Styrelseprotokoll nr 7 den 26 nov 2015

Protokoll från styrelsemöte i Österlens Golfklubb den 26
november 2015 kl. 18:00 – 21:00, klubbhuset Djupadal.
Närvarande: Claes Trollestad (ordförande),
Susann Arvidsson, Sven Brown, Jan-Erik Månsson, Lena Nydahl, Margareta Hallin, Ewa
Ljunge, Anna Stigmar
Frånvarande: Carl-Magnus Andersson, Per Erlandsson,
Adjungerade: Gustav Andersson (klubbchef), Andreas Wistrand, Johan Mannergren,
Åke Blomberg (lekmannarevisor)
§103
Mötet öppnades och Claes hälsade alla välkomna
§104
Val av justerare.
Styrelsen valde Susann Arvidsson att justera protokollet.
§105
Förslag till dagordning. (Bilaga 1)
Punkt 15: Mångfaldsgruppen.
Övriga punkter flyttas ett steg ner.
Därefter godkändes dagordningen.
§106
Föregående protokoll och utestående frågor. (Bilaga 2)
Protokollet godkändes och lades till handlingarna.
§107
Rapport från Wistrand Golf
Andreas rapporterade att årets säsong är avslutad och planeringen för 2016
pågår.
Olika arrangemang under hösten har fallit väl ut. Speciellt höstlovsaktiviteten,
där 25 juniorer, även ej fastboende, deltog. Även många föräldrar var med.
35 juniorer tränar hela året, målet är c:a 70 juniorer. Wistrands Golf har en bra
plan inför 2016 gällande juniorverksamheten. Mia Davidsson är ny ledamot i
Junior och Elit kommittén.
Andreas påpekade att det är lättare att behålla golfarna än att nyrekrytera.
Negativt är att klubben förmodligen tappar elitlagen både på dam- och
herrsidan. Hampus Nilsson går till Kristianstads GK där han får ett generöst
sponsorbidrag.
Kommittén lägger om och satsar på bredden och arbetar långsiktigt för att få
elitlag om några år. Det finns ett 30-tal juniorer som är riktigt intresserade.
Information om verksamheten före jul är utskickad.
Wistrand Golfs samarbete med Sjöbo GK fortsätter Sydafrikaresan blir ej av.
Spanienresan är fulltecknad och flera reserver finns.
Claes berättade att medlemmarna är mycket nöjda med Wistrand Golf enligt
medlemsenkäten.
§108
Rapport från banorna
DD sköts fortfarande som vanligt vilket medför en del extra kostnader.
Tees på Lilla Vik är justerade. Sly utmed strandbrinken behöver röjas.
Båda banorna dressas med sand till en kostnad av 150 – 170 tkr/år. Detta har
bidragit till en bättre turf då aktiviteten under många år. Märks speciellt på hålen
11 och 6 på Lilla Vik.
Banpersonalen har hjälpt till med schaktningen för nya verkstadshallen.
Vintergreener ska markeras. Medlemmarna måste bli bättre på värna banan
genom att laga nedslagsmärken på greenerna. Speciellt nu då de är mjuka på
grund av allt regn. Mattor måste användas inom kort.
Förhoppningen är att båda banorna kan öppnas i mycket gott skick nästa
säsong.
§109
Ekonomisk rapport, administrativ funktion 2016 (Bilaga 3)
Gustav gick igenom rapporten.
Greenfee bättre än budget, Positivt på DD. Tidsintervallen på 8,5 min. behålls
även 2016.
Personalkostnaden följer budget. 8 fast anställda på banan, 2 personer med
lönebidrag. Gustav helår, Phil Jones 75 % och Roland Leijon 50 %. Därutöver
säsongsanställda på banan och i receptionen.
Ökade intäkter 400 tkr.
850 tkr investerade i nätet vid drivingrange på L Vik, regnskyddet på DD,
Eraforms fasad samt en ny bil till greenkeepern.
Prognosen på 470 tkr håller. Ett stort tack till Ingvar Isaksson för bidraget till
personalvård.
§110
Klubbchefen rapporterar om a) fastighetsfrågor, b) personal, c) ansökan
Skåneidrotten, d) Nordea Tour tävling 2016, e) övrigt
a) Verkstadsbygget är påbörjat. Tidsplanen håller. Stomresning v 50. Taket
skall vara på plats v 52, därefter gjuter man betongplattan.
Verkstadshallen beräknas vara klar v 7 nästa år då flytten från L Vik sker.
Miljöförbundet hålls informerad.
Avtal skall skrivas med Sten Olsson angående försäljning av ”Hästhagen”
till ett pris på 275 tkr. Skall betalas 2015. Köparen skall stå för alla
kostnader i samband med köpet.
b) Två säsongsanställda banarbetare kommer inte vara kvar nästa år. Kan bli
svårt att ersätta dem då de är mycket skickliga. Johan har påbörjat att leta
efter nya förmågor.
All personal ska ha ett möte där gäst- och medlemsenkäterna gås igenom
och diskuteras.
c) Klubbens ansökan till Skåneidrotten om pengar till aktivitets- och
träningsområde och som beviljades med 400 tkr gäller inte längre.
De 380 tkr som fattas för att genomföra anläggningen gör att planerna inte
går att förverkliga för tillfället. Klubben har för avsikt att göra en ny ansökan
2016.
I budget finns 300 tkr för ett träningsområde vid Tap Inn på DD.
Beslutades att Gustav, Bankommittén och Wistrand Golf förbereder ett
förslag för träningsområdet inom budget, att ta ställning till på nästa
styrelsemöte.
d) Nordea Tour. Klubben har fått en förfrågan att anordna en tävling 2016.
Varumärket Österlens GK har stärkts tack vare tävlingen i år.
På DD är behovet av funktionärer lägre. Tävlingen ligger i v23 2016.
Beslutades att arrangera tävlingen 2016. Gustav kontaktar SGT och PGA.
§111
Restaurang DL
Gustav presenterade 2 alternativ att ta ställning till.
Beslutades att Gustav tar fram 2 jämförbara förslag som AU kan ta ställning till
och fatta beslut om före jul.
§112
Rapport angående Djupadalsprojektet
J-E informerade styrelsen om bakgrundshistorien för marken. Översiktsplanen
godkänns inom kort.
Planmedgivande i början av februari. Därefter möte med samhällsbyggnadsnämnden för att upprätta en detaljplan.
Adjungerade till gruppen är Torbjörn Wistrand, Kåre Gilstring och Lars
Nerbrand.
För närvarande ingår Claes T, Ewa L, J-E M, Torbjörn W, Kåre G och Lars
Nerbrand. Gruppen hålls informerad om ärendets utveckling.
§113
Årsmötet den 1 november 2015 (bilaga 4)
Punkt 9 i protokollet justeras. Birgitta Forsström och Johan Mannergren är
valda på 1 år inte 2 år.
Beslutades att uppdra åt Gustav att presentera budgetförslag för kommittéerna
på nästa styrelsemöte i februari samt innan dess lämna förslag på eventuella
ändringar i kommittéernas förslag till Claes.
§114
Styrelsens arbetsordning (bilaga 5)
Ledamöterna uppdrogs att fundera över nuvarande arbetsordningen.
Beslut tas på konstituerande sammanträdet 6 feb. 2016.
§115
Gemensam arbetsdag-/studiedag för den nya styrelsen? Kanske kombinerat
med möte med kommittéernas ordförande inför VB 2015?
Avsikten är att styrelsemedlemmarna bättre informeras om ingångna avtal och
klubbens löpande skötsel m.m.
Förslag på datum och upplägg presenteras på nästa styrelsemöte.
§116
Rapport från kommittéerna (styrelsens representanter)
Fastighet: Göran Moland slutar som ordförande när bygget av maskinhallen är
klar. Klubb- och medlems: Håkan Ursberg lämnar som ordförande vid årsskiftet.
Junior och Elit: Magnus Ackerlén lämnar och Mia Davidsson blir ny ledamot.
Miljö: Karin Ursberg ny ledamot. Pilallé planteras utmed vägen mellan hålen 10
och 18 på L Vik v49.
Dam: Britt-Marie har infört en uppskattad aktivitet nu i höst. Promenader på
torsdag förmiddag på DD.
Ewa informerade om en tävling för att stödja hjärtforskningen för kvinnor.
Arrangör är 1,6-miljonersklubben.
§117
Mångfaldsarbetet.
Susann berättade att Carolin Larsson skickat ett svar som tackbrev med
anledning av föreläsningen den 10 oktober. Brevet ska läggas ut på hemsidan.
Susann uttryckte en önskan att diskutera frågan om mångfaldsarbetet på
styrelsens arbetsdag.
§118
Balanslista
Utredningen om betalningssystem kvarstår.
§119
Kommande möten.
6 februari kl. 10 – 14.
§120
Övriga frågor
Jan-Erik avtackades för det mycket värdefulla arbetet och den tid han lagt ner
på att skapa ordning och reda i klubben.
Margareta tackades för det goda sekreterararbetet.
Åke Blomberg tackades för sin tid som lekmannarevisor.
Claes Trollestad
Ordförande
Margareta Hallin
Sekreterare
Susann Arvidsson
Justerare