CASE: TEKESISSÄ ASIAT HALLITAAN VIRTAVIIVAISESTI

Comments

Transcription

CASE: TEKESISSÄ ASIAT HALLITAAN VIRTAVIIVAISESTI
Asiakascase
CASE: TEKESISSÄ ASIAT HALLITAAN
VIRTAVIIVAISESTI
Tekes on ottanut ensimmäisenä käyttöön Affecton suunnitteleman VIRTA-asianhallintaratkaisun.
Lokakuussa 2012 käyttöönotettu järjestelmä on parantanut asianhallinnan laatua ja lyhentänyt
käsittelyaikoja.
Lähtötilanne
Tekesillä on ollut pitkäaikainen ja
määrätietoinen tarve kehittää asianhallintaa ja arkistointia uusinta teknologiaa
hyödyntäen. Niinpä he tarttuivat Affecton
VIRTA-ratkaisuun.
”Halusimme nostaa asianhallinnan
ja arkistoinnin SÄHKE2–määrittelyjen
mukaisiksi ja siksi lähdimme uudistukseen. Uusiminen oli hyvä tehdä samassa
yhteydessä dokumentinhallinnan versiopäivityksen kanssa” Tekesin asiakirjahallintopäällikkö Maija-Liisa Pylkkänen
kertoo.
Tekesillä on ollut vuoden 2010
alusta SÄHKE1–mukainen asianhallinta ja
sähköisen arkistoinnin lupa.
Tavoitteet
Tekesin asianhallinnan päivitysprojektin
tärkeimmät tavoitteet olivat automatiikan
lisääminen ja asianhallinnan läpimenoaikojen lyhentyminen. Myös integraation
parantaminen Tekesin muihin järjestelmiin oli toivelistalla tärkeällä sijalla.
Käyttäjäystävällisyyttä ja palvelun
TEKES LYHYESTI
Teknologian ja innovaatioiden kehittämiskeskus Tekes käsitteli vuonna 2012
kaikkiaan 2900 rahoitushakemusta, joista
hyväksyttiin 1 700. Tekes myönsi rahoitusta
innovaatioprojekteihin 570 miljoonaa euroa.
68 prosenttia yritysprojektien rahoituksesta
teknistä luotettavuutta Pylkkänen pitää
arvossaan.
”Loppukäyttäjän näkökulma on korostunut koko ajan. Tavoite on ollut toteuttaa
järjestelmä, joka täyttää viranomaisia
koskevat määräykset ja on loppukäyttäjien näkökulmasta helppokäyttöinen ja
käyttäjäystävällinen.”
Liikkuvan työn vaatimukset korostuvat. Tekesin työntekijät ovat hyvin
paljon asiakkaiden luona. Järjestelmän
on toimittava riippumatta siitä, millaiset
verkkoyhteydet on käytettävissä.
toimisto-ohjelmat on integroitu samaan
järjestelmään. Asianhallintajärjestelmä
keskustelee suoraan Tekesin muiden
tietojärjestelmien, kuten hanketietojärjestelmän kanssa.
”SÄHKE-määrittelyjen mukainen
järjestelmä on tuonut paljon helpotusta
asiakirjojen käsittelyyn. Vaikka metatietoja on paljon, järjestelmä generoi
tiedonohjaussuunnitelmasta automaattisesti valtaosan pakollisia metatietoja.”
Affecton tekemä eAMS-työkalu on
kokonaan uusi.
Ratkaisu
“Tekesille tehdyn ratkaisun taustalla
hyrrää Affecton SÄHKE2 mukainen VIRTA
asianhallinta- ja tiedonohjausjärjestelmä.
Dokumenttienhallintaan käytetään OpenTextin dokumenttienhallintasovellusta,
jota täydennettiin SÄHKE2-toiminnallisuuksilla. Käyttäjille näkyy järjestelmän
Windows-pohjainen käyttöliittymä.
Dokumentit tallennetaan yhteen
asianhallintajärjestelmään eikä verkkolevyjakoja juurikaan käytetä. Myös
“Halusimme nostaa asianhallinnan ja
arkistoinnin SÄHKE2–määrittelyjen
mukaisiksi ja siksi lähdimme uudistukseen. Uusiminen oli hyvä tehdä
samassa yhteydessä dokumentinhallinnan versiopäivityksen kanssa”
Maija-Liisa Pylkkänen,
Asiakirjahallintopäällikkö, Tekes
suunnattiin pk-yrityksille. Vuosittain Tekesin
asianhallintaan tallennetaan asiakirjoja ja dokumentteja noin 100 000 kappaletta. Sähköiseen
asiakirjahallinnanjärjestelmään on kertynyt yli
miljoona dokumenttia.
SIVU 1
Asiakascase
”Se on erinomainen työkalu. Sieltä
saamme kaikki keskeiset metatiedot.
Käyttöönotto vaatii toki valtavan taustatyön eli tiedonohjaussuunnitelman laatimisen. Se kattaa organisaation tehtävät,
käsittelyprosessit ja asiakirjatyypit sekä
niiden käsittelysäännöt kuten käyttöoikeudet, salassapito- ja säilytysajat
Tiedonohjausjärjestelmään ladatulla tiedonohjaussuunnitelmalla ohjataan koko
asiakirjallisen tiedon elinkaarta.”
Koska aiempi SÄHKE1-järjestelmä
oli ollut jo talossa kattavasti käytössä,
ei koko talon henkilökuntaa tarvinnut
kouluttaa uuden järjestelmän käyttöön.
Affecto koulutti järjestelmän pääkäyttäjät
ja ylläpitäjät muutaman päivän kursseilla.
Tämän lisäksi talon sisällä tehtiin opetusvideoita, jotka ovat kaikkien ulottuvilla
intranetissä.
Hyödyt
Tekesissä kaikki asiakirjat olivat jo
järjestelmän edellisessä versiossa yhdessä
AFFECTO LYHYESTI
Affecto on liiketoimintatiedon hallinnan
(Enterprise Information Management, EIM)
edelläkävijä Pohjois-Euroopassa. Autamme
asiakkaitamme parantamaan tuottavuuttaan ja
kilpailukykyään tiedon paremmalla hyödyntämisellä johtamisessa ja päätöksenteossa.
EIM on kokonaisvaltaista tiedon hallintaa, mikä
huolehtii informaation hyvästä käytettävyydestä
ja hyödyntämisestä strategisessa ja
järjestelmässä ja niiden metatiedot olivat
oikein. Tiedon eheys on luotettavuuden
avainsana.
”Toiminta on laadukasta, kun aina on
käytössä varmasti vain yksi ja alkuperäinen versio asiakirjasta.”
Käyttäjille asianhallinta ja arkistointi
ovat läpinäkyvää.
”Järjestelmä toimii jokaisen asiantuntijan arjessa. Se ei ole erillinen tietojärjestelmä vaan osa arkea ja osa jokaista
työtehtävää.”
Keskitetty dokumentinhallinta
helpottaa tiedonhakua, sillä dokumentteja luotaessa niille annetaan kattavat
metatiedot.
Tekesissä arvostetaan sitä, että Affecto
on sertifioinut ja on sertifioimassa järjestelmän moduuleita SÄHKE-määrittelyjen
mukaiseksi, jolloin asiakkaan ei tarvitse
erikseen sitä tehdä.
”Affectossa on perehdytty hyvin
SÄHKE-määräyksiin. Tämä asiantuntemus
helpottaa projektien läpivientiä.”
operatiivisessa päätöksenteossa.
Affecto toteuttaa myös organisaatioiden prosesseja
tehostavia ja yksinkertaistavia operatiivisia asiakas- ja
toimialakohtaisia ratkaisuja ja palveluja sekä tarjoaa
paikkatietopalveluja. Affecton pääkonttori sijaitsee
Helsingissä. Yhtiöllä on tytäryhtiöt Suomessa, Ruotsissa, Norjassa, Tanskassa, Virossa, Liettuassa, Latviassa
ja Puolassa.
Kehittäminen
Tekesissä on meneillään useita asianhallinnan jatkokehitysprojekteja. Ensimmäinen niistä integroi asianhallinnan ja
Sharepoint-pohjaisen intranetin. Tavoitteena on Sharepointin ja asianhallintajärjestelmän välinen replikointi. Affecton
kanssa on pilotoitu Data capture -skannausohjelmaa, joka vie asiakirjat suoraan
asianhallintaan.
Yli kymmenen vuotta kestänyt kiinteä
kehitystyö jatkuu Affecton kanssa.
Pylkkänen pitää tärkeänä, että heillä
on ollut koko ajan Tekesin toiminnan
tunteva yhteyshenkilö. Hän painottaa
yhteistyöhyötyjen molemminpuolisuutta.
AFFECTO FINLAND OY
Atomitie 2, 00370 Helsinki
www.affecto.fi
[email protected]
puh. 0205 777 11
SIVU 2

Similar documents