GB2012 - ekom21

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GB2012 - ekom21

2012
Geschäftsbericht
2012
Die Zukunft der Verwaltung
2 | Geschäftsbericht 2012
Inhalt
4
6
8
14
18
22
28
32
Vorwort der Geschäftsführung
Organigramm
Neukunden und Leistungsspektrum
Kundenservice
Veranstaltungen
Updates und Erweiterungen
Infrastruktur und Administration
Personalentwicklung
36
Betriebliche Kennzahlen
38
39
40
42
47
Jahresergebnis 2012
Mitarbeiter (aktiv Beschäftigte)
Gremien und Organe
Beteiligungsbericht 2012
Impressum
Geschäftsbericht 2012 | 3
VO RWORT DE R GE S CHÄFTSFÜ HRU N G
Sehr geehrte Damen und Herren,
2012 war ein besonders sportliches Jahr. Die Fußball-Europameisterschaft und die Olympischen Spiele haben Millionen von Menschen
begeistert. Die 30. Olympiade der Neuzeit fand zum dritten Mal in
London statt und trug das Motto „Inspire a Generation“. Inspiriert
hat dieses großartige Ereignis wohl alle, die es vor Ort oder vor dem
heimischen Fernseher mitverfolgt haben und nicht nur unsere 44
deutschen Medaillengewinner. Der Extrem-Sportler Felix Baumgartner stürzte sich im freien Fall vom Weltall auf die Erde – und die
Welt hielt den Atem an. Wir erinnern uns auch noch gut an den
Jubel in Heppenheim und ganz Hessen, als Sebastian Vettel zum
dritten Mal in seiner noch jungen Motorsport-Karriere Formel-1Weltmeister wurde. Bewundernd sehen wir auf die Leistungen von
Spitzensportlern, die sich immer neuen Herausforderungen stellen
und immer neue Bestleistungen erzielen.
Wir legen Ihnen hier den Geschäftsbericht für das Jahr 2012 vor. Ein
Jahr, in welchem sich unser Unternehmen ekom21 Herausforderungen zu stellen hatte, die durchaus Gemeinsamkeiten mit Wettkämpfen im Sport aufwiesen. Sich in fairem Wettbewerb gegen Konkurrenten durchsetzen, eigene Kompetenzen weiter entwickeln und
das Bestreben zu den Besten der Branche zu gehören sind auch
uns Antrieb und Motivation. Als Ihr kommunaler IT-Dienstleister wollen wir sicher, zuverlässig, wirtschaftlich und innovativ an Ihrer Seite
arbeiten und Chancen gemeinsam mit Ihnen nutzen.
Bestmöglicher Schutz für kommunale Daten, gleich welcher Art
diese sind, ist unabdingbar für ein modernes Rechenzentrum. Datensicherheit und Datenschutz gehören zu unseren Kernkompetenzen.
Dies wurde im letzten Jahr eindrucksvoll durch die erfolgreiche ReZertifizierung des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) für ekom21 bestätigt. Diese hohe Stufe der Sicherheit
kann derzeit in Hessen kein zweiter Anbieter und bundesweit außer
uns nur noch ein Rechenzentrum vorhalten. Wir nehmen damit
sportlich gesehen unangefochten eine Spitzenposition ein.
Als dauerhafte Herausforderung blieb auch die Notwendigkeit zur
Stabilisierung der öffentlichen Haushalte im Jahr 2012 bestehen. Europäischer Fiskalpakt und auf Landes- und Bundesebene verfassungsmäßig verankerte „Schuldenbremsen“ haben Zielvorgaben
gemacht, die nur mit viel Disziplin und größten Anstrengungen zu
erreichen sind. In Hessen wurde ein milliardenschwerer kommunaler
„Schutzschirm“ aufgelegt, durch den fast ein Viertel der Kommunen
unseres Landes von einem großen Teil ihrer Schulden entlastet werden, wenn sie im Gegenzug strenge Sparauflagen einhalten. Allein
diese wenigen Stichworte schildern eindrucksvoll die Dramatik in
der Entwicklung der öffentlichen Finanzen. Als IT-Dienstleister der
hessischen Kommunen konnten wir auch im vergangenen Jahr
Lösungen entwickeln und anbieten, die finanzielle Synergien freisetzen und zu nachhaltiger Konsolidierung führen. Darüber hinaus
stehen wir auch mit Beratungsangeboten zur Verfügung. Das junge
Unternehmen eOpinio, hat ein innovatives Konzept zur Bürgerbeteiligung im Zusammenhang mit Konsolidierungsmaßnahmen entwickelt. Unsere Ergänzungsmodule zur Finanzsoftware eröffnen
Steuerungsmöglichkeiten und zeitnahe Informationen. Die Anforderungen einer nachhaltigen Konsolidierung der Finanzen lassen sich
nur im Team bewältigen. Das gilt hier genauso wie im Mannschaftssport.
Auch 2012 gab es an allen drei Standorten der ekom21 in Kassel,
Gießen und Darmstadt aber auch an anderen Seminarstätten in
Hessen eine Vielzahl von Veranstaltungen für unsere Kunden: Informationen, Workshops und Weiterbildung. Der von uns durchgeführte Datenschutztag war so stark nachgefragt, dass für diese Veranstaltung in 2013 größere Tagungsräumlichkeiten notwendig werden. Dies zeigt uns, dass wir als zuverlässiger Partner für die
Kommunen gelten und es motiviert uns, im Dialog mit Ihnen, unseren
Kunden und Mitgliedern, weiter an Serviceverbesserungen zu arbeiten.
Als Geschäftsführer bedanken wir uns bei den Mitarbeitern der
ekom21 für gute Leistungen, bei unseren Partnerunternehmen und
Lieferanten für die stete partnerschaftliche Zusammenarbeit und bei
den Gremienmitgliedern für die konstruktive Unterstützung. Unser
besonderer Dank gilt jedoch unseren Mitgliedern und Kunden für
langjährige und vertrauensvolle Zusammenarbeit!
Ulrich Künkel
Bertram Huke
O RGA NI GR AMM
S TAND : 3 1. DE ZE MBE R 2012
ekom21 – KGRZ Hessen
Stab
Geschäftsführung
LA
Matthias Klose
Zentrale Dienste
Stab
IT-Operations
Stab
1
Ulrike Umland
1A
Simone Römer
2
Gabriele Büsse
2A
Kunden- und
Produktmanagement
3
Detlev Folgmann
Verwaltung
Produktion
Kundenservice
11
Helmut Alex
21
Klaus Engelhardt
31
Wolfgang Werner
Finanzwirtschaft
Print-Service
Personalwesen
12
Birgit Michel
22
Heinz Lerche
32
Klaus-Peter Kreuder
Personalwirtschaft
IT-Dienstleistungen
13
Claudia Claus
23
Jürgen Siemon
Einwohnerwesen,
Wahlen
33
Werner Fritzsch
Zentrales Auftragsmanagement
14
Ulrich Hartung
IT-Governance
Recht, Verträge
Command Center
15
Olaf Orth
25
Bastian Schäfer
24
Ingo Radatz
Netze und Security
26
Henry Giebenhain
IT-Produkte
27
Hans-J. Wieczorek
Öffentliche Sicherheit
und Ordnung
34
Thomas Kraft
Agentursoftware,
Soziales
35
Birgit Nölle
eGovernment/Dokumentenmanagement
36
Uwe Pott
Geschäftsführung
L
Bertram Huke
Ulrich Künkel
Strategische Geschäftsfeldentwicklung
LB
Armin Merle
KPM Stab
3A
Volker Steinbeck
KPM Finanz- und
Rechnungswesen
4
Uwe Bommersheim
IT-Sicherheitsbeauftragter
LC
Maximilian Reinhardt
Innenrevision,
Compliance,
Datenschutz
LD
Almut Fuchs
Finanzwesen Stab
SoftwareEntwicklung
5
Hans-J. Wierschula
4A
pm21
Projektbüro
Qualitätssicherung/
Analyse
51
Matthias Martin
3B
Finanzwesen
nsk-Veranlagung
41
Christian Diste
Statistiken und
Auswertungen
52
Friedrich Wagner
Finanzwesen
nsk-Support
42
Angelika Löber
Anwendungsentwicklung
53
Martin Rammenzweig
Finanzwesen
nsk-Produkt-Manag.
43
Armin Krippner
ekom21 GmbH
Geschäftsführung
L
Bertram Huke
Ulrich Künkel
Finanzwesen
nsk-Projekte
44
Andreas Schemel
Vertrieb/Marketing
V
Gabi Göpfert
Vertrieb
Marketing
Consulting
V1
Detlef Broweleit
V2
Bernd-H. Nissing
V3
Gabi Göpfert
N EUKUND EN UN D LE ISTUN G SSPE KTRU M
Auswärtsspiele machen wir gerne!
ker!
„Unser Service-Gedanke ist nichts für Stubenhoc
Ort.
Wir gehen zum Kunden und installieren auch vor
Natürlich auch am Wochenende. Für einen kundenori
tverentierten Dienstleister wie die ekom21 eine Selbs
ständlichkeit!“
dukte
Hans-Jürgen Wieczorek, Fachbereichsleiter IT-Pro
(3.v.l.), mit Mitarbeitern der Stadt Kassel und des FB
27
Die Archivierung von Dokumenten im BSI-zertifizierten Rechenzentrumsbetrieb, die zentrale Archivlösung des Fachbereiches „eGovernment/Dokumentenmanagement“, erhöht weiter ihren Verbreitungsgrad in den Kommunalverwaltungen. Aufgrund der ausgeprägten Zuverlässigkeit dieser ASP-Lösung und der revisionssicheren
Archivierung in den Anwendungsbereichen Personalwesen, Finanzwesen mit der Steuerakte und der Eingangsrechnungen sowie im
Passwesen, wird das Archivierungsangebot rege in Anspruch
genommen.
Nach intensiven Beratungen und Festlegung von Leistungsdaten
konnte die ekom21 den Landeswohlfahrtsverband von den Leistungen
ihres Rechenzentrums überzeugen. Seit Mitte 2012 betreibt der
LWV seine Infrastruktur in den Räumen der ekom21 und ist mit den
erbrachten Leistungen sehr zufrieden. Auch Teile der Staatsbetriebe
in Sachsen vertrauen der ekom21 als Hostingpartner für ihre Finanzdaten.
Nach bewaffneten Amokläufen und deren tragischen Auswirkungen
im Berichtszeitraum wurde der Ruf nach einem zentralen Waffenregister laut und die Behörden forderten die Kommunen auf, gerade
diese sensiblen Daten nach IT Grundschutz zu sichern. Hier nahmen
einige Kunden, unter anderem die Landeshauptstadt Wiesbaden,
das Angebot der ekom21 als zertifiziertes Rechenzentrum an, um
den strengen Anforderungen zu genügen.
Für das Personalmanagementsystem LOGA® haben sich im Berichtszeitraum das Klinikum Darmstadt, das Kreiskrankenhaus Alsfeld
und die Stadt Euskirchen entschieden. Beim Landkreis Kassel und
der Gemeinde Lohfelden wurde das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) eingeführt. Zeitwirtschaft/Mitarbeiterportal
kamen beim Landkreis Bergstraße sowie bei den Städten Laubach,
Babenhausen, Euskirchen, Eschwege, Bad Nauheim und Weilburg
zum Einsatz. Über die KIV-Thüringen konnten 40 Mandanten (sechs
Verwaltungsgemeinschaften, 29 Gemeinden, 3 Eigenbetriebe und
2 Vereine) als LOGA-Neukunden gewonnen werden. Außerdem
wurde mit der Stadt Laubach ein autonomer Kunde in den ASPBetrieb überführt.
Bei der Lösung wgs21 (Überwachung Wassergefährdende Stoffe)
ist das Interesse zur geographischen Informationsverarbeitung (GIS)
ungebrochen. Zwei Kreisverwaltungen haben 2011 das Fachverfahren
wgs21 mit einem GIS verbunden. Insgesamt nutzen jetzt neun
Wasserbehörden die wgs21-Schnittstelle zum GIS. Durch den
Einsatz eines GIS wird eine deutlich höhere Transparenz der
räumlichen Anlagenverteilung erreicht und die Zuordnung der
Anlagen zu den Schutzgebieten erfolgt auf ‚Knopfdruck‘.
Außerdem erfreuen sich die angebotenen Zusatzmodule bei den
Wasserbehörden weiterhin steigender Beliebtheit. Insgesamt 74 mal
wurden sie zur Bewältigung der gesetzlichen Überwachungsaufgaben
eingesetzt.
Am 02.03.2012 ist im Landesbetrieb Verkehr der Freien und
Hansestadt Hamburg (LBV) die neue Softwarelösung für das Fahrerlaubniswesen, VIATO® F, erfolgreich in Produktion gegangen. Die
Software verwaltet in Hamburg rund 2,2 Millionen Bestandsfälle
und deckt von den Erteilungsvorgängen für Fahrerlaubnisse, mit
digitaler Bestellfunktion für Führerscheine, über Maßnahmen und
Entzüge bis hin zur Verwaltung und Bestellung von Kontrollgerätkarten alle Prozesse einer modernen Fahrerlaubnisbehörde ab. Am
25.09.2012 wurde in Hamburg zusätzlich das Modul FL (Fahrlehrer)
erfolgreich implementiert.
Für owi21® wurde 2012 wiederholt zu einem erfolgreichen Jahr. Die
Anzahl der mit owi21® im ASP-Betrieb bearbeiteten und abgeschlossenen Fälle stieg im Vergleich zum Vorjahr um 98.000 Fälle
und betrug im Berichtszeitraum 5.554.000 Fälle. Neben der Zentralen Bußgeldstelle Hessen beim Regierungspräsidium Kassel und
der Zentralen Ahndungsstelle des Regierungspräsidiums Gießen
setzt ab Januar 2013 auch die Stadt Frankfurt am Main auf den
Elektronischen Rechtsverkehr in Ordnungswidrigkeiten (ERV-OWi)
und übermittelt Einspruchsabgaben papierlos und vollständig elektronisch an die Amtsanwaltschaft Frankfurt.
Die Android-Version des owi21®-Zusatzmoduls „owi21ToGo®“, das
zur mobilen Erfassung von Ordnungswidrigkeiten dient, fand regen
Zuspruch, so dass insgesamt bereits über 62% der Kunden die
neue Android-Version verwenden. Allein in Hessen und Thüringen
nutzen rund 100 Städte und Gemeinden owi21ToGo®. Insgesamt
wurden seit der Einführung von owi21ToGo® im Jahr 2008 mehr als
900.000 Datensätze erfolgreich zur weiteren Verarbeitung an das
Hauptverfahren owi21 übergeben. Erfreulich ist, dass die jährliche
Anzahl der mit owi21ToGo® erfassten Datensätze stetig ansteigt:
Für das Jahr 2012 konnte gegenüber dem Vorjahr ein Plus von 40%
erreicht werden.
Als Pilotkunde für „LaDiVA-dms21“ (Dokumentenmanagementsystem im Ausländerwesen) wurde die Ausländerbehörde des
Main-Taunus-Kreises gewonnen, bei der die Anwendung seit dem
dritten Quartal produktiv läuft.
Mit dem Zulassungswesen VIATO® Z ist die Kfz-Ummeldung in
Hamburg als erstem Bundesland seit 2012 auch über das Internet
möglich. Im Rahmen eines Mitte April gestarteten Pilotprojekts
können Fahrzeughalter nach ihrer Online-Registrierung die Unterlagen
und Kennzeichen in einer Partner-Filiale der Deutschen Post abholen.
Mit dem neuen Service kann die Ummeldung von Fahrzeugen
nach dem Kauf oder bei einem Umzug einfach und schnell vorgenommen werden.
Auch im Jahr 2012 konnte für newsystem® kommunal (nsk) ein autonomer Kunde für den ASP-Betrieb (Application Service Providing)
bei der ekom21 gewonnen werden.
Im Jahr 2012 haben neun weitere Kunden den Budgetauskunftsarbeitsplatz eingesetzt. Diese Anwendung basiert auf der so genannten
3-tier-Architektur (3-Schichten-Architektur), die sich in Präsentations-, Logik- und Datenhaltungsschicht gliedert. Dabei kommt in
der Präsentationsschicht der rollenbasierende Client (Role-TailoredClient) zur Anwendung. Diese Oberfläche wird in 2013 um die
Rollen Budgeterfasser und Budgetplaner ergänzt und wird in
Zukunft die nsk-Oberfläche ablösen.
Das elektronische Personenstandsregister ePr21 hat sich fast flächendeckend bei den hessischen Kommunen durchgesetzt. Heute
setzen mehr als 370 Standesämter in Hessen, Nordrhein-Westfalen
und anderen Bundesländern diese Lösung ein. Darüber hinaus wird
die Lösung ePR21 durch die Arbeitsgemeinschaft elektronisches
Personenstandsregister in Sachsen-Anhalt betrieben.
Im Sitzungsdienst wird die iPad-App „iRICH“ seit September 2012
von der Stadt Königstein intensiv genutzt. Weitere Kommunen
haben die Vorteile von „iRICH“ erkannt und werden im Jahr 2013
folgen. Unter anderem hat sich die Gemeinde Egelsbach entschieden,
alle Mandatsträger mit dieser App auszustatten.
Die Umstellung der Kunden auf das neue Internetmodul läuft auf
vollen Touren und so wurden im Jahr 2012 die Städte Lollar, NeuAnspach und Königstein sowie die Gemeinde Neuberg erfolgreich
auf RIM 4 übergeleitet. Außerdem haben sich der Planungsverband
Frankfurt RheinMain, die Städte Grünberg, Biedenkopf und Haiger
und die Gemeinde Ranstadt für den Einsatz von SD.NET entschieden.
Von der Qualität des Internetmoduls konnten die Städte Frankenberg,
Erlensee, Grünberg und Bad Vilbel überzeugt werden, welche
bereits erfolgreich umgesetzt wurden. Für den Einsatz der DOCXSchnittstelle zum schnelleren Aufbau sämtlicher Dokumente haben
sich die Städte Usingen und Ober-Ramstadt sowie die Gemeinde
Seeheim-Jugenheim entschieden.
Die Gemeinden Glashütten, Groß-Rohrheim und Einhausen sind in
den ASP-Betrieb von SD.NET gewechselt.
Für das neue Wohnungswesen domcil21 haben sich bereits die
Städte Bad Homburg und Hanau entschieden. Die Produktivsetzung
erfolgt im ersten Quartal 2013.
In 2012 wurden insgesamt acht neue Standesämter in den ASPBetrieb von AutiSta übernommen. Darunter waren noch vier
ehemalige Open-Elvis-Kunden und vier autonome Anwender. Bei
11 Kunden wurde auch das elektronische Personenstandsregister
ePR21 eingeführt. Insgesamt haben 38 weitere Anwender damit
begonnen, die elektronischen Mitteilungen mit XPersonenstand zu
versenden und zu empfangen.
Von insgesamt 391 hessischen Standesamtsbezirken setzen inzwischen
365 Standesämter ePR21 und AutiSta ein. Weitere 15 außerhessische
Kunden nutzen diese beiden Verfahren ebenfalls über die ekom21;
insgesamt sind es derzeit 380 Standesämter, die Autista und ePR21
im Einsatz haben. Die elektronische Datenübermittlung XPersonenstand
nutzen inzwischen 177 hessische und 15 außerhessische Standesämter.
Im Jahr 2012 sind insgesamt etwa 100.000 Nachrichten von Autista
über den XTA (XÖV-Transport Adapter) der ekom21 versendet
worden. Etwa 60.000 Nachrichten wurden empfangen und in
Autista verarbeitet.
Zum Ende des Jahres 2012 konnte das Friedhofswesen efi21 einen
produktiven Kundenbestand von 75 Mandanten vorweisen; das ist
ein Anstieg von neun Kunden zum Vorjahr. Weitere Bestellungen
lagen zum Jahresende bereits vor, die Umsetzungen erfolgen
Anfang 2013. Außerhessisch konnten zwei neue Kunden gewonnen
werden: Die Gemeinde Dahlem aus der Nordeifel in NordrheinWestfalen und die Stadt Saarlouis im Saarland.
Beim Gewerberegister migewa® wurden im Berichtszeitraum
wieder neue Module eingeführt; beispielsweise ist beim Landkreis
Gießen das Regionsprojekt erfolgreich abgeschlossen worden.
Insgesamt wurden 21 Kommunen an den Landkreis Gießen angebunden und geschult. Die regionale Vernetzung bietet die Möglichkeit
die Daten der 21 Gewerbeämter in der Datenbank des Landkreises
zu sammeln. Mit Hilfe der migewa®-Regionslösung erfolgt die
Übermittlung der Daten jetzt auf dem elektronischen Weg.
Auch in 2012 wurden wieder migewa®-Kunden in den Rechenzentrumsbetrieb der ekom21 übernommen; inzwischen arbeiten
178 Kommunen im ASP Betrieb.
Im Bereich der Agentursoftware richteten sich die vertrieblichen
Aktivitäten auf die gesamte Produktpalette, die unter anderem
migewa®, eKITA und efi21 bereits erfolgreich etablierte Verfahren
zur Verfügung stellt. Die erfreuliche Entwicklung bei der Vermarktung
des Produktes Sitzungsdienst (SD.NET) soll hier stellvertretend
erwähnt werden.
Des weiteren konnte die Stadt Kassel als Kunde für das neue
Produkt webKITA gewonnen werden.
Als weiteres neues Produkt wurde fm21, Kommunales Fallmanagement, den Kunden vorgestellt; sie ist Teil der innovativen eGovernment-Suite civento21® der ekom21.
Mit der Fundbürolösung FundInfo arbeiten derzeit 26 Kunden. Im
Jahr 2012 haben wir FundInfo in Pfungstadt, Erbach, Mühltal und
Babenhausen erfolgreich eingeführt, weitere Aufträge werden in
2013 erwartet.
Weitere Zuwächse konnten auch im Fachbereich des Dokumentenmanagementsystems verzeichnet werden.
Für den Kunden Waldeck-Frankenberg wurde das im Sozialwesen
Prosoz 14plus integrierte Beurkundungsmodul eingeführt. Darüber
hinaus ist im zweiten Quartal des Berichtszeitraumes die Auszahlungsschnittstelle in der Stadt Rüsselsheim erfolgreich getestet und
produktiv gesetzt worden. Außerdem wurde bei der Stadt Frankfurt
am Main die Einzahlungsschnittstelle in Betrieb genommen.
Der Fachbereich Vertrieb hat an zahlreichen bundesweiten und
hessischen Ausschreibungen teilgenommen, die zum Erfolg führten.
Insbesondere der landesweite Einsatz von VIATO® Z für das Land
Rheinland-Pfalz sowie beim Landkreis Hameln-Pyrmont (Niedersachsen) sei hier zu erwähnen.
Die Ausschreibung des Staatsbetriebes/SID Sächsische Informatik
Dienste zur Produktion des Verfahrens UNIT4 konnte ebenfalls zu
Gunsten der ekom21 entschieden werden ebenso, wie die Beauftragung von Loga in der Kreisstadt Euskirchen (Nordrhein-Westfalen)
mit den Modulen P&I LOGA® Entgeltabrechnung, P&I LOGA®
Stellenplanung, P&I LOGA® Auswertungsgenerator, P&I LOGA®
Personalkostenplanung, P&I LOGA® Personalakte/-verwaltung
und P&I LOGA® Analyse.
Die Module um das Finanzwesen newsystem® kommunal (nsk)
wurden auch in 2012 vielfach beauftragt. Die Gewinnung der
Stadt Kassel für die Vollstreckungslösung von nsk sowie die Umstellung eines Kunden der nsk bisher im autonomen Betrieb im
Einsatz hatte, seien hier exemplarisch erwähnt.
Im Bereich der Hardware und Systemsoftware konnten erfreuliche
Auftragseingänge verzeichnet werden. Die ekom21 ist als Partner
der Kommunen auch in diesem Bereich auf dem richtigen Weg,
ihre Marktposition in den Folgejahren auszubauen und zu festigen. Die Zukunft der Verwaltung
Dem Kunden ein Lächeln schenken
„Manche Marketingmaßnahmen sind wirkungsvoll und völlig kostenlos! Ein Lächeln
zum Beispiel. Wir bei der ekom21 gehen nicht nur auf unsere Kunden zu, sondern
machen es auch gerne. Denn ohne unsere Kunden ist alles nichts!“
Gabi Göpfert, Unternehmensbereichsleiterin Vertrieb und Marketing
KUND ENSERVICE
Technik mit Herz und Verstand
„Unermüdlich aber mit dem Sinn für das Notwendige und Machbare treiben wir
technische Innovationen bei der ekom21 voran. Das 24/7-Command-Center und
eine ressourcenschonende Server-Virtualisierung sind nur zwei von zahlreichen
Maßnahmen, die aktiv helfen, Kosten zu senken und Leistung zu optimieren!“
Gabi Büsse, Unternehmensbereichsleiterin IT-Operations mit Stefan Blahowetz,
IT-Dienstleistungen, Ingo Radatz, Fachbereichsleiter IT-Governance,
Stefan Brodhecker, Stab IT-Operations (v.l.n.r.)
KUND ENSERVICE
Das seit zwei Jahren etablierte Command-Center überwacht rund
um die Uhr die zentral zur Verfügung gestellten Anwendungen. Um
hier noch effektiver zu sein, wurde ein System zum Monitoring der
Verfahren aus Sicht des Endanwenders eingerichtet. Die größten
Anwendungen werden hier ständig überwacht, wobei neben Verfügbarkeit großer Wert auf Performance gelegt wird. Des Weiteren
wurde im Command Center die Optimierung der Überwachung
der zentralen Infrastruktur vorgenommen, so dass in diesem Bereich
die Rufbereitschaftseinsätze um 20% reduziert werden konnten.
Der Bereich IT-Operations war mit der Vorbereitung eines neuen
Verbindungsentgeltes betraut. Transparent, verursachungsgerecht
und bedarfsorientiert, so sollten die neuen Entgelte sein. Das erarbeitete Modell entlastet zudem die Kunden im Durchschnitt um
12%. Jedem der 420 Kunden wurde das Konzept in einem Gespräch
vorgestellt. Im Ergebnis stimmte die Verbandsversammlung im
Dezember dem neuen Verbindungsentgeltmodell mit großer Mehrheit zu.
Die Mitarbeiter des Bereichs IT-Operations betreuen mehr als 300
lokale Netzwerke in kleinen und mittleren Kommunen und unterstützen jedes Jahr rund 60 dieser Verwaltungen bei der Aktualisierung und Erweiterung der Infrastruktur und der Modernisierung ihrer
Arbeitsplätze. Um dem allgemeinen Trend der Personalknappheit im
IT-Bereich Rechnung zu tragen, entwickelt die ekom21 ein Konzept
zur Übernahme kompletter Kundennetzwerke in den ASP-Betrieb.
Durch die Bereitstellung der Leistungen aus den europaweiten und
nationalen Ausschreibungen im Hardware- und Softwarebereich ist
die ekom21 die erste Wahl für Beschaffungen der Verwaltungen und
kommunalen Schulträgern. Mittlerweile im vierten Jahr in Folge
konnte eine Steigerung der Umsätze im Hard- und Softwarebereich
erzielt werden. Um den Kunden bei Beschaffungen schneller und
effizienter zu unterstützen, wurde eine Handelsplattform eingeführt.
Mehr als 100 Kunden wurden mittlerweile im Umgang geschult und
nutzen die Plattform rege.
Im Bereich des Personalmanagements wurde auf Kundenwunsch
das neue Modul P&I LOGA® BEM, das Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM), angeschafft. BEM gehört zur arbeitnehmerischen Fürsorgepflicht im Rahmen des Gesundheitsmanagements
und hat zum Ziel, Arbeitsunfähigkeit zu bewältigen und ihr vorzubeugen sowie den Arbeitsplatz des betroffenen Mitarbeiters zu
erhalten. Dies hat sowohl Vorteile für die Organisation und den
Beschäftigten als auch für das soziale Sicherungssystem.
In vier Landkreisen fanden Landratswahlen und in 78 Kommunen
Direktwahlen der Bürgermeister oder Oberbürgermeister statt. Darüber hinaus unterstützten die Mitarbeiter im Fachbereich „Einwohnerwesen, Wahlen“ die Kunden bei der Durchführung etlicher Bürgerentscheide und Bürgerbegehren.
Für das Kfz-Zulassungsverfahren VIATO® Z war – wie in den vergangenen Jahren – die erste Herausforderung die fristgerechte Verarbeitung des jährlich stattfindenden Versicherungswechsels. Es wurden am 1. Januar knapp 150.000 Versicherungswechsel durchgeführt.
Zur Früherkennung von Störungen wurde außerdem im Laufe des
Jahres der System Center Operations Manager (SCOM) für das
Zulassungsverfahren eingerichtet. In dieser End-to-End-Überwachung werden alle Schnittstellen, sowie alle internen Systeme 24
Stunden/7 Tage in der Woche überwacht, damit ein frühzeitiges
Erkennen eines Ausfalls sichergestellt ist.
Seit Ende 2012 stehen für die hessischen VIATO® Z-Kunden fünf
WebServer für die tägliche Arbeit zur Verfügung. Die Daten von
rund 3,5 Millionen Aktiv- und mehr als 17 Millionen Archiv-Fahrzeugakten werden auf einem Datenbankserver verwaltet. Die Freie und
Hansestadt Hamburg verwaltet mit VIATO® Z annähernd 900 Tausend Aktiv- und knapp 1,1 Millionen Archiv-Fahrzeugakten.
Durch den Unternehmensbereich Softwareentwicklung/eGovernment wurde die Kfz-Zulassung zahlreichen Anpassungen und
Erweiterungen unterworfen. Dabei galt es nicht nur, neue gesetzliche
Anforderungen, wie die Kennzeichenmitnahme oder Wechselkennzeichen, im Verfahren realisieren. In enger Kooperation mit den hessischen Kunden sowie dem Landesbetrieb Verkehr (LBV) Hamburg
wurden darüber hinaus zahlreiche Änderungen in kfz21 und dem
außerhessischen Pendant VIATO® Z realisiert, die zum Ziel hatten,
die Lösung für den Benutzer noch komfortabler zu gestalten.
Nach der erfolgreichen Rezertifizierung von newsystem® kommunal
(nsk) wurde damit begonnen, den kommunalen Gesamtabschluss
nsk zu zertifizieren, der von der SqpÖV (Softwarequalität und Softwareprüfung in der Öffentlichen Verwaltung) begleitet wird. Vertreter von kommunalen Rechnungsprüfungsämtern haben in einer
Arbeitsgruppe bereits einen Anforderungskatalog an den kommunalen Gesamtabschluss erstellt. Das Verfahren der Zertifizierung des
Gesamtabschlusses soll in 2013 beendet werden, damit unsere Kunden die gesetzlichen Anforderungen – Erstellung eines Gesamtabschlusses spätestens zum 31.12.2015 – auch hier mit einem rechtskonformen Verfahren für ihre Finanzsoftware erfüllen können.
Außerdem wurden im Jahr 2012 bei vier Kunden Migrationen durchgeführt. Dies waren beispielsweise Auflösungen von Stadtwerken,
bei denen Wasser und Kanal wieder in die Stadt zurückgeführt
wurde.
Fachbereichsübergreifend wurde im Jahr 2012 das Thema SEPA erarbeitet, mit dem Ziel, die Umstellung für die Kunden der ekom21 so
reibungslos wie möglich zu gestalten. Im Finanzwesen newsystem®
kommunal wurden mehrere Funktionalitäten entwickelt, die bei der
Bereinigen des Datenbestandes unterstützen.
Zu Beginn des Jahres 2012 erfolgte eine Umstrukturierung innerhalb
des Unternehmensbereiches Kunden- und Produktmanagement
Finanz- und Rechnungswesen. Durch Optimierung des Dienstleistungsangebotes wird seitdem eine Projektbegleitung und -bera-
tung bei der Einführung von Zusatzprodukten angeboten, um vor
der Softwareimplementierung und dem Start des Echtbetriebes alle
notwendigen Voraussetzungen zu schaffen.
Beim elektronischen Personenstandsregister ePR21 nahm – neben
der Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen an die Unveränderbarkeit der Dokumente über einen Zeitraum von bis zu 110 Jahren
und der Speicherung der dauerhaft überprüfbaren qualifizierten
Signatur der Standesbeamtinnen und Standesbeamten im Rahmen
der elektronischen Registerführung – im Berichtszeitraum die ITUnterstützung der Standesämter breiten Raum ein. Durch die Einführung der elektronischen Sammelakte (produktiv im Einsatz bereits
seit 2009) und durch die Mitwirkung im Teilprojekt „XPersonenstand“ des Deutschland-Online-Projektes „Personenstandswesen“
werden auch zukünftig neue Wege beschritten.
Die Kindertagesstättenverwaltung eKITA wurde um die Online-Version webKITA erweitert. Mit Hilfe dieser neuen webbasierenden
Anwendung können sich Eltern über das Kita-Angebot von Kommunen und anderen Trägern informieren. Neben einer detaillierten
Übersicht über das Betreuungsangebot bietet die Lösung webKITA
die Möglichkeit, sich online für eine oder mehrere Einrichtungen
anzumelden.
Das Ende 2011 eingeführte Verfahren OPEN/-WebFM wurde für den
Landkreis Hersfeld-Rotenburg im Berichtszeitraum 2012 mit weiteren
Programmteilen – dem Pflegekinderdienst, der Jugendgerichtshilfe
und dem begleiteten Umgang – ergänzt. Zusätzlich gewünschte
Anpassungen wurden in bestehenden Objekten erfolgreich umgesetzt.
In 2012 wurde die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit vor Ort beim
Kunden verstärkt. Auch zukünftig sollen mehr Interviews sowie
Reportagen in den Kommunen, sowohl in den internen Medien der
ekom21, als auch externen Medien der Fachpresse abgebildet
werden.
Um die Meinung des Kunden vermehrt einzuholen, wurde auf der
Homepage der ekom21 im Berichtszeitraum die Möglichkeit temporärer Umfragen implementiert. Dies soll ermöglichen, nicht nur
Marketing-Maßnahmen sondern auch Produktänderungen oder
Anpassungen in Verbindung mit einem Meinungsbild der jeweiligen
Anwender abzustimmen.
Im Bereich des Vertriebes hat sich der Erfolgstrend bei Beratungsleistungen und Schulungen zur Eröffnungsbilanz und zum Jahresabschluss fortgesetzt und sich fest im Produktportfolio der ekom21
integriert.
in das System einstellen und mittels eines Workflows über die Unternehmensbereiche an den Fachbereich Finanzwirtschaft weiterleiten.
Nach einer Plausibilitätskontrolle können die Daten direkt der
Geschäftsführung zur Entscheidung vorgelegt werden.
Im Gegensatz zur jetzigen Planung sollen in der Zukunft alle
bekannten Änderungen durch eine rollierende Planung in den vorliegenden Wirtschaftsplan eingearbeitet werden, so dass die Hochrechnung zum Jahresende sowie die Planvorgaben für das neue
Geschäftsjahr schneller ermittelt werden können. Mit der Einführung
des Systems wird in 2013 gerechnet.
Eine der Aufgaben des Fachbereichs Personalwirtschaft besteht in
der Begleitung und Überwachung des Systems der leistungsorientierten Vergütung nach dem Tarifvertrag TVöD. Dabei verfeinerten
wir den Einsatz des Instruments Zielvereinbarungen, die in diesem
Zusammenhang mit den Mitarbeitern abgeschlossen werden.
Zur Verstärkung der Personalentwicklung wurde im Jahr 2011 eine
entsprechende Fachkraft eingestellt. Auch im Bereich der Ausbildung
engagierte sich die ekom21 weiterhin stark und stellte erstmals drei
Studierende als Wirtschaftsinformatiker im dualen Bachelor-Studiengang ein. Daneben erfolgte die Ausschreibung von drei Stellen für
den Ausbildungsgang „Systemintegration Fachinformatiker“.
Der Fachbereich Zentrales Auftragsmanagement übernahm im Jahr
2011 die Produktverantwortung für das ERP-System (Enterprise Resource Planning). Neben der Planung der erforderlichen Strukturen
und ersten Schritten der Umsetzung wurde das Rollen- und Berechtigungskonzept des Systems weiterentwickelt. Durch automatisierte Auswertungen fand eine weitere Verbesserung des
Auftrags-Controllings statt.
Derzeit wird für das gesamte Unternehmen das Konzept zur Umsetzung eines neuen internen Unternehmensportals auf Basis von
MS-SharePoint erarbeitet. Das Zentrale Auftragsmanagement hat
die Aufgabe übernommen, die entsprechenden Strukturen nebst
Inhalten für den gesamten Unternehmensbereich aufzubauen.
Für den Fachbereich Recht und Verträge war das Jahr 2011 neben
der Bearbeitung rechtlicher und vertraglicher Fragestellungen durch
den erfolgreichen Abschluss des Vergabeverfahrens zur Beschaffung
eines neuen Einwohnerwesens gekennzeichnet. Der Ausbau der
juristischen und vergaberechtlichen Kompetenz konnte durch Aufstockung einer Halbtagskraft auf eine Vollzeitstelle nachhaltig
gestärkt werden. Der Fachbereich begann mit der Erarbeitung des
Konzeptes zur internen Vermittlung der Vergaberechtsreform, welches im Jahr 2012 umgesetzt werden soll. Im Fachbereich Finanzwirtschaft lag der Schwerpunkt der Tätigkeiten auf der Entwicklung einer BI-gestützten (Business Intelligence)
Wirtschaftsplanung. Dabei sollen alle Fachbereiche ihre Planungen
V ER A NSTALTUN G E N
Kommunikation ist unsere Leidenschaft
„Wir reden miteinander. Um beim Kunden gut informiert zu sein. Eine
gründliche Projektabstimmung mit der Liebe zum Detail und dem Überblick
für das Ganze bilden das Fundament für eine präzise Ansprache an
unsere Kunden und Geschäftspartner. Denn wir wollen nicht
einfach etwas verkaufen, wir wollen überzeugen!“
Florian Vogler, Mitarbeiter Marketing Messen und Events mit
Bernd-Hendrik Nissing, Fachbereichsleiter Marketing und
Gabi Göpfert, Unternehmensbereichsleiterin
Vertrieb und Marketing
(v.r.n.l.)
V ER A NSTALTUN G E N
Der vom Stab LD ausgerichtete 4. Kommunale Hessische Datenschutztag am 8. Oktober 2012 in Butzbach war ein voller Erfolg.
Hochkarätige Referenten wie der Hessische Datenschutzbeauftragte Prof. Dr. Ronellenfitsch und viele andere informierten die
Besucher über das Europäische Datenschutzrecht, die Nutzung von
mobilen Endgeräten und datenschutzrechtliche Aspekte von sozialen Netzwerken. Unter der bewährten Moderation von Axel Saffran
gab es zudem eine Podiumsdiskussion, bei der sich Ulrike Müller
und Rüdiger Wehrmann vom Hessischen Datenschutzbeauftragten
den Fragen der Anwesenden stellten.
Im Bereich des Personalmanagementsystems LOGA® wurden im
Berichtszeitraum 30 Schulungsveranstaltungen mit über 300 Teilnehmern durchgeführt. Des Weiteren wurden Kundenworkshops zu
speziellen Personalwirtschaftsthemen abgehalten.
Am 6. und 7. November fanden die gut besuchten gesamthessischen
Anwendertreffen für Überwachung Wassergefährdender Stoffe
(wgs21) in Kassel und Darmstadt statt. Bei diesen Treffen stand der
allgemeine Erfahrungsaustausch sowie die Darstellung der wesentlichsten Verfahrensänderungen und -erweiterungen auf der Tagesordnung.
Das alljährliche Anwendertreffen der LaDiVA-Kunden (Ausländerwesen) fand am 28.06.2012 in Darmstadt statt und gab Ausblicke
auf die kommenden Änderungen bzw. Neuerungen. Unter anderem
wurde „LaDiVA-dms21“ (Dokumenten-Management-System) für die
digitale Akte präsentiert.
Das Anwendertreffen im Bereich kfz21/VIATO® fand rege Beteiligung. Zirka 80 Personen besuchten die Veranstaltung, in der auch
der Leiter des Projektes „Deutschland-Online Kfz-Wesen“ über den
Sachstand des Vorhabens berichtete.
Im Finanzwesen wurden an allen Standorten im Jahr 2012 insgesamt
24 Workshops zum Mandanten-Abgleich angeboten. Dieser dient
neben der Vereinheitlichung und Qualitätssicherung der KundenDatenbanken auch der Auslieferung der neuen gesetzlichen Vorga-
ben. Rund 211 Personen nahmen an diesen Workshops teil. Zusätzlich gab es 60 Vororttermine bei Kunden. Bei rund einem Drittel der
Kunden wurde der neue Standard bereits umgesetzt und die neuen
gesetzlichen Grundlagen hinterlegt. Zu den Updates für newsystem® kommunal wurden – wie auch bei vergangenen Updates –
im Vorfeld an jedem Standort vier Infoveranstaltungen angeboten,
die großen Zuspruch fanden.
Weiterhin wurden ab November 2012 SEPA-Workshops für nskKunden an allen drei Standorten angeboten, die in 2013 fortgeführt
werden. Im Berichtszeitraum haben bereits 196 Teilnehmer an den
Workshops teilgenommen. Hierbei wurden die Anwender mit den
praktischen Tätigkeiten der SEPA-Umstellung vertraut gemacht.
Nach einigen Jahren Anwendungserfahrung mit newsystem® kommunal, zeichnet sich eine Verlagerung der Nachfrage, weg von Basisschulungen hin zu anspruchsvolleren Themeninhalten, ab. Es stehen
mehr und mehr Themen rund um den Jahresabschluss im Mittelpunkt des Interesses sowie Veranstaltungen mit Workshop-Charakter, die einen intensiven Austausch der Teilnehmer ermöglichen. Individuelle Vor-Ort-Unterstützungen wurden von den Kunden ebenfalls
verstärkt nachgefragt.
Um den Benutzern die Gelegenheit des gemeinsamen Erfahrungsaustausches zu ermöglichen, wurden zum wiederholten Male zwei
Anwenderkreise für den Bereich Jahresabschluss mit insgesamt 55
Teilnehmern in Heimbuchenthal und Kleinlüder angeboten.
Das Schulungsangebot für newsystem® kommunal wurde im Jahr
2012 gut angenommen. Insgesamt besuchten 1.080 Teilnehmer 118
Seminare, die zusammen 109 Schulungstage umfassten und sich in
22 Themenbereiche aufteilten. Bei den vielen Präsentationen in den
Geschäftsstellen sowie vor Ort informierten sich die Anwender über
das große Leistungsspektrum der Zusatzmodule und -produkte:
Kommunale Betriebe, mobile Erfassung, Vollstreckung, Liegenschafts- und Gebäudemanagement, Rechnungseingangsworkflow,
Gebühren- und Bargeldkasse, DTEIN (automatisierte Verarbeitung
von Kontoauszügen), Budgetauskunftsarbeitsplatz, Inventarisierungslösung KAI und Analyse- und Steuerungssystem kompass21 (Business Intelligence-Lösung).
Durch zahlreiche Präsentationen, die in Zusammenarbeit mit dem
Vertrieb gehalten wurden, konnten einige Neukunden im Bereich
des Sitzungsdienstes SD.NET gewonnen werden.
Außerdem wurden im Berichtszeitraum wieder zahlreiche Schulungen bei Kunden vor Ort durchgeführt und erstmals SD.NET-Sammelschulungen an allen drei Geschäftsstellen in den Bereichen
Grundmodul, Abrechnung und Administration angeboten. Auf der
Fachmesse DiKOM konnten zahlreiche Kontakte geknüpft werden
und auch bei den Verbandsversammlungen am 28. Juni 2012 und
am 13.Dezember 2012 wurde SD.NET präsentiert. Die Anwendertreffen fanden am 9. Oktober 2012 in Kassel und am 11. Oktober
2012 in Darmstadt statt und waren sehr gut besucht.
Von der Qualität des neu entwickelten Wohnungswesens domicil21
konnten sich die ekom21-Kunden bei Informationsveranstaltungen
an den drei Standorten überzeugen.
Das im Jahr 2011 eingeführte Anwendertreffen für das Friedhofswesen efi21 wurde in 2012 wieder aufgegriffen. Verteilt auf die Standorte Kassel und Darmstadt fanden diese am 19. September in Kassel
und am 26. September in Darmstadt statt. Schwerpunkt der Veranstaltung waren die aktuellen Neuerungen des Verfahrens sowie die
Vorstellung des Begehungsmoduls, welches über einen androidfähigen Tablet-PC bedient werden kann.
Im Berichtszeitraum wurden außerdem wieder in zahlreiche vorOrt-Präsentationen für das Verfahren webFlur durchgeführt.
Durch Präsentations- und Informationsveranstaltungen konnten fünf
Neukunden für die Kindertagesstättenverwaltung eKITA gewonnen
werden. Im Rahmen von drei Informationstagen und verschiedenen
Vor-Ort-Präsentationen wurde auch die Online-Version webKITA
vorgestellt, für die sich ebenfalls eine Neukunde entschieden hat
und die 2013 eingeführt werden soll.
diesen Veranstaltungen waren das neue HGastG (Hessisches Gaststättengesetz), die Tätigkeitszusammenführung, die Änderung der
Benutzerrechte von BZR/GZR (Bundes- und Gewerbezentralregister) sowie neue Programmodule.
Im Fachbereich Marketing stand das Geschäftsjahr im Zeichen
einiger wichtiger Veranstaltungen, die organisiert und durchgeführt wurden.
Neben der CeBIT in Hannover und der in Wiesbaden stattgefundenen DiKOM Süd gab es einer Reihe dedizierter Kundenveranstaltungen. Dabei spielten Produkt- und Dienstleistungsthemen die
Hauptrolle wie zum Beispiel die eGovernment-Suite civento21® mit
ihren Anwendungen fm21 (Kommunales Fallmanagement), sv21
(Schriftgutverwaltung) und cm21 (Content Management System),
das neue Fahrerlaubniswesen in Hessen, fe21, sowie das Finanzwesen. Besondere Erwähnung sollten auch die Hard- und Softwaretage
finden, die sich eines sehr großen Zuspruchs erfreuten und die in
Zusammenarbeit mit den Partnerunternehmen der ekom21 eine
große Anzahl interessierter Teilnehmer angezogen haben.
Flankiert wurden diese Events von Foren, bei denen sich die ekom21
in der Verpflichtung sieht, die Kunden über bestimmte Trends oder
Gegebenheiten seitens des Gesetzgebers näher zu informieren und
den Weg aufzuzeigen, den diese Themen bei der Kommune möglicherweise nehmen können. Neben Trendthemen wie Social Media
und Mobile Device Management waren das der Datenschutz und
Datensicherheit – beides ganz zentrale Dientsleistungsaspekte der
ekom21.
Darüber hinaus wurde in 2012 die ersten Vorbereitungen zur eXPO
2013 der ekom21 am 12. Juni 2013 getroffen. Aufgrund der zahlreichen Neuerungen in den migewa®-Versionen
des Jahres 2012, wurden an allen drei ekom21-Standorten pro Jahreshälfte Informationsveranstaltungen durchgeführt. Hauptthema auf
U P DATES UND E RWE ITE RUNGE N
Entwicklung als Herausforderung
IT entwickelt sich nach wie vor in großen Schritten und kaum eine andere Branche zeigt eine
solche Innovationsdynamik. Wir forcieren die
Entwicklung neuer Lösungen mit dem Augenmerk auf den Nutzen bei unseren Kunden in der
Verwaltung!
(v.l.n.r.) Martin Rammenzweig, Fachbereichsleiter
Anwendungsentwicklung, Hans-J. Wierschula,
Unternehmensbereichsleiter Software-Entwicklung, Friedrich Wagner, Fachbereichsleiter Statistiken und Auswertungen, Matthias Martin,
Fachbereichsleiter Qualitätssicherung/Analyse
In wgs21 (Überwachung Wassergefährdender Stoffe) wurden für
das Zusatzmodul Erdwärmegewinnungsanlagen über 60 standardisierte Mustertexte für die häufigsten Geschäftsvorfälle gemeinsam
mit Kunden entworfen. Dadurch konnte der Mehrwert des Moduls
noch einmal deutlich gesteigert werden. In diesem Zusammenhang
wurde auch das maschinelle Erstellen von Zustellungsurkunden,
Überweisungsträger für Gebühren oder Zwangsgelder, Kopien und
Ausfertigungen realisiert.
Am 02.05.2012 wurde die neue owi21®-Version 3.1 in die hessische
Produktion genommen und kam im September und November 2012
auch bei den Partnerrechenzentren in Baden-Württemberg zum
Einsatz. Zusammen mit dem Unternehmensbereich Softwareentwicklung/eGovernment wurden als technische Neuerung des Verfahrens beispielsweise ein datenbankbasiertes Dokumentenablagesystems (owi21®-dokas) und ein neues Textverarbeitungstool
namens ECRION entwickelt. Weitere Highlights der neuen Version
liegen bei fachlichen Kundenanforderungen im Bereich der Sofortverarbeitung von Sachentscheidungen und der fallintegrierten
Online-Abfrage von Fahrzeug- und Halterdaten über die ZEVISSchnittstelle beim Kraftfahrt-Bundesamt.
Im Verfahren LaIF (Fahrerlaubniswesen) mussten im Berichtszeitraum
sieben Service-Packs des Verfahrensentwicklers in die Produktion
übernommen werden.
Das Ausländerwesen LaDiVA erfuhr 2012 vier umfangreiche Versions-Updates, deren Termine sich an den Updates für die DigantModule der Bundesdruckerei sowie an den Änderungen von xAusländer orientierten. Die von den 26 Ausländerbehörden für die
Abfragen beim Ausländerzentralregister (AZR) benötigten Zertifikate
liefen im Berichtszeitraum aus und wurden von de ekom21 rechtzeitig erneuert. Seit November 2012 erfolgt der Datentransfer aus
allen Einwohnerwesen nur noch über die Schnittstelle xAusländer
an LaDiVA, was auf gesetzliche Änderungen zurückzuführen ist.
Mit der eAkte wurde fe21/VIATO® F um eine Postkorbfunktion
erweitert. Weiterhin ist das komfortable Scannen und Zuweisen von
Dokumenten zu einer Akte innerhalb der bestehenden Workflows
möglich, ohne das Verfahren zu wechseln. Mit der eAkte erhält
fe21/VIATO® F ein Alleinstellungsmerkmal gegenüber den anderen
Verfahrensanbietern.
Der Unternehmensbereich Softwareentwicklung/eGovernment
konnte fe21 als neue Fachanwendung aus der Straßenverkehrs-Suite
fertig stellen und in Hamburg als VIATO® F mit ca. 2,2 Millionen
Bestandsfällen ohne Probleme in Betrieb nehmen.
Für die neue Software wurden neben den Funktionen für die
gesamte Sachbearbeitung aus dem Bereich des Fahrerlaubniswesens zahlreiche Ergänzungen in enger Zusammenarbeit mit dem
Mitarbeitern des LBV Hamburg entwickelt und umgesetzt.
Zusätzlich beinhaltet das Verfahren nun auch die Verwaltung von
Kontrollgerätekarten sowie neue Onlineschnittstellen, wie zum
Kraftfahrtbundesamt oder zur digitalen Bestellung von Führerscheinen bei der Bundesdruckerei oder zum TÜV. Immer wieder stehen
bei diesen Entwicklungen die Flexibilität, Erweiterbarkeit und Serviceorientierung, aber auch die Benutzerführung und Handhabung
für die Anwender der Software im Mittelpunkt.
Nach dem erfolgreichen Start wurden im Laufe des Jahres schnell
zusätzliche Erweiterungen realisiert. Die elektronische Akte, ein
Modul für die Verwaltung von Fahrschulen, Fahrlehrern und deren
Fortbildungsüberwachung ist beispielhaft zu nennen. Darüber hinaus
war die Anpassung des Verfahrens an gesetzliche Anforderungen
notwendig und so musste die Software hinsichtlich des Inkrafttretens
der 3. EU-Führerscheinrichtlinie geändert werden.
Im Bereich des Einwohnerwesens nahm im Jahr 2012 die mit der
HSH Soft- und Hardwarevertriebs GmbH vereinbarte Partnerschaft
zur Entwicklung eines neuen Einwohnerwesens sichtbare Formen
an. Der erste Programmentwurf konnte zum Jahresende 2012 den
Fachbeiräten vorgestellt werden.
Im Berichtszeitraum wurde außerdem das komplette Verfahren für
die Meldeämter, Bürgerbüros und Wahlämter auf den vom Bundesministerium des Innern vorgegebenen neuen Zeichensatz
„string.latin“ umgestellt. Mit diesem Zeichensatz soll sichergestellt
werden, dass sämtliche im europäischen Unionsraum vorkommenden lateinischen Buchstaben in richtiger Schreibweise im Melderegister und auf den Ausweisdokumenten dargestellt werden können.
Diese Umstellung hatte in der Folge erhebliche Auswirkungen auf
alle anderen Verfahren, die mit dem Melderegister kommunizieren.
Der Unternehmensbereich Softwareentwicklung/eGovernment war
mit der Umstellung auf den neuen Zeichensatz „string.latin“ beauftragt. Dieser enorme Eingriff war mit „normaler“ Programmiertätigkeit nicht mehr zu bewältigen und allein schon durch den knappen Zeitrahmen ausgeschlossen. Als innovative Alternative wurden
alle Programme, dies bedeutet Millionen Zeilen von geschriebenem
Programmcode, mittels geeigneter Software überarbeitet. Diese Art
der Programmierung war eine Innovation, führte aber gleichzeitig
auch zu einem erhöhten Risiko, welches durch umfangreiche Qualitätssicherungsmaßnahmen minimiert wurde. Als Ergebnis der
gesamten Code- und Datenänderungen erhöhten sich Art und
Umfang des Datenvolumens drastisch. Diese tief greifenden Änderungen blieben nicht ohne Anpassungsprobleme bei der tagesge-
nauen Umstellung zum 01.11.2012. Insbesondere die punktuell auftretenden Lastspitzen, zum Teil bedingt durch das erhöhte Datenaufkommen, führten immer wieder zu Korrekturen, deren Auswirkungen vorher nicht durch Tests verifiziert werden konnten.
Neben dieser Entwicklung waren die Neuerungen im elektronischen
Meldeverkehr ein wesentlicher Bestandteil in der Softwareentwicklung im vergangen Jahr. Dazu zählt insbesondere die erstmalig Inbetriebnahme einer neuen Plattform für die elektronische Kommunikation zwischen Standesämtern und Meldebehörden und zwischen
Ausländerbehörden und Meldebehörden für alle PAMELA-Kunden
deutschlandweit.
Die Wünsche und Anforderungen der zweitgrößten Zulassungsbehörde in Deutschland - der Freien und Hansestadt Hamburg - sowie
viele weitere fachliche Anforderungen der hessischen Kunden konnten im Lauf des Jahres im Kfz-Zulassungswesen kfz21/VIATO® Z
umgesetzt werden. Zu den neuen Funktionen gehören unter anderem die Neugestaltung der Verarbeitung von roten Dauerkennzeichen, der Abruf der GDV-Daten über einen neuen WebService
sowie die Stornierung aller Zulassungs- und Umschreibungsereignisse. Eine zusätzliche Erweiterung ist die Gutachten-Schnittstelle,
die direkte Verbindung zu TÜV und DEKRA. Gutachtendaten können hiermit in diversen Ereignissen abgerufen werden, was den
Sachbearbeitern in den Zulassungsbehörden Zeit spart und die
Qualität der Daten steigert. Selbstverständlich wurde auch den
gesetzlichen Anforderungen nachgekommen. So ist unter anderem
die Aufhebung der Kennzeichenbereiche und somit ein gemeinsamer Kennzeichenpool umgesetzt und die Möglichkeiten der Beibehaltung des Kennzeichens für die Fälle des Wechsels des Zulassungsbezirks mit gleichzeitigem Halterwechsel fristgerecht in Produktion übernommen worden.
Nachdem im Dezember 2011 im Bundesrat die Einführung von
Wechselkennzeichen in Deutschland beschlossen und die Änderungen in den gesetzlichen Vorgaben sehr kurzfristig geändert wurden, konnten die weit reichenden Änderungen in kfz21/VIATO® Z
trotzdem rechtzeitig umgesetzt und nach umfassenden Funktionstests am 1. Juli in Produktion übernommen werden.
Auch webFlur wurde im Berichtszeitraum weiter entwickelt und
neue Module fertig gestellt.
Erstmalig im Jahr 2012 wurden in newsystem® kommunal große
Updates gemeinsam an drei Wochenenden im September bei den
Kunden eingespielt. Viele Kunden haben dies begrüßt, da die Neuerungen gebündelt wurden und individuelle Einrichtungen nur einmal
wieder hergestellt werden mussten.
Im Bereich der Veranlagung des Finanzwesens wurden durch programmtechnische Prozessautomatisierungen weitere Qualitätssteigerungen bei der Jahressollstellung und der Verbrauchsabrechnung
erzielt. Aufgrund der Massendaten stellt die Durchführung der Verbrauchsabrechnung jedes Jahr eine große Herausforderung dar. Im
Berichtsjahr 2012 wurde zum zweiten Mal automatisiert die Verbrauchsabrechnung mit hervorragendem Ergebnis und geringer Fehlerquote durchgeführt.
Im Jahr 2012 wurde erfolgreich der elektronische Rechnungsworkflow rw21 in das Produktportfolio aufgenommen. Die Lösung
besticht durch einfache Handhabung und umfassende Funktionalitäten. Durch Optimierung von Geschäftsprozessen können Zeiten
für das Ablegen, Suchen oder Weiterleiten von Dokumenten reduziert werden; Gesetze und Richtlinien lassen sich einfacher einhalten
und der Informations- und Wissensstand der Mitarbeiter verbessert
sich.
Als ein Baustein dieser Strategie verstehen wir den Einsatz dieser
Workflowlösung für die elektronische Rechnungsprüfung.
Mit Hilfe des Content-Management-Systems eCity21 gestaltet derzeit eine Reihe von hessischen Kommunen ihren Internetauftritt. Vor
dem Hintergrund des technischen Wandels und veränderter Kundenanforderungen steht die Ablösung von eCity21 durch die zeitgemäße Lösung cm21 an. In cm21 wird einmalig das Layout entworfen und hinterlegt, dann kann jede Verwaltung mit diesem CMS
die Redaktion für ihre Internetpräsentation selbst übernehmen; sie
ist unabhängig von externen Dienstleistern und kann somit die
zwingend erforderliche Aktualität in eigener Verantwortung sicherstellen.
Das Barkassensystem eCash21 wurde auf die neuen Anforderungen
der Kunden angepasst – die Anwendung wurde komplett überarbeitet und ist nun in der Lage, über entsprechende Schnittstellen,
Daten mit dem Einwohnerwesen und jedem beliebigen Finanzwesen zur Optimierung des Verwaltungshandelns auszutauschen. Auch
eCash21 wird im sicheren ASP-Betrieb des Rechenzentrums angeboten.
Das Jahr im Sitzungsdienst begann mit der Vorstellung des neuen
Internetmoduls RIM 4, dessen wichtigste Neuerung die Möglichkeit
ist, mit Hilfe der iPad-App „iRICH“ sämtliche Sitzungsunterlagen
papierlos zu übermitteln.
Bereits im Geschäftsjahr 2011 wurde trotz Wegfall der Fehlbelegungsabgabe zukunftsweisend beschlossen, ein neues Browser-Orientiertes Verfahren im Bereich Wohnungswesen zu entwickeln. Das
neue Verfahren domicil21 wird zunächst die Bereiche Wohnungs-
bindung/Wohnungsberechtigung und die Wohnungsvermittlung
abdecken. Im Berichtszeitraum wurden die fachlichen Vorgaben in
einer eigens dafür gegründeten Arbeitsgruppe mit Vertretern der
Städte Darmstadt, Bad Vilbel, Rüsselsheim, Gießen, Neu-Isenburg
und Bad Homburg erarbeitet. Im Rahmen der Projektarbeit haben
die beteiligten Kunden Zugriff auf das Qualitätssicherungssystem
erhalten und testen das Verfahren in der Praxis. Die Rückmeldungen
fließen in die Arbeit der Projektgruppe. Am Jahresende hat der
Gesetzgeber das so genannte Neue Hessische Wohnraumfördergesetz verabschiedet. Die Änderungen sind in der Entwicklung
berücksichtigt und bereits umgesetzt worden. Die Arbeit der Projektgruppe steht vor der Fertigstellung.
Für die Weiterentwicklung des Friedhofswesen efi21 wurde eine
Arbeitsgruppe bestehend aus Vertretern der Stadt Bad Wildungen,
der Stadt Biedenkopf, der KIV Thüringen und der ekom21 gegründet.
Die Weiterentwicklung von efi21 erfolgte auch in 2012 mit der Beteiligung der Kunden.
Im Jahr 2012 wurden die migewa®-Kunden (Gewerberegister) auf
die neue Version 8.4.0 bzw. 8.5.0 umgestellt.
Im Verfahren Open Prosoz zur Berechnung, Bescheidung und Zahlung von Leistungen der Sozialhilfe und der Grundsicherung für
Arbeitssuchende wurden im Laufe des Jahres 2012 zahlreiche
gesetzliche Änderungen mit der Version 3.12 und 3.13 umgesetzt.
Im Geschäftsjahr 2012 wurde im Verfahren Prosoz 14plus die
Umstellung vom Datenbanksystem Informix auf das Datenbanksystem Oracle geplant und für bereits drei Kunden umgesetzt.
Durch den Unternehmensbereich Softwareentwicklung/eGovernment konnte eine große Erleichterung im Arbeitsablauf durch die
Inbetriebnahme der elektronischen Kommunikation zwischen Stan-
des- und Meldeämtern erzielt werden. Seit Februar 2012 wird die
Datenübermittlung von Standesämtern nicht mehr auf Papier sondern elektronisch über die Clearingstelle der ekom21 an die
PAMELA-Kunden weitergeleitet. Das bedeutet, dass in den Standesämtern die Mitteilungen an die Meldebehörden nicht mehr ausgedruckt und verschickt werden müssen. Neben den Einsparungen für
Porto erzielt man dadurch auch einen erheblichen Zeitgewinn –
nicht nur alleine durch den schnelleren Transport, sondern auch
schon dadurch, dass die Daten einer Mitteilung nicht erneut im Einwohnerwesen erfasst werden müssen. Abgesehen von der Zeit liegt
ein weiterer großer Vorteil darin, dass Erfassungsfehler quasi ausgeschlossen sind. Die Daten einer Standesamtsmitteilung werden im
Fachverfahren Pamela direkt angezeigt und verarbeitet. Manuelle
Nacharbeit entfällt vollständig.
Seit November 2012 findet auch die Kommunikation zwischen Ausländer- und Meldebehörden auf elektronischem Weg statt. Auch
hierbei spielt die Clearingstelle der ekom21 als technische Infrastrukturkomponente eine zentrale Rolle.
Die Zunahme der elektronischen Kommunikation durch zusätzliche
Fachanwendungen und damit verbundene Verwaltungsvorgänge
erhöht ständig die Bedeutung der Clearingstelle, die für das Land
Hessen zentral von der ekom21 betrieben wird. Prognostiziert wird
auch für die Zukunft ein steigender Bedarf in diesem Bereich.
Technische Schwierigkeiten bei der Kommunikation mit Behörden
in ganz Deutschland werden als Service/Dienstleistung durch die
Clearingstelle geklärt. Dadurch werden die Sachbearbeiter in den
Fachämtern wesentlich entlastet. Die Zukunft der Verwaltung
Der Kunde steht im Mittelpunkt
Schaffenskraft braucht eine Antriebsfeder. Das ist für die ekom21
die Zufriedenheit unserer Kunden. Das beste Produkt erhält seinen
wirklichen Wert erst durch einen Service, der den Kunden begleitet, ihn berät und niemals im Stich lässt.
(v.l.n.r.) Uwe Bommersheim, Unternehmensbereichsleiter Kundenund Produktmanagement Finanz- und Rechnungswesen, Thomas
Ellenberger, Finanzwesen nsk Projekte, Andreas Schemel Fachbereichsleiter Finanzwesen nsk Projekte
INFR A STRUKTUR UN D ADMINISTR ATION
Grenzen hinter sich lassen – und doch auf der sicheren Seite
Die ekom21 verfolgt sehr erfolgreich einen interdisziplinären Ansatz. Über Bereichs- und
Abteilungsgrenzen wird gedacht und kommuniziert. Wo immer dies möglich ist. Denn
neue Ideen werden nicht immer während der Arbeits- und Bürozeit geboren. Doch auch
hier wacht die IT-Sicherheit, dass das, was ins Unternehmen gehört, auch dort bleibt.
Matthias Klose, Stab Geschäftsführung, Armin Merle, Stab Strategische Geschäftsfeldentwicklung, Max Reinhardt, IT-Sicherheitsbeauftragter
INFR A STRUKTUR UN D ADMINISTR ATION
Die ekom21 hat seit 2008 das Gütesiegel Zertifikat ISO 27001 nach
IT Grundschutz. Das erste Halbjahr 2012 war geprägt von der zu
bestehenden BSI-Rezertifizierung. Alle Bereiche des Unternehmensbereiches IT-Operations waren in den Prozess und das anschließende Audit eingebunden. Im Juli 2012 konnte die Geschäftführung
die Zertifizierung für weitere drei Jahre entgegennehmen.
In der ekom21 vereint der Stab LD die Bereiche Innenrevision, Datenschutz und Compliance. Er ist außerdem für das Risikomanagement
verantwortlich. Das Kerngeschäft der Innenrevision aus Prüfungen
und Beratungen hat hinsichtlich des risikoorientierten Prüfungsansatzes zum Erfolg im Geschäftsjahr beigetragen.
Die Stabsstelle der Geschäftsführung ist im Wesentlichen mit Querschnittsaufgaben betraut und hat Berührungspunkte zu allen Unternehmensbereichen sowie zu Mitgliedern, Gremien und Kunden der
ekom21.
Ein Schwerpunkt des vergangenen Jahres war die Festlegung strategischer Ziele zur Unternehmensentwicklung. Hierbei handelt es
sich um einen dynamischen Prozess, der ständig weitergeführt wird.
Die ekom21 soll als IT-Dienstleister für die Kunden das bestmögliche
Maß an Zuverlässigkeit, Innovation, Sicherheit und Wirtschaftlichkeit
bieten.
Aktuelle Entwicklungen des Unternehmens sowie mögliche Optionen zukünftiger Gestaltung wurden im September 2012 im jährlich
stattfindenden und von der Stabsstelle organisierten Strategiemeeting der Gremien ausführlich diskutiert. Zwei Tage lang wurden im
nordhessischen Bad Sooden-Allendorf interessante Diskussionen
geführt und innovative Ideen beleuchtet. Als Gastreferent hielt der
CIO des Landes Hessen, Staatssekretär Horst Westerfeld, einen Vortrag zu Möglichkeiten der Zusammenarbeit zwischen HZD und
ekom21 und zeigte Geschäftsfeldstrategien auf.
Die Führungsstruktur des Unternehmens erfordert regelmäßige
Besprechungen und Vereinbarungen auf der Entscheidungsebene,
um aktuelle Entwicklungen zu begleiten. Die Ablauforganisation der
Dienstbesprechungen aller Unternehmensbereichsleiter und Stäbe
gemeinsam mit den Geschäftsführern gehört ebenfalls zu den Aufgaben des Stabes. In diesem Rahmen werden Grundsatzentscheidungen getroffen aber auch das „tägliche Geschäft“ besprochen.
Mehr als 20 Sitzungen fanden im letzten Jahr in diesem Rahmen
statt.
Das Jahr 2012 war für den Unternehmensbereich Zentrale Dienste
geprägt von Maßnahmen zur Verbesserung der Infrastruktur und
zur Vereinfachung bzw. Verschlankung interner Prozesse, um
dadurch kostensenkende Effekte zu erzielen.
So hatte der Fachbereich Allgemeine Verwaltung die Aufgabe, mehrere größere Bauprojekte zu steuern und umzusetzen. Die größte
augenscheinlich erkennbare Veränderung erfolgte dabei auf den
Dächern der Geschäftsstellen Kassel und Gießen: Hier wurde der
Blitzschutz auf der Stufe der Blitzschutzklasse 1 eingebaut. Dies ist
eine Anforderung, die durch das Bundesamt für Sicherheit in der
Informationstechnik gestellt wird und daher für den Erhalt der Zertifizierung erforderlich ist.
Eine weitere wichtige Baumaßnahme wurde zur Erhöhung der Ausfallsicherheit des Rechenzentrums in der Geschäftsstelle Gießen
durchgeführt. Dabei wurde eine zweite Anlage für die unterbrechungsfreie Stromversorgung eingebaut und die bisherige alleinige
Anlage gleichzeitig erneuert.
Im Fachbereich Finanzwirtschaft lag der Schwerpunkt auf der Optimierung kundenbezogener Prozesse im Rechnungswesen. So wurden die Voraussetzungen zur Umsetzung des elektronischen Rechnungseingangs und auch des Rechnungsausgangs geschaffen. Ein
wichtiger Punkt, der den Fakturierungsvorgang sehr vereinfachen
wird, ist die Bündelung der Ausgangsrechnungen zu Jahresrechnungen mit monatlichen Zahlungszielen. Somit entfällt der Aufwand für
die monatliche Rechnungserstellung und auch für die Bearbeitung
in den Finanzabteilungen seitens der Kunden.
Zur weiteren Vereinfachung der internen Abläufe wurde durch den
Fachbereich Zentrales Auftragsmanagement das interne Portal mit
zusätzlichen Funktionen ausgestattet. Dabei wurde beispielsweise
eine sehr komfortable Lösung zur Buchung von intern angebotenen
Lehrgängen entworfen und eingeführt. Eine weitere wichtige Aufgabe besteht in der Überarbeitung und Optimierung des Rollenkonzeptes für das ERP-Geschäftssystem (Enterprise-Resource-Planning,
also Unternehmensressourcenplanung. Dies wurde in 2012 weiter
verfeinert und wird sukzessive umgesetzt.
Der Fachbereich Recht und Verträge hatte es sich zum Ziel gesetzt,
Informationen über die aktuelle EU-Vergaberechtsreform im Unternehmen zu publizieren und Mitarbeitern mit Hilfe spezieller Workshops die dazu notwendigen Kenntnisse zu vermitteln. Darüber hinaus begleitet der Fachbereich als rechtliche Unterstützung das unternehmensweite
Projekt
zur
Einführung
des
neuen
Einwohnermeldewesens.
Im Fachbereich Marketing wurde im Berichtszeitraum das Design
der ekom21- Werbematerialien auf aktuellen Stand gebracht. Unter
Markengesichtspunkten führt dies zu mehr Einheitlichkeit und Wiedererkennung und hilft in letzter Konsequenz, Kosten zu senken. Die Zukunft der Verwaltung
Sicher geht vor
„Sicherheit von Daten und Prozessen ist ein Gütesiegel der ekom21.
Das umfasst nicht nur die sichere Vorhaltung sensibler Daten sondern
ersteckt sich bis in die Arbeitsprozesse innerhalb und außerhalb unseres Unternehmens!“
Almut Fuchs, Leiterin Stab Innenrevision, Compliance, Datenschutz
P ER SONA LENTWICKLUNG
Die ekom21 von morgen
„Die ekom21 sucht gezielt Nachwuchskräfte für alle Bereiche des Unternehmens.
Gerade auch weibliche Talente stehen dabei
im Fokus des Personalmanagements. Fachkräfte
werden auf manchen Feldern in nicht allzu ferner
Zukunft ein rares Gut. Nur wer die Zeichen
erkennt und rechtzeitig die Optionen wahrnimmt,
ist gewappnet für die Herausforderungen der
Zukunft!“
Claudia Claus, Fachbereichsleiterin Personalwirtschaft (2. v. r.) und Anja Theuner-Hönicke, Personalentwicklung (links) mit den Auszubildenden Silvana Rahman, Maximilian Koch und Tim Mühlhausen
P ER SONA LENTWICKLUNG
Personalentwicklung
So wie viele Verwaltungen und Unternehmen im öffentlichen Sektor
befindet sich auch die ekom21 in einer Phase des Umbruchs. Neue
und zunehmend komplexere Aufgaben müssen in immer kürzerer
Zeit bewältigt werden. Dienstleistungsorientierung und Kostendenken werden selbstverständliche Qualifizierungsmerkmale einer Verwaltung, die mehr leistet und weniger kosten darf. Diesem Anspruch
müssen auch wir verstärkt gerecht werden.
Der grundsätzlich schnelle Prozess der Wissensveralterung in der
IT-Branche gepaart mit dem kontinuierlich wachsenden Aufgabenspektrum der Fachverfahren unserer Kunden schaffen zusätzliche
Anforderungen –so wie der derzeitige demographische Wandel
und der damit verbundene Fachkräftemangel.
Wir als moderner IT-Dienstleister sind mehr denn je gefordert,
unsere Mitarbeiter an unser Unternehmen zu binden und bedarfsgerecht neue Mitarbeiter für uns zu gewinnen, den uns möglichen
Beitrag zu ihrer Gesunderhaltung zu leisten und sie kontinuierlich
und systematisch weiter zu qualifizieren.
Unter Berücksichtigung der individuellen Leistungsstärken und persönlichen Karrieremöglichkeiten soll jeder Mitarbeiter ermutigt und
unterstützt werden, seine Aufgaben auch zukünftig in hoher Qualität zu erfüllen bzw. sich gezielt auf die Übernahme neuer Aufgaben
vorzubereiten. Von der dadurch erzielten höheren Zufriedenheit und
Leistungsbereitschaft unserer Mitarbeiter profitieren unmittelbar
auch unsere Kunden.
Um unserem Weiterbildungsauftrag im Unternehmen professionell
gerecht werden zu können, haben wir im Oktober 2011 eine dedizierte Personalentwicklungseinheit innerhalb unseres Bereichs Personalwirtschaft etabliert.
Hauptaufgabe dieser neuen Einheit im Jahr 2012 war es, ein Personalentwicklungskonzept zu erarbeiten, das auf die Bedürfnisse
unseres Hauses zugeschnitten ist und als Fundament für alle weiteren Personalentwicklungsaktivitäten dient. Dieses Vorhaben ist uns
mit großem Erfolg gelungen.
Ein wesentlicher inhaltlicher Bestandteil dieses Dokuments ist eine
detaillierte Beschreibung unserer personellen Ist-Situation inklusive
der Altersstruktur und die sich daraus für die nächsten zehn Jahren
ergebende natürliche Fluktuation. Auf Basis dieser Informationen und
unter Berücksichtigung wichtiger externer Rahmenbedingungen
wurden in diesem Konzept des Weiteren neben den etablierten und
bewährten Entwicklungspfaden neue Weiterbildungsinstrumente
passgenau hinzugefügt und ergänzt. Beispielsweise bieten wir unseren Mitarbeitern zusätzlich zu den bisherigen Fach- und Führungslaufbahnen neuerdings einen Entwicklungspfad in Richtung Projektmanagement an. Außerdem haben wir eine Reihe von Prozessen
im Bereich der Personalbeschaffung und -entwicklung optimiert,
wie zum Beispiel die Standardisierung unseres Bewerbermanagements und die Zentralisierung unserer Seminaranmeldungen.
Für uns als moderner Arbeitgeber sind neben einer strukturierten
Personalentwicklung auch attraktive Angebote zur Förderung der
Work-Life-Balance und zur Gesunderhaltung unserer Mitarbeiter
Pflicht, wie wir durch ein breites Spektrum an Angeboten von einer
möglichen Teilzeitbeschäftigung über Heimarbeitsplätze bis hin zu
Stress-Management-Seminaren, Rückenschulen und Gesundheitstagen unter Beweis stellen.
Frauenförderung
Die Förderung von Frauen im Beruf und die Sicherstellung gleicher
Chancen der beruflichen Entwicklung ist ein wesentlicher Grundsatz
unseres Unternehmens.
Bei der ekom21 sind 142 Frauen beschäftigt. Dies entspricht einem
Anteil von 32,7%. Damit liegen wir insgesamt bereits weit über dem
durchschnittlichen Frauenanteil von derzeit 15% in der IT-Branche
(Quelle: Bitkom Presseinfo Weltfrauentag vom 06.03.2012). Dies gilt
umso mehr für unsere erste Führungskräfteebene (Unternehmensbereichsleitung). Während drei unserer sechs Unternehmensbereiche von Frauen geführt werden (50%), liegt der Frauenanteil im TopManagement von IT-Unternehmen in Deutschland insgesamt nur
bei rund 7% (Quelle: Hoppenstedt Branchenmonitor „Frauen im ITManagement“ vom 01.03.2012). Des Weiteren sind nach dieser Studie ungefähr 20% der Mitarbeiter auf zweiter Führungsebene weiblich (Quelle: s. v. g.). Dieses Segment, das durch unsere Führungsebene „Fachbereichsleitung“ repräsentiert wird, ist in unserem Hause
heute mit 19% (5 von derzeit 27 Leitungsstellen) knapp unterdurchschnittlich hoch mit Frauen besetzt.
Um potenzielle neue Mitarbeiterinnen auf die ekom21 als interessanten Arbeitgeber aufmerksam zu machen und Chancengleichheit
für Frauen in unserem Hause sicherzustellen, bieten wir Möglichkeiten, Familie und Beruf miteinander zu vereinbaren. So äußern
Kolleginnen in ihrer Elternzeit vermehrt den Wunsch, sukzessive einigen Stunden in der Woche von zu Hause aus zu arbeiten. Darüber
hinaus gibt es eine Reihe von individuellen Lösungen zwischen Mitarbeitern und Unternehmen, wenn es darum geht, die Ansprüche
der Familien mit den des jeweiligen Arbeitsplatzes zu verbinden.
Nicht zuletzt versuchen wir, das Interesse junger Mädchen für ITBerufe zu wecken und bieten ihnen am Girls Day die Möglichkeit,
sich einen Einblick zu verschaffen. Die Zukunft der Verwaltung
Modernes Produktmanagement ist Teamplay!
Mehr als fünfzig Fachverfahren und Softwareprodukte und ein ganzes Arsenal an Technik- und Beratungsdienstleistungen machen
die ekom21 zu einem enorm potenten IT-Full-Service-Provider.
Unser Produkt- und Kundenmanagement, das diese Leistungen vorhält arbeitet in leistungsstarken Teams mit Entwicklung, Marketing
und Vertrieb zusammen, damit unsere Kunden schnell und effizient von Innovationen profitieren können.
Detlef Folgmann (2. v.r.), Unternehmensbereichsleiter Kunden- und Produktmanagement mit Uwe Pott, Fachbereichsleiter eGovernment, Andy Hergesell, KPM eGovernment, Anne Gockel, Produktmanagerin cm21 und Reinhold Reller, KPM Personalwesen
B ET R I EBLI CHE KE NNZAHLE N
G R EM I EN UN D O RGAN E
Klare Strukturen für mehr Motivation
Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind unser bedeutendstes
Kapital.
Durch klare Linien und saubere Strukturen schaffen wir ein
Arbeitsumfeld, in dem neue Ideen entstehen und wachsen können. In einem Klima offener und zielorientierter Kommunikation.
Das fördert die Qualität unserer Arbeit und am Ende profitieren
unsere Kunden.
Ulrike Umland (Bildmitte), Unternehmensbereichsleiterin Zentrale
Dienste mit Birgit Michel, Fachbereichsleiterin Finanzwirtschaft,
Ulrich Hartung, Fachbereichsleiter Auftragsmanagement, Simone
Römer, Stab DV Innovation, Helmut Alex, Fachbereichsleiter Verwaltung (v.l.n.r.)
B ET R I EBLI CHE KE NNZAHLE N
J A HR ESERGE BN IS 2012
Jahresergebnis Gesamterträge
Umsätze aus Datenverarbeitungsleistungen
Umsätze aus Datenfernverarbeitungen
Umsätze aus Vertrieb von Handelswaren
Umsätze aus Dienstleistungen
Umsätze aus Druck- und Kuvertierleistungen
Sonstige Erträge
100 %
42,79
6,21
29,66
7,96
5,97
7,41
%
%
%
%
%
%
78.717.278,39 Euro
33.683.4 13,4 8
4.886.548,39
23.350.749,23
6.268.805,45
4.696.683,14
5.831.078,70
Euro
Euro
Euro
Euro
Euro
Euro
Jahresergebnis Gesamtaufwand
Materialaufwand
Personalaufwand
Abschreibungen
Sonstige Aufwendungen
100 %
45,57
37,42
4,74
12,27
%
%
%
%
Jahresergebnis Gesamt
78.680.573,14 Euro
35.856.261,77
29.442.159,34
3.727.212,98
9.654.939,05
Euro
Euro
Euro
Euro
36.705,25 Euro
Mitarbeiter (aktiv Beschäftigte)
Die Anzahl der aktiv Beschäftigten (ohne Beurlaubungen und
Mitarbeiter in der Freistellungsphase der Altersteilzeit, aber
inkl. Azubis und geringfügig Beschäftigte) beträgt 442 Mitarbeiter.
ekom21 – KGRZ Hessen: 427
ekom21 GmbH: 15
G R EM I EN UN D O RGAN E
ekom21 GmbH
Verbandsvorstand
Vorsitzender
Bürgermeister Gerhard Schultheiß, Nidderau
Aufsichtsrat
Vorsitzender
Kreisbeigeordneter Oswin Veith, Wetteraukreis,
Stellvertreter
Bürgermeister Günter Jung, Wabern
Stellvertreter
Finanzausschuss
Vorsitzender
Geschäftsführender Direktor Karl-Christian Schelzke,
Hessischer Städte- und Gemeindebund
Gesellschafterversammlung
Vertreter
Bürgermeister Gerhard Schultheiß, Nidderau
Stellvertreter
Direktor Christian Engelhardt, Hessischer Landkreistag
Referatsleiter Jürgen Ullrich, Hessischer Städtetag
Verbandsversammlung
Vorsitzender
Bürgermeister Harald Plünnecke, Vöhl
Stellvertreter
Stadtverordneter Günther Quirin, Frankfurt am Main
Bürgermeister Hermann Steubing, Mittenaar
Geschäftsführer
Direktor Bertram Huke
Direktor Ulrich Künkel
Stellvertreter
Geschäftsführer
Bertram Huke
Ulrich Künkel
Im Team arbeiten
Erfolg ist selten nur die Leistung eines
Einzelnen. Gute Teams leben von einer
offenen Kommunikation und von Vertrauen. Unser Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter denken bereichs- und standortübergreifend, unterstützen sich gegenseitig und können sich aufeinander
verlassen. Gemeinsam machen sie
möglich, was keiner alleine schafft.
Und alle haben nur ein Ziel ganz fest im
Fokus: Die Zufriedenheit des Kunden.
B ET EI LI GUNG SBE RICHT
Partnerschaft lebendig gestalten!
Die ekom21 und ihre Beteiligungen werden
sorgsam gewählt und dienen dem gemeinsamen Nutzen für gefestigte Markt- und Kundenbeziehungen!
Patrick Weber und Sebastian Vogt, beide
Geschäftsführer der eOpinio GmbH, Dieter
Sauer, ekom21 (v.l.n.r.)
Der vorliegende Bericht enthält wesentliche Anga ben über
alle per 31.12.2012 bestehenden Beteiligungen der ekom21 –
KGRZ Hessen. Basis sind die Jahresabschlüsse und Wirtschaftsberichte der Jahre 2009 bis 2012 der Gesellschaften.
Die ekom21 – KGRZ Hessen ist alleinige Gesellschafterin der
ekom21 GmbH. Ihr Stammkapital beträgt 500.000 Euro.
Die ekom21 – KGRZ Hessen hält des Weiteren einen Anteil
an der KIV Thüringen GmbH mit 48,8%. Die ekom21 GmbH
ist mit 74% an der Softplan Informatik GmbH beteiligt.
KIV Thüringen GmbH
Ekhofplatz 2 a, 99867 Gotha
Telefon: 03621.4508-0
Telefax: 03621.4508-88
eMail: [email protected]
Geschäftsführer
Bertram Huke
Gesellschafter
Gemeinde- und Städtebund Thüringen e.V.,
ekom21 – KGRZ Hessen,
KIV Thüringen GmbH
Gründung
1993
Produkte
IT-Serviceleistungen für Kommunen
eOpinio GmbH
An der Automeile 18
35394 Gießen
Telefon: 0641.2035-936
Telefax: 0641.49410069
Grafische Übersicht über die Beteiligungen
Geschäftsführer
Sebastian Vogt, Sascha Alexander Wagner, Patrick Weber
Softplan Informatik GmbH
Herrngarten 14, 35435 Wettenberg
Telefon: 0641.98246-0
Telefax: 0641.98246-20
Geschäftsführer
Jörg Tieben, Bertram Huke
Gründung
1991
Tätigkeitsbereich
Entwicklung und Vertrieb Geografischer Informationssysteme,
Betreuung und Beratung
Produkt
INGRADA (Erstinstallation: 1994)
Kundenkreis
Kommunen, Katasterämter, Ingenieurbüros, Energieversorger
(Stadtwerke), Industriebetriebe
Gründung
2009
Produkte
Bürgerbeteiligung,
Meinungsforschung
Die Softplan Informatik GmbH
Die Softplan Informatik GmbH ist eines der führenden Systemhäuser für Geografische Informationssysteme in Deutschland.
Eingebunden in ein weites Partnernetz bietet Softplan kommunalen Verwaltungen, Katasterämtern, Ingenieurbüros und
Energieversorgern Know-how zur Planung und Verwaltung
der Infrastruktur sowie zur raumbezogenen Dokumentation.
Kennzahl
Jahresüberschuss
Umsatzerlöse
Eigenkapitalanteil
Fremdkapitalanteil
Anlagendeckung I
Liquidität 1. Grades
Umsatzrentabilität
Cashflow
Personalintensität
2012
334.143
4.421.786
68,01 %
31,99 %
1.300,40 %
214,66 %
7,56 %
401.678,84
34,07 %
2011
406.670
5.089.419
58,31 %
41,69 %
825,34 %
147,24 %
7,99 %
465.319
28,88 %
Die KIV Thüringen GmbH
Die KIV Thüringen wird durch den Gemeinde- und Städtebund Thüringen und die ekom21 – KGRZ Hessen getragen.
Das Leistungsspektrum umfasst die Bereitstellung von informationstechnischen Anlagen und Lösungen sowie deren Entwicklung,
Vertrieb und Consulting für die Kommunalverwaltungen.
Kennzahl
Jahresüberschuss
Umsatzerlöse
Eigenkapitalanteil
Fremdkapitalanteil
Anlagendeckung I
Umsatzrentabilität
Cashflow
Personalintensität
2012
129.230
2.848.805
67,67 %
32,33 %
391,69 %
178,61 %
4,54 %
149.738
33,34 %
2011
128.442
2.671.294
68,60 %
31,40 %
189,26 %
126,01 %
4,81 %
145.673
32,39 %
Der Jahresgewinn der Softplan Informatik GmbH lag im Jahr
2012 bei über 409 Tausend Euro. Die Unter neh mens kennzahlen der letzten vier Geschäftsjahre entwickelten sich
wie folgt:
2010
403.417
4.388.139
49,38 %
50,62 %
599,78 %
147,33 %
9,19 %
451.571
26,28 %
2009
198.022
5.703.425
34,67 %
65,33 %
343,92 %
126,46 %
3,47 %
249.050
21,38 %
Der Jahresgewinn der KIV Thüringen lag im Jahr 2012 bei über
128 Tausend Euro.
Die Unternehmenskennzahlen der letzten vier Geschäftsjahre entwickelten sich wie folgt:
2010
104.692
2.590.536
64,09 %
35,55 %
164,37 %
58,79 %
4,04 %
116.385
32,02 %
2009
187.579
2.558.870
60,76 %
39,24 %
1.809,84 %
159,02 %
7,33 %
199.405
30,46 %
Die eOpinio GmbH
Die eOpinio GmbH ist ein Dienstleister im Bereich der
Marktforschung, insbesondere der Durchführung, Verwertung und Veröffentlichung von empirischer Meinungs forschung. Das Unternehmen befindet sich noch in der StartKennzahl
Jahresergebnis
Umsatzerlöse
Eigenkapitalanteil
Fremdkapitalanteil
Anlagendeckung I
Umsatzrentabilität
Cashflow
Personalintensität
2012
3.290
209.743
87,04 %
12,96 %
1.979,35 %
668,74 %
1,57 %
9.351,63
83,08 %
2011
-61.052
61.475
90,80 %
9,20 %
1.158,74 %
864,91 %
-99,31 %
-56.069
190,32 %
phase. Der Jahresgewinn der eOpinio GmbH lag im Jahr 2012
bei 3290,00 Euro. Die Unternehmenskennzahlen der letzten
zwei Geschäftsjahre entwickelten sich wie folgt:
2010
-3.424
33.296
63,18 %
36,82 %
231,01 %
129,54 %
-10,28 %
-692
48,94 %
IM PR ESSUM
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wurde in diesem Dokument die Bezeichnung „Mitarbeiter“ geschlechterneutral gewählt.
Sie stellt keine Form von Diskriminierung dar.
Herausgeber:
Carlo-Mierendorff-Straße 11
35398 Gießen
Telefon: 0641.9830-0
Telefax: 0641.9830-2020
www.ekom21.de
Konzept: Stefan Thomas, Bernd-H. Nissing
Redaktion: Matthias Klose, Bernd-H. Nissing, Stefan Thomas
Layout: Claus Knobel
Fotos: Claus Knobel, Bernd Burkard, Stefan Thomas
Druck: DRACH Print Media GmbH
2013 © ekom21 – KGRZ Hessen
Stand Mai 2013
– KGRZ Hessen
Körperschaft des öffentlichen Rechts
Sitz Gießen
Carlo-Mierendorff-Straße 11
35398 Gießen
Telefon: 0641.9830-0
Telefax: 0641.9830-2020
Geschäftsstelle Darmstadt
Robert-Bosch-Straße 13
64293 Darmstadt
Telefon: 06151.704-0
Telefax: 06151.704-2030
Geschäftsstelle Kassel
Knorrstraße 30
34134 Kassel
Telefon: 0561.204-0
Telefax: 0561.204-2010
www.ekom21.de

GB2012 - ekom21

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