Dienstanweisung für die Anlagenbuchhaltung an der

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Dienstanweisung für die Anlagenbuchhaltung
an der Fachhochschule Köln
Stand 18.09.2013
Dienstanweisung für die Anlagenbuchhaltung an der Fachhochschule Köln
Inhalt
§ 1 Rechtscharakter, Zweck und Geltungsbereich ........................................................................ 3 § 2 Aufbau der Anlagenbuchhaltung ........................................................................................... 3 § 3 Aufgaben der Anlagenbuchhaltung ....................................................................................... 3 § 4 Zuständigkeiten .................................................................................................................... 4 § 5 Inventur ............................................................................................................................... 4 § 6 Ergänzende Bestimmungen................................................................................................... 4 § 7 Verfahren in der Anlagenbuchhaltung ................................................................................... 5 § 8 Abgleich zwischen Anlagenbuchhaltung und Sachkonten der Finanzbuchführung .................. 6 § 9 Prüfung ................................................................................................................................ 7 § 10 In-Kraft-Treten .................................................................................................................... 7 Anlagen ..................................................................................................................................... 8 Checkliste .................................................................................................................................. 8 Anlagerichtlinie .......................................................................................................................... 9 Hinweis: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wurde in diesem Dokument nur die männliche Form
verwandt. Selbstverständlich sind immer beide Geschlechter angesprochen.
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§ 1 Rechtscharakter, Zweck und Geltungsbereich
(1) Diese Dienstanweisung enthält die für die Hochschule notwendigen Vorschriften und
Regelungen zum Geschäftsgang in der Anlagenbuchhaltung. Sie soll dazu beitragen, den
Verfahrensablauf einheitlich zu gestalten. Sie dient dem Ziel, die Aufgaben schnell und mit
dem geringstmöglichen Aufwand zu erfüllen.
(2) Gesetzliche Bestimmungen des Handelsgesetzbuches (HGB) sowie die Bestimmungen der
Hochschulwirtschaftsführungsverordnung (HWFVO) in der jeweils gültigen Fassung gehen
den Bestimmungen dieser Dienstanweisung vor.
(3) Die Anlagenbuchhaltung ist eine Nebenbuchhaltung der Finanzbuchhaltung.
§ 2 Aufbau der Anlagenbuchhaltung
(1) Die Gliederung der Anlagenbuchhaltung erfolgt nach Anlagenklassen und Anlagensachkonten in Anlehnung an die Struktur des gesetzlich vorgeschriebenen Anlagenspiegels.
§ 3 Aufgaben der Anlagenbuchhaltung
Die Aufgaben der Anlagenbuchhaltung sind:
•
Lieferung des aktuellen Anlagevermögensbestandes für die Bilanz,
•
Erfassung der Anschaffungs- und Herstellungskosten der Anlagegüter,

Entscheidung über die Aktivierungs- und Passivierungspflicht sowie über
Bewertungs- und Wertveränderungsvorgänge
•
Aufzeichnung der Bestände, der Zu- und Abgänge, sowie von Umbuchungen,
•
Aufzeichnung der geleisteten Anzahlungen auf Sachanlagen,

Abbildung der Abschreibungen und Zuschreibungen sowie des Restwertes,
•
Nachweis des Vermögens und Aufstellung eines Anlagenspiegels,
•
Unterstützung der Inventur,
•
Unterstützung der Haushaltsplanung (Ermittlung der Abschreibungen),
•
Unterstützung des Berichtswesens.
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§ 4 Zuständigkeiten
(1) Die Anlagenbuchhaltung wird zentral im „Team 8.1-Rechnungswesen“ geführt. Sie ist hier
integrierter Bestandteil.
(2) Laufende Inventuren erfolgen auf Grundlage der Inventurrichtlinie der Fachhochschule Köln,
welche auf der „Handlungsempfehlung zur Durchführung einer Inventur an den Hochschulen
des Landes Nordrhein-Westfalen“ basiert.
Sie wird durch die Mitarbeiter des „Teams 8.1-Rechnungswesen“ unter Mitwirkung der
Hochschuleinrichtungen durchgeführt.
§ 5 Inventur
(1) Zum Ablauf durchzuführender Inventuren wird auf die Anlagenrichtlinie der Fachhochschule
Köln verwiesen.
§ 6 Ergänzende Bestimmungen
Grundsätzlich ist die „Bewertungsrichtlinie für Vermögensgegenstände und Schulden der
Hochschulen des Landes Nordrhein-Westfalen“ in der aktuell gültigen Fassung anzuwenden.
Ergänzend hierzu gilt es die Anlagenrichtlinie in der jeweils gültigen Fassung der Fachhochschule
Köln zu beachten. Sie ist Bestandteil dieser Dienstanweisung.
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§ 7 Verfahren in der Anlagenbuchhaltung
(1) Die Anlagenbuchhaltung ist eine Nebenbuchhaltung der Finanzbuchhaltung (siehe § 1 Abs.
3). Sie wird im „Team 8.1-Rechnungswesen“ verantwortlich für die gesamte Hochschule
geführt. Der Anlagenbuchhaltung müssen die notwendigen Informationen für eine
Inventarisierung und Buchung durch die Hochschuleinrichtungen vorliegen. Dabei müssen
die Anlagenbuchhaltung und die Hochschuleinrichtungen stetig und eng zusammenarbeiten
(u.a. über die Inventur).
(2) Alle im „Team 8.1-Rechnungswesen“ aus den Hochschuleinrichtungen eingehenden
Rechnungen sind mit einem Eingangsstempel zu versehen. Die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung prüfen vorab die eingehenden Rechnungen ab einem Rechnungswert von netto
150,00 € auf anlagenrelevante Sachverhalte. Die Vorprüfung erfolgt gemäß der beigefügten
Checkliste durch die Kreditorenbuchhaltung.
Anlagenrelevante Vorgänge sind unverzüglich zur weiteren Prüfung und Bearbeitung an die
Anlagenbuchhaltung weiterzuleiten. Die Anlagenbuchhaltung behält sich Stichproben vor.
(3) Die Mitarbeiter der Anlagenbuchhaltung haben die durch die Hochschuleinrichtungen
ausgefertigten anlagenrelevanten Buchungsbelege mit den begründenden Unterlagen auf
ihre Richtigkeit und Vollständigkeit hin zu prüfen. Bei Unstimmigkeiten ist Rücksprache mit
der betreffenden Hochschuleinrichtung zu nehmen.
Die Hochschuleinrichtungen ihrerseits sind verpflichtet, bei Unsicherheiten in der Beurteilung
der Geschäftsvorfälle eine Abstimmung mit der Anlagenbuchhaltung herbeizuführen. Die
Hochschuleinrichtungen stellen dabei der Anlagenbuchhaltung die zur Beurteilung der Sachverhalte notwendigen Informationen zur Verfügung. Die endgültige Beurteilung und
Entscheidung von Sachverhalten obliegt der Anlagenbuchhaltung.
Die Mitarbeiter der Anlagenbuchhaltung dürfen bei unrichtiger Kontierung eigenständig
Korrekturen oder Ergänzungen vornehmen.
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(4) Die Anlagenbuchhaltung hat mit der Eingangsrechnung betreffenden Stammdaten für den
jeweiligen Vermögensgegenstand anzulegen. Danach ist der Anlagenzugang unter Angabe
des Datums, zu dem die Hochschule das wirtschaftliche Eigentum über den Vermögensgegenstand erlangt hat (i.d.R. das Lieferdatum), bzw. der Vermögensgegenstand erstmalig in
Betrieb genommen wird, zu buchen. Unter einem Anlagenzugang ist die Buchung der
Eingangsrechnung zum betreffenden Sachkonto und Kreditor zu verstehen. Die durch das
EDV-Programmsystem generierte Anlagennummer ist auf dem zahlungsbegründenden Beleg
zu vermerken. Nach der Buchung des Anlagenzugangs wird der Zahlbetrag als sog. Offener
Posten auf den Kreditorenkonten ausgewiesen. Alle aus der Anlagenbuchhaltung
resultierenden
Buchungsvorgänge
insbesondere
bilanzielle
Abschreibungsläufe
und
Umbuchungen werden durch die Anlagenbuchhaltung erzeugt und gebucht.
(5) Jeder zahlungsbegründende Vorgang ist mit seinen relevanten Anlagen zu kopieren und in
einem separaten Ordner in der Anlagenbuchhaltung nach Buchungsbelegnummern
abzulegen. Die Originale sind der Kreditorenbuchhaltung zur Auszahlung und zur zentralen
Ablage zuzuleiten.
(6) Die Originale der Umbuchungsbelege/Abgangsbelege mit ihren relevanten Anlagen
verbleiben in der Anlagenbuchhaltung und werden nach (5er)-Buchungsbelegnummern in
einem separaten Ordner abgelegt. Die Anträge zu den Abgängen mit und ohne
Buchungsbelegnummern (Altbestände) sind in Kopie nach Organisationszugehörigkeit in
separaten Ordnern abzulegen.
(7) Nachträgliche Anschaffungs- und Herstellungskosten sind unter der ursprünglichen
Anlagennummer entsprechend dem Verfahren nach Abs. 1 bis 5 zu behandeln. Gleiches gilt
für Anlagenabgänge.
§ 8 Abgleich zwischen Anlagenbuchhaltung und Sachkonten der Finanzbuchführung
In regelmäßigen zeitlichen Abständen, die durch die Leitung des Rechnungswesen bestimmt
werden, ist ein Abgleich der Daten der Anlagenbuchhaltung und den entsprechenden Sachkonten
in der Finanzbuchführung vorzunehmen. Bei Unstimmigkeiten ist unverzüglich eine Klärung
herbeizuführen.
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Anlagen
Checkliste
Anhang zu § 7
Bezeichnungen
Kreditorenbuchhaltung
Anlagen im Bau (AIB)
über Warengruppe 4080 prüfen
Anlagenbuchhaltung
i.d.R. Sachanlagevermögen
Anzahlungen für Sachanlagen > 410,00€ EP
Bücher für die Bibliothek
(Festwert)
Sachanlagevermögen
Betrieblicher Aufwand
Bücher nicht für die Bibliothek > 410,00€ EP
Entgeltlich erworbene Konzessionen, gewerbliche
Schutzrechte und ähnliche Rechte und Werte sowie
Lizenzen an solchen Rechten und Werten, EP egal
(immer prüfen)
Gebrauchsgüter unter 150,00 € EP netto
i.d.R. Sachanlagevermögen
Immaterielles Vermögen
Gebrauchsgüter=Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)
zwischen 150,00 € bis 410,00 € netto EP, die
selbstständig nutzbar sind
Sachanlagevermögen
(GWG)
Gebrauchsgüter, deren Nutzungsdauer
>1 Jahr, der EP > 410,00€ netto beträgt
(z.B. Techn. Anlagen, Maschinen, Möbel, IT-Geräte,
sonstige BGA, Software u. Kauflizenzen)
Ersatzlieferungen/Reparaturen
Wartung
Sachanlagevermögen
Selbst geschaffene gewerbliche Schutzrechte und
ähnliche Rechte und Werte (prüfen)
Kauf-Lizenzen > 410,00€ EP netto
Miet-Lizenzen (befristeter Zeitraum) EP egal
Software/-Update EP egal
(aktueller Stand)
Software/-Upgrade < 410,00€ EP netto
(nächste Version Generationenwechsel)
Software/-Upgrade > 410,00€ EP netto
(nächste Version Generationenwechsel)
Proforma-Rechnungen
(prüfen, ob es zur Sachspende gehört)
ggf.
Sachanlagevermögen
Rechnungen ohne Wertangabe
(prüfen, ob es zur Sachspende gehört)
ggf.
Sachanlagevermögen
Werkverträge/Dienstleistung
(nach Fertigstellung prüfen)
ggf.
Sachanlagevermögen
Diese Checkliste dient lediglich zur Orientierung und weist in Ausschnitten auf Besonderheiten hin.
Stand: 05.02.2014
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Anlagenrichtlinie
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Richtlinie zur Anlagenbuchhaltung
Grundlagen und Erläuterungen
Stand: 18. September 2013
Anlagenrichtlinie Fachhochschule Köln
Kontakt bei Fragen/Problemen zur Anlagenbuchhaltung:
Grundsatzfragen, Sachspenden, Buchungen, Inventur :
Frau Erika Mauracher
Tel.: 0221 8275-3505
E-Mail: [email protected]
Buchungen, Sachspenden, Inventur:
Frau Tatjana Lütke
Tel.: 0221 8275-3686
Bilanzbuchhaltung:
Frau Jennifer Diehl
Tel.: 0221 8275-3958
Teamleitung 8.1-Rechnungswesen:
Herr Manfred Klein
Tel.: 0221 8275-3084
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Weitere AnsprechpartnerInnen
Haushalt/SAP-KIS:
Frau Irene Knupp
Tel.: 0221 8275-3510
Frau Ingeborg Roggendorf
Tel.: 0221 8275-3549
Verfasser:
Erika Mauracher, Jennifer Diehl, Sarah Schmidt (ausgeschieden)
Quellenverzeichnis: Fachhochschule-Köln, HGB, EStG, Büchtmann, Defoße, HWFVO, PKF Fasselt Schlage, Steuerportal
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Inhaltsverzeichnis
Präambel ........................................................................................................................................................... 4 I. Einführung ......................................................................................................................... 5 Begriffsdefinition ...........................................................................................................................................5 Aufgaben der Anlagenbuchhaltung .......................................................................................................5 I.I I.II II. II.I II.II II.III II.IV Inventur.............................................................................................................................. 6 Begriffsdefinition ...........................................................................................................................................6 Inventurverfahren..........................................................................................................................................7 Pflege der Stammdaten und Inventurvorbereitung...........................................................................7 Inventar .............................................................................................................................................................8 III. III.I III.II III.II.I III.III III.III.I III.III.II III.III.III III.III.IV III.IV III.V III.V.I Anlagevermögen in der Bilanz ........................................................................................ 9 Bilanzgliederung ............................................................................................................................................9 Immaterielle Vermögensgegenstände ............................................................................................... 10 Software und Lizenzen ............................................................................................................................. 10 Sachanlagen ................................................................................................................................................. 12 Begriffsdefinition ........................................................................................................................................ 12 Gebäude und Grundstücke ...................................................................................................................... 12 Mietereinbauten .......................................................................................................................................... 12 Wissenschaftlicher Versuchsaufbau/Baukasten................................................................................ 16 Schaubild Baukasten ................................................................................................................................. 17 Finanzanlagen .............................................................................................................................................. 18 Beteiligungen ............................................................................................................................................... 18 Buchungen im Anlagebereich........................................................................................ 19 Betriebsvermögen ...................................................................................................................................... 19 Anschaffungskosten (AHK) ...................................................................................................................... 20 Herstellungskosten (HK) ........................................................................................................................... 21 Eigentum - Zurechnung von Wirtschaftsgütern .............................................................................. 23 Abschreibung/AfA-Tabelle ...................................................................................................................... 24 Abschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter (GWG) ................................................................ 25 Inzahlungnahme gebrauchter Sachanlagegüter............................................................................. 26 IV. IV.I IV.II IV.III IV.IV IV.V IV.VI IV.VII V. V.I V.II Anlagen im Bau ............................................................................................................... 27 Begriffsdefinition ........................................................................................................................................ 27 Ablauf/Verfahren ........................................................................................................................................ 28 VI.I VI.II VI.III VI.IV Abgrenzung zu laufendem Aufwand ............................................................................ 29 Instandhaltungen/Erhaltungsaufwendungen .................................................................................. 29 Reparaturen .................................................................................................................................................. 29 Wartung ......................................................................................................................................................... 29 Leasing ........................................................................................................................................................... 30 VII.I VII.II Jahresabschluss............................................................................................................... 32 Bewertung ..................................................................................................................................................... 32 Anlagengitter ............................................................................................................................................... 34 VI. VII. -2-
VIII. VIII.I VIII.II Kauf ................................................................................................................................. 34 Kauf neuer Wirtschaftsgüter ................................................................................................................. 34 Kauf von gebrauchten Wirtschaftsgütern ........................................................................................ 34 IX. IX.II Abgänge/Verkauf .......................................................................................................... 35 Definition Abgang .................................................................................................................................... 35 Aussonderung / Unbrauchbar / Veraltet / Entsorgung ohne Erlös.......................................... 35 Diebstahl ...................................................................................................................................................... 35 Unentgeltliche Weitergabe/Entbehrlichkeit ................................................................................... 36 Verlust / Zerstörung / Beschädigung ................................................................................................. 36 Schrottverkauf ........................................................................................................................................... 36 Verkauf ......................................................................................................................................................... 37 X.I X.II X.III X.IV Spenden ......................................................................................................................... 38 Sachspenden .............................................................................................................................................. 38 Geldspenden .............................................................................................................................................. 40 Schenkung .................................................................................................................................................. 40 Entleihe ........................................................................................................................................................ 40 IX.I IX.I.I IX.I.II IX.I.III IX.I.IV IX.I.V X. XI. Sponsoring ..................................................................................................................... 41 XII. Standort – und Finanzierungsänderungen................................................................. 42 Änderungen ............................................................................................................................................... 42 Änderungsmitteilungen.......................................................................................................................... 42 Kontierungsänderungen ........................................................................................................................ 43 Anzahlungen .............................................................................................................................................. 44 Lieferungen/Liefernachweis .................................................................................................................. 44 Teillieferungen ........................................................................................................................................... 45 Verleih ........................................................................................................................................................... 45 XII.I XII.I.I XII.I.II XII.II XII.III XII.IV XII.V XIII. XIII.I XIII.II XIII.III XIII.IV XIV. XIV.I XIV.II XIV.III Abschreibungen auf Sachanlagen ............................................................................... 46 Abnutzbare / Nicht abnutzbare Anlagegüter .................................................................................. 46 Herstellungskosten / Nachträgliche Herstellungskosten / Instandsetzung ......................... 46 Wertminderungen .................................................................................................................................... 47 Wertaufholung .......................................................................................................................................... 47 Sonstiges ........................................................................................................................ 48 Barcodes und Etiketten........................................................................................................................... 48 Abkürzungsverzeichnis ........................................................................................................................... 49 Formulare ..................................................................................................................................................... 50 AfA – Tabelle Fachhochschule Köln (NRW)................................................................................................... 52 Unter Berücksichtigung der Gleichstellung von Frauen und Männern wurden in dieser Richtlinie möglichst
neutrale Formulierungen verwendet. Soweit dies nicht möglich war, schließt die männliche Formulierung
sowohl Frauen und Männer ein.
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Präambel
Das Präsidium der Fachhochschule Köln hat im Jahr 2008 die Einführung der kaufmännischen Buchführung
beschlossen. Die Hochschule hat daraufhin die kaufm. Buchführung zum 01.01.2010 umgesetzt. Sie nutzt
hierfür die Software SAP ERP 3, Version 6. Die Eröffnungsbilanz wurde zum 01.01.2011 erstellt. Zur
Eröffnungsbilanz wurde eine aufwendige Inventur für die gesamte FH Köln durchgeführt.
Ein wesentlicher Bestandteil der kaufm. Buchführung ist die Anlagenbuchhaltung. Die Anlagerichtlinie soll
nunmehr sowohl für die Vergangenheit als auch für die Zukunft die zugrunde gelegten Bilanzierungs- und
Bewertungsmethoden für die Anlagenbuchhaltung aufzeigen (dokumentieren) und festschreiben.
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I.
Einführung
Ziel der Anlagenrichtlinie ist es, allen Beschäftigten der Fachhochschule einen näheren Einblick in die
Thematik der Anlagenbuchhaltung zu gewähren.
Zielgruppe sind folglich alle, die in irgendeiner Weise Berührungspunkte mit Anlagengütern haben und
Bestellungen aufgeben. Sowohl „Einsteiger“ sollen angesprochen werden als auch diejenigen, die ihr Wissen
vertiefen möchten.
I.I
Begriffsdefinition
Laut § 247 Abs. 2 HGB gehören zum Anlagevermögen alle Vermögensgegenstände eines Unternehmens, die
dazu bestimmt sind, dauerhaft (vorgesehene Nutzungsdauer > 1 Jahr) dem Geschäftsbetrieb zu dienen. Es
umfasst alle Vermögensteile, die zum Aufbau und zur Ausstattung eines Betriebes nötig und langfristig an
das Unternehmen gebunden sind.
Das Anlagegut kann selbstständig bewertet werden oder der Vermögensgegenstand besteht aus mehreren
Komponenten, die zusammen eine Anlage ergeben.
Für die Fachhochschule Köln gelten die gesetzlichen Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB) sowie die
Bestimmungen der Hochschulwirtschaftsführungsverordnung (HWFVO) in der jeweils gültigen Fassung. Bei
ihrer Rechnungslegung hat die Fachhochschule Köln die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB)
zu beachten.
Spezielle, das Anlagevermögen betreffende Bestimmungen sind in den §§ 240 und 241 HGB und § 141 (1)
Satz 1 der Abgabenordnung (AO) enthalten.
*Merke!
Das Anlagevermögen (immaterielle Vermögensgegenstände und Sachanlagen) wird ab einem Wert in Höhe
von € 410,01 netto aktiviert, während bei einem geringwertigen Wirtschaftsgut (GWG) die Anschaffungsoder Herstellungswertgrenze zwischen 0,01€ netto und 410,00 € liegt. Aus Vereinfachungsgründen werden
an der Fachhochschule Köln alle Kosten, die unter die Wertgrenze von 150,00 € fallen, in den betrieblichen
Aufwand gebucht. Selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter, die zwischen 150,01 € und 410,00 € netto
liegen, werden als GWG verbucht.
I.II
Aufgaben der Anlagenbuchhaltung






Nachweis über den Bestand und die Entwicklung des Anlagevermögens
Pflege und Änderung der Standort- und Raumangaben nach Mitteilung aus den
Fakultäten, Hochschulbibliotheken, Hochschulverwaltung und sonstigen Zentralen
Einrichtungen
Ermittlung des Reinvestitionsbedarfs des Anlagevermögens
Erfassung der gebrauchsbedingten Abnutzung an Wirtschaftsgütern in Form von
planmäßigen Abschreibungen (AfA), sowie die Verteilung der Abschreibungen
auf die Abschreibungsdauer der Wirtschaftsgüter
Bereitstellung der Abschreibungen für die Kostenrechnung
Berichtswesen
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II.
Inventur
II.I
Begriffsdefinition
Die Inventur ist die Tätigkeit zur Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden nach Art,
Menge und Wert zu einem Stichtag. Die Ergebnisse der Bestandsaufnahme werden in Inventarlisten
(Zähllisten) festgehalten. Die Inventarlisten werden um die Bewertungsangaben ergänzt. Alle Inventarlisten
zusammengefasst bilden das Inventar, welches als ausführliches Bestandsverzeichnis alle
Vermögensgegenstände und Schulden einer Organisation zu einem bestimmten Stichtag nach Art, Menge
und Wert nachweist. Das Inventar ist wiederum Grundlage für die Vermögensaufstellung (Bilanz).
Nach der Art der Inventur wird zwischen körperlicher Inventur und Buchinventur, d.h. wertmäßiger
Bestandsaufnahme aufgrund von Aufzeichnungen, unterschieden. Es empfiehlt sich in Intervallen von 3
Jahren eine Anlageninventur vorzunehmen zum Abgleich der vorhandenen Wirtschaftsgüter (Ist-Bestand)
mit dem Inventarverzeichnis (Sollbestand).
Die erforderlichen Daten zum Anlagenbestand aus der zentralen Anlagenbuchhaltung können von den
verantwortlichen, berechtigten Personen aus den Fakultäten, Zentralen Einrichtungen, Hochschulbibliotheken, Hochschulverwaltung über das SAP-KIS eingesehen werden. Die Zugangsberechtigung für das
SAP-KIS können Sie über Team 8.1-Rechnungswesen (Frau Knupp) beantragen.
Die jeweiligen Fakultäten, Einrichtungen etc. tragen die Verantwortung dafür, dass ihr Anlagenbestand
korrekt geführt wird sowie alle Abweichungen und Ergänzungen über Änderungsmitteilungen an die
Anlagenbuchhaltung erfolgen. Um das Auffinden der Etiketten bei einer Inventur sicherzustellen, ist eine
einheitliche Verfahrensweise beim Verkleben der Etiketten und ggf. das Führen von einem Bestandsbuch (für
alle nicht beklebten Güter) erforderlich, s. a. Pkt. XIV.I
*Merke!
Die Fachhochschule Köln wird den Anlagenbestand (Sollbestand) mit dem Istbestand (vorhandene
Wirtschaftsgüter) in regelmäßigen Abständen in den Fakultäten, Zentralen Einrichtungen,
Hochschulbibliotheken, sowie der Hochschulverwaltung stichprobenmäßig zur Buchinventur überprüfen.
Hierfür werden zu gegebener Zeit die betroffenen Bereiche informiert und stellen wie bei der Erst-Inventur
die Inventurbeauftragten zur Unterstützung bei der Vor-Ort-Begehung.
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II.II
Inventurverfahren
Zu unterscheiden sind die körperliche sowie die buchmäßige Inventur.
Körperliche Inventur
Die körperlichen Vermögensgegenstände werden durch Zählen, Messen oder Wiegen aufgenommen. Eine
Schätzung mit anschließender Bewertung ist ebenfalls erlaubt, wenn eine exakte Aufnahme wirtschaftlich
unzumutbar oder unmöglich ist (zum Beispiel Kohlevorräte auf Halde).
Buchinventur
Die Buchinventur erfasst wertmäßig alle nicht körperlichen Gegenstände und Schulden, zum Beispiel
Forderungen, Verbindlichkeiten oder Bankguthaben, anhand von buchhalterischen Aufzeichnungen
(Belegen) oder anderen Unterlagen.
Anlageninventur
In der Anlagenbuchhaltung ersetzt die Anlageninventur die körperliche Bestandsaufnahme für Güter des
beweglichen Anlagevermögens (Kraftfahrzeuge, Maschinen, Büro- und Geschäftsausstattungen, nicht aber
geringwertige Wirtschaftsgüter). Im Anlagenverzeichnis wird für jeden Gegenstand eine Anlagenkarte mit
folgenden Angaben geführt:

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







Barcode/Inventarnummer
Anlagennummer
genaue Bezeichnung des Gegenstandes
Standortangaben
Bilanzwert am Bilanzstichtag
Tag der Anschaffung oder Herstellung
Höhe der Anschaffungs- oder Herstellungskosten
Nutzungsdauer
jährliche Abschreibung
Tag des Abgangs
*Merke!
Die Fachhochschule Köln hat nach der Erstaufnahme aller Anlagegüter im Jahr 2010 in den Folgejahren
Buchinventuren durchgeführt. Künftig sind Stichprobeninventuren geplant.
II.III
Pflege der Stammdaten und Inventurvorbereitung
Alle Verantwortlichen sollten in regelmäßigen Abständen ihren Anlagenbestand über SAP-KIS prüfen und
der Anlagenbuchhaltung alle Änderungen zeitnah über die entsprechenden Formulare mitteilen.
Hier einige Beispiele:




Genaue Angaben zur Bezeichnung der Anlage
Genaue Angaben zu Standort-/Raumangaben
Überprüfung / Änderungen der Kontierung (Kostenstelle, PSP, Fonds) in der Anlage
Überprüfung der gebuchten Zu- und Abgänge in dem Anlagenbestand
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II.IV
Inventar
Das Inventar ist ein genaues und ausführliches Bestandsverzeichnis aller Vermögensgegenstände und
Schulden eines Unternehmens. Es bildet die Grundlage eines ordnungsgemäßen Jahresabschlusses. Das
Inventar sichert gegenüber dem Unternehmen, eventuellen Geldgebern und Finanzbehörden, dass die in
der Bilanz enthaltenen Informationen der Wahrheit entsprechen.
Das Inventar ist gem. § 240 Abs. 1 HGB von jedem Kaufmann zu Beginn seines Handelsgewerbes und zum
Schluss eines jeden Geschäftsjahres sowie bei Geschäftsaufgabe aufzustellen.
Inventarisierung - Änderungsantrag
Neuausgabe, Austausch oder Aussonderung von IT-Geräten durch die Campus IT
Umbuchung von Sachkosten
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III.
Anlagevermögen in der Bilanz
III.I
Bilanzgliederung
Aktiva (Vermögen)
Passiva (Kapital)
A.
Anlagevermögen
A.
Eigenkapital
I.
Immaterielle Vermögensgegenstände
I.
Gezeichnetes Kapital
II.
Sachanlagen
II.
Kapitalrücklage
III.
Finanzanlagen
III.
Gewinnrücklage
IV.
Gewinnvortrag/Verlustvortrag
V.
Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag
B.
Rückstellungen
C.
Verbindlichkeiten
D.
Rechnungsabgrenzungsposten
B.
Umlaufvermögen
I.
Vorräte
II.
Forderungen und sonstige
Vermögensgegenstände
III.
Wertpapiere
IV.
Schecks, Kassenbestand,
Bundesbank- und Postgiroguthaben
Guthaben bei Kreditinstituten
C.
Rechnungsabgrenzungsposten
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III.II
Immaterielle Vermögensgegenstände
III.II.I
Software und Lizenzen
Schaubild: Hochschulkompetenzzentrum NRW
Firmware
Man unterscheidet Software in Firmware (fest mit der Hardware verbunden -> „Bundle“, von engl. = Bündel,
z.B. BIOS), Systemsoftware (z.B. Windows XP) und Anwendungssoftware (Standard- und Individualsoftware ->
„Trivialsoftware“).



Ausschließlich Firmware wird als mit der Hardware (dem PC) fest verbunden betrachtet. Folglich ist
sie Bestandteil der Hardware und mit ihr im Sachanlagevermögen auszuweisen.
System- und Anwendungssoftware dagegen wird als austauschbar betrachtet. Folglich liegt ein
selbstständig bewertbarer Vermögensgegenstand vor – der Ausweis erfolgt unter den immateriellen
Wirtschaftsgütern.
Trivialsoftware („Standardsoftware“) kann im Jahr der Anschaffung in voller Höhe abgeschrieben
werden. Unter Standardsoftware versteht man z.B. die MS Office-Programme Word, Excel oder Visio.
System- und Anwendersoftware (auch Standardsoftware) sind selbstständig verwertbar und daher
grundsätzlich losgelöst von der Hardware zu aktivieren.
Miet- oder Kauflizenzen
Bei der Fachhochschule Köln wird hinsichtlich der Inventarisierung von Lizenzen unterschieden, ob es sich
um Miet- oder Kauflizenzen handelt.
Handelt es sich um Kauflizenzen, die zeitlich unbefristet sind, werden diese inventarisiert und es wird eine
Nutzungsdauer von 3 Jahren unterstellt.
Handelt es sich aber um Mietlizenzen, werden diese als Aufwand verbucht.
Daher ist im Liefernachweis eine Aussage zu treffen, um welche Art von Lizenz es sich handelt.
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Update
Ein Update bringt eine bestehende Software auf den neuesten, aktuellsten Stand (Update= vergünstigte
Überlassung der jeweils neuesten Programmversion für Anwender der Vorgängerversion).
Das bedeutet, dass ein Update grundsätzlich Aufwand darstellt.
Upgrade
Ein Upgrade hingegen bringt eine bestehende Version einer Software auf die nächste Version (=
Generationenwechsel).
Ein Upgrade muss zur bestehenden Software nachaktiviert werden, da es zu einer wesentlichen
Verbesserung des Programmes/der Software kommt.
Befristete Software
Handelt es sich um eine zeitlich befristete Software, wird diese bei der Fachhochschule Köln nicht
inventarisiert, sondern als Aufwand erfasst.
*Merke!
Bei dem Liefernachweis der Fachhochschule Köln ist die Angabe gefordert, um welche Art von Software es
sich handelt und ob es sich um ein Update oder ein Upgrade handelt. Handelt es sich um ein Upgrade, muss
die Angabe gemacht werden, zu welchem bereits bestehenden Wirtschaftsgut es zugehörig ist.
Liefernachweis (Anlagegüter)
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III.III
Sachanlagen
III.III.I
Begriffsdefinition
Sachanlagen bestehen aus materiellen Vermögensgegenständen deren Nutzungsdauer > 1 Jahr beträgt und
zum Eigentum der Fachhochschule Köln gehören. Sie verbleiben dauerhaft in der Hochschule und sind als
betriebsnotwendig anzusehen. Sachanlagen untergliedern sich u.a. in bebaute und unbebaute Grundstücke,
Gebäude, Fuhrpark, technische Anlagen und Maschinen, Betriebs- und Geschäftsausstattung, geleistete
Anzahlungen sowie Anlagen im Bau (AiB) werden in einem Anlagenverzeichnis geführt. GWGs, die auch zum
Sachanlagevermögen gehören, werden wertmäßig in speziellen Aufwandskonten erfasst. Alle
Vermögensgegenstände werden in der Bilanz auf der Aktivseite im Anlagevermögen ausgewiesen.
Finanzanlagen und immaterielle Vermögensgegenstände sind keine Sachanlagen.
Besonderheiten werden nachstehend näher erläutert.
III.III.II
Gebäude und Grundstücke
Die Fachhochschule Köln hat alle Gebäude angemietet und ist derzeit kein Eigentümer von Gebäuden und
Grundstücken.
III.III.III
Mietereinbauten
Mietereinbauten und Mieterumbauten sind solche Baumaßnahmen, die der Mieter eines Gebäudes oder
Gebäudeteils auf seine Rechnung an dem gemieteten Gebäude oder Gebäudeteil vornehmen lässt, wenn die
Aufwendungen des Mieters nicht Erhaltungsaufwand sind.
Liegt Erhaltungsaufwand vor kann kein Mietereinbau bzw. -umbau vorliegen. Es ist zu prüfen, ob eine
Verrechnung des Aufwands mit Miete für einen bestimmten Zeitraum vereinbart wurde. Für diesen Fall ist
beim Mieter ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten zu bilden.
Eigentum und Vertragsgestaltung
Für die Bilanz ist das rechtliche Eigentum ausschlaggebend.
Wirtschaftsgüter sind nach § 39 (1) AO dem zivilrechtlichen Eigentümer zuzurechnen. Hierunter fallen
sämtliche nicht nur zu einem vorübergehenden Zweck mit dem Grund und Boden verbundene
Vermögensgegenstände.
Fallen rechtliches und wirtschaftliches Eigentum auseinander, ist der Vermögensgegenstand gemäß § 246
Abs. 1 S. 2 HGB beim wirtschaftlichen Eigentümer zu bilanzieren. Der wirtschaftliche Eigentümer ist gemäß
§ 39 Abs. 2 AO derjenige, der die tatsächliche Sachherrschaft über die Vermögensgegenstände ausübt und
sie in der Bilanz ausweist.
Bei Planungen über Mietereinbauten und -umbauten ist die jeweilige Vertragsgestaltung mit dem Vermieter
vorab zu prüfen. Ansprechpartner bei Baumaßnahmen sind die Mitarbeiter/innen im Hochschulreferat 10.
Definition Eigentum:
siehe unter IV. IV. Eigentum - Zurechnung von Wirtschaftsgütern
Mietverhältnisse der Fachhochschule Köln
Gebäude und Grundstücke der Fachhochschule Köln sind i.d.R. beim Bau-und Liegenschaftsbetrieb NRW
(BLB) oder anderen zivilrechtlichen Eigentümern wie z.B. POLIS Immobilien AG (Berlin), Bayer Real Estate
GmbH (Leverkusen) angemietet.
Derzeitige Mietlaufzeiten für die Gebäude und Grundstücke in Köln, Leverkusen und Gummersbach:
BLB NRW
POLIS Immobilien AG
Bayer Real Estate GmbH
unbefristet
31.03.2020 - mit Verlängerungsoption
31.12.2015 - mit Verlängerungsoption
- 12 -
*Merke!
Das Hochschulreferat 10 muss bei Baumaßnahmen in Gebäuden des BLB bereits vor Vertragsabschluss
prüfen bei welchem Vertragspartner die Mietereinbauten aktiviert werden. Dies erfolgt unter Einbindung
von Hochschulreferat 8. Das wirtschaftliche Eigentum sollte möglichst vertraglich definiert sein oder über
Zusatzvereinbarungen vorher mit dem BLB schriftlich fixiert werden.
Mietereinbauten und –umbauten können sein:
Scheinbestandteile sind Einbauten
Betriebsvorrichtungen sind Einbauten
Sonstige Mietereinbauten oder
-umbauten sind aktivierungspflichtig
- die zu einem vorübergehenden, zeitlich
begrenzten
Zweck
mit
dem
Grundstück verbunden/eingefügt sind
oder Vorrichtungen, die unmittelbar der
primären Aufgabenerfüllung
wenn es sich um wirtschaftliches
Eigentum des Mieters handelt und
(u.a.
Lehr-u.
Forschungsbetrieb)
derselben und nicht einzig der Nutzung
des Gebäudes dienen.
- die Einbauten während der Mietdauer
technisch oder wirtschaftlich verbraucht
werden
Hinweis:
Vermögen, das notwendig für den Lehru. Forschungsbetrieb ist, dient nicht
automatisch
zur
primären
Aufgabenerfüllung, so dass hier ggf. von
einer
Hilfsoder
Nebenaufgabe
auszugehen ist. Es reicht nicht aus, dass
eine Anlage für die Hochschule lediglich
nützlich, notwendig oder gesetzlich
vorgeschrieben ist.
- der Mieter nach Beendigung des
Mietverhältnisses
vom Eigentümer
mindestens die Erstattung des Restwertes
verlangen kann
- die in Ausübung eines dinglichen
Rechts(Erbbau- oder Nießbrauchrecht)
verbunden sind
- deren Nutzungsdauer des Einbaus
über die voraussichtliche Mietvertragsdauer hinausgeht
- deren Art und Zweck darauf schließen
lassen, dass die Einbauten später
wieder entfernt werden
Hinweis:
Ist der Einbau bis zu seinem
wirtschaftlichen Verbrauch mit dem
Gebäude verbunden, handelt es sich nicht
um einen Scheinbestandteil!
Beispiele für Scheinbestandteile
 Zäune auf Grundstücken
 Gegensprechanlagen
 Schalterhalleneinrichtungen
oder
wenn die Einbauten unmittelbar den
betrieblichen oder beruflichen Zwecken
des Mieters dienen und mit dem Gebäude
nicht in einem einheitlichen Nutzungsund Funktionszusammenhang stehen.
Entscheidend ist die tatsächliche
Verwendung im jeweiligen Einzelfall!
Beispiele für Betriebsvorrichtungen
 Forschungsanlagen
 Produktionsanlagen/Maschinen
 Klimaanlagen für
Lebensmittelhersteller
Beispiele für sonstige Einbauten
 Entfernung von Zwischenwänden
zum Großraumbüro
 Einbau eines Tores anstelle einer
vorhandenen Tür, damit das Gebäude
nutzbar wird
Planmäßige Abschreibung
für Scheinbestandteile
für Betriebsvorrichtungen
für sonstige Einbauten
Entweder
nach
voraussichtlicher
Mietdauer
oder
der
kürzeren
betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer des
Vermögensgegenstandes.
Entweder
nach
voraussichtlicher
Mietdauer
oder
der
kürzeren
betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer
des Vermögensgegenstandes.
Werden generell nach den Vorschriften für
Gebäude abgeschrieben. Eine kürzere
Nutzungsdauer des Mietereinbaus wird für
die AfA jedoch nicht ausgeschlossen.
Außerplanmäßige Abschreibungen sind anzuwenden, wenn eine dauerhafte (über den erheblichen Teil der Restnutzungsdauer
besteht) Wertminderung des Mietereinbaus vorliegt.
Schaubild: Fachhochschule Köln Oktober 2012
Quellen: Büchtmann/Defoße, Steuerportal
- 13 -
Voraussetzungen für die Aktivierung beim Mieter (Fachhochschule Köln) sind:
a) Es muss sich gegenüber dem Gebäude um ein selbstständiges, materielles, bewegliches oder
unbewegliches Wirtschaftsgut handeln, für die der Mieter Herstellungskosten aufgewendet hat.
b) Die Einbauten müssen der Hochschule zum notwendigen Betriebsvermögen zuzurechnen sein.
c) Die Nutzung zu Punkt b) muss über einen Zeitraum von mehr als einem Jahr gehen.
d) Es darf kein Erhaltungsaufwand sein.
Das gegenüber dem Gebäude selbstständige, materielle Wirtschaftsgut kann beweglich oder unbeweglich
sein. Ein bewegliches Wirtschaftsgut liegt vor, wenn der Mieter sachenrechtlicher Eigentümer ist
(» Scheinbestandteile, § 95 BGB) oder eine Betriebsvorrichtung (§ 68 Abs. 2 Nr. 2 BewG) des Mieters besteht.
Dagegen handelt es sich bei dem besonderen Zwecken dienenden und daher in einem von der eigentlichen
Gebäudenutzung verschiedenen Nutzungs- und Funktionszusammenhang stehenden Gebäudebestandteil
um ein unbewegliches Wirtschaftsgut. Das gilt auch für einen Gebäudebestandteil, der im wirtschaftlichen
Eigentum des Mieters steht. Wirtschaftliches Eigentum eines Mieters ist anzunehmen, wenn er das Gebäude
bzw. den Gebäudeteil im Einverständnis mit dem zivilrechtlichen Eigentümer auf eigene Rechnung und
Gefahr hergestellt hat und ihm ein Anspruch auf Entschädigung in Höhe des Wertes des Gebäudes bei
Beendigung des Nutzungsverhältnisses zusteht.
Das nachstehende Schaubild soll als Hilfestellung dienen
Quelle: PKF Fasselt Schlage Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
- 14 -
Beispiele Mietereinbauten:
Beispiel 1:
Der Mieter teilt die gemieteten Räume seinen Bedürfnissen entsprechend neu auf, indem er große Räume in
kleine Räume unterteilt. Dafür verwendet er massive Wände. Deren Nutzungsdauer beträgt 20 Jahre. Diese
muss er nach Ablauf der Mietzeit von 15 Jahren entfernen. Nach Ablauf der Mietzeit ist die Herstellung des
ursprünglichen Zustandes vertraglich vereinbart. Die dann entfernten Baumaterialien sind nicht sinnvoll
verwertbar.
Problem: Hat der Mieter die Wände zu aktivieren? Ggf. wie?
Lösung:
Ist die Nutzungsdauer der eingefügten Sachen größer als die Mietdauer und erhält der Mieter beim
Auslaufen des Mietvertrags keine Entschädigung, ist er aber verpflichtet, beim Auslaufen des Mietvertrages
den ursprünglichen Zustand wieder herzustellen, so ist der Mieter wirtschaftlicher Eigentümer der Einbauten.
Das hat der BFH zuletzt im Urteil vom 15.10.1996 (BStBl II 1997, 533) bestätigt. Auf die Bildung einer wegen
der Verpflichtung ggf. erforderlichen Rückstellung soll hier nicht eingegangen werden. Der Mieter hat die
Aufwendungen zu aktivieren und nach § 7 Abs. 4 Satz 2, Abs. 5a EStG auf die Nutzungsdauer von 20 Jahren
(nicht auf die Mietdauer von 15 Jahren) abzuschreiben.
Beispiel 2:
Der Mieter teilt die gemieteten Räume seinen Bedürfnissen entsprechend neu auf, indem er große Räume in
kleine Räume unterteilt. Die Nutzungsdauer beträgt 20 Jahre. Dafür verwendet er massive Wände. Diese
verbleiben nach Ablauf der Mietzeit von 10 Jahren in dem Gebäude (Restnutzungsdauer: 10 Jahre). Der
Vermieter ist zum Wertersatz in Höhe des gemeinen Wertes verpflichtet.
Problem: Hat der Mieter die Aufwendungen zu aktivieren? Ggf. wie?
Lösung:
Zu prüfen ist, ob bei der Baumaßnahme ein Mietereinbau geschaffen wurde.
Ein Scheinbestandteil liegt nicht vor, da kein Ausbau der Wände erfolgen soll. Eine Betriebsvorrichtung ist
ebenfalls nicht gegeben, da die Baumaßnahme der Nutzung als Gebäude dient. Es liegt ein sonstiger
Mietereinbau vor.
Da die Nutzungsdauer der vom Mieter eingebauten Sachen größer ist als die Mietdauer und der Mieter beim
Auslauf des Mietvertrages vom Vermieter eine Entschädigung erhält, ist der Mieter als wirtschaftlicher
Eigentümer anzusehen. Die vereinbarte Entschädigung muss mindestens den bei Beendigung des
Mietverhältnisses noch verbliebenen gemeinen Wert betragen.
Der Mietereinbau ist nach den für Gebäude geltenden Vorschriften abzuschreiben, das bedeutet hier auf die
Nutzungsdauer von 20 Jahren und nicht auf die Mietzeit von 10 Jahren.
Bei Beendigung des Mietvertrages nach 10 Jahren muss der Restbuchwert des Mietereinbaus erfolgswirksam
über Aufwand ausgebucht werden. Die Entschädigung ist beim Mieter als Ertrag zu erfassen.
- 15 -
III.III.IV
Wissenschaftlicher Versuchsaufbau/Baukasten
Ein wissenschaftlicher Versuchsaufbau oder auch “Baukasten“ (FH-Jargon) ist ein Gegenstand des
Sachanlagevermögens, der aus vielen Einzelteilen unterschiedlich zusammengebaut werden kann.
Durch Ab- und Anbauen entsteht immer ein andersartiges Gesamtteil. Ebenfalls zum "Baukasten" zählen alle
zum Zwecke des An- bzw. Umbaus dieses Gesamtteils bestimmten Teile.
Im Alltag einer Fachhochschule ergeben sich wirtschaftliche Vorgänge, die in Unternehmen der freien
Wirtschaft in dieser Form nicht vorkommen. Es müssen neue Begrifflichkeiten wie „Baukasten“, der
charakteristisch für Forschung und Lehre ist, benutzt werden, um diese Vorgänge abbilden zu können.
Wesentliche Eigenschaft eines Baukastens ist daher, dass seine Einzelteile einem einheitlichen Zweck dienen
(hier das „elektronische Gerät“ und dessen Zusammenbau – vgl. Schaubild s. Pkt. III.IV), die Summe seiner
Einzelteile, die die für den finalen Zweck erforderliche Anzahl an Einzelkomponenten übersteigen kann und
dieser finale Zweck ausschließlich zu Forschungs- oder Lehrzwecken eingesetzt wird.
Die Behandlung eines solchen Vorganges als Baukasten dient zuvorderst der Arbeitserleichterung aller an
dem Vorgang beteiligten Personen und Referate. In der ersten Schlussbilanz nach Inbetriebnahme, sprich
erstmaliger Nutzung, wird der „Baukasten“ mit einem sog. Festwert bewertet und in dieser Höhe in der Bilanz
ausgewiesen.
Dieser Festwert (s. a. Pkt. VII. I) bleibt zu allen folgenden Bilanzstichtagen, an denen der Baukasten in
Nutzung steht unverändert, sofern der Ansatz jährlich unverändert bleibt und keine wesentliche
Wertveränderung (bis 10 %) vorliegt. Grundsätzlich muss alle 3 Jahre eine Inventuraufnahme
erfolgen. Dies bedeutet für alle Aufwendungen, die hinsichtlich des fertigen Baukastens in der Folge
getätigt werden, dass eine Einzelbewertung der für den „Baukasten“ erworbener Gegenstände unterbleiben
kann. Vielmehr werden diese während der Laufzeit des Baukastens als eine Art Ersatzbeschaffung
eingeordnet, die grundsätzlich den Aufwand der Fachhochschule Köln erhöht und nicht deren Vermögen.
Die beiden nachstehenden Beispiele verdeutlichen dies:
Ein aus von der Fachhochschule Köln angeschafften Einzelkomponenten zusammengebautes elektronisches
Gerät wird nun nach Ablauf des Semesters wieder auseinandergebaut und von den Studenten des
Folgesemesters im Rahmen des Lehrbetriebs der Fachhochschule Köln wieder rekonstruiert. Dieser Vorgang
kann auch eine Verbesserung des Gerätes durch Austausch von beispielsweise besseren Sensoren oder eines
anderen Displays zur Folge haben. In seiner wesentlichen Grundkonzeption und seiner Funktionalität bleibt
das Gerät jedoch unverändert.
Ein weiteres Beispiel zeigt sich an der Fachhochschule Köln im Bereich Motorsport. Ein Rennauto wird für das
jeweilige Rennen, für das es benötigt wird, fertig montiert und danach wieder in seine Einzelteile zerlegt. Für
das nächste Rennen wird es wieder mit ggf. anderen Komponenten und anderen Materialien
zusammengebaut.
Zum Beispiel wird der Rahmen des Autos 1 (Verbrennungsmotor) aus dem Jahr 2008/2009 für das Auto 2
(Elektromotor) für das Jahr 2011 genutzt.
*Merke!
Die verwaltungstechnische Abwicklung eines Baukastens oder AiBs zieht einen erhöhten Informationsbedarf
aus dem Hochschulreferat 8 von Team 8.3 - Einkauf und Team 8.1 - Anlagenbuchhaltung nach sich. Bereits
bei der Bestellung ist der Verantwortliche vor Ort gehalten, die voraussichtliche Klassifikation eines zu
erwerbenden Wirtschaftsgutes als AiB oder „Baukasten“ vorzunehmen, denn in der Regel ist nur er allein
dazu in der Lage.
Daher ist vom Besteller der Fragebogen „AIB - Anlage im Bau - Herstellungsdaten“ auszufüllen, der
auf der Serviceseite der Fachhochschule Köln unter Formulare zum Download bereitsteht.
Bei der ersten Rechnungsverbuchung wird eine AiB-Nummer vergeben, die dem Einkauf und dem Besteller
für weitere Bestellvorgänge mitgeteilt wird.
- 16 -
III.IV
Schaubild Baukasten
- 17 -
III.V
Finanzanlagen
Zu den Finanzanlagen gehören alle dauerhaften Finanzinstrumente, insbesondere Investitionen des eigenen
in ein anderes Unternehmen, Kapitalmarktpapiere und Finanzforderungen, die langfristig angelegt sind.
Entscheidend für die Zuordnung zum Anlagevermögen ist aber nicht die Art der Investition, sondern ihr
Zweck, dauerhaft dem Geschäftsbetrieb zu dienen.
Finanzanlagen sind nicht Gegenstand dieser Anlagenrichtlinie.
III.V.I
Beteiligungen
Nach dem Grad der möglichen Einflussnahme, die sich aus der Investition ergibt, werden die Finanzanlagen
in Beteiligungen, langfristig gehaltene Wertpapiere und Ausleihungen unterteilt.
Beteiligungen sind nicht Gegenstand dieser Anlagenrichtlinie.
- 18 -
IV.
IV.I
Buchungen im Anlagebereich
Betriebsvermögen
Zum Betriebsvermögen gehören im Einkommensteuerrecht Wirtschaftsgüter, die nach ihrer Art und nach
ihrer Funktion in einem betrieblichen Zusammenhang stehen. Die Festlegung des Betriebsvermögens dient
der Ermittlung des zu versteuernden Gewinns. Fehlt der betriebliche Zusammenhang, werden die
Gegenstände dem Privatvermögen des Steuerpflichtigen zugerechnet.
Notwendiges Betriebsvermögen
Dazu zählen Gegenstände, die ausschließlich und unmittelbar für eigenbetriebliche Zwecke (R4.2 Abs. 1 S. 1
EStR) genutzt werden oder zumindest dafür bestimmt sind. Eigenbetrieblich genutzte Wirtschaftsgüter sind
auch dann Betriebsvermögen, wenn sie nicht in der Buchführung und in der Bilanz ausgewiesen sind.
Wirtschaftsgüter, die nicht Grundstücke oder Grundstücksteile sind und die zu mehr als 50 %
eigenbetrieblich genutzt werden, sind in vollem Umfang notwendiges Betriebsvermögen R4.2 Abs. 1 S. 3
und 4 EStR.
Gewillkürtes Betriebsvermögen
Wirtschaftsgüter, die in einem gewissen objektiven Zusammenhang mit dem Betrieb stehen und dazu
bestimmt oder geeignet sind diesen zu fördern, können bei der Gewinnermittlung durch
Betriebsvermögensvergleich auch bei der Gewinnermittlung durch Einnahmenüberschussrechnung (§ 4 Abs.
3 EStG) als gewillkürtes Betriebsvermögen behandelt werden. Bei einer betrieblichen Nutzung von
mindestens 10 % ist bei Gewinnermittlung durch Betriebsvermögensvergleich ein Ausweis dieser
Wirtschaftsgüter als gewillkürtes Betriebsvermögen möglich.
- 19 -
IV.II
Anschaffungskosten (AHK)
Als Anschaffungskosten bezeichnet man gemäß § 255 Abs. 1 HGB die Gegenwerte, die ein Betrieb
aufwenden muss, um ein Wirtschaftsgut zu beschaffen und einsatzfähig zu machen bzw. in einen
betriebsbereiten Zustand zu versetzen. Das heißt, die Anschaffungskosten eines Wirtschaftsgutes setzen sich
nicht nur aus dem Anschaffungspreis (Rechnungspreis), sondern auch aus allen Nebenkosten zusammen, die
mit der Beschaffung im Zusammenhang stehen, bis die Betriebsbereitschaft des Wirtschaftsgutes erreicht ist.
Zu den Anschaffungsnebenkosten gehören insbesondere Aufwendungen für Transport und
Transportversicherung des beschafften Wirtschaftsgutes, für Aufstellung und Montage, z. B. den Bau von
Fundamenten für Maschinen, ferner für Gebühren für die Beurkundung von Kaufverträgen (insb. bei
Grundstücken), für Provisionen und Vermittlergebühren, für Steuern (z. B. Grunderwerbssteuer), Zölle und
sonstige Abgaben. Sollte eine Zuordnung nicht möglich sein, werden die Nebenkosten dem teureren Gut
zugeordnet und mit diesem inventarisiert! Der Zweck der Einbeziehung der Nebenkosten in die
Anschaffungskosten ist die periodenrichtige Verteilung des Aufwandes. Die Anschaffungsnebenkosten
werden ebenso wie der Anschaffungspreis bei Gütern des Anlagevermögens, die der Abnutzung
unterliegen, mittels der Abschreibung über die Jahre der Gesamtnutzung verteilt.
Anschaffungskosten
(Eingangsrechnung)
./.
Anschaffungspreisminderungen
(Skonti, Boni, Rabatte)
+
Anschaffungsnebenkosten
(Transport, Fracht, Einfuhr/Zoll, Installation, Porto, Verpackung,
Beratungskosten bei Einführung einer Software oder
Zulassungsgebühren von Fahrzeugen etc.)
+ nachträgliche Anschaffungskosten
_________________________________________________________
= Anschaffungskosten/ Wert der Inventarisierung des Anlagegutes
(grundsätzlich inkl. MwSt., bei BgA ohne MwSt.!)
*Merke!
Schulungskosten sind grundsätzlich keine Anschaffungsnebenkosten!
Nachträgliche Anschaffungskosten sind Kosten, die nach Kauf eines Gegenstandes entstehen. Solche
Kosten können zum Beispiel durch eine nachträgliche Sonderlackierung des Fahrzeuges oder durch eine
Erweiterung einer Festplattenkapazität entstehen. Auch hier gilt, dass die Anschaffungskosten genau dem
Wirtschaftsgut zugeschrieben werden müssen.
- 20 -
IV.III
Herstellungskosten (HK)
Als Herstellungskosten werden die im Zusammenhang mit der Produktion eines Gutes anfallenden Kosten
bezeichnet. Die Herstellungskosten bilden die Summe aus den Materialeinzelkosten, den
Materialgemeinkosten, den Fertigungseinzelkosten, den Fertigungsgemeinkosten sowie den
Sondereinzelkosten der Fertigung.
Schaubild: Fachhochschule Köln Oktober 2012
Die Herstellungskosten setzen sich demnach wie folgt zusammen und stellen ab 01.01.2012 eine
verbindliche Aktivierungsvorschrift dar:
.
Materialeinzelkosten
+ Fertigungseinzelkosten
+ Sondereinzelkosten der Fertigung
+ Materialgemeinkosten
+ Fertigungsgemeinkosten
+ Verwaltungsgemeinkosten
+ Aufwendungen für soziale Einrichtungen
+ Aufwendungen für freiwillige soziale Leistungen
+ Aufwendungen für betriebliche Altersversorgung
+ Fremdkapitalzinsen
./. Wertminderungen
-------------------------------------------------------------------= Herstellungskosten
.
Materialeinzelkosten:
Kosten, die dem zu erstellenden
Dies sind z. B. Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe.
Wirtschaftsgut
direkt
zugerechnet
werden
können.
Fertigungseinzelkosten:
Hierzu zählen die anfallenden Lohnkosten, die direkt zuzuordnen sind.
Sondereinzelkosten der Fertigung:
Hierunter werden die Entwurfskosten
Materialprüfungen veranschlagt.
und
Lizenzgebühren,
Kosten
für
Modellentwürfe
und
- 21 -
Materialgemeinkosten:
Kosten, die dem zu erstellenden Wirtschaftsgut nicht direkt zugeordnet werden können, sondern nur
indirekt über Zuschlagssätze. Dies sind z. B. Aufwendungen für Lagerhaltung, Pflege des Materials und
Versicherungen.
Fertigungsgemeinkosten:
Hierzu zählen alle Kosten, die im Produktionsprozess für das zu erstellende Wirtschaftsgut benötigt werden,
die aber nur im Umlageschlüsselverfahren zugerechnet werden können, z. B. Lohnkosten von techn.
Angestellten, sonstigen Mitarbeitern/innen in der Fakultät, Abschreibungen der in Anspruch genommenen
Maschinen und Anlagen, Energiekosten, Kosten der Sachversicherung, Kosten für Maßnahmen der
Unfallverhütung u. a.
Verwaltungsgemeinkosten:
Hierzu zählen die Kosten der Verwaltung der Hochschule, Lohnkosten, Abschreibung der
Geschäftsausstattung, Aufwendungen für den Einkauf und Wareneingang, Buchhaltung, ggf. Drittmittel,
Büroaufwendungen u. a.
Aufwendungen für soziale Einrichtungen:
Aufwendungen für Kantinen, Sporteinrichtungen, Erholungsheime, Bibliotheken usw. gehören im weiteren
Sinne zu den Herstellungskosten.
Aufwendungen für freiwillige soziale Leistungen:
Aufwendungen, die der Arbeitgeber freiwillig für seinen Arbeitnehmer leistet, wie z. B. Fortbildungskosten,
Aufwendungen für die Altersvorsorge oder Fahrtkostenzuschüsse fließen ebenfalls in die Berechnung der
Herstellungskosten mit ein.
Aufwendungen für betriebliche Altersversorgung:
Diese Kosten müssen in die Berechnung einfließen, siehe -> Aufwendungen für freiwillige soziale Leistungen.
Fremdkapitalzinsen:
Zinsen, die für die Nutzung von Fremdkapital (z. B. Darlehenszinsen) aufgebracht werden müssen, stellen
einen weiteren Bestandteil von Herstellungskosten eines Wirtschaftsgutes dar. Nicht immer sind sie direkt
zuzuordnen.
Sponsoring:
Sachzuflüsse, die für die Herstellung des Wirtschaftsgutes verwandt werden und für die Werte im
Sponsoringvertrag definiert sind, erhöhen ebenfalls den Wert des herzustellenden Gutes. Ohne Sponsoring
hätte die Fachhochschule Köln Ausgaben getätigt.
Wertminderungen:
Wenn angeschaffte Gegenstände, die für die Herstellung des Wirtschaftsgutes genutzt werden, z. B. einen
Schaden erlitten haben, so dass sie nicht mehr mit ihrem ursprünglichen Kaufwert in die Berechnung der
Herstellungskosten eingehen sollten, muss der niedrigere Wert angesetzt werden.
*Merke!
In den meisten Fällen werden Sie den Wert bzw. den Schlüssel für die Verwaltungsgemeinkosten nicht selbst
bestimmen können. Es ist daher notwendig, die in Frage kommenden Kostenarten aufzulisten. Die
Verwaltung (Hochschulreferat 7) errechnet den Gemeinkostenzuschlag.
Herstellungsdaten Anlagen im Bau
- 22 -
IV.IV
Eigentum - Zurechnung von Wirtschaftsgütern
Vor der Zuweisung in das Betriebs- oder Privatvermögen ist festzustellen, ob ein Wirtschaftsgut dem
Steuerpflichtigem überhaupt zugerechnet werden kann (§ 39 AO).
Grundsätzlich sind Wirtschaftsgüter dem rechtlichen Eigentümer zuzurechnen, § 39 Abs. 1 AO. Fallen
rechtliches und wirtschaftliches Eigentum auseinander, so ist das Wirtschaftsgut bei dem wirtschaftlichen
Eigentümer zu erfassen (§ 39 Abs. 2 Nr. 1 AO).
Wirtschaftliches Eigentum ist definiert als die Ausübung der tatsächlichen Herrschaft über ein Wirtschaftsgut
in der Weise, dass der rechtliche Eigentümer im Regelfall für die gewöhnliche Nutzungsdauer von der
Einwirkung auf das Wirtschaftsgut wirtschaftlich ausgeschlossen ist.
- Vermögensgegenstände, die unter Eigentumsvorbehalt (das Eigentum obliegt bis zur vollständigen
Bezahlung dem Verkäufer) erworben wurden, sind vom Käufer nach der Übergabe (vom Zeitpunkt der
Nutzung an) zu aktivieren.
- Auch bei einer Sicherungsübereignung aktiviert der Käufer den Vermögensgegenstand. Unter
Sicherungsübereignung wird ein Vertrag verstanden, der zwischen Kreditgeber und Kreditnehmer
geschlossen wird. Mit der Sicherungsübereignung überträgt der Schuldner dem Gläubiger das Recht an
einer Sache, ohne ihm diese zu übergeben. Eine solche Sicherungsübereignung ist wirtschaftlich betrachtet
ein Pfandrecht und nach §§ 929, 930 BGB geregelt. Das Pfand wird dem Gläubiger jedoch physikalisch nicht
übergeben, so dass der Sicherungsgeber zunächst im Besitz der Sache bleibt.
- Fremdinventar, d. h. Gegenstände von Dritten (z. B. Privateigentum von Fachhochschul-Angehörigen oder
des BLB) werden in der Regel aus der Inventarisierung in den Anlagenbestand der Fachhochschule Köln
ausgeschlossen.
Besonderheiten: Mietereinbauten
siehe unter III.III.III
Mietereinbauten
*Merke!
Voraussetzung einer Inventarisierung ist, dass die Fachhochschule Köln wirtschaftlicher Eigentümer des
Anlagegutes ist.
- 23 -
IV.V
Abschreibung/AfA-Tabelle
Bei Vermögensgegenständen des Anlagevermögens, deren Nutzung zeitlich begrenzt ist (abnutzbare
Gegenstände des Anlagevermögens), sind die Anschaffungs- oder Herstellungskosten um planmäßige
Abschreibungen zu vermindern (§ 253 Abs. 2 Satz 1 bis 2 HGB).
Es gibt verschiedene Arten von Abschreibungsformen:






lineare Abschreibung
degressive Abschreibung
Wechsel von degressive auf lineare Abschreibung
leistungsbezogene Abschreibung
tages-/monatsgenaue Abschreibung
Wertminderung
Die Fachhochschule Köln hat sich grundsätzlich für die Anwendung der linearen AfA entschieden. D. h., es ist
eine AfA mit konstantem AfA-Satz und gleich hohen Euro-Jahresbeträgen (§ 7 Abs. 1 EStG) abzusetzen, weil
als Bemessungsgrundlage immer die gleich bleibenden Anschaffungskosten dienen.
Im ersten Jahr muss zeitanteilig abgeschrieben werden (§ 7 Abs. 1 Satz 4 EStG; R 7.4 Abs. 2 EStR 2008). Für
einen angebrochenen Monat kann die Abschreibung voll oder nur tageweise berechnet werden.
Nachträgliche Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten werden zum Buchwert bei Jahresbeginn addiert,
anschließend teilen Sie den Gesamtbetrag durch die verbleibende Nutzungsdauer (R 7.4 Abs. 9 EStR 2008).
Bei einer nachträglichen Kaufpreisminderung im Jahr nach der Anschaffung berechnen Sie im Jahr des
Erwerbs die AfA anhand der ursprünglichen Anschaffungskosten. Im Folgejahr ist die Bemessungsgrundlage
für die Berechnung der AfA aufgrund der geminderten Anschaffungskosten niedriger.
*Merke!
Für die von der Kosten- und Leistungsrechnung benötigte Abschreibung geben Sie bei den 17erGebäudekostenstellen bitte immer auch zusätzlich die Kostenstelle an, auf der die statistische Abschreibung
erfolgen soll (s. a. Liefernachweis).
AfA – Tabelle
Jedem anlagerelevanten Wirtschaftsgut ist eine vorgegebene Abschreibungsdauer zugeordnet. Diese finden
Sie in der AfA-Tabelle, die sich nach dem AfA-Schlüssel vom Finanzamt und der betriebsgewöhnlichen
Nutzungsdauer nach DFG-Geräteschlüssel und der FH Köln richtet. Zum 01.01.2010 erfolgte eine Anpassung
an die empfohlenen Abschreibungszeiträume des Finanzamtes und dem DFG.
Die überarbeitete AfA – Tabelle der Fachhochschule Köln befindet sich im Anhang.
- 24 -
IV.VI
Abschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter (GWG)
Als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) wird jedes Wirtschaftsgut bezeichnet, bei dem die Anschaffungsbzw. Herstellungskosten (netto) über 150,01 € liegen und den Betrag von 410,00 € nicht übersteigen. Sie
müssen beweglich, abnutzbar sowie selbstständig nutzbar sein.
Abnutzbare, bewegliche Wirtschaftsgüter, die Anschaffungs- bzw. Herstellkosten bis zu 150,00 € netto
haben, sind als Betriebsausgaben gemäß § 6 Abs. 2 EStG abzusetzen.
In den Jahren 2008 und 2009 lag die vorgeschriebene Wertgrenze laut Gesetzgeber zwischen 150,01 € und
1.000,00 €.
Die GWGs wurden in einen Sammelposten eingestellt und einheitlich über 5 Jahre abgeschrieben. Auch
ausgesonderte oder defekte Wirtschaftsgüter mussten in diesem „Sammelpool“ enthalten bleiben.
Ab dem Jahre 2010 gilt nun hierzu ein Wahlrecht:
Entweder
 werden diese Güter nach § 6 Abs. 2 EStG in voller Höhe als Betriebsausgaben abgesetzt
oder

wahlweise im Bereich zwischen 150,00 € und 1.000,00 € in einen Sammelposten eingestellt
und einheitlich über 5 Jahre abgeschrieben.
Wichtig ist es dabei zu beachten, dass pro Wirtschaftsjahr für jedes neu angeschaffte Wirtschaftsgut, die
gleiche Regel anzuwenden ist. D. h., wenn Sie für ein Wirtschaftsgut die 410,00 € Regel anwenden, müssen
Sie diese für alle weiteren Wirtschaftsgüter in diesem Geschäftsjahr anwenden. Ein Wechsel innerhalb des
Jahres zum Sammelposten wäre dann nicht möglich.
*Merke!
Die Fachhochschule Köln hat sich dafür entschieden, die geringwertigen Wirtschaftsgüter direkt als
Betriebsausgabe abzusetzen. Die geringwertigen Wirtschaftsgüter werden auf die entsprechenden
Sammelkonten der Fachhochschule Köln (60300050 für „andere GWGs“ und 60300051 für „GWGs der
Hardware“) gebucht und sind somit Bestandteil des Anlagegitters. Später werden sie in der GuV
ausgewiesen.
- 25 -
IV.VII
Inzahlungnahme gebrauchter Sachanlagegüter
Statt einer Anzahlung in bar kann bei Kauf einer Maschine oder Ähnlichem ein gebrauchtes Gerät in Zahlung
genommen werden. D. h., der aktuelle Wert wird als Zahlung verrechnet und das Wirtschaftsgut wird an den
Lieferanten abgegeben. In der Regel erhält man eine Gutschrift. Der Käufer, die Fachhochschule Köln, zahlt
dann nur die entsprechende Differenz zum Kaufpreis.
*Merke!
Zu beachten ist in diesem Fall, dass die Anlage aus dem Anlagevermögen der Fachhochschule Köln
ausgesondert werden muss. Ein Absetzungsantrag (s. Pkt. IX.) ist auszufüllen und an die
Hochschulverwaltung (Team 8.1/Anlagenbuchhaltung) zu senden. Die Anlagenbuchhaltung kann bei Bedarf
im Vorfeld der Inzahlungnahme den aktuellen (kalkulatorischen) Restbuchwert ermitteln, mit dem die
Anlage im Bestand der Fachhochschule Köln ausgewiesen ist.
- 26 -
V.
Anlagen im Bau
Anlagen im Bau sind Gegenstände des Sachanlagevermögens, die sich beim bilanzierenden Unternehmen
noch im Fertigstellungsprozess befinden. Für Anlagen im Bau kommen aber noch keine Abschreibungen für
Abnutzung (AfA) auf.
V.I
Begriffsdefinition
Werden Investitionen im Anlagevermögen vorgenommen, die am Bilanzstichtag noch nicht vollendet
sind, so sind diese Aufwendungen nach § 266 (2) A. II HGB unter der Bilanzposition Anlagen im Bau zu
aktivieren. Dabei werden Eigen- sowie Fremdleistungen berücksichtigt.
Anlagen im Bau (AIB) sind vor allem Gebäude, aber auch größere Maschinen (Anlagen) können unter diesen
Begriff fallen.
Erst zum Zeitpunkt der endgültigen Fertigstellung werden die Vermögensgegenstände auf das Konto des
Anlagevermögens umgebucht. Die Fertigstellung ist nicht mit dem Beginn der Nutzung gleich zu setzen.
Indizien für die Fertigstellung des Vermögensgegenstandes können die Abnahme bzw. das Versetzen
in einen betriebsbereiten Zustand sein. Eine Abschreibung kann erst beginnen, wenn eine Anlage
tatsächlich in Betrieb genommen wird/werden kann. Es können jedoch Umstände auftreten, die eine
außerplanmäßige Abschreibung rechtfertigen. In diesem Fall ist der Bilanzansatz entsprechend zu kürzen. In
der Regel beginnt die planmäßige Abschreibung mit der Meldung, dass die Anlage im Bau beendet
wurde und aktiv gesetzt werden kann.
Beispiel:
Ein Beispiel für eine solche AIB wäre ein elektronisches Gerät, das aus verschiedenen Komponenten
zusammengefügt werden soll, um dem Lehrbetrieb der Fachhochschule Köln zu dienen. Der Zusammenbau
beginnt im Oktober des laufenden Jahres mit Eintreffen der ersten Einzelkomponenten und wird im März des
Folgejahres mit Indienststellung des Gerätes beendet. Dies bedeutet für die praktische Beurteilung des
Vorganges, dass das Anlagegut am Bilanzstichtag 31.12. nicht fertiggestellt ist und somit als Anlage im Bau
zu qualifizieren ist.
Alle von Beginn des Fertigstellungsprozesses an bis zum Bilanzstichtag getätigten Aufwendungen für
Einzelkomponenten und ggf. erbrachten Eigen- oder in Anspruch genommenen Fremdleistungen ergeben
zusammen den Wert der Anlage im Bau, die mit diesem Wert in der Schlussbilanz des laufenden Jahres
ausgewiesen wird. Mit Inbetriebnahme des Gerätes im Folgejahr endet der Fertigstellungsprozess und die
Anlage im Bau wird dadurch umqualifiziert zu einem Wirtschaftsgut des Anlagevermögens, da ab
Fertigstellung die Nutzung für die Fachhochschule beginnt.
Schaubild: Fachhochschule Köln September 2013
- 27 -
V.II
Ablauf/Verfahren
Für eine korrekte Abwicklung von einem AiB ist wie nachstehend beschrieben zu verfahren:
1.
2.
3.
4.
5.
Mitteilung vom Besteller bei Erstbestellung an den Einkauf, dass ein AiB erstellt wird.
Der Besteller legt die Kontierung (Kostenstelle oder PSP sowie korrekter Fonds) für das AiB fest.
Die Buchhaltung legt das AiB an und teilt die AiB-Nr. dem Einkauf sowie dem Besteller mit.
Der Besteller gibt für alle Folgebestellungen auf die AiB beim Einkauf diese AiB-Nr. an.
Nach Fertigstellung der Anlage im Bau teilt der Besteller zeitnah anhand des Formulars
„Herstellungsdaten“ das Fertigstellungs- bzw. Inbetriebnahmedatum sowie alle
weiteren Aufwendungen mit.
6.
Erst nach Datum der Fertigstellung bzw. Inbetriebnahme wird das AiB als Anlagegut
abgerechnet und gebucht, das im Rahmen seiner betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer
der Abschreibung zugeführt wird.
*Merke!
Wird ein Wirtschaftsgut bestellt und wahrscheinlich erst in einem späteren Zeitraum fertiggestellt, so wird
eine Anlage im Bau angelegt und verbucht. Erst nach Datum der Fertigstellung bzw. Inbetriebnahme wird
diese AiB als ein Anlagegut gebucht, das im Rahmen seiner betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer der
Abschreibung zugeführt wird.
Bei der ersten Rechnungsverbuchung wird eine AiB-Nummer vergeben, die dem Einkauf für weitere
Bestellvorgänge mitgeteilt wird.
Das voraussichtliche Fertigstellungsdatum sowie das Formular „AiB - Anlage im Bau – Herstellungsdaten“
sollte der Anlagenbuchhaltung mitgeteilt bzw. eingereicht werden, damit zu diesem Zeitpunkt inventarisiert
werden kann.
AiB - Anlage im Bau - Herstellungsdaten
Erläuterungen zu AiB, Baukasten und Herstellungskosten
Merkblatt Anlagen im Bau
- 28 -
VI.
Abgrenzung zu laufendem Aufwand
VI.I
Instandhaltungen/Erhaltungsaufwendungen
Instandhaltungsaufwendungen sind Kosten zur Erhaltung der bereits vorhandenen Betriebsanlage in
einsatzfähigem Zustand. Entsprechend dem Instandhaltungsbegriff nach DIN 31051 sind Kosten für
Wartungs- Inspektions- und Instandsetzungsmaßnahmen bzw. nach dem Ziel der einzelnen
Maßnahmenarten differenzierte Kosten für anlagenbezogene Verschleißbeobachtung, Verschleißhemmung
und Verschleißbeseitigung. Darunter fallen beispielsweise der Austausch von Fenstern und Türen, der
Austausch einer Heizungsanlage, die Erneuerung von Elektroinstallationen, nachträglicher Kabelanschluss,
Malerarbeiten oder neuer Fußbodenbelag.
*Merke!
Instandhaltungskosten sind i.d.R. als Erhaltungsaufwand zu qualifizieren und damit als Aufwand bzw.
Betriebsausgaben oder Werbungskosten absetzbar. Umfangreichere Instandsetzungskosten
(Großreparaturen) sind dagegen i.d.R. als Herstellungsaufwand zu aktivieren.
VI.II
Reparaturen
Sämtliche Reparaturkosten werden direkt als Aufwand erfasst. Eine Wertsteigerung des Anlagevermögens
(und damit Verteilung der Kosten über mehrere Jahre im Rahmen von Abschreibungen) ist weder möglich
noch notwendig, es ist daher auch keine Darstellung im Anlagevermögen möglich. Eine Auswirkung im
Anlagevermögen würde es nur geben, wenn durch die getätigten Aufwendungen "ein völlig neues
Wirtschaftsgut entsteht".
Für eine Reparatur müssen Restnutzungsdauer, Restbuchwert, Anschaffungskosten mit den neuen
Anschaffungskosten, Nutzungsdauer und Reparaturkosten verglichen werden um festzustellen, ob sich eine
Reparatur lohnt.
Der Komplettaustausch eines Wirtschaftsgutes aufgrund eines Defektes o. ä. ist als Reparatur und somit als
Aufwand zu verbuchen.
VI.III
Wartung
Eine Wartung ist die Erhaltung der Funktion („Funktionstüchtigkeit“) eines Vermögensgegenstandes. Sollte
eine Wartung bestellt werden (z. B. Software, Maschinen, Pkws), wird diese direkt als Aufwand gebucht. Zur
Wartung werden alle Pflegemaßnahmen von Produktionsanlagen gerechnet wie Reinigen, Abschmieren,
Justieren, Nachfüllen von Betriebsstoffen sowie ähnliche Maßnahmen zur Verminderung bzw. Verhinderung
von Verschleißerscheinungen.
- 29 -
VI.IV
Leasing
Leasing (mieten, pachten) ist im zivilrechtlichen Sinn ein Nutzungsüberlassungsvertrag oder ein atypischer
Mietvertrag. Der Begriff hat in der öffentlichen Kommunikation jedoch überwiegend eine umfassendere
Bedeutung als Finanzierungsalternative, bei der das Leasingobjekt vom Leasinggeber beschafft und
finanziert wird und dem Leasingnehmer gegen Zahlung eines vereinbarten Leasingentgelts zur Nutzung
überlassen wird.
Um die mit dem Leasingvorgang zusammenhängenden Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß zu beurteilen, ist
jeweils grundsätzlich zu klären, ob der Leasinggegenstand beim Leasinggeber (Leasingunternehmen, anbieter) oder beim Leasingnehmer (Hochschule, Nutzer) zu bilanzieren ist.
Für die Beurteilung ist sowohl der jeweilige Leasingvertrag als auch dessen tatsächliche Durchführung
relevant.
*Merke!
Es wird von einem Leasingvertrag ohne Kauf- oder Verlängerungsoption ausgegangen. Beträgt die
Grundmietzeit – in dieser Zeit darf der Leasingvertrag nicht gekündigt werden – weniger als 40 % oder mehr
als 90 % der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer des Wirtschaftsgutes, erfolgt die Bilanzierung beim
Leasingnehmer.
Liegt die Grundmietzeit zwischen 40 % und 90 % der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer (was in der
Praxis der Normalfall ist), so wird der Leasinggegenstand dem Leasinggeber zugerechnet.
Generell werden drei unterschiedliche Formen des Leasings unterschieden:
Operating-Leasing
Das Operating-Leasing hat große Ähnlichkeit mit einem Mietvertrag. In der Regel werden Standardprodukte,
z.B. Telefon-, EDV-Anlagen oder Kfz vom Leasing-Geber an den Leasing-Nehmer überlassen. Die
Vertragslaufzeit ist kürzer als die gewöhnliche Nutzungsdauer des Leasingobjektes und die
Finanzierungskosten des Leasing-Gebers werden durch die Leasingraten nicht gedeckt. Die Instandhaltung
und das wirtschaftliche Risiko (z.B. technische Überholung, Diebstahl, etc.) liegen in der Verantwortung des
Leasing-Gebers, da dieser das Leasingobjekt häufig an mehrere Leasing-Nehmer nacheinander vermietet.
Das wirtschaftliche Eigentum wird dem Leasing-Geber zugerechnet.
Spezial-Leasing
Das Spezialleasing hat große Ähnlichkeit mit einem Kaufvertrag. Das Leasingobjekt ist besonders auf die
Anforderungen des Leasing-Nehmers zugeschnitten, z.B. eine spezielle Maschine, Geschäftseinrichtung.
Nach Beendigung der Vertragslaufzeit ist keine wirtschaftlich sinnvolle Verwertung bzw. Nutzung durch
andere als nur dem Leasing-Nehmer möglich. Der Leasingvertrages wird von Beginn an, so ausgelegt, dass
der Leasing-Nehmer mit einem Optionsrecht unter Ausschaltung des Leasing-Gebers sich das Leasingobjekt
sichert und nach Beendigung des Leasingvertrages käuflich erwirbt. Das wirtschaftliche Eigentum wird
dem Leasing-Nehmer zugerechnet.
- 30 -
Finanzierungsleasing bei beweglichen Wirtschaftsgütern
Das Finanzierungsleasing hat große Ähnlichkeit mit einem Kreditvertrag. Der Leasing-Geber schaltet sich in
eigenem Namen und auf eigene Rechnung als Finanzierender zwischen Leasing-Nehmer und dem Hersteller
des Leasingobjektes ein. Beim Finanzierungsleasing werden lange Vertragslaufzeiten mit unkündbaren
Grundmietzeiten vereinbart. Der Leasing-Nehmer übernimmt die Instandhaltungs-, Reparatur- und
Versicherungskosten des Leasingobjektes. Je nach vertraglicher Gestaltung wird das Leasingobjekt dem
Leasing-Geber oder dem Leasing-Nehmer zugerechnet.
*Merke!
Beispiele für Leasinggegenstände an der Fachhochschule sind Dienst-PKW (nur Audi)
Verschiedene Formen von Finanzierungsleasing sind möglich:
Modelle im Überblick




Kündbarer Leasingvertrag: Flexible Anpassung an betriebliche Anforderungen
Leasingvertrag mit Restwert: Alle Handlungsoptionen bei niedrigen Leasingraten
Leasingvertrag mit Kaufrecht: Entscheidungsfreiheit am Ende der Mindestlaufzeit
Leasingvertrag mit Andienungsrecht: Niedrige Leasingraten während der Vertragslaufzeit
- 31 -
VII.
Jahresabschluss
VII.I
Bewertung
Bewertungsvorschrift:
Vermögensgegenstände, die das Unternehmen von Dritten erworben hat, werden beim Zugang mit ihren
Anschaffungskosten und eventuellen Anschaffungsnebenkosten (siehe IV.II) bewertet. Selbsterstellte
materielle Vermögensgegenstände sind bei der Entstehung mit dem Wert ihrer Herstellungskosten (s .IV.III)
anzusetzen. Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten bilden selbst dann die Wertobergrenze, wenn der
Wert am Bilanzstichtag weit darüber liegt (z. B. Rohöl oder Kupfer etc.).
Grundsatz der Einzelerfassung und Bewertung:
Grundsätzlich sind alle Vermögensgegenstände einzeln nach Art, Menge und Beschaffenheit gesondert zu
erfassen und einzeln zu bewerten sowie im Bestandsverzeichnis aufzuführen. Der Aufwand muss in einem
angemessenen Rahmen zu den erwarteten Ergebnissen stehen, d. h., die durch die Inventur bereitgestellten
Informationen müssen mindestens in einem angemessenen Verhältnis zu den durch die Inventur
verursachten Aufwendungen stehen.
Beispiele Einzelbewertung:
Maschinen:
Maschinen sind Vermögensgegenstände, die Produkte herstellen, be- bzw. verarbeiten, sortieren, messen
oder wiegen. Diese Wirtschaftsgüter werden grundsätzlich einzeln nach Art, Menge und Beschaffenheit
gesondert erfasst und einzeln bewertet sowie im Inventar aufgeführt.
Fuhrpark:
Zum Fuhrpark gehören Pkws, Lkws, Busse, Gabelstapler, Traktoren, Anhänger usw. Sie werden einzeln nach
Art, Menge und Beschaffenheit gesondert erfasst und einzeln bewertet sowie im Inventar aufgeführt.
Möbel:
Hierzu gehören Stühle, Tische genauso wie Schränke, Bürocontainer etc. Grundsätzlich sind alle
Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten einzeln nach Art, Menge und Beschaffenheit gesondert zu
erfassen und einzeln zu bewerten sowie im Inventar aufzuführen.
Das Gesetz liefert uns folgende Möglichkeiten der Vereinfachungsverfahren:
a)
b)
Sammel- oder Gruppenbewertung
Festwertverfahren §§ 240 (3). 256 HGB; § 5 (1) EStG
Abweichend vom Grundsatz der Einzelbewertung ist eine Festwertbildung unter folgenden
Voraussetzungen zulässig:




regelmäßiger Ersatz der Vermögensgegenstände
nachrangige Bedeutung des Gesamtwertes für die Fachhochschule
geringe Veränderungen in der Zusammensetzung
regelmäßige Durchführung von Bestandsaufnahmen
Beispiel Festwert:
Bücher der Bibliothek:
Da sich die Anzahl der Bücher einer Bibliothek nicht wesentlich ändern, können sie nach dem
Festwertverfahren aktiviert werden. Hierbei erfolgt eine Änderung des Festwertes erst bei wesentlichen
Änderungen der Menge und/oder des Preises. Für die Buchhaltung werden weder Abgänge noch
Abschreibungen erfasst. Zugänge werden direkt in den Aufwand verbucht.
- 32 -
*Merke!
Die Fachhochschule Köln wendet die Festwertbildung an. Das Festwertverfahren dient der
Vereinfachung der Erfassung und Bewertung von Vermögensgegenständen des Sachanlagevermögens
sowie von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen. Vor allem beim beweglichen Sachanlagevermögen bringt es eine
große Erleichterung der Inventur und der Bewertung.
Voraussetzung ist, dass der Bestand, der Wert und die Zusammensetzung dieser Vermögensgegenstände nur
geringen Schwankungen unterliegen.
Typische Beispiele der Fachhochschule Köln: Stühle/Tische in den Hörsälen und die Bücher der
Bibliothek (im Nachfolgenden erläutert). Der Festwert der Vermögensgegenstände muss für das
Unternehmen von nachrangiger Bedeutung sein (§ 240 III HGB).
Handelsrechtlich ist i.d.R. alle drei Jahre eine körperliche Bestandsaufnahme durchzuführen.
Steuerlich ist mindestens an jedem dem Hauptfeststellungszeitpunkt für die Feststellung des Einheitswerts
des Betriebsvermögens vorangehenden Bilanzstichtag, spätestens aber an jedem fünften Bilanzstichtag eine
körperliche Bestandsaufnahme vorzunehmen; übersteigt der für diesen Bilanzstichtag ermittelte Wert den
bisherigen um mehr als 10 %, so ist der ermittelte Wert als neuer Festwert maßgebend, bei weniger als 10 %
des bisherigen Festwerts kann der alte Festwert fortgeführt werden.
Ständige Veränderungen im Wert und in der Zusammensetzung des Bestandes schließen den Festwert aus.
Beim Festwertverfahren wird unterstellt, dass jährlich im gleichen Umfang Ersatzbeschaffungen
vorgenommen werden, in dem sich der vorhandene Bestand um die Alterswertminderungen
(Abschreibungen) verringert.
*Merke!
Der Festwert errechnet sich aus der Summe der durchschnittlichen Zugänge über die betriebsgewöhnliche
Nutzungsdauer (gemäß Abschreibungstabelle), wovon ein Durchschnittswert von 40-50% angesetzt wird.
Fortschreibung des Festwertes
Ein Festwert, der in der Eröffnungsbilanz bzw. den Folgebilanzen aktiviert wurde, wird in den folgenden
Jahren nicht abgeschrieben. Stattdessen werden die jährlichen Ersatzbeschaffungen nicht aktiviert, sondern
als Aufwand (ergebniswirksam) gebucht.
Der Festwert ist in der Regel alle drei Jahre im Rahmen der Inventur zu überprüfen. Ergibt sich dabei eine
mengenmäßige Verminderung der Vermögensgegenstände, so ist eine Anpassung des Festwertes
vorzunehmen. Im Falle einer mengenmäßigen Erhöhung der Vermögensgegenstände ist bis zu einer
Toleranzgrenze von 10% die Beibehaltung des ursprünglichen Festwertes zulässig. Darüber hinaus gehende
Mehrmengen bedingen eine Anpassung des Festwertes nach oben.
Dabei ist zu beachten, dass bei einer zwischenzeitlichen Preissteigerung und mengenmäßigen Erhöhung des
Festwertes nur die hinzukommenden Vermögensgegenstände mit dem höheren Preis angesetzt werden.
Eine Anpassung des Altbestandes auf den höheren Preis wird nicht vorgenommen. Zwischenzeitliche
Preissenkungen sind durch außerplanmäßige Abschreibung des Festwertes zu berücksichtigen.
- 33 -
VII.II
Anlagengitter
Im Rahmen des Jahresabschlusses und der dazugehörigen Bilanz wird auch ein Anlagengitter erstellt, das
einen Überblick über die wertmäßige Veränderung des Anlagevermögens bezogen auf das entsprechende
Abschlussjahr gewährt.
Im Einzelnen sind im Anlagengitter folgende Angaben zu machen:










ursprüngliche Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten
Zugänge
Abgänge
Umbuchungen
kumulierte Zuschreibungen
Zuschreibungen des Geschäftsjahres
kumulierte Abschreibungen
Abschreibungen des Geschäftsjahres
Restbuchwert am Ende des Geschäftsjahres
Restbuchwert am Ende des Vorjahres
VIII.
Kauf
VIII.I
Kauf neuer Wirtschaftsgüter
Bei Kauf fällt der Abschreibungsbeginn mit dem Zeitpunkt der Anschaffung zusammen, D.h. dem auf dem
Liefernachweis der Fachhochschule Köln (nach Durchführung der Funktionsprüfung) oder Lieferschein
angegebenen Tag der Lieferung (R 7.4 Abs. 1 EStR 2008). Der Zeitpunkt der Bezahlung spielt für den
Abschreibungsbeginn keine Rolle; das gilt auch bei einem Ratenkauf. Manchmal beginnt die Abschreibung
auch erst mit der Inbetriebnahme des Anlagegutes (wie z.B. bei der Anlage im Bau). Bei eigener Herstellung
des Wirtschaftsgutes beginnt die Abschreibung mit dem Zeitpunkt der Fertigstellung.
VIII.II
Kauf von gebrauchten Wirtschaftsgütern
Beim Kauf eines gebrauchten Wirtschaftsgutes sollten der Fachhochschule die ursprünglichen
Anschaffungskosten und das Herstellungsdatum des Wirtschaftsgutes vorliegen. Anhand dieser Daten lässt
sich eine kalkulatorische Nutzungsdauer (in der Regel kürzer als bei einem neuen Wirtschaftsgut) ermitteln.
Ansonsten kann auch nach der betriebsgewöhnlichen Nutzung abgeschrieben werden, wenn die Fakultäten,
Hochschulbibliotheken, Zentrale Einrichtungen oder die Hochschulverwaltung dies mitteilt.
- 34 -
IX.
Abgänge/Verkauf
IX.I
Definition Abgang
Ein Anlagenabgang ist die mengenmäßige Verminderung eines Gegenstandes aus dem Anlagevermögen
und erfolgt buchhalterisch durch das Buchen eines Anlagenabgangs oder Teilabgangs. Das Ausscheiden
eines Wirtschaftsgutes (bzw. Teil eines Wirtschaftsgutes) aus dem Anlagevermögen wird schriftlich
(Formblatt) dokumentiert. Dieser Absetzungsantrag beinhaltet alle Daten des abzusetzenden
Vermögensgegenstandes. Die Bearbeitung erfolgt in der Anlagenbuchhaltung.
Was ist von dem Verantwortlichen aus der Fakultät/der Verwaltung zu tun?
Die/Der Verantwortliche füllt immer einen Antrag auf Absetzung nach der jeweiligen Abgangsart
gewissenhaft aus und fügt entsprechende Unterlagen bei. Sobald ein Anlagenabgang in der Buchhaltung
erfasst worden ist, wird eine Absetzungsverfügung an die/den Verantwortliche/n geschickt. Spätestens jetzt
muss der Gegenstand unverzüglich der endgültigen Bestimmung, z.B. Verschrottung, Abgabe an Dritte etc.
zugeführt werden. Ein weiterer Verbleib in der Fachhochschule Köln ist nicht zuzulassen. Bei einer Inventur
führt dies zu Irritationen, da der Gegenstand nicht mehr wertmäßig im Bestand ist, jedoch körperlich
erfassbar wird.
Wird der Standort oder die Kostenstelle eines Inventargegenstandes durch Verlagerung/Abgabe innerhalb
der Fachhochschule Köln verändert, muss eine schriftliche Information (s. Pkt. XII.I.I) an die
Anlagenbuchhaltung erfolgen. Der neue Standort wird für die nächste Inventur vermerkt.
Die verschiedenen Abgangsarten werden nachstehend näher erläutert.
IX.I.I
Aussonderung / Unbrauchbar / Veraltet / Entsorgung ohne Erlös
Gegenstände, die nicht mehr gebrauchsfähig, zu alt oder defekt sind, werden aus dem Anlagevermögen zu
einem bestimmten Zeitpunkt ohne Erzielung eines Mehrerlöses ausgesondert / entsorgt.
Gegenstände, die durch äußere Einwirkung oder normalen Verschleiß nicht mehr verwendungsfähig sind
und deren Instandsetzung nicht mehr möglich oder wirtschaftlich sinnvoll ist.
Gegenstände, die nicht mehr den geltenden sicherheitstechnischen Vorschriften entsprechen und nicht
mehr bzw. nur noch mit unverhältnismäßig hohem Aufwand nachgerüstet werden können.
Diese Gegenstände sind unter Beteiligung von Referat 10 und/oder 11 (z.B. als Sondermüll) zu
entsorgen/verschrotten.
In der Regel sind diese Güter ohne Restbuchwert. Hierfür wurde zur Vereinfachung neben dem
Einzelabsetzungsantrag auch der Massenabsetzungsantrag (Anlage A) entwickelt.
IX.I.II
Diebstahl
Gestohlene Gegenstände sind umgehend per Schadensmitteilung über den Hausdienst anzuzeigen, da hier
ggf. Regressansprüche entstanden sind. Die Schadensmeldung ist schriftlich und unverzüglich an das Referat
6 zu leiten, von hieraus werden u.a. die polizeilichen Ermittlungen eingeleitet. Für gestohlene Güter muss ein
Absetzungsantrag sowie eine Kopie der Schadensanzeige an die Anlagenbuchhaltung geschickt werden.
Etwaige, vom Präsidium genehmigte, Erstattungen sind ansonsten nicht möglich.
- 35 -
IX.I.III
Unentgeltliche Weitergabe/Entbehrlichkeit
Gegenstände, die noch funktionsfähig sind, jedoch zur Erfüllung von Aufgaben in der Fakultät, dem Institut
oder einer sonstigen Organisationseinheit nicht mehr benötigt werden oder nach dem Stand der Technik
nicht mehr brauchbar (veraltet) sind.
In diesen Fällen kann neben der unentgeltlichen Abgabe ggf. ein Verkauf je nach Höhe des Restwertes
geboten sein.
IX.I.IV
Verlust / Zerstörung / Beschädigung
Bewegliche Gegenstände, die verloren gegangen sind oder zerstörte/beschädigte Gegenstände, sind
umgehend per Schadensmeldung bei Referat 6 anzuzeigen. Es ist immer eine schriftliche Begründung
einzureichen, da hier ggf. Regressansprüche entstanden sind.
Die Anlagenbuchhaltung ist über den Verlust/Beschädigung per Absetzungsantrag zu informieren, um das
Inventarverzeichnis zu aktualisieren. Eine Kopie der Schadensmeldung oder der schriftl. Begründung ist in
Kopie beizufügen.
Etwaige, vom Präsidium genehmigte, Erstattungen sind ansonsten nicht möglich.
IX.I.V
Schrottverkauf
Der Verkauf von Schrott ist seitens der Verwaltung (Referat 8) genehmigungspflichtig und über Referat 10
oder Referat 11 anzuzeigen und auf Unbedenklichkeit prüfen zu lassen. Sonstige Materialien oder
Sondermüll dürfen nicht veräußert werden. Diese sind immer über Referat 10 und Referat 11 anzuzeigen und
entsorgen lassen.
Darüber hinaus ist jeglicher Verkauf von Gütern/Materialien der Anlagenbuchhaltung unter Angabe der
Kostenstelle mitzuteilen. Der Erlös darf nur auf die Kostenstelle vereinnahmt werden über die nachweislich
die Güter ehemals gekauft wurden. Hierfür sind entsprechende Nachweise wie Original-Rechnungsbelege
einzureichen.
*Merke!
Bei Abgang eines Anlagegutes ist ein Absetzungsantrag auszufüllen und an das Team 8.1 –Rechnungswesen
(Anlagenbuchhaltung) zu schicken, damit eine Korrektur im Anlagenbestand durchgeführt werden kann.
Bei Aussonderung/Verschrottungen etc. ohne Verkaufserlös von Hardware und sonstigen Anlagegütern ist
zusätzlich das Team 10.2 (Ansprechpartnerin: Frau Simons) zu kontaktieren, damit diese Güter ihrer
Bestimmung zugeführt werden können.
Bei Sondermüll/anzeigepflichtigem Abfall ist immer Team 11.3 (Ansprechpartner: Herr Köhler) zu
informieren.
Diebstähle/Verlust oder Beschädigungen von Gütern sind unverzüglich durch die betroffene
Fakultät/Einrichtung an das Referat 6 (Ansprechpartner: Walter Keens) per Schadensmeldung anzuzeigen,
weil von dort die polizeilichen Ermittlungen eingeleitet werden.
Absetzungsantrag
Anlage A/Massenabsetzungsantrag
- 36 -
IX.II
Verkauf
Der Verkauf von einem Verbrauchs- oder Gebrauchsgut (Anlagegut/GWG) ist ein wirtschaftlicher Vorgang
und bezeichnet die Übereignung einer Sache oder die Übertragung eines Rechts gegen Entgelt im
rechtlichen Sinne.
Derzeitiges Verfahren an der Fachhochschule Köln:
Aktuell holt sich der verkaufende Bereich ein Kaufangebot ein und klärt die Vertragsmodalitäten mit dem
zuständigen Ansprechpartner aus Team 8.3 - Einkauf Bei der Absicht ein Gut zu verkaufen ist immer die
Anlagenbuchhaltung zu informieren. Es ist immer ein Absetzungsantrag sowie eine Kopie des Kaufvertrages
an die Anlagenbuchhaltung einzureichen.
Weitere Möglichkeiten:
Hierbei bietet sich die Möglichkeit Gegenstände, die nicht mehr für den vorgesehenen Zweck eingesetzt
werden können jedoch funktionstüchtig sind, anderen Landeseinrichtungen (z.B. Hochschulen des Landes),
zum Kauf (gegen Gebot) in den Informationskästen der Fakultäten oder falls möglich, zur Versteigerung
anzubieten. Mit der Möglichkeit von der Teilnahme an Versteigerungen ist nicht das eBay-Verfahren
gemeint, sondern hierbei handelt es sich um Verwertungsgesellschaften (z. B. Vebeg), die für den Bund
Versteigerungen durchführen.
Gewährleistung
Die Veräußerung an Privatpersonen wird aufgrund der Gewährleistungsübernahme nicht empfohlen. Da die
Fachhochschule als gewerblicher Veräußerer an private Käufer die Gewährleistung nicht ausschließen kann,
empfiehlt sich in der Regel eher der Verkauf an gewerbliche Nutzer. Je nach Art des zu veräußernden
Gegenstandes und je nach Käufer kann im Einzelfall nach Prüfung von diesem Grundsatz abgewichen
werden (Ansprechpartner: Walter Keens).
Gebrauchte Güter
Vor Verkauf eines im Eigentum der FH Köln befindlichen Wirtschaftsgutes sollte immer zuerst bei der
Verwaltung (Team 8.1/Anlagenbuchhaltung) nachgefragt werden, ob und in welcher Höhe das Anlagegut
mit einem Restbuchwert in den Büchern steht. Anhand dieses Restwertes lässt sich ein Verkaufswert
ermitteln und ggf. ein Verkaufserlös erzielen. Aus Gründen der Absicherung sollte ein Kaufvertrag mit dem
Käufer erstellt werden.
Verkaufserlöse
Der Erlös oder die Erlöse bezeichnen den Gegenwert, der in Form von Geld oder Forderungen durch den
Verkauf von Waren (Erzeugnissen) oder Dienstleistungen sowie aus Vermietung oder Verpachtung fließt. An
der Fachhochschule Köln werden alle Mehrerlöse (auch Mindererlöse) dem betreffenden Fonds der
Kostenstelle des Anlagegutes zugeschrieben, aus dem die Anschaffung gezahlt wurde.
*Merke!
Bei Verkauf eines Anlagegutes ist ein Absetzungsantrag auszufüllen und an das Team 8.1 - Rechnungswesen
(Anlagenbuchhaltung) zu schicken, damit eine Korrektur im Anlagenbestand sowie eine eventuelle
Erlösbuchung durchgeführt werden kann. Es ist immer die Kopie des Kaufvertrages dem Absetzungsantrag
beizufügen.
Ansprechpartner für Verträge im Bereich Kauf/Verkauf ist das Team 8.3 - Einkauf Bei der Veräußerung von
abgesetzten Gegenständen ist die Übernahme einer Gewährleistung zu beachten! Mögliche Verkaufserlöse
sind dem Fonds/der Kostenstelle zuzuordnen, dem/der auch der Aufwand (Anschaffungswert) belastet
wurde.
+ Kopie des Kaufvertrages
Absetzungsantrag
- 37 -
X.
Spenden
X.I
Sachspenden
Eine Sachspende ist eine Zuwendung, die von einem Dritten in Form einer Sachleistung ohne Gegenleistung
erfolgt Die Sachleistung erfolgt unentgeltlich! Spenden dürfen ausschließlich für die Förderung von
Wissenschaft, Forschung und Lehre verwendet werden(§ 10b Abs.1 S.1 EStG).
Die Sachspende kann angenommen werden, bedarf aber der vorherigen Genehmigung durch
Hochschulreferat 8 im Auftrag für den Vizepräsidenten für Wirtschafts-und Personalverwaltung. Hierzu ist im
Vorfeld der entsprechende Antrag auf Genehmigung einer Spende an das Team 8.1 – Rechnungswesen
(Anlagenbuchhaltung) zu senden.
Spenden kann die Fachhochschule Köln von Unternehmen und Privatpersonen erhalten. Es ist
sicherzustellen, ob keine Gegenleistung vorliegt. Eine Gegenleistung im einkommensteuerlichen Sinne liegt
z. B. vor, wenn bei einer wissenschaftlichen Tagung dem Sponsor eine Standfläche zur Produkt-präsentation
zur Verfügung gestellt wird oder mit seinem Logo auf der Einladung geworben wird. Alle Sachspenden sind
in Höhe des Buchwertes oder Teilwertes des Spendengebers des Wirtschaftsgutes anzusetzen. Die
Unterlagen, aus denen sich der Wert der Sachspende ergibt, sind zeitnah anzufordern bzw. einzureichen (z.
B. Proforma-Rechnung, Gutachten, usw.).
Sollten die Unterlagen nicht verfügbar sein, ist dem Spendengeber ein Fragebogen zuzusenden, in dem er
die Angaben zur Spende macht, wie z. Beispiel. den Zeitwert und aus welchem Vermögen. Im Anschluss wird
entschieden, ob hier Anlagevermögen vorliegt.
Bei inventarisierungspflichtigen Sachspenden ab einem Nettowert von 410,00 € ist zusätzlich der
Liefernachweis mit genauen Standortangaben einzureichen.
Nach Eingang aller geforderten Unterlagen und erfolgreicher, abschließender Prüfung stellt die
Fachhochschule Köln die Sachspendenbestätigung für den Spender aus.
Erläuterung zu den Anforderungen
1. Der Antrag auf Genehmigung einer Sachspende ist immer einzureichen
Spender mit Name und Anschrift, die Bezeichnung und der Wert der Sache, die Zweckbestimmung sowie die
Mitteilung, ob eine Spendenbescheinigung erwünscht ist. Teilen Sie bitte bei Antragsstellung der
Anlagenbuchhaltung mit, wer die erforderlichen Unterlagen (Rechnungen, Fragebogen etc.) anfordert bzw.
anfordern soll.
2. Stammt der Gegenstand aus dem Privat- oder Betriebsvermögen?
Privatvermögen
Handelt es sich um eine Sachspende von einer Privatperson, so ist der Wert der Spende durch Rechnungen,
Quittungen oder Gutachten etc. nachzuweisen.
Betriebsvermögen
Stammt der Gegenstand aus dem Betriebsvermögen eines Unternehmens, ist zu unterscheiden, ob es sich
bei der spendenden Firma um den Hersteller handelt oder ob sie den Gegenstand aus ihrem
Betriebsvermögen nimmt. Die Zuwendung wird nach dem Wert der Entnahme (ggf. mit dem niedrigeren
gemeinen Wert) und nach der Umsatzsteuer, die auf die Entnahme fällt, bewertet. (Aktualisierter Stand 05.02.2014)
Ist die Firma Hersteller der Spende und wird seitens dieser auf die Begleichung der Rechnung verzichtet,
handelt es sich um einen klassischen „Forderungsverzicht“.
Hat die Firma den Gegenstand aus ihrem Betriebsvermögen entnommen, findet sich der Wert in der
Regel in der Buchhaltung der Firma wieder. In diesem Fall schickt das Team 8.1 einen Fragebogen an die
jeweilige Firma.
- 38 -
3. Entstehen durch die Annahme der Spende Neben- oder Folgekosten?
Entstehen weitere Kosten wie z. B. Transportkosten müssen diese beim Antrag angegeben werden.
4. Technischer Fragebogen bei Geräten mit einem Wert von mehr als 5.100 €
Arbeitsmittel sind nach § 2 AMBV Maschinen, Geräte, Werkzeuge oder technische Anlagen.
Der Technische Fragebogen dient u.a. als Grundlage zur Ermittlung für eventuelle Zusatzkosten und zur
Organisation von Schutzmaßnahmen sowie Gewährleistung einer optimalen und rechtskonformen
Inbetriebnahme, Energie-, Medienversorgung sowie Entsorgung, soweit diese bekannt sind.
Checkliste notwendiger Unterlagen zum Erhalt einer Spendenbestätigung von der FH Köln
Antrag auf Genehmigung einer Sachspende
Originalrechnung
Proformarechnung bei Forderungsverzicht
Sonstige Belege zur Wertermittlung der Sachspende
(Quittungen bzw. Gutachten)
Fragebogen zur Ausstellung einer Spendenbestätigung
Technischer Fragebogen bei einem Gegenstand über 5.100€
Liefernachweis mit Angabe von Seriennummer und Standort
*Merke!
Die Annahme der Sachspenden ist genehmigungspflichtig. Die Sachspendenbestätigung kann nur an den
Zuwendungsgeber ausgestellt werden, wenn alle genannten Voraussetzungen erfüllt wurden und alle
Unterlagen zeitnah eingereicht werden. Besondere Beachtung zum Jahresübergang finden Sachspenden,
die als Anlagegüter aktiviert werden müssen, da in bereits geschlossenen Buchungsperioden (z. B. Vorjahr,
Bilanzabschluss) keine Aktivierung der Anlagen möglich ist und sie somit nicht der korrekten Abschreibung
zugeführt werden können.
Sachspenden (Antrag auf Genehmigung)
Fragebogen zur Ausstellung einer Spendenbestätigung
Technischer Fragebogen
Liefernachweis
- 39 -
X.II
Geldspenden
Eine Geldspende ist eine Zuwendung, die von einem Dritten in Form einer Geldleistung ohne Gegenleistung
erfolgt. Geldspenden werden meist im Bereich Lehre und Forschung zweckgebunden.
Der Zuständigkeitsbereich liegt im Drittmittelteam (Team 8.2).
X.III
Schenkung
Eine Schenkung ist eine Zuwendung, durch die jemand aus seinem Vermögen einen anderen bereichert,
soweit beide Teile sich darüber einig sind, dass die Zuwendung unentgeltlich erfolgt
(Definition nach § 516 Abs. 1 BGB).
Schenkungen setzen eine Willenserklärung voraus, die notariell abgesichert sein muss. Der Schenkende
erklärt, dass er einen Teil seines Vermögens an einen anderen übertragen will.
Schenkungen sind Vermögensgegenstände, die die Fachhochschule durch eine Schenkung erhält und
werden aktiviert. Die in der Anlagenbuchhaltung anzusetzenden Anschaffungskosten richten sich nach dem
Teilwert gem. § 6 EStG.
X.IV
Entleihe
Entleihe bezeichnet den Vorgang, einen Gegenstand unentgeltlich von einem anderen zu leihen. Dieser
Vorgang bleibt unberücksichtigt. Liegt jedoch eine Zahlungsverpflichtung zugrunde, handelt es sich um
einen Mietvertrag, der als Aufwand zu sehen ist.
Ansprechpartner für Vertragswesen in Sachen Leihe und Entleihe ist der Einkauf (Team 8.3).
*Merke!
Auch bei dieser Art von Leihe ist ein Leihvertrag zwischen beiden Parteien – dem „Entleiher“ und der
Fachhochschule Köln – abzuschließen. Eine Kopie dieses Vertrages ist der Anlagenbuchhaltung zuzusenden.
- 40 -
XI.
Sponsoring
Unter Sponsoring wird üblicherweise die Gewährung von Geld oder geldwerten Vorteilen (Sachleistungen)
durch Unternehmen zur Förderung von Personen, Gruppen und/oder Organisation in sportlichen,
kulturellen, kirchlichen, wissenschaftlichen, sozialen, ökologischen oder ähnlich bedeutsamen
gesellschaftspolitischen Bereichen verstanden, mit der regelmäßig auch eigene unternehmensbezogene
Ziele der Werbung oder Öffentlichkeitsarbeit verfolgt werden.
Die Leistungen eines Sponsors beruhen häufig auf einer vertraglichen Vereinbarung zwischen dem Sponsor
und dem Empfänger der Leistungen (Sponsoringvertrag), in der Art und Umfang der Leistungen des
Sponsors und des Empfängers geregelt sind.
Im Gegensatz zu einer Sachspende, die uneigennützig erfolgt, stehen beim Sponsoring die Interessen
des Sponsors im Vordergrund.
Es wird keine Spendenbescheinigung ausgestellt!
Je nach vertraglicher Vereinbarung stellen die Vertragspartner sich gegenseitig eine Rechnung über die
erbrachten Leistungen aus.
*Merke!
Sponsoring wird häufig in einem Vertrag mit gegenseitigen Rechten und Pflichten geregelt. Der Wert der
gegenseitigen Leistungen ist in dem Vertrag beziffert. Es wird keine Spendenbescheinigung ausgestellt.
- 41 -
XII.
Standort – und Finanzierungsänderungen
XII.I
Änderungen
Damit eine reibungslose Inventur (s. II.) stattfinden kann, müssen schon im laufenden Geschäft
Nutzungsänderungen wie z. B. Standortwechsel oder Kontierungen zeitnah im SAP-System eingepflegt
werden.
XII.I.I
Änderungsmitteilungen
Im Rahmen einer Inventur sollte es zu jedem Zeitpunkt möglich sein, ein jeweiliges Anlagegut, welches im
Besitz der Fachhochschule ist, wiederzufinden.
Standortänderungen des Anlagegutes, sei es durch Umzug o. ä., sollten unbedingt der Anlagenbuchhaltung
mitgeteilt werden, damit die Standortdaten im System angepasst werden können. Besonders PCs werden
häufig untereinander ausgetauscht.
Gleiches gilt bei Korrekturen oder Änderungen einer Kostenstelle oder eines PSP-Elementes, wenn
beispielsweise ein Anlagegut einem anderen Bereich in der Fakultät zugeordnet wird. Die Abschreibung wird
turnusmäßig der eingepflegten Kostenstelle zugeführt und sollte daher korrekt sein.
Finanzierungsänderungen, Kostensplitting u. ä. sind ausschließlich über die vorgesehenen
Sachkostenumbuchungsbelege s. Punkt XII.I.II mitzuteilen.
*Merke!
Jegliche Standortveränderung (sei es nur ein Raumtausch auf einer Etage) oder die Änderung einer
Kostenstellenzuordnung sollte der Anlagenbuchhaltung mitgeteilt werden, damit die Daten für den Fall
einer Inventur im System korrekt eingepflegt sind.
- 42 -
XII.I.II
Kontierungsänderungen
Änderungen von Kontierungen sind nur mit begründenden Unterlagen zeitnah beim Team 8.1
(Haushaltsbewirtschaftung) einzureichen. Umbuchungen können in der Anlagenbuchhaltung nur innerhalb
des laufenden Haushaltsjahres vorgenommen werden!
Umbuchungen von Sachkosten sind erforderlich in folgenden Fällen:
 Änderungen der Finanzierung bzw. der laufenden Abschreibungen (z. B. Kostenstelle, PSP oder Fonds)
 Rechnungsteilung-/splitting bei Mitfinanzierung eines Anlagegutes
*Merke!
Alle Änderungen sind zeitnah und innerhalb des laufenden Haushaltsjahres an Team 8.1 zu melden.
- 43 -
XII.II
Anzahlungen
Die Anzahlungsrechnung wird nur zum Zweck der Zahlung (z. B. bei Teillieferungen, Vorkasse-Rechnungen)
verbucht. Es wird noch kein Anlagegut inventarisiert, wenn durch die Teillieferung noch kein vollständig
nutzbares Anlagegut entsteht. Erst bei Vorliegen der Schlussrechnung wird ein Anlagegut inventarisiert.
In diesem Fall sollten Anzahlungsrechnungen in Höhe der vorab zu bezahlenden Beträge und eine
Schlussrechnung in Höhe des Gesamtbetrages von dem Lieferanten ausgestellt werden.
XII.III
Lieferungen/Liefernachweis
Nach Wareneingang ist vom verantwortlichen Besteller die Ware entsprechend der Bestellung und der
Vorgaben aus dem Formular Liefernachweis zu prüfen.
Für die Inventarisierung ist es zwingend erforderlich, dass alle entsprechenden Angaben zum jeweiligen
Wirtschaftsgut im Formular Liefernachweis angegeben werden, wie z. B.


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


Angaben zu Eigentum
Angaben bei Anlagen im Bau (AiB-Nummer)
Seriennummer bei IT-Geräten
Angaben zu Teillieferungen und Zubehör
Angaben zum Punkt Software/Lizenzen
Angaben zu Netzwerkknoten (CIT)
Angaben zu Sachspenden (s. X.I)
Angaben, welche Positionen zu einer Gesamtanlage gehören
Bitte das Formular „Liefernachweis“ der Fachhochschule Köln vollständig ausfüllen und an den Einkauf (Team
8.3) weiterleiten. Hierdurch wird eine zeitnahe Zahlung der Rechnung ermöglicht und drohende
Skontoverluste können ggf. vermieden werden.
*Merke!
Das interne Formular „Liefernachweis“ muss vollständig ausgefüllt und zeitnah bei Team 8.3 eingereicht
werden!
- 44 -
XII.IV
Teillieferungen
Eine Teillieferung liegt vor, wenn nicht alle bestellten Vermögensgegenstände in einer Zustellung geliefert
werden.
Beispiel:
Werden Büromöbel oder ähnliches bestellt und ein Vermögensgegenstand ist eigenständig nutzbar, kann
dieser direkt einzeln aktiviert werden. Jedes Wirtschaftsgut erhält eine eigene Inventarnummer. Bei
selbstständig nutzbaren Wirtschaftsgütern unter 410,00 € wird ein GWG-Etikett vergeben.
*Merke!
Sollte bei einer Teillieferung kein eigenständig nutzbarer Gegenstand zustande kommen, so wird bis zur
vollständigen Lieferung ein AiB gebucht.
XII.V
Verleih
Verleih bezeichnet den Vorgang einen Gegenstand kostenfrei an Dritte zu verleihen. Dieser Vorgang wird
nicht gebucht. Liegt jedoch eine Zahlungsverpflichtung zugrunde, handelt es sich um einen Mietvertrag, der
als Ertrag zu sehen ist.
*Merke!
Es muss ein Leihvertrag zwischen beiden Parteien – dem „Verleiher“ und der Fachhochschule abgeschlossen
werden. Eine Kopie dieses Vertrages ist der Anlagenbuchhaltung zuzusenden.
- 45 -
XIII.
Abschreibungen auf Sachanlagen
XIII.I
Abnutzbare / Nicht abnutzbare Anlagegüter
Wirtschaftsgüter verursachen während ihrer Nutzung laufend betriebliche Aufwendungen. Diese
Aufwendungen sind zu differenzieren zwischen Herstellungskosten(s. IV.III), Instandhaltung (Wartung) und
Erhaltungsaufwand (s. VI.I) aufgrund von Reparatur oder Austausch. Im Vorfeld ist zu unterscheiden, ob es
sich um abnutzbare oder nicht abnutzbare Anlagegüter handelt. Die nachstehende Übersicht dient der
Unterscheidung.
XIII.II
Abnutzbare Anlagegüter
Nicht abnutzbare Anlagegüter
Techn. Anlagen und Maschinen
Beteiligungen an Unternehmen
Betriebs- und Geschäftsausstattung
Langfristige Forderungen
Fuhrpark
Wertpapiere des Anlagevermögens
Gebäude
Grundstücke
Befristete Nutzungsdauer
Unbefristete Nutzungsdauer
Herstellungskosten / Nachträgliche Herstellungskosten / Instandsetzung
Herstellungskosten sind die Aufwendungen, die durch den Verbrauch von Gütern und die Inanspruchnahme
von Diensten für die Herstellung eines Vermögensgegenstands entstehen. Die Herstellung endet mit der
Fertigstellung. Handelt es sich bei der Herstellung um eine abnutzbare Sachanlage, ist diese nach HGB §255
Abs. 2 und 3 sowie nach Steuerrecht R 6.3 EStR aktivierungspflichtig und wird gemäß der festgelegten
Nutzungsdauer planmäßig abgeschrieben.
Nachträgliche Herstellungskosten entstehen durch Erwerb von Bestandteilen/Zubehör, die auf die bereits
bestehende abnutzbare Sachanlage gebucht werden. Aufgrund dieses neuen Bestandteils/Zubehörs wird
diese eine Anlage erweitert oder wesentlich verbessert. Ansonsten gilt das Prinzip der Einzelerfassung. Wird
das zusätzliche Bestandteil/Zubehör an mehreren bestehenden Vermögensgegenständen (Hauptgeräten)
genutzt, ist hier eine separate Anlage ab dem Netto-EP-Wert von 410,00 € zu aktivieren oder ist der Netto-EPWert >150,00 € < 410,00 € als GWG zu buchen. Die Abschreibung erfolgt gemäß der Nutzungsdauer.
Die Instandsetzung (Wartung) oder der Erhaltungsaufwand von Vermögensgegenständen/Bestandteilen
(Reparaturen, Austausch) dient dazu einen bereits vorhandenen Vermögensgegenstand in einen
funktionsfähigen Zustand zu erhalten oder bei Ausfall wieder herzustellen. Diese betrieblichen
Aufwendungen werden in der Ergebnisrechnung auf den Erfolgskonten direkt gebucht.
*Merke!
Handelt es sich um eine wesentliche Verbesserung, ist im Beschaffungsantrag die Angabe des
zugehörigen Wirtschaftsgutes (anhand der Inventarnummer) zu machen.
Wichtig ist hierbei, dass die Kostenstelle bzw. das PSP-Element des Zubehörs mit der in der zugehörigen
Anlage hinterlegten übereinstimmt. Unterscheidet sich die Angabe, kann keine Zugangsbuchung der
„Altanlage“ durch SAP erfolgen. Hier entscheidet im Einzelfall die ABU wie zu verfahren ist.
- 46 -
XIII.III
Wertminderungen
Die Wertminderungen führen zu einer durch verschiedene Ursachen dauerhaften, bedingten Entwertung
von Vermögensgegenständen. Ursachen können beispielsweise Verschleiß, Beschädigungen, technische
oder wirtschaftliche Überholung („Veraltet“) sein oder durch außergewöhnliche Ereignisse verursacht
werden.
Die dauerhafte Wertminderung eines Anlagegutes wird unabhängig von der zeitlichen Nutzung anhand
einer außerplanmäßigen Abschreibung verbucht und ist zwingend erforderlich (Strenges
Niederstwertprinzip).
XIII.IV
Wertaufholung
Die Wertaufholung erfolgt durch Zuschreibung gemäß § 253 Abs. 5 HGB und § 6 Abs. 1 Nr. 1 S. 4 EStG auf das
Anlagegut nach einer bereits gebuchten, außerplanmäßigen Abschreibung (Wertminderung) und dem
Wegfall der Begründung für die außerplanmäßige Abschreibung.
Vermögensgegenstände, sind höchstens mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten vermindert um die
Abschreibungen nach § 253 Zugangs- und Folgebewertung Abs. 3 bis 5 anzusetzen. Sie dürfen die
ursprünglichen Anschaffungs-/Herstellungskosten nicht übersteigen!
Im Gegensatz zum Zubehör sind zugeschriebene Bestandteile nicht selbstständig nutzbar!
- 47 -
XIV.
Sonstiges
XIV.I
Barcodes und Etiketten
Es werden für alle Anlagegüter (AHK über 410,00 € netto) Barcode-Etiketten sowie für alle GWG (AHK
zwischen 150,01 und 410,00 € netto) Etiketten bereitgestellt. Diese werden an den entsprechenden Besteller
der Fakultäten, Hochschulbibliotheken, Zentralen Einrichtungen oder der Hochschulverwaltung versandt,
mit der Bitte, diese auf die entsprechenden Vermögensgegenstände zu kleben. In Einzelfällen, werden zur
Deklarierung des Eigentums auch Etiketten mit der Aufschrift „Fachhochschule Köln“ versendet z. B. für Güter
im Chempark Leverkusen.
Das Anbringen der Etiketten sollte grundsätzlich „gut sichtbar“ und möglichst auf der rechten Seite bei





PC, Serverrechnern vorne
Monitoren vorne-seitlich oder in Sichthöhe
Schreibtischen vorne-seitlich
Schränken innen oder vorne seitlich
Stühlen oben auf der Rückseite
erfolgen.
Bestandsbuch
Sollte keine Platzierung des Etiketts möglich sein, sollte ein Bestandsbuch geführt werden. Dieses
Bestandsbuch beinhaltet das Etikett und die genaue Bezeichnung des Gegenstandes. Dieses Bestandsbuch
soll an einem jederzeit (bei Inventur etc.) zugänglichen Ort aufbewahrt werden.
Bei Software ist die Etikettierung entweder in einem Bestandsbuch vorzunehmen oder auf dem Rechner, auf
dem die Software installiert ist, sofern keine Veränderung mehr stattfindet. Bei kleineren
Vermögensgegenständen bzw. bei eingebauten Gegenständen sollte, wenn möglich, auf dem Gerät
etikettiert werden, zu dem sie gehören.
Die Etikettierung bei Wirtschaftsgütern, die nicht beklebt werden können (z. B. Geräte wie Netbook,
Blackberry oder IPhone, Laborgeräte etc.) sollte ebenfalls in einem Bestandsbuch erfolgen.
*Merke!
Es kann vorkommen, dass Etiketten durch Abnutzung nicht mehr eindeutig lesbar sind. Hier sollte man
unbedingt die ursprüngliche Nummer aus der Anlagenbestandsliste ermitteln und der Anlagenbuchhaltung
eine Mitteilung machen. Die Anlagenbuchhaltung erteilt dann einen neuen Barcode für das Wirtschaftsgut.
Bestandsbuch – Erfassungsblatt zum Anlagevermögen
Etikettierung zur Anlagenbuchhaltung - Merkblatt
- 48 -
XIV.II
AO
AfA
AiB
AG
ABU
AR
AV
AK
BGA
BgA
BA
BewG
BilMoG
BFSt
BFH
BGBl.
BLB
BMF
BGB
DV (DVO)
EStDV
EStG
EStR
FA
FIBU
GuV
GWG
GewStG
HGB
HK
HWFVO
JA
KStG
LG
LN
ND
UE - Nr.
WG
Abkürzungsverzeichnis
Abgabenordnung
Absetzung für Abnutzungen
Anlage im Bau
Anlagegut
Anlagenbuchhaltung
Anlagenrichtlinie
Anlagevermögen
Anschaffungskosten
Betriebs- und Geschäftsausstattung
Betriebe gewerblicher Art
Betriebsausgaben
Bewertungsgesetz
Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz
Bundesamt für Steuern
Bundesfinanzhof
Bundesgesetzblatt
Bau- und Liegenschaftsbetrieb
Bundesminister der Finanzen (amtliche Schreiben)
Bürgerliches Gesetzbuch
Durchführungsverordnung
Einkommensteuerdurchführungsverordnung
Einkommensteuergesetz
Einkommensteuerrichtlinien
Finanzamt
Finanzbuchhaltung
Gewinn und Verlustrechnung
Geringwertiges Wirtschaftsgut
Gewerbesteuergesetz
Handelsgesetzbuch
Herstellungskosten
Hochschulwirtschaftsführungsverordnung
Jahresabschluss
Körperschaftssteuergesetz
Leasinggeber
Leasingnehmer
Nutzungsdauer
Unfertige Erzeugnisse, lfd. Nummer
Wirtschaftsgut
- 49 -
XIV.III
Formulare
Alle genannten Formulare, die Sie benötigen und weitere Informationen zum Thema Inventarisierung finden
Sie im Internet auf unserer Seite der Fachhochschule Köln im Servicebereich der Verwaltung ->
Anlagenbuchhaltung:
Dieses Symbol weist im Leitfaden in jedem zugehörigen Bereich auf ein Formular hin, das im Bereich
Anlagenbuchhaltung der Fachhochschule Köln zum Download bereitsteht.
Absetzungsantrag
Anlage A - Massenabsetzungsantrag
Bestandsbuch – Erfassungsblatt zum Anlagevermögen
Erläuterungen zu AIB, Baukasten und Herstellungskosten
Herstellungsdaten Anlagen im Bau
Merkblatt zur Anlage im Bau (AIB)
Merkblatt zur Etikettierung
Sachspenden (Antrag auf Genehmigung)
Fragebogen zur Ausstellung einer Spendenbestätigung (zu Sachspenden)
Technischer Fragebogen (zu Sachspenden)
- 50 -
Impressum:
Fachhochschule Köln
Claudiusstraße 1
50678 Köln
Herausgeber: Der Vizepräsident für
Wirtschaft- und Personalverwaltung
Prof. Dr.-Ing. Rüdiger Küchler
Redaktion: Hochschulreferat für Finanzen
Team 8.1 - Rechnungswesen
Titelbild: Fachhochschule Köln
Stand: September 2013
- 51 -
Anhang
AfA – Tabelle Fachhochschule Köln (NRW)
Anlage zur Anlagenrichtlinie
Stand: September 2013
- 52 -
AfA-Tabelle
Fachhochschule Köln (NRW)
- 53 -
Hinweise zur Nutzungsdauer
Die Nutzungsdauern, werden nach dem Schlüssel des Finanzamtes,
dem DFG-Schlüssel sowie der betriebsgewöhnlichen Nutzung an der FH Köln ermittelt.
In den Anlagenklassen aus SAP, wurden systembedingt feste Nutzungsdauern
hinterlegt.
Abweichende Nutzungsdauern,
werden manuell in der Anlage eingetragen und sind in der nachstehenden
AfA-Tabelle mit (*) gekennzeichnet.
Hinweis zu den Wertgrenzen
Abnutzbare Wirtschaftsgüter (kein Verbrauchsmaterial) sowie
Immaterielle Wirtschaftsgüter, werden ab EP 410,01 € netto inventarisiert,
als Anlage in den Bestand aufgenommen
und über den Zeitraum der Nutzungsdauer abgeschrieben!
Selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter (kein Verbrauchsmaterial),
werden ab EP 150,00 € - 410,00 €
als GWG auf die Konten 60300050 (andere GWGs)
sowie 60300051 (Hardware)
verbucht und direkt abgeschrieben.
Wirtschaftsgüter unter 150,01€ netto sowie das Verbrauchsmaterial,
werden direkt in den betrieblichen Aufwand verbucht und abgeschrieben.
- 54 -
Bezeichnungen der Sachanlagen
Nutzd. (*) in
Jahren.
FH Köln
DFG=
Warengruppe
0210 0000
Konzessionen
nicht aktiviert
---
0220 0000
Gewerbliche Schutzrechte
nicht aktiviert
---
0230 0000
Ähnliche Rechte und Werte
nicht aktiviert
---
0240 0000
nicht aktiviert
0250 0000
Lizenzen an Rechten und Werten
ERP-Software
(Kauf u. Implementierung SAP)
0250 0000
Mietlizenzen/-Software
--4231
(unbefrist.)
4232
(befrist.)
0250 0000
Selbstgeschaffene immaterielle Firmenwerte
---
0250 0000
3
3
0250 0000
Softwarelizenz-(Standardsoftware)
Upgrade
(wesentliche Verbesserung)
Software-Update
(Aktualisierung bestehender Software)
--4231
(unbefrist.)
4231
(unbefrist.)
Aufwand
---
0250 0000
Website / Homepage -Erstellung oder wesentliche Verbesserung
Aufwand
0250 0000
Zeitlich befristete Software/Lizenzen (Kauf)
0250 0000
Zeitlich unbefristete Software/Lizenzen (Kauf)
3
--4232
(befrist.)
4231
(unbefrist.)
0400 0008
Grundstücke
0500 0000
0501 0000
0502 0000
0509 0000 bis 0520 0000
Gebäude
Geleistete Anzahlung auf Immaterielle Vermögensgegenstände (S)
---
---
Grünflächen
Ackerland
Waldgrundfl.
Sonst. unbebaute Grundstücke
n.vorhanden
n.vorhanden
n.vorhanden
n.vorhanden
---------
Betriebsgebäude und andere Gebäude
(Bei Gebäuden, sind zur Wertermittlung aktuelle gesetzliche
Bestimmungen zu beachten.)
n.vorhanden
---
Festwert
4180
15
4180
Anlagenklassen
Immaterielle Wirtschaftsgüter
0250 0000
0530 0000 bis 0590 0000
*5
Aufwand
*man. Eintrag
Kunst/Raritäten, Schmuck,
Sammlungen, Fahnen
0620 0000
Amtsketten, Schmuck-Sammlungen
(Wertermittlung aus Tageskurs für Gold/Silber...)
0620 0000
Bilder,
(Wertprüfung über Gutachten etc.)
0620 0000
Fahnen, Flaggen
*10-15
4180
0620 0000
Kunstgegenstände
15
4180
0620 0000
Sakrale Gegenstände
15
4180
Sonstige Sammlungen…
(Wertprüfung über Gutachten etc.)
15
4180
nicht aktiviert
---
0620 0000
Waldbestände
0660 0000
Waldbestand
- 55 -
Betriebstechnik/Arbeitsschutz
FHK (Verwaltung)
0700 0000
Klimaanlagen mobil (s.a. 07200000),
stationäre Klimaanlagen
(prüfen, ob Mietereinbau oder wiss. Laborräume)
*11
4049
0700 0000
Maschinen und Anlagen der Betriebstechnik, Leittechnik
10
4010
0700 0000
Materiallager
Sonstige Anlagen und Geräte für Arbeitssicherheit und Umweltschutz
10
4049
0710 0000
Wissenschaftliche Anlagen
und Geräte
Maschinen Materiallager
nicht aktiviert
---
0720 0000
Armaturen
13
4020
0720 0000
Astronomie, Spezielle Physikalische Verfahren
13
4020
0720 0000
Dewargefäße
13
4020
0720 0000
Drehmomentmessflansch
13
4020
0720 0000
Druckanlagen, Druckversorgungsaggregat
13
4020
0720 0000
Energiedispersive Röntgenanalyse
13
4020
0720 0000
Gasverflüssiger
13
4020
0720 0000
Geophysik, Geodäsie
13
4020
0720 0000
Geräte der Präparativen Chemie
13
4020
0720 0000
Geräte für Probenbearbeitung
13
4020
0720 0000
Helium- und Wasserstoff Verflüssigungsanlagen
13
4020
0720 0000
Helium-Transportkannen
13
4020
0720 0000
Hochdruckventile, Bauteile für Hochdruckanlagen
13
4020
0720 0000
Höchstdruckpressen
13
4020
0720 0000
13
4020
0720 0000
Hydraulikanlage
Kälteanlagen, Labor-Gefriertruhen, Labor-Kühlschränke
s.a.08500900
13
4020
0720 0000
Kernresonanzspektrometer, ESR-Spektrometer
13
4020
0720 0000
Klimakammern für Biologie, Medizin
13
4020
0720 0000
Landwirtschaft, Biologie
13
4020
0720 0000
Magnetrührer
13
4020
0720 0000
Materialanalyse- und Strukturanalyse
13
4020
0720 0000
Mechanik, Kernphysik
13
4020
0720 0000
Messgeräte für Länge, Fläche, Rauminhalt
13
4020
0720 0000
Messgeräte für Masse (Waagen), Kraft und Beschleunigung
13
4020
0720 0000
Messgeräte für Zeit, Geschwindigkeit, Drehzahl
13
4020
0720 0000
Messgeräte/Geräte für Druck, Temperatur, Länge, Zeit, Masse
13
4020
0720 0000
Mikrofone, Körperschallaufnehmer (Physikalische Geräte)
0720 0000
Mikrotomie, Mikromanipulatioren
0720 0000
Öfen und Wärmeanlagen,Hochfrequenzöfen
13
4020
0720 0000
Optische Vielkanalanalysatoren
13
4020
*9-13
4020
13
4020
0720 0000
Partikelzählgeräte
13
4020
0720 0000
Photoelektronenspektrometer
13
4020
0720 0000
Physikalische Versuchsaufbauten
13
4020
0720 0000
Präparative Chemie, Mischen, Zerkleinern,
13
4020
0720 0000
Pressen
*13-14
4020
0720 0000
Pumpen
13
4020
0720 0000
Röntgendiffraktometrie, Röntgenmikrosonden
13
4020
0720 0000
Spektralphotometer (UV/VIS, IR, Fluor, Raman)
13
4020
0720 0000
Spektrometer, Massenspektrometer
13
4020
0720 0000
Spektroskopie-Zubehör, Titration, Durchfluss
13
4020
0720 0000
Sterilisatoren
*10-13
4020
0720 0000
Stickstoffkannen
13
4020
0720 0000
Universal Kondensor (Vakuum-Bauteil)
13
4020
- 56 -
0720 0000
13
0720 0000
Vakuumanlagen, Druckmessinstrumente
Vakuumpumpen, Vakuumventile, Vakuum-Bauteile:
Rezipienten-Teller,
4020
13
4020
0720 0000
Ventile, Verdichter
13
4020
0720 0000
Waagen, Laborwaagen (außer Laborgeräte s. 0820 0010),
Präzisionswaagen
13
4020
0720 0000
Wasseraufbereitung
13
4020
0730 0100
IT-Serveranlagen
7
4210
0730 0100
Datenverarbeitungsanlagen
7
4210
0730 0100
Großanlagen, Rechenanlagen
7
4210
0730 0100
Netzwerk, Netzwerkknoten (LAN-Bau)
7
4210
0730 0100
Medien- und Tontechnik,
Messtechnik (Beamer,
Oszilloskope)
Netzwerkschränke
7
4210
0730 0200
Audio-, Video-Anlagen außer Mikrofone
(s. 07200000-Luft-und Körperschallaufnehmer)
7
4053
0730 0200
Beamer (s.a. 07300300 Projektoren), Halterungen etc.
7
4051/4053
0730 0200
Dolmetscheranlagen
*8
4053
0730 0200
Elektr. Registriergeräte, Schreiber
*13
4052
0730 0200
Elektrische Messtechnik, Messgeräte für elektr. Größen
*10
4052
0730 0200
Elektronische Geräte
*13
4052
0730 0200
Fernseher
7
4053
0730 0200
Kontrolleinheiten
7
4053
0730 0200
Mess- und Funktionsgeneratoren, Filter
*13
4052
0730 0200
Mess- und Regelungstechnik
*13
4052
0730 0200
Oszilloskope
*13
4052
4059
IT- Serveranlagen/Netzwerke
0730 0200
Sonstige Medien- und Tontechnik
7
0730 0200
Sprachlabor
7
4053
0730 0200
Steuerungsanlagen, Steuergeräte
7
4053
0730 0200
Strom- und Spannungsquellen
*13
4052
0730 0200
Verstärker und Zähler
*13
4052
0730 0300
Atelier-Leuchten, Halogen, Impuls-Lampen, Spektrallampen,
Spektrallichtquellen, Scheinwerfer…
*13
4060
0730 0300
Blitzgeräte
7
4060
4060
Foto, Optik, Kino,
Laser, Mikroskopie, Solaranlagen
0730 0300
Elektronenoptik
*13
0730 0300
Filterphotometer, Interferometer, Polarimeter
*13
4060
0730 0300
Fotokameras, Fotoapparat, Kamera…
7
4060
0730 0300
Kinoapparate
7
4060
0730 0300
Laser in der Fertigung, Raumfilter
*13
4060
0730 0300
Lichtquellen (außer Laser)
*13
4060
0730 0300
Mikroskopie, Elektronenmikroskopie,
*13
4060
0730 0300
Optische Bauelemente, Prismen, Linsen…
*13
4060
0730 0300
Photodetektoren, -zellen, -widerstände für UV/VIS
*13
4060
0730 0300
Photovoltaik-Systeme
*20
4060
0730 0300
Projektoren, Fernrohre, Optik-Prüfgeräte
*13
4060
0730 0300
Rastergenerator
*18
4060
0730 0300
Solaranlagen
*10
4060
0730 0300
Thermoelektrische Wandler, Thermosäulen
*13
4060
- 57 -
IT-Geräte der EDV
PC, Monitore, Drucker etc…
0730 0900
Arbeitsspeicher
3
4229
0730 0900
3
4225
0730 0900
Drucker, Multifunktionsgerät, Plotter
Festplatten
sonst. Speichergeräte, Laufwerke, Writer…
3
4229
0730 0900
Interaktivboard, Smartboard
(auch für Lehrprogramme)
5
4224, 4229,
4150, 4059
0730 0900
Kleinrechner, Additionsgeräte, Tischrechner etc.
3
4229
0730 0900
3
4229
0730 0900
Mittelwertrechner, Mikroprozessentwicklung
Mobile IT-Kleingeräte
(Netbook, PDA, Bookreader etc.), iPad
3
4223
0730 0900
Monitor, Display, Sichtgerät, Kartenlesegerät für PC
(s.a. 08500900-Zeiterfassung-Terminal)
3
4224
0730 0900
Notebook, Laptop, iBook etc.
3
4222
0730 0900
PC, Desktop-PC, Arbeitsrechner
3
4221
0730 0900
3
4226
0730 0900
Scanner, Bild/Lesegeräte
Sonstige Hardware
(Prozessperipherie, Messwerterfassung, IT-Karten)
3
4229
0730 0900
Zubehör zu Hardware
3
4229
0740 0000
Arbeitsschutzartikel
13
4110
0740 0000
Defibrillatoren
13
4041
0740 0000
Versorgungsanlagen und Schutzeinrichtungen
13
4049
nicht aktiviert
---
Arbeitsschutz-/Einrichtungen,
Medizinische Geräte
Maschinen für Bauunternehmen
0750 0000
Bagger etc…
0770 0000 - Sonstige Anlagen
und Maschinen, sonstiges
Unbewegliches Anlagevermögen
0770 0000
Absperreinrichtungen, Zäune etc.
10
4090
0770 0000
Außenbeleuchtung
10
4090
0770 0000
Bau-,Büro-, Transport/container, Workstations im Container
10
4090
0770 0000
Elektrische Energie- und Nachrichtentechnik
10
4090
0770 0000
Fördertechnik
*14
4090
0770 0000
Krankenbetten, Tragen, Spezialstühle
(Med.Geräte außer Defibrillatoren s.07400000)
10
4090
0770 0000
Motoren, Turbinen
*13
4090
0770 0000
Prüfstände
10
4090
0770 0000
Setz- und Druckereimaschinen
10
4090
0770 0000
10
4090
0770 0000
Sonstige Anlagen und Maschinen
Sonstiges Unbewegliches Anlagevermögen
(außer Gebäude/Grundstücke)
10
4090
0770 0000
Windkraftanlagen, Windkraftmaschinen
*16
4090
Alarmanlagen, Sicherheitsanlagen etc.
11
4070
0790 0006
GWG-Sammelpool (2008/2009)-Wertübertrag nach
Altdatenübernahme für "andere GWG" bis 410 Euro
5
---
0790 0007
GWG-Sammelpool (2008/2009) -Wertübertrag nach
Altdatenübernahme für "GWG - nur Hardware " bis 410 Euro
5
---
Alarm/-Überwachungs- und
Kontrollanlagen
0780 0000
Altdatenübernahme GWG (BgA)
- 58 -
Werkstatteinrichtungen
0810 0000
Drehbänke
*13-16
4144
4030
0810 0000
Leitern, Gerüste, Gestelle, Montagevorrichtungen
13
0810 0000
Materialprüfung
13
4090
0810 0000
Schutzgasanlagen, Handschuhkästen
13
4030
0810 0000
Transportkarren, Hebe- und Kippvorrichtungen
*11-15
4030
0810 0000
Werktische, Hobelbänke, Reine Werkbänke, Hobelbank,
Modulwerkbank, Regale
(s. a. Mobiliar 08700000)
13
4030
0810 0000
Werktische, Hobelbänke, Reine Werkbänke, Modulwerkbank
(s.a. 08700000)
*10-14
4144
0810 0000
Werkstoffprüfung, Werkstoffprüfmaschinen
*10-13
4030
0810 0000
Werkzeuge,
Werkzeugmaschinen,
Sonstige Maschinen d.
Werkstätten
Werkzeugschränke und -wagen, Montagekästen und -wagen
13
4030
0820 0000
Behälter, Box, Fässer, Gefäß, Wannen, etc.
13
4030
0820 0000
Landwirtschaftliche Maschinen
13
4030
*13-14
4030
13
4030
Laborgeräte, Laborschleif- und Poliermaschinen etc.
Labor-Spülmaschinen und -Reinigungsgeräte
(nicht für Küchen)
Sonstige Laborausstattung
(s. a. Labor-Mobiliar 08700000)
Spezielle Labortechnik und Laborgeräte
(außer Laborwaagen s.07200000)
14
4090
14
4090
14
4090
14
4090
0820 0010
Fuhrpark
Wissenschaftliche Medizinische Laborgeräte/Versorgung
14
4090
0840 0000
Anhänger für Kraftfahrzeuge
*11
4120
0840 0000
Gabelstapler, Hubwagen, Elektrokarren
*8
4120
0840 0000
Krafträder, Fahrräder, Behinderten-Fahrzeuge
*7
4120
0840 0000
LKW, Busse, Kombiwagen,
*9
4120
0840 0000
PKW, KFZ
6
4120
0840 0000
Mietereinbauten u. -umbauten
Traktor, Ackerschlepper
*12
4120
*manuell
auswählen
nach Art
0820 0000
0820 0000
Laboreinrichtungen, -Geräte
0820 0010
0820 0010
0820 0010
0820 0010
0850 0100
BGA-Betriebs- und
Geschäftsausstattungsonstige Ausstattung
Werkzeuge
Werkzeugmaschinen, Bohrmaschine, Fräsmaschine, Hobelmaschine,
Sägen etc.
Mietereinbauten
(Bauliche Maßnahmen an/auf Grundstücken oder an/in Gebäuden…)
0850 0900
Aufnahmegeräte (Büro), Wiedergabe inkl. Kopfhörer
10
4180
0850 0900
10
4180
0850 0900
Diktiergeräte
Einrichtungsgegenstände für sanitäre Räume und Geräte für
Körperpflege
10
4180
0850 0900
Frankiermaschinen, Buchungsmaschinen, Registrierkassen
*8-10
4180
*13
4180
0850 0900
Falzmaschinen
0850 0900
Fräsen (Garten-), Gartenfräse
*8-15
4180
0850 0900
*5-10
4180,409
0850 0900
Kaffeeautomaten
Kücheneinrichtung, Anbauküche, Einbauküche, Tee-Küche,
Kofferküche
0850 0900
Kühlschrank (10 Jahre)
10
4180
10
4180
0850 0900
Kühlvitrinen
10
4180
0850 0900
Ladeneinrichtungen
10
4180
0850 0900
Lampen, Leuchten, Stehlampen s. a. Foto/Optik (0730 0300)
10
4180
0850 0900
Müllbehälter, Papierkörbe, Papierkorb, Abfallbehälter
10
4180
0850 0900
Paginiermaschinen = Stempelmaschinen
*8-10
4180
- 59 -
0850 0900
Postfächerschranksystem, Postfächerschließanlagen
*8-10
4180
0850 0900
Reinigungsgeräte, Wäscherei, Kleidung, Geräte
(außer Labor s. 07200000)
10
4180/4090
0850 0900
Schreibmaschinen (-wagen), Schreib- und Organisationsautomaten,
Adressiermaschinen
10
4180
0850 0900
Servierwagen
10
4180
0850 0900
Sonstige spez. Büroausrüstung
10
4180
*13
4180
0850 0900
Spezielle Büroeinrichtung
0850 0900
Tresore, spezielle Kassenausrüstung
0850 0900
Warmwassererzeuger, Durchlauferhitzer
0850 0900
Zeichenmaschinen und -geräte
0850 0900
Büromaschinen (s. BGA)
Zeiterfassungsterminal, Kartenlesegerät nur für Zeiterfassung
0860 0000
Kopiergeräte,
Lichtpausmaschinen
Büromaschinen
0860 0010
Kommunikationsanlagen
Kopierer, Kopiergeräte, Kopierstationen,Lichtpausmaschinen,
Riso-Printer
*14-25
4180
10
4180
*8-14
4180
*8
4180
nicht aktiviert
---
*7-10
4180
0860 0020
Antennenmasten, Antennenanlagen, Radarantennen
*10
4133, 4180,
4090
0860 0020
Funkanlagen, Faxgeräte, Fernmeldeanlagen (Telefonanlagen),
Richtfunkanlagen
*11
4133
0860 0020
Sonstige Fernmeldegeräte und Anlagen
*10
4133
0860 0020
Telefon Festnetz
0860 0020
Mobiliar für Büro, Labor,
Werkstatt und Hörsäle,
Besprechungsräume
Telefon Mobilfunk (Handy)
0870 0000
0870 0000
0870 0000
0870 0000
Büro: Schaukasten, Bürodrehstuhl, Tische, Stühle, Regale
(s.a. Werkstatt/Labor) etc.
Hörsäle: Seminarräume, Seminartische und-stühle, für EDV,
Serverschränke
Labor: Labortische und -aufbauten, Laborschränke, Regale,
Chemikalienschränke, Operationsmöbel
Werkstatteinrichtung: Möbel, Regale
(s.a. 08100000-Werkstätteneinrichtung)
*8-10
4131
*5
4132
*10-13
4141
10
4143
*13-14
4242
*10-14
4144
Lehrmittel, Modelle, Karten,
Expeditionsgeräte
0870 0010
Expeditionsgeräte…
10
4150
0870 0010
Lehrfilme, Lehrmittel, Lehrtafeln, Lehrsysteme
10
4150
0870 0010
Lehrmodelle, Modell-Baukästen, Demonstrationsgeräte
10
4150
0870 0010
Leihfilme, Filme
10
4150
0870 0010
Sportgeräte
Wandkarten, Landkarten
10
4150
0870 0020
Musikgeräte
Sportgeräte
9
4160
4170
0870 0030
Blasinstrumente
*12
0870 0030
Schlaginstrumente, elektr. Stimmgeräte
10
4170
0870 0030
Streichinstrumente
*12
4170
0870 0030
Tasteninstrumente: Flügel, Klavier, Piano
*20
4170
nicht aktiviert
---
Sonstige Geschäftsausstattung
(s. BGA)
0870 0090
Medienbestand
Sonstige Geschäftsausstattung
0880 0000
Geleistete Anzahlungen
Medienbestand (Festwert Bibliothek)
---
---
0900 0008
Geleistete Anzahlung auf Sachanlagen (M)
---
---
- 60 -
AIB -Anlage im Bau
0950 0000
Dummy
0959 9999
Anlagen im Bau (AIB)- Sammelkonto für noch nicht fertiggestellte
Anlagen
---
4080
Dummy-Anlageklasse (ohne AfA)
---
---
- 61 -
Organigramm Referat Finanzen
Team 8.1
Kreditorenbuchhaltung
- Buchung von
Eingangsrechnungen
- Bearbeitung von
Mahnungen (Firmen)
- Dauerbuchungen
- Erstellung der
..Zahlläufe
- Stammdatenpflege
Debitorenbuchhaltung
- Erstellung und Buchung
..von Ausgangsrechnungen
..und Mittelabrufen
..(Forderungen)
- Forderungsmanagement
- Buchung Barkassen und
..MultiCa
- Erstattung von Semester..beiträgen
Teamleiter
Bankbuchhaltung
- Verbuchung der
..Kontoauszüge
- Durchführung Zahlläufe
- Bearbeitung unklare
..Geldeingänge
- Betreuung Barkassen
- SOS-Schnittstelle
- Bearbeitung von Kredit..kartenabrechnungen
Z:\Referat08\Referatsleitung08\Selzer\Personal\Pplanung\Organigramm Team 8.1
Anlagenbuchhaltung
- Aktivierung der
..Anlagengüter und
..Verbuchung der
..Rechnungen
- Bearbeitung der AIB
- Umsetzungen und
Umbuchungen im
Anlagenbereich
- Anlagenabgänge
- Abschreibungsläufe
- Durchführung von
..Inventuren
- Sachspenden
Reisekosten
- Abrechnung
..Reisekosten
..(inkl. geldwerter
..Vorteil)
- Abrechnung
..Exkursion
- Abrechnung
..Fortbildung
- Umzugskosten
- Trennungsgeld
Steuerabteilung
- UST-Voranmeldungen
..und UST-Erklärungen
- Körperschaft-/
..Gewerbe-/
..Kapitalertrag..steuererklärung
- steuerliche Grundsatz..angelegenheiten
- Prüfung Steuerpflicht im
..Rahmen von Projekten
..aus der Trennungs..rechnung
- Beratung Professoren
- interne Fortbildung
Hauptbuchhaltung
- Sachkonten..umbuchungen
- Interne
..Verrechnungen
- Sachkontenpflege/
..Stammdaten
- Jahres- und
..vierteljährliche
..Abschlussarbeiten
- Kontenabstimmung
- Ausarbeitung von
..Buchungssystematiken
- Koordination
..Buchhaltung intern und
..extern
- diverse Auswertungen
- Finanzstatistik
- SAP-Betreuung
Haushaltsbewirtschaftung
- Budgeteinstellungen
- Umbuchungen von
..Budgets
- Jahresabschluss..bericht (kameral)
- vierteljährliche
..Berichte auf Basis
..des Finanzplanes
..(kameral)
- Betreuung Personal..einspielung SVA-FI
- KIS-Betreuung und
..Schulung
- Mittelabrufe und
..Verwendungs..nachweise
- Zahlläufe
- AVK

Dienstanweisung für die Anlagenbuchhaltung an der

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