ניהול זמן

Transcription

ניהול זמן
‫מהדורה ‪01‬‬
‫נוהל מפת"ח‬
‫ניהול זמן‬
‫המדריך‬
‫מדריך זה דן בנושא ניהול זמן ‪ .Time Management -‬מטרת המדריך להציג את‬
‫העקרונות והטכניקות של ניהול פעילויות ומשימות שונות באמצעות משאב הזמן‪ .‬כמו‬
‫כן‪ ,‬דן מדריך זה בעקרונות ושיטות כלליים לניצול וניהול יעיל של משאב הזמן‪ ,‬כגון‪:‬‬
‫טיפול ב"גזלני" זמן‪ ,‬ניהול ישיבות‪ ,‬האצלת סמכויות‪ ,‬קביעת עדיפויות וקדימות‬
‫משימות‪ ,‬תכנון והצבת יעדים‪ ,‬טיפול במשברים וכו' ‪.‬‬
‫תוכן העניינים‬
‫מבוא והסבר כללי‬
‫עקרונות בניהול זמן‬
‫גורמים המשפיעים על ניצול וניהול הזמן‬
‫תכנון והצבת יעדים‬
‫כלים ושיטות לניהול הזמן‬
‫©‬
‫נוהל מפת"ח הוא מוצר המוגן בזכויות יוצרים‬
‫הזכויות במגזר הממשלתי הן של משרד האוצר‬
‫הזכויות מחוץ למגזר הממשלתי הן של מתודה מחשבים בע"מ‬
‫זכויות השימוש של רוכשי הנוהל הן בהתאם לרישוי שברשותם‪.‬‬
‫‪2‬‬
‫‪3‬‬
‫‪7‬‬
‫‪9‬‬
‫‪11‬‬
‫מבוא והסבר כללי‬
‫ניהול זמן‬
‫המדריך‬
‫‪1021/2/10/‬‬
‫עמוד ‪ 2‬מתוך ‪71‬‬
‫מבוא והסבר כללי‬
‫הזמן הוא אחד מסוגי המשאבים המסייעים לנו בניהול חיינו השוטפים‪ ,‬בניהול המשימות העומדות‬
‫בפנינו ובמילוי המטלות שעלינו למלא באופן ישיר ו‪2‬או עקיף‪ .‬מטרת מדריך זה היא להנחות את אופן‬
‫התייחסותנו למושג הזמן באופן כולל תוך התמקדות בתחומים הבאים‪:‬‬
‫‪‬‬
‫סקירה והבהרת עקרונות מקובלים של ניהול זמן‬
‫‪‬‬
‫זיהוי סוגי פעילות ומשימות שרצוי לתת להם עדיפות על פני פעילויות אחרות‬
‫‪‬‬
‫זיהוי הפרעות שכיחות וגזלני זמן למיניהם תוך הצעת צעדים להקטנת השפעתם השלילית‬
‫‪‬‬
‫פיתוח גישות מעשיות והרגלים‪ ,‬לארגון מוצלח ויעיל יותר של הזמן‪.‬‬
‫הבסיס בניהול הזמן מובנה בתהליך קבלת החלטות ובהבנת מושג הזמן כמשאב שאין לנו שליטה עליו‬
‫באופן ישיר‪ .‬משאב הזמן‪ ,‬בשונה ממשאב כ"א ו‪2‬או משאב התקציב‪ ,‬הוא גודל קבוע ובלתי ניתן‬
‫לשינוי‪.‬‬
‫כלומר‪ ,‬הזמן נתון ואנו מבצעים פעילויות שונות במסגרתו‪ ,‬אנו יכולים לשנות פעילויות אך לא יכולים‬
‫לשנות את הזמן‪ ,‬להקפיאו או לבטלו‪ ,‬כדוגמת הקפאת תקציבים‪ ,‬שינוי תקציבים הקטנתם או‬
‫הגדלתם ‪.‬‬
‫לרשותנו ‪ 22‬שעות ביממה‪ 161 ,‬שעות בשבוע‪ 1736 ,‬שעות בשנה‬
‫זמן הוא משאב שיש לכולנו במידה שווה‬
‫לכן ומהאמור לעיל אין אנו מנהלים את הזמן אלא מנהלים משימות ופעילויות באמצעות הזמן‪.‬‬
‫הבעיה אינה בניהול השעון אלא בניהול עצמנו ביחס לשעון‪.‬‬
‫בהתאם למחקרים שונים‪ ,‬חלוקת הזמן מתאפיינת בממוצע לפי ההתפלגות הבאה‪:‬‬
‫איור ‪ :1‬התפלגות הזמן‬
‫©‬
‫ כל הזכויות שמורות לממשלת ישראל וחברת מתודה מחשבים בע"מ ‪-‬‬‫‪- www.methoda.co.il -‬‬
‫עקרונות בניהול זמן‬
‫ניהול זמן‬
‫המדריך‬
‫‪1021/2/10/‬‬
‫עמוד ‪ 3‬מתוך ‪71‬‬
‫עקרונות בניהול זמן‬
‫כאשר בוחנים את נושא ניהול הזמן יש להבחין בעקרונות הבאים‪:‬‬
‫‪‬‬
‫ניהול זמן אפקטיבי‬
‫‪‬‬
‫מיומנות של ניהול זמן‬
‫‪‬‬
‫התמודדות עם הפרעות‬
‫‪‬‬
‫פיתוח גישות לארגון אפקטיבי של זמן‪.‬‬
‫מהות מימוש עקרונות אלו מבוססת על המטריצה הבאה‪:‬‬
‫איור ‪ :2‬מטריצת ניהול זמן‬
‫קביעת סדר עדיפות בצורה מוצלחת איננה כלל ועיקר משימה קלה‪ .‬התהליך דורש איזון בין גורמים‬
‫של דחיפות‪ ,‬של חשיבות‪ ,‬של יחס בין משימות‪ ,‬זמני ביצוע‪ ,‬שיקולים ארגוניים‪ ,‬פוליטיים ועוד ‪.‬‬
‫בכל זאת‪ ,‬קביעה נכונה של עדיפויות וקדימויות‪ ,‬הנה ללא ספק המיומנות החשובה ביותר בניהול‬
‫אפקטיבי של הזמן ‪.‬‬
‫‪‬‬
‫נושא בדחיפות גבוהה‪2‬חשיבות גבוהה ‪ -‬בדרך כלל מחייב טיפול מיידי ומעורבות אישית‪.‬‬
‫‪‬‬
‫נושא בדחיפות נמוכה‪2‬חשיבות גבוהה ‪ -‬דורש מעורבות אישית וגם מעורבות של איש צוות בכיר‬
‫כדי לבנות תשתית שתוביל בסופו של דבר לפתרון הנדרש‪.‬‬
‫‪‬‬
‫נושא בדחיפות גבוהה‪2‬חשיבות נמוכה ‪ -‬יש לתת לנושא תשומת לב כלשהי במידה והזמן מצוי‪,‬‬
‫אחרת יש להעביר לטיפול איש צוות בעדיפות נמוכה‪.‬‬
‫‪‬‬
‫נושא בדחיפות נמוכה‪2‬חשיבות נמוכה ‪ -‬מומלץ לדחות‪ ,‬להתעלם‪ ,‬לא לבצע‪ ,‬להימנע לגמרי או‬
‫להעביר למישהו אחר‪.‬‬
‫הפעלת המטריצה הנ"ל אינה אירוע חד פעמי‪ .‬בכל שלב נדרשים לתהליך קבלת החלטות בהתאם‬
‫לארבעת חלקי המטריצה‪.‬‬
‫השלבים הקלאסיים‪ ,‬שבכל אחד מהם נדרש לקבל החלטות בהתאם‪ ,‬מובנים במודל העל לניהול‬
‫הזמן‪:‬‬
‫©‬
‫ כל הזכויות שמורות לממשלת ישראל וחברת מתודה מחשבים בע"מ ‪-‬‬‫‪- www.methoda.co.il -‬‬
‫ניהול זמן‬
‫המדריך‬
‫‪1021/2/10/‬‬
‫עמוד ‪ 4‬מתוך ‪71‬‬
‫עקרונות בניהול זמן‬
‫איור ‪ :3‬מודל העל לניהול זמן‬
‫חלוקת הזמן‬
‫חלוקת ‪ 011%‬של הזמן מושקע‪ ,‬כאמור‪ ,‬בעיקר בתחומים הבאים‪:‬‬
‫‪‬‬
‫עבודה ונסיעות‬
‫‪‬‬
‫צרכים אישיים‬
‫‪‬‬
‫צרכים נוספים‪.‬‬
‫כיצד מושקע הזמן בעבודה ?‬
‫חשיבה ‪/‬תכנון‬
‫פעילות צוות‬
‫פעילות בודדת‬
‫אישית‬
‫לקוח‪/‬ממונה‬
‫מערכת‪/‬יוזמה‬
‫על פי מטריצה זו כל אחד שואל את עצמו מהו הזמן המוקצה על ידו לפעילות שונה במסגרת המצבים‬
‫השונים במטריצה ‪.‬‬
‫כיצד מושקע הזמן מחוץ לעבודה ‪ -‬צרכים אישים ונוספים‬
‫תכנון‬
‫תכנונים אישיים‬
‫תכנונים חברתיים‬
‫תכנונים ביתיים‬
‫ניהול‬
‫ניהול עצמי‬
‫ניהול צרכי ציבור‬
‫ניהול בני משפחה‬
‫ביצוע‬
‫תחביבים וחוגים‬
‫עבודה קהילתית‬
‫עבודות ביתיות‬
‫אני‬
‫הציבור‪/‬חברה‪ /‬קהילה‬
‫©‬
‫ כל הזכויות שמורות לממשלת ישראל וחברת מתודה מחשבים בע"מ ‪-‬‬‫‪- www.methoda.co.il -‬‬
‫משפחה ובית‬
‫עקרונות בניהול זמן‬
‫ניהול זמן‬
‫המדריך‬
‫‪1021/2/10/‬‬
‫עמוד ‪ 5‬מתוך ‪71‬‬
‫ברמת העקרונות של ניהול הזמן ישנה חשיבות לזכור גם את חוק ה ‪/1201 -‬‬
‫איור ‪ :2‬חוק ה‪22/12 -‬‬
‫בממוצע רק ‪ /1%‬מהמשימות הן באמת חשובות ובעלות עדיפות וביצוען המוצלח תורם ל‪01% -‬‬
‫מהתוצאות הכוללות‪.‬‬
‫עקרונות ניצ ול הזמן‬
‫רובם של עקרונות אלה הם פרי השכל הישר‪ ,‬אך קרוב לודאי שלא ניפטר מהרגלים נפסדים ונהלי‬
‫עבודה פסולים ללא מאמץ איתן ומכוון‪ .‬כמעט בלתי‪-‬אפשרי ליישם את כל העקרונות בעת ובעונה‬
‫אחת‪ ,‬אולם תוך הכרת העקרונות‪ ,‬נוכל לבחור באחדים מהם‪ ,‬שיופעלו היטב בידנו או יתאימו למצב‬
‫נתון‪ .‬היה זהיר! גם עודף ארגון מזיק לא פחות מחוסר ארגון‪.‬‬
‫‪‬‬
‫פעולה מונעת היא לעיתים קרובות יעילה יותר מאשר פעולה מתקנת‪.‬‬
‫‪‬‬
‫בניית פתרונות אלטרנטיביים מאפשרת בחירת הדרך הטובה ביותר לפעולה‪.‬‬
‫‪‬‬
‫חסכון בדיבור ובכתיבה חוסך זמן ותורם לבהירות‪ ,‬לדיוק בהתבטאות ולהבנה‪.‬‬
‫‪‬‬
‫ריכוז או איחוד מטלות דומות יתרום להשלמתן כפעולה אחת‪.‬‬
‫‪‬‬
‫מיקוד מאמצים‪ :‬מרבית התועלת ומיטב התוצאות צומחים מפעולות מובחרות‪.‬‬
‫‪‬‬
‫"ניהול לפי משברים" וכיבוי שרפות במקום בניית תשתית‪ ,‬גורמים לדאגה‪ ,‬לשיפוט לקוי‪,‬‬
‫להחלטות חפוזות ולבזבוז זמן‪ ,‬מאמץ וממון‪.‬‬
‫‪‬‬
‫קביעת מועדי סיום‪ ,‬עוזרת למשמעת עצמית ומונעת דחייה‪ ,‬היסוס ואיחור בהחלטות‪.‬‬
‫‪‬‬
‫האצלת סמכויות ואחריות לדרג הנמוך ביותר המתאים למטלה‪ ,‬לאור הנתונים הידועים ושיפוט‬
‫עצמי‪.‬‬
‫‪‬‬
‫יעילות היא ביצוע נכון של מטלה כלשהי‪ .‬אפקטיביות היא ביצוע המטלות הנכונות והנחוצות‬
‫באמת‪.‬‬
‫‪‬‬
‫הגמישות בתכנון באה לקדם גורמים שאינם בשליטה‪.‬‬
‫‪‬‬
‫היזון‪-‬חוזר סדיר‪ ,‬המשווה ביצועים עם יעדים ולוחות זמנים‪ ,‬הוא כלי חיוני בהבטחת‬
‫ההתקדמות בהתאם לתוכנית‪.‬‬
‫©‬
‫ כל הזכויות שמורות לממשלת ישראל וחברת מתודה מחשבים בע"מ ‪-‬‬‫‪- www.methoda.co.il -‬‬
‫ניהול זמן‬
‫המדריך‬
‫עקרונות בניהול זמן‬
‫‪1021/2/10/‬‬
‫עמוד ‪ 6‬מתוך ‪71‬‬
‫‪‬‬
‫צמצום של הפסקות והפרעות בעבודה‪ .‬הדבר דורש שליטה בפעולות היחידה‪2‬הארגון‪.‬‬
‫‪‬‬
‫למשימות ופריטים הבולטים לעין‪ ,‬יש יותר סיכויים להתבצע ולקדם בכך את המטרות‪.‬‬
‫‪‬‬
‫יש להגביל את התגובות לצרכים האמיתיים של המצב‪ ,‬הבעיה או מגבלות הזמן‪.‬‬
‫‪‬‬
‫מטלות שגרתיות בעלות חשיבות משנית ותשואה מועטה – יש לרכז‪ ,‬לבטל‪ ,‬לצמצם ו‪2‬או להאציל‬
‫את ביצוען לכפיפים‪.‬‬
‫‪‬‬
‫קביעת עדיפויות‪ :‬היחידה תשיג יותר אם יבוצע מיקוד למטרות מוגדרות מאשר לפעולות‬
‫מקריות‪.‬‬
‫‪‬‬
‫ההי ענות המיידית ללחצים‪ ,‬עלולה להגיע לדרגה כזו‪ ,‬שתמנע ביצוע מטלות חשובות בעלות‬
‫השלכות לטווח הארוך‪.‬‬
‫©‬
‫ כל הזכויות שמורות לממשלת ישראל וחברת מתודה מחשבים בע"מ ‪-‬‬‫‪- www.methoda.co.il -‬‬
‫גורמים המשפיעים על ניצול וניהול הזמן‬
‫ניהול זמן‬
‫המדריך‬
‫‪1021/2/10/‬‬
‫עמוד ‪ 1‬מתוך ‪71‬‬
‫גורמים המשפיעים על ניצול וניהול הזמן‬
‫ברמת המאקרו קיימים שני גורמים עיקריים המשפיעים על ניצול וניהול הזמן ‪:‬‬
‫‪‬‬
‫גורמים מתוכננים‬
‫‪‬‬
‫גורמים בלתי מתוכננים‬
‫גורמים מתוכננים‬
‫הגורמים המתוכננים המשפיעים על ניצול וניהול הזמן הם כל הנושאים‪ ,‬מטלות ומשימות הידועים‬
‫מראש אשר לגביהם חייב להתבצע תהליך תכנון וקבלת החלטות בהתאם למטריצה‬
‫החשיבות‪2‬דחיפות המפורטת במדריך זה‪.‬‬
‫מכיוון שגורמים אלו מתוכננים‪ ,‬הטיפול בהם פשוט וקל יחסית וניתנת לנו האפשרות לשלוט בהם‬
‫באופן מוחלט‪ .‬לצורך כך יש לנקוט בפעילויות שונות המתוארות בפרקים תכנון והצבת יעדים ושיטות‬
‫לניהול זמן‪.‬‬
‫גורמים בלתי מתוכננים‬
‫גורמים בלתי מתוכננים המשפיעים על ניהול וניצול הזמן מכוונים גם גורמים מפריעים בלתי צפויים‬
‫וגזלני‪2‬גנבי זמן‪.‬‬
‫גזלני הזמן מוגדרים כאותם פעילויות בהן מושקעת כמות זמן ללא כל פרופורציה לערך או התועלת‬
‫המתקבלת מהן‪.‬‬
‫גורמים אלו אינם ידועים מראש ולכן השליטה בהתרחשותם נמוכה ביותר אך ביכולתנו לבצע הערכת‬
‫מצב ולשלוט במידת מה בהתפתחותם ‪.‬‬
‫סוגי הגורמים הבלתי מתוכננים ‪:‬‬
‫חיצוניים‬
‫‪‬‬
‫ניהול מצבי משבר (כ"א חסר‪ ,‬תקלות ציוד וכו')‬
‫‪‬‬
‫ממונים‬
‫‪‬‬
‫כפיפים עם בעיות‬
‫‪‬‬
‫ישיבות‪ ,‬דיונים‪ ,‬שיחות ועידה‪ ,‬פגישות בלתי מתוכננות ובלתי מוכנות‬
‫‪‬‬
‫אורחים בלתי צפויים‬
‫‪‬‬
‫טלפונים‬
‫‪‬‬
‫מידע חסר‪2‬בלתי שלם‬
‫‪‬‬
‫תקשורת לקויה‬
‫‪‬‬
‫פעילויות שגרתיות‬
‫‪‬‬
‫פעילויות חיצוניות‬
‫פנימיים‪/‬עצמיים‬
‫‪‬‬
‫תכתובות‪2‬דואר‬
‫©‬
‫ כל הזכויות שמורות לממשלת ישראל וחברת מתודה מחשבים בע"מ ‪-‬‬‫‪- www.methoda.co.il -‬‬
‫גורמים המשפיעים על ניצול וניהול הזמן‬
‫ניהול זמן‬
‫המדריך‬
‫‪‬‬
‫ניסיון לתפוס מרובה‬
‫‪‬‬
‫הערכת זמן בלתי מציאותית‬
‫‪‬‬
‫עיכובים‬
‫‪‬‬
‫חוסר האזנה‪2‬חוסר הקשבה‬
‫‪‬‬
‫חוסר יכולת להגיד "לא"‬
‫‪‬‬
‫אעשה בעצמי‬
‫‪‬‬
‫חוסר ארגון ברמה האישית‬
‫©‬
‫ כל הזכויות שמורות לממשלת ישראל וחברת מתודה מחשבים בע"מ ‪-‬‬‫‪- www.methoda.co.il -‬‬
‫‪1021/2/10/‬‬
‫עמוד ‪ 8‬מתוך ‪71‬‬
‫תכנון והצבת יעדים‬
‫ניהול זמן‬
‫המדריך‬
‫‪1021/2/10/‬‬
‫עמוד ‪ 9‬מתוך ‪71‬‬
‫תכנון והצבת יעדים‬
‫הגורם המוביל בשיקול הדעת הוא מידת החשיבות ולא מידת הדחיפות‪.‬‬
‫הבסיס לניהול אפקטיבי של זמן‪ ,‬הן בניהול משימות‪ ,Task Management ,‬והן בניהול פרוייקטים‪,‬‬
‫‪ ,Project Management‬בעבודה ו‪2‬או במסגרת הצרכים האישיים הוא תכנון והצבת היעדים‪.‬‬
‫תכנון הוא קביעה מראש‪ ,‬בצורה רציונלית‪ ,‬של היעד אותו ברצונך להשיג‪ ,‬וכיצד אתה מתכוון להגיע‬
‫אליו‪.‬‬
‫השאלות המובילות אותנו הנן‪:‬‬
‫‪‬‬
‫לאן הולך הזמן העומד לרשותנו?‬
‫‪‬‬
‫מהן הבעיות בהן אנו נתקלים?‬
‫‪‬‬
‫מהן הסיבות לבעיות אלו?‬
‫על מנת לאפשר את התכנון צריך להתבצע תהליך מקדים של קביעת עדיפויות וקדימות‪ .‬זהו תהליך‬
‫של קבלת החלטות המתבסס על מידע שלם לגבי הפעילויות‪ ,‬המטלות והמשימות השונות‪.‬‬
‫איור ‪ :5‬תהליך קבלת החלטות‬
‫לכל פעילות‪ ,‬מטלה ומשימה יש לנהל תהליך בקרה לביצועה‪ .‬תהליך זה צריך לכלול תאריך רישום‬
‫קבלת‪2‬התחלת הטיפול במשימה‪ ,‬תאור המשימה‪ ,‬מועד יעד להשלמת הטיפול במשימה‪ ,‬גורמים‬
‫מטפלים‪ ,‬קשר ותלויות במשימות אחרות‪.‬‬
‫השקעת זמן בתכנון ‪ -‬חסכון זמן בבצוע‬
‫תהליך תכנון והצבת יעדי ם‬
‫‪ .0‬החלט על יעד (חשוב‪2‬דחוף)‬
‫‪ ./‬רשום פעילויות מפתח להשגתו‬
‫©‬
‫ כל הזכויות שמורות לממשלת ישראל וחברת מתודה מחשבים בע"מ ‪-‬‬‫‪- www.methoda.co.il -‬‬
‫ניהול זמן‬
‫המדריך‬
‫תכנון והצבת יעדים‬
‫‪ .3‬תאר תוצאות ניתנות למדידה של כל פעילות‬
‫‪ .4‬בדוק את היעד כנגד הפעילויות והתוצאות‬
‫‪ .5‬ארגן את הפעילויות לפי סדר ביצוען‬
‫‪ .6‬החלט על המשאבים הדרושים לבצוע הפעילויות‬
‫‪ .7‬הצב את הפעילויות במסגרת זמן ותאריכי יעד‪.‬‬
‫©‬
‫ כל הזכויות שמורות לממשלת ישראל וחברת מתודה מחשבים בע"מ ‪-‬‬‫‪- www.methoda.co.il -‬‬
‫‪1021/2/10/‬‬
‫עמוד ‪ 71‬מתוך ‪71‬‬
‫כלים ושיטות לניהול הזמן‬
‫ניהול זמן‬
‫המדריך‬
‫‪1021/2/10/‬‬
‫עמוד ‪ 77‬מתוך ‪71‬‬
‫כלים ושיטות לניהול הזמן‬
‫הקדמה ‪ -‬כללי‬
‫בטרם יפורטו הכלים והשיטות לניהול זמן‪ ,‬מובאים להלן מספר טיעונים בהקשר זה‪:‬‬
‫‪ .0‬בניהול זמן‪ ,‬רצוי בדרך כלל לטפל בבעיות דחופות באופן מיידי אחרת כל דחייה גורמת בסופו של‬
‫דבר למצב שהולך ומחמיר‪.‬‬
‫‪ ./‬כשמנהל נאלץ לקחת עבודה הביתה‪ ,‬בערבים או בסופי שבוע‪ ,‬זהו סימן מובהק לניהול זמן כושל‪.‬‬
‫‪ .3‬תכנון חודשי ושבועי הוא דבר הכרחי בניהול תקין ואין זה נוגד את הטיעון כי מנהל חייב להכין‬
‫לעצמו גם תכנון יומי‪.‬‬
‫‪ .4‬טיפול בפרוייקטים קטנים הנמצאים יותר נמוך בסולם העדיפות אינו מקדם את הפרויקטים‬
‫הגדולים ואינו מביא לרווח זמן כלל‪.‬‬
‫‪ .5‬קביעת מועדי גמר צפופים‪ ,‬אפילו אם הם ריאליים‪ ,‬אינה נוהג רצוי‪ .‬הפרעות ותקלות שונות‬
‫מביאות בסופו של דבר לאיחורים‪ ,‬דבר הגורם למתח ועגמת נפש מיותרת‪.‬‬
‫‪ .6‬אחת הדרכים הטובות ביותר להרוויח זמן הוא לומר "לא"‪ ,‬ולא להסתבך עם בעיות שאפשר‬
‫להתעלם מהן‪ ,‬לדחות אותן או להעבירן לאחרים‪.‬‬
‫‪ .7‬את יום העבודה כדאי להתחיל עם משימות מסובכות שדורשות זמן‪ ,‬מחשבה וניתוח מעמיק‪.‬‬
‫‪ .0‬יש לדרג לפי סדר עדיפות את כל המשימות שעומדות על הפרק ולטפל בהן אחת אחרי השניה‪ ,‬לפי‬
‫הקדימות שנקבעה‪ .‬לפי גישה זאת‪ ,‬אם משימה נשארה ללא טיפול זה בדרך כלל סימן שהיא‬
‫פחות חשובה‪.‬‬
‫‪ .9‬מנהלים בדרגים גבוהים מבזבזים זמן כמו (ואף יותר) ממנהלים בדרגים הנמוכים יותר‪.‬‬
‫‪ .01‬למרות שיום עבודה של המנהל גדוש באירועים ומצבים בלתי צפויים‪ ,‬רשימה של "דברים‬
‫לביצוע" הוא צורך הכרחי‪.‬‬
‫‪ .00‬בדרך כלל משימות חשובות צריכות לקבל עדיפות טיפול על‪-‬פני משימות דחופות ובלתי דחופות‪.‬‬
‫‪ .0/‬לא רצוי לתת עדיפות גבוהה לעבודות קטנות כדי לסיימן מהר ולהורידן מסדר היום‪.‬‬
‫‪ .03‬הדבר החשוב ביותר בניהול זמן אפקטיבי‪ ,‬הוא קביעת סדר עדיפויות מוצלח‪.‬‬
‫‪ .04‬הצהרות כגון "זה לוקח רק רגע " או "זה לא ייקח הרבה זמן" מביאות לגזלת זמן בלתי מבוקר‪.‬‬
‫השיטה בניהול אפקטיבי של הזמן מבוססת על תהליך קבלת החלטות על‪-‬פי מטריצת‬
‫החשיבות‪/‬דחיפות בכל שלב בו הנך נימצא‬
‫©‬
‫ כל הזכויות שמורות לממשלת ישראל וחברת מתודה מחשבים בע"מ ‪-‬‬‫‪- www.methoda.co.il -‬‬
‫כלים ושיטות לניהול הזמן‬
‫ניהול זמן‬
‫המדריך‬
‫‪1021/2/10/‬‬
‫עמוד ‪ 72‬מתוך ‪71‬‬
‫איור ‪ :6‬סדר עדיפות בביצוע משימות‬
‫פיר וט הכלים והשיטות‬
‫תכנון ותזמון המשימות‬
‫באופן שיטתי ובהסתמך על כלים ידניים וממוכנים (יומן‪ ,‬רשימות מעקב‪ ,‬כלים ממוכנים וכו')‪.‬‬
‫סיווג המשימות ומשכן‬
‫משימות אישיות‬
‫משימות קבוצתיות‬
‫קצרות‬
‫‪ 0-/‬שעות‬
‫בינוניות‬
‫‪ 3-01‬שעות‬
‫מורכבות‬
‫‪ 00-41‬שעות‬
‫פרויקט קצר‬
‫‪ 411-41‬שעות‬
‫פרויקט בינוני‬
‫‪ 410 - 0111‬שעות‬
‫פרויקט ארוך‬
‫‪ -‬מעל ‪ 0110‬שעות‬
‫תכנן את הזמן ‪ -‬רשומות איכות‬
‫‪‬‬
‫בחינה‬
‫‪‬‬
‫זיהוי‬
‫‪‬‬
‫הערכה עצמית‬
‫‪‬‬
‫יעדים ועדיפויות‬
‫‪‬‬
‫תוכנית פעולה‬
‫‪‬‬
‫תכנון יומי‪2‬חודשי‬
‫‪‬‬
‫שיפור טכניקות מעקב ובחינה חוזרת (היזון חוזר)‬
‫©‬
‫ כל הזכויות שמורות לממשלת ישראל וחברת מתודה מחשבים בע"מ ‪-‬‬‫‪- www.methoda.co.il -‬‬
‫כלים ושיטות לניהול הזמן‬
‫ניהול זמן‬
‫המדריך‬
‫‪1021/2/10/‬‬
‫עמוד ‪ 73‬מתוך ‪71‬‬
‫זרימת תהליך התכנון‬
‫איור ‪ :7‬זרימת תהליך התכנון‬
‫נהל ובקר את תהליך התזמון‬
‫‪‬‬
‫בדיקת מועד והערכת זמן ביצוע נדרש‬
‫‪‬‬
‫בדיקת קיום משאבים ותשתיות לביצוע‬
‫‪‬‬
‫בדיקת קיום משאב הזמן האישי (יומן זמן אישי ‪ -‬יומי ושבועי)‬
‫‪‬‬
‫שיבוץ המשימה בלוח הזמנים‬
‫‪‬‬
‫רישום משימות לפי סדר עדיפות‪.‬‬
‫טפל בהפרעות‬
‫מכל אחד מאתנו נגזל זמן בצורה זו או אחרת‪ .‬ייתכן שבתחום מסוים הנהגנו פיקוח חמור; באחר‬
‫לא שמנו לב; בשלישי אנו אף נהנים מהמצב‪ .‬אולם יש להיזהר מפני גזלני זמן שלא זוהו ולהיות‬
‫ערים לקיומם‪ .‬זו חייבת להיות החלטה אישית האם להמשיך "ליהנות" או "לצמצם את הגזל"‪.‬‬
‫גזלנים רבים מושרשים עמוק בהרגלנו‪ .‬קשה לאתרם ועל אחת כמה וכמה להשתלט עליהם‪.‬‬
‫המטרה היא לא למנוע אלא לפקח! זהה את הבעיות‪ ,‬נתח את ההפרעות‪ ,‬סנן את הניתן‪ ,‬קבץ‬
‫הפרעות לטיפול ממוקד‪ ,‬קצר את משך ההפרעות ותזמן אותן למועד הנוח לך‪ ,‬קבע שעות קבלה‪.‬‬
‫במידה ו"גזלני הזמן" הנם בעיקר פנימיים‪ ,‬כי אז ניתן לטפל בהם ביתר קלות‪.‬‬
‫טיפולים במשברים‬
‫בעיה לאורך זמן הופכת למשבר‪.‬‬
‫מטלה שלא בוצעה כראוי‬
‫כל דבר שראוי לעשותו‪ ,‬ראוי לעשותו היטב‪ .‬מטלה שבוצעה בחיפזון או ללא הקפדה ‪ -‬סופה‬
‫להכיל ליקויים ושגיאות‪ .‬הצורך בביצוע מחדש ‪ -‬גזלן זמן מובהק‪ .‬יש לעבוד בשלמות ובדייקנות‬
‫כבר בראשונה; המהירות היא שיקול משני‪.‬‬
‫©‬
‫ כל הזכויות שמורות לממשלת ישראל וחברת מתודה מחשבים בע"מ ‪-‬‬‫‪- www.methoda.co.il -‬‬
‫כלים ושיטות לניהול הזמן‬
‫ניהול זמן‬
‫המדריך‬
‫‪1021/2/10/‬‬
‫עמוד ‪ 74‬מתוך ‪71‬‬
‫מטלה שלא הושלמה‬
‫דבר בו התחלנו אך לא השלמנו‪ ,‬גוזל זמן מיותר‪ .‬ישנה השקעת זמן בהכנות לעבודה‪ ,‬באיתור‬
‫הנקודה בה הפסקנו‪ ,‬בחזרה על הביצוע או על הביקורת‪ .‬כן הדבר לגבי ניתוחים‪ ,‬סקרים‪ ,‬ספירות‪,‬‬
‫הזמנות שיש לחזור עליהן; ישנו בזבוז זמן בארגון מחדש‪ ,‬בזכירה או בביטול דבר שנעשה חלקית‪.‬‬
‫כל אלה מוסיפים עבודה וסופם להציף את שולחן העבודה בניירת‪ .‬באם אתה מתחיל לטפל‬
‫במסמך‪ ,‬השלם את הטיפול בו עד תומו וסלקו מידיך‪ .‬עכשיו!‬
‫התמהמהות‪/‬החלטות שנדחו‬
‫התמהמהות הנה הפרעה המאופיינת כגזלנית זמן‪ .‬התמהמהות = עצלות‪.‬‬
‫מאפיין ההתמהמהות שהיא מתרחשת לפני פעילות מורכבת‪ ,‬גדולה ומסובכת ולפני קבלת‬
‫החלטות משמעותיות‪ .‬פרק הזמן המוקדש להחלטה ובחינתה‪ ,‬צריך לעמוד ביחס סביר‬
‫לחשיבותה‪ ,‬או לעלותה של החלטה חליפית גרועה‪.‬‬
‫בדרך כלל‪ ,‬החלטות מוקדמות עלולות לעורר בעיות‪ ,‬אך החלטות שנדחו ‪ -‬יגרמו לעיכוב דברים‬
‫אחרים ולתסכול אצל הכפיפים והממונים כאחד‪.‬‬
‫קיימת סכנה מוחשית של הגזמה בניתוח או באיסוף מידע‪ ,‬לעיתים קרובות במחיר רב וללא‬
‫שיפור מעשי בטיב ההחלטה ‪ -‬חשוב על התוצאה! החלטות במועדן מאפשרות ניצול מיטבי של‬
‫מאמץ ושל זמן‪ .‬זכור‪ :‬הזמן מגלם שעות‪ ,‬מרץ וממון‪.‬‬
‫להלן מספר עצות‪2‬כלים להתגבר על מלכודת ההתמהמהות‪2‬הדחיות‪:‬‬
‫רשימת דברים לפעולה‬
‫הכן רשימת דברים לפעולה והעבר קו על פריטים שהושלמו‪ .‬הכן את הרשימה מידי יום תוך ציון‬
‫סדר עדיפויות ושמור אותן בטווח ראייתך‪.‬‬
‫התוצאה ‪ -‬הנאה מרובה מהפעילויות שהושלמו ותזכורת לגבי אלו שטרם בוצעו‪.‬‬
‫עבודתך ערוכה לפניך‬
‫העבודה המוטלת עליך ‪ -‬תהיה ערוכה לפניך‪ .‬שמור על שולחן נקי‪ ,‬כיוון שריבוי הניירת יסיח את‬
‫דעתך מהעבודה ויאט את ביצועה‪.‬‬
‫מערכת תזכורות‬
‫פתח מערכת תזכורות‪ .‬הנח את הרישומים והתזכורות באופן בולט על לוח שנה‪2‬יומן או במקום‬
‫מסוים על השולחן‪ .‬שמור אותן בטווח ראייתך‪.‬‬
‫חשוב באופן חיובי‬
‫אל תתחיל את חשיבתך על פרוייקט בקשיי הביצוע דווקא‪ ,‬אל תראה צל הרים כהרים‪ .‬יש לפרק‬
‫ולפרט משימה גדולה ומורכבת למספר משימות מישנה לפני תחילת העבודה‪ .‬קל יותר להתגבר על‬
‫כל מטלה קטנה בנפרד מאשר להתמודד עם המכלול כולו בעת ובעונה אחת‪.‬‬
‫תכנון‬
‫יש לתכנן אך אל להפריז בהיקף התכנון או בפרטיו‪ .‬מובן שזו שגיאה לגשת לביצוע ללא תכנון‪ ,‬אך‬
‫יש להתאימו לטיב וסוג המשימה‪2‬מטלה‪ .‬הפרזה בתכנון עלולה לגרום לאיחור בנקיטת הפעולה‬
‫הנכונה ובתוצאותיה והיא יקרה יותר מאשר המשגים‪ ,‬בעיקר בפרוייקטים קטנים‪.‬‬
‫©‬
‫ כל הזכויות שמורות לממשלת ישראל וחברת מתודה מחשבים בע"מ ‪-‬‬‫‪- www.methoda.co.il -‬‬
‫כלים ושיטות לניהול הזמן‬
‫ניהול זמן‬
‫המדריך‬
‫‪1021/2/10/‬‬
‫עמוד ‪ 75‬מתוך ‪71‬‬
‫התכנון כולל גם קביעת מסגרת ויעדי זמנים‪ .‬תכנון טוב מגדיר מועדי התחלה והשלמה‪ .‬עבור‬
‫פרוייקט מורכב‪ ,‬אותו מפרקים לפעילויות מישנה‪ ,‬יש לתכנן סדר ביצוע וקביעת זמני התחלה‬
‫וסיום לכל מטלה בנפרד‪.‬‬
‫תקשורת מופרזת‬
‫ישיבות ודיונים שאין להם סדר‪-‬יום מוגדר‪ ,‬או שתכנונם לקוי‪ ,‬הם גזלני זמן מאין כמותם‪ .‬כדאי‬
‫לקבוע פגישות כאלו בשעה שלפני הפסקת הצהרים או סיום עבודה‪ .‬באופן מודע או בלתי‪-‬מודע‪,‬‬
‫הדבר יסמן לכל המשתתפים מועד מוגדר לסיום וימנע ויכוחים ללא תכלית‪ .‬כמו‪-‬כן יש להיזהר‬
‫מהפצת מסמכים שאינם רלבנטיים לנושא המוגדר‪ ,‬או שהם ארוכים ומפורטים מדי‪ .‬יש לכתוב‬
‫בקיצור‪ ,‬בפשטות ולעניין‪ .‬חוק התמורה ההולכת ופוחתת פועל כאן במלוא עוצמתו!‬
‫בנושא עריכה וניהול דיונים‪ ,‬ראה קיט ניהול פגישות ודיונים בכרך נושאים תומכים‬
‫שיחות טלפון‬
‫שיחות טלפון ללא בקרה הנם גזלני זמן מובהקים‪ .‬אל תרשה לצלצול הטלפון להשתלט על סדר‬
‫יומך‪ .‬קבץ את השיחות שאתה יוזם בזמן הנוח לך‪ .‬אם המנוי המבוקש איננו‪ ,‬בקש‪ ,‬באם אפשר‪,‬‬
‫שיתקשר אליך חזרה‪.‬‬
‫הנח למזכירתך או לעוזרך למיין את השיחות הנכנסות ולא להעבירן אליך אוטומטית‪ .‬הכן להם‬
‫שתי רשימות ‪ -‬אחת של אנשים עבורם אתה תמיד פנוי לשיחה ושניה של נסיבות בהן יש לקרוא‬
‫לך בכל תנאי‪ .‬את כל היתר יש לווסת ולרכז‪.‬‬
‫עוברי אורח‬
‫אורח מיקרי או בלתי‪-‬צפוי עשוי להרוס את סדר יומך ‪ -‬בעיקר אם "הביקור" מתמשך‪.‬‬
‫מספר כלים כיצד להתגונן בפני גזלת זמן‪:‬‬
‫‪‬‬
‫תציע למבקר פגישה מסודרת‪ ,‬במועד שיקבע מראש‬
‫‪‬‬
‫דאג למנגנון ויסות של מבקרים ארעיים‬
‫‪‬‬
‫הפנה אותם לעוזריך‪ ,‬אם הבעיה מוערכת כקטנה בהיקפה‬
‫‪‬‬
‫המשך לעבוד בנוכחות המבקר או בקש שיחת טלפון‪ .‬בדרך כלל המבקר יבין את הרמז‪.‬‬
‫‪‬‬
‫שוחח עם האורח בעמידה תוך התקדמות איטית לעבר הדלת‬
‫‪‬‬
‫מפלט אחרון ‪ -‬סגור את הדלת‪.‬‬
‫גזלנים אחרים‬
‫ארוכה הרשימה של מקורות בזבוז הזמן‪ .‬אחדים קיימים כיוון שאתה רגיל אליהם או אפילו‬
‫אוהב אותם‪ ,‬אחרים משגשגים הודות לליקויי ניהול ו‪2‬או ליקויי נהלי עבודה‪.‬‬
‫דוגמאות אופייניות‪:‬‬
‫‪‬‬
‫פריטים שלא הוחזרו למקומם‬
‫‪‬‬
‫מערכות אחסון מידע ואחזורו לקויות‬
‫‪‬‬
‫אי‪-‬האצלת סמכויות‬
‫‪‬‬
‫אי‪-‬הפעלת סמכות‬
‫‪‬‬
‫חוסר בקרה‬
‫©‬
‫ כל הזכויות שמורות לממשלת ישראל וחברת מתודה מחשבים בע"מ ‪-‬‬‫‪- www.methoda.co.il -‬‬
‫כלים ושיטות לניהול הזמן‬
‫ניהול זמן‬
‫המדריך‬
‫‪1021/2/10/‬‬
‫עמוד ‪ 76‬מתוך ‪71‬‬
‫‪‬‬
‫כפיפים בלתי מוכשרים‪ .‬לא תמיד אתה בחרת בהם‪ ,‬לעיתים הם חוזרים על שגיאות שאתה‬
‫מתקן‪ ,‬הם חייבים בסבבי הדרכה חוזרים או אפילו פיטורין המצריכים השקעת זמן‬
‫בהכשרת עובד חדש‪.‬‬
‫‪‬‬
‫תוכניות עבודה לקויות ובלתי מציאותיות‪ .‬יש שמשקיעים בהכנתן ימים רבים ללא בקרה‬
‫ואז מתחילים לעבוד לפיהן עד אשר המציאות תופחת על פנינו‪.‬‬
‫‪‬‬
‫זמן נסיעה הוא בלתי יצרני‪ .‬בין הדברים הניתנים לעשייה תוך כדי נסיעה (לא נהיגה !!!)‪,‬‬
‫נמנים‪ :‬קריאה‪ ,‬כתיבה‪ ,‬השלמת מטלות בעלות עדיפות משנית וכו'‪.‬‬
‫האצל סמכויות‬
‫מתי להתחיל להאציל סמכויות?‬
‫כאשר הזמן לא מספיק לך‪ ,‬ולעוזרים‪2‬כפיפים שלך העבודה לא מספיקה‪.‬‬
‫סו וג את הדיונים והישיבות‬
‫לפירוט נוסף ראה קיט ניהול פגישות ודיונים בכרך נושאים תומכים‪.‬‬
‫ישיבות רשמיות‪:‬‬
‫‪‬‬
‫ישיבות גיבוש צוות‬
‫‪‬‬
‫ישיבות ביצועיות‬
‫‪‬‬
‫ישיבות תאום ובקרה‪2‬סטטוס‬
‫‪‬‬
‫דיוני בוקר‬
‫ישיבות בלתי רשמיות‪:‬‬
‫‪‬‬
‫דיונים בעמידה‬
‫‪‬‬
‫זמן‪2‬משך הישיבות‬
‫‪‬‬
‫גזלני זמן בישיבות‬
‫‪‬‬
‫ניהול ישיבה אפקטיבי‬
‫סדר וארגון‬
‫היה מסודר ומאורגן בפעילויות הנחוצות לביצוע על ידך‪.‬‬
‫אמור לא‬
‫בנה ואמץ יכולת לומר "לא"‪.‬‬
‫ניהול לפי חריגים‬
‫נקוט בעת הצורך שיטת ניהול לפי חריגים‪ .‬בהתאם לשיטה זו יש לדווח לממונים האחראים רק‬
‫על סטיות משמעותיות בבצוע (לעומת התכנון)‪ ,‬וזאת כדי לשמר את זמנו‪ ,‬כישוריו ויכולתו לטפל‬
‫בנושאים החשובים ביותר‪.‬‬
‫עזרי תכנון‬
‫השתמש בעזרי תכנון‪:‬‬
‫©‬
‫ כל הזכויות שמורות לממשלת ישראל וחברת מתודה מחשבים בע"מ ‪-‬‬‫‪- www.methoda.co.il -‬‬
‫כלים ושיטות לניהול הזמן‬
‫ניהול זמן‬
‫המדריך‬
‫‪‬‬
‫יומן פגישות‬
‫‪‬‬
‫רשימת משימות ממוכנת‬
‫‪‬‬
‫יומן תכנון שבועי‬
‫‪1021/2/10/‬‬
‫עמוד ‪ 71‬מתוך ‪71‬‬
‫השתמש בעזר התואם את מצבך ועונה על דרישותיך‪ .‬השתמש בו בקביעות‪.‬‬
‫טיפול בניירת‬
‫‪‬‬
‫טפל במסמך פעם אחת וסלקהו מעל השולחן‪ .‬לעיתים אין הדבר אפשרי‪ ,‬אך לפחות בכל פעם‬
‫שהנך מטפל במסמך‪ ,‬עשה בו פעולה שתקרב את הפרוייקט לפחות צעד אחד להשלמתו‪.‬‬
‫‪‬‬
‫פתח את "יכולת הזריקה" שלך (לפח‪ ,‬לגריסה)‪.‬‬
‫‪‬‬
‫השתמש בלוח התכנון השבועי כאמצעי תזכורת‪.‬‬
‫‪‬‬
‫דואר נכנס מכפופים לך ימוין על‪-‬ידי מזכירה או עוזר לפי סוגי העבודות או הפרוייקטים‪ ,‬כל‬
‫אחד בתחומו‪ .‬שיטה אחרת היא לחלק את הדואר הנכנס לדרגות‪ :‬קריטי או מיידי‪ ,‬לפעולה‪,‬‬
‫לידיעה‪ ,‬לטיפול כאשר יהיה זמן וכו'‪.‬‬
‫‪‬‬
‫אמץ מערכת תיוק המתאימה לאופייך וצורת עבודתך‪.‬‬
‫‪‬‬
‫המעט בתכתובות וטפסים שאינם גורמים להשגת המטרות הנוכחיות‪.‬‬
‫‪‬‬
‫האצל פעילויות קריאה‪ ,‬התייחסויות ותכתובות‪.‬‬
‫©‬
‫ כל הזכויות שמורות לממשלת ישראל וחברת מתודה מחשבים בע"מ ‪-‬‬‫‪- www.methoda.co.il -‬‬

Similar documents