Hvad gør Danmark for at lykkes med it-projekter og hvilken

Hvad gør Danmark for at lykkes
med it-projekter og hvilken
betydning har kompetencer?
Ministeriernes projektkontor – Christian Schade
juni 2015
HVEM ER VI?
PROFESSIONALISERING
AF IT-PROJEKTER
Fokus på
risikofyldte
it-projekter
Bedre
samarbejde
med
leverandører
og rådgivere
juni 2015
Kompetenceløft
og fælles
metoder
MINISTERIERNES PROJEKTKONTOR
1. Modelområdet
- Modeller (projekt, program, business case)
- Netværk
- Kompetencer
2. Sekretariat for Statens It-projektråd
- Risikovurdering
- Statusrapportering og opfølgning
3. Rådgivningssekretariat for it-drift
- Rådgivning og status på it-driftskontrakter
KRAV TIL IT-PROJEKTER PR. 1/1 2011
ALLE it-projekter, uanset budgetstørrelse, skal anvende den
fællesstatslige it-projektmodel og statens business case-model.
Hvis it-projektet har et budget på mere end 10 mio. kr., så skal:
• Det indmeldes til risikovurdering i Statens It-projektråd
• Der indsendes oplysninger om projektets status hvert halve år
• Der indsendes en projektafslutningsrapport og en
gevinstrealiseringsrapport efter projektets afslutning
• Hvis budgettet er over 60 mio. kr. skal projektet forelægges
regeringens finansudvalg
5 PRINCIPPER FOR STATSLIGE IT-PROJEKTER
1. Ambitiøs men ”second mover”
2. Genbrug af nuværende løsninger i
videst muligt omfang
3. Business case med omkostninger,
gevinster og effekt
4. Minimere omfang og kompleksitet med
fokus på de forretningsmæssige mål
5. Projekterne skal gennemføres med fælles
metoder og kvalificerede ressourcer
juni 2015
DEN FÆLLESSTATSLIGE IT-PROJEKTMODEL
Projektgrundlag
Projektinitieringsdokument
Projektafslutningsrapport
Gevinstrealiseringsrapport
Business case
• PRINCE2-inspireret
• Fem ledelsesprodukter og
skabeloner hertil
• En model for faseopdeling af
projektforløbet
• Klare beskrivelser af roller
og ansvar
• Principper for overgang fra
en fase til næste fase
BUSINESS CASE-MODELLEN
V 3.0
• Business case behøver ikke være positiv
• Anvendes af den lokale ledelse
• Central i risikovurderingen
• Danner baseline sammen med PID og tidsplan
• Scenarieanalyse og ledelsesinformation
juni 2015
Fokus på risikofyldte projekter
juni 2015
IT-PROJEKTRÅDET
Lars Mathiesen
Bestyrelsesmedlem
Nykredit IT Udvikling
Jørgen Bardenfleth
Bestyrelsesformand
Anne Marie
Jess Hansen
Kunde- og projektdirektør, Forca
Ole Kjær
Kommitteret
Skatteministeriet
Michael Moesgaard
Koncern it-direktør
Dong Energy
Birgit Nørgaard
Bestyrelsesmedlem
Lillian Mogensen
Direktør
ATP
Mads Tofte
Rektor
IT-universitetet
Erik Andreasen
Underdirektør
Danske Bank
Jesper Jarmbæk
fhv direktør
Kort og Matrikel-styrelsen
Mogens Pedersen
Kommitteret
Finansministeriet
It-projektrådets arbejde
• Vurdere risikoprofilen for statslige it-projekter/programmer
• Give anbefalinger til risikominimering og anbefale projektreviews
• Offentliggøre statusrapport over kørende projekter til
regeringens økonomiudvalg
• Efterspørge udvikling af metode
• Løbende dialog med leverandører og rådgivere
• Genbesøge direktioner med projekter i problemer
juni 2015
VURDERINGSKORPSET
50 ulønnede personer fra den offentlige og private sektor.
Alle har solid erfaring fra store it- og udviklingsprojekter.
Korpset
ser på tværs af staten efter risici i it-projekterne.
12
juni 2015
Kompetencer og udfordringer
juni 2015
LINJELEDELSE KONTRA PROJEKTLEDELSE
Linjeledelse
•
•
•
•
•
Permanent
Kontorer
Årsbudget
Forretning og jura
Eskalerede
beslutninger
• Etableret kultur
juni 2015
Projektledelse
•
•
•
•
•
•
Temporær
Projekter
Faseopdelt
Projekt og it
Lokalt mandat
Nyt sprog, formalia,
møder
AKTIVITETER
Vejledninger / kurser
• Web / vejledninger
• Kurser
• E-læring
• Styregruppemateriale
Erfaringsudveksling
• Netværk
juni 2015
Dialog med ledelsen
• Direktørkampagne
• Følgegruppen for MPK
Dialog med projekterne
• Rådgivning og vejledning
• Kvalitetsvurderinger
• Risikovurderinger
NETVÆRK
• Erfaringsudveksling på
tværs af staten
• Digitaliseringsstyrelsen
finansierer et år
• Fire kørende netværk
• Medlemmerne
finansierer efterfølgende
• Projektledere
• Projektøkonomer
• Programledere
• Gæster og
oplægsholdere
• Arkitekter
• Outsourcet drift
• Driftskontrakter
• God energi på møderne,
knapt så meget aktivitet
mellem møderne
KVALITETSVURDERINGER
• Bistand til myndighederne
forud for risikovurderingerne
• Tjek af materialekvalitet
• Ingen projektrådgivning
DIREKTØRKAMPAGNE 2012
• Rådets medlemmer
besøger to og to alle
departementer
• Fokus på
styregruppernes
roller og ansvar
• Forankring på
højeste niveau
STYREGRUPPEAFTALEN
Uklarhed om styregruppens roller,
ansvar og samarbejde
Bedre ledelsesmæssig støtte, SG gør
sig de rigtige overvejelser i projektet
• Succeskriterier og principper
(til underskrift)
• Generelle og specifikke
roller og ansvar
• Operationelle retningslinjer
for SG’s arbejde
juni 2015
TOPLEDELSESFORANKRING
• Projekter går på tværs af organisationen og
stiller særlige krav til styring
 forsøg med sparring til
• Projekter omfatter ofte forandringer i flere
styregruppemedlemmer
dele af organisationen
og uddannelse af
• Linjeorganisationen er ikke god til styring af topchefer i
styregruppeledelse som
tværgående forandringer
særskilt ledelsesdisciplin
• Projekter styres ved hjælp af en særlig
ledelsesstruktur og projektmodel
• Kræver andre kompetencer som ikke altid er
til stede i en klassisk lederuddannelse.
juni 2015
MULIGE INDSATSOMRÅDER - KOMPETENCER
• Etablering af certificeringsstandarder for projektledere,
systemarkitekter og styregruppemedlemmer
• Opfordre myndigheder til at gennemgå modenhedsvurderinger
som f.eks. P3M3
• At gøre styregruppearbejde til en del af den offentlige leders
karriereplan
• Klare karriereperspektiver for projektledere og systemarkitekter i
staten, med et tydeligt match mod eksisterende karriereveje
• Forbedring af løn og andre incitamenter for projektledere og
systemarkitekter
juni 2015
HER SER VI FORTSAT UDFORDRINGER
• Der er problemer med at scope projekterne
• Forretningsmodeller og formål kan være uklare
• Der er vanskeligheder med at arbejde med BC’en og gevinster
• Manglende modenhed til at arbejde tværoffentligt
• It-systemer har ikke et ophæng i en overordnet it-arkitektur
• Lovprojekter (særligt EU-projekter) er presset på tid og har andre
rammer end øvrige projekter.
• For få effektiviseringsprojekter, for mange kvalitetsløftsprojekter
• Projektorganisering udfordret af linjeledelse (og svage styregrupper)
juni 2015
HER SER VI POSITIV UDVIKLING
• Myndighederne anvender modellerne og skabelonerne, og
markant bedre kvalitet i projektmaterialet, ved 2. indsendelse
• Begyndende ‘high performance-ministerier’
• Projekterne har ledelsesmæssig opbakning og øget bevågenhed
• Der arbejdes intensivt på at tænke i gevinstrealisering og
forudsætninger for gevinster og udgifter
• Øget fokus på en agil tilgang, dog oftest ”tilstræbt” agilitet
• Stort kendskab til rådet og risikovurderingerne
• Stigende brug af økonomisk opgørelse af risici og justerede budgetter
• Fald i budgetoverskridelser
juni 2015
SPØRGSMÅL?
juni 2015