Visma Business Elektronisk faktura
Transcription
Visma Business Elektronisk faktura
Visma Business Elektronisk faktura Agenda • Hva er E-faktura? • Hva slags muligheter finnes i Visma? • Autoinvoice • Visma XML 5.1 • EDI-filer Hva er E-faktura? • 2 «typer» E-faktura; E2C og E2B • E2C går til privatpersoner i nettbank. • E2B er fakturaer sendt elektronisk fra en bedrift til en annen. (Også kalt EDI) • Faktura sendt på e-post er ikke E-faktura Hva er E-faktura? • Alle e-fakturaer sendes via en eller flere meldingssentraler før den når sluttmottaker. • Som bruker av VB vil man alltid forholde seg til en meldingsformidler som har ansvaret for å videreformidle til sluttmottakers meldingsformidler. • • • Visma Autoinvoice (Visma/Maventa) Visma XML 5.1 (Visma EDI) EDI-filer (Integrasjonspartner) • Meldingsformidlere er også ansvarlig for å konvertere til riktige formater seg imellom. • • EHF E2B Hva er E-faktura? Hvordan når fakturaen mottaker? Senders meldingsformidler Visma XML Visma Business EHF E2B Mottakers meldingsformidler EHF E2B Mottaker Visma Autoinvoice • Fordeler: • Enkel å sette opp. • Billig å sette opp. • Ulemper: • Ingen fleksibilitet i feltbruk eller format. • Kun faktura • Krever versjon 5.31.X eller høyere. • Meldingsformidler: Visma Software (Maventa) • Mer info: www.visma.no/autoinvoice Visma Autoinvoice • Normalt sett vil man kunne nå de fleste mottakere med Visma Autoinvoice via PEPPOL. • PEPPOL er et nettverk av meldingsformidlere som driftes av DIFI i Norge. (Også kalt aksesspunkt). http://anskaffelser.no/ehandel/artikler/aksesspunkter • For å kunne nå sluttkunde via autoinvoice må de være registrert i ELMA. • http://anskaffelser.no/e-handel/artikler/mottakere-i-elma • Selv om de fleste kan nås via Peppol, er det allikevel ikke sikkert at Visma Autoinvoice støtter mottakers krav til innhold i e-faktura. • I noen tilfeller krever mottaker flere referanser enn det Visma Autoinvoice videreformidler. I VB har vi kun deres ref. og vår ref. til dette formålet. Visma Autoinvoice Vår anbefaling for oppstart • Start opp test av forsendelse til en sluttmottaker (kunde). • Sjekk om mottaker er registrert i ELMA. • Ta kontakt med aktuell person hos kunde og si at det vil komme en test. Be de verifisere at det er mottatt og at krav til innhold stemmer. • Om alt er ok så kan man sette i gang å sende. • Om det ikke er ok så kan saken meldes til oss. I noen tilfeller kan man skru på parametere i Visma. • I noen tilfeller vil vi se at man ikke kan benytte Visma Autoinvoice p.g.a krav fra sluttmottaker som ikke støttes. Da blir man nødt til å benytte f.eks Visma EDI eller Integrasjonspartner for å få sendt til sluttmottaker. Visma Autoinvoice Begrensninger: • Autoinvoice støtter ikke samlefaktura • Epostfeltet på kundekortet brukes til å sende varsler om AutoInvoice-fakturaer • Dette feltet kan derfor ikke brukes til andre rutiner • Factoring er ikke støttet til og med 5.32. Støttes fra versjon 8.0 • Referansefeltene, Deres Ref og Vår Ref brukes som referansefelter. • Vellykket sending er prisgitt at mottaker ikke har feltkrav utover dette. • Vedlegg kan ikke inkluderes til og med 5.32, Støttes fra versjon 8.0 Visma Autoinvoice Begrensninger: • Øreavrunding må skrus av til og med 5.32. Støttes fra versjon 8.0 • Tillegg/fratrekk på ordrehodet, samt «bruttordre», kan ikke brukes til og med 5.32. Støttes fra versjon 8.0 • Ikke beregn rab utifra standardpris på i Behandlingsmåte bør skrus på til og med 5.32. Støttes fra versjon 8.0 • Det kan ikke legges rabatter på kreditnota-linjer • Dette iht. EHF-regel. Visma Autoinvoice - Oppsett Gå på autoinvoice.visma.com Opprett bruker. Følg veiledning for å lage en bruker. Visma Autoinvoice - Oppsett Når man har fått opprettet bruker, logger man seg inn i portalen. Under innstillinger vil man finne API-nøkkel og Firma UUID. Disse legges inn i Bedriftsopplysninger i Visma Business Visma Autoinvoice - Oppsett Deretter må følgende felter være fylt ut i bedriftsopplysninger. • Orgnr • GLN/GS1-nr. Blir laget ved innlogging i autoinvoice-portalen og finnes der. • Landnr • IBAN/BIC • Bankforbindelsesnr. • Bankforbindelsen settes opp i egen tabell. Her setter man opp bankkonto og SWIFT-adresse Visma Autoinvoice - Oppsett Last deretter inn Autoinvoice operatører til tabellen Visma Autoinvoice - Oppsett Kunden i Visma må registreres med følgende informasjon • GLN/GS1-nr: E-fakturadresse. Eks fra ELMA 9908:928731022 • Autoinvoice operatørnr: (som regel 13 = Peppol) • Landnr • Bankkonto • Orgnr • E-postadresse • Sendemåte for Dokument. Visma Autoinvoice – Oppsett • • Registrering og print av faktura skjer på normal måte. Noen ønsker å skille ut print på papir og autoinvoice i egne skjermbilder. Dette må eventuelt settes opp i skjermbildet. • Ved print får man melding i statusdialog til Visma på om faktura er sendt til autoinvoice eller ikke. Visma Autoinvoice – Oppsett • Man kan også sjekke status inne i Visma Autoinvoice Portalen • Eventuelle feilmeldinger vil komme på mail. • • • Finner ikke mottaker. (Feil ved e-fakturaadresse) Finner ingen rute til mottaker. Finner ingen meldingsformidler å sende til. Feil på landnr. Ikke landnr på kunde Visma Autoinvoice – Oppsett • Ved feil ved sending kan man sende faktura på nytt fra dokumentarkivet i Visma Business. Visma XML 5.X • Nyere form av utveksling av ordredokumenter. Støtter ordrebekreftelse, faktura og bestilling. • Settes opp ved hjelp av forhåndsdefinert formular i VB. Samt E-Dokumentinformasjonstabellen. • Ved utskrift velges XML formularet. • Etter utskrift lastes fakturaer opp fra VB manuelt. Visma XML 5.X • Fordeler: • Mindre komplisert oppsett • Forholder seg til en standard (Visma XML 5.X) • Ulemper: • Mindre fleksibilitet, men fortsatt noe. • Må skille ut de som skal faktureres slik i eget skjermbilde. • 2 operasjoner. Print og opplasting. • Eksempel på meldingsformidlere: Visma EDI, Norsk Byggtjeneste. EDI-filer • Eldste form for utveksling av ordredokumenter (ikke kun faktura) • Settes opp vha en .imp . Exp definisjon som settes opp i Visma • Hukes av på hver kunde om ordre skal mottas på EDI EDI-filer • Fordeler: • Full fleksibilitet i feltbruk. • Sendemåte skiller til print/EDI. • Ulemper: • Forholdvis komplisert oppsett. • Ingen funksjonalitet for opplasting til meldingsformidler. De må hente selv eller så settes det opp egen ftp-klient. • Eksempel på meldingsformidler: Integrasjonspartner/Vitari