Skövdebostäder!

Skövdebostäder!
Kunden först - inte till kvarn
Vårt nya uthyrningssystem
AB Skövdebostäder
Gisela Stell
[email protected]
Korta fakta
AB Skövdebostäder
•  Grundat 1943
•  4 641 lägenheter, varav 874 studentbostäder
•  Ca 75 anställda
•  Uthyrning via egen webbaserad bostadskö
•  Student via egen webbaserad 1-årig bostadskö
Skövde
•  Ca 53 000 invånare
•  Stora arbetsgivare
–  Sjukhuset, Volvo, Försvarsmakten
Högskolan i Skövde
•  Ca 11 000 registrerade studenter varav 5 400 på campus
•  Sveriges bästa program för dataspelsutveckling
Studentlägenheter
Totalt 874 st. studentlägenheter
Alla nära Campus (många på
krypavstånd)
Stor variation
Sekelskifteshus - Nybyggda hus
Finns både 1:or, 2:or och 3:or
Varför byta kösystem?
Det gamla systemet hade ”först till kvarnprincipen”
Varje morgon kl. 8 la vi ut lägenheter
Fungerade dåligt vid högt söktryck
Vi fick mycket kritik och lyssnade på kunden
Den med
snabbast
uppkoppling
får lägenhet
Orättvist
Har inte tid
att bevaka
hemsidan
varje morgon
ar
Föräldr
ringde
n
daglige
Dålig
för ku
start
nden
Missnöjet
tog mycket
av vår tid
Projektets gång 2013
Analys
•  Analys gjordes under vinter
•  Vad ville vi ha?
•  Vad är bra och dåligt med
befintligt system
Förslag
•  Fokusgrupp
•  Systemutvecklare
•  Förslag togs fram under
senvintern
Genomförande
•  Vitec marknadssystem
•  Informerade intressenter och
kunder
•  Genomfördes under våren
•  Mindre justeringar
genomfördes under sommaren
•  Enkät genomfördes under
Utvärdering hösten
Analysgrupp
En grupp bildades för att
utvärdera kösystemet
Sammansättningen skulle
vara personer som möter
studenten vid uthyrning och
i förvaltning samt någon
som kan
uthyrningssystemet bra.
1 st. från uthyrning
2 st. från förvaltningen där studentlägenheterna
finns
1 st. från marknadsavdelning
Vad ville vi ha?
Vi bortsåg från vad
systemet klarade av
idag
Uthyrning av studentlägenheter på SB
Befintligt
system
Plus
Ny kund
Ställde oss följande frågor
Vad är bra för ny kund?
Vad är bra för befintlig kund?
Vad är bra för oss?
Befintlig
kund
Skövdebostäder
Nytt system
Minus
Kriterier
Fördel om man är rik/gt ak/v Rä5visa Upplevd orä5visa Inget stressmoment i vid högt söktryck bokningen Mindre chans a5 få Systemet ska inte skapa a5rak/v lgh onödiga behov av omfly5ning Sta/s/k finns Onödiga Ra/onellt arbetssä5 kundkontakter vid som bygger på högt söktryck datorsystem Nya kösystemet
1-årig kö – startar 15 april (datum och klockslag
gäller)
Icke kunder har förtur
Inga förturer till 2.or och 3.or
Lägenheter läggs ut 1 gång per vecka i 3 dagar
Erbjudande går ut dagen efter
2 dagars svarstid från kund
Presentation av förslag
Fokusgrupp
Systemutvecklare
Valde ut studenter från olika Förslag presenteras
boenden
•  Mindre anpassningar av
befintligt system Vitec
marknad
•  Åt lunch och pratade
allmänt
•  I Vitec marknad så används
etapper (normalt för ny•  Gick igenom förslag
byggnation)
(studenterna fastnade lätt
1 vecka = 1 etapp
i gamla systemet)
•  Gillade förslaget
Genomförande
Regelverk skapas
Vitec implementerar
Information
Alla intressenter och kunder i nuvarande
studentbostadssystem får mail. Information på hemsida mm.
Utvärdering
Efter antagningsbesked
Gruppen träffades i slutet av juli.
Generellt mycket positiva
reaktioner vid kontakt med
studenter. Mycket färre kontakter
med bostadssökande.
Några smärre justeringar i
regelverket genomförs.
Enkät via mail
En enkät skickades ut i oktober
Tyvärr låg svarsfrekvens och
”som man frågar får man svar”
Positiva svar = fått lägenhet
Negativa svar = ej fått lägenhet
Våra framgångsfaktorer
Bortsåg från vad systemet/tekniken klarade av
Ifrågasatte det dåvarande systemet
Ur kunds perspektiv
Ur eget perspektiv
Satte kriterier för ett nytt system
Ur kunds perspektiv
Ur eget perspektiv