TIPS & TRIKS - Visma Community

TIPS & TRIKS
Visma.net Expense
Enterprise HRM
Innhold
• Overføring av brukere
• Synkronisering av data
• Reiseregninger
• Saksgang
• Hente inn reiseregning
• Melding om utbetalt reise
• Rapport- og kontrollmuligheter
BRUKER
E
Overføringsbildet
Organisasjonsnummer
Enhet
Ansattnummer
Kategori
Rolleinnehavere
Velg hvilken juridisk enhet du
vil overføre. I HRM kan flere
selskap være knyttet til en
juridisk enhet (Konsern)
Velg hvilken enhet fra
organisasjonsstrukturen du
ønsker å overføre brukere fra.
Velg hvilke ansatte du ønsker
å overføre.
Velg hvilke ansattkategorier
du ønsker å overføre.
Merk at i tillegg til
valgte brukere vil
ansatte som har en
rolle i saksgang
også bli overført.
Merk at det ikke er mulig med
forskjellige økonomiselskap
innenfor en juridisk enhet
Merk at en bruker må ha en
stilling som er knyttet til en
organisasjonsenhet for at
ansattdata skal bli
synkronisert.
!
Overføring av brukere
Hva må være på plass for at en bruker kan overføres
• Navn
• Adresse
• Gyldig e-post adresse (Ikke e-post for lønnsslipp)
(Saksgang bør være overført)
Oppsett saksgang i HRM
Slik setter du opp saksgang
1. Velg hvilke roller du ønsker å benytte som Attesterer og Anviser
2. Tildel valgte roller i Organisasjonsstrukturen
Rolletildeling i Visma.net
Ved overføring av Bruker av tildeles
også Roller
• Alle får rollen Expense Regular
User (Gir tilgang til Expense)
• De som har saksgangsrolle i
Organisasjonsstrukturen får i
tillegg tildelt rollen Expense
Approver
Brukere i Visma.net
De overførte brukerne finner du under menyvalget Settings
• HRM settes automatisk til Master og kan oppdateres fra HRM
• Brukere går på tvers av Visma.net
E-post
Visma.net sender e-post til brukeren ved:
• Ny bruker
• Endret passord
• Endrede roller
• Etter oppsett i Approval
Synkronisering av data
• Synkronisering av data skjer via Tomcat tjenesten EnterpriseSync
• Synkroniserer kun data for overførte brukere, etter at brukeren
er overført
• Kun endringer som synkroniseres
• Endringer synkroniseres automatisk etter intervallet som er
valgt i integrasjonssenteret
Hvilke data synkroniseres
•
•
•
•
•
•
•
•
Ansattdata
Stilling
Lønnsarter
Organisasjonsenheter
Roller
Konteringsdimensjonstype
Konteringsdimensjon
Kontoarter
Hvordan synkronisere endringer
Automatisk synkronisering
Manuell synkronisering
Synkroniseringslogger
Hvordan resynkronisere data
• Resynkronisering av data
• Overfører alle data på nytt
• Via URL:
• <SERVER>:PORT/enterprise-sync/resyncall
• Eller via skjermbilde:
• Trykk F5 når du står i overføringsbildet
Logge på Visma.net
SSO fra Enterprise WEB
Logg direkte på Visma.net
Viktig om Visma.net og nettlesere
• To siste versjoner av de mest
brukte nettleserne støttet
• Bruker du Internet Explorer:
• Pass på kompatiblitetsmodus
• Trykk F12 på tastaturet for å
kontrollere emuleringsmodus
Oppsett Expense
Oppsett Expense
• Mulig å tilpasse Innstillinger
for reiseregninger pr. gruppe
• Du oppretter selv så mange
grupper du ønsker
• De ansatte kan kun tilhøre en
gruppe
• Tilordnes under Innstillinger Ansatte
Koble type mot lønnsart
• Koble type mot
Lønnsart
• Trekkfri & Trekkpliktig
• Innland & Utland
• Hovedbokskonto kan
være nyttig ved
rapportering
• Kan også bruke Excel
Eksterne tjenester
• Visma attach app
• Elektronisk kjørebok
• Kredittkort
Godkjenning i Approval
• Visning
• Alle
• Pr. Selskap
• Utvidet visning
• Behandle
• Videresend, Gjennomgang, Epost, +/- Vedlegg
• Avvis om noe er galt
• Arbeidsflyt
• Mobile manager
Reiseregninger som mangler saksgang
• Finnes under
Dokumentoversikt
• Må håndteres
• Fikse saksgangen
• Godkjenne manuelt
• Systemet prøver på nytt en
gang i døgnet
Tilpassinger av Approval
• E-post regler
• Vikar og stedfortreder
• Forfall
Organisasjonskart
Gir deg en oversikt over
enheter og rolleinnehavere
•
Er historisk
Simulering av Saksgang
Lar deg teste saksgangen for
en bestemt ansatt mot en
bestemt enhet for et angitt
tidspunkt
Finnes under Approval Arbeidsflyt
Hente reiseregninger
• Sett ønskede utvalg
• Velg om du vil godkjenne
Variable transaksjoner i
Selskap-Variable trans.
• Feil som må rettes finner du i
Mangelfulle variable trans.
Melding om utbetalt reise
• Lønnsberegning må være
kjørt
• Bruker datoen du overfører
meldingen
Revisjon
• Opprett manuell bruker under
Settings
• Huk av for System Viewer rollen
(Innsyn uten endringsadgang)
• Bruk rapporter for å finne
egnede kontrollhandlinger
• Bruk Prosesoversikt – Ferdige
prosesser i Approval
• Simulering & Organisasjonskart
viser historiske verdier
Rapporter
• Expense:
• Innstillinger – Rapporter
• HRM
TAKK FOR OPPMERKSOMHETEN
- VI SES i COMMUNITY!