AutoCollect

Einar Fjørtoft
VISMA BUSINESS BYRÅ
VITARI, 11.11.2013
Visma Software
SAPS 2013
«DEN ELEKTRONISKE MOTORVEI»
•
•
Visma AutoPay
Visma AutoCollect
Viktige fokusområdet for regnskapsbyrå
Regnskapsbyråene må ta tak i to grunnleggende
bedriftskritiske prosesser:
1. Betalingsformidling
2. Utestående fordringer
En viktig forutsetning for å ta steget inn i automasjons verden
Hvorfor betalingsformidling i byrået?
• Byrået bør ta hånd om hjertet i kundens virksomhet –
=> Det viktigste virkemiddel for umiddelbar økt kvalitet!
• Krever løpende bilagsbehandling
=> Medfører jevnere arbeidsbelastning i byrået – det er bra!
• Redusert manuell bilagsføring
• Alltid oppdatert reskontro
• Redusert avstemmingsarbeid
=> Både bank, leverandører og kunder.
• Økt kvalitet på leveransen fra byrået
Konklusjon:
Byrået bør alltid tilby kunden betalingsformidling!
Hvorfor mer fokus på utestående?
• Ekstremt viktig område!
• Kommer ofte i bakgrunnen både hos byrået og hos kunden.
• Krever løpende oppdatering av reskontro
=> Medfører også jevnere arbeidsbelastning i byrået
• Bedre likviditet hos kunden og reduserer tap.
• Riktigere regnskap og bedre kvalitet fra byrået.
• Redusert avstemmingsarbeid.
• Økt kvalitet på tjenestene fra byrået.
Konklusjon:
Alltid innfordring mot kunder med kredittsalg!
AutoPay
Konsept og nyheter
AutoPay baserer seg på idéen om
”Den elektroniske motorvei”
- hva er det ?
Automatisk transport av data mellom abonnenten (f. eks.
et regnskapsbyrå) og datamottakeren (Nets eller bank)
uten manuell inngripen fra noe hold!
AutoPay – automatisert betalingsformidling
• Må oppleves – finnes ingen tilsvarende løsning!
• Automatiserer alle prosesser ved ut- og innbetaling
– helt inn til ferdig oppdaterte bunter i økonomisystemet
• Betydelig forenkling av alle arbeidsprosesser og vesentlig redusert tidsforbruk
• Ingen filbehandling og derfor ingen sending/ henting av filer
• Avansert anvisningsfunksjon for utbetalinger som det er valgfritt og enkelt å
implementere.
• Godkjenning av utbetalinger må alltid
verifiseres med brukerens passord i Windows
• Du trenger ikke å være pålogget - AutoPay gjør jobben mens du kan gå hjem
eller være på reise
AutoPay - Den elektroniske motorvei
Byråkunde 1
Kunde 1
Byrå 2
Kunde 2
Byrå n
Byråkunde 2
Byrå 1
Byråkunde n
Tidsbesparelser - Utbetaling
Hva skjer i en tradisjonell remitteringsløsning?
1. Lage betalingsforslag
2. Godkjenne betalingsforslag
3. Legge ut remitteringsfil
4. Koble seg opp mot banken
5. Overføre remitteringsfil
6. Koble opp mot banken på nytt
7. Hente returdata
8. Splitte returdata (hvis flere klienter)
9. Lese inn returdata i Visma Business
10. Oppdatere bunt i Visma Business
Hva skjer i AutoPay?
1. Lage betalingsforslag
2. Godkjenne betalingsforslag
Tidsbesparelser – Innbetaling (OCR / Cremul /Cremul pluss)
Hva skjer i en tradisjonell OCR løsning?
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Send ut faktura med KID
Koble opp mot bank
Laste ned OCR fil
Splitt OCR fil per klient
Les inn OCR fil i økonomisystemet
Oppdater bunt i økonomisystemet
Hva skjer i AutoPay?
1. Send ut faktura med KID – det er alt!
AutoPay – oppsummering
•
•
•
•
•
Automatiserer alle prosesser ved ut- og innbetaling
Tidsriktig tjeneste helt uten sending/henting av filer
Høy sikkerhet
Vesentlig reduksjon i tidsforbruk
Obligatorisk for det moderne regnskapsbyrå
• AutoPay garanterer økt effektivitet og produktivitet
AutoPay – Nyheter som kommer i høst!
• To kjempeviktige nyheter som revolusjonerer oppfølging og kontroll
– vi går rett inn og kikker…..
• Evry sin nye AutoPay integrasjon er nå i full drift.
Følgende banker er foreløpig med:
• Hele Sparebank 1 Gruppen
• Handelsbanken
• Sandnes Sparebank
• Sparebanken Pluss
AutoPay – andre nyheter som også kommer i høst!
• Økt treff på Cremul innbetaling (innbetaling uten KID)
• AutoPay legger nå inn betalers bankkontonummer på alle
innbetalingslinjer. Viktig informasjonskilde for senere bruk!
• Dersom AutoPay ikke finner kundenummer, legges eventuell
melding i nå automatisk ut i feltet «Ekstratekst» sammen med
kontoeiers navn.
• Retting av valutafeil ved utenlandske innbetalinger.
• Enda bedre stabilitet og hastighet ved behandling av returdata.
• Diverse synlig og usynlig feilretting både i klient, synkronisering
og kommunikasjon med bank.
• Enda bedre håndtering av feilsituasjoner
Visma AutoCollect
”AUTOPAY FOR PURRING OG INKASSO”
NYHETER HØSTEN 2013
Kompetansedagene 2011
Hva er Visma AutoCollect?
• Helautomatisk integrasjon mellom Visma Business og Visma
Collectors AS sine purre- og inkassosystemer.
• Valgfri løsning pr klient:
• Purre selv - kun benytte inkasso
• Sette bort hele innfordringsarbeidet.
• Hvorfor?
• Gjøre regnskapsbyråene og andre brukere av Visma Business i stand
til å ha profesjonell kundeoppfølging uten bruk av egne ressurser!
Stikkord om Visma AutoCollect
Generelt:
• Unikt konsept fra Visma
• Eneste løsning uten dobbel reskontro – Visma Business er ”sjef”
• Kun forfalte faktura overføres til Visma Collectors
• Regnskapsfører håndterer enkelt sin del av jobben fra ordinære
skjermbilder i Visma Business – alene eller sammen med kreditor (kunde)
Fakta om purretjenesten:
• Alle innbetalinger går rett inn på kreditors bankkonto
• Alle innbetalte purregebyr og renter tilfaller kreditor.
Kreditors kostnad blir derfor kun differansen mellom antall utsendte
purringer og innbetalte purregebyr og renter.
AutoCollect – Status
• Planlagt release av versjon 3.0 – desember 2013
• Vi ser på de unike flytprosessene i løsningen….
AutoCollect – Byråets kunde inn i prosessen!
Kommer!
AutoCollect i
Webfaktura
Klient 2
Klient 3
Oppdateres automatisk
Klient 1
Abonnent X
Visma Business
installasjon
med en eller
mange
klienter
Kreditor inn
i prosessen!
Nyhet!
Abonnent
1
Integrert
kundeportal
Abonnent
2
Abonnent
3
Returdata fra Visma Collectors
Faktura til purring, inkasso samt utsatt forfall.
Purre-/inkasso-stopp og oppheving av stopp
Innbetalingsinformasjon om betalte purringer
Informasjon om feilinnbetaling inkasso
AutoPay/AutoCollect sentral
Returdata til VB
Bokføring inkassooppgjør
Betaling av inkassokrav
AutoPay
Innbetaling purring
Feilbetaling inkasso
Nets/Bank
Utbetaling av Inkassooppgjør
Fakturainfo. til Collectors.
Purre-/inkassostopp/oppheving
Innbetalingsinformasjon
Feilinnbetaling inkasso
Visma
Collectors
Utsendelse av
Utsendelse av purringer
inkassokrav
AutoCollect – Noen nyheter som kommer i høst!
• Nytt og mer pedagogisk avtalevindu
• Avtaleinformasjon synkroniseres til Visma Collectors
• I tråd med vår byråstrategi – kunden inviteres inn i innfordringsprosessen!
• Utvidet inkassofleksibilitet (NB! Viktig)
• Automatisk til inkasso (som før)
• Inkassoliste med automatikk
• Inkassoliste uten automatikk
• Ny funksjonalitet for endring av forfallsdato på purrede poster.
• Betydelige ressurser er nedlagt å gjøre hele løsningen mer robust
• Mye nytt også på Visma Collectors sin side. Bl.a. følgende:
• Fullautomatisering av prosesser som hittil har vært håndtert delvis manuelt.
• Helt ny Web portal fra Visma Collectors lanseres i høst som muliggjør ny funksjonalitet.
Visma AutoPay
Visma AutoCollect
Visma AutoInvoice
Automasjon
Visma Webfaktura
Visma Doc.senter
Effektivisering