kronor. Dessutom är risken för inmatningsfel förhållandevis stor med tanke på den stora volymen. Organisation Organisation Hög Låg Interkommunal Effektivitet Kort Kort Kvalitet & kontroll Process För att förbättra kvaliteten på beställningar har en fakturareferensgrupp bildats, vilken hitintills träffats vid två tillfällen. Centralt upplevs det som att samtliga deltagare var inspirerade under första mötet. Likväl så menar enheten att engagemanget inte riktigt återfanns under det andra mötet. Centralt tolkar man situationen som så att det är relativt svårt för beställarna Främja samarbete att sätta sig in i de konsekvenser som en bristfällig leverantörsfaktura mellan centrala enheten åstadkommer. Exempelvis innebär en bristfällig beställning som till exempel och förvaltningarna saknar eller har felaktig referens att den i förlängningen inskannade fakturan hamnar i mappen, O-cirkulerade fakturor. Detta resulterar i sin tur i att det blir nödvändigt för den centrala enheten att finna vem i organisationen som har genomfört beställningen. Det betyder att det först därefter är möjligt att distribuera fakturan till korrekt medarbetare. Hela detta förfarande konsumerar oproportionerligt stora resurser. Ett antal leverantörer distribuerar samma faktura i två flöden, dvs. både som e- Process Effektivitet Hög Låg Internfakturering Process Kort Kort Kvalitet & kontroll Effektivitet Hög Finn en lösning som resulterar i att ”nollkronorsfakturorna” hanteras med automatik. Nu hamnar de i mappen för O-cirkulerade, vilket resulterar i att det blir nödvändigt för den centrala enheten att manuellt kommentera samt Automatisera hantering makulera respektive faktura. av ”nollkronorsfaktura” Enheten har, under en längre tid haft, ett specifikt ärende liggande hos CGI. Det verkar som att CGI tillsammans med skanningleverantören har en lösning på situationen. Denna lösning kommer att testas under den närmaste tiden. Process Process Kort Vissa leverantörer skickar fakturor till fel adress. Vid fel vanligtvis direkt till beställaren, vilken därefter tillser att fakturan slutligen kommer till den Säkerställa att centrala enheten. Centralt upplevs det som att det saknas ett tydligt regelverk respektive leverantör som styr hur beställarna skall hänvisa och informera respektive leverantör om erhåller en tydlig hur den skall agera vid fakturering. faktureringsinstruktion Ett resultat av detta är att det förnärvarande existerar en skillnad i kvalitet mellan olika beställningar. Där vissa genomförs med kompletta underlag, medan andra fullföljs med brister För att en beställning skall bli korrekt är det bland annat nödvändigt att: Det finns ett tydligt regelverk framtaget. Samt att beställaren: 1. Genomför respektive beställning enligt detta regelverk Skapa tydligt regelverk 2. Säkerställer att respektive leverantör erhåller en tydlig instruktion i hur den med effektiva rutiner skall fakturera. kring beställning Innebär bland annat att fakturan samt dess underlag minst skall innehålla följande information: förvaltning, ev avdelning, referens (fyra siffror direkt följt av tre bokstäver); fakturaadress, ev leveransadress, organisationsnummer. Hög O-cirkulerade Standard och Rutin Potential Medel Effektivitet Organisation Perspektiv Beställa Process Standard och Rutin HÖG Renodla roller och ansvar ”end2end” för processen "från beställning till betalning". Omorganisera flödet så att det totalt sätt blir färre medarbetare som genomför samtliga av de kritiska momenten. Exempel på roller som bör renodlas och fokuseras är: beställare, godkännare, konterare och attesterare. Ytterligare roller och ansvar som är i behov av renodling är handhavande runt: Renodla roller och framtagande av utbetalningsunderlag ute i förvaltningarna. Renodlingen av ansvar i hela processen roller och ansvar resulterar i att respektive medarbetare blir specialist på sitt "från beställning till område. Specialiseringen medför att respektive medarbetares kompetens, betalning" kunskap och erfarenhet blir betydligt högre samt större. Sammantaget så innebär det att samtliga betydelsefulla variabler förbättras i processen. Det resulterar exempelvis i att standardiseringen och framtagandet av rationella rutiner för hela flödet förbättras, samtidigt som kvaliteten och kontrollen på informationen i processen ökar. O-cirkulerade Organisation LÅNGT Beställa Effektivitet Effektivitet Beskrivning LÅG MEDEL Introducera en användbar lathund för att underlätta beställningshandhavandet System System Benämning KORT MEDEL Inkasso Det är tidskrävande samt förknippat med risk för handhavandefel vid hantering av internfakturering via fil. Det är betydelsefullt att säkerställa att filerna håller högre kvalitet. Nuvarande kvalitet för några av filerna kräver att den centrala enheten genomför ingående manuella kontroller av uppgifterna innan filerna läses in. När fel upptäcks krävs det dessutom ett manuellt handhavande för upprättning. Förfarandet ökar risken för att handhavandefel uppkommer i materialet Öka kvaliteten i filerna Vid framtagandet av filer för interkommunal ersättning riskerar fel och brister för den interkommunala att leta sig in i materialet. När uppgifterna i filerna inte stämmer med ersättningen underlagen så krävs det utredningar och dessa är tidskrävande. Öka kvaliteten på indata genom förändring av handhavande vid framtagande av internfaktureringsfil Etablera en processägare med "end2end" perspektiv till processen "från beställning till betalning". Syftet är att processägaren skall stötta respektive förvaltning samt den centrala enheten genom hela flödet. Det skall vara möjligt för processägaren att kontinuerligt utveckla och förbättra: organisation, struktur, process, rutin etc. Ägaren skall kontinuerligt arbeta med betydelsefulla frågor som: automation, standardisering, renodling av roller och ansvar samt utveckling och förbättring av uppföljning Betaltidspraxis är 30 dagar, likväl finns det leverantörer som skickar fakturor Säkerställa att med kortare förfallotid. Om samtliga beställare uppmärksammar sina leverantör åtlyder leverantörer om praxis så skulle det underlätta verksamheten för den centrala Trelleborgs enheten. Det skulle exempelvis minska volymen av ärenden inom påminnelse förfallotidspraxis och inkasso. Standardisera och homogenisera konteringen inom och mellan Inför enhetliga förvaltningarna. Åtgärden innebär bland annat att det blir möjligt att jämföra konteringsinstruktioner poster mellan olika förvaltningar och det säkerställer riktigheten samt kvaliteten på respektive kontering. Effektivisera konteringshandhavandet genom att bl.a använda dedikerad Effektivisera konteringsfunktionalitet för: framtagande av konteringsförslag, konteringsmallar och handhavandet sambandskontroller. Förbättra sökfunktionalitet för att Det är omständligt och tidskrävande att finna leverantörsfaktura som ex finna leverantörsinkassoärende avser. faktura Etablera en processägare med "end2end" perspektiv för processen "från beställning till betalning" Förenkla handhavandet Omständligt att räkna om inkassoärende. Finn lösningar som underlättar vid omräkning av handhavandet. inkassoärende Det saknas en nationell inkassostandard, vilket medför att ärenden tar tid. Om Utred möjlighet att möjligt finna lösning som innebär att ärenden från helt olika förenkla hanteringen av Inkasso inkassoleverantörer upplevs som mindre heterogena så skulle det underlätta inkassoärenden hanteringen. Manuella utbetalningar innebär bland annat att den mottagande parten inte skickat någon faktura, men likväl skall erhålla ekonomisk kompensation. Ett vanligt exempel på när verksamheten använder manuellutbetalning är när en Minska volymen av Manuella utbetalningar medarbetare genomfört ett kontantutlägg och skall ha ersättning för detta. Ett manuella utbetalningar annat exempel är när specifika externa intressenter skall erhålla kompensation för utfört arbete, t ex habiliteringsersättning. Ytterligare exempel är utbetalning av vissa bidrag. Den centrala enheten saknar dedikerad ”help-desk” med tillhörande arbetsro. Personalen finns förnärvarande konstant tillgänglig. Förfarandet medför bl.a. Saknas dedikerad help- att sektionens medarbetare ideligen blir avbrutna och därmed har svårt att Support desk med arbetsro erhålla kontinuitet i arbetet. En designad supportprocess med tillhörande specifika dagliga tidsintervall då personal sitter helt ostörda skulle underlätta arbetet. Förändra de manuella En konsekvens av att de manuella utbetalningsprocesserna, förnärvarande, är utbetalningsheterogena samt att indata håller en förhållandevis låg kvalitet, är att Manuella utbetalningar processerna så att personalen på den centrala enheten inte kan lita på processen. Det leder kvaliteten på indata bland annat till att enheten kontinuerligt tvingas kvalitetskontrollera data. ökar Påbörja arbetet med att Utveckla processerna kontinuerligt så att även enklare förändringar ständigt Övrigt kontinuerligt utveckla genomförs. processerna Skapa rutiner och Framtagande av rutiner samt en genomarbetad användarutbildning i hur man Beställa utbildning i hur beställa genomför korrekta beställningar. korrekt Bedömd resursåtgång System Ansvarig Progress Status Deadline System System System Kvalitet & Kontroll Effektivitet Effektivitet Beställa Investeringssidan har behov av uppläggning av betalplan och beställningsredovisning. Det är en fördel om uppgifterna finns med i dedikerade uppföljningsrapporter. Avsaknaden resulterar bland annat i att projektledarna tvingas, sköta uppföljning med hjälp av Excel eller helt manuellt i handskrivna block. Eftersom respektive projektledare vanligtvis hanterar flera olika projekt så underlättar det uppföljningshandhavandet om det finns dedikerad systemfunktionalitet. Ett modernt inköpssystem har exempelvis förmågan att automatiskt matcha order mot fakturarader. Det finns inköpsmoduler för exempelvis Investera i ett modernt investeringsäskande, vilka bland annat matchar beställningar mot projekt- eller inköpssystem för att: investeringsbudget. Det innebär bland annat kontroll över projektets underlätta uppföljning kostnader och tidiga varningssignaler om budget skulle riskera att överskridas. av större Systemlösningen fungerar på så vis att när ett behov uppstår i förvaltningarna investeringsprojekt så lägger de upp ett investeringsäskande i modulen. När investeringsbudgeten skapas attesteras den och därefter kontrolleras det att beställningens belopp inte överskrider det attesterade investeringsäskandet. Därefter är det användarvänligt att genom rapporter erhålla information om respektive inköp samt dess investeringsbudget. Det är också möjligt att navigera vidare till inköpsordrar och matchade fakturor. Systemlösningen ger en heltäckande bild av flödet, inte bara från beställning till betalning utan från budgetering till betalning, vilket är en sammanfattande samt användarvänlig källa för utvärdering av projekt. Beställa Investera i ett modernt inköpssystem för att: Automatmatcha faktura mot inköpsorder Leverantörsfaktura Investera i ett modernt inköpssystem för att: Automatmatcha faktura mot avtal Process Kvalitet & kontroll Leverantörsfaktura Korta ner distributionstiden av fakturor Process Standard och Rutin Beställa Skapa tydliga beställningsmallar Leverantörsfaktura Tillse att samtliga leverantörer slutar samfaktura Beställa Investera i ett modernt inköpssystem för att: öka kvaliteten och kontrollen på respektive beställning Leverantörsfaktura Investera i ett modernt inköpssystem för att: Automatisera flöden Process System System System System System Effektivitet Kvalitet & Kontroll Effektivitet Kvalitet & Kontroll Kvalitet & Kontroll Kvalitet & Kontroll Beställa Investera i ett modernt inköpssystem för att: Förbättra kontrollen av "vilda" inköp Beställa Investera i ett modernt inköpssystem för att: säkerställa att förvaltningarna finner: rätt produkt, till rätt pris och från rätt leverantör Beställa Investera i ett modernt inköpssystem för att: utveckla och förbättra kvaliteten på uppföljning och styrning System Kvalitet & Kontroll Övrigt Process Effektivitet Sortera post Process Standard och Rutin Övrigt System System Process Process Standard och Rutin Standard och Rutin Kvalitet & kontroll Kvalitet & Kontroll Leverantörsfaktura Leverantörsfaktura Leverantörsfaktura O-cirkulerade Långt Hög Långt Hög Långt Hög Medel Hög Medel Medel Medel Låg Långt Hög Långt Hög Långt Hög Långt Hög Långt Hög Kort Medel Medel Hög Kort Låg Undersök möjligheten att införa automatisk förkontering av faktura med hjälp av tolkning av komplett märkning på faktura Medel Medel Undersök möjlighet att införa automatisk förkontering med hjälp av konteringsmallar kopplade till leverantör eller annan information som är möjlig att finna på fakturan Medel Medel Kort Låg Medel Medel Förvaltningarna har behov av systemstöd för matchning av leverantörsfakturor mot beställningar. Det är förnärvarande tidsödande att manuellt kontrollera fakturor mot beställnings- och leveransdokumentation. Det är även tidsödande att finna samt printa ut aktuella prislistor. Ett modernt beställningssystem har funktionalitet för automatmatchning av faktura mot beställning. Matchning mellan inkommande fakturor och beställning kan antingen ske på huvudnivå eller på radnivå för enskilda artikelrader. Matchning kan även ske mot order- eller inleveransnummer och belopp. En faktura kan innehålla poster från flera inköpsordrar och en inköpsorder kan matchas mot fler olika fakturor, oavsett om de är helt eller bara delvis levererade Det är förnärvarande tidskrävande samt svårt att säkerställa att en faktura från en fastighetsägare avser en specifik fastighet som kommunen hyr. För att underlätta detta är det en fördel om förvaltningarna har tillgång till ett inköpssystem med matchning av faktura mot avtal. Med en dedikerad modul för avtalsmatchning kan förvaltningarna matcha, kontrollera och hantera samtliga fakturor som är relaterade till kontrakt. Dessa moduler hanterar även inbetalningsavier och kan dessutom självgenerera fakturor utifrån ett avtal, dvs. de hanterar även självfakturering rationellt. En webbaserad modul kan bland annat förenkla och förändra förvaltningarnas sätt att arbeta med avtalshantering. Modulen fungerar som en elektronisk databas som ständigt är tillgänglig och sökbar. Med hjälp av en modul med en flexibel behörighetsstruktur kan förvaltningarna bestämma vem som ska se vad och vilka som ska få hanteringspåminnelser inför kritiska datum i avtalen. När samtliga kritiska avtal är tillgängliga i respektive förvaltning blir efterlevnaden och effektiviteten högre. Vissa förvaltningar upplever det som att distributionstiden för specifika fakturor är lång. Det har vid interna uppföljningar visat sig att det tar runt 10 dagar från dess att leverantör skickar faktura till dess att förvaltningen erhåller den i inkorgen. Om fler leverantörer skickar ”Riktiga” e-fakturor så skulle det minska distributionstiden. Det skulle underlätta beställningshandhavandet om det skapas ett dedikerat material (klara och tydliga mallar) som pedagogiskt beskriver hur respektive kategori av beställning skall genomföras på respektive förvaltning. Det hade bland annat underlättat handhavandet för nyanställda samt standardiserat handhavandet vid beställningar. Vid beställning av exempelvis resor så efterfrågar förvaltningarna att leverantörerna slutar samfakturera. Förvaltningarna önskar istället att fakturorna avspeglar respektive projekt eller medarbetare. Samfakturor genererar generellt onödigt merarbete då de måste fördelas på olika kostnadsbärare. Ett korrekt infört samt använt inköpssystem säkerställer att respektive beställning genomförs med rätt leverantör och till rätt pris, samt borgar för att syfte samt annan kritisk information finns dokumenterad och tillgänglig till varje beställning. Det resulterar bland annat i att omständliga kompletteringar undviks. Ett modernt inköpssystem automatiserar flöden och tar hand om samtliga korrekta fakturor genom matchning mot inköpsorder och avtal. Det resulterar bland annat i att medarbetarna kan koncentrera sig på att endast hantera avvikelser. Systemen hanterar samtliga leverantörsfakturor oavsett om de kommer som: e-faktura, eller om de är inskannade. Ett inköpssystem resulterar bland annat i att förvaltningar får bättre kontroll över ”vilda” inköp. Flera oberoende studier påvisar att mellan 15 och 20 procent av den totala inköpsmängden kommer från indirekt material samtidigt som denna tillsynes begränsade mängd genererar mellan 70 och 80 procent av arbetsbelastningen inom fakturahanteringen. Det innebär att dessa små inköp från en stor mängd leverantörer ofta saknar kritisk information som exempelvis referenser. Andra exempel på vanligt förekommande problem med ”vilda” inköp är att beställningar inte läggs med den mest fördelaktiga leverantören. Med ett modernt inköpssystem är det betydligt enklare att: styra, reglera och automatisera inköpen, vilket resulterar i bättre kontroll, ökad produktivitet samt minskad risk Med ett dedikerat inköpssystem är det möjligt att: finna rätt produkt, till rätt pris och från rätt leverantör. Lösningen innebär bland annat att varukorgen skapas effektivt och baserat på beställarens behov. Efter attest hamnar ordern hos de leverantörer där förvaltningen har bäst villkor. Systemet hanterar bland annat interna kataloger för standardprodukter, externa webshopar för stora volymer och fritextbeställningar för de mer ovanliga beställningarna. Ett inköpssystem medför bland annat bättre uppföljning och styrning, vilket resulterar i att beställningar läggs snabbare och säkrare. Det innebär även en ökad standardisering och ytterligare en fördel är att efter det att beställningen är attesterad och konterad så är det mesta av handhavandet med att kontrollera den kommande fakturan avklarat. Dela in leverantörer i ett antal olika kategorier, förfarandet möjliggör bland annat analyser av exempelvis avtalstrohet. Genom klassificering är det möjligt Kategorisera leverantör att t ex analysera inköpsvolymer från ramavtalsleverantörer. Denna typ av för att utveckla och gruppering är betydelsefull eftersom den bland annat förbättrar uppföljningen förbättra uppföljning i hela processen från beställning till betalning. Exempelvis så bör samtliga leverantörer som kommunen ingått ramavtal med tillhöra gruppen "ingångna ramavtal" Ofta nödvändigt att organisationen genomför en fokuserad åtgärd med upp till Arbeta fokuserat med en halvtidstjänst i åtminstone 4 till 6 månader. Den aktuella medarbetaren att höja andelen earbetar aktivt med att bearbeta leverantörerna. PSP har exempelvis haft större fakturor kunder som lyckats öka andelen e-fakturor från 6 procent till över 50 procent med en halvtidstjänst i 6 månader. Publicera tydlig faktura Publicera tydlig information på hemsida angående vad det är som gäller för att information på hemsida Trelleborg ska acceptera en faktura. Automatisk förkontering av faktura genom märkning Automatisk förkontering av faktura genom konteringsmallar Öka kvaliteten i fakturaprocessen genom att kommunicera flaskhalsarna Öka leverantörernas kvalitet på respektive faktura genom att ställa högre krav på leverantörna Vanligt förekommande att det är samma personer oavsett månad som är långsamma med att godkänna samt attestera fakturor. Ett effektivt sätt att komma tillrätta med situationen är att tillämpa transparens genom att månadsvis följa upp respektive ansvarig och därefter kommunicera statistik. Strikt tillämpning av krav mot respektive leverantör av exakt vilken information en faktura skall innehålla för att den skall behandlas av organisationen. Minsta avvikelse leder till att faktura skickas tillbaka till leverantören med instruktion. Skriv till Svevia akademin och informera dem om vad vi tycker saknas på introduktionskursen.
