בנושא הערכת ספקים

‫מערכת להערכת ספקים‬
‫עדי לוי ‪ -‬יועץ בכיר בתחום מערכות מידע‪ ,‬פרויקטים ומכרזים‪ ,‬חברת מתודה‬
‫‪www.methoda.co.il‬‬
‫© כל הזכויות שמורות‬
‫נושאי המצגת‬
‫‪ .1‬יעדי ועקרונות המערכת‬
‫‪ .2‬מודל המערכת‬
‫‪ .3‬הצגת המערכת‬
‫‪ .4‬הטמעת המערכת‬
‫מתודה מחשבים בע"מ‬
‫הערכת ספקים‬
‫‪2‬‬
‫יעדי הערכת ספקים‬
‫™ לשמר את המידע אודות איכות ספקי הארגון‬
‫™ לשתף את כל הגורמים הרלוונטיים בארגון במידע הנצבר‬
‫אודות ביצועי הספקים‬
‫™ לשקול או גם לשקלל את המידע הנצבר אודות פעילות‬
‫הספקים בהליך בחירת ספק לפרויקט או לרכש חדש‬
‫™ לשמש אמצעי להגברת המוטיבציה של ספקי הארגון‬
‫לשפר את ביצועיהם לתרום להעלאת איכות ספקי הארגון‬
‫מתודה מחשבים בע"מ‬
‫הערכת ספקים‬
‫‪3‬‬
‫עקרונות המערכת‬
‫™ שיטה מובנית המכילה קריטריונים ידועים ומוסכמים להערכת ספק‬
‫™ שפה משותפת בין כל גורמי הארגון הרלוונטיים‪ :‬מומחי הרכש‪,‬‬
‫מומחים מקצועיים‪ ,‬מומחים עסקיים ואנשי הכספים‬
‫™ התחשבות בהיסטורית הפעילות של הספק בארגון‬
‫™ הערכה מוכרת ומוסכמת המשמשת בכל התהליכים שעניינם‬
‫הערכה ובחירה של ספק‪:‬‬
‫}‬
‫בבחירת רשימת ספקים פוטנציאליים להשתתפות במכרז )מכרז סגור(‬
‫}‬
‫בהערכת מרכיב "איכות הספק" בעת שקלול מענה לבקשה להצעות‬
‫}‬
‫בהערכת ביצועי הספק בתקופת מימוש הסכם התקשרות‬
‫מתודה מחשבים בע"מ‬
‫הערכת ספקים‬
‫‪4‬‬
‫נושאי המצגת‬
‫‪ .1‬יעדי ועקרונות המערכת‬
‫‪ .2‬מודל המערכת‬
‫‪ .3‬הצגת המערכת‬
‫‪ .4‬הטמעת המערכת‬
‫מתודה מחשבים בע"מ‬
‫הערכת ספקים‬
‫‪5‬‬
‫מודל המערכת‬
‫™ תחומי עיסוק‪ ,‬סטאטוס ספק‪ ,‬פרופילי הערכה וסוגי הערכות‬
‫™ שאלוני הערכה‬
‫™ תקופות הערכה‬
‫™ פורטפוליו ספקים‬
‫™ פרופילי ספק וסוגי ציונים רשומים‬
‫™ תהליכי הערכה‬
‫מתודה מחשבים בע"מ‬
‫הערכת ספקים‬
‫‪6‬‬
‫תחומי עיסוק‪ ,‬סטאטוס ספק‪ ,‬פרופיל ספק וסוגי הערכה‬
‫תחומי עיסוק‬
‫סטאטוס‬
‫פרופילי‬
‫ספק‬
‫הערכה‬
‫סוגי הערכה‬
‫• הערכת ביצוע‬
‫• פרויקט פיתוח‬
‫• ספק פעיל‬
‫• פרופיל כללי‬
‫• פרויקט הטמעת מוצר‬
‫• ספק לא פעיל‬
‫• פרופיל איכות • הערכת מענה‬
‫• רכש תוכנה‬
‫• ספק מועמד‬
‫• רכש חומרה‬
‫• שירות תחזוקה‬
‫™‬
‫™‬
‫™‬
‫כל ספק יכול להיות מוגדר בכל אחד מן התחומים‪ ,‬ולהימצא בכל אחד מן הסטאטוסים‬
‫עבור כל ספק יהיה רשום פרופיל כללי עדכני‬
‫בכל תחום עיסוק ירשם עבור הספק פרופיל איכות וציונים בגין ביצועיו או בגין מענים שהגיש‬
‫מתודה מחשבים בע"מ‬
‫הערכת ספקים‬
‫‪7‬‬
‫שאלוני הערכה‬
‫™ עבור כל תחום מותאם שאלון הערכה כאשר בכל שאלון מוגדרת‬
‫סדרה קריטריונים להערכה וסדרת תבחינים לכל קריטריון‪.‬‬
‫™ לכל קריטריון ולכל תבחין בתוך קריטריון נקבע משקל יחסי‬
‫המותאם לתחום‪.‬‬
‫™ שאלונים לדוגמא‬
‫ƒ‬
‫פרויקט פיתוח‬
‫ƒ‬
‫רכש תוכנה‬
‫ƒ‬
‫שירות תחזוקה‬
‫ƒ‬
‫הערכת מענה‬
‫מתודה מחשבים בע"מ‬
‫הערכת ספקים‬
‫‪8‬‬
‫תקופות ההערכה‬
‫™ תקופת ההערכה היא שנה קלנדרית‪.‬‬
‫™ ההערכות בגין כל ספק בכל תחום נאספות על פני השנה‪.‬‬
‫™ כל ההערכות שנאספו במהלך שנה משוקללות והתוצאה‬
‫המתקבלת היא ציון הספק לאותה השנה‪.‬‬
‫™ הציון התקף של הספק בכל עת הוא זה שהתקבל‬
‫בתקופת ההערכה האחרונה שהסתיימה )בתום השנה‬
‫הקודמת(‪.‬‬
‫מתודה מחשבים בע"מ‬
‫הערכת ספקים‬
‫‪9‬‬
‫פורטפוליו ספקים‬
‫מתודה מחשבים בע"מ‬
‫הערכת ספקים‬
‫‪10‬‬
‫פרופיל ספק וסוגי ציונים‬
‫הציון הממוצע של כל ההערכות שנאספו‬
‫"ציון תקף" של תקופות‬
‫ביצועהאחרונה שהסתיימה‬
‫ההערכה‬
‫בתקופה‬
‫הערכת מענים‬
‫הערכת‬
‫הערכה קודמות‬
‫ציון תקף‬
‫ציון עבר‬
‫מגמת שינוי‬
‫ציון משוקלל עם ציון עבר‬
‫ציון ביניים‬
‫היחס בין הציון התקף לבין‬
‫הציון )התקף( של תקופת‬
‫ההערכה הקודמת‬
‫הממוצע של הציון התקף‬
‫והציון )התקף( של תקופת‬
‫ההערכה הקודמת‬
‫הציון המתקבל מן ההערכות הנאספות בכל‬
‫מהלך התקופה הנוכחית‪ .‬ציון זה מחושב‬
‫מחדש בכל עת שמתקבלת הערכה‬
‫מתודה מחשבים בע"מ‬
‫הערכת ספקים‬
‫‪11‬‬
‫סוגי ציונים רשומים‬
‫ציון תקף‬
‫הציון הממוצע של כל ההערכות שנאספו בתקופה ההערכה‬
‫האחרונה שהסתיימה )השנה הקודמת(‪.‬‬
‫ציון עבר‬
‫ציון הרשום עבור כל אחת מתקופות ההערכה הקודמות כלומר‬
‫היסטוריית הציונים התקפים‪.‬‬
‫מגמת שינוי‬
‫היחס בין הציון התקף לבין הציון )התקף( של תקופת‬
‫ההערכה הקודמת‪.‬‬
‫ציון משוקלל‬
‫עם ציוני העבר‬
‫הממוצע של הציון התקף והציון )התקף( של תקופת ההערכה‬
‫הקודמת‪.‬‬
‫ציון ביניים‬
‫הציון המתקבל מן ההערכות הנאספות בכל מהלך התקופה‬
‫הנוכחית‪ .‬ציון זה מחושב מחדש בכל עת שמתקבלת הערכה‪.‬‬
‫מתודה מחשבים בע"מ‬
‫הערכת ספקים‬
‫‪12‬‬
‫שגרת הערכות‬
‫הערכה מבוצעת בכל אחד מהאירועים הבאים‪:‬‬
‫™ בתום מהלך בדיקת מענה לבקשה להצעות וזאת גם עבור‬
‫המציעים שלא נבחרו‪.‬‬
‫™ בסיום כל שלב משמעותי במהלך ההתקשרות עם הספק )למשל‪,‬‬
‫קבלת הטובין‪ ,‬הגעה לאבן דרך וכדו'( או אחת לשנה בעת שמדובר‬
‫בהתקשרות מתמשכת‪.‬‬
‫™ לבקשת האחראים לרכש‪.‬‬
‫™ עקב אירוע מיוחד כגון קבלת תלונה על הספק‪.‬‬
‫מתודה מחשבים בע"מ‬
‫הערכת ספקים‬
‫‪13‬‬
‫תהליכי הערכה‬
‫™ פעילות שוטפת‬
‫}‬
‫}‬
‫}‬
‫הפקת שאלוני הערכה ושיגורם למעריכים‬
‫בדיקת שלמות ההערכות וקליטתם במערכת‬
‫עדכון ציון הביניים ע"י המערכת‬
‫הפקת‬
‫שאלון‬
‫קליטת‬
‫שאלון‬
‫™ פעילות תקופתית‬
‫}‬
‫}‬
‫}‬
‫}‬
‫אחת לשנה חילול הציון התקף‬
‫הפקת דוחות‬
‫תחקור הנתונים וביצוע ניתוחי מגמה‬
‫קבלת החלטות לגבי ספקים‬
‫מתודה מחשבים בע"מ‬
‫הערכת ספקים‬
‫‪14‬‬
‫נושאי המצגת‬
‫‪ .1‬יעדי ועקרונות המערכת‬
‫‪ .2‬מודל המערכת‬
‫‪ .3‬הצגת המערכת‬
‫‪ .4‬הטמעת המערכת‬
‫מתודה מחשבים בע"מ‬
‫הערכת ספקים‬
‫‪15‬‬
‫הצגת המערכת‬
‫™‬
‫™‬
‫™‬
‫™‬
‫™‬
‫תכני המערכת‬
‫הצגת פרופיל ספק‬
‫דוחות המערכת‬
‫תהליך הפקת שאלון‬
‫תהליך קליטת שאלון‬
‫לפתיחת המערכת הקלק על השרטוט‬
‫מתודה מחשבים בע"מ‬
‫הערכת ספקים‬
‫‪16‬‬
‫נושאי המצגת‬
‫‪ .1‬יעדי ועקרונות המערכת‬
‫‪ .2‬מודל המערכת‬
‫‪ .3‬הצגת המערכת‬
‫‪ .4‬הטמעת המערכת‬
‫מתודה מחשבים בע"מ‬
‫הערכת ספקים‬
‫‪17‬‬
‫הטמעת המערכת‬
‫מה נדרש לשם הטמעת המערכת?‬
‫™ מינוי גורם אחראי להערכת הספקים‬
‫™ התקנת המערכת בשרת ברשת הארגון‬
‫™ הגדרת הפרמטרים המערכתיים‬
‫™ הזנת נתוני ספקי הארגון‬
‫™ כוונון משקלות התבחינים והקריטריונים‬
‫™ מיפוי ההתקשרויות הקיימות‪ ,‬הפצת שאלוני הערכה לגורמים הרלוונטיים והזנת‬
‫ההערכות למערכת‬
‫מתודה מחשבים בע"מ‬
‫הערכת ספקים‬
‫‪18‬‬
‫‪www.methoda.co.il‬‬
‫תודה‬
‫מתודה מחשבים בע"מ‬
‫הערכת ספקים‬
‫‪19‬‬