docRapport - Stockholms stad
download 
Report Transcription
Rapport - Stockholms stad
Granskning av överförmyndarnämnden Nr 11, 2015 Projektrapport från Stadsrevisionen Dnr 3.1.3-216/2015 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I ”årsrapporter” för nämnder och ”granskningspromemorior” för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Fördjupade granskningar som sker under året kan också publiceras som projektrapporter. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. Granskning av överförmyndarnämnden 11, 2015 Dnr 3.1.3-216/2015 Hemsida: www.stockholm.se/revision Stadsrevisionen Dnr 3.1.3-216/2015 2015-12-10 Till Överförmyndarnämnden Granskning av överförmyndarnämnden Revisorsgrupp 1 har den 8 december 2015 behandlat bifogade revisionsrapport (nr 11/2015). Stadsrevisionen har i tidigare års granskningar konstaterat brister på flera områden inom överförmyndarnämndens verksamhet. Nämnden har bland annat en viktig roll för dem som inte kan förvalta sin egendom. Nämnden ska utöva tillsyn över s k ställföreträdares förvaltning av sina huvudmäns tillgångar. Tillsynen berör ca 9 600 huvudmän och ca 6 500 ställföreträdare samt omfattar tillgångar vars värde totalt överstiger sex miljarder kronor. Rapporten visar på flera brister i tillsynen. Det är angeläget att nämnden vidtar åtgärdet så att tillsynen fungerar och rättssäkerhet uppnås. Rapporten visar också att det kan vara svårt att komma i kontakt med nämnden, i vissa fall får medborgare ingen respons på anmälningar och ansökningar. Det förekommer även att inkomna handlingar försvinner, vilket är oacceptabelt. Det är därför viktigt att nämnden förbättrar sin service, information och tillgänglighet. Vi hänvisar i övrigt till rapporten och överlämnar den till överförmyndarnämnden för yttrande. Yttrandet ska ha inkommit till revisorsgrupp 1 senast den 22 februari 2016. Rapporten överlämnas också till kommunstyrelsen för kännedom. På revisorernas vägnar Bosse Ringholm Ordförande Stadsrevisionen Revisionskontoret Hantverkargatan 3 D, 1 tr Postadress: 105 35 Stockholm Telefon: 08-508 29 000 Fax: 08-508 29 399 www.stockholm.se/revision Stefan Rydberg Sekreterare Sammanfattning Tidigare års granskningar har konstaterat brister i den interna kontrollen hos överförmyndarnämnden. Uppföljande granskningar har visat att överförmyndarnämnden endast delvis har beaktat revisionens rekommendationer. Nämnden har fått allvarlig kritik från Länsstyrelsen och Justitieombudsmannen. Flera olika utredningar och inspektioner i staden pekar samstämmigt på att det inom flera områden finns brister inom nämndens verksamhet. Syftet med granskningen är att bedöma om nämnden vidtagit tillräckliga åtgärder inom de områden där brister tidigare har konstaterats samt om lagstiftningens krav efterlevs vid tillsynen av gode män och förvaltare. Granskningen visar att nämnden inte har vidtagit tillräckliga åtgärder och att det finns brister i verksamheten som bl.a. kan påverka rättsäkerheten. I vissa delar indikerar granskningen, snarare att det har skett en försämring i verksamheten. Nämnden har vidtagit vissa åtgärder och för att förbättra tillgängligheten och servicen genom att ansluta sig till kontaktcenter. Trots detta visar granskningen att förvaltningslagens krav om serviceskyldighet inte helt efterlevs. Det saknas fortfarande dokumenterade rutiner för hur synpunkter och klagomål ska hanteras. Vidare finns det brister i den information och de blanketter som finns på hemsidan, vilket medför risk att ansökningar och anmälningar om god man eller förvaltare hanteras felaktigt. En central del i nämndens verksamhetsutveckling har varit att få en fungerande e-tjänst och verksamhetssystem. Granskningen visar att projektledning och styrning av projektet varit bristfällig. Det saknas i dagsläget kunskap om hur projektet har bedrivits. Nämnden har inte vidtagit tillräckliga åtgärder för att säkerställa att registeringen och hanteringen av allmänna handlingar följer lagstiftningens krav. Det finns brister och risker i hanteringen av den inkommande posten. Granskningen visar i likhet med föregående års granskningar att nämnden inte uppfyller lagstiftningens krav på registrering av allmänna handlingar. Det finns risk att inkomna handlingar försvinner och att ärenden inte behandlas. I granskningen framkommer att handlingar och hela personakter har försvunnit, vilket är mycket allvarligt. Granskningen visar att nämndens tillsyn vad gäller vitesförelägganden inte följer lagstiftningens krav. Detta innebär att huvudmän riskerar att lida skada. Vidare visar granskningen att nämnden inte går vidare med att ansöka om vite hos tingsrätten för dessa ärenden, vilket kan få till följd att nämndens tillsyn i praktiken blir verkningslös. Granskningen har visat visar att vissa handlingar genomgående saknas i akterna, vilket i efterhand kan försvåra för nämnden att styrka den faktiska handläggen av ärendet. Granskningen visar att nämndens tillsyn vad gäller omprövningar av förvaltarskap inte följer lagstiftningens krav. Granskningen tyder snarare på att det har skett en försämring, vilket skulle kunna medföra stora personliga konsekvenser för huvudmännen. Nämndens rutin för bevakning av att omprövningar verkligen genomförs är bristfällig och granskningen indikerar att det kan finnas en stor andel förvaltarskap som inte omprövats på flera år. Innehåll Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Avgränsning Revisionskriterier Metod 1 1 1 2 2 2 Granskningens resultat Tillgänglighet och service Hantering och registrering av allmänna handlingar Tillsyn av gode män och förvaltare Åtgärder i organisation 4 4 12 16 22 Sammanfattande slutsatser och bedömning 22 Bilagor Bilaga 1. Intervjuförteckning Bilaga 2. Definitioner av centrala begrepp Bilaga 3. Verksamhetssystem 26 26 27 28 Granskning av överförmyndarnämnden 1 (28) Inledning Bakgrund Revisionen har i tidigare års granskningar konstaterat brister i den interna kontrollen hos överförmyndarnämnden. Uppföljande granskningar har visat att överförmyndarnämnden endast delvis har beaktat revisionens rekommendationer. Nämnden har också fått allvarlig kritik från Länsstyrelsen1, som är tillsynsmyndighet för överförmyndarnämnden. Vidare har Justitieombudsmannen (JO) i flera ärenden riktat allvarlig kritik mot nämnden för bristande och långsam handläggning2. Justitiekanslern har i beslut riktat kritik mot att nämnden bl.a. för att brev inte besvarats. Flera olika utredningar och inspektioner har genomförts inom staden under år 20153. Dessa pekar samstämmigt på att det inom flera områden finns brister inom nämndens verksamhet. I samband med granskningen av nämndens tertialrapport 2 konstateras att nämnden inte når sina mål som har bäring på nämnden kärnverksamhet. Det beror enligt nämnden i första hand på resursbrist men också på organisatoriska och kompetensmässiga brister. Mot bakgrund av dessa iakttagelser genomförs en granskning som i vissa delar är en är uppföljning av de rekommendationer som lämnades i samband med revisionsrapport 2013:6. Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att bedöma om nämnden vidtagit tillräckliga åtgärder inom de områden där brister tidigare har konstaterats samt om lagstiftningens krav efterlevs vid tillsynen av gode män och förvaltare. Följande revisionsfrågor ska besvaras: 1 Har nämnden vidtagit tillräckliga åtgärder för att förbättra tillgängligheten och servicen? Länsstyrelsen Stockholm, 2015-03-02, dnr. 203–40015–2014. JO dnr. 4007-2014. Kritik har riktats i flera andra ärenden se. t.ex. JO dnr 23592014, dnr 4897-2014 och dnr 5228-2014. 3 PM Överförmyndarförvaltningen 2015, 2015-04-20, dnr. 669-1047/2015 och PM Utvecklingen ärendebalanser sommar/höst 2015, Ernst & Young, dnr. 1.3/44/2015 samt inspektionsrapport stadsarkivet, Hanteringen av allmänna handlingar hos överförmyndarförvaltningen, dnr. 5.1.1–8896/2015. 2 Granskning av överförmyndarnämnden 2 (28) Har nämnden vidtagit tillräckliga åtgärder för att säkerställa att hanteringen och registreringen av allmänna handlingar följer lagstiftningens krav? Säkerställer nämnden att lagstiftningens krav efterlevs när det gäller tillsynen av gode män och förvaltare? Granskningen omfattar tre huvudområden. Det första området omfattar tillgänglighet och service som tar sin utgångspunkt i förvaltningslagens bestämmelser. Det andra området utgörs av hanteringen och registreringen av allmänna handlingar enligt tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagstiftningen. Det tredje området utgörs av nämndens kärnverksamhet som tar sin utgångspunkt i bestämmelserna som finns föräldrabalken och förmyndarskapsförordningen. Granskningen har avgränsats till att omfatta nämndens tillsyn av gode män och förvaltare med fokus på vitesförelägganden och omprövningar av förvaltarskap. Avgränsning När det gäller frågor om gode män och särskild förordnad vårdnadshavare för ensamkommande flyktingbarn behandlas dessa inom ramen för en uppföljning av revisionsrapporten om ensamkommande flyktingbarn (2013:10). Revisionskriterier Förvaltningslagen (1986:223) Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) Föräldrabalken (1949:381) Förmyndarskapsförordningen (1995:379) Stockholms stads budget 2015 Metod Granskningen har genomförts genom dokumentstudier, intervjuer och verifierande granskning av handlingar i nämndens funktionsbrevlåda för e-post från kontaktcenter (s.k. KC-mejl), diarium (Diabas), verksamhetsystem (Wärna) och personakter. Intervjuer har genomförts med förvaltningschef och teamledarna samt handläggare på registraturen och tillsyn- och utredningsfunktionen. Revisionskontoret har även intervjuat enhetschefen och handläggare vid servicenämndens kontaktcenter samt handläggare Granskning av överförmyndarnämnden 3 (28) på stadsledningskontorets IT-avdelning (bilaga 1). I bilaga 2 redovisas definitioner av ett antal centrala begrepp som förekommer i rapporten. Statistik över inkommande telefonsamtal och e-post till kontaktcenter har tagits fram från kontaktcenter. Som underlag för den verifierande granskningen av tillgängligheten och servicen har utdrag skett av ärenden från kontaktscenters verksamhetssystem KCH, som i sin tur har granskats i nämndens funktionsbrevlåda och Wärna. Den verifierande granskningen av vitesförelägganden och omprövningar av förvaltarskap har skett genom stickprov av ett antal personakter med tillhörande dagboksblad som är registrerade i Wärna. Den verifierande granskningen av Diabas har skett genom en genomgång av ett antal diarieförda ärenden. Granskningen har genomförts av Thomas Bonell (projektledare) och Susanne Eriksson på revisionskontoret. Rapporten har faktakontrollerats av förvaltningen. Granskning av överförmyndarnämnden 4 (28) Granskningens resultat Tillgänglighet och service Förvaltningslagen reglerar myndigheters handläggning av ärenden och deras serviceskyldighet gentemot medborgarna. Lagen innebär bl.a. att varje myndighet ska lämna upplysningar, vägledning, råd och annan hjälp till enskilda i frågor som rör myndigheternas verksamhetsområde. Hjälpen ska lämnas i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov och myndigheternas verksamhet. Frågor ska besvaras så snart som möjligt. Myndigheter ska också vara tillgängliga för allmänheten i så stor utsträckning som möjligt. Finns särskilda besöks- eller telefontider ska allmänheten informeras om dessa på ett lämpligt sätt. Revisionskontoret har tidigare granskat nämndens tillgänglighet och service utifrån hur allmänheten kan kontakta förvaltningen genom besök eller per telefon (revisionsrapport 2013:6). Uppföljningen under år 2014 visade att nämnden vidtagit vissa åtgärder och genomfört förbättringar genom att bl.a. ansluta sig till Kontaktcenter. Trots dessa åtgärder har både Länsstyrelsen och revisionskontoret tagit emot synpunkter och klagomål från ställföreträdare om bl.a. svårigheterna med att få kontakt med nämnden. Informationen på hemsidan Stadens hemsida är en viktig del i informationen till medborgarna. Nämnden har ett eget mål om att informationen ska vara korrekt och lättillgänglig. I nämndens tertialrapport 2 år 2015 anges att informationen på hemsidan har utvecklats men att ytterligare insatser krävs. Revisionskontoret har granskat den information och de blanketter som finns på stadens hemsida. Granskningen har avgränsats till ansökningar om god man eller förvaltare samt anmälningar om behov av god man eller förvaltare. Avgränsningen har gjorts med hänsyn till att ansökningar eller anmälningar om god man eller förvaltare, bedöms vara ett vanligt sätt en medborgare första gången kommer i kontakt med nämnden. Iakttagelser En god man eller förvaltare utses till myndiga personer som behöver hjälp med att bevaka sin rätt, förvalta sin egendom och sörja för sin person. En ansökan om god man eller förvaltare kan göras av person den saken gäller dvs. huvudmannen eller Granskning av överförmyndarnämnden 5 (28) make/maka/ sambo och närmaste släktningar. En ansökan ska skickas direkt till tingsrätten. En anmälan om behov av god man eller förvaltare kan göras av t.ex. socialtjänsten, psykiatrin och läkare. På stadens hemsida finns en gemensam blankett för ansökan/ anmälan om god man/förvaltare samt ett informationsblad om godmanskap och förvaltarskap4. Det framgår av blanketten att ansökan ska innehålla läkarintyg och social utredning. Av blanketten framgår dock inte vad en anmälan ska innehålla. I informationsbladet framgår vad en anmälan ska innehålla. Det framgår dock inte vad en ansökan ska innehålla. Det framgår vidare av blanketten att anmälan ska skickas till överförmyndarnämnden och att ansökan ska skickas till behörig tingsrätt. I informationsbroschyren till socialtjänsten om anmälan av god man och förvaltare betonas vikten av att alla handlingar som krävs inkommer. Det framgår i broschyren att ”En anmälan som inte är komplett eller där överförmyndaren inte finner att det finns behov av god man eller förvaltare leder till att ärendet avskrivs”5. Vid Länsstyrelsens inspektion 2014 riktades allvarlig kritik mot nämndens hantering av ansökningar om ställföreträdare och anmälningar om behov av ställföreträdare. Vid inspektionen konstaterades fem ärenden som innehöll egen ansökan från huvudmannen eller annan behörig sökande men som inte överlämnats till tingsrätten. Nämnden genomförde mot bakgrund av den allvarliga kritiken, i mars månad 2015, en genomgång av samtliga ärenden gällande godmanskap och förvaltarskap. Vid genomgången hittade nämnden 15 ansökningar från behörig part som skickades vidare till tingsrätten. Nämnden beslöt i april 2015 om en åtgärdsplan med anledning av den allvarliga kritiken6. Länsstyrelsen har i sin inspektion under oktober 2015 månad följt upp dessa åtgärder7. Analys och bedömning En ansökan om god man eller förvaltare och en anmälan om behov av god man eller förvaltare är två skilda saker som hanteras av tingsrätten respektive överförmyndarnämnden. Granskningen visar att det finns en otydlighet i blanketten och informationsbladet om 4 http://www.stockholm.se/FamiljOmsorg/God-man-och-formyndare/Blanketter/ Informationsbroschyr för socialtjänsten anmälan/god man/förvaltare, sid. 8. 6 Överförmyndarnämnden, 2015-04-23, § 8.1. 7 Länsstyrelsens inspektionsrapport 2015 var vid granskningstillfället ännu inte färdigställd. 5 Granskning av överförmyndarnämnden 6 (28) skillnaden mellan ansökan respektive anmälan samt vad för handlingar som ska biläggas. Det finns en risk att begreppen ansökan och anmälan missförstås, vilket i sin tur kan medföra att ansökningar respektive anmälningar hanteras felaktigt. För att säkerställa att ansökningar respektive anmälningar skickas in till korrekt myndighet bör det finnas två skilda blanketter för ansökan respektive anmälan, som tydligt anger vad en ansökan respektive anmälan är samt vad för handlingar som ska bifogas. Motsvarande gäller för den särskilda information som finns för ansökan respektive anmälan. Revisionskontoret vill framhålla att det inte kan anses vara förenligt med förvaltningslagens bestämmelser att en anmälan från socialtjänsten som inte är komplett i sig leder till att ett ärende avskrivs. Nämnden bör i de fall handlingar saknas alltid begära dessa. Kontaktcenter Överförmyndarnämnden använder sig sedan mars 2014 av servicenämndens kontaktcenter. Kontaktcenter ger information och vägledning om god man, förmyndare, förvaltare och arvoden till medborgare. Iakttagelser Nämndens uppdrag har utvidgats genom att nämnden från den 1 januari 2015 övertagit utredningsansvaret vid tillsättande av god man och förvaltare från tingsrätterna8. Vidare har den ökade tillströmningen av ensamkommande flyktingbarn under år 2015 inneburit fler förordnanden som god man för ensamkommande barn. Kontaktcenter har under 2015 tagit emot i genomsnitt 2 500 ärenden per månad som rör överförmyndarnämnden. I jämförelse med föregående år är detta en ökning av ärendemängden med cirka 500 ärenden per månad. Den ökade ärendemängden beror till stor del på det stora antalet ensamkommande flyktingbarn som ska förordnas en god man. I diagrammet nedan redovisas inkomna ärenden till kontaktcenter under perioden mars 2014 till och med oktober 2015. Med lösningsgrad menas de ärenden där kontaktcenter kan lösa ärendet vid första kontakten. Övriga ärenden skickas vidare till överförmyndar8 Enligt proposition 2013/14:225, Bättre förutsättningar för gode män och förvaltare. Granskning av överförmyndarnämnden 7 (28) nämnden. Av avtalet framgår att lösningsgraden ska vara minst 80 procent, hittills uppgår den till 78 procent. Inkomna ärenden och lösningsgrad 3500 3000 2500 2000 1500 1000 500 0 jan feb mar apr Inkomna ärenden 2014 maj jun jul aug Inkomna ärenden 2015 sep okt nov dec KC Lösningsgrad 2015 Vid intervjun med kontaktcenter framkom att kontaktcenter inte har kunnat tillhandahålla den grad av tillgänglighet som är önskvärd. Detta beror på att ärendemängden ökat, ärendenas komplexitet samt att överförmyndarnämnden inte hunnit med att återkoppla till medborgarna i de ärenden som kontaktcenter översänt. Servicehandläggarna på kontaktcenter använder sig av ett ärendehanteringssystem, benämnt KCH. I ärendehanteringsystemet loggas alla ärenden. Enligt uppgift från kontaktcenter kan nämndens dagboksanteckningar i Wärna bli bättre, för att underlätta möjligheterna för servicehandläggarnas att se ärendenas status och därmed svara på frågor. Ett ärende som ska hanteras av nämnden skickas vidare till förvaltningen för handläggning. Kontaktcenter genomför ingen kontroll om nämnden har hanterat/besvarat ärendet. Det förekommer att kontaktcenter får frågor från medborgare, som återkommer om ”vad som händer med mitt ärende”. I dessa fall skickar kontaktcenter en påminnelse till nämnden. Ärenden som skickas vidare från kontaktcenter till förvaltningen för handläggning inkommer i förvaltningens funktionsbrevlåda. Antalet ärenden dvs. s.k. KC-mejl är stort, ca 70 per dag. Granskningen visar att ärendena är återsökningsbara i funktionsbrevlådan. Funktionsbrevlådan bevakas dagligen genom ett veckoschema av fem handläggare på utredningsfunktionen. Handläggaren öppnar och vidarebefordrar därefter ärendet till ansvarig handläggare. Granskning av överförmyndarnämnden 8 (28) Handläggaren tar emot ärendet via sin e-post. Därefter registreras ärendet i Wärna. Det finns dokumenterade rutiner för hanteringen av KC-mejlen och myndighetsbrevlådan, som är framtagna våren 2015. I avtalet och gränssnittet mellan kontaktcenter och nämnden ska svar lämnas inom 48 timmar. Detta försöker man att leva upp till men det går inte alltid. Nämndens ambitionsnivå är enligt rutinerna att KCmejlen ska besvaras inom 2-5 arbetsdagar. Under juli månad 2015 inkom det 480 ärenden som skickades vidare från kontaktcenter till förvaltningen. Revisionskontoret har genomfört en verifierande granskning av 18 ärenden. Granskningen visar att ärendena hanterats och registrerats i enlighet med nämndens rutiner. Revisionskontorets granskning av diarieförda ärenden i nämndens allmänna diarium (Diabas) visar att det finns ärenden med synpunkter/klagomål på att man har svårt att få kontakt med nämnden. Det handlar t.ex. om ställföreträdare som inte fått svar på sina frågor om ersättningar eller att personer som anmält sitt intresse om att få bli god man, därefter inte fått någon återkoppling. Det finns även exempel på att svar på frågor dröjt länge (flera månader) eller att svar på brev inte lämnats, trots att det finns en tjänsteanteckning på brevet, som borde utgöra en grund för att lämna ett svar. Inom förvaltningen finns en diskussion om att förändra arbetssättet. Det handlar då t.ex. om att tydliggöra gränssnittet med kontaktcenter och gå mer mot muntlig kontakt med medborgarna. Analys och bedömning Granskningen visar att det skett förbättringar av tillgängligheten genom inrättande av kontaktcenter. Det finns dock fortfarande problem med att personer inte kommer i kontakt med nämnden. Granskningen har visat på flera exempel, där förvaltningslagens krav om serviceskyldighet inte efterlevs. Synpunkter och klagomål Iakttagelser I revisionskontorets tidigare granskning konstaterades att nämnden saknade dokumenterade rutiner för hur synpunkter och klagomål ska hanteras (revisionsrapport 2013:6). Granskningen visar att det fortfarande saknas dokumenterade rutiner för synpunkter och klagomål. Granskning av överförmyndarnämnden 9 (28) Granskningen visar vidare att både klagomål och önskemål om byte av ställföreträdare registreras med samma händelsekod i Wärna, vilket försvårar möjligheterna att få ut korrekt statistik om antalet klagomål. Det är för närvarande oklart hur synpunkter och klagomål på förvaltningen tas emot, rapporteras och följs upp. Nämnden följer inte stadens anvisningar att i samband med tertialrapporter och verksamhetsberättelse lämna en redogörelse över inkomna synpunkter och klagomål. Analys och bedömning Informationen om synpunkter och klagomål utgör ett viktigt underlag för att nämnden ska utveckla verksamhetens kvalitet. Granskningen visar att nämnden inte har någon fungerande uppföljning av inkomna synpunkter och klagomål. Det är angeläget att nämnden klargör hur synpunkter och klagomål ska registreras och att dokumenterade rutiner för hanteringen upprättas samt att utfallet löpande redovisas för nämnden i enlighet med stadens anvisningar. Nämndens arbete med att utveckla ett nytt verksamhetsystem och e-tjänst En central del i överförmyndarnämndens verksamhetsutveckling har varit att få en fungerande e-tjänst och verksamhetssystem på plats. Ett sådant projekt påbörjades under 2010. Projektet finansierades med hjälp av medel från stadens dåvarande e-tjänstprogram. Iakttagelser Projektet med att utveckla en e-tjänst och ett verksamhetssystem började 2009. E-tjänsten innebär att gode män bland annat ska kunna redovisa sina årsräkningar digitalt till skillnad mot dagens manuella hantering. Verksamhetssystemet skulle ersätta det nuvarande Wärna. Överförmyndarnämnden ansökte om medel ur stadens e-tjänstprogram9 för att genomföra en förstudie om utveckling av en e-tjänst och verksamhetssystem. Förstudien resulterade i att nämnden ansökte om ytterligare medel för att kunna starta upp den del av projektet som kallas fas 1 och som avser ”Redovisningstjänst för gode män, förvaltare och förmyndare”. 9 Ansvarig för handläggningen av inkomna ansökningar var vid denna tid förnyelseavdelningen vid stadsledningskontoret. Från och med 2014 har etjänstprogrammet bytt namn till Digital förnyelse och ansökningar handläggs av stadsledningskontorets IT-avdelning. Granskning av överförmyndarnämnden 10 (28) I ansökan framkommer det att Västerås stad sedan 2009 har en etjänst och att Stockholm stads överförmyndarnämnd fullt ut ska få ta del av denna e-tjänst. Stockholms stads överförmyndarnämnd ska i gengäld vidareutveckla e-tjänsten samt utveckla ett verksamhetssystem som också Västerås stad ska få ta del av10. I juni 2011 beviljades nämnden på nytt medel från stadens e-tjänstprogram för att genomföra en förstudie inför en andra ansökan till e-tjänstprogrammet. Förstudien skulle utgöra underlag för att se om verksamhetens övriga processer kunde förbättras med hjälp av ITstöd. Projektet övergick nu i fas 2 där syftet bl.a. var att vidareutveckla de delar som byggts under fas 1. Nämnden ansökte i oktober 2014 om medel för färdigställande av verksamhetssystemet. Vid detta tillfälle hade ansvaret för e-tjänstprogrammet, som nu bytt namn till digital förnyelse, övergått till stadsledningskontorets IT-avdelning. Ansökningsprocessen stoppades med hänvisning till att projektet var i behov av en genomlysning då vald teknologi blivit omodern och att samtliga avtal för projektledning, utveckling och förvaltningen löpt ut under utvecklingsperioden. I projektet har tre leverantörer anlitats, en för strategisk rådgivning och två för systemutveckling. I juli 2010 genomförde nämnden en upphandling av ”Strategisk rådgivare för vidareutveckling av etjänst”. För uppdraget som strategisk rådgivare finns avtal för perioden 2010-09-07 – 2012-08-31. Avtalet var möjligt att förlänga som längst till och med 2013-08-30. Leverantören har utfört uppdrag åt nämnden även efter det att avtalet löpt ut. Det finns också ett avtal för perioden 2014-09-01 – 2014-12-15 som avser ”Strategisk rådgivning med projektledande inriktning”, detta avtal är dock inte undertecknat av någon av parterna. Nämnden har inte kunnat ta fram förfrågningsunderlag, de anbud som lämnades in eller en eventuell förlängning av avtalet. För uppdraget av systemutveckling för e-tjänsten går det inte att avgöra om en upphandling av tjänsten har genomförts då handlingar saknas. Granskningen visar dock att för en av leverantörerna har ett avrop gjorts från ett avtal mellan leverantören och Kammar10 Dnr 2.4.1-7/2013 Överenskommelse om e-tjänst och verksamhetssystem mellan Västerås stad och Stockholms överförmyndarnämnd. Granskning av överförmyndarnämnden 11 (28) kollegiet11. Det avtal revisionskontoret har tagit del av är inte undertecknad av någon av parterna. För den andra leverantören av systemutvecklingstjänster finns ett tilläggsavtal som är undertecknat av båda parter. Det ursprungliga avtalet saknas dock och av tilläggsavtalet framgår inte under vilken period avtalet är giltigt eller hur många timmar uppdraget omfattar. Vid granskningen framkom att nämnden har ett pågående ärende hos Stockholms tingsrätt. Ärendet avser föreläggande av betalning av en faktura från den leverantör som tillhandahöll strategisk rådgivning. Den 27 oktober 2015 har nämnden medgett betalningsskyldighet i ärendet. I det mejl12 som skickats till tingsrätten framgår också att leverantören har haft konsultuppdrag för Stockholms överförmyndarnämnd. Omfattningen av uppdraget är och har varit oklar. Även resultatet av uppdraget är oklart. Med anledning härav har staden för avsikt att tillsätta en utredning. Revisionskontoret granskning visar att den totala kostnaden för projekt hittills uppgår till 10,9 mnkr, av detta har finansiering skett från e-tjänstprogrammet med 9,9 mnkr. Se bilaga 3 för ytterligare redovisning. Parallellt med utveckling av en e-tjänst och verksamhetssystem har en översyn av nämndens organisation genomförts med hjälp av konsult. Översynen är en följd av att nämnden under senare år uppvisat brister i verksamheten och att nämnden inte lever upp till gällande lagstiftning. Översynen har initierats och finansierats av stadsledningskontoret. Till följd av översynen beslutade nämnden 2013 om en ny organisation. Implementering har skett med hjälp av konsultstöd. I den nya organisationen är utvecklingen av en e-tjänst en avgörande del för att möjliggöra en effektiv och rättssäker verksamhet, vilken kan vara en bidragande orsak till att organisationsförändringen ännu inte i sin helhet är genomförd. Granskningen visar också att det inte funnits något strukturerat samarbete mellan de båda ansvariga konsulterna för organisationsförändringen och utveckling av e-tjänst och verksamhetssystem. Projekten har bedrivits som två separata processer trots att de i hög utsträckning berör samma frågor. 11 Avropsavtalet avser ”Systemutvecklare för vidareutveckling av e-tjänst” och gäller för perioden 2010-09-01 - 2012-08-31. 12 E-postmeddelande till Stockholms tingsrätt daterat 2015-10-27, angående yttrande i mål T 9730-15. Granskning av överförmyndarnämnden 12 (28) Analys och bedömning Revisionskontorets granskning visar på stora brister i hur projektet har hanterats på förvaltningen. Det råder stor oordning bland handlingarna och som i vissa fall är ofullständiga eller saknas. I dagsläget finns ingen kunskap på förvaltningen om hur projektet har bedrivits och det kan konstateras att det varken finns en e-tjänst eller ett verksamhetssystem på plats. Detta visar också de utredningar som stadsledningskontoret genomfört13. Projektet är tillsvidare avbrutet i avvaktan på att en utredning ska göras huruvida det är möjligt att bygga vidare på det system som finns eller om ett helt nytt system behövs. Hantering och registrering av allmänna handlingar Om ärenden inte hanteras och handläggs i enlighet med förvaltningslagens bestämmelser om serviceskyldighet kan den enskildes rättsäkerhet påverkas. En grundförutsättning för att nämnden ska kunna uppfylla förvaltningslagens bestämmelser om serviceskyldighet är att det finns fungerande rutiner för posthantering och registrering (diarieföring). Revisionskontoret har tidigare granskat nämndens hantering och registrering av allmänna handlingar (revisionsrapport 2013:6). Revisionskontoret genomförde under år 2014 en uppföljning av registreringen av allmänna handlingar, där även spårbarheten utifrån diarieföringen till nämndens protokoll granskades. I årsrapport 2014 för överförmyndarnämnden konstaterade revisorerna att nämnden inte hade vidtagit några åtgärder för att säkerställa att lagstiftningens krav på registrering av allmänna handlingar efterlevs. Enligt 5 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslagen ska allmänna handlingar registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet om det inte är uppenbart att de är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. När det gäller allmänna handlingar för vilka sekretess inte gäller, får registrering underlåtas om handlingarna i stället hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om en handling har kommit in eller upprättats. En ovillkorlig registreringsskyldighet omfattar handlingar för vilka sekretess gäller. 13 Dnr 031-1433/2015 Verksamhetsutveckling med hjälp av it på överförmyndarnämnden, Stadsledningskontorets IT-avdelning, dnr 6691047/2015 PM överförmyndarförvaltningen 2015, Stadsledningskontoret. Granskning av överförmyndarnämnden 13 (28) Det är av stor vikt att inkommande post till en myndighet hanteras på ett korrekt och säkert sätt utifrån såväl den lagstiftning som finns som utifrån ett medborgarperspektiv. Mot bakgrund av att överförmyndarnämndens verksamhet till stor del omfattar myndighetsutövning med information, som ofta är sekretessbelagd, är det av flera skäl viktigt att myndighetens domän används vid korrespondens. När stadens e-postadress används kan mottagaren lämna en fullmakt till myndigheten som ger den rätt att kontrollera inkommande e-post i enlighet med tillämpningsanvisningarna för stadens e-postregler. Vidare garanteras att informationen sänds krypterad. Stadens e-post regler medger inte att sekretessbelagd information sänds okrypterad. Detta innebär bl.a. att e-post inte får vidarebefordras till externa adresser utan kontroll av förekomst av sekretess. På motsvarande sätt är det inte tillåtet att vidarebefordra sådan e-post som inkommit på en extern e-postadress till förvaltningen för diarieföring, såvida inte e-posten vidarebefordras krypterad. Av JO:s uttalande14 framgår att det inte är lämpligt att kommunen på sin hemsida anger privata e-postadresser till befattningshavare. Detta eftersom det finns en uppenbar risk för att allmänna handlingar som har inkommit till befattningshavares privata e-postbrevlådor vidarebefordras till kommunen först efter det att viss tid förflutit eller att de överhuvudtaget inte överlämnas dit. Istället bör en adress som är knuten till myndighetens e-postadress användas. Hantering av inkommande post Iakttagelser Det finns en funktion inom registraturen som tar emot den ingående fysiska posten. Det finns en rutinbeskrivning om hanteringen av inkommande fysisk post. Vid stadsarkivets inspektion i oktober månad konstaterades bl.a. att det saknas fullmakter för öppnande av personadresserad post (omfattar både fysisk post och e-post) samt att det inte finns någon rutin för att ge kollegor tillgång till den personliga e-postbrevlådan.15 Vid granskningen konstaterades att sådana fullmakter ännu inte har upprättats. Funktionsbrevlådan, där även myndighetsbrevlådan ingår, bevakas dagligen genom ett veckoschema av fem handläggare på utredningsfunktionen. Det finns dokumenterade rutiner för hanteringen 14 JO 2009-02-27, dnr. 5807-2007. Hantering av allmänna handlingar, inspektionsrapport 2015-10-07, dnr. 5.1.1– 8896/2015, stadsarkivet. 15 Granskning av överförmyndarnämnden 14 (28) av myndighetsbrevlådan och var de ska skickas. Däremot klargörs det inte i rutinerna hur olika ärendetyper, som inte avser individärenden, ska registreras. Det finns enligt förvaltningen en gråzon om var vissa ärenden ska registreras. Allmänna handlingar, som inte direkt kan tillföras en personakt, tenderar i vissa fall att cirkulera runt inom förvaltningen. Som exempel anges en handling om klagomål från kronofogdemyndigheten på en god man, men som avser dennes huvudmän i andra kommuner. Revisionskontorets granskning visar att nämndledamöter inte använder en e-postadress som är knuten till staden16. Enligt uppgift från förvaltningen förekommer det att de förtroendevalda i nämnden tar emot e-post i olika ärenden. Det är i granskningen inte klarlagt hur sådana ärenden överförs till förvaltningen för registrering. Analys och bedömning Det är angeläget att fullmakter för såväl fysisk post som e-post upprättas, i enlighet med stadsarkivets påpekande. Granskningen visar att det i vissa fall finns en oklarhet hur vissa ärendetyper ska registreras. För att säkerställa att ärenden registreras på ett korrekt och likartat sätt bör nämnden överväga att begränsa antalet personer som hanterar myndighetsbrevlådan. Granskningen visar vidare att nämndens ledamöter inte använder stadens e-postadress samtidigt som det förekommer att de tar emot e-post i ärenden som berör myndighetens verksamhet. Om e-posten innehåller sekretessbelagd information är kravet på registrering ovillkorlig. Det är samtidigt inte tillåtet att vidarebefordra sådan epost till förvaltningen för registrering, såvida inte e-posten vidarebefordras krypterad. Risk finns att sekretessbelagd information inte hanteras på ett säkert sätt. För att säkerställa att inkommande e-post hanteras på ett säkert och korrekt sätt utifrån gällande lagstiftning är det angeläget att nämndledamöterna använder en e-postadress som är knuten till staden. 16 https://evald.stockholm.se/extern/Organ/1059 Granskning av överförmyndarnämnden 15 (28) Diarieföring i Diabas och registrering i Wärna Iakttagelser Granskningen visar att det inte finns en dokumenterad rutinbeskrivning för diarieföringen i Diabas. Det finns inte heller någon ersättare för handläggaren som har hand om diarieföringen, vilket innebär att det inte sker någon diarieföring vid handläggarens frånvaro. Revisionskontoret har genomfört en stickprovsgranskning av sammanlagt 20 diarieförda ärenden i Diabas för att bedöma i vad mån nämnden uppfyller lagstiftningens krav på registrering av allmänna handlingar. Granskningen visar att diarieföringen genomgående sker mycket sent. I 14 ärendena har registreringen skett först efter att en månad eller mer förflutit från det att handlingen inkom till nämnden. En genomgång av ett registerutdrag över diarieförda ärenden under året, visar att registreringen av flera ärenden sker vid vissa tidpunkter, men att det under vissa tidsintervall inte sker någon registrering alls. Stickprovsgranskningen visar i likhet med tidigare års granskningar att diarieföringen i flera fall sker i ”klump” dvs. överlämnas för registrering först när ärendet slutförts. I något fall har det inte varit möjligt att klarlägga när det första brevet i ärendet inkom, efter uppgift om det första brevet saknades. Granskningen visar i likhet med föregående års granskning att det i protokollen i vissa fall saknas identifikation (diarienummer) till de skrivelser/bilagor eller liknande som protokollet hänvisar till. Granskningen visar att det i vissa fall finns en gråzon om var vissa ärenden ska registreras. Det finns enligt förvaltningen troligtvis handlingar som inte har blivit registrerade alls. Nämnden har i vissa fall varit tvungen att begära ut handlingar från tingsrätten, då det visat sig att handlingarna inte är registrerade hos nämnden och inte kan återfinnas17. Motsvarande begäran hos tingsrätterna har enligt förvaltningen även fått göras i enskilda individärenden. Förvaltningen beskriver att situationen var kaotisk under sommaren 2014. Det har förekommit att hela personakter försvunnit. Det har 17 Tjänsteanteckning telefonsamtal med Stockholms tingsrätt 2015-10-13, Mål T 9730-15. Granskning av överförmyndarnämnden 16 (28) även förekommit att insända handlingar såsom t.ex. gåvobrev och testamenten försvunnit. Situationen har enligt förvaltningen förbättrats något, men det finns fortfarande brister. En särskild risk som anges, är att inkomna originalhandlingar efter registreringen i Wärna, på grund av tidsbrist inte hinner sorteras in i pappersakten. En annan risk är att handlingar förvaras på handläggarnas rum efter arbetsdagens slut. Nämnden har vidtagit åtgärder för att handlingarna ska förvaras säkert, men det finns enligt förvaltningen fortfarande brister. Analys och bedömning Granskningen visar i likhet med föregående års granskningar att nämnden inte uppfyller lagstiftningens krav på registrering av allmänna handlingar dvs. att sådana handlingar ska registreras så snart de har kommit in till myndigheten. Det finns en risk att handlingar inte registreras om ärenden först handläggs och därefter registreras. Detta kan få till följd att inkomna handlingar försvinner och att ärenden inte behandlas. Det finns i likhet med föregående års rekommendationer behov av att dokumenterade rutiner tas fram på området. Det är även angeläget att nämnden säkerställer att det finns en ersättare för diarieföringen vid ordinarie befattningshavares frånvaro. Granskningen visar att handlingar och hela personakter har försvunnit, vilket är mycket allvarligt. Situationen har förbättrats något, men det finns fortfarande risker att handlingar inte registreras och förvaras på ett säkert sätt. Tillsyn av gode män och förvaltare Nämnden utövar tillsyn över tillgångar vars värde totalt överstiger cirka sex miljarder kronor och den hanterar cirka 9600 huvudmän och 6500 ställföreträdare, inklusive förmyndare. Revisionskontoret har granskat nämndens tillsyn av gode män och förvaltare med fokus på hantering av vitesförelägganden och omprövningar av förvaltarskap. I bilaga 2 redovisas definitioner av olika centrala begrepp som förekommer i granskningen. Från och med oktober månad 2014 frångick nämnden det tidigare arbetssättet som innebar att handläggarna är ansvariga för ärenden utifrån huvudmannens personnummer. Arbetssättet innebar enligt förvaltningen att arbetet kunde effektiviseras men konsekvensen Granskning av överförmyndarnämnden 17 (28) blev att vissa ärendetyper såsom t.ex. byte av ställföreträdare ”föll mellan stolarna”. Överförmyndarnämnden har från i början på november 2015 återinfört tidigare gällande arbetssätt, som innebär att handläggarna är ansvariga för ärenden utifrån huvudmannens personnummer. Arbetssättet innebär att handläggaren är ansvarig för hela ärendet. Viteförelägganden Enligt 14 kap. 15 § föräldrabalken ska den gode mannen före den 1 mars varje år i en årsräkning redogöra för förvaltningen under föregående år av egendom som stått under den gode mannens förvaltning. I 14 kap. 18 § föräldrabalken föreskrivs att den som frånträder ett uppdrag som god man ska lämna en sluträkning till överförmyndarnämnden inom en månad därefter. Enligt 16 kap. 13 § föräldrabalken får överförmyndarnämnden vid vite förelägga en god man att ge in årsräkning och sluträkning. Utdömande av vite prövas av tingsrätten. Syftet med överförmyndarens kontroll av årsräkningar är att säkerställa att huvudmannens tillgångar används på ett sätt som är till hans fördel. Det är viktigt att överförmyndarnämnden är aktiv för att få in årsräkningarna i tid. Enligt vad JO har uttalat bör en påminnelse gå ut någon vecka in i mars månad och att ställföreträdaren i tillämpliga fall normalt bör få ett vitesföreläggande i god tid före sommaren. Om årsräkningen inte kommer in i tid, kan det vara ett tecken på att ställföreträdaren inte sköter sitt uppdrag. Det är en varningssignal som överförmyndarnämnden måste ta på allvar.18 En ställföreträdare som inte sköter sitt uppdrag kan medföra stora konsekvenser för huvudmannen. Iakttagelser I nämndens tertialrapport 2 för år 2015 framgår att nämnden inte kommer att uppnå sitt mål om att påbörja granskningen av alla årsräkningar före den 30 september 2015. Nämnden har per den 30 september granskat 2912 st. årsräkningar av totalt 5215 st. årsräkningar. Utfallet är en försämring jämfört med motsvarande period år 2014, då nämnden hade granskat 4518 st. årsräkningar. Av nämndens rutiner för vitesförelägganden framgår att årsräkning ska ha inkommit till nämnden den 1 mars varje år. Efter en ansökan kan dock överförmyndaren bestämma annan tid för avlämnandet. 18 se t.ex. JO 2971-2011. Granskning av överförmyndarnämnden 18 (28) Enligt rutinerna ska under den första veckan i april månad en påminnelse skickas ut. Av påminnelsen framgår att årsräkning ska vara ingiven inom 10 dagar. Med en s.k. restlista som grund utsändes i sista veckan i april månad ett särskilt brev till förordnad förmyndare, gode män och förvaltare. I brevet erinrar nämnden om skyldigheten att inkomma med årsräkning, samt informerar om risken för vitesföreläggande och entledigande. Ställföreträdaren har möjlighet att inkomma med yttrande. Det framgår vidare av rutinerna hur ärenden därefter ska handläggas. Granskningen visar att rutinerna inte följs. Ärenden om vite som behandlats av nämnden skickas inte genom ansökan vidare till tingsrätten. Det finns ingen bevakning av att de ärenden som behandlats i nämnden, därefter kan gå vidare genom ansökan till tingsrätten. Granskningen visar att det under 2014 och 2015 inte har förekommit något sådant vite, som gått vidare till tingsrätten. Denna brist har uppmärksammats internt inom förvaltningen men inte åtgärdats. Revisionskontoret har genomfört en granskning av nio akter av totalt 138 ärenden, där årsräkning inte har lämnats och där nämnden ännu inte har förelagt ställföreträdare att skicka in årsräkning vid hot om vite. Det noteras i anslutning till granskningen att nämnden i oktober månad behandlat 65 ärenden om viten. Resterande ärenden om vite kommer enligt uppgift från förvaltningen att behandlas vid ett senare tillfälle. En granskning har skett av dagboken med förteckning över registeringar i Wärna och pappersakt. Vid aktgranskningen har även tidigare års handläggning av årsräkningarna granskats. Granskningen visar att begäran om uppskov i vissa fall förekommer. I flertalet av de granskade akterna har den första påminnelsen, enligt registreringen i Wärna, skickats ut 2015-03-09. Brevet med erinran om att lämna årsräkning med risk för vite har för flertalet akter, enligt registreringen i Wärna, skickats ut 2015-04-16. Granskningen visar dock att påminnelsen och brevet med erinran inte fanns i någon av de granskade akterna. I sju av de nio granskade akterna finns det ett tjänsteutlåtande som underlag till beslut om vite till nämnden 2015-10-20. Revisionskontoret har granskat hur årsräkningarna under tidigare år har handlagts i de granskade akterna. Granskningen visar att handläggningen i sex av de nio granskade akterna avseende årsräkningar Granskning av överförmyndarnämnden 19 (28) 2013 varit mycket sen. I ett fall har årsräkning inte lämnats under åren 2012, 2013 och 2014. Både huvudman och bostadsrättsförening har i det aktuella ärendet hört av sig till nämnden om att månadsavgifter inte betalats samt att god man inte kan nås. Förvaltningen har informerat den gode mannen om att denne kan komma att entledigas på grund av olämplighet, om årsräkningar inte inlämnas. Frågan om vite eller entledigande har dock inte drivits vidare. Analys och bedömning Enligt vad JO uttalat bör en påminnelse gå ut någon vecka in i mars månad och att ställföreträdaren i tillämpliga fall normalt bör få ett vitesföreläggande i god tid före sommaren. Granskningen visar att nämndens hantering av vitesförelägganden sker för sent. Detta innebär en risk för att huvudmän dvs. de som har god man eller förvaltare riskerar att lida skada. Om årsräkningar inte kommer in skickar nämnden först ut en påminnelse, därefter en erinran om vite. Nämnden fattar därefter beslut om vite. Granskningen visar att nämnden inte går vidare med att ansöka om vite hos tingsrätten för dessa ärenden. Det förefaller som om ärenden om viten ”fastnar” i handläggningen efter behandlingen i nämnden. Revisionskontoret bedömer att denna brist kan få till följd att nämndens tillsyn i praktiken blir verkningslös. Granskningen visar att påminnelse och brevet med erinran, enligt registreringen i Wärna, skickats ut men att dessa handlingar inte återfanns i någon av de granskade akterna. Revisionskontoret bedömer att denna brist kan försvåra för nämnden, att vid en ansökan till tingsrätten om vite eller vid ett ärende om entledigande, att i efterhand kunna styrka den faktiska handläggningen som skett i ärendet. Granskningen visar att hanteringen av tidigare års granskade årsräkningarna varit mycket sen. Nämnden har inte drivit frågan om vite eller entledigande vidare, trots att det förekommer att årsräkningar inte lämnas in. Omprövningar av förvaltarskap Att ha förvaltare innebär en stor inskränkning av den ekonomiska och rättsliga friheten. Det är därför viktigt att alla förvaltarskap löpande granskas och inte fortsätter längre än vad som är nödvändigt. I vissa fall kan förutsättningarna ha ändrats så mycket att förvaltarskapet kan upphöra helt eller ersättas med ett godmanskap, medan det i andra fall är helt klart att förvaltarskapet Granskning av överförmyndarnämnden 20 (28) måste fortsätta. Överförmyndarnämnden är skyldig att varje år ompröva samtliga förvaltarskap. Omprövningen görs för att ta reda på om förvaltarskapet ska fortsätta, utökas eller om det finns anledning för överförmyndarnämnden att vända sig till tingsrätten och begära att förvaltarskapet ska upphöra eller ändras. Överförmyndaren skall årligen särskilt granska samtliga förvaltarskap för att pröva om det finns skäl att ansöka om upphörande av förvaltarskapet19. Iakttagelser Förvaltaren ska före den 1 mars varje år lämna in underlag för omprövning av förvaltarskapet för sin huvudman. I samband med att förvaltaren lämnar in årsräkningen lämnas även en blankett för omprövning av förvaltarskapet. Förvaltaren ska i blanketten ange om förvaltarskapet ska kvarstå i sin nuvarande form och omfattning samt om det behöver begränsas, utökas eller upphöra. Om förvaltarskapet behöver ändras ska ställningstagandet motiveras. Nämndens har dokumenterade rutiner för omprövningar av förvaltarskap. Av rutinerna framgår bl.a. hur underlagen för omprövningarna ska hanteras samt hur omprövningarna ska bevakas i Wärna och i akterna. Det är dock otydligt angivet i rutinen hur omprövningsärenden ska bevakas i Wärna, då det anges att en notering med en bevakningskod ”kanske” ska göras. Revisionskontoret har gått igenom nämndens statistik över antalet omprövningar av förvaltarskap som genomförts under de senaste åren. Under år 2010 gjordes omprövningar i 684 ärenden. Under år 2011 gjordes omprövningar i 732 ärenden. Under år 2012 gjordes endast 30 omprövningar. Nämnden fattade under år 2013 beslut om att för samtliga ärenden avskriva omprövningen avseende år 2012. Länsstyrelsen var kritisk till att dessa ärenden inte hade omprövats under 201220. Nämnden uppgav i sitt yttrande till Länsstyrelsen att de hade nedprioriterat omprövningen men att en omprövning skulle ske under år 2013. Under år 2013 gjordes det omprövningar av förvaltarskap i 547 ärenden. Under år 2014 gjordes 463 omprövningar, vilket motsvarar knappt hälften av alla förvaltarskap. Granskningen visar att det 19 20 Förmyndarskapsförordningen (1995:379) 5 § 2 stycket). Länsstyrelsens tillsynsrapport 2013-05-29, dnr. 203-1808-2013. Granskning av överförmyndarnämnden 21 (28) hittills under år 2015 endast gjorts 51 omprövningar av totalt 880 ärenden21. Revisionskontoret har genomfört en stickprovsgranskning av sammanlagt 15 akter av totalt 880 ärenden om förvaltarskap. Granskning har skett av de underlag för omprövning och de beslut om omprövning som gjorts under år 2011 till år 2015. Granskningen visar att underlag för omprövning för år 2015 dvs. den blankett som förvaltaren ska skicka in i samband med att årsräkning lämnas, finns i flertalet akter. Underlag för omprövning saknas dock i fyra akter. Granskningen visar vidare att blanketterna i vissa fall inte är fullständigt ifylld. I fem av de 15 granskade akterna var endast den första delen besvarad med ett kryss (om att förvaltarskapet i sin nuvarande form och omfattning bör kvarstå). Av de 15 granskade akterna har en genomgång gjorts av när omprövningen av förvaltarskap senast gjordes. I en akt var den senaste omprövningen gjord år 2015. I fyra akter var den senaste omprövningen gjord år 2014. I sju akter var den gjord under år 2013. I tre akter var den senaste omprövningen gjord under år 2011 dvs. fyra år tillbaks. Analys och bedömning Överförmyndarnämnden skall årligen särskilt granska samtliga förvaltarskap för att pröva om det finns skäl att ansöka om upphörande av förvaltarskapet. Granskningen visar att nämnden inte har uppfyllt detta under de senaste åren. Nämndens statistik över antalet omprövningar tyder snarare på att det under de två senaste åren skett en försämring vad gäller antalet genomförda omprövningar. Nämnden bör säkerställa att underlag för omprövning alltid inkommer från förvaltaren. Nämnden bör också överväga att som underlag för sin omprövning, beroende på det enskilda fallet, även använda material från andra källor t.ex. boendet, anhöriga. Granskningen visar att rutinen för bevakning av omprövningar inte fungerar. Eftersom registreringen med bevakningskod inte alltid görs, finns det en risk att man missar att göra omprövningar, vilket enligt förvaltningen även har skett. Det är enligt förvaltningen 21 Enligt förteckning över förvaltarskap per 2015-10-20. Granskning av överförmyndarnämnden 22 (28) mycket sällan som omprövningen innebär att det sker någon förändring av förvaltarskapet. Sammanfattningsvis visar granskningen att det saknas en tillfredsställande bevakningsrutin för att säkerställa att omprövningar verkligen genomförs. Vidare visar granskningen att väldigt få omprövningar hittills har gjorts under året samt att endast drygt hälften av ärendena omprövats de två tidigare åren. Granskningen indikerar att det kan finnas en stor andel av förvaltarskap som inte har omprövats under flera år. Dessa brister kan i de fall förvaltarskapet av något skäl behöver begränsas, utökas eller upphöra, innebära stora personliga konsekvenser för huvudmannen. Åtgärder i organisation Det har funnits brister i överförmyndarens verksamhet under flera år vilket också framkommit i flera olika utredningar, granskingar och inspektioner. Stora brister kvarstod under början av 2015 varför ytterligare åtgärder har vidtagits. Dessa åtgärder är bl.a. att ny förvaltningschef tillträdde i början på augusti månad. Nämnden har också under hösten erhållit olika former av stöd från stadsledningskontoret, t.ex. vad gäller it, kommunikation och personal. Vidare har nämnden fått resursförstärkningar i budget 2016. Budgeten ökar med 8,4 mnkr jämfört med 2015. Sammanfattande slutsatser och bedömning Revisionskontorets granskning visar att det finns omfattande brister inom nämndens verksamhet. Nämnden har under året fått allvarlig kritik från bl.a. JO och Länsstyrelsen. Det har genomförts flera utredningar inom staden som samstämmigt pekar på att det finns brister inom nämnden. Syftet med granskningen är att bedöma om nämnden vidtagit tillräckliga åtgärder inom de områden där brister tidigare har konstaterats samt om lagstiftningens krav efterlevs vid tillsynen av gode män och förvaltare. Granskningen visar att nämnden inte har vidtagit tillräckliga åtgärder och att det finns brister i verksamheten som bl.a. kan påverka rättsäkerheten. I vissa delar indikerar granskningen, snarare att det har skett en försämring i verksamheten, t.ex. när det handlar om omprövningar av förvaltarskap, vilket kan innebära stora konsekvenser för huvudmannen dvs. de personer som har förvaltare. Granskning av överförmyndarnämnden 23 (28) Stadsrevisionen har haft en löpande dialog med nämndens presidium. Revisionskontoret har haft en löpande dialog med stadsledningskontoret och förvaltningen. Ny förvaltningschef tillträdde i början på augusti månad. Nämnden har under hösten erbjudits olika former av stöd från stadsledningskontoret, t.ex. it, kommunikation och HR. Vidare har nämnden fått resursförstärkningar i budget 2016. Nämnden har vidtagit vissa åtgärder och för att förbättra tillgängligheten och servicen genom att ansluta sig till kontaktcenter. Trots detta visar granskningen att förvaltningslagens krav om serviceskyldighet inte helt efterlevs. Granskningen visar vidare att det fortfarande saknas dokumenterade rutiner för hur synpunkter och klagomål ska hanteras samt att dessa inte löpande redovisas till nämnden i enlighet med stadens anvisningar. Det finns även brister i den information och de blanketter som finns på hemsidan, vilket kan medföra risk för att ansökan om god man eller förvaltare respektive anmälan om god man eller förvaltare kan hanteras felaktigt. En central del i nämndens verksamhetsutveckling har varit att få en fungerande e-tjänst och verksamhetssystem. Granskningen visar att projektledning och styrning av projektet varit bristfällig. Resultatet av detta är att det i dagsläget saknas kunskap om hur projektet har bedrivits. Projektet är tillsvidare avbrutet. Nämnden har inte vidtagit tillräckliga åtgärder för att säkerställa att registeringen och hanteringen av allmänna handlingar följer lagstiftningens krav. Granskningen visar att det finns brister och risker i hanteringen av inkommande post. Tjänstemännen saknar fullmakter för öppnande av personadresserad post, vilket innebär risk för att inkommen post inte öppnas. De förtroendevalda nämndledamöterna använder inte en e-postadress som är knuten staden, vilket innebär risk att e-post inte registreras eller att sekretessbelagd information inte hanteras på ett säkert sätt. Nämndens myndighetsbrevlåda hanteras av flera personer, vilket innebär risk att ärenden inte registreras på ett korrekt och likartat sätt. Granskningen visar i likhet med föregående års granskningar att nämnden inte uppfyller lagstiftningens krav på registrering av allmänna handlingar. Det finns en risk att handlingar inte registreras om ärenden först handläggs och därefter registreras. Detta kan få till följd att inkomna handlingar försvinner och att ärenden inte behandlas. I granskningen framkommer att handlingar och hela Granskning av överförmyndarnämnden 24 (28) personakter har försvunnit. Detta är mycket allvarligt. Nämnden har i vissa fall varit nödgad att begära ut handlingar från tingsrätten, då handlingarna inte blivit registrerade och inte kan återfinnas hos nämnden. Situationen har enligt förvaltningen förbättrats något, men det finns fortfarande finns risker att handlingar försvinner och att de inte förvaras på ett säkert sätt. Granskningen visar att nämndens tillsyn vad gäller vitesförelägganden och omprövningar av förvaltarskap inte följer lagstiftningens krav. Nämndens hantering av viteförelägganden sker för sent. Detta innebär att huvudmän riskerar att lida skada. Vidare visar granskningen att nämnden inte går vidare med att ansöka om vite hos tingsrätten för dessa ärenden. Denna brist kan få till följd att nämndens tillsyn i praktiken blir verkningslös. Granskningen visar att vissa handlingar genomgående saknas i akterna, vilket kan försvåra för nämnden, vid en ansökan till tingsrätten om vite eller vid ett ärende om entledigande, att i efterhand kunna styrka den faktiska handläggningen som skett i ärendet. Nämnden har inte under de senaste åren inte uppfyllt lagsstiftningens krav om att förvaltarskap årligen ska omprövas. Granskningen tyder snarare på att det har skett en försämring. Detta skulle kunna medföra stora personliga konsekvenser för huvudmännen. Nämndens rutin för bevakning av att omprövningar verkligen genomförs är bristfällig. Granskningen indikerar att det kan finnas en stor andel förvaltarskap som inte omprövats på flera år. Dessa brister kan i de fall förvaltarskapet av något skäl behöver begränsas, utökas eller upphöra, innebära stora personliga konsekvenser för huvudmannen. Sammanfattningsvis visar granskningen att det fortfarande finns allvarliga brister i verksamheten som bl.a. kan påverka rättsäkerheten. I vissa delar indikerar granskningen att det har skett en försämring. Utifrån genomförd granskning rekommenderas att nämnden: förbättrar tillgängligheten och servicen genom att säkerställa att informationen på hemsidan är korrekt, rutiner för synpunkter och klagomål tas fram och redovisas enligt stadens anvisningar samt att förvaltningslagens krav om serviceskyldighet efterlevs vid kontakter med medborgarna Granskning av överförmyndarnämnden 25 (28) säkerställer att lagstiftningens krav följs vid registeringen och hanteringen av allmänna handlingar genom att fullmakter för personadresserad post upprättas, antalet personer som hanterar myndighetsbrevlådan begränsas samt att de förtroendevalda i egenskap av befattningshavare använder stadens e-postadress upprättar dokumenterade rutiner för registreringen av allmänna handlingar och vidtar åtgärder för att säkerställa att allmänna handlingar hanteras och förvaras på ett säkert sätt säkerställer att hanteringen av vitesförelägganden sker i enlighet med JO:s uttalande på området och rutinerna på området ses över och följs för att säkerställa att tillsynen fungerar säkerställer att lagsstiftningens krav om att förvaltarskap årligen ska omprövas uppfylls samt att rutinerna på området ses över för att säkerställa att omprövningar verkligen genomförs. Granskning av överförmyndarnämnden 26 (28) Bilagor Bilaga 1. Intervjuförteckning Överförmyndarförvaltningen Förvaltningschef Teamledare registratur Teamledare tillsyn- och utredningsfunktionen Handläggare Serviceförvaltningens kontaktcenter Enhetschef Servicehandläggare Stadsledningskontorets IT-avdelning Handläggare Granskning av överförmyndarnämnden 27 (28) Bilaga 2. Definitioner av centrala begrepp22 God man Att vara god man är ett uppdrag som går ut på att ta tillvara en persons juridiska och ekonomiska rättigheter. Det kan t.ex. handla om att betala räkningar, ansöka om bidrag eller se till att beviljade insatser fungerar. Godmanskapet består av delarna bevaka rätt, förvalta egendom och sörja för person. Ett godmanskap kan bestå av alla dessa tre delarna, två i kombination eller bara en del. Bevaka rätt innebär att bl.a. att ansöka om bidrag och insatser, överklaga beslut, teckna avtal eller att företräda huvudmannen vid en bostadsförsäljning. Förvalta egendom innebär att ta hand om huvudmannens egendom. Det handlar t.ex. om att betala räkningar, göra en budget med huvudmannen och se till att kapital är placerat på ett tryggt sätt. Sörja för person innebär t.ex. att se till att huvudmannen har en meningsfull fritid och att dennes medel används på bästa sätt för honom eller henne. Förvaltare En person som själv inte kan sköta sina angelägenheter kan få en god man. En person som dessutom är ”ur stånd att vårda sin egendom” (11 kap. 7 § föräldrabalken) kan få en förvaltare förordnad för sig. Förvaltarskap är en tvångsåtgärd och får bara anordnas när ett godmanskap inte är en tillräcklig hjälp. Ett förvaltarskap innebär att huvudmannen helt eller delvis förlorar sin rättshandlingsförmåga. Huvudman Är den person som har en god man eller förvaltare. Ställföreträdare Är den person som är god man eller förvaltare. Årsräkning Före den 1 mars varje år ska varje ställföreträdare skicka in en årsräkning avseende förvaltningen under föregående år. Årsräkningen ska innehålla uppgifter om inkomster och utgifter under året samt tillgångar och skulder vid början och slutet av året. Utöver den ekonomiska redovisningen ska en redogörelse för hur ställföreträdaren har sörjt för huvudmannens person lämnas in. 22 Information bygger i på den information som finns på stadens hemsida och broschyren Rollkoll, Ett material om god man och förvaltare i relation till andra aktörer, 2015, Riskförbundet frivilliga samhällsarbetare. Granskning av överförmyndarnämnden 28 (28) Bilaga 3. Verksamhetssystem Tjänsten avser Avtal Leverantör 1 Strategisk rådgivning Leverantör 2 Systemutveckling Leverantör 3 Systemutveckling 2010-09-07 – 2012-08-30. Upphandling är genom-förd och avtalet är undertecknat av båda parter. 2010-09-01 – 2012-08-31 Ett avropsavtal har gjorts från ett redan ingånget avtal mellan leverantören och Kammarkollegiet. Avtalet är ett tilläggsavtal, det finns dock inte några uppgifter det ursprungliga avtalet. 2014-09-01 – 2014-12-15 Avtalet är inte undertecknat av någon av parterna Av avtalet framgår timpris, dock inte hur många timmar uppdraget omfattar eller om uppdraget har ett ”takpris”. Av avtalet framgår inte timpris, om uppdraghet något ”tak” vad gäller totalt pris eller timmar. Det framgår heller inte under vilken period avtalet gäller. Avropsavtalet är inte undertecknat av någon av parterna. Tilläggsavtalet är undertecknat av båda parter. Utfört arbete har fakturerats för tiden November 2010 t.o.m. december 2014. December 2010 t.o.m. januari 2015 Oktober 2010 t.o.m. mars 2015 Utbetalat belopp 3,6 mnkr 6,8 mnkr 0,4 mnkr
