מנהלת רכש הספריות הציבוריות

‫מנהלת רכש הספריות הציבוריות‬
‫נוהל עבודה לספקים מסוג ייעוץ אירגוני ופעולות תרבות‪ ,‬פנאי והעשרה‬
‫מכרז מס' ‪ - 11/2010‬ניהול רכש הספריות הציבוריות‬
‫‪ .1‬כללי‬
‫חברת פמי פרימיום (להלן‪" :‬החברה") זכתה במכרז משרד התרבות והספורט (להלן‪ :‬המשרד)‬
‫לניהול רכש הספריות הציבוריות בישראל‪ .‬נוהל זה הינו חלק בלתי נפרד מחוזה ההתקשרות‬
‫וממסמכי המכרז של החברה עם הספקים השונים‪ ,‬ומהווה פלטפורמה לביצוע רכש על ידי‬
‫מורשה הרכש בספריות הציבוריות‪.‬‬
‫‪ .2‬מטרה‬
‫מטרת נוהל זה הינה להגדיר את תהליך העבודה לביצוע רכש לספריות הציבוריות‪ .‬לצורך‬
‫תפעול מיטבי ומתן מענה מהיר להלן שיטת העבודה במסגרת פעילות הרכש‪:‬‬
‫‪.1‬‬
‫שלב א' – בשלב זה יבוצע‪ ,‬ינוהל ויפוקח הרכש במתכונת ידנית‬
‫‪.2‬‬
‫שלב ב' – בשלב זה יבוצע‪ ,‬ינוהל ויפוקח רכש הספריות באמצעות מערכת‬
‫ממוכנת‪.‬‬
‫‪ .3‬השיטה‬
‫בכל ספרייה מוגדר איש רכש מוגדר המורשה לנושאי הרכש (להלן המורשה)‪ .‬המורשה יכול‬
‫להיות אחד מצוות העובדים בספריה או איש רכש ייעודי‪ .‬המורשה הינו האחראי הבלעדי‬
‫לתקציב הרכש בספריה ולהליך הרכש התקין‪ .‬בעת ביצוע רכישה על המורשה לוודא כי‬
‫חתימתו על תעודות האספקה מהספקים מבוצעת בכפוף לפריטים המתקבלים בפועל בלבד‪,‬‬
‫באחריות המורשה לחתום ולאשר קבלת הפריטים‪ .‬מודגש כי המורשה הינו מוסכם ומאושר‬
‫ע"י המשרד‪.‬‬
‫מנהלת רכש הספריות הציבוריות‬
‫תיאור תהליך העבודה – שלב א' (ידני)‬
‫בשלב זה יבוצע רכש הספריות על בסיס התנהלות ידנית‪:‬‬
‫‪ .1‬המורשה יבצע את הרכש ע"י תעודת הזמנה (להלן "הזמנה") מראש‪ .‬השירות המוזמן יכול‬
‫להתייחס לפעילות חד פעמית או למספר פעילויות במרוכז תוך ציון תאריכי הפעילויות‪.‬‬
‫‪ .2‬השירות יבוצע ע"י הספק בהתאם ללוחות הזמנים והמועדים שפורטו בהזמנה‪.‬‬
‫‪ .3‬לאחר ביצוע השירות על ידי הספק (ייעוץ ארגוני \ פעולת תרבות) על מורשה הרכש בספרייה‬
‫לחתום על ההזמנה כי היא בוצעה – ההזמנה החתומה תישאר בידי הספק‪.‬‬
‫‪ .4‬מורשה הרכש בספרייה ישלח לחברה דוא"ל המפרט את תכולת ההזמנה שהתקבלה בהתאם‬
‫לטבלה המצורפת‪:‬‬
‫מחיר לשעת‬
‫פעילות‬
‫שם‬
‫מס'‬
‫סוג‬
‫הספק‬
‫הספק‬
‫הפעילות‬
‫(כולל‬
‫מע"מ)‬
‫יוסף‬
‫המספר‬
‫‪111222‬‬
‫שעת סיפור‬
‫‪₪ 86‬‬
‫מס‬
‫שעות‬
‫סה"כ‬
‫לתשלום‬
‫לתשלום‬
‫(כולל מע"מ)‬
‫‪5‬‬
‫‪₪ 430‬‬
‫הערות‬
‫תאריכי‬
‫הפעילות‬
‫יודגש כי חתימת המורשה על ההזמנה מהווה את אישור המורשה לביצוע הפעילות בפועל‪.‬‬
‫‪ .5‬כאמור בסעיף ‪ 12.9‬במסמכי הקול קורא‪ ,‬ההזמנה חתומה ודרישת תשלום‪/‬חשבונית ישלחו‬
‫ע"י הספק ישירות אל משרדי החברה‪.‬‬
‫‪ .6‬עם קבלת המסמכים כאמור בסעיף ‪ 5‬לעיל במשרדי החברה תבוצע התאמה בין ההזמנה‬
‫החתומה וחשבונית הספק‪/‬דרישת התשלום לבין המייל שהתקבל ממורשה הרכש‪.‬‬
‫‪ .7‬במידה וקיימת התאמה בין המסמכים תופק דרישת תשלום במשרדי החברה ויבוצע תשלום‬
‫בפועל בכפוף לתנאי התשלום מול הספק‪.‬‬
‫‪ .8‬במידה ואין התאמה בין המסמכים תבוצע בדיקה ע"י החברה בנוגע לתשלומים המבוקשים‪.‬‬
‫דגשים לשלב א'‬
‫‪ .1‬הזמנות יבוצעו על בסיס התקציב המוגדר לכל ספריה‪ .‬לא יאושר תשלום החורג מתקציב‬
‫הספרייה‪ .‬ניהול התקציב הינו באחריות מנהל הספרייה‪.‬‬
‫‪ .2‬תשלום בפועל יבוצע רק כנגד התאמה בין ההזמנה לבין חשבונית‪/‬דרישת תשלום ווידוא‬
‫חתימה‪ .‬במידה ואחת מהתעודות הנ"ל לא יתקבלו במשרדי החברה לא יבוצע תשלום‪.‬‬
‫‪ .3‬תשלום יבוצע בהתאם ובכפוף להסכם שנחתם מול הספק ‪.‬‬
‫מנהלת רכש הספריות הציבוריות‬
‫תיאור תהליך עבודה ‪ -‬שלב ב‬
‫בשלב זה רכש הספריות יתבצע באמצעות מערכת מידע ממוכנת (להלן "המערכת")‪.‬‬
‫‪ .1‬הזמנת הרכש תבוצע ע"י מורשה הרכש בספרייה ע"י הזמנה מראש‪ ,‬תוך ציון תאריכי‬
‫הפעילויות‪.‬‬
‫‪ .2‬הזמנת הרכש תשלח לספק באמצעות הספרייה‪.‬‬
‫‪ .3‬לאחר ביצוע השירות יאשר מורשה הרכש בספרייה את ביצוע השירות בפועל‪.‬‬
‫‪ .4‬כאמור בסעיף ‪ 12.9‬במסמכי הקול קורא‪ ,‬הזמנת הרכש הממוכנת אשר הופקה על ידי‬
‫הספרייה ודרישת תשלום‪/‬חשבונית ישלחו ע"י הספק ישירות אל משרדי החברה‪.‬‬
‫‪ .5‬במשרדי החברה תבוצע קליטת חשבונית‪/‬דרישת התשלום והצלבה עם אישורי ביצוע‬
‫הפעילויות במערכת הממוכנת‪.‬‬
‫‪ .6‬במידה ויש התאמה בין חשבונית הספק‪/‬דרישת התשלום לאישורי הפעילויות במערכת‬
‫הממוכנת‪ ,‬יאושר התשלום‪.‬‬
‫‪ .7‬במידה ולא תהיה התאמה‪ ,‬תבוצע בדיקה ע"י החברה בנוגע לתשלומים המבוקשים‪.‬‬
‫דגשים לשלב ב'‪:‬‬
‫‪ .1‬תשלום בפועל יבוצע רק כנגד התאמה בין אישורי הפעילויות במערכת לבין חשבונית‪/‬דרישת‬
‫תשלום‪ .‬במידה ואחד מהמסמכים הנ"ל לא יתקבלו במשרדי החברה לא יבוצע תשלום‪.‬‬
‫‪ .2‬תשלום יבוצע בהתאם ובכפוף להסכם שנחתם מול הספק ובכל מקרה בו קיים ספק בין מסמך‬
‫זה להסכם הספק‪ ,‬האחרון מחייב‪.‬‬