Beredskapsplan-vedlegg 5

Vedlegg 5
Beredskapsplan for studenter på studierelaterte utenlandsopphold
Formålet med planen er å gjøre utenlandsopphold tryggere for våre studenter og redusere
risikoen for at alvorlige og uheldige episoder skal inntreffe, samt å gi best mulig assistanse til
HiT-studenter på studieopphold i utlandet med behov for hjelp.
I planen defineres det hvor HiT sender studenter, samt prosedyrer for høgskolens ansatte og
studenter før og under utenlandsoppholdet. Dersom en krisesituasjon skulle oppstå, vil den
kreve en rask respons fra høgskolen, og det er derfor viktig at ansatte og studenter er kjent
med prosedyrene. Gjennom registrering av studentenes utenlandsopphold får HiT muligheten
til å reagere raskt dersom en krisesituasjon skulle oppstå. Planen synliggjør hvilket ansvar
HiT har for ulike kategorier av studenter i utlandet, og hvor ansvaret ligger internt ved HiT.
Definisjoner
Krise:
Hendelser som er definert som en krise i utlandet:
a) død
b) alvorlige ulykker eller alvorlig sykdom
c) andre alvorlige hendelser som vold, savnede studenter, opptøyer, terrorhandlinger,
krigslignende tilstander, epidemier og naturkatastrofer
Student:
· Med HiT-student menes en semesterregistrert student med gyldig studierett ved HiT.
Partnerinstitusjon:
· Med partnerinstitusjon menes en høyere utdanningsinstitusjon som HiT har en avtale
om studentutveksling med.
Studieopphold i urolige områder - retningslinjer
Hovedregelen er at HiT følger Utenriksdepartementets reiseråd når det gjelder å sende
studenter eller ansatte til samarbeidsinstitusjoner i urolige områder.
For opphold ved institusjon hvor samarbeidsavtale er inngått gjelder følgende:
· Høgskolen i Telemark sender ikke studenter eller ansatte til områder hvor
Utenriksdepartementet (UD) fraråder nordmenn å reise, eller til områder hvor man blir
bedt om å vurdere nødvendigheten av å reise eller oppholde seg.
· Hvis det er planer om å sende studenter og/eller ansatte til områder hvor UD anbefaler
nordmenn å utøve særlig varsomhet, skal man vurdere å utsette reisen til situasjonen
har bedret seg. Man kan gjenoppta utvekslingen når UD ikke lenger har
betenkeligheter med at nordmenn reiser dit.
· Dersom en student likevel velger å reise til et slikt område, skal han/hun skrive under
på at informasjon er gitt om forholdene i området og at reisen foretas til tross for at
studenten har blitt frarådet å reise. Det vil også være viktig å ta kontakt med aktuell
norsk utenriksstasjon for å innhente råd og anbefalinger i forbindelse med oppholdet,
samt gjøre stasjonen oppmerksom på oppholdet.
· Ved besøk fra institusjoner i urolige områder, oppmuntres dette som hovedregel så
lenge den samarbeidende institusjonen ønsker det.
Unntak fra disse reglene gjøres kun av dekan.
Eksternt støtteapparat
Høgskolen i Telemark har samarbeid med flere institusjoner som arbeider både uavhengig og
parallelt med oss dersom en kritisk situasjon skulle inntreffe.
Den norske Sjømannskirken
Høgskolen i Telemark har inngått en avtale med Den norske Sjømannskirken om beredskap.
Sjømannskirken har stasjoner over hele verden, og en 24-timers krisetelefon. Kirken stiller
seg til disposisjon for studenter, ansatte og pårørende som befinner seg i en vanskelig
situasjon. Kirken også gir gratis krisehåndteringskurs for sine partnere. Sjømannskirken har
døgntelefon:
+ 47 95 11 91 81
Utenriksdepartementet
Utenriksdepartementet er den myndighet som HiT forholder seg til ved en krise. Høgskolen i
Telemark følger de offisielle retningslinjer som blir gitt til enhver tid. UD har døgntelefon
+ 47 22 24 36 00
Partnerskoler
Alle våre partnerskoler stiller seg til disposisjon hvis en krise skulle oppstå i regionen. Disse
har sine egne beredskapsplaner.
Ulike kategorier av HiT-studenter i utlandet: ansvar og rettigheter
1. Studenter på utvekslingsopphold til partnerskole, datainnsamling, feltarbeid, kurs
eller praksis
Dette gjelder studenter som er i utlandet på utveksling til en av HiTs partnerskoler, innhenter
datainnsamling, er på feltarbeid, kurs eller praksis som er forhåndsgodkjent eller eksplisitt
anbefalt av veileder eller faglig ansvarlig ved HiT. Oppholdet er da alltid forhåndsgodkjent.
Studentene kan reise alene eller i grupper. Studentene skal ha en internasjonal koordinator på
sitt fakultet.
Studentens ansvar
· Vite hvem ved HiT som kan kontaktes ved behov
· Holde HiT oppdatert på adresse/e-postadresse/telefon i utlandet
· Registrere seg ved den stedlige norske utenriksstasjon der dette er anbefalt av HiT og
UD
· Ha oversikt over nødtelefonnumre til lokalt politi, brannvesen, Sjømannskirken,
ambulanse/lege, samt vakttelefonen til nærmeste norske utenriksstasjonen. Studenter
får et kort ved utreise for å notere ned alle slike kontaktdetaljer.
· Tegne nødvendige forsikringer for utenlandsopphold
· Ta nødvendige vaksiner
· Orientere seg om forholdene i området hvor man oppholder seg og følge råd fra lokale
myndigheter, vertsuniversitetet og UD
· Opptre ansvarlig for å redusere risikoen for å havne i farlige situasjoner
· Oppgi kontaktpersoner og – adresser i Norge
Fakultetets ansvar
· Vurdere sikkerheten ved HiTs partnerskoler, i samarbeid med Internasjonalt kontor
· Gi studentene generell veiledning og råd om personlig sikkerhet før avreise
· Oppfordre studentene på det sterkeste til å tegne forsikring for utenlandsopphold
· Gjøre fakultetets internasjonale koordinator kjent for studenten
· Registrere utenlandsoppholdet i FS
· Oppdatere FS ved endringer i periode/hjemreisetidspunkt, adresse/e-postadresse/
telefon i utlandet m.m.
· Kontakte studenter som oppholder seg i områder hvor det har oppstått farlige
situasjoner, i samarbeid med den sentrale kriseledelse
Internasjonalt kontors ansvar
· Vurdere sikkerheten ved HiTs partnerskole, i samarbeid med fakultetene
· Legge ut lister på intranettet over studenter som er ute på utveksling. Listene legges ut
høst og vår.
2. Studenter på privat utenlandsopphold
Dette er studenter på utenlandsopphold som ikke er forhåndsgodkjent eller eksplisitt anbefalt
av veileder eller faglig ansvarlig ved HiT, og som heller ikke er en gruppereise av kategorien
4 eller 5. Denne gruppen studenter har ingen spesielle rettigheter fra HiT relatert til
utenlandsoppholdet og HiT har ikke noe ansvar for disse studentene, annet enn å orientere om
UDs reiseråd dersom reisen gjøres kjent for HiT.
Ved HiT gis det ikke anledning til å få forhåndsgodkjent utreise til institusjoner vi ikke har
avtale med.
3. Studentorganisert gruppereise
Dette er gruppereiser organisert i regi av HiT, og med en tematikk som er relevant for
studieprogrammet. Enkelte av studieturene får økonomisk støtte fra HiT, og på noen av dem
deltar HiT-ansatte. Dersom HiT-ansatte deltar på studentorganiserte gruppereiser, plikter
deltagerne (studenter og ansatte) å sette seg inn i de gjeldende retningslinjene for slike
opphold, nevnt i punktene 1 og 2, og følge disse. HiT forplikter seg tilsvarende til å oppfylle
sine forpliktelser nevnt i de samme punktene. HiT skal ikke støtte reiser til steder hvor UD
advarer norske borgere mot å oppholde seg.
Det skal utnevnes en kontaktperson blant deltakerne i gruppen. Denne skal fungere som
bindeledd mellom deltakerne i gruppen, HiT, norsk utenriksstasjon i området og andre. I
tillegg skal det utnevnes en koordinator ved fakultetet. Denne skal ikke være deltaker på
reisen.
Prosedyrer for studenter i krise i utlandet
Når HiT-studenter i utlandet har behov for hjelp:
· Lokalt politi, brannvesen og/eller ambulanse/lege skal kontaktes ved behov. Det er
også viktig å underrette familien i Norge.
· Partnerskolen skal informeres.
· Hvis man ved krisesituasjoner ikke får kontakt med Internasjonalt kontor ved HiT eller
internasjonalt koordinator ved fakultetet, skal man kontakte viserektor for FoU.
Prosedyrer ved hit
Melding om kriser eller andre situasjoner som kan kreve bistand fra HiT:
· Fakultetets internasjonale koordinator og Internasjonalt kontor vurderer situasjonen og
kan om nødvendig kontakte stedlige norske utenriksstasjon og/eller eventuell
kontaktperson ved vertsuniversitetet.
·
Viserektor for FoU konsulteres. Han/hun skal orienteres ved alle mulige
krisesituasjoner der HiT-studenter er involvert. Viserektoren avgjør videre oppfølging
og kan om nødvendig benytte seg av andre ressurspersoner.
· Dekan kan kalle sammen lokal krisestab eller rektor kan kalle sammen felles krisestab.
Det henvises til bestemmelsene om krisestab i overordnet beredskapsplan i pkt 5«Kriseledelse».
·
Pressekontakt håndteres i linjen. Dersom krisestab er satt, håndteres pressekontakt av
markeds- og informasjonssjef.
Potensiell krisesituasjon i utlandet
Dersom en person ved HiT får kjennskap til en situasjon i utlandet som potensielt kan
innebære en krise med involverte HiT-studenter skal Internasjonalt kontor underrettes. Hvis
ikke Internasjonalt kontor er tilgjengelig skal viserektoren kontaktes. De ansvarlige (IK eller
viserektor for utdanning) skal så:
· Avgjøre, ved hjelp av FS og innleverte søknadskjema for studenter, om vi har
studenter i det aktuelle området.
· Identifisere situasjonen og kontakte relevante internasjonal(e) koordinator(er) ved
fakultet(ene).
· Avgjøre, evt. i samråd med fakultetets internasjonale koordinator, om det bør tas
kontakt med studenten(e) via e-post eller telefon. En melding til studenten(e) bør
inneholde:
· En påminnelse om å registrere seg ved den norske utenriksstasjonen og å ta kontakt
med familien hjemme.
· Meldingen skal også gi instruksjoner om hva studenten(e) bør gjøre dersom
situasjonen skulle forverre seg, og eventuelt be om en tilbakemelding på hvordan
studenten har det nå.
· Dersom det blir avgjort at studenten(e) skal kontaktes, sendes meldingen til alle
studenter og kontaktpersoner for grupper som oppholder seg i det aktuelle området.
·
Vurdere situasjonen og om nødvendig kontakte stedlige norske utenriksstasjon
og/eller eventuell kontaktperson ved vertsuniversitetet.
Krisestabs prosedyrer ved kriser i utlandet
Krisestab skal:
· Innhente all registrert informasjon om studenter i det aktuelle området fra
Internasjonalt kontor og/eller fakultet(ene)
· Kontakte stedlige norske utenriksstasjon for informasjon og bistand
· Forsikre seg om at all informasjon er korrekt dersom nærmeste pårørende skal
kontaktes. Ved dødsfall påligger informasjonsplikten hos politiet
· Avgjøre hvem som skal kontakte og støtte de pårørende, samt ha ansvaret for å
skjerme pårørende fra media
· Avklare konsekvensene for eventuelle øvrige studenter i området og avgjøre om tiltak
må iverksettes for disse
· Avgjøre om situasjonen er såpass alvorlig at studentene bør evakueres. UD bør
kontaktes i denne prosessen
· Avdekke hva studentene selv ønsker å gjøre
· Kontakte forsikringsselskapene til studentene for en koordinert innsats dersom en
evakuering må gjennomføres
· Avgjøre høgskolens offisielle respons på hendelsen
Vedlegg
1: Nødtelefoner og andre viktige telefoner (se neste side)
2: Avtale med Den norske Sjømannskirken
Nødtelefoner og andre viktige telefoner:
Sjømannskirkens
24-t + 47 95 11 91 81
beredskapstelefon:
Utenriksdepartementet 24-t + 47 22 24 36 00
ANSA forsikring
+ 47 24 14 45 70
Web: www.sjomannskirken.no
Web: www.dep.no/ud
Web: www.ansa.no
Oversikt over ambassader/utenriksstasjoner
http://www.regjeringen.no/nb/dep/ud/dep/org/utenriksstasjoner.html?id=524467
HiT/Internasjonalt kontor :
Telefonnummer- HiT-sentralbord
+ 47 35 02 62 00,
Beredskapstelefon-internasjonalt kontor
+ 47 35 57 52 00
Kontaktpersoner-HiT:
Funksjon
Navn
E-post
Leder-internasjonalt
Anette Staaland
[email protected]
kontor
Internasjonalt kontor
Espen Johansen
[email protected]
AF-Nord-Amerika,
Lisa Hjelmeland
[email protected]
øvrige verden
AF- Europa/Norden
Kristin Midtbø
[email protected]
EFL
Dag Aasland
[email protected]
HS
Ellen Cecilie
[email protected]
Dahl Tråne
Geir Rougthvedt
[email protected]
TF
Unni S. Kaasin
[email protected]
Viserektor- FoU
Pål Augestad
[email protected]
Internnummer-HiT
5032
5023
2747
2748
6307
5403
5421
5108
5018