Oppstart og løpende drift av Kompetanseweb.

Kom i gang med Visma Kompetanseweb
Table of Contents
Kom i gang med Visma Kompetanseweb ................................................................................................ 3
Bestilling .............................................................................................................................................. 3
Målsetting............................................................................................................................................ 3
Kompetanseoversikt ........................................................................................................................ 3
Kompetanseoppfølging ................................................................................................................... 4
Strategisk kompetansestyring ......................................................................................................... 4
Forankring ........................................................................................................................................... 4
Innstillinger i Kompetanseweb ............................................................................................................ 4
CV-elementer .................................................................................................................................. 5
Tekster i systemet ........................................................................................................................... 7
Stillingsroller .................................................................................................................................... 7
Medarbeidersamtaler ..................................................................................................................... 8
Velkomstmelding ............................................................................................................................. 8
Mindre konfigurasjoner................................................................................................................... 8
Integrasjon....................................................................................................................................... 8
Implementering ................................................................................................................................... 9
Implementere testavdeling ............................................................................................................. 9
Evaluere testavdeling .................................................................................................................... 10
Implmentere andre avdelinger...................................................................................................... 10
Evaluere implementering .............................................................................................................. 10
1
Årsevaluering................................................................................................................................. 10
Oppskrifter på innstillinger i Visma Kompetanseweb ....................................................................... 11
Forhåndsdefinerte lister til CV-registrering................................................................................... 11
Sette opp en kompetansestruktur ................................................................................................ 12
Tilpasse tilgangsroller .................................................................................................................... 14
Kontrollere de forhåndsdefinerte tilgangsrollene......................................................................... 14
Endre menytilgangene per tilgangsrolle ....................................................................................... 14
Stillingsroller .................................................................................................................................. 15
Tilgangsrettigheter Personalia og CV ............................................................................................ 16
Opprette avdelingsstruktur ........................................................................................................... 17
Opprette brukere .......................................................................................................................... 18
Medarbeidersamtalen ................................................................................................................... 18
Tilpasse tekster .............................................................................................................................. 18
Integrasjon......................................................................................................................................... 19
Fellesinnstillinger ........................................................................................................................... 19
Avdelingsinnstillinger og personinnstillinger ................................................................................ 20
rowmap_x_department.properties .............................................................................................. 22
rowmap_x_person.properties....................................................................................................... 23
Kjøre integrasjonen ....................................................................................................................... 25
2
Kom i gang med Visma Kompetanseweb
Visma Kompetanseweb er en løsning som gir raskt svar på viktige problemstillinger innen HRområdet. Hvem kan hva? Hvilke behov har bedriften for kompetanseheving? Skal vi rekruttere, eller
skal vi heve kompetansen internt? Hvordan er gjennomføringen av årets medarbeidersamtaler, og
hva mener egentlig de ansatte? Når du har samlet informasjonen i ett system, får du enkelt tilgang
på gode rapporter og kan gjøre analyser, både til strategiarbeid og daglig oppfølging. Et
kompetansestyringssystem automatiserer de manuelle HR-rutinene og registreringen og
vedlikeholdet av dataene. Slik får virksomheten strukturert og strømlinjeformet arbeidsprosessene
på HR-området.
Å komme i gang med Visma Kompetanseweb krever både oppsett av tjenesten og arbeid internt i
organisasjonen. I dette dokumentet viser vi både de prosesser vi anbefaler, og de konkrete
innstillingene som bør vurderes i tjenesten.
Bestilling
Første steg på veien er at det sendes en bestilling til Visma. Det blir da opprettet en egen instans av
tjenesten for dere. Når instansen er opprettet sender Visma ut en epost med link til tjenesten,
brukernavn og passord til en administrasjonsbruker, samt et integrasjonspassord.
Målsetting
Allerede før dere besitlte Visma Kompetanseweb har dere trolig satt dere et mål for hva tjenesten
skal gjøre for dere. Det målet setter føringer for implementasjonsprosjektet, og det vil selvfølgelig
spille inn på evalueringer som gjøres etter at tjenesten er tatt i bruk.
Kompetanseoversikt
Kompetanseoppfølging
Strategisk
kompetansestyring
Kompetansestyring kan legges på forskjellige nivåer. Illustrasjonen over viser tre forskjellige nivåer,
med økende grad av kompleksitet og strategisk verdi. Det er ikke automatisk riktig å starte med et
mål om fullstendig strategisk kompetansestyring. Velg et ambisjonsnivå som passer for dere!
Kompetanseoversikt
Mange virksomheter er helt avhengig av den enkelte ansattes kompetanse. Den ansatte er likevel
bare en del av et større maskineri, og kompetansen de besitter er relativt enkel å bytte ut. I praksis er
altså kompetansen av viktig taktisk karakter, men ikke nødvendigvis strategisk. Et eksempel på en slik
type virksomhet kan være et større håndverkerfirma. Firmaet har posisjonert seg med rask, billig og
helhetlig leveranse. Arbeidskraften er fra de nye EØS-områdene og er spesialisert på hvert sitt
fagområde. Her vil det være viktig å ha en totaloversikt som gjør det mulig å finne de riktige
menneskene til de riktige oppgavene. På den andre siden er det ikke enkeltpersoner like verdifulle,
og skulle enkelte medarbeidere slutte kan de på relativt kort tid erstattes av andre med tilhørende
profil.
3
Kompetanseoppfølging
Vi vet at nye utfordringer er en hovedgrunn til at mennesker i Norge bytter jobb. Å rekruttere nye er
dyrt og jo mer spesialiserte stillinger man har, jo dyrer blir rekrutteringen. Spesielt kan kostnadene
ved en feilansettelse bli store. I mange firmaer er spesialisering ikke bare generelle ferdigheter, men
også firmaspesifikk kunnskap. Å sørge for å gi ansatte mulighet til å få de nye utfordringene innenfor
selskapet kan gi store gevinster. For å oppnå dette er det viktig å ha en oversikt over den enkelte
ansatte. Når organisasjonen vokser utover 50 ansatte er det ikke alle som har full oversikt. Da holder
det ikke at en avdelingsleder vet hva enkeltmedarbeideren trenger av utfordringer, for det er kanskje
ikke i den avdelingen utfordringene finnes.
Strategisk kompetansestyring
Spesielt for organisasjoner som lever i omgivelser som endrer seg er det viktig å være forberedt på
fremtiden. Kanskje vet man allerede nå at det er ny teknologi på vei inn, og at det i fremtiden vil
være viktig å forberede seg for dette. Og om ikke nye teknologi er på vei inn på det nåværende
virksomhetsområdet, er kanskje bedriften på vei over til et annet område? Gjennom å posisjonere
seg annerledes er det også krav om nye typer kompetanser internt. For å være forberedt på
fremtiden krever det mye analysearbeid, og resultatene av kravene må kunne sees opp mot en
nåsituasjon.
Forankring
Et mål i seg selv er ikke alltid nok, det må også forankres de riktige stedene. Langsiktig arbeid har en
tendens til å forsvinne når det står oppgaver og deadlines i kø. Å ta i bruk Visma Kompetanseweb er
en del av et langsiktig arbeid. For den enkelte som fyller ut sin kompetanseprofil er det ingen direkte
konsekvenser. Derfor trenger vi forankring på ledernivå, slik at Visma Kompetanseweb blir prioritert.
Hvilken forankring du søker vil være avhengig av ambisjonsnivået. For å gjøre en
kompetansekartlegging vil det kreve tid av den enkelte ansatte, men ikke stort mer. I den andre
enden av skalaen kreves det at ledelsen selv bruker tid på å formulere en kompetansestrategi, og at
dette gjøres også nedover i organisasjonen.
Hvis man ønsker å utnytte en av de store fordelene i Visma Kompetanseweb, at alle kan søke andres
erfaring og kompetanser, er det viktig at ledelsen selv benytter verktøyet og oppfordrer til bruk. Det
kan også selges inn til ledere som en fin mulighet til å lære mer om sine ansatte.
For noen kan det oppfattes truende at CV-informasjon og kompetanseprofil deles med andre
ansatte. Dersom det finnes en fagforening i bedriften, kan det være smart å involvere den tidlig i
prosjektet. Da kan man proaktivt få solgt inn at dette er et system for å synliggjøre kunnskap og
ferdigheter, ikke for å avsløre hvem som ikke kan noe.
Innstillinger i Kompetanseweb
Senere i dette dokumentet går vi gjennom mer detaljert om hvordan forskjellige deler av systemet
settes. Selve oppsettet er IT-teknisk en relativt lett jobb, det er å bestemme hvordan oppsettet skal
være som krever forarbeid. Dette avsnittet må leses i sammenheng med den tekniske veiledningen.
Integrasjon mot andre systemer beskrives i et eget kapittel.
4
Generelt for alle punkter som beskrives her, er ett spørsmål: Hva skal det brukes til? Det er lett å
tenke at kompliserte oppsett er fint for å få inn mest mulig informasjon, men tenk også over hvordan
informasjonen eventuelt kan brukes.
CV-elementer
Når du logger inn i Visma Kompetanseweb vil du bli sendt rett til sidene der du kan legge inn din egen
CV. I menyen til venstre ser du hvilke elementer en CV består av. Noen av disse er kanskje ikke
aktuell for din organisasjon? Gå gjennom hvert enkelt element, og avgjør om det skal være med. Gå
deretter gjennom de elementene du skal ha med, og se om det skal endres noen tekster i systemet,
enten det er beskrivelse av feltnavn eller generelle forklaringer om hva som skal legges inn i
systemet. Noen vil eksempelvis spesifisere hva slags utdanning, kurs og arbeidserfaring som skal
legges inn. Ikke alle er interesserte i sommerjobbene fra tenårene, mens andre organisasjoner synes
det er fint å ha med for å vise en helhet.
Sertifikatliste og kursliste
For både sertifikater og kurs er det mulig å legge inn forhåndsdefinerte lister. Det vil da være mulig
for den enkelte å velge direkte fra listen, eller selv å skrive inn navn på sertifikat/kurs. Fordelen med
en slik liste er at data blir lettere å søke opp, siden det er definerte navn uten mulighet for å stave
det forskjellig fra gang til gang.
Utdanningsliste
For utdanning er det mulig å registrere en hierarkisk struktur som kategoriserer utdannelse. Typisk vil
denne brukes til å sette hvilket nivå utdannelsen ble tatt på. Om ønskelig kan den endres til å også ta
hensyn til feks fagretning. Husk igjen det generelle spørsmålet om hva det skal brukes til. For de
fleste vil det være nok at det markeres hvilket nivå utdannelsen er på..
Kompetansestruktur
Å bygge opp en fornuftig kompetansestruktur er kanskje den mest omfattende jobben når det
kommer til å implementere Visma Kompetanseweb. Her finnes det ingen fasitsvar på hvordan
resultatet skal være, og oppsett vil variere fra organisasjon til organisasjon.
Hovedregelen er igjen: Hva skal det brukes til? For mange kan det være fristende å detaljere
kompetansestrukturen så mye som mulig. Som et eksempel velger kan en del av en kompetansegren
om IT se slik ut:
Office-programmer
eller
Office-programmer
+ Excel
+ Word
eller
Office-programmer
+ Excel
++ Diagrammer
5
++ Pivottabeller
++ Makroprogrammering
+ Word
eller
Office-programmer
+ Excel
++ Diagrammer
++ Piovttabeller
++ Makroprogrammering
+++ Simuleringer
+++ Datakoblinger
+ Word
Hvor er så det riktige stedet å sette grensen? Fasiten finnes ikke, svaret avhenger av hva deres
organisasjon jobber med. Å stoppe detaljeringen på Office-programmer er snaut, men for
organsiasjoner som jobber lite med IT kan det være greit å stoppe med Excel og Word. Dette fordi
det ikke er så mye å hente på videre detaljering. Har vi behov for Excel-kompetansen så vil det trolig
være best å søke opp noen som generelt kan Excel. Om bedriften derimot driver med avanserte
analyser i Excel, og Excel er det daglige arbeidsverktøyet, da er det kanskje nødvendig å gå så dypt
som i eksempelet over. Å stoppe på Excel som laveste nivå ville ikke gitt oss gode nok muligheter til å
finne rett person.
Dette eksempelet var om IT, men kan overføres til andre, mindre konkrete, områder. Driver
virksomheten med mye salgsarbeid vil salg være viktigere og mer detaljfokusert enn om det er
produksjon mot faste kunder som er i fokus.
Et annet viktig prinsipp er altså å ha satt seg et mål. Hva skal data brukes til? Når vi vet det målet, og
har fått forståelse for utfordringene rundt detaljering, er det på tide å sette avdelingsledere i sving.
De bør få i oppgave å definere hvilke kompetanseområder som er i bruk i deres avdelinger. Dette blir
en utfordring og i mange tilfeller en god læreprosess. Lederne tvinges til å tenke over temaet, og å
formulere et svar. I denne prosessen kan det være nødvendig å følge opp lederne, og for lederne kan
det være nødvendig å involvere medarbeidere.
Etter å ha samlet informasjon fra alle avdelinger er det tid for å sammenstille dette til en total
kompetansestruktur. En felle er å opprette en kompetnasegren for hver avdeling. Da blir det isåfall
veldig mye registrering av samme type kompetanse på forskjellige steder. De enkelte delene bør
settes sammen til en helhet.
Hvor mange avdelinger som skal inkluderes i denne fasen bør også vurderes. I en større organisasjon
kan det være verdt å starte med noen få utvalgte avdelinger. Da skaper man seg erfaringer på
hvordan tjenesten mottas og må følges opp. På den annen side, vil man da ikke ha en fullstendig
kompetansestruktur før etter at de første har registrert sin kompetanse.
6
Anbefalingen vil være å starte med å sette opp kompetansestruktur for tre-fire avdelinger. Da får
dere trening i å hente inn og samkjøre strukturer. Deretter utvider dere til å samle inn for alle
avdelinger. Først etter at dette er gjort ber dere de ansatte om å registrere seg.
Tilgangsrettigheter
Første punkt på tilgangsrettigheter er å diskutere hvilke elementer på en CV som skal være synlig for
andre. Vi har som standard satt at alt er åpent for alle. Det vil si at som vanlig ansatt kan du se alt det
andre har skrevet på sin CV. Vi har sett at for noen kunder har det vært ønskelig å begrense dette.
Hvert enkelt CV-element kan settes til å være åpent for alle, åpent innenfor avdeling eller lukket for
alle. Tilgang settes også på rollenivå, slik at ledere kan ha annen tilgang enn vanlig ansatte.
Motviet for å ha alt åpent er at vi tror alle virksomheter vil tjene på at de ansatte vet hva andre kan,
og har tilgang på kompetanse på tvers av organisasjonen. Motsatt mener de som vil skjule deler av
informasjonen at å dele slik informasjon bare medfører snoking og ikke økt verdi.
Tekster i systemet
Som vi skrev i innledningen av avsnittet om CV-elementer kan alle tekster i systemet endres av den
enkelte kunde. Noen steder vil dere mene at tekstene bør endres for å tilpasses deres terminologi. Et
sted vi ofte ser dette er på medarbeidersamtaler. Ordet ”medarbeidersamtale” er ofte erstattet av
andre begreper.
Stillingsroller
Alle brukere i Visma Kompetanseweb kan tildeles én eller flere stillingsroller. Oppsettet her er en delt
prosess. Først trenger dere å ta stilling til hva en stillingsrolle er. Vi har i hovedtrekk sett tre ulike
detaljeringsgrader: Stilling, rolle og kompetanseprofil. En ansatt har som regel én stilling. Innen
denne stillingen oppererer mange med at den ansatte kan ha flere roller. Så er det noen som sier at
en rolle består av et sett av kompetanseprofiler. For å forklare forskjellen kan vi se på en person som
har stillingstittel Supportsjef:
Tittelen er typisk det som står på visittkortet eller i stillingsutlysningen. Personen jobber som
supportsjef. Hva det innebærer er ikke veldig dypt spesifisert.
Vedkommende har imidlertid flere roller i organisasjonen. I vårt tilfelle skal supportsjefen lede
avdelingen, ha personalansvar og jobber i tillegg operativt med et av systemene. Supportsjefen har
derfor rollene Avdelingsleder, Supportleder og Ekspertbruker System A.
Innenfor rollen avdelingsleder er det også ønskelig at vår supportsjef har kompetanseprofilene
Personalleder, Budsjettansvarlig osv.
I Visma Kompetanseweb kan man altså tildele hver bruker én eller flere stillingsroller. Hvilket nivå
dere legger i begrepet stillingsrolle er opp til dere. Hva kan det så brukes til? Hver stillingsrolle kan
kobles mot et sett av kompetanser fra kompetansestrukturen vår. For hver kompetanse
stillingsrollen knyttes til settes det et krav om hvilket nivå som kreves for den stillingsrollen. Dette
kan igjen brukes til å ta ut rapporter på hvor det bør legges opplæringstiltak.
7
Typisk vil høy detaljeringsgrad føre til at det er færre kompetanser knyttet til hver stillingsrolle, men
flere stillingsroller knyttet til hver person. Eksempelvis kan vi si at vår Supportsjef skal kunne
”Rekruttering” på minst nivå 3. Dette kravet vil vedkommende ha uavhengig av detaljeringsgraden vi
velger. Spørsmålet er hvor kravet kommer fra. Velger vi å detaljere på stillingsnivå vil det bli lagt på
stillingen Supportsjef, men også på stillingen Økonomisjef osv. Velger vi å gjøre det på rollenivå vil
det derimot bli lagt på rollen Avdelingsleder. Dette er en generell rolle som både Økonomisjefen og
vår Supportsjef har. Det vil si at vi oppretter felles krav for alle som har rollen Avdelingsleder. Om vi
detaljerte dette ned på kompetanseprofilnivå ville kompetanseprofilen Personalleder hatt dette
kravet. Økonomisjefen og Supportsjefen vil begge ha denne profilen. I tillegg vil kanskje en
Teamleder på supportavdelingen ha rekrutteringsansvar, men ikke budsjettansvar. Vedkommende vil
dermed ha det samme kravet gjennom Personalleder-rollen, men ikke ha krav som følger av
Budsjettansvarlig-rollen.
Stillingsroller kan importeres og tilordnes personer direkte fra for eksempel Visma Lønn, dersom
dette ligger i det eksterne systemet. I Visma Lønn opererer vi bare med begrepet ”Stilling”.
Medarbeidersamtaler
Medarbeidersamtalen som den er lagt opp i Visma Kompetanseweb er en ganske streng mal,
definert etter våre og våre kunders erfaringer. Gå gjennom hvilke tekster som eventuelt skal endres.
Dette anbefales spesielt på siden som omhandler mål. Hva slags mål skal registreres her? Det punktet
som krever mest forarbeid er evalueringskriteriene som settes i den nest siste fanen. Her er det en
forhåndsdefinert liste fra Visma. Denne listen vil det være naturlig å gjøre endringer på for å
fremheve områder som er spesielt viktige for akkurat dere.
Velkomstmelding
Du kan velge at systemet skal sende en velkomstmelding til alle nye brukere. Teksten i denne
velkomstmeldingen er en standard levert av oss, men den kan lett endres. Se om dere ønsker en
egen tekst.
Mindre konfigurasjoner
Utover de endringene og innstillingene du har gjort er det en rekke mindre endringer som kan gjøres
i konfigurasjonsgrensesnittet. Vi anbefaler at dere ser gjennom disse. Ingen av parameterne må
endres, men vi anbefaler å endre systemets avsenderadresse.
Integrasjon
Visma Kompetanseweb åpner for å importere ansattdata og avdelingsstrukturer gjennom
webservices. I praksis mottar dere en integrasjonspakke fra Visma. Den integrasjonspakken består av
et sett med tekstfiler som brukes til å konfigurere integrasjonen, og et sett med kjørbare filer som
utfører overføringen. I tillegg ligger det enkelte javabiblioteker vedlagt.
For å kunne kjøre integrasjonen må en nyere versjon av Java være installert. Java lastes ned fra
www.java.com.
Integrasjonen går i to steg. Først kjøres filen som overfører avdelinger, og så kjøres filen som
overfører personer. I personoverføringen sendes også hvilken avdeling en person tilhører, det er
derfor smart å først kjøre avdelingsintegrasjonen.
8
Integrasjonen kan også kjøres fra flere forskjellige kilder, som sammen flytter data inn i Visma
Kompetanseweb. I beskrivelsen under vil det ikke være mulig å sette opp integrasjonsgrunnlaget som
masterdata dersom integrasjonen kjøres fra flere ulike kilder.
Avdelingsintegrasjon
Avdelingsintegrasjonen benytter tre felter: Avdelingsnummer, avdelingsnavn og mor. Gjennom dette
kan vi sette opp en detaljert trestruktur. Eksempelvis kan vi sende at avdelingsnummer 10 heter
Bergenskontoret og er en underavdeling til Vestlandsdivisjonen.
For å sette opp denne integrasjonen må dere vite hvordan avdelingsstrukturer er lagret i det
systemet vi skal hente fra. Vanligvis er det lønnssystemet.
Et valg som må gjøres for avdelingsintegrasjonen er hvordan slettete avdelinger skal behandles.
Visma Kompetanseweb kan enten legge til avdelinger fortløpende, eller bruke integrasjonsgrunnlaget
som masterdata. I det første tilfellet oppdaterer vi de avdelingene som finnes i Visma
Kompetanseweb, og legger til eventuelt nye avdelinger som kommer inn. I det andre tilfellet sies det
at de data som kommer via integrasjonen er ”fasiten”. Dersom en avdeling finnes i Visma
Kompetanseweb, men ikke lengre er med i det datasettet som sendes, da blir avdelingen slettet i
Visma Kompetanseweb. Slettes avdelingen slettes også avdelingskompetanser og andre oppsett
rundt denne avdelingen. Altså er dette et litt mer risikabelt oppsett, og krever at dere har kontroll på
kildedata.
Personintegrasjon
I personintegrasjonen kan dere sette opp hvilke data som skal overføres til Visma Kompetanseweb.
De feltene som kan overføres dreier seg om personalia, adresseinformasjon, avdelingstilhørighet,
stillingsrolle og status i systemet.
For å sette opp uttrekket fra lønnsystem eller annet kildesystem er det en fordel med kjennskap til
databasestrukturen. Dersom du kjører Visma Lønn følger det med et oppsett som trekker ut data fra
et standardoppsett av Visma Lønn.
Også for personintegrasjonen kan du velge om integrasjonen skal legge til fortløpende eller bruke
datagrunnlaget som masterdata. Siden persondata er mer varierende, folk kommer og går, har vi her
implementert at dere kan sende en statuskode på personer i tillegg. I lønnssystemet deres vil ikke
personer bli slettet idet de slutter, men settes til inaktive/sluttet. Det kan dere også gjøre i Visma
Kompetanseweb.
Implementering
Implementere testavdeling
Nå har du sannsynligvis fått satt opp Visma Kompetanseweb slik den skal brukes, og har lagt inn en
kompetansestruktur som er som den skal være. Gjennom integrasjonen har dere lest inn
avdelingsstruktur og ansatte.
For å forberede at de ansattes data legges inn bør dere legge inn det vi kaller avdelingskompetanse.
Hver avdelingsleder (eller administrator) kan gå inn på Min avdeling og definere hvilke kompetanser
som er spesielt viktig for akkurat den avdelingen. Dette vil gi to opplagte fordeler. Den ene, og mest
9
langsiktige, er at det kan taes ut gaprapporter på akkurat disse kompetansene. Den kortsiktige
fordelen er at de ansatte kan velge å bare se de kompetansene som er satt som
avdelingskompetanser for den eller de avdelinger vedkommende jobber i. Dermed blir det enklere å
få oversikt over kompetansestrukturen og mindre grunn til å bli oppgitt over alle kategoriene.
Neste steg er at de ansattes CVer legges inn. Vi anbefaler at dere begynner med et lite antall
avdelinger, slik at dere kan samle erfaring før resten slippes løs.
Den vanligste måten er at de ansatte selv legger inn data. Det kan være grunner til at det er mest
praktisk at ansatte tar med seg papirene de har og overlater til en HR-medarbeider, eller at HR legger
inn data fra tidligere arkiver. Uansett er det viktig at de som skal legge inn data har et klart definert
kontaktpunkt dersom det skulle være spørsmål. Å legge inn en CV kan virke veldig elementært for de
som har jobbet mye med CVer og IT, men for andre kan det være usikkert hva som egentlig skal
gjøres.
Det bør som sagt opprettes et kontaktpunkt som er tilgjengelig. Hvem dette er bør opplyses om i
velkomstmeldingen, og kan også med fordel skrives inn som en del av ledetekstene i systemet.
Ledere bør få opplæring i forkant av at medarbeiderne legger inn sine data. De må vite og kunne
fortelle hva systemet skal brukes til, og gjennom det kunne inspirere de ansatte til å bruke tid på
dette. Lederen bør også kunne et mimimum når det gjelder hva som skal legges inn og hvordan det
skal gjøres. Dette er for å avlaste kontaktpersonen, og også for å vise at lederen bryr seg om
systemet.
Sett av et par uker til å gjøre dette for at de ansatte skal få registrert seg. Ytterligere en uke i forkant
bør settes av til ledere.
Evaluere testavdeling
Etter at de første avdelingene er registrert er det på tide med en evaluering. Hvor mange har faktisk
lagt seg inn? Hvilke spørsmål gikk igjen? Følte lederne at budskapet om systemet var solgt inn på
riktig måte? Hadde lederne god nok opplæring? Hadde kontaktpersonen satt av nok tid?
Det er i denne fasen det er mulig å gjøre justeringer før dere går live med resten av organisasjonen.
Implmentere andre avdelinger
Implementeringen av andre avdelinger er ikke annerledes enn testavdelingene, med mindre dere i
evalueringen fant noe dere ønsket å endre.
Evaluere implementering
Som etter testavdelingen, bør det etter den fullstendige implementeringen gjøres en evaluering av
hvor effektiv innleggingen var. Det kan være behov for å ha gjort denne evalueringen ved senere
anledninger.
Årsevaluering
Etter å ha hatt Visma Kompetanseweb i bruk en tid er det verdt å evaluere hvordan tjenesten har
blitt tatt i mot. Brukes den like mye som det er tenkt? Holder de ansatte sine CVer oppdatert med
nye kurs og kompetanseutvikling? Brukes medarbeidersamtalen som et hjelpemiddel til å justere
kompetanseregistreringer?
10
Evalueringen her må selvfølgelig sees opp mot det målet vi har sagt at dere må sette dere. Jo mer
ambisiøst mål, desto vanskeligere å nå.
Oppskrifter på innstillinger i Visma Kompetanseweb
Forhåndsdefinerte lister til CV-registrering
Gjøres av sa-bruker. Velg <Administrasjon> i menyen øverst, og velg fra punktene i menyen til
venstre under overskriften CV.
Sertifikater
Start med å registrere sertifikater.
Ved å skrive inn navnet på sertifikatet i feltet Navn og trykke Lagre, så vil sertifikatet legge seg der
det står ”Det blir lagt til et nytt sertifikat”.
Du kan høyreklikke for å sette inn nye, endre, slette, kopiere eller flytte sertifikater.
Utdanning
Det er en fordel å definere en standard utdanningsliste. På den måten blir det lettere å ta ut statistikk
over de ansattes utdanningsnivå.
Dette gjøres på samme måte som beskrevet over for registrering av sertifikater. Start med å klikke
”Utdanning” i menyen til venstre.
Vi anbefaler følgende nivåer på utdanning: ”Videregående eller tilsvarende”, ”Bachelorgrad eller
tilsvarende”, ”Mastergrad eller tilsvarende”, ”Doktorgrad eller tilsvarende”, ”Annen høyere
utdanning”.
11
Kurs
Hvis dere har en del faste kurs som de ansatte deltar på, er det smart å definere dem her. På samme
måte som over.
Sette opp en kompetansestruktur
Kompetansestrukturen består av fliker med hovedområder for kompetansen. Disse flikene kan være
f. eks IT-systemer, Språk, Administrasjon og ledelse, og andre områder som er viktig for din bedrift.
I skjermbildet over ser du 5 fliker. Her kan du legge til flere eller endre/slette eksisterende.
For å redigere hvilke kompetanser du vil ha under hver av flikene, klikker du på <Endre>.
12
Her registrerer du de IT-systemene som er viktig for din bedrift. Høyreklikk og velg hva du vil gjøre på
samme måte som beskrevet tidligere.
Velger du fliken <Nivå>, kan du velge å endre standard skala som går fra 1 til 4. Vi anbefaler at du
holder deg til standardskalaen.
I feltene beskrivelse og ekstra beskrivelsen kan
du legge inn en hjelpetekst som brukerne kan
lese ved å peke på i-symbolet foran
kompetansen.
Du kan også eksportere og importere kompetansestrukturen fra/til MS Excel. Kompetansen kan
lettere endres og bearbeides i et excel-ark. F. eks kan det være ønskelig at hver avdelingsleder ser i
gjennom og legger til kompetansen som er viktig for dem. Slik ser kompetansen ut i Excel-arket, ny
kolonne betyr nytt undernivå i kompetansestrukturen:
13
Tilpasse tilgangsroller
Gjøres av sa-bruker. Hensikten med tilgangsroller er
å kunne gi forskjellig tilgang til f. eks leder og vanlige
medarbeidere. Som utgangspunkt er tilgangsrollen
”Leder” tenkt for ledere med personalansvar og
tilgangsrollen ”Fast medarbeider” tiltenkt de andre
ansatte.
Kontrollere de forhåndsdefinerte
tilgangsrollene
Velg <Administrasjon> i menyen øverst, og velg
”Tilgangsroller” i menyen til venstre under
overskriften ”Avansert” nederst. Her har vi lagt inn
en rekke forhåndsdefinerte roller (se figuren til
høyre). Dette bør holde for de aller fleste og det vil
sjelden være nødvendig å endre på disse rollene.
Endre menytilgangene per tilgangsrolle
Velg <Administrasjon> i menyen øverst, og velg
”Menyer” i menyen til venstre under overskriften
”Tekst”. Her kan du blant annet angi hvilken
tilgangsrolle som skal ha tilgang til dette
menypunktet. I bildet under ser vi at det er Personalsjef, Leder, Administrator og Super administrator
som har tilgang til menypunktet ”Min avdeling”.
14
Feltene øverst til høyre i bildet over er foreløpig ikke beskrevet i dette dokumentet.
Stillingsroller
Dette er stillingene som finnes i selskapet. Her er det ikke satt opp noen roller som default. Det betyr
at dette må settes opp av hvert firma. Dette gjøres av sa-bruker. Velg <Administrasjon> i menyen
øverst, og velg ”Stillinger i selskapet” i menyen til venstre under overskriften ”Firma”. Registrer Navn
og eventuelt Beskrivelse og Kode for hver stilling du vil opprette. Se eksempler i bildet under.
15
Her kan du også knytte kompetanse inn mot de forskjellige stillingene.
Tilgangsrettigheter Personalia og CV
Her kan du styre hva andre skal kunne se av informasjonen under Personalia og CV. Igjen er det sabrukeren som kan gjøre dette. Velg <Administrasjon> i menyen øverst, og velg ”Tilgangsrettigheter
CV” i menyen til venstre under overskriften ”CV”.
16
Klikk på aktuell del av CV’en og velg hvem som skal ha tilgang til dette. Du kan velge mellom ”Full
tilgang”, ”Adgang innenfor avdelingen” (dvs bare de innen samme avdeling kan se dette) eller ”Ingen
tilgang”. For å endre rollene som her er listet opp, går du under <Avansert>, <Tilgangsroller> i
menyen til venstre.
Opprette avdelingsstruktur
Sa-brukeren gjør dette under <Administrasjon> i menyen øverst, og ”Avdelinger” i menyen til venstre
under overskriften ”Firma”. Høyreklikk for å bestemme hvor i strukturen du vil opprette en ny
avdeling, eller endre, klippe ut eller slette en avdeling.
17
Fyll inn navn og avdelingsnummer og trykk lagre.
Opprette brukere
Sa-brukeren gjør dette under <Administrasjon> i menyen øverst, og ”Ny bruker” i menyen til venstre
under overskriften ”Brukere”. Brukerid og Passord er det som hver enkelt ansatt bruker for å logge
seg på Kompetanseweb.
Å registrere en ny bruker er en firetrinns prosess.
1.
2.
3.
4.
Legg inn brukerinformasjon
Velg avdelingstilhørighet og om personen er avdelingsleder for avdelingen
Velg stillingsrolle
Velg tilgangsrolle
Medarbeidersamtalen
Gjøres av sa-bruker. Velg <Administrasjon> i menyen øverst, og velg fra punktene i menyen til
venstre under overskriften Medarbeidersamtale.
Vurderingskriterier i medarbeidersamtalen
Under registrering av medarbeidersamtalen er et av punktene <Vurdering>. Hva som skal vurderes
redigerer du her. Vi har lagt inn noen standard punkter.
Resten av medarbeidersamtalen redigerer du ved å tilpasse tekster.
Tilpasse tekster
Gjøres av sa-bruker. Velg <Administrasjon> i menyen øverst, og velg ”Ledetekster” i menyen til
venstre under overskriften ”Tekst”.
18
Her kan du endre alle ledetekster og hjelpetekster som finnes i Kompetanseweb. Se på ledetekster i
systemet, om det er noe som skal tilpasses din organisasjon.
Integrasjon
Start med å pakke ut den integrasjonspakken du mottok fra Visma. Pakken legges fortrinnsvis på
samme server som dere skal hente data fra.
For å sette opp integrasjonen er det noen steg som gjøres for henholdsvis person- og
avdelingsintegrasjon, og noen steg som gjøres felles.
Fellesinnstillinger
Dere kan velge mellom å hente data fra Excel-filer eller fra en SQL-database. Data hentes som oftest
fra et lønnssystem, så i praksis setter dere opp enten en fast jobb i lønnsystemet/databasen som
dumper en Excel-fil som integrasjonen mot Visma Kompetanseweb leser, eller dere lar integrasjonen
spørre direkte i databasen.
Integrasjonspakken opprettet en mappe som heter config. I denne finner dere filen config.properties.
Denne filen åpnes i Notepad, og noen innstillinger må settes. I disse filene betyr en # i starten av
linjen at linjen er en kommentar.
Det første vi gjør er å definere hvor data skal hentes. Alternativene er Excel eller SQL.
#type=EXCEL
type=SQL
19
For at integrasjonen skal hente data fra en database velger vi å sette SQL. Som dere ser av
eksempelet over, har vi i filen laget en linje for hvert alternativ, og det alternativet som ikke er i bruk
er kommentert ut med en # i starten av linjen.
Den andre innstillingen dere skal sette i config.properties er hva som skal være output for
integrasjonen. Her er det i all hovedsak to alternativer som er aktuelle:
output=FILE
output_filename=../vismakompetanseweb.xml
#output=WEBSERVICE
ws_protocol=http
ws_username=x
ws_password=y
ws_server=hegel.kompetanseweb.no
ws_serverport=80
Enten velger dere å sette at integrasjonsfilene skal generere en fil som blir lagret lokalt, eller dere
velger at integrasjonen skal sette igang og kjøre overføringen (Webservice) mot Visma
Kompetanseweb.
Fil brukes dersom dere ønsker å se hvilke data som blir overført. Da blir det generert en XML-fil som
lagres på angitt sted, og som dere så kan se på for å kontrollere at uttrekket ble korrekt.
Webservice sender data tilsvarende det som ville blitt lagret i XML-filen til Visma Kompetanseweb.
Dere må spesifisere brukernavn og passord. Dette er IKKE det samme brukernavn og passord som
brukes på websiden. Brukernavnet tilsvarer navnet på den kundekonteksten dere har fått opprettet,
og passordet mottar dere sammen med integrasjonspakken. Skulle dere ha mistet passordet kan
dere kontakte Visma Support, men de har ikke direkte tilgang til det passordet, og vil måtte komme
tilbake til dere med et nytt passord.
Avdelingsinnstillinger og personinnstillinger
Avhengig av hva du valgte som kilde og hvilken integrasjon du setter opp, skal du nå åpne en av fire
filer:




rowmap_excel_person.properties
rowmap_excel_department.properties
rowmap_sql_person.properties
rowmap_sql_department.properties
Filene har likheter seg imellom. Person-filene har likheter uavhengig av kilden, og med en gitt kilde
har person- og avdelingsfilene likheter. Vi starer med å se på hva som gjelder for en bestemt kilde.
Excel som kilde
Uavhengig av hvilken av integrasjonstypene du behandler, vil rowmap_excel_xx.properties starte
slik:
20
#name of excel file to import
_filename=../import/person.xls
#name of sheet inside excel file to import from
_sheet=person
Her definers altså hvor Excel-filen befinner seg, og hva arket I Excel-filen heter. Excel-filens plassering
er relativt til den kjørbare filens plassering.
SQL som kilde
Uavhengig av hvilken av integrasjonstypene du behandler, vil rowmap_sql_xx.properties starte
omtrent slik:
_idcustomer=1
_databasetype=SQLSERVER2005
_dbdatabase=testVLData
_dbserver=localhost:1433
_dbusername=kompetansewebbruker
_dbpassword=xyz
_sql=’Select ...’
For å gjøre denne oversikten lettere å lese har vi her ikke tatt med de utkommenterte linjene du vil
finne i filen som følger med integrasjonspakken.
Det første parameteret, idcustomer, brukes bare når man genererer XML-filer, og har ingen praktisk
betydning. La det stå til 1.
Deretter følger det påloggingsinformasjon for databasetilkobling. I dette tilfellet kjører vi
integrasjonen på databaseservern, og kan derfor bruke localhost.
På databaseserveren har vi opprettet en egen bruker som har tilgang kun til å lese de aktuelle
tabellene. Dette er for å øke sikkerheten.
Om det er problemer med tilkobling mot databasen, se til at SQL-serveren er satt opp til å kunne
motta TCP/IP-forespørsler.
Avslutningsvis er det to forskjellige forhåndsdefinerte SQL-setninger. Disse er laget for oppkobling
mot Visma Lønn.
SQL for avdelinger fra Visma Lønn
Om vi skal hente avdelingsdata fra Visma Lønn, ser SQLen slik ut:
_sql=select 'r1_' + rno as DepNo,nm as DepName,'0' as DepParent from test.r1 union select 'r2_' +
rno, nm , 'r1_' + r1 from test.r2 union select 'r6_' + rno, nm , 'r2_' + r2 from test.r6
Legg først merke til at tabellene vi henter fra har navn <firma>.r1 osv. Det betyr at her må dere gå
inn og sette riktig tabellnavn.
Som spørringen står nå, hentes alle avdelinger fra tabellen R1 i Visma Lønn. Dette er den dere finner
igjen under Avdelinger inne i Visma Lønn. Disse avdelingene settes til å være uten moravdeling ved at
21
vi definerer ’0’ som Parent. Vi oppretter avdelingene med avdelingsnummer R1_x i Visma
Kompetanseweb, fordi en avdeling og et prosjekt kan ha samme nummer i Visma Lønn.
De fleste vil synes det er nok å importere avdelinger fra Visma Lønn, da det er på avdelinger ansatte
som oftest ligger tilknyttet. Skulle dere ønske å også importere prosjekter (R2) og kampanjer (R6) fra
Visma Lønn ligger det en annen forhåndsdefinert SQL klar til det bruket. Prosjekter og Kampanjer
settes under den avdelingen de er oppgitt til å tilhøre i Visma Lønn. Er det ikke oppgitt noen avdeling
for disse i Visma Lønn, vil de bli satt på rotnivå.
rowmap_x_department.properties
Etter å ha definert headeren i rowmap-filen avhengig av datakilden, er nå resten av
konfigurasjonsfilen lik, enten dere henter data fra Excel eller SQL.
Hoveddelen er å linke felter i Visma Kompetanseweb mot felter fra datauttrekket. I SQL-spørringen
har vi gitt hver kolonne et navn, og i Excel-filer brukes den første raden til å lagre
kolonneoverskrifter. Alternativt kan man bruke kolonnenummer, husk da at første kolonne har
nummer 0.
ID_PARENT=DepParent
ID=DepNo
NAME=DepName
I avdelingsintegrasjonen har vi tilgang på tre felter, som heter hhv ID_PARENT, ID og NAME. Disse er
satt opp til å ta imot data fra hhv DepParent, DepNo og DepName i eksempelet over. DepParent,
DepNo og DepName er navnene vi ga kolonnene i SQL-spørringen du ser i eksempelet i avsnittet om
SQL som kilde.
Etter å ha linket kolonner, er det noen små innstillinger igjen.
#removes all departments not in input file
_removeNotInXml=false
#sets the email address which will receive the Integration confirmation email.
[email protected]
#sets the log level.possible values are DEBUG,INFO,WARN,ERROR,FATAL
_logLevel=DEBUG
RemoveNotInXML definerer altså hvordan Visma Kompetanseweb skal forholde seg til avdelinger
som finnes på serveren, men som ikke kommer med i datagrunnlaget. Parameteret settes enten til
True eller False.
Når integrasjonen har kjørt, vil den sende en epost til adressen definert i LogMail. Ved å sette deres
egen adresse her kan dere se etter om det er feilmeldinger underveis i integrasjonen.
Det siste parameteret definerer hvor detaljerte feilmeldinger dere får i varslingseposten. Denne står
som standard til Debug.
22
rowmap_x_person.properties
Rowmap-filen for personer er i oppbygging helt lik filen for avdeling. Du kan dermed se på avsnittet
over for å se detaljene i hvordan denne filen benyttes.
Forskjellen ligger i hvilke felter som er tilgjengelige. Her er listen over felter du kan bruke:


























ID_PERSON
FIRSTNAME
LASTNAME
USERNAME
EMPLOYEENBR
EMAIL
SEX
PRIVATE_ADDRESS
PRIVATE_POST_BOX
PRIVATE_ZIPCODE
PRIVATE_PLACE
PRIVATE_PHONE
JOB_PHONE
CELL_PHONE
FAX
BIRTHDAY
ACCESSROLE
DEPARTMENT
DEPARTMENT_LEADER
POSITION_ID
POSITION_NAME
JOB_STREET_ADDRESS
JOB_POST_BOX
JOB_POST_NO
JOB_PLACE
ID_STATUS
Noen av disse feltene er selvforklarende, men vi vil forklare noen av de andre.
ID_PERSON
Dette er brukernavnet som vil bli gitt til brukeren i Visma Kompetanseweb. Dette er som standard
satt som feltet som identifiserer personen mellom Visma Kompetanseweb og integrasjonen. Mer om
det i avsnittet om IdType.
SEX
Visma Kompetanseweb lagrer kjønn som enten M eller F. Andre systemer bruker ofte 0 / 1 eller
andre varianter. Data fra integrasjonen må sendes på formatet M / F. For å gå fra andre systemer kan
man benytte javascript som ligger i filen fix.js. Her er det forhåndsdefinert et script for å konvertere
fra 0 / 1 til M / F. Dette tar du i bruk ved å koble kolonnene slik:
23
SEX = fixSex(Kolonnenavn)
ACCESSROLE
Her definerer dere hvilken tilgangsrolle en person skal ha i Visma Kompetanseweb. Det vanlige er at
en person legges til med tilgangsrollen ANS, det vil si vanlig ansatt. Hvis personen settes som
avdelingsleder (se avsnittet om DEPARTMENT_LEADER) får vedkommende også tilgangsrollen Leder.
Har dere i integrasjonsgrunnlaget mulighet til automatisk se hvilke roller en person skal ha kan det
defineres her.
DEPARTMENT
Her sender dere inn avdelingsnummeret til personen. Dette nummeret tilsvarer ID_DEPARTMENT
som ble sendt inn i avdelingsintegrasjonen.
DEPARTMENT_LEADER
Dersom personen også er leder for denne avdelingen, vil dere kunne markere dette her. Feltet tar
verdiene TRUE eller FALSE. Dersom dere har andre måter å lagre dette på, kan dere bruke et
javascript fra fix.js:
DEPARTMENT_LEADER=fixLeader(Kolonnenavn)
Dette scriptet vil gjøre om en hvilken som helst verdi i den oppgitte verdien til TRUE. Det vil si at alle
som har en verdi i denne kolonnen vil bli satt som avdelingsledere. De som har tomme verdier i
denne kolonnen vil bli behandlet som vanlige ansatte.
POSITION_ID
Sammen med POSITION_NAME leser dette parameteret inn stillingsroller. En stillingsrolle
kjennetegnes ved at den har en ID og et navn. IDen identifiserer stillingsrollen, og sørger for
kontinuitet. Eksempelvis kan vi tenke oss at en stillingsrolle har ID=1 og navn=Leder. Til denne
stillingsrollen er det knyttet enkelte kompetansekrav. Både navnet og kompetansekravet er knyttet
til ID=1. Personer som har denne stillingsrollen har i systemet stililngsrolle 1.
Dersom stillingsrollen endrer navn til Avdelingsleder, vil det nye navnet bli knyttet til ID=1.
Kompetansekravene er ikke knyttet til navnet Leder, men til ID=1. Dermed er kompetansekravene
fortsatt knyttet til stillingsrollen selv om navnet er endret, og personene som hadde rollen Leder vil
nå stp med rollen Avdelingsleder istedet.
Dersom dere ikke oppererer med en slik ID i kildesystemet, kan dere oppgi navnet som ID også. Dere
vil da ikke få fordelen av å kunne bytte navn uten problemer.
POSITION_NAME
Som beskrevet over, har alle stillingsroller en ID og et navn. Navnet legges i denne kolonnen.
ID_STATUS
En person kan i Visma Kompetanseweb ha status A (Ansatt), I (Inaktiv), P (Permisjon) eller S (Slettet).
Her kan du sende inn hvilken status personen skal ha. Å sende inn personer som har sluttet nylig,
men med ID_STATUS=S vil gi gi dere en god mulighet til å holde Visma Kompetanseweb oppdatert
uten å benytte RemoveNotInXML-parameteret.
24
Din lisens for Visma Kompetanseweb påvirkes ikke av personer som ligger med ID_STATUS=S.
Andre paramtere
Etter å ha koblet felt i Visma Kompetanseweb mot kolonner i datagrunnlaget er dere nesten ferdig
med oppsettet av integrasjonen.
#define what property is unique (could choose between: USERNAME,EMPLOYEENBR,EMAIL,SSN)
_idtype=USERNAME
#javascript file
_scriptFile=../config/fix.js
Dette er de linjene som ikke er tilsvarende de dere allerede har fått forklart under avsnittet om
avdelnigsintegrasjon.
Idtype definerer hvilket felt som er unikt for brukeren. Siden brukernavn må være unikt er det satt
som standard. Det betyr at dersom det i datagrunnlaget er en person med et brukernavn som
allerede finnes i Visma Kompetanseweb, da vil denne personen bli oppdatert til å speile
datagrunnlaget til integrasjonen. Er det derimot ingen som har det gitte brukernavnet, da vil en ny
bruker bli opprettet.
Vi har tidligere nevnt at enkelte javascript kan benyttes, for eksempel for å konvertere M / F til 0 / 1.
Paramteret scriptFile definerer hvor dette javascriptet finnes.
Kjøre integrasjonen
Nå har dere satt opp integrasjonen og er klar til å kjøre den. Vi anbefaler at dere bruker DOSledetekst til å kjøre integrasjonen første gang. Da vil dere kunne følge det som skjer uten at vinduet
lukkes når scriptet er ferdig.
Kjør filene runExternalDepartment.bat og runExternalPerson.bat for å kjøre henholdsvis avdelingsog personintegrajson. Etter at integrasjonen har sendt data til Visma Kompetansewebs server, vil
dere få en melding om at status er sjekket og overføringen vellykket.
Når integrasjonen er kjørt første gang, anbefaler vi at den settes opp som en scheduled task på deres
server.Avhengig av hvor ofte nye personer kommer til, settes integrasjonen til å kjøre hver natt eller
helg. Vi anbefaler å sette integrasjonen til å kjøre mellom 5 og 7 om morgenen. Husk å sette
avdelingsintegrasjonen til å kjøre først, og sett gjerne av litt tid mellom dem.
25
Forslag til fremdrift og test
Første uttrekk av data og overføring, her vil du få mest oversikt ved å først legge det i filere for
kontroll.
26
Config.properties
###type###
#Choose between EXCEL,SQL,XML
#type=XML
#xml_filename=c:/myxmlfile.xml
#
#Excel is configured to ../config/rowmap_excel_person.properties and ../config/rowmap_excel_department.properties
type=EXCEL
#SQL is configured to ../config/rowmap_sql_person.properties and ../config/rowmap_sql_department.propertie
#type=SQL
#type=EXCEL
#type=ZIP
#type=CSV
###output###
I output= skriv “FILE”
#Choose between FILE,SYSTEMOUT,WEBSERVICE,JNDI
Output_filname= “angi hvor du
vil ha filen”
output=FILE
output_filename=../vismakompetanseweb.csv
27
File- rowmap_sql_person.properties
_idcustomer=1
Legg inn fra hvilken database de ansatte
skal hentes ifra.
_databasetype=SQLSERVER2005
_dbdatabase=ansattportalVLData
_dbserver=localhost:1433
_dbusername=sa
_dbpassword=Visma123@
_sql=select employee.empno as Employeenumber, FirstName, LastName , employee.Ad1 as
Address, employee.Pno as Zip, employee.PArea as Place, employee.MailAd as Email,
employee.phone as job_phone, privph as private_phone, mobph as cell_phone, 'r1_' + r1 as
Department, isnull(employee.PosNo,9999) as Position_ID, isnull(position.PosDes,'n/a') as
Position_Name, wg.birthdate , wg.sex , 'r1_' + r1.rno as Leader, wg.wrkst as arbstat from
(((ansattportal.employee as employee left outer join ansattportal.position as position on
position.posno = employee.posno) left outer join ansattportal.WgEmp as wg on wg.empno =
employee.empno) left join ansattportal.r1 as r1 on r1.rsp=employee.empno) where
(r1.rno=employee.r1 or r1.rno is null) and wg.WrkSt = 0
Standard scriptet legger kun ut
ansatte med Arbeidsstatus =
0-Aktiv
Kjør så kommandoen “runExternalPerson”. Du får nå en fil i hht. det du har satt opp i filen
Config.properties. Kontroller denne.
Kjør så kommandoen “runExternalDepartment”. Du får nå en fil i hht. det du har satt opp i filen
Config.properties. Kontroller denne.
Du kan nå velge å overføre fra filen du har laget, eller overføre rett til Kompetanseweb.
I og med at du har kontrollert filene over, er den kjappeste løsningen å overføre rett til
Kompetanseweb.
Gjør da endring i
28
Config.properties
###type###
#Choose between EXCEL,SQL,XML
#type=XML
#xml_filename=c:/myxmlfile.xml
#
#Excel is configured to ../config/rowmap_excel_person.properties and ../config/rowmap_excel_department.properties
type=EXCEL
#SQL is configured to ../config/rowmap_sql_person.properties and ../config/rowmap_sql_department.propertie
#type=SQL
#type=EXCEL
#type=ZIP
#type=CSV
###output###
#Choose between FILE,SYSTEMOUT,WEBSERVICE,JNDI
output=WEBSERVICE
#output_filename=../vismakompetanseweb.csv
#
output=WEBSERVICE
Endre til WEBSERVICE og ditt tildelte
brukernavn og passord.
ws_protocol=http
ws_username=BRUKERNAVET DU HAR FÅTT I OPPSTARTS E-POSTEN
ws_password= PASSORDET DU HAR FÅTT I OPPSTARTS E-POSTEN
ws_server=hegel.kompetanseweb.no
ws_server=hegel.kompetanseweb.no
ws_serverport=80
#
#output=JNDI
29
Tidsstyrt overføring
Dette ligger utenfor Visma programvaren og kan sikkert gjøres på flere måter, men følgende
eksempel kan kanskje være til hjelp.
I feltet “…following user account:” anbefales en domene administrator.
30
Trigger -sett opp til å gå daglig.
Legg til en ny “action”.
31
Gjør det samme for kommandoen “runExternalPerson”. Sett at denne rutinen starter 5 minutter
etter at “runExternalDepartment” har starttidspunkt.
32
33