docForslag til organisering Arbeidet med ventetid og - Helse Sør-Øst
download 
Report Transcription
Forslag til organisering Arbeidet med ventetid og - Helse Sør-Øst
Helse Sør-Øst RHF Gode og likeverdige helsetjenester til alle som trenger det, når de trenger det, uavhengig av alder, bosted, etnisk bakgrunn, kjønn og økonomi. Regional handlingsplan 2015 for ventetid, pasientforløp og effektivitet Del 2, Helse Sør-Øst RHF Disposisjon/innhold i planen • Del 1 – bakgrunn og ramme for planarbeidet – Se eget word-dokument • Del 2 – tiltak, mål og prognoser 1 2 3 4 5 Gjennomførte tiltak de siste årene Utfordringsbildet Gjennomgående tiltak i helseforetakenes/sykehusenes planer Planer og tiltak i HSØ for 2015 Mål og prognoser 2015 for HSØ og helseforetakene Bilde 03-06 07-17 18-23 24-49 50-76 1 Gjennomførte tiltak de siste årene 1.1 Arbeid med å redusere antall langtidsventende (2013-14) 1.2 Arbeid med å redusere ventetider/fristbrudd (2014) 1.1 Arbeid med å redusere antall langtidsventende Regionalt samordnet fra 2013, videreført og integrert i ventetids/fristbruddsarbeidet fra 2014 • Ekstra kvelds- og lørdagspoliklinikker, innleie av spesialister + noe avlastning fra andre HF/sykehus/private leverandører • Hjelp fra Kontoret for fritt sykehusvalg • Gjennomgang / rydding av ventelister • Tiltak koordinert med prosjekt «Glemt av sykehuset» • Egen rapportering og regelmessige telefonmøter alle HF/RHFet 1.2 Arbeid med å redusere ventetider/fristbrudd 2014 Ekstrainnsats i regionen fra februar/mars 2014 Oppdrag gitt i oppdragsdokument 2014 til HFene – Forsterket i direktør- og oppfølgingsmøter januar/februar – Oppstartseminar for arbeidet mars 2014 – deltagere fra alle HF – Hovedvekt på økt ressursutnyttelse somatiske poliklinikker: • gjennom prioritering og bedre planlegging/organisering/drift av poliklinisk virksomhet • økt fokus på oppfølging og kontroll av pasienter, for å frigjøre ressurser til nyhenviste og langtidsventende • redusere antall/andel pasienter som ikke møter – RHFets bidrag i arbeidet: • Erfaringsoverføring og læring • Utvikling av bedre data for styring og oppfølging, inkludert web-løsning med data for benchmarking mot andre HF/poliklinikker 1.2 Arbeid med å redusere ventetider/fristbrudd 2014 Tiltak som alle/de fleste HF/sykehus iverksatte: – Opplæring av enhetsledere, leger og merkantilt personell – Bedret logistikk for mottak og vurdering av henvisninger, bl.a. mer samlet mottak av henvisninger + raskere vurderinger – Bedret utnyttelse av ledigmeldte timer – Sikre mer enhetlig bruk av prioriteringsveiledere og gjennomgang av egne kontrollrutiner – Økt samhandling med fastleger / kommunale tjenester for overføring av pasienter når medisinsk riktig – Utviklet egne «dashboard» for å vise ventelister og fristbrudd, bl.a. for å få raskere hjelp til pasienter som nærmer seg fristbrudd – Videreutvikling av prosedyrer for pasientadministrativt arbeid, bl.a. med bakgrunn i prosjektet «Glemt av sykehuset» – Økt fokus på oppgavedeling 2 Utfordringsbildet 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 Status - tall og fakta Behov for god ledelse og planlegging Fagområder med særlige utfordringer Flaskehalser Andre forhold av betydning 2.1.1 Status - tall og fakta HSØ 2013-2015 Nærmest uendret for offisielle indikatorer fristbrudd og ventetider Fristbrudd i % av de med rett Andel fristbrudd avviklede pasienter i % 12,0 % 10,0 % 8,0 % 6,0 % 4,0 % 2,0 % 0,0 % jan feb mar apr mai Faktisk 2013 jun jul aug Faktisk 2014 sep okt nov des Faktisk 2015 Gjennomsnittlig ventetid avviklede 2013 - 2015 med og uten rett til nødvendig helsehjelp 120 100 80 Samlet 60 Ret t Ikke rett 40 20 0 jan feb mar apr mai jun jul 2013 aug sep okt nov des jan feb mar apr mai jun jul 2014 aug sep okt nov des jan feb 2015 2.1.2 Status - tall og fakta HSØ 2013-2015 Samtidig framgang på indikatorer langtidsventende og poliklinisk aktivitet Antall pasienter som har ventet mer enn 1 år 10000 9000 antall ventende 8000 7000 6000 5000 4000 3000 2000 1000 0 mar apr mai jun jul aug sep okt nov des jan feb mar apr 2013 mai jun jul aug sep okt nov des jan 2014 feb 2015 Økning i antall polikliniske konsultasjoner i løpet av året 2011 HSØ + 62 830 2012 + 66 735 2013 + 38 771 2014 + 98 524 2.2 Behov for god ledelse og planlegging Erfaringer fra 2013-14 understreker behovet for at pasientrettet sykehusaktivitet planlegges bedre med tydeligere ledelse: • Endring av innarbeidede kulturer og holdninger er krevende og tar tid • Medarbeidere har ikke tilstrekkelig eierforhold og motivasjon til å arbeide med ventelistene, fordi det er mange konkurrerende kvalitetsmål • For kort planleggings- og timetildelingshorisont på poliklinikker og til operasjoner for en del fagområder, spesielt knyttet til legenes arbeidsplaner • Ledere og medarbeidere mangler gode verktøy for å langtidsplanlegge aktivitet og ha oversikt over arbeidsplaner, jf. for eksempel integrasjon mellom pasientadministrativt system (DIPS) og bemanningsplanleggingssystem (GAT) • Mangelfull helhetlig tilnærming; fokuseringen på fristbrudd, ventetider og langtidsventende går på bekostning av pasienter som er i systemet/ i et forløp • Stort behov for opplæring av merkantilt personell, leger og ledere i føring og kontroll av ventelistedata, bl.a. for å sikre korrigering av feilregistreringer • Utilstrekkelig ledelsesfokus på å redusere «ikke møtt» 2.3 Fagområder med særlige utfordringer De fleste HF/sykehus har meldt om utfordringer innen følgende fagområder: • • • • • Ortopedisk kirurgi Fordøyelsessykdommer Øyesykdommer ØNH-sykdommer Urologi I tillegg har mange utfordringer innen: • • • • Gastrokirurgi Karkirurgi Nevrologi Plastikk-kirurgi Utfordringene viser seg oftest både på ventetider, antall ventende og fristbrudd, til dels også på langtidsventende Noen fagområder har utfordringer i hele regionen/landet, da oftest betinget i at spesialistutdanningen har vært utilstrekkelig og/eller nye utrednings- og behandlingsmetoder har gitt et raskt økende kapasitetsbehov 2.4 Flaskehalser 2.4.1 Fagområder/støttefunksjoner - Personell/utstyr 2.4.2 Utilstrekkelig kapasitetsutnyttelse 2.4.1 Fagområder/støttefunksjoner - personell/utstyr • Arbeidene med ventetider/fristbrudd og pasientforløp/pakkeforløp har felles erfaringer med disse «flaskehalsene» i systemet: • Billeddiagnostikk, spesielt MR, CT og brystdiagnostikk • Patologi • Endoskopi • Kapasitetsbehovene kan ha ulike årsaker: • Utilstrekkelig med fagpersonell • Manglende kapasitet/areal knyttet til undersøkelsesrom og/eller operasjonsstuer • Umoderne og/eller utilstrekkelig spesialutstyr • Ikke optimal kapasitetsutnyttelse, jf. neste bilde 2.4.2 Utilstrekkelig kapasitetsutnyttelse • Flere HF/sykehus melder at de har behov for å forbedre • Kapasitetsutnyttelse ved poliklinikkene • Planlegging og logistikk i bruk av nøkkelpersonell • Andre eksempler på forhold som påvirker kapasitetsutnyttelsen: • Ikke-utnyttede timer – ved at pasienter ikke møter til time, melder avbud på kort varsel og/eller at de ansvarlige ikke får fylt opp timene • Strykninger på operasjon, bl.a. ved at planleggingshorisonten eller den preoperative klargjøringen er utilstrekkelig • Mange avhengigheter i driften gir risiko for dårlig utnyttelse av kapasitet ved kortsiktige endringer. Eksempler: • Variasjoner og ubalanse i forholdet leger/hjelpepersonell på poliklinikker • Tildeling av operasjonsteam og hjelpepersonell på poliklinikk versus legeressurser som man er avhengig av begge steder 2.5 Andre forhold av betydning • Økt tilstrømning av henvisninger innen noen fagområder • Endrede retningslinjer for diagnostikk, behandling og oppfølging innen noen sykdomsgrupper • Personellmangel og/eller vanskelig rekruttering av nøkkelpersonell • Behov for detaljert gjennomgang av enkeltregistreringer for å rette opp feilregistreringer (obs kapasitet og kompetanse merkantile ressurser) Poliklinisk aktivitet står for ca. 90 % av utfordringene Antall ventende over tre måneder og antall fristbrudd, HSØ Kilde: NPR-data fra 2013 51 279 4% 6% 2 135 8% 5% 91% 87% Antall ventende over 3 måneder Antall fristbrudd Døgnopphold Dagbehandling Poliklinikk Poliklinisk aktivitet står for ca. 90 % av utfordringene Etterslep HSØ, jf. indikator 8, bilde 73-75 Hjem / Henvisning fra fastlege/ annet HF Motta og vurdere henvisning Informere pas om juridisk frist, tid Omsorgsnivå Dagbehandling Utredning Utredning nyhenviste Behandling Pasienter i behandling Kontroll Totalt Andel av totalt etterslep 63 1 412 1 475 2% Heldøgn 265 3 491 3 756 5% Poliklinisk dagbehandling 663 2 001 2 664 3% Poliklinisk omsorg 14 982 54 719 69 701 90 % Totalsum 15 973 61 623 77 596 90 % av etterslepet i HSØ er knyttet til pasienter som skal til poliklinikk. 3 Gjennomgående tiltak i planene fra helseforetakene / sykehusene • Oppdraget fra HOD formidlet til alle HFene/sykehusene i eget brev og oppdragsdokument 2015 – Forsterket i direktør- og oppfølgingsmøter februar • Planene levert til frist 15. mars • Dette kapitlet oppsummerer de viktigste, gjennomgående tiltak nevnt i alle/de fleste planer fra HFene/sykehusene – Disse tiltakene ligger til grunn for den regionale planen og RHFets egne tiltak, jf. kap. 4 3.1 Tiltak ledelsesmessig ansvar – Forankring/involvering/opplæring • Ansvar og oppgaver er fordelt og kommunisert i klinikkene – Sikre at oppdraget er erkjent og forstått («vårt felles ansvar») • • • • Økt bruk av styringsdata for planlegging av forutsigbar og effektiv drift Lengre aktivitetsplanlegging på poliklinikkene Øke langtidsplanleggingen for leger til minimum 6 mndr Tilbud om nødvendig lederopplæring med fokus på ressursstyring og planlegging av aktivitet og bemanning • eLæringskurs og opplæringsplaner for medarbeidere i pasientadministrativt system, bl.a. med nødvendig opplæring i ventelisteregistrering og -oppfølging • Oppfølging av måloppnåelse på alle ledernivåer 3.2 Tiltak ventetider / fristbrudd • Sikre økt kvalitet/standard på henvisninger • Daglig vurdering av alle mottatte henvisninger • Bedre utnyttelse av poliklinikkene – – – – Analysere og tilpasse kapasiteten etter reelt behov Bedre tilpasning/synkronisering av personellressurser og arbeidstid Samordning av timer radiologi / poliklinikk («slot-tider») Faglig riktig nivå for oppfølging og kontroller, bl.a. med økt bruk av annet fagpersonell (sykepleiere/fysioterapeuter/ernæringsfysiologer) og økt bruk av telefonkonsultasjoner ved indikasjon – Økt bruk av bl.a. sms-varsling for å redusere «ikke møtt» – Bedre samarbeid med lokale avtalespesialister • Overføring av pasienter til andre med ledig kapasitet • Organisere ekstraordinære tiltak (kveldspoliklinikk) ved store etterslep • Avrop på HSØ-avtaler + eventuelle rettede kjøp ved særlige behov 3.3 Tiltak for bedre ressursutnyttelse av operasjonsstuer og utstyr • Bedre monitorering av bruken av operasjonsstuer og skiftestuer – – – – Planlagt versus reell utnyttelsesgrad Preoperativ klargjøring / oppfølging av strykninger Tidligere operativ oppstart på morgenen Oppfølging av stue- og knivtid • Langtidsplanlegging av operasjonskapasiteten – Felles ledermøter for forbedring/effektivisering – Prosesskartlegging og identifisering av flaskehalser – Økt utnyttelse av stuer på ettermiddag /utvidet åpningstid • Øke utnyttelsen av utstyr til radiologi og endoskopier – Redusere andelen «ikke møtt» – Sikre at «slot-tider» blir brukt 3.4 Tiltak for pakkeforløp kreft Felles tiltak og erfaringer med de 4 første forløpene fra 1. januar: • • • • • • Etablering av forløpskoordinatorer med ansvar og myndighet Opprette tverrfaglige team og sikre tilstrekkelig kapasitet for tverrfaglige møter Følge opp og sikre utrednings- og behandlingskapasitet, spesielt løpende vurdering av radiologi- og patologikapasitet Monitoreringsansvarlig på hvert HF/sykehus Følge opp implementering av oppgradert kodingsmodul for monitorering og rapportering av pakkeforløpene Opprette organisasjons- og ledelsesstrukturer som sørger for nødvendig samarbeid i og mellom sykehusene, samt med fastleger Planlagte tiltak for de neste forløpene (fra 1. mai og 1. september): • Forbereder tilsvarende opplegg etter behov – Koordinator/prosedyrer/informasjonspakker – Opplæring av personell i berørte avdelinger i forkant 3.5 Tiltak for andre pasientforløp • De fleste HFene/sykehusene har planlagt og implementert de fire pasientforløpene som har vært et oppdrag i 2013-14: – – – – Kols Hjerneslag Hoftebrudd Alkoholisme • På noen HF/sykehus gjenstår noe arbeid med disse, og dette fullføres i 2015 • Utover disse «obligatoriske» forløpene + arbeidet med pakkeforløp kreft, viser planene at få HF/sykehus har kapasitet til innføring av andre standardiserte pasientforløp i 2015 4 Planer og tiltak i HSØ for 2015 • Planene og tiltakene bygger på: – Oppdraget fra HOD – Innsendte handlingsplaner fra helseforetakene og sykehusene, som er basert på samme oppdrag • Kapitlet beskriver tiltakene etter følgende disposisjon: 4.1 Innledning / organisering 4.2 Langtidsventende 4.3 Effektivitet i poliklinikkene 4.4 Opplæring og erfaringsoverføring 4.5 Analyser og benchmarking 4.6 Pakkeforløp 4.1 Organisering av RHFets prosjekt for å understøtte HFenes eget arbeid Prosjekteier Dir. med.og helsefag Referansegruppe Fagdirektørmøtet Prosjektleder Ass fagdir. (FS) Koordinering m/andre Koordinering m/andre prosj. RHF-prosjekter/prosesser (BB) Prosjektgruppe FS/BB/NM/KAJ/MHP/LR Innsatsområder Langtidsventende Effektivitet i poliklinikkene Opplæring og erfaringsoverføring Analyser Benchmarking Hovedansvarlig Nicolai Møkleby Karl-Arne Johannessen Maria Helena Powell Lars Rønning Koordinert bruk av ressurser 4.1.1 Viktig koordinering mot annet arbeid i 2015 1.9.2015 1.9.2015 1.5.2015 1.3.2015 1.1.2015 •Pakkeforløp kreft (4) Videreført fra2014 •Prosjekt ventetider og fristbrudd •Prosjekt «Glemt av sykehuset » •Pasientsikkerhetsprogrammet •Helhetlige pasientforløp •Prio2 (prioriteringsveiledere) •EUs pasientrettighetsdirektiv •Pakkeforløp kreft (10) •Endringer i PBRL om mottak og vurdering av henvisninger •Fritt behandlingsvalg (start 1.10?) • Pakkeforløp kreft (14) 4.1.2 Prosjektets bistand til HF-ene i 2015 – en kombinasjon av topp og bredde Samlet styring og koordinering av bistanden med ressurser fra: • RHF sentralt (til alle HF/poliklinikker) • RHF/sykehuspartner (til utvalgte pol.) • RHF/kontoret for fritt sykehusvalg (til utvalgte pol.) 4.1.3 Arbeidsform i prosjektet • Regelmessige møter i prosjektgruppen for: – – – – Nødvendig informasjonsutveksling Rapportering av status på innsatsområdene Utveksling av erfaringer for felles læring Diskusjon av innspill til RHFets ledelse: • Behov for avklaringer og løsninger fra andre • Rapporteringer til ledergruppen – Prioritering av innsatsen fra alle delprosjektene – Revisjon av igangsatte tiltak – Behov for nye tiltak / satsingsområder 4.2 Innsatsområde langtidsventende • Gjennomgang av ventelister • Økning i kapasitet og utnyttelse av kapasitet på tvers av sykehus og hos private aktører med avtale med Helse Sør-Øst RHF 4.2.1 Langtidsventende • Bidrag og opplæring fra Kontoret for fritt sykehusvalg (KFSV) • Forsterkede tiltak for å avvikle alle langtidsventende: – Motivasjonsarbeid i forkant av lovendringene 01.09.15 – Gjennomgang og rydding av ventelistene – Opplæring av merkantilt personell, bl.a. faste rutiner for uttak og behandling av DIPS-rapporter – Utpeking av en ansvarlig på hvert HF/sykehus som skal sikre løpende oppfølging av ventelistearbeidet («ventelistecontroller») 4.2.2 Langtidsventende Bidrag fra KFSV • Verktøy – Nettside med oppdaterte ventetider per fagområder – Database over ca. 1100 avtalespesialister med tilhørende utrednings/behandlingsmuligheter og ventetider – Alle behandlingstilbud ved private institusjoner som RHF har avtale med – inklusive ventetider – Alle Raskere tilbake-tilbud ved helseforetak og private aktører med avtale – med tilhørende ventetider • Omfattende oversikter har medført et stort kontaktnett inn mot alle helseforetak/sykehus og øvrige aktører nevnt over, som muliggjør innsats knyttet til langtidsventende/reduksjon av ventelister 4.2.3 Langtidsventende Metoder/målgrupper - KFSV • Arbeidsmetoder: – KFSV ringer pasientene for helseforetakene – KFSV gir opplæring til utvalgte ansatte i helseforetakene som settes i stand til å kontakte pasientene selv. • Målgrupper: – Langtidsventende – Nyhenviste som er forespeilet lang ventetid – Fristbruddspasienter 4.2.4 Langtidsventende: Resultater KFSV – ett eksempel • Ortopedisk avdeling ved Oslo universitetssykehus – 636 pasienter på venteliste kontaktet per telefon langtidsventende pasienter (opptil 6-7 år) Resultater Viderehenvist annet sted 212 Allerede behandlet annet sted 150 Ikke lenger behov / ikke lenger plager Fått time OUS/endret rettighet Ikke fått svar hos pasient Ønsket å fortsatt stå på venteliste OUS 71 9 121 73 4.3 Innsatsområde effektivitet i poliklinikkene RHFet allokert særskilte ressurser til Sykehuspartner HF for å etablere innsatsteam som ser på effektivitet i poliklinikkene (drift og logistikk) og bidrar til endringsarbeid og bedre ressursbruk. Bygger på følgende arbeidsmetode: • • • • Grundige analyser innledningsvis Data som viser utfordringer og potensial Ukentlig oppfølging med de mål avdelingene mener er relevante Rådgivning og veiledning underveis Oppdraget er gitt Sykehuspartner i deres oppdragsdokument, senere supplert og spesifisert i eget oppdragsbrev 4.3.1 Effektivitet i poliklinikkene Utdyping av arbeidsmetoden Forberede Kartlegge Forankre og enighet med Helse Sør-Øst om innsats Hva er situasjonen nå? Etablere eierskap og ansvar i ledergruppe på HF Hva er problemet og hvorfor tror vi at det er et problem? Løsning/tiltak Hva er målet ? Hvilke utfordringer må vi løse? Gjennomføre Har vi gjort det vi planla å gjøre? Plan Hvordan gikk det? Act Plan Hva skal vi gjøre Hvordan kommer vi dit og hvem gjør hva? bedre neste gang? Act Do Check Informasjon i aktuell poliklinikk Analyserapport – 0 punkt Do Check Innhente kunnskap om aktuelle poliklinikk Plan for arbeidet Drift / Kontinuerlig forbedre Handlingsplan Gjennomføre og følge opp handlingsplan 4.3.2 Effektivitet i poliklinikkene Driftsanalyser: Ressursbehov • Kapasitetsbehov – Nyhenviste – Kontroller – Øyeblikkelig hjelp • Hva bestemmer kapasiteten – – – – • Personell Utstyr Infrastruktur (rom) Organisering For lav kapasitet tolkes som ressursmangel – ingen automatikk i det! 4.3.3 Effektivitet i poliklinikkene Foreløpig arbeidsplan helseforetakene vår 2015 I tillegg er det våren 2015 planlagt oppstart på Oslo universitetssykehus HF og Sykehuset Innlandet HF, og her vil arbeidet fortsette høsten 2015. Ytterligere prioriteringer gjøres av fagdirektørene. 4.3.4 Effektivitet i poliklinikkene Læring • Generiske årsaker til lange ventetider, som tiltakene i 2015 retter seg mot: – Kort planleggingshorisont for ressurser (leger) – Kort timetildelingshorisont – Kort planleggingshorisont genererer mye dobbeltarbeid (omgjøring av timer, telefoner m.m.) – Stor dags-/ukevariasjon -> kan øke kapasitet opp mot 20-30 % 4.4 Innsatsområde opplæring og erfaringsoverføring • Oppsummering og bruk av erfaringer fra enheter som har lykkes • Opplæring og erfaringsoverføring i bruk av det pasientadministrative systemet for å sikre god logistikk • Integrasjon pasientadministrativt system og bemanningsplanleggingssystem 4.4.1 Opplæring og erfaringsoverføring • Regionale erfaringskonferanser • Nettverkssamlinger med alle HF/sykehus: – Nettverk for ansvarlig koordinator på hvert HF/sykehus – Nettverk for venteliste-controllere på hvert HF/sykehus • Møter og opplæring ved alle helseforetak, enten med bistand fra RHFprosjektet eller i foretakenes egen regi • Utarbeidelse av erfaringsmateriell og presentasjoner for opplæring – Systematisering av prosjektets «læring på tvers» – Endringer i pasientadministrativt system som følge av ny lov 4.4.2 Integrasjon pasientadministrativt system og bemanningsplanleggingssystem Formål : Lengre planleggingshorisont for personellressurser Fristbrudd/ventetid Pakkeforløp kreft GAT/DiPS 1/9: Endringer i lovverket Utredes og planlegges, forankres og besluttes i perioden 01.03-31.05.2015 Gjennomføres i perioden 01.06-31.12.2015 4.5 Innsatsområde analyser og benchmarking • Sikre gode styringsdata som kan brukes til forbedringsarbeid og gi fokus på flaskehalser og dertil hørende tiltak • Egen-utvikling av web-løsning til hjelp for helseforetakene og sykehusene i styring og benchmarking • Web-løsningen brukes i tillegg for å sammenstille data og analyser for årets indikatorer til oppfølgingsmøter 4.5.1 Analyser og benchmarking Web-løsningen gir tilgang til data og analyser på nye styringsnivåer HF Helseforetak/private sykehus 11 stk Sykehus Fagområde Poliklinikker Geografisk lokasjoner 44 stk Fagområder 31 stk Poliklinikker 686 stk (ca 450 over 1000 konsultasjoner per år) 4.5.2 Analyser og benchmarking Eksempler fra aktivitetsdata poliklinikk – kontrollandel øyesykdommer Et område som viser store forskjeller mellom helseforetakene er kontrollandelen innen det enkelte fagområde. Det er planlagt å lage «fagspesifikke» analyser ned på poliklinikknivå for at fagområdene kan diskutere praksis og læring på tvers av helseforetak Det er viktig å understreke at nivåforskjellene viser den praksis som er registrert, og ikke nødvendigvis representerer faktisk aktivitet / reelle forskjeller innen fagområdet 4.5.3 Analyser og benchmarking SIMULERING – Eks. ortopedi Løsningen muliggjør simuleringer, slik at en kan se effekter av å øke aktiviteten Her er aktiviteten økt med ca. 11 flere besøk per dag. Det gir nesten 1800 flere besøk i løpet av 12 mndr. Fra WEB løsning Topp 10 fagområder ventende Ventetid for fagområde ortopedi for SØ HF. Har per jan 2015 1968 ventende 4.5.4 Årsaker og tiltak for å realisere et effektiviseringspotensial Årsaker • Manglende innsikt i nødvendig kapasitetsbehov for å håndtere befolkningens behov i eget opptaksområde (nyhenviste og kontroller). • • Manglende fokus på langsiktig planlegging av ressursene (bemanning og infrastruktur). Dette gir svært kort planhorisont og fører til stor variasjon i kapasitetsutnyttelsen, med et betydelig effektivitetstap. Tiltak • Opplæring i analyser og simulering av kapasitetsbehov og kapasitetsstyring. • Fokus på mål og resultatstyring på avdelingsnivå. Integrere bemanningsplanlegging og pasientadministrasjon. • • Forbedre logistikk og samarbeid på tvers av profesjoner. 4.6 Pakkeforløp kreft • Alle HF og sykehus som behandler kreft er godt i gang med implementering av de fire første pakkeforløpene – Positiv holdning i fagmiljøene – Forløpskoordinatorrollen er etablert – De fleste HF og sykehus har lagt ut informasjon på internett med kontaktinformasjon til forløpskoordinator for pasienter og fastleger • Utfordringer: – Koding og monitorering er tungvint og utfordrende – Arbeider med kapasitet og flaskehalser innen radiologi, patologi, endoskopiundersøkelser, operasjonsstuekapasitet og poliklinikk-kapasitet 4.6.1 Pakkeforløp og forbedringsarbeid Pakkeforløp kan sees som en utredningspakke og måles ved 5 forløpstider samt total utredningstid (M)1-5 Start pakkeforløp når henvisning mottas på HF, eller ved biopsisvar eller svar på røntgenundersøkelse (M-1) Behandling besluttet i tverrfaglig møte (M-4) Biospi tatt (M-3) Behandling igangsatt (M-5) Utredning starter når pasienten møter (M-2) Hjem / Henvisning fra fastlege/ annet HF Motta og vurdere henvisning Informere pas om frist og gi time Utredning Behandling Tid fra start pakkeforløp til igangsatt behandling Arbeid som pågår i alle HF / sykehus for å implementer pakkeforløp: • Etablere rutiner for mottak av henvisning merket pakkeforløp • Innarbeide «slott-tider» i poliklinikker og til røntgenundersøkelser • Organisere tverrfaglige møter •Understøttelse av IKT (DIPS og ledelsesinformasjonssystemer) for å følge og monitorere forløpstider Rehab Kontroll Hjem/sykehjem Oppfølging Fastlege 4.6.2 Monitorering av forløpstider Pakkeforløp kreft, eksempel fra Akershus universitetssykehus Åpningsbildet gir oversikt for hele foretaket, alle pakkeforløp inkludert. Til bruk for N1 – N5 Antall ferdig i pakkeforløp 87% innen forløpstid 42 % 77% innen frist Viser aktivitet som har vært og hvor mange pasienter som skal i gang med behandling frem i tid 5 Mål og prognoser for HSØ og helseforetakene Her redegjøres det for mål og prognoser 2015 for de 6 første indikatorene inklusive den historiske utviklingen 2013-14, både for Helse Sør-Øst samlet og hvert enkelt helseforetak. Indikator 7-8 er nye, og for disse vises kun nye situasjonsbilder uten sammenligningsdata eller erfaringsgrunnlag for mål/prognoser. 6 indikatorer for ventetider / fristbrudd Indikator 1: Andel fristbrudd for avviklede pasienter Indikator 2: Andel/antall fristbrudd for ventende pasienter Indikator 3: Gjennomsnittlig ventetid for avviklede pasienter Indikator 4: Gjennomsnittlig ventetid for ventende pasienter Indikator 5: Antall ventende Indikator 6: Antall ventende over ett år To nye indikatorer Indikator 7: Andel nyhenviste med fast time Indikator 8: Intern venteliste / etterslep Rapportering for indikator 1-6 hentes automatisk hver mnd. fra NPR, og kan drilles ned på fagområdenivå i WEB-løsning Indikator 7 og 8 hentes som uttrekk fra DIPS I tillegg følges: • Antall polikliniske konsultasjoner/nyhenviste innen de enkelte fagområder • Andel kontroller Indikator 1: Andel fristbrudd for avviklede pasienter Fristbrudd i % av de med rett HSØ (uten SS) Andel fristbrudd i % 12,0 % 10,0 % 8,0 % 6,0 % 4,0 % 2,0 % 0,0 % jan feb Faktisk 2013 mar apr mai Faktisk 2014 jun jul aug Faktisk 2015 sep okt nov des Prognose 2015 Indikator 1: Andel fristbrudd for avviklede pasienter Indikator 1: Andel fristbrudd for avviklede pasienter Indikator 2: Andel fristbrudd for ventende pasienter HSØ (uten SS) Fristbrudd i % av de med rett Andel fristbrudd i % 6,0 % 5,0 % 4,0 % 3,0 % 2,0 % 1,0 % 0,0 % jan feb mar Faktisk 2014 apr mai jun jul Faktisk 2015 aug sep okt nov Prognose 2015 des Indikator 2: Andel fristbrudd for ventende pasienter Indikator 2: Andel fristbrudd for ventende pasienter Indikator 2: Antall fristbrudd for ventende pasienter HSØ (uten SS) Antall fristbrudd Antall fristbrudd 3000 2500 2000 1500 1000 500 0 jan feb mar Faktisk 2014 apr mai jun Faktisk 2015 jul aug sep okt Prognose 2015 nov des Indikator 2: Antall fristbrudd for ventende pasienter Indikator 2: Antall fristbrudd for ventende pasienter Indikator 3: Gjennomsnittlig ventetid for avviklede pasienter HSØ (uten SS) dager Gj ventetid - avviklede 85 80 75 70 65 60 55 50 45 40 feb mar apr Faktisk 2013 mai jun jul Faktisk 2014 aug sep Faktisk 2015 okt nov Prognose des Indikator 3: Gjennomsnittlig ventetid for avviklede pasienter Indikator 3: Gjennomsnittlig ventetid for avviklede pasienter Indikator 4: Gjennomsnittlig ventetid for ventende pasienter HSØ (uten SS) Gj ventetid - ventende 180 160 dager 140 120 100 80 60 40 jan feb mar Faktisk 2013 apr mai Faktisk 2014 jun jul aug Faktisk 2015 sep okt Prognose 2015 nov des Indikator 4: Gjennomsnittlig ventetid for ventende pasienter Indikator 4: Gjennomsnittlig ventetid for ventende pasienter Indikator 5: Antall ventende HSØ (uten SS) Antall ventende 135000 antall ventende 130000 125000 120000 115000 110000 105000 100000 jan feb Faktisk 2013 mar apr mai Faktisk 2014 jun jul aug Faktisk 2015 sep okt nov des Prognose 2015 Indikator 5: Antall ventende Indikator 5: Antall ventende Indikator 6: Antall ventende over ett år HSØ (uten SS) Antall ventende - over 1 år 12000 antall ventende 10000 8000 6000 4000 2000 0 jan feb Faktisk 2013 mar apr mai Faktisk 2014 jun jul aug Faktisk 2015 sep okt nov des Prognose 2015 Indikator 6: Antall ventende over ett år Indikator 6: Antall ventende over ett år Indikator 7 og 8 - hvordan fremstilles de? 7. Andel nyhenviste med fast time – Sum nyhenviste pasienter med tildelt tid lik fastsatt / sum nyhenviste pasienter – Filtreres til kun å gjelde de som skal ha en tildelte time i de neste 25 uker frem i tid. Nyhenviste som skulle hatt time, etterslep for nyhenviste, inkluderes. 8. Etterslep – Alle pasienter som har en forespeilet tid/fristdato som er passert – Deles i nyhenviste og pasienter i behandling/i et pasientforløp. (Nyhenviste er pasienter hvor ventelisteavklart er satt til 0 i DIPS, mens pasienter i behandling har verdien 1 i feltet ventelisteavklart.) Indikator 7: Andel nyhenviste med fast time Indikator 8: Intern venteliste / etterslep Etterslep Helseforetak Andel nyhenviste med fast time* Nyhenviste og pasienter i behandling Herav nyhenviste Akershus universitetssykehus HF 41 % 13 547 4 527 Oslo universitetssykehus HF 50 % 25 344 3 942 Sunnaas sykehus HF 28 % 439 361 Sykehuset i Vestfold HF 42 % 5 136 732 Sykehuset Innlandet HF 61 % 5 632 1 063 Sykehuset Telemark HF 47 % 3 045 544 Sykehuset Østfold HF 35 % 10 024 2 545 Sørlandet sykehus HF 50 % 4 350 785 Vestre Viken HF 57 % 10 079 1 474 Helse Sør-Øst foretaksgruppen 49 % 77 596 15 973 *Nyhenviste pasienter som skulle vært behandlet eller som er planlagt til behandling innen 25 uker Etterslep To kategorier pasienter HSØ har et etterslep på 77 596 pasienter primo mars 2015 Kategori 1: pasienter i starten av pasientforløpet. 15 973 nyhenviste pasienter er ikke håndtert innen den tentative tiden sykehuset planla Hjem / Henvisning fra fastlege/ annet HF Motta og vurdere henvisning Informere pas om juridisk frist, tid Utredning Behandling Kontroll Kategori 2 – pasienter som allerede er i et pasientforløp. 61 623 pasienter har en planlagt tid for utredning/behandling som er passert Avslutte/ Hjem/ Oppfølging 10 fagområder med størst etterslep Utgjør 66% av det totale etterslepet Fagområde Ortopedisk kirurgi (inklusiv revmakirurgi) Ahus OUS SIHF SiV SSHF STHF SØHF VVHF Totalsum 2 958 3 009 355 785 500 341 1 952 165 10 065 Nevrologi 883 2 471 278 159 236 76 1 636 190 5 929 Øre-nese-hals sykdommer 643 1 580 654 550 196 76 1 463 495 5 657 Gastroenterologisk kirurgi 3 427 355 183 228 91 60 875 301 5 520 375 751 79 294 101 337 688 2 358 4 983 1 291 1 025 1 057 588 164 669 4 794 476 179 342 228 569 396 1 449 4 415 3 035 33 536 76 76 3 756 Hjertesykdommer Øyesykdommer Fordøyelsessykdommer 776 Plastikk-kirurgi Barnesykdommer 447 1 350 162 158 388 140 67 314 3 026 Lungesykdommer 544 681 132 60 389 56 475 262 2 599 Plan Act Do Check 5 Oppsummering mål og prognoser • Alle HF og sykehus har utarbeidet planer med mål og prognoser Plan Act Do Check • Kapasitetsutfordringen er i hovedsak knyttet til poliklinikk og det er nødvendig med fokus på økt kapasitetsutnyttelse gjennom økt produktivitet i poliklinikkene • Utfordring • Ved oppsummering av prognosene fra Hfene er det fortsatt behov for ytterligere tiltak for at regionen samlet skal nå målene • Videre oppfølging • De fleste helseforetakene og sykehusene har behov for ytterligere å spisse egne tiltak, slik at planene i enda større grad blir målrettede handlingsplaner. • RHFet vil understøtte arbeidet i Hfene og sikre at gode erfaringer raskt spres ved læring på tvers • Sentralt for å nå målene er • Ledelse med klare mål og tydelige krav • Fokus på mål og resultatstyring på alle nivå i HFene
