doctatakelakuan perniagaan kita
download 
Report Transcription
tatakelakuan perniagaan kita
TATAKELAKUAN PERNIAGAAN KITA Tatakelakuan ini menggariskan dasar yang paling penting. Ia bertujuan untuk menjaga kita dan perniagaan kita selamat. 2 3 Perutusan daripada Dave Lewis, CEO Kumpulan 5 Apakah Tatakelakuan Perniagaan? Menyuarakan Kebimbangan Anda Bagaimana Menyuarakan Kebimbangan Saya? Tatakelakuan dan Kemahiran Kepimpinan Saya 6 10 11 12 Menjaga Pelanggan Kita 14 Harga & Pemasaran Yang Jelas Piawaian Makanan & Produk Melindungi Data Pelanggan & Rakan Sekerja 16 18 20 Bekerja Bersama-sama 22 Kesihatan & Keselamatan Peluang Sama Rata, Keterangkuman & Kepelbagaian Perilaku Yang Tidak Boleh Diterima Hak Asasi Manusia 24 26 28 30 Berniaga Dengan Adil 32 Undang-undang Persaingan Sekatan dan Sanksi Perdagangan Perdagangan Beretika Undang-undang Yang Melindungi Pembekal Jenama & Harta Intelek 34 36 38 40 42 Melindungi Reputasi Kita 44 Penipuan Rasuah Hadiah & Keraian Percanggahan Kepentingan Urusan Orang Dalam & Penyalahgunaan Pasaran Penglibatan Dalam Aktiviti Politik Perakaunan Tepat & Pengubahan Wang Haram Menyimpan Maklumat Kita Dengan Selamat Media Sosial & Komunikasi Luar 46 48 50 52 54 56 58 60 62 Orang Hubungan Talian Pelindung Seluruh Kumpulan 64 4 5 Perutusan daripada Dave Lewis, CEO Kumpulan Berkelakuan Wajar Tatakelakuan Perniagaan kita direka untuk membantu dan melindungi kita sepanjang kita melakukan pekerjaan untuk Tesco. Dalam pasaran yang kompetitif dan bergerak pantas di mana pengawalseliaan semakin meningkat, amatlah penting untuk setiap daripada kita memahami peraturan yang kita perlu ikuti dan tingkah laku yang diharapkan daripada kita untuk melakukan pekerjaan terbaik untuk pelanggan dan membantu Tesco memainkan peranan yang penting dalam masyarakat. Tatakelakuan ini menerangkan kewajipan undangundang yang paling penting dan dasar-dasar yang perlu untuk membimbing kelakuan kita. Sebagai rakan sekerja, kita bertanggungjawab untuk mematuhi Tatakelakuan. Di mana sahaja kita bekerja dan apa jua peranan kita, Tatakelakuan ini tersedia untuk membantu memastikan kita selamat dan melindungi reputasi perniagaan kita di kalangan pelanggan, rakan sekerja, pembekal, pemegang saham serta pihak-pihak yang berkepentingan yang lain. Sama ada kita baru atau telah lama bekerja di Tesco, ia amatlah penting untuk kita meluangkan masa untuk memahami bagaimana kita boleh menggunakan Tatakelakuan ini. Tatakelakuan kita menyampaikan makna yang lebih mendalam selain pematuhan undang-undang dan dasar semata-mata. Ianya mengenai Nilai dan Kemahiran Kepimpinan kita untuk membimbing kelakuan kita dan membuat keputusan agar kita sentiasa melakukan perkara yang betul di tempat kerja dan bekerja secara adil, terbuka dan jujur. Jika anda mempunyai sebarang kebimbangan mengenai kelakuan anda sendiri atau orang lain, anda mesti terus bersuara dan bercakap dengan seseorang yang anda percayai, bermula dengan pengurus anda. Sebagai alternatif, anda boleh bercakap dengan Pengurus Sumber Manusia atau pasukan undangundang. Atau, jika anda rasa perlu untuk menyuarakan kebimbangan tanpa mendedahkan nama, anda boleh menghubungi Talian Pelindung dengan penuh yakin. Saya mahu semua orang yang bekerja untuk Tesco merasa bangga dengan perniagaan dan pencapaian kita terhadap pelanggan dan komuniti yang mana kita juga adalah sebahagian daripadanya. Mengetahui dasar-dasar kita, membuat pertimbangan yang baik, berlaku jujur dan bersuara merupakan sebahagian daripada cara-cara yang kita boleh gunakan untuk membina kebanggaan dalam Tesco dan membantu membina perniagaan yang lebih kukuh untuk masa depan. Dave Lewis Ketua Pegawai Eksekutif Kumpulan 6 7 Apakah Tatakelakuan Perniagaan? Tatakelakuan Perniagaan kita membentangkan jangkaan minimum terhadap semua rakan sekerja, di mana jua mereka bekerja di mana-mana jua perniagaan Tesco. Ia memberi panduan untuk setiap bahagian yang berisiko tinggi yang mungkin timbul dalam tugasan kita. Terdapat 21 isu seumpama dan untuk setiap isu, Tatakelakuan ini akan menyatakan siapa yang patut anda hubungi jika anda memerlukan bantuan atau maklumat lanjut. Tatakelakuan kami menggabungkan tiga unsur yang melindungi kita. Tunggak Tatakelakuan kita adalah prinsip yang mudah, iaitu bahawa kita sentiasa mematuhi undang-undang. Kepercayaan pelanggan kita bergantung kepada reputasi kita sebagai perniagaan yang mematuhi undang-undang. Untuk memastikan kepatuhan dengan undangundang, kita telah merumus dasar dan rangka tindakan terhadap setiap isu yang berisiko tinggi, yang menyediakan tahap perlindungan dari segi latihan, bimbingan dan sokongan untuk memastikan anda mengetahui bagaimana peraturan ini dikenakan terhadap anda. Di samping undang-undang dan dasar kita, kita harus sentiasa dibimbing oleh Nilai-nilai Tesco. Nilai kita boleh membimbing kita apabila kita membuat keputusan yang sukar dan memastikan kita “berkelakuan wajar”, biasanya bukan sekadar mematuhi undang-undang dan dasar kita, malah lebih daripada itu. Kita mesti selalu mematuhi undang-undang. Ini membentuk tunggak kepercayaan pelanggan terhadap Tesco. 2. DASAR DAN RANGKA TINDAKAN KITA Ini membentuk lapisan perlindungan iaitu latihan, bimbingan dan sokongan demi memastikan kita tidak akan sekali-kali melanggar undangundang Nilai-nilai Kita Nilai Kita membimbing kita apabila kita perlu membuat keputusan yang sukar. Dengan mematuhi Nilai, kita dapat memastikan kita sentiasa berkelakuan wajar. 3. NILAI-NILAI KITA Kita melayani setiap orang sebagaimana kita ingin dilayani Kita berusaha paling gigih untuk pelanggan 1. UNDANG-UNDANG Kita menggunakan keupayaan kita demi kebaikkan Ini memastikan kita sentiasa “berkelakuan wajar” terhadap pelanggan, rakan sekerja, pemegang saham dan masyarakat kita-sering kali bukan sekadar mematuhi undang-undang dan dasar kita, malah lebih daripada itu 8 9 Bagaimana Menggunakan Tatakelakuan Perniagaan Kita? Dan jika anda pengurus insan, anda juga perlu: Sebagai rakan sekerja, anda hendaklah: ang •Memastikan anda mengetahui tent ana aim bag hui geta men Tatakelakuan dan untuk mengaksesnya dasar kita dan •Mematuhi undang-undang dan akai nap ggu men uk tahu bagaimana unt kita nan pera m dala n Tatakelakua ang isu yang •Sentiasa menghadiri latihan tent n kua kela berkaitan dengan Tata • Memahami Tatakelakuan dan berupaya menyampaikan mesej uta manya bantu anda •Menggunakan Nilai kita untuk mem “berkelakuan wajar” a, Tatakelakuan •Bersuara jika pada pendapat and ungkiri dalam apa atau undang-undang telah dim cara jua • Memastikan semua pekerja baru dilatih tentang Tatakelakuan dan memahaminya • Bertindak dengan bertan ggungjawab jika ahli pasukan memaklu mkan anda bahawa mereka berpendap at Tatakelakuan telah dilanggar • Bersuara jika anda berpen dapat bahawa orang lain melanggar das ar kita atau tidak mendukung Nilai Tesco pasti •Bertanya soalan jika anda tidak “Tatakelakuan Perniagaan memberi panduan untuk saya membuat tindakan yang wajar ketika menjalankan tugas saya” Luxmanrao Subramaniam, SRD 10 11 Menyuarakan kebimbangan anda PADA SAYA, DIA TIDAK SEPATUTNYA BERBUAT BEGITU SAYA RASA SAYA PERLU MEMBERITAHU SESEORANG TENTANG PERKARA ITU Bagaimanakah Saya Boleh Bersuara? Kepada siapakah saya harus bersuara? • Dalam setiap apa yang kita lakukan, ianya penting untuk selalu mempunyai perhubungan yang terbuka dan jujur dengan pengurus anda BUKANKAH INI MELANGGAR UNDANG-UNDANG? • Ini bermaksud, Pengurus anda adalah orang pertama yang harus anda hubungi – kecuali anda berpendapat mereka telah melanggar Tatakelakuan • Jika anda tidak dapat berbincang dengan pengurus anda, anda boleh berbincang dengan Pengurus Kakitangan, Pengarah Undang-undang atau Ketua Pencegahan Kehilangan dan Keselamatan anda ITU MUNGKIN BERBAHAYA ITU TINDAKAN YANG TAK WAJAR • Sebagai alternatif, anda boleh memanjangkan kebimbangan anda di dalam fungsi perniagaan anda sendiri sekiranya pengurus anda masih tidak menyelesaikan kebimbangan anda. • Jika anda perlu membangkitkan kebimbangan anda dengan penuh keyakinan, anda boleh menghubungi Talian Pelindung di negara anda. Talian Pelindung kita Talian Pelindung membolehkan anda membangkitkan kebimbangan tentang salah laku di tempat kerja. Jika anda berpendapat anda tidak dapat berbincang dengan pengurus atau Pengurus Kakitangan anda, anda boleh menghubungi Talian Pelindung untuk: • Membangkitkan sebarang kebimbangan tentang sesuatu perkara di tempat kerja yang anda anggap mungkin menyalahi undang-undang, melanggar Tatakelakuan atau bertentangan dengan dasar syarikat • Melaporkan apa jua yang anda anggap membahayakan rakan sekerja, pelanggan atau orang ramai • Berkongsi sebarang kebimbangan anda bahawa maklumat tentang perkara ini sengaja disembunyikan Talian Pelindung benar-benar sulit dan diuruskan oleh sebuah syarikat bebas oleh Tesco. Anda tidak perlu memberikan nama anda apabila anda menelefon, tetapi jika anda memberikan nama anda, Talian Pelindung dapat memberikan laporan kemas kini kepada anda tentang keputusan sebarang penyiasatan dan juga dapat menghubungi anda untuk mendapatkan maklumat lanjut jika perlu. Sebagai sebuah perniagaan kita menyokong Akta Pendedahan Kepentingan Awam UK 1998 (dan undang-undang asing yang setara dengannya) yang melindungi kerahsiaan aduan. Ini bermaksud bahawa selagi anda bertindak dengan niat baik dan kebimbangan anda adalah kebimbangan sebenar, anda dilindungi di sisi undang-undang daripada pemangsaan dan tidak akan menanggung risiko sebarang bentuk balasan, termasuk dibuang kerja kerana anda membangkitkan kebimbangan tersebut – meskipun jika anda silap. Orang hubungan untuk Talian Pelindung di seluruh Kumpulan boleh didapati di muka surat 63 12 13 Tatakelakuan & Kemahiran Kepimpinan Kita Kemahiran Kepimpinan Tesco membantu kita berkelakuan wajar demi pelanggan, rakan sekerja, pemegang saham dan komuniti kita Bekerja bersama-sama di semua bahagian perniagaan bagi mencapai kejayaan yang dikongsi bersama Hasil kerjasama dengan rakan sekerja dan pembekal kita, kita dapat menyediakan makanan bermutu tinggi yang diperolehi dalam cara yang bertanggungjawab kepada pelanggan kita. Membina hubungan yang kukuh dengan pelanggan dan rakan sekerja Kita berusaha membina perhubungan yang rapat dan berterusan dengan mereka yang menjalankan perniagaan dengan kita agar dapat meraih manfaat maksimum daripada pelanggan dan pembekal kita dan juga antara satu sama lain. Sentiasa peka supaya anda boleh memimpin perniagaan untuk masa depan Kita mencari cara baru untuk memastikan rakan sekerja memahami dan mematuhi tatakelakuan. Mengetahuisumber tenaga anda sendiri dan memastikan diri anda sentiasa sihat Kita memahami Tatakelakuan dan memastikan kita mematuhinya, walaupun kadangkala ianya sukar untuk dilakukan. Kita bersuara sekiranya kita berpendapat Tatakelakuan dilanggari. Berfikir, membuat keputusan dan menangani perubahan dengan vcerdas dan tangkas Kita mendengar apabila rakan sekerja atau pembekal menyuarakan kebimbangan mereka tentang pelanggaran Tatakelakuan dan mengambil tindakan segera 14 15 Menjaga Pelanggan Kita 1 Nilai kita, iaitu “Kita berusaha paling gigih untuk pelanggan” menjadi tunggak kejayaan kita dan menggalakkan kita memahami pelanggan kita dan memenuhi keperluan mereka setiap hari. Bahagian ini dalam Tatakelakuan menyentuh isu-isu tentang pemberian maklumat harga yang jelas kepada pelanggan dan melindungi data mereka. “Pelanggan meletakkan kepercayaan mereka kepada kita untuk memilih produk terbaik dan berkualiti serta tepat mengikut pesanan mereka.” Ani Bah Anjang Pembeli Peribadi, GHS 16 17 Harga & Pemasaran Yang Jelas Mengapa Ini Penting? Apakah Maknanya Kepada Saya? Pengiklanan dan pemasaran adalah antara cara paling berkesan untuk kita berinteraksi dengan pelanggan kita. Pelanggan memaklumkan kita bahawa komunikasi yang jelas tentang produk dan harga kita amat penting buat mereka. Sama ada melalui pengiklanan televisyen, bahan Clubcard, mesej dalam talian atau pada masa penjualan, mesej kita mempengaruhi keputusan pelanggan tentang di mana, bagaimana dan mengapa kita menjadi pilihan mereka sebagai lokasi membeli-belah. • Jika anda terlibat dalam sebarang aktiviti pemasaran, pastikan semua mesej adalah jujur, tepat dan adil. Jika mesej kita sering silap, kita mengecewakan pelanggan dan mungkin menarik perhatian media. Standard pengiklanan dikawalselia dalam pelbagai pasaran di mana kita beroperasi dan sekiranya kita didapati memperdaya pelanggan, kita mungkin dikenakan hukuman dan keyakinan pelanggan akan musnah. Oleh itu, apa-apa dakwaan yang kita buat tentang produk kita hendaklah benar, dan jika kita berkata bahawa harga kita amat berpatutan, ini juga mestilah betul. Mesej yang tepat benar-benar mempengaruhi keyakinan pelanggan terhadap kita. • Pastikan promosi dan penentuan harga sentiasa mudah: elakkan promosi harga yang rumit dan perubahan harga yang kerap. Soalan & Jawapan S J • Pastikan semua mesej adalah bertanggungjawab; pelanggan tidak harus tersinggung oleh iklan kita. • Apabila membuat perbandingan harga atau produk kita dengan pesaing, sentiasa gunakan data perbandingan yang tepat – bandingkan dengan harga atau produk yang serupa dan pastikan perbandingan sentiasa dikemaskinikan. • Pastikan pengiklanan anda sepadan dengan produk anda – sahkan semua imej yang digunakan untuk memastikan imej adalah benar dan berkait dengan produk yang dijual. Tidak. Imej anda hendaklah mencerminkan dengan tepat produk yang anda iklankan. Anda hendaklah mencari gambar ladang anggur Chile yang menghasilkan wain yang dipomosi oleh anda. S Produk kita lebih murah daripada harga penjualan pesaing kita. Bolehkah saya masukkan maklumat ini dalam bahan POS saya? J Ya, boleh. Walau bagaimanapun, anda hendaklah mengumpul data yang tepat dan terkini untuk menyokong dakwaan anda. Sila ingat bahawa anda hendaklah memantau harga pesaing dan mengemaskinikan POS anda untuk mencerminkan perubahan pada perbezaan harga, jika ada. S Apakah peraturan yang dikenakan bagi pengiklanan di internet? J Sama seperti mana-mana pengiklanan lain. Mesej hendaklah tepat, jelas dan tidak mengelirukan. • Pastikan pengiklanan anda sesuai dan bertanggungjawab – terutamanya untuk alkohol. • Jangan buat dakwaan pemasaran yang tidak benar tentang mana-mana pihak ketiga, misalnya pembekal atau pesaing. Saya sedang merancang promosi wain dari Chile dan akan menggunakan gambar ladang anggur untuk poster. Kita mempunyai gambar ladang anggur Argentina yang menarik dalam pustaka foto yang tidak pernah kita gunakan. Bolehkah saya menggunakan gambar tersebut dalam kempen saya? Di mana saya boleh mendapatkan maklumat lanjut? S Saya perhatikan harga sesetengah produk meningkat sebaik sahaja sebelum dipromosikan. Adakah ini dibenarkan? J Wujud peraturan dan garis panduan ketat yang perlu dipatuhi berkaitan dengan harga penjualan produk semasa promosi. Pasukan Undang-undang atau Undang-undang Perdagangan anda boleh memberi nasihat bagaimana peraturan ini terpakai di pasaran anda. S Ada satu kedai Express bersebelahan sekolah rendah anak saya dan mereka telah meletakkan poster untuk mengiklankan pelancaran permainan seni mempertahankan diri X-Box baru yang ganas. Bukankah salah untuk mengiklankan keganasan di mana ramai kanak-kanak kecil boleh melihatnya? J Kita sama sekali tidak mahu meletakkan iklan di mana iklan tersebut boleh menyebabkan sesiapa tersinggung atau boleh ditafsirkan sebagai memudaratkan kanak-kanak. Anda harus bersuara dan berkongsi kebimbangan anda dengan pengurus anda, pasukan Undangundang Perdagangan atau Undang-undang. • Pengarah Pemasaran Tempatan • Pasukan Undang-Undang Tempatan • Pasukan Undang-undang Perdagangan Tempatan 18 19 Soalan & Jawapan Standard Makanan & Produk Mengapa Ini Penting? Pelanggan kita mengharapkan kita hanya menjual produk yang bermutu tertinggi dan mereka yakin kita akan memastikan semua produk kita selamat dan mematuhi semua undang-undang dan peraturan yang berkuat kuasa. Kita amat komited untuk memastikan keselamatan dan mutu semua produk kita dari saat kita menerima penghantaran sehingga waktu pelanggan kita membelinya. Kita komited untuk menggunakan keupayaan kita demi kebaikan bersama. Kita telah memudahkan rantaian pembekalan kita untuk membantu membina perhubungan lebih baik dengan petani dan pembekal kita dan memastikan semua produk yang kita perolehi adalah selamat, sah dan mencapai standard mutu kita yang ketat. Kita mempunyai sistem pengurusan keselamatan makanan yang mantap dan menyeluruh di stor dan pusat pengedaran kita. Setiap hari kita memantau dan menyemak mutu dan keselamatan makanan kita untuk memastikan standard kita dikekalkan. Semakan ini termasuk suhu produk, kebersihan peribadi, kebersihan stor dan peralatan kita, melindungi makanan daripada pencemaran dan menguruskan giliran produk makanan kita. S aya bimbang pembekal produk daging S diproses menggunakan kualiti daging yang kurang baik mutunya. Apakah yang perlu saya lakukan? S Di manakah saya boleh mendapatkan maklumat lanjut tentang proses kita untuk mengurus mutu, keselamatan dan kesahan produk? J Anda perlu menyuarakan kebimbangan kepada pengurus anda dan pasukan Undang-undang Perdagangan atau Pencegahan Kehilangan dan Keselamatan dengan serta merta untuk menyiasat isu tersebut. Walaupun kebimbangan tersebut kemudiannya ternyata tidak berasas, ianya penting untuk anda bersuara. J Peraturan-peraturan Mutu Produk Tesco merupakan panduan asas terhadap prinsip bagi pengeluaran produk kita. Dokumen ini boleh didapati daripada pasukan Kualiti Kumpulan atau pengurus teknikal anda. S Saya sedang membangunkan konsep baru yang akan mengubah cara kita mengendalikan produk makanan sejuk beku di stor. Siapakah yang harus saya hubungi? J Anda harus menghubungi pasukan Risiko Operasi tempatan atau pasukan Undangundang Perdagangan pada peringkat awal. Mereka boleh memberi nasihat bagaimana untuk menjalankan rutin baru supaya ia memenuhi amalan terbaik keselamatan makanan dan pematuhan undang-undang. Apakah Maknanya Kepada Saya? • Pastikan pembekal kita memenuhi standard keselamatan dan mutu makanan kita dan mematuhi dasar kita dari segi mengekalkan keselamatan, mutu dan kesahan produk. • Laporkan sebarang kejadian atau kecurigaan tentang penipuan dalam rantaian pembekalan kita. • Lindungi reputasi kita dan pelihara keyakinan pelanggan kita bahawa produk kita selamat dan diperolehi dengan bertanggungjawab. S • Ketahui siapa pembekal kita dan menilai dengan teliti tiap dan setiap produk yang dijual supaya kita pasti yang produk kita boleh dikesan sepenuhnya dalam rantaian pembekalan kita. • Jika anda adalah kakitangan stor atau pusat pengedaran, lengkapkan latihan induksi dan ulang kaji keselamatan dan kebersihan makanan anda dan bertindaklah sekiranya anda mendapati produk yang tidak selamat dijual. J Saya ingin menyenaraikan pembekal baru untuk produk jenama sendiri yang baru. Apakah standard yang perlu dipatuhi oleh pembekal kita bagi mutu keselamatan dan kesahan produk sebelum mereka boleh menjadi pembekal kita? Kita mempunyai standard pengeluaran dan perolehan Tesco yang ditakrifkan dengan jelas, yang menetapkan keperluan yang wajar dicapai oleh pembekal kita apabila mereka mengeluarkan produk untuk Jenama Tesco. Kita melawat tapak sebelum pengeluaran untuk menentusahkan bahawa standard ini telah dipatuhi. Hubungi pasukan Undang-undang Perdagangan tempatan anda untuk maklumat lanjut. Granny Smith Apples tangy Crisp with a sharp sweet Flavour. Ideal for and savoury dishes NURTURE Di mana saya boleh mendapatkan maklumat lanjut? • Pengurus Stor atau Pusat Pengedaran • Pasukan Undang-undang Perdagangan Tempatan • Pasukan Kualiti Kumpulan • Ketua Pencegahan Kehilangan & Keselamatan • Pengurus Teknikal 20 21 Melindungi Data Pelanggan & Rakan Sekerja Soalan & Jawapan Mengapa Ini Penting? Apakah Maknanya Kepada Saya? S Apakah data pelanggan? Data membentuk intipati perniagaan kita. Kita mengumpul, memproses dan menggunakan data setiap kali kita menghubungi pelanggan. Contohnya, data mengenai perilaku beli-belah membolehkan kita memberikan tawaran menarik kepada pelanggan bagi produk yang gemar dibeli oleh mereka. Kita juga menyimpan dan menggunakan maklumat tentang rakan sekerja kita, supaya kita dapat menghubungi mereka dan memastikan mereka menerima bayaran tepat pada masanya. • Jika anda mengumpul maklumat tentang pelanggan kita, sentiasa jelaskan kepada pelanggan apa yang akan anda lakukan dengan maklumat tersebut. J Sebarang data berkaitan dengan pelanggan kita atau aktiviti mereka di Tesco. Ini mungkin termasuk nama, alamat dan butir-butir hubungan, data transaksi, invois, rekod telefon mudah alih, data aplikasi mudah alih, data perbankan, data Clubcard dan surat-menyurat yang dihantar oleh pelanggan kepada Tesco. Sama ada data yang kita simpan dipunyai oleh rakan sekerja atau pelanggan kita, data ini hendaklah digunakan dengan hati-hati. Kita hendaklah sentiasa menghormati pilihan pelanggan dan rakan sekerja tentang bagaimana data mereka digunakan, termasuk sama ada pelanggan ingin menerima komunikasi pemasaran daripada kita. Jadi apabila kita mengumpul, memproses atau menggunakan data, kita hendaklah sentiasa mematuhi Prinsip Data Pelanggan kita: Dilindungi: Menyimpan data pelanggan dengan selamat dan memastikan data ini tidak jatuh ke tangan orang yang tidak wajar. Sesuai: Kita hanya mengunakan data pelanggan dalam cara yang dianggap sesuai dan bertanggungjawab oleh pelanggan. Terbuka: Kita bersikap terbuka dengan pelanggan tentang bagaimana kita menggunakan data peribadi. • Jangan berkongsi data pelanggan atau data rakan sekerja dengan orang atau syarikat lain kecuali pelanggan atau rakan sekerja tersebut membenarkan anda berbuat demikian. • Pastikan data rakan sekerja dan pelanggan disimpan dengan selamat pada setiap masa dan hanya boleh diakses oleh rakan sekerja yang terlatih untuk menggunakan data dengan sesuai. S Bolehkah saya menghantar e-mel pemasaran kepada pelanggan perniagaan Tesco Mobile tempatan? J Biasanya, polisi privasi kami membolehkan data pelanggan untuk dikongsi bersama di dalam Kumpulan untuk tujuan pemasaran tetapi anda perlu menyemak dasar privasi tempatan yang tepat untuk melihat jika ini dibenarkan. Sekalipun ianya dibenarkan, anda perlu sentiasa menghormati pilihan pemasaran pelanggan berkenaan dan hendaklah memastikan bahawa mana-mana data dipindahkan dengan selamat. S Bolehkah saya mengakses sistem Senarai Gaji untuk membuat senarai hari jadi untuk pasukan saya? J Tidak boleh. Anda tidak dibenarkan mengakses data Senarai Gaji melainkan anda mendapat kebenaran untuk berbuat demikian dan ianya bersangkutan dengan perkara-perkara yang melibatkan kerja, seperti membuat perubahan • Jangan gunakan data rakan sekerja atau pelanggan untuk faedah peribadi. • Jika anda percaya bahawa sebarang jenis data mungkin disalahgunakan, hilang atau didedahkan tanpa kebenaran, anda hendaklah memaklumkan pengurus anda dengan sertamerta. kepada gaji atau maklumat peribadi seperti nama dan alamat rakan sekerja. Penyelesaian yang lebih baik adalah dengan meminta pasukan anda untuk memberikan maklumat ini sekali lagi kepada anda. S Saya sedang mengusahakan kempen pemasaran baru dalam kawasan perniagaan saya. Bolehkah saya menghubungi pelanggan yang telah pun memberikan alamat e-mel mereka? J Kita hanya boleh menggunakan data peribadi pelanggan bagi tujuan data tersebut diberikan. Pelanggan hendaklah bersetuju menerima komunikasi pemasaran daripada kita pada masa mereka memberikan butir-butir mereka, barulah kita boleh menggunakan maklumat tersebut untuk menghubungi mereka. Kita juga hendaklah mempertimbangkan pilihan pemasaran pelanggan: jika mereka tidak mahu dihubungi oleh kita bagi tujuan pemasaran, kita hendaklah menghormati pilihan mereka. Pilihan: Kita memberi pilihan kepada pelanggan tentang bagaimana kita menggunakan data mereka. Manfaat pelanggan: Kita memastikan pelanggan meraih manfaat yang sama banyak dengan kita daripada penggunaan data mereka. Di mana saya boleh mendapatkan maklumat lanjut? • • • • Dasar Privasi dan Cookies Tesco Dasar Perlindungan Data Dasar Keselamatan Maklumat Pasukan Undang-undang Tempatan atau Kumpulan 22 23 2 Bekerja Bersama-Sama Kejayaan kita bergantung kepada kakitangan kita. Nilai Tesco “Kita melayani setiap orang sebagaimana kita ingin dilayani” memastikan kita meraih usaha maksimum daripada pasukan kita dan membantu rakan sekerja merealisasi cita-cita mereka. Bahagian Tatakelakuan ini merangkum isu-isu penting “Saya terdorong untuk memberikan yang terbaik kerana saya sentiasa didengari dan dilayan dengan hormat. Persekitaran kerja dan peluang yang saya terima dalam kerjaya saya, memberi inspirasi kepada saya untuk terus bekerja dengan potensi yang tinggi dan menambah nilai kepada syarikat.” Cindy Look Pegurus Sumber Manusia Ibu Pejabat 24 25 Soalan & Jawapan Kesihatan & Keselamatan Mengapa Ini Penting? What Does It Mean For Me? Kita semua bertanggungjawab memastikan Tesco adalah tempat yang selamat untuk kita bekerja dan membeli-belah. Semua orang seharusnya dapat melakukan kerja mereka dalam persekitaran kerja yang selamat. Pelanggan kita pastinya mengharapkan stor kita selamat supaya mereka senang membeli-belah. Setiap negara di mana kita beroperasi mempunyai undang-undang dan peraturan keselamatan yang kita patuhi dan standard kita sendiri melampaui keperluan undang-undang asas, demi memastikan tiada sesiapa yang terdedah kepada kecederaan atau kemudaratan. • Patuhi dan fahami arahan dan panduan keselamatan dan dasar dan prosedur Kesihatan dan Keselamatan yang dikenakan terhadap jawatan anda Kemalangan dan kecederaan boleh menyebabkan kebimbangan kepada rakan sekerja dan pelanggan, dan kadang kala boleh membawa akibat yang serius. Di samping kesan peribadi berikutan kecederaan kepada hayat individu tersebut dan orang lain, gangguan pada perniagaan disebabkan ketidakhadiran di tempat kerja dan kos penyiasatan, rawatan perubatan dan pampasan mungkin tinggi. Kegagalan untuk melaksanakan tanggungjawab kita juga boleh menyebabkan tindakan undang-undang diambil terhadap kita, memusnahkan reputasi kita dan kepercayaan pelanggan dan rakan sekerja terhadap kita. • Keselamatan adalah tanggungjawab semua. Jika anda melihat sesuatu yang anda anggap tidak selamat atau mungkin menyebabkan kemalangan, ambil tindakan untuk menanganinya atau maklumkan kepada orang lain dengan serta-merta • Jika anda pengurus, anda hendaklah menunjukkan contoh kepimpinan keselamatan dan mewujudkan suasana kerja di mana rakan sekerja anda mematuhi contoh anda untuk berkelakuan wajar S J • Pastikan risiko difahami dan wujudkan rancangan yang sesuai untuk mengurangkan potensi kemudaratan yang mungkin berbangkit • Jika anda melihat rakan sekerja bekerja dalam cara yang boleh memudaratkan mereka atau orang lain, masuk campur dan ingatkan mereka tentang cara kerja yang selamat • Jangan bersetuju melakukan sesuatu jika anda tidak mempunyai pengetahuan atau latihan yang sesuai untuk melakukannya dengan selamat Saya baru mula bekerja dengan Tesco dan rakan sekerja memberitahu saya bahawa latihan keselamatan mengambil masa untuk disempurnakan dan ia hanyalah “common sense”. Perlukan saya menjalani latihan? Ya. Semua rakan sekerja baru hendaklah mengetahui tentang langkah beringat keselamatan yang perlu di tempat kerja mereka dan mengetahui apa yang perlu dilakukan dalam kecemasan. Tidak semua tempat kerja adalah sama dan kita semua mempunyai tahap pengalaman yang berbeza. Latihan keselamatan kita memastikan kita beusaha bersama-sama untuk memastikan keselamatan kita. S Saya bimbang mengenai tahap keselamatan satu peralatan baru. Apakah yang perlu saya lakukan? J Jika tiada arahan atau latihan yang telah disediakan, peralatan itu tidak boleh digunakan. Anda perlu menyemak dengan pembekal yang sepatutnya membekalkan penilaian risiko dan mereka-bentuk pengawalan yang betul. Jika terdapat arahan dan anda masih bimbang, hubungi Pakar Kesihatan & Keselamatan tempatan anda - anda boleh dapati maklumat mereka di Papan Kenyataan Keselamatan tempatan anda. Di mana saya boleh mendapatkan maklumat lanjut? S Siapakah pakar kesihatan & keselamatan kita? J Setiap unit perniagaan menggaji pakar dalam kesihatan & keselamatan yang boleh menjawab soalan teknikal dan mengurus proses penilaian risiko. Rakan sekerja ini semuanya memiliki kelayakan keselamatan dan pengalaman luas yang menjadikan mereka mahir dalam bidang mereka masing-masing. Butir-butir tentang mereka disenaraikan di papan notis rakan sekerja. S Bagaimanakah saya boleh melaporkan kebimbangan tentang keselamatan secara rahsia? J Pertama sekali, bercakaplah dahulu dengan pengurus anda atau Pengurus Sumber Manusia. “Talian Pelindung” diwujudkan untuk rakan sekerja melaporkan kebimbangan tentang keselamatan. Talian Pelindung boleh digunakan secara rahsia dan setiap laporan akan disiasat dengan bebas. • • • • Pakar Kesihatan & Keselamatan Tempatan Pengarah Keselamatan Insan Kumpulan Rangka Kerja Hak Asasi Manusia Kumpulan Kenyataan Dasar Kesihatan dan Keselamatan 26 27 Peluang Sama Rata, Keterangkuman & Kepelbagaian Mengapa Ini Penting? Apakah Maknanya Kepada Saya? Kita berhasrat untuk menggaji pekerja yang mencerminkan masyarakat yang berpelbagai dan kita menghargai sumbangan yang diberikan oleh setiap rakan sekerja, tidak kira umur, jantina, ketakupayaan, orientasi seksual, bangsa, warna, agama, asal usul etnik atau kepercayaan politik. Di stor kita, di pusat pengedaran kita dan di pejabat kita, kita membuat keputusan pekerjaan semata-mata berdasarkan kemahiran berkaitan pekerjaan, pencapaian dan prestasi, menggunakan kriteria yang ditakrifkan dengan jelas dan adil. Kita berusaha mewujudkan persekitaran kesaksamaan dan kerangkuman di mana anda merasakan sumbangan anda berharga, anda dilayan dengan wajar dan digalakkan agar merealisasi potensi anda. Kita juga cuba memastikan semua pekerja boleh bekerja dalam cara yang sesuai dengan situasi mereka – kita menyokong cara kerja yang fleksibel, dan menawarkan peranan separuh masa dan menggalakkan peluang perkongsian pekerjaan dan penggantian syif jika boleh. Kita semua mesti: • Menunjukkan rasa hormat kepada rakan sekerja kita dan orang lain yang kita berurusan, sama ada mereka adalah pelanggan, pembekal atau pihakpihak lain, tanpa mengira apa-apa perbezaan sosial atau budaya. • Mewujudkan suasana keterbukaan dan kerjasama supaya kita boleh memperolehi kepelbagaian, pengetahuan dan pengalaman daripada rakanrakan sekerja kita. • Menyuarakan pendapat dan kebimbangan kita melalui saluran yang sesuai supaya kita semua bekerja bersama-sama untuk memastikan Tesco menjadi tempat pekerjaan yang terbaik. • Membuat keputusan penggajian yang tepat, misalnya menggaji rakan sekerja baru dan mengkaji semula mereka yang sudah bekerja dalam pasukan anda, berdasarkan merit dan pertimbangan perniagaan semata-mata. Soalan & Jawapan S Saya seorang pengurus stor dan perlu membuat keputusan kenaikan pangkat antara dua rakan sekerja. Oleh sebab seorang rakan sekerja berusia 50 tahun dan hampir bersara dan seorang lagi hanya berusia 30 tahun, patutkah saya menaikkan pangkat rakan sekerja lebih muda kerana dia mungkin lebih lama bekerja untuk kita? J Tidak. Kita hanya membuat keputusan penggajian berdasarkan kemahiran berkaitan kerja, pencapaian dan prestasi. Kita tidak boleh membuat keputusan berdasarkan usia atau sebarang ciri lain yang tiada kaitan dengan kerja. S Situasi peribadi saya telah berubah baru-baru ini. Bolehkah saya mengurangkan waktu kerja mingguan saya? J Kita akan sentiasa cuba melaksanakan apaapa perubahan yang ingin anda lakukan pada pengaturan kerja anda, dan kita meminta anda membincangkan perkara ini terlebih dahulu dengan Pengurus anda dan Pengurus Kakitangan anda. Mereka pasti ingin memahami permintaan anda dengan lebih mendalam, impak terhadap jawatan anda, dan membincangkan pilihan untuk pengambilalihan kerja. S Seorang rakan sekerja akan menggaji ahli pasukan baru. Dia membuat beberapa kenyataan yang saya bimbang mungkin membawa maksud diskriminasi terhadap calon-calon tertentu. Apakah yang patut saya lakukan? J Anda harus sentiasa membangkitkan kebimbangan anda dalam cara yang paling selesa buat anda, kerana kita tidak akan mentoleransi sebarang bentuk diskriminasi. Ini boleh dilakukan secara rahsia menerusi pengurus anda atau Pengurus Kakitangan anda atau melalui Talian Pelindung. • Memahami undang-undang pekerjaan dan peluang sama rata dan budaya tempatan yang mungkin menjejaskan keputusan dan cara kerja. • Menyokong inisiatif untuk mempertingkatkan tahap pekerjaan dan kemahiran jika perlu. Di mana saya boleh mendapatkan maklumat lanjut? Jika anda percaya anda menjadi mangsa diskriminasi atau mempunyai apa-apa kebimbangan tentang dasar-dasar insan kita, sila hubungi: • Pengurus anda • Pengurus Sumber Manusia 28 29 Perilaku Yang Tidak Dapat Diterima Mengapa Ini Penting? Apakah Maknanya Kepada Saya? Kita bangga bekerja dengan syarikat yang menghargai semua pekerja dan melayan mereka dengan wajar. Kita tidak bertolak ansur dengan penyalahgunaan atau tingkah laku yang tidak boleh diterima di tempat kerja dalam apa jua bentuk, sama ada terhadap pelanggan, rakan sekerja yang lain, pembekal atau sesiapa jua. Kita semua berkongsi tanggungjawab memastikan Tesco mewujudkan persekitaran kerja yang selamat dan terbuka untuk semua rakan sekerja. • Wujudkan persekitaran kerja yang mesra dan terangkum, dan galakkan rakan sekerja yang bekerja dengan anda untuk berbuat demikian dengan melayani setiap orang sebagaimana anda ingin dilayani. Kita seharusnya peka kepada tindakan atau perilaku yang boleh diterima dalam sesuatu budaya tetapi tidak boleh diterima dalam budaya lain. Sesetengah perilaku ini mungkin menyalahi undang-undang di negara-negara lain di mana kita beroperasi. Rakan sekerja yang didapati melakukan perilaku yang tidak boleh diterima boleh dikenakan tindakan yang serius, contohnya tindakan tatatertib, termasuk pembuangan kerja, dan kemungkinan dikenakan tindakan undang-undang. Soalan & Jawapan S J • Jangan lakukan perkara yang dianggap oleh sesiapa dalam pasukan sebagai mewujudkan persekitaran kerja yang bermusuhan atau menakutkan, termasuk membuat jenaka atau komen yang tidak sesuai Perangai memaki-hamun atau membuli tidak boleh diterima tidak kiralah siapa yang melakukannya. Budaya yang kita pupuk adalah saling menghormati dan terangkum dan sebarang tindakan sedemikian harus sama ada dilaporkan dengan serta-merta kepada pengurus anda, Pengurus Kakitangan anda atau melalui Talian Pelindung sulit kita. Anda akan sentiasa disokong semasa membangkitkan sebarang kebimbangan sebenar. • Jangan sebarkan khabar angin atau gosip yang jahat yang mungkin dianggap menghina, memfitnah, mengganggu, lucah atau sebaliknya menyinggung • Bertanggungjawab bagi prestasi anda dengan tidak sekali-kali menggunakan dadah atau alkohol di tempat kerja. Penyalahgunaan sedemikian menyalahi undang-undang, membahayakan diri anda dan orang lain, dan menimbulkan risiko keselamatan yang tidak akan ditoleransi. • Pastikan kelakuan anda di luar tempat kerja adalah sama seperti di tempat kerja. Acara anjuran syarikat termasuklah majlis sosial seperti parti Krismas, acara pasukan dan lawatan sosial. Pengurus saya kadang kala amat menakutkan dan sering kali memaki hamun rakan-rakan sekerja dalam pasukan kami. Kami tahu dia mementingkan kesempurnaan, tetapi ini menjadikan kerja kita sukar dan tidak menyeronokkan. Saya bimbang jika saya bersuara, kelakuannya akan menjadijadi. Apakah yang harus saya lakukan? S Seorang rakan menghantar e-mel kepada saya dengan beberapa jenaka yang tidak senonoh yang saya anggap amat menggelikan hati. Bolehkah saya menghantarnya melalui e-mel kepada pasukan rakan sekerja saya? J Tidak. Kita melayan semua rakan sekerja dengan bermaruah dan penuh hormat dan apa yang anda anggap menggelikan hati mungkin dianggap kasar atau menyakitkan hati oleh orang lain. Sentiasa tanya diri anda sama ada tindakan anda mungkin menyinggung, kasar atau menakutkan orang lain. Ini termasuk membaca sebarang bahan yang tidak sesuai semasa anda di tempat kerja. Di mana saya boleh mendapatkan maklumat lanjut? S Saya tahu seorang rakan sekerja menghadapi masalah di rumah. Akhir-akhir ini, dia lewat datang kerja dan kadang kala nampak seperti mabuk. Dia masih melakukan kerjanya jadi saya tak pasti sama ada saya harus berbuat apa-apa. Patutkah saya bersuara? J Ya. Demi manfaat rakan sekerja anda, anda harus sentiasa menyuarakan kebimbangan anda jika anda percaya mereka melakukan kelakuan yang mungkin membahayakan diri mereka atau orang lain. Ini termasuk penggunaan dadah atau alkohol. Jika anda tidak boleh bercakap dengan mereka secara peribadi, bincangkan perkara ini dengan Pengurus Sumber Manusia atau Pengurus anda. Jika anda rasa anda adalah mangsa gangguan atau perilaku lain yang tidak boleh diterima, anda harus menghubungi: • Pengurus anda • Pengurus Sumber Manusia 30 31 Soalan & Jawapan Hak Asasi Manusia Mengapa Ini Penting? Apakah Maknanya Kepada Saya? Kita adalah syarikat global dan berinteraksi dengan jutaan manusia di seluruh dunia setiap hari. Kita bertanggungjawab menghormati hak asasi manusia rakan sekerja kita, pelanggan kita, mereka yang bekerja dalam rantaian pembekalan dan ahli masyarakat di mana kita adalah sebahagian daripadanya. • Bantulah Tesco menjadi tempat kerja yang baik, di mana semua orang dialu-alukan dan hak asasi manusia dihormati. Ini termasuk kebebasan kepada semua rakan sekerja untuk menyertai kesatuan sekerja. Sebarang pelanggaran hak asasi manusia mana-mana orang adalah salah. Menerusi Nilai kita, “Gunakan keupayaan kita demi kebaikan” dan “Layan orang lain sebagaimana mereka ingin dilayani”, kita berusaha memastikan aktiviti kita tidak menggalakkan penyalahgunaan hak asasi manusia. Kita mengharapkan usaha ini daripada diri kita sendiri, dan pelanggan kita dan pihak-pihak lain yang berkepentingan juga mengharapkannya daripada kita. Kita mengiktiraf peranan yang dimainkan oleh rakan sekerja kita dalam masyarakat sivik, ini bererti kita juga mengiktiraf hak mereka untuk turut serta sebagai individu dalam aktiviti politik dan juga secara berkumpulan dalam bentuk keahlian kesatuan. Kita berusaha mencapai standard antarabangsa yang tertinggi. Kita merupakan ahli pengasas Inisiatif Perdagangan Beretika dan juga menyokong sepenuhnya Deklarasi Hak Asasi Manusia oleh PBB, UN Global Compact dan Konvensyen Teras Pertubuhan Buruh Antarabangsa. • Biasakan diri anda dengan rangka kerja Hak Asasi Manusia kita dan kongsinya dengan wajar S J • Bersuara jika anda bimbang rakan sekerja atau pembekal mungkin bertanggungjawab menyalahgunakan hak asasi manusia. Kita sentiasa memandang berat dakwaan sedemikian dan akan menyiasatnya dengan wajar. • Jadi jiran yang baik di mana jua kita beroperasi. • Bina perkongsian yang kukuh dengan pembekal yang boleh dipercayai dan pastikan hak asasi manusia dan standard pekerja dipatuhi sepanjang rantaian pembekalan. Saya mendengar melalui media dan rakanrakan bahawa isu perhambaan mungkin wujud dalam rantaian pembekalan antarabangsa? Apakah yang kita lakukan untuk memastikan tiada isu perhambaan dalam rantaian pembekalan kita? Kita tidak mentoleransi sebarang bentuk perhambaan atau buruh paksa. Kita mempunyai program perdagangan beretika yang menyeluruh, termasuk pasukan pakar standard pekerjaan sepenuh masa di seluruh dunia yang bekerjasama dengan pembekal kita untuk mempertingkatkan situasi mereka. Kita juga bekerjasama dengan pihak lain, termasuk peruncit dan organisasi seperti Pertubuhan Buruh Antarabangsa dan Inisiatif Perdagangan Beretika untuk menangani cabaran yang rumit. S Saya ingin menyertai kesatuan sekerja tetapi kesatuan sekerja tersebut bukanlah kesatuan sekerja yang diiktiraf oleh Tesco bagi tujuan rundingan gaji. Bolehkah saya menyertainya? J Ya, anda bebas menyertai kesatuan sekerja pilihan anda. Anda juga bebas untuk tidak menyertai mana-mana kesatuan sekerja. Di mana saya boleh mendapatkan maklumat lanjut? S Bila kita mengetahui tentang penyalahgunaan hak asasi manusia, adakah kita secara automatik berhenti bekerjasama dengan pembekal? J Tidak. Meskipun kita mungkin menggantung pesanan dalam tempoh jangka pendek, kita harus sentiasa menggunakan pengaruh kita untuk memperbaiki situasi. Hanya sebagai langkah akhir, contohnya jika pembekal enggan bekerjasama atau enggan melaksanakan langkah peningkatan, barulah kita akhirnya akan menamatkan perhubungan. S Kita bercakap tentang menghentikan penyalahgunaan hak asasi manusia, tetapi apakah yang kita lakukan untuk menggalakkannya? J Dengan menggunakan keupayaan kita demi untuk kebaikkan, kita menangani pelbagai cabaran global yang biasanya berkait rapat dengan hak asasi manusia khusus seperti yang ditakrifkan oleh PBB. Misalnya: hak untuk menerima pendidikan, untuk bebas daripada kelaparan, dan menikmati standard kesihatan fizikal dan mental terbaik yang dapat dicapai. Jika anda rasa anda telah menjadi mangsa atau menjadi saksi penyalahgunaan hak asasi manusia, anda harus menghubungi: • Pengurus anda • Pengurus Sumber Manusia • Pengarah Hal Ehwal Korporat Tempatan 32 33 Berniaga Dengan Adil 3 Nilai kita membantu kita mengutamakan pelanggan tanpa menjejaskan perhubungan kita yang kukuh dengan pembekal. Bahagian ini dalam Tatakelakuan menyentuh isu-isu yang amat penting tentang bagaimana kita membeli produk yang dijual di stor kita. “Tatakelakuan ini membantu saya untuk membezakan apa yang betul dan salah. Ia juga membantu saya untuk membuat pilihan yang tepat serta bertindak dengan penuh rasa tanggungjawab” Alvin Law Pengurus Pembelian, CPD 34 35 Soalan & Jawapan Undang-undang Persaingan Mengapa Ini Penting? Pelanggan kita mengharapkan kita bersaing dengan adil dan bebas dalam setiap pasaran. Persaingan yang sihat menghasilkan harga lebih rendah, pilihan lebih luas dan produk lebih bermutu. Kita menggunakan keupayaan kita demi kebaikan menerusi persaingan sengit dengan pesaing untuk menawarkan pengalaman beli-belah terbaik kepada pelanggan kita. Perundangan wujud dalam semua pasaran kita untuk melindungi persaingan dan hukuman yang berat dikenakan terhadap syarikat dan individu yang melanggar undang-undang. Penyiasatan mengganggu perniagaan dan menelan belanja yang banyak dan boleh mengancam kepercayaan pelanggan terhadap kita. Apakah Maknanya Kepada Saya? Hubungan dengan pesaing • Sentiasa bertindak dengan bebas. Kita tidak boleh bersetuju dengan pesaing untuk mengurangkan persaingan antara kita. Anda tidak boleh bersetuju untuk menetapkan harga atau bersetuju di mana kita akan atau tidak akan beroperasi. • Anda tidak boleh meminta, menerima atau berkongsi maklumat sulit perdagangan yang sensitif dengan pesaing. Anda boleh menggunakan maklumat yang diketahui umum untuk membantu membuat keputusan. Hubungan dengan pembekal • Anda tidak boleh meminta, menerima atau berkongsi maklumat sulit perdagangan yang sensitif tentang pesaing dengan pembekal. • Rahsiakan maklumat sulit pembekal kita dan jangan berkongsi dengan pesaing mereka. • Anda boleh meminta maklumat yang diketahui umum daripada pembekal untuk membantu kita membuat keputusan. Menetapkan harga runcit • Sentiasa tetapkan harga runcit secara bebas. • Sentiasa beri tumpuan kepada harga kos sewaktu rundingan harga dengan pembekal. Pembekal boleh memberikan kita harga yang disarankan tetapi bukan harga tetap atau minimum. Proses ‘Pushback’ • Jika hubungan dengan pesaing atau pembekal menimbulkan sebarang kebimbangan, anda hendaklah mematuhi Proses ‘Pushback’. Maklumat tidak boleh sekadar tidak diendahkan walaupun memang jelas yang maklumat ini didedahkan dengan silap atau tidak tepat. S Saya telah diminta menghadiri mesyuarat persatuan perdagangan. Bolehkah saya turut serta? S Bolehkah saya bertanya pembekal saya soalan tentang harga pesaing di masa depan? J Ya, mesyuarat ini dengan sendiri tidak menimbulkan masalah, dan mungkin menggalakkan persaingan. Namun, peraturan persaingan lazim akan dikenakan jadi anda hendaklah berhati-hati untuk memastikan anda tidak membincangkan, mendedahkan atau bertukar maklumat sensitif dari segi perdagangan dengan pesaing. Rujuk kepada garis panduan “Mesyuarat Bersama Pesaing”. J S Bolehkah saya mempelawa lebih daripada satu pembekal untuk menghadiri mesyuarat? Tidak, kita tidak harus mendapat amaran awal tentang harga pesaing di masa depan. Jika pesaing atau pembekal memberikan maklumat tersebut kepada anda, anda hendaklah mematuhi Proses ‘Pushback’ dan maklumkan kepada pasukan Undang-undang tempatan. Proses Pushback direka untuk memastikan bahawa anda mengabaikan maklumat berkenaan seandainya anda telah menerimanya dan mempunyai jejak audit untuk menunjukkan yang anda tidak menggunakan maklumat ini. J Dari semasa ke semasa, mungkin wajar jika pembekal dipelawa menghadiri mesyuarat bersama-sama, misalnya, untuk memberikan taklimat kepada pembekal mengenai perubahan penting pada perniagaan kita atau membincangkan amalan terbaik berkaitan dengan isu-isu rantaian pembekalan. Namun, mesyuarat sebegini mungkin sensitif kerana sering kali melibatkan pembekal yang bersaing antara satu sama lain. Rujuk kepada garis panduan “Mesyuarat Bersama Pembekal” dan memastikan bahawa tiada aktiviti yang tidak sesuai berlaku semasa mesyuarat ini. Pewujudan dokumen • Berjaga-jaga ketika menulis tentang perniagaan kita, pelanggan kita, pembekal atau pesaing. Perlu diingat bahawa kebanyakan dokumen dalaman, termasuk e-mel, pesanan teks, kertas kerja jawatankuasa dan laporan hartanah boleh disemak oleh pengawal selia semasa penyiasatan. Di mana saya boleh mendapatkan maklumat lanjut? • Dasar dan garis panduan undang-undang persaingan • Proses ‘Pushback’ • Pengarah Undang-undang tempatan anda 36 37 Sekatan & Sanksi Perdagangan Mengapa Ini Penting? Apakah Maknanya Kepada Saya? Dari semasa ke semasa, kerajaan mengenakan sekatan terhadap pembelian dari, atau perjalanan ke, negara-negara tertentu. Kita juga mungkin dilarang berdagang dengan individu tertentu yang dinamakan. Kita hendaklah sentiasa mengetahui tentang sekatan ini apabila menjalankan perniagaan di seluruh dunia. Dalam dunia yang makin global pada hari ini, bukan sahaja kerajaan malah pelanggan juga mengharapkan kita mengetahui tentang sanksi atau sekatan apabila menjalankan perniagaan dengan negara, syarikat atau individu tertentu. Sebagai rakan sekerja yang bekerja dalam perniagaan global, jika anda terlibat dalam membeli, menghantar atau menjual barangan atau perkhidmatan di peringkat antarabangsa, sila pastikan anda: Jika kita melanggar sekatan dagangan, ini boleh memusnahkan kepercayaan pelanggan terhadap jenama kita dan juga mungkin mengakibatkan hukuman serius terhadap perniagaan dan juga rakan sekerja. • Tidak membeli dari, atau pergi ke, negara yang dikenakan sanksi atau syarat perjalanan. • Jangan bekerja dengan individu atau syarikat yang muncul di senarai amatan PBB atau sanksi yang lain. • Meminta nasihat guaman jika anda tidak pasti sama ada sebarang sekatan atau sanksi dikenakan terhadap aktiviti anda. • Bersuara jika anda percaya sesiapa melanggar sebarang bentuk sekatan perdagangan: semua pelanggaran yang disyaki hendaklah dilaporkan kepada Pengarah Undang-undang atau Talian Pelindung tanpa nama. Soalan & Jawapan S J Saya pembeli yang mencari pasaran baru untuk membeli produk. Saya telah menemui pembekal yang bagus yang ingin saya gunakan. Adakah penting bahawa pemilik syarikat berada dalam sebuah negara yang dikenakan sekatan jika perniagaannya bukan? Ya. Undang-undang sanksi biasanya luas dan merangkum bukan sahaja negara tetapi semua warganegara atau individu dari negara yang dikenakan sanksi. Pastikan anda sentiasa mengetahui dengan siapa anda menjalankan urusan perniagaan dan minta nasihat daripada Pengarah Undang-undang anda sebelum mengambil tindakan. S Saya ingin mengikat urus janji untuk menjual produk Tesco di negara baru buat kali pertama. Selagi pertimbangan perniagaan nampaknya wajar, perlukah saya pertimbangkan perkara lain? J Ya. Anda harus berbincang dengan pasukan Hal Ehwal Korporat dan Undang-undang sama ada terdapat sebarang sekatan perdagangan atau sanksi yang khusus atau sebab-sebab lain kenapa kita tidak boleh menjual kepada negara tersebut. Pasukan Undang-undang akan membantu anda untuk menjalankan usaha wajar ke atas pelanggan tersebut supaya anda lebih mengetahui mengenai mereka sebelum memulakan hubungan perdagangan dengan mereka. hello Di mana saya boleh mendapatkan maklumat lanjut? • Pengarah Undang-undang tempatan anda • Pasukan Regulatori, Etika dan Pemtatuhan Kumpulan • Pengarah Hal Ehwal Korporat Tempatan 38 39 Soalan & Jawapan Perdagangan Beretika Mengapa Ini Penting? Apakah Maknanya Kepada Saya? Pelanggan kita mengharapkan kita hanya berurusan dengan pembekal yang berkongsi Nilai kita dan melayan pekerja mereka dengan wajar, jadi kita hendaklah memastikan bahawa pembekal produk dan perkhidmatan menghormati undang-undang buruh tempatan. Undang-undang ini berbezabeza di seluruh dunia, jadi kita menggunakan Kod Asas Inisiatif Perdagangan Beretika (‘Ethical Trading Initiative’) (“ETI”) sebagai mekanisme untuk menggalakkan piawaian global yang lebih baik dan konsisten. • Timbangkan dengan teliti pembekal mana yang berurusan dengan anda – harga tidak semestinya satu-satunya faktor: mutu, kebolehpercayaan dan tanggungjawab beretika juga pertimbangan yang penting. Dalam negara membangun, dagangan dengan Tesco terutamanya penting untuk membantu insan membina kehidupan lebih baik – peluang yang jelas untuk Tesco menggunakan keupayaan kita demi kebaikkan. Keadaan pekerjaan yang baik amat penting buat insan di mana jua, meskipun di negara maju. Kita juga perlu berhati-hati supaya amalan perniagaan kita sendiri tidak menjadi sebab yang menimbulkan masalah piawaian pekerja. Membina perhubungan jangka panjang dengan pembekal yang kita kenali dan percayai memberikan keyakinan kepada mereka untuk melabur dalam aspek penambahbaikan agar kita dapat sama-sama mencatat kejayaan lebih cemerlang. S J Tangguhkan semua pesanan dan penghantaran dan hubungi pembekal untuk membincangkan perkara ini. Terma pekerjaan pekerja hendaklah dikemaskinikan dengan serta-merta dan pembayaran gaji kebelakangan untuk semua pekerja yang dibayar gaji kurang hendaklah dipersetujui dan dibayar secepat mungkin di bawah pengawasan saksi bebas. Hubungi pasukan Perdagangan Beretika untuk panduan dan sokongan. S Saya melawat suatu tapak dan mendapati pintu rintangan api dikunci. Apakah yang patut saya lakukan? J Anda harus menyuarakan kebimbangan anda dengan serta-merta kepada pasukan Perdagangan Beretika tempatan anda yang akan mengambil tindakan secara langsung dengan pembekal, termasuklah audit tambahan ke tempat pembekal jika diperlukan. Anda harus menyuarakan kebimbangan anda semasa berada di tempat kejadian dan menegaskan agar pintu rintangan api tidak dihalang. • Dalam bidang kerja anda, sekiranya anda bekerja dengan pembekal, pastikan mereka sedia maklum mengenai Dasar Kod ETI dan keperluannya. Pastikan persetujuan pembaikan disiapkan tepat pada masanya. • Apabila berbincang atau melawat pembekal, ketahui keadaan bagaimana mereka bekerja dan cabaran yang mereka hadapi. Dalam erti kata lain, tunjukkan sifat empati. • Sentiasa berjaga-jaga tentang potensi masalah seperti keadaan kerja yang tidak selamat, kelakuan ganas, pekerja bawah umur atau tanpa izin: bangkitkan sebarang isu kepada pasukan Perdagangan Beretika. • Patuhi komitmen yang anda berikan. Perubahan pada saat-saat akhir, atau kealpaan untuk memberikan maklumat tepat pada masanya, boleh menyebabkan pembekal terpaksa mengambil mudah tanggungjawab mereka agar dapat mematuhi garis masa kita. Ini boleh membawa kesan negatif terhadap situasi kerja dan mutu produk. Pembekal saya didapati membayar pekerja mereka gaji lebih rendah daripada gaji minimum di bawah undang-undang. Apakah yang patut saya lakukan? Di mana saya boleh mendapatkan maklumat lanjut? S Buruh kanak-kanak telah dijumpai di tapak pembekal saya. Apakah yang patut saya lakukan? J Anda perlu membawa perkara ini kepada perhatian pasukan Perdagangan Beretika tempatan anda dengan segera, walaupun kanak-kanak berhak secara sah untuk bekerja di negara itu. Kod Asas Inisiatif Perdagangan Beretika meletakkan syarat ketat ke atas semua pekerja muda. Dalam usaha untuk memastikan isu-isu diselesaikan sepenuhnya, pasukan ini akan menangani isu itu secara langsung dengan pihak pengurusan pembekal. Dalam jangka pendek, anda harus mengelak daripada membuat pesanan dengan pembekal sehingga diberitahu bahawa isu ini telah diselesaikan. S Adakah keperluan perdagangan etika terpakai hanya bagi barang-barang yang kita jual di stor? J Tidak. Kami mengharapkan semua pembekal, termasuk mereka yang menyediakan barangan bukan untuk dijual semula dan perkhidmatan, seperti syarikatsyarikat pembinaan, agensi-agensi buruh dan syarikat logistik untuk memenuhi keperluan perdagangan beretika kita. • Pasukan Perdagangan Beretika Tempatan atau ‘Ethical Champion’ • Pengurus Teknikal • Pasukan Perdagangan Beretika Kumpulan • Ketua Kehilangan Pencegahan & Keselamatan 40 41 Undang-Undang Yang Melindungi Pembekal Soalan & Jawapan Mengapa Ini Penting? Apakah Maknanya Kepada Saya? S Bolehkah saya meminta pembekal untuk membiayai promosi? Melayan pembekal dengan adil merupakan kunci kejayaan kita. Langkah membangunkan perhubungan jangka panjang yang boleh diharap dan mampan dengan asas pembekalan kita amat penting jika kita ingin memastikan pembekal boleh bergantung kepercayaan kepada kita dan juga untuk menyediakan produk dan perkhidmatan terbaik untuk pelanggan. Pelbagai negara telah memperkenalkan undang-undang untuk mengawal selia perhubungan pembekalan antara pasaraya dan pembekal mereka dan semua pembekal kita dapat membangkitkan isuisu dengan penuh keyakinan melalui Talian Pelindung Pembekal kita. • Fahami dan patuhi undang-undang dan tataamalan di pasaran anda yang dirumus untuk melindungi pembekal kecil. J Ini dibenarkan dalam kebanyakan pasaran tetapi ada hadnya berapa banyak yang mereka boleh menyumbang dan pembekal tidak boleh dipaksa untuk mengambil bahagian dalam promosi. Di UK, Tatakelakuan Amalan Pembekalan Barangan Runcit (GSCOP) mengenakan satu set perundangan penting yang menentukan perhubungan di antara Tesco dan para pembekal runcitnya. Yang paling penting adalah mengenai urusan kita secara adil dengan para pembekal kita pada setiap masa. Undang-undang yang serupa wujud di banyak pasaran lain di seluruh Kumpulan. Siasatan ke atas pelanggaran boleh menelan belanja yang besar dan memakan masa. Boleh menyebabkan denda yang tinggi dan boleh memusnahkan kepercayaan pelanggan. • Sentiasa bekerjasama dengan pembekal dan sentiasa ambil maklum tentang maklum balas yang mereka berikan. • Patuhi komitmen yang anda berikan kepada pembekal - tidak membuat perubahan retrospektif ke atas perjanjian pembekalan. S Saya bekerja di bahagian Barang Niaga am. Dalam pasaran saya, Kod Runcit hanya terpakai terhadap barangan runcit. Haruskah saya juga mematuhi Kod ini? J Kod runcit biasanya menerangkan cara bagaimana kita berinteraksi dengan pembekal merentas keseluruhan asas pembekalan kita. Anda harus mematuhi prinsip ini sebagai amalan terbaik apabila anda bekerjasama dengan pembekal kita. Hubungi bahagian Undangundang dengan soalan khusus. • Rekodkan semua perjanjian dengan pembekal anda secara bertulis. • Berikan notis yang munasabah tentang sebarang perubahan yang dicadangkan terhadap perkiraan pembekalan dan berikan peluang kepada pembekal untuk menyemak keputusan. • Gunakan Nilai dan Kemahiran Kepimpinan Tesco sebagai panduan apabila membuat keputusan tentang pembekal. • Jika pembekal membuat aduan, terima aduan tersebut dan selesaikannya dengan pantas, dengan bantuan daripada pasukan Undangundang di negara anda jika perlu. • Sentiasa bertimbang rasa dan bersikap empati apabila berkomunikasi dengan pembekal; komunikasi bertulis mudah disalahertikan. S Apakah proses menarik balik penyenaraian di bawah GSCOP? J GSCOP menghendaki anda perlu sentiasa mempunyai alasan komersial yang sebenarnya untuk menamatkan hubungan. Anda perlu menyediakan notis bertulis kepada pembekal dan menjelaskan bagaimana mereka boleh memanjangkan keputusan ini untuk dikaji oleh pembeli kanan atau seterusnya kepada Pegawai Pematuhan Kod. Di mana saya boleh mendapatkan maklumat lanjut? S Saya membeli buah lembut yang dijual di Poland dan Republik Czech dan pembekal saya mendakwa mereka berhak menghubungi “Pegawai Penyelesaian Pertikaian” saya. Adakah ini benar? J Ya, Tesco telah menandatangani Inisiatif Rantaian Pembekalan EU yang merupakan kod amalan mandatori yang mengawal kesaksamaan dalam rantaian pembekalan. Pembekal anda berhak menghubungi pegawai Penyelesaian Pertikaian anda – kebiasaannya adalah Pengarah Undang-undang. S Pesaing saya menjual produk pada harga lebih murah daripada kita. Apakah yang boleh saya lakukan untuk menangani perkara ini? J Anda harus sentiasa berunding dengan pembekal untuk mendapatkan harga terbaik untuk pelanggan. Anda boleh membincangkan sama ada harga kos pembekal adalah berpatutan tetapi berhati-hati untuk tidak mengenakan tekanan ke atas pembekal semasa berunding dengan mereka dan elakkan daripada membuat perubahan retrospektif pada perjanjian pembekalan sedia ada • Dasar dan garis panduan GSCOP (UK) • Pengarah Undang-undang Tempatan • Inisiatif Rantaian Pembekalan EU 42 43 Soalan & Jawapan Jenama & Harta Intelek Mengapa Ini Penting? Apakah Maknanya Kepada Saya? Di Tesco, kita memupuk tradisi berharga untuk mencipta dan menghasilkan jenama, produk dan perkhidmatan yang menarik. Daripada jenama Tesco dan pakaian F&F, kepada rangkaian makanan Finest kita dan peranti Hudl, jenama dan inovasi kita memberikan kelebihan persaingan dalam pasaran yang sesak. • Sentiasa cuba hasilkan atau cari reka bentuk dan produk yang asli untuk pelanggan kita. Kita harus sentiasa berjaga-jaga untuk melindungi hak Harta Intelek kita – daripada paten, reka bentuk dan hakcipta, kepada cap dagang dan rahsia dagangan. Melindungi harta milik kita membantu kita memastikan harta tersebut tidak ditiru atau dijual oleh orang lain tanpa persetujuan kita. Jika kita terlibat dalam langkah menghasilkan reka bentuk produk, jenama atau inovasi baru untuk Tesco, kita hendaklah sentiasa memahami garis panduan jenama kita dan mengetahui dan menghormati hak harta intelek orang lain. Mencuri idea orang lain mencemarkan reputasi Tesco dan memusnahkan kepercayaan pelanggan. • Jangan meniru, menggunakan atau menceduk inspirasi dengan ketara daripada idea orang lain. S Saya sedang mereka bentuk pelbagai T-shirt baru untuk kanak-kanak perempuan. Bagaimana saya memastikan saya tidak melanggar Harta Intelek orang lain? S Saya ingin mula menjual barangan berjenama yang dibeli dan diimport dari luar kawasan dagangan tempatan saya (‘Parallel Goods’). Apakah yang harus saya lakukan? J Ketahui pasaran anda dan apakah produk dan reka bentuk yang sudah ada dalam pasaran. Anda bebas mengambil sedikit sebanyak inspirasi daripada idea sedia ada, tapi jangan tiru produk lain. Pasukan Undang-undang sedia berbincang dengan anda tentang produk anda untuk memastikan produk anda boleh digunakan. J Ini mungkin boleh, selagi anda tidak melanggar hak pemilik jenama. Contohnya, di dalam EU, kita boleh berurusan dengan ‘parallel goods’, tertakluk kepada peraturan tertentu. Peraturan berbeza antara negara dan pasukan Undangundang boleh memberikan nasihat khusus jika perlu. S S Saya sedang merancang untuk berkerja dengan syarikat pihak ketiga untuk membangunkan teknologi baru yang benarbenar dapat memperbaiki kecekapan pusat pengedaran kita. Apakah langkah yang perlu saya ambil? Kami mewujudkan satu jenama baru untuk rangkaian produk barang-barrang bakeri di mana kami merancang untuk menjual di beberapa pasaran. Bagaimana kita hendak bermula untuk memilih satu jenama? J Patuhi Garis Panduan Jenama Tesco dan pastikan jenama anda berbeza daripada jenama sedia ada yang digunakan untuk barang yang serupa dan sama. Anda juga patut lakukan carian internet dan gunakan pengetahuan pasaran anda untuk membantu anda. Jangan terikat dengan satu jenama terlalu awal kerana mungkin ada masalah undang-undang dengan nama tersebut. • Sentiasa ikuti Garis Panduan Jenama Tesco dan mendapatkan kelulusan daripada Pengarah Pemasaran atau kumpulan governans yang berkenaan. • Apabila anda sedang merumus idea baru, rahsiakannya dan berbincanglah dengan Jabatan Undang-undang tentang bagaimana untuk melindunginya. • Berbincang dengan Jabatan Undangundang sebelum membenarkan pihak ketiga menggunakan jenama kita atau harta intelek lain. • Menyuarakan kebimbangan anda jika anda mengenal pasti bahawa perniagaan lain telah menciplak idea atau melanggar hak IP kita. • Berjaga-jaga jika anda ingin mengimport “grey goods” (kadang kala dipanggil “parallel goods”). Peraturan khas telah ditetapkan untuk memastikan barangan sedemikian bukan tiruan dan hak pihak ketiga tidak dilanggar. J Anda perlu sentiasa mewujudkan suatu perjanjian dengan pihak ketiga yang menyatakan siapa yang akan memiliki apa-apa Harta Intelek ke atas teknologi baru itu. Pasukan Undang-undang anda boleh memberi nasihat jika teknologi baru tersebut boleh dipatenkan atau perlindungan hak harta intelek dalam bentuk yang lain. Di mana saya boleh mendapatkan maklumat lanjut? • • • • • • Garis Panduan Jenama Tesco Dasar Harta Intelek Dasar ‘Parallel Goods’ Pengarah Pemasaran Tempatan Pengarah Undang-undang Tempatan Pasukan Undang-undang Kumpulan 44 45 MELINDUNGI REPUTASI KITA 4 Berkelakuan wajar memastikan kita tidak menjejaskan diri kita atau perniagaan menerusi tindakan kita dan bahawa kita menyedari risiko yang kita hadapi sebagai perniagaan global. Bahagian ini dalam Tatakelakuan mencakupi beberapa bidang penting di mana kita boleh melindungi diri kita dan syarikat daripada melakukan kesalahan. “Reputasi adalah apabila kita memberikan kredibiliti, perlindungan dan keyakinan dalam setiap yang kita lakukan. Ia merupakan aset yang tidak ternilai dan reputasi yang sangat baik merupakan bukti kepercayaan terhadap kita..” Azliza Baizura Azmel Pengarah Undang-undang 46 47 Soalan & Jawapan Penipuan Mengapa Ini Penting? Apakah Maknanya Kepada Saya? Penipuan adalah jenayah serius yang memudaratkan perniagaan kita dan boleh membawa kesan ketara terhadap kos dan keuntungan kita. Istilah penipuan biasanya digunakan untuk menggambarkan kecurian melalui pelbagai kelakuan tidak jujur seperti penipuan, pemalsuan, pembohongan dan penyembunyian fakta material. • Peraturan utamanya mudah sahaja. Jika anda mengesyaki kecurian atau aktiviti penipuan lain sedang dilakukan, anda hendaklah bersuara. Laporkan kepada pengurus anda, Pengurus Kakitangan atau Talian Pelindung di negara anda. Penipuan boleh berlaku di banyak bahagian yang berlainan dalam perniagaan kita, termasuklah transaksi dalam talian, di kaunter bayaran, semasa pengangkutan barangan melalui sistem pengedaran kita atau di pejabat. Tesco adalah mangsa penipuan, jadi kita semua bertanggungjawab melindungi perniagaan daripada aktiviti penipuan, tidak kira siapa jua yang melakukannya. Kita percaya bahawa rakan sekerja kita akan bertindak dengan jujur pada setiap masa, jadi kita akan sentiasa menyiasat dan mengambil tindakan apabila penipuan dilakukan terhadap perniagaan kita. • Jangan lakukan urusan perniagaan dengan syarikat yang mempunyai reputasi bagi aktiviti penipuan. Sentiasa jalankan usaha wajar terhadap pihak ketiga sebelum anda berurusan dengan mereka. • Perhatikan “tanda amaran” penipuan dan ambil tindakan jika anda mengenal pastinya. Tanda amaran termasuk perubahan mendadak dalam gaya hidup, seperti pembelian kereta mewah atau barangan bernilai tinggi. ’ ecial ure p s ‘ s e is th in make fore e r e ga He as b ce, a age invoi rocess it percent l p you my usua with Seorang rakan sekerja di pusat pengedaran saya telah menjual stok penghantaran berlebihan di e-Bay. Beliau berkata ia adalah untuk kebajikan dan telah bersetuju dengan Pengurus DC tetapi saya tidak tahu di mana wang itu disalurkan. Apakah yang perlu saya lakukan? J Walaupun kebimbangan anda tidak berasas, ianya penting untuk anda bersuara. Jika anda tidak selesa bercakap dengan pengurus anda atau Pengurus DC, anda boleh menghubungi Talian Pelindung dan menyuarakan kebimbangan anda. Anda tidak perlu memberikan nama anda apabila anda membuat panggilan. S Seorang rakan sekerja baru-baru ini melakukan lawatan perniagaan dan menjamu beberapa orang rakan untuk makan malam dan menyerahkan tuntutan bagi pembayaran balik makan malam tersebut sebagai satu perbelanjaan. Menurutnya, dia boleh berbuat demikian kerana dia sering lupa menyerahkan tuntutan untuk perbelanjaan lain jadi akhirnya semua “seimbang” dan saya juga patut berbuat demikian. Adakah tindakan ini boleh diterima? J Tidak. Dengan menyerahkan perbelanjaan ini dia melakukan penipuan. Perbelanjaan peribadi harus mencerminkan caj yang ditanggung oleh anda semasa anda bekerja. • Sentiasa ambil tahu dasar perjalanan dan perbelanjaan kita. GENERAL SER on Hi J S S Seorang rakan sekerja yang bekerja dengan saya telah menyerahkan invois daripada pembekal di mana jumlahnya tidak sepadan dengan dokumen sokongan. Dia berkata bahawa perbezaan telah dipersetujui dalam kontrak yang lain dan bahawa perkara ini “selalu dilakukan sebegini” bagi pembekal ini dan bahawa saya boleh meminda dokumen supaya sepadan. Apakah yang patut saya lakukan? J Anda seharusnya enggan meminda dokumen dan meminta rakan sekerja anda mendapatkan dokumen yang tepat. Invois dan dokumen yang tidak konsisten merupakan “tanda amaran” penipuan atau aktiviti penipuan dan kita boleh mengurangkan risiko tersebut dengan menyimpan rekod dan invois yang tepat. Jika anda masih tidak pasti apa yang harus dilakukan, suarakan kebimbangan anda dengan pengurus anda. VICES Di mana saya boleh mendapatkan maklumat lanjut? • • • • Dasar Penipuan Dasar Anti-Rasuah Dasar Perjalanan, Perbelanjaan dan Hadiah Ketua Kehilangan Pencegahan & Keselamatan Tempatan • Pengarah Undang-undang Tempatan 48 49 Soalan & Jawapan Rasuah Mengapa ini penting? Apakah Maknanya Kepada Saya? Sebagai perniagaan yang mengendalikan stor dan membuat pembelian daripada pembekal di seluruh dunia, kita hendaklah sentiasa berwaspada terhadap risiko berkaitan dengan rasuah. Kita bangga dengan reputasi kita yang bertindak dengan adil dan beretika di mana jua kita menjalankan perniagaan. • Jangan beri rasuah, pembayaran, hadiah seperti wang tunai atau sebarang faedah lain untuk memujuk seseorang untuk bertindak dalam cara yang memanfaatkan anda. Semua orang perlu memahami bahawa kita tidak akan sama sekali mentoleransi rasuah dan tentang komitmen kita untuk mengurangkan rasuah di seluruh dunia. Rasuah menyalahi undangundang di semua negara di mana kita beroperasi. Rasuah memudaratkan pasaran, masyarakat dan memindahkan sumber kepada orang yang tidak patut menerimanya. Sebagai perniagaan, kita berharap semua yang bekerja dengan kita menerapkan pendekatan yang sama dan sama sekali tidak akan mentoleransi rasuah. UK mempunyai antara undang-undang rasuah paling ketat di dunia dan undang-undang ini dikenakan terhadap semua yang bekerja untuk kita, termasuk agen dan kontraktor. Malah, warganegara UK boleh didakwa bagi tindakan rasuah yang dilakukan di luar negara. S Rakan saya telah bercakap besar bahawa pembekal dia tahu mereka perlu “menjaga beliau” jika mereka mahu terus bekerja dengan Tesco. Adakah ini betul? J Tidak. Ia adalah pelanggaran dasar hadiah kami untuk mendapatkan hiburan atau lainlain faedah sebagai balasan untuk membeli barang-barang atau perkhidmatan daripada pembekal. Ini juga mungkin rasuah. Anda harus menyuarakan kebimbangan anda dengan segera. Bercakap dengan pengurus anda atau hubungi bahagian Undang-undang atau Kehilangan Pencegahan & Keselamatan. • Jangan terima rasuah, seperti hadiah atau keraian untuk memberikan peluang perniagaan kepada pembekal baru atau sedia ada. • Kenali dan fahami pihak ketiga yang berurusan dengan kita dengan melaksanakan usaha wajar terhadap mereka, terutamanya mereka yang melaksanakan perkhidmatan bagi pihak kita. • Jangan lupa tentang risiko rasuah yang timbul menerusi interaksi dengan pegawai awam dan pastikan interaksi kita sentiasa terbuka, jujur dan telus. • Anda boleh menggunakan proses ‘fast-track’ yang sah untuk mempercepatkan keputusan rutin tetapi jangan buat pembayaran secara terus kepada pegawai awam untuk mendapatkan permit atau lesen. S Dalam pasaran saya, tidak salah untuk membayar pegawai tempatan sejumlah wang tunai yang kecil untuk memastikan dokumen saya dicop. Adakah ini satu masalah? J Ya. Ini sebenarnya rasuah kecil yang juga dikenali sebagai ‘bayaran pemudahan’ dan ianya menyalahi undang-undang UK, meskipun jika anda bekerja dengan Tesco di negara lain. Sama seperti semua rasuah, ‘bayaran pemudahan’ tidak boleh diberikan dan hendaklah dilaporkan. S Saya sering kali berinteraksi dengan perunding yang mendapatkan permit yang saya perlukan untuk perniagaan. Seorang perunding baru telah menawarkan untuk mengurangkan masa pentadbiran dan masa menunggu sebanyak 50% tetapi saya tidak pasti bagaimana mereka akan melakukannya. Haruskah saya mengambil tahu bagaimana mereka akan melakukannya jika mereka boleh memberikan apa yang saya perlukan? J Ya. Tindakan mereka yang bertindak bagi pihak kita menimbulkan risiko rasuah yang ketara terhadap kita. Kita perlu mengetahui dengan jelas apa yang mereka lakukan dan bagaimana mereka bertindak bagi pihak kita. Reputasi kita terlalu penting untuk menanggung risiko dicemarkan oleh tindakan rasuah dan kita mungkin bertanggungjawab meskipun kita tidak menyedarinya. Hubungi pegawai Undangundang di negara anda dan pastikan bahawa anda menjalankan usaha wajar yang bersesuaian ke atas semua pihak ketiga sebelum mereka bertindak bagi pihak Tesco. • Pastikan anda menerima latihan lengkap tentang risiko dan isu rasuah dan sogokan yang mungkin kita hadapi dalam perniagaan. • Berikan kerjasama penuh dengan agensi penguatkuasaan undang-undang dan penyiasat dan beri sokongan anda kepada tindakan pendakwaan atau tatatertib jika wujud bukti yang mencukupi. £50 £50 £50 £50 £50 £50 £50 £50 £50 £50 ER ER ER ER ER ERER ER ER ER Di mana saya boleh mendapatkan maklumat lanjut? • • • • Dasar Anti-Rasuah Dasar Hadiah dan Keraian Pengarah Undang-undang Tempatan Ketua Kehilangan Pencegahan & Keselamatan Tempatan 50 51 Soalan & Jawapan Hadiah & Keraian Mengapa ini penting? Apakah Maknanya Kepada Saya? Memberi dan menerima hadiah atau keraian yang sederhana amat penting dalam membina perhubungan dengan pembekal dan pihak lain. Walau bagaimanapun, langkah ini tidak harus mempengaruhi – atau tampak mempengaruhi – keputusan perniagaan kita dalam apa jua cara. Kita tidak boleh meminta atau mengenakan sebarang pengaruh sebagai balasan bagi janji, hadiah atau sebarang dorongan lain, tidak kiralah amalan perniagaan tempatan di negara di mana kita beroperasi. entiasa patuhi Dasar Hadiah dan Keraian kita. Jika S anda di UK dan menerima hadiah atau keraian yang bernilai melebihi £100, mohonlah kelulusan daripada pengurus anda dan catatkan butir-butir dalam daftar hadiah. Di dalam pasaran lain, gunakan ambang tempatan yang ditetapkan di negara masing-masing. Hadiah dan keraian yang tidak sesuai sentiasa perlu ditolak, walau berapa pun nilainya. Sebarang hadiah atau keraian yang diberikan atau diterima hendaklah sesuai, diluluskan selaras dengan dasar kita, dan jika perlu hendaklah dicatat dalam daftar hadiah tempatan. S Saya memenangi cabutan bertuah yang diadakan oleh pembekal saya minggu lepas. Hadiah cabutan bertuah saya adalah kamera baru. Bolehkah saya menerima hadiah cabutan bertuah ini? S Saya telah dijemput untuk makan malam perayaan dan pembekal juga akan membayar untuk penginapan semalaman saya. Apakah jumlah yang perlu saya log masuk dalam Daftar Hadiah? J Hadiah cabutan bertuah ini dianggap satu hadiah, dan jika nilainya melebihi RM500 anda memerlukan kelulusan pengurus anda dan perlu memaklumkan Pengarah anda sebelum menerimanya. Anda juga hendaklah mencatatnya di dalam daftar hadiah. J Jumlah nilai keraian yang perlu dilog, termasuk mana-mana perjalanan atau penginapan yang dibayar oleh pembekal. Jika nilai keseluruhan lebih daripada RM500, anda juga perlu menyediakan justifikasi perniagaan. S S Saya pengurus stor. Pasukan stor daripada pihak pembekal telah menawarkan kepada saya baucer hadiah bernilai RM250 jika saya memastikan produk mereka sentiasa tersedia semasa promosi yang bakal diadakan. Bolehkah saya menerima hadiah ini? J Tidak. Hadiah ini adalah bersamaan tunai dan dasar kita tidak membenarkan penerimaan tunai atau hadiah bersamaan tunai. Lebih penting, hadiah ini menghendaki anda mengalih perhatian anda untuk menyokong promosi ini dan bukannya semua produk lain yang boleh didapati di stor. Justeru, hadiah ini tidak wajar. Pembekal harus dimaklumkan bahawa sokongan untuk promosi dipersetujui pada peringkat pusat dan bukan pada peringkat stor. Satu pembekal yang pernah membina perhubungan perniagaan dengan saya kini sebahagian daripada proses bida tender bagi perniagaan baru. Mereka ingin membawa saya keluar makan malam untuk menunjukkan kepada saya betapa tinggi erti kontrak buat mereka. Bolehkah saya menerima tawaran mereka? J Tidak. Dasar Hadiah dan Keraian kita melarang semua rakan sekerja daripada menerima atau menawarkan sebarang hadiah atau keraian dalam proses tender. Ini memastikan keputusan kita dibuat tanpa sebarang pengaruh peribadi yang menjejaskan keputusannya. Ingat: • Jangan terima atau beri hadiah tunai atau bersamaan tunai seperti kad hadiah atau baucer. • Penerimaan hadiah atau keraian mewah secara umumnya tidak sesuai melainkan anda mempunyai justifikasi perniagaan yang jelas. • Anda tidak boleh menerima hadiah atau keraian yang mungkin mempengaruhi keputusan anda bagi pihak perniagaan. • Jangan terima hadiah atau keraian yang mungkin ditafsirkan sebagai rasuah atau membawa jangkaan bahawa anda akan memberikan peluang perniagaan sebagai balasan. • Sentiasa berhati-hati dan berunding dengan Pengarah Undang-undang anda sebelum memberikan sebarang hadiah kepada pegawai awam. • Jangan beri atau terima keraian yang tidak senonoh, lucah atau sebaliknya menyinggung. • Keraian yang memerlukan perjalanan ke luar negara mesti diluluskan oleh Ketua Perniagaan sebelum ia boleh diterima. INVITATION Di mana saya boleh mendapatkan maklumat lanjut? • • • • • Dasar dan Daftar Hadiah & Keraian Dasar Anti-Rasuah Pengurus atau Pengarah anda Pengarah Undang-undang Tempatan Ketua Kehilangan Pencegahan & Keselamatan Tempatan 52 53 Soalan & Jawapan Percanggahan Kepentingan Mengapa ini penting? Apakah Maknanya Kepada Saya? Percanggahan kepentingan berlaku apabila kepentingan peribadi kita dibenarkan mengganggu atau mempengaruhi keupayaan kita untuk membuat keputusan demi perniagaan atau pelanggan kita. Ini mungkin berlaku jika ahli keluarga menjadi pembekal atau menjual perkhidmatan kepada perniagaan kita. Meskipun bukan berniat melakukan kesalahan, gambaran tentang kepentingan yang bercanggah boleh mencemarkan reputasi dan imej syarikat. Anda harus sentiasa menyedari tentang sebarang kepentingan peribadi yang mungkin membangkitkan percanggahan kepentingan dan pastikan anda: Kita tidak boleh mengutamakan kepentingan kita berbanding kepentingan perniagaan, meskipun keputusan tampaknya mungkin memanfaatkan semua. • Mengelakkan semua situasi di mana tanggapan percanggahan mungkin wujud dan bertanya diri anda bagaimanakah tanggapan orang luar tentang perkara ini. S Kita sedang mencari penyedia perkhidmatan baru dan teman lelaki saya menguruskan syarikat yang boleh menjalankan kerja ini untuk Tesco. Bolehkah saya berkongsi butirbutir bida ini dengannya? J Tidak, butir-butir bida adalah sulit. Anda tidak boleh berada dalam kedudukan di mana anda dapat mempengaruhi keputusan yang melibatkan pasangan anda, sahabat atau saudara terdekat. Jika teman lelaki anda akan membida untuk peluang perniagaan ini, anda hendaklah mendedahkan perhubungan anda kepada pengurus anda dan tidak boleh terlibat dalam proses tender. • Jangan libatkan diri dalam proses membuat keputusan dan isytiharkan percanggahan kepentingan anda jika anda memiliki lebih daripada 5% saham terbit mana-mana pesaing, pembekal atau organisasi lain yang sering berurusan dengan Tesco. • Secepat mungkin, maklumkan pengurus anda jika anda rasa situasi percanggahan kepentingan mungkin berbangkit. • Jangan jalankan perniagaan bagi pihak Tesco dengan syarikat daripada mana anda, atau ahli keluarga anda, mungkin menerima manfaat tak adil (pekerja lain boleh melakukan perniagaan dengan syarikat tersebut, tetapi anda tidak boleh terlibat atau cuba mempengaruhi perhubungan ini dalam apa cara jua). • Dalam keadaan tertentu, ahli keluarga anda, atau syarikat di mana anda mempunyai kepentingan, mungkin dibenarkan menjalankan perniagaan dengan Tesco tetapi anda hendaklah mengisytiharkan kemungkinan percanggahan kepentingan anda dengan serta-merta kepada pengurus anda dan memaklumkan jabatan undang-undang di negara anda. S Pasukan saya sedang mengisi kekosongan jawatan dan pada pendapat saya, anak saudara saya memang calon yang sesuai. Bolehkah saya memberikan butir-butirnya dan mengesyorkannya untuk jawatan ini? J Ya, jika anak saudara anda mempunyai pengetahuan, kemahiran dan kewibawaan untuk jawatan tersebut, anda boleh mengesyorkannya selagi anda tidak akan secara langsung menentukan atau mempengaruhi keputusan untuk menggajinya. Sentiasa isytiharkan perhubungan anda secepat mungkin untuk mengelakkan sebarang tanggapan tentang percanggahan. Di mana saya boleh mendapatkan maklumat lanjut? S Saya perlu melakukan perjalanan perniagaan dan ingin menempah tiket dengan syarikat penerbangan di mana saya boleh mendapat mata kesetiaan. Bolehkah saya menggunakan syarikat penerbangan saya meskipun mereka lebih mahal daripada syarikat penerbangan lain? J Tidak, anda tidak boleh membenarkan kepentingan peribadi anda mempengaruhi keputusan untuk perniagaan. Jika penerbangan lebih murah tersedia dan ditawarkan, anda hendaklah memilih pilihan ini demi kepentingan perniagaan. S Saya bekerja di bahagian pengurusan pusat membeli-belah dan bonus saya adalah berdasarkan ketepatan sasaran penghunian tertentu di pusat membeli-belah kami. Bolehkah saya menyewakan unit kepada penyewa yang kurang bermutu untuk mencapai sasaran saya? J Tidak. Tujuan sasaran anda adalah untuk memastikan pusat kami dihuni oleh pelbagai penyewa yang berkualiti. Penyewa berkualiti rendah akan memberi manfaat kepada anda tetapi tidak dalam perniagaan atau kepada pelanggan kami. • Dasar Percanggahan Kepentingan • Pengurus anda • Pengarah Undang-undang Tempatan r Tende en Docum 54 55 Urusan Orang Dalam & Penyalahgunaan Pasaran Mengapa ini penting? Apakah Maknanya Kepada Saya? Sebagai sebahagian daripada kerja anda, anda mungkin mendapat tahu tentang “maklumat dalaman” yang penting tentang Tesco atau syarikat yang menjalankan perniagaan dengan kita. • Anda biasanya boleh berurusan dalam sekuriti Tesco dan sekuriti syarikat lain Penggunaan maklumat dalaman untuk manfaat anda sendiri atau bagi pihak orang lain melanggar undang-undang dan dasar syarikat. Ini termasuk menjual atau membeli saham atau sekuriti lain seperti bon yang disenaraikan berdasarkan maklumat dalaman, yang dikenali sebagai “urusan orang dalam” dan merupakan kesalahan jenayah yang serius. Perkongsian maklumat dalaman dengan mana-mana orang juga mungkin satu kesalahan jika mereka mungkin menggunakannya untuk membuat keputusan perdagangan. Kita semua bertanggungjawab mengetahui dan mematuhi undang-undang dan dasar dalaman kita. Peraturan ini dikenakan meskipun selepas anda tidak lagi bekerja dengan Tesco. BUSINESS PERFORMAN C BUSINESS PLAN E Soalan & Jawapan S Apakah “maklumat dalaman”? J Maklumat dalaman adalah maklumat tentang syarikat yang tidak diketahui oleh orang ramai dan dianggap penting oleh pelabur semasa mempertimbangkan sama ada untuk membeli, menjual atau memegang saham atau sekuriti lain. • Anda tidak boleh mendedahkan maklumat sulit kepada orang lain kecuali anda dibenarkan berbuat demikian. • Anda tidak boleh berurusan dengan sekuriti mana-mana syarikat jika anda memiliki maklumat dalaman mengenai syarikat tersebut. Contohnya, anda tidak dibenarkan menjual atau membeli saham Tesco jika anda mendapat tahu tentang maklumat di tempat kerja yang boleh menjadikan harga saham Tesco meningkat atau menurun apabila maklumat tersebut diketahui ramai. • Apabila pekerjaan anda menghendaki anda memiliki maklumat dalaman, anda akan dimasukkan ke dalam Senarai Orang Dalam dan dimaklumkan oleh Setiausaha Syarikat. Anda kemudian perlu mematuhi Kod Urusan Saham Tesco PLC dan anda mungkin perlu mendapatkan kebenaran sebelum anda atau orang yang mempunyai kaitan dengan anda boleh berurusan dengan sekuriti Tesco. Anda juga akan dilarang daripada berurusan dengan sekuriti Tesco semasa “close periods” yang dikenakan sebelum pengumuman keputusan syarikat, iaitu tarikh yang akan dimaklumkan kepada rakan sekerja terdahulu. S J S J Di manakah saya boleh mendapatkan maklumat lanjut tentang dagangan orang dalam? Baca Tata Urusan Saham dan Nota Taklimat Orang Dalam kita. Maklumat lebih terperinci tentang pengurusan dan pendedahan maklumat dalaman boleh didapati dalam Manual Pendedahan Tesco PLC. Saya mendengar Tesco akan memberikan kontrak yang besar kepada syarikat pembekal yang sahamnya didagang secara awam. Bolehkah saya membeli saham pembekal ini sebelum kontrak ditandatangani dan diumumkan kepada orang ramai? Tidak. Membeli atau menjual saham dalam Tesco atau mana-mana syarikat lain berdasarkan maklumat orang dalam dianggap urusan orang dalam dan menyalahi undang-undang. • Anda tidak boleh melakukan penyalahgunaan pasaran dengan menyebarkan maklumat palsu atau melakukan aktiviti lain yang bertujuan memanipulasi harga sekuriti sesebuah syarikat. Di mana saya boleh mendapatkan maklumat lanjut? S Bolehkah saya menggalakkan rakan saya membeli saham dalam syarikat pembekal tersebut? J Tidak. Ini dikenali sebagai “tipping”. Anda tidak dibenarkan memberikan maklumat dalaman kepada mana-mana orang lain atau menggalakkan orang lain berurusan atas dasar maklumat tersebut, meskipun jika anda tidak mendapat manfaat daripadanya. S Saya bimbang bahawa beberapa angka dalam akaun setengah tahun kami telah salah pengiraannya. Apakah yang perlu saya lakukan? J Menyediakan data yang tidak betul kepada bursa saham adalah satu kebimbangan yang serius. Anda perlu segera bercakap dengan Pengarah Kewangan atau Perundangan anda atau hubungi Talian Pelindung. S Saya telah dimasukkan ke dalam Senarai Orang Dalam Tesco PLC dan saya ingin membeli saham Tesco. Syarikat bukan dalam ‘close period’ jadi bolehkah saya meneruskan dagangan saham? J Anda hendaklah terlebih dahulu menyemak Tata Urusan Saham Tesco PLC kerana anda mungkin sebelum itu perlu mendapatkan kebenaran untuk berdagang. Anda juga mungkin memerlukan kebenaran sebelum ahli keluarga terdekat atau isi rumah anda boleh membeli atau menjual saham Tesco. • • • • • Tata Urusan Saham Tesco PLC Manual Pendedahan Tesco PLC Jabatan Setiausaha Syarikat Jabatan Perhubungan Pelabur Pengarah Undang-undang Tempatan atau Kumpulan 56 57 Penglibatan Dalam Aktiviti Politik Mengapa Ini Penting? Apakah Maknanya Kepada Saya? Sebagai sebahagian daripada perniagaan kita, kita berinteraksi dengan kerajaan, pengawal selia, kumpulan kepentingan awam, persatuan industri dan badan lain yang serupa di seluruh dunia. • Sentiasa berunding dengan pasukan Hal Ehwal Korporat anda jika anda menerima sebarang surat-menyurat atau permintaan untuk maklumat daripada jabatan kerajaan, ahli politik atau kumpulan tindakan politik. Kita mengambil langkah ini untuk memaklumkan mereka tentang pendirian kita tentang isu-isu yang menjejaskan pelanggan dan kakitangan kita. Maklumat ini kita sediakan sama ada secara terus atau melalui dasar atau keahlian kita dalam organisasi perdagangan. Keahlian ini membantu menambah pemahaman kita tentang isu-isu dan membolehkan kita melibatkan diri secara bermakna dalam perdebatan dasar dan kawal selia yang berkenaan. Kita sentiasa memastikan bahawa kita mematuhi semua undang-undang yang mengawal interaksi politik. Sebagai sebuah perniagaan, kita neutral dari segi politik. Kita tidak mempunyai sebarang hubungan dengan parti politik dan kita tidak membuat sumbangan politik. • Sebarang permintaan bagi sumbangan politik, termasuk penajaan acara yang dianjurkan oleh ahli politik atau parti politik, hendaklah dimajukan kepada pasukan Hal Ehwal Korporat dan Undang-undang di negara anda untuk diselesaikan. • Berhati-hati apabila memberikan hadiah atau keraian kepada mana-mana pegawai awam. Dasar Hadiah & Keraian Kumpulan kita memberikan panduan lanjut. • Anda bebas untuk melibatkan diri dalam proses demokrasi – masyarakat menjadi lebih teguh apabila mereka yang tinggal dan bekerja dalam masyarakat tersebut saling bekerjasama untuk memajukannya. Tetapi sentiasa nyatakan dengan jelas bahawa anda bertindak bagi pihak diri anda sendiri dan bukan untuk Tesco. • Sebarang aktiviti politik hendaklah dilakukan sewaktu masa lapang anda dan tidak boleh menjejaskan kerja. Dan pendapat anda tidak harus mempengaruhi bagaimana anda berkelakuan terhadap pelanggan, rakan sekerja atau orang lain. Soalan & Jawapan S Bolehkah saya memberikan sumbangan politik bagi pihak Tesco? J Tidak. Kita tidak memberikan sumbangan kepada parti atau calon politik. S Bolehkah Tesco menaja acara amal Menteri? J Anda harus membincangkan permintaan sedemikian dengan pasukan Undang-undang dan Hal Ehwal Korporat anda, meskipun jika acara tersebut adalah berunsur amal dan bukan politik. Anda perlu memastikan penajaan acara ini tidak membangkitkan isu rasuah atau masalah lain terhadap reputasi kita dan tidak berat sebelah. Ingat bahawa Tesco adalah sebuah organisasi yang neutral politik. S Saya bekerja di bahagian Hartanah. Bolehkah saya berbincang dengan Menteri Perancangan tentang isu yang menjejaskan Tesco? J Anda perlu berbincang dengan pasukan Hal Ehwal Korporat anda sebelum berinteraksi dengan pegawai kerajaan dan sama-sama menyetujui sebarang rancangan interaksi. Jika pegawai mendengar tentang sesuatu isu secara terus daripada pakar di Tesco, ini sering kali dapat membantu. Di mana saya boleh mendapatkan maklumat lanjut? S Bolehkah saya mengambil cuti kerja untuk membantu kempen calon tempatan untuk kerusi di Parlimen? J Anda perlu berbincang mengenai permintaan ini dengan Pengurus Sumber Manusia tempatan anda yang akan menerangkan proses untuk mengambil cuti tanpa gaji dari kerja. Apa jua keputusannya, anda mesti memastikan bahawa kepercayaan politik anda tidak mengganggu kerja anda untuk Tesco. S Datuk Bandar telah meminta untuk bertemu pengurus stor kami untuk menyuarakan kebimbangan mengenai penjualan arak. Apakah yang perlu saya lakukan? J Dalam usaha untuk menjadi sebahagian daripada masyarakat, adalah penting untuk kita responsif kepada kebimbangan pegawaipegawai tempatan yang dipilih. Anda perlu berbincang cadangan tersebut dengan pasukan Hal Ehwal Korporat dan mendapat persetujuan untuk cara terbaik bertemu Datuk Bandar dan mendengar kebimbangan beliau. S Seorang ahli politik tempatan telah ditanya sama ada beliau boleh melawat stor saya minggu depan. Bolehkah saya bersetuju? J Sentiasa berunding dengan rakan sekerja di bahagian hal ehwal korporat sebelum bersetuju untuk lawatan rasmi oleh ahli politik. Kita perlu memahami tujuan dan konteks sebarang lawatan yang dicadangkan sebelum memberikan maklum balas. • • • • Pengarah Hal Ehwal Korporat Tempatan Dasar Anti-Rasuah Dasar Hadiah & Keraian Pengarah Undang-undang Tempatan 58 59 Perakaunan Tepat & Pengubahan Wang Haram Mengapa Ini Penting? Apakah Maknanya Kepada Saya? Demi memenuhi kewajipan kita kepada pasaran saham dan pemegang saham, semua maklumat kewangan kita hendaklah dilaporkan dengan tepat dalam akaun syarikat. Ini bererti data pendapatan dan kos hendaklah sentiasa direkodkan dengan betul dan tepat pada masanya. • Jika anda terlibat dalam langkah merekodkan pendapatan atau kos, pastikan anda mengetahui tentang Dasar Perakaunan Kumpulan Tesco dan bagaimana dasar ini dikenakan terhadap jawatan anda. Di kaunter juruwang, di pejabat wang tunai dan dalam fungsi ibu pejabat kita, kita semua hendaklah memastikan bahawa kita jujur dan bertindak dengan penuh berwibawa semasa merekodkan maklumat kewangan dan bukan kewangan. Peraturan pelaporan kewangan tempatan dan antarabangsa makin ketat dan hendaklah dipatuhi, bersama-sama dengan dasar pelaporan dalaman kita. Dan kita hendaklah sentiasa berjaga-jaga terhadap risiko penjenayah cuba menggunakan perniagaan kita, termasuk Tesco Bank, untuk memindahkan dana yang diperolehi daripada aktiviti jenayah ke dalam sistem kewangan yang sah. Ini lazimnya dikenali sebagai pengubahan wang haram dan wujud hukuman serius bagi syarikat dan individu yang terlibat dalam pengubahan wang haram atau jenayah kewangan lain. Soalan & Jawapan S J • Hanya serahkan maklumat kewangan yang tepat dan berkaitan dengan tempoh pelaporan kewangan yang betul. • Simpan rekod yang sesuai, termasuk invois dan resit, untuk menyokong semua maklumat kewangan. • Ketahui, dan patuhi, dasar perjalanan dan perbelanjaan kita dan pastikan ahli-ahli pasukan anda juga berbuat demikian. • Bekerjasama dengan rapat dengan pasukan kewangan di negara anda dan minta panduan jika anda tidak pasti bagaimana untuk merekodkan pendapatan atau perbelanjaan. • Bekerjasama dengan juruaudit dalaman dan luaran kita, dan berikan maklumat dan dokumen yang mereka perlukan untuk mengaudit akaun kita. S J Saya mengambil alih tugas rakan sekerja saya yang biasanya merekodkan sisa bagi gudang kita. Saya perhatikan bahawa angka yang saya rekodkan adalah lebih rendah daripada biasa. Adakah ini menimbulkan masalah? S Terdapat pelbagai sebab mengapa nilai sisa mungkin berbeza. Jika anda bimbang bahawa data tidak direkodkan sejajar dengan dasar dan proses kita, bincangkan dengan pengurus anda terlebih dahulu atau hubungi Talian Pelindung. Saya perhatikan beberapa transaksi yang lebih besar daripada biasa yang dilakukan dalam akaun Tesco bank pelanggan. Haruskah saya melaporkan perkara ini? Sebarang aktiviti yang anda syaki mungkin dikaitkan dengan pengubahan wang haram perlu dilaporkan dengan serta-merta. Terdapat akibat yang serius jika gagal melaporkan kebimbangan tentang pengubahan wang haram. Saya mengendalikan promosi dalam Period 8 dan pembekal telah menyediakan pembiayaan sebanyak £1 juta. Bolehkah saya mencatat pendapatan ini dalam tempoh sebelum itu kerana promosi pasti akan dijalankan? Berbincanglah dengan Pengurus Kewangan untuk maklumat lanjut. J Tidak. Menurut kelaziman amalan perakaunan, pendapatan hendaklah direkodkan dalam tempoh kewangan apabila aktiviti tersebut dijalankan. Aktiviti ini hendaklah dicatat dalam P8 sahaja. S Saya akan menghadiri mesyuarat sepanjang hari di luar pejabat minggu depan. Bolehkah saya menuntut perbelanjaan bagi makanan saya sepanjang hari tersebut? J Anda harus meneliti dasar perbelanjaan di negara anda, yang akan menjelaskan apakah perbelanjaan harian yang boleh anda tuntut. Simpan resit bagi semua perbelanjaan kerana • Laporkan kepada pengurus anda, Pengarah Pencegahan Kerugian dan Keselamatan, Pengarah Kewangan atau Talian Pelindung sulit di negara anda jika anda mempunyai sebab untuk mempercayai bahawa rekod yang tidak tepat atau palsu disimpan oleh pekerja lain atau bahawa mereka telah melesapkan dana. • Jika anda terlibat untuk mengendalikan deposit pelanggan, pastikan anda menyempurnakan latihan untuk menambahkan kesedaran tentang Pencegahan Pengubahan Wang Haram. ACCONTS ACCONTS ACCONTS • Laporkan semua perasaan syak dengan menghantar Laporan Mengesyaki Pengubahan Wang Haram kepada Operasi Jenayah Kewangan Tesco Bank. Di mana saya boleh mendapatkan maklumat lanjut? • • • • Dasar Perakaunan Kumpulan Tesco Dasar perjalanan dan perbelanjaan Dasar Penipuan Tesco Pengarah Undang-undang atau Kewangan Tempatan • Ketua Pencegahan Kehilangan & Keselamatan • Dasar Anti Pengubahan Wang Haram 60 61 Menyimpan maklumat kita dengan selamat Mengapa Ini Penting? Apakah Maknanya Kepada Saya? Dalam dunia yang mempunyai pelbagai saluran dan saling berhubung, maklumat menjadi kunci kejayaan kita. Dan keupayaan untuk berkongsi maklumat dengan pantas dan sulit membolehkan kita memastikan produk dihantar ke stor tepat pada masanya, menganalisis dan memberi gerak balas terhadap data penjualan dan memberikan maklumat yang dikemas kini kepada pelanggan tentang penghantaran mereka. Menggunakan peralatan dan kemudahan IT Kita perlu menggunakan maklumat dengan hati-hati dan jangan kehilangan atau menyalahgunakannya kerana maklumat Tesco mungkin benar-benar berharga buat penjenayah dan penipu. Semua rakan sekerja bertanggungjawab memahami bagaimana untuk menggunakan peranti Tesco dan maklumat Tesco dengan tepat dan selamat, termasuk semasa mengakses maklumat melalui peranti peribadi atau apabila dihubungkan kepada rangkaian wi-fi awam. • Jangan mengakses bahan yang tidak sesuai menggunakan IT atau peralatan syarikat atau semasa anda di tempat kerja Soalan & Jawapan S Saya menerima e-mel termasuk pautan yang saya percaya mungkin mengandungi virus. Apakah yang harus saya lakukan? Apakah yang harus saya buat jika saya tidak sengaja menekan pautan tersebut? J Anda seharusnya hanya membuka e-mel daripada sumber yang dikenali dan jangan menekan pautan atau membuka lampiran yang tidak anda ketahui atau yang nampaknya mencurigakan. Jika anda percaya komputer anda telah dijangkiti virus, anda hendaklah menghubungi Pasukan Keselamatan Maklumat di negara anda. • Sentiasa rahsiakan kata laluan anda dan jangan kongsi dengan rakan sekerja atau orang lain • Kunci skrin anda dan sebarang peranti tablet apabila anda meninggalkan meja anda • Simpan peralatan mudah alih anda dengan selamat dan sentiasa berhati-hati di tempat awam • Jangan dedahkan maklumat kecuali jika sesuai dan selamat berbuat demikian S • Jangan gunakan laman web perkongsian fail awam. Jika anda perlu untuk berkongsi fail dengan pihak luar, sentiasa menggunakan kemudahan Tesco SFTP yang selamat Menyimpan maklumat dengan selamat • Sentiasa gunakan kata laluan yang kukuh: cari frasa yang mudah diingat dan gunakan frasa ini untuk membina kata laluan anda. Kata laluan melindungi dokumen yang benar-benar sulit • Jangan terpedaya untuk menyerahkan maklumat penting seperti kata laluan, PIN atau butiran bank • Simpan maklumat dengan teratur, agar mudah dikenal pasti dan senang diakses J Saya menerima panggilan daripada seseorang yang mendakwa dia adalah rakan sekerja yang bekerja dari rumah. Dia meminta saya menghantar beberapa fail ke alamat e-mel yang bukan alamat e-mel kerja. Bolehkah saya berbuat demikian? S Sewaktu saya tergesa-gesa untuk pulang saya tertinggal komputer riba saya di dalam kereta api dan komputer tersebut kini hilang. Apakah yang harus saya lakukan? J Anda harus melaporkan kehilangan tersebut dengan serta-merta kepada pengurus anda dan hubungi bahagian Keselamatan Maklumat. S Bagaimanakah saya harus melupuskan maklumat sulit atau maklumat perniagaan sensitif? J Masukkan ke dalam mesin pencincang atau tempatkan ke dalam beg/tong sampah sulit. S Pengurus kedai saya cuti sakit dan saya perlu untuk mengakses e-mel penting dihantar ke akaun beliau. Apakah yang perlu saya lakukan? J Jika anda bimbang anda tidak boleh mengakses maklumat penting ketika ketiadaan pengurus anda, hubungi bahagian Keselamatan Maklumat untuk meminta nasihat. Tidak. Anda sama sekali tidak boleh menghantar sebarang maklumat kepada alamat e-mel luar kerana mungkin tidak selamat. Maklumat kita amat berharga dan anda harus sentiasa berjagajaga dan berfikir sebelum menghantar maklumat untuk mengelakkannya dicuri atau didedahkan kepada orang yang tidak dibenarkan. Apabila menghantar data yang sensitif, anda perlu pastikan fail tersebut dilindungi dengan kata laluan. • Ketahui dan hormati sebarang keperluan tentang menyimpan atau memadamkan maklumat • Jangan gunakan akaun e-mel peribadi untuk urusan kerja • Uruskan data sensitif dengan hati-hati, lindunginya dan lupuskannya dengan selamat • Bersuara dengan serta-merta jika anda mengesyaki Keselamatan Maklumat telah dilanggar, menggunakan Dasar Pelanggaran Keselamatan Data Di mana saya boleh mendapatkan maklumat lanjut? • • • • Dasar Keselamatan Maklumat Dasar Perlindungan Data Dasar Pelanggaran Keselamatan Data Pengarah Pencegahan dan Keselamatan kerugian Tempatan • Pengarah IT Tempatan • Pengarah Keselamatan Maklumat Tempatan 62 63 Media Sosial & Komunikasi Luar Mengapa Ini Penting? Apakah Maknanya Kepada Saya? Sebagai peruncit global berbilang saluran, kita menggalakkan pelbagai kelebihan dan peluang yang terbuka ekoran penggunaan internet untuk perniagaan kita. Penggunaan rangkaian sosial dan masyarakat dalam talian banyak memanfaatkan kita sebagai individu dan perniagaan untuk memaklumkan apa yang kita lakukan, sama ada kepada rakan sekerja, pelanggan atau pemegang kepentingan lain. Jika anda wewakili Tesco dalam acara luar atau jika anda berkomunikasi di media sosial sebagai rakan sekerja Tesco, anda hendaklah sentiasa memastikan bahawa cara anda berkelakuan hendaklah dengan hormat dan mencerminkan Nilai kita. Gunakan pertimbangan wajar dan akal pada semua masa dan jangan sama sekali membuat catatan atau memuat naik komen, imej atau pautan yang tidak tepat atau menyinggung. Berita mengenai Tesco tersebar dengan pantas dan pihak media dan pesaing kita sering kali melayari internet untuk mendapatkan maklumat tentang kita. Jika maklumat yang salah atau tidak tepat diketahui umum dalam apa cara sekalipun, ini boleh mengancam reputasi kita, daya saing kita dan kepercayaan pelanggan terhadap kita. Garis Panduan Media Sosial kita membentangkan pendekatan kita mengenai komunikasi atas talian dan dirumus berdasarkan empat bidang utama 14.46 Connect Claire ccess! What a su ork! w m Great tea #sucess rk o w #team ters 48 charac S TAT U S U P D AT E 1. Sejati – Hayati Nilai perniagaan kita dan jadilah insan sejati. Kenal pasti diri anda sebagai rakan sekerja Tesco dan sila nyatakan bahawa ‘Semua pendapat adalah pendapat peribadi saya’ dalam profil anda. Jangan gunakan nama samaran atau memperdayakan orang tentang kaitan anda dengan syarikat 2. Berjaga-jaga – Ingat bahawa semua yang anda letakkan di internet menjadi maklumat awam dan sedari bahawa pihak media dan pesaing sentiasa memerhati 3. Fikir – Amalkan sikap bertanggungjawab dengan kandungan yang anda kongsi. Pastikan post anda tepat, tidak memperdaya atau merosakkan dan hati-hati untuk tidak mendedahkan maklumat syarikat yang sulit 4. Akui – Hormati hak cipta dan berikan penghargaan di mana perlu. Jangan post teks, imej atau video yang dihasilkan oleh orang lain tanpa menamakan mereka. Anda boleh menonton video dan membaca garis panduan media sosial dengan lengkap di OurTesco: www.ourtesco.com/socialguidelines. Soalan & Jawapan S Saya melihat contoh seorang rakan sekerja membuat kenyataan yang tidak senonoh di media sosial – apakah yang patut saya lakukan? J Semak apa yang anda lihat terhadap Garis Panduan Media Sosial. Sama seperti di dunia sebenar, komen yang dibuat dalam dunia maya seharusnya mencerminkan Nilai kita. Jika anda masih bimbang, sila hubungi pengurus anda atau hubungi pasukan Hal Ehwal Korporat di negara anda. S A Saya melihat banyak artikel, tweet dan kenyataan di Facebook yang menarik tentang Tesco. Bolehkah saya meletakkannya di dalam talian atau menghantarnya kepada rakan dan keluarga? Ya, tetapi fikirkan dahulu sama ada maklumat yang anda gunakan sesuai dikongsi atau bertujuan untuk penggunaan dalaman sahaja. Hanya kongsi maklumat yang dihasilkan untuk penggunaan awam. Di mana saya boleh mendapatkan maklumat lanjut? S Rakan sekerja saya mencadangkan kita meraikan kejayaan pasukan di Yammer dan Twitter. Adakah ini OK? J Ya, kejayaan memang patut diraikan! Tetapi sebelum itu, pastikan apa yang anda kongsi adalah tepat dan pertimbangkan bagaimana kandungan ini akan ditafsirkan oleh orang lain. S Akhbar tempatan baru sahaja dipanggil kerana mereka mahu menjalankan satu artikel mengenai kesan daripada lesen alkohol baru kami. Adakah OK untuk bercakap dengan mereka? J Tidak. Anda perlu merujuk mereka kepada Pejabat Media terlebih dahulu dan bersetuju siapa yang perlu bercakap dengan akhbar tempatan. S Saya telah diminta untuk bercakap secara terbuka mengenai Tesco. Adakah OK untuk saya menerima jemputan itu? J Anda perlu menghubungi pasukan Hal Ehwal Korporat dan berbincang dengan mereka mengenai jemputan tersebut. Mereka akan dapat menasihati anda tentang berkomunikasi apa yang penting kepada penonton anda dan mengelakkan sebarang risiko reputasi. • Garis Panduan Media Sosial • Pasukan Hal Ehwal Korporat Tempatan • Pasukan Media Tempatan 64 65 Butir-butir hubungan penting di seluruh Kumpulan Negara Alamat e-mel Nombor telefon UK [email protected] 0800 374199 Ireland [email protected] 1800 567014 Poland [email protected] 0800 255 290 Republik Czech [email protected] 800 114 477 Slovakia [email protected] 0800 114 477 Hungary [email protected] 06 2082 71111 Turki [email protected] 0800 415 4409 India (Star Bazaar) India (HSC) [email protected] [email protected] 022 6585 0020 080 0440 1286 Thailand [email protected] 02 797 9727 Malaysia [email protected] 1800 806524 Korea Selatan [email protected] 080 3459 112 Hong Kong [email protected] 2312 0938 Orang hubungan lain yang berguna Contact Alamat e-mel Code of Business Conduct [email protected] Group Legal [email protected] Competition Law [email protected] Corporate Investigations [email protected] Information Security [email protected] Ethical Trading [email protected] GSCOP [email protected] Group People Safety [email protected] Untuk pertanyaan, sila hubungi: [email protected]
