NB! Denne rutinen iverksettes først fra 01.01.2015. Rutine for

Virksomhet
Dokumentnavn
Dokumentnr.
Utført av
Horten videregående skole
Avdeling
HO/Hele organisasjonen
Rutine for melding om fravær og levering og oppfølging av egenmelding
HO06.00.04.01-3 Opprettet
05.09.2013
Revidert sist
10.12.14
Anita Hauger Viken /Ranveig
Godkjent av
RLT
Kihle
NB! Denne rutinen iverksettes først fra 01.01.2015.
1. Prosedyre/rutine.
Rutine for melding om fravær og levering og oppfølging av egenmelding (inkludert barns
sykdom).
2. Hensikt.
Sørge for at alt egenmeldt fravær blir innmeldt, registrert og fulgt opp til riktig tid og på riktig
måte.
3. Målgruppe, omfang/område.
Alle ansatte på Horten videregående skole (HVS).
4. Bruk av blanketter/skjemaer.
 Skjema «Bestilling av vikar/assistent (kun ved fravær grunnet sykdom)» på
hjemmesiden til HVS under fanen Vikarservice.
 Elektronisk skjema fra ansatt til leder.( Egenmelding ved sykefravær (egen eller
barns/barnepassers sykdom). Mal fra Vestfold fylkeskommune.
5. Definisjoner.
Ikke behov for definisjoner.
6. Ansvar for rutine.
RLT
7. System- og prosedyre-/rutineansvar.
Stabsleder PØ (personal og økonomi)
Rutine for melding om fravær og levering og oppfølging av egenmelding
(inkludert fravær pga. barns sykdom).
Selve rutinen.
1. Alle medarbeidere skal levere egenmelding første arbeidsdag de er på arbeidsplassen etter
fraværet. Gå inn på Min Side og bruk vedlagte rettledning (link) for å fylle ut og levere
egenmeldingen elektronisk.
2. Egenmeldinger som ikke leveres, vil medføre trekk i lønn for fraværsperioden.
Definisjon av “første arbeidsdag de er på arbeidsplassen etter fraværet”:
 Medarbeidere i graderte stillinger som ikke har arbeidsdag første dag etter fraværet,
leverer første arbeidsdag etter fraværet.
 Medarbeidere som er på arbeid, men som ikke er til stede på arbeidsplassen dagen etter
fraværet (kurs, seminarer, pedagoger med hjemmearbeid, osv.), leverer første dag på
arbeidsplassen etter fraværet.
Referanse.
Følgende står angitt på egenmeldingsskjemaets side 1 og 2: “Leveres arbeidsgiver første arbeidsdag
etter fraværet” og “Retten til lønn under sykdom bortfaller dersom fraværet ikke blir tilfredsstillende
dokumentert”.
Horten videregående skole – Kvalitetsdokument/QM+.
Dok.nr.: HO06.00.04.01-3
Side 1 av 2
Rutinebeskrivelse.
 Rutinen gjelder alle ansatte.
 Medarbeider leverer egenmelding elektronisk via Min Side, denne går direkte til nærmeste
personalleder som godkjenner meldingen.
 Personalleder godkjenner uten unødig opphold egenmeldingen.
 Personalkonsulent sender ut 1 purring med kopi til personalleder til medarbeider som ikke har
levert egenmelding. Svarfrist er 5 (fem) dager, helg medregnet.
 Hvis ikke egenmeldingen mottas fra medarbeider/personalleder senest 5 (fem) dager etter
purringen, gir personalkonsulent beskjed til lønnskonsulent om trekk i lønn for gjeldende
ulegitimerte fraværsdag(er).
 Lønnskonsulenten informerer medarbeideren pr. e-post om trekk i lønn.
Hvordan skal fraværet meldes?
 Fraværet skal meldes så tidlig som mulig, og senest på morgenen samme dag.
 Både pedagoger og andre ansatte med adgang til internett hjemme bruker Vikarserviceskjemaet som ligger på HVS sin hjemmeside under fanen «Vikarservice».
Andre ansatte fyller ikke ut de feltene som gjelder spesielt for pedagoger, men bruker
kommentarfeltet “Annen info” nederst i skjemaet hvis de ønsker eller det er behov for å gi
ekstra informasjon.
 De som ikke har internett hjemme, ringer Vikarservice (VS) på VS’ telefonnummer 33079110.
VS noterer fraværet i eget rapportskjema, og sender melding til personalleder.
De som har internett hjemme, men ikke får sendt skjemaet, kan ringe VS eller sende e-post til
VS’ adresse [email protected] .
 NB! Fravær skal også meldes pr. telefon eller sms til personalleder.
 Egenmelding skal leveres elektronisk via Min Side til personalleder første arbeidsdag
medarbeideren er på arbeidsplassen etter fraværet.
Diverse.
 Det skal ikke skrives egenmelding for sykefravær mindre enn ½ arbeidsdag. Dette gjelder de
tilfellene hvor en kommer senere eller går tidligere fra arbeidsplassen på grunn av sykdom.
 Dette blir å regne som en permisjon med lønn.
 Egenmelding ved barns sykdom: barnet skal være registrert på Min side, ellers trekkes det i
lønn.
Horten videregående skole – Kvalitetsdokument/QM+.
Dok.nr.: HO06.00.04.01-3
Side 2 av 2