Vårt sätt att arbeta med dokumenthantering

Vårt sätt att arbeta med
dokumenthantering
Josefin Haraldsson
Projektledare
Agenda
 Projektet – organisation och mål
 Nuläge och målbild
 Rutin för dokumenthantering
 Dokumentstruktur
 Metadata
 Dokumentprocess
 Objektsförvaltning
Ledningssystem för kvalitet
 Delprojekt inom ramen för ledningssystemsprojekt
 Dokumenthanteringssystemet blir ett stöd till
ledningssystemet
 Men framför allt stöd till medarbetarna
 Chefer och kvalitetssamordnare blir både producenter och
konsumenter av kvalitetsdokument
Övergripande effektmål
 Det övergripande målet är att samla landstingets
dokument så att det blir lätt att göra rätt
 Tid att leta dokument ska minska och korrekt
information ska hittas när den behövs
 Ambitionen att bidra till att öka patientsäkerheten
och minska vårdskadorna
Effektmål införandeprojekt

Upplevelse av att hitta dokument lättare, oavsett var de skapas –
god sökfunktionalitet

Att chefer och kvalitetsansvariga i verksamheterna tycker att de har
ett användarvänligt, funktionellt och kvalitetssäkrande verktyg vid
upprättande och revidering av dokument. Det vill säga ett
elektroniskt stöd för den beslutade dokumentprocessen skapa,
granska, godkänna, fastställa och arkivera

Att chefer tycker att de har fått ett förbättrat stöd i sitt uppdrag att
planera, genomföra, följa upp och förbättra verksamheten då
samtliga delar av landstinget kvalitetsledningssystem är
tillgängliggjort
Målbild
Rätt information vid rätt
tillfälle till rätt användare
Nuläge
Målbild med gemensam sök
Dokumentkonsumtion
 Sök – webbintegrerad
 Sök med filtrering
 Processer
Tydlighet
Versionshantering
 Fokus på lättillgänglighet, användarvänlighet, god
sökfunktionalitet och en sömlös integration mot
landstingets IT-miljö inkl. intranätet
Dokumentstandard
m.h.a. metadata
Rutin för dokumenthantering
 Dokumentstruktur
 Dokumentslag
 Dokumenttyper
 Metadata
 Dokumentprocess / ett dokuments livscykel
Dokumentslag
Styrande
dokument
Redovisande
dokument
Sök
Uppdragsknutna
Informerande
dokument
Dokument
Dokument-id
Dokumenttitel
Dokumentslag
Dokumentstruktur
Filnamn
Filtyp
Filformat
Diarienummer
Författare
Datum
Status
Gallringsfrist
Säkerhetsklass
Nyckelord
Process/Ämne
Språk
Fixity information
Checksumma
Styrande dokument
Redovisande dokument
Informerande dokument
Uppdragsknutna dokument
Dokumenttyp
Dokumenttyp
Dokumenttyp
Dokumenttyp
Version
Utfärdare
Version
Version
Godkänt av
Gäller för
Gäller från
Granskas senast
Påminnelsedatum
Beskrivning
Nationellt kodsystem
Författning/föreskrift
Uppdragsnummer
Kliniska dokument
Dokumentprocess
Styrande dokument går igenom samtliga stadier:
• Utkast
• Granskat
• Godkänt
• Publicerat
• Arkiverat
Objektsförvaltning
 Objektsförvaltningens roll är att kontinuerligt;
stödja, vidmakthålla, vidareutveckla och
tillgängliggöra förvaltningsprodukterna i syfte att
leverera nytta till verksamheterna
 Viktigt att:
 Förvaltningen är etablerad och bemannad
 Att objektet blir känt
 Att kompetenser från projektet knyts till förvaltningen som
objektsspecialister
 Hög kvalitet på projektleveransen
Behoven i systemförvaltningen
”Nätverk”
Underhåll
”Stöd” till
konsumenter
Mallcenter
Superusers
”Support”
Stöd till lokala
producenter i
dokumentprocessen
Samverkan med
NLL:s
koordinator
Utbildning
Utveckling
Tack!
Josefin Haraldsson
[email protected]
0734-089232