Oppstart av butikkdata - Visma CS-Web

Oppstart av butikkdata
Rutiner og programmer som er viktige for å kunne starte riktig.
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
OM DETTE DOKUMENTET
VERSJONSHISTORIKK
Versjon
1.0
2.0
3.0
Beskrivelse
Oppstartsdokument for nye brukere.
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Dato
Hvem
29.10.2012 AaGH
INNHOLDSFORTEGNELSE
OM DETTE DOKUMENTET.................................................................................................. 1
VERSJONSHISTORIKK ....................................................................................................... 1
INNHOLDSFORTEGNELSE ................................................................................................. 2
Forord: ........................................................................................................................... 3
Opplæring ved bruk av E-læringsprogrammet: ............................................................... 3
Oppstart og bruk av menyene ........................................................................................ 4
Program menyene ......................................................................................................... 5
Hvordan ser systemet ut? - Kommunikasjon .................................................................. 6
Ansvarsforhold ............................................................................................................... 6
Varebildet....................................................................................................................... 8
Varebildet – Kopiering av annen vare ............................................................................ 9
Varegruppe .................................................................................................................. 10
Felter i varebildet ......................................................................................................... 11
Endringer i vareregisteret, ut listet på skjerm: .............................................................. 11
Sende endringer til kassa............................................................................................. 12
Rutine for markering av eget sortiment og produksjon av hylle- ................................... 13
kanter og vare - etiketter ved oppstart. ......................................................................... 13
Direkte utskrift av etiketter med basis i CSMOBILE. ..................................................... 15
Kredittsalg .................................................................................................................... 15
Kredittsalg i kassepunktet er ikke så vanskelig å utføre: .............................................. 15
Ordre og Fakturering .................................................................................................... 16
Utskrift av fakturaer ...................................................................................................... 17
Lage anførsler fra kontoret ........................................................................................... 18
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Forord:
Denne rutinebeskrivelsen handler om bruk av CSWEB – Butikkdata. Dette er en generell
instruksjon som er beregnet for å kunne ”Komme i gang”, og omhandler pålogging og en
generell rutinebeskrivelse. Det er forutsatt at du har gjennomført den elektroniske
opplæring som din kjede er knyttet opp i mot.
Det er viktig å være klar over at oppstart med butikkdata kan være en prosess som ikke er
gjort på ”null komma null”, og er en prosess som læres underveis. Det er normalt med en
oppstartsopplæring som omfatter de grunnleggende elementer i varestrømmen, samt de
rutiner som en kjede har lagt til rette for forenkling av vareajourholdet.
Opplæring ved bruk av E-læringsprogrammet:
Du får tildelt en påloggingsidentitet og et passord, og kan gjennomføre opplæringen fra
hvilken som helst Pc i ditt eget tempo. Kursene baserer seg på dialog på skjermen.
Eksempel:
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Oppstart og bruk av menyene
Når maskinen er startet, kommer du inn i maskinens "Desktop" eller
skrivebord. Her ligger det forskjellige symboler eller ikoner, som er
startknapper for forskjellige programmer. For å starte ditt butikkdatasystem bruker du
din «Browser».
Butikkdatasystemet starter da opp, og vil bringe deg inn i dette påloggings skjermbildet :
Bruker: Skriv inn ditt brukernummer på systemet
Passord:
Fyll inn ditt passord (pass på store og små bokstaver)
Firma: Skriv inn firmabetegnelse (foreslår sist brukte)
Passord:
Fyll inn passord for firmaet
Butikk: Fyll ut din butikk-id
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
trykk <enter>
trykk <enter>
trykk <enter>
trykk <enter>
trykk <enter>
Program menyene
Dette bringer deg videre til "Program-menyene"
Her velger du
det området du
skal arbeide
Her kan du skifte butikk,firma
og logge deg av
med.
Eksempel:
Du velger med musen det aktuelle området, og får frem
undermenyer som igjen gir deg adgang til de aktuelle
programmer.
på toppen av menyene.
Etter en tids bruk vil de mest brukte programmene være
kjente, og du kan skrive program-navnet rett inn på feltet
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Hvordan ser systemet ut? - Kommunikasjon
Kommunikasjon
I et kjede-systemet vil alle data og all programvare ligge på serveren
til kjeden.
Det er ingen data lagret i butikkene, slik at dersom en butikk ønsker å
gjøre en vareendring, vil systemet knytte butikkens PC opp mot serveren.
Dette skjer automatisk. Da kan butikken nå jobbe på sin egen maskin, mens det man egentlig
ser på skjermen, er skjermbildet på serveren på kjedekontoret.
Når maskinen ikke lenger er i aktivitet , kan den kobles fra, slik at serveren ikke «presse» mer
enn nødvendig med antall aktive brukere.
Så fort det er aktivitet igjen på butikkens maskin, kobles den automatisk til
igjen, og butikken kan fortsette arbeidet, du vil måtte gå via en ny pålogging.
Kassepunktene og er også koblet opp mot Hovedkontoret, slik at alt som
slåes på kassene automatisk overføres dit, men kassene kan også arbeide helt alene, slik at du
alltid kan selge selv om linjene til ditt hovedkontor ikke er åpne.
Ansvarsforhold
Det vil være fordel å utarbeide en plan for hvordan ansvarsforholdet i en slik organisasjon skal
være.
For eksempel i en kjede er det bestemt at ansvaret for de regnskapsmessige forhold skal ligge på
hovedkontoret. Under posten for regnskapsmessige forhold ligger kunder, leverandører, rabatter,
bokføring og total rapportering.
Butikken vil ha ansvar for at alle varer er tilstrekkelig merket, og at det er
en oppdatert hyllekantetikett på plass på alle varer det er bestemt at dette skal lages for.
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Hver morgen bør butikken lage hyllekanter til nye varer og varer som er endret siste døgn.
Butikken har også ansvaret for at alle ansatte kan bruke kassefunksjonen.
Butikkleder har ansvar for at det er oversiktlig og ryddig i butikken, og
har det overliggende ansvaret for at de pålagte rutiner følges.
Når det gjelder vareinformasjonen innen en kjede, kan det avtales at
ansvaret for vedlikeholdet av denne skal fordeles mellom nøkkelpersonell
med stor varekunnskap.
En fordeling av arbeidsrutinene omkring varesiden kan være som nedenstående eksempel.
Sortiment – vareregister
Aktivitet
Sortimentsoppbygging
Beskrivelse
Bestemme hvilke varer som skal inngå i de aktuelle butikker.
Bestemme hvilke varer som skal inn i de aktuelle varegruppene.
Bestemme hvilke varer som skal utgå fra de aktuelle varegruppene
Bestemme sortiment
Vurdere altenative tilbud på vare. Det bør settes krav til at alle varer
som tas inn i sortimentet er EAN kode merket.
Ansvar
Program
BD00
Innhente grunnlagsdata Innkjøpsansvarlig skal påse at leverandørene melder inn de data som
er nødvendige for at varen kan registreres i butikkdatasystemet
Registrere varer i
vareregisteret
Varen må opprettes etter opplsyninger fra leverandør. Alle varer
skal opprettes i butikkdatasystemet
Registrere varer med
basis i elektronisk
informasjon
Elektronisk pris og vareinformasjon hentes/mottas fra leverandør
a. Leverandøren leverer i korrekt CS innlesningsformat
b. Leverandører leverer i Excell eller tekstformat
Ferdigregistrere
elektroniske
informasjoner
Tilleggsinformasjon som ikke mottas fra leverandøren må registreres
i butikkdatasystemet for de aktuelle butikker.
a. Lokasjon
b. Bestillingspunkt
c. Bestillingsmaks
BD00
Registrere varemottak
Varer som ikke er bestilt i butikkdatasystemet mottas ved bruk av
registrering av varemottak
OF15
Reistrere bestilling
Varer registrert i vareregisteret kan bestilles ved bruk av bestillingssystemet, og deretter mottas i samme system.
BIM
Etikettering
Varer som ikke har strekkode merking må merkes ved mottak,
utgangpunktet kan være ved godkjenning av bestilling, og/eller
etiketter utskrevet med basis i vareregisteret
BIM20
BD00
CS33
Ansatte med varegruppe - ansvar skal stå for vareregistrering og kontroll av vareinformasjon.
1)
2)
Varenavn / søkebegreper / innpriser / utpriser / leverandører
Bestillingsinformasjon ant. Pr. pakning / minste best. enhet /
max - min lager
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
BD00
OF51/OF50
Excell mal
OF51/OF50
Det betyr at det kun er disse som skal kunne legge nye varer inn i systemet.
Dette er gjort fordi det er viktig at nye varer registreres riktig. Det må tas
hensyn til hvordan varen benevnes, hvilken varegruppe den tilhører, hvilken leverandør den
leveres av, at riktig inn og utpris registreres, og det er spesielt viktig at de forskjellige
søkebegrepene registreres riktig.
Det er ikke bra hvis en vare ligger inne under flere betegnelser!!!
Flere og flere kjeder sentraliserer store deler av denne funksjon, slik at registrene i de enkelte
butikker blir samstemte for hele kjeden, samt at dette gir store besparelser arbeidsmessig.
Sentrale kampanjer kan for eksempel oppdateres automatisk ute i butikkene. Denne
oppdateringen er det kjeden som er ansvarlig for, mens det er den enkelte ansvarshavende som
er ansvarlig for at prisnivået for utsalgsprisene legges inn riktig.
Varebildet
Ut fra hva som ble forklart under avsnittet "Program menyene" skal du nå gå inn i
varebildet.
Du arbeider i programmet som du har lært i E –
Kurset.
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Varebildet – Kopiering av annen vare
I situasjoner hvor man legger inn mange varer av samme type, vil det være en fordel å
kunne kopiere deler av informasjonen fra en annen vare, gjerne flere ganger. Du utfører det
fra varekortet – BD00.
Det har blitt utviklet en kopi
funksjon. (Denne virker som
en på og av knapp
Trykker du knappen viser
den kopivarens EAN
nummer. .
Når du har aktivert denne funksjon, og lager en ny vare, får du en mulighet for å bruke
denne etter at du har etablert den nye vares EAN nummer.
Du får mye informasjon likt lagt opp.
Ofte er det tilstrekkelig kun å legge inn utsalgsprisen på den kopierte varer. Du slår av
funksjonen ved å trykke kopitasten på nytt.
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Varegruppe
Disse er som oftest styrt av din kjede, men du kan også selv legge opp varegrupper, konferer
informasjoner nedenfor. Når du står i selve varekortet/varebildet, kan du søke opp varegruppene ved å
registrere litt av navnet på gruppen,
Denne er
individuel
l for hver
kunde av
CS
Styring av varegruppene skjer i programmet BD01 under Ajourhold og vare menyen.
De viktigste elementer i varegruppene er at de styrer regnskapsintegrasjonen mot aktuelle konti, klassen
eller prisprofilen og styrer den bruttofortjeneste som brukes for åpne PLU varer i varegruppen, dvs. varer
som ikke har fast pris, men som kassen spør etter prisen på.
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Felter i varebildet
Du legger inn, endrer dette slik du lærte det i E – læringen, og bruker de aktuelle knapper til å foreta dine
valg og dine veivalg i programmet.
Varenummeret er oftest et
EAN nummer, men kan
også være et kjedebestemt
nummer
Bemerk at varekortet også har flere faner som styrer informasjonen.
Endringer i vareregisteret, ut listet på skjerm:
Alle endringer som påvirker pris, mva, bongtekst osv. blir lagret på dato, og det er danne dato som danner
grunnlaget for oppdatering til kassene. Selve oppdatering blir beskrevet senere, men hvis du ønsker å se
hvilke varer som er aktuelle, eller du ønsker å skrive ut hylleforkanter for disse, bruker du programmet
BD12 fra Kasse menyen.
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Utskrifts knappen gir deg mulighet for å skrive ut både liste og hylleforkanter i flere formater.
Sende endringer til kassa
Alle dagens endringer vil gå over til kassene i forbindelse med automatiske
rutiner på kveldstid, men du kan sende informasjon til kassene manuelt ved
å bruke programmet BD10UT, fra kasse menyen.
Da klargjøres endringene i systemet, og overføres straks til kassene.
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Rutine for markering av eget sortiment og produksjon av hyllekanter og vare - etiketter ved oppstart.
I forbindelse med denne rutinen benyttes en håndterminal. Rutinene nedenfor konsentreres om den nye
terminalen CSMOBILE.
Etter
pålogging møter du denne meny for bruk av terminalen.
Det finnes flere muligheter for produksjon av etiketter, men også en mulighet som gir deg en rutine for å
markere ditt eget sortiment. Denne rutinen bruker Varetellingsfunksjonen og deretter rutiner i
oppdatering for varetelling.
Rutinen oppdaterer varetellingsprogrammet og fra dette program kna du foreta både markering av
sortiment ved å legge inn et lokasjonsbegrep på de varer du har skannet, tellet., og du kan skrive ut
aktuelle etiketter via dannelse av en fil og bruk av programmet for utskrift av etiketter..
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Du markerer aktuell telling og
Bruker Meny knappen.
I denne funksjon velger du alternativ 4,
Lage etiketter.
Dette danner en fil som kan skrives ut fra
etikettprogrammet, samtidig som det oppdaterer de aktuelle varer med den andre valgte etikettene.
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Direkte utskrift av etiketter med basis i CSMOBILE.
Du bruker isteden rutinen for etikett, denne danner er fil direkte til programmet for utskrift av
etiketter, konferer ekmpel bildene ovenfor.
Kredittsalg
Det kan være bestemt at butikkene
selv ikke skal kunne registrere nye
kunder, eller endre kundeopplysninger. Dette fordi kundeopplysningene gjelder for alle butikkene, og en
feil i registeret viL derfor kunne få store følger.
Det som er viktig i forbindelse med kredittsalg, er at kunden identifiserer seg på en måte som gjør at de
ansatte er sikre på at kunden er den han utgir seg for å være.
Det kan være en idè å benytte kundekort for at kunden skal få varer uten å
betale i kassen.
Kredittsalg i kassepunktet er ikke så vanskelig å utføre:
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Ordre og Fakturering
Den videre håndteringen skjer i CSWB programmene, du kan både etter se hva som er registret som
kreditt salg over kassen, skrive ut en liste som viser det totale registrerte,( denne er ofte brukt som
grunnlag for fakturering), samt utføre selve utskriften av fakturaer
Kontroll gjøres ved programmet inneliggende følgeseddler.
Du kan gjøre endringer, slette
og foreta direkte utskrifter fra dette
program.
Programmet ordrejournal gir deg en
oversikt over alt som ligger klar til fakturering, med god informasjon omkring den enkelte ordre.
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Programmet kan også benyttes til å oversikt over totaler for salg og salg med bruttofortjeneste.
Utskrift av fakturaer
Dette kan du utføre som ovenfor beskrevet fra programmet for kontroll av registrerte ordre,
eller fra et eget utskrifts program.
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Lage anførsler fra kontoret
Du kan selvsagt også lage anførsler, ordres direkte fra en arbeidsstasjon. Du bruker programmet
Ordreregistrering til dette.
Her lager du først ordrehodet, hvor du finner korrekt kunde, og deretter legger du inn de aktuelle varer
som skal med i ordren.
Det er deretter de
samme rutiner som for
ordres som er registrert
over kassesystemet.
Når du ønsker å
oppdatere ordren. Blir
du spurt om forskjellige
utskifter, du velger selv
om du vil skrive en eller
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
flere av disse ut før du oppdaterer.
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00