E-Book: Betriebskostenabrechnung

BetriebskostenAbrechnung 2015
Schnell – rechtssicher – centgenau
Übersicht:
Was sind eigentlich Betriebskosten?
Was sind Nebenkosten?
Was gehört alles zu den Betriebskosten?
Wann muss ein Mieter Betriebskosten zahlen?
An welche Fristen muss ich mich halten?
Was muss alles in eine Betriebskostenabrechnung hinein?
Was ist, wenn mir nachträglich neue Betriebskosten entstehen?
Darf ich auch Eigenleistungen auf den Mieter umlegen?
Welcher Umlageschlüssel gilt?
Bis wann muss der Mieter seine Betriebskosten nachzahlen?
Wie führe ich eine Betriebskostenerhöhung durch?
Was mach ich, wenn der Mieter die höheren Vorauszahlungen nicht zahlt?
Was tun, wenn der Mieter seine Betriebskosten nicht zahlt?
Wie lange kann sich der Mieter noch über seine Abrechnung beschweren?
Welche Unterlagen muss ich dem Mieter zeigen?
Abrechnungsmuster: So könnte Ihre Abrechnung aussehen
2Betriebskostenabrechnung | www.lexware.de
Warum Sie
unbedingt
abrechnen
sollten
„Alle Jahre wieder“ so beginnt nicht nur ein beliebtes Weihnachtslied,
sondern auch eine weniger beliebte Tätigkeit eines jeden Vermieters, die
ebenfalls jedes Jahr ansteht: Die Betriebskostenabrechnung.
Muss so eine Betriebskostenabrechnung eigentlich jedes Jahr sein? Ja
unbedingt, wenn Sie zumindest kostendeckend vermieten und nicht zu
den drei Millionen Vermietern gehören wollen, die mit ihren Immobilien
nichts verdienen oder zu den rund 500.000 Vermietern, die mit Ihrer
Immobilie sogar Verluste machen.
Dann sollten Sie nicht alle Nebenkosten aus Ihrer eigenen Tasche zahlen,
sondern die Betriebskosten auf den Mieter umlegen, die Sie laut Gesetz
und Mietvertrag umlegen dürfen.
Um es gleich einmal vorweg zu nehmen: Entgegen vielen anders lautenden Meinungen verdienen Sie als Vermieter mit einer Betriebskostenabrechnung kein Geld, sondern Sie holen sich nur einen gesetzlich erlaubten
und (hoffentlich) vertraglich vereinbarten Teil Ihrer Nebenkosten – nämlich
die laufenden Betriebskosten – vom Mieter zurück.
Mit der Betriebskostenrückzahlung oder Nachzahlung ist etwa so wie bei
Ihrer Steuererklärung fürs Finanzamt: Das Finanzamt schenkt Ihnen mit
der Rückzahlung auch kein Geld, sondern Sie bekommen vom Finanzamt lediglich einen Teil der von Ihnen übers Jahr vorausgezahlten Steuer
zurück. Schlimmstenfalls müssen Sie – so wie Ihr Mieter bei den Betriebskosten – beim Finanzamt etwas nachzahlen, wenn Ihre über Jahr
gezahlten Vorauszahlungen nicht ausreichen, um Ihre Steuerschulden zu
begleichen.
Dennoch haben gerade Mieter, die viele Betriebskosten nachzahlen
müssen, häufig das Gefühl, bei der Betriebskostenabrechnung von ihrem
Vermieter über den Tisch gezogen zu werden.
Wie Sie Ihrem Mieter dieses Gefühl nehmen? Eine klare und nachvollziehbare Abrechnung ist dabei nur das Tüpfelchen auf dem berühmten „i“.
Denn eigentlich beginnt das „gute Gefühl“ beim Abrechnen schon viel
weiter vorne: Bei Ihrem Mietvertrag!
3Betriebskostenabrechnung | www.lexware.de
Was sind
eigentlich
Betriebskosten?
Was Betriebskosten sind, steht zum Glück – jedenfalls ungefähr – im
Gesetz. Darunter fallen die Kosten, die dem Eigentümer (oder Erbbauberechtigten) durch das Eigentum (oder das Erbbaurecht) am Grundstück
oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes, der
Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend
entstanden sind (§ 1 Abs. 1 Betriebskostenverordnung).
Grob gesagt handelt es sich bei Ihrer Rechnung immer dann um umlegbare Betriebskosten, wenn die folgenden 3 Voraussetzungen zutreffen:
»
Die Kosten sind objektbezogen, also durch das Eigentum hervorgerufen und betriebsdienlich,
» die Kosten sind Ihnen tatsächlich entstanden,
» es handelt sich um regelmäßig entstehende Kosten.
Weil das alles recht abstrakt ist, hat der Gesetzgeber zum Glück in § 2
Betriebskostenverordnung praktischerweise allen Vermietern und Mietern
einen Betriebskostenkatalog mit 17 umlegbaren Betriebskosten mit an die
Hand gegeben. Dazu zählen z.B. die Grundsteuer, die Heizkosten und das
Wasser.
Wichtig: Der Betriebskostenkatalog in § 2 Betriebskostenverordnung ist
für Wohnraum-Mieter abschließend.
Zu den nicht umlagefähigen Betriebskosten zählen:
» Instandsetzungskosten
» Verwaltungskosten
» Kapitalkosten
Ebenso fallen nur einmalig oder in nicht voraussehbaren Zeitabständen
anfallende Kosten nicht unter den Begriff der Betriebskosten. Typisches
Beispiel: Die Kosten für eine einmalige Sperrmüllabfuhr gehören nicht zu
den Kosten der Müllabfuhr.
4Betriebskostenabrechnung | www.lexware.de
Was sind
Nebenkosten?
Wer wissen will, was Nebenkosten sind und was der Unterschied zu den
umlegbaren Betriebskosten ist, blättert vergeblich im Gesetz bei den Mietrechtsvorschriften. Dagegen ist den Betriebskosten gleich ein komplettes
Gesetz gewidmet: Die Betriebskostenverordnung, die grundsätzlich
jedoch nur für die Wohnungsmiete gilt.
Der Begriff „Nebenkosten" geht weiter als der Begriff der „Betriebskosten“: Damit sind nicht nur die in der Betriebskostenverordnung aufgeführten umlagefähigen Betriebskostenpositionen gemeint, sondern alle
weiteren Kosten, die sonst noch beim Bewirtschaften Ihrer Immobilie
entstehen können, aber leider nicht auf Wohnungsmieter umlegbar sind.
Beispiel:
Verwaltungskosten sind zwar Nebenkosten, jedoch keine umlagefähigen
Betriebskosten!
Auf den Begriff „Nebenkosten" werden Sie deswegen häufig im Zusammenhang mit Gewerberaum stoßen. Vereinbaren Sie in einem GeschäftsraumMietvertrag „nur", dass Sie Betriebskosten umlegen dürfen, schließen
Sie damit weitere Nebenkosten, die Sie als Gewerberaum-Vermieter noch
zusätzlich umlegen dürften, aus!
5Betriebskostenabrechnung | www.lexware.de
Was gehört
alles zu den
Betriebskosten?
Wenn Sie wissen wollen, welche Betriebskosten Sie umlegen dürfen,
müssen Sie als Wohnungsvermieter eine Blick in die, seit dem 1.1.2004
geltende Betriebskostenverordnung (abgekürzt BetrKV) werfen.
Ein Hinweis auf die Betriebskostenverordnung oder besser noch eine
Kopie oder Abschrift des nachfolgenden Betriebskostenkatalogs des
§ 2 Betriebskostenverordnung, gehört in jeden guten Mietvertrag:
1. Die laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks
Hierzu gehört namentlich die Grundsteuer.
2. Die Kosten der Wasserversorgung
Hierzu gehören die Kosten des Wasserverbrauchs, die Grundgebühren,
die Kosten der Anmietung oder anderer Arten der Gebrauchsüberlassung
von Wasserzählern sowie die Kosten ihrer Verwendung einschließlich der
Kosten der Eichung sowie der Berechnung und Aufteilungen, die Kosten
der Wartung von Wassermengenreglern, die Kosten des Betriebs einer
hauseigenen Wasserversorgungsanlage und einer Wasseraufbereitungsanlage einschließlich der Aufbereitungsstoffe.
3. Die Kosten der Entwässerung
Hierzu gehören die Gebühren für die Haus- und Grundstücksentwässerung,
die Kosten des Betriebs einer entsprechenden nicht öffentlichen Anlage
und die Kosten des Betriebs einer Entwässerungspumpe.
4. Die Kosten
a) des Betriebs der zentralen Heizungsanlage einschließlich der Abgasanlage; hierzu gehören die Kosten der verbrauchten Brennstoffe und ihrer
Lieferung, die Kosten des Betriebsstroms, die Kosten der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich der Einstellung durch eine
Fachkraft, der Reinigung der Anlage und des Betriebsraums, die Kosten
der Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz, die Kosten
der Anmietung oder anderer Arten der Gebrauchsüberlassung einer Ausstattung zur ¬Verbrauchserfassung sowie die Kosten der Verwendung einer
Ausstattung zur Verbrauchserfassung einschließlich der Kosten der Eichung
sowie der Kosten der Berechnung und Aufteilung;
oder
b) des Betriebs der zentralen Brennstoffversorgungsanlage; hierzu gehören
die Kosten der verbrauchten Brennstoffe und ihrer Lieferung, die Kosten
des Betriebsstroms und die Kosten der Überwachung sowie die Kosten der
Reinigung der Anlage und des Betriebsraums;
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oder
c) der eigenständig gewerblichen Lieferung von Wärme, auch aus Anlagen
im Sinn des Buchstabens a); hierzu gehören das Entgelt für die Wärmelieferung und die Kosten des Betriebs der dazugehörigen Hausanlagen entsprechend Buchstabe a);
oder
d) der Reinigung und Wartung von Etagenheizungen und Gaseinzelfeuerstätten; hierzu gehören die Kosten der Beseitigung von Wasserablagerungen und Verbrennungsrückständen in der Anlage, die Kosten der regelmäßigen Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit und der damit
zusammenhängenden Einstellung durch eine Fachkraft sowie die Kosten
der Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz;
5. Die Kosten
a) des Betriebs der zentralen Wasserversorgungsanlage; hierzu gehören die
Kosten der Wasserversorgung entsprechend Nummer 2, soweit sie nicht
dort bereits berücksichtigt sind, und die Kosten der Wassererwärmung entsprechend Nummer 4 Buchstabe a);
oder
b) der eigenständig gewerblichen Lieferung von Warmwasser, auch aus
Anlagen im Sinn des Buchstabens a, hierzu gehören das Entgelt für die Lieferung des Warmwassers und die Kosten des Betriebs der dazugehörigen
Hausanlagen entsprechend Nummer 4 Buchstabe a);
oder
c) der Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten; hierzu gehören die
Kosten der Beseitigung von Wasserablagerungen und Verbrennungsrückständen im Innern der Geräte sowie die Kosten der regelmäßigen Prüfung
der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit und der damit zusammenhängenden Einstellung durch eine Fachkraft.
6. Die Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
a) bei zentralen Heizungsanlagen entsprechend Nummer 4 Buchstabe a) und
entsprechend Nummer 2, soweit sie nicht dort bereits berücksichtigt sind;
oder
b) bei der eigenständig gewerblichen Lieferung von Wärme entsprechend
Nummer 4 Buchstabe c) und entsprechend Nummer 2, soweit sie nicht dort
bereits berücksichtigt sind;
oder
c) bei verbundenen Etagenheizungen und Warmwasserversorgungsanlagen entsprechend Nummer 4 Buchstabe d) und entsprechend Nummer 2,
soweit sie nicht dort bereits berücksichtigt sind;
7Betriebskostenabrechnung | www.lexware.de
7. Die Kosten des Betriebs des maschinellen Personen- oder Lastenaufzugs
Hierzu gehören die Kosten des Betriebsstroms, die Kosten der Beaufsichtigung, der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich
der Einstellung durch eine Fachkraft sowie die Kosten der Reinigung der
Anlage;
8. Die Kosten der Straßenreinigung und Müllbeseitigung
Zu den Kosten der Straßenreinigung gehören die für die öffentliche Straßenreinigung zu entrichtenden Gebühren und die Kosten entsprechender
nicht öffentlicher Maßnahmen; zu den Kosten der Müllbeseitigung gehören
namentlich die für die Müllabfuhr zu entrichtenden Gebühren, die Kosten
entsprechender nicht öffentlicher Maßnahmen, die Kosten des Betriebs von
Müllkompressoren, Müllschluckern, Müllabsauganlagen sowie des Betriebs
von Müllmengenerfassungsanlagen einschließlich der Kosten der Berechnung und Aufteilung;
9. Die Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
Zu den Kosten der Gebäudereinigung gehören die Kosten für die Säuberung
der von den Bewohnern gemeinsam genutzten Gebäudeteile wie Zugänge,
Flure, Treppen, Keller, Bodenräume, Waschküchen, Fahrkorb des Aufzugs;
10. Die Kosten der Gartenpflege
Hierzu gehören die Kosten der Pflege gärtnerisch angelegter Flächen einschließlich der Erneuerung von Pflanzen und Gehölzen, der Pflege von Spielplätzen einschließlich der Erneuerung von Sand und der Pflege von Plätzen,
Zugängen und Zufahrten, die dem nicht öffentlichen Verkehr dienen;
11. Die Kosten der Beleuchtung
Hierzu gehören die Kosten des Stroms für die Außenbeleuchtung und die
Beleuchtung der von den Bewohnern gemeinsam genutzten Gebäudeteile
wie Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Bodenräume, Waschküchen;
12. Die Kosten der Schornsteinreinigung
Hierzu gehören die Kehrgebühren nach der maßgebenden Gebührenordnung, soweit sie nicht bereits als Kosten nach Nummer 4 Buchstabe a)
berücksichtigt sind;
13. Die Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung
Hierzu gehören namentlich die Kosten der Versicherung des Gebäudes gegen Feuer-, Sturm- und Wasserschäden sowie sonstige Elementarschäden,
der Glasversicherung, der Haftpflichtversicherung für das Gebäude, den
Öltank und den Aufzug;
8Betriebskostenabrechnung | www.lexware.de
14. Die Kosten für den Hauswart
Hierzu gehören die Vergütung, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, die der Eigentümer oder Erbbauberechtigte dem Hauswart für seine
Arbeit gewährt, ¬soweit diese nicht die Instandhaltung, Instandsetzung,
Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betrifft. Soweit
Arbeiten vom Hauswart ausgeführt werden, dürfen Kosten für Arbeitsleistungen nach den Nummern 2 bis 10 und 16 nicht angesetzt werden;
15. Die Kosten
a) des Betriebs der Gemeinschafts-Antennenanlage; hierzu gehören die
Kosten des Betriebsstroms und die Kosten der regelmäßigen Prüfung ihrer
Betriebsbereitschaft einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft oder
das Nutzungsentgelt für eine nicht zu dem Gebäude gehörende Antennenanlage sowie die Gebühren, die nach dem Urheberrechtsgesetz für die
Kabelweitersendung entstehen;
oder
b) des Betriebs der mit einem Breitbandkabelnetz verbundenen privaten
Verteilanlage; hierzu gehören die Kosten entsprechend Buchstabe a), ferner
die laufenden monatlichen Grundgebühren für Breitbandkabelanschlüsse;
16. Die Kosten des Betriebs der Einrichtungen für die Wäschepflege
Hierzu gehören die Kosten des Betriebsstroms, die Kosten der Überwachung, Pflege und Reinigung der Einrichtungen, der regelmäßigen Prüfung
ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit sowie die Kosten der
Wasserversorgung entsprechend Nummer 2, soweit sie nicht dort bereits
berücksichtigt sind;
17. Sonstige Betriebskosten
Hierzu gehören Betriebskosten im Sinn des § 1, die von den Nummern 1 bis
16 nicht erfasst sind.
9Betriebskostenabrechnung | www.lexware.de
Wann muss ein
Mieter Betriebskosten zahlen?
Allein die Tatsache, dass ein Gesetz wie das Bürgerliche Gesetzbuch regelt,
dass Sie Betriebskosten auf den Mieter umlegen dürfen oder die Betriebskostenverordnung aufzählt, was Sie alles umlegen dürfen, heißt leider noch gar
nichts.
Sie können nur dann auf monatliche Betriebskostenvorauszahlungen oder
eine Betriebskostennachzahlung bestehen, wenn Sie das zusätzlich in Ihrem
Mietvertrag auch ausdrücklich so vereinbart haben.
Fehlt eine entsprechende vertragliche Vereinbarung, sind die Betriebskosten
bereits in der Miete enthalten. Sie können dann weder auf die Vorauszahlung
bestehen, noch zusätzlich etwas nachfordern, wenn am Jahresende die Vorauszahlungen nicht die tatsächlich entstandenen Kosten decken.
Betriebskosten:
Wer nichts vereinbart hat,
geht leer aus!
Wichtig:
Haben Sie keine oder keine wirksame Betriebskostenvereinbarung im
Mietvertrag, können Sie nachträglich einseitig (also ohne Ihren Mieter!)
daran nichts ändern: Sie haben keinen Rechtsanspruch darauf, dass Ihr
Mieter einer entsprechenden Vertragsänderung nachträglich zustimmt bzw.
mit Ihnen eine entsprechende Vereinbarung abschließt.
10Betriebskostenabrechnung | www.lexware.de
An welche
Fristen muss ich
mich halten?
Bei den Betriebskosten gibt es einige zwingende Fristen, an die Sie sich als
Vermieter unbedingt halten müssen, denn sonst verlieren Sie Ihren Nachzahlungsanspruch.
Da ist zunächst der Abrechnungszeitraum. Mit dem legen Sie fest, von
wann bis wann Sie über die Betriebskosten abrechnen. Er darf maximal 12
Monate betragen. Die meisten Vermieter rechnen von Januar bis Dezember
desselben Jahres (= kalenderjährliche Abrechnung) ab. Ihr Abrechnungszeitraum muss aber nicht zwingend über ein volles Kalenderjahr laufen,
sondern Sie können beispielsweise auch von April bis März über die Heizoder Betriebskosten abrechnen.
Beispiel:
Die Abrechnung von Januar 2015 bis Dezember 2015 muss bis spätestens
31.12.2016 bei Ihrem Mieter sein.
Rechnen Sie immer von April bis März ab, muss Ihre Abrechnung von April
2015 bis März 2016 bis spätestens 31.3.2017 bei Ihrem Mieter sein.
Sie können sogar für die Heizkosten einen anderen Abrechnungszeitraum
vereinbaren als für die übrigen Betriebskosten. Zwei unterschiedliche
Abrechnungszeiträume sind nämlich erlaubt. Längere Abrechnungszeiträume
sind dagegen nicht erlaubt!
Ein kürzerer Abrechnungszeitraum (= Rumpfzeitraum) ist nur ausnahmsweise
erlaubt, beispielsweise wenn Sie bisher zwei unterschiedlichen Abrechnungszeiträume für die Heiz- und Betriebskosten hatten und die jetzt vereinheitlichen wollen (LG Berlin, Urteil v. 07.05.2009, 67 S 475/08, GE 2009, S. 780).
Dafür dürfen Sie einmalig einen sogenannten Rumpfzeitraum (= ein kürzerer
Abrechnungszeitraum als 12 Monate) erstellen.
Ebenso wichtig wie der Abrechnungszeitraum ist die Abrechnungsfrist.
Das ist der Zeitraum, innerhalb dem Sie über Ihre Betriebskosten abrechnen
müssen. Sie beginnt mit dem Ende des Abrechnungszeitraums und beträgt
1 Jahr (§ 556 Abs. 3 BGB).
Um die Frist einzuhalten, muss Ihre Abrechnung bis spätestens zum Ablauf
des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums im Briefkasten Ihres
Mieters liegen (BGH, Urteil v. 21.1.2009, VIII ZR 107/08).
11Betriebskostenabrechnung | www.lexware.de
Vorsicht, Ausschlussfrist:
Wer nicht schnell abrechnet, darf
nichts mehr nachfordern!
Beispiel
Die Abrechnung für den Zeitraum Januar bis Dezember 2015 muss bis
spätestens zum 31.12.2016 bei Ihrem Mieter sein.
Die einjährige Abrechnungsfrist ist für Sie als Wohnungsvermieter eine
Ausschlussfrist. Das bedeutet: Versäumen Sie diese Frist, dürfen Sie keine
Betriebskosten mehr nachfordern!
Entdecken Sie oder Ihr Mieter lediglich einen inhaltlichen Fehler wie beispielsweise einen falschen Umlageschlüssel oder einen Rechenfehler in Ihrer
Abrechnung, dürfen Sie die Abrechnung auch noch nach Ablauf der Jahresfrist korrigieren (BGH, Urteil v. 17.1.2004, VIII ZR 115/04).
Allerdings: Kommt nach der Korrektur ein höherer Nachzahlungsbetrag heraus, bleibt es bei dem niedrigeren, zuerst berechneten Nachzahlungsbetrag!
Wichtig: Zahlt Ihr Mieter auf eine verspätete Abrechnung, müssen Sie ihm
das Geld wieder zurückzahlen (BGH, Urteil v. 18.1.2006, VIII ZR 94/05)!
12Betriebskostenabrechnung | www.lexware.de
Was muss
alles in eine
Betriebskostenabrechnung
hinein?
Von wegen unverständlich:
Schreiben Sie lieber einen Satz
zu viel als zu wenig dazu
Geht es nach dem Bundesgerichtshof (Urteil v. 19.11.2008, VIII ZR 295/07,
Urteil v. 23.11.1981, WM 1982, S. 207) muss Ihre Betriebskostenabrechnung
diese Punkte enthalten:
» Eine Zusammenstellung der Gesamtkosten pro Betriebskostenposition,
»
Angaben und Erläuterungen (z.B. Wohnfläche und Gesamtwohnfläche der
Wohnung und des Gebäudes) um jeweiligen zugrunde gelegten Verteilungsschlüssel,
»
wie sich der Anteil Ihres Mieters berechnet und
»
die bereits gezahlten Vorauszahlungen und was nach deren Abzug übrig
bleibt.
Stolpern Sie auch nur über eine dieser Positionen, ist Ihre Abrechnung formell
unwirksam. Sie können sie dann nur noch so lange nachbessern, wie die
Abrechnungsfrist noch läuft.
Achten Sie darauf, dass auch ein durchschnittlich gebildeter, juristisch und
betriebswirtschaftlich nicht geschulter Mieter Ihre Abrechnung verstehen und
nachvollziehen kann.
Bemühen Sie sich also um eine übersichtliche, klare und widerspruchsfreie
Abrechnung, sonst wird Ihr Nachzahlungsbetrag gar nicht erst fällig.
Sortieren Sie die einzelnen Rechnungen so, dass sie diese gleich der richtigen
Betriebskostenart von § 2 der BetriebsKV zuzuordnen können.
Erläutern Sie Ihre Abrechnung, wenn Sie das Gefühl haben, Ihr Mieter könnte
Ihre Abrechnung ohne weitere Erläuterung nicht verstehen. Am besten Sie stellen jeden Rechenschritt, der nötig ist, um auf den Zahlungsbetrag des
Mieters zu kommen, rechnerisch nachvollziehbar dar.
13Betriebskostenabrechnung | www.lexware.de
Was ist, wenn mir
nachträglich neue
Betriebskosten
entstehen?
Stellen Sie einen Hauswart ein, weil Sie den Hof nicht mehr selbst fegen
wollen, können Sie die Kosten auf die Mieter umlegen, sofern die Hauswartkosten ohnehin in Ihrem Betriebskostenkatalog bereits enthalten sind.
Werden nachträglich beispielsweise öffentliche Abgaben wie z.B. die Trinkwasserprüfung oder die Rauchmelderwartung eingeführt, dürfen Sie die nur
dann anteilig auf den Mieter umlegen, wenn die sich
»
einer bereits bestehenden und auch vereinbarten Betriebskostenposition
entsprechend § 2 BetrKV zuordnen lassen oder
»
Sie dafür eine entsprechende ausdrückliche Vereinbarung im Mietvertrag
haben. Die Juristen sprechen hier von einer „Öffnungsklausel“.
Beispiel
Werden öffentliche Abgaben neu eingeführt oder entstehen Betriebskosten
neu, so können diese vom Vermieter im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften umgelegt und angemessene Vorauszahlungen festgesetzt werden.
Eine solche Öffnungsklausel ist wirksam, weil sie dem Mieter klar und verständlich aufgezeigt, dass er mit neu hinzutretenden Betriebskosten rechnen
muss. Daher ist es auch völlig in Ordnung, wenn der Mieter erst mit dem Erhalt der Betriebskostenabrechnung von den neu eingeführten Betriebskosten
bzw. den neuen öffentlichen Abgaben erfährt.
Mit dem kleinen Zusatz „im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften“ in der
Öffnungsklausel, stellen Sie sicher, dass Sie die Umlage nur auf grundsätzlich
umlagefähige Betriebskosten beschränken.
Beispiel
Die Prüfung nach der Trinkwasserverordnung fällt unter § 2 Nr. 2 BetrKV unter die "Kosten des Betriebs der zentralen Warmwasserversorgungsanlage".
Dagegen können Sie die Wartung des Rauchmelders nur umlegen, wenn Sie
die unter § 2 Nr. 17 BetrKV bei den Sonstigen Betriebskosten ausdrücklich
erwähnt haben.
14Betriebskostenabrechnung | www.lexware.de
Darf ich auch
Eigenleistungen
auf den Mieter
umlegen?
Sie fegen den Hof, mähen den Rasen oder putzen auch das Treppenhaus in
Ihrem Mietshaus selbst.
Erbringen Sie solche umlagefähigen Hausmeister- oder Hausreinigungskosten
selbst, dürfen Sie nach § 1 Abs. 1 Satz 2 der Betriebskostenverordnung Ihre
Sach- und Arbeitsleistungen mit dem Betrag ansetzen, den Ihnen z. B. auch
ein Unternehmen für die gleiche Arbeit in Rechnung stellen würde (BGH, Urteil
v. 14.11.2012, VIII ZR 41/12).
Lassen Sie die Arbeiten stattdessen unentgeltlich (ohne Arbeitsvertrag) z. B.
von Ihrem Ehemann erbringen, dürfen Sie für ihn keine fiktiven Kosten anset-
zen, schließlich haben Sie diese „Gefälligkeitsdienste“ ja auch nichts gekostet
(LG Berlin, Urteil v. 6.12.2011, 63 S 122/11).
Sie dürfen auf den Mieter nur Arbeiten entsprechend dem Betriebskostenkatalog und auch nur in Höhe des tatsächlich nachweisbaren Aufwands umlegen.
Außerdem dürfen Sie für Ihre Eigenleistungen nicht noch zusätzlich Umsatzsteuer von Ihrem Mieter verlangen.
Wie hoch Sie Ihre Eigenleistungen ansetzen dürfen, orientiert sich daran, wieviel ein Dritter für die gleichwertige Leistung verlangen würde. Bevor Sie also
Ihre Kosten zu günstig umlegen, sollten Sie zuvor verschiedene Angebote z. B.
bei Reinigungs-, Gartenbau- und Hausmeisterfirmen einholen und Ihre Eigenleistungen entsprechend dem günstigsten Angebot ansetzen.
PRAXIS – TIPP
Sorgen Sie für einen handfesten
Nachweis Ihres Aufwands
Da Eigenleistungen des Vermieters in der Betriebskostenabrechnung ein
häufiger Streitpunkt sind, sollten Sie darauf achten, dass Sie Ihren Aufwand
im Ernstfall auch nachweisen können. Führen Sie deswegen so etwas wie ein
„Fahrtenbuch“ für Ihre Eigenleistungen: Schreiben Sie sich auf, wann Sie welche Arbeiten (nur umlegbare!) erbracht haben. Notieren Sie sich zudem Ihren
Zeitaufwand.
15Betriebskostenabrechnung | www.lexware.de
Welcher
Umlageschlüssel
gilt?
Wasser, Grundsteuer, Aufzug, Treppenhausreinigung: Wie legen Sie die Kosten
am besten auf den Mieter um?
Die einfache Antwort lautet: So, wie Sie es im Mietvertrag vereinbart haben!
Steht dort nichts, müssen Sie die Kosten anteilig nach der Wohnfläche auf die
Mieter verteilen – es sei denn, Sie haben den Verbrauch erfasst und können
verbrauchsabhängig abrechnen.
Dann hat die verbrauchsabhängige Abrechnung Vorrang vor dem Umlageschlüssel nach der Wohnfläche.
Abrechnungsfehler lassen sich
korrigieren: Wenn Sie schnell
genug sind!
Haben Sie dagegen bereits im Mietvertrag einen Umlageschlüssel festgelegt,
ist der für beide Seiten verbindlich. An diesem Verteilungsschlüssel können Sie
als Wohnungsvermieter nur noch rütteln, wenn Sie künftig verbrauchsabhängig
abrechnen wollen. Ansonsten können Sie einen einmal vereinbarten Umlageschlüssel nur wieder mit Einverständnis Ihres Mieters ändern.
Halten Sie sich bei Ihrer Abrechnung nicht an den vertraglich vereinbarten
Umlageschlüssel bei Ihrer Abrechnung, gilt das "nur" als materieller Fehler Ihrer
Abrechnung (BGH, Urteil v. 17.11.2004, VIII ZR 115/04).
Das bedeutet: Sie können Ihre Abrechnung noch korrigieren! Tun Sie das jedoch erst nach Ablauf der Abrechnungsfrist, und kommt nach der Korrektur ein
höherer Nachzahlungsbetrag für Sie raus, bleiben Sie dennoch auf dem bisher
errechneten Betrag sitzen.
16Betriebskostenabrechnung | www.lexware.de
Bis wann muss
der Mieter seine
Betriebskosten
nachzahlen?
Der Idealfall sieht so aus: Sie schicken Ihrem Mieter die Betriebskostenabrechnung und der bezahlt die Nachzahlung innerhalb von 2 Wochen. Die Realität
sieht leider jedoch oft anders aus.
Rechtlich ist es so: Ihr Betriebskostennachzahlungsanspruch ist zu dem Zeitpunkt fällig, an dem Ihre Abrechnung dem Mieter zugeht.
Allerdings müssen Sie dem Mieter dann noch eine angemessene Prüffrist
einräumen. Die endet entsprechend § 560 Abs. 2 Satz 1 BGB mit dem übernächsten Monatsbeginn, nachdem ihm Ihre Abrechnung zugegangen ist. Erst
dann muss Ihr Mieter zahlen!
Beispiel
Ihr Mieter erhält Mitte Oktober Ihre Betriebskostenabrechnung. Die endet
mit einer Nachzahlung. Die muss Ihr Mieter bis spätestens zum 1. Dezember zahlen.
17Betriebskostenabrechnung | www.lexware.de
Wie führe ich eine
Betriebskostenerhöhung durch?
Muss der Mieter Betriebskosten nachzahlen, gibt es meist einen tiefen Stoßseufzer. Wohlgemerkt beim Mieter. Dabei hätten auch Sie als Vermieter allen
Grund, auch einmal tief Luft zu holen. Schließlich haben Sie ja Ihrem Mieter
beispielsweise das warme Badewasser oder das helle Licht im Treppenhaus
vorfinanziert.
Bei nur einem einzigen Mieter mag das ja vielleicht nicht so schwer zu Buche
schlagen, aber bei mehreren Mietern wird's kostspielig. Dennoch: Das lässt
sich ändern!
Dafür genügt schon ein einziger Satz unter Ihrer Betriebskostenabrechnung:
Ihre neue, monatliche Vorauszahlung beträgt ab dem ............... ....... EUR.
Was Sie wissen müssen: Die Vorauszahlungen können Sie immer nur
zusammen mit einer Abrechnung und auch nur für die Zukunft anpassen –
also nicht rückwirkend (BGH, Urteil v. 18.5.2011, VIII ZR 271/10).
Bevor Sie Ihre Vorauszahlungen anpassen können, müssen Sie erst einmal
eine formell und inhaltlich korrekte Abrechnung erstellt haben (BGH Urteil
v. 15.5.2012, VIII ZR 246/11).
PRAXIS – TIPP
Erst wenn Sie korrekt abgerechnet haben, dürfen Sie die Vorauszahlungen erhöhen
Der BGH hat auch entschieden, wie hoch Sie beim Erhöhen Ihrer Vorauszahlungen greifen dürfen: Orientieren Sie sich beim Berechnen Ihrer künftigen Vorschüsse einfach am bisherigen Abrechnungsergebnis. Teilen Sie den
Nachzahlungsbetrag exakt durch 12 Monate, dann erhalten Sie die monatliche
Erhöhung der Betriebs- und Heizkostenvorauszahlung.
Der Monatsbetrag ist dann Ihr Erhöhungsbetrag. Mehr Spielraum steht Ihnen
nicht zu (BGH, Urteil v. 28.9.2011, VIII ZR 294/10).
Beispiel:
Ihr Mieter hat 2015 jeden Monat 140 EUR an Heiz- und Betriebskosten für
seine 4-Zimmer-Wohnung vorausbezahlt. Seine Abrechnung endet trotz der
Vorauszahlungen mit einer Nachzahlung von 1.200 EUR.
Pro Monat könnten Sie also die Vorauszahlung um 100 EUR anheben. Der
Mieter müsste dann eine monatliche Vorauszahlung an Heiz- und Betriebskosten in Höhe von 240 EUR zahlen.
18Betriebskostenabrechnung | www.lexware.de
Lediglich bei konkret zu erwartenden Entwicklungen (z.B., weil Sie erstmalig die
Hausmeisterkosten abrechnen oder den Einbau eines Aufzugs planen), dürfen Sie einen „Zuschlag" bei den Vorauszahlungen machen. Ein „allgemeiner
Sicherheitszuschlag" in Höhe von z. B. 10 % ist dagegen nicht erlaubt!
19Betriebskostenabrechnung | www.lexware.de
Was mache ich,
wenn der Mieter
die erhöhte
Vorauszahlung
nicht zahlt?
Haben Sie zwar Ihre Vorauszahlungen erhöht, zahlt der Mieter ab nach wie
vor nur die bisherige Summe, sollten Sie ihm zunächst einmal ein freundliches Erinnerungsschreiben schicken – vielleicht hat er Ihre Erhöhung ja
schlicht und einfach nur übersehen, weil er seine Abrechnung nicht so
genau angeschaut hat.
Ignoriert Ihr Mieter auch Ihr freundliches Erinnerungsschreiben, gefährdet er
damit sein Mietverhältnis. Gerät Ihr Mieter nämlich mit der erhöhten Vorauszahlungssumme in Verzug, können Sie ihm wegen dieses Zahlungsrückstands
fristlos nach § 543 Abs. 2 Nr. 3b BGB kündigen – und zwar ohne, dass Sie
ihn vorher erst auf Zahlung des Differenzbetrags verklagt haben müssen (BGH
Urteil v. 18.7.2012, VIII ZR 1/11).
Wichtig: Das Kündigungsrecht setzt voraus, dass der Mietrückstand
»
sich über einen Zeitraum von mehr als 2 Terminen erstreckt und
»
eine Höhe erreicht hat, der 2 Monatsmieten (inklusive Vorauszahlungen!)
erreicht hat.
20Betriebskostenabrechnung | www.lexware.de
Was tun, wenn
der Mieter seine
Betriebskosten
nicht zahlt?
Haben Sie Ihre Abrechnung verschickt, hören Sie daraufhin aber nichts von
Ihrem Mieter und findet sich auch keine Nachzahlung auf Ihrem Konto, heißt es
aufgepasst: Haken Sie spätestens 3 Monate vor Ablauf der Abrechnungsfrist
beim Mieter nach und fragen Sie ihn, warum er bis jetzt noch nichts nachgezahlt hat.
Besonders ausgebuffte Mieter, die sich um ihre Nachzahlung drücken wollen,
antworten darauf: „Was für eine Abrechnung? Ich habe nichts bekommen!"
Vorsicht, denn nur wenn Ihre Abrechnung nachweisbar dem Mieter zugegangen ist, wird der Nachzahlungsbetrag auch fällig!
PRAXIS – TIPP
Achten Sie darauf, dass Sie Ihre
Abrechnung richtig adressieren.
Adressieren Sie die Abrechnung
beispielsweise versehentlich nur
an den Ehemann und nicht auch
an die Ehefrau, die ebenfalls den
Mietvertrag unterschrieben hatte,
können Sie die Nachzahlung
auch nur vom Ehemann fordern
(BGH, Urteil v. 28.4.2010, VIII ZR
263/09).
Deswegen müssen Sie sofort, nachdem Sie vom angeblichen Nichtzugang
der Abrechnung erfahren haben, dem Mieter nochmals Ihre Abrechnung
zukommen lassen (AG Berlin-Neukölln, Urteil v. 20.3.2007, 7 C 418/05,
GE 2007 S. 727).
Folgendes hat sich bewährt: Schicken Sie Ihrem Mieter rechtzeitig nach Ablauf
der Prüffrist (= der übernächste Monatsbeginn, nachdem Ihrem Mieter die
Abrechnung zugegangen ist), aber vor Ablauf der Abrechnungsfrist (12 Monate
nach Ende des Abrechnungszeitraums) nochmals eine Mahnung. Hängen Sie
unbedingt die ursprüngliche Abrechnung in Kopie an.
Zahlt der Mieter daraufhin immer noch nicht, können Sie einen Mahnbescheid
gegen ihn erlassen bzw. eine Zahlungsklage erheben. Dagegen ist eine unbezahlte Abrechnung kein Kündigungsgrund!
21Betriebskostenabrechnung | www.lexware.de
Wie lange kann
sich der Mieter
noch über seine
Abrechnung
beschweren?
Seit dem 1.9.2001 gibt es eine gesetzliche Frist, innerhalb der Ihr Mieter
gegen Ihre Betriebskostenabrechnung seine Einwände vorbringen kann. Diese
steht in § 556 Abs. 3 BGB und beträgt 1 Jahr, gerechnet ab dem Zugang der
Abrechnung. Die Frist beginnt jedoch erst ab dem Zeitpunkt zu laufen, ab dem
Ihr Mieter eine formell korrekte Abrechnung in Händen hält (BGH, Urteil v.
8.12.2010, VIII ZR 27/10).
Die 12-monatige „Meckerfrist“ gilt auch für solche Beschwerden, die der Mieter
schon einmal bei einer früheren Betriebskostenabrechnung vorgebracht hat
(BGH, Urteil v. 12.5.2010, VIII ZR 185/09).
Versäumt Ihr Mieter diese „Mecker-Frist“, gilt Ihre Abrechnung als anerkannt.
Spätere Einwendungen kann er dann nur vorbringen, wenn er die Frist schuldlos versäumt hat.
Abrechnungszeitraum
Zugang der
Abrechnung
Zahlung fällig am
Ende der
Einwendungsfrist
01.01.2015-31.12.2015
Januar 2016
01.03.2016
31.01.2017
01.01.2015-31.12.2015
Februar 2016
01.04.2016
28.02.2017
01.01.2015-31.12.2015
März 2016
01.05.2016
31.03.2017
01.01.2015-31.12.2015
April 2016
01.06.2016
30.04.2017
01.01.2015-31.12.2015
Mai 2016
01.07.2016
31.05.2017
01.01.2015-31.12.2015
Juni 2016
01.08.2016
30.06.2017
01.01.2015-31.12.2015
Juli 2016
01.09.2016
31.07.2017
01.01.2015-31.12.2015
August 2016
01.10.2016
31.08.2017
01.01.2015-31.12.2015
September 2016
01.11.2016
30.09.2017
01.01.2015-31.12.2015
Oktober 2016
01.12.2016
31.10.2017
01.01.2015-31.12.2015
November 2016
01.01.2017
30.11.2017
01.01.2015-31.12.2015
Dezember 2016
01.02.2017
31.12.2017
01.01.2015-31.12.2015
ab Januar 2017
Nachforderung
ausgeschlossen
frühestens 31.01.2018*
*abhängig davon, in welchem Monat die Abrechnung im Jahr 2017 zugeht.
22Betriebskostenabrechnung | www.lexware.de
Welche Unterlagen
muss ich dem
Mieter zeigen?
Sie schicken Ihrem Mieter die Abrechnung. Wohlgemerkt. NUR die Abrechnung. Was passiert mit den dazugehörigen Rechnungen? Die müssen Sie zwar
am besten sortiert nach den einzelnen Betriebskostenpositionen aufbewahren,
jedoch nicht Ihrer Betriebskostenabrechnung beifügen. Auch dann nicht, wenn
Sie Ihr Mieter nach Erhalt der Abrechnung darum bittet, dass Sie ihm die Belege zusenden (BGH, Urteil v. 8.3.2006, VIII ZR 78/05).
Das Prüfrecht Ihres Mieters beinhaltet zunächst nur das Einsichtsrecht in die
zugrunde liegenden Rechnungen und Verträge (z.B. Hausmeister- und Versicherungsvertrag).
Das bedeutet: Sie müssen Ihrem Mieter nur alle Originalbelege sowie alle
Dokumente, die Einfluss auf das Abrechnungsergebnis haben, vorlegen.
Dazu gehören beispielsweise:
»
Rechnungen
»
Verträge z. B. vom Hausmeister, der Versicherung, von Reinigungskräften
oder auch Wartungsverträge
»
Ablese-Protokolle
»
Berechnungsgrundlage für den Vorwegabzug
»
Schätzgrundlagen
»
Wohnflächenberechnungen
»
Quittungen
Sie müssen die Rechnungen nur am Ort der Wohnung (nicht in der Mieterwohnung!) vorlegen. Zumutbar ist noch ein Anfahrtsweg bis 30 km Luftlinie.
Beispiel
Wenn Sie in Hamburg wohnen und eine Wohnung in Berlin vermieten, müssen
Sie Ihrem Mieter die Belege in Berlin vorlegen.
Ist Ihnen der Weg zu weit oder scheuen Sie ein Zusammentreffen mit dem
Mieter, können Sie ihm auch anbieten, die Belegkopien zuzusenden.
Neu ist: Der Mieter darf die Belege mit dem Handy bzw. einer Kamera abfotografieren (AG München, Urteil v. 21.9.2009, 412 C 34593/08; AG Charlottenburg, Beschluss v. 6.8.2010, 216 C 111/10).
23Betriebskostenabrechnung | www.lexware.de
PRAXIS – TIPP
Schlagen Sie Ihrem Mieter im Abrechnungsschreiben gleich einen
Termin zur Einsichtnahme vor
Wichtig: Verweigern oder erschweren Sie Ihrem Mieter das Einsichtsrecht,
wird Ihr Nachzahlungsanspruch nicht fällig (OLG Düsseldorf, Schlussurteil v.
23.3.2000, 10 U 160/97, GE 2000 S. 602).
Bieten Sie Ihrem Mieter gleich im Abrechnungsschreiben an, die Belege einzusehen. Am besten Sie teilen ihm gleich mit, wo und in welchem Zeitraum er
die Abrechnungsbelege einsehen kann.
Nehmen Sie bei der Terminierung auf berufstätige Mieter Rücksicht.
24Betriebskostenabrechnung | www.lexware.de
Abrechnungsmuster: So könnte
Ihre Abrechnung
aussehen
Kostenart gemäß
Gesamt§ 2 Betriebskosten- rechverordnung
nungsbetrag
EUR
Nicht
umlagefähiger
Betrag
EUR
Umlagefähige
Beträge
EUR
Umlage- Gesamtschlüssel einheiten
Ihre
Monate
Einheiten
1. Grundsteuer,
lfd. öffentl. Lasten
2. Wasser-
versorgung und
Entwässerung
3. Heizung,
Warmwasser
4. Aufzug
5. Straßenreinigung
6. Müllbeseitigung
7. Gebäudereinigung, Ungezieferbekämpfung
8. Gartenpflege
9. Beleuchtung
10. Schornsteinreinigung, Immissionsschutzmessungen (soweit nicht in
Ziff. 3 enthalten)
11. Gebäude-,
Sach- und Haftpflichtversicherung
12. Hauswart
13. Gemeinschaftsantenne, Satellitenanlage, Breitbandkabelanschluss
25Betriebskostenabrechnung | www.lexware.de
Ihr
Anteil
(EUR)
Kostenart gemäß
Gesamt§ 2 Betriebskosten- rechverordnung
nungsbetrag
EUR
Nicht
umlagefähiger
Betrag
EUR
Umlagefähige
Beträge
EUR
Umlage- Gesamtschlüssel einheiten
Ihre
Monate
Einheiten
Ihr
Anteil
(EUR)
14. Einrichtungen
für Wäschepflege
15. Sonstige Betriebskosten gem. §
2 Ziff. 17 BetrKV
15.1 ................ EUR
15.2 ................ EUR
Gesamt
.................... EUR
Bereits durch Vorauszahlung beglichen
..................... EUR
Restzahlung / Guthaben
..................... EUR
Ihre neue, monatliche Vorauszahlung ab ..............................:
..................... EUR
Bitte überweisen Sie den Zahlungsbetrag innerhalb von 2 Wochen auf das Konto bei der IBAN: ........................................,
BIC: ....................................... . Ein Guthaben wird Ihnen erstattet.
Wichtiger Hinweis: Sie haben nach vorheriger Anmeldung das Recht, die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege
einzusehen. Bitte überprüfen Sie Ihre Abrechnung unverzüglich und teilen Sie mir entsprechende Einwendungen sofort mit.
Informieren Sie mich bitte stets sofort, falls sich während des Abrechnungszeitraums die Personenzahl in der Mietsache
ändert.
................................................... , den ................................................
...............................................
(Vermieter/in)
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Impressum
Haufe-Lexware GmbH & Co. KG
Small Business & Consumer – M. Reinert
Munzinger Straße 9
79111 Freiburg
E-Mail: [email protected]
Web: www.lexware.de
verantwortlich für den redaktionellen Inhalt:
Rechtsanwältin Heidi Schnurr
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