IM 2015-009 Vedlegg 2

IM 2015-009 Vedlegg 2
UDIs sjekkliste for sikkerhet på reise
1.
Les følgende to dokumenter:
UDIs internmelding: Retningslinjer for planlegging og gjennomføring
av informasjonsinnhentingsreiser – administrative forhold
EU Common Guidelines on (Joint) Fact Finding Missions. Legg
spesielt merke til pkt. II. PRACTICALITIES, 3. Security issues
2.
Avtal tidspunkt for forberedelsessamtale før tjenestereise med ansvarlig
leder og de øvrige delegasjonsdeltagerne. Her skal dere sammen fylle ut
UDIs sikkerhetsmatrise, se ellers veiledning i andre temaer som skal
gjennomgås under denne samtalen. På dette møtet vurderer dere også
behovet for jevnlige rapporteringer til ambassaden og/eller UDI.
3.
Vær bevisst på hvordan du kommuniserer en planlagt reise. Oppfordre
delegasjonsdeltagerne om ikke å spre informasjon om reisen utover interne
hensyn. Vær nøktern med titlene for journalføring i Websak.
4.
Lever følgende til ansvarlig leder før du drar, du bør også vurdere å levere
noe av dette til dine pårørende:
ISOPREP
Program for turen. Større programendringer ift. tid og sted skal
meldes til leder underveis.

Informasjon om hotell/overnattingssted

Kopi av pass

Kopi av beredskapskort . Koble inn ambassaden for å få hjelp til å
fylle ut telefonnumrene på kortet. Ta kortet med deg på reisen.

5.
Ha med riktig sanitets- og sambandsutstyr (førstehjelpspakke, ev.
satellittelefon, overfallsalarm og bærbar røykvarsler).

6.
Sørg for å ha med Eurocard og forsikringsbevis fra Codan, som er Eurocards
forsikringsselskap. På beviset framkommer telefonnummer til SOS
International som du kan kontakte ved behov. Skriv ut beviset via denne
linken: http://www.eurocard.no/NO/Eurocard/pdf/ECPI0W-forsikringsbevisgoldNO.pdf
For deg som har Diners kort og ikke Eurocard: benytt forsikringsbeviset du
fikk i posten sammen med kortet eller ring kundeservice til Diners og få
tilsendt nytt hvis du har mistet det.
NB: Det kreves spesifiserte forsikringsbevis til Russland, Cuba og Kina.
Slikt bevis fås ved å sende mail til Ståle Wehus: [email protected] eller Marcelino
Vasquez: [email protected]. De fyller ut forsikringsbeviset med navn og periode
Sett et
kryss
her
for reisen.
7.
Skal du på tjenestereise til et EØS-land, sørg for å ha med Europeisk
Helsetrygdkort. Kortet bestilles via denne linken:
https://tjenester.nav.no/helsetrygdkort/forside.do
8.
Avtal med ambassaden behov for sikkerhetsbrief etter ankomst der du får
informasjon om lokalt trusselbilde og beredskap.
9.
Sørg for å ha med deg kontraktsmal for tolk (hvis aktuelt).
10.
Tenk dokument- og e-sikkerhet. Vær bevisst på hvordan du beskytter
sensitiv kildeinformasjon under reisen. Bruk kodede minnepinner ved behov.
Dato:
Underskrift: