A New Star is Born

2/2012
Das Kundenmagazin der KUMAVISION
A New Star
is Born
KUMAVISION ERP-Branchenlösungen auf neuer Basis
Auf der
Projektwelle
Compliance
serienmäßig
ERP-Einführung mit agilem
Projektmanagement
Mehr Rechtssicherheit
mit KUMAVISION med
Gehobene Effizienz
Liebherr-Biberach GmbH
setzt auf Microsoft CRM
Editorial
Inhalt
Liebe Leserinnen, liebe Leser,
nichts bleibt, wie es war. Microsoft Dynamics NAV erscheint in
einer neuen Version und brennt ein regelrechtes Feuer­werk an
Innovationen und Weiterentwicklungen ab. Thomas Kombrecht,
Produkt-Manager von Microsoft Deutschland, zeichnet für das
Schwerpunktthema dieser KUMAlive-Ausgabe ein konkretes Bild
davon. Also alles neu? Nicht ganz. KUMAVISION ist und bleibt ­
Ihr kompetenter Lösungspartner.
Dies zeigt sich in vielen Bereichen: Ob agiles Projektmanagement bei der Softwareeinführung oder traditionelle Methodik,
ob Implementierung eines ERP- oder eines CRM-Systems, ob
Hilfestellungen bei der Erfüllung von Compliance-Vorgaben: ­
Die KUMAVISION ist in vielen Bereichen für ihre Kunden aktiv.
Wie dies in der Praxis aussieht, zeigen wir Ihnen auch in dieser
Ausgabe anhand von Referenzberichten und Fach­a rtikeln.
Wie immer wünsche ich Ihnen in diesem Sinne angeregtes Lesen.
News
3
Titelthema
4
A New Star is Born
Microsoft Dynamics NAV
2013
ERP aktuell
7
Innovativ und zukunftssicher
ERP-Branchenlösungen der KUMAVISION auf neuer Basis
Referenz
8
Alles im Fluss
Allweier Präzisionsteile GmbH führt KUMAVISION factory
mit agilem Projektmanagement ein
Referenz
10
Gehobene Effizienz
Liebherr-Biberach GmbH
setzt auf Microsoft CRM
Wissen
12
Compliance serienmäßig
KUMAVISION med erhöht Rechtssicherheit
für medizintechnische Unternehmen
Markus Schrade
Vorstand KUMAVISION AG
Referenz
14
Tool meets Tool
Steinemann AG
betreibt Großhandel mit KUMAVISION trade
Referenz
Impressum
Herausgeber
KUMAVISION, Zentrales Marketing
Oberfischbach 3 · 88677 Markdorf
Telefon: 0 75 44 / 9 66 -3 00 · Fax: 0 75 44 / 9 66 -1 01
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Ausgabe 2/2012 · Auflage: 7.500
Erscheinungsweise: 2-mal jährlich
Konzeption, Redaktion und Gestaltung
KE-COMMUNICATION
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Redaktion sowie Angabe der Quelle und Belegexemplar.
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S. 10/11: © Liebherr-Biberach GmbH;
S. 16: © Fotolia/Alexander Raths
2
KUMAlive 2/12
16
Perfekter Informationsfluss
Abendzeitung München profitiert von digitalen
Dokumenten-Workflows mit ELO
Abgefragt
18
Fünf Fragen zu
Bestandsoptimierung mit selbstregulierenden M
echanismen
KUMAinfo
Standorte, Termine, Webcasts
19
News
Kurz notiert
Neuer Standort Augsburg
Die kürzlich eröffnete Niederlassung in der bayerischen Fuggerstadt ist bereits
der 15. Standort der KUMAVISION im deutschsprachigen Raum. Damit setzt
die KUMAVISION ihren erfolgreich eingeschlagenen Wachstumskurs konse-
quent fort. „Der Ballungsraum Augsburg ist einer
der wirtschaftsstärksten Regionen in Bayern. Eine
Investition in diese Region lag daher nahe“, erklärt
KUMAVISION-Vorstand Kay von Wilcken. Im Augs­
burger Glaspalast startet die KUMAVISION mit einem
Team von rund 10 Mit­arbeitern. Neben den Spezialisten für ERP- und CRM-Software hat dort auch das
Rechen­zentrum der KUMAVISION seinen Sitz. „Durch
die Übernahme des Rechenzentrums von der
KUMAgroup haben wir unser Portfolio optimal ausgebaut, um die zunehmend nachgefragten Hosting- und
Cloud-Lösungen aus einer Hand anbieten zu können“,
ergänzt von Wilcken. Der neue Standort präsentiert
sich Kunden, Interessenten und Partnern bei einer
Informationsveranstaltung am 8. November. Neben
dem persönlichen Austausch stehen die neuen Versionen der ERP-Branchen­lösungen im Mittelpunkt.
Weitere Informationen unter www.kumavision.com/
augsburg2012
Erfolgreiche Re-Zertifizierung –
Auszeichnung als Qualitätsmanagementbeauftragte des Jahres
Der Healthcare-Bereich der KUMAVISION ist erneut nach DIN ISO 9001:2008
zertifiziert worden. Die H+S GmbH, eine benannte akkreditierte Zertifizierungsstelle mit Schwerpunkt im Gesundheitswesen, konnte keinerlei
­Beanstandungen feststellen. Welchen Stellenwert das Qualitätsmanagement bei der KUMAVISION einnimmt, zeigt eine weitere Auszeichnung:
Aus über 400 zertifizierten Unternehmen wurden die beiden QM-Beauftragten der KUMAVISION, ­Ulrike Schanbacher und Wolfgang Renner, zu
den „Qualitätsmanagementbeauftragten des Jahres 2012“ gekürt. Auch
die Kunden der KUMAVISION profitieren von der erneuten Zertifizierung:
„Im Healthcare-Bereich können sich die Kunden unserer ERP-Software
KUMAVISION med auf das erwiesene Qualitätsmanagement der
KUMAVISION berufen und damit ihre eigene Zertifizierung – etwa nach
inländischen Normen wie DIN ISO oder den Vorgaben der amerikanischen
Gesundheitsbehörde FDA – deutlich vereinfachen“, erklärt Thomas
Brauchle, Bereichsleiter Healthcare bei der KUMAVISION.
Willkommen an Bord
Der Geschäftsführer von H+S,
Friedrich W. Schrafft, übergibt die
Auszeichnung zum QMB des Jahres an
Wolfgang Renner von der KUMAVISION AG
Wir begrüßen unsere neuen Kunden, die sich in den
letzten Monaten für KUMAvision entschieden haben.
· 21Diamonds GmbH, München
· INDUNORM Bewegungstechnik GmbH, Duisburg
· provita arndt GmbH, Neustrelitz
· Actidis AG, Grabs (CH)
· IPETRONIK GmbH & Co. KG, Baden-Baden
· rahm Reha u. Care GmbH, Troisdorf
· Adrian Michel AG, Walde (CH)
· Joline GmbH & Co. KG, Hechingen
· Remigius Schneider GmbH,
Waltenhofen
· astramedia international ag, Pfäffikon (CH)
· La Paz Medical Center, Bata
· Bio-Medical Research GmbH, Salem
· Liebherr-Werk Biberach GmbH, Biberach
· BMV Bender Medical Vertrieb, Neunkirchen
· LFG Industrieofenbau GmbH, Wuppertal
· Dionex Benelux B.V., Amsterdam (NL)
· Ludo Fact GmbH, Jettingen
· EOTEC AG, Muttenz (CH)
· meistro Energie GmbH, Ingolstadt
· EVVA Sicherheitsschlösser GmbH, Velbert
· MyOwnSpeaker GmbH, Oberhausen
· exceet Group AG, St. Gallen (CH)
· n:aip Deutschland GmbH, Fürth
· suntecs GmbH, Hohentengen
· ResMed Schweiz AG, Basel (CH)
· Ringer Zeiterfassungssysteme,
Warthausen
· StayFriends GmbH, Erlangen
· Steurer GmbH, Altach (A)
· SUFAG GmbH, Kennelbach (A)
· GRAFEX, Langenhagen
· Nephro-Medical, Hamburg
· TM Metalltechnik AG, Emmen (CH)
· h&z Unternehmensberatung AG, München
· OMIKRON Data Quality GmbH, Pforzheim
· TMH Operations GmbH, München
· Hitachi Tool Engineering, Hilden
· PDS Peripherie. Daten. Systeme, Köln
· Trelleborg Sealing Solutions, Stuttgart
· Hutter & Schrantz, Wien (A)
· PharmaCare GmbH, Oberhaching
· Ventana Deutschland, Vreden
· Image Access GmbH, Wuppertal
· phi GmbH, Landau
· Verlag DIE ABENDZEITUNG, München
KUMAlive 2/12
3
Titelthema
A New Star
Microsoft Dynamics NAV 2013 setzt neue
Maßstäbe bei Benutzerfreundlichkeit,
Technologievernetzung und Performance
4
KUMAlive 2/12
Titelthema
is Born
Die Erfolgsgeschichte von Microsoft Dynamics NAV geht in die nächste Runde. Von NAV 2013
hat sich die Fachwelt im Vorfeld viel versprochen. Und tatsächlich wartet das ERP-System mit
zahl-reichen Neuerungen auf. Aber erfüllt es die hochgesteckten Erwartungen? KUMAlive sprach
mit Thomas Kombrecht, ­Produkt-Marketing-Manager von Microsoft Deutschland.
KUMAlive: Herr Kombrecht, wir alle haben hohe Erwartungen
an NAV 2013 gestellt. Werden sie auch erfüllt?
Kombrecht: Definitiv ja! Vor allem, wenn wir bedenken, welch
hohes Niveau Microsoft Dynamics NAV schon in seiner bisherigen Gestalt hatte. NAV 2013 ist der große Wurf, den wir uns
vorgenommen hatten. In dieser Version ist vieles verwirklicht,
was seit längerer Zeit auf der Agenda der Fachwelt stand.
KUMAlive: Und was ist das?
Kombrecht: Ich denke, wir können es unter drei Schlagwörten zusammenfassen: Benutzerfreundlichkeit, Technologievernetzung und Performance. Das sind die Punkte, in denen
es teilweise regelrechte Entwicklungsschübe gegeben hat.
KUMAlive: Können Sie uns
einige Beispiele nennen?
Kombrecht: Ich möchte mit
der Technologievernetzung
beginnen. Denn hier tun
ologie
sich für Unternehmen ganz
Techn ung
z
t
e
n
neue Wege auf, wie ein ERPr
ve
System genutzt werden kann.
Erstmals wartet Microsoft
Dynamics NAV mit drei verschiedenen Clients auf. Zum klassischen Windows-Client
kommen die neuen Web- und SharePoint-Clients. Damit
holen wir das ERP-System endgültig aus dem Elfenbeinturm
des finanzzentrischen Weltbildes heraus und bringen es
dorthin, wo Daten erhoben werden.
KUMAlive: Wo liegen die Vorteile der einzelnen Clients?
Kombrecht: Der klassische Windows-Client ist für Mitarbeiter im Unternehmen ideal, die ausschließlich im Innendienst arbeiten und in einem thematisch genau definierten Arbeitsbereich tätig sind. So wird beispielsweise die
Finanzbuchhaltung oder die Fertigungssteuerung über den
gewohnten Zugang das ERP-System nutzen. Demgegenüber
wird der SharePoint-Client für Mitarbeiter im projektorientierten Umfeld oder mit bereichsübergreifenden Aufgabenfeldern interessant sein.
KUMAlive: Inwiefern?
Kombrecht: Es handelt sich bei diesem Zugang um eine
ganz normale SharePoint-Installation, die auf die aktuellen Daten aus dem ERP-System Zugriff hat. So können
beispielsweise Projektteams auf ihrer gewohnten Collaboration-Plattform zusammenarbeiten und sich dabei auf eine
korrekte Datenbasis verlassen.
KUMAlive: Und der Web-Client?
Kombrecht: Salopp formuliert, bringt der Web-Client das
ERP-System auf die Straße. Erstmals können mobile Endgeräte wie beispielsweise Tablet-PCs ohne Umwege direkt auf
Microsoft Dynamics NAV zugreifen, und zwar herstellerunabhängig und plattformübergreifend. Ein Internet-Browser
genügt. Das ist ein echter Quantensprung für Nutzer, die
viel unterwegs sind.
KUMAlive 2/12
5
Titelthema
„Die Zukunft von
Microsoft Dynamics NAV
hat gerade erst begonnen.“
Thomas Kombrecht, ­Produkt-Marketing-Manager von Microsoft Deutschland
KUMAlive: An welche Szenarien denken Sie dabei?
Kombrecht: Man stelle sich nur die Möglichkeiten vor, die
Service-Techniker oder Mitarbeiter im Vertriebsaußendienst
dadurch bekommen. Ihnen stehen sämtliche Informationen
aus dem ERP-System beispielsweise zur Vorbereitung eines
Kundenbesuchs zur Verfügung. Ihre Besuchsberichte geben
sie ebenfalls unmittelbar ins System ein. So stehen die Daten
dem Innendienst sofort zur Verfügung. Das macht dann nicht
nur den Außendienst besser, sondern auch die Kommunikation
und Zusammenarbeit mit dem Innendienst effizienter. Diese
neue Form der Durchgängigkeit erlaubt dann auch das automatische Anstoßen von Folgeprozessen.
zerBenut chkeit
li
freund
KUMAlive: Sie haben
vorhin das Thema
Benutzerfreundlichkeit
angesprochen. Welche Verbesserungen gibt es hier?
Kombrecht: Wir dürfen nicht
vergessen: Eine der großen Stärken von Microsoft
Dynamics NAV war seit
jeher die Benutzerfreundlichkeit. Das Arbeiten in der vertrauten Microsoft-Umgebung erleichterte den Anwendern schon
immer den Zugang zur Software. Das hat uns aber nicht
davon abgehalten, das Gute noch besser zu machen. Das
beginnt mit dem Role Tailored Client, dem RTC.
KUMAlive: Er hatte ja bereits Premiere in NAV 2009.
Kombrecht: Richtig. In NAV 2009 konnten die Kunden noch
wählen, ob sie lieber mit RTC oder der klassischen Oberfläche
arbeiten wollen. Jetzt wird ausschließlich der RTC angeboten.
KUMAlive: Warum?
Kombrecht: Wir glauben, dass es die Zukunft ist, mit individuellen Oberflächen am ERP-System zu arbeiten. Die Software stellt so viele Informationen zur Verfügung, dass wir
für effizientes Arbeiten vorsortieren müssen. Aus der Praxis
haben wir auch die Rückmeldung bekommen, dass sich mit
dem RTC viel besser und effizienter arbeiten lässt. Dieses
Feedback unserer Kunden haben wir auch in die Entwicklung von NAV 2013 einfließen lassen und den Menüaufbau
der rollenbasierten Oberflächen noch einmal verbessert.
6
KUMAlive 2/12
KUMAlive: Gab es weitere Optimierungen bei der Benutzerfreundlichkeit?
Kombrecht: Einen Punkt möchte ich dabei noch hervorheben: den Report-Designer. Mit seiner Hilfe ist es jetzt möglich, Informationen aus dem ERP-System direkt und ohne
weitere Hilfsmittel grafisch aufzubereiten. Für einen großen
Teil der täglich anfallenden Reportings wird diese Funktion
aussagekräftige Charts produzieren.
KUMAlive: Bleibt noch
das letzte Schlagwort:
Performance.
Kombrecht: Ja, und hier gibt
es ebenfalls eine grundlece
n
a
m
r
gende Änderung: Wir haben
Per fo
die Software auf eine 3-TierArchitektur umgestellt. Das
heißt, dass wir zwischen
Datenbank und Benutzeroberfläche noch eine Logikebene
eingezogen haben, in der die Datenverarbeitung separat
abläuft. Das gibt uns einige Möglichkeiten, die Performance
zu verbessern. Beispielsweise erstellt sich bei Buchungen
eine Job-Queue, die im Hintergrund die Eingaben nacheinander abarbeitet. Der Anwender muss nicht mehr darauf
warten, bis die Buchung tatsächlich vollzogen ist.
KUMAlive: Gibt es weitere Vorteile dieser Architektur?
Kombrecht: Das Entscheidende daran ist, dass Microsoft
Dynamics NAV 2013 damit die technische Basis für die Cloud
hat. Die tatsächlichen Anwendungen dazu befinden sich
zwar noch im Beta-Test. Aber wir können schon jetzt sagen,
dass mit dem 2. Release, das 2013 erscheint, die volle CloudFähigkeit erreicht ist. Welchen Weg der Markt einschlagen
wird, müssen wir abwarten. Wir sind in jedem Fall gerüstet.
KUMAlive: Wie sieht die Zukunft von Microsoft Dynamics
NAV aus?
Kombrecht: Wenn wir uns die Investitionen anschauen, die
für diesen Entwicklungsschritt zu NAV 2013 nötig waren,
dann können wir mit Fug und Recht behaupten: Die Zukunft
von Microsoft Dynamics NAV hat gerade erst begonnen.
KUMAlive: Vielen Dank für das Gespräch.
ERP aktuell
KUMAVISION 2013
ERP-Branchenlösungen der KUMAVISION auf neuer Basis
Als einer der ersten Microsoft-Partner präsentiert die KUMAVISION ihre ERP-Branchenlösungen auf der
neuen Basis Microsoft Dynamics NAV 2013. Unternehmen können so zeitnah von den Vorteilen der neuen Plattform profitieren. Ob Benutzerfreundlichkeit, Technologievernetzung oder mehr Performance:
Bereits zum ersten Quartal 2013 werden die Branchenlösungen KUMAVISION factory für Serien-, Auftrags- und Projektfertiger, KUMAVISION project für Projektdienstleister sowie KUMAVISION trade für den
Großhandel verfügbar sein. Die
Arbeiten an der neuen Version
von KUMAVISION med, ERPSoftware für Gesundheitsmarkt
und Medizintechnik, laufen
ebenfalls auf Hochtouren.
„Die Portierung unserer Branchen­
lösungen auf Microsoft Dynamics
NAV 2013 eröffnet einerseits den
Zugang zu gleichermaßen innovativer
wie leistungsstarker Technologie im
ERP-Umfeld. Andererseits schafft sie
für uns und unsere Kunden wertvolle
Zukunfts- und Investitionssicherheit“,
erklärt KUMAVISION-Vorstand Markus
Schrade. Als langjähriger, mehrfach
ausgezeichneter Microsoft-Partner
erhielt die KUMAVISION bereits in
einem frühen Stadium Zugriff auf die
neue Technologie-Plattform und kann
diese ihren Kunden so zum Jahreswechsel zur Verfügung stellen.
Mehr Funktionalität für den
Großhandel
Die Roadmap von KUMAVISION trade
sah für 2013 nicht nur die Portierung auf
die neue Plattform, sondern auch funktionale Erweiterungen vor. Im Dialog mit
den Anwendern wurden zahlreiche neue
Funktionalitäten realisiert, die dem Großhandel wertvolle Effizienzvorteile bieten.
So ermöglicht die neu integrierte Scannerunterstützung papierlose Prozesse in
Lager und Logistik. Der Einsatz von Barcodes beschleunigt zum einen die Erfassung von Waren und Lagerplätzen. Zum
anderen steigt die Prozesssicherheit durch
die erheblich reduzierte Fehlerquote.
Auch die Rückverfolgbarkeit von Serienund Chargennummern wird erheblich
vereinfacht. Premiere in der Version 2013
haben die umfangreichen Möglichkeiten
zur Verwaltung von Mietgeräten. Ob
Reservierung über den integrierten Kalender, geräte- und zeitraumabhängige Preismodelle, Erfassung von Zählerständen
oder komfortable Geräteauswahl über frei
definierbare Filter: KUMAVISION trade
eröffnet Unternehmen einen komfortablen Einstieg ins Mietgeschäft. Ebenfalls
neu: Der mobile Sales Client, der sich als
WebApp geräteunabhängig nutzen lässt
und für die Bedienung auf Touchscreens
optimiert wurde.
Unternehmensweite Kommunikation
Die Entwickler von KUMAVISION factory
nutzten die neue Version, um die ERPSoftware zur zentralen Informationsdrehscheibe auszubauen. Dazu wird
über einen Konnektor die CustomerRelationship-Management-Lösung
Microsoft Dynamics CRM nahtlos in die
Branchensoftware eingebunden. Von
Vertriebs- und Service-Außendienst über
Marketing bis hin zum Management:
Das gesamte Unternehmen profitiert von
einem abteilungsübergreifenden Informationsfluss. Ein weiteres Beispiel für den
effizienten Umgang mit Dokumenten und
Informationen aller Art stellt die direkte
Einbindung des Dokumenten-Management-Systems ELO in die Branchenlösungen der KUMAVISION dar. Auch hier
erfolgt der Zugriff auf Kundendaten, elektronische Dokumente und Informationen
direkt aus Microsoft Dynamics NAV.
Agile Einführung
Neben der Portierung und Weiterentwicklung der ERP-Branchenlösungen
hat die KUMAVISION einen Fokus auf
die vereinfachte Einführung bei Kunden gelegt. Die neu konzipierte Rapid
Implementation-Methode greift auf den
Ansatz des agilen Projektmanagements
zurück. Sie ermöglicht die Einführung in
kurzer Zeit bei geringer Ressourcenbindung und ergänzt die bewährte Einführungsmethodik KUMAVISION target. Wie
sich die Rapid-Implematation-Methode
der KUMAVISION in der Praxis bewährt,
lesen Sie auf den Folgeseiten.
KUMAlive 2/12
7
Referenz
Alles im Fluss
Allweier Präzisionsteile GmbH führt
KUMAVISION factory mit agilem Projektmanagement ein
Mit Maßarbeit kennt sich die Allweier Präzisionsteile GmbH aus. Für
Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen fertigt das Unternehmen
Bauteile und Baugruppen, bei denen es auf Bruchteile von Millimetern ankommt. Auch bei Update und
Erweiterung des bestehenden ERP-Systems wollten die Verantwortlichen mit größter Genauigkeit vor­
gehen. Deshalb beschritten sie mit KUMAVISION neue Wege bei der Softwareeinführung und nutzten
­modernste Projektmanagementmethoden.
D
er Leidensdruck bei Allweier war groß: „Eigentlich hat
überhaupt nichts mehr richtig funktioniert“, berichtet Markus
Knödler vom technischen Vertrieb
des Unternehmens. Eine Installation
von Microsoft Dynamics NAV 3.7, von
einem anderen Softwarepartner eingeführt, sollte bei Allweier die Prozesse
steuern. Doch immer wieder kam es
zu Schwierigkeiten. KUMAVISION, nur
wenige Kilometer entfernt ansässig,
leistete immer wieder Nachbarschaftshilfe. Doch schnell war klar, dass
ein großer Schnitt kommen musste.
Zahlreiche Individualprogrammierungen standen einem einfachen Update
ohnehin im Weg. Deshalb entschieden
8
KUMAlive 2/12
sich die Verantwortlichen, mit dem
Update auf NAV 2009 auch gleich die
Branchenlösung KUMAVISION factory
einzuführen. Nach den schlechten
Erfahrungen mit der alten Installation
galt dabei die Devise: Zurück zum
Standard, wo immer es geht.
Beispielloser Boom
Doch was wird bereits vom Standard
abgedeckt und wo sind doch noch
individuelle Anpassungen nötig? Dies
herauszufinden, gehört zu den größten
Herausforderungen bei jeder Softwareeinführung. Der traditionelle Ansatz löst dies mit Hilfe von Workshops
auf. Mitarbeiter des Unternehmens
beschreiben ihre Prozesse, die in der
Software abgebildet werden sollen.
Die EDV-Experten geben ihrerseits
Empfehlungen ab, ob sich eine Individualprogrammierung lohnt oder ob das
Unternehmen seine Prozesse besser an
den Standard der Software anpassen
sollte. Nach den Workshops folgt eine
Phase, in der das System entsprechend
angepasst wird. Im Anschluss testen
die Mitarbeiter, ob alles funktioniert.
Doch für Markus Knödler war schnell
klar: „Das hätte bei uns sowieso nicht
funktioniert.“ Denn zum Projektstart
Ende 2010 erlebte Allweier einen beispiellosen Boom. „Die Arbeitsbelastung
unserer Mitarbeiter hätte es gar nicht
zugelassen, dass wir hier große Workshops veranstalten“, erklärt Knödler.
Referenz
Verlaufs fest. Die Details werden permanent nachjustiert. „Es ist alles im Fluss“,
wie es Markus Knödler beschreibt. Im
Falle von Allweier bedeutete dies, dass
die Echtdaten aus dem Altsystem in
die neue Datenbank kopiert wurden.
So arbeiteten die Key User mit echten
Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen. In einem extra dafür eingerichteten
Schulungsraum spielten sie im Standard
von KUMAVISION factory alle Prozesse
Stück für Stück durch. So konnten sie
die Vorgaben der Software mit ihrer eingespielten Arbeitsweise abgleichen und
in einen kompetenten Dialog mit den
Experten der KUMAVISION treten.
Details werden nachjustiert
Deshalb verständigten sich
KUMAVISION und Allweier darauf,
das Einführungsprojekt mit der Rapid
Implementation-Methode zu steuern.
Dieser neue Ansatz der KUMAVISION
richtet sich nach den Prinzipien des agilen Projektmanagements. Das agile Projektmanagement geht davon aus, dass
sich nicht alle Parameter eines Projekts
von Anfang an korrekt planen lassen.
Deshalb legt es nur die Grundzüge des
In der Praxis erleben
Für Markus Knödler liegt hier einer der
entscheidenden Vorteile dieser Einführungsmethode: „Der Nutzer hat immer
andere Vorstellungen von der optimalen
Arbeitsweise als der EDV-Experte. Prozessorientiertes Denken muss er erst lernen
– und das kann ihm ein Workshop nur
schlecht vermitteln. Er muss es in der
Praxis erleben.“ Auf der anderen Seite
erkannten die Experten der KUMAVISION
durch die direkte Rückmeldung schnell,
welche Individualprogrammierungen
unumgänglich waren, und vor allem,
was sie leisten mussten. So erfolgten die
Anpassungen schrittweise und zielgenau
– immer nach dem gleichen Schema: Ein
Prozess wurde durchgespielt, der Anpassungsbedarf wurde festgelegt, umgesetzt
und abgenommen. Der zweite große Vorteil der agilen Einführungsmethode liegt
im geringen Personalaufwand. Lediglich
ein Key User pro Abteilung wurde für die
Arbeit am neuen System benötigt. Dabei
erfolgte Anpassung der Software und
Schulung der Mitarbeiter in einem Schritt.
Tägliche Arbeit erleichtert
Mit dem Ergebnis ist Markus Knödler ­
sehr zufrieden. Nicht nur die Präzi­
sion der Einführung überzeugt ihn.
Auch der Funktionsumfang von
KUMAVISION factory erleichtert dem
Unternehmen die tägliche Arbeit in nahezu allen Unternehmensbereichen. Als
Automotive-Zulieferer profitiert Allweier
aber vor allem von der Anbindung an
Kundenportale und die damit verbundene
Möglichkeit, Lieferabrufe aus Rahmenvereinbarungen automatisch zu verwalten,
anstatt sie, wie zuvor, manuell zu erfassen. Ebenso werden Änderungen im Lieferplan automatisch übernommen. Auch
die Möglichkeit, Warenbestände als Konsignationslager zu verwalten, macht den
Arbeitsablauf an der Schnittstelle zum
Kunden effizienter. „Das ist äußerst komfortabel“, lobt Knödler. Übertroffen wird
dieser gute Eindruck durch die effiziente
Einführungsmethode: „Mittelständische
Unternehmen, wie wir es sind, können
nicht für jede Aufgabe einen Mitarbeiter
abstellen. Gemeinsam mit KUMAVISION
haben wir das Projekt mit geringem Personalaufwand gestemmt. Das war richtig
gute Arbeit.“
KUMAlive facts
Eingesetzte Lösung
KUMAVISION factory
Herausforderung
Einführen des ERP-Systems
innerhalb eines kurzen Zeit­
rahmens mit geringer Ressourcenbindung auf Kundenseite
Besondere Effizienz
Branchentypische AutomotiveFunktionalitäten bereits im
Standard enthalten
Kommentar
„Auf der Projektwelle“
Helmut Rabanser
ist Bereichsleiter
Factory Solutions
bei der
KUMAVISION AG
Agiles Projektmanagement. Wer dahinter ein leeres Marketing-Schlagwort vermutet, liegt falsch. Es
ist ein relativ neuer Ansatz, der im Wesentlichen mit den Werkzeugen des klassischen Projektmanagements arbeitet. Aber er bereichert es um eine organische Komponente: Da nichts im Leben zu
100 Prozent planbar ist, versucht er es erst gar nicht, sondern orientiert sich an einem groben Projektplan. Die Details werden Schritt für Schritt entwickelt und kontinuierlich abgestimmt. Doch agiles
Projektmanagement ist das Gegenteil von Anarchie: Es erfordert ein großes Maß an Disziplin, damit
Zeit und Budget nicht aus dem Ruder laufen. Gerade bei Softwareeinführungen kann es daher sehr
sinnvoll sein, auf einer Projektwelle zum Ziel zu reiten, anstatt an einem starren Plan festzuhalten.
Wir beraten Sie gerne. Kontakt: [email protected]
KUMAlive 2/12
9
Referenz
Gehobene Effizienz
Liebherr-Biberach GmbH
setzt auf Microsoft CRM
Bei Verkauf und After Sales Service für Mobilbaukrane stellen ein langer Produktlebenszyklus und
komplexe Prozesse hohe Anforderungen an die Vertriebs- und Serviceorganisation. Um Kunden best­
möglich zu betreuen sowie die Abstimmung zwischen den Abteilungen zu verbessern, führte die
Liebherr-Werk Biberach GmbH ein umfassendes Customer Relationship Management-System (CRM)
als zentrale Informations- und Steuerungsplattform für zahlreiche Unternehmensbereiche ein.
D
ie Firmengruppe Liebherr gehört zu den größten
Baumaschinenherstellern der Welt, bietet aber
auch auf vielen anderen Gebieten technisch
anspruchsvolle Produkte und Dienstleistungen an. Mit
den Mobilbaukranen der Baureihe MK nimmt die LiebherrWerk Biberach GmbH eine Spitzenposition ein: Die
Mobilbaukrane verbinden die Mobilität eines klassischen
Fahrzeugkrans mit den funktionalen Vorteilen eines Turmdrehkrans. Vielfältige Einsatzmöglichkeiten, ein langer
Produktlebenszyklus sowie komplexe Prozesse stellen
besondere Herausforderungen an Verkauf und After Sales
Service. Bisher waren im Unternehmen verschiedene Softwaresysteme und Datenbibliotheken mit unterschiedlicher
Version und Variantenvielfalt im Einsatz. Die LiebherrWerk Biberach GmbH entschied unter anderem daher, ein
Customer Relationship Management-System als zentrale
Informations- und Steuerungsplattform einzuführen.
10
KUMAlive 2/12
Dabei fiel die Wahl auf Microsoft Dynamics CRM, mit der
Einführung wurde die KUMAVISION AG beauftragt.
Vom Erstkontakt bis zur Prozessanalyse
Der Vertriebsprozess bei Investitionsgütern wie Mobilbaukranen ist komplex. Eine umfassende Unterstützung des
Vertriebs und die transparente Dokumentation gehören
daher zu den Kernaufgaben des CRM-Systems. Integraler
Bestandteil ist auch ein effizientes Stammdatenmanagement. Jedes potenzielle Projekt wird daher im CRM
abgelegt. Mit zahlreichen Softwarewerkzeugen und Funktionen können die Mitarbeiter/-innen Vertriebsaktivitäten
nach Effektivität und Effizienz bewerten. Das integrierte
Reporting an das Management sorgt für eine hohe Transparenz. Da am Anfang des Vertriebsprozesses oft noch
nicht feststeht, welchen Mobilbaukran der Interessent
tatsächlich benötigt, verfügt das CRM über die Möglich-
Referenz
keit, zu einer Anfrage mehrere Angebote zu verwalten.
Entscheidet sich der Interessent, können die Angebote
aufgeteilt werden. So lassen sich beispielsweise gewonnene
und verlorene Verkaufschancen zu einem Kundenvorgang
sauber voneinander abgrenzen und getrennt analysieren.
Konfiguration auf Knopfdruck
Wechselt eine Verkaufschance in die Angebotsphase, kann
direkt im CRM ein entsprechendes Angebot erstellt werden. Dabei kommt der Produkt-Konfigurator „camos“ zum
Einsatz, der direkt aus dem CRM heraus aufgerufen wird.
Das CRM überträgt über eine von KUMAVISION programmierte Schnittstelle einerseits die Rahmendaten an den
Konfigurator und nimmt andererseits das fertig konfigurierte und kalkulierte Angebot entgegen. Die entsprechenden Positionen werden automatisch in das CRM übernom-
ziert: Intelligente Workflows, clevere Automatismen und
schnelle Zugriffsmöglichkeiten entlasten die Mitarbeiter/
-innen. Beispielsweise die neuen Funktionalitäten für
Besuchsberichte: In der Regel werden in einem Kundengespräch mehrere Themen angesprochen, die verschiedene
Unternehmensbereiche betreffen. Das neue System stellt
deshalb für Besuchsberichte eine selektierende Vorlage bereit.
Die Empfänger erhalten nicht mehr den kompletten Bericht,
sondern nur noch die Informationen, die sie benötigen.
Flexibler Systemeinsatz: International und mobil
Als international aufgestelltes Unternehmen kam für
die Liebherr-Werk Biberach GmbH nur eine Software
in Frage, die in verschiedenen Sprachversionen verfügbar
ist. Microsoft Dynamics CRM ist standardmäßig bereits
in zahlreichen Sprach- und Landesversionen erhältlich.
Liebherr-Mobilbaukrane befinden sich rund um die Welt im Einsatz
men und zentral abgelegt. Das fehleranfällige manuelle
Übertragen von Daten entfällt.
Betriebsdauer von mehr als 20 Jahren
Krane werden im Laufe ihres Lebenszyklus immer wieder
auf- und umgerüstet und weiterverkauft. Eine Betriebsdauer von mehr als 20 Jahren ist keine Seltenheit. Mit
der neu entwickelten Gebrauchtkranverwaltung trägt das
Unternehmen diesem Umstand Rechnung: Sie ermöglicht
es, Informationen und Produkthistorie wie Besitzer, Betreiber und Standorte übersichtlich abzubilden. Entsprechend
ist der Vertrieb bereits informiert, bevor ein Kran ersetzt
werden muss, und kann entsprechend aktiv werden. Tendenzen in Markt- und Produktentwicklung werden im
selben Schritt analysiert und bewertet. Diese wertvollen
Rückmeldungen an das Produktmanagement fließen in die
Weiterentwicklung der Mobilbaukrane ein. Der Einsatz
des Moduls beschränkt sich nicht nur auf Mobilbaukrane:
Auch andere Produkte wie die Turmdrehkrane können
erfasst und verwaltet werden.
Hohe Benutzerakzeptanz beschleunigt Einführung
Die frühzeitige Einbeziehung der Mitarbeiter/-innen hat
für eine große Akzeptanz auf Seiten der Anwender gesorgt.
Dadurch wurden die Mehrwerte, die das neue CRM-System
bietet, schnell innerhalb des Unternehmens kommuni-
Im Laufe der Integration wurden Anpassungen des Systems
so ausgeführt, dass diese einfach lokalisiert werden können. Die mobile Nutzung bildete einen weiteren zentralen
Aspekt im Anforderungsprofil; dazu zählt unter anderem
die weltweite Nutzung mit unterschiedlichen mobilen Endgeräten. Insgesamt wurde die Einführung des CRM-Systems bereits vor Projektabschluss äußerst positiv bewertet;
das gleiche gilt für die Zusammenarbeit mit KUMAVISION.
Neben der zielsicheren und termingerechten Umsetzung
überzeugen die Mehrwerte in der täglichen Praxis: Der
Einsatz einer umfassenden Software-Lösung sorgt sowohl
für schnellere Abläufe als auch für bessere Übersicht im
Hinblick auf Marktentwicklung und Kundenprojekte.
KUMAlive facts
Eingesetzte Lösung
Microsoft Dynamics CRM
Herausforderung
Abbildung des gesamten Produktlebenszyklus – vom
Verkaufsprozess bis hin zu After-Sales-Services
Besondere Effizienz
Integrierte Gebrauchtkranverwaltung, Anbindung
eines Produktkonfigurators, weltweite mobile Nutzung auf unterschiedlichen Endgeräten
KUMAlive 2/12
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Wissen
Compliance serie
KUMAVISION med erhöht Rechtssicherheit
für medizintechnische Unternehmen
Eine überzeugende Qualitätssicherung ist für Fertiger in der Medizintechnik nicht nur ein Wett­
bewerbsvorteil. Sie ist oft die Voraussetzung, um überhaupt am Markt teilnehmen zu können. Denn
die Gesetzgeber weltweit haben für diese Branche umfangreiche Regelwerke entwickelt, die einen
hohen Qualitätsstandard sicherstellen. KUMAVISION med unterstützt Unternehmen nachhaltig
bei der Einhaltung von Compliance-Vorschriften.
D
a die ERP-Software KUMAVISION med die Qualität
von Unternehmensprozessen absichern soll, werden
auch bei ihrer Entwicklung und Validierung hohe
Qualitätsmaßstäbe angelegt. Dies geschieht auf dem soliden Fundament von Microsoft Dynamics NAV, das sich als
weltweit eingesetzte Software-Lösung für mittelständische
Unternehmen bewährt hat. Die spezifischen Funktionalitäten für die Medizin-Branche entwickelt KUMAVISION nach
dem so genannten V-Modell. Dabei werden Entwicklungsaufträge von Kunden oder aus dem Produktmanagement
nach einer Risiko-Klassifizierung bereits bei der Anforderungsbeschreibung mit einer ersten Version eines Prüfplans
versehen. Das heißt, dass die erste Überlegung der Frage
gilt, wie die Funktionalitäten nach der Programmierung auf
ihre Zuverlässigkeit getestet werden können. Erst danach
wird die Anforderungsbeschreibung in eine technische Spezifikation für den Programmierer weiter entwickelt. Dieser
entwickelt den Programmcode, testet und dokumentiert
12
KUMAlive 2/12
nach den Vorgaben des Prüfplans. Der Kundenberater testet
erneut und stellt die Funktionalität zum Integrationstest
in der Standard­lösung oder der Kundeninstallation bereit.
Schließlich testet der Kunde und nimmt ab. Jeder einzelne
Schritt wird protokolliert. So stehen am Ende Anforderungs­
spezifikation, technische Spezifikation und Testergebnis
sauber dokumentiert zur Verfügung.
Validierung im Mittelpunkt
Diese Dokumentation, die an sich zur Sicherstellung der
Qualität der ERP-Software dient, ist auch Grundlage für
den Nachweis der Validierung im Anwenderunternehmen.
Denn gesetzliche Voraussetzungen zur Marktteilnahme,
wie beispielsweise die Richtlinie der GAMP5 oder der
amerikanischen FDA, setzen diese Dokumentation voraus,
wenn eine ERP-Software in medizintechnischen Fertigungsunternehmen eingesetzt wird. Damit ist eine umfassende
und vor allem regelkonforme Dokumentation einer ERP-
Wissen
nmäßig
Software wie KUMAVISION med für medizintechnische Fertigungsunternehmen ein wichtiges Bindeglied zum eigenen
Qualitätsmanagement. Dazu trägt auch die Zertifizierung
der KUMAVISION nach DIN EN ISO 9001:2008 bei. Für die
Kunden bringt dies klare Vorteile mit sich. Denn sie können
sich in ihrer eigenen Zertifizierung auf die Qualitätsmaßstäbe der KUMAVISION berufen und das Verfahren dadurch
deutlich vereinfachen. Das gilt sowohl für die Zertifizierung
nach ISO-Norm als auch für die Validierung durch ausländische Behörden wie die amerikanische FDA.
Sauber protokolliert
KUMAVISION med unterstützt mit seinen Funktionalitäten
auch die Validierung der Unternehmensprozesse selbst.
Die Software verfügt beispielsweise neben einer umfangreichen elektronischen Geräteakte über eine lückenlose
Wolfgang Renner
ist Qualitätsmanagementbeauftragter
(BdOL) der KUMAVISION AG
für den Bereich Healthcare Solutions.
Seriennummern- und Chargennummernverfolgung, die
auch über Fertigungsstufen hinweg jederzeit die notwendige
Rückverfolgung liefert. Dadurch wird die von der FDA geforderte „Traceability“ umgesetzt. Um das ebenfalls von der
FDA ­verlangte Audit Trail zu gewährleisten, protokolliert
KUMAVISION med Änderungen an Feldern und Vorgängen
und macht damit alle Vorgänge ebenso transparent wie
nachvollziehbar. Variable Workflows und die Pflichtfeldprüfungen sorgen zudem für einen zuverlässig korrekten
Datenbestand.
Heikles Thema und Chance zugleich
Bei Medizinprodukten sind Reklamationen und die eventuell zugrunde liegenden Produktfehler ein besonders heikles
Thema. Deshalb kann und soll ein effizientes Reklamationsmanagement einen weiteren wichtigen Beitrag zur Qualitätssicherung leisten. Für viele DIN EN ISO-zertifizierte
Unternehmen ist es eine Selbstverständlichkeit, dass
Reklamationen zentral erfasst und dokumentiert werden.
KUMAVISION med bietet Unternehmen mit dem prozessgesteuerten Reklamationsmanagement die Möglichkeit, Reklamationen nach individuell konfigurierbaren Regeln zu bearbeiten. Das hat in mehreren Bereichen spürbaren Einfluss
auf das Qualitätsmanagement. So gibt die Software dem
Mitarbeiter beispielsweise Eskalationsstufen vor, aus denen
individuelle, auf die Art der Reklamation maßgeschneiderte
Reaktionen resultieren. Die notwendigen Folgeprozesse
lassen sich dann jeweils direkt über das System anstoßen.
Ganz gleich, ob ein Ersatzgerät verschickt oder ein Techniker mit der Reparatur beauftragt werden muss oder gar ein
meldepflichtiger Vorgang vorliegt: ­Der gesamte Ablauf kann
ohne Medienbruch innerhalb der Softwareumgebung erledigt werden.
Transparenz dank CAPA-Reports
Für Transparenz in diesem Prozess sorgt eine in
KUMAVISION med integrierte CAPA-Abwicklung. Alle Informationen, die den betreffenden Vorgang dokumentieren,
werden zentral gespeichert und können so für Verbesserungen im Qualitätsmanagement genutzt werden. So kann
beispielsweise das Produktmanagement CAPA-Reports generieren und Schwachstellen in einzelnen Produkten zuverlässig erkennen und beseitigen. Auch eine nach Risikoklassen
sortierte generelle Fehlerauswertung ist möglich. Daneben
erlaubt die integrierte Lieferantenbewertung eine nachvollziehbare Bewertung beispielsweise von Termintreue, Qualität und Preiseinhaltung. Damit kann auf Knopfdruck eine
weitere Forderung der ISO erfüllt werden.
KUMAlive 2/12
13
Referenz
Tool
meets Tools
Steinemann AG betreibt Großhandel mit KUMAVISION trade
Auf das richtige Werkzeug kommt es an. So könnte das Motto der Steinemann AG lauten. Denn der
schweizerische Großhändler beliefert seine Kunden mit Qualitätswerkzeugen für das Bau- und baunahe Handwerk sowie für die Gartenpflege. Als das Unternehmen ein passendes Tool für die eigene
IT suchte, wurde es bei der Branchenlösung KUMAVISION trade fündig.
V
om Gipserbeil bis zur Schneeschaufel, vom Spaten
bis zur Astschere: Wer in der Schweiz ein Arbeitsgerät in Händen hält, hat es wahrscheinlich aus einem
Lager der Steinemann AG. Dafür hat das Unternehmen ein
internationales Netz an Lieferanten aufgebaut, das einen
beeindruckenden Kundenstamm beliefert. Dafür laufen im
Hintergrund komplexe Logistikprozesse ab. Denn Steinemann liefert aus seinem Lagerbestand, wickelt Streckengeschäfte sowie Rampengeschäfte ab und setzt in einer kleinen eigenen Fertigung Sets zusammen. All das steuerte das
Unternehmen mit einer alten Navision-Installation aus dem
Jahr 2002. Diese kam nach zehn Jahren aber an das Ende
ihrer Möglichkeiten: Schnittstellen zu neueren Systemen
waren nicht mehr zu realisieren und den XML-Standard
zum Datenaustausch beherrschte sie ebenfalls nicht.
Partner mit internationaler Erfahrung
Da die Unternehmensgruppe der Steinemann AG hohe
Kompetenz im Umgang mit Navision im Hause hatte,
sollte eine Lösung auf Basis von Dynamics NAV 2009 die
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KUMAlive 2/12
alte Installation ablösen. Nach einer
sorgfältigen Evaluation entschied man
sich für KUMAVISION als Partner.
„Wir wollten einen größeren Anbieter
mit internationaler Erfahrung, der ein
Projekt unserer Größenordnung sicher
beherrschen kann“, erklärt Hansruedi
Alder, CFO bei der Steinemann AG.
Hansruedi Alder
Zudem suchte das Unternehmen eine
ist CFO bei der
­Branchenlösung, die die umfassenden
Steinemann AG.
Möglichkeiten des NAV-Standards auf
die Bedürfnisse eines Großhändlers
herunterbricht. KUMAVISION trade erfüllte diese Vorgaben sehr genau: „Diese Branchenlösung deckt bereits im
Standard ­80 bis 90 Prozent unserer Prozesse ab. Dies ist
die ­Voraussetzung für spätere kostengünstige Updates“,
so Alder. Auch der modulare Aufbau, der eine gezielte
Funktionsauswahl ermöglicht, überzeugte die Verantwortlichen bei Steinemann. Bei der Einführung profitierte
der Schweizer Großhändler vom umfassenden Know-how
Referenz
Scanner und Barcodes bilden die Basis für eine
schnelle und fehlerfreie Datenerfassung.
kauf keine eigenen Labels mehr gestalten und zeitaufwändig
anbringen. Auch der direkt an das System angebundene
Logistik-Dienstleister erhält direkt aus dem System gedruckte
Frachtpapiere mit Barcode, sodass er mit einem kurzen Scan
die Artikel erkennt und eindeutig zuordnen kann.
des Lösungspartners: „Die KUMAVISION hat uns durch
ihre langjährige Branchenerfahrung perfekt unterstützt
und sofort verstanden, worauf es in unserem Geschäft
ankommt“, ergänzt Alder.
Papierloses Lager
Eine der auffälligsten Neuerungen zeigt sich im Lager. Dort
wurde die Kommissionierung der Artikel komplett von
papierbasierten auf elektronische Arbeitsabläufe umgestellt.
Kommissionierfahrzeuge und Hochregalstapler sind mit
Bildschirmen ausgestattet. Der Lagerarbeiter erhält darauf
seinen Auftrag und bekommt gleichzeitig eine wege- und
produkt­optimierte Reihenfolge der Artikel angezeigt. Am
entsprechenden Lagerplatz wird die entnommene Ware mit
einem Barcodescanner erfasst und in Echtzeit im EDV-System
gebucht. „So wissen wir immer sekundengenau, wie der
Bestand in unserem Lager ist“, erklärt Alder. Ein weiterer
­Vorteil: Potentielle Fehlerquellen beim Kommissionieren
werden konsequent minimiert, die Effizienz im Lager wurde
deutlich gesteigert.
Etiketten nach Kundenwunsch
Noch bevor die Ware das Lager der Steinemann AG verlässt, wird sie mit einem Etikett versehen, das direkt aus
KUMAVISION trade gedruckt wird. Dieses kann je nach Kundenwunsch gestaltet werden. Beispielsweise lassen sich Barcode und Artikelnummer des Kunden sowie der Endverkaufspreis darauf platzieren. So muss der Kunde für den Weiterver-
Transparente Preisfindungs-Matrix
Richtig gefordert wurde KUMAVISION trade mit dem komplexen Rabatt- und Bonus-System bei Steinemann. Wenngleich hier individuelle Anpassungen erforderlich waren, ist
Alder mit dem Ergebnis hoch zufrieden. Für jeden Kunden
und für jede Artikelgruppe werden im System Staffelungen
hinterlegt, die auf Knopfdruck zugewiesen oder auch geändert werden können. „Wir haben mit KUMAVISION eine
Matrix entwickelt, mit der wir praktisch alles machen können“, so der CFO. Auch staatliche Abgaben wie beispielsweise Umweltzuschläge sind hinterlegt, werden automatisch
in den Preis eingerechnet und auf der Rechnung ausgewiesen. Sogar die kundenspezifischen Schwellenwerte, ab
wann beispielsweise ein Rampengeschäft möglich ist, sind
hinterlegt und werden automatisch angezeigt.
Mehr Möglichkeiten, mehr Effizienz, weniger Fehler
Da KUMAVISION trade nahezu alle Unternehmensbereiche
steuert, stehen umfangreiche Informationen im System bereit.
Um diese optimal auswerten zu können, wird Steinemann
mit KUMAVISION noch eine Business Intelligence Suite einrichten. „Im Vergleich zur alten Lösung haben wir mehr Möglichkeiten, mehr Informationen und weniger Fehlerquellen“,
resümiert Hansruedi Alder. „KUMAVISION trade unterstützt
unsere Geschäftsprozesse umfassend und hat unsere Prozessstruktur nachhaltig optimiert. Mit durchdachten Funktionen
wie beispielsweise den EDI-Schnittstellen zu Kunden und
Spedition steigern wir nicht nur unsere innerbetriebliche
­Effizienz, sondern auch die Kundenzufriedenheit.“
KUMAlive facts
Eingesetzte Lösung
KUMAVISION trade
Herausforderung
Transparente Preisfindungs-Matrix für kunden­
spezifische Rabatt- und Bonussysteme
Besondere Effizienz
Elektronische Anbindung via EDI an Kunden,
Lieferanten und Versanddienstleister
KUMAlive 2/12
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Referenz
Perfekter
Informationsfluss
Abendzeitung München profitiert
von digitalen Dokumenten-Workflows mit ELO
„Lochen, heften, ablegen“ – Unternehmen, die heute noch auf eine papierbasierte Akten- und Archivstruktur
setzen, verschenken kostbare Zeit und binden unnötig wertvolle Ressourcen. Das Beispiel der Münchner
Abendzeitung zeigt, wie die Einführung eines modernen Dokumentenmanagementsystems den Verwaltungsaufwand reduziert und gleichzeitig für mehr Transparenz in den innerbetrieblichen Abläufen sorgt.
Aus der Vielzahl der Möglichkeiten stellen wir Ihnen im Folgenden fünf ausgewählte Vorteile vor.
D
ie Abendzeitung München, kurz AZ, prägt seit über
60 Jahren die Münchner Presselandschaft. Der vor
wenigen Jahren erfolgte Umzug in die Räumlichkeiten der „Neuen Hopfenpost“ eröffnete die Möglichkeit, ein
modernes News-Desk-Konzept zu etablieren, um den Redaktions-Workflow effizienter zu gestalten und eine völlig neue
Kommunikationskultur zu schaffen. Mit der Einführung
des Dokumentenmanagementsystems ELO setzt die Abendzeitung auch im Backoffice auf clevere Workflows und eine
neue Form der digitalen Kommunikation.
1. Alle Zahlen im Griff:
Effiziente Workflows zur Rechnungsprüfung
Die Einführung eines zeitgemäßen Dokumentenmanagementsystems (DMS) wurde bei der Abendzeitung maßgeblich von der Buchhaltung/Controlling gefordert: Die
Prüfung von Rechnungen in Papierformat war so zeitaufwändig, dass vielfach Zahlungs- und Skontofristen nicht
16
KUMAlive 2/12
eingehalten werden konnten. Höchste Zeit, den Genehmigungsprozess zu vereinfachen. Die Rechnungen werden
heute zuerst mit einem Barcode versehen und dann über
die Postbox von ELO eingescannt. Anschließend verschlagworten die Sachbearbeiter die Belege. Variable Informationen wie Betrag, Datum oder Rechnungsnummer werden
manuell erfasst. Der Großteil der Informationen wird jedoch
direkt aus der ERP-Software übernommen. Dadurch wird
Zeit gespart und gleichzeitig auch die Fehlerquote nachhaltig gesenkt. Im Anschluss startet automatisch die Freigabephase: Sobald ein Beleg zur Genehmigung ansteht, werden
die jeweiligen Empfänger über die abgelegten Metadaten
ermittelt und über eine vom System generierte E-Mail
benachrichtigt. Pflichtfelder, Terminkontrollen und automatische Konsistenzprüfungen garantieren eine vollständige
und reibungslose Bearbeitung. Dabei lassen die Workflows
auch komplexe Prüfungen zu: So ist beispielsweise ab
einem bestimmten Betrag automatisch die Freigabe zusätz-
Referenz
3. Große Akzeptanz:
Zufriedene Mitarbeiter, zufriedene Kunden
ELO wird von den Mitarbeitern der Abendzeitung äußerst
positiv angenommen: „Wo früher langwierig nach Rechnungen gesucht werden musste, stehen heute alle Informationen
abteilungsübergreifend auf Knopfdruck bereit“, berichtet
Projektleiterin Kerstin Ferst. Durch die verkürzten Reaktionszeiten steigt zudem die Kundenzufriedenheit. Große
Wertschätzung erfahren jedoch nicht nur die digitalen
Workflows, sondern auch der Projektpartner KUMAVISION:
„Die Zusammenarbeit mit der KUMAVISION ist sehr gut
verlaufen, wir sind jederzeit sehr gut beraten und unterstützt worden“, ergänzt ihr Kollege Franz Ressler.
4. Nie zu spät dank Vertragsmanagement:
Alle Termine und Fristen im Blick
Freie Mitarbeiter, Miet- und Leasingverträge sowie Wartungsvereinbarungen: Wie bei einem mittelständischen
Unternehmen laufen auch bei der Abendzeitung eine Vielzahl von Verträgen auf. Um Fristüberschreitungen und
ungewollte Vertragsverlängerungen zu vermeiden, setzt
die Abendzeitung auch beim Vertragsmanagement auf ELO.
Die Verträge werden dazu als durchsuchbare PDF-Dateien
im System hinterlegt und verschlagwortet. Automatisch
generierte E-Mails informieren die hinterlegten Ansprechpartner aus den Fachabteilungen frühzeitig über Fristen
und Termine. Über frei wählbare Filterkriterien können
die Anwender den Status der Verträge jederzeit komfortabel
einsehen.
lich durch die Geschäftsleitung erforderlich. Zur Übernahme
der vollständigen Buchungsdaten ins ERP genügt später ein
Knopfdruck. Selbst der Workflow mit über 100 Knoten läuft
bei der Abendzeitung seit mehreren Monaten ohne jegliche
Probleme. „Anpassungen an den Workflows – wie etwa
zusätzliche Plausibilitätsprüfungen – können wir selbst
einfach mit Javascript vornehmen“, zeigt sich Franz Ressler,
IT-Leiter bei der AZ von der Flexibilität der neuen Lösung
begeistert.
2. Finden statt Suchen:
Das elektronische Archiv für Ausgangsbelege
Doch nicht nur auf der Eingangs-, sondern auch auf der Ausgangsseite leistet ELO tatkräftige Unterstützung: Über 150
Anzeigenrechnungen verlassen jeden Tag die Abendzeitung.
Auch sie werden automatisch im DMS abgelegt. Dabei illustrieren clevere Abläufe die Leistungsfähigkeit eines digitalen
Archivs: Zu jeder Rechnung werden Metadaten wie Kunde,
Auftrags- und Rechnungsnummer direkt vom System ermittelt und müssen nicht mehr manuell erfasst werden. „Bei
Rückfragen oder Reklamationen können die Mitarbeiter aus
der Anzeigenverwaltung elektronisch auf alle Rechnungen
zugreifen. Mit ELO iSearch steht ihnen dabei eine leistungsfähige Volltextsuche zur Verfügung, die zahlreiche aus
Suchmaschinen bekannte Features wie Autovervollständigen oder Tippfehlerkorrektur mitbringt“, beschreibt Franz
Ressler die Vorzüge des elektronischen Archivs.
5. ELO mit der KUMAVISION:
Starke Lösung, starker Partner
Bereits kurze Zeit nach dem Live-Start sieht sich die Abendzeitung in ihrer Entscheidung für ELO voll bestätigt: „Die
elektronischen Workflows haben die internen Abläufe
erheblich beschleunigt, zudem hat sich die Termintreue
– beispielsweise bei der Einhaltung von Skontofristen –
deutlich verbessert“, resümiert Kerstin Ferst. Dass die Einführung einer DMS-Lösung kein unendlicher Fortsetzungsroman sein muss, zeigt sich daran, dass ELO in weniger
als drei Monaten eingeführt wurde: „Die KUMAVISION hat
uns hier nicht nur durch ihr Know-how bei DMS mit ELO
überzeugt, sondern auch dank langjähriger Erfahrung im
Bereich Microsoft Dynamics den wechselseitigen Datenaustausch mit unserer ERP-Lösung perfekt hinbekommen“,
ergänzt Franz Ressler.
KUMAlive facts
Eingesetzte Lösung
Dokumentenmanagementsystem ELO
Herausforderung
Abteilungsübergreifende Workflows mit Anbindung an
das ERP-System, Ablösung der papierbasierten Ablage
Besondere Effizienz
Mehr Transparenz und schnelle Reaktionszeiten mit
dem elektronischem Archiv – inkl. Volltextsuche
über alle Dokumentarten
KUMAlive 2/12
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Abgefragt
Fünf Fragen zu:
Bestandsoptimierung
mit selbstregulierenden
Mechanismen
Um Liefer- und Materialengpässe zu vermeiden, kommt es bei
Unter­nehmen vielfach zu einer Überbevorratung, die eine hohe
Kapitalbindung mit sich bringt. Im Gespräch mit KUMAlive erklärt
Uwe Biel von der KUMAVISION, wie Unternehmen durch den Einsatz selbst­regulierender Mechanismen die Kapitalbindung im Lager
minimieren und gleichzeitig ihre Wettbewerbsfähigkeit durch optimierte ­Prozesse steigern können.
1.Was verbirgt sich eigentlich hinter dem Begriff
„selbstregulierender Mechanismus“?
Als sebstregulierenden Mechanismus (SRM) bezeichnen wir ein
Funktionsprinzip, das das ERP-System für optimalen Lagerbestand bezüglich Kapital- und Beschaffungskosten sowie optimaler Lieferfähigkeit intelligent parametrisiert. Dazu bedienen sich
die SRM der im ERP-System vorhandenen Daten, klassifizieren
diese nach Wert und Gängigkeit, erstellen eine Prognose und
liefern als Stellgröße optimierte Parameter für das ERP-System.
Dieser Regelkreis wird monatlich automatisch durchlaufen.
Dabei fließen die Reaktionen der ERP-Software in der Vergangenheit ebenso wie geänderte Rahmenbedingungen in die ver­
feinerten Parameter ein.
im Unternehmen verbraucht werden. Aus der Kombination
der Analysen können Bevorratungsstrategien für die einzelnen Artikel abgeleitet werden, die das ERP-System automatisch vorschlägt. So können sukzessive falsch bevorratete
Artikel abgebaut und dadurch Lager- und Kapitalkosten
reduziert werden. Da dieser Prozess dank SRM selbstständig
abläuft, spielt es keine Rolle, ob 100, 1.000, 10.000
oder mehr Artikel damit verwaltet werden sollen.
4.Gibt es neben der Kostenoptimierung weitere Vorteile?
Auf jeden Fall. Mit dem Prinzip der selbstregulierenden
Mechanismen lassen sich in der Lieferkette Engpässe
erkennen und daraus resultierende Staus auflösen. Die Verkürzung der Durchlaufzeit verbessert nicht nur die Liefer­
2. Was war der Anlass für die Einführung von SRM?
fähigkeit, sondern steigert auch die Kundenzufriedenheit.
Das SRM-Modul ermöglicht es, die Liefertermintreue direkt
Microsoft Dynamics NAV bietet für die Bestandsverwaltung
als Unternehmenskennzahl zu verwenden. Dabei handelt es
von Artikeln viele Einstelloptionen. Es gilt, Parameter korrekt sich um einen wichtigen Indikator, der anzeigt, wie gut die
festzulegen und regelmäßig zu überprüfen. Schon bei geringer im ERP-System hinterlegten Zeiten für Produktionsdurchlauf
Artikelzahl bedeutet das einen erheblichen administrativen
oder Wiederbeschaffung mit der Realität übereinstimmen.
Aufwand. Außerdem fehlen in den meisten Fällen belastbare
5.Welche weiteren Einsatzgebiete gibt es?
Grunddaten, um Einstellungen für die Zukunft vorzunehmen.
KUMAVISION hat daher das SRM-Modul entwickelt, um diese
SRM sind keineswegs auf Lager und Logistik beschränkt.
Vorgänge zu automatisieren und den Anwender zu entlasten.
Ob Fehlteilanalyse, Ermittlung von Betriebskennlinien und
3. Wie verläuft eine Bestandsoptimierung?
Bevorratungsebenen, Containeroptimierung bei Beschaffung aus Übersee oder Lieferantenforecast: Das SRM-Modul
Das SRM-Modul der KUMAVISION ermöglicht eine automatiermöglicht belastbare Aussagen, die es der Geschäftsleitung
sche ABCXYZ-Analyse, um die Ursachen für unnötige Kapital- ermöglichen, auf geänderte Rahmenbedingungen flexibel
bindung ermitteln. Über eine einfache ABC-Analyse wird die
zu reagieren.
tatsächliche Kapitalbindung durch die einzelnen Artikel analysiert. Die XYZ-Analyse stellt dar, wie regelmäßig die Artikel Mehr Informationen: www.kumavision.com/srm
18
KUMAlive 2/12
Standorte
KUMAinfo
Hamburg
Kompetente
Beratung
immer nah:
Hannover
Dortmund
Erfurt
Die Standorte der KUMAVISION
Nürnberg
Stuttgart
Augsburg
Memmingen
Basel (CH)
Waldshut
Zürich (CH)
Markdorf
München
Bregenz (A)
Veranstaltungen
Branchenforum Project@night
27. November 2012 ,
KUMAVISION München (Martinsried)
Medica
14. bis 17. November 2012, Düsseldorf
KUMAVISION project ist die maßgeschneiderte
ERP-Lösung für Professional Services und Projektdienstleister. Anhand von Praxisbeispielen und
Live-Präsentationen zeigen wir, wie unsere ERPSoftware KUMAVISION project dort für Trans­
parenz sorgt, wo gezielte Projektkontrolle und
die Einhaltung von Budgets enorm wichtig ist.
Präsentiert wird KUMAVISION med, die maß­
geschneiderte Branchenlösung für Medizintechnik und Gesundheitsmarkt. In der neuesten
Version bringt KUMAVISION med zahlreiche
Neuerungen mit: Erweiterte Funktionalitäten
wie das prozessgesteuerte Reklamations­
management unterstützen Unternehmen bei
der Einhaltung von Compliance-Vorschriften.
Die Web-App KUMAVISION med mobile ermöglicht die flexible Anbindung des Außendienstes
und erlaubt den Einsatz der Branchensoftware
hersteller- und plattformübergreifend auf
Smartphones und Tablets.
Wir freuen uns auf Ihren Besuch in Halle 16,
Stand C41 bei Baden-Württemberg International.
Informationsveranstaltung ERP-Branchenlösungen
8. November 2012, Augsburg
KUMAVISION präsentiert i im Augsburger Atrium
Palast (15.30 bis 20.00 Uhr) ERP- und CRM-Lösungen für Fertigungsunternehmen, Großhandel und
Projektdienstleister. Im Gespräch mit den Experten der KUMAVISION erfahren Unternehmen, wie
sie die innerbetrieblichen Abläufe – von Einkauf
und Produktionsplanung und -steueurng über
Lager & Logistik bis hin zu Finanzbuchhaltung und
Controlling – optimal vernetzen und nachhaltig
optimieren können.
KUMAVISION Augsburg
Böheimstraße 8
86153 Augsburg
Wien (A)
CeBIT
5. bis 9. März 2013, Hannover
KUMAVISION zeigt am Microsoft Partnerstand
das gesamte Spektrum an perfekt zugeschnittenen Lösungen für Industrie, Handel und Dienst­
leister. Erfahren Sie, welche Potenziale die
ERP-Branchenlösungen sowie die CRM-Lösungen
der KUMAVISION bieten und wie schnell sich ein
Return on Investment erzielen lässt. Besonderes
Highlight auf dem Messestand: Microsoft
Dynamics NAV 2013, die neue Plattform unserer
Lösungen und die damit verbundenen Effizienz­
vorteile für Ihr Unternehmen.
Webcasts
Branchenwebcast KUMAVISION trade
27. November 2012, 10 bis 11 Uhr
KUMAVISION trade ist die integrierte ERP-Software für den Großhandel, die Kosten senkt und die
Produktivität erhöht. Der Webcast verschafft einen
Überblick über die grundlegenden Funktionen.
• Vom Kontakt zum Auftrag – nachhaltige Angebots verfolgung
• Möglichkeiten der Preisgestaltung
• Einsparpotenziale im Einkauf nutzen
• Optimierung des Warenflusses
• Kundenfreundliche Abwicklung des
Servicegeschäfts
• Schnelle Abrechnung durch eine integrierte
Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung
Branchenwebcast KUMAVISION project
28. November 2012, 10 bis 11 Uhr
KUMAVISION project ist die Branchenlösung für
Engineering- und Konstruktionsunternehmen
sowie Projektdienstleister. Im Webcast werden
u. a. folgende Themen behandelt:
• Projektbezogene Beschaffung
• Ressourcen- und Kapazitätsplanung
• Historie und Dokumentenverfolgung
• Projektabrechnung und -controlling
Webcasts KUMAVISION med
Nehmen Sie an unseren Fachpräsentationen teil –
mit geringem Zeitaufwand und ganz ohne Reise­
kosten. Denn Sie loggen sich bequem über das Internet ein und verfolgen live, welche Vorteile die ERPLösungen der KUMAVISION für Ihr Unternehmen
bieten. Per Telefonkonferenz haben Sie währenddessen die Möglichkeit, Fragen zu stellen und spezielle Themen detailliert zu diskutieren.
Die Teilnahme an den Webcast ist kostenlos, aber
sicher nicht umsonst.
Aktuelle Themen und Termine finden Sie auf
www.kumavision-med.com
Nähere Informationen
zu den Veranstaltungen
und Webcasts finden
Sie im Internet unter
www.kumavision.com/
Aktuelles
KUMAlive 2/12
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Mit KUMAVISION ist mehr drin.
Mehr Erfolg!
Klar: Wer im Wettbewerb vorne mit dabei sein will, muss fit sein.
Doch alle Kondition wäre wirkungslos ohne die richtige Technik. Sie ist es, die Kraft und Dynamik auf die Straße
bringt. Und sie ist es, die den Unterschied macht zwischen Mittelfeld und Spitze. Mit ERP- und CRM-Lösungen
von KUMAVISION setzen Sie auf die richtige Technik. Maximale Transparenz, effiziente Workflows, optimale
­Zusammenarbeit: So kommt die Kompetenz Ihres Unternehmens voll zum Tragen.
Ob Industrie, Handel, Healthcare oder Dienstleistungen: In welchem Wettbewerb Sie auch starten –
mit KUMAVISION ist mehr drin.
KUMAVISION AG
Tel. +49 800 5862876
www.kumavision.com