Présentation et procès-verbal

PROPRIÉTAIRES - PARTENAIRES
OWNERS – PARTNERS
Réunion annuelle - General Membership Meeting 2015
Official Presentation
Board of Directors / Comité Exécutif
Anthony Masciangelo
Diane Demers
Jean-Pierre Lecours
Michel Lalanne
President - Président
Vice-president - Public Affairs
Affaires Publiques
Vice-president /Treasurer
Trésorier/Special Projects
Projets spéciaux
Director - Architectural Controls
Directeur Comité architectural
Board of Directors / Comité Exécutif
Pierre Renault Director – Community By Laws and
Landscaping
Directeur-Règlements et
Aménagement paysager
Michel Pouliot Director – Memberships
Directeur adhésion
Alan Brox
Director - Thank you for your services.
Directeur - Merci
Michel Kaine
Director – Thank you for your services.
Directeur - Merci
PROPRIÉTAIRES - PARTENAIRES
OWNERS – PARTNERS
THANK YOU - MERCI
•
Mayor - Maire Tim Watchorn
•
Christophe Folla – Golfmont
•
Jean Savard - GM - Balmoral Golf Course / Directeur général
Club de golf Balmoral
•
Jacques Reeves – Architectural Review Board / Comité architectural
•
Balmoral Residents for your Contributions
Aux résidents du Balmoral pour votre contribution
Agenda
Approval of Minutes – November 2013
President’s Report
Treasurer’s report
New Website
Question Period
Election – New Board of Directors
Closing of Session
Agenda
Approbation du dernier procès-verbal
Rapport du Président
Rapport du Trésorier
Nouveau site internet
Période de questions
Nouveau Comité exécutif
Fermeture de la session
President’s Report:
What did Your Board Accomplish ?
▪ A highly qualified organized Association’s Board of Directors with well defined
duties & responsibilities.
▪ Partnership with Golfmont & Morin Heights Municipal
Offices
▪ Architectural Control in our Community. No building permit is issued by the
Municipality without the approval of our Architectural Committee.
▪ New Roads & the work continues – starting Oct. 15th
Rapport du Président- Qu’avons-nous accompli ?
▪ Une solide organisation avec des responsabilités bien définies.
▪ Un solide partenariat avec Golfmont et la municipalité
de Morin-Heights
▪ Un guide de construction et de qualité architecturale. Aucun permis de construction est
émis par la municipalité sans l’approbation de notre comité.
▪ De nouvelles routes et les entrées du Domaine ont été améliorées
Accomplishments continued……
▪ New website for our current and future residents.
▪ Overhauled our Associations Bylaws - Building Standards
▪ Removal of the abandoned structure on 20 Augusta
▪ Neighbourhood Watch Program in place.
Réalisations…
▪ Un nouveau site internet pour nos résidants actuels et nos résidants futurs.
▪ Nous avons revisé les règlements, standards de construction et procédures
▪ Démantèlement de la maison vacante du 20 Augusta (ancien bureau des
ventes)
▪ Mise en oeuvre du Programme de surveillance de quartier
Accomplishments continued……
▪ Creation of a new Flower Garden on Doral
▪ Creation of a new set of guidelines for residents who default on
their annual contribution. This includes a contract with a
Collection Agency
▪ Greater police surveillance / speed and security
Réalisations …
▪ Aménagement d’un nouvel ilot de fleurs sur Doral
▪ De nouvelles procédures pour gérer les résidents qui ne payent
pas leur contribution annuelle. Ceci inclut un contrat avec une
agence de recouvrement.
▪ Surveillance policière renforcée/vitesse et sécurité
2015 – 2016
Goals & Objectives
Buts et Objectifs Projets futurs - Future projects
Further Improvements to the
Look and Feel of Balmoral
Améliorer l’ambiance et l’environnement
du domaine Balmoral
Lighting Project/Projet d’éclairage
Greatly improve the
“look and feel” of the
domain as a special,
Unique Community
Environment
Lighting Project/Projet d’éclairage
Améliorer l’ambiance et
l’esthétique de la
communauté afin d’en
faire un endroit de
prédilection.
Lighting Project/Projet d’éclairage
Enjoy Leisure Walks
at Night in Safety!
Especially Fall &
Winter
Lighting Project/Projet d’éclairage
Accroitre la sécurité des
résidants le soir qui désirent
prendre des marches dans nos
rues tout spécialement
l’automne et l’hiver.
Lighting Project/Projet d’éclairage
Increase Property
Value Demand for New
Construction
& Resale Market
Lighting Project/Projet d’éclairage
Augmenter la valeur de nos
maisons, accroitre la demande
pour de nouvelles constructions et
mousser la revente de propriétés.
Lighting Project/Projet d’éclairage
Projets futurs - Future projects
Some other additions – Icing on the Cake.
▪ New Construction of Sign at Front Entrance & Existing Sign Moved & Reassembled
at Christieville Entrance.
▪ 3-4 benches to be installed strategically in the Domain to enhance a park / estate
atmosphere
▪ Continuous improvements of islands and flower beds throughout the domain
▪ Improved second entrance (Christieville) to the domain with
additional Gardens & Lighting.
Projets futurs - Future projects
Yearly Maintenance Program
Maintenance Program Today – Contracted to third party.
▪ 364 & Christieville Entrances are groomed.
▪ All four islands are groomed along Balmoral
▪ New Doral Garden & beds are groomed.
▪ Postal Station at Hwy 364 is groomed on a regular basis.
Projets futurs - Future projects
Yearly Maintenance Program
Our Community By Laws and Landscaping Director is working on a
Maintenance Program & Schedule.
▪ Spring Cleaning – After the winter melt, Municipality brushes &
washes the Roads. We will set up a CUT & WASH Program.
▪ Mid Summer - This will be supplemented by a mid July cutting over grow grass and weeds in ditches & a repeat road wash.
▪ Late Summer - This will be supplemented by a mid August – Cut & Wash
repeat.
▪ Mid Autumn- This will be supplemented by a mid October – Cut & Wash
repeat.
Yearly Maintenance Program
Maintenance Program
Our Community By Laws and Landscaping Director is putting together a
Volunteer program to help keep our community clean and safe.
Scheduled for this Fall – Saturday Oct
A detailed list of duties – from sweeping,
10th. grass cutting on inter-sections to
cutting overgrown branches. Bring your brooms, cutting machines etc. A
detailed map of the areas and assignments will be provided. This will all
depend upon the number of volunteers.
SIGN UP NOW! See Pierre before you leave
Membership & Membership Dues
• Number of Completed Homes - 174
• Number of Vacant Properties - 65
▪ An owner (must be same name) who owns multiple vacant land
parcels pays only once . A resident who has a home and 1or more
parcels of land, is also contributing once.
▪A member with 2 homes pays 2 contributions
Total potential Members - 239
Total paying Members -208
Homeowners Membership Annual Contribution
Policies & Procedures
• Reminder of the yearly contribution (electronic or paper) is to our
members November / December. A reminder to snow birds to pay your dues
before you depart.
• The annual contribution must be paid by February 27 of each year.
• Overdue Membership dues are subject to interests fees and additional
penalties such as bank charges resulting from NSF cheques or stop payment
orders, land register search costs, collection agency administration fees and
collection percentage share, legal fees, court cost, bailiff costs, etc. can
also apply.
• All delinquent accounts will be forwarded to a collection agency or
ultimately placed into the Courts for processing at the Boards discretion.
• Your Board is asking for a vote on this new policy.
Finances
Nov 2014- Sept 2015
Solde d'ouverture /Opening balance
Revenus/Revenue / Cotisations/Annual dues
$3,220.34
$31,002.00
Total Available Funds
$34,222.34
Dépenses/Expenses
Frais bancaires/Bank fees/Gov.
$35.40
Website
$3,550.00
Communications aux résidents
$2,480.19
Assurances/Insurance
$688.81
Aménagements paysagers/ Landscaping
$11,410.44
Infrastructure
$2,683.74
Administration
$863.28
TOTAL Dépenses
$21,711.86
Solde bancaire / Balance End
$12,510.48
Introducing / Introduction
Website
Nominations for Board Members – 2015 /
2016
Diane Demers
Jean-Pierre Lecours
Anthony Masciangelo
Michel Lalanne
Pierre Renault
Michel Pouliot
Alexandre Desjardins
Balmoral Homeowners association
Annual meeting held on September 20, 2015
Additional notes to the official presentation:
43 owners in attendance – quorum
Minutes of November 2nd, 2013 annual meeting were approved unanimously as
presented. (Pierre Renault and Michel Lalanne)
Policy of legal action and additional fees for owners delinquent in the payment of
their annual fees was adopted unanimously.
The treasurer will look into the introduction of e-transfers to pay our dues.
New board members were elected
Diane Demers (Public Affairs and Secretary)
Alexandre Desjardins (Treasurer)
Michel Lalanne (Architectural control)
Jean-Pierre Lecours (Special Projects)
Anthony Masciangelo (President)
Michel Pouliot (Annual dues)
Pierre Renault (Landscaping)
Proposed members voted unanimously (Monique Panneton and Robert
Miron)
Question period:
1- New flower bed at the corner of Doral: important to ensure the
municipality will not destroy.
2- Respect of pedestrians: we indicated we have an increased police
presence in the domaine and that the municipality has accepted to install a
few speed limit boards in the middle of the streets on Balmoral and
Augusta.
3- Is there a preliminary budget for the lantern project: we are presently
examining different proposals and are talking to the municipality. Once we
have the details, these will be communicated to the residents. We hope it
will result in a minimal cost.
4- Iron ochre: a resident updated us on her problem with iron ochre that eventually
bloqued her french drain and resulted in an expense of $60,000.00 of repairs and
landscaping.
It is important to ask our irrigation system company or the septic tank company to
flush our french drain every two years to avoid this kind of problem.
5- Will the annual fee increased? Not now.
6- Lighting project on the Domaine: more elaborated that the initial proposal.
7- Speed of commercial vehicles: if we witness speeding from commercial vehicles,
it would be important to alert said company.
Meeting adjourned.
Association des propriétaires du Domaine Balmoral
Assemblée Annuelle tenue le 20 septembre, 2015
Notes additionelles à la présentation officielle:
43 propriétaires présents – quorum
Le procès-verbal de l'assemblée du 2 novembre 2013 est accepté à l'unanimité tel que
présenté. (Pierre Renault et Michel Lalanne)
Politique de mise en demeure et de frais additionnels pour les propriétaires délinquents dans
le paiement de leur cotisation annuelle a été adoptée à l'unanimité. Proposition d'accepter
les transfers bancaires par internet sera examinée par le trésorier.
41
Élection des nouveaux membres du conseil d’administration:
Diane Demers (Affaires Publiques et Secrétaire)
Alexandre Desjardins (Trésorier)
Michel Lalanne (Contrôle architectural)
Jean-Pierre Lecours (Projets spéciaux)
Anthony Masciangelo (Président)
Michel Pouliot (Cotisations annuelles)
Pierre Renault (Embellissement)
Nouveau comité accepté à l'unanimité (Monique Panneton et Robert Mi
42
Période de questions:
1- Nouvel ilôt au coin de Doral: important de s'assurer que la municipalité ne l'enlèvera pas.
2- Respect des piétons par les automobilistes: nous avons une croissance accrue des forces
policières dans le Domaine; de plus la municipalité s'engage à installer des bornes de vitesses
au milieu de la voie à trois ou quatre endroits sur les rues Balmoral et Augusta.
3- Y-a-t-il un budget préliminaire pour les lampadaires: nous sommes à examiner des
soumissions et avons des discussions avec la municipalité. Nous communiquerons les
informations aux résidents lorsque nous aurons les détails et espérons un coût minimal aux
résidents.
43
4- Ocre ferreux: une résidente a fait part de son problème d'ocre ferreux (écoulement de
couleur orange) dans son drain français qui a occasionné des coûts de réparation et
d'entretien de près de $60,000.00
Il est important de demander à la compagnie de nettoyage de fosse septique ou à la
compagnie d'irrigation de faire rinçer et vidanger le drain français à toutes les deux années.
5- Est-ce que la cotisation annuelle sera augmentée? Pas tout de suite.
6- Plan d'éclairage sur Balmoral: beaucoup plus élaboré.
7- Vitesse des véhicules commerciaux dans le domaine: si on est témoin, avertir la
compagnie en question.
Session clôturée.
44