Innkalling - Røedstøa Vel

Filtvet, mai 2015
Årsmøte – Dugnad 2015
Kjære alle hytteeiere!
Vedlagt finner dere dagsorden for årsmøtet, regnskap for 2014, samt forslag til budsjett for 2015.
Årsmøtet 2015
Årsmøtet for 2015 finner sted søndag 31. mai kl. 10:00-12:00 i klubbhuset til Filtvet/Fremad. (Ta
av vis a vis avkjørselen til øvre felt, deretter bratt sving opp til banen). Vi ønsker nye medlemmer i
vellet spesielt velkommen!
Dugnad
Dugnaden gjennomføres lørdag 30. mai 2014 kl. 10:00-13:00 (trefelling felles frem til 16). Vanlige
oppmøtesteder på nedre og øvre felt. Husk å registrere dere. Ta med: Trillebår, spade, hørselvern og
skikkelige grensakser. Oppfordrer alle til å delta så lenge som mulig, for det er masse å gjøre - ALLE kan
bidra! Så blir det grilling i veikrysset rett før hytte nr. 95 i Sevjedammen etterpå.
Hovedoppgaver: (Styret vil informere nærmere om oppgaver ved oppmøte)





Grøfte lang sidene av veiene i vellet.
Rydde langs veiene.
Bedre tilgjengeligheten i passasjene mellom øvre og nedre del av vellet, fordele subbus på
stiene og i veiene.
Trefelling – nærmere beskjed fra trekomiteen
Opprydning på stranden
1
ÅRSMØTE
Søndag 31. mai 2015 kl. 10:00-12:00
Klubbhuset til Filtvet/Fremad
Dagsorden:
1. Åpning og registrering av fremmøtte
2. Valg av møteleder, referent og undertegnere av protokoll
3. Godkjenning av innkallingen
4. Årsmelding 2014-2015
5. Regnskap for 2014 (se vedlegg)
6. Fastsettelse av kontingent for 2015
7. Fastsettelse av dugnadsgebyr for 2015
8. Fastsettelse av honorar til styret og komitemedlemmer
9. Innkomne forslag
10.Budsjett for 2015 (se vedlegg)
11.Valg
2
1. Åpning og registrering av fremmøtte
Eventuelle fullmakter må overleveres styret før møtets start
2. Valg av møteleder, referent og undertegnere av protokoll
Styret vil ved møtets start foreslå møteleder, referent og undertegnere av protokoll
3. Godkjenning av innkallingen
Styrets forslag er at innkallingen godkjennes
4. Årsmelding 2014 – 2015
Styret og komiteer har i 2014 – 2015 bestått av følgende medlemmer:
Styret:
Merete L. Tobiasen, leder (til 2016)
Eva-Margrethe Alstad, styremedlem (til 2015)
Even Ungersness, styremedlem (til 2015)
Tom Arild Deraas, styremedlem (til 2016)
Veikomiteen:
Thorleif Halden (leder)
Steinar Hem
Per Svege
Vannkomiteen:
Egil Nilsen (leder)
Claus Fasting
Jens Borrebæk
Joachim Schiøtt
Nils Valøen
Strandkomiteen:
Gry Halden (leder)
Turi Arnesen
Siri Kårhus
Det er i tillegg opprettet en trefellingskomite med Knut Alstad som leder, samt en prosjektgruppe
for vann og avløp bestående av Ulf Stigen, Kjell Keseler, Petter Sveen og Tom Arild Deraas (styret)
A. Styremøter
Det har vært avholdt fem styremøter. (3/8, 15/9, 17/11, 19/1, 23/3, 20/4 ).
B. Status på vellets veier
Se eget skriv fra veikomiteen
C. Viktige stier på vellets område
Styret er av den oppfatning at større stier som benyttes av mange av vellets medlemmer bør
gjøres bedre tilgjengelig enn det som er tilfelle i dag. Spesielt gjelder dette passasjene mellom
nedre og øvre del av vellet. Arbeid med dette gjøres på dugnadene, og vi startet i fjor med
stien fra nederst i Sevjedammen til øverst i Hylleveien.
3
D. Bruk av hovedveiene/fellesveiene
Kjøring på veiene utover bruk av personbil eller liten lastebil, dvs. kjøring med tunge kjøretøy
så som anleggsmaskiner eller større lastebiler, må på forhånd varsles til styret. Det vil kunne
bli krevd bankgaranti for å sikre at vellet ikke påføres utgifter ved skader. Styret er i dialog
med Vestre Røed Vel om dette da de også benytter deler av Støaveien. Styret og Vestre Røed
Vel har dannet en ubyråkratisk veikomite for den delen av Støaveien som er felles.
E. Info fra vannkomiteen:
Vannet ble satt på onsdag den, 01/04. Det tok sin tid denne gang da det kun var fire som
kunne møte opp. Vannlekkasje(r) av betydning ble ikke registrert denne dagen.
Det er hytteeier selv som har ansvar for vannkran inn til sin hytte, men er det «krise» så må vi
i vannkomiteen hjelpe så godt vi kan. Har vi deler og tid så stiller vi opp. Dette vil medføre
kostnader, deler vi bruker er enten fra privat(e) lager eller fra vannkomiteens lager.
Vi understreker igjen hvor viktig det er, at vannkomiteen blir underrettet når det igangsettes
arbeid som medfører at vannledninger blir berørt; dette SKAL innmeldes til oss.
Vennligst hjelp oss, merk din stoppekran. Det gjør vårt arbeid så mye enklere, i år var det også
litt snø som skapte ekstra arbeid for å finne noen hyttekraner.
F. Vann og avløp – status og fremdrift
Styret viser til informasjonsskriv fra mars 2015, samt skisseprosjektet. Styret har pr. 1. mai
nedsatt en prosjektgruppe som, med utgangspunkt i skisseprosjektet, skal se på muligheten
for å etablere et nytt vann- og avløpssystem. Gruppen består av Ulf Stigen, Kjell Keseler,
Petter Sveen og Tom Arild Deraas (styret). Det foreligger per i dag ikke noe mer informasjon
enn det som er tilgjengelig i rapporten og i informasjonsskrivet. Styret mener vi bør ta oss tid,
og det vil ikke bli tatt noen avgjørelse på årsmøtet. Prosjektgruppen vil frem til høsten ha nær
kontakt med hytteeiere, nabovel, myndigheter og andre berørte parter, for å vurdere en
eventuell gjennomføring av prosjektet. Styret har som mål å sende ut en spørreundersøkelse
til medlemmene i løpet av høsten for å avklare interesse. I forkant av dette håper styret på å
ha avklart alle spørsmål som hytteeierne måtte ha. Hovedhensikten er at alle medlemmene i
Røedstøa vel skal ha et så godt grunnlag som mulig for å kunne ta stilling til et mulig nytt vannog avløpssystem. Styret oppfordrer hytteeierne til å kontakte leder for prosjektgruppen, Ulf
Stigen, med innspill og spørsmål: E-post: [email protected]. Tel: 93011366.
G. Stranden
Styret har ikke mottatt rapport fra strandkomiteen.
H. Søknadsplikt etter plan- og bygningsloven
Styret minner om at det må sendes søknad til, og foreligge tillatelse fra kommunen før
søknadspliktige tiltak kan igangsettes. Naboer og gjenboere skal varsles. Ved tiltak som
innebærer kjøring med tunge kjøretøy på velveiene, må styret eller veikomiteen varsles på
forhånd.
4
I. Søppelsortering
Styret minner igjen om ordningen med søppelsortering. Søppelsorteringen går ut på at søppel
og avfall skal sorteres i containere fordelt på våtorganisk avfall (beige-brune containere), papir
(grønn container merket med navn), og husholdningsavfall (grønn container merket med
navn). Slike typer containere er utplassert i Sevjedammen og Støaveien og skal benyttes.
Møbler, hageredskaper, byggematerialer eller liknende er ikke husholdningsavfall, og skal
fraktes til kommunal søppelplass/søppeldeponi på Follestad på riksvei 23 i Røyken.
Spesialavfall som f.eks. bilbatterier, maling, olje, lim eller liknende, kan bare kastes/deponeres
på Miljøstasjon. Miljøstasjon finnes ved bensinstasjonen på Tofte. Styret er oppmerksom på at
containerne ved Støaveien er felles med VRV, men minner likevel om forholdet.
J. Trefelling
Styret minner om at trefelling utenfor egen eiendom, herunder godkjent hugging på
fellesareal, innebærer en samtidig og umiddelbar plikt til å rydde opp. Alt støyende arbeid bør
gjøres slik at naboer hensyntas. Vi henstiller også hytteeierne om å vise velvilje ved
forespørsel om felling av trær som sjenerer naboer.
Styret har opprettet en trekomité med ansvar for å få en oversikt og gjennomføre
trefellingsdugnader på fellesområdene. Leder er Knut Alstad, hytte nr.100. Knut Alstad og
Steinar Hem gikk i våres en befaringsrunde gjennom hyttefeltet. Det trengs å felles ekstremt
mye. Mange har mistet utsikt og lys, og det har grodd til langs stiene og veiene, og berører
ledningsnettet. Vegetasjonen i grøftene gjør at vannet finner nye løp som ødelegger veiene
også. Helgen etter påske gjennomførte vi et prøveprosjekt med leie av kvistkvern. Mail ble
sendt ut til hytteeierne i det aktuelle prøveområdet og 7-9 stk stilte på lørdag og 6 stk på
søndag. Leie m/diesel ble ca. 2600,- og det var svært effektivt. Ved senere dugnader bør det
være to med motorsag og 10 som trekker trær og kvister. Dieseltanken varer 8 timer, og man
behøver hørselvern og vernebriller. Flisen ligger nå der det er kappet ned, og suger til seg
vann og hindrer ny vegetasjon å skyte frem.
Det informeres mer om dette på årsmøtet.
K. Bommer.
Vi har dessverre også denne vinteren hatt flere innbrudd. Vi opplever fortsatt at reglene for
låsing av bom ikke følges. Ny elektronisk bomløsning er under planlegging. I Støaveien i
samarbeid med Vestre Røed, og samme system i Sevjedammen. Alle hytter får en brikke hver,
det kan bestilles flere, og i tillegg kan man legge inn telefonnummer slik at man kan ringe for å
få låst opp bommen. Det vil informeres om dette på årsmøtet.
L. Internettside og Facebook
Vi minner om internettsiden www.roedstoa.no. Hytteeiere kan få passordet ved henvendelse
til Leif Buene ([email protected]).
Vi har også en egen Facebookside: www.facebook.com/roedstoa.
5
Kom gjerne med innspill, bilder, historier fra ”gamle dager” etc. Merk at alle hytteeiere
fremdeles vil få all viktig informasjon per post eller e-post.
5. Regnskap for 2014
Styret anbefaler at regnskapet godkjennes. (Se vedlegg)
6. Kontingent 2015
Styret anbefaler at kontingenten på kr. 1.800,- opprettholdes.
7. Dugnadsgebyr 2015
Styret anbefaler at dugnadsgebyret forblir kr 500,-.
8. Honorar styret og komiteer
Det er for 2015 budsjettert med kr. 30.000 i honorar til styret og komitémedlemmer. Dette er en
økning på kr. 5.000 i forhold til fjorårets budsjett.
9. Innkomne forslag
Det var ingen innkomne forslag
10. Budsjett for 2015
Styret anbefaler at budsjettet godkjennes. (Se vedlegg)
11. Valg
Even Ungersness og Eva Margrethe Alstad er på valg i år. Nye tillitsvalgte skal velges for to år.
Begge har takket ja til gjenvalg.
Valgkomiteen har bestått av Ulf Stigen og Ellen Ellingsgard og foreslår følgende:
Styremedlem (til 2017): Even Ungersness
Styremedlem (til 2017): Eva Margrethe Alstad
Styret foreslår at valgkomiteen består et år til, da det ikke ser ut til å bli noen avgåtte
styremedlemmer.
6