Dossier: Zahlungserinnerung / Mahnungen auf Englisch

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Dossier: Zahlungserinnerung / Mahnungen auf Englisch
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Grundlegendes
Wortschatzübung
Musterbriefe
Übung & Übersetzung Letzte Mahnung
Mahnungen freundlich gestalten
Zahlungserinnerung, Mahnung, Erinnerungsschreiben – alle
wohl bekannten Umschreibungen machen die Sachlage nicht
angenehmer: Ein säumiger Kunde muss ermahnt werden,
seiner Zahlungspflicht nachzukommen. Das ist eine heikle
Aufgabe für Sie als Assistentin und eine große
Verantwortung, wenn Sie den Kunden behalten wollen. Wie
Sie sie auch in Ihrer Lieblingsfremdsprache meistern,
erfahren Sie in diesem Beitrag.
Alle schriftlichen Nachrichten, die Ihr Haus verlassen, sind
bekanntermaßen so etwas wie eine „Visitenkarte“ und sollten
deshalb „werbetauglich“ sein, ein positives Image Ihres
Unternehmens vermitteln. Das gilt umso mehr für negative
Botschaften.
Negative Botschaften mit positiver Ausstrahlung
Absagen an Bewerber etwa sollten so positiv gehalten sein, dass
dieser Mensch sich gerne noch einmal – vielleicht zu einem
günstigeren Zeitpunkt – bei Ihnen bewirbt. Ebenso soll ein Kunde,
den Sie einmal mahnen müssen, natürlich nicht als Kunde
abspringen. Schließlich kann ein Zahlungsversäumnis
verschiedene Ursachen haben.
Gründe für unbeabsichtigte Nichtzahlung
-
ein Urlaub,
einfaches Vergessen,
die Rechnung wurde verlegt,
ein Ehepartner glaubt, der andere hätte gezahlt.
All dies sind nachvollziehbare Gründe. Aber auch, wenn Absicht
dahinter steckt, ist Vorsicht angebracht. Denn heutzutage
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Maureen Brown und
Jennifer Hohensteiner
geben Ihnen Tipps zum
britischem und
amerikanischem Englisch.
Maureen Brown ist in
London aufgewachsen
und hat viele Jahre als
Assistentin im
Management eines
führenden Unternehmens
gearbeitet. Heute ist sie
für die Bezirksregierung in
Surrey, Südengland,
aktiv.
Jennifer Hohensteiners
Herkunft ist die USA. Sie
erwarb den Master’s
Degree in Political
Science und lebt seit
1990 in Deutschland.
Langjährige
Berufserfahrung als
Fremdsprachensekretärin,
Wirtschaftübersetzerin
und Trainerin für Business
Englisch zeichnen Sie
aus.
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Wir freuen uns auf Ihren Anruf
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geschieht es mitunter rasch, dass finanzielle Engpässe
entstehen.
Gründe für absichtliche Nichtzahlung
-
durch eigene fehlende Zahlungseingänge,
durch unerwartete Zahlungen, z. B. Reparaturen, Unfälle
etc.,
durch Krankheit oder Arbeitslosigkeit.
Auch diese Umstände können jeden von uns treffen, auch im
emotionalen Sinne, und ein freches Mahnschreiben wird da
wenig motivierend sein. Aber der menschliche Aspekt ist ja nur
die eine Seite. Wer da enttäuscht wird, hat auch wenig Lust,
seiner Zahlungspflicht nachzukommen.
Natürlich gilt auch hier wieder einmal, dass es nicht eine Lösung
für alle Fälle gibt. Ein säumiges Großunternehmen wird man
anders mahnen als einen Privatkunden.
Damit Sie auf die Aufgabe vorbereitet sind, hier erst einmal eine
kleine Übung zum Aufpolieren Ihres Vokabulars.
Wortschatzübung rund um Mahnungen
Bitte verbinden Sie die zusammengehörenden Paare durch
Striche.
Kontoauszug
obligation
offen, noch nicht beglichen
outstanding amount
vertraglich
without delay
Verpflichtung
contractual
pünktlich
balance of account
Forderung
timely
angefallen
outstanding
anwaltliche Hilfe
reminder
Zahlungserinnerung
accrued
umgehend
Legal action, legal steps
Answer key am Ende des Artikels
Erste Mahnung als Gesprächsangebot
In allen Fällen von ausbleibenden Zahlungen (außer bei
notorischen Nichtzahlern) ist es jedoch wichtig, die erste
Mahnung tatsächlich als Erinnerung und bei geschätzten
Privatkunden möglicherweise noch als Gesprächsangebot zu
formulieren.
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089 / 23 11 03 50
Musterbrief First Reminder
Dear Sir/Madam,
Reminder
When we checked your account today we noticed that the
following invoice is outstanding:
Invoice No. …….. of ……. (date) for ……. (amount)
Please pay the outstanding amount by ……. (date).
If you have already settled your account with us, please disregard
this letter.
If you would like to talk to us about this account, please do not
hesitate to call me on [AE: at] ….phone number).
Sincerely,
Dieses kurze Erinnerungsschreiben enthält alles, was notwendig
ist, um freundlich die Fakten zu vermitteln und ein Gespräch zu
ermöglichen.
Wenn der Kunde darauf nicht reagiert, können Sie noch einmal
schreiben, ohne unfreundlich zu werden. In einer zweiten
Mahnung. Die kann so aussehen wie die erste, sollte aber einen
Hinweis darauf enthalten, dass Sie schon einmal wegen der
gleichen Angelegenheit geschrieben haben.
- our Reminder of .... (date)
- our letter of …. (date) concerning outstanding payment
- First reminder of …. (date) about …. (amount)
TIPP
Es gibt keine Vorschriften, wie oft gemahnt werden muss, bevor
man rechtliche Schritte einleitet. Und auch formal ist nichts
vorgeschrieben. Wir empfehlen, auch in der zweiten Mahnung
höflich und entgegenkommend zu bleiben.
Wenn all Ihre Mühe keine Früchte trägt, müssen Sie in der letzten
Mahnung rechtliche Schritte androhen. Jetzt ist „Schluss mit
lustig“. Das können Sie auch durch strikte, schnörkellose Sprache
zum Ausdruck bringen.
Da Sie nun schon so viel über das Verfassen von Mahnungen in
Englisch gelernt haben, versuchen Sie sich doch einmal an der
folgenden Übung.
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Übersetzung letzte Mahnung
Zahlungserinnerung
Sehr geehrte Damen und Herren,
aus unserem heutigen Kontoauszug ersehen wir, dass folgende
Rechnung(en) noch nicht beglichen wurde(n):
Rechnungsnummer ....... vom .............(Datum) über
................(Betrag)
Da wir als Dienstleistungsunternehmen stets bemüht sind,
unseren vertraglichen Verpflichtungen nachzukommen, sind wir
andererseits auf den pünktlichen Eingang auch Ihrer Zahlung
angewiesen.
Wir bitten Sie deshalb, unsere Forderung unverzüglich,
spätestens jedoch bis ....... zu begleichen.
Sollten wir bis zu diesem Zeitpunkt keinen Zahlungseingang
feststellen können, wären wir gezwungen, anwaltliche Hilfe in
Anspruch zu nehmen. Auf die Kosten, die Sie dann zu trägen
hätten, weisen wir vorsorglich schon heute hin.
Sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben gekreuzt haben,
betrachten Sie es bitte als gegenstandslos.
Zahlungseingänge sind verbucht bis einschließlich .........
Bei Zahlungen bitte Anbieter- und Rechnungsnummer angeben.
Mit freundlichen Grüßen
Answer keys:
Wortschatzübung rund um Mahnungen
Kontoauszug
account statement]
offen, noch nicht beglichen
vertraglich
Verpflichtung
pünktlich
angefallen
Forderung
anwaltliche Hilfe
Zahlungserinnerung
umgehend
balance of account [AE:
outstanding
contractual
obligation
timely
accrued
outstanding amount
legal action, legal steps
reminder
without delay
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Übersetzung einer letzten Mahnung
Reminder
Dear Sir/Madam,
Our balance of account at today’s date shows that the following
invoice(s) is/are outstanding:
Invoice No. …….. of ……. (date) for ……. (amount)
As a service provider, we always endeavour to meet our
contractual obligations and for that reason depend on a timely
receipt of your payment. ..
Therefore we must ask you to pay the outstanding amount without
delay and no later than ……. (date).
If we have not received your payment by that date, we shall be
forced to take legal action. Please bear in mind that the additional
costs accrued will be added to your account.
If you have already settled your account with us, please disregard
this reminder.
All payments up to ….. and including ….. (dates) have been taken
into account.
When making a payment, please indicate the service provider
number and the invoice number.
Yours faithfully
Besuchen Sie uns im Internet unter: www.english-work.com
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