docPelan Strategik ILKAP 2015-2020
download 
Report Transcription
Pelan Strategik ILKAP 2015-2020
“Your life is your message to the world. Make sure it’s inspiring.” KANDUNGAN Kata-kata Aluan Ketua Pengarah ILKAP 1 Bab 1 - Pendahuluan i. Ringkasan Eksekutif ii. Latar Belakang Agensi iii. Carta Organisasi iv. Fungsi dan Peranan Agensi v. Punca Kuasa 3 Bab 2 - Cabaran Persekitaran 7 i. Stakeholders dan Pelanggan Agensi ii. Cabaran-cabaran Strategik Berdasarkan Analisa Persekitaran Bab 3 - Hala Tuju Strategik i. Visi ii. Misi iii. Moto / Slogan iv. Nilai-nilai Bersama 10 Bab 4 - Strategik dan Formulasi Tindakan i. Teras Strategik ii. Pelan Tindakan a. Strategi-strategi b. Program c. Indikator d. Sasaran dan Tahun Sasaran 12 Bab 5 - Implementasi Ke Arah Kejayaan i. Mekanisme Pelaksanaan ii. Elemen Penentu Kejayaan iii. Langkah Ke Hadapan 16 Bab 6- Penutup 21 iii KATA-KATA ALUAN KETUA PENGARAH ILKAP Menyedari hakikat pentingnya pembangunan modal insan dan keperluan pelan strategik untuk mendepani cabaran masa hadapan maka Institut Latihan Kehakiman dan Perundangan (ILKAP) beriltizam untuk mengorak langkah dengan lebih yakin dan agresif bagi merealisasikan aspirasi ILKAP sebagai penyedia latihan terkemuka. Pelan ini merupakan komitmen ILKAP sebagai sokongan untuk memartabatkan sistem keadilan negara. Sebagai kesinambungan untuk mencapai kecemerlangan ini, ILKAP menyasarkan bukan sahaja untuk kekal sebagai penyedia latihan terkemuka dalam negara tetapi juga untuk menembusi peringkat serantau dan antarabangsa bagi meneruskan pelaksanaan teras utamanya iaitu menyediakan latihan secara sistematik, praktikal dan relevan kepada pelanggan dan ‘stakeholders’ selain terus menjadi penyedia latihan yang unggul bagi sektor kehakiman dan perundangan di Malaysia. Berdasarkan Pelan ini, visi ILKAP telah dijajarkan semula sebagai “Peneraju Kecemerlangan Pembangunan Modal Insan Dalam Bidang Kehakiman dan Perundangan Yang Terkemuka Menjelang Tahun 2020”. 1 Pelan Strategik ILKAP 2015 - 2020 ini telah digubal selaras dengan dasar dan aspirasi negara demi keutuhan sistem keadilan nasional. Ia mengambil kira wawasan dan cabaran yang perlu dihadapi mengikut peredaran semasa. Ia menitikberatkan tanggungjawab yang perlu digalas serta tindakan-tindakan strategik yang perlu diambil bagi memastikan kualiti penyampaian perkhidmatan Pegawai Kehakiman dan Perundangan serta Pegawai Penguat kuasa sentiasa dipertingkatkan dari segi ilmu pengetahuan dan kemahiran bagi menjalankan tugas dan tanggungjawab yang diamanahkan dengan kompeten dan berintegriti. Sesungguhnya kejayaan sesebuah organisasi memerlukan semangat kerja berpasukan yang jitu serta fokus kepada aspirasi organisasi. Saya menyeru seluruh warga ILKAP untuk terus memberi komitmen dan mempersiapkan diri dengan kemahiran-kemahiran baharu demi mengangkat perkhidmatan organisasi kita ke peringkat yang lebih tinggi supaya mampu berdaya saing. Saya berharap agar Pelan Strategik ILKAP 2015 - 2020 ini dapat difahami dengan jelas supaya hala tuju organisasi kita dapat dihayati dan direalisasikan oleh semua pelaksana. Terima kasih. LEE LAY CHOO Ketua Pengarah Institut Latihan Kehakiman dan Perundangan (ILKAP) Jabatan Perdana Menteri Malaysia Bab Pendahuluan i. ii. iii. iv. v. Ringkasan Eksekutif Latar Belakang Agensi Carta Organisasi Fungsi dan Peranan Agensi Punca Kuasa 1 Bab 1: Pendahuluan 3 i. Ringkasan Eksekutif Latihan perundangan yang konsisten dan progresif adalah penting bagi memastikan penyampaian perkhidmatan yang cekap dan berkesan demi memartabatkan sistem keadilan negara. Pegawai perkhidmatan kehakiman dan perundangan dan pegawai penguat kuasa perlu melengkapkan diri dengan pengetahuan yang menyeluruh, diberikan pendedahan praktikal dan pemahaman yang mendalam. Semasa menjalankan tugas harian, pegawai-pegawai hendaklah berusaha untuk memajukan diri bagi memperoleh pencapaian ini. Untuk melengkapkan diri dengan ilmu pengetahuan dan pengalaman yang pelbagai, maka adalah perlu pegawai-pegawai ini diberikan peluang untuk menjalani latihan secara sistematik. Berdasarkan perspektif ini, Institut Latihan Kehakiman dan Perundangan (ILKAP) melaksanakan pelbagai inisiatif untuk membantu pegawai-pegawai supaya dapat meningkatkan kecekapan dan kompetensi mereka. Inisiatif ini termasuk menyediakan kursus untuk pegawai-pegawai muda apabila memulakan tugas di tempat baharu atau memegang jawatan baharu dan juga mengadakan kursus secara khusus dalam bidang tugas tertentu yang bertujuan untuk memperoleh ilmu pengetahuan dan meningkatkan kepakaran sedia ada. ILKAP turut mengadakan kursus yang berimpak tinggi bertujuan untuk memprovokasi pemikiran kritis dan konstruktif di samping menggalakkan cetusan idea-idea baharu untuk memperbaiki kualiti penyampaian perkhidmatan di sektor awam supaya selari dengan prinsip perundangan dan dasar kerajaan. Perubahan dan penambahbaikan kepada penyampaian perkhidmatan awam adalah tindakan yang perlu dilaksanakan. Berdepan dengan cabaran masa kini dan arus perubahan perundangan semasa, ILKAP hendaklah bersedia dan mampu berdaya saing untuk menerima perubahan supaya dapat bertindak balas secara berkesan kepada setiap perubahan ini. Perkara yang paling utama ialah pegawai-pegawai kehakiman dan perundangan serta penguat kuasa perlu menjalankan tugasan dengan bertanggungjawab demi menegakkan keadilan dan kedaulatan undang-undang. Pelan Strategik ini memberikan gambaran menyeluruh kepada peranan dan fungsi ILKAP dan menggariskan objektif dan strategi untuk memenuhi tanggungjawab ini. Ia juga menyediakan rangka kerja untuk ILKAP beroperasi dan melaksanakan tugas-tugas demi mencapai visi dan misinya.Tiga (3) objektif telah dikenal pasti dalam Pelan Strategik seperti berikut: (a) (b) (c) Memperkasakan penyampaian perkhidmatan latihan bagi pembangunan modal insan; Memantapkan penyelidikan dalam bidang perundangan bagi memastikan keberkesanan latihan dalam pembangunan modal insan; dan Mengukuhkan tadbir urus organisasi bagi meningkatkan kecekapan dan keberkesanan sistem penyampai perkhidmatan. Bagi merealisasikan setiap objektif strategik yang dikenal pasti, Pelan Tindakan telah dirangka secara khusus dan Petunjuk Prestasi Utama diambil kira sebagai pengukur keberkesanannya. Usaha untuk pemantauan dan penilaian juga akan dibuat dari semasa ke semasa untuk memastikan bahawa Pelan Strategik kekal relevan dan menggambarkan perubahan-perubahan yang menjadi keutamaan strategi kepada dasar negara. ii. Latar Belakang Agensi Institut Latihan Kehakiman dan Perundangan (ILKAP) merupakan sebuah agensi kerajaan di bawah Jabatan Perdana Menteri. Ditubuhkan lebih dua dekad yang lalu berdasarkan Keputusan Jemaah Menteri pada 18 Mac 1992. ILKAP mula beroperasi pada 23 Disember 1993 di pejabat Kementerian Undang-Undang. Pada bulan Julai 1994, ILKAP berpindah ke Wisma Sime Darby, Kuala Lumpur sehinggalah ia berpindah ke kampus tetap di Bandar Baru Bangi, Selangor pada September 2003. Lembaga Pengurusan ILKAP merupakan badan mentadbir dan bertanggungjawab menetapkan matlamat jangka panjang dan penggubalan dasar-dasar termasuk pengawalan program-program ILKAP manakala Ketua Pengarah ILKAP menyelia rutin harian pentadbiran ILKAP. Ketua Setiausaha Negara merupakan Pengerusi Lembaga Pengurusan ILKAP bersama-sama dengan ahli-ahli lain yang terdiri daripada Peguam Negara Malaysia, Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam, Ketua Setiausaha Perbendaharaan, Ketua Pendaftar Mahkamah Persekutuan, Ketua Pengarah Bahagian Hal Ehwal Undang - Undang, Jabatan Perdana Menteri, seorang Peguam bela dan Peguam cara yang dilantik dan seorang Dekan Fakulti Undang-Undang dari Universiti Tempatan. Ketua Pengarah ILKAP bertindak sebagai Setiausaha kepada Lembaga Pengurusan. ILKAP telah dianugerahkan MS ISO 9001:2008 pada 19 Mac 2010 oleh Llyod’s Register Quality Assurance (LRQA) di mana skop pelaksanaan sistem kualitinya adalah merangkumi Proses Pengendalian Program Latihan Kehakiman dan Perundangan di ILKAP yang bersijil. Selaras dengan misinya, ILKAP memberi keutamaan latihan kepada Pegawai Kehakiman dan Perundangan, namun latihan juga dibuka untuk penyertaan pegawai dan kakitangan daripada kementerian, jabatan kerajaan persekutuan dan negeri, badan berkanun dan pihak berkuasa tempatan. Bermula 2010, ILKAP telah membuka penyertaan latihannya kepada sektor swasta bagi kursus-kursus yang tertentu sahaja. 4 iii. Carta Organisasi 5 iv. Peranan dan Fungsi Agensi (a) Merancang dan mengendalikan program latihan, kolokium, seminar dan bengkel dalam bidang kehakiman dan perundangan; (b) Menjalankan kajian yang berkaitan dengan keperluan latihan dan analisa impak kepada organisasi dan pegawai perkhidmatan awam, badan berkanun dan pihak berkuasa tempatan yang terlibat di dalam bidang kehakiman, perundangan dan penguatkuasaan undang-undang; dan (c) Menjalankan kajian dan penerbitan berkaitan dengan perkembangan bidang kehakiman dan perundangan semasa. v. Punca Kuasa • • • • Kertas Jemaah Menteri (Memorandum No. 357/1879/93); Akta Fungsi-Fungsi Menteri 1969 [Akta 2]; Keputusan Mesyuarat Lembaga Pengurusan ILKAP; dan Seksyen 15(3) Akta Tatacara Kewangan 1957 [Akta 61]. Bab Cabaran Persekitaran i. ii. Pihak Berkepentingan (Stakeholders) dan Pelanggan Agensi Cabaran-Cabaran Strategik Berdasarkan Analisa Persekitaran Bab 2: Cabaran Persekitaran i. Pihak Berkepentingan (Stakeholders) dan Pelanggan Agensi (a) Stakeholders • YAB Perdana Menteri; • YB Menteri di Jabatan Perdana Menteri; • Ketua Setiausaha Negara; • Ahli Lembaga Pengurusan ILKAP; • Peguam Negara dan Pengurusan Tertinggi Jabatan Peguam Negara; dan • Ketua Pendaftar Mahkamah Persekutuan. 7 (b) Pelanggan • Pegawai Perkhidmatan Kehakiman dan Perundangan; • Agensi Penguatkuasaan; • Institusi Pengajian Tinggi Awam dan Swasta; • Sektor Swasta; dan • Peserta Luar Negara. ii. Isu-isu / Cabaran-Cabaran Strategik Berdasarkan Analisa Persekitaran (a) Sebagai satu-satunya institusi yang menyediakan latihan dalam bidang kehakiman dan perundangan di Malaysia yang berdepan dengan cabaran isu-isu global berkaitan kehakiman dan perundangan, ILKAP perlu menyediakan kursus-kursus relevan, berkualiti dan terkini. Justeru itu, ILKAP bertanggungjawab untuk memantapkan kurikulum latihan, memastikan pemilihan penceramah yang berkualiti dan berstatus pakar, mewujudkan kolaborasi dengan rakan-rakan strategik serta memastikan kemudahan dan prasarana ILKAP memenuhi keperluan latihan. Di samping itu, ILKAP juga perlu memantapkan kebolehan penyelidikan perundangannya bagi memastikan keberkesanan latihan dalam pembangunan modal insan. Objektif Strategik Penyampaian Perkhidmatan Teras • Memperkasakan pengurusan dan penyampaian latihan dalam bidang kehakiman dan perundangan bagi meningkatkan keberkesanan pembelajaran; • Mempertingkatkan penyelidikan berkaitan bidang kehakiman dan perundangan dan isu global bagi memantapkan program latihan; dan • Menyediakan serta mengemaskini sumber ilmu yang sedia ada bagi memastikan sumber terkini dan bermutu dalam usaha untuk merangka, memantapkan dan mengemas kini kurikulum latihan. (b) Keupayaan dan Kapasiti Organisasi Bagi menyahut cabaran untuk menjadi sebuah institusi latihan dalam bidang kehakiman dan perundangan yang terkemuka menjelang tahun 2020, keperluan guna tenaga dan sumber sedia ada perlulah dioptimumkan bagi menyediakan sistem penyampaian perkhidmatan yang berkualiti, berintegriti, cekap, teratur dan berkesan. Objektif Strategik • Mengukuhkan tadbir urus organisasi bagi meningkatkan kecekapan dan keberkesanan sistem penyampai perkhidmatan. 8 Bab Hala Tuju Strategik i. ii. iii. iv. Visi Misi Moto / Slogan Nilai-Nilai Bersama Bab 3: Hala Tuju Strategik i. Visi Peneraju kecemerlangan pembangunan modal insan dalam bidang kehakiman dan perundangan yang terkemuka menjelang tahun 2020. ii. Misi Peningkatan pengetahuan, kompetensi dan profesionalisme pegawai kehakiman dan perundangan serta pegawai penguat kuasa undang-undang dengan menyediakan latihan yang relevan, berkualiti dan berkesan. iii. Moto / Slogan Teman Pembelajaran Anda (Your Partner In Learning) iv. Nilai-Nilai Bersama S - Suka (Fun) A - Agresif (Aggressive) T - Terancang (Well-Planned) U - Unggul (Outstanding) 10 Bab 10 Strategik dan Formulasi Tindakan i. ii. Teras Strategik Pelan Tindakan a. Strategi-Strategi b. Program c. Indikator d. Sasaran dan Tahun Sasaran Bab 4: Strategik dan Formulasi Tindakan i. Teras Strategik (a) Memperkasakan penyampaian perkhidmatan latihan dalam bidang kehakiman dan perundangan bagi pembangunan modal insan; (b) Memantapkan penyelidikan dalam bidang kehakiman dan perundangan bagi memastikan keberkesanan latihan dalam pembangunan modal insan; dan (c) Mengukuhkan tadbir urus bagi meningkatkan kecekapan dan keberkesanan sistem penyampaian perkhidmatan. ii. Pelan Tindakan Teras Strategik 1 : Memperkasakan penyampaian perkhidmatan latihan bagi pembangunan modal insan PROGRAM INDIKATOR SASARAN (KUANTITI/ KUALITI) 1. Tahap kepuasan pelanggan terhadap kualiti kurikulum latihan Peratusan peserta kursus memberi skor purata 5.5 ke atas daripada 7.0 (skor penuh) 90% daripada jum- 2015 – 2020 lah peserta kursus 2. Tahap penyertaan dari dalam dan luar negara. Peratusan kursus ILKAP yang disertai oleh peserta swasta dari dalam/luar negara 25% daripada jumlah kursus Memastikan kualiti penceramah memenuhi piawaian yang ditetapkan 1. Tahap kepuasan pelanggan terhadap kualiti penceramah Peratusan peserta kursus memberi skor purata 5.0 ke atas daripada 7.0 (skor penuh) 90% daripada jum2015 – 2020 lah peserta kursus Mengadakan kolaborasi dengan rakan-rakan strategik 1. Perolehan pengiktirafan dari dalam/luar negara bagi kursuskursus yang dijalankan di ILKAP Peratusan kursus ILKAP yang memperoleh pengiktirafan dari dalam/ luar negara 10% daripada jumlah kursus STRATEGI Memantapkan kurikulum latihan kehakiman dan perundangan SASARAN (BILANGAN / PERATUSAN) TAHUN/ TEMPOH SASARAN 2015 – 2020 2015 – 2020 12 Teras Strategik 2 : Memantapkan penyelidikan dalam bidang kehakiman dan perundangan bagi memastikan keberkesanan latihan dalam pembangunan modal insan STRATEGI INDIKATOR SASARAN PROGRAM (KUANTITI/ KUALITI) 1. Penerbitan hasil penyelidikan yang berkualiti secara berkala Merekayasa dan memantapkan penyelidikan dalam bidang kehakiman dan perundangan 2. Repositori prosiding dan bahan kursus Bilangan penerbitan yang menjadi rujukan SASARAN (BILANGAN / PERATUSAN) TAHUN/ TEMPOH SASARAN 6 penerbitan setiap tahun 2015 – 2020 Peratusan repositori prosiding Mencapai minima 85% daripada sasaran tahunan Peratusan pembangunan/ penambahbaikan bahan kursus Mencapai minima 85% daripada sasaran tahunan Teras Strategik 3 : Mengukuhkan tadbir urus organisasi bagi meningkatkan kecekapan dan keberkesanan sistem penyampaian perkhidmatan 13 STRATEGI PROGRAM 1. Penyampaian perkhidmatan sokongan yang berkualiti 2. Pengurusan Kewangan yang cekap dan berkesan Memantapkan keupayaan kapasiti organisasi 3. Perkhidmatan pusat sumber maklumat perundangan yang memenuhi keperluan pelanggan 4. Pengurusan sumber manusia yang cekap dan berkesan INDIKATOR SASARAN (KUANTITI/ KUALITI) Tahap kepuasan pelanggan berkaitan kemudahan kursus Laporan Audit Tahap kepuasan pengguna terhadap perkhidmatan pusat sumber 1. Pelaksanaan pelan pembangunan sumber manusia yang komprehensif SASARAN (BILANGAN / PERATUSAN) Pencapaian skor minimum 4.5 daripada 7.0 (skor penuh) TAHUN/ TEMPOH SASARAN 2015 – 2020 Teguran sifar setiap tahun 2015 – 2020 Pencapaian skor minimum 5.0 daripada 7.0 (skor penuh) 2015 – 2020 • Pembangunan pelan strategik sumber manusia ILKAP 2015 • 20% pelaksanaan setiap tahun 2016 – 2020 1. Penggunaan ICT yang optimum dalam penyampaian perkhidmatan Memantapkan sistem dan prosedur kerja 2. Perekayasaan sistem dan prosedur kerja 1. Tahap kepuasan warga 80% daripada warga ILKAP memberi skor purata 5.0 daripada 7.0 (skor penuh) 2015 - 2020 1.Tahap kegembiraan bekerja (happiness index) 80 daripada warga ILKAP memberi skor purata 5.0 daripada 7.0 (skor penuh) 2015 - 2020 80% daripada jumlah peserta kursus 2015 – 2020 3. Kod etika organisasi yang mantap Mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif Memastikan kemudahan dan prasarana memenuhi keperluan latihan 1. Jalinan hubungan pihak pengurusan dan pekerja yang mesra dan erat 2. Kemudahan dan prasarana pejabat yang memuaskan Tahap kepuasan Peratusan peserta kursus pelanggan terhamemberi skor purata 5.0 ke atas dap kemudahan daripada 7.0 (skor penuh) kursus 14 Bab 14 Implementasi Ke Arah Kejayaan i. ii. iii. Mekanisme Pelaksanaan Elemen Penentu Kejayaan Langkah Ke Hadapan Bab 5: Implementasi Ke Arah Kejayaan i. Mekanisme Pelaksanaan Pelan Strategik ILKAP 2015 - 2020 menetapkan mekanisme dan garis panduan bagi ILKAP untuk mencapai visi dan misi yang telah ditetapkan. Bagi memastikan pelaksanaan yang lebih berkesan untuk mencapai apa yang dirancang berdasarkan teras strategik dan pelan tindakan ILKAP, maka pemantauan berterusan serta kajian semula pelaksanaan perlu dibuat dari semasa ke semasa. Justeru itu untuk tujuan pemantauan maka dua (2) jawatankuasa diwujudkan iaitu: (a) (b) Jawatankuasa Pengurusan Strategik (JPS); dan Jawatankuasa Kerja Pengurusan Strategik (JKPS). JPS berperanan sebagai pemantau utama dan membuat penilaian serta mengkaji semula Pelan Strategik ILKAP secara keseluruhannya. Jawatankuasa ini dipengerusikan oleh Ketua Pengarah ILKAP dan ahli-ahlinya terdiri daripada Ketua-ketua Bahagian di mana Pasukan Pelan Strategik (PPS) yang diketuai bersama oleh Pengarah Program Litigasi dan Timbalan Pendaftar, Seksyen Kewangan, Pentadbiran dan Perkhidmatan sebagai Urusetia. Jawatankuasa ini akan bermesyuarat dengan kekerapan setiap enam (6) bulan sekali. Secara ringkasnya keanggotaan JPS adalah seperti berikut: Jawatan Pengerusi Setiausaha Ahli Keahlian Ketua Pengarah ILKAP Pasukan Pelan Strategik (PPS) Semua Ketua Bahagian Fungsi Jawatankuasa ini adalah seperti berikut: • Memastikan setiap Bahagian membangunkan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) Bahagian sejajar dengan Pelan Strategik; • Membangunkan pelan operasi atau jadual pelaksanaan yang terperinci terhadap setiap strategi dan program; • Menyelesaikan isu-isu dasar yang menyentuh pelaksanaan Pelan Strategik ILKAP; dan • Menjalankan kajian semula ke atas Pelan Strategik ILKAP. 16 Teras strategi dan pelan tindakan akan dipantau dan dikaji semula secara berterusan berdasarkan jadual berikut: BIL 1. 2. 3. TARIKH CADANGAN Setiap enam (6) bulan Setiap tahun 2017 JKPS pula bertindak memantau pelaksanaan dan pencapaian di peringkat Bahagian. Ia dipengerusikan oleh- 17 PERKARA Mesyuarat Pemantauan Pelan Strategik ILKAP Penilaian Pencapaian Pelan Strategik ILKAP Penilaian Keberkesanan dan Kajian Semula Pelan Strategik ILKAP (a) (b) (c) Timbalan Ketua Pengarah (Bahagian Latihan) untuk JKPS Latihan; Pendaftar (Bahagian Pengurusan) untuk JKPS Pengurusan; dan Pengarah (Bahagian Maklumat) untuk JKPS Maklumat. JKPS akan bermesyuarat secara tetap setiap empat (4) kali setahun dan akan mengemukakan laporan pencapaian Bahagian berkenaan kepada JPS. Fungsi JKPS adalah seperti berikut: • Menghebahkan kandungan Pelan Strategik kepada seluruh pegawai di bahagian berkenaan serta memupuk komitmen mereka; • Menyelaras SKT supaya yang dibangunkan; dan • Memberi perhatian kepada program yang signifikan kepada pencapaian strategi untuk melaksanakan kajian impak mengikut keutamaan. selaras dengan Pelan Strategik Segala pemerhatian kepada pencapaian Bahagian dalam pelan ini akan dinilai dan dipantau secara berterusan berdasarkan jadual berikut: PERKARA Pemerhatian Pencapaian TARIKH CADANGAN Setiap tiga (3) bulan ii. Elemen Penentu Kejayaan (a) Sokongan Pihak Berkepentingan (Stakeholders) Sokongan pihak berkepentingan seperti Jabatan Perdana Menteri, Jabatan Peguam Negara, Kementerian Kewangan dan Jabatan Perkhidmatan Awam adalah penting bagi memastikan segala aktiviti yang dirancang di dalam Pelan Strategik ini dapat dilaksanakan dengan jayanya. Pengurusan Latihan (b) Pengurusan Latihan akan diperkasa bagi memastikan latihan dilaksanakan dengan lebih cekap dan sistematik. Pada masa yang sama, sumber-sumber akan digembleng secara optimum bagi memastikan sasaran objektif yang ditetapkan tercapai. Penyelidikan yang Mantap (c) Kajian dan penerbitan berkaitan dalam bidang kehakiman dan perundangan akan dipergiatkan lagi bagi membolehkan ILKAP menjadi rujukan dalam meningkatkan keberkesanan latihan serta pembangunan modal insan dalam bidang kehakiman dan perundangan. Pembangunan Modal Insan (d) ILKAP perlu memberi keutamaan kepada peningkatan ilmu dan kepakaran modal insan dalam bidang kritikal dan strategik. Ia meliputi metodologi penyelidikan, kemudahan ICT dan perancangan strategik. Program mentoring akan disemai dan dilaksanakan bagi meningkatkan kecekapan dan kemahiran dalam melaksanakan tugas. Warga kerja ILKAP juga akan sentiasa didedahkan dengan program-program latihan untuk meningkatkan pengetahuan dan kompetensi dalam pelaksanaan kerja. Tadbir Urus yang Cekap dan Berkesan (e) Tadbir urus berkaitan pentadbiran am, kewangan, ICT, aset/harta modal dan pusat sumber akan dilaksanakan dengan cemerlang dan berterusan mengikut peraturan dan arahan yang berkuat kuasa. 18 (f) 19 iii. Kajian Semula Pelan Strategik Kajian semula pelan strategik ILKAP akan dijalankan pada tahun 2017 untuk menentukan keberkesanan pelaksanaan teras strategik dan tahap pencapaian sasaran prestasi yang ditetapkan. Kajian semula tersebut akan turut mengambil kira senario baharu perubahan persekitaran dan tumpuan strategik ILKAP. Langkah Ke Hadapan (a) Pelan Strategik ILKAP yang dirangka untuk tempoh enam (6) tahun dan akan berakhir pada 2020 ini adalah suatu pelan yang realistik dan relevan setelah mengambil kira sumber sedia ada dalam memperkasakan peranan dan fungsi ILKAP pada masa hadapan. (b) ILKAP menjangkakan cabaran dan kekangan yang bakal ditempuhi dalam melaksanakan pelan strategik ini. Oleh itu, demi memastikan keteguhan Pelan Strategik ini, penilaian dan semakan semula perlu diadakan dari semasa ke semasa agar ia sentiasa relevan. ILKAP beriltizam selepas 2020 melabuhkan tirainya- • Menjadi sebuah pusat perkongsian ilmu dan pembangunan modal insan dalam bidang kehakiman dan perundangan yang cemerlang serta terkemuka; • Berupaya menyampaikan perkhidmatan latihan dan penyelidikan dalam bidang kehakiman dan perundangan yang berkualiti dan diiktiraf sewajarnya; dan •. Muncul sebagai sebuah institusi latihan kelas pertama, lengkap dengan kemudahan setaraf institusi latihan ternama yang lain dan sistem pengurusan sumber yang berkesan Bab Penutup 19 Bab 6: Penutup Perkembangan undang-undang semasa telah membawa dimensi baharu dalam keperluan negara bagi melahirkan penjawat awam yang mahir dalam aspek perundangan dan kehakiman. Kemahiran yang diperoleh akan memacu budaya kecemerlangan untuk pegawai kehakiman dan perundangan. Dalam mencapai usaha tersebut, tahap kecekapan dalam bidang penyampaian hendaklah diberikan keutamaan selaras dengan moto negara “Rakyat Didahulukan, Pencapaian Diutamakan”. ILKAP sebagai peneraju utama latihan dalam bidang kehakiman dan perundangan di dalam perkhidmatan awam akan menjadi pemangkin dalam meningkatkan lagi tahap kemahiran dan kecekapan dalam penyampaian perkhidmatan negara. Pelan Strategik ILKAP 2015-2020 bertindak sebagai penentu kemajuan dalam penyampaian perkhidmatan kerajaan melalui teras strategik dan pelan tindakan serta program yang dilaksanakan oleh ILKAP. Penanda aras ILKAP sebagai organisasi terulung adalah melalui mekanisme pelaksanaan, penyelarasan, pemantauan dan penilaian semula ke atas program yang terancang yang dapat dilaksanakan mengikut tempoh yang ditetapkan serta pencapaian yang diukur berdasarkan penetapan indikator. 21 Maka dengan ini, Pelan Strategik ILKAP adalah asas rangka kerja kepada pihak pengurusan untuk menggerakkan hala tuju organisasi serta meningkatkan keupayaan sumber manusia dan organisasi bagi mencapai visi dan misi ILKAP untuk menjadi institusi latihan dalam bidang kehakiman dan perundangan yang terkemuka. CONTENTS 23 Foreword by The Director General of ILKAP 24 Chapter 1 - Introduction i. Executive Summary ii. Background iii. Organization Chart iv. Function and Role v. Legal Functions and Jurisdiction 26 Chapter 2 – Environment Challenges i. Stakeholders and Clients ii. Strategic Challenges Based on Environment Analysis 30 Chapter 3 - Strategic Goals i. Vision ii. Mission iii. Motto / Slogan iv. Shared Values 33 Chapter 4 - Strategies and Plans of Actions i. Strategic Thrusts ii. Plan of Action a. Strategies b. Programme c. Indicator d. Target and Annual Target 35 Chapter 5 - Implementation Towards Success i. Implementation Mechanism ii. Elements of Success iii. The Way Forward 39 Chapter 6 - Closing 44 FOREWORD BY THE DIRECTOR GENERAL OF ILKAP Recognizing the importance of human capital development and the need for strategic planning in facing future challenges, the Judicial and Legal Training Institute (ILKAP) aspires to aggressively move forward to be a renowned judicial and legal training provider. This Strategic Plan indicates ILKAP’s commitment to support and uphold the national justice system. In striving to achieve excellence, ILKAP aims not only to remain as a renowned judicial and legal training provider in the country but to break through at the regional and international level. This is by providing a systematic, practical and relevant training to its client and stakeholders whilst continuing as a leading training provider for judicial and legal sector in Malaysia. Through this Strategic Plan, ILKAP’s vision has been realigned to be “A Renowned Leader for Development of Excellent Human Capital in Judicial and Legal Field by the Year 2020”. ILKAP’s Strategic Plan 2015-2020 is drafted in accordance with the national policies and aspiration to uphold the integrity of the national justice system. It had taken into consideration the insights and challenges in line with time. The Plan outlines the necessary measures and strategic actions to ensure quality of service delivery of the Judicial and Legal Officers as well as Enforcement Officers is constantly stepped up in terms of knowledge and skills. This will in turn ensure duties and responsibilities entrusted upon them are carried out with competence and integrity. Indeed, the success of an organization requires dedication of teamwork and focus on the aspiration of the organization. I call upon the ILKAP’s team to remain committed and well-prepared with new skills to be competitive. I hope that the ILKAP’s Strategic Plan 2015-2020 is clearly comprehensible so that our organization’s direction is grasped and realized by the team in ILKAP as the catalyst of success in ILKAP’s service delivery. Thank you. LEE LAY CHOO Director General Judicial and Legal Training Institute Prime Minister’s Department. 24 Chapter Introduction i. ii. iii. iv. v. Executive Summary Background Organization Chart Function and Role Legal Functions and Jurisdiction Chapter 1: Introduction i. Executive Summary Consistent and progressive judicial and legal training are essential to ensure efficient and effective service delivery in upholding the national justice system. The Judicial and Legal Service officers and the enforcement officers must equip themselves with comprehensive knowledge, practical training and in-depth understanding in order to attain excellence in their day-to-day job. Having this in mind, the Judicial and Legal Training Institute (ILKAP) had undertaken many initiatives to assist these officers towards self-development by providing the required courses for new officers either upon them assuming new duties or posts, and specific courses, which aim to assist those officers to acquire and/or enhance their expertise in the specific fields. ILKAP had also conducted high impact courses to inculcate critical and constructive thinking as well as to encourage new ideas in improvising the quality of service delivery in the public sector in line with law and Government’s policies. Changes and enhancements to the quality of service delivery are necessary. Faced with the constant challenges and the dynamics in law, ILKAP must be able to effectively respond and compete, where necessary. Most importantly, the judicial and legal officers as well as the enforcement officers must have a high level of competency and integrity in dispensing their duties to uphold justice and the rule of law. This Strategic Plan gives an overview of ILKAP’s roles and functions, and outlines the objectives and strategies to fulfil these responsibilities. It also provides a framework within which ILKAP will operate and perform its tasks to achieve its vision and mission. Three (3) Strategic Thrusts have been identified in this Strategic Plan. They are: (a) To enhance the delivery of judicial and legal training services for the development of human capital; (b) To strengthen judicial and legal research to ensure the effectiveness of training for the development of human capital; and (c) To strengthen the organization’s governance to improve efficiency and effectiveness in service delivery. To realize each of the identified strategic thrusts, there are specific Plans of Action formulated and corresponding key performance indicators taken into account to measure its effectiveness. Monitoring and evaluation will also be undertaken from time to time to ensure that ILKAP’s Strategic Plan remains relevant and reflects changes in the priority strategies of the nation’s policy. 26 27 ii. Background The Judicial and Legal Training Institute (ILKAP) is a Government agency under the Prime Minister’s Department. It was established more than two decades ago by a Cabinet decision dated 18th of March 1992. ILKAP commenced its operation on 23rd December 1993 within the office of the then Ministry of Law. In July 1994, ILKAP shifted to Wisma Sime Darby, Kuala Lumpur, before finally relocated to its permanent campus in Bandar Baru Bangi, Selangor in September 2003. ILKAP is administered by a Board of Management which is responsible in setting ILKAP’s long-term goals and drafting of policies for ILKAP, including ILKAP’s programmes. The Chief Secretary to The Government of Malaysia is the Chairperson of ILKAP’s Board of Management together with other members comprising the Attorney-General of Malaysia, the Director General of Public Service Department, the Secretary General of Treasury, the Chief Registrar of the Federal Court, the Director General of the Legal Affairs Division of the Prime Minister’s Department, an appointed Advocate and Solicitor and the Dean of the Faculty of Law from a Local University. The Director General of ILKAP acts as the Secretary of the Board of Management and is also responsible to oversee the daily operation of ILKAP. ILKAP was awarded certification of the MS ISO 9001: 2008 on 19th March 2010 by Lloyd’s Register Quality Assurance (LRQA) for the management process of ILKAP’s training programmes for the Judicial and Legal Service. In tandem with its mission, ILKAP not only focus its training for the Judicial and Legal officers, but also provide basic legal training to officers and staffs from the Ministries, Federal and State Government Departments, Statutory Bodies as well as the Local Authorities. Since 2010, ILKAP extended the participation of some of its relevant courses to the private sectors. iii. Organization Chart 28 iv. Roles and Functions of ILKAP (a) To plan and conduct judicial and colloquiums, seminars and workshops; (b) To conduct relevant surveys on training needs and impact analysis on organizations and officers in the public service, statutory bodies and local authorities engaged in judicial, legal and law enforcement duties; and (c) To undertake studies on current developments in judicial and legal areas with a view towards publication. v. Source of Power • • • • legal training Cabinet Paper (Memorandum No. 357/1879/93); Ministerial Functions Act 1969 [Act 2]; Decisions of Board of Management of ILKAP; and Section 15(3) of the Financial Procedure Act 1957 [Act 61]. programmes, Chapter Environment Challenges i. Stakeholders and Clients ii. Strategic Challenges Based on Environment Analysis Chapter 2: Environment Challenges i. Stakeholders and Clients (a) Stakeholders • YAB Prime Minister; • YB Minister in Prime Minister Department; • The Chief Secretary; • Members of the ILKAP’s Management Board; • The Attorney General and the senior management of the Attorney General’s Chambers; and • The Chief Registrar of the Federal Court. (b) Clients • Judicial and Legal Service Officers; • Enforcement Agencies; • Public and Private Higher Learning Institutions; • Private Sector; and • International Participants. ii. Strategic Challenges Based on Environment Analysis (a) As one of the institutions that provide judicial and legal training in Malaysia, ILKAP constantly face with global issues and challenges relating to judicial and legal fields. Hence, it is necessary for ILKAP to provide relevant, quality and up to date training courses. As such, ILKAP is obligated to enhance its training curriculum, ensure selection of excellent speakers and subject matter experts, and collaborate with notable strategic partners as well as to ensure ILKAP’s facilities and infrastructures meet the required training needs. In addition, ILKAP has to strengthen its legal research capacity to ensure the effectiveness of training in human capital development. Strategic Objective Delivery of Core Services. • Empowerment of administration and delivery of judicial and legal training services in enhancing the effectiveness in learning; • Improvement of research relating to global legal issues in strengthening its judicial and legal training programmes; and • Ensuring availability and updating the existing sources of knowledge in order to be able to draft, strengthen and update the respective training curriculum. 30 (b) Ability and Capacity of the Organization In taking up the challenge to be one of the most renowned training institute by the year 2020, there is a need to optimize the use of human resources and existing resources in order to provide quality, integrity, efficient, well-planned and effective service delivery system. Strategic Objective • 31 To strengthen good governance of the organization in order to enhance the efficiency and effectiveness of its service delivery system. Chapter Strategic Goals i. ii. iii. iv. Vision Mission Motto / Slogan Shared Values Chapter 3: Strategic Goals i. Vision A renowned leader for excellent human capital development in the judicial and legal field by the year 2020. ii. Mission Enhancement of knowledge, competency and professionalism of the judicial and legal officers as well as the enforcement officers by providing relevant, quality and effective training. iii. Motto / Slogan Your Partner in Learning Shared Values S - Suka (Fun) A - Agresif (Aggressive) T - Terancang (Well-Planned) U - Unggul (Outstanding) iv. 33 Chapter Strategies and Plans of Actions i. ii. Strategic Thrusts Plan of Action a. Strategies b. Programme c. Indicator d. Target and Annual Target Chapter 4: Strategies and Plans of Actions i. Strategic Thrusts (a) To enhance the service delivery of judicial training for the development of human capital; (b) To strengthen judicial and legal research to ensure the effectiveness of training for the development of human capital; and (c) To reinforce good governance to improve efficiency and effectiveness of service delivery system. ii. and legal Plan of Action Strategic Thrust 1: To enhance the service delivery of judicial and legal training for the development of human capital STRATEGY 35 YEAR/ TARGET PERIOD PROGRAMME 1.Level of Customer’s satisfaction on the training curriculum Percentage of course participants giving an average score of 5.5 and above out of 7.0 (full score) 90 % of the total number of course participants 2.Level of participation from within and outside the country Percentage of the courses in ILKAP attended by participants from the private sector within/ outside the country 25% of the total number of courses 2015 – 2020 Percentage of course participants giving an average score of 5.5 and above out of 7.0 (full score) 90 % of the total number of course participants 2015 – 2020 Percentage of ILKAP’s courses that gained recognition from within/ outside the country 10% of the total number of courses 2015 – 2020 Strengthening judicial and legal training curriculum To ensure the 1.Level of Customer’s quality of the satisfaction on the speakers meet the quality of the speakers prescribed standards To establish collaboration with strategic partners TARGET (NUMBER/ PERCENTAGE) TARGET INDICATOR (QUANTITY/ QUALITY) 1.To gain recognition from within and outside the country of the courses conducted in ILKAP 2015 – 2020 Strategic Thrust 2: To strengthen judicial and legal research to ensure the effectiveness of training for the development of human capital STRATEGY PROGRAMME 1. Periodical publication of quality research materials Re-engineering and strengthening judicial and legal research 2.Repository of course proceeding and materials TARGET INDICATOR (QUANTITY/ QUALITY) TARGET (NUMBER/ PERCENTAGE) Number of publications referred as reference 6 publications per year Percentage of repository proceeding Minimum achievement of 85% of the annual target Percentage of development/ improvement of course materials Minimum achievement of 85% of the annual target YEAR/ TARGET PERIOD 2015 – 2020 Strategic Thrust 3: To reinforce organizational governance to improve efficiency and effectiveness of service delivery system STRATEGY PROGRAMME 1. Delivery of quality support services 2. Efficient and effective financial management Strengthening 3. Legal information of organization’s resource centre that capacity meets customer needs 4. Efficient and effective human resource management TARGET INDICATOR (QUANTITY/ QUALITY) Customer’s satisfaction on training facilities Audit report Customer’s satisfaction on resource centre Implementation of a comprehensive human resource development plan TARGET (NUMBER/ PERCENTAGE) Achieving a minimum score of 4.5 out of 7.0 (full score) Zero complaint each year YEAR/ TARGET PERIOD 2015 – 2020 2015 – 2020 Achieving a minimum score of 2015 – 2020 5.0 out of 7.0 (full score) Development of a human resource’s strategic plan for ILKAP 2015 20% implementa2016 – 2020 tion each year 36 1.Optimum use of ICT in service delivery Strengthening of systems and work procedures 2.Re-engineering of systems and work procedures Staff’s satisfaction 80% of ILKAP’s staff giving an average score of 5.0 out of 7.0 (full score) 2015 - 2020 Happiness index 80% of ILKAP’s staff giving an average score of 5.0 out of 7.0 (full score) 2015 - 2020 80 % of the total number of the course participants 2015 – 2020 3. Established organization’s code of ethics Creating a conducive work environment 1. Close and friendly relationship between management and staff 2. Satisfaction of office facility and infrastructure To ensure facilities and infrastructure Level of Customer’s meet the training satisfaction of the needs course facilities 37 Percentage of participants giving an average score of 5.0 and above out of 7.0 (full score) Chapter Implementation Towards Success i. ii. iii. Implementation Mechanism Elements of Success The Way Forward Chapter 5: Implementation Towards Success i. Implementation Mechanism ILKAP’s Strategic Plan 2015 - 2020 sets out the mechanism and guidelines for the achievement of ILKAP’s vision and mission. In order to ensure effective implementation of the plan, ILKAP’s strategic thrust and plans of action will need to be achieved with continuous monitoring and review of its implementation needs to be conducted from time to time. Thus, two (2) committees have been established for the purpose of monitoring namely: (a) Strategic Management Committee (SMC); and (b) Strategic Management Working Committee (SMWC). 39 SMC is the main monitoring mechanism to evaluate and review the overall implementation of ILKAP’s Strategic Plan. SMC is chaired by the Director General of ILKAP and its members comprising the Heads of Divisions with the Strategic Plan Team (SPT) led together by the Director of the Litigation Programme and Deputy Registrar, Finance Section, Administration and Service as the Secretariat. SMC shall meet once in every six (6) months. Members of SMC will consist of: Position Chairperson Secretary Members Role Director General of ILKAP Strategic Plan Team (SPT) Heads of Divisions The functions of SMC are as follows: • To ensure each division develops its own Annual Work Target (SKT) in line with ILKAP’s Strategic Plan; • To develop operational plan or detailed implementation schedule for each of the strategies and programmes; • To resolve policy issues affecting the implementation of the ILKAP’s Strategic Plan; and • To conduct review of ILKAP’s Strategic Plan. The strategy thrust and action plan will be monitored and reviewed on an ongoing basis based on the following schedule: NO 1. 2. 3. ARTICLE Monitoring Meeting of ILKAP’s Strategic Plan Evaluation Performance of ILKAP’s Strategic Plan Effectiveness Evaluation and Review of ILKAP’s Strategic Plan DATE PROPOSED Every six (6) month Every year 2017 The SMWC shall monitor implementation and achievements at the Divisional level. It will be chaired by- (a) (b) (c) Deputy Director General (Training Division) for SMWC Training; Registrar (Management Division) for SMWC Management; and Director of the Information Division for SMWC Information SMWC shall meet four (4) times a year and submit each Division’s Achievement Report to SMC. SMWC functions are as the following: • To promote and impart the Strategic Plan’s contents to all officers at their respective Divisions and nurture their commitment; • To coordinate its SKT to be consistent with the Strategic Plan; and • To concentrate on significant programmes for strategic achievement by carrying out impact assessment according to priority. All observation on the Division’s performance under the plan will be evaluated and monitored on an on-going basis based on the following schedule: ITEM Observation of Performance PROPOSED DATE Every three (3) month 40 ii. 41 Element of Success (a) Stakeholders Support It is essential to gain the support from the stakeholders i.e. the Prime Minister’s Department, the Attorney General’s Chambers, the Ministry of Finance and the Public Service Department to ensure all activities that have been planned under the Strategic Plan can be successfully implemented. Training Management (b) ILKAP Training management will be enhanced in order to ensure efficient and systematic delivery of the training services. At the same time, resources will be utilized optimally to ensure objective targets are met. Established Research Arm (c) Judicial and legal research, and publication will be intensified to enable ILKAP to be a point of reference for legal matters which would enhance the quality of its training and human capital development in the judicial and legal field. Human Resource Development (d) ILKAP has to prioritize knowledge enhancement and specialization in human resource in critical and strategic areas. This includes research methodology, ICT facilities and strategic planning. Mentoring programme will be implemented to enhance efficiency and skills in undertaking tasks and duties. ILKAP’s personnel will be exposed to suitable training programmes to enhance their knowledge and competency in job implementation Effective and Efficient Governance (e) Governance relating to general administration, finance, ICT, asset/ capital assets and resource centre will be implemented and continuously monitored according to the applicable rules and instructions. (f) iii. Review of the Strategic Plan Review of the strategic plan will be conducted in the year 2017 to determine effective implementation of the strategic thrust and to gauge the level of achievement of each of the targets. The review will take into account ILKAP’s current scenario changes and strategic focus. The Way Forward (a) ILKAP’s Strategic Plan is formulated for a period of six (6) years ending in 2020. It is a realistic and relevant plan, taking into consideration the existing resources in strengthening the future role and function of ILKAP. (b) ILKAP anticipates that there will be challenges and constraints during implementation of this strategic plan. Therefore, in ensuring the perseverance of this strategic plan, it is necessary to conduct evaluations and reviews from time to time for it to remain relevant After 2020, ILKAP is determined- • to be an excellent and renowned knowledge sharing and human capital development centre in the judicial and legal field; • to be capable of delivering quality and duly recognized judicial and legal training services and research; and • to emerge as a first-class training institution with wellequipped facilities equivalent to other renowned training institution and effective resources management system. 42 Chapter Closing Chapter 6: Closing Current legal developments have brought forth a new dimension in the demands and expectation of judicial and legal officers. Therefore, it is vital that judicial and legal officer are well-trained so that the skills acquired will instill a culture of excellence in them. In order to achieve these efforts, the level of efficiency in the delivery aspect shall be given priority in line with the national motto of “People First, Performance Now”. ILKAP as a renowned judicial and legal training institute in the civil service will be the catalyst to enhance the level of skills and efficiency in the country’s service delivery for judicial and legal field. ILKAP’s Strategic Plan 2015-2020 will act as a determinant for improvement of Government’s service delivery through the strategic thrusts and action plans as well as programmes implemented by ILKAP. The benchmarking of ILKAP as a premier organization will be measured through the implementation mechanism, coordination, monitoring and reevaluation of its organized programmes held in a timely manner and achievement measured by a specified indicator. Henceforth, ILKAP’s Strategic Plan acts as the basic framework for its management to fulfill the goals of the organization and enhance its human resources and organization capabilities to achieve the vision and mission of ILKAP in becoming a renowned judicial and legal training institution. 44 Institut Latihan Kehakiman dan Perundangan (ILKAP), JPM Lot 5, Persiaran Universiti, Seksyen 15, 43650 Bandar Baru Bangi Selangor Darul Ehsan, Malaysia Tel: 603 8924 3400 Faks: 603 8926 1231, 603 8924 3563 (Bahagian Latihan) E-mel: [email protected]
