Budsjettverktøy i SAS FM

Comments

Transcription

Budsjettverktøy i SAS FM
Budsjettverktøy i SAS FM
Pilot i Sykehuset Innlandet HF og Helse Sør-Øst RHF
SAS Forum
september 2013
Hvem er vi
Oddmund Runningen
– prosjektleder Sykehuset Innlandet HF
Henrik Andersen
- sjefskonsulent SAS Institute (DK)
Dagens presentasjon
• Utgangspunktet
– Fakta om HSØ og SI
– Hjelpemidler i budsjettarbeidet så langt
– Målsettinger for budsjettmodell, første versjon 2014
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Metodikk for å etablere pilot (2014) for HSØ RHF og SIHF
Datafangst - grunnlagsdata
Beregningsmetodikk og grunnlag for ”preutfylt budsjettutgangspunkt”
Periodisering og prisomregning (deflatering)
Rapporter
Arbeidsgang
Hva består SAS FM av
Noen bilder fra løsningen
Prosess for videreutvikling
Fakta om HSØ totalt
Antall helseforetak
Omsetning
10
65 mrd kr
Lønn og personalkostnader av dette
39,7 mrd kr
(61 %)
Antall innbyggere i opptaksområdet
2,8 millioner
Antall ansatte
75 000
Fakta om Sykehuset Innlandet HF
Pasientkontakter
Somatikk
Psykiatri
Rusomsorg
Innlagte
63 065
3 233
Dag
39 770
4 274
300 435
95 136
Poliklinikk
Ergo og fysioterapi behandlinger
Laboratorieanalyser
426
13 319
9 391
8 019 381
Bildediagnostiske undersøkelser
240 865
Antall innbyggere i opptaksområdet
399 100
Areal i opptaksområdet
53 200 km2
Danmark 43 094 km2
Antall senger
Antall enheter
1187
42
390.000 m2 med bygningsmasse
Antall ambulanser
52
(kjører 4.100.000 km / år)
Luftambulansebase
1
HSØ RHF og SI HF
viktig fakta i forhold til budsjett
Sykehuset Innlandet HF
Kostnader pr år
Personalkostnader
Aktivitetsbaserte inntekter
Helse SørØst RHF
8 082 mill kr
5 508 mill kr
Samt innleie på 14 mill kr
1 827 mill kr
Årsverk
7 500
Ansatte
9 000
Divisjoner
12
Avdelinger
88
Kostsenter/ansvar
9 269 mill kr
465
162
35
Budsjettverktøy – tidligere år
• Excel (”hver controller sin løsning”)
– Beregningsmodeller for lønn
1. Antall årsverk * gjennomsnittslønn – deretter
arbeidsgiveravgift, pensjon, feriepenger
2. Videreføring av nivå i prognose uten å gå om
antall årsverk
– Andre beregningsmodeller
• Overføring til Profitbase SIM og Oracle (tasting
eller innlesing)
– Som heller ikke har beregningsmodeller
Ulemper ved tidligere løsninger
• Ikke transparent
• Grunnlagsdata må hentes fra flere eksterne kilder
• Sårbart – hver controller sin løsning og sin arkivering
– Hjelp til hverandre vanskelig
• Avhengig av egen Excel ekspertise for å holde løsningene i gang
• Ikke fells beregningsmodeller for f eks lønn og ISF (innsats styrt finansiering)
– Ulike løsninger - ulike prinsipper
• Mye arbeid med periodiseringer
– Ikke alltid samme prinsipp
• Nøkkelvariabler som årsverk, DRG poeng og antall kontakter ikke
en del av budsjettmodellen
• Ikke løpende oversikt over status i ft rammer fra HSØ
Målsettinger for budsjettverktøy (1)
• Bygge på felles prinsipper i foretaksgruppen (HSØ)
• Utvikle rapporter i samsvar med HSØ sine behov/krav
for innrapportering av budsjettet
• Gjøre viktige grunnlagsdata (”prognoser”) tilgjengelige i
budsjettprosessen på en lik, oversiktlig og
hensiktsmessig måte i verktøyet. Dette gjelder
regnskaps-, HR- og aktivitetsdata mv
• Ett felles parametersett for pris- og lønnsvekst,
arbeidsgiveravgift, pensjon, feriepenger, ISF satser mv
• Bruke felles beregningsmetoder. I første omgang for
lønnskostnader og ISF inntekter
– Og på lengre sikt for andre komponenter
Målsettinger for budsjettverktøy (2)
• Legge til rette for effektiv budsjettdialog med de
budsjettansvarlige lederne
• Sikre sentral oversikt over status for elementer som er
gitt fra HSØ (basis, DRG poeng, pensjon mv)
• Sikre dokumentasjon i prosessen
• Åpenhet – mulighet for back up mellom controllerne
• Enkel overføring til Oracle og rapportering til HSØ (DVH)
• Utvikle budsjettverktøyet i en retning som muliggjør bruk
på tvers av foretak.
Valg av utviklingsmetodikk
Metode 1
• Kravspesifikasjon fra
kunde med beskrivelse
løsning fra A til Å
• Løsningsforslag fra
leverandør
• Aksept fra Kunde
• Utvikling av leverandør
• Slutt testing
Metode 2
• Kunden beskriver behov
og mulig datafangst
• Felles workshop mellom
leverandør og kunde der
løsningen utvikles ut i fra
– Kundes kompetanse
om behov og data
– Leverandørs
kompetanse på
muligheter i løsningen.
Vi valgte metode 2
Noen viktige tidspunkt.
•
•
•
•
Kontrakt signert
Kickoff SIHF
Opplæring
Oppstart budsjett 2014
: 05. mars 2013
: 06.mars 2013
: 27.-28. august 2013
: 09. september 2013
Tidsforbruk i SIHF
Prosjektleder
Delprosjektledere (4x)
Ressursgruppe
Datafangst
90% stilling
20% stilling
Mars - Sep. 2013
22 ukeverk
20 ukeverk
2 ukeverk
4 ukeverk
48 ukeverk
Datafangst
HR
Gjennomsnittslønn
Årsverk
mm
Regnskap
ISF/aktivitet - DRG
poeng - Indeks Liggedøgn Kontakter
Dataene lastes gjennom
et ”doorstep”.
Ytterligere
datafangst
Grunnlagsdata i
budsjettprosessen
”Pristabeller”
•
•
•
•
•
Arbeidsgiveravgift (differensierte satser)
Feriepengesats
Pensjonsprosent
DRG pris
Legges
Pris-/Lønnsvekst
inn
sentralt
Metode trinn 1
(blir gjennomført sentralt i HF)
Grunnlagsdata
Pristabeller
Beregningsregler
Preutfyllt
budsjettgrunnlag
Modellen tar utgangspunkt i
•Grunnlagsdata
•Beregningsregler
•Priser/satser
og lager et budsjettforslag ”Preutfyllt budsjettgrunnlag”
Beregningsmetodikk og grunnlag for
”preutfyllt” budsjettutgangspunkt (1)
• HR/lønn
– Krysning: Stillingskategori og ansvar
• Lønn =Årsverk x gjennomsnittslønn
– Fordelt på riktig konto
”Krysning” = Et sted
i budsjettet der det
skal være et
budsjettall
• Innsatsstyrt finansiering
– Krysning: Kontakter og ansvar (oftest ett pr avdeling)
• ISF inntekt =Kontakter (pasienter) x indeks x pris
– Fordelt på riktig konto
• Øvrige inntekter og kostnader
– Krysning: Konto og ansvar
Indeks måler
”pasienttyngde”
Flere slike modeller kan
(og vil) legges inn, men
vi har prioritert de mest
sentrale områdene først
Beregningsmetodikk og grunnlag
for”preutfylt” budsjettutgangspunkt (2)
• HR
– Antall årsverk siste 12 mnd (august 2012- juli 2013)
– Gjennomsnittsnittslønn fra mars år -1 (2013) justert for
lønnsoppgjørsvirkning i år -1 (2013)
• ISF
– Antall kontakter siste 12 mnd (august 2012- juli 2013)
– Indeks siste tertial (1. tertial 2013) justert for indekssvingninger
gjennom året.
• Øvrige inntekter og kostnader
– Virkelige inntekt og kostnad siste 12 måneder
Metode trinn 2
(budsjett verktøy i divisjon/avdeling/kostsenter)
Preutfylt
budsjettgrunnlag
Manuelle
justeringer
Antall årsverk, antall
kontakter, endrede
kostnader og
inntekter
Budsjett
(periodisert)
Periodisering
• Budsjettposten periodiseres ut i fra
historisk profil pr konto pr ansvar
– En tar hensyn at påske kommer i mars eller april.
– Dette kan korrigeres manuelt der det er behov for det
• Ferieuttak
– Vi legger faktisk ferieuttaksprofil for foretaket samlet til grunn.
• På hvert ansvar kan profilen korrigeres manuelt ved behov
– I samme skjema som en registrerer budsjett
Dette gir også et ferdig grunnlag for løpende
periodisering av lønnskostnader i regnskapet
i 2014
Prisomregning (inflatering)
• Budsjettet legges i priser for budsjettår-1
– (2014 budsjett legges i 2013 kroner)
• Prisomregningen gjøres sentralt til slutt
– Basert på forutsetninger fra HSØ og
statsbudsjettet
Rapporter
• Budsjettstøtterapport
– Viser hvor en står i budsjettarbeidet løpende
• Kontrollrapport
– Viser status i forhold til rammen for
• DRG poeng
• Basis
• Pensjon
– Pr divisjon og totalt
• Generell økonomirapport
• Alle data kan rapporteres og pivoteres
– Dynamisk
• Bruker kan lage rapporter
.
Arbeidsgang
Dokumentasjon og
kommentarer
gjennom hele
prosessen i
løsningen
• Grunnlagdsdata og pristabeller lastes inn
Klargjøring
Preutfylling
• Budsjettskjema preutfylles basert på historiske data og beregningsregler
• Disse ”publiseres” til controllerene i løsningen
Budsjettering
• Controller og budsjettansvarlig gjennomgår og retter opp budsjettallene i
dialog
• Budsjettet godkjennes av avdelingssjef/divisjonsdirektør
Godkjenning
En smakebit på hvordan løsningen er…..
Hva består SAS FM av ?
• FM STUDIO
– Super brukerens verktøy
•
•
•
•
til å utvikle og vedlikeholde modellene
publisere forms(skjema)
monitorere prosessene
m.v.
• FM PORTAL
– Sluttbrukernes grensesnitt
• FM Excel addin (tillegg til excel)
Her vises portal og excel rapport
Her vises ISF budsjettering
Her vises HR budsjettering
Prosess for videreutvikling.
mai-jul:
Forberedelse av
budsjettforslag
(trinn 1)
jan-mai:
Endringer og
utvikling av
verktøyet
aug-des:
Budsjett arbeid
(trinn 2)
des-jan:
Budsjett
rapportering
Spørsmål !
Takk for oss !

Similar documents