Word 2000 Anleitung Robert Krah

Word 2000
Anleitung
Robert Krah
Das Textprogramm Word 2000 ist Teil des Office-Pakets von Microsoft. Gegenüber der Vorgängerversion haben sich einige Dinge geändert. Die wichtigsten davon sind:
Klicken und Eingeben: Sie können an einer beliebigen Stelle im Dokument doppelklicken, um z. B. zentrierte oder rechtsbündige Ausrichtung zu erreichen oder um einen
Absatzeinzug vorzunehmen
neue Office-Zwischenablage: bis zu 12 Objekte (statt nur einem) können jetzt innerhalb der Office-Programme Word, Excel, Powerpoint und Access über die Zwischenablage kopiert und eingefügt werden
verbesserte Autokorrektur: die automatische Erkennung von Tippfehlern berücksichtigt jetzt das Rechtschreiblexikon statt nur einer eingeschränkten Liste von Wörtern
Menübefehle: Word zeigt zunächst nur eine eingeschränkte Befehlsauswahl und
passt sich den Aktionen des Benutzers an (diese Funktion ist in allen Abbildungen in
dieser Anleitung abgeschaltet, um eine einheitliche Erscheinung zu gewährleisten)
verbesserte Rahmen- und Schattierungsmöglichkeiten
Verbesserungen beim Drucken: Word verfügt jetzt über die Fähigkeit, zwei oder mehr
Seiten verkleinert auf ein Blatt zu drucken
Änderungen beim Arbeiten mit Tabellen
verbesserte Textfluss-Eigenschaften von Grafiken
Berücksichtigung der neuen deutschen Rechtschreibung
Arbeit mit Fenstern: jede geöffnete Datei erscheint jetzt in einem separatem Symbol in
der Task-Leiste von Windows.
neue ClipArt-Gallery
verbesserte Web-Funktionalität zum Erstellen von Internetseiten
1 Start des Programms
Um Word zu starten, gehen Sie so vor:
Zuerst den PC starten und mit der Maus auf Start klicken.
Dann die Maus - ohne Tastendruck – auf Programme führen
und von dort zu Microsoft Word. Das Programm starten Sie, indem Sie mit der linken Maustaste auf das markierte Programmsymbol klicken.
Wenn eine Verknüpfung auf dem Desktop erstellt wurde, dann
können Sie das Programm auch mit einem Doppelklick der linken
Maustaste auf diesem Symbol starten:
-1-
Word 2000
2 Der Word-Bildschirm
Nach dem Start von Word sehen Sie den Textbildschirm mit folgenden Elementen:
Befehlsmenüleiste
StandardSymbolleiste
Format-Symbolleiste
Lineal
Bildlaufleiste
Zeichnen-Symbolleiste
Statusleiste
Oben in der Titelzeile erscheint der Name des Programms, mit dem Sie unter Windows arbeiten. Außerdem sehen Sie ganz links die Symbole zum Schließen, zur Symbol- bzw. Fensterdarstellung.
Minimieren:
Programm bleibt geöffnet, es ist auf Symbol
reduziert in der TaskLeiste zu sehen
Wiederherstellen
(Fensterdarstellung):
Das Programm nimmt
nur einen Teil des Bildschirms ein
Programm schließen
Um Befehle aus der Menüzeile zu wählen, stellen Sie entweder den Mauszeiger auf das Befehlswort und klicken es mit der linken Maustaste an, oder drücken Sie die Taste:
[ ALT ]
Jedes Befehlswort hat einen unterstrichenen Buchstaben. Befehle werden gewählt, indem der
entsprechende Buchstabe getippt wird. Im Auswahlmenü findet man dann Unterbefehle, die
wieder einen unterstrichenen Kennbuchstaben haben.
Die dritte und vierte Zeile von oben sind Symbolleisten. Die obere ist die StandardSymbolleiste, die untere die Formatleiste. Durch Anklicken der Symbole mit der Maus wird
die Auswahl der wichtigsten Befehle vereinfacht.
Wenn Sie den Mauspfeil auf ein Symbol stellen (ohne zu klicken) erscheint nach einem Moment die Erklärung für das Symbol, z. B. so:
-2-
Word 2000
Rechts und unten sehen Sie die Bildlaufleisten. Sie dienen dazu, im Text zu "blättern".
Am unteren Bildschirmrand befindet sich die Statuszeile, in der Sie sehen, auf welcher Seite
des Dokuments Sie sich befinden, bei wieviel cm (vom oberen Rand gemessen) Sie sich befinden usw. Im rechten Teil der Statuszeile zeigt das Programm an, welche Tastenfunktion gerade
aktiviert ist (z. B. ÜB für den Überschreibmodus). Hierbei muß man darauf achten, daß die Beschriftung (MAK, ÄND, ERW und ÜB) immer blaß zu sehen sind und nur, wenn die entsprechende Funktion aktiviert ist, kräftiger zu sehen ist.
3 Texteingabe und Korrektur
Beim Start des Programms befindet sich die Einfügemarke und die Endemarke noch oben links
am Bildschirm; die Endemarke (sie ist allerdings nur in der Normalansicht zu sehen) verschiebt
sich beim Schreiben automatisch nach unten. Die Position der Einfügemarke kann mit den
Richtungstasten oder der Maus geändert werden. Allerdings können Sie sich nur im schon beschriebenen Bereich mit dem Cursor bewegen, es sei denn, Sie verwenden die Möglichkeit des
"Klicken und Eingeben".
Texteingabe:
Textkorrektur:
Einfügen:
Überschreiben:
Wenn sich die blinkende Einfügemarke im Eingabefeld des Bildschirms
befindet, können Sie über die Tastatur Text eingeben. Am Ende einer
Zeile braucht nicht die [ Eingabe ] - Taste gedrückt zu werden, es sei
denn, Sie wollen einen Absatz machen.
Bewegen Sie die Einfügemarke mit den Richtungstasten oder der Maus
an die entsprechende Stelle. Mit der Taste [ ENTF ] werden Zeichen
rechts von der Einfügemarke gelöscht, die Rücktaste löscht links neben
der Einfügemarke.
Das Textprogramm Word befindet sich in der Grundeinstellung im Einfüge-Modus, das heißt, daß die entsprechenden Zeichen nicht überschrieben werden, sondern durch Eingabe neuer Zeichen vorgerückt
werden.
Mit der Taste [ Einfg ] auf der numerischen Tastatur schalten Sie den
Überschreib-Modus ein. In der Statuszeile unten am Bildschirm sehen
Sie dann ÜB stärker hervorgehoben. Nochmaliges Drücken dieser Taste
schaltet wieder auf Einfüge-Modus um (ÜB in der Statuszeile wird blasser).
Aufgabe: Geben Sie folgende Wörter ein:
Lager Wall Bart vorn Band Bruch Brauch Trasse
Ändern Sie die erfaßten Wörter durch "Zeichen löschen" wie folgt:
Lage Wal Bar vor Bad Buch Bauch Tasse
Aufgabe: Geben Sie folgende Wörter ein:
Rad Bein Dach Rose Brut Kran Wiese
Ändern Sie die erfaßten Wörter durch "Zeichen einfügen" wie folgt:
Rand Beine Dachs Rosen Brunft Kranich Wiesen
Aufgabe: Geben Sie folgende Wörter ein:
Wald Rinde Pfand Frucht frei Licht Falle wir
Ändern Sie die erfaßten Wörter durch "Zeichen überschreiben" wie folgt:
bald Winde Brand Fracht Blei Sicht Bälle vier
Aufgabe: Geben Sie folgenden Text ein:
Ein Textprogramm erlaubt die nachträgliche Korrektur von Fehlern. Im Unterschied zur
Schreibmaschine braucht man am Zeilenende nicht in die nächste Zeile umzuschalten.
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Word 2000
Aufgabe: Ändern Sie den Text nun folgendermaßen um:
Ein Textverarbeitungsprogramm ermöglicht Ihnen nach Eingabe eines Textes die nachträgliche
Korrektur von Fehlern. Im Unterschied zur Arbeit an der Schreibmaschine braucht man am Ende einer Zeile nicht darauf zu achten, in die nächste Zeile umzuschalten.
Sie sehen dabei, daß der Zeilenumbruch bei Änderungen automatisch neu durchgeführt wird.
Falls Sie, aus der Gewöhnung an die Schreibmaschine heraus, dennoch die [ Eingabe ] Taste gedrückt haben, fügt Word eine Absatzmarke ein.
Aufgabe: Machen Sie nach dem ersten Satz einen Absatz!
4 Texte speichern und öffnen: Das Datei-Menü
Im Menü Datei finden Sie Befehle zum Speichern und Öffnen, zum Drucken, zum Seitenlayout
und zur Seitenansicht sowie zum Beenden des Programms.
Die wichtigsten Befehle sind auch über eine Kurztastenkombination (Shortcut) zu erreichen.
Diese Kurzbefehle sind jeweils beim Anwählen des Menüs mit aufgelistet.
Aufgabe: Klicken Sie auf den
Befehl Datei in der Menüleiste.
Wählen Sie dann den Befehl
Speichern.
Sie sehen ein sogenanntes Dialogfeld.
Die Voreinstellung des Programms besteht darin, den Ordner Eigene Dateien auf der Festplatte zum Speichern von Dateien anzubieten. Wenn in einen anderen Ordner oder auf Diskette
gespeichert werden soll, klicken Sie auf das Dreieck mit der Spitze nach unten:
Als Dateiname schlägt Word zunächst den Anfang Ihres Textes vor; überschreiben Sie den
Namen, wenn der vorgegebene Name markiert erscheint.
Wenn alle Wahlmöglichkeiten eingestellt bzw. verändert wurden, wird mit [ Eingabe ] bestätigt
oder die
- Fläche mit der Maus angeklickt.
5 Datei Drucken
Um einen Text ausdrucken zu können, wählen Sie den Befehl Datei Drucken. In dem sich
dann öffnenden Dialogfenster können Sie Angaben über die Art des zu druckenden Textes, die
Anzahl der Ausdrucke, den Druckbereich und die zu druckenden Seiten machen.
Noch einfacher geht es, wenn Sie auf das Druckersymbol klicken: Mit diesem Symbol
wird allerdings immer der gesamte Text gedruckt
6 Textabschnitte markieren
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Word 2000
Um Textteile zu verschieben, zu kopieren oder zu löschen oder wenn Zeichen- und Absatzformate geändert werden, muß der entsprechende Textabschnitt markiert werden. Damit gibt
man an, auf welchen Bereich des Textes sich ein Befehl beziehen soll.
6.1 Markieren mit der Maus:
Um mit der Maus zu markieren, gehen Sie so vor:
1. mit dem Mauszeiger auf die Stelle zeigen, wo die Markierung beginnen soll
2. Linke Maustaste drücken
3. Mauszeiger an die Stelle ziehen, wo die Markierung enden soll.
Texteinheiten wie Wörter, Sätze oder Absätze können Sie auch so mit der Maus markieren:
Ein Wort markieren
Mauszeiger auf das Wort, doppelklicken
Einen Satz markieren
-Taste drücken, auf beliebige Stelle im Satz
klicken
Eine Zeile markieren
Mauszeiger auf die Markierungsleiste [am linken
Bildschirmrand, wo der Mauszeiger zum Pfeil wird)]
und klicken
Einen Absatz markieren
Mauszeiger auf die Markierungsleiste, auf den Absatz zeigen und doppelklicken
Ganzen Text markieren
-Taste gedrückt halten und irgendwo in
der Markierungsleiste klicken
oder: Tastenkombination
A
6.2 Markieren über die Tastatur
Methode I: beliebige Textmenge markieren
1. Einfügemarke auf die Stelle, wo die Markierung beginnen soll.
2.
-Taste drücken und festhalten
3. Einfügemarke mit den Pfeiltasten dorthin, wo die Markierung enden soll.
Methode II: Erweiterungstaste [ F8 ]
Mit der Taste [ F8 ] schalten Sie die Erweiterungsfunktion ein. Am unteren Bildschirmrand in
der Statuszeile sehen Sie dann ERW kräftiger markiert.
Durch wiederholtes Drücken der Taste [ F8 ] werden immer größere Einheiten markiert, und
zwar in folgender Reihenfolge: ein Wort, ein Satz, ein Absatz und schließlich der gesamte Text.
Vorsicht: Wenn die Taste [ F8 ] nicht nur einmal kurz angetippt wird, sondern einen Moment
zu lange gedrückt wird, ist schnell versehentlich der gesamte Text markiert.
Ausschalten der Erweiterungsfunktion:
Wenn Sie die Erweiterungsfunktion wieder ausschalten möchten, drücken Sie die Taste
[ ESC ]. Nach der Wahl entsprechender Befehle, z. B. bei der Zeichenformatierung, verschwindet die Markierung von selbst wieder.
Aufgabe: Öffnen Sie die Datei Text01 von der Übungsdiskette. Üben Sie daran zunächst das
Markieren mit den obengenannten Tasten an einigen selbstgewählten Beispielen.
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Word 2000
7 Formatieren von Texten
Unter dem Begriff "Formatieren" versteht man bei Textverarbeitungsprogrammen die Gestaltung eines Textes. Man unterscheidet dabei anhand des Bereiches, auf den sich diese Veränderung beziehen kann:
Format Zeichen:
Schriftgröße, Schriftart, Merkmale wie fett, kursiv,
unterstrichen usw.
Format Absatz:
Absatzausschließung (links- oder rechtsbündig,
zentriert, Blocksatz) rechte und linke Einzüge usw.
Seite einrichten:
Seiten- und Randmaße, Hoch- oder Querformat,
Papierzufuhr des Druckers, Seitenlayout, Zeilennummern usw´.
In Bezug auf die Formatierung ist eine Markierung nur erforderlich, wenn nachträglich Text verändert wird. Man unterscheidet deswegen die direkte und die nachträgliche Formatierung.
a)
Direkte Formatierung:
Dabei gibt man während des Schreibens die Anweisung, welches Format gewählt wird; der
nachfolgende Text erscheint in diesem Format, bis man den Befehl wieder aufhebt.
b)
Nachträgliche (indirekte) Formatierung:
Dabei wird ein Text erst komplett eingegeben, und nachträglich wird bestimmt, welche Passagen im Format verändert werden sollen. Hierzu muß vorher markiert werden.
7.1 Zeichenformate
Es gibt in Word für Windows drei Möglichkeiten, Zeichenformate einzustellen:
a)
Über die Formatierungsleiste:
Hierzu wird zuerst ein Textbereich markiert. Danach gehen Sie mit dem Mauszeiger auf die
Formatierungsleiste und klicken z. B. das F für fett an. Über diese Methode können Sie auch
die Schriftart und -größe ändern.
Verwenden Sie folgende Listenfelder und Symbole der Formatierungsleiste:
Schriftart
Schriftgröße
fett
kursiv unterstrichen
Die Listenfelder wie z. B. das für die Schriftart werden so bedient: Wenn Sie den kleinen Pfeil
nach unten mit der Maus anklicken, wird das Listenfeld "aufgeklappt". Sie können dann die gewünschte Schrift wählen oder mit der Bildlaufleiste nach oben oder unten "blättern", bis das
gewünschte Format zu sehen ist.
Bei einigen Schriften (abhängig vom installierten Drucker) sehen Sie das Kürzel TT (= Truetype). Dies sind Schriften, die frei skalierbar sind, das heißt, die Schriftgröße kann von 4 Punkt
bis 127 Punkt gewählt werden, und bei Buchstaben in größerer Schrift werden die Bögen immer
rund, also ohne Stufen und Zacken, gedruckt. Bei anderen Schriften sind nur bestimmte Größen einstellbar. Wenn eine Schriftgröße bei einer Truetype-Schrift nicht im Listenfeld erscheint,
können Sie das gewünschte Maß trotzdem eingeben; gute Drucker sind in der Lage, die Schrift
dann so umzusetzen, wie es gewünscht wird. Die Größeneinheit Punkt stammt aus der Drucker-Fachsprache: 1 Punkt ist 1/72 Zoll, 12 Punkt ist die Standardgröße, die der Schreibmaschinenschrift Pica im Standardmaß entspricht.
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Word 2000
b)
Über Shortcuts (Kurztastenkombination):
Diese Methode hat den Vorteil, daß man die Hände nicht von der Tastatur zu nehmen braucht.
Durch gleichzeitiges Drücken der folgenden Tasten erreichen Sie diese Zeichenformate:
F
fett
D
K
kursiv
H
doppelt unterstrichen
verborgener Text
U
unterstrichen
Q
Kapitälchen
W
Wort unterstrichen
[ohne Leerzeichen]
tiefgestellt
G
Großbuchstaben
#
Leer- Zeichenformate
taste aufheben
Aufgabe: Öffnen Sie die Datei Text01 und nehmen Sie die folgenden Zeichenformatierungen
vor. Achten Sie darauf, daß auch mehrere Formate gleichzeitig verwendet werden
können. Verwendete Schriftart: Times New Roman. Probieren Sie es über die Formatierungsleiste und über die Kurztasten!
c)
Zeichenformate über das Befehlsmenü:
Das Befehlsmenü für die Zeichenformate erreichen Sie über den Befehl Format Zeichen
Über das Befehlsmenü können zusätzlich zu den schon besprochenen Verfahren (Kurztasten
oder Formatierungsleiste) weitere Einstellungen vorgenommen werden.
Die Registerkarte für die Zeichenformate ist
auf dem Bildschirm zu sehen, wenn der Befehl
Format Zeichen
gewählt wurde:
+
hochgestellt
Hier kann zunächst aus den Listenfeldern die Schriftart, die Auszeichnung (fett, kursiv) und der
Schriftgrad (=Größe) gewählt werden. An den Stellen, wo ein Dreieck mit der Spitze nach unten
zu sehen ist (Listenfelder für Unterstreichung und Farbe), können Sie eine Auswahlliste "aufklappen", um Änderungen vorzunehmen. Die Kästchen bei den Stilmerkmalen wie durchgestrichen, hochgestellt usw. (Kontrollkästchen genannt) werden durch Anklicken mit der Maus aktiviert oder ausgeschaltet.
Die Option Standard ... hat zur Folge, daß die eingestellte Schriftkombination als Standardschrift beim Schreiben neuer Texte zugrundegelegt wird. Man verändert durch diese Option die
Standard-Dokumentvorlage.
Die Registerkarte zum Befehl Format Zeichen bietet noch die
Möglichkeit, von Schrift zu Zeichenabstand umzuschalten:
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Word 2000
Dann läßt sich noch die sogenannte Laufweite, also der Buchstabenabstand, und die Position
(das Maß, in dem hoch- oder tiefgestellt wird), einstellen. Mit Unterschneidung wird der Abstand zwischen bestimmten Buchstaben verändert, z. B.:
ohne Unterschneidung
mit Unterschneidung zwischen V und A
LAVA
LAVA
7.2 Absatzformate
⇒
⇒
⇒
Ein Absatz ist der Text, der sich zwischen zwei Absatzmarken befindet.
Die Absatzmarke ¶ zeigt an, wann ein Absatz zu Ende ist (Voraussetzung: Das Symbol
mit der Absatzmarke rechts oben in der Symbolleiste ist angeklickt).
Wenn die Eingabetaste gedrückt wird, macht Word einen Absatz.
Auch bei den Absatzformaten gibt es wieder die Möglichkeit der Änderung durch Kurztastenkombinationen, über die Formatierungsleiste oder durch das Befehlsmenü.
Bezüglich der Notwendigkeit der Markierung gilt folgendes: Wenn das Format nur eines Absatzes geändert wird und die Einfügemarke im Absatz steht, muß nicht markiert werden, denn die
Information für das Programm ist schon eindeutig. Nur, wenn mehrere Absätze hintereinander
ein anderes Format bekommen, ist die Markierung erforderlich.
7.2.1 Absatzausrichtung
Mit der Absatzausrichtung bestimmt man, an welchem Seitenrand der Text bündig ausgerichtet
wird. Am einfachsten läßt sich die Absatzausrichtung über die Symbole der Formatierungsleiste
wählen.
Absatzformate über die Formatierungs- und Funktionsleiste
Markierte Absätze können mit diesen Symbolen über die Formatierungsleiste geändert werden:
linksbündig
zentriert
rechtsbündig
Symbol
in
der
Formatierungsleiste
linksbündig
zentriert
rechtsbündig
Blocksatz
Block
satz
Numerierung
Aufzählungs- Einzug verzeichen
kleinern
Einzug vergrößern
Beispiel für Absatzausrichtungen
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Word 2000
7.2.2 Absatzeinzüge
Der Absatzeinzug ist der Abstand des Textes vom Seitenrand.
5 cm
3 cm
1,25 cm
Dieser Absatz hat einen linken Einzug von 5 cm. Sie sehen, daß
der Zeilenumbruch automatisch neu erfolgt.¶
Dieser Absatz hat einen linken und rechten Einzug von jeweils 3
cm. Außerdem ist er im Blocksatz formatiert, das heißt, rechter
und linker Rand sind gerade. Verwechseln Sie diese Formatierung
nicht mit "zentriert", wo jede Zeile anders ausgerichtet wird!
3 cm
Dies ist ein hängender Einzug. Die erste Zeile wird am linken Rand belassen, alle
weiteren Zeilen werden um das entsprechende Maß verschoben.
Ein Beispiel, wo ein hängender Einzug sinnvoll ist:
1,25 cm
8.00 Uhr:
Begrüßung der Seminarteilnehmer, Vorstellung der Referenten, Ausgabe von Seminarunterlagen
9.00 Uhr:
Bildung von Arbeitsgruppen
Arbeitsberichte
und
Diskussion
der
vorgelegten
Im Unterschied zum hängenden Einzug ist das ein Erstzeileneinzug: Nur
die erste Zeile wird eingezogen, die anderen Zeilen des Absatzes bleiben am
Rand.¶
7.2.3 Absatzeinzüge mit der Maus vornehmen
Mit den Einzugsmarken im Lineal können Sie Einzüge mit der Maus vornehmen:
Erstzeileneinzug
hängender Einzug
linker Einzug
rechter Einzug
Wenn Sie die Maus versehentlich in den rechten Seitenrand (rechts von der weißen Linealfläche in den grauen Bereich) gezogen haben, „verrutscht“ der Text auf dem Bildschirm. Durch
zweimaliges Klicken in die untere Bildlaufleiste wird der Text wieder normal sichtbar
hier klicken:
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Word 2000
7.2.4 Absatzformate über das Befehlsmenü
Das Dialogfenster für die Absatzformate
erreichen Sie über den Befehl:
Format Absatz
Mit der Maus können Sie dabei die gewünschte Option anklicken. An den Stellen, wo cm- oder pt [= Punkt-] Angaben
zu sehen sind, können Sie das gewünschte Maß ändern.
Im Listenfeld unter Extra finden Sie die Option Hängend: Damit erreichen Sie, daß die erste
Zeile jedes Absatzes am linken Rand bleibt, während die restlichen Zeilen eingezogen werden.
Man verwendet dieses Format gerne bei Aufzählungen, Gliederungen usw. (s. o.)
Statt der Registerkarte
Einzüge und Absätze
können Sie mit der Maus auf die
Registerkarte
Zeilen- und Seitenwechsel
umschalten:
Einige der Wahlmöglichkeiten sollen hier noch erklärt werden.
Absatzkontrolle:
Diese Option ist in der Grundeinstellung ”angekreuzt”. Sie bewirkt, daß keine einzelnen Zeilen von Absätzen alleine auf einer
Seite stehen; beim Seitenumbruch werden mindestens zwei Zeilen des Absatzes auf einer Seite belassen.
Zeilen nicht trennen:
Damit können Sie bestimmen, daß innerhalb eines Absatzes kein
Seitenumbruch erfolgt.
- 10 -
Word 2000
Damit weisen Sie Word an, zwei Absätze auf einer Seite zusammenzuhalten, also keinen Seitenumbruch zwischen zwei Absätzen vorzunehmen. Mit dieser Formatierung muß der Absatz versehen werden, der nicht vom nachfolgenden Absatz getrennt
werden soll.
Absätze nicht trennen:
Seitenwechsel oberhalb: Wenn diese Option angeklickt wird, läßt Word den Absatz auf
jeden Fall als ersten Absatz einer Seite erscheinen
Absatzformate über Kurztastenkombinationen
Mit den folgenden Tastenkombinationen weisen Sie Absätzen Formate zu:
L
Linksbündig
E
Zentriert
R
Rechtsbündig
B
Blocksatz
M
Einzug links
M
Einzug links verkleinern
T
Hängender Einzug
T
Hängender Einzug rückgängig
Q
Absatzformatierung löschen
Aufgabe: Probieren Sie diese Befehle an der Datei aus, die sie gerade geöffnet haben. Sie
sehen dabei, daß normaler Text entweder linksbündig oder im Blocksatz sinnvoll
formatiert ist. Zentriert ist eher für Überschriften zu verwenden, und rechtsbündig
für einzelne Zeilen, die rechts ausgerichtet sein sollen (z. B. das Datum).
7.3 Seitenränder einstellen
Word ist standardmäßig auf Din A 4-Maße eingestellt, also auf Papier der Größe 21 x 29,7 cm.
Außerdem gehört ein Standard-Seitenrand von oben, links und rechts je 2,5 cm sowie unten 2
cm zur Grundeinstellung.
Zu beachten ist, daß sich eventuell vorgenommene Absatzeinzüge zu diesen Rändern addieren; wenn Sie beispielsweise einen linken Einzug von 2,5 cm vornehmen, dann wird der Absatz
5 cm vom Rand gedruckt.
Mit dem Befehl
Datei Seite einrichten
können Sie das Papiermaß und die Seitenränder
einstellen. Im Dialogfeld
sehen
Sie
folgende
Wahlmöglichkeiten:
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Word 2000
In der Registerzeile (oben) wird zuerst bestimmt, welche Seiteneigenschaft geändert werden
soll. Entsprechend erscheinen im Dialogfeld dann die Wahlmöglichkeiten, die bei Bedarf geändert werden können.
Außer den Angaben zu den Seitenrändern oben, unten, rechts und links sowie der Papiergröße
erscheinen noch die Wahlmöglichkeiten Bundsteg sowie Gegenüberliegende Seiten. Diese
sollen noch kurz erklärt werden:
Bundsteg:
Bei Texten, die gebunden werden sollen, ist es erforderlich, daß der jeweils innere Rand größer
ist als der äußere. Das betrifft bei linken Seiten den rechten Rand und bei rechten Seiten den
linken Rand.
Wenn im Feld Bundsteg ein Maß eingegeben wird, fügt Word beim Ausdruck automatisch bei
rechten Seiten, also Seiten mit ungeraden Seitennummern, dem linken Rand das Maß hinzu,
was Sie als Bundsteg eingegeben haben, und umgekehrt bei linken Seiten.
Gegenüberliegende Seiten:
Wenn Sie im Kontrollkästchen "Gegenüberliegende Seiten" die Option anklicken, dann ändern
sich die Bezeichnungen der Textfelder "Links" und Rechts" in "Innen" und "Außen"; die Seitenränder werden gespiegelt. Der rechte und linke Rand wird jeweils bei rechten Seiten genau umgekehrt wie bei linken Seiten angewandt.
7.4 Text in Spalten formatieren
Möchten Sie Ihren Text mehrspaltig
formatieren, so können Sie dies über
den Befehl
Format Spalten
Es erscheint folgendes Dialogfeld:
Falls Sie nur einen bestimmten Textteil in Spalten formatieren möchten,
müssen Sie diesen vorher markieren. Ansonsten wirkt sich die Formatierung auf den gesamten Text aus.
Über Voreinstellungen können sie zwischen ein-, zwei- und dreispaltigem Text mit jeweils
gleicher Spaltenbreite wählen. Der Befehl links bzw. rechts ergibt zwei Spalten, von denen die
linke bzw. die rechte Spalte halb so breit ist wie die andere. Möchten Sie eine individuelle Spaltenanzahl festlegen, dann können Sie dies über Anzahl der Spalten.
Bei Breite und Abstand können Sie auch die Breite jeder Spalte und den Abstand der Spalten
zueinander festlegen.
Eine weitere Möglichkeit, den Text in Spalten gleicher Breite zu formatieren, ist die Aktivierung des entsprechenden Symbols:
Durch Markieren der Spaltensymbole, die dann sichtbar werden, mit der Maus,
können Sie die gewünschte Spaltenanzahl auswählen.
Aufgabe: Öffnen Sie den Text110.doc von Ihrer Diskette und formatieren Sie ihn dreispaltig.
Zunächst sieht der Text dann so aus:
- 12 -
Word 2000
am PC eingegeben werden. Die Texte werden
dann zunächst in jedem
Fall im Hauptspeicher festgehalten.
2
Erfassen,
Speichern
und Drucken von Fließtexten
Das Erstellen von Texten mit
dem Computer beinhaltet im
wesentlichen folgende Grundarbeiten:
1.
Erfassen von Texten: Von
Texterfassung wird dann
gesprochen, wenn Texte
2.
Speichern von Texten auf
externen Speichermedien:
Wird der Text später noch
einmal benötigt (etwa zum
Zweck der Überarbeitung),
dann muß dieser auf einem externen Speicher
festgehalten werden (auf
einer Diskette oder - falls
vorhanden und sinnvoll auf der Festplatte).
Wenn Sie wollen, daß die Überschrift nicht zu Beginn der ersten Spalte, sondern über dem
ganzem Text steht, muß anschließend die Überschrift markiert und wieder auf einspaltiges
Format gebracht werden. Word fügt dann automatisch einen sogenannten Abschnittswechsel
durch, der auf dem Bildschirm als doppelt gepunktete Linie sichtbar wird. Der Text erscheint
dann z. B. so:
2
Erfassen, Speichern und Drucken von Fließtexten
Das Erstellen von Texten mit dem Computer beinhaltet im wesentlichen folgende Grundarbeiten:
1. Erfassen von Texten: Von Texterfassung wird
dann gesprochen, wenn Texte am PC eingegeben
werden. Die Texte werden dann zunächst in jedem
Fall im Hauptspeicher festgehalten.
3.
2. Speichern von Texten auf externen Speichermedien: Wird der Text später noch einmal benötigt
(etwa zum Zweck der Überarbeitung), dann muß
dieser auf einem externen Speicher festgehalten
werden (auf einer Diskette oder - falls vorhanden
und
sinnvoll
auf
der
Festplatte).
- 13 -
Word 2000
7.5 Seiten numerieren
Um die Seiten eines Textes zu numerieren, wählen Sie den Befehl Einfügen Seitenzahlen. In
der sich öffnenden Dialogbox können Sie die Position, die Ausrichtung und das Format der Seitenzahlen festlegen.
Wenn die Schriftart oder -größe der Seitenzahlen geändert werden soll, dann ist dies über den
Befehl Ansicht Kopf- und Fußzeile möglich. Nach diesem Befehl ist zunächst die Kopfzeile
zu sehen. Gleichzeitig wird eine Symbolleiste eingeblendet. Mit dem
Symbol mit der Bedeutung Zwischen Kopf- und Fußzeile wechseln können Sie zur
Fußzeile umschalten.
Dem Abstand der Kopf- und Fußzeile vom Seitenrand (und damit die genaue Position der Seitenzahl) bestimmt man über den Befehl Datei Seite einrichten.
Die Bearbeitung und Formatierung der Seitenzahlen geschieht also über den Befehl
Ansicht Kopf- und Fußzeile
Wird dieser Befehl aufgerufen, dann befindet man sich zunächst in der Kopfzeile und erhält
diese Symbolleiste:
In der Fußzeile sieht die Seitenzahl zunächst so aus:
Der Rahmen, der sich um die Seitenzahl befindet, muß angeklickt werden, wenn der Cursor
zum Markieren dorthin gebracht werden soll:
Dann sieht die Seitenzahl so aus:
Jetzt ist es besser, den Zoom auf 150 % oder
200 % zu erhöhen, damit man übersichtlicher
arbeiten kann:
Nun kann man vorsichtig mit der Maus vor die 1 klicken, um sie zu markieren, zu formatieren
usw. Anschließend ist die Fußzeile wieder zu schließen - oder- wenn man sich vorher in derLayoutansicht befand - ein Doppelklick in den sonst grau erscheinenden Text zu machen.
8 Arbeitshilfen zur Textgestaltung
In diesem Kapitel werden Verfahren erläutert, mit denen die Textbearbeitung mit Word noch
effizienter und komfortabler gestaltet werden kann: Das Kopieren und Verschieben von Textabschnitten, Suchen und Ersetzen, die Silbentrennung und die Rechtschreibhilfe.
8.1 Ausschneiden, Kopieren und Verschieben
Korrigieren und Löschen von Textabschnitten haben Sie bisher mit der [ ENTF ] - und der
[ Rück ] - Taste vorgenommen. Bei längeren Abschnitten ist es sinnvoll, zuerst zu markieren
und dann zu löschen.
- 14 -
Word 2000
Text, der gelöscht wurde, kann dann außerdem an eine andere Stelle verschoben werden (zuerst: Ausschneiden, dann: Einfügen) oder kopiert werden (zuerst: Kopieren, dann: Einfügen). Beim Kopieren bleibt im Unterschied zum Verschieben der Text an der alten Stelle zusätzlich erhalten.
a)
Mit den Befehlsmenüs arbeiten
Um einen markierten Textabschnitt zu löschen, zu verschieben oder zu kopieren, wählen Sie
den Befehl: Bearbeiten und ansschließend: Kopieren oder Ausschneiden
Gehen Sie nach dem Kopieren bzw. Ausschneiden mit dem Cursor zur neuen Stelle, an die
Text eingefügt werden soll, und wählen dort den Befehl:
Bearbeiten Einfügen
b)
Verfahren mit der Maus
Ziehen mit der Maus:
1. Text markieren, dann Maustaste loslassen
2. Mauszeiger in die bestehende Markierung: der Mauszeiger wird zu einem Pfeil
4. Linke Maustaste drücken: Sie sehen einen kleinen, gepunkteten Rahmen und eine gepunkete Einfügemarke. Halten Sie die Maustaste fest, ziehen Sie die gepunktete Einfügemarke an
die neue Position und lassen Sie dann die Maustaste los.
c) markierten Text durch Anklicken der folgenden Symbole verschieben oder kopieren:
Ausschneiden
Kopieren
Einfügen
Aufgabe: Öffnen Sie die Datei Text02.doc von der Diskette. Üben Sie an den folgenden Aufgaben sowohl mit dem Befehlsmenü als auch mit den Kurztastenkombinationen und
der Maus:
1.
Kopieren Sie den zweiten Absatz an den Textanfang.
2.
Der dritte Absatz soll zwischen den ersten und zweiten Absatz geschoben werden.
3.
Kopieren Sie den ersten Satz an das Ende des Textes.
4.
Verschieben Sie den zweiten Absatz unter den dritten Absatz.
5.
Löschen Sie den dritten Absatz endgültig.
Wichtig: Achten Sie darauf, daß jeweils der gleiche Abstand zwischen den Absätzen vorliegt.
Dazu muß beim Markieren jeweils eine Absatzmarke mitmarkiert werden.
8.2 Suchen und Ersetzen
a) Suchen: Sie können in einem Text nach Wörtern suchen, z. B. nach den Stellen, an denen
bestimmte Begriffe, Namen oder Fachausdrücke vorkommen. Der Befehl dazu lautet:
Bearbeiten Suchen
Sie gelangen in folgendes Dialogfeld:
- 15 -
Word 2000
Suchen nach: Hier wird das Wort eingegeben, das gesucht wird. Die Anwendung von Platzhaltern ist hierbei erlaubt: z. B. Ma?er sucht: Mayer und Maier, aber auch Maler und Mauer.
Wenn Sie auf die Schaltfläche
Erweitern
klicken,
erweitert
sich das Dialogfeld:
Suchrichtung: Hier wird die Suchrichtung festgelegt, abhängig von der Stellung der Einfügemarke im Text. Sie können gesamt, nach oben oder nach unten einstellen.
Groß-/ Kleinschreibung: wenn Sie das Kontrollkästchen nicht ankreuzen, wird die Groß- oder
Kleinschreibung nicht beachtet. Sie können also einen Suchbegriff der Einfachheit halber mit
kleinen Buchstaben eintippen.
Nur ganzes Wort suchen: Dieses Feld wird angekreuzt, wenn der Begriff ein einzelnes Wort
sein muß; es wird freigelassen, wenn der Begriff auch Bestandteil eines Wortes sein kann.
Mit Mustervergleich: Wenn dieses Kästchen nicht angekreuzt ist, dann funktioniert die Suche
mit Platzhalterzeichen (* und ?). Wird das Kästchen aktiviert, dann behandelt Word die Platzhalter wie normalen Text.
Sonstiges: Über diese Schaltfläche besteht die Möglichkeit, nach besonderen Zeichen wie
Tapstops oder Absatzmarken zu suchen.
b) Ersetzen:
Mit dieser Funktion können Sie Wörter, aber darüber hinaus auch Formate im Text suchen und
diese durch ein anderes Wort ersetzen. Sie können z. B. einen längeren Text, in dem ein Wort
immer wieder falsch geschrieben wurde, mit einem Befehl korrigieren.
Befehl: Bearbeiten Ersetzen
Der Aufbau dieses Dialogfeldes ist fast identisch mit dem Dialogfeld Suchen.
•
Suchen nach: Suchbegriff
•
Ersetzen durch: Der Begriff, durch den der Suchbegriff ersetzt werden soll.
Wenn Sie ohne Rückfrage an allen Stellen im Text die Ersetzung durchführen
lassen wollen, klicken Sie an:
Um jede Änderung zu bestätigen, klicken Sie an:
Findet Word dann eine Stelle, wählen Sie entweder Ersetzen oder Weitersuchen.
8.3 Silbentrennung
Bei kurzen Texten kann die Silbentrennung von Hand vorgenommen werden. Benutzen Sie
dazu den weichen Trennstrich, der sich durch
+ - hervorrufen läßt. Er hat den Vorteil gegenüber dem harten Trennstrich, daß er nicht mit ausgedruckt wird, falls der Text nochmals in
der Weise verändert wird, daß die getrennten Wörter wieder in einer Zeile stehen.
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Word 2000
Bei längeren Texten sollten Sie sich der automatischen Silbentrennung von Word bedienen.
Sie erreichen Sie über den Befehl
Extras Sprache Silbentrennung.
Sie sehen im Dialogfeld:
Wählen Sie Automatische Silbentrennung, so wird Ihr Text bereits während der Eingabe getrennt. Mit der Silbentrennzone legen Sie den Bereich am rechten Textrand fest, in dem Wörter
getrennt werden sollen: Das Maß bestimmt, wieviel Platz am Zeilenende maximal frei bleiben
darf. Durch Aufeinanderfolgende Trennstriche können Sie verhindern, daß am Ende mehrerer aufeinanderfolgender Zeilen Trennungen durchgeführt werden. Möchten Sie jede Trennung
einzeln bestätigen, wählen Sie Manuell.
8.4 Rechtschreibung
Die Rechtschreibprüfung erfolgt während des Schreibens,
wenn im Befehl
Extras Optionen Rechtschreibung und Grammatik das
Kontrollkästchen (s. Abb.) angekreuzt ist. Dann werden
mit einer roten, „gekringelten“ Linie versehen. Mit der rechten Maustaste lassen sich dann Korrekturmöglichkeiten aufrufen.
Um einen Text komplett auf Rechtschreibung überprüfen zu lassen, wählen Sie den Befehl Extras
Rechtschreibung.... Dem entspricht
dieses Symbol:
Findet Word einen Fehler, öffnet sich
folgendes Dialogfeld:
Word macht Ihnen Korrekturvorschläge, falls es im Lexikon einen ähnlichen Begriff gibt. Wählen
Sie einen aus und klicken Sie dann auf Ändern. Kennt das Programm das Wort nicht, müssen
Sie im rot markierten Wort im oberen Teil des Fensters selbst die Korrektur vornehmen. Sie
können unbekannte Begriffe dem Wörterbuch hinzufügen, indem Sie Hinzufügen anklicken.
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