Troms Fylkeskommune – Utdanningsetaten

Ny organisasjonsmodell for Utdanningsetaten
12.08.11
Troms Fylkeskommune – Utdanningsetaten
1. Utdanningsetatens ansvarsområder
I Troms fylkeskommune har fylkesråden for utdanning det overordnede ansvaret for
utdanningssektoren. Fylkesråden har delegert arbeidet med drift, forvaltning og utvikling av sektoren
til fylkesutdanningssjefen. Utdanningssektoren består av følgende:








Videregående skole
Fagopplæring i arbeidslivet
Opplæring av voksne
Opplæring av barn og ungdom i sosiale og medisinske institusjoner
Opplæring av innsatte i fengsel
Pedagogisk psykologisk tjeneste
Oppfølgingstjeneste
Fagskolen
Fylkesutdanningssjefen utøver sitt ansvar gjennom utdanningsetaten. Utdanningsetaten yter
sekretariatsfunksjoner for fylkesråden og har ansvar for å presentere og drøfte de faglige premisser
som skal utgjøre beslutningsgrunnlag for fylkesråden, fylkesrådet og andre folkevalgte organ. Dette
arbeidet skjer i et nært samarbeid med de øvrige enhetene i utdanningssektoren.
Utdanningssektoren
Fylkesråd
for utdanning
Sentral støtte:
Økonomi
Personal
Drift og
utbygging
Fylkesutdanningssjef
Utdanningsetaten
17 videregående skoler
17 videregående skoler
17 videregående skoler
Fagskolen
PPT/OT
Videregående skoler
Karrieresenteret
Yrkesopplærings-nemda
Opplæringskontor/-ringer
Lærebedrifter
1
Ny organisasjonsmodell for Utdanningsetaten
12.08.11
2. Utdanningsetatens hovedoppdrag og mål
Visjonen for utdanningsetaten i Troms er å være et kraftsentrum innen utdanning i Norge.
Overordnede mål:
 Løse hovedoppdraget og drive profesjonell forvaltning av god kvalitet
 Være en dynamisk og framtidsretta kunnskapsorganisasjon
 Være prosjekt- og utviklingsorientert
 Utvikle og forvalte en helhetlig skole og fagopplæring
Resultatkravene for etaten er formulert i strategiplanen:
 Styrke læringsresultatene; Bedre resultater på fag- og svenneprøver. Bedre elevresultater.
Økt samsvar mellom eksamens- og standpunktkarakterer
 Øke gjennomføring i videregående opplæring i Troms; Flere lærekontrakter. Vekst for elever,
lærlinger og lærekandidater. Redusere antall heva lærekontrakter
 Bedre læringsmiljøet i skole og lærebedrift; Godt og inkluderende læringsmiljø. Styrket
resultat på indikatorene
3. Ny organisasjonsmodell
Det er etablert en ny organisasjonsmodell med følgende strukturelle elementer:
Utdanningsetaten Ny organisering 2011
Fylkesråd for utdanning
Fylkesutdanningssjef
Spesialrådgiver
Sak/Prosjekt
Adm. service
Sentral støtte:
Økonomi
Personal
IT
Jus
Arkiv
Bygg og
eiendom
Lokal støtte:
Personal
Avdeling for
Inntak, formidling
og tilbud
Avdeling for
Opplæring i skole
og bedrift
Avdeling for
Vurdering,
dokumentasjon og
kvalitet
Den nye organisasjonsmodellen består av tre avdelinger som er etablert med utgangspunkt i et
opplæringsløp. Lederne for avdelingene endrer tittel fra fagsjef til avdelingssjef, noe som tydeliggjør
at lederne har fått et mer helhetlig ansvar og at myndighet i større grad er delegert.
2
Ny organisasjonsmodell for Utdanningsetaten
12.08.11
Overordnet ledelse
Fylkesråden er overordnet ansvarlig for utdanningssektoren, og dermed også utdanningsetaten.
Fylkesråden har delegert arbeidet med drift, forvaltning og utvikling av sektoren til
fylkesutdanningssjefen.
Fylkesutdanningssjefen er å oppfatte som et “institutt” som ivaretar den overordnede ledelse. Ass.
fylkesutdanningssjef inngår i instituttet og kan utøve fylkesutdanningssjefens beslutningsmyndighet
og ansvar på enkeltområder etter nærmere avtale med fylkesutdanningssjefen.
I praksis skal oppgavefordelingen være klar og tydelig og skje ut fra hensiktsmessighet. Både ansatte i
etaten, brukere og samarbeidspartnere skal til enhver tid kunne finne en oversikt over hvem som
innehar det daglige oppfølgingsansvaret for hva.
Det vil være hensiktsmessig at ass. fylkesutdanningssjef har det daglige ansvaret for å følge opp
utdanningsetatens drift, hvilket betyr at ass. fylkesutdanningssjef ivaretar rollen som
personalansvarlig for avdelingssjefene og for ansatte i utdanningsetatens stabs- og støttefunksjoner.
Fylkesutdanningssjefen har ansvaret for oppfølgingen av alle videregående skoler. Det vil være
hensiktsmessig at ass. fylkesutdanningssjef ivaretar dette ansvaret for noen av skolene, for å avlaste
fylkesutdanningssjefen.
Det må da foreligge en til enhver tid oppdatert oversikt for hvordan denne fordelingen av
oppfølgingsansvaret er. Lederpraksisen må også følge av denne oversikten, dvs. det skal ikke være
tvil om hvem som har beslutningsmyndigheten.
Avdelingsledelse
Utdanningsetatens faglige oppgaver og tilhørende ansvar for å oppnå faglig kvalitet, fordeles helt og
fullt mellom tre avdelingssjefer. Avdelingssjefene har ansvar for hver sin avdeling, der
avdelingsstrukturen tar utgangspunkt i opplæringsløpet:



Avdeling for inntak, formidling og tilbud
Avdeling for opplæring i skole og bedrift
Avdeling for vurdering, dokumentasjon og kvalitet
Når nye oppgaver tillegges etaten, fastsetter fylkesutdanningssjefen hvilke avdelinger oppgavene skal
legges til.
Avdelingssjefen har innenfor sitt område ansvar for forvaltning, drift og utvikling av fagoppgavene
samt personalansvaret for de ansatte som til enhver tid utfører oppgaver i avdelingen. Det betyr at
avdelingssjefene er delegert beslutningsmyndighet.
Når det gjelder økonomiansvar, har avdelingssjefen ansvaret og beslutningsmyndighet for all
økonomi som er knyttet til ansatte, for økonomisk avgrensende oppgaver som er delegert fra
fylkesutdanningssjefen og for sine respektive prosjektbudsjett.
3
Ny organisasjonsmodell for Utdanningsetaten
12.08.11
Prosjektansvarlig
Prosjekt og utviklingsarbeid skal ivaretas av avdelingssjefene på lik linje med drift og
forvaltningsoppgaver. Prosjekter opprettes av fylkesutdanningssjefen og prosjektansvaret plasseres
hos den avdelingssjef som er faglig nærmest til å ta dette ansvaret.
Avdelingssjef har rollen som prosjektansvarlig og utnevner/ansetter prosjektleder. Prosjektansvarlig
og prosjektleder utarbeider sammen en helhetlig prosjektplan inklusive prosjektbudsjett. Det
opprettes en prosjektorganisasjon for prosjektet, der prosjektdeltakere kan tilordnes fra hele etaten,
ansettes midlertidig eller leies inn fra eksterne kompetansemiljø. Prosjektansvarlig har ansvar for å
godkjenne prosjektplan og prosjektbudsjett før prosjektet starter opp. Prosjektansvarlig skal videre
sikre at prosjektet gjennomføres i henhold til plan og innenfor budsjett.
Stabs- og støttefunksjoner
Utdanningsetatens behov for tjenester knyttet til økonomisaker, personalsaker, IT-drift, juridiske
saker samt bygg- og eiendomssaker skal i utgangspunktet dekkes av fylkeskommunens ulike sentrale
sentra. Per i dag er en personalrådgiver plassert i etaten fra PO-senteret, mens en økonomirådgiver
nylig er overført fra økonomisenteret og er ansatt i utdanningsetaten.
Administrativ service
Fylkesutdanningssjefen skal være støttet av egne administrative ressurser og økonomiressurser.
Disse består av:
-
-
-
En stilling som ivaretar sekretæroppgaver som naturlig tilhører denne type stilling samt
andre administrative oppgaver som er spesifikke for utdanningsetatens arbeidsfelt. Deler av
arbeidet utføres i nært samarbeid med det sentrale arkiv- og servicesenteret. Den som
innehar stillingen er også ansvarlig for eventuell kontorlærling
En stilling som regnskapsmedarbeider, som arbeider med reiseregninger, fakturahåndtering,
tilskuddsutbetaling og andre regnskapsoppgaver spesielt knyttet til utdanningsetatens
arbeidsfelt.
Økonomirådgiver som arbeider med budsjett for utdanningsetaten. Samtidig blir i dag andre
økonomioppgaver overfor utdanningssektoren utført av ansatte i økonomisenteret.
Lokale og sentrale støttefunksjoner
En personalrådgiver er plassert lokalt i utdanningsetaten, men har sin personalmessige og faglige
tilhørighet i personal- og opplæringssenteret. Personalrådgiveren utfører oppgaver innenfor
utdanningssektorens område etter avtale med PO-leder.
Når fylkesutdanningssjefen har behov for flere ressurser enn den som er fast dedikert til eller ansatt
av utdanningsetaten, skal de sentrale sentra bistå med dette.
Spesialrådgiver
Det opprettes en ny funksjon som spesialrådgiver under fylkesutdanningssjefen med oppgaver
tilknyttet oppfølging og kvalitetssikring av utdanningsetatens samlede prosjektportefølje samt
etatens behandling av politiske saker. Hensikten er å sikre at arbeidet skjer innenfor avtalte rammer
og frister og holder tilstrekkelig god kvalitet. Spesialrådgiver skal inneha høy kompetanse på både
4
Ny organisasjonsmodell for Utdanningsetaten
12.08.11
prosjektarbeid og utforming av politiske saker, og skal med bakgrunn i dette også bidra til
kompetanseheving på disse områdene i avdelingene.
4. Oppgaveportefølje og stillingsbehov
Oversikten nedenfor viser dagens oppgaveportefølje. Denne er fordelt på de nye avdelingene og
stab/støttefunksjoner. I den videre prosessen må oppgavene gjennomgås mer inngående for å
bestemme innholdet i avdelingenes stillinger og fastsette endelig fordeling og antall stillinger pr.
avdeling.
Oppgavene skal innarbeides i nye stillingsbeskrivelser. Prosjektene som er pågående er listet til slutt
i oversikten. Disse må gjennomgås i forhold til hvem som skal ivareta rollene som prosjektansvarlig
for prosjektene i den i nye organisasjonen. Det er en målsetting at det alltid er en avdelingssjef som
er prosjektansvarlig, med mindre prosjektet er av en slik karakter at prosjektansvaret må ivaretas av
fylkesutdanningssjefen selv.
Organisasjonsenhet
Oppgaver
Avdeling for
Inntak, tilbud og
formidling
Antall stillinger:
5–7
Elev- og lærlingsaker
 Rettighetsvurdering (rett til opplæring)
 Endringer i opplæringsløp
 Rettstvister (arbeidsrettslige for lærlinger også)
 Div. saker
Elev- og lærlingedata
 Vigo opplæring (skole og fagopplæring)
 Vigo voksen
 Sats
 Otto
 Vigo bedrift
 Lånekassen - dataoverføring
Inntak og formidling
 Elever (1. mars og 1.februar)
 Lærlinger/ lærekandidater (godkjenning av kontrakter)
 Voksne
Rådgivning og karriereveiledning
 OT/PPT
 Utdanningsvalg
 Karriere Troms
 Rådgivere
Opplæringstilbud
 Tilbudsstruktur – skole
 Tilgang til læreplasser
 Vg3 i skole
 Teoriopplæring lærlinger
 Voksenopplæring
 Sommerskolen
Elev-pc
5
Ny organisasjonsmodell for Utdanningsetaten
12.08.11
Organisasjonsenhet
Oppgaver
Avdeling for
Opplæring i skole og
bedrift
Bygg og utstyr (flyttes til vurd – dok / infrastruktur)
Etatsoppfølging/styring
 Skoler
 Yrkesopplæringsnemnda
 Opplæringskontor (Karri)
 PPT/OT
 Egne organisasjoner (Karriere Troms)
 Organisasjoner som mottar tilskudd utenfor TFK (UE,
kommunale og private skoler)
Hovedkontakt mot Karri
Oppfølging av faglige nettverk
Oppfølging av læreforhold (lærlinger og lærekandidater)
Pedagogisk utviklingsarbeid
 Skole
 Bedrift
Tilpasset opplæring og spesialundervisning
 Tildeling av spesped-ressurser
 Minoritetsspråklige
Sosiale og medisinske institusjoner
 Barnevern
 Rus og psykiatri
Etter- og videreutdanning
 Lærere / faglige leder og instruktører
 Sensor / prøvenemnd
 Kursarrangering
Fronter
 Pedagogisk bruk
 Administrasjon oppfølging mot skolene
 Organisering på fronter
Innkjøp av trykte og digitale læremidler
Internasjonalisering
Ungdomssatsing
Fagskole
Dokumentasjon av kompetanse
 Vitnemål
 Kompetansebevis (realkompetanse, privatister,
praksiskandidater, elever, lærlinger og lærekandidater)
 Fag- og svennebrev – inkl utdeling
 Kompetansebrev
Oppnevning av vurderingsressurser/ personer
 Prøvenemnder
 Sensorer
 Fagkonsulenter
Vurdering
 Eksamen
 Privatiseksamensskoledrift
 Fag-/svenneprøve
 Kompetansevurdering
Antall stillinger:
5–7
Avdeling for
Vurdering,
dokumentasjon og
kvalitet
Antall stillinger:
5–7
6
Ny organisasjonsmodell for Utdanningsetaten
12.08.11
Organisasjonsenhet
Spesialrådgiver
1 stilling
Administrativ service
Antall stillinger:
3 + lærling
Lokal støtte
1 stillinger
Oppgaver
 Undervegsvurdering
 Praksisvurdering
 Realkompetansevurdering
 Kompetansekartlegging
 Kompetanseprøve
Klagebehandling
 Oppnevning av klageinstans
Kvalitetssystemer, ek-web
Informasjon
 Intern innhenting og formidling
 Web – info ut
 Intranett
 Vilbli.no
 Fronter
Godkjenning av lærebedrifter
 Krav til godkjenning
 Godkjenning av lærebedrifter og faglige ledere
Politiske saker
 Bistand til igangsetting
 Oppfølging og kvalitetssikring i den formelle prosessen
Prosjekter
 Bistand til prosjektplanlegging
 Oppfølging av prosjektportefølje
Regionalt utviklingsprogram
 Kontaktperson mot næringsetaten
 Oppfølging i etaten
Sekretæroppgaver
Fraværsregistrering
Oppfølging av kontorlærling (for tiden)
Bistand til dokumentasjonsarbeid og andre fellesoppgaver
Tilskuddsoppfølging:
 Ordinært lærlingtilskudd
 Særskilt tilskudd
 Gjesteelev
 Barnevern
 Språkmidler
 Spesialpedagogiske ressurser
Regnskapsoppgaver
 Reiseregninger – informasjon, kontroll og attestering
 Fakturahåndtering
Bestillingsansvar e-handel
Godkjenning lån/ stipend for lærlinger og lærekandidater
HMS på etaten
Økonomi
 Budsjett og analyse
 Kontakt mot skolene
Personal
 Personaladministrasjon
 Medbestemmelsesmøter og oppfølging av organisasjonene/
7
Ny organisasjonsmodell for Utdanningsetaten
12.08.11
Organisasjonsenhet
Oppgaver
Innleid fra Sentrale sentra
Prosjekter
tillitsvalgte
Pågående for tiden:
 Etter – og videreutdanning
Flyttes organisatorisk
 Kystens kompetansesenter Skjervøy
Prosjektansvaret fordeles.
 Leksehjelp
 Ny giv – Oppfølgingsprosjektet
10 prosjektledere
 Ny giv – Overgangsprosjektet
fortsetter, men hver enkelt
 Statistikk og analyse
skal være plassert som
 Skolestruktur
ansatt eller innleid i en
 Tidlig formidling
avdeling
 Vurdering
 Økonomistyring
Det bør være samme ansvarlige for oppfølging av Karri og YON, jf også pkt 5
5. Implementering av ny organisasjon
Ny organisasjon settes i drift fra 1. januar 2012, da dette vil være mest hensiktsmessig i forhold til
årsplaner, budsjett og økonomioppfølging. Dette betyr at eksisterende organisasjon skal fortsette i
sin nåværende form ut 2011. Det er imidlertid viktig at neste år, 2012, blir planlagt av de som skal
være ansvarlig for driften. Derfor bør oppgavefordelingen være klarlagt og alle ledere ansatt senest
1.november. Gammel og ny organisasjon må da kunne fungere side om side i årets siste måneder.
8