Resultater fra spørreundersøkelse om introduksjon i

Resultater fra spørreundersøkelse om
introduksjon i tannhelsetjenesten i
Møre og Romsdal fylkeskommune
Februar/ mars 2015
[Jeg] tenker at det vil føles veldig fint og få et introduksjonsprogram som er
basert på kunnskap og innhentede erfaringer. Det vil videre bli flott å føle seg
sikker på at den nytilsatte blir mottatt på en gjennomtenkt og ryddig måte, og at
det er likelydende introduksjon som gjennomføres ved alle klinikker og distrikt.
-Informant
Sammendrag
I perioden 30. januar-23. februar fikk 190 medarbeidere i tannhelsetjenesten i Møre og
Romsdal fylkeskommune e-post med invitasjon til å delta i en spørreundersøkelse i
forbindelse med introduksjon. 104 respondenter svarte, noe som utgjør 55% av utvalget. I
undersøkelsen ønsket vi å undersøke hva som er bra med introduksjon i tannhelsetjenesten og
hva som kan bli bedre. Resultatene viser at de ansatte ønsker mer informasjonsdeling og
opplæring, at de stort sett er fornøyde med egenopplevd introduksjon, og at de synes det er et
viktig aspekt når de begynner i ny jobb. Respondentene oppgir at de ønsker en lengre
fagspesifikk del under felles introduksjonssamling og innføring av fadderordning. De mener
at det faglige og sosiale miljøet, samt faglige utviklingsmuligheter er viktigst når de velger
jobb. Respondentene har i tillegg kommet med mange interessante og relevante
tilbakemeldinger med egne refleksjoner, ideer og tanker rundt introduksjon. Resultatene fra
spørreundersøkelsen gir et godt og viktig grunnlag for det endelige introduksjonsprogrammet
som skal lanseres mai 2015.
1
Innhold
1 Innledning og bakgrunn.................................................................................................................... 3
2 Beskrivelse av gjennomføring .......................................................................................................... 3
3 Resultater .......................................................................................................................................... 4
3.1 Kartlegging introduksjonspraksis .............................................................................................. 5
3.2 Meningsmåling: Egenopplevd introduksjon.............................................................................. 6
3.3 Meningsmåling: Felles introduksjonsdag .................................................................................. 7
3.4 Tilbakemeldinger: Felles introduksjonsdag .............................................................................. 8
3.5 Meningsmåling: Innføring av fadderordning ............................................................................ 9
3.6 Viktige aspekter ved valg av jobb ............................................................................................. 9
3.7 Tilbakemeldinger: Positive klinikktiltak ................................................................................. 10
3.8 Tilbakemeldinger: Viktigste elementer ved introduksjon ....................................................... 11
3.9 Andre tilbakemeldinger ........................................................................................................... 12
3.10 Oppsummering av resultater.................................................................................................. 13
4 Avslutning ...................................................................................................................................... 14
4.1 Hvilke konklusjoner kan vi trekke fra spørreundersøkelsen? ................................................. 14
Kilder................................................................................................................................................. 16
2
1 Innledning og bakgrunn
Et tiltak som er satt i gang med bakgrunn i Regional delplan tannhelse (2013) er å utvikle et
nytt introduksjonsprogram som skal ta i mot og følge opp nye medarbeidere på best mulig
måte. Dette følger blant annet av rekrutteringsutfordringene tannhelsetjenesten står ovenfor,
med å rekruttere god arbeidskraft til stabilitet. En god introduksjon et viktig aspekt i denne
sammenheng, og kan forstås som en nødvendig del i kvalitetssikringen av oppfølgingen av
nye ansatte. En god introduksjon, eller «onboarding», gjør at ansatte kommer raskere i gang
med produksjon, øker mestring av organisasjonskultur tidligere i introduksjonsprosessen og
gjør at nye medarbeidere føler seg som en betydningsfull del av organisasjonen (Elvenes
2011).
Dette belyser viktigheten av å ha et grundig gjennomarbeidet introduksjonsprogram.
Tannhelsetjenestens overordnede mål er kvalitet og pasientsikkerhet, og en god introduksjon
kan forstås som et viktig element som har innvirkning på dette. Introduksjonsprogrammet skal
gi den nyansatte innsikt i alt vedkommende trenger å vite som ny medarbeider. At ansatte får
den rette opplæringen og oppfølgingen de trenger kan ha innvirkning for hvordan de
sosialiseres inn i ny arbeidsplass, og hvordan de opplever trygghet, inkludering og integrering.
Med god introduksjon er alt lagt til rette for at den nye ansatte kan utvikles til å bli en tydelig
medspiller, som speiler Møre og Romsdal fylkeskommune (2011:7) sin arbeidsgiverpolitikk.
Hvordan kan vi sikre best mulig introduksjon? Lars Erik Elvenes (2011) foreslår blant annet å
involvere et bredt spekter av interessenter i prosessen. Dette skaper et større perspektiv og
støtteapparat for en ny medarbeider. Dette bør være synlig i selve introduksjonsprosessen,
men det har også vært viktig for oss i utarbeidingen av introduksjonsprogrammet. For å sikre
best mulig kvalitet på introduksjonsprogrammet har det vært viktig og nødvendig å inkludere
de ansattes erfaringer og refleksjoner. Dette er tatt til etterretning i utviklingen av opplegget,
og det er derfor gjennomført intervjuer med over 20 informanter, diskusjonsgrupper med
personer med ulike funksjoner i tannhelsetjenesten, observasjoner på klinikker, fagsamlinger,
inkludering av eksisterende materiale, samt pilottest. Disse elementene har lagt grunnlaget for
en spørreundersøkelse som blir presentert i denne rapporten. Spørreundersøkelsen er en del av
det helhetlige produktet som skal ende i ett introduksjonsprogram som vil sluttføres mai 2015.
Sluttproduktet vil være et lederverktøy for overtannleger og ledere.
I neste del vil det gjennomgås hvordan spørreundersøkelsen er gjennomført, deretter
hovedtrekk av resultatene, diskusjon av dem og hvilke konklusjoner vi kan trekke ut i fra
tilbakemeldingene i undersøkelsen.
2 Beskrivelse av gjennomføring
I januar og februar 2015 gjennomførte vi en spørreundersøkelse i forbindelse med utvikling
av et nytt introduksjonsprogram for tannhelsetjenesten i Møre og Romsdal fylkeskommune. I
undersøkelsen ønsket vi å undersøke hva som er bra med eksisterende introduksjon, og på
hvilke områder den kan bli bedre. Det har vært viktig at de ansattes stemme blir inkludert i
utviklingen av introduksjonsprogrammet, derfor har store deler av undersøkelsen hatt åpne
3
spørsmål der vi ønsket å få tilbakemeldinger og innsikt i de ansattes tanker, ideer og
refleksjoner. Spørreundersøkelsen er formet, evaluert og operasjonalisert i flere omganger for
å spisse og konkretisere innholdet. Slik hadde vi hadde størst mulig forutsetning for å finne ut
av det vi ønsket å undersøke (Eikemo og Clausen 2012:17-45).
Ut i fra intervjuene som ble gjort på forhånd var fellestrekkene å kartlegge hvilke områder det
er viktig å gå inn på for å få innsikt i opplevelser og inntrykk av introduksjon. Dette var
områder knyttet konkrete aspekter ved introduksjon (som eksempelvis kontorrekvisita, utstyr,
klinikkrutiner osv.), til mer implisitte og normative aspekter (som eksempelvis integrering,
inkludering, roller, holdninger og følelser). Rent spesifikt resulterte dette i å fokusere på
områder rundt blant annet felles introduksjonsdag og fadderordning. I tillegg til disse to
områdene ønsket vi å finne ut mer om opplevelser rundt egenopplevd introduksjonspraksis,
samt opplevelser rundt opplæring og informasjon, systemer og ordninger. Intervjuene og
arbeidsgruppemøter har vært et viktig bakteppe for utformingen av spørreundersøkelsen.
190 medarbeidere ansatt i tannhelsetjenesten ble invitert til å delta i undersøkelsen via e-post.
Ingen fra fylkestannlegens kontor ble invitert, da de var pilotgruppen for undersøkelsen. Det
ble sendt ut to påminnelser etter 6 og 17 dager fra første utsendelse. Undersøkelsen ble
avsluttet 24 dager. Det var viktig å ha den åpen så lenge som mulig slik at de som ikke er
ansatt i store stillinger hadde mulighet til å delta selv om de ikke har tilgang til e-post hver
dag. Totalt 104 av 190 besvarte undersøkelsen, noe som tilsvarer 55% av utvalget.
Undersøkelsen rutet de som hadde vært ansatt i over eller under fem år. (<2, 2-5 og 5>). De
som besvarte at de hadde vært ansatt i under fem år fikk spørsmål tilknyttet praktiske
erfaringer rundt egen introduksjon. 19 personer (18%) svarte at de har blitt ansatt de to siste
årene, 14 personer (13%) har vært ansatt 2-5 år, og 71 informanter (68%) har bevart at de har
vært ansatt i fem år eller mer. 24 personer (23%) jobber på klinikk med ett tannlegeteam1, 29
personer (28%) jobber på klinikk med to tannlegeteam og 51 informanter (48%) jobber på tre
tannlegeteam eller fler. Spørsmålene varierte mellom å være lukkede og åpne spørsmål, samt
vurderingsspørsmål (likert-format) (Ringdal 2007:178-179).
3 Resultater
I denne bolken er resultatene fremstilt i form av tabeller hentet fra verktøyet Questback
(2015). De mest sentrale funnene trekkes frem her. Under hvert delkapittel er det inkludert
deskriptiv statistikk av tabellene.
Først vil det gjennomgås praktiske tilbakemeldinger knyttet til det som blir tildelt, utdelt og
informert om i introduksjonssammenheng. Deretter presenteres meningsmålinger av
egenopplevd introduksjon, et todelt spørsmål om felles introduksjonsdag, innføring av
fadderordning og preferanser for valg av jobb. Så vil det inkluderes tilbakemeldinger av
introduksjonssamlingen, punkter på positive klinikktiltak, viktigste elementer ved
introduksjon, samt andre tilbakemeldinger fra de ansatte i tannhelsetjenesten.
1
Et tannlegeteam består av 1 tannlege og 1 tannhelsesekretær.
4
3.1 Kartlegging introduksjonspraksis
Spørsmål 3. Når fikk du:
25
23
20
18
14
Antall
15
Før start
14
12
10
6
5
0
12
9
8
3
1
1
2
3
4
5
6
2
00
3
1
4
2
00 0
4
9 9
6 6
5
00 0
11
9
7
2
1
1
000
12
9
5 5
Første dag på jobb
14
5
8
3
2
00
7
8
7
8
Vite hvem som er din nærmeste overordnede
Utlevert arbeidsklær
Tildelt passord og brukernavn til data
Utdelt navneskilt og nøkkel
Tilgang på nødvendig kontorrekvisita (stempel,brev, o.l.)
Informasjon om arbeidstider og daglige rutiner
6
3
9
10
11
12
333
1 11
9
10
Innen 1 måned
8
Innen 6 måneder
10
10
5
000 0
6
11
8
5
4
3 3
111
9
11
Innen en uke
22
4
3
11
0
10
11
Innen ett år
6
4
Aldri
N=33
00
12
Informasjon om brannrutiner og rømningsveier
Informasjon om faglige retningslinjer for distriktstannklinikkene
i den offentlige tannhelsetjenesten i Møre og Romsdal
Opplæring i bruk av Opus
Orientering om fylkeskommunens verdigrunnlag
(respekt, likeverd, selvbestemmelse, felleskapsansvar og åpenhet)
Innføring i fylkeskommunens intranettløsning
Gjennomført ditt første e-læringskurs på intranett
Etter kartlegging av bakgrunnsinformasjon fikk de som svarte at de hadde vært ansatt under 5
år spørsmål om når de hadde mottatt praktisk informasjon, opplæring, orientering og ulik
rekvisita på klinikken. Ikke alle svarte på alle spørsmålene.
I diagrammet ser vi en oversikt over hvilket tidsaspekt de ansatte fikk tilgang til eller
informasjon om dette, enten før jobbstart, og til og med etter et år etter oppstart. Oversikten
gir en god pekepinn på hvor lang tid de ulike områdene tar per dags dato. I gjennomsnitt fikk
de ansatte fikk vite hvem som var deres nærmeste overordnede innen første dag på jobb,
utlevert arbeidsklær, passord og brukernavn til data, samt nødvendig kontorrekvisita innen en
uke, informasjon om arbeidstider og daglige rutiner de første dagene på jobb. Informasjon om
brannrutiner og rømningsveier tok i gjennomsnitt 6 måneder. Informasjon om faglige
retningslinjer for distriktstannklinikkene i den offentlige tannhelsetjenesten i Møre og
Romsdal ble gitt mellom én uke og én måned, opplæring i Opus og orientering om
fylkeskommunens verdigrunnlag samt innføring i fylkeskommunens intranettløsning innen én
måned, og gjennomført det første e-læringskurset innen 6 måneder. Noen av punktene
(eksempelvis 1,8,10) kan enkelt løses ved at ansatte får e-post/telefon før tiltredelsesdagen
med praktisk informasjon og henvisning til linker og artikler (en elektronisk «startpakke»)
som ligger på Møre og Romsdal fylkeskommunes nettside. Andre punkter (eksempelvis
2,3,4,5,6,7,9,11) bør gjennomføres første eller andre dag for at den ansatte raskest mulig skal
kunne komme ut i produksjon.
5
3.2 Meningsmåling: Egenopplevd introduksjon
Spørsmål 16. Hvor enig eller uenig er du i følgende påstand:
30
25 24
Svært enig
Antall
20
18
Enig
16
14
15
11
10
9
11
5
2
00 0 00
0
1
1
2
3
4
5
6
7
2
4
3
1
0
1
3
6
5
3
2
0 00
4
3
1
Uenig
9
8
7
5
Litt uenig
11
9
5
Litt enig
14
2
Svært uenig
7
5
3
1 1
5
3
0
6
2
0
Vet ikke
11
0
1
N=33
7
God introduksjon i jobben er viktig for meg
Jeg er fornøyd med forberedelsene som ble gjort før jeg startet i jobben
Jeg er tilfreds med mottakelsen jeg fikk første dag
Jeg kunne tenkt meg en grundigere gjennomgang av mine arbeidsoppgaver første uke på jobb
E-læringskurs er nyttig som ledd i introduksjon
Klinikkleder/ overtannlege på min klinikk er interessert i mine faglige interesseområder
Alt i alt er jeg fornøyd med introduksjonen jeg fikk
Alle respondentene sier de er svært enig eller enig i at god introduksjon er viktig. 24 personer
avgir høyest skår på dette, mens ni mener de er enig i at det er viktig. På spørsmål to, om
respondentene er fornøyd med forberedelsene som ble gjort før de startet i jobben, er svarene
litt mer sprikende. Her er majoriteten enig i at de er fornøyde med forberedelsene (76%),
mens 24% svarer de er litt uenig, uenig eller svært uenig i at de er fornøyde med
forberedelsene som ble gjort.
De fleste er tilfredse med mottakelsen første dag på jobb (punkt 3), og det er kun én person
som har svart «litt uenig» i at vedkommende er tilfreds med mottakelsen første dag. På
spørsmål fire er det noe spredning i svarene, der 15 personer skriver at de er svært enig eller
enig i at de kunne tenkt seg en grundigere gjennomgang av arbeidsoppgaver første uke på
jobb. Sju respondenter svarer de er litt enig i dette utsagnet. Dette tilsvarer 67% av de som har
svart. Majoriteten sier de er enig i at e-læringskurs er nyttig som ledd i introduksjon i påstand
fem (78% mot 13%. 9% har svart «vet ikke»). Ikke alle respondentene har svart på denne
påstanden (32 av 33). På påstand seks svarte 84% at klinikkleder/ overtannlege er interessert
deres faglige interesseområder. Kun tre personer er uenig i denne påstanden (32 av 33 har
svart). Hovedinntrykket i påstand sju er at de fleste er fornøyde med introduksjonen de fikk i
jobben. Vi kan se at god introduksjon er viktig for de ansatte, og det er også viktig at
arbeidsoppgavene blir gjennomgått grundig første dag.
6
3.3 Meningsmåling: Felles introduksjonsdag
Spørsmål 24. Fylkesrådmannen arrangerer en heldags introduksjonssamling i Molde for alle
nytilsatte i fylkeskommunen. Hvor nyttig var del 1 (om fylkeskommunen som organisasjon)
på denne introduksjonsdagen?
10
9
9
8
N=33
7
Antall
6
5
5
5
4
4
4
4
3
2
2
1
0
1
1
2
3
4
5
6
7
2
3
4
5
6
Svært nyttig
Nyttig
Litt nyttig
Litt unyttig
Unyttig
Svært unyttig
Vet ikke/ var ikke tilstede
33 respondenter som har vært ansatt under 5 år svarte på spørsmål om introduksjonssamling
for alle nyansatte. Svarene er normalfordelt. Det er en god spredning i svarene, men
majoriteten (64%) heller mot venstre side av diagrammet, at delen om fylkeskommunen som
organisasjon, var nyttig. Det er vanskelig å avdekke hva respondentene legger i begrepet
«nyttig», men det kan synes at de fleste som har svart er enig i at en gjennomgang av
organisasjonen på fellessamlingen er fruktbart. Under dybdeintervjuene av de ansatte, som la
grunnlaget for spørreundersøkelsen, ga informantene inntrykk av at denne delen på
introduksjonsdagen i større grad var mindre nyttig enn det tallene fra spørreundersøkelsen
viser. Gjennomsnittet ligger på 3,20 «litt nyttig».
7
7
Spørsmål 25. Hvor nyttig var del 2 (den spesifikke fagdelen) på denne introduksjonsdagen?
14
12
13
12
1 Svært nyttig
2 Nyttig
3 Litt nyttig
4 Litt unyttig
5 Unyttig
6 Svært unyttig
Antall
10
8
6
4
2
2
1
N=29
1
0
0
1
2
3
4
5
6
På delspørsmål to av introduksjonssamlingen ser vi en sterkere dreining mot venstre på målt
nyttighet. 25 respondenter (86%) sier de mente den fagspesifikke delen under
introduksjonssamlingen var svært nyttig eller nyttig. Her ser vi at det er kun 29 personer som
har svart, sannsynligvis fordi en sjuende kategori «vet ikke/var ikke tilstede» ikke er tatt med i
spørsmålet. De som har svart på spørsmålet mener i større grad at den fagspesifikke delen var
nyttig, kanskje vil det med fordel være hensiktsmessig å følge opp dette. Dette kan
eksempelvis gjøres ved å utvide den fagspesifikke fagdelen til å vare lenger, eventuelt
inkludere en dag to. Gjennomsnittet ligger her på 1.80 «nyttig».
3.4 Tilbakemeldinger: Felles introduksjonsdag
Spørsmål 26. 15 respondenter ga tilbakemeldinger på hva som kan gjøres bedre med
introduksjonsdagen. Her er hovedtrekk av tilbakemeldingene, ikke i prioritert rekkefølge.
Tilbakemeldinger
Mer spesifikk og lengre fagdel
Større mulighet for spørsmål
Info om konkrete arbeidsoppgaver
Praktisk innhold og opplæring
Info om rutiner på klinikken
Fylkestannlegen kan informere om fylkeskommunen som organisasjon
Introdusere flere kolleger, samt spesialister
Gjennomgang av faglige retningslinjer
Info om Opus, Romexis, intranett, månedsoversyn, listearbeid, henvisningsrutiner
8
3.5 Meningsmåling: Innføring av fadderordning
Spørsmål 30. Tannhelsetjenesten bør innføre en fadderordning2 for nye medarbeidere.
45
40
40
1
2
3
4
5
6
7
36
35
Antall
30
25
20
Svært enig
Enig
Litt enig
Litt uenig
Uenig
Svært uenig
Vet ikke
16
15
N=102
10
6
5
3
1
0
0
1
2
3
4
5
6
7
102 respondenter svarte på om tannhelsetjenesten i Møre og Romsdal fylkeskommune bør
innføre fadderordning. Vi ser at flertallet ønsker en slik ordning, og det er få som har svart at
de er litt uenig eller uenig. Ingen har svart at de er svært uenig, og 5% har svart at de ikke vet.
3.6 Viktige aspekter ved valg av jobb
Spørsmål 34. Hva er viktig for deg når du velger jobb? (Det er mulig å velge flere alternativer)
90
80
80
73
72
70
Antall
60
50
40
30
30
1
2
3
4
5
6
7
8
9
At det er en klinikk med 1 tannlegeteam
At det er en klinikk med 2 tannlegeteam
At det er en klinikk med 3 eller flere tannlegeteam
Det faglige miljøet
Det sosiale miljøet
At klinikken ligger i en by
At klinikken ligger i en bygd/ tettsted
Faglige utviklingsmuligheter
Annet
24
20
12
10
9
6
9
N=103
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
På spørsmål om hva respondentene mener er viktige faktorer når det kommer til valg av jobb
svarer majoriteten det faglige og sosiale miljøet, samt faglige utviklingsmuligheter. Få
respondenter oppgir at de ønsker å jobbe på klinikk med 1 tannlegeteam, og om klinikken
ligger i en by eller et tettsted. 24 svarer at de ønsker at klinikken skal ha to tannlegeteam,
mens 30 personer svarer at de ønsker å jobbe på klinikk med tre eller flere tannlegeteam.
2
En fadderordning innebærer å ha en kontaktperson for spørsmål eller veiledning, samt være et sosialt bånd for
nyansatte.
9
3.7 Tilbakemeldinger: Positive klinikktiltak
Informantene ble spurt om å nevne noen positive tiltak som ledd i introduksjonen som gjøres
på klinikk vedkommende er ansatt på, og som med fordel kan anbefales til andre. Under er et
sammendrag av de viktigste poengene.
Tilbakemeldinger
Gjennomgang av rutiner og standardprosedyrer.
Bli introdusert for alle kollegaer.
Sette av god tid første uke til å "komme i gang".
Gi blomster til nytilsatt.
God informasjon om arbeidstid, pauser, ferie, permisjoner, avspasering, osv. Det er svært viktig at de
får en person eller flere personer som de kan spørre til råds.
Forsøker å formidle riktige kontaktpersoner for den nytilsatte (avhengig av hvilke problemstillinger en
måtte ha og hvilken yrkesgruppe det gjelder, det kan være snakk om ulike "kontaktpersoner").
Vi har nettopp hatt kirurgidag, viktig for både nye og gamle tilsette. Kjekt å "leke i lag" dvs. å løse
faglige problem sammen.
Opus-veiledning og sikre at datatilgang er på plass fra første dag. Klinikk-klær bestilles, nøkkel
utleveres. Introduksjon/presentasjon av nytilsatte på klinikkmøte/distriktsmøte.
Kontakt med klinikk og klinikkleder før oppstart.
Tilrettelegger lokalet, passer på at alt av materiale og utsyr er på plass.
God tid til pasienter de første ukene. Ble godt tatt vare på også etter arbeidstid av nye kollegaer.
Vi har mentor, en erfaren tannlege på klinikkbesøk 2-3 x pr. mnd.
Jobber aktivt for åpen kommunikasjon - mulighet for spørsmål/ veiledning også under
pasientbehandling.
Regelmessige klinikkmøter med noe klinisk-faglige tema for kvalitetssikring.
Møter som er litt lengre der vi har tid til å bli kjent med hverandre.
Vi prøver å lage sosialt samvær utenfor tannklinikken (f.eks. bowlingkveld).
Sosiale middager - ute og privat.
Felles trim på klinikken, i tillegg til at det blir introdusert treningsalternativer i kommunen.
Noen sosiale "arrangement" på fritiden for "teambuilding".
Sosiale møter utenom klinikk; klinikktur, julebord.
Klinikkmøter ute i det fri.
Har laget noen enkle stikkordlister på enkelte rutiner som det virker som nyansatte synes er greie å
bruke. Viktig å sette av tid de første dagene til å følge opp den som har begynt.
Ta en kjøretur i kommunen hvis den nyansatte ikke er kjent i området.
10
3.8 Tilbakemeldinger: Viktigste elementer ved introduksjon
Informantene ble spurt om hva de mener er de viktigste elementene ved introduksjon. Under
er et sammendrag av de viktigste poengene.
Tilbakemeldinger
At den nyansatte føler seg trygg, velkommen, ønsket og ivaretatt.
At den nyansatte får all informasjon vedkommende trenger.
At det er en lav terskel på å spørre medarbeidere om det en lurer på.
At alt er i orden når det gjelder data, brukernavn, behandlingsrom osv.
Å få klart for seg hva som forventes av den nytilsatte.
Det er viktig at medarbeider møter nytilsatte med et smil.
Å bli kjent med kollegaene, arbeidsinnhold og den nye arbeidsplassen.
Å få en myk og fin start, uten for mye stress. Det er viktig at en får god nok tid til å sette seg inn i
klinikkrutinene, og bli godt kjent med sine medarbeidere.
Få informasjon om plikter og rettigheter.
Bli inkludert og integrert på den den nye arbeidsplassen.
Retningslinjer for nyansatte.
Få utlevert nødvendig utstyr og få en innføring i arbeidsoppgaver og rutiner på arbeidsplassen.
Organisere oppfølging som sikrer ivaretagelse av den nytilsatte.
Å forberede nye medarbeidere på både plikter og rettigheter i arbeidslivet, samt å vise at den enkelte
klinikk er en del av en større sammenheng, der alle medarbeidere er viktige brikker i helheten.
Å forberede arbeidstaker best mulig på arbeidshverdagen og administrasjonen. (Det vil være ulike behov
for faglig rådgiving, alt etter arbeidserfaringen til den nyansatte. De faglige retningslinjene som vi legger
til grunn i Norge bør de som ikke har arbeidet i Norge før introduseres for).
Intro-samtale med overtannlege så tidlig som mulig.
At tillitsvalgte deltar på felles introdag.
At det finnes en introperm på klinikken om rutiner osv. («hvem gjør hva?» «hvem skal jeg spørre?»
«hva må læres innen data : Opus, Visma, hjemmesidene», etc.).
Innføring i hvilke dokumenter som skal sendes til Fylkestannlegen, overtannlegen, klinikken osv.
At vedkommende føler seg sett, hørt og respektert.
Gjennomgang/ oversikt over hvilke skjemaer en må kjenne til (ambulering, økt klinisk virksomhet,
melding om redusert ferie, leie av klinikken, reiseregning, egenmelding, månedsoversyn etc.).
11
3.9 Andre tilbakemeldinger
Spørsmål 33. På siste spørsmål fikk respondentene anledning til å komme med andre
kommentarer/ ideer eller tanker rundt vårt arbeid om introduksjonsprogram. I tabellen under
er de viktigste poengene.
Tilbakemeldinger
Viktig å gjøre introduksjonsprogrammet-med kalender og delmål.
Presentasjon av nytilsatt kunne vært gjort ved å utvikle en "standard"-mal som nytilsatt og
arbeidsgiver fyller ut i fellesskap. Denne kunne så blitt fremvist eller distribuert til
klinikkpersonalet for å bli raskere kjent med hverandre.
Bra med et introduksjonsprogram. Oppfølging av den enkelte i starten med ett lite intervju
eller spørreskjema for at nytilsatte kan skrive opp felt som kanskje trenger mer hjelp og
veiledning til.
Eget hefte som omfatter klinikken.
Det bør være todelt: sentralt og lokalt.
Det skal være en introduksjon både i det faglige og i det sosiale området.
Alle bør få en "startpakke" så raskt som mulig (bestille arbeidstøy, stempel, nøkkel til
arbeidsplass).
Svært positiv til en fadderordning der nyansatte har en av samme profesjon å forholde seg til.
Lavterskel for spørsmål og diskusjon.
Introduksjonshefte med faglig og praktisk informasjon.
Tenker at det vil føles veldig fint og få et introduksjonsprogram som er basert på kunnskap og
innhentede erfaringer. Det vil videre bli flott å føle seg sikker på at den nytilsatte blir mottatt
på en gjennomtenkt og ryddig måte, og at det er likelydende introduksjon som gjennomføres
ved alle klinikker og distrikt.
Det bør gå over noe tid - med regelmessighet i oppfølgingen. En lokal veileder - med dette
som definert oppgave en fordel. Men da bør det kanskje være en "funksjon" gitt i en periode med avklaring av hva den skal innebære?
Jeg syns det bør være en fast mal på hvordan alle klinikker i fylket skal ta imot sine nye
ansatte. Inntrykket man får når man kommer inn dørene første dagen, brenner seg fast og er
noe man husker veldig godt. Da er det hyggelig om den opplevelsen er positiv og god. Og
med det mener jeg at tidspunktet for når arbeidstaker møter opp er fastsatt og at alle på
klinikken har 30-60 min rolig tid til rådighet for å prate og ta imot den nye som kommer.
Evaluere de nye tiltakene med en spørreundersøkelse etter feks.1/2 år eller 1 år.
12
3.10 Oppsummering av resultater
I følge resultatene fra spørreundersøkelsen viser det seg at det har vært noe ulik praksis for
hvor lang tid det har tatt før nye ansatte mottok praktisk informasjon, opplæring, orientering
om klinikken og fylkeskommunen, samt tilgang på ulik rekvisita da de begynte i jobben.
Enkelte av disse områdene kan forbedres med enkle grep for at ansatte skal føle seg godt
mottatt, ivaretatt og velkommen på klinikken, samt bidra til at den nytilsatte kommer raskest
mulig ut i produksjon.
33 av respondentene ble spurt om sin egen introduksjonsopplevelse. Hovedtrekkene her er at
samtlige mener introduksjon er viktig. Det er varierende tilbakemeldinger på hvor fornøyde
de er på forberedelsene som ble gjort til egen jobbstart. Her er kurven normalfordelt, med
tyngde på «litt enig». Det største forbedringspotensialet er gjennomgang av arbeidsoppgaver.
Alt i alt er majoriteten (90%) svært fornøyd, fornøyd eller litt fornøyd med introduksjonen de
fikk.
Den felles introduksjonsdagen som blir arrangert av Fylkesmannen ble delt opp i to ulike
spørsmål, en fellesdel om fylkeskommunen som organisasjon samt et spørsmål om den
fagspesifikke delen. Om del 1, fellesdelen, var kurven normalfordelt med vekt på positiv
opplevd «nyttighet». På delspørsmål to, den spesifikke fagdelen, mente de fleste at den var
nyttig (86% svarte «svært nyttig» eller «nyttig»). På utfyllende tilbakemeldinger mener flere
at den felles introduksjonsdagen bør ha en mer spesifikk og lengre fagdel, og med større
mulighet for å stille spørsmål. De ønsker å få info om arbeidsoppgaver og rutiner på
klinikkene, gjennomgang av faglige retningslinjer, presentasjon for kolleger og spesialister,
samt info om de ulike systemene som blir brukt på klinikkene (Opus, Romexis, intranett).
102 personer svarte på spørsmål om Møre og Romsdal fylkeskommune burde innføre
«fadderordning», noe 90% svarte de var svært enig (39%), enig (35%) og litt enig (16%) i.
Det siste meningsmålingsspørsmålet som ble tatt opp var hvilke aspekter som var viktig for
respondentene når de valgte jobb. 80 personer svarte det sosiale miljøet, 73 svarte det faglige
miljøet og 72 svarte faglige utviklingsmuligheter.
Alle respondentene fikk også mulighet til å komme med tilbakemeldinger positive tiltak i
forbindelse med introduksjon som deres klinikk benytter seg av. Her fikk vi mange gode
tilbakemeldinger både rundt sosiale, faglige, praktiske og informative tiltak som brukes til å
utforme det endelige introduksjonsprogrammet. Respondentene fikk spørsmål om hva som er
de viktigste elementene med introduksjon. Hovedtrekkene fra dette er at den nyansatte føler
seg trygg, velkommen, ønsket og ivaretatt. I tillegg må den ansatte få all informasjon
vedkommende trenger, god tid til å sette seg inn i klinikkrutiner og sine arbeidsoppgaver, og
tilstrekkelig opplæring i utstyret vedkommende trenger for å gjøre jobben sin. I tillegg svarte
23 personer på om de har andre kommentarer/ ideer eller tanker rundt vårt arbeid om
introduksjon. Her var tilbakemeldingene at introduksjonsprogrammet bør evalueres etter en
viss tidsperiode. Det bør være en fast mal for hele fylkeskommunen, og introduksjon kan med
13
fordel ha en lokal og sentral oppdeling, og inkludere både faglige og sosiale aspekter. Det er
også viktig at introduksjonsprogrammet omfatter alle områder ved introduksjon.
4 Avslutning
I perioden 30. januar- 23. februar gjennomførte vi en spørreundersøkelse blant ansatte i
tannhelsetjenesten i Møre og Romsdal fylkeskommune. 190 personer fikk link til
undersøkelsen tilsendt på e-post, og 104 svarte i løpet av 24 dager.
Vi ønsket å gjennomføre en spørreundersøkelse fordi vi var interesserte i å få
tilbakemeldinger på hvordan introduksjonen i tannhelsetjenesten fungerer i dag, og hvordan
den kan bli bedre. I tillegg ønsket vi å høre om hva de ansatte ser etter når de velger jobb, og
hvilke aspekter som er viktige i denne sammenheng. Vi mener det er viktig å inkludere de
ansatte sine stemmer når vi nå skal utvikle et nytt introduksjonsprogram, både for å få gode
tilbakemeldinger og for at de ansatte får eierskap til prosjektet. Derfor er det gjennomført
intervjuer og diskusjoner, vi har åpnet opp for mulighet for tilbakemeldinger på e-post og
telefon, hatt referansegruppemøte og gjennomført spørreundersøkelsen som er presentert her.
Undersøkelsen har sin bakgrunn i et forarbeid som er gjort i samarbeid med ulike
interessenter i tannhelsetjenesten og i Møre og Romsdal fylkeskommune. For å kvalitetssikre
innholdet og oppfølging av introduksjonsprogrammet var det derfor nødvendig og viktig å gi
muligheten til at alle ansatte kunne gi tilbakemeldinger til prosjektet.
I spørreundersøkelsen er vi ute etter å oppdage tendenser. Det vil si hvilke antydninger vi står
ovenfor når det gjelder oppfatninger av, holdninger og forventninger til introduksjon. De
ansattes erfaringer er viktig for å kunne vurdere alle aspekter ved hva som utgjør god
introduksjon. Spørreundersøkelsen var frivillig, derfor var ingen av spørsmålene
obligatoriske. Respondentene har selv svart på de spørsmålene de ønsket. De 55% som har
svart på undersøkelsen gir et inntrykk av hvilke tendenser som eksisterer rundt de områdene
de ansatte selv mener er viktig å inkludere. Når vi spør om de ansattes erfaringer knyttet til
egen introduksjon kan vi også lære noe av hvordan praksisen er i dag, og om det er områder vi
kan endre eller forbedre ut i fra hvordan vi mener normen for introduksjon bør være.
4.1 Hvilke konklusjoner kan vi trekke fra spørreundersøkelsen?
Resultat 1: Ved å kartlegge informantenes introduksjonsopplevelser kan vi effektivisere og
forbedre introduksjonsprosessen ved å tildele informasjon tidligere, eksempelvis på e-post
eller intranett før oppstart.
Resultat 2: De fleste som har svart på undersøkelsen mener introduksjon er viktig, og er
fornøyde med egenopplevd introduksjon. Dette belyser viktigheten av medarbeiderutvikling
rundt området introduksjon, og sier noe om den innsatsen som legges ned i å motta nye
ansatte på en god måte.
14
Resultat 3: Informantene mente felles introduksjonssamling er nyttig, og at den fagspesifikke
delen burde utvides.
Resultat 4: En tydelig tilbakemelding fra de ansatte var at tannhelsetjenesten i Møre og
Romsdal fylkeskommune bør innføre fadderordning. Elvenes (2011) mener at en slik
støttespiller skaper trygghet, og bidrar til at nye medarbeidere raskere internaliserer
arbeidskulturen på virksomheten de jobber i. En fadderordning vil derfor være fruktbart å
inkludere i introduksjonsprogrammet.
Rogaland
fylkeskommune
har
innført
fadderordning i tannhelsetjenesten (2012 og 2013), og Buskerud fylkeskommune (2013) og
Oppland fylkeskommune (2014) generelt i organisasjonen. Det vil være fornuftig å følge opp
disse programmene, og bruke dem som inspirasjon.
Resultat 5: Det faglige og sosiale miljøet, samt faglige utviklingsmuligheter er viktigst når
respondentene velger jobb. Det er få som oppgir at de ønsker å jobbe på små klinikker, og det
virker også mindre viktig om klinikken ligger i et tettsted eller i en by. Kompetanseutvikling
står i tråd med Møre og Romsdal fylkeskommunes (2011:14) ønske om å være en attraktiv
arbeidsgiver. Gjennom faglige utviklingsmuligheter skal de ansatte skal ha gode
forutsetninger for å gjennomføre sitt samfunnsoppdrag.
Resultat 6: På de åpne spørsmålene er det enkelte tema som er gjennomgående. Dette handler
om å få god nok informasjon, bli godt mottatt og integrert, sosiale og faglige
utviklingsmuligheter, god kommunikasjon, trygghet og tilretteleggelse, og oppfølging av den
enkelte ansatt. Mange av disse punktene kan vi bedre ved introduksjonsprogrammet, og sikre
større grad av onboarding av den enkelte nyansatt. Elvenes (2011) mener det tar opptil 10
måneder før en ansatt oppnår størst grad av produktivitet. Derfor er det naturlig å sette av god
tid til å introdusere nye arbeidsgivere, slik at de sosialiseres godt inn i organisasjonen.
Resultatene fra spørreundersøkelsen gir et godt og viktig grunnlag for det endelige
introduksjonsprogrammet. Ved å få innsikt i de ansattes erfaringer, opplevelser og meninger
vet vi hvilke områder det bør legges større vekt på, og hvilke områder rundt introduksjon som
kan bedres ut i fra de ansattes tilbakemeldinger og forslag. Ut i fra undersøkelsen kan vi få
innsikt i enkelte særpreg rundt egenopplevd introduksjon, og hvilke tendenser introduksjon i
tannhelsetjenesten ser til å trekke mot.
15
Kilder
Buskerud fylkeskommune (2013). «Introduksjonsprogram». Artikkel hentet fra:
http://www.bfk.no/Tjenesteomrade/Tannhelse/Omtannhelsetjenesten/Kvalitetssystem/Beskrivelse-av-myndighets--ogansvarsomrade/Indtroduksjonsprogram/ [lesedato: 05.03.15].
Eikemo, Terje Andreas og Tommy Høyvarde Clausen (red.) (2012). Kvantitativ analyse med SPSS.
Trondheim: Tapir Akademisk Forlag.
Elvenes, Lars Christian (2011). «Onboarding». Artikkel hentet fra HR-Norge sine nettsider:
http://www.hrnorge.no/blog/nytt-temaark-onboarding/ [lesedato: 04.03.15].
Møre og Romsdal fylkeskommune (2011). «Arbeidsgivarpolitikk for framtida». Informasjonshefte
for Møre og Romsdal fylkeskommune. Hentet fra: https://mrfylke.no/Intranett/ArbeidsgivarHR/Arbeidsgivarpolitikk [lesedato: 05.03.15].
Oppland (2014). «Introduksjon av nyansatte». Artikkel hentet fra:
http://www.oppland.no/Aktuelt/Ansattportalen/Organisasjonen-var/Ledelse/Rekruttering-tilsettingsprosess/Introduksjon---nye-medarbeidere1/ [lesedato 05.03.15].
Regional delplan tannhelse (2013). Vedtatt av fylkestinget 15.oktober 2013. T-59/13, Møre og
Romsdal fylkeskommune. Hentet fra: http://mrfylke.no/Tenesteomraade/Plan-oganalyse/Regional-planlegging/Regionale-delplanar/Regional-delplan-tannhelse [lesedato:
04.03.15].
Ringdal, Kristen (2007). Enhet og mangfold. Bergen: Fagbokforlaget.
Tannhelse Rogaland (2012). «Kompetanse og kvalitetsutvikling 2012». Artikkel hentet fra:
http://www.tannhelserogaland.no/newsread/document.aspx?docid=11682 [lesedato: 05.03.15].
Tannhelse Rogaland (2013). «Kompetanse- og kvalitetsutvikling i Tannhelse Rogaland».
Artikkel hentet fra:
http://www.tannhelserogaland.no/newsread/readimage.aspx?asset=DAM:1333 [lesedato:
05.03.15].
Questback (2015). Spørreskjemagenerator hentet fra: www.questback.com.
16