נוהל רכש- מצגת - החברה למתנ"סים

‫נוהל מקוצר‬
‫התקשרויות ורכישות‬
‫עלית בביוף ‪2013‬‬
‫מטרה‬
‫•לקבוע תהליך ברור ואחיד לביצוע פניות‪/‬מכרזים לצורך התקשרות‬
‫החברה בתחומים השונים‪.‬‬
‫•להגדיר תהליך יציאה למכרזים והצעות מחיר בהתאם להוראות‬
‫המוגדרות בחוק‪.‬‬
‫הגדרות‬
‫• ספק יחיד – הספק היחיד שמסוגל לבצע את נושא‬
‫ההתקשרות לפי זכות מכח הדין או בהתאם למצב הדברים‬
‫בפועל‪.‬‬
‫• יחידת הרכש וההתקשרויות – בנוהל תופיע ‪ -‬יח' הרכש‪.‬‬
‫• יחידה‪ ,‬מנהל‪ ,‬אגף‪ ,‬מחלקה דורשים – בנוהל יופיעו – היח'‬
‫הדורשת‪.‬‬
‫• אומדן – הערכה להוצאה הצפויה מביצוע ההתקשרות‪.‬‬
‫• הסכם מסגרת – הסכם התקשרות שנכרת עם ספק מכרז‬
‫מסגרת בנושא מסוים ולתקופה מוגדרת‪.‬‬
‫שלוש רמות סיווג לתהליך הרכש וההתקשרות‬
‫רמה א' – עד ‪ – ₪ 3,000‬יבוצעו התקשרויות ביחידות החברה‬
‫במישרין ‪.‬‬
‫רמה ב' – מ ‪ 3,000 -‬ש"ח עד ‪ 10,000‬ש"ח – יבוצעו התקשרויות‬
‫ביחידות החברה במישרין תוך פנייה לקבלת ‪ 3‬הצעות מחיר ‪.‬‬
‫רמה ג' – ד' – מ‪ ₪ 10,000-‬ואילך – תועבר דרישה ליח' הרכש על‬
‫הרכש יבוצע ע"י יח' הרכש באמצעות הליך‬
‫גבי נספח ‪ ,7‬המצ"ב ‪-‬‬
‫מכרזי המותאם לחוק‪.‬‬
‫•טרם ביצוע כל התקשרות יש לפעול עפ"י נוהל מורשי חתימה‬
‫•הסכומים כוללים מע"מ‬
‫הנחיות כלליות לביצוע ליחידה המזמינה ברמה א' –ב'‬
‫• היחידה רשאית לבצע רכש והתקשרות למעט ציוד‪ ,‬מחשוב ורכוש‬
‫קבוע ‪ .‬ציוד ורכוש קבוע יירכש באמצעות יח' הרכש ‪.‬‬
‫• במקרים בהם ההתקשרות הנדרשת הינה בתחום שלחברה קיים‬
‫הסכם מסגרת – חובה על היחידה לבצע את הרכישה מהספק‬
‫הזוכה‪( .‬הודעה על הסכמי מסגרת מפורסמים באתר החברה)‪.‬‬
‫• התקשרות נוספת ו‪/‬או הרחבה ו‪/‬או הארכה של התקשרות קיימת‬
‫עם ספק מסוים שהיקף כל ההתקשרויות צפוי להיות גבוה מ –‬
‫‪ ₪ 10,000‬אף אם היא אינה באותה שנת תקציב‪ ,‬יש לפעול בהתאם‬
‫לתהליך המפורט ברמה ג‪-‬ד‬
‫• עם קבלת חשבונית מהספק‪ ,‬היחידה המזמינה‪ ,‬תמלא טופס משוב‬
‫ספקים לעדכון מאגר הספקים ותעבירו ליח' הרכש בחברה נספח ‪,8‬‬
‫המצ"ב‪.‬‬
‫תהליך ביצוע התקשרויות ורכישות באמצעות היחידה‬
‫המזמינה רמה א'‬
‫הוראה זו מיועדת לביצוע התקשרויות ורכישות ע"י היחידה המזמינה‪.‬‬
‫לשם ביצוע רכישה זו‪ ,‬היחידה רשאית לפנות לספק בעל פה‪ ,‬אך הצעת‬
‫המחיר תתקבל מהספק‪ ,‬בכתב בלבד‪.‬‬
‫הנחיות לביצוע ליחידה המזמינה ברמה ב'‬
‫במסגרת התקשרות של עד ‪ ₪ 10,000‬המתבצעת במישרין על ידי היחידה‬
‫הדורשת‪ ,‬יש לפעול עפ"י הנוהל הבא‪:‬‬
‫היחידה רשאית לבצע התקשרות לרכישת טובין‪ ,‬שירותים ועבודות במחיר‬
‫של עד ‪ ₪ 10,000‬כולל מע"מ‪.‬‬
‫לשם ביצוע רכישה זו‪ ,‬היחידה תפנה במפרט כתוב ל‪ 3-‬ספקים (לפחות)‬
‫הנחיות לביצוע ליחידה המזמינה ברמה ב' ‪ -‬המשך‬
‫לבצע פנייה לספק בכתב‪ ,‬בהתאם לדוגמא בנוסח הפנייה המצורף למסמך‬
‫זה‪ ,‬המופיע כנספח ‪.1‬‬
‫בתיאור מדויק ומפורט לעבודה‪/‬שירות הנדרש‪/‬ת‪ ,‬כמו כן חובה לצרף לפנייה‬
‫לספקים‪ ,‬את הנספחים הבאים‪:‬‬
‫‪ .1‬טופס הצעת מחיר ‪ -‬הספק ימלא בהתאם לדרישות המבקש – נספח מס'‬
‫‪.2‬‬
‫‪ .2‬אישור תנאי התקשרות עם החברה למתנ"סים‪ -‬נספח מס' ‪. 3‬‬
‫‪ .3‬הסכם התקשרות עם ספק– נספח מס' ‪.4‬‬
‫‪ .4‬נספח ביטוח ‪ -‬נספח מס' ‪( -5‬נוסח הנספח המלא יאושר על ידי מנהלת יח'‬
‫הרכש)‪.‬‬
‫הנחיות לביצוע ליחידה המזמינה ברמה ב' ‪ -‬המשך‬
‫•הצעות המחיר תוגשנה ליחידה המזמינה בכתב‪.‬‬
‫•היחידה המזמינה תבדוק את הצעות המחיר ותחליט על הספק הזוכה אשר‬
‫הצעתו הינה הזולה ביותר‪.‬‬
‫•היחידה המזמינה תתעד את תהליך בחירת הספק על גבי טופס מצורף‬
‫כנספח מס' ‪ 6‬בנוהל זה‪ .‬טופס סיכום זה יתויק ויתועד כולל ההצעות וכל‬
‫המסמכים בתיק מחלקתי‪/‬מינהל המיועד לרכישות והתקשרויות‪ .‬כמו כן‪ ,‬יש‬
‫להעביר עותק מפרוטוקול זה ליח' הרכש בחברה‪.‬‬
‫•היחידה המזמינה תדאג להוצאת הזמנה לספק ותאשר את החשבוניות‬
‫המתקבלות מהספק בהתאם לנוהל מורשי החתימה‪.‬‬
‫תהליך ביצוע התקשרויות ורכש ברמות ג'– ד ‪ -‬מעל‬
‫‪₪ 10,000‬‬
‫תהליך ביצוע התקשרויות ורכש ברמות ג'– ד ‪ -‬מעל ‪₪ 10,000‬‬
‫•נציג היחידה המזמינה יגיש ליח' רכש את הדרישה לרכש המצורף כנספח‬
‫מס' ‪ ,7‬לפחות ‪ 3‬חודשים לפני ממועד תחילת ההתקשרות‪.‬‬
‫•נספח מס' ‪ - 7‬דרישה לרכש מפורטת ומאושרת ע"י מנהל מחוז‪/‬מנהל‬
‫מינהל‪.‬‬
‫•נספח מס' ‪ - 1‬בנוסף לנספח מס' ‪ 7‬תפרט היח' הדורשת ותדגיש את‬
‫נושא ההתקשרות תוך הסבר ופירוט להתקשרות או הרכש המבוקש‪ .‬כמו‬
‫כן היח' הדורשת תשתף פעולה עם יח' הרכש עד להוצאת הפניה לספקים‪.‬‬
‫תהליך ביצוע התקשרויות ורכש ברמות ג'– ד ‪ -‬מעל‬
‫‪ - ₪ 10,000‬המשך‬
‫• יח' הרכש תגיש את הבקשה לאישור סמנכ"ל כספים לצורך קבלת אישור‬
‫יציאה להליך המכרזי הדרוש‪.‬‬
‫•באחריות יח' הרכש‪ ,‬לבצע את הרכש ‪/‬ההתקשרות ע"י הפעלת כל‬
‫הגורמים הארגוניים הנדרשים לצורך ביצוע התהליך ועד להוצאת‬
‫המכרז‪/‬הצעת מחיר ואישור ההתקשרות עם ספק‪.‬‬
‫סוגי התקשרויות נוספות – מיוחדות‬
‫• כל הרכוש הקבוע והציוד של החברה בכל רמות הרכש‪ ,‬יוזמן אך ורק על ידי‬
‫יח' הרכש בחברה‪.‬‬
‫• התקשרות עם ספק יחיד ‪ -‬היחידה הדורשת תפנה ליחידת הרכש תוך צירוף‬
‫המסמכים והנימוקים הבאים‪:‬‬
‫• מסמך מס' ‪ – 7‬דרישה לרכש מאושרת תקציב של מורשה חתימה‬
‫ביחידה‪.‬‬
‫• מסמך המנמק ומסביר על הסיבות להתקשרות עם ספק יחיד‪,‬‬
‫שבחרה היחידה הדורשת‪.‬‬
‫• המלצה עבור הספק הנבחר לביצוע השירות‪/‬העבודה‪.‬‬
‫• יחידת הרכש תפעל על פי הנוהל הנדרש בחוק‪ ,‬לבחון את האפשרות‬
‫להתקשרות עם ספק יחיד‪.‬‬
‫סוגי התקשרויות נוספות ‪,‬מיוחדות ‪ -‬המשך‬
‫• התקשרות עם בעל מקצוע מומחה כגון‪ :‬תכנון‪ ,‬עיצוב‪ ,‬גרפיקה‪,‬‬
‫הנדסה (למעט בעלי מקצוע בענף הבינוי ופיתוח תשתיות)‪,‬‬
‫עריכת דין‪ ,‬ראיית חשבון‪ ,‬בוררות ייעוץ או ביצוע מחקר‪ :‬יש‬
‫לפנות לקבלת הצעת מחיר ל – ‪ 5‬ספקים לפחות‪ .‬בהתקשרות עד‬
‫‪ ₪ 10,000‬תפעל היחידה הדורשת במישרין‪ .‬מעבר לכך תפעל על‬
‫פי ההנחיות המפורטות ברמות ג'‪-‬ה'‪.‬‬
‫• כל בקשה לחריגה מהנוהל – הבקשה תועבר לאישור יח' הרכש‬
‫בכתב‪.‬‬
‫הסבר לפירוט הדרישות במפרט‬
‫• ניתן להגדיר מפרט כהצהרה על הדרישות שפריט או ששירות‬
‫שיסופק חייב למלא‪.‬‬
‫• מפרטים הם אמצעי לתקשורת עם הספק שיבהירו לו מה נדרש‪ ,‬כדי‬
‫שהמוצר או השירות שיסופקו יענו לצרכי החברה‪ ,‬דורש הרכש ‪.‬‬
‫• מפרטים יכולים לשמש להערכת מה שסופק בפועל‪.‬‬
‫• המפרטים אינם מתייחסים רק למוצר או לשירות עצמו‪ ,‬אלא‬
‫כוללים את כל האספקטים סביב ההתקשרות‬
‫• המפרטים מהווים חלק מההסכם‪/‬חוזה שבין הקונה והמוכר‪.‬‬
‫הסבר לפירוט הדרישות במפרט ‪ -‬המשך‬
‫• מפרטים מפורטים מאוד מספקים לספק פרטים רבים המסייעים לו‬
‫להציע את הנדרש‪.‬‬
‫• יש לשים לב כי יחד עם זאת מפרטים כאלה מגבילים את יכולת‬
‫הספק להציע פתרונות חסכוניים יותר ומגיש המפרט הוא זה שנושא‬
‫בסיכון במקרה שהמוצר השירות אינו פועל כמתוכנן‪.‬‬
‫• הכנת מפרט נכון חשובה ביותר‪ ,‬שכן המפרט קובע את המחיר‪.‬‬
‫הסבר לפירוט הדרישות במפרט ‪ -‬המשך‬
‫על המפרט להיות‬
‫• ברור וחד‬
‫• תמציתי‬
‫• מקיף (בהתאם לסוג המפרט)‬
‫• מדויק‬
‫• עקבי (לאורך המפרט וביחס למפרטים אחרים)‬
‫• נח להסבר‬
‫הסבר לפירוט הדרישות במפרט ‪ -‬המשך‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫הכנת המפרטים מתבצעת ע"י דורשי הרכש בחברה‪.‬‬
‫יש לשים לב לבעיות אופייניות המופיעות ב מפרטים שהוכנו ע"י‬
‫אנשים שאינם בקיאים‬
‫כדאי לערב ולשתף מוקדם ככל האפשר את יחידת הרכש‪.‬‬
‫יש ללמוד את החלופות בשוק‪ ,‬להקשיב‪ ,‬לחלוק מידע עם עמיתים‬
‫שצרכו רכש דומה‪.‬‬
‫לעקוב אחרי חידושים בשוק‪.‬‬
‫יש לפנות למאגרי מידע קיימים כדי להגיע למפרט המדוייק‬
‫והמקצועי ביותר‪.‬‬
‫ניתן להתייעץ עם ספקים בע"פ לקבל מהם מידע טכני וללמוד‬
‫מנסיונם‪.‬‬
‫בהצלחה !!!‬