Medel för stadsgemensamt e-arkiv

Malmö stad
1 (3)
Kulturförvaltningen
Datum
Tjänsteskrivelse
201 5 -0 8- 11
Vår referens
Adam Hidestål
Stadsarkivarie
[email protected]
Rekvirering av medel för stadsgemensamt e-arkiv
KN- 20 1 5- 25 3 7
Sammanfattning
I 2015 års budget reserverade kommunstyrelsen 650 tkr till införande av ett stadsgemensamt earkiv, ett arbete som Stadsarkivet på kulturförvaltningen genom sin specialistkompentens ansvarar för. Det finns idag nästan 200 verksamhetssystem och ca 500 applikationer i Malmö stad.
Avställning och gallring av äldre system innebär lägre licenskostnader och därmed stora besparingar för Malmö stad.
Förslag till beslut
Kulturnämnden föreslår kommunstyrelsen besluta
Att bevilja kulturnämnden ett tillfälligt anslag på 650 tkr ur kommunstyrelsens anslag till förfogande för införande av ett stadsgemensamt e-arkiv.
Kulturnämnden beslutar
Att justera paragrafen omedelbart
Beslutsplanering
Kulturnämnden 2015-09-02
Ärendet
SIGNERAD
Under 2014 införde Malmö stad en hållbar lösning för digitalt långtidsbevarande i Malmö stad –
ett e-arkiv som gör att Malmö Stad idag har möjlighet att uppfylla gällande lagstiftning. Lagstiftningen är medieoberoende och med detta menas att allmänna handlingar ska bevaras eller gallras
likartat oavsett om de är upprättade på papper, digitalt eller i andra format. Det finns idag nästan
200 verksamhetssystem och ca 500 applikationer i Malmö stad och under arbetet med införandet
av e-arkiv har flera förvaltningar i staden önskemål om att kunna arkivera information från äldre
verksamhetssystem. Avställning och gallring av äldre system innebär lägre licenskostnader och
därmed stora besparingar för Malmö stad. En genomförd e-arkivering av informationen i verk-
2 (3)
samhetssystemet Origo ger Malmö stad lägre drift- och underhållskostnader med 700 tkr per år
de närmaste åren. Origo är Malmö stads dokumentationssystem för vård och omsorg där journalhandlingar kommer att behöva sökas fram under lång tid framöver. Större verksamhetssystem, t. ex. Procapita, uppskattas medföra en inbesparing med 350 tkr per år genom e-arkivering.
För normalstora system beräknas besparingarna ligga på ca 75 tkr per system.
Rutinerna för e-arkivering följer i stort de rutiner som alltid gällt för leverans av arkivhandlingar
till Stadsarkivet. Det är den levererande förvaltningens ansvar att se till att de allmänna handlingarna levereras på ett sådant sätt att informationen som kommer till Stadsarkivet uppfyller gällande arkivkrav. Det är sedan Stadsarkivets uppgift att säkerställa att informationen som levererats bevaras för framtiden samt att informationen är tillgänglig för de som både har behov av
och rätt att ta del av den. Efter leverans/e-arkivering övergår ansvaret för handlingarna till
Stadsarkivet.
En väsentlig del av processen består i att ta ut den information som ska bevaras från de ursprungliga systemen, genomföra gallringsutredning samt upprätta modell för bevarande och i
vissa fall filkonverterterande till arkivformat. Denna process är komplicerad och kräver specialkompetens och tillgång till specialprogramvara. Detta gör att processen svårligen kan utföras på
de enskilda förvaltningarna utan att informationsuttaget måste utföras av stadsarkivets specialistkompetens.
Under året har flera förvaltningar i staden visat stort intresse av att kunna arkivera information
från äldre verksamhetssystem (IT-stöd) och därigenom både uppfylla de lagkrav som ställs och
spara kostnader för drift och hantering av äldre verksamhetssystem. Berörda förvaltningar har
burit direkta kostnader för programvara medan Stadsarkivet genom anställning av personal gett
stöd till förvaltningar med utvidgat metod- och utredningsstöd vid värdering av informationen
(gallrings- och leveransutredningar) samt genom direkt arbete med avställning av information.
Stadsarkivets kostnader för införandet kommer 2015 uppgå till 650 tkr.
Sammanställning över kostnader 2015:
Personalkostnad
Genomförd avställning våren-sommaren
2015 av IT-systemen: Mandat, Kundakt Dart,
Kundakt Flykt, DocuLive och Betygsdatabas
Personalkostnad
Avställning under hösten 2015. IT-systemen:
Efacts, Origo, A+, Raindance och Bilddatabas.
238 tkr
Inköp konverteringsprogramvara (Neevia)
Inköp datorer för enbart e-arkiv
Testmiljö
5 tkr
50 tkr
36 tkr
223 tkr
3 (3)
Utbildning (företaget R2B)
Konsultkostnader (företaget R2B)
Totalt kostnader 2015
Ansvarig
Elisabeth Lundgren
Kulturdirektör
15 tkr
83 tkr
650 tkr