4 שימור וניהול ידע – ארגוני וזיכרון למידה
Transcription
4 שימור וניהול ידע – ארגוני וזיכרון למידה
4 למידה וזיכרון ארגוני – שימור וניהול ידע קיימת ספרות ענפה – לועזית ועברית -בנושא הלמידה הארגונית .ברקאי ( )3002מגדיר למידה ארגונית כשימוש שיטתי ועקבי במנגנוני איסוף מידע ,תיעודו ,ניתוחו ,הפקת לקחים ,הפצת מידע והטמעתו .הנחת המוצא במחקרו של ברקאי הייתה שתהליכים אלו מאפשרים לארגון להתמודד עם אתגרי הסביבה בה הוא פועל .המחקר בוחן באופן משולב את הקשרים בין השימוש במנגנוני למידה ביחידה ארגונית לבין תרבות הלמידה וסגנון המנהיגות (על-פי תיאורית סגנונות המנהיגות של )]5891[ Bassכגורמים פנים-ארגוניים .כמו כן ,נבדק במחקר הקשר בין השימוש במנגנוני למידה ביחידה הארגונית לבין מידת המורכבות וההשתנות של סביבת היחידה כגורמים חוץ- ארגוניים .בעקבות ממצאיו ,מציע ברקאי לאזן בין סגנונות המנהיגות המעצבת לבין המנהיגות המתגמלת בקרב מנהלי היחידות לשם ניהול יעיל של תהליך הלמידה הארגונית. מחקרה של עצמון-מורדוך ( )5888בוחן את הקשר בין הזדהות ארגונית לבין איכות למידה ארגונית ,מתוך השערה ,שהזדהות ארגונית של עובד יכולה לנבא את תרומתו לתרבות הלמידה הארגונית במקום עבודתו .המחקר נערך בקרב 400איש בשני מפעלי ייצור דומים .החידוש העיקרי של המחקר הוא בשינוי נקודת המבט של הלמידה הארגונית מרמת הארגון עצמו לרמת הפרט .השערת המחקר הבסיסית אוששה במלואה ,וסביר להניח ,כי צפויים להימצא ממצאים דומים גם בארגונים אחרים. אמתי ( )3000מציע אבחנות מקוריות ביחס לסגנונות מנהיגות והשלכות ארגוניות-ניהוליות שלהם .גם מחקרו של אליס ( )3005העוסק ב Benchmarking-בחברות ישראליות ,מציג נקודות שונות הקשורות בלמידה ארגונית ,שניתן להשליך מהן גם לתחומי למידה אחרים. שמיר ( )3002ניסתה למפות את הגורמים המשפיעים על רמות הלמידה של תת-יחידות בארגון עתיר ידע .מיפוי סוגי הלמידה התבסס על מודל "שלוש רמות למידה" של SnellוMan Kum - .) 5899(Chanממצאי המחקר מלמדים על כך ,שככל שהמבנה הארגוני מאופיין במידה רבה יותר של האצלת סמכויות ,כך גדל בו השימוש במנגנוני למידה .שמיר בחנה ,אמנם ,בית חולים ,אך הניתוח ההשוואתי של תת היחידות בארגון ,הפועלות בכפיפה ארגונית אחת ,רלוונטי גם למסגרות צבאיות רבות ,ובעיקר ליחידות טכנולוגיה ומודיעין. בעבודתה של טבת-שטירמן ( )3001נבחנים הקשרים בין תרבות ארגונית ,שביעות רצון ולמידה ארגונית ,כפי שאלה באים לידי ביטוי בעמדותיהם של הנבדקים ובהתנהגותם ,כמו גם באפקטיביות ההטמעה של טכנולוגיה חדשה .תפיסת התרבות הארגונית נבחנה באמצעות שאלון, המדרג אותה על פני ציר ,שבקצהו האחד תרבות מעצבת ובקצהו השני -תרבות מתגמלת ,כמוצע על-ידי Bassו .)5882( Avolio-המחקר נערך במהלך חצי השנה הראשונה של תהליך הטמעת הטכנולוגיה בחברת שטראוס-עלית .אוכלוסיית המחקר מנתה 32נבדקים .במחקר נמצא קשר חיובי בין תפיסת תרבות מעצבת לשביעות רצון ,ובין שביעות רצון ללמידה ,הן ברמת תפיסות הנבדקים והן ברמת מדדי התנהגות שהוגדרו. עמוד 1מתוך 8 4 )5881( Sengeטוען ,שרוב הארגונים ,מכל הסוגים ,הם "תלמידים גרועים" .הדרך שבה ארגונים מתוכננים ומנוהלים ,האופן שבו הם מגדירים את תפקידי העובדים ,וחשוב מכל – הדרך שבה חונכנו כולנו לחשוב ולהידבר זה עם זה ,כל אלה יוצרים קשיי למידה בסיסיים Senge .מצביע על שמונה קשיי למידה בארגון: .1מיקוד בתפקיד – העובד בארגון לעתים מבלבל בין התפקיד לבין הזהות שלו .כאשר עובדים מתמקדים אך ורק בתפקיד שלהם ,הם מאבדים את תחושת האחריות לתוצאות שיושגו לאחר שכל התפקידים יקיימו יחסי גומלין ביניהם .יתר על כן ,כאשר התוצאות מאכזבות, קשה מאוד לדעת את הסיבה האמיתית ,וכל מה שנשאר להניח הוא שמישהו "פישל". .2הטלת האשמה על מישהו אחר – בכל אחד מאיתנו חבויה נטייה למצוא מישהו או משהו מחוץ לנו כדי להטיל עליו את האשמה כאשר משהו משתבש .יש ארגונים המעלים את הנטייה הזאת לדרגה של צווי ("תמיד יש למצוא גורם חיצוני כלשהו ולהאשים אותו") .זוהי בעצם תוצאת לוואי של המיקוד האישי בתפקיד ושל הדרכים הלא מערכתיות להתבונן בעולם. שגיאה זו מחמירה ,כאשר בעלי תפקידים מתמקדים אך ורק בתפקיד שלהם ,ואינם ערים לכך שהפעולות שהם מבצעים משתרעות מעבר לגבולות תפקידם ,ובעצם משפיעות על הארגון כולו .וכאשר פעולות אלו יוצרות תקלות ,רואים אותם העובדים (בטעות) כבעיות חדשות שנוצרו אי שם "בחוץ". .3האשליה של "לקיחת העניינים בידיים" – "לפעול מראש" הפך לביטוי אופנתי .מנהלים מכריזים לעתים קרובות על הצורך "לקחת את העניינים בידיים" ולטפל בבעיות קשות לפני שהן מדרדרות לכלל משבר .כלומר" ,לפעול מראש" נתפס כתרופת נגד ל"תגובתיות" המתאפיינת בהמתנה עד אשר המצב יצא מכלל שליטה .כאן נשאלת השאלה ,האם פעולה נמרצת נגד אויב חיצוני היא מילה נרדפת "לפעולה מראש"? פעולה אמיתית מראש נובעת מהראייה כיצד ניתן לתרום לפתרון הבעיות; היא מהווה תוצר של צורת החשיבה ,ולא של המצב הרגשי. .4התמקדות באירועים – אירועים הם מרכז השיחות ותשומת הלב בארגון ,ומהווים כלי לתקשורת .לרוב ,ארגונים שמים דגש על האירועים בטווח הקצר ,כשלמעשה ,מה שמשפיע לעתים קרובות יותר הם דווקא תהליכים איטיים והדרגתיים ,כמו למשל :מרוץ החימוש, פגיעה באיכות הסביבה ,שחיקת מערכת החינוך ועוד .כאשר החשיבה נשלטת בידי אירועים קצרי טווח ,לא ניתן לקיים בארגון למידה פורייה. .5משל "הצפרדע המבושלת" – מנגנון המתוכנת לשינויים פתאומיים בסביבה ,ולא לשינויים איטיים והדרגתיים – הלמידה להבחין בתהליכים איטיים והדרגתיים מחייבת להאט את הקצב שבו הארגון פועל ,ולהקדיש תשומת לב לדברים קטנים וגדולים כאחד. .6אשליית הלימוד מן הניסיון – הלמידה המעמיקה ביותר נובעת מהתנסות ישירה .אך מה קורה כאשר הארגון אינו יכול לראות את תוצאות פעולותיו (אלו שיתרחשו בעתיד הרחוק) ואינו יכול ללמוד מהתנסות ישירה? זוהי למעשה בעיית הלמידה העיקרית הניצבת בפני ארגונים .ארגונים מנסים להתמודד עם רוחב ההשלכות של החלטותיהם על-ידי פירוק ההחלטות לגורמים .הם מקימים מדרגים תפקודיים (פונקציונאליים) שלאנשים קל יותר עמוד 2מתוך 8 4 להקיף אותם .הבעיה נעוצה בכך ,שאגפים או חטיבות תפקודיות מתפתחים והופכים ל"אחוזות פרטיות" ,ומה שהיה פעם חלוקה נוחה של העבודה ,לובש צורה של "ארובות" היוצרות נתק ב ין התפקידים השונים .התוצאה היא ,שניתוח הבעיות החשובות ביותר בארגון אותן סוגיות מורכבות שחוצות את גבולותיהם של התפקידים השונים – הופך לתרגילמסוכן ,שלעתים נמנעים מלבצעו. .7מיתוס הצוות הניהולי – )5880( Argyrisמסביר ,שרוב צוותי הניהול קורסים תחת לחץ. ייתכן ש צוותים אלה מתפקדים לא רע בעניינים שגרתיים ,אך כאשר הם נתקלים בסוגיות מורכבות ,העלולות להביך או לאיים ,דומה שרוח הצוות נעלמת .קשיי למידה אלה מלווים אותנו משחר ההיסטוריה .טוכמן ( )5893מתארת את ההיסטוריה ההרסנית של קווי מדיניות כוללת שונים שננקטו בניגוד לאינטרס העצמי העליון ,החל מנפילתה של טרויה וכלה במעורבותה של ארצות הברית בוייטנאם ,כשבפרשה אחר פרשה לא עלה בידי המנהיגים להבחין בתוצאות של מדיניותם .קשיי למידה אלה נותרו בעינם גם היום ,ולכן יש להבין אותם ביתר בהירות ,מכיוון שלעתים קרובות ,קשיים אלה פשוט נטמעים בהמולת האירועים השגרתיים היום-יומיים בארגון. .8מכאניזם מבני ללמידה ארגונית – מנגנון זה מוקם במטרה לסייע למערכת ארגונית- ביורוקרטית להשיג מטרות מגוונות ,כגון: שיפור רמת גמישות ותחרותיות; גיבוש תפיסות ניהוליות חדשות; עיצוב מחדש של תהליכים קיימים; שיפור איכות המוצר או השירות; )3002( Greveחקר את הלמידה הארגונית מזוית של ניתוח התנהגות בארגון .אמנם ,נקודת המבט שלו היא יותר פסיכולוגית מאשר ארגונית-ניהולית ,אך הבחנות רבות בעבודתו הן ישימות ומועילות לכל ארגון. גישות ללמידה ארגונית בספרות המקצועית מוצעות שלוש גישות ללמידה ארגונית: .1גישה המדגישה את פיתוח המיומנות של הפרט לפתח דרכי למידה (;)Argyris, 1978 .2גישה המתמקדת במאפייני העיצוב של הארגון הלומד .מקורה בחשיבה המערכתית .היא מתרכזת בעיצוב מחדש של הארגון השלם ,וכוללת מומחיות אישית ,מודלים מנטאליים ,חזון משותף ולמידה צוותית (.)Senge, 1992 .3גישה המעוגנת אף היא בתיאוריה המערכתית ,אך אינה מתמקדת בעיצוב מחדש של הארגון הקיים אלא בעיצוב של מבנה למידה ארגוני מקביל ומשלים ,ועיצוב מערכת יחסי גומלין בין הארגון הקיים לבין מבנה הלמידה הארגוני המקביל (.)Bush & Shain, 1990 עמוד 3מתוך 8 4 השקעת משאבים ומכוונות הנהלה כתנאי ללמידה ארגונית Agyrisו )5899( Schom-טוענים ,שללא מעורבות פעילה של מנהלים בארגון וללא הקצאת המשאבים הדרושים ללמידה אפקטיבית (ידע ,זמן וכסף) ,לא ניתן ליישם גישות ניהוליות חדשות וגם לא ניתן לשפר תוצאות ארגוניות לטווח ארוך .דהיינו ,ללא מכוונות ארגונית ,ניתן להשיג שינויים משמעותיים בתרבות הארגון .השיטות החדשות להשגת היעדים שנקבעו מתמקדות בארגון השלם ,בהתאמתו לצרכים ולדרישות המשתנות ,ובשינוי תרבות הארגון ודפוסי ההתנהגות של מנהלים ושל עובדים .שינויים מעין אלה קשורים בשבירת מחיצות בין מחלקות ובין אנשים, בניצול מיטבי של המשאב האנושי (ידע וניסיון) ,בהשטחת מבנים ארגוניים ובהתאמתם ,ובהעברת מידע ושימוש בטכנולוגיות מידע .דרך מנגנוני הלמידה המעוצבים בארגון ,ניתן לשפר מיומנויות וכישורים של חברי הארגון ,להעביר מסרים ולהפכם לנחלת הכלל ,ללמוד מהצלחות וגם מכישלונות ,לחזק התנהגויות מסוימות ולשרש אחרות .מאפייני ארגון לומד מוצגים בתרשים שלהלן. יצירת משמעויות מהתנסויות המערכת האנושית המתפקדת בארגון גיבוש ,התאמה ושינוי בדרכי ותהליכי תפעולו של הארגון על בסיס התנסויותיו נובעת מניסיון העבר ומבוססת על שימוש בידע מצטבר בארגון הזיכרון הארגוני מורכב ממסגרת של משמעויות המשותפות לכל אנשי הארגון מאגר הזיכרון כולל זיכרון של יחידים וקבוצות ,מסמכים פורמאליים ,מאגרי מידע ,מבנה ארגוני פורמאלי ובלתי פורמאלי זיכרון ארגוני מורכב מההבנה הקיימת בארגון לגבי זהות הארגון ומערכות הקשרים והנהלים הקיימים בו מושפע באמצעות מנגנון מבני (המבנה הארגוני המעוצב בארגון) מאפייני ארגון לומד The characteristics of a learning organization עמוד 4מתוך 8 4 ) 3000( Schwandtמציע בספרו ניתוח מקיף של שיטות למידה ארגונית וממחיש את החלק התיאורטי בדוגמאות ממשיות של ארגונים שהצליחו בעזרת השיטות הנדונות)3005( DiBella . מתמקד בפן המעשי של הלמידה הארגונית .החוקר מציע מספר רב של טכניקות למידה ארגונית שעשויות לסייע בשיפור התפקוד של הארגון .להערכת כותב שורות אלו ,מבין טכניקות הלמידה המוצעות בספר ,טכניקת "מאגר הלמידה הארגוני" ( )organizational learning inventoryעשויה להיות מועילה למנהלי ארגונים מכל הסוגים. )3002( Cameronמנסה לבסס תת-דיסציפלינה חדשה :מחקר ארגוני פוזיטיבי .בספרו הוא מנתח מגוון של סוגי דינאמיקה ארגונית-ניהולית להשגת תמורות ארגוניות ,שבאמצעותם התקבלו תוצאות יוצאות דופן בשטח .החוקר אינו מאמץ גישה אחת ,אלא שואף להגיע לראיה גלובלית ככל האפשר. למידה כמנגנון אינהרנטי מושרש שני ומיתקי ( )5881טוענים ,שהלמידה כמנגנון מושרש בארגון בעל מבנים ותהליכים ,מאפשרת לשלוט טוב יותר בתהליכים השונים ,להשיג אופטימיזציה בקרב היחידות הארגוניות השונות, להפחית ליקויים בעבודה ולצמצם את הפסדי האיכות .חברי הארגון שותפים ליצירת תרבות חדשה ,מעורבים בעיצוב יעדים ,באיתור דרכים ובגיבוש תכניות ,וביישום והטמעת כלים ושיטות חדשות .כל אלה תורמים לשיפור ההנעה ולהעלאת רמת שביעות הרצון בעבודה ומידת ההזדהות עם הארגון .יש להתאים את "החליפה" המתאימה לכל ארגון על-פי תרבות הארגון ,צרכיו ,סגנון מנהליו ,סוג האנשים המועסקים בו ,רמת המורכבות הטכנולוגית שלו וכיו"ב. הצלחתה של למידה ארגונית מותנית ,בראש ובראשונה ,בהשגת מחויבות של ההנהלה ובמידת מוכנותה להשקיף אל מעבר לאופק ,תוך אימוץ ראייה ארוכת טווח לצורך השגת תוצאות, והעדפתה על אסטרטגיות קצרות טווח. זיכרון ארגוני שימור וניהול ידע אחד המשאבים החשובים ביותר למיצוי מיטבי של תרבות ומנהיגות ארגונית מעצבת הם הזיכרון הארגוני והידע המצטבר .זהו משאב שצריך להיות מטופל באופן קבוע כחלק מתהליכי ונהלי העבודה הקבועים ודפוסי הניהול בכל הרמות .יש להבחין בין שינוי סוגי זכרון ארגוני הפורמאלי והבלתי פורמאלי. עמוד 5מתוך 8 4 מאפייני ומרכיבי הזיכרון הארגוני הפורמאלי קבצי מחשב מסמכים ותיקים תהליכים תרבות ונורמות תפיסות ואמונות של חברי הארגון זיכרון ארגוני פורמאלי תהליכים מסודרים של העברת תפקיד אוגדני נהלים ופקודות סיפורים והווי חלק ניכר מהחוכמה הארגונית המצטברת בזיכרון הארגוני לטווח הארוך משקפת ידע שהעובדים רכשו במהלך עבודתם ,אך לא נדרשו או לא היו מעוניינים לתעד אותו במסמכים או להעבירו למחליפיהם .ידע זה מוגדר כזיכרון ארגוני לא פורמאלי ,המצטבר משני מקורות ,כמודגם בתרשים .הידע הזה שימש אותם לפתרון בעיות באמצעות שיתוף פעולה ועזרה הדדית. עמוד 6מתוך 8 4 אירועים ,מקרים ותגובות בלתי מתוחקרים ניסיון וזיכרון בלתי מתועד זיכרון ארגוני בלתי פורמאלי מקורות לידע ארגוני בלתי פורמאלי Sources of unofficial organizational knowledge כאשר עובדים אינם נשארים במערכת לאורך זמן ,ובמערכת לא קיים מנגנון בקרה שיודע לשמר את מעגלי הידע והחוכמה המצטברים ,עובר בעל התפקיד למקום אחר ,ולוקח עמו חלק ניכר מהחוכמה הארגונית .מצב זה גורם נזק לארגון ,ומעלה את רמת "הבלאי הארגוני" כתוצאה משגיאות ותקלות הנגרמות בשל העדר אינפורמציה מספקת או העדר ריכוז של מסקנות ולקחים שיסייעו במיתון השלכותיה של הניידות הגבוהה. כל תפיסות הניהול החדשות ,ובעיקר החשיבה הארגונית המודרנית ,מכוונות לתהליך ולא לתוצאות .התוצאה הסופית ברורה וחשובה ,אך לא פחות חשוב ,ואולי אף יותר חשוב ,התהליך. המער כת נתונה בשינוי מתמיד ,ולכן קרוב לוודאי שפעולה בדרך קבועה ,שאינה מביאה בחשבון את השינויים ,תוביל בסופו של דבר לחוסר הצלחה .במערכת הנתונה בתהליכי שינוי ,פעולה שגרתית ,שכבר איננה רלוונטית ,עשויה להוביל להצלחה באופן מקרי לחלוטין .מכאן נובעת החשיבות להתמקד בתה ליך עצמו ,על מנת להבטיח חשיבה איכותית הבוחנת באופן שוטף את המרכיבים האופרטיביים בארגון .דהיינו ,את הקשר בין תשומות ,תהליכים ותפוקות ,כמודגם בתרשים. עמוד 7מתוך 8 4 תשומות משוב תהליכים תוצאות מערכת ארגונית Organizational system עמוד 8מתוך 8