Kredittsalg - Visma CS-Web

Kredittsalg
Ordreregistrering og fakturering
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Page 2 of 13
OM DETTE DOKUMENTET
VERSJONSHISTORIKK
Versjon
1.0
1.1
2.0
Beskrivelse
Kredittsalg (OF14)
Revidert
Lagt til OF10/OF25/CS40
Dato
Hvem
04.11.2013 AaGH
28/04/2014 BDR
05/09/2014 BDR
INNHOLDSFORTEGNELSE
OM DETTE DOKUMENTET.................................................................................................. 2
VERSJONSHISTORIKK ....................................................................................................... 2
INNHOLDSFORTEGNELSE ................................................................................................. 2
Forord: ........................................................................................................................... 3
Ordreregistrering fra CS-Web (OF14) ............................................................................ 4
Styringsinformasjon og viktige elementer i de aktuelle bilder.......................................... 4
Kundenummer i CS-Web. .............................................................................................. 6
Registrering av varelinjer ............................................................................................... 7
Skrive ut følgesedler ...................................................................................................... 8
Inneliggende følgesedler (OF10).................................................................................... 9
Utskrift av fakturaer (OF20P) ....................................................................................... 10
Gjenta fakturautskrift (CS40) ........................................................................................ 11
Ordrejournal (OF25) ..................................................................................................... 12
Avslutningskommentarer.............................................................................................. 13
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Page 3 of 13
Forord:
Kredittsalg kan initieres fra mange områder i CS-Web butikkdata, nedenstående skisse gir
en oversikt over de forskjellige variantene.
Registrering av kundeordre
Fra CSMOBILE
Bruk av CSWEB program
Fra Silent Touch
CSWEB
Butikkdata
Fra Webshop
Beskrivelsen under vil være relatert til ordreregistrering i OF14 og videre behandling til
fakturering.
Alle innkomne ordre (uansett kilde ref skissen over) havner i «inneliggende følgesedler
(OF10)» slik at videre behandling til fakturering blir også beskrevet selv om ordren ble
dannet fra Silent Touch kassen, egen webshop eller CS-Mobile,
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Page 4 of 13
Ordreregistrering fra CS-Web (OF14)
Her vises direkte i ordrehodet, samt noen momenter omkring oppstart fra andre «enheter».
Programmet benytter seg av 2 skjermbilder, et for ordrehodeInformasjon og et for varelinjer.
Styringsinformasjon og viktige elementer i de aktuelle bilder.
Viktige elementer:
 Mobil-tlf er
linken mot kundelojalitesprogrammer, og
er et fremtidig søkefelt
på kassene.
 Referanse
Feltet kan benyttes
som fri referanse som
kommer frem på faktura,
eller som styrings- og
kontroll for de personer
som har lov til å handle
for den aktuelle kunde/
bedrift. Konferer bruk
av «kikkert»
(Eller du bruker <F5>, og tar med
deg innkjøpene med enter.)
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Page 5 of 13
Feltet vedlikeholdes fra kundekortet, og i ordrebildet kan du kun velge aktuell
godkjent innkjøper.
 Lev-måte
For informasjon om hvordan du styrer leveransen, brukes aktivt for butikker som har
flere alternative leveringsmuligheter.
 Ordre-type
Feltet kan aktivt benyttes for å dele inn samt informere om ordrens opprinnelse, kan
f.eks brukes til å inndele faktureringsrutinen (OF20P).
o
o
o
o
Gjennomsyn gir muligheter for linjeredigering før godkjenning, fakturering
I=Internett, ordren har kommet Webshop
K=Kreditordre, snur fortegn på hver varelinje
Valgfritt bruk av type for f.eks å fakturere
på spesielle tidspunkter.
 Fakturatype
For eksempel E for enkelt faktura.
Du kan også velge om dette skal være en
kontantfaktura, eller oppkrav
.
 Melding, hvilke meldingstype som skal
sendes din kunde ved mottak av varen.
 Beskjeder (ved valg sms eller e-post)
Vise forhåndsregistrerte meldinger.
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Page 6 of 13
Kundenummer i CS-Web.
Det er et fleksibelt opplegg for kundenummer i CS-Web, her gis beskrivelse av
mulighetene.
Kunde nr
«Funksjonalitet»
0 I bruk for kontantkunde som skal komme inn i butikken og hente varen når den
kommer. (Brukes i forbindelse med kundebestilling.)
1 – 9 Reservert til bruk for «diverse kunder», i CS-Web. Disse kan benyttes med
full oppfølgingsmulighet fra regnskapet også med hensyn til purring, hvor den
registrerte kundeinformasjon blir med videre. (Hvis du benytter overføring til
ekstern regnskapsfører, kan du ikke påregne at denne funksjon støttes, da må
disse kundenummer ikke benyttes.)
10
Systemopprettet kunde og fungerer som systemets «sikkerhetsventil» slik at
ikke feilregistreringer skal forsvinne. (Blir opprettet med alfasøk CS50). Dette
kundenummeret skal ikke benyttes.
11
«Spesialkunde» som brukes som bestillingskunde for eget lager, dvs. at en
bestilling følger vanlige bestillingsrutiner, men blir kun oppdatert som
lagerbeholdning ved varemottak.
12 – 99999999 Frie kundenummer og kan benyttes ved kreditt og kontantkunder. Full
registrering og statistikk. Det er lurt hvis du benytter ekstern regnskapsfører, å
samkjøre nummerserien med din regnskapsfører.
Leverings- og faktura
adresse feltene.
Du kan ved ordreregistrering,
fritt legge inn en leveringsadresse, mens en fakturaadresse følger det som er
registrert på kunden i kunderegisteret (BD60).
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Page 7 of 13
Registrering av varelinjer
 Antall - Levert
Det er en meget viktig detalj å huske når du kommer til varelinjeregistreringen,
bruken av feltene
Feltet antall benyttes til å registrere hva din kunde vil ha, mens feltet levert avgjør om
du kan levere fra lager i din butikk, eller om du skal sende denne ordrelinjen til
bestillingssystemet (BIM18/BIM20).
 Pris
Du kan overstyre og legge inn en pris du blir enig med din kunde om, og denne
følger med videre i systemet.
 Rabatt
Du legger inn en hvilken som helst rabatt for varelinjen og den følger med videre i
systemet.
 Unntak fra hovedregelen om at overstyrt og rabattert pris blir med videre:
o
o
Dersom en vare som er satt i bestilling blir prisjustert før varen ankommer, vil
systemet endre prisen som er registrert, med mindre du har satt et kryss i
feltet for avtalt (pris)
Det foretas alltid en kontroll av prisen ved oppdatering som sikrer at kunden
får den beste prisen av for eksempel en kampanjepris og prisen i varekortet
Informasjonsmuligheter i registreringsbildet varelinje
De mange informasjons- og oppslagsmuligheter som ligger i vareregistreringsbildet
fremkommer av aktive knapper nederst i skjermbildet. Velg først varen du vil ha
tilleggsinformasjon på, slik at varen ligger aktiv i feltet øverst.
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Page 8 of 13
Skrive ut følgesedler
Når du er ferdig med å registrere varelinjer og ordren skal oppdateres velger du knappen
og kommer til valg for type utskrift
Valg Følgeseddel:
Utskrift av følgeseddel og ordren legges til «inneliggende følgesedler (OF10)» i påvente av
fakturering.
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Page 9 of 13
Valg faktura:
Valget «ignorer status S» er hvis du vil kjøre faktura uten at du har skrevet ut en følgeseddel
i forkant.
Hvis du bekrefter med J på kjøres i dette bildet, vil det skrives ut faktura på den ene ordren
du holder på med.
Inneliggende følgesedler (OF10)
Ordre som er oppdatert fra ordreregistrering (OF14) havner i OF10 og blir liggende der til det
blir fakturert.
I utgangspunktet skal man ikke endre på ordre som ligger her, men heller føre en kreditnota
eller tilleggsordre hvis en kunde ønsker å endre en allerede registrert følgeseddel.
Følgesedlene vises med tilhørende informasjon i listen:
Ordrenummer: ordrenummeret fra OF14/BIM18
Følgeseddel: Følgeseddelnummer i OF10
Dato: dato for følgeseddel dannet (ordren kan være eldre)
Status: S her viser at det er skrivet ut følgeseddel, og klart til fakturering.
Otype: Ordretype, dette kan for eksempel bruker til avgrensning ved kjøring av fakturaer
(OF20P)
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Page 10 of 13
FType: fakturatype P=postgiro, B=bankgiro, M=Mail, E=E2B, H=EHF ellers blank (ref
fakturafeltet på kundekortet (BD60)
Du kan søke opp følgesedler på feltene under:
Utskrift av fakturaer (OF20P)
OF20P skriver ut alle fakturaer på ordre som ligger som følgesedler i OF10. Her kan man
skrive ut faktura på en ordre, på en kunde eller alle. Kan også brukes til for eksempel kjøring
pr ordretype. (se forklaring ordretyper over)
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Page 11 of 13
Skal du kjøre samlefaktura for en kunde, er forutsetningen at det ikke ligger E for
enkeltfaktura på noen av følgesedlene på kunden. Er du usikker på det så se etter på
kunden i OF10, og ta vekk eventuelle E’r som står på feltet fakturatype på følgeseddelen.
Gjenta fakturautskrift (CS40)
Ved behov for en ny utskrift av faktura kan dette gjøres i CS40. Her velger du utplukk på
dato/kundenummer osv (se bildet under), og kan få en utskrift av ønsket faktura. Her kan
man også sende fakturaen på nytt på e-post til kunden hvis aktuelt.
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Page 12 of 13
Ordrejournal (OF25)
For oversikt over de ordrene som ligger i OF10 kan man skrive ut en ordrejournal (OF25)
Her kan man velge utplukk etter behov:
Og utskriften vise følgende:
Det gir muligheten til å se verdien av alle inneliggende ordre som venter på å bli fakturert ut.
Hvis ønskelig kan det gjøres utvalg kun på et kundenr, eller en ordretype osv. Avhengig av
egen bruk og behov.
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Page 13 of 13
Avslutningskommentarer
Ordreregistreringen er en del av CS-Web sitt totale styringssystem for ordre registrering,
bestillings og varemottak avsluttes dokumentasjonen med en logikkskisse hvor
programmene relateres til hverandre. (Av hensyn til fremstillingen er kortnavnene på
programmene benyttet)
Ordre / bestilling i CSWEB
OF14
Ordre/bestillingsregistrering
BIM10
Lagerbasert bestillingsforslag
BIM11
Salgsbasert bestillingsforslag
OF14
Ordre/bestillingsregistrering
OF10
Rediger ordre, legg til porto og
foreta slettinger
BIM20
Bestillingsutkast mot
leverandør
OF14 bestillnger med
overføring
Dataoverføring med FTP
Oversendelse som PDF vedlegg til mail
OF20P
Fakturautskrift
BIM20
Godkjent leverandørbestilling
CS40
Reprint av faktura, kopisending
av EHF og mailfakturaer
BIM20
Varemottak
El. faktura med ftp
RE35/BD10
Oppdatering av CSWEB
regnskap
BIM30
Elektronisk følgeseddel i bruk
som varemottak
BIM35
Elektronsik faktura i
tilknytning til varemottak
Mauell registrering av faktura
ved varemotak
VISMA RETAIL AS
Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon: +47 33 34 94 00
Regnskap